giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản ngành công nghệ thông tin cao đẳng

Chą thể chính ban hành lo¿i vn bÁn này đó là các c¡ quan trong bá máy quÁn lý nhà n°ßc từ Trung °¡ng đến đáa ph°¡ng – c¡ quan Nhà n°ßc c¡ quan Nhà n°ßc là c¡ quan hay tổ chức cąa Nhà n°ß

BÞ XÂY DĀNG TR¯âNG CAO Đ¾NG XÂY DĀNG Sà 1

GIÁO TRÌNH MÔN HàC: Kþ THUÀT SO¾N THÀO VN BÀN

NGÀNH HàC: CÔNG NGHà THÔNG TIN

TRÌNH Đà: CAO ĐÀNG

Ban hành kèm theo Quyết định số: 368ĐT/QĐ- CĐXD1 ngày 10 tháng 8 năm

2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

Hà Nßi, nm 2021

LâI GIàI THIàU

Vn bÁn là công că quan trãng trong ho¿t đáng quÁn lý và giao dách cąa các c¡ quan, tổ chức, doanh nghiáp So¿n thÁo và ban hành vn bÁn là công viác th°áng xuyên, hàng ngày và ngày càng yêu c¿u cao về chÃt l°āng Trong thực tế, nhÁn thức đúng, hiểu sâu và so¿n thÁo chuÁn mát lo¿i vn bÁn nào đó c¿n nhiều thái gian và công sức vì vÁy đòi håi ng°ái so¿n thÁo c¿n có kiến thức nhÃt đánh về pháp luÁt, ngôn ngữ, vn hóa xã hái, kinh tế và kā thuÁt so¿n thÁo& Song song vßi viác so¿n thÁo vn bÁn là công tác phát hành và l°u trữ cũng đòi håi ng°ái thực hián đÁm bÁo tính chuyên nghiáp

NhÁn thức đ°āc t¿m quan trãng cąa công tác này nên hãc ph¿n Kā thuÁt so¿n thÁo vn bÁn đã đ°āc đ°a vào h¿u hết các ch°¡ng trình đào t¿o hãc sinh, sinh viên các bÁc đ¿i hãc, cao đÁng và trung cÃp chuyên nghiáp trong cÁ n°ßc và là môn hãc quan trãng trong ngành đào t¿o Tin hãc vn phòng

Thực hián chß đ¿o cąa Ban Giám hiáu, để t¿o điều kián giúp hãc sinh có giáo trình hãc tÁp, nghiên cứu môn hãc, Bá môn Tin c¡ sã đã nghiên cứu và biên so¿n cuçn Giáo trình kÿ thuÁt so¿n thÁo vn bÁn này dựa trên viác tìm hiểu, tổng hāp nhiều tài liáu cąa

nhiều tác giÁ từ đó phân tích để tìm ra những nái dung có tính cn bÁn, phù hāp vßi ch°¡ng trình đào t¿o cąa Tr°ãng Cao đ¿ng Xây dāng sá 1

Đây là cuçn giáo trình nái bá sử dăng cho ngành đào t¿o Công nghá thông nghá thông tin cąa Nhà tr°áng hián nay, phù hāp vßi măc tiêu môn hãc và khÁ nng tiếp nhÁn kiến thức cąa hãc sinh

Giáo trình kÿ thuÁt so¿n thÁo vn bÁn đã đ°āc nhóm tác giÁ phçi hāp xây dựng

và đ°āc sự đóng góp ý kiến, nghiám thu cąa TT Ngo¿i ngữ - Tin hãc và Hái đồng Khoa hãc Nhà tr°áng Trong quá trình biên so¿n, nhóm tác giÁ đã rÃt cç gắng và tâm huyết, song chắc chắn không thể tránh khåi những thiếu sót, rÃt mong nhÁn đ°āc sự góp ý từ b¿n đãc và các đồng nghiáp để cuçn giáo trình ngày càng chÃt l°āng và hoàn thián h¡n

Trân trãng cÁm ¡n!

Hà Nái, ngày tháng nm 2023 Chą biên Vũ Thá Nết

MĀC LĀC CH¯¡NG TRÌNH MÔN HàC/MÔ ĐUN Tên môn hác/mô đun: KĀ THUÀT SO¾N THÀO VN BÀN Mã môn hác/mô đun: MH08

Vß trí, tính ch¿t, ý ngh*a và vai trò căa môn hác/mô đun:

- Vá trí:

+ Môn hãc đ°āc bç trí ã kỳ hãc thứ 2 + Môn hãc tiên quyết: Không

- Tính chÃt: là môn hãc c¡ sã - Ý nghĩa và vai trò cąa môn hãc/mô đun:

Môn hãc Kā thuÁt so¿n thÁo vn bÁn cung cÃp những kiến thức c¡ bÁn về vn bÁn, vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc và kā thuÁt trình bày vn bÁn theo quy đánh; công tác quÁn lý và l°u trữ vn bÁn và con dÃu Giúp ng°ái hãc có kā nng so¿n thÁo vn bÁn và quÁn lý, l°u trữ vn bÁn, con dÃu theo đúng quy đánh Đáp ứng yêu c¿u công viác cąa mát nhân viên vn phòng, vn th° l°u trữ

Māc tiêu căa môn hác/mô đun:

- Về kiến thức: + Trình bày đ°āc khái niám và đ¿c điểm cąa vn bÁn, vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc, vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt, vn bÁn áp dăng pháp luÁt

+ Phân biát đ°āc các lo¿i hình vn bÁn trong nhóm vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt và thÁm quyền ban hành từng lo¿i vn bÁn

+ Trình bày đ°āc quy trình so¿n thÁo vn bÁn và nái dung các b°ßc trong quy trình + Trình bày đ°āc thể thức và kā thuÁt trình bày vn bÁn theo quy đánh

+ Trình bày đ°āc những kiến thức c¡ bÁn về vn bÁn hành chính và cąa từng lo¿i hình vn bÁn trong nhóm vn bÁn hành chính

+ Trình bày đ°āc những kiến thức c¡ bÁn về đ¡n + Trình bày đ°āc những kiến thức c¡ bÁn về vn bÁn hāp đồng; hāp đồng lao đáng và hāp đồng mua bán hàng hóa

+ Trình bày đ°āc những hiểu biết về công tác quÁn lý vn bÁn, lÁp hồ s¡ vn bÁn, quÁn lý và sử dăng con dÃu

- Về kā nng: + Phân lo¿i đ°āc các nhóm vn bÁn + So¿n thÁo thành th¿o các lo¿i đ¡n cá nhân

+ So¿n thÁo đ°āc các vn bÁn hành chính thông dăng + So¿n thÁo đ°āc hāp đồng lao đáng và hāp đồng mua bán + QuÁn lý đ°āc vn bÁn, hồ s¡, tài liáu và biết cách khai thác sử dăng + QuÁn lý và sử dăng con dÃu c¡ quan, đ¡n vá đúng quy đánh

- Về nng lực tự chą và trách nhiám: + CÁn thÁn, chính xác, tôn trãng pháp luÁt trong quá trình thực hián công viác

+ Có khÁ nng làm viác đác lÁp ho¿c làm viác theo nhóm + Có tinh th¿n hãc håi và cÁp nhÁt thông tin trong lĩnh vực chuyên môn đ°āc đÁm nhÁn

Nßi dung căa môn hác/mô đun: III Nßi dung môn hác

CH¯¡NG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VÀ VN BÀN QUÀN LÝ– Kþ THUÀT

SO¾N THÀO Giái thiáu:

Vn bÁn đ°āc hình thành trong nhiều lĩnh vực ho¿t đáng cąa đái sçng xã hái, mßi lĩnh vực ho¿t đáng cąa đái sçng xã hái có những cách thức thể hián vn bÁn khác nhau cÁ về bình dián hình thức l¿n nái dung Tuy nhiên, dù là lo¿i hình vn bÁn nào cũng phÁi đÁm bÁo mát sç điểm sau:

- Đ°āc thể hián b¿ng mát hình thức nhÃt đinh; - Thể hián mát nái dung nhÃt đánh

- ĐÁm bÁo tính logic về m¿t nái dung và tính liên kết về hình thức cąa vn bÁn Nái dung ch°¡ng 1cung cÃp những nhÁn thức c¡ bÁn về vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc Từ viác nắm vững lý thuyết về vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc sẽ giúp ng°ái hãc phân biát đ°āc tính chÃt và thÁm quyền ban hành cąa từng lo¿i vn bÁn c¡ bÁn khác nhau

1.1 Khái quát chung vÁ vn bÁn quÁn lý

1.1.1 Khái niệm văn bản quản lý

Khi nói đến quÁn lý là chúng ta nói đến quan há chą thể quÁn lý vßi khách thể bá quÁn lý Khi nói đến vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc là nói đến lo¿i vn bÁn cąa tổ chức đ¿c biát trong xã hái, đó chính là Nhà n°ßc Chą thể chính ban hành lo¿i vn bÁn này đó là các c¡ quan trong bá máy quÁn lý nhà n°ßc từ Trung °¡ng đến đáa ph°¡ng – c¡ quan Nhà n°ßc (c¡ quan Nhà n°ßc là c¡ quan hay tổ chức cąa Nhà n°ßc đ°āc thành lÁp theo luÁt đánh ho¿c theo quy đánh cąa Nhà n°ßc, có t° cách pháp nhân, có chức nng quÁn lý ã trung °¡ng hay đáa ph°¡ng ho¿c trong mát lĩnh vực nào đó) Khách thể là đçi t°āng tiếp nhÁn vn bÁn, đó có thể là: c¡ quan Nhà n°ßc; tổ chức chính trá – xã hái; doanh nghiáp; tổ chức thuác các thành ph¿n kinh tế; tổ chức t° nhân; mát bá phÁn nhân dân ho¿c mát công dân

Những vn bÁn hình thành trong ho¿t đáng cąa các c¡ quan có chức nng quÁn lý nhà n°ßc truyền

đ¿t các thông tin và quyết đánh phăc vă cho công tác quÁn lý Có thông tin do

cÃp d°ßi chuyển lên cÃp trên (thông qua các hình thức vn bÁn nh° báo cáo, kiến nghá, tá trình&) và thông tin từ cÃp trên chuyển xuçng cÃp d°ßi (vn bÁn thông cáo, thông báo, chß thá, quyết đánh&) Có thông tin do các c¡ quan ngang cÃp trao đổi vßi nhau để giao dách hay phçi hāp thực hián công viác có liên quan đến nhiám vă cąa c¡ quan, đ¡n vá mình

Tuy nhiên điều bắt buác là viác ban hành vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc phÁi tuân thą theo luÁt đánh về: thÁm quyền, thą tăc, trình tự và hình thức do luÁt đánh T°¡ng ứng vßi chức nng nhiám vă và quyền h¿n cąa mình mà các c¡ quan có thÁm quyền ban hành các lo¿i vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc khác nhau

VÁy, văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành

văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền,

1.1.2 Đặc điểm văn bản quản lý

- Chą thể ban hành: là các c¡ quan quÁn lý nhà n°ßc Bá máy Nhà n°ßc ta hián nay có sự phân công và phçi hāp giữa các c¡ quan lÁp pháp, hành pháp và t° pháp Các c¡ quan này đều đ°āc tổ chức thành há thçng từ trung °¡ng đến đáa ph°¡ng trong đó có sự phân công, phân cÃp că thể trong từng c¡ quan đçi vßi viác sử dăng quyền lực để quÁn lý nhà n°ßc, quÁn lý xã hái Mßi c¡ quan ã mát há thçng, mát cÃp chính quyền chß đ°āc quÁn lý ã mát gißi h¿n nhÃt đánh Gißi h¿n đó là thÁm quyền cąa mßi c¡ quan đ°āc pháp luÁt quy đánh và đều ban hành vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc để thực hián sự quÁn lý trong ph¿m vi pháp luÁt quy đánh Vì vÁy, mßi c¡ quan có quyền quyết đánh vÃn đề gì, ã mức đá nào thì chß có quyền ban hành vn bÁn về vÃn đề đó và ã mức đá đó

- Vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc đ°āc ban hành theo thÁm quyền, hình thức, thą tăc pháp luÁt quy đánh

Trong c¡ quan nhà n°ßc, vn bÁn đ°āc sử dăng nh° mát ph°¡ng tián để ghi l¿i và truyền các quyết đánh quÁn lý ho¿c thông tin c¿n thiết hình thành trong ho¿t đáng quÁn lý ĐÁm bÁo cho sự lãnh đ¿o, chß đ¿o, điều hành, phÁn ánh kết quÁ ho¿t đáng quÁn lý cąa c¡ quan, tổ chức nhà n°ßc Vì vÁy vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc phÁi tuân thą các qui đánh cąa Nhà n°ßc về thÁm quyền ban hành, thą tăc, thể thức vn bÁn và viác sửa đổi, đình chß, bãi bå theo luÁt đánh

Ví dă: Khi lÁp biên bÁn phÁi có ít nhÃt hai ng°ái ký; Kß luÁt ng°ái lao đáng phÁi có m¿t đ°¡ng sự, có sự tham gia cąa đ¿i dián ban chÃp hành công đoàn c¡ sã, viác xem xét xử lý kß luÁt phÁi đ°āc ghi thành biên bÁn

- Nái dung: Vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc có nái dung là ý chí nhà n°ßc, các thông tin c¿n truyền đ¿t, các sự kián c¿n ghi nhÁn để phăc vă cho ho¿t đáng quÁn lý cąa bá máy Nhà n°ßc

- Măc đích ban hành: Nh¿m điều chßnh các mçi quan há trong ho¿t đáng quÁn lý nhà n°ßc (giữa các c¡ quan nhà n°ßc vßi nhau, giữa c¡ quan nhà n°ßc vßi các tổ chức khác

và vßi nhân dân)

1.1.3 Phân loại văn bản quản lý

Có nhiều tiêu chí để phân lo¿i vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc nh°: - Chą thể ban hành: vn bÁn chą Quçc hái, vn bÁn cąa Chính phą, vn bÁn cąa các Bá, c¡ quan ngang Bá&

- Tên lo¿i vn bÁn: công vn, thông báo, tá trình, quyết đánh, nghá đánh& - Hiáu lực pháp lý: vn bÁn chứa đựng quy ph¿m pháp luÁt và vn bÁn không chứa đựng quy ph¿m pháp luÁt

- H°ßng chu chuyển: vn bÁn đến, vn bÁn đi, vn bÁn ban hành nái bá - Kā thuÁt chế tác: vn bÁn giÃy, vn bÁn đián tử

- Lĩnh vực phÁn ánh: chính trá, vn hóa, giáo dăc, ngo¿i giao, kinh tế& - Theo tính chÃt cąa vn bÁn ( đây là cách phân lo¿i phổ biến hián nay), vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc gồm các lo¿i vn bÁn chą yếu sau:

+ Vn bÁn Quy ph¿m pháp luÁt: Là lo¿i vn bÁn chứa đựng những quy ph¿m pháp luÁt do các c¡ quan Nhà n°ßc có thÁm quyền ban hành theo trình tự, thą tăc pháp luÁt quy đánh, có tính chÃt bắt buác thực hián đçi vßi mãi đçi t°āng không có ngo¿i lá: Hiến pháp, Bá luÁt, LuÁt, Chß thá, Thông t°, Nghá đánh&

+ Vn bÁn cá biát: Là những vn bÁn áp dăng pháp luÁt do các chą thể có thÁm quyền ban hành nh¿m giÁi quyết những nhiám vă că thể, thể hián mát nái dung cá biát, đ°āc áp dăng đçi vßi những đçi t°āng đ°āc chß đánh rõ

Chą thể ban hành lo¿i vn bÁn này là các c¡ quan có t° cách pháp nhân (có quyết đánh thành lÁp, có con dÃu riêng, có tổ chức vn th° riêng), đçi t°āng điều chßnh là những đçi t°āng thi hành đ°āc chß đánh đích danh

Các vn bÁn áp dăng quy ph¿m pháp luÁt: Nghá quyết cá biát, Chß thá cá biát, Quyết đánh cá biát, Lánh ( lánh ân xá), BÁn án, Nái quy, Quy chế, Quy đánh, Điều lá (là những vn bÁn đi kèm vßi mát lo¿i vn bÁn khác)

+ Vn bÁn hành chính thông th°áng: Là vn bÁn dùng để giÁi quyết các công viác că thể có tính sự vă trong ho¿t đáng hành chính (chß có tính thông tin điều hành và không đ°a ra các quyết đánh quÁn lý)

Vn bÁn hành chính thông th°áng không đ°a ra các quyết đánh quÁn lí, do đó không đ°āc dùng để thay thế cho vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt ho¿c vn bÁn cá biát: Công vn, Công đián,Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Tá trình, Biên bÁn, Kế ho¿ch, Ch°¡ng trình, Đề án, Ph°¡ng án, Dißn vn

+ Vn bÁn chuyên ngành: Là những vn bÁn mang tính đ¿c thù về chuyên môn nghiáp vă, đ°āc hình thành trong các lĩnh vực quÁn lý nhà n°ßc că thể, nh¿m giúp cho c¡ quan chuyên môn thực hián mát sç chức nng đ°āc nhà n°ßc uÿ quyền Vn bÁn chuyên ngành có mát sç đ¿c điểm :

Về nái dung: mang tính đ¿c thù nghiáp vă, chuyên môn sâu Về hình thức: có tính khuôn m¿u cao (th°áng đ°āc in sẵn)

Ví dă : Vn bÁn chuyên môn trong lĩnh vực: Tài chính, T° pháp, Ngo¿i giao BÁn kê khai hàng hoá xuÃt, nhÁp khÁu – ngành HÁi quan

Hãc b¿, sổ điểm, sổ liên l¿c& ngành Giáo dăc GiÃy chứng sinh, GiÃy nhÁp vián, xuÃt vián, sổ y b¿& ngành Y tế Hoá đ¡n, phiếu thu, phiếu chi, bÁng thçng kê& ngành Tài chính Vn bÁn kā thuÁt trong lĩnh vực: Xây dựng, Kiến trúc, Trắc đáa, BÁn đồ, Khí t°āng : Đồ án, bÁn vẽ thiết kế, quy trình công nghá&

1.1.4 Chức năng của văn bản quản lý

1.1.4.1 Chức năng thông tin

Vn bÁn ra đái tr°ßc hết do nhu c¿u giao tiếp, nh° vÁy chức nng thông tin có ã tÃt cÁ các lo¿i vn bÁn Đây là chức nng đ°āc nói đến đ¿u tiên, tr°ßc nhÃt và cũng là chức nng quan trãng nhÃt bãi vì thông qua chức nng này các chức nng khác mßi đ°āc thể hián

Thông tin chứa đựng trong vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc khác vßi mãi d¿ng thông tin khác: Đó là thông tin mang tính chính thçng, bền vững và đá chính xác cao, h°ßng mãi ng°ái đến hành đáng do Nhà n°ßc đ¿t ra

Chức nng thông tin cąa vn bÁn thể hián qua các m¿t sau: + Ghi l¿i các thông tin quÁn lý;

+ Truyền đ¿t các thông tin quÁn lý từ n¡i này đến n¡i khác trong há thçng quÁn lý hay từ c¡ quan đến cá nhân;

+ Giúp c¡ quan thu nhÁn thông tin c¿n thiết cho ho¿t đáng quÁn lý; + Giúp các c¡ quan đánh giá các thông tin thu đ°āc qua các há thçng truyền đ¿t thông tin khác nhau;

Thông tin trong vn bÁn phÁi thoÁ mãn yêu c¿u đ¿y đą, chính xác, káp thái

1.1.4.3 Chức năng quản lý và điều hành

Đ°āc hình thành trong ho¿t đáng cąa các c¡ quan, gắn liền vßi khÁ nng làm công că điều hành ho¿t đáng cho c¡ quan đó Chức nng quÁn lý cąa vn bÁn đ°āc thể hián ã viác chúng tham gia vào tÃt cÁ các giai đo¿n cąa quá trình quÁn lý QuÁn lý là mát quá trình gồm nhiều khâu: ho¿ch đánh, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết đánh, tổ chức thực hián quyết đánh, kiểm tra đánh giá Trong tÃt cÁ các khâu nói trên khâu nào cũng c¿n có sự tham gia cąa vn bÁn Trong ho¿t đáng quÁn lý cąa xã hái hián đ¿i thì mãi quyết đánh quÁn lý đều phÁi thể hián b¿ng vn bÁn Nh° vÁy vn bÁn là mát công că đ¿y hiáu lực trong mát quá trình quÁn lý

Vn bÁn là yếu tç t¿o nên quan há giữa các c¡ quan thuác bá máy quÁn lý nhà n°ßc, là yếu tç hāp thức hóa các ho¿t đáng quÁn lý cąa các c¡ quan này

1.1.4.4 Chức nng vn hoá xã hái Vn hóa ã đây đ°āc hiểu theo quan điểm là sự sáng t¿o cąa con ng°ái trong cuác đÃu tranh nh¿m v°¡n tßi mát trình đá sçng cao h¡n, vn minh h¡n Vn hóa là hình thức toàn dián cąa các chế đánh mà con ng°ái có đ°āc trong xã hái Vn hóa còn thể hián qua nếp sçng, cách sçng trong mát xã hái nhÃt đánh

D°ßi quan điểm về vn hóa nh° trên, chúng ta có thể thÃy vn bÁn cũng là sÁn phÁm sáng t¿o cąa con ng°ái đ°āc hình thành trong quá trình lao đáng và cÁi t¿o thế gißi Vn bÁn góp ph¿n quan trãng trong viác ghi l¿i và truyền bá những truyền thçng vn hóa giữa các thế há, giữa các quçc gia

Vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc là ph°¡ng tián, đồng thái cũng là sÁn phÁm cąa quá trình quÁn lý và cÁi t¿o xã hái, vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc có tính chÃt xã hái và biểu đ¿t tính giai cÃp sâu sắc

Vn bÁn cho thÃy mát cách trực tiếp nhiều vÃn đề xã hái khác nhau và cách thức đề cÁp, giÁi quyết những vÃn đề đó trong từng ph¿m vi, thái điểm că thể Điều đó đã t¿o nên chức nng xã hái cąa vn bÁn Chức nng này gắn liền vßi quan há giao tiếp giữa ng°ái vßi ng°ái trong xã hái

Các vn bÁn quÁn lý còn là ph°¡ng tián để điều tiết các mçi quan há xã hái, nó góp ph¿n thúc đÁy ho¿c kìm hãm sự phát triển các quan há xã hái khác nhau 1.1.4.5 Chức nng sử liáu

Vn bÁn là mát công că để ghi l¿i lách sử cąa mát dân tác, quçc gia, mát thái đ¿i, mát c¡ quan tổ chức Có thể nói vn bÁn là mát công că khách quan để nghiên cứu về quá trình lách sử phát triển cąa mát tổ chức, mát quçc gia

Vn bÁn phÁn ánh những biến cç xã hái, những sự kián lách sử đã ho¿c đang xÁy ra Mãi biến cç lách sử, mãi biến cç cąa cuác sçng xã hái đ°¡ng đ¿i đều đ°āc phÁn ánh trong nái dung cąa há thçng vn bÁn Thông qua há thçng vn bÁn ng°ái ta có thể nhÁn biết đ°āc những biến cç, những sự kián, những vÃn đề kinh tế, chính trá, xã hái cąa thái điểm ban hành vn bÁn Chúng nh° những bức tranh lách sử phán ánh thực t¿i xã hái Những vn bÁn chứa đựng chúng đ°āc l°u giữ qua thái gian, trã thành những vÁt chứng sử liáu quan trãng

1.1.4.6 Chức năng thống kê

Vn bÁn quÁn lý nhà n°ßc khi đ°āc sử dăng vào măc đích thçng kê thì những thông tin thçng kê, các sç liáu thçng kê có ý nghĩa to lßn giúp các nhà lãnh đ¿o nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chÃt l°āng và hiáu quÁ công viác trong quá trình quÁn lý Vn bÁn là công că để nói lên tiếng nói cąa những con sç, những

sự kián, những vÃn đề xã hái&

1.2 Kÿ thuÁt so¿n thÁo

1.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 1.2.1.1 Khái niệm thức văn bản

(Thông tư số: 01/2011/BNV)

Nh° vÁy, thể thức vn bÁn là toàn bá các yếu tç cÃu thành và cách thể hián các yếu tç cÃu thành vn bÁn do các c¡ quan có thÁm quyền quy đánh nh¿m đÁm bÁo cho vn bÁn có giá trá pháp lý và hiáu lực thi hành trong thực tế

Viác ban hành vn bÁn đúng thể thức có ý nghĩa, tác dăng: - ĐÁm bÁo kÿ c°¡ng và sự thçng nhÃt trong viác so¿n thÁo và ban hành vn bÁn; - ĐÁm bÁo tính chân thực và hiáu lực pháp lý cąa vn bÁn;

- Thể hián quyền uy và trách nhiám cąa c¡ quan ban hành và ng°ái ký vn bÁn; - Nâng cao hiáu suÃt, chÃt l°āng vn bÁn và tính thÁm mā cąa vn bÁn ban hành; - T¿o điều kián cho viác quÁn lý, giÁi quyết vn bÁn và lÁp hồ s¡, giao náp vào l°u trữ c¡ quan

Hián nay thể thức vn bÁn đ°āc thçng nhÃt theo quy đánh t¿i các vn bÁn nh°: LuÁt ban hành vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt thông qua t¿i kỳ hãp thứ 10, Quçc hái khoá IX, ngày 12 tháng 11 nm 1996; LuÁt ban hành vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt cąa Hái đồng nhân dân, Uÿ ban nhân dân sç 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004; Thông t° sç 01/2011/TT-BNV cąa Bá Nái vă về viác h°ßng d¿n về thể thức và kā thuÁt trình bày vn bÁn và Nghi đánh sç 91/ 2006/NĐ-CP cąa Chính phą ngày 06/9/2006 về viác quy đánh chi tiết thi hành mát sç điều cąa LuÁt ban hành vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt cąa Hái đồng nhân dân, Uÿ ban nhân dân; Nghá đánh sç 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cąa Chính phą về công tác vn th°

1.2.1.2 Các thành phần thể thức

- Quçc hiáu - Tên c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn - Sç, ký hiáu cąa vn bÁn

- Đáa danh và ngày, tháng, nm ban hành vn bÁn - Tên lo¿i và trích yếu nái dung vn bÁn

- Trích yếu nái dung công vn hành chính

- Nái dung vn bÁn - Chức vă, hã tên và chữ ký cąa ng°ái có thÁm quyền - DÃu cąa c¡ quan, tổ chức

- N¡i nhÁn - DÃu chß mức đá mÁt - DÃu chß mức đá khÁn - DÃu thu hồi và chß d¿n về ph¿m vi l°u hành - Chß d¿n về dự thÁo vn bÁn

- Ký hiáu ng°ái đánh máy và sç l°āng bÁn phát hành - Đáa chß c¡ quan, tổ chức; đáa chß E-Mail; đáa chß Website;

sç đián tho¿i, sç Telex, sç Fax

1.2.1.3 Kỹ thuật trình bày văn bản

Kā thuÁt trình bày vn bÁn quy đánh t¿i Thông t° sç 01/2011/TT-BNV bao gồm khổ giÃy, kiểu trình bày, đánh lề trang vn bÁn, vá trí trình bày các thành ph¿n thể thức, phông chữ, cÿ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, đ°āc áp dăng đçi vßi vn bÁn so¿n thÁo trên máy vi tính và in ra giÃy; vn bÁn đ°āc so¿n thÁo b¿ng các ph°¡ng pháp hay ph°¡ng tián kā thuÁt khác ho¿c vn bÁn đ°āc làm trên giÃy m¿u in sẵn; không áp dăng đçi vßi vn bÁn đ°āc in thành sách, in trên báo, t¿p chí và các lo¿i Ãn phÁm khác

- Phông chữ sử dăng trình bày vn bÁn trên máy vi tính là phông chữ tiếng Viát cąa bá mã ký tự Unicode theo Tiêu chuÁn Viát Nam TCVN 6909:2001

- Khổ giÃy Vn bÁn hành chính đ°āc trình bày trên khổ giÃy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các vn bÁn nh° giÃy gißi thiáu, giÃy biên nhÁn hồ s¡, phiếu gửi, phiếu chuyển đ°āc trình bày trên khổ giÃy A5 (148 mm x 210 mm) ho¿c trên giÃy m¿u in sẵn (khổ A5)

- Kiểu trình bày Vn bÁn hành chính đ°āc trình bày theo chiều dài cąa trang giÃy khổ A4 (đánh h°ßng bÁn in theo chiều dài)

Tr°áng hāp nái dung vn bÁn có các bÁng, biểu nh°ng không đ°āc làm thành các phă lăc riêng thì vn bÁn có thể đ°āc trình bày theo chiều ráng cąa trang giÃy (đánh h°ßng bÁn in theo chiều ráng)

- Đánh lề trang vn bÁn (đçi vßi khổ giÃy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề d°ßi: cách mép d°ßi từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phÁi: cách mép phÁi từ 15 - 20 mm - Đánh sç trang: Sç trang đ°āc trình bày t¿i góc phÁi ã cuçi trang giÃy b¿ng chữ sç À-rÁp, cÿ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh sç trang thứ nhÃt, sç trang

phă lăc đ°āc đánh sç riêng theo từng phă lăc

- Vá trí trình bày các thành ph¿n thể thức vn bÁn trên mát trang giÃy khổ A4 đ°āc thực hián theo s¡ đồ bç trí các thành ph¿n thể thức vn bÁn kèm theo Thông t° sç 01/2011 (Phă lăc II) Vá trí trình bày các thành ph¿n thể thức vn bÁn trên mát trang giÃy khổ A5 đ°āc áp dăng t°¡ng tự theo s¡ đồ t¿i Phă lăc trên

- Quác hiáu

Quçc hiáu ghi trên vn bÁn bao gồm 2 dòng chữ:

<CÞNG HÒA XÃ HÞI CHĂ NGH)A VIàT NAM= và <Đßc lÁp - Tā do - H¿nh phúc=

Quçc hiáu đ°āc trình bày t¿i ô sç 1; chiếm khoÁng 1/2 trang giÃy theo chiều ngang, ã phía trên, bên phÁi

Dòng thứ nhÃt: <CÞNG HÒA Xà HÞI CHĂ NGH)A VIàT NAM= đ°āc trình bày b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đÁm;

Dòng thứ hai: <Đßc lÁp - Tā do - H¿nh phúc= đ°āc trình bày b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhÃt cÿ chữ 12, thì dòng thứ hai cÿ chữ 13; nếu dòng thứ nhÃt cÿ chữ 13, thì dòng thứ hai cÿ chữ 14), kiểu chữ đứng, đÁm; đ°āc đ¿t canh giữa d°ßi dòng thứ nhÃt; chữ cái đ¿u cąa các căm từ đ°āc viết hoa, giữa các căm từ có g¿ch nçi, có cách chữ; phía d°ßi có đ°áng kẻ ngang, nét liền, có đá dài b¿ng đá dài cąa dòng chữ (sử dăng lánh Draw, không dùng lánh Underline), că thể:

CÞNG HÒA XÃ HÞI CHĂ NGH)A VIàT NAM

Đßc lÁp - Tā do - H¿nh phúc

Hai dòng chữ trên đ°āc trình bày cách nhau dòng đ¡n

- Tên c¢ quan, tå chąc ban hành vn bÁn

Đçi vßi các Bá, c¡ quan ngang Bá, c¡ quan thuác Chính phą; Vn phòng Quçc hái; Hái đồng dân tác, các Ąy ban cąa Quçc hái ho¿c Hái đồng nhân dân và Ąy ban nhân dân các cÃp; Đoàn Đ¿i biểu Quçc hái tßnh, thành phç trực thuác Trung °¡ng; TÁp đoàn Kinh tế nhà n°ßc, Tổng công ty 91 không ghi c¡ quan chą quÁn

Tên c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn bao gồm tên cąa c¡ quan, tổ chức chą quÁn trực tiếp (nếu có) (đçi vßi các tổ chức kinh tế có thể là công ty mÁ) và tên cąa c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn

a) Tên cąa c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn phÁi đ°āc ghi đ¿y đą ho¿c đ°āc viết tắt theo quy đánh t¿i vn bÁn thành lÁp, quy đánh chức nng nhiám vă, quyền h¿n và c¡ cÃu tổ chức bá máy, phê chuÁn, cÃp giÃy phép ho¿t đáng ho¿c công nhÁn t° cách pháp nhân cąa c¡ quan, tổ chức có thÁm quyền, ví dă:

BÞ GIAO THÔNG VÀN TÀI TÀP ĐOÀN ĐIàN LĀC VIàT NAM HÞI ĐâNG NHÂN DÂN

TâNH NGHà AN TĂY BAN NHÂN DÂN âNH THÁI NGUYÊN

b) Tên cąa c¡ quan, tổ chức chą quÁn trực tiếp có thể viết tắt những căm từ thông dăng nh° Ąy ban nhân dân (UBND), Hái đồng nhân dân (HĐND)

Tên c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn trình bày b¿ng chữ in hoa, cùng cÿ chữ nh° cÿ chữ cąa Quçc hiáu, kiểu chữ đứng, đÁm, đ°āc đ¿t canh giữa d°ßi tên c¡ quan, tổ chức chą quÁn; phía d°ßi có đ°áng kẻ ngang, nét liền, có đá dài b¿ng từ 1/3 đến 1/2 đá dài cąa dòng chữ và đ¿t cân đçi so vßi dòng chữ Tr°áng hāp tên c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dă:

b) Ký hiáu cąa vn bÁn - Ký hiáu cąa vn bÁn có tên lo¿i bao gồm chữ viết tắt tên lo¿i vn bÁn theo bÁng chữ viết tắt tên lo¿i vn bÁn và bÁn sao kèm theo Thông t° này (Phă lăc I) và chữ viết tắt tên c¡ quan, tổ chức ho¿c chức danh nhà n°ßc (áp dăng đçi vßi chức danh Chą tách n°ßc và Thą t°ßng Chính phą) ban hành vn bÁn, ví dă:

Nghá quyết cąa Chính phą ban hành đ°āc ghi nh° sau: Sç: &/NQ-CP Chß thá cąa Thą t°ßng Chính phą ban hành đ°āc ghi nh° sau: Sç: &/CT-TTg Quyết đánh cąa Th°áng trực Hái đồng nhân dân ban hành đ°āc ghi nh° sau: Sç: &/QĐ-HĐND

Báo cáo cąa các ban cąa Hái đồng nhân dân đ°āc ghi nh° sau: Sç &/BC-HĐND - Ký hiáu cąa công vn bao gồm chữ viết tắt tên c¡ quan, tổ chức ho¿c chức danh nhà n°ßc ban hành công vn và chữ viết tắt tên đ¡n vá (vă, phòng, ban, bá phÁn) so¿n thÁo ho¿c chą trì so¿n thÁo công vn đó (nếu có), ví dă:

+ Công vn cąa Chính phą do Vă Hành chính Vn phòng Chính phą so¿n thÁo: Sç: &/CP-HC

+ Công vn cąa Bá Nái vă do Vă Tổ chức Cán bá Bá Nái vă so¿n thÁo:

Sç: &/BNV-TCCB + Công vn cąa Hái đồng nhân dân tßnh do Ban Kinh tế Ngân sách so¿n thÁo: Sç: &./HĐND-KTNS

+ Công vn cąa Ąy ban nhân dân tßnh do tổ chuyên viên (ho¿c th° ký) theo dõi lĩnh vực vn hóa - xã hái so¿n thÁo: Sç: &/UBND-VX

+ Công vn cąa Sã Nái vă tßnh do Vn phòng Sã so¿n thÁo: Sç: &/SNV-VP Tr°áng hāp các Hái đồng, các Ban t° vÃn cąa c¡ quan đ°āc sử dăng con dÃu cąa c¡ quan để ban hành vn bÁn và Hái đồng, Ban đ°āc ghi là <c¡ quan= ban hành vn bÁn thì phÁi lÃy sç cąa Hái đồng, Ban, ví dă Quyết đánh sç 01 cąa Hái đồng thi tuyển công chức Bá Nái vă đ°āc trình bày nh° sau:

Chữ viết tắt tên c¡ quan, tổ chức và các đ¡n vá trong mßi c¡ quan, tổ chức ho¿c lĩnh vực (đçi vßi UBND cÃp huyán, cÃp xã) do c¡ quan, tổ chức quy đánh că thể, bÁo đÁm ngắn gãn, dß hiểu

Sç, ký hiáu cąa vn bÁn đ°āc trình bày t¿i ô sç 3, đ°āc đ¿t canh giữa d°ßi tên c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn

Từ <Sç= đ°āc trình bày b¿ng chữ in th°áng, ký hiáu b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ <Sç= có dÃu hai chÃm; vßi những sç nhå h¡n 10 phÁi ghi thêm sç 0 phía tr°ßc; giữa sç và ký hiáu vn bÁn có dÃu g¿ch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiáu vn bÁn có dÃu g¿ch nçi (-) không cách chữ, ví dă:

Sç: 15/QĐ-HĐND (Quyết đánh cąa Th°áng trực Hái đồng nhân dân); Sç: 19/HĐND-KTNS (Công vn cąa Th°áng trực Hái đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân sách so¿n thÁo);

Sç: 23/BC-BNV (Báo cáo cąa Bá Nái vă); Sç: 234/SYT-VP (Công vn cąa Sã Y tế do Vn phòng so¿n thÁo)

- Quy tắc thể hiện phần số và ký hiệu văn bản:

+ Đối với văn bản cá biệt, hành chính thông thường (văn bản có tên loại)

Sç:&&./Chữ viết tắt tên lo¿i vn bÁn-Chữ viết tắt tên c¡ quan ban hành

Ví dă : quyết đánh khen th°ãng sç 10 cąa tr°áng Đ¿i hãc A Sç: 10/QĐ-ĐHA

+ Đối với văn bản hành chính thông thường (văn bản không có tên loại :

Sç:&./Chữ viết tắt tên c¡ quan ban hành-Chữ viết tắt tên đ¡n vá so¿n thÁo Ví dă: Công vn cąa Căc QuÁn lý nhà trực thuác Bá Xây dựng so¿n thÁo Sç: 01/BXD-QLN

+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật :

Sç: /Nm ban hành/Chữ viết tắt tên lo¿i vn bÁn – viết tắt tên c¡ quan ban hành Ví dă: Nghá đánh sç 48 ban hành nm 2010 cąa Chính Phą

Sç: 48/2010/NĐ-CP

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Đáa danh ghi trên vn bÁn là tên gãi chính thức cąa đ¡n vá hành chính (tên riêng cąa tßnh, thành phç trực thuác Trung °¡ng; huyán, quÁn, thá xã, thành phç thuác tßnh; xã, ph°áng, thá trÃn) n¡i c¡ quan, tổ chức đóng tră sã; đçi vßi những đ¡n vá hành chính đ°āc đ¿t tên theo tên ng°ái, b¿ng chữ sç ho¿c sự kián lách sử thì phÁi ghi tên gãi đ¿y đą cąa đ¡n vá hành chính đó, că thể nh° sau:

- Đáa danh ghi trên vn bÁn cąa các c¡ quan, tổ chức Trung °¡ng là tên cąa tßnh, thành phç trực thuác Trung °¡ng n¡i c¡ quan, tổ chức đóng tră sã, ví dă:

Vn bÁn cąa Bá Công Th°¡ng, cąa Công ty Đián lực 1 thuác TÁp đoàn Đián lực Viát Nam (có tră sã t¿i thành phç Hà Nái): Hà Nội,

Vn bÁn cąa Tr°áng Cao đÁng QuÁn trá kinh doanh thuác Bá Tài chính (có tră sã t¿i thá trÃn Nh° Quỳnh, huyán Mā Vn, tßnh H°ng Yên): Hưng Yên,

Vn bÁn cąa Vián HÁi d°¡ng hãc thuác Vián Khoa hãc và Công nghá Viát Nam (có tră sã t¿i thành phç Nha Trang, tßnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Vn bÁn cąa Căc Thuế tßnh Bình D°¡ng thuác Tổng căc Thuế (có tră sã t¿i thá xã Thą D¿u Mát, tßnh Bình D°¡ng): Bình Dương,

- Đáa danh ghi trên vn bÁn cąa các c¡ quan, tổ chức cÃp tßnh: Đçi vßi các thành phç trực thuác Trung °¡ng: là tên cąa thành phç trực thuác Trung °¡ng, ví dă:

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân thành phç Hà Nái và cąa các sã, ban, ngành thuác thành phç: Hà Nội, cąa Ąy ban nhân dân thành phç Hồ Chí Minh và cąa các sã, ban, ngành

thuác thành phç: Thành phố Hồ Chí Minh,

Đçi vßi các tßnh là tên cąa tßnh, ví dă: Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân tßnh HÁi D°¡ng và cąa các sã, ban, ngành thuác tßnh (có tră sã t¿i thành phç HÁi D°¡ng, tßnh HÁi D°¡ng): Hải Dương, cąa Ąy ban nhân dân

tßnh QuÁng Ninh và cąa các sã, ban, ngành thuác tßnh (có tră sã t¿i thành phç H¿ Long, tßnh QuÁng Ninh): Quảng Ninh, cąa Ąy ban nhân dân tßnh Lâm Đồng và cąa các sã, ban,

ngành thuác tßnh (có tră sã t¿i thành phç Đà L¿t, tßnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

Tr°áng hāp đáa danh ghi trên vn bÁn cąa c¡ quan thành phç thuác tßnh mà tên thành phç trùng vßi tên tßnh thì ghi thêm hai chữ thành phç (TP.), ví dă:

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân thành phç Hà Tĩnh (tßnh Hà Tĩnh) và cąa các phòng, ban thuác thành phç: TP Hà Tĩnh,

- Đáa danh ghi trên vn bÁn cąa các c¡ quan, tổ chức cÃp huyán là tên cąa huyán, quÁn, thá xã, thành phç thuác tßnh, ví dă:

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân huyán Sóc S¡n (thành phç Hà Nái) và cąa các phòng, ban thuác huyán: Sóc Sơn,

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân quÁn Gò VÃp (thành phç Hồ Chí Minh), cąa các phòng, ban thuác quÁn: Gò Vấp,

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân thá xã Bà Ráa (tßnh Bà Ráa-Vũng Tàu) và cąa các phòng, ban thuác thá xã: Bà Rịa,

- Đáa danh ghi trên vn bÁn cąa Hái đồng nhân dân, Ąy ban nhân dân và cąa các tổ chức cÃp xã là tên cąa xã, ph°áng, thá trÃn đó, ví dă:

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân xã Kim Liên (huyán Nam Đàn, tßnh Nghá An): Kim

Liên,

Vn bÁn cąa Ąy ban nhân dân ph°áng Đián Biên Phą (quÁn Ba Đình, TP Hà Nái):

Phường Điện Biên Phủ,

- Đáa danh ghi trên vn bÁn cąa các c¡ quan, tổ chức và đ¡n vá vũ trang nhân dân thuác ph¿m vi quÁn lý cąa Bá Công an, Bá Quçc phòng đ°āc thực hián theo quy đánh cąa pháp luÁt và quy đánh că thể cąa Bá Công an, Bá Quçc phòng

b) Ngày, tháng, nm ban hành vn bÁn Ngày, tháng, nm ban hành vn bÁn là ngày, tháng, nm vn bÁn đ°āc ban hành Ngày, tháng, nm ban hành vn bÁn phÁi đ°āc viết đ¿y đą; các sç chß ngày, tháng, nm dùng chữ sç À-rÁp; đçi vßi những sç chß ngày nhå h¡n 10 và tháng 1, 2 phÁi ghi thêm sç 0 ã tr°ßc, că thể:

Đáa danh và ngày, tháng, nm ban hành vn bÁn đ°āc trình bày trên cùng mát dòng vßi sç, ký hiáu vn bÁn, t¿i ô sç 4, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đ¿u cąa đáa danh phÁi viết hoa; sau đáa danh có dÃu phÁy; đáa danh và ngày, tháng, nm đ°āc đ¿t canh giữa d°ßi Quçc hiáu

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên lo¿i vn bÁn là tên cąa từng lo¿i vn bÁn do c¡ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành vn bÁn đều phÁi ghi tên lo¿i, trừ công vn

Trích yếu nái dung cąa vn bÁn là mát câu ngắn gãn ho¿c mát căm từ phÁn ánh khái quát nái dung chą yếu cąa vn bÁn

Tên lo¿i và trích yếu nái dung cąa các lo¿i vn bÁn có ghi tên lo¿i đ°āc trình bày t¿i ô sç 5a; tên lo¿i vn bÁn (nghá quyết, quyết đánh, kế ho¿ch, báo cáo, tá trình và các lo¿i vn bÁn khác) đ°āc đ¿t canh giữa b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ 14, kiểu chữ đứng, đÁm; trích yếu nái dung vn bÁn đ°āc đ¿t canh giữa, ngay d°ßi tên lo¿i vn bÁn, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ 14, kiểu chữ đứng, đÁm; bên d°ßi trích yếu có đ°áng kẻ ngang, nét liền, có đá dài b¿ng từ 1/3 đến 1/2 đá dài cąa dòng chữ và đ¿t cân đçi so vßi dòng chữ, ví dă:

QUY¾T ĐÞNH VÁ viác điÁu đßng cán bß

Trích yếu nái dung công vn đ°āc trình bày t¿i ô sç 5b, sau chữ <V/v= b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đ°āc đ¿t canh giữa d°ßi sç và ký hiáu vn bÁn, cách dòng 6pt vßi sç và ký hiáu vn bÁn, ví dă:

Sç: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế ho¿ch kiểm tra công tác

vn th°, l°u trữ nm 2009

- Nội dung văn bản

a) Nái dung vn bÁn là thành ph¿n chą yếu cąa vn bÁn Nái dung vn bÁn phÁi bÁo đÁm những yêu c¿u c¡ bÁn sau: - Phù hāp vßi hình thức vn bÁn đ°āc sử dăng;

- Phù hāp vßi đ°áng lçi, chą tr°¡ng, chính sách cąa ĐÁng; phù hāp vßi quy đánh cąa pháp luÁt;

- Đ°āc trình bày ngắn gãn, rõ ràng, chính xác; - Sử dăng ngôn ngữ viết, cách dißn đ¿t đ¡n giÁn, dß hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Viát Nam phổ thông (không dùng từ ngữ đáa ph°¡ng và từ ngữ n°ßc ngoài nếu không thực sự c¿n thiết) Đçi vßi thuÁt ngữ chuyên môn c¿n xác đánh rõ nái dung thì phÁi đ°āc giÁi thích trong vn bÁn;

- Chß đ°āc viết tắt những từ, căm từ thông dăng, những từ thuác ngôn ngữ tiếng Viát dß hiểu Đçi vßi những từ, căm từ đ°āc sử dăng nhiều l¿n trong vn bÁn thì có thể viết tắt, nh°ng các chữ viết tắt l¿n đ¿u cąa từ, căm từ phÁi đ°āc đ¿t trong dÃu ngo¿c đ¡n ngay sau từ, căm từ đó;

- Khi vián d¿n l¿n đ¿u vn bÁn có liên quan, phÁi ghi đ¿y đą tên lo¿i, sç, ký hiáu vn bÁn, ngày, tháng, nm ban hành vn bÁn, tên c¡ quan, tổ chức ban hành vn bÁn, trích yếu nái dung vn bÁn (đçi vßi luÁt và pháp lánh chß ghi tên lo¿i và tên cąa luÁt, pháp lánh), ví dă: <& đ°āc quy đánh t¿i Nghá đánh sç 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 nm 2004 cąa Chính phą về công tác vn th°=; trong các l¿n vián d¿n tiếp theo, chß ghi tên lo¿i và sç, ký hiáu cąa vn bÁn đó;

- Viết hoa trong vn bÁn hành chính đ°āc thực hián theo Phă lăc VI - Quy đánh viết hoa trong vn bÁn hành chính

b) Bç căc cąa vn bÁn Tùy theo thể lo¿i và nái dung, vn bÁn có thể có ph¿n cn cứ pháp lý để ban hành, ph¿n mã đ¿u và có thể đ°āc bç căc theo ph¿n, ch°¡ng, măc, điều, khoÁn, điểm ho¿c đ°āc phân chia thành các ph¿n, măc từ lßn đến nhå theo mát trình tự nhÃt đánh, că thể:

- Nghá quyết (cá biát): theo điều, khoÁn, điểm ho¿c theo khoÁn, điểm; - Quyết đánh (cá biát): theo điều, khoÁn, điểm; các quy chế (quy đánh) ban hành kèm theo quyết đánh: theo ch°¡ng, măc, điều, khoÁn, điểm;

- Chß thá (cá biát): theo khoÁn, điểm; - Các hình thức vn bÁn hành chính khác: theo ph¿n, măc, khoÁn, điểm ho¿c theo khoÁn, điểm

Đçi vßi các hình thức vn bÁn đ°āc bç căc theo ph¿n, ch°¡ng, măc, điều thì ph¿n, ch°¡ng, măc, điều phÁi có tiêu đề

Nái dung vn bÁn đ°āc trình bày t¿i ô sç 6 Ph¿n nái dung (bÁn vn) đ°āc trình bày b¿ng chữ in th°áng (đ°āc dàn đều cÁ hai

lề), kiểu chữ đứng; cÿ chữ từ 13 đến 14 (ph¿n lái vn trong mát vn bÁn phÁi dùng cùng mát cÿ chữ); khi xuçng dòng, chữ đ¿u dòng phÁi phÁi lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoÁng cách giữa các đo¿n vn (paragraph) đ¿t tçi thiểu là 6pt; khoÁng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chãn tçi thiểu từ cách dòng đ¡n (single line spacing) ho¿c từ 15pt (exactly line spacing) trã lên; khoÁng cách tçi đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đçi vßi những vn bÁn có ph¿n cn cứ pháp lý để ban hành thì sau mßi cn cứ phÁi xuçng dòng, cuçi dòng có dÃu <chÃm phÁy=, riêng cn cứ cuçi cùng kết thúc b¿ng dÃu <phÁy=

Tr°áng hāp nái dung vn bÁn đ°āc bç căc theo ph¿n, ch°¡ng, măc, điều, khoÁn, điểm thì trình bày nh° sau:

- Ph¿n, ch°¡ng: Từ <Ph¿n=, <Ch°¡ng= và sç thứ tự cąa ph¿n, ch°¡ng đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, canh giữa, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm Sç thứ tự cąa ph¿n, ch°¡ng dùng chữ sç La Mã Tiêu đề (tên) cąa ph¿n, ch°¡ng đ°āc trình bày ngay d°ßi, canh giữa, b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm;

- Măc: Từ <Măc= và sç thứ tự cąa măc đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, canh giữa, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm Sç thứ tự cąa măc dùng chữ sç À - rÁp Tiêu đề cąa măc đ°āc trình bày ngay d°ßi, canh giữa, b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đÁm;

- Điều: Từ <Điều=, sç thứ tự và tiêu đề cąa điều đ°āc trình bày b¿ng chữ in th°áng, cách lề trái 1 default tab, sç thứ tự cąa điều dùng chữ sç À-rÁp, sau sç thứ tự có dÃu chÃm; cÿ chữ b¿ng cÿ chữ cąa ph¿n lái vn (13-14), kiểu chữ đứng, đÁm;

- KhoÁn: Sç thứ tự các khoÁn trong mßi măc dùng chữ sç À-rÁp, sau sç thứ tự có dÃu chÃm, cÿ chữ sç b¿ng cÿ chữ cąa ph¿n lái vn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoÁn có tiêu đề, sç thứ tự và tiêu đề cąa khoÁn đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ b¿ng cÿ chữ cąa ph¿n lái vn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mßi khoÁn dùng các chữ cái tiếng Viát theo thứ tự abc, sau có dÃu đóng ngo¿c đ¡n, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ b¿ng cÿ chữ cąa ph¿n lái vn (13-14), kiểu chữ đứng

Tr°áng hāp nái dung vn bÁn đ°āc phân chia thành các ph¿n, măc, khoÁn, điểm thì trình bày nh° sau:

- Ph¿n (nếu có): Từ <Ph¿n= và sç thứ tự cąa ph¿n đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, canh giữa, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm; sç thứ tự cąa ph¿n dùng chữ sç La Mã Tiêu đề cąa ph¿n đ°āc trình bày ngay d°ßi, canh giữa, b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm;

- Măc: Sç thứ tự các măc dùng chữ sç La Mã, sau có dÃu chÃm và đ°āc trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề cąa măc đ°āc trình bày cùng mát hàng vßi sç thứ tự, b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm;

- KhoÁn: Sç thứ tự các khoÁn trong mßi măc dùng chữ sç À-rÁp, sau sç thứ tự có

dÃu chÃm, cÿ chữ sç b¿ng cÿ chữ cąa ph¿n lái vn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoÁn có tiêu đề, sç thứ tự và tiêu đề cąa khoÁn đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ b¿ng cÿ chữ cąa ph¿n lái vn (13-14), kiểu chữ đứng, đÁm;

- Điểm trình bày nh° tr°áng hāp nái dung vn bÁn đ°āc bç căc theo ph¿n, ch°¡ng, măc, điều, khoÁn, điểm

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Viác ghi quyền h¿n cąa ng°ái ký đ°āc thực hián nh° sau: - Tr°áng hāp ký thay m¿t tÁp thể thì phÁi ghi chữ viết tắt <TM.= (thay m¿t) vào tr°ßc tên tÁp thể lãnh đ¿o ho¿c tên c¡ quan, tổ chức, ví dă:

- Tr°áng hāp ký thay ng°ái đứng đ¿u c¡ quan, tổ chức thì phÁi ghi chữ viết tắt <KT.= (ký thay) vào tr°ßc chức vă cąa ng°ái đứng đ¿u, ví dă:

KT CHĂ TÞCH PHÓ CHĂ TÞCH

KT BÞ TR¯äNG THĄ TR¯äNG

Tr°áng hāp cÃp phó đ°āc giao phă trách thì thực hián nh° cÃp phó ký thay cÃp tr°ãng;

- Tr°áng hāp ký thừa lánh thì phÁi ghi chữ viết tắt <TL.= (thừa lánh) vào tr°ßc chức vă cąa ng°ái đứng đ¿u c¡ quan, tổ chức, ví dă:

TL BÞ TR¯äNG VĀ TR¯äNG VĀ Tä CHĄC CÁN BÞ

TL CHĂ TÞCH CHÁNH VN PHÒNG

- Tr°áng hāp ký thừa ąy quyền thì phÁi ghi chữ viết tắt <TUQ.= (thừa ąy quyền) vào tr°ßc chức vă cąa ng°ái đứng đ¿u c¡ quan, tổ chức, ví dă:

TUQ GIÁM ĐàC TR¯äNG PHÒNG Tä CHĄC CÁN BÞ

b) Chức vă cąa ng°ái ký Chức vă ghi trên vn bÁn là chức vă lãnh đ¿o chính thức cąa ng°ái ký vn bÁn trong c¡ quan, tổ chức; chß ghi chức vă nh° Bá tr°ãng (Bá tr°ãng, Chą nhiám), Thứ tr°ãng, Chą tách, Phó Chą tách, Giám đçc, Phó Giám đçc, Q Giám đçc (Quyền Giám đçc) v.v&, không ghi những chức vă mà Nhà n°ßc không quy đánh nh°: cÃp phó th°áng trực, cÃp phó phă trách, v.v&; không ghi l¿i tên c¡ quan, tổ chức, trừ các vn bÁn liên tách, vn bÁn do hai hay nhiều c¡ quan, tổ chức ban hành; viác ký thừa lánh, ký thừa ąy quyền do các c¡ quan, tổ chức quy đánh că thể b¿ng vn bÁn

Chức danh ghi trên vn bÁn do các tổ chức t° vÃn (không thuác c¡ cÃu tổ chức cąa c¡ quan đ°āc quy đánh t¿i quyết đánh thành lÁp; quyết đánh quy đánh chức nng, nhiám vă, c¡ cÃu tổ chức cąa c¡ quan) ban hành là chức danh lãnh đ¿o cąa ng°ái ký vn bÁn trong ban ho¿c hái đồng Đçi vßi những ban, hái đồng không đ°āc phép sử dăng con dÃu cąa c¡ quan, tổ chức thì chß ghi chức danh cąa ng°ái ký vn bÁn trong ban ho¿c hái đồng, không đ°āc ghi chức vă trong c¡ quan, tổ chức

Chức vă (Chức danh) cąa ng°ái ký vn bÁn do hái đồng ho¿c ban chß đ¿o cąa Nhà n°ßc ban hành mà lãnh đ¿o Bá Xây dựng làm Tr°ãng ban ho¿c Phó Tr°ãng ban, Chą tách

ho¿c Phó Chą tách Hái đồng đ°āc ghi nh° sau, ví dă:

TM HÞI ĐâNG CHĂ TÞCH

BÞ TR¯äNG BÞ XÂY DĀNG

Nguyßn Vn A

KT TR¯äNG BAN PHÓ TR¯äNG BAN

THĄ TR¯äNG BÞ XÂY DĀNG

TrÁn Vn B

Chức vă (Chức danh) cąa ng°ái ký vn bÁn do hái đồng ho¿c ban cąa Bá Xây dựng ban hành mà Thứ tr°ãng Bá Xây dựng làm Chą tách Hái đồng ho¿c Tr°ãng ban, lãnh đ¿o các Căc, Vă thuác Bá Xây dựng làm Phó Chą tách Hái đồng ho¿c Phó Tr°ãng ban đ°āc ghi nh° sau, ví dă:

TM HÞI ĐâNG CHĂ TÞCH

THĄ TR¯äNG TrÁn Vn B

KT TR¯äNG BAN PHÓ TR¯äNG BAN

VĀ TR¯äNG VĀ Tä CHĄC CÁN BÞ

Lê Vn C

c) Hã tên bao gồm hã, tên đám (nếu có) và tên cąa ng°ái ký vn bÁn Đçi vßi vn bÁn hành chính, tr°ßc hã tên cąa ng°ái ký, không ghi hãc hàm, hãc vá và các danh hiáu danh dự khác Đçi vßi vn bÁn giao dách; vn bÁn cąa các tổ chức sự nghiáp giáo dăc, y tế, khoa hãc ho¿c lực l°āng vũ trang đ°āc ghi thêm hãc hàm, hãc vá, quân hàm

Quyền h¿n, chức vă cąa ng°ái ký đ°āc trình bày t¿i ô sç 7a; chức vă khác cąa ng°ái ký đ°āc trình bày t¿i ô sç 7b; các chữ viết tắt quyền h¿n nh°: <TM.=, <KT.=, <TL.=, <TUQ.= ho¿c quyền h¿n và chức vă cąa ng°ái ký đ°āc trình bày chữ in hoa, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm

Hã tên cąa ng°ái ký vn bÁn đ°āc trình bày t¿i ô sç 7b; b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm, đ°āc đ¿t canh giữa so vßi quyền h¿n, chức vă cąa ng°ái ký

Chữ ký cąa ng°ái có thÁm quyền đ°āc trình bày t¿i ô sç 7c

- Dấu của cơ quan, tổ chức

Viác đóng dÃu trên vn bÁn đ°āc thực hián theo quy đánh t¿i KhoÁn 2 và KhoÁn 3 Điều 26 Nghá đánh sç 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 nm 2004 cąa Chính phą về công tác vn th° và quy đánh cąa pháp luÁt có liên quan; viác đóng dÃu giáp lai đçi vßi vn bÁn, tài liáu chuyên ngành và phă lăc kèm theo đ°āc thực hián theo quy đánh t¿i KhoÁn 4 Điều 26 Nghá đánh sç 110/2004/NĐ-CP

DÃu cąa c¡ quan, tổ chức đ°āc trình bày t¿i ô sç 8; dÃu giáp lai đ°āc đóng vào khoÁng giữa mép phÁi cąa vn bÁn ho¿c phă lăc vn bÁn, trùm lên mát ph¿n các tá giÃy; mßi dÃu đóng tçi đa 05 trang vn bÁn

- Nơi nhận

N¡i nhÁn xác đánh những c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá và cá nhân nhÁn vn bÁn và có trách nhiám nh° để xem xét, giÁi quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công viác; để biết và để l°u

N¡i nhÁn phÁi đ°āc xác đánh că thể trong vn bÁn Cn cứ quy đánh cąa pháp luÁt; cn cứ chức nng, nhiám vă, quyền h¿n cąa c¡ quan, tổ chức và quan há công tác; cn cứ yêu c¿u giÁi quyết công viác, đ¡n vá ho¿c cá nhân so¿n thÁo ho¿c chą trì so¿n thÁo có trách nhiám đề xuÃt những c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá và cá nhân nhÁn vn bÁn trình ng°ái ký vn bÁn quyết đánh

Đçi vßi vn bÁn chß gửi cho mát sç đçi t°āng că thể thì phÁi ghi tên từng c¡ quan, tổ chức, cá nhân nhÁn vn bÁn; đçi vßi vn bÁn đ°āc gửi cho mát ho¿c mát sç nhóm đçi t°āng nhÃt đánh thì n¡i nhÁn đ°āc ghi chung, ví dă:

- Các Bá, c¡ quan ngang Bá, c¡ quan thuác Chính phą; - Ąy ban nhân dân các tßnh, thành phç trực thuác Trung °¡ng; Đçi vßi những vn bÁn có ghi tên lo¿i, n¡i nhÁn bao gồm từ <N¡i nhÁn= và ph¿n liát kê các c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá và cá nhân nhÁn vn bÁn

Đçi vßi công vn hành chính, n¡i nhÁn bao gồm hai ph¿n: - Ph¿n thứ nhÃt bao gồm từ <Kính gửi=, sau đó là tên các c¡ quan, tổ chức ho¿c đ¡n vá, cá nhân trực tiếp giÁi quyết công viác;

- Ph¿n thứ hai bao gồm từ <N¡i nhÁn=, phía d°ßi là từ <Nh° trên=, tiếp theo là tên các c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá và cá nhân có liên quan khác nhÁn vn bÁn

N¡i nhÁn đ°āc trình bày t¿i ô sç 9a và 9b Ph¿n n¡i nhÁn t¿i ô sç 9a đ°āc trình bày nh° sau: - Từ <Kính gửi= và tên các c¡ quan, tổ chức ho¿c cá nhân nhÁn vn bÁn đ°āc trình bày b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ <Kính gửi= có dÃu hai chÃm; nếu công vn gửi cho mát c¡ quan, tổ chức ho¿c mát cá nhân thì từ <Kính gửi= và tên c¡ quan, tổ chức ho¿c cá nhân đ°āc trình bày trên cùng mát dòng; tr°áng hāp công vn gửi cho hai c¡ quan, tổ chức ho¿c cá nhân trã lên thì xuçng dòng; tên mßi c¡ quan, tổ chức, cá nhân ho¿c mßi nhóm c¡ quan, tổ chức, cá nhân đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, đ¿u dòng có g¿ch đ¿u dòng, cuçi dòng có dÃu chÃm phÁy, cuçi dòng cuçi cùng có dÃu chÃm; các g¿ch đ¿u dòng đ°āc trình bày thÁng hàng vßi nhau d°ßi dÃu hai chÃm

Ph¿n n¡i nhÁn t¿i ô sç 9b (áp dăng chung đçi vßi công vn hành chính và các lo¿i vn bÁn khác) đ°āc trình bày nh° sau:

- Từ <N¡i nhÁn= đ°āc trình bày trên mát dòng riêng (ngang hàng vßi dòng chữ <quyền h¿n, chức vă cąa ng°ái ký= và sát lề trái), sau có dÃu hai chÃm, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đÁm;

- Ph¿n liát kê các c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá và cá nhân nhÁn vn bÁn đ°āc trình bày b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mßi c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá và cá nhân ho¿c mßi nhóm c¡ quan, tổ chức, đ¡n vá nhÁn vn bÁn đ°āc trình bày trên mát dòng riêng, đ¿u dòng có g¿ch đ¿u dòng sát lề trái, cuçi dòng có dÃu chÃm phÁu; riêng dòng cuçi cùng

bao gồm chữ <L°u= sau có dÃu hai chÃm, tiếp theo là chữ viết tắt <VT= (Vn th° c¡ quan, tổ chức), dÃu phÁy, chữ viết tắt tên đ¡n vá (ho¿c bá phÁn) so¿n thÁo vn bÁn và sç l°āng bÁn l°u (chß trong tr°áng hāp c¿n thiết), cuçi cùng là dÃu chÃm

- Các thành phần khác

a) DÃu chß mức đá mÁt Viác xác đánh và đóng dÃu đá mÁt (tuyát mÁt, tçi mÁt ho¿c mÁt), dÃu thu hồi đçi vßi vn bÁn có nái dung bí mÁt nhà n°ßc đ°āc thực hián theo quy đánh t¿i Điều 5, 6, 7, 8 cąa Pháp lánh BÁo vá bí mÁt nhà n°ßc nm 2000

Con dÃu các đá mÁt (TUYàT MÀT, TæI MÀT ho¿c MÀT) và dÃu thu hồi đ°āc khắc sẵn theo quy đánh t¿i Măc 2 Thông t° sç 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 nm 2002 h°ßng d¿n thực hián Nghá đánh sç 33/2002/NĐ-CP cąa Chính phą quy đánh chi tiết thi hành Pháp lánh BÁo vá bí mÁt nhà n°ßc nm 2000 DÃu đá mÁt đ°āc đóng vào ô sç 10a, dÃu thu hồi đ°āc đóng vào ô sç 11

b) DÃu chß mức đá khÁn Tùy theo mức đá c¿n đ°āc chuyển phát nhanh, vn bÁn đ°āc xác đánh đá khÁn theo bçn mức sau: khÁn, th°āng khÁn, håa tçc, håa tçc hÁn giá; khi so¿n thÁo vn bÁn có tính chÃt khÁn, đ¡n vá ho¿c cá nhân so¿n thÁo vn bÁn đề xuÃt mức đá khÁn trình ng°ái ký vn bÁn quyết đánh

Con dÃu các đá khÁn đ°āc khắc sẵn hình chữ nhÁt có kích th°ßc 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ <KHÀN=, <TH¯ĀNG KHÀN=, <HäA TæC= và <HäA TæC HÀN GIà= trình bày b¿ng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm và đ¿t cân đçi trong khung hình chữ nhÁt viền đ¡n DÃu đá khÁn đ°āc đóng vào ô sç 10b Mực để đóng dÃu đá khÁn dùng màu đå t°¡i

c) Đçi vßi những vn bÁn có ph¿m vi, đçi t°āng đ°āc phổ biến, sử dăng h¿n chế, sử dăng các chß d¿n về ph¿m vi l°u hành nh° <TRÀ L¾I SAU KHI HâP (HàI NGHà)=, <XEM XONG TRÀ L¾I=, <L¯U HÀNH NàI Bà=

Các chß d¿n về ph¿m vi l°u hành trình bày t¿i ô sç 11; các căm từ <TRÀ L¾I SAU KHI HâP (HàI NGHà)=, <XEM XONG TRÀ L¾I=, <L¯U HÀNH NàI Bà= trình bày cân đçi trong mát khung hình chữ nhÁt viền đ¡n, b¿ng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cÿ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm

d) Đçi vßi công vn, ngoài các thành ph¿n đ°āc quy đánh có thể bổ sung đáa chß c¡ quan, tổ chức; đáa chß th° đián tử (E-Mail); sç đián tho¿i, sç Telex, sç Fax; đáa chß trang thông tin đián tử (Website)

Các thành ph¿n này đ°āc trình bày t¿i ô sç 14 trang thứ nhÃt cąa vn bÁn, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, d°ßi mát đ°áng kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang cąa vùng trình bày vn bÁn

đ) Đçi vßi những vn bÁn c¿n đ°āc quÁn lý ch¿t chẽ về sç l°āng bÁn phát hành phÁi có ký hiáu ng°ái đánh máy và sç l°āng bÁn phát hành

Đ°āc trình bày t¿i ô sç 13; ký hiáu b¿ng chữ in hoa, sç l°āng bÁn b¿ng chữ sç rÁp, cÿ chữ 11, kiểu chữ đứng

À-e) Tr°áng hāp vn bÁn có phă lăc kèm theo thì trong vn bÁn phÁi có chß d¿n về phă lăc đó Phă lăc vn bÁn phÁi có tiêu đề; vn bÁn có từ hai phă lăc trã lên thì các phă lăc phÁi đ°āc đánh sç thứ tự b¿ng chữ sç La Mã

Phă lăc vn bÁn đ°āc trình bày trên các trang riêng; từ <Phă lăc= và sç thứ tự cąa phă lăc đ°āc trình bày thành mát dòng riêng, canh giữa, b¿ng chữ in th°áng, cÿ chữ 14, kiểu chữ đứng, đÁm; tên phă lăc đ°āc trình bày canh giữa, b¿ng chữ in hoa, cÿ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đÁm

g) Vn bÁn có hai trang trã lên thì phÁi đánh sç trang b¿ng chữ sç À-rÁp

S¡ Đâ Bà TRÍ CÁC THÀNH PHÀN THÂ THĄC VN BÀN

(Trên mát trang giÃy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

20-25 mm

1 4 5a

9a 12

9b 13

20-25 mm 20-25 mm