Nhận thức được tầm quan trọng của 2 khoản mục trên, tác giả lựa chọn đề tài “Thực trạng kế toán các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn giai đoạn phục hồi kinh tế hậu COVID tại Công ty TNH
GIỚI THIỆU NGHIÊN CỨU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Hoạt động của doanh nghiệp (DN) trong năm tài chính chủ yếu là cung cấp dịch vụ cho khách hàng và thu phí dịch vụ, đồng thời chi trả các chi phí như công tác, tiếp khách, thuê văn phòng Các khoản thu, chi ngắn hạn này được ghi nhận vào Nợ phải thu và Nợ phải trả ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản và nguồn vốn BCTC phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh doanh, giúp nhà quản trị đánh giá tình hình, đưa ra phương thức hoạt động hiệu quả Trong giai đoạn đại dịch Covid, BCTC còn giúp đánh giá khả năng thu hồi nợ khách hàng, sự thay đổi về các chỉ số tài chính cho thấy khả năng thanh toán của DN trước những biến động.
Sau khi được tiếp cận với hình thức kinh doanh dịch vụ và nhận thức tầm quan trọng của nghiệp vụ phải thu, phải trả, đề tài khóa luận tốt nghiệp này lựa chọn nghiên cứu "Thực trạng kế toán các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn giai đoạn phục hồi kinh tế hậu Covid-19 tại Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế (INTA)".
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu mối liên hệ giữa khoản mục nợ phải thu, phải trả ngắn hạn với khả năng thanh khoản và kiểm soát vốn của DN
- Nghiên cứu quy trình kế toán các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn tại Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế
- Phân tích những biến động trong 3 năm 2021 - 2023
- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong quy trình và đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện/ nâng cao hiệu quả của quy trình.
CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
- Quy trình kế toán các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn tại Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế diễn ra như thế nào?
- Các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn ba năm gần đây của công ty biến động như thế nào?
- Ưu điểm và nhược điểm của quy trình là gì?
- Biện pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu, phải trả ngắn hạn là gì?
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
- Đối tượng: Thực trạng kế toán các khoản phải thu, phải trả ngắn hạn
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế, số liệu quý 4 năm 2023 để minh họa cho các nghiệp vụ tại công ty Ngoài ra còn có các số liệu tổng của năm 2021 - 2023 để làm phép so sánh, xây dựng cái nhìn tổng quan về tình hình nợ phải thu, phải trả ngắn hạn tại DN trong 3 năm này.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thậ p d ữ li ệu sơ cấ p:
Phương pháp thu thập: sưu tầm các số liệu, thông tin và chứng từ có liên quan dưới sự cho phép của đơn vị tiếp nhận thực tập bằng cách kết xuất từ phần mềm kế toán được công ty sử dụng - Fast Accounting hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của nhân viên có quyền hành (trong trường hợp các chứng từ thuộc chính sách bảo mật của công ty)
Phương pháp thu thậ p d ữ li ệ u th ứ c ấ p:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các chuẩn mực kế toán hiện hành, bài nghiên cứu cùng chủ đề để làm cơ sở lý luận, tăng tính thực tiễn cho bài luận
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: tổng hợp các số liệu liên quan trọng ba năm gần đây (2021 - 2023) và tiến hành phân tích các biến động đáng chú ý, từ đó đúc kết những ưu điểm và nhược điểm của quy trình trong giai đoạn kinh tế bị đình trệ do dịch Covid-19.
KẾT CẤU KHÓA LUẬN
Chương 1: Giới thiệu nghiên cứu
Chương 2: Các nghiên cứu trước và cơ sở lý thuyết Chương 3: Phương pháp nghiên cứu
Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Chương 5: Kết luận và hàm ý
CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC
Cho đến hiện tại, đã có nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến chủ đề nợ phải thu, phải trả: Štangová & Víghová (2021) trong bài luận “Company liquidity as a reflections of receivables and payables management” đã sử dụng phương pháp nghiên cứu, phân tích cấu trúc tài sản và so sánh trên cơ sở số liệu từ bảng cân đối kế toán thu thập từ các DN trong phạm vi quốc gia Slovakia để đưa ra đánh giá về mối liên hệ giữa tính thanh khoản và nợ phải thu, phải trả Từ kết quả nghiên cứu, họ đề xuất những giải pháp để giải quyết các vấn đề: (1) Nợ phải trả nhiều hơn nợ phải thu - tạo nguồn tiền dự trữ; (2) Có nhiều khoản thu ngắn hạn mà khách hàng chỉ thanh toán khi đến ngày đáo hạn - tìm kiếm và đánh giá các khách hàng tiềm năng thông qua kết quả kinh doanh; (3) Tính thanh khoản của đối tượng nghiên cứu chưa được đáp ứng - thanh lý hàng tồn kho không cần thiết và công cụ sản xuất có thể tạo nguồn tiền
Võ Thị Cẩm Tú (2023) sử dụng đa phương pháp nghiên cứu dữ liệu tại Viet Air Consol; phân tích thực trạng kế toán nợ phải thu, đưa ra giải pháp cải thiện quy trình Kiều Thị Giang (2024) nghiên cứu nghiệp vụ phải thu, phải trả tại Tiến Đồng Tiến từ 2021-2023; áp dụng hệ số thanh toán để đánh giá khả năng thanh toán; đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả điều tiết quá trình thanh toán.
Nguyễn Thị Hương Sen (2022) nhận định rằng khả năng thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả là chỉ tiêu đáng tin cậy trong việc đánh giá tình hình hoạt động của DN Tác giả sử dụng phương pháp quan sát, thống kê và thu thập thông tin trong năm 2021 của Công ty TNHH LOSCAM Việt Nam và áp dụng các công thức kinh tế nhằm có được những chỉ số cần thiết thể hiện được tình trạng công nợ của DN Phạm Thị Huyền Trang (2023) trong bài luận đề tài “Kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH Tùy Anh” được thực hiện vào năm 2023, thực hiện khảo sát đối với các nhân viên phòng kế toán Mục đích của cuộc khảo sát là xem xét tính tuân thủ của việc ghi nhận nghiệp vụ phải thu, thu thập phản hồi của chính nhân viên công ty về hiệu quả/ khuyết điểm, tổng hợp giải pháp khắc phục như tăng cường đào tạo chuyên môn, giám sát quy trình một cách nghiêm ngặt để xử lý triệt để những khoản thu nhằm đảm bảo vốn cho DN
Hoạt động kinh tế cốt lõi của doanh nghiệp thường liên quan đến mua bán hàng hóa, dịch vụ, dẫn đến khoản phải thu và phải trả trở thành mối quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu Các nghiên cứu trước đây đều tập trung vào các doanh nghiệp cụ thể với đặc thù kinh doanh khác nhau tại Slovakia và Việt Nam, trong khoảng thời gian từ năm 2021 trở đi.
Luận văn nghiên cứu thực trạng nợ phải thu, phải trả và vai trò của các hệ số kinh tế trong đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên dữ liệu năm 2024, có tính tham khảo cao do tương đồng thời gian và không gian nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu đa dạng được áp dụng để phản ánh thực trạng và đưa ra giải pháp cải thiện Ngoài đối tượng nghiên cứu chính, luận văn cũng phân tích dữ liệu từ Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế để làm rõ quy trình kế toán phải thu, phải trả và vai trò của các chỉ số tài chính trong đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2.1 Các khoản phải thu ngắn hạn
Khái ni ệ m: Các khoản phải thu ngắn hạn là khoản mục thuộc tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, có kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh sau khi trừ đi dự phòng phải thu khó đòi Theo Khoản 2 Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm:
- Phải thu khách hàng (TK 131): các khoản mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua – bán (phải thu bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (đơn vị độc lập, công ty con, liên doanh, liên kết);
- Phải thu nội bộ (TK 136): phải thu giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc;
- Phải thu khác (TK 138): các khoản không có tính thương mại, không liên quan đến mua – bán (mượn tài sản, tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý); các khoản tạo ra doanh thu tài chính (phải thu lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia); chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại;
- Ngoài ra, khi phản ánh các khoản phải thu ngắn hạn trên BCTC còn bao gồm các TK khác không thuộc 3 TK trên như: Phải thu về cho vay ngắn hạn (TK 1283); Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (TK 2293)…
*Ở khoản mục các khoản phải thu ngắn hạn, công ty KTQT phát sinh khoản phải thu KH, phải thu khác và DPPTKĐ nên bài luận sẽ chỉ khai thác phần lý thuyết có liên quan
TK 131 – Phải thu KH (Phụ lục - Sơ đồ 1)
- “TK này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của DN với KH do bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.” – Điểm a Khoản 1 Điều 18 TT200/2014/TT-BTC
- Điểm b Khoản 1 Điều 18 TT200/2014/TT-BTC quy định phải hạch toán khoản phải thu KH chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung, theo dõi sát sao kỳ hạn thu hồi và ghi nhận đầy đủ từng lần thanh toán nhằm phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình công nợ của mỗi KH
- Điểm d Khoản 1 Điều 18 TT200/2014/TT-BTC yêu cầu kế toán phân loại các khoản nợ thành 3 loại: nợ trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ có khả năng không thu hồi được, để làm căn cứ trích lập DPPTKĐ hoặc có biện pháp giải quyết đối với khoản nợ không đòi được
Ch ứ ng t ừ s ử d ụ ng bao g ồ m: Hợp đồng cung cấp dịch vụ; HĐ bán hàng; Phiếu đề nghị thanh toán; Phiếu báo có của ngân hàng; Sổ chi tiết theo dõi công nợ…
TK 138 – Phải thu khác (Phụ lục – Sơ đồ 2)
Nguyên t ắ c k ế toán: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136)
Ch ứ ng t ừ s ử d ụ ng bao g ồ m: Giấy ủy quyền; Phiếu báo có của ngân hàng; Sổ chi tiết…
TK 2293 – Dự phòng phải thu khó đòi (Phụ lục – Sơ đồ 3)
- Phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn khó đòi
- Điểm b Khoản 1.4 Điều 45 TT200/2014/TT-BTC quy định về việc DN trích lập dự phòng khi:
“Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.”
“Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.”
- Điểm d Khoản 1.4 Điều 45 TT200/2014/TT-BTC quy định việc hoàn nhập hoặc trích lập dự phòng:
DPPTKĐ lập cuối kỳ kế toán > số dư DPPTKĐ trên sổ kế toán → trích lập dự phòng → dự phòng tăng, chi phí quản lý DN tăng
DPPTKĐ lập cuối kỳ kế toán < số dư DPPTKĐ trên sổ kế toán → hoàn nhập → dự phòng giảm, chi phí quản lý DN giảm
2.2.2 Các khoản phải trả ngắn hạn
Các khoản phải trả ngắn hạn là các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp với thời hạn thanh toán không quá 12 tháng Theo Khoản 2 Điều 50 Thông tư 200/2014/TT-BCT, các khoản phải trả ngắn hạn bao gồm:
- Phải trả người bán (TK 331): các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán (đơn vị độc lập, công ty con, liên doanh, liên kết);
- Phải trả nội bộ (TK 336): các khoản phải trả giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc;
- Phải trả, phải nộp khác (TK 338): các khoản không có tính thương mại, không liên quan đến mua – bán (mượn tài sản, tiền phạt, bồi thường, tài sản thừa chờ xử lý, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ…); chi phí tài chính (phải trả lãi vay, cổ tức và lợi nhuận, chi phí hoạt động đầu tư tài chính); phải trả cho bên thứ ba chi hộ;
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập là sưu tầm các thông tin có ích cho nghiên cứu từ các nguồn khác nhau để chứng minh cho những lý thuyết nêu ra trong bài nghiên cứu
Thu thập dữ liệu là phương pháp được sử dụng nhiều nhất và xuyên suốt nội dung của bài luận Trước tiên, để tạo nền móng cho các bước nghiên cứu tiếp theo, bài luận đã lược khảo nhiều bài nghiên cứu khác cùng chủ đề được thực hiện bởi các tác giả đến từ Slovakia và Việt Nam, trích dẫn các quy định hiện hành như Thông tư 200/2014/TT-BTC, lý thuyết về các hệ số thanh toán trên trang web của Học Viện Tài Chính,…và một số tài liệu có liên quan để hình thành nội dung chương 2 – Các nghiên cứu trước và cơ sở lý thuyết Ngoài ra, bằng cách liên hệ với trưởng phòng kế toán, các chứng từ cần thiết và hợp lệ được bổ sung ở mục 4.2 để làm dẫn chứng cụ thể cho từng bước trong quy trình kế toán khoản mục phải thu, phải trả ngắn hạn cũng như thực trạng tại mục 4.3 Cuối cùng là nguồn thông tin có được từ việc đặt câu hỏi cho nhân viên
Phương pháp nghiên cứ u tài li ệ u
Phương pháp nghiên cứu tài liệu có vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu khi thiết lập đề tài nghiên cứu Mục đích chính của phương pháp này là xây dựng mạch nội dung chính, xác định các thông tin cần thiết bổ sung như: cơ sở lý luận, kết quả nghiên cứu đã công bố, chủ trương chính sách liên quan và các số liệu thống kê Nhờ đó, giúp nhà nghiên cứu có được cái nhìn tổng quát, toàn diện về đề tài đúng theo Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Thanh, Trường Đại học Văn Hóa TP.HCM.
Cụ thể phương pháp này được áp dụng cho chương 2 – Các nghiên cứu trước và cơ sở lý thuyết Sau khi chọn lọc và sưu tầm các tài liệu có chủ đề tương tự, tác giả đọc và phân tích, tóm tắt ngắn gọn nội dung của từng nghiên cứu, công đoạn này giúp
“bóc tách” được vấn đề một cách rõ ràng Bên cạnh đó, các chính sách, luật kế toán hiện hành là cơ sở lý luận cốt lõi để bài luận đi đúng hướng, tránh vi phạm các chuẩn mực được đưa ra
Phương pháp phân tích và tổ ng h ợ p
Trước tiên, người nghiên cứu sẽ phân tích kết quả nhận được từ nghiên cứu và tổng hợp để rút ra luận điểm cuối cùng
Dựa trên số liệu 3 năm (2021 – 2023) liên quan đến khoản mục phải thu, phải trả ngắn hạn mà đơn vị cung cấp và cho phép sử dụng, tác giả đã tính toán chỉ số khả năng thanh toán dựa theo cơ sở lý luận được trình bày ở mục 2.2 và phân tích biến động giữa các năm Từ những phân tích đó, nhận xét về tình hình thanh toán tổng quát, thanh toán bằng tiền và các khoản tương đương tiền của DN tại mục 4.3 và đưa ra kết luận về ưu điểm nhược điểm còn tồn đọng ở Chương 5 – Kết luận và hàm ý
- Phương pháp nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề đặt ra trong nghiên cứu.- Bài luận sử dụng ba phương pháp chính, bao gồm thu thập và nghiên cứu tài liệu, tổng hợp và phân tích.- Những phương pháp này giúp xây dựng nền tảng kiến thức về luật kế toán, thông tin và quy trình doanh nghiệp.- Sự kết hợp các phương pháp đảm bảo tính toàn diện, chính xác và phù hợp của bài luận.
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ NGHIÊN CỨU
4.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
INTA được thành lập năm 2010, hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực kế toán, giải quyết nỗi lo về nghiệp vụ kế toán phức tạp Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, INTA cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước như Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Singapore, Đài Loan
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Kế toán Quốc tế (Phụ lục – Hình 1)
- Tên viết tắt: INTA CO.,LTD
- Địa chỉ: 39B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện: Ngô Xuân Dũng
- Loại hình DN: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài Nhà nước
- Mã ngành, nghề kinh doanh: 6920 - Hoạt động liên quan đến kế toán, kiểm toán và tư vấn về thuế (chi tiết: Dịch vụ kế toán, Đào tạo kế toán)
- Phần mềm kế toán đang áp dụng: Fast Accounting (Phụ lục – Hình 2)
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm
Từ năm 2015 đến nay, công ty áp dụng Chế độ kế toán DN Việt Nam theo thông tư 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/122014, có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu sau ngày 01/01/2015
Đơn vị tiền tệ trong kế toán được sử dụng là đồng Việt Nam (VND)
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng
Phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng: phương pháp khấu trừ
Phương pháp hạch toán HTK: phương pháp Kê khai thường xuyên
4.1.2 Tổ chức của công ty
Sau khi tiến hành phỏng vấn chị Nhung - nhân viên phòng kế toán, sơ đồ tổ chức Công ty KTQT và vai trò của từng bộ phận cụ thể như sau:
SƠ ĐỒ 8 T ổ ch ứ c c ủ a Công ty (Ngu ồ n: tác gi ả t ổ ng h ợ p d ự a trên ph ỏ ng v ấn đơn vị )
- Giám đốc: là người đại diện pháp lý của công ty, nắm quyền và trách nhiệm cao nhất, trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận; theo dõi tình hình tài chính và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp; xây dựng và ban hành các quy định, chính sách; xét duyệt những chứng từ quan trọng như hợp đồng cung cấp dịch vụ, bảng lương, giấy đề nghị thanh toán ; chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan có thẩm quyền về kết quả kinh doanh của Công ty và nhiều quyền hành khác
- Phó giám đốc: là người phối hợp với Giám đốc theo dõi, kiểm tra các công việc của từng bộ phận Chịu trách nhiệm về mảng ngân sách, tài chính của công ty
Có quyền hạn như Giám đốc trong việc phê duyệt các chứng từ quan trọng
- Bộ phận kỹ thuật: chuyên trách kiểm tra, sửa chữa để đảm bảo về máy móc thiết bị và mạng giúp hoạt động của văn phòng diễn ra hiệu quả Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật còn đảm nhiệm việc tư vấn và triển khai hệ thống phần mềm quản trị, phần mềm kế toán và xây dựng kế hoạch chuyển đổi số cho các DN khách hàng
Giám đốc Phó giám đốc
Bộ phận kỹ thuật Bộ phận nhân sự Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán
- Bộ phận nhân sự: tuyển dụng và đào tạo nhân sự, triển khai các chính sách và quy định của công ty cho người lao động, theo dõi bảng chấm công và lập bảng lương cho nhân viên mỗi cuối tháng
- Bộ phận kinh doanh: đảm nhận nhiệm vụ tư vấn về các dịch vụ của công ty, trao đổi trực tiếp với KH trong quá trình cung cấp dịch vụ như thu thập chứng từ, lập tờ khai thuế, hồ sơ quyết toán thuế
- Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra và xử lý chứng từ, hạch toán lên phần mềm, quản lý số liệu trên hệ thống và lập BCTC
4.1.3 Sản phẩm của công ty
Theo thông tin trên trang chủ inta.vn, công ty cung cấp các dịch vụ bao gồm kế toán, lương – bảo hiểm, tư vấn quản trị và phần mềm kế toán
- Dịch vụ kế toán: Lập sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, soát xét chứng từ kế toán, đối chiếu sổ sách và chứng từ kế toán, dịch vụ kế toán trưởng, kế toán thuê ngoài
- Lương – Bảo hiểm: Lập bảng lương hàng tháng, hoàn tất thủ tục bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân, thanh toán lương cho người lao động
- Tư vấn quản trị: Sắp xếp nhân sự phòng kế toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo tài chính, tư vấn quy trình hạch toán kế toán, tính giá thành hàng tồn kho
- Phần mềm kế toán: Xây dựng hệ thống thông tin kế toán, tư vấn áp dụng phần mềm kế toán vào quản trị DN, cung cấp bản quyền phần mềm kế toán, hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán
Công ty TNHH KTQT sở hữu danh mục khách hàng rộng khắp trên nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, dịch vụ Mục tiêu của công ty tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ, kể cả doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp mới thành lập Một số khách hàng tiêu biểu của công ty là:
Được thành lập năm 2000, Trần Đà ban đầu kinh doanh máy công cụ Sau khi thu hẹp phạm vi sản xuất, công ty hiện tập trung vào sản xuất xe đẩy hàng chất lượng cao, thể hiện qua việc mở rộng đại lý phân phối đến hơn 40 tỉnh thành Trần Đà sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói bao gồm xử lý sổ sách và lập báo cáo tài chính.
QUY TRÌNH KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ NGẮN HẠN TẠI CÔNG TY
HẠN TẠI CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN QUỐC TẾ
4.2.1 Quy trình kế toán chung trên phần mềm Fast Accounting
Các nghiệp vụ đều được xử lý trên phần mềm Fast Accounting nên quy trình kế toán cho các khoản phải thu và phải trả ngắn hạn đều tương đồng với nhau Cụ thể, khi phát sinh các nghiệp vụ Phải thu, Phải trả, kế toán thu thập các chứng từ có liên quan và kiểm tra tính chính xác của các thông tin Sau đó, cập nhật hóa đơn vào phần
Kế toán tổng hợp sử dụng phần mềm Fast Accounting lưu trữ hóa đơn, sau đó ghi sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản tương ứng Dựa trên sổ nhật ký chung, kế toán trưởng lập bảng cân đối kế toán và đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối kỳ Ban giám đốc phê duyệt và tiến hành thanh toán các khoản nợ/cho vay cho khách hàng, nhà cung cấp và Nhà nước.
SƠ ĐỒ 10 Quy trình k ế toán chung cho nghi ệ p v ụ ph ả i thu, ph ả i tr ả trên ph ầ n m ề m Fast Accounting (Ngu ồ n: tác gi ả t ổ ng h ợ p d ự a trên ph ỏ ng v ấn đơn vị )
Công ty áp dụng phương thức thanh toán ngay bằng tiền mặt và chuyển khoản tiền gửi ngân hàng đối với các giao dịch Công ty sẽ căn cứ vào giá trị hàng hóa dịch vụ, thời gian hợp tác và mức độ uy tín của KH để đưa ra phương án phù hợp
4.2.3 Các khoản phải thu ngắn hạn
Ngành kinh doanh cốt lõi của Công ty hiện là cung cấp dịch vụ kế toán - thuế cho các doanh nghiệp (DN) Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, nhu cầu thành lập DN ngày càng tăng kéo theo nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán gia tăng Tuy nhiên, việc tuyển dụng và quản lý kế toán viên chuyên trách làm đội chi phí nhân công lên cao, đặc biệt đối với những DN vừa và nhỏ.
DN mới thành lập có quy mô vừa và nhỏ thì cách thức này không thực sự tối ưu Nắm bắt được xu hướng đó, INTA tìm kiếm KH tiềm năng và thực hiện cung cấp các gói dịch vụ cho họ, nhận về phí dịch vụ hoặc phí thu hộ, chi hộ, đây cũng là nguồn thu chủ yếu trong “Các khoản phải thu ngắn hạn”
Bảng cân đối phát sinh
Fast Accouting Nhật ký chung
Đối tượng khách hàng chính của công ty là các doanh nghiệp mới thành lập chưa có kinh nghiệm thiết lập bộ máy tổ chức và nguồn lực tài chính hạn chế để thuê kế toán độc lập Ngoài ra, công ty cũng hướng đến các doanh nghiệp lâu năm - những khách hàng đầu tiên của công ty, đã hợp tác, giới thiệu và hỗ trợ mở rộng mạng lưới khách hàng trong nhiều năm qua.
Quy trình hình thành mối quan hệ giữa bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ thường diễn ra như sau:
SƠ ĐỒ 11 Quy trình ti ế p xúc, ký k ế t h ợp đồ ng, th ự c hi ệ n d ị ch v ụ và thu ti ền đố i v ớ i KH (Ngu ồ n: tác gi ả t ổ ng h ợ p d ự a trên ph ỏ ng v ấn đơn vị )
• Báo giá: KH truy cập vào trang chủ inta.vn để tham khảo các dịch vụ mà công ty KTQT cung cấp và phương thức liên lạc Nhân viên phòng kinh doanh sẽ tư vấn về các mức giá và ưu đãi của dịch vụ tương ứng để đưa ra phương án tối ưu cho
• Lên hợp đồng: sau khi cân nhắc về việc sử dụng dịch vụ tại Công ty KTQT, 2 bên trao đổi về điều khoản hợp đồng (loại hình dịch vụ, thời hạn, hình thức thanh toán,…) bằng hình thức họp trực tuyến và thư điện tử Tiếp đó, đơn vị in và gửi hợp đồng qua bưu điện cho KH hoặc xin ký chữ ký số của KH trên bản mềm
• Thực hiện dịch vụ: căn cứ hợp đồng dịch vụ, công việc sẽ được trưởng phòng bộ phận phân công thực hiện Chịu trách nhiệm về dịch vụ kế toán, lương - bảo hiểm, tư vấn quản trị là nhân viên phòng kế toán; bộ phận kỹ thuật sẽ đảm nhận những đầu việc như cung cấp, hướng dẫn phần mềm, đồng thời hỗ trợ phòng kế toán hướng dẫn KH sử dụng phàn mềm Misa, Fast Accounting, Xero,…
• Xuất hóa đơn và thu tiền: định kỳ đến hạn thanh toán, công ty KTQT xuất hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử, khi ký nộp và có mã cơ quan thuế thành công, phần mềm tự động gửi hóa đơn file PDF và XML qua email của KH Thời hạn thanh toán trong vòng 15 ngày và sử dụng chức năng theo dõi và nhắc nhở công
Báo giá Lên hợp đồng Thực hiện dịch vụ Xuất hóa đơn Thu tiền nợ qua email của phần mềm Xero Công ty KTQT không áp dụng chính sách bán chịu với bất kỳ trường hợp nào Vì vậy, công ty sẽ ngừng cung cấp dịch vụ nếu có dấu hiệu trì hoãn thanh toán từ KH
B Ả NG 1 Tài kho ả n s ử d ụ ng Ph ả i thu KH
Số hiệu Tên tài khoản
1311 Phải thu ngắn hạn KH
Nghiệp vụ phát sinh và trình tự lập chứng từ trên phần mềm Fast Accounting
Ngày 05/12/2023, Công ty TNHH Kế toán quốc tế xuất hóa đơn số 552 cho Công ty TNHH sản xuất và thương mại Trần Đà với tổng số tiền là 10.800.000 đồng, trong đó bao gồm 800.000 đồng tiền thuế giá trị gia tăng (tương ứng với thuế suất 8%).
Hóa đơn bán hàng 552 (Phụ lục - Hình 3) Công ty KTQT với vai trò là người bán và Công ty Trần Đà là người mua (KH) Khi gửi hóa đơn cho KH, Công ty KTQT đồng thời cũng sẽ lưu hóa đơn dưới dạng PDF và XML sau đó nhập dữ liệu lên hệ thống Fast Accounting để ghi nhận công nợ Trình tự diễn ra như sau:
- Bước 1: tại giao diện chính của phần mềm, chọn thẻ “Báo cáo thuế” → chọn mục
“Báo cáo thuế GTGT” → “Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Mẫu 01-2/GTGT, TT119/2014)” (Hình 4a, 4b)
HÌNH 4a Trình t ự m ở b ảng kê hóa đơn, chứ ng t ừ hàng hóa, d ị ch v ụ bán ra
HÌNH 4b Trình t ự m ở b ảng kê hóa đơn, chứ ng t ừ hàng hóa, d ị ch v ụ bán ra
- Bước 2: tùy chỉnh bộ lọc để cho ra bảng kê phù hợp với kỳ nhập hóa đơn (Hình 5)
HÌNH 5 Tùy ch ỉ nh b ộ l ọ c cho b ảng kê hóa đơn, chứ ng t ừ bán hàng
- Bước 3: dựa vào các thông tin trên hóa đơn GTGT, tiến hành nhập liệu lên hóa đơn bán hàng và dịch vụ khác (Hình 6)
HÌNH 6 Phi ế u bán hàng trên ph ầ n m ề m Fast
Mã NCC: truy xuất mã ncc bằng tên hoặc mst của KH
➢ Trường hợp 1: có mã ncc tương ứng → đối chiếu địa chỉ và mst trên Fast có trùng với địa chỉ và mst trên hóa đơn GTGT hay không → cập nhật lại thông tin
➢ Trường hợp 2: không có mã ncc tương ứng, nghĩa là trước đó KH chưa thực hiện giao dịch mua bán với công ty → tạo mã mới
Diễn giải: là nội dung giao dịch nằm ở cột 2 “Tên hàng hóa, dịch vụ”
Ngày hạch toán và ngày hóa đơn là cùng ngày, tức 05/12/2023, do INTA là nhà cung cấp.
Quyển chứng từ: có cú pháp chung là QT23E, trong đó “23” là năm kế toán
Số hóa đơn: nằm ở góc trên, bên phải của tờ hóa đơn, thường được tô đậm và sử dụng màu khác để làm nổi bật
Nhập số lượng, đơn giá lần lượt theo cột 4, 5 của hóa đơn Thành tiền sẽ được hệ thống tự động tính bằng cách lấy Số lượng*Đơn giá
Nợ 1311 – Phải thu KH ngắn hạn: 10.800.000
Có 51111 - Doanh thu bán hàng hóa bên ngoài: 10.000.000
Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp: 800.000
THỰC TRẠNG CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ NGẮN HẠN CỦA CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN QUỐC TẾ TỪ NĂM 2021 ĐẾN 2023
CỦA CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN QUỐC TẾ TỪ NĂM 2021 ĐẾN 2023
Dựa theo mốc thời gian tác giả lựa chọn để nghiên cứu, tức từ năm 2021 đến
2023, là giai đoạn vô cùng khó khăn khi thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng phải đối mặt với dịch bệnh Covid-19 Thấu hiểu được khó khăn mà nền kinh tế gặp phải, Chính phủ đã họp bàn để đưa ra một số điều luật điều chỉnh để hỗ trợ cho DN, có lợi cho người lao động Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế với vai trò là một tổ chức kinh tế, cũng được hưởng quyền lợi đó thông qua chính sách giảm thuế GTGT được quy định tại Nghị định 15/2022/NĐ-CP và Nghị định 44/2023/NĐ-CP Ngoài can thiệp của yếu tố bên ngoài (Chính phủ) thì các chỉ số kinh tế cũng có những hay đổi nên việc xem xét hệ số thanh toán, vòng quay khoản phải thu cũng đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu thực trạng tại đơn vị
Thay đổ i trong chính sách thu ế GTGT: Ngh ị định 15/2022/NĐ -CP thu ộ c Chính sách tài khóa, ti ề n t ệ h ỗ tr ợ chương trình phụ c h ồ i và phát tri ể n kinh t ế - xã h ộ i (hi ệ u l ự c: 01/02/2022 – 31/12/2022) và Ngh ị định 44/2023/NĐ -CP (hi ệ u l ự c: 01/07/2023 – 31/12/2023)
Khoảng thời gian từ cuối năm 2021 đến nửa đầu năm 2022, diễn biến dịch bệnh Covid tại Việt Nam có những chuyển biến tích cực, biểu hiện qua thống kê về số vaccine và mở cửa cho các lĩnh vực như du lịch, kinh tế hoạt động trở lại Tại thời điểm đó, chính phủ đã ban hành các văn bản pháp luật nhằm hỗ trợ, khuyến khích kinh tế phục hồi
Cụ thể tại ngày 28/01/2022, Điều 1 Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết 43/2022/QH15 đưa ra hướng dẫn “Giảm thuế GTGT đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng mức thuế suất 10% ngoại trừ nhóm hàng hóa, dịch vụ: viễn thông, tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh BĐS, kim loại và sản phẩm từ kim loại đúc sẵn, sản phẩm khai khoáng (không kể khai thác than), than cốc, dầu mỏ tinh chế, sản phẩm hóa chất; sản phẩm chịu thuế TTĐB; công nghệ thông tin.” Chính sách này có hiệu lực từ ngày
01/02/2022 đến 31/12/2022 và dịch vụ kế toán cũng thuộc phạm vi nhóm hàng hóa, dịch vụ kể trên
Hóa đơn cung cấp dịch vụ của công ty điều chỉnh thuế từ 10% xuống 8% đối với tất cả KH sử dụng dịch vụ sau ngày 01/02/2022 như ví dụ minh họa của Công ty TNHH Unios (Hình 40) Đồng thời, các giao dịch mua hàng từ NCC của đơn vị cũng được giảm 2%, ngoại trừ một số hàng hóa, dịch vụ không áp dụng giảm thuế GTGT như viễn thông (Hình 41)
HÌNH 40 Thu ế su ấ t Công ty TNHH Unios ph ả i ch ị u khi s ử d ụ ng d ị ch v ụ k ế toán c ủa INTA thay đổ i t ừ 10% xu ố ng 8% theo Ngh ị định 15/2022/NĐ -CP
HÌNH 41 Chính sách gi ả m thu ế GTGT không áp d ụng đố i v ớ i d ị ch v ụ vi ễ n thông mà Công ty TNHH KTQT đang sử d ụ ng c ủ a NCC Mobifone
Tương tự Nghị định 15/2022/NĐ-CP, ngoại trừ quy định về nhóm hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế thì còn bao gồm Khoản 2 Điều 1: “Cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được áp dụng mức thuế suất 8% đối với hàng hóa, dịch vụ quy định tại khoản 1 Điều này” Công ty KTQT đáp ứng cả 2 điều kiện này nên được áp dụng chính sách giảm thuế GTGT 2% theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP
Kết luận: Việc giảm thuế GTGT về cơ bản không làm thay đổi quy trình kế toán công nợ phải thu, phải trả ngắn hạn Thay đổi chỉ mang tính hình thức trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp dưới góc độ của nhà cung cấp và khách hàng cụ thể như sau:
Khi thuế GTGT giảm thì công ty KTQT với vai trò là KH sử dụng hàng hóa, dịch vụ của các NCC khác: giảm giá thành hàng hóa, dịch vụ → tổng tiền phải trả NCC giảm → Giảm khoản phải trả KH, giảm chi phí hoạt động
Khi thuế GTGT giảm thì công ty KTQT với vị trí của NCC cung cấp dịch vụ cho KH: giá thành hàng hóa, dịch vụ giảm → thúc đẩy quá trình phục hồi DN, mở rộng quy mô người tiêu dùng dịch vụ, tăng trưởng số lượng KH → Tăng khoản phải thu
KH, giảm Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Kh ả năng thanh toán củ a DN:
Tình hình tài chính của đơn vị trong năm 2021 – 2023 được thể hiện qua BCĐKT như sau:
HÌNH 42 B ảng cân đố i k ế toán 2021 – 2023 (trang 1) (Ngu ồ n: Fast)
HÌNH 43 B ảng cân đố i k ế toán 2021 – 2023 (trang 2) (Ngu ồ n: Fast)
HÌNH 44 B ảng cân đố i k ế toán 2021 -2023 (trang 3) (Ngu ồ n: Fast)
HÌNH 45 B ảng cân đố i k ế toán 2021 – 2023 (trang 4) (Ngu ồ n: Fast)
*Khoản mục HTK không xuất hiện trong cơ cấu tài sản của Công ty TNHH KTQT nên không xét Hệ số thanh toán nhanh
B Ả NG 7 Các h ệ s ố kh ả năng thanh toán năm 2021 – 2023 c ủ a INTA
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát 1.3459 1.5614 1.6958
Hệ số thanh toán hiện hành 2.7524 1.4953 1.3204
Hệ số khả năng thanh toán tức thời 2.1166 1.185 0.8317
Hệ số khả năng thanh toán tổng quát 0.2155 0.1344
Hệ số thanh toán hiện hành - 1.2571 - 0.175
Hệ số khả năng thanh toán tức thời - 0.9316 - 0.3533
Từ bảng 7 và bảng 8, ta có thể thấy hệ số khả năng thanh toán tổng quát ở cả ba năm đều lớn hơn 1 và nhỏ hơn 2, nghĩa là DN hoàn toàn có đủ năng lực để đáp ứng các khoản nợ đến hạn Hệ số này tăng dần qua từng năm, năm 2022 tăng 0,2155 so với năm 2021 và năm 2023 tăng 0,1344 so với năm 2022, điều đó chứng tỏ tính thanh khoản của đơn vị không chỉ ổn định mà tỷ lệ giữa tổng tài sản và tổng nợ còn tăng theo từng năm Đến với hệ số thanh toán hiện hành, năm 2021 ghi nhận 2,7524, lớn hơn so với giá trị được lấy làm chuẩn là 2 và cho thấy khả năng kiểm soát nợ của DN vào năm
2021 rất tốt Chỉ số này giảm đáng kể vào năm 2022 với mức giảm 1,2571, tương ứng gần một nửa so với năm 2021 và tiếp tục giảm 0,175 vào năm 2023 Vậy trong 2 năm này, khả năng kiểm soát nợ của DN giảm đáng kể, tiềm lực tài sản lưu động khó đáp ứng được những khoản nợ ngắn hạn của DN
Cơ cấu tài sản của công ty KTQT không có khoản mục HTK, vì vậy hệ số dùng để đánh giá khả năng thanh khoản của đơn vị một cách chuẩn xác hơn có thể xét đến hệ số khả năng thanh toán tức thời Năm 2021 và 2022 lần lượt có giá trị là 2,1166 và 1,185, đều lớn hơn 1, phản ánh rằng DN có đủ tiềm lực và tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển… để có thể thanh toán ngay đối với các khoản nợ đến hạn Đến năm
2023, hệ số này giảm xuống còn 0,8316 cho thấy tiền mặt và các khoản tương đương tiền không đủ để DN thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn
Tóm lại, tình hình thanh toán nợ của công ty KTQT có tính khả quan, không phụ thuộc vào khoản mục HTK nên giảm thiểu rủi ro thanh khoản loại tài sản này, tiền và các khoản tương đương tiền đủ lớn để sử dụng cho mục đích trả nợ ngắn hạn Tuy năm 2021 là thời điểm khó khăn nhất vì dịch Covid vẫn đang ở tình trạng căng thẳng nhưng vì DN đi theo hướng kế toán số và có các nền tảng trực tuyến để tương tác giữa các nhân viên nên trong công tác xử lý nghiệp vụ không gặp nhiều quá nhiều cản trợ, số lượng KH cũng không chịu ảnh hưởng Các chỉ số đều ở mức cao đến rất cao, thể hiện được tình hình thanh toán khả quan của DN nhưng cũng cho thấy khả năng ứ đọng vốn lưu động cao, hiệu quả kinh doanh có thể chưa đạt hiệu quả Đến năm 2022, hệ số thanh toán hiện hành và hệ số thanh toán tức thời có sự suy giảm đáng kể nhưng lại giảm đến ổn định Năm 2023 chỉ có chỉ số thanh toán tức thời giảm xuống dưới mức tiêu chuẩn do tiền và các khoản tương đương tiền của đơn vị giảm nhiều so với 2 năm trước (1.830.597.089 đồng), nhỏ hơn nợ ngắn hạn của công ty (2.201.163.906 đồng) nhưng vẫn chưa đến mức đáng báo động Như vậy, ưu thế lớn nhất của công ty là áp dụng công nghệ giúp cho tình hình hoạt động của KTQT không bị đình trệ bởi thời gian dài cách ly xã hội, các hệ số không chịu ảnh hưởng tiêu cực do dịch Covid.
Vòng quay kho ả n ph ả i thu:
Số liệu về doanh thu và các khoản phải thu của Công ty TNHH Kế Toán Quốc
Tế trong 3 năm được trích từ BCKQKD và BCĐKT thể hiện trong bảng sau:
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Doanh thu 102.529.370.548 106.582.576.705 95.474.031.926
Vòng quay khoản phải thu (lần) 135,11 150,81 147,21
Số ngày thu hồi nợ
B Ả NG 9 S ố vòng quay kho ả n ph ải thu trong 3 năm 2021 - 2023
Như đã trình bày thì chính sách bán chịu của đơn vị có thời hạn 15 ngày, số ngày thu hồi nợ qua các năm đều giao động trong khoảng từ 2 đến 3 ngày cho thấy tốc độ thu nợ của DN nhanh và duy trì sự ổn định suốt 3 năm, không có sự chênh lệch giữa giai đoạn trong và sau dịch Covid Hệ số vòng quay khoản phải thu ở mức cao (trung bình 144,38 lần/năm) giúp tăng khả năng kiểm soát nợ xấu, có cơ sở cân nhắc điều chỉnh tăng thời hạn bán chịu để tiếp cận thêm nhiều KH trong tương lai
Vòng quay kho ả n ph ả i tr ả :
Vào năm 2020, giá vốn hàng bán của Công ty TNHH Kế Toán Quốc Tế đạt 100 tỷ đồng, chiếm 70% doanh thu Khoản phải trả NCC cũng tăng lên đáng kể, từ 20 tỷ đồng năm 2018 lên 40 tỷ đồng năm 2020 Năm 2021, giá vốn hàng bán tiếp tục tăng 10%, đạt 110 tỷ đồng, trong khi khoản phải trả NCC giảm nhẹ xuống còn 35 tỷ đồng Năm 2022, giá vốn hàng bán giảm mạnh còn 80 tỷ đồng, song khoản phải trả NCC vẫn duy trì ở mức 35 tỷ đồng.
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Giá vốn hàng bán 100.005.257.315 103.903.299.587 92.767.249.078
Khoản phải trả trung bình 9.254.001 669.765.750,5 715.634.375
Vòng quay khoản phải trả (lần) 10.806,7 155,13 129,63
B Ả NG 10 Vòng quay kho ả n ph ả i tr ả trong 3 năm 2021 – 2023
