Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản pháp luật (Nghề: Pháp luật Trung cấp) được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Kỹ thuật xây dựng văn bản pháp luật; những yêu cầu cơ bản trong nghiệp vụ xây dựng văn bản; kỹ thuật xây dựng một số văn bản hành chính thông dụng. Mời các bạn cùng tham khảo Đề tài Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Mộc Khải Tuyên được nghiên cứu nhằm giúp công ty TNHH Mộc Khải Tuyên làm rõ được thực trạng công tác quản trị nhân sự trong công ty như thế nào từ đó đề ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tốt hơn trong thời gian tới.
Khái niệm, chức năng và vai trò của văn bản
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu
2 hay ngôn ngữ nhất định nào đó
Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,…) Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế… như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ
Thực tế văn bản là một khái niệm tuy gần gũi nhưng lại rất đa dạng về thể loại Chính vì vậy, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản Bạn đọc có thể hiểu văn bản theo hai nghĩa
Thứ nhất: Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử Theo khái niệm này thì các loại giấy tờ như Thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm,… đều được coi là văn bản Vậy văn bản theo khái niệm trên mang một nghĩa rất rộng mà chỉ mang tính chất chung chung và không thể hiện được nội dung hay thậm chí là chủ đề mà văn bản đó muốn đề cập đến vấn đề gì
Thứ hai: Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội Theo đó, những giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như Quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn,… Hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến nhất b Chức năng của văn bản:
Văn bản được tạo ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng này thì các chức năng khác mới được thực hiện Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, trước khi ban hành văn bản phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chuốt ngôn ngữ để diễn đạt làm cho các thông báo trở thành tin, thông tin chứa trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời
Chức năng này chỉ có ở trong văn bản quản lý nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật), nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ, chính sách Tất cả các điều đó là cơ sở cho các cơ quan nhà nước, cán bộ công chức thực thi công vụ
Chức năng pháp lý của văn bản ở đây cho phép trong trật tự pháp lý của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân Mặt khác, chức năng này làm cơ sở để quản lý bộ máy nhà
3 nước, để xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan trong bộ máy nhà nước
Có thể hiểu chức năng pháp lý của nhà nước như sau:
– Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước về các vấn đề xã hội mà các cơ quan nhà nước với tư cách là cơ quan quản lý các lĩnh vực đấy
– Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình
Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật) là hình thức pháp luật của quản lý (luật là hình thức, quy phạm là nội dung)
– Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý
– Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết định, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá Trong tất cả các khâu nói trên, khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản; trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý
– Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải được ban hành kịp thời
*) Chức năng văn hóa-xã hội:
– Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa
– Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa Lao động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng nhiều bấy nhiêu
Phân biệt Văn bản quy phạm pháp luật với Văn bản hành chính
- Xác lập bằng ngôn ngữ viết;
- Ban hành bởi các chủ thể có thẩm quyền;
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành;
Văn bản hành chính Văn bản QPPL
Chỉ mang tính chất thông tin để giải quyết các công việc cụ thể, trao đổi, ghi chép công việc…
Chứa đựng những quy tắc xử sự chung, có tính bắt buộc, được áp dụng nhiều lần đối với nhiều đối tượng
Thủ tục xây dựng, ban hành
Theo thủ tục nội bộ của cơ quan soạn thảo và ban hành mà không cần tuân theo trình tự, thủ tục luật định Được xây dựng theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Luật Ban hành VBQPPL
Thể thức trình bày Được trình bày theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP Được rình bày theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 và Nghị định 34/2016/NĐ-CP.
Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật
a Hiệu lực áp dụng văn bản quy phạm pháp luật
Hiệu lực của Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) là tính bắt buộc thi hành của văn bản quy phạm pháp luật trong một giai đoạn nhất định, trên một không gian nhất định và đối với những chủ thể pháp luật nhất định (cá nhân, cơ quan, tổ chức)
Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật là mốc thời gian văn bản bắt đầu phát huy hiệu lực và có giá trị ràng buộc lên đối tượng điều chỉnh của nó (trong một phạm vi không gian xác định) Nói cách khác kể từ mốc thời gian này, văn
5 bản quy phạm pháp luật có thể được viện dẫn làm căn cứ pháp lý giải quyết các vụ việc thực tế phát sinh trong đời sống xã hội Thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại điều 151 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi bổ sung năm 2020 gồm
2 Khoản Khoản 1 xác lập nguyên tắc chung cho trường hợp phổ quát trong khi Khoản
2 xác lập nguyên tắc cho trường hợp đặc biệt (văn bản quy phạm pháp luật ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn) Có thể thấy đây là cách xây dựng điều luật kín kẽ, đảm bảo không có một trường hợp ngoại lệ bất quy tắc nào trong việc xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản, từ đó tránh sự tùy tiện của chủ thể ban hành
Về nguyên tắc phổ quát, văn bản quy phạm pháp luật không được phép có hiệu lực pháp lý ngay lập tức mà thời điểm có hiệu lực phải cách thời điểm văn bản đó được thông qua hoặc ký ban hành một khoảng thời gian nhất định được tính bằng ngày Điều này đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức triển khai của các chủ thể hữu quan cũng như tống đạt thông tin đầy đủ đến các cá nhân, tổ chức là đối tượng điều chỉnh trực tiếp của văn bản Nếu như khoảng thời gian “chờ” tối thiểu 45 ngày đối với văn bản quy phạm pháp luật của trung ương được cho là phù hợp và tiếp tục được kế thừa từ khoản 1 Điều 78 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm
2008 (sau đây gọi là Luật 2008) thì việc tính thời điểm có hiệu lực đối với văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương có nhiều điểm đổi mới Thứ nhất, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 đã thống nhất hóa nguyên tắc “thời điểm có hiệu lực của văn bản phải được quy định ngay trong chính văn bản đó” đối với tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật của tất cả các chủ thể
Trước đây, chỉ văn bản quy phạm pháp luật của trung ương (được điều chỉnh theo Luật 2008) mới bắt buộc phải ghi rõ thời điểm có hiệu lực tại văn bản, còn các văn bản quy phạm pháp luật của địa phương (được điều chỉnh theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân năm 2004) thì sẽ theo công thức mặc định để nội suy thời điểm bắt đầu có hiệu lực dựa vào ngày nó được thông qua (nếu là Nghị quyết của Hội đồng nhân dân) hoặc ngày nó được ký ban hành (nếu là Quyết định của Ủy ban nhân dân) Chủ thể có thẩm quyền sẽ chỉ ghi rõ thời điểm có hiệu lực vào trong văn bản nếu muốn văn bản đó có hiệu lực muộn hơn so với công thức mặc định Về điểm này, theo tác giả lối quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 là phù hợp, vừa đảm bảo tinh thần pháp chế, vừa nâng cao trách nhiệm của chủ thể ban hành mà vẫn trao cho họ quyền chủ động nhất định Lấy ví dụ, Nghị quyết của HĐND tỉnh thay vì sẽ có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày thông qua thì nay do HĐND tự quyết định thời điểm có hiệu lực miễn sao không sớm hơn 10 ngày kể từ ngày được ký ban hành Đối với văn bản quy phạm pháp luậtL của cấp huyện và cấp xã, khoảng thời gian trù bị tối thiểu được quy định lại thành một mức duy nhất là 7 ngày thay vì phân biệt như trong Luật 2004 (7 ngày đối với cấp huyện, 5 ngày đối với cấp xã) Đây là điểm hợp lý thứ hai, cách quy định này tạo sự đơn giản hóa trong việc vận dụng và cũng phù hợp với điều kiện thực tế Điểm đổi mới thứ ba cũng được đánh giá là hợp lý và khả thi đó là mốc thời gian “ngày được thông qua” không còn được sử dụng mà Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 thống nhất sử dụng mốc “ngày được ký ban hành” để khống chế thời điểm có hiệu lực đối với văn bản quy phạm pháp luật của địa phương bất kể đó là Nghị quyết của HĐND hay Quyết định của UBND Bên cạnh những điểm sáng nêu trên, quy định tại Khoản 1 Điều 151 vẫn còn tồn tại một vấn đề như sau: Luật chỉ nhắc đến văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước trung ương, vậy văn bản quy phạm
6 pháp luật do các chủ thể là cá nhân có thẩm quyền ở trung ương ban hành thì thời điểm có hiệu lực sẽ được xác định như thế nào? Thông tư của Bộ trưởng, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao hay Quyết định của Tổng kiểm toán nhà nước có cần tuân theo nguyên tắc phổ quát nêu trên không? Tác giả kiến nghị cụm từ “cơ quan nhà nước trung ương” cần được sửa thành “cá nhân, cơ quan nhà nước có phạm vi thẩm quyền ở cấp trung ương”
Về nguyên tắc cho trường hợp đặc biệt, văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn thì có thể có hiệu lực kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành kèm theo một số điều kiện liên quan đến việc công khai văn bản Nguyên tắc này không mới mà đã được ghi nhận từ trong Luật 2008 (việc nới rộng thời hạn phải đăng công báo kể từ khi văn bản được thông qua hoặc ký ban hành từ 2 lên 3 ngày không phải là đổi mới đáng kể) Nếu xét bản thân nội dung của khoản 1 Điều 151 thì quy định này hoàn toàn phù hợp và cần tiếp tục duy trì để tạo sự linh hoạt cho hoạt động lập pháp, lập quy trong những tình huống cần phản ứng nhanh Tuy nhiên, điều đáng bàn nằm ở Điều 146 về các trường hợp văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng, ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn Nhóm trường hợp thứ nhất được quy định tại Khoản 1 gồm:
Trường hợp khẩn cấp theo quy định của pháp luật về tình trạng khẩn cấp;
Trường hợp đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, cháy, nổ;
Trường hợp cấp bách để giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tiễn theo quyết định của Quốc hội
Có tác giả khẳng định rằng quy định này có sự trùng lặp bởi trường hợp (ii) đã nằm trong trường hợp (i) Bên cạnh đó, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 không liệt kê đầy đủ các trường hợp nào được coi là tình trạng khẩn cấp mà viện dẫn đến “pháp luật về tình trạng khẩn cấp”, có thể hiểu đó là Pháp lệnh Tình trạng khẩn cấp năm 2002 (vẫn có hiệu lực đến thời điểm hiện tại) Song Pháp lệnh trên dường như là một văn bản thuộc nhóm bí mật nhà nước khi không thể tra cứu toàn văn trên các cơ sở dữ liệu về hệ thống pháp luật Từ đây nảy sinh một sự nghi ngại về nguy cơ chủ thể ban hành lạm dụng việc xây dựng, ban hành văn bản theo trình tự, thủ tục rút gọn bằng cách gán nó vào một “trường hợp khẩn cấp” mà không thể đối chiếu chính xác rằng có được pháp luật định trước hay không
Về nhóm trường hợp tại Khoản 2, có ý kiến cho rằng sự bổ sung này là hợp lý, bởi văn bản được ban hành để ngưng hiệu lực toàn bộ hoặc một phần của một văn bản quy phạm pháp luật khác trong một thời hạn nhất định bản thân nó không chứa ý tưởng lập pháp mà chỉ xác định lại hiệu lực pháp lý cho một văn bản đang có hiệu lực nên không cần thiết phải trải qua tất cả các thủ tục như quy trình đầy đủ Các văn bản này thường có vòng đời ngắn và mang giá trị điều chỉnh lâm thời nên cần ưu tiên sự kịp thời, nhanh chóng trong khâu ban hành Như vậy về cả mặt thực tiễn lẫn khoa học đều có cơ sở để cho phép ban hành những văn bản thuộc nhóm này theo thủ tục rút gọn Tuy nhiên, Luật hiện hành chưa đề cập đến việc ban hành văn bản theo trình tự, thủ tục rút gọn để kéo dài hiệu lực của một văn bản quy phạm pháp luật lẽ ra sẽ chấm dứt hiệu lực theo một căn cứ khác, đây là tình huống trên thực tế tuy không xảy ra nhiều nhưng sẽ không tránh khỏi Về nhóm trường hợp tại khoản 3, tác giả cho rằng cần mở ra thêm cả khả năng ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo trình tự, thủ
7 tục rút gọn để kịp thời thực hiện các ĐƯQT mà nước ta là thành viên, từ đó giải quyết tốt hơn nhu cầu nội luật hóa các ĐƯQT đang dần trở thành một loại nguồn quan trọng của pháp luật Việt Nam Tác giả kiến nghị sửa đổi theo hướng gộp khoản 2 và khoản 3 Điều 146 lại làm một và bổ sung thêm các khả năng nói trên, có thể nghiên cứu cách diễn đạt như sau: “2 Trường hợp để bãi bỏ toàn bộ hoặc một phần văn bản quy phạm pháp luật đã được thay thế bằng văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc không còn được áp dụng trên thực tế; ngưng hiệu lực toàn bộ hoặc một phần của văn bản quy phạm pháp luật để kịp thời bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân; kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần của văn bản quy phạm pháp luật trong một thời hạn nhất định để giải quyết những vấn đề cấp bách phát sinh trong thực tiễn và trường hợp cần ban hành ngay văn bản để thực hiện điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.” b Nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật
Có thể thấy, áp dụng pháp luật là một quá trình phức tạp, trải qua nhiều bước khác nhau, bắt đầu từ việc phân tích, đánh giá sự việc xảy ra trên thực tế, lựa chọn văn bản quy phạm pháp luật áp dụng đến việc ra văn bản áp dụng và tổ chức thực hiện văn bản áp dụng đã ban hành Trong đó, việc lựa chọn quy phạm pháp luật phù hợp đối với trường hợp cần áp dụng là bước rất quan trọng trong quá trình áp dụng pháp luật Một trong những yêu cầu của việc lựa chọn quy phạm pháp luật đó là: xác định quy phạm được lựa chọn là quy phạm đang có hiệu lực và không mâu thuẫn với các đạo luật và văn bản quy phạm pháp luật khác
Nguyên tắc áp dụng pháp luật là những nguyên tắc cơ bản do luật định dựa vào đó các cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền vận dụng những văn bản pháp luật, tập quán pháp luật thích hợp nhằm giải quyết công việc thuộc thẩm quyền
Theo đó, áp dụng pháp luật phải dựa trên những nguyên tắc như sau:
+ Thứ nhất, ưu tiên lựa chọn văn bản tại thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật
+ Thứ hai, áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn + Thứ ba, áp dụng quy định của văn bản được ban hành sau
+ Thứ tư, áp dụng văn bản quy phạm pháp luật mới không quy định trách nhiệm pháp lý hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản có hiệu lực
NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN TRONG NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG VĂN BẢN
Yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản
Hiện nay, khi ban hành các văn bản này, các cơ quan hành chính nhà nước thường xuyên quan tâm đến việc bảo đảm tính hợp pháp và tính hợp lý, nhờ đó, văn bản sau khi ban hành mới có khả năng thực thi, được xã hội chấp nhận Tuy nhiên, cũng có trường hợp tính hợp pháp và tính hợp lý của văn bản không đồng nhất với nhau Lý do chính là do cơ quan ban hành chưa kịp sửa đổi những văn bản lỗi thời, không còn phù hợp hoặc là cơ quan ban hành không tính toán được hết đặc điểm của từng địa phương, cơ sở, cho nên văn bản có thể phù hợp với nơi này mà không phù hợp với nơi khác Trong trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền áp dụng vẫn phải thi hành nghiêm chỉnh văn bản của cơ quan cấp trên bãi bỏ hoặc sửa đổi cho phù hợp với tình hình cụ thể của cơ sở, địa phương mình Trong mọi trường hợp, tính hợp pháp đều có ưu thế hơn so với tính hợp lý, nhưng không thể vì lý do hợp lý mà coi thường văn bản của cơ quan cấp trên, tự ban hành những quy định trái với văn bản đó
Một là: yêu cầu về tính hợp pháp
Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống văn bản pháp luật Đây là yêu cầu về sự tuân thủ thứ bậc cao thấp về giá trị pháp lý của văn bản, nó đòi hỏi phải tôn trọng vị trí tối cao của Hiến pháp và luật Bởi vì, pháp luật thể hiện ý chí của nhân dân, nhưng không phải cơ quan, tổ chức nào cũng có quyền biến ý chí của nhân dân thành pháp luật Hiện nay, ở nước ta chỉ có Quốc hội là cơ quan duy nhất có quyền lập hiến và lập pháp Đó là những văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất, điều chỉnh các quan hệ xã hội quan trọng bậc nhất Trên cơ sở những quy phạm pháp luật đó, các cơ quan nhà nước ban hành các quy phạm cụ thể hóa các quy phạm cơ bản Các văn bản pháp luật phải được ban hành trên cơ sở Hiến pháp và luật Tính hợp pháp của văn bản pháp luật
10 được thể hiện các yêu cầu sau đây:
- Các văn bản quy phạm pháp luật phải phù hợp với nội dung và mục đích của luật, có nghĩa là nội dung các văn bản không được trái với Hiến pháp, luật và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên Nói cách khác, văn bản quy phạm pháp luật không được vi phạm luật Hiến pháp là đạo luật cơ bản của nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất Văn bản pháp luật được ban hành phải phù hợp với Hiến pháp, đảm bảo tính thống nhất, thứ bậc hiệu lực pháp lý của văn bản trong hệ thống pháp luật Văn bản pháp luật trái với Hiến pháp, trái với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành Như vậy, nội dung các văn bản quy phạm pháp luật của bộ, ngành, địa phương ban hành liên quan đến công tác quản lý nhà nước về xây dựng phải phù hợp và không được trái với nội dung văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên liên quan đến quản lý hoạt động xây dựng, không được trái với văn bản của Bộ Xây dựng – Bộ được Nhà nước giao thực hiện việc thống nhất quản lý nhà nước chuyên ngành về xây dựng
- Các văn bản quy phạm pháp luật phải được ban hành trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan hoặc chức vụ Yêu cầu này đòi hỏi mỗi cơ quan chỉ có quyền hạn ban hành văn bản liên quan đến các vấn đề nhất định do pháp luật giao cho, không lạm quyền hoặc lẩn tránh trách nhiệm Việc phân định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của mỗi cơ quan nhà nước, người có chức vụ, bảo đảm thực hiện trách nhiệm một cách chủ động, chống sự can thiệp trái thẩm quyền vào quyền hạn của cơ quan khác, tránh tình trạng lạm quyền, lẩn tránh trách nhiệm, làm mất trật tự quản lý hành chính nhà nước
- Các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải xuất phát từ những lý do xác thực, có nghĩa là chỉ khi nào trong đời sống quản lý nhà nước và đời sống dân sự xuất hiện các nhu cầu, các sự kiện được pháp luật quy định cần phải được ban hành văn bản nhằm quy định chung hoặc áp dụng pháp luật vào các trường hợp cụ thể: Văn bản quy phạm pháp luật phải được ban hành đúng hình thức và thủ tục do pháp luật quy định Về hình thức, các văn bản quy phạm pháp luật phải đúng tên gọi, thể thức, tiêu đề: số, ký hiệu, ngày tháng ban hành và hiệu lực, chữ ký, con dấu… và hình thức thể hiện văn bản hoặc văn nói Những sai sót về hình thức cũng có thể làm cho văn bản quy phạm pháp luật trở thành bất hợp pháp Về thủ tục ban hành, các văn bản quy phạm pháp luật phải bảo đảm tuân thủ các yêu cầu bắt buộc và các yêu cầu bảo đảm dân chủ, khách quan, khoa học Vi phạm các yêu cầu bắt buộc phải tuân theo sẽ làm cho văn bản trở thành bất hợp pháp
Hai là: yêu cầu về tính hợp lý
Tính hợp lý của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: tính tổng thể, toàn diện, tính hệ thống, thống nhất, đồng bộ, tính phù hợp, khách quan, hài hòa, tính giản đơn, cụ thể, kịp thời, rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp cận… Văn bản quy phạm pháp luật hợp lý thì mới có khả năng thực thi cao Điều quan trọng cần phải nhấn mạnh rằng chỉ xem xét văn bản quy phạm pháp luật có hợp lý hay không khi nó hợp pháp, nghĩa là trước hết phải hợp pháp Không thể vì lí do hợp lý, phù hợp với nhu cầu của địa phương, cơ sở mà coi thường tính hợp pháp của văn bản pháp luật Một văn bản quy phạm pháp luật được coi là hợp lý khi nó đáp ứng các yêu cầu sau đây:
- Văn bản pháp luật phải đảm bảo hài hòa lợi ích nhà nước, tập thể và cá nhân Trong đa số các trường hợp không nên ban hành các văn bản pháp luật mang lại lợi ích công cộng nhỏ hơn sự thiệt hại chung cho công dân, tránh vì vu lợi cho một tập thể, cá
11 nhân mà gây tổn hại chung cho xã hội Yêu cầu này đòi hỏi sự cân đối hợp lý lợi ích giữa nhà nước và xã hội, coi lợi ích nhà nước và lợi ích chung của công dân làm tiêu chí để đánh giá tính hợp lý của văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính cụ thể và phù hợp với từng vấn đề, với các đối tượng thực hiện Văn bản cần chỉ rõ và cụ thể các nhiệm vụ, thời gian, chủ thể, phương tiện thực hiện văn bản Nhưng một văn bản có nội dung quá chi tiết của cấp trên có thể không phù hợp với mọi cấp dưới, với mọi địa phương Vì vậy, cần phải phân biệt rõ nhu cầu, đặc điểm của đối tượng quản lý mà ban hành các văn bản quy phạm pháp luật càng phải cụ thể và chi tiết Điều đặc biệt quan tâm là trong đảm bảo tính cụ thể và phù hợp của văn bản pháp luật cần lưu ý tới tính cần thiết Một văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực và khả năng thực thi cao khi nó được ban hành kịp thời, đúng lúc, hợp với nhu cầu quản lý Trong trường hợp không cần thiết mà vẫn ban hành văn bản thì không những không mang lại hiệu quả mà thậm chí còn gây ra thiệt hại về vật chất hoặc tinh thần
- Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo tính hệ thống toàn diện Nội dung của văn bản phải tính hết các yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và lâu dài, phải kết hợp giữa tác dụng trực tiếp và gián tiếp, kết quả mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt được với điều kiện, phương tiện thực hiện Các biện pháp đề ra trong văn bản phải phù hợp, đồng bộ với biện pháp trong các văn bản liên quan Văn bản về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội phải gắn chặt với văn bản về cải cách, về hoàn thiện bộ máy hành chính nhà nước và về kế hoạch phát triển pháp luật
- Hệ thống pháp luật bao gồm nhiều bộ phận liên quan logic và thống nhất với nhau Khi xem xét mức độ hoàn thiện của một hệ thống pháp luật, phải chú ý xem xét giữa các bộ phận của hệ thống đó có sự trùng lặp, chồng chéo hay mâu thuẫn không Một hệ thống pháp luật chắp vá, không thống nhất, đồng bộ, giữa các bộ phận của nó chứa đựng nhiều mâu thuẫn, chồng chéo, thì hệ thống ấy không thể tạo sự điều chỉnh pháp luật có hiệu quả Việc ban hành một cách phù hợp và kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật mới chỉ là một mặt của vấn đề Pháp luật chỉ có thể phát huy vai trò vốn có của nó khi các văn bản quy phạm pháp luật được tập hợp thành một thể thống nhất, ở đó chúng được sắp xếp theo một trật tự nhất định và có sự liên kết chặt chẽ, tác động qua lại với nhau cùng điều chỉnh các quan hệ xã hội
- Hệ thống pháp luật được hình thành do nhu cầu điều chỉnh các quan hệ xã hội, hướng chúng phát triển theo một trật tự nhất định mà nhà nước mong muốn thiết lập Chức năng điều chỉnh của pháp luật chỉ có thể được thực hiện khi luật pháp được xây dựng phù hợp với những điều kiện cụ thể của sự phát triển kinh tế xã hội trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất định Xã hội nào, pháp luật ấy Do vậy, tính phù hợp của hệ thống pháp luật thể hiện sự tương quan giữa trình độ của hệ thống pháp luật với trình độ phát triển của kinh tế xã hội Pháp luật phải phản ánh trung thực trình độ cuộc sống xã hội Pháp luật chính là đời sống, đời sống được nâng lên thành luật có chọn lọc Pháp luật không thể thấp hơn hoặc cao hơn trình độ phát triển đó, nhưng phải đón đầu được sự phát triển trong một tương lai gần Một hệ thống pháp luật có thể được xây dựng khá toàn diện không có mâu thuẫn, nhưng lại không phù hợp với trình độ phát triển duy ý chí, hay một hệ thống pháp luật vay mượn, sao chép Tuy nhiên, ít thấy trường hợp trên thực tế cả hệ thống pháp luật rơi vào tình trạng không phù hợp, mà thường hay gặp sự không phù hợp của từng bộ phận thuộc hệ thống pháp luật nói chung Sở dĩ có tình trạng đó là vì các quan hệ xã hội hình thành và phát triển từng
12 bước qua mỗi giai đoạn Sự biến đổi của các quan hệ xã hội trong một xã hội ổn định thường diễn ra từ từ, ít có những biến đổi toàn phần đột ngột, vì thế các quy phạm pháp luật để điều chỉnh chúng cũng có tính ổn định tương đối Cho nên, có thể có một bộ phận của hệ thống pháp luật không phù hợp với đời sống kinh tế xã hội do sai lầm chủ quan khi xây dựng chúng, hoặc bộ phận bị lạc hậu do các quan hệ xã hội mà chúng điều chỉnh đã thay đổi, nhưng các quy phạm ấy chưa được sửa đổi, bổ sung kịp thời, tạo ra các “khoảng cách” nhất định làm chúng mát hiệu lực một cách đương nhiên
Ba là: yêu cầu về tính rõ ràng, minh bạch
Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật là một hoạt động có tính sáng tạo cao, là hoạt động tư duy của con người, thể hiện và thực hiện quyền lực của nhân dân, do nhiều cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện Nội dung chủ yếu của hoạt động này là biến ý chí của nhân dân dưới sự lãnh đạo của Đảng thành những quy định pháp luật, thành những quy tắc xử sự có tính bắt buộc chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, bảo đảm cho các quan hệ xã hội vận động theo một trật tự chung phù hợp với yêu cầu của nhà nước Nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng văn bản ban hành, ngoài những yêu cầu tiêu chí cơ bản các tác giả thường đề cập là tính hợp pháp, tính hợp lý, tính thống nhất đồng bộ, tính phù hợp, tính toàn diện… Trong phần này, chúng tôi nêu một tiêu chí tuy không được coi là quan trọng, không phải là phổ biến, song hết sức cơ bản để hoàn thiện một hệ thống văn bản pháp luật nói chung cũng như hoàn thiện một văn bản pháp luật cụ thể nói riêng, đó là tính rõ ràng, minh bạch, công khai của pháp luật
Theo cách nói thông thường, minh bạch được hiểu là sự rõ ràng, rành mạch, ai cũng được biết Không thể nói rằng, khi một văn bản quy phạm pháp luật được công khai đăng tải trên phương tiện thông tin đại chúng là văn bản đó đã có tính minh bạch, bất luận nội dung đó như thế nào, và ngược lại, một văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng rất chi tiết, cụ thể, rõ ràng, bảo đảm tính phù hợp, tính thống nhất đồng bộ, tính hợp hiến, hợp pháp…nhưng không được công bố để mọi người đều có thể tìm hiểu thi hành lại có thể nói rằng văn bản đó đã bảo đảm tính minh bạch Như vậy, nội dung tính minh bạch của văn bản pháp luật bao gồm 2 yếu tố: một là, phải rõ ràng, minh bạch và hai là, phải có tính công khai, ai cũng có thể biết Minh bạch thường gắn liền với công khai, hay nói một cách khác, tính công khai vừa là thuộc tính của minh bạch, vừa là điều kiện để thể hiện tính minh bạch
Bốn là: yêu cầu về trình độ kỹ thuật pháp lý xây dựng văn bản
Yêu cầu về thể thức trình bày văn bản
2.1 Quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính:
2.1.1 Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman:
Trước đây, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV)
Còn hiện nay, theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng:
Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
Như vậy, từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, màu đen
2.1.2 Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản:
Thay vì trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm)
Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng
2.1.3 Số trang văn bản được đặt canh giữa ở đầu trang:
Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên (thay vì đặt tại góc phải ở cuối trang giấy) của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất
2.1.4 Phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp:
Trước đây, Thông tư 01 quy định, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Hội đồng dân tộc; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… không phải ghi tên cơ quan chủ quản khi ban hành văn bản
Tuy nhiên, Nghị định 30/2020 yêu cầu ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản đó;
– Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở thì được viết tắt những cụm từ thông dụng
2.1.5 Phải có căn cứ ban hành văn bản:
Thông tư 01 quy định tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành
Hiện nay, văn bản phải có căn cứ ban hành bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)
Như vậy, từ ngày 05/3/2020, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020
Theo đó, quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
2.2 Thể thức văn bản hành chính:
Bao gồm các thành phần chính:
+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
+ Số, ký hiệu của văn bản
+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex)
2 3 Kỹ thuật trình bày văn bản:
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản
+ Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục
+ Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III
Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại các thông tư như trước đây
2 4 Các thành phần thể thức chính:
KỸ THUẬT XÂY DỰNG MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG
Kỹ thuật Xây dựng Nghị quyết
Bước 1 Lập đề nghị xây dựng nghị quyết
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các Ban của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam căn cứ văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên, tự mình hoặc theo đề xuất của cơ quan, tổ chức, đại biểu Hội đồng nhân dân, có trách nhiệm đề nghị xây dựng nghị quyết gửi đến Thường trực Hội đồng nhân dân để xem xét, quyết định
+ Hồ sơ đề nghị xây dựng nghị quyết quy định chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên gồm:
1 Tờ trình về đề nghị xây dựng nghị quyết;
2 Bản thuyết minh về căn cứ ban hành nghị quyết; đối tượng, phạm vi điều chỉnh của nghị quyết; nội dung chính của nghị quyết; thời gian dự kiến đề nghị Hội đồng nhân dân xem xét, thông qua; dự kiến nguồn lực, điều kiện bảo đảm cho việc thi hành nghị quyết
+ Hồ sơ đề nghị xây dựng nghị quyết quy định chính sách, biện pháp nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, luật, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; Biện pháp nhằm phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh ở địa phương; Biện pháp có tính chất đặc thù phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của địa phương thì cơ quan lập đề nghị phải thực hiện thêm các bước quy định tại các Điều 112 đến Điều 116 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, theo đó phải thực hiện tổng kết hoặc đánh giá các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan; khảo sát, đánh giá thực trạng quan hệ xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo nghị quyết; tổ chức nghiên cứu thông tin tư liệu, điều ước quốc tế liên quan; xây dựng nội dung của chính sách, đánh giá tác động của chính sách; tổ chức lấy ý kiến cơ quan, tổ chức có liên quan, đăng tải toàn văn hồ sơ đề nghị xây dựng nghị quyết trên cổng thông tin điện tử của tỉnh trong thời hạn ít nhất là 30 ngày, lấy ý kiến thẩm định của Sở
Tư pháp… chuẩn bị hồ sơ gồm:
1 Tờ trình đề nghị xây dựng nghị quyết, trong đó phải nêu rõ sự cần thiết ban hành nghị quyết; mục đích, quan điểm xây dựng nghị quyết; đối tượng, phạm vi điều chỉnh của nghị quyết; mục tiêu, nội dung chính sách trong dự thảo nghị quyết và các giải pháp để thực hiện chính sách đã được lựa chọn; thời gian dự kiến đề nghị Hội đồng nhân dân xem xét, thông qua; dự kiến nguồn lực, điều kiện bảo đảm cho việc thi hành nghị quyết
2 Nội dung đánh giá tác động của từng chính sách trong đề nghị xây dựng nghị quyết, trong đó phải nêu rõ vấn đề cần giải quyết; mục tiêu ban hành chính sách; các
33 giải pháp để thực hiện chính sách; các tác động tích cực, tiêu cực của chính sách; chi phí, lợi ích của các giải pháp; so sánh chi phí, lợi ích của các giải pháp; lựa chọn giải pháp của cơ quan, tổ chức và lý do lựa chọn; xác định vấn đề giới và tác động giới của chính sách
3 Báo cáo tổng kết việc thi hành pháp luật hoặc đánh giá thực trạng các vấn đề liên quan đến chính sách
4 Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và đối tượng chịu sự tác động trực tiếp; bản chụp ý kiến góp ý
5 Đề cương dự thảo nghị quyết
6 Báo cáo thẩm định đề nghị xây dựng nghị quyết của Sở Tư pháp;
7 Quyết định thông qua chính sách trong đề nghị xây dựng nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 116 của Luật này
8 Tài liệu khác (nếu có)
- Thường trực HĐND tỉnh xem xét, quyết định đề nghị xây dựng nghị quyết Nếu chấp thuận thì phân công cơ quan tổ chức trình trình dự thảo Nghị quyết và quyết định thời hạn trình HĐND tỉnh dự thảo nghị quyết; các cơ quan, tổ chức trình phân công cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo, cơ quan phối hợp soạn thảo dự thảo nghị quyết
Bước 2 Soạn thảo và lấy ý kiến đối với dự thảo nghị quyết
Cơ quan chủ trì soạn thảo, tổ chức xây dựng dự thảo nghị quyết; tổ chức lấy ý kiến cơ quan, tổ chức có liên quan, cụ thể:
1 Đăng tải toàn văn dự thảo nghị quyết trên cổng thông tin điện tử của tỉnh, trong thời hạn ít nhất là 30 ngày để các cơ quan, tổ chức, cá nhân góp ý kiến
2 Cơ quan chủ trì soạn thảo tổ chức lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan Trong trường hợp lấy ý kiến của đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của nghị quyết thì cơ quan lấy ý kiến có trách nhiệm xác định những vấn đề cần lấy ý kiến và bảo đảm ít nhất là 30 ngày kể từ ngày tổ chức lấy ý kiến để các đối tượng được lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản
3 Cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo văn bản
Bước 3 Thẩm định, trình UBND tỉnh quyết định trình dự thảo Nghị quyết a) Thẩm định
- Cơ quan chủ trì soạn thảo chuẩn bị hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều 121 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật gửi Sở Tư pháp thẩm định chậm nhất là 20 ngày trước ngày UBND tỉnh họp quyết định việc trình dự thảo Nghị quyết lên HĐND tỉnh
- Sở Tư pháp tiến hành thẩm định trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thẩm định và gửi báo cáo cho cơ quan chủ trì soạn thảo Cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo và đồng thời gửi báo cáo giải trình, tiếp thu kèm theo dự thảo văn bản đã chỉnh lý đến Sở
Tư pháp khi trình UBND tỉnh b) Trình UBND tỉnh quyết định trình dự thảo nghị quyết
- Cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi hồ sơ dự thảo quy định tại khoản
1 Điều 122 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật đến UBND tỉnh để chuyển đến các thành viên của UBND tỉnh chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày UBND tỉnh họp
- Tại phiên họp, UBND tỉnh có trách nhiệm xem xét, thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số quyết định việc trình dự thảo nghị quyết ra HĐND tỉnh
Bước 4 Các Ban HĐND tỉnh thẩm tra dự thảo nghị quyết
Kỹ thuật Xây dựng Quyết định
Đề nghị xây dựng quyết định phải nêu rõ tên gọi, sự cần thiết ban hành, đối tượng, phạm vi điều chỉnh, nội dung chính của quyết định, dự kiến thời gian ban hành, cơ quan chủ trì soạn thảo Đối với quyết định quy định những vấn đề được giao quy định chi tiết, cơ quan đề xuất phải rà soát văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước trung ương và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp để xác định rõ nội dung, phạm vi giao quy định cụ thể
2 Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Sở Tư pháp xem xét kiểm tra việc đề nghị ban hành quyết định và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh quyết định
3 Văn phòng UBND tỉnh thông báo ý kiến của Chủ tịch UBND tỉnh cho cơ quan đề nghị xây dựng quyết định
Bước 2 Xây dựng Quyết định
1 Cơ quan chủ trì soạn thảo xây dựng dự thảo Quyết định và Tờ trình
2 Lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức có liên quan; lấy ý kiến đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản; đăng tải văn bản dự thảo quyết định cần lấy ý kiến lên Cổng thông tin điện tử của tỉnh theo quy định, cụ thể:
- Dự thảo Quyết định của UBND tỉnh phải được đăng tải toàn văn trên cổng
35 thông tin điện tử của tỉnh trong thời hạn ít nhất là 30 ngày để các cơ quan, tổ chức, cá nhân góp ý kiến
- Cơ quan chủ trì soạn thảo tổ chức lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên quan Văn bản gửi lấy ý kiến phải xác định những vấn đề cần lấy ý kiến và bảo đảm ít nhất là 30 ngày kể từ ngày gửi văn bản lấy ý kiến để các đối tượng được lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn bản
- Cơ quan, tổ chức được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo văn bản
3 Tiếp thu ý kiến đóng góp, hoàn thiện dự thảo
4 Gửi Sở Tư pháp thẩm định
- Hồ sơ gửi Sở Tư pháp thẩm định gồm:
+ Tờ trình Ủy ban nhân dân về dự thảo quyết định;
+ Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý của cơ quan, tổ chức, cá nhân; bản chụp ý kiến góp ý;
+ Tài liệu khác (nếu có)
- Trách nhiệm của cơ quan chủ trì soạn thảo:
+ Chậm nhất là 25 ngày trước ngày Ủy ban nhân dân họp, cơ quan chủ trì soạn thảo phải gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến Sở Tư pháp để thẩm định
+ Cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho việc thẩm định dự thảo quyết định
+ Giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định để chỉnh lý, hoàn thiện dự thảo quyết định, đồng thời gửi báo cáo giải trình, tiếp thu kèm theo dự thảo văn bản đã được chỉnh lý đến Sở Tư pháp khi trình Ủy ban nhân dân dự thảo quyết định.”
- Quyền hạn và trách nhiệm của Sở Tư pháp:
+ Yêu cầu cơ quan chủ trì soạn thảo báo cáo những vấn đề thuộc nội dung của dự thảo quyết định; tự mình hoặc cùng cơ quan chủ trì soạn thảo tổ chức khảo sát về những vấn đề thuộc nội dung của dự thảo quyết định
+ Đối với dự thảo quyết định liên quan đến nhiều lĩnh vực hoặc do Sở Tư pháp chủ trì soạn thảo thì Giám đốc Sở Tư pháp thành lập hội đồng thẩm định, bao gồm đại diện các cơ quan, tổ chức có liên quan, các chuyên gia, nhà khoa học
+ Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ gửi thẩm định, Sở Tư pháp phải có báo cáo thẩm định Báo cáo thẩm định phải thể hiện rõ ý kiến về nội dung thẩm định quy định và ý kiến về việc dự thảo quyết định đủ điều kiện hoặc chưa đủ điều kiện trình Ủy ban nhân dân
5 Trình UBND tỉnh ban hành
- Trách nhiệm của cơ quan chủ trì soạn thảo:
+ Cơ quan chủ trì soạn thảo gửi hồ sơ dự thảo quyết định đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày Ủy ban nhân dân họp để chuyển đến các thành viên Ủy ban nhân dân
+ Hồ sơ dự thảo quyết định bao gồm: Tờ trình Ủy ban nhân dân về dự thảo quyết định; Dự thảo quyết định; Bản tổng hợp, giải trình, tiếp thu ý kiến góp ý của cơ quan, tổ chức, cá nhân; bản chụp ý kiến góp ý; Báo cáo thẩm định; báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định
- Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh:
+ Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ dự thảo Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, có văn bản yêu cầu cơ quan chủ trì soạn thảo hoàn thiện hồ sơ theo quy định
+ Chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ dự thảo, Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định việc đưa ra phiên họp của UBND tỉnh
- Thông qua dự thảo quyết định:
Tùy theo tính chất và nội dung của dự thảo quyết định, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phương thức xem xét, thông qua dự thảo quyết định Trong trường hợp dự thảo quyết định được xem xét, thông qua tại phiên họp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì theo trình tự sau đây:
+ Đại diện cơ quan chủ trì soạn thảo thuyết trình dự thảo quyết định;
+ Đại diện Sở Tư pháp phát biểu về việc giải trình, tiếp thu ý kiến thẩm định;
+ Đại diện Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình bày ý kiến;
+ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định
Dự thảo quyết định được thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh biểu quyết tán thành
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký quyết định
3.Kỹ thuật Xây dựng Chỉ thị
3.1.Soạn thảo nội dung của chỉ thị
Nội dung của chỉ thị được phân chia thành ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc theo kết cấu văn nghị luận
- Mở đầu của chỉ thị, người soạn thảo trình bày cơ sở, lý do ban hành chỉ thị bao gồm những nội dung sau:
+ Viện dẫn văn bản pháp luật điều chỉnh công việc phát sinh làm cơ sở pháp lý;
+ Trình bày khái quát về thực trạng của công việc phát sinh bao gồm thành tựu đạt được và nhấn mạnh những hạn chế, tồn tại;
+ Nêu những nguyên nhân điển hình dẫn đến hạn chế, tồn tại đó;
+ Cơ quan nhà nước, cá nhân có thẩm quyền ra lệnh cho cấp dưới
Khi trình bày phần mở đầu của chỉ thị, người soạn thảo cần lưu ý về cách diễn đạt sao cho đáp ứng yêu cầu lưu loát, trôi chảy, không lặp từ trong cùng một câu hoặc giữa các câu liền kề, bảo đảm logic trong việc chuyển ý, lựa chọn đúng chức năng của mỗi liên từ để chuyển ý Khi viện dẫn văn bản pháp luật làm cơ sở pháp lý, người soạn
37 thảo không được sử dụng từ “căn cứ” như văn bản có kết cấu điều khoản mà phải viện dẫn trong thành phần trạng ngữ của câu
Kỹ thuật Xây dựng Công văn
Việc soạn thảo văn bản theo đúng quy định về kỹ thuật soạn thảo không phải là đơn giản, nhất là đối với các văn bản pháp luật có tính chất sử dụng rộng rãi Kỹ thuật soạn thảo công văn được tổng hợp từ kinh nghiệm soạn thảo của những người soạn thảo chuyên nghiệp, hi vọng sẽ giúp các bạn soạn thảo công văn một cách suôn sẻ và hoàn thiện nhất
4.1 Cách viết phần viện dẫn vấn đề
Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra
Ví dụ: " Năm học sắp kết thúc Trường xin hướng dẫn để các khoa, phòng làm tổng kết theo các nội dung sau "
4.2 Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu
Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải:
Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết
Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra Cần quán triệt các nguyên tắc:
Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị
Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác
Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi
Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời
Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng
4.3 Cách viết phần kết thúc công văn
Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì)
Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.
Kỹ thuật Xây dựng Báo cáo
Báo cáo là văn bản trình bày kết quả đạt được trong hoạt động của một đơn vị, là cơ sở để đánh giá hoạt động thực tế, hiệu quả công tác quản lý, lãnh đạo, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã đề ra, đề xuất những chủ trương mới thích hợp Báo cáo hoạt động Đoàn và phong trào sinh viên (gọi tắt là báo cáo) là văn bản trình bày kết quả hoạt động Đoàn và phong trào sinh viên của một cấp bộ Đoàn trong một thời gian xác định, căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, chương trình do cấp bộ Đoàn đó đề ra Ngoài ra còn có các loại báo cáo khác như báo cáo tổng kết hoạt động, báo cáo thành tích tuy nhiên cơ bản vẫn tuân theo một số quy tắc nhất định
5.1.Báo cáo và yêu cầu đặt ra với một bản báo cáo
Việc thực hiện báo cáo một cách hiệu quả sẽ giúp cơ quan cấp ủy, chính quyền, các ban ngành đoàn thể và người làm công tác Đoàn nắm được những thông tin về kết quả hoạt động, phản ánh tình hình thực tế tại cơ sở, đồng thời qua đó đưa ra định hướng lãnh đạo một cách kịp thời và hợp lý nhằm nhân rộng những mô hình hay, giải pháp tốt, khắc phục những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức hoạt động Với tư cách là một tổ chức, báo cáo là một nội dung công tác không thể thiếu trong quá trình chỉ đạo, tổ chức thực hiện chương trình công tác Đoàn và các phong trào hành động của sinh viên các cấp bộ Đoàn Trong công tác Đoàn, báo cáo gồm các loại sau đây: báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm…), báo cáo không định kỳ (báo cáo chuyên đề, báo cáo nhanh, báo cáo tổng kết một hoạt động… ), báo cáo thành tích, điển hình, báo cáo mô hinh, giải pháp v.v…
Một bản báo cáo đạt yêu cầu khi nó phản ánh một cách trung thực, chính xác, đầy đủ và kịp thời hoạt động của một cấp bộ Đoàn trong một thời gian xác định (tháng, quý, năm, nhiệm kỳ ) Những người thực hiện báo cáo cần có quá trình theo dõi, nắm bắt quá trình diễn biến của các hoạt động để tổng hợp, phản ánh kết quả hoạt động, nhận định, đánh giá tình hình thực tế Về hình thức, báo cáo phải ngắn gọn, súc tích, tránh những chữ, câu, đoạn văn vu vơ, vô thưởng vô phạt Tùy theo mức độ, tính chất của những nội dung được đề cập trong báo cáo, báo cáo có thể được thiết kế thành báo cáo chính và phụ lục số liệu Về nội dung, báo cáo phải giàu thông tin, sự kiện, con số được sử dụng phải mang tính điển hình, phổ biến, đánh giá, nhận định phải trung thực, khách quan, toàn diện
5.2 Qui trình 4 bước xây dựng báo cáo
- Xác định vấn đề cần viết, mục đích, yêu cầu của việc ban hành báo cáo để giới
40 hạn khuôn khổ, cách viết, cách trình bày và kiểm tra những thông tin tư liệu phục vụ cho việc soạn thảo báo cáo
- Xác định đối tượng nhận báo cáo nhằm định hướng nội dung thông tin Những nội dung thông tin được đề cập trong báo cáo phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của đối tượng tiếp nhận, khai thác và sử dụng báo cáo Việc xác định đối tượng tiếp nhận còn giúp cho người soạn thảo chọn cách viết phù hợp về hình thức lẫn văn phong, làm cho báo cáo có sức thuyết phục cao
- Xác định các nội dung cần trình bày làm cơ sở cho việc xây dựng đề cương, thu thập số liệu, thông tin; bổ sung, chỉnh lý kiểm tra tài liệu, tư liệu
- Đọc, tổng hợp thông tin, sự kiến, số liệu của các cơ sở Đoàn trực thuộc, lọc ra những sự kiện, hoạt động, số liệu điển hình phục vụ cho việc viết và nhận định, đánh giá trong báo cáo
Bước 2: Xây dựng bố cục, đề cương báo cáo
- Dự kiến phân bố các phần, mục thể hiện trình tự hợp lý, khoa học, đảm bảo trọng tâm, trọng điểm các nội dung, vấn đề cần trình bày Trong thực tế, việc thực hiện đề cương báo cáo thường bị bỏ qua, tuy nhiên để tránh mất sức, tránh bỏ sót nội dung, đối với các loại báo cáo 6 tháng, năm, văn kiện nhiệm kỳ, các báo cáo chuyên đề có nội dung phức tạp, nhất thiết phải thực hiện đề cương Việc thực hiện đề cương còn là cơ sở cho việc thu thập các thông tin, số liệu liên quan, đảm bảo cho việc thực hiện bước tiếp theo nhanh chóng, hiệu quả
- Một báo cáo thông thường gồm: o Phần mở đầu: đặt vấn đề, nêu bối cảnh tình hình, những nhân tố tác động, nêu mục đích của việc thực hiện báo cáo o Phần nội dung: lần lượt phản ánh những mặt công tác Đoàn và phong trào sinh viên (đối với báo cáo định kỳ), vấn đề đặt ra (báo cáo chuyên đề)… Bước này cần nêu những ý chính, mỗi ý chính viết thành 1 đoạn của văn bản Xin ý kiến lãnh đạo, trao đổi với các đơn vị liên quan (nếu thấy cần thiết) về những ý chính Xem xét chọn lọc thông tin, chọn hình thức văn bản phù hợp Trong công tác Đoàn, 4 mặt công tác chính là công tác giáo dục, hoạt động phong trào, công tác xây dựng Đoàn và công tác chỉ đạo Trong từng mặt công tác, có các nội dung chi tiết hơn, ví dụ công tác giáo dục gồm: giáo dục chính trị tư tưởng, giáo dục truyền thống, giáo dục đạo đức lối sống, giáo dục pháp luật o Phần kết thúc: nhận định mặt thành công, hạn chế, bài học kinh nghiệm (nếu có), đặt ra những vấn đề trọng tâm cho thời gian tiếp theo…
- Đối với các báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết năm, văn kiện đại hội, các báo cáo chuyên đề phức tạp hoặc theo yêu cầu của Đoàn cấp trên cần phải thực hiện báo cáo số liệu Báo cáo số liệu là loại báo cáo thống kê theo định kỳ 6 tháng, 1 năm, hoặc từng đợt hoạt động, thực hiện theo mẫu thống nhất theo yêu cầu của Đoàn cấp trên, là một phần quan trọng thể hiện tính định lượng cho báo cáo Yêu cầu của báo cáo số liệu là phải đầy đủ, chính xác và thống nhất trong toàn hệ thống, tại một thời điểm nhất định, đặc biệt là những số liệu về mặt tổ chức
Bước 3: Viết báo cáo Trên cơ sở bố cục, đề cương và những ý chính đã được xác định, người được
41 phân công tiến hành dự thảo báo cáo Nên viết một mạch để đảm bảo cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối Trường hợp văn bản dài, khó viết một mạch thì cũng nên viết một mạch từng phần lớn Trường hợp báo cáo dài, phức tạp do nhiềungười viết, cần phải trao đổi, thống nhất với nhau cách viết trước khi viết
Bước 4: Kiểm tra bản thảo, trình ký, ban hành
- Trong quá trình thực hiện và hoàn chỉnh báo cáo, cần có sự phối hợp kiểm tra các cá nhân, bộ phận, đơn vị liên quan để đảm bảo tính chính xác, toàn diện của báo cáo Tùy vào mức độ, tính chất quan trọng của nội dung báo cáo, có thể tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo báo cáo Hiệu chỉnh văn bản theo kết luận của hội nghị góp ý Phải đối chiếu lại với mục đích đã đặt ra, kiểm tra lại thể thức của văn bản, soát xét lại việc đánh máy, in ấn bản dự thảo trước khi trình duyệt ký
- Sau khi văn bản đã được ký ban hành chính thức, phải bảo đảm việc phát hành kịp thời và đúng nghiệp vụ (cho số, vào sổ công văn đi, lưu văn thư, theo dõi tiến độ thực hiện…)
5.3 Một số lưu ý trong quá trình xây dựng báo cáo
Trong hoạt động Đoàn, công tác thông tin, báo cáo thường được quy định thành một chế độ công tác, do vậy các cấp bộ Đoàn phải dành cho công tác báo cáo một vị trí nhất định, phân công cụ thể người thực hiện và đưa vào nội dung công tác của ban thường vụ, ban chấp hành Vai trò của thường trực, thường vụ phụ trách trong việc đọc duyệt, hoàn chỉnh báo cáo là rất quan trọng, không thể giao hẳn cho văn phòng hoặc những người thực hiện Việc thực hiện báo cáo là nội dung quan trọng trong công tác tham mưu Cán bộ văn phòng, những người làm công tác báo cáo cần chủ động học tập, nâng cao chuyên môn, nâng cao khả năng trong công tác thông tin, báo cáo
Quy trình 4 bước nêu trên chỉ mang tính gợi ý, không nhất thiết phải thực hiện đủ các bước, trong từng bước không nhất thiết thực hiện đủ các nội dung (ví dụ báo cáo tháng không cần lập đề cương) Tuy nhiên việc thực hiện báo cáo đòi hỏi quá trình chuẩn bị chu đáo, tránh trường hợp đối phó (thức sáng đêm hì hục viết để kịp sáng mai trình hoặc gửi cho Đoàn cấp trên) Đối với các báo cáo không có phụ lục số liệu, cần thể hiện một cách đầy đủ các sự kiện hoạt động, số liệu vào nội dung Đối với những báo cáo có phụ lục số liệu, nên chọn cách viết theo hướng nhận định, đánh giá, minh họa bằng các số liệu điển hình, nội dung mới, không liệt kê những nội dung đã phản ánh trong báo cáo số liệu
Sau khi viết xong, đọc lại, biên tập, sửa chữa, bổ sung nội dung, câu chữ, số liệu… của báo cáo Đây là khâu rất quan trọng trong quá trình thực hiện báo cáo Kinh nghiệm cho thấy người làm báo cáo cần mạnh dạn gạch bỏ những câu, chữ, đoạn văn mang tính miêu tả, nhận định chung chung, những sáo ngữ, những từ, cụm từ chỉ mục đích (vốn chỉ thích hợp trong văn phong của chương trình, kế hoạch)
Báo cáo là văn bản hành chính, cần phải tuân thủ nghiêm ngặt
Kỹ thuật viết Biên bản
Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong
42 cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia
Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp
6.2 Mẫu biên bản cuộc họp Để cho dễ hình dung thì trước khi vào cách viết, Hoatieu sẽ đưa mẫu biên bản cuộc họp thường dùng nhất dưới đây Các bạn có thể tham khảo
Thời gian bắt đầu: Địa điểm:
Thư ký (người ghi biên bản):
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào giờ , ngày tháng năm /
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(Chữ ký, dấu (nếu có)) (5)
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần)
6.3 Cách viết biên bản cuộc họp
6.3.1 Cách xây dựng bố cục
Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:
Quốc hiệu và tiêu ngữ
Tên văn bản và trích yếu nội dung
Ngày tháng năm giờ (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản)
Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp )
Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)
Phần kết thức (ghi thời gian và lý do)
Thủ tục ký xác nhận
6.3.2 Phương pháp ghi chép biên bản
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang
Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan
Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn
44 giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ ngày Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận
6.3.3 Dự thảo đề cương biên bản hội nghị a) Quốc hiệu và tiêu ngữ b) Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị c) Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị d) Chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị) e) Khai mạc ghi rõ hội nghị do ai khai mạc g) Phần báo cáo:
* Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo
* Tóm tắt nội dung báo cáo
* Xem báo cáo kèm theo (nếu báo cáo thành văn) h) Thảo luận: tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp)
* Ghi những vấn đề mà Chủ tịch hội nghị đưa ra, nếu ra thảo luận trước hội nghị i) Phần quyết nghị:
Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín)
Nội dung quyết nghị thứ nhất là: có % tán thành
Nội dung thứ hai là: j) Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới:
* Danh sách nhân sự đề cử (ghi họ tên)
* Danh sách trúng cử qua cầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín)
* Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết) k) Phần kết luận:
* Tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự
* Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ tọa
* Ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị l) Chủ tịch và thư ký hội nghị ký tên (sau khi đã xét duyệt, bổ sung, sửa chữa nếu cần thì đọc lại trước hội nghị để xác nhận)
6.4 Yêu cầu của một biên bản
* Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể
* Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan
* Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm
* Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm
6.5 Vai trò của biên bản
Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác
Biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết để ghi lại nội dung, diễn biến cuộc họp với mục đích lưu trữ và minh chứng cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp Vì vậy nắm rõ được cách viết biên bản cuộc họp rất quan trọng
Kỹ thuật Xây dựng Tờ trình
Cách viết một tờ trình rất có thể sẽ là không dễ dàng với nhiều bạn Khi lên nội dung tờ trình bạn cần phải nắm được những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình, bố cục tờ trình đó như thế nào là hợp lý và chuẩn theo mẫu, cũng như những lưu ý cơ bản khi viết tờ trình Tham khảo ngay những nội dung dưới đấy để có những kiến thức cơ bản nhưng không kém quan trọng về mẫu tờ trình nhé
-Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:
+ Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt
+ Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể
+ Các kiến nghị phải hợp lý
+ Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn
-Bố cục tờ trình: Thiết kế bố cục thành 3 phần:
Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt
Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có tờ trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi)
Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng
– Kỹ thuật viết tờ trình:
+ Trong phần nêu lý do, căn cứ: Cần dùng cách hành văn để thể hiện đươc nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi
+ Phần đề xuất: Cần dùng ngôn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực
+ Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị
– Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê duyệt Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
Hướng dẫn soạn thảo một số Đơn từ thường gặp
8.1.Đơn trình bày Đơn trình bày là dạng văn bản hành chính được viết bởi cá nhân hoặc tổ chức nào đó khi cần khai báo hay trình bày một sự việc đến cơ quan Công an hoặc các chủ thể có thẩm quyền
Theo đó, mục đích của việc viết Đơn trình bày là để cơ quan Công an hoặc người có thẩm quyền giải quyết những vấn đề của người viết ghi trong đơn Các sự việc trình bày có thể là những sự việc gây ảnh hưởng đến bản thân hoặc có sự ảnh hưởng xấu đến cộng đồng, xã hội Người viết có thể là người bị ảnh hưởng hoặc trực tiếp gây ra sự việc, người chứng kiến,
Hiện nay, Đơn trình bày thường được dùng trong các trường hợp:
- Trình bày một sự việc nào đó lên cơ quan Công an: Bị mất trộm, đánh nhau,…
- Người lao động trình bày nguyện vọng gửi người sử dụng lao động…
- Nguyên đơn, bị đơn trong các vụ việc dân sự trình bày ý kiến của mình…
Tùy vào sự việc được trình bày thì nội dung trong Đơn trình bày sẽ có sự đa dạng khác nhau Nhưng dù trong bất kể trường hợp sự việc nào thì mẫu Đơn trình bày vẫn phải đảm bảo được bố cục và được viết một cách khoa học và theo quy chuẩn nhất định
8.2 Một số mẫu Đơn trình bày được dùng phổ biến 8.2.1 Đơn trình bày gửi cơ quan Công an
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc ĐƠN TRÌNH BÀY Kính gửi: CÔNG AN
Tôi làm đơn này xin trình báo với quý cơ quan việc như sau:
Khoảng một tháng sau ngày ký hợp đồng ( / /20 ) sau nhiều lần yêu cầu chị vẫn cố tình không thực hiện Do đó tôi đã yêu cầu thanh lý hợp đồng và trả lại tiền cọc nhưng khất lần và cố tình không thực hiện
Thấy có nhiều dấu hiệu bất thường nên
Như vậy, hành động của chứng tỏ chị ta đã có ý định lừa đảo tôi và Công ty từ trước ( ) nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản Để bảo đảm các quyền và lợi ích hợp pháp của tôi và Công ty , ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi xâm hại đến quyền tài sản của công dân Nay tôi đề nghị Qúy cơ quan xem xét các vấn đề sau đây:
Xin chân thành cảm ơn
8.2.2 Đơn trình bày nguyện vọng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
48 ĐƠN TRÌNH BÀY NGUYỆN VỌNG
(Hoặc các chủ thể có thẩm quyền khác tùy thuộc vào chủ thể mà bạn muốn đề xuất nguyện vọng là chủ thể nào)
– Căn cứ tình hình thực tế
Tên tôi là:…… Sinh năm:….………
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân số:………… Do CA……… Cấp ngày…./… /… Địa chỉ thường trú:………
Hiện tại cư trú tại:…………
Số điện thoại liên hệ:…………
Tôi xin trình bày với Ông/Bà sự việc sau:………
(Phần này bạn trình bày về nguyên nhân, hoàn cảnh, lý do dẫn tới việc bạn làm đơn đề xuất nguyện vọng, ví dụ:
Tôi là người lao động của Công ty……… theo Hợp đồng lao động số…… ký kết ngày…/…./… và hiện đang làm việc tại Phòng………… Ban……… Công ty………
Ngày…/… /……, tôi có đọc được thông tin về việc công ty/phòng/ban… có tuyển thành viên………… trong thời gian từ ngày…/…./… đến hết ngày…/…./… với các tiêu chí……
Tôi nhận thấy, bản thân đáp ứng được các tiêu chí trên, và với mong muốn được tham gia vào………… để có thể…………)
Do đó, tôi làm đơn này để đề xuất với Ông/Bà nguyện vọng sau:……
(Phần này bạn đưa ra các nguyện vọng của bạn)
Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi đã nêu trên đây là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin này Kính mong Ông/Bà xem xét và chấp nhận nguyện vọng trên của tôi để tôi có thể……
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
(Ký và ghi rõ họ tên)
8.2.3 Đơn trình bày ý kiến của nguyên đơn, bị đơn 8.2.3.1 Đơn trình bày ý kiến nguyên đơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…., ngày… tháng… năm… ĐƠN TRÌNH BÀY Ý KIẾN
Căn cứ Bộ luật Tố tụng dân sự 2015;
Căn cứ Bộ luật dân sự 2015/ Luật Hôn nhân và gia đình 2014/ Luật Đất đai
2013 Tùy thuộc từng loại tranh chấp dân sự mà sử dụng căn cứ pháp lý tương xứng
Kính gửi: TÒA ÁN NHÂN DÂN HUYỆN/ QUẬN/ THÀNH PHỐ
Chứng minh nhân dân số: ………… cấp ngày ……… tại ……
Hộ khẩu thường trú tại: ………
Là bị đơn trong vụ án tranh chấp ……… thụ lý số ……… ngày ……/… /… tại Tòa án nhân dân quận/huyện/ thành phố ……….……
Bằng đơn này, tôi xin trình bày ý kiến của mình về các vấn đề trong vụ án và liên quan đến các yêu cầu của nguyên đơn như sau:
(Trình bày sự việc phát sinh tranh chấp và nêu ý kiến về những yêu cầu của nguyên đơn)
Ví dụ: Trong vụ việc kiện đòi tài sản:
Ngày … /…./… , tôi có vay của anh Nguyễn Văn A số tiền 100.000.000 đồng dùng vào mục đích đầu tư kinh doanh, thời hạn vay tôi và anh A thỏa thuận vay là 24 tháng, lãi suất là 2,5%/tháng, định kỳ 6 tháng trả 1 lần Hai kỳ đầu đều đặn vào ngày tôi vẫn chuyển tiền lãi vào tài khoản số ……… tại ngân hàng
……… do anh A là chủ tài khoản Đến ngày …/…./… , do công việc làm ăn gặp khó khăn, tôi đã báo anh A xin trả lãi sau khi có tiền Tuy nhiên, khoảng 6 tháng sau tình trạng tài chính cũng không khá hơn, tôi lại một lần nữa xin được trả dần số tiền vay và lãi Anh A đồng ý
Ngày … /…./… tại nhà anh A ở địa chỉ ………tôi đã đem 30.000.000 đồng sang trả anh A, việc trả nợ được lập bằng giấy Tuy nhiên, tại buổi hôm đó, anh A báo cho tôi biết số tiền tôi còn nợ là ……… đồng cả gốc lẫn lãi Tôi thấy số tiền này là hết sức vô lý và có tranh cãi với anh A Sau ngày đó, tôi yêu cầu anh A phải xem lại thì tôi mới tiếp tục trả tiền
Bởi vậy, với yêu cầu khởi kiện của anh A yêu cầu đòi tôi trả anh A số tiền
……… đồng, bao gồm ……… đồng tiền gốc, và
……… đồng tiền lãi, tôi không đồng ý với mức tiền trên bởi tôi hiện chỉ nợ anh A……… gốc và ……… lãi theo thỏa thuận
Trên đây là ý kiến của tôi liên quan đến vụ án, tôi cam đoan toàn bộ thông tin tôi trình bày nêu trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội
50 dung đã trình bày Kính đề nghị quý cơ quan xem xét, giải quyết theo trình tự pháp luật Tôi xin chân thành cảm ơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
8.2.3.2 Đơn trình bày ý kiến bị đơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
-o0o - BẢN TRÌNH BÀY Ý KIẾN CỦA NGUYÊN ĐƠN
Kính gửi: Tòa án nhân dân
CMND số:……… cấp ngày………… Tại………
Là nguyên đơn trong vụ án ……… , hiện đang được Tòa án nhân dân quận thụ lý và giải quyết theo trình tự sơ thẩm
Các tài liệu, chứng cứ kèm theo:
Kính đề nghị Quý Tòa xem xét và giải quyết Tôi xin trân trọng và chân thành biết ơn
Người làm bản trình bày
(Ký và ghi rõ họ tên)
8.2.4 Đơn trình bày hoàn cảnh gia đình
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
51 ĐƠN TRÌNH BÀY HOÀN CẢNH GIA ĐÌNH
Kính gửi: UBND xã, (phường):
Tôi tên là: Sinh ngày: Địa chỉ (tạm trú):
Xin được xác nhận gia đình tôi hiện đang có hoàn cảnh như sau:
Chính sách , Vùng sâu , Hộ nghèo
Khác (cha mẹ ly thân, ly hôn ):
(nếu đã mất thì ghi năm và lý do mất, nếu bệnh thì ghi rõ bệnh gì, có nằm viện không, bệnh viện nào? nếu là thương binh thì ghi rõ hạn thương binh )
Gia đình có anh chị em (kể cả tôi) Người lớn nhất tuổi, Người nhỏ nhất tuổi
Số người còn đang đi học: Cấp 1: , Cấp 2: , Cấp 3: , Đại học
Nhà tôi có m2 đất trồng (nuôi)
Gia đình có Buôn bán nhỏ (nghề nghiệp khác)
Thu nhập bình quân của gia đình đồng/tháng Bản thân tôi: Thu nhập đồng/tháng (nếu có)
Lý do xin xác nhận:
Xác nhận của chính quyền địa phương Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
8.3.Hướng dẫn cách viết Đơn trình bày đúng chuẩn Đơn trình bày là văn bản hành chính do đó cần tuân theo thể thức văn bản theo quy định Trong đó:
- Mở đầu đơn là quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Tiếp đến là tên Đơn được ghi nổi bật ở giữa đơn;
- Ở mục kính gửi cần ghi đúng thông tin người nhận đơn, nếu gửi đích danh cho cá nhân nào đó thì ghi tên cụ thể của người nhận; nếu gửi cho cơ quan, tổ chức thì ghi tên cơ quan, tổ chức nhận đơn đó;
- Nội dung đơn: Ghi rõ, đầy đủ và chính xác thông tin người làm đơn gồm: Đầy đủ họ tên, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, địa chỉ thường trú, nơi ở hiện nay…
Tiếp đến, ghi rõ nguyên nhân viết đơn trong đó do đây là đơn trình bày nên cần ghi cụ thể, rõ ràng thời gian, địa điểm, nguyên nhân, tình tự diễn biến… của sự việc Nếu đơn trình bày lại một sự việc cần mô tả chia tiết sự việc xảy ra theo trình tự thời gian để người nhận nắm được nội dung sự việc
- Trình bày yêu cầu, đề nghị của người làm đơn
Bài 1: Chọn một đáp án đúng nhất trong mỗi câu sau