SỬ DỤNG GIÁO TRÌNH ĐIỆN TỬ TÍCH HỢP TRONG GIẢNG DẠY MÔN ‹“KỸ THUẬT XÂY DỰNG VĂN BẢN”
ThS Nguyễn Văn Kết
BTV Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
rong những năm
qua, môn học: Kỹ thuật xây dựng văn bản được thực hiện không
chỉ trong các ngành đào tạo về văn thư — lưu trữ, quản trị văn phòng mà cả các ngành kinh tế như Luật
kinh doanh, Quản trị kinh doanh ở các bậc từ trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học Đặc điểm, của môn học này là người học phải tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh với các thao tác có liên quan mật thiết với nhau:
1 Soạn và trình bày
hoàn chỉnh về thể thức và nội dụng của văn bản gắn liền với một khuôn mẫu có tính quy phạm!
2 Được thực hiện trên
cơ sở một phương tiện thông dụng: máy vi tính va phần mềm soạn thảo văn bản (Ms Word) Vì vậy, có thể khai thác tối đa những thuận lợi của ứng dụng công nghệ thông tin để dùng không chỉ trong giảng dạy, học tập mà còn có thể áp dụng một cách
triệt để kết quả môn học vào công việc hàng ngày
của cán bộ, nhân viên làm
công tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Từ
những thuận lợi nói trên và
xuất phát từ phương châm
học đi đôi với hành, giáo dục gắn liền với thực tế, từ năm 2000, chúng tôi đã từng bước xây dựng giáo trình điện tử tích hợp cho môn học Kỹ thuật xây dựng văn bản và một số giáo trình môn học khác trong các chương trình môn học liên quan đến công tác hành chính, văn thư Các giáo trình này đã được áp dụng ở các
trường đại học tại Tp Hồ Chí Minh: Khoa Đông Phương (Đại học KHXH và NV), Khoa ngoại ngữ - chuyên ngành quản trị hành chính (Trường ĐH dân lập ngoại ngữ - tin học Tp HCM), Khoa kỹ thuật công nghệ và Trung tâm
đào tạo †ừ xa (Trường Đại
học mở bán công Tp
HCM), Trường Đại học
kinh tế Tp HCM Kết quả phản hồi từ sinh viên đã tốt nghiệp và đang làm công
tác có liên quan cho thấy
môn học này là rất thiết
thực Trong bài viết này, chúng tôi chỉ xin giới thiệu một trong năm giáo trình đã được thực hiện Khi xây dựng giáo trình điện tử tích hợp, chúng tôi phải giải quyết các vấn đề: 1 Xác định một cách cụ thể khái niệm Giáo trình điện tử tích hợp 2 Xây dựng cấu trúc cơ bản của giáo trình điện tử tích hợp phủ hợp với môn học 3 Xác định công năng của giáo trình điện tử tích hợp trong hoạt động giảng day va hoc tap mon hoc Ky
thuật xây dựng văn bản nói riêng và các môn học khác trong phạm vi nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng nói chung 4 Khả năng sử dụng giáo trình không chỉ trong giảng dạy và học tập ở trường lớp mà cả trong thực tế hoạt động hành chính văn thư tại văn phòng các cơ quan, tổ chức Về khái niệm Giáo trình điện tử tích hợp Theo chúng tôi, giáo trình điện tử tích hợp“ là
loại giáo trình được thể
hiện với 02 ưu điểm:
- Liên kết (Link): Các chức năng, thông tin và dữ
liệu phục vụ cho việc dạy
và học có thể kết xuất ra màn hình theo nhu cầu của quá trình giảng dạy và học tập bằng một động tác: Click
- Thực hiện được nhiều chức năng: Nội dung chỉ tiết của từng chương, bài, hệ thống kiến thức cơ bản,
Trang 2bài giải), công cụ hỗ trợ làm bài tập, có khả năng đáp ứng một cách trực tiếp cho các tình huống khi dạy và học Về sự liên kết, các chức năng, các nội dụng của giáo trình được liên kết với nhau một cách trực tiếp theo từng vấn đề, từng tinh huống Giáo trình được xây dựng bằng cách khai thác triệt để khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin thông qua các phần mềm tin học với công nghé Worl Wide Web® -
Website là công nghệ chủ
đạo để viết giáo trình Giáo
trình được chạy trên nền
Microsoft Internet Explorer
của Windows (từ Windows 98 — XP) Phần mềm dùng để viết giáo trình là Macromedia Dreamwever MX Cac pham mềm hỗ trợ dùng cho việc quản lý dữ liệu, trình bày biểu mẫu .: Ms Word, Ms PowerPoint, Visual Foxpro (Ms Aceess), Phông chữ (Font): Times New Roman (mã Unicode) Việc sử dụng công nghệ Website là yếu tố quyết định để xây dựng tính tích hợp của giáo trình, vì công nghệ này cho phép nối kết (link) giữa các chức năng của giáo trình với dữ liệu và thông tin của môn học, tạo điều kiện cho người dạy và người học có thể linh hoạt
chuyển đổi từ phần lý thuyết sang phần thực hành hay tài liệu tham khảo, Ngoài ra, tính tích
20
hợp của giáo trình còn thể hiện ở khả năng lưu trữ và cung cấp thông tin với một
khối lượng lớn các loại văn bản ngoài giáo trình, giúp người sử dụng giáo trình có được thông tin như 01 từ điển tra cứu, hướng dẫn
ôn tập, cơ sở dữ liệu (văn
bản toàn văn) về quy định của pháp luật có liên quan đến môn học, hệ thống mẫu văn bản chuẩn mực
theo quy định hiện hành
của pháp luật Các dữ
liệu này có thể sử dụng
trên máy tính hay in ra giấy để đọc khi không có điều
kiện sử dụng máy tínhŠ Cấu tạo của giáo trình
điện tử tích hợp với môn học Kỹ thuật xây dựng văn
bản bao gồm các chức
năng chủ yêu:
- Giáo trình: Toàn văn
các chương, bài của giáo
trình, người học có thể đọc
trên máy, in ra giấy khi cần
sử dụng (tùy theo nhu cầu
và điều kiện của người
học)
- Hệ thống kiến thức:
Phần xác định và cung cap
những kiến thức cơ bản của môn học, giúp người dạy hệ thống kiến thức khi giảng dạy tùng phần hay khi kết thúc chương trình; người học có thể nắm bắt những kiến thức của toàn bộ chương trình một cách ngắn gọn, cô đọng để dễ dàng ôn tập - Bài tập tình huống: Đây là phần đặt ra tình hudng can soạn thảo văn bản với những dữ liệu cụ thể và phần hướng dẫn xử lý các dữ liệu, thông tin có liên quan để có thể soạn và trình bày hoàn chỉnh thể thức và nội dung một văn bản cụ thể Chức năng này giúp người dạy truyền đạt kiến thức một cách cụ thể, thực tế và nhất là người học dễ dàng nắm bắt phương pháp thực hiện các thao tác cụ thể để có thể soạn và trình bày hoàn chỉnh một văn bản Đây cũng là một hình thức dạy và học có tác dụng không kém phần giảng dạy lý thuyết - Công cụ hỗ trợ: Chức năng này của giáo
trình giúp người dạy và người học có được các
mẫu văn bản cụ thể (đã chuẩn bị trước) để sử dụng trong từng trường hợp Mẫu văn bản trong
phần nảy được xây dựng mang tính chuẩn mực và cụ thể theo quy định hiện
hành của pháp luật về công tác văn thư (nhất là về công tác biên tập văn bản}, có khả năng: sử dụng nhiều lần mà không biến dạng mẫu chuẩn (Templates) Khả năng này của giáo trình sẽ giúp
người học có được cơng
cụ hồn chỉnh để có điều kiện đạt kết quả học tập tốt, ít tốn công sức Nếu áp dụng chức năng này trong hoạt động của một văn phòng cơ quan hay tế
chức sẽ góp phần chuẩn
Trang 3chính cơ quan hay tổ chức đó - Cơ sở pháp lý: Môn học Kỹ thuật xây dựng văn bản thực chất là một môn trong ngành luật hành chính Do vậy, khi giảng dạy, giảng viên rất cần sử dụng nội dung của các quy định hiện hành có tính quy phạm pháp luật để minh chứng cho bài giảng; người học và người sử dụng (cán bộ, nhân viên trong hoạt động văn phòng) có được cơ sở pháp lý để đảm bảo cho
các thao tác nghiệp vụ khi
thực hiện theo hướng dẫn của giảng viên
- Hướng dẫn sử dụng:
Phần này giúp người học
Pah CCM ME tee ma ete ted
fle Edt View Favorkes Tools Help
c3 ‘ad 8) 2) swe orem @ pts wae
+? TẾ] DAWeb, dang sualt0cb KTIDNEAHTMOHndex_BLNm `” („6983
hay người sử dụng giáo trình giải quyết được một số vấn đề có thể gặp phải trong quá trình sử dụng giáo trình khi không có giảng viên Hình 1: Trang chính (Homepapes) của giáo trình: lãi v 4o 1 Khái niệ Bài 2 Kỹ thuật sa dựng ngôn ngũ Do hình thức thể hiện giáo trình dưới dạng website, nên có thể ghi vào đĩa CD để sử dụng trên máy vi tính không nối
mạng Internet (khi không
có nhu cầu hay không có
điều kiện về cơ sở vật
chất) hoặc đưa lên mạng
“
Thực đơn chinh y>
EE
lvảo con máy in trên thanh cổng cụ),
Internet hoặc Intranet
(upload)
Phương pháp sử dụng giáo trình
Do giáo trình được viết dưới dạng Website nên thao tác mà người sử dụng
phải thực hiện chỉ là đưa con trỏ của chuột (Mouse)
vào thực đơn (menu) hay vào các dòng chữ thể hiện
nội dung, chức năng của giáo trình để đọc nội dung,
chức năng đó (Hình 2.)
hay hướng dẫn sử dụng (Hình 3.)
HT kien thúc | Bai tap tink huang AO TRÌNH với 09 bài có nội dưng ch tiết,
Trang 4Những chức năng ngoài phần nội dung 09 bài (của phần giáo trình) có khả năng ứng dụng rất hữu ích trong thực tế hoạt
động hành chính, văn thư tại các cơ quan, tổ chức Những tiện ích có được từ Giáo trình điện tử tích hợp là hệ thống mẫu văn
bản được thiết kế chuẩn mực và có thể sử dụng nhiều lần (công cụ hỗ trợ); hướng dẫn xử lý tình huống để soạn và trình bày hoàn chỉnh thể thức và nội dung văn bản (bài tập tình huống), cung cắp toàn văn các văn bản là cơ sở pháp lý hiện hành có liên quan đến môn học
Sau một thời gian áp dụng giáo trình điện tử trong giảng dạy
đã cho thấy một số hiệu quả:
- Cung cấp điều kiện, phương tiện để phát huy khả năng tự
học, tự nghiên cứu của sinh viên, biến quá trình đào tạo thành quá trình tự đào tạo
- Giáo trình có khả năng áp dụng ngay trong công việc hàng
ngày của cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng khi thực hiện nghiệp vụ biên tập văn bản tại các cơ quan, tổ chức
- Tạo điều kiện chuẩn hóa hệ thống văn bản hành chính
trong một cơ quan, một ngành”
các thành phần bắt buộc phải có
trên một văn bản, được trình bày theo các quy định" Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP, ngay 06 thang 5 nam 2005
?_Kết hợp cái gì đó đề nó hoàn toàn trở thành một bộ phận của một cái khác; hợp nhất, hoà nhập (to integrate something into something, to integrate A and B/ A with B) Từ điển Lạc Việt Lacviet EVA MTD 2002
* World Wide Web (hay Web) duoc xay dung trén dinh cua Internet Khách và chủ web liên lạc với nhau bằng giao thúc gọi là HTTP (HyperText Transfer Protocol) Các máy chủ web (web server) cung cắp thông tin được định dạng theo ngôn ngữ HTML (HyperTexi Markup Language), vệ cơ bản là ngôn ngữ mô tả trang Các web server cung cắp thông tin trên Internet đến mọi nguời qua trình duyệt trang web Đồng thời, công nghệ web có thế được dùng để xây dựng các hệ thông tín dùng riêng, gọi là intranet Cac trinh duyét
trang web là công cụ duy nhát đề truy cập thông tin trên mạng, dù là intranet hay Internet Các trình nây đã vén búc màn bí mật của Internet và loại trừ được nhụ câu người dùng phải hiểu các lệnh chuyên nghề Đa số người
dùng truy cập tài nguyên lần đầu tiên qua trình duyệt trang web Họ không
cân phải thực tập nhiễu, và các trình duyệt trang web là miễn phí Các trình
duyệt trang web thực hiện việc truy cập và hiển thị văn bản, lam cho quá trình nây là trong suốt đối với người dùng Từ điển Lạc Việt Lacviet EVA MTD 2002
* Thông tư 55/2005/TTL T-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 Toản bộ giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản được ghi trên đĩa CD sau nên có dung lượng: _mb, nếu in ra giây: khổ A4: 875 trang
6 Phần phụ lục, Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 nằm 2005 |
7 Quyết định só 58/2003/QĐ-BNN ngày 5/5/2003, công văn số: 2089/CV/BNN-VP, ngày 10 tháng 6 năm 2003 Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn đã thục hiện tù năm 2003 thông qua Website: http d/www,agroviet gov vt) 22 QUY ĐỊNH VE THO! HẠN (Tiếp theo trang 19) theo danh sách đã được quy định bởi sắc lệnh của Hội đồng Nhà nước đã nêu trên Qua những ví dụ về các quy định của Việt Nam và các nước về tiếp cận tài liệu lưu trữ ta thay: Các quy định về thời hạn được khai thác, sử dụng rộng rãi
tại luật pháp của nước ta gắn với thời hạn giao
nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử; tức là khi tài liệu
kết thúc 11 năm kể từ
khi chúng hình thành
trong văn thư đến khi
được giao nộp vào lưu
trữ lịch sử thì được khai thác, sử dụng rộng rãi ngay, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật
nhà nước, tài liệu lưu
trữ đặc biệt quý, hiếm Quy định về vấn đề nảy của Trung quốc, Pháp và một số nước
là sau khi tài liệu lưu trữ đã được giao nộp vào