DANH MỤC HÌNH Hình 1: Quy trình Văn bản đến, đi, lưu trữ được tạo thành hồ sơ vụ việc tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa Hình 2: Quy trình xử lý văn bản đến, phát hành văn bản
Lịch sử nghiên cứu đề tài
Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác văn thư, lưu trữ Hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một chủ đề thu hút nhiều nhà khoa học, nhà quản lý với các sản phẩm khoa học được công bố như: giáo trình, sách chuyên khảo, luận văn thạc sĩ, bài viết trên các tạp chí chuyên ngành Các giáo trình, sách đã trình bày những vấn đề lý luận, khoa học, nghiệp vụ lập hồ sơ giúp người đọc nắm bắt được quy trình, nghiệp vụ lập hồ sơ trong công tác văn thư, lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng đã tổ chức Hội thảo khoa học Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp tại thành phố Hải Phòng bao gồm 20 bài viết, tham luận về công tác lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan (ngày 01 tháng 10 năm 2014) Nhiều tác giả có bài viết trên các báo, tạp chí như Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (3) Đặng Thị Thu Trang (2014): Thực trạng công tác lập hồ sơ công việc tại Văn phòng Quốc hội từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành và một số đề xuất, kiến nghị Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (8); Lê Thị Nguyệt Lưu (2014):
Hệ thống các văn bản pháp lý về lập hồ sơ Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (5); Dương Thị Huyền - Nguyễn Thị Kim Thu (2014): Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (10); Ngọc Minh (2018) Đôi điều suy nghĩ về Mã hồ sơ Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam (1)
Ngoài những giáo trình, sách , luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết, đề tài nghiên cứu trên để phục vụ đề tài tác giả còn nghiên cứu các văn bản triển khai, chỉ đạo, báo cáo thống kê, tổng kết, kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Khánh Hòa; các bài viết trên trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố trên cả nước giúp tác giả kế thừa trong đề tài, tuy nhiên nội dung “Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa: thực trạng và giải pháp” chưa có tác giả nào nghiên cứu, có thể nói luận văn mà tác giả lựa chọn nghiên cứu là đề tài mới, không có sự trùng lặp với bất kỳ công trình nào nghiên cứu trước đó
3 Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa Luận văn tìm hiểu, nghiên cứu các quy định, chỉ đạo của UBND tỉnh, Văn phòng UBND Tỉnh Khánh Hòa về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử; luận văn nghiên cứu nội dung, đặc điểm của tài liệu hình thành trong hoạt động tham mưu của Văn phòng UBND Tỉnh Khánh Hòa; thực trạng hoạt động lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử; kết quả đạt được và những hạn chế, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tại văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
- Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
- Thời gian tài liệu nghiên cứu: Tài liệu hình thành từ năm 2015 đến năm
Sở dĩ tác giả luận văn lựa chọn khảo sát, tìm hiểu đối tượng nghiên cứu từ năm 2015 đến năm 2022 là bởi vì sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành nhiều văn bản liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành về công tác văn thư - lưu trữ và thi hành pháp luật về lập hồ sơ trên địa bàn Các văn bản chỉ đạo của UBND đều nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đồng thời yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương phải nghiêm túc thực hiện và tích cực triển khai công tác tập huấn, công tác kiểm tra việc lập hồ sơ, chỉnh lý sơ bộ tài liệu tồn đọng, tích đống trong đó có dấu mốc quan trọng là năm 2015, Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Chỉ thị số 03/CT-
UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Sau khi Chỉ thị ra đời đã tác động rất tích cực, thay đổi nhiều hoạt động văn thư, lưu trữ của địa phương nói chung và của Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa nói riêng Vì vậy tác giả chọn năm
2015 là mốc thời gian bắt đầu tiến hành nghiên cứu, năm 2022 là năm tác giả bắt đầu thực hiện đề tài
Luận văn nghiên cứu, mô tả thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của UBND Tỉnh Khánh Hòa; nhận xét đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa Luận văn được hoàn thành cung cấp tư liệu cho công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu cho sinh viên, học viên và những ai quan tâm
5 Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện những yêu cầu, mục tiêu của đề tài luận văn tập trung giải quyết một số nhiệm vụ nghiên cứu sau:
- Tìm hiểu và hệ thống cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử;
- Khảo sát, tập hợp, nghiên cứu các quy định, hướng dẫn của địa phương về trong công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử nói chung và đối với UBND Tỉnh nói riêng; tập hợp, nghiên cứu, xử lý các thông tin, số liệu trong các kế hoạch, báo cáo, công văn có liên quan đến đối tượng nghiên cứu của luận văn
- Phân tính, đánh giá những thông tin liên quan đến thực trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa trong thời gian từ năm 2015 đến năm 2021
- Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
6 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu
Luận văn sử dụng phương pháp luận của quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Căn cứ vào các quy định của pháp luật, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để nhìn nhận thực tiễn công tác lập hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh Trên cơ sở xem xét bối cảnh lịch sử nhất định - giai đoạn lưu trữ hồ sơ giấy sang lưu trữ điện tử
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu nguồn tư liệu từ lưu trữ Sử dụng phương pháp này giúp cho tác giả luận văn đánh giá được các nội dung có liên quan đến đối tượng nghiên cứu như: nội hàm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và lưu trữ, cách thức tiến hành và đánh giá hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng phương pháp tổng hợp, thống kê mô tả; bằng số liệu sơ cấp có được từ các nguồn khác nhau, chọn lọc và xử lý ra những số liệu đặc trưng, đánh giá phân tích, so sánh
6.2 Nguồn tƣ liệu Để thực hiện Luận văn này tác giả đã tiếp cận nhiều nguồn tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học khác nhau, đây là kênh thông tin giúp tác giả hiểu thêm nhiều góc nhìn, khía cạnh của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Luận văn khai thác thông tin từ hệ thống văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu, mô tả thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của UBND Tỉnh Khánh Hòa; nhận xét đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa Luận văn được hoàn thành cung cấp tư liệu cho công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu cho sinh viên, học viên và những ai quan tâm.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện những yêu cầu, mục tiêu của đề tài luận văn tập trung giải quyết một số nhiệm vụ nghiên cứu sau:
- Tìm hiểu và hệ thống cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử;
- Khảo sát, tập hợp, nghiên cứu các quy định, hướng dẫn của địa phương về trong công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử nói chung và đối với UBND Tỉnh nói riêng; tập hợp, nghiên cứu, xử lý các thông tin, số liệu trong các kế hoạch, báo cáo, công văn có liên quan đến đối tượng nghiên cứu của luận văn
- Phân tính, đánh giá những thông tin liên quan đến thực trạng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa trong thời gian từ năm 2015 đến năm 2021
- Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu
Luận văn sử dụng phương pháp luận của quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử Căn cứ vào các quy định của pháp luật, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để nhìn nhận thực tiễn công tác lập hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh Trên cơ sở xem xét bối cảnh lịch sử nhất định - giai đoạn lưu trữ hồ sơ giấy sang lưu trữ điện tử
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu nguồn tư liệu từ lưu trữ Sử dụng phương pháp này giúp cho tác giả luận văn đánh giá được các nội dung có liên quan đến đối tượng nghiên cứu như: nội hàm lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và lưu trữ, cách thức tiến hành và đánh giá hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng phương pháp tổng hợp, thống kê mô tả; bằng số liệu sơ cấp có được từ các nguồn khác nhau, chọn lọc và xử lý ra những số liệu đặc trưng, đánh giá phân tích, so sánh
6.2 Nguồn tƣ liệu Để thực hiện Luận văn này tác giả đã tiếp cận nhiều nguồn tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học khác nhau, đây là kênh thông tin giúp tác giả hiểu thêm nhiều góc nhìn, khía cạnh của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Luận văn khai thác thông tin từ hệ thống văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Luận văn tiếp cận, khai thác thông tin từ các văn bản chỉ đạo, triển khai của UBND tỉnh Khánh Hóa, Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hóa cũng như các thông tin thống kê, tổng hợp từ các kế hoạch, báo cáo, công văn… có liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn phòng HĐND tỉnh Khánh Hóa
Luận văn còn nghiên cứu thêm các thông tin liên quan đến đối tượng nghiên cứu trang thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố trên cả nước…
7 Đóng góp của đề tài Đây là đề tài đầu tiên nghiên cứu về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
Về mặt lý luận đề tài đã trình bày và tổng hợp những quy định pháp lý về công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ do nhà nước ban hành từ trước đến nay áp dụng chung cho các cơ quan, tổ chức; đồng thời có những yêu cầu, quy định riêng của UBND tỉnh Khánh Hòa với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Về mặt thực tiễn, đề tài đã tổng hợp, thống kê những vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tại Khánh Hòa Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hơn công tác này trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa Những kiến nghị có thể áp dụng cho các tổ chức Văn phòng của UBND cấp tỉnh hoặc UBND cấp huyện
8 Kết cấu của đề tài
Luận văn gồm các phần mở đầu, nội dung, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo Luận văn được kết cấu gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và quản lý công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Văn phòng UBND cấp tỉnh
Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
Chương 3: Kiến nghị nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ ở Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH
Một số khái niệm
Từ điển Lưu trữ Việt Nam (1992) giải thích:
Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản này được đặt trong một tờ bìa riêng và dày không quá 4 cm (tr.37)
Khái niệm hồ sơ được quy định cụ thể trong Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 như sau:
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân (Quốc hội, 2011, tr.02)
Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư đưa ra định nghĩa về hồ sơ:
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân (Chính phủ, 2004, tr.07)
Như vậy, các quan điểm về hồ sơ có thể khác nhau về câu chữ nhưng tựu trung lại đều thống nhất ở một số nội dung sau đây: hồ sơ là một tập văn bản có liên quan đến nhau và hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và vị trí việc làm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức đó Đây cũng là cách hiểu của tác giả luận văn về thuật ngữ hồ sơ
Hiện nay bên cạnh hồ sơ giấy thì hồ sơ điện tử đã và đang được hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Theo Khoản 1, Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, hồ sơ điện tử được giải thích là:
Tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Chính phủ, 2012, tr.01)
1.1.3 Lập hồ sơ Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP đề cập đến khái niệm hồ sơ: “lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” (Nghị định, 2004, tr.01)
Khoản 15 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về Công tác Văn thư giải thích: “lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” (Nghị định, 2020, tr.02)
Nhìn chung, các định nghĩa về “hồ sơ” đều có nội dung thống nhất, đưa ra những điểm giống nhau của hồ sơ, nhưng cách diễn đạt, thể hiện nội dung định nghĩa là khác nhau Tuy nhiên, theo tác giả cách đưa ra định nghĩa về hồ sơ được đề cập trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về Công tác văn thư là đầy đủ và phù hợp với nội dung nghiên cứu của luận văn
1.1.4 Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ
Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ: là việc chuyển những hồ sơ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu cá nhân, đơn vị khi đến hạn giao nộp vào Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử.
Yêu cầu, trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
1.2.1 Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 1.2.1.1 Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của cán bộ, công chức Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nào sẽ phản ánh việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó
1.2.1.2 Yêu cầu đối với công tác giao nộp hồ sơ a Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thời hạn giao nộp: Theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đối với tài liệu hành chính sẽ thực hiện giao nộp trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong thời hạn
01 năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức; tài liệu xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc b Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Các cơ quan tổ chức là nguồn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh khi giao nộp tài liệu cần đảm bảo yêu cầu: chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử
1.2.2 Trách nhiệm của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
1.2.2.1 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư của cơ quan, bước này còn được gọi là Lập hồ sơ hiện hành Sở dĩ dùng khái niệm “lập hồ sơ hiện hành” là để phân biệt với lập hồ sơ trong lưu trữ mà thực tế lưu trữ cơ quan ở nước ta thường phải tiến hành khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung Chính vì tầm quan trọng của lập hồ sơ hiện hành, nên vấn đề này đã được quy định trong một số văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ của Nhà nước Khi lập hồ sơ phải sắp xếp theo nguyên tắc các văn bản theo thứ tự ngày tháng và chú ý thể hiện sự liên kết giữa các văn bản có mối liên hệ với nhau, làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan đối với vụ việc được thể hiện trong hồ sơ Toàn bộ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan, tổ chức có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ… Điều 8 của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia ban hành ngày 11 tháng 12 năm 1982 đã quy định:
Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong quá trình hoạt động phải tổ chức lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ Nhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng (Hội đồng nhà nước, 1982, tr 02) Điều 9 Luật lưu trữ năm 2011 và Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về Công tác văn thư cũng quy định rất rõ về trách nhiệm của công tác lập hồ sơ đối với tất cả các cá nhân trong cơ quan tổ chức, từ người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo công tác văn phòng, trưởng các đơn vị và nhân viên trong cơ quan, tổ chức
Như vậy, quy định của Nhà nước, lập hồ sơ thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Có nghĩa là công việc thuộc người nào phụ trách thì người ấy phải lập hồ sơ văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc và hoàn thành công việc của mình Lập hồ sơ hiện hành là một nội dung cơ bản và có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác văn thư Để lập hồ sơ hiện hành được chính xác, chúng ta phải lưu ý đến tính thống nhất và mối quan hệ chặt chẽ của các văn bản, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc đó
1.2.2.2 Trách nhiệm đối với công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ a Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác VTLT Chỉ đạo các bộ phận, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
Trách nhiệm của công chức làm công tác VTLT tại các cơ quan: Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan tổ chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác VTLT tại cơ quan, đơn vị, đảm bảo sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan mình Quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan; hướng dẫn cán bộ, công chức về lập hồ sơ công việc, hàng năm hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần giao nộp, tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của cơ quan Phục vụ nhu cầu sử dụng, khai thác hồ sơ, tài liệu của các tổ chức và cá nhân b Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Theo Điều 10 Luật lưu trữ năm 2011: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm “giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức” (Chính phủ, 2011, tr.05); và khoản 1 Điều 21 Luật lưu trữ năm 2011: “Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử” (Chính phủ, 2011)
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 16/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 20/11/2014 quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ phải “lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp”.
Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
1.3.1 Quy trình lập hồ sơ
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ do cơ quan ban hành, căn cứ nhiệm vụ công tác của các cán bộ, công chức và thực tế công việc được giao, công chức làm công tác VTLT cơ quan hướng dẫn cán bộ, công chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để lập hồ sơ
Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể ghi bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ thì mới ghi bằng bút mực Biên mục bên ngoài hồ sơ chính là viết các thông tin trên bìa hồ sơ bao gồm: tên cơ quan hình thành hồ sơ được viết là tên cơ quan chủ quản ở trên và tên bộ phận lập hồ sơ ở dưới; Các yếu tố thông tin cơ bản là tên loại văn bản, nội dung, địa điểm, tác giả, thời gian, địa dư (trật tự các yếu tố có thay đổi theo từng loại hồ sơ và có thể đạt tối thiểu 03 yếu tố trên 06 yếu tố) Hồ sơ số được viết theo số thứ tự của hồ sơ đã được quy định và đặt số trong Danh mục hồ sơ cơ quan lập từ đầu năm Thời hạn bảo quản là yếu tố quan trọng của hồ sơ nhằm xác định thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ Đây là nhiệm vụ bắt buộc công chức chuyên môn phải xác định và điền vào bìa để Lưu trữ cơ quan lưu trữ, bảo quản theo thời hạn đó
- Kết thúc hồ sơ: Khi công việc được giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, người giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ kiểm tra, rà soát, xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết trong hồ sơ Nếu hồ sơ quá dày, nên phân chia thành các tập - đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng (lưu ý hồ sơ không lên quá 3 cm)
+ Căn cứ các quy định về thời hạn bảo quản để xem xét thời gian bảo quản của hồ sơ, căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp
Biên mục bên trong phải thực hiện với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 20 năm trở lên; đánh số tờ, đánh số thứ tự của những tờ tài liệu có trong hồ sơ, đơn vị bảo quản đối với hồ sơ có có thời hạn bảo quản 05 năm trở lên Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản dưới 20 năm thì không cần thiết phải biên mục bên trong và cuối cùng là viết chứng từ kết thúc
Biên mục bên ngoài chính là việc viết bìa hồ sơ, bước này đã được thực hiện từ khi mở hồ sơ, nhưng sau khi hồ sơ kết thúc, công chức sẽ tiếp tục hoàn thiện bìa hồ sơ hoàn chỉnh bằng việc điền các thông tin như: Ngày văn bản hình thành đầu tiên trong hồ sơ đến ngày cuối cùng hình thành văn bản để đóng hồ sơ, số tờ văn bản là tổng số toàn bộ số tờ văn bản được đánh số thứ tự liên tiếp từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng của hồ sơ Phông số được viết là số Phông của cơ quan đó trong thời điểm hình thành hồ sơ Mục lục số được Lưu trữ cơ quan viết khi hệ thống các hồ sơ và lập nên mục lục để tra tìm trong Kho lưu trữ, nội dung này thường được Lưu trữ cơ quan điền thông tin sau khi công chức nộp lưu
1.3.2 Quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử Điều 4 Thông tư số 16/ 2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 20/11/2014 về hướng dẫn giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp quy định về những công việc mà cơ quan giao nộp phải thực hiện như sau:
Cơ quan, tổ chức lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp
Cơ quan, tổ chức thực hiện các thủ tục và gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định Chỉnh sửa, hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử
Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có) Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp
Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có)
Trong Chương 1, luận văn có đề cập đến cơ sở khoa học và pháp lý của hồ sơ, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh đối với Văn phòng UBND cấp tỉnh Luận văn phân tích các yêu cầu của công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử; trách nhiệm đối với công tác này Thông qua việc nghiên cứu các nội dung nêu trên mới thấy được vai trò của công tác lập hồ sơ đối với hoạt động của các cơ quan tổ chức nói chung và các cơ quan tham mưu, giúp việc cho chính quyền nói riêng Những nội dung được đề cập nêu trên tạo cơ sở và nền tảng quan trọng để giải quyết vấn đề liên quan đến nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được đặt ra ở chương 2 và các chương còn lại của luận văn.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH KHÁNH HÒA
Khái quát về tỉnh Khánh Hòa và Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
2.1.1 Điều kiện tự nhiên, đặc điểm kinh tế - xã hội tỉnh Khánh Hòa
Là một tỉnh thuộc khu vực Duyên hải Nam Trung Bộ, Khánh Hòa có diện tích tự nhiên là 5.197 km 2 ,bờ biển dài 385 km với nhiều di tích lịch sử văn hóa và danh lam thắng cảnh nổi tiếng Khánh Hòa có 02 thành phố trực thuộc tỉnh, 01 thị xã và 6 huyện trong đó huyện đảo Trường Sa là nơi có vị trí chiến lược về kinh tế và an ninh quốc phòng trọng yếu của cả nước Ðiều kiện tự nhiên, vị trí địa lý, lịch sử văn hóa đã đem đến cho tỉnh Khánh Hòa nhiều tiềm năng để phát triển kinh tế; là một trong những địa phương có nhiều đóng góp cho ngân sách Trung ương, nền kinh tế - xã hội tỉnh Khánh Hòa không ngừng phát triển, nhiều chỉ tiêu kinh tế - xã hội tăng cao, các lĩnh vực văn hóa, giáo dục, y tế, quốc phòng - an ninh luôn được quan tâm chỉ đạo, an sinh xã hội và phúc lợi xã hội được đảm bảo góp phần cải thiện, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho nhân dân, giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn tỉnh
Tập thể lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh hiện gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện quản lý hành chính về mọi mặt: an ninh, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục đào tạo… trên địa bàn Khánh Hòa
2.1.2 Khái quát về Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; bộ máy tham mưu giúp việc, phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của địa phương; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lý Công báo và phục vụ các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng (Quyết định số 3497/QĐ-UBND ngày 20/12/2022 của UBND tỉnh Khánh Hòa quy định chức năng, nhiệm vụ của VP UBND tỉnh Khánh Hòa)
Giúp việc cho Ban cán sự đảng UBND tỉnh theo Quy chế làm việc của Ban cán sự đảng UBND tỉnh
2.1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tổ chức, bộ máy hành chính của UBND tỉnh Khánh Hòa đã trải quá trình hình thành và phát triển với sự thay đổi cùng tiến trình của lịch sử của dân tộc Việt Nam, từ Kháng chiến chống Pháp, Kháng chiến chống Mỹ đến khi hòa bình Song song với sự thay đổi, phát triển của bộ máy hành chính là việc hình thành các phông tài liệu lưu trữ Qua quá trình chỉnh lý, thu thập tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, có thể xác định 05 Phông được hình thành, cụ thể:
Phông 1: Tòa Hành chính tỉnh Khánh Hòa (1955 - 3/1975)
Phông 2: UBND Cách mạng tỉnh Khánh Hòa (5/1975 - 11/1975)
Phông 3: UBND Cách mạng tỉnh Phú Khánh (12/1975 - 6/1976)
Phông 4: UBND tỉnh Phú Khánh (6/1976 - 6/1989)
Phông 5: UBND tỉnh Khánh Hòa (7/1989 - nay)
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Trong phạm vi thời gian nghiên cứu của đề tài từ năm 2015 - 2022, Tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND tỉnh gồm Chánh Văn phòng và 04 Phó Chánh Văn phòng có 09 phòng, ban trực thuộc, và 02 trung tâm là đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi tắt là các phòng) thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng), bao gồm: Phòng Tổng hợp, Phòng Khoa giáo - Văn xã, Phòng Kinh tế, Phòng Nội chính, Phòng Xây dựng - Nhà đất, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Quản trị - Tài vụ, Ban Tiếp Công dân tỉnh
Tổng số cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên 104: trong đó biên chế công chức: 61 người; 13 hợp đồng lao động theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP; 10 viên chức và 20 hợp đồng lao động sự nghiệp
Phòng Tổng hợp: giúp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, phục vụ các hoạt động của UBND tỉnh và Ban cán sự đảng UBND tỉnh; cụ thể đối với các nội dung công việc và các lĩnh vực như sau:
- Chủ trì, phối hợp với các phòng liên quan tham mưu xây dựng, triển khai chương trình công tác, kế hoạch, quy chế làm việc của Ban cán sự đảng UBND tỉnh, UBND tỉnh, phân công nhiệm vụ giữa Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và thành viên UBND tỉnh; tham mưu theo dõi, đôn đốc, đánh giá việc thực hiện và các báo cáo liên quan
- Phối hợp với các phòng, đơn vị liên quan thu thập thông tin, tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm, đột xuất về công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh (bao gồm các báo cáo tóm tắt phục vụ các cuộc họp báo, tiếp xúc cử tri,…); các báo cáo tổng hợp phục vụ lãnh đạo UBND tỉnh họp giao ban Văn phòng Tỉnh ủy hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và các báo cáo thuộc lĩnh vực chuyên môn của phòng
- Các đề án, tờ trình, báo cáo, văn bản do các sở, ngành, địa phương, các cơ quan, tổ chức trình UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh về các lĩnh vực: Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; công tác tổ chức bộ máy cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; biên chế, số lượng người làm việc; công tác cán bộ, công chức, viên chức (bao gồm nội dung kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức; thẩm định, nhận xét, đánh giá, xếp loại tập thể và cá nhân lãnh đạo quản lý thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý thuộc trách nhiệm của Ban cán sự đảng UBND tỉnh); những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố; chương trình phát triển nguồn nhân lực, xây dựng chính quyền; địa giới hành chính; văn thư, lưu trữ; thi đua, khen thưởng; các hoạt động tôn giáo (trừ các nội dung liên quan đến đất đai, quy hoạch, xây dựng); công tác dân vận; công tác kiểm tra, giám sát của Đảng; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở; học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách
- Tham mưu nội dung trả lời phỏng vấn của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, nội dung cung cấp thông tin của Người phát ngôn báo chí của UBND tỉnh theo lĩnh vực chuyên môn của phòng; chuyển Phòng Khoa giáo - Văn xã tổng hợp để cung cấp cho báo chí theo quy định hiện hành Đầu mối theo dõi, đôn đốc các nhiệm vụ liên quan đến thẩm quyền, trách nhiệm của Ban cán sự đảng UBND tỉnh
- Theo dõi các sở, ban, ngành có liên quan lĩnh vực chuyên môn mà phòng phụ trách
Phòng Khoa giáo - Văn xã: giúp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, phục vụ các hoạt động của UBND tỉnh và Ban cán sự đảng UBND tỉnh; cụ thể đối với các nội dung công việc như sau:
- Giáo dục và Đào tạo; Y tế; Lao động - Thương binh và Xã hội, Văn hóa, Thể thao, Du lịch; Thông tin và Truyền thông (trừ nội dung chuyển đổi số, công nghệ thông tin, đảm bảo an ninh, an toàn thông tin mạng); Khoa học và Công nghệ; Ngoại vụ và các hoạt động đối ngoại; Báo chí, Phát thanh - Truyền hình; Bảo hiểm Xã hội;
- Giải quyết thủ tục đối với các dự án có vốn đầu tư ngoài ngân sách thuộc khối Khoa giáo - Văn xã (gồm cả lĩnh vực Du lịch) ở giai đoạn Quyết định chủ trương đầu tư; chủ trì, phối hợp với phòng Xây dựng - Nhà đất và phòng liên quan tham mưu giải quyết các vấn đề về công tác bồi thường, giải tỏa mặt bằng thực hiện dự án (Trừ các bước quy hoạch xây dựng, quy hoạch sử dụng đất, thu hồi đất, giao đất, cấp giấy phép xây dựng)
- Theo dõi chương trình mục tiêu quốc gia theo ngành thuộc lĩnh vực do phòng phụ trách;
- Tham mưu nội dung trả lời kiến nghị cử tri liên quan đến lĩnh vực phụ trách, chuyển Phòng Tổng hợp để chủ trì, tổng hợp tham mưu UBND tỉnh;
Thực trạng công tác lập hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa
2.2.1 Ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo
Trong giai đoạn từ 2015 đến năm 2022, UBND Tỉnh Khánh Hòa đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ, cụ thể như: Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh về việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 09/12/2016 của UBND tỉnh về việc chấn chỉnh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, Văn phòng UBND tỉnh đã ban hành văn bản triển khai các chỉ đạo của UBND như: Công văn số 610/VP-UBND ngày 08 tháng 5 năm 2015 về việc xây dựng thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong đó đề ra 02 nhóm tài liệu bao gồm tài liệu của UBND tỉnh và tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh, làm cơ sở để xác định được thành phần tài liệu, hồ sơ nộp lưu
Căn cứ các văn bản quy định về văn thư, lưu trữ hiện hành và các văn bản yêu cầu của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Văn phòng UBND tỉnh đều xây dựng kế hoạch văn thư, lưu trữ các năm như: Kế hoạch số 229/VPUBND-HC ngày 12 tháng 02 năm 2018 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018; Kế hoạch số 146/VPUBND-HC ngày 26 tháng 02 năm 2019 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Kế hoạch số 101/VPUBND-HC ngày 26 tháng 02 năm 2020 về công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Kế hoạch số 146/ VPUBND-HC ngày 26 tháng 02 năm 2021 về công tác văn thư, lưu trữ và nhiệm vụ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2021; Kế hoạch số 150/ VPUBND-HC ngày 28 tháng 02 năm 2022 về công tác văn thư, lưu trữ và nhiệm vụ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2022
Nội dung yêu cầu về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ được đề cập trong các Nội dung các bản kế hoạch hằng năm đều nhấn mạnh: mục đích của kế hoạch về công tác văn thư lưu trữ là đảm bảo cho công tác này tại Văn phòng UBND tỉnh được khoa học, hiện đại đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của nhiệm vụ của lãnh đạo UBND tỉnh Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng của tập thể, cá nhân cuối năm
Từ những phân tích trên cho thấy, Văn phòng UBND tỉnh đã ban hành một số các văn bản quy chế, quy định, về hoạt động văn thư, lưu trữ nói chung và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử nói riêng Các văn bản này thể hiện sự quan tâm của cấp Lãnh đạo đối với hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Tuy nhiên, các văn bản ban hành chưa đầy đủ, một số Kế hoạch chưa đảm bảo chất lượng, còn mang tính hình thức dẫn đến việc thực hiện công tác này còn nhiều hạn chế
Tính đến ngày 30/02/2023 tổng số nhân sự của Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa quản lý là 102 người Trong đó trình độ chuyên môn: 14 người có bằng trên Đại học; 60 người có bằng Đại học; 02 người có bằng Cao đẳng; 03 người có bằng Trung cấp; số còn lại là văn hóa phổ thông Trình độ chính trị: 20 người có bằng Cao cấp; 39 người có bằng Trung cấp Trong đó số lượng biên chế công chức được giao là 61, số lượng công chức tại thời điểm ngày 30/02/2023 là 58 biên chế
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Người làm công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện, tham mưu cho các cấp lãnh đạo trong thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong đó có công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh Xác định được tầm quan trọng trong công tác bảo đảm, bảo mật tài liệu, việc tuyển chọn và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh nhận được sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo
Hiện nay, Phòng hành chính - Tổ chức quản lý thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho Văn phòng UBND tỉnh có 10 công chức, nhân viên Trong đó: 01 Trưởng phòng phụ trách chung, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực hành chính - tổng hợp, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách văn thư, lưu trữ, 02 Văn thư chuyên trách trình độ trung cấp, cao đẳng Văn thư - Lưu trữ; 04 chuyên viên thực hiện công tác một cửa, tổng hợp, quản trị mạng, phô tô kiêm văn thư, 01 chuyên viên làm công tác Lưu trữ, 01 nhân viên hợp đồng lao động làm giao liên kiêm một số công việc văn thư theo phân công Đa số công chức, nhân viên trong phòng Hành chính - Tổ chức đã qua đào tạo về nghiệp vụ có kinh nghiệm trong công tác (04/10 công chức được đào tạo trung cấp, cao đẳng, đại học Lưu trữ và quản trị văn phòng) Cán bộ công chức, viên chức Văn phòng UBND tỉnh nói chung và Phòng Hành chính - Tổ chức nói riêng có năng lực hoạt động thực tiễn, có phẩm chất đạo đức tốt và bản lĩnh chính trị vững vàng, chủ động sáng tạo trong công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phục vụ sự chỉ đạo điều hành chung của UBND tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh
Trách nhiệm và quyền hạn của Văn thư, Lưu trữ cơ quan Đối với Văn thư cơ quan: Căn cứ Điều 6 Nghị định 30/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư có quy định rõ về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư và các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh; Theo đó, Văn thư cơ quan có trách nhiệm và quyền hạn như sau:
- Tổ chức tiếp nhận và phân loại văn bản đến, phát hành văn bản đi; thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công việc trên môi trường điện tử tại Văn phòng UBND tỉnh;
- In ấn toàn bộ các văn bản phục vụ công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh;
- Quản lý và sử dụng con dấu của UBND tỉnh, Ban Cán sự Đảng, Đảng uỷ, Văn phòng UBND tỉnh, Công đoàn cơ sở Văn phòng và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chuyển, giao hồ sơ trình ký giữa các bộ phận trong Văn phòng cũng như giữa Văn phòng với các sở, ban, ngành, địa phương có liên quan;
- Thực hiện chế độ bảo mật văn bản, hồ sơ đúng quy định Bảo vệ bí mật Nhà nước;
- Làm đầu mối tiếp nhận và giao trả hồ sơ theo quy trình “Một cửa” của Văn phòng UBND tỉnh đúng quy định Đối với Lưu trữ cơ quan: Thực hiện theo quy định Tại Điều 10, Mục 1,
Chương 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã nêu rõ trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan:
- Lập kế hoạch nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thu nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định
- Chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản, tiêu hủy tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng theo quy định
- Báo cáo tình hình nộp lưu và việc thực hiện công tác chấm điểm lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh
- Triển khai các thủ tục, chuyển giao hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Điều kiện làm việc của công chức và người làm công tác văn thư, lưu trữ
- Phòng làm việc của Phòng Hành chính - Tổ chức trong đó có bộ phận văn thư, lưu trữ được bố trí ngay tại sảnh tầng trệt của tòa nhà làm việc của UBND tỉnh Khánh Hòa;
Nhận xét về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa 37 1 Ưu điểm
Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành được một số văn bản liên quan đến công tác chỉ đạo, điều hành về công tác văn thư - lưu trữ và thi hành pháp luật về lập hồ sơ tại cơ quan; yêu cầu các phòng, đơn vị trực thuộc phải nghiêm túc thực hiện và tích cực triển khai công tác tập huấn, công tác kiểm tra việc lập hồ sơ, chỉnh lý sơ bộ tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh về việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 09/12/2016 của UBND tỉnh về việc chấn chỉnh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Công tác tuyên truyền, triển khai, quán triệt các quy định tại các phòng, ban được thực hiện thường xuyên hàng năm Công chức tiếp cận kịp thời thông qua các hình thức: tổ chức Hội nghị, sao gửi văn bản, giới thiệu trên cổng thông tin điện tử tỉnh Khánh Hòa, trang thông tin điện tử, ngoài ra còn được kết hợp thông qua các lớp tập huấn, họp giao ban, ngày pháp luật hàng tháng của cơ quan, đơn vị
Việc thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ đã được người làm công tác văn thư, lưu trữ hướng dẫn; trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức ngày càng cao, việc nắm bắt công việc và quy trình giải quyết công việc được thực hiện tốt đặc biệt là các nội dung công việc thực hiện theo ISO, đăng ký thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông rõ ràng nên việc thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu vào hồ sơ thuận lợi
Hoạt động kiểm tra, tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ được tăng cường; giúp cho Văn phòng UBND tỉnh nắm bắt được quy trình lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tại Kho Lưu trữ Kinh phí chỉnh lý và trang bị thiết bị cho công tác lập hồ sơ như bìa, cặp, hộp đựng tài liệu, bố trí diện tích phòng, kho từng bước được quan tâm để lưu tại Lưu trữ cơ quan Hồ sơ Một cửa, cải cách hành chính xây dựng quy trình về lập hồ sơ và kiểm soát hồ sơ, tài liệu, quy trình kiểm soát thông tin nội bộ, xây dựng các biểu mẫu về thụ lý và giải quyết hồ sơ, hàng năm tiến hành kiểm định hồ sơ theo yêu cầu
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan tại văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa còn gặp nhiều khó khăn, bất cập; công tác lập hồ sơ công việc được công chức thực hiện mà chuyển toàn bộ văn bản, tài liệu cho văn thư, lưu trữ tiếp nhận, sắp xếp Một số công chức cho rằng cán bộ chuyên môn giải quyết công việc là xong nhiệm vụ, việc lập hồ sơ hoặc tra tìm tài liệu là trách nhiệm của VTLT Hàng năm Văn phòng UBND tỉnh đều được quan tâm cấp kinh phí chỉnh lý từ ngân sách nhà nước nên chưa chủ động yêu cầu công chức lập hồ sơ Một số văn bản sau khi được giải quyết không được lập hồ sơ mà chỉ cho vào cặp ba dây hoặc sơ mi nhựa để lưu giữ và để vào tủ cá nhân Việc lưu trữ văn bản theo loại đi, đến hoặc lưu theo tên loại văn bản và đóng thành từng tập để bảo quản Tình trạng văn bản, giấy tờ đặt trên bàn, trong tủ tại phòng làm việc phổ biến Ý thức giữ gìn và bảo quản giấy tờ, văn bản ở một số công chức chưa cao, đã xảy ra tình trạng mất văn bản, hồ sơ; Việc tra tìm văn bản, hồ sơ đôi lúc khó khăn Thực tế đối với nhóm hồ sơ, tài liệu được cấp kinh phí chỉnh lý và thực hiện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thì được lập và lưu trữ đúng quy định, nhưng những tài liệu không được chỉnh lý lại tiếp tục trong tình trạng tái tồn đọng, bó gói, chưa được lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ không được thực hiện từ khi chuyên viên giải quyết công việc (lập hồ sơ hiện hành) mà được thực hiện khi tài liệu được chuyển vào Kho Lưu lưu trữ cơ quan hoặc khi chỉnh lý tài liệu nên đa phần hồ sơ được sắp xếp theo tập, ngày tháng năm theo số thứ tự hoặc sự vụ rời lẻ, không được chỉnh lý, sắp xếp theo hồ sơ vụ việc hoặc dự án, công trình
- Về công tác mở hồ sơ: theo quy định việc mở hồ sơ phải được thực hiện từ đầu năm hoặc từ khi công việc hình thành, tuy nhiên việc này thường được để đến cuối năm khi kết thúc công việc hoặc khi chỉnh lý tài liệu mới bắt đầu mở hồ sơ, viết bìa và các thông tin cơ bản trên bìa; việc này dễ dẫn đến tình trạng thiếu văn bản trong hồ sơ và công chức lưu trữ mất thời gian sắp xếp lại các văn bản theo trình tự quy định Bên cạnh đó nhiều Văn phòng UBND tỉnh chưa ban hành Danh mục hồ sơ nên việc thu thập hoặc lập hồ sơ gây khó khăn cho Lưu trữ cơ quan khi lập có thể chưa đúng hoặc chưa sát với nhiệm vụ, chức năng như công chức trực tiếp tham mưu xử lý công việc chuyên môn
Một số hồ sơ có tiêu đề nhưng chưa sát với thực tế nội dung công việc cũng như sự hình thành tài liệu hoặc Lưu trữ cơ quan rất khó khăn khi viết tên hồ sơ đúng Thời gian bảo quản ghi trong hồ sơ còn nhiều ý kiến với các mức bảo quản khác nhau gây khó khăn cho việc mở hồ sơ
- Về công tác thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Việc thu thập văn bản thường gặp khó khăn khi công chức trực tiếp tham mưu văn bản không lập hồ sơ công việc, đến khi Lưu trữ tập hợp, sắp xếp văn bản dễ dẫn đến thiếu hoặc lẫn văn bản từ hồ sơ này qua hồ sơ khác
Việc quản lý, chuyển giao văn bản điện tử trên E-Office hình thành hai hệ thống quản lý văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử (kể cả scan văn bản) Các văn bản gửi ra ngoài cơ quan vẫn được in ra giấy, có chữ ký, đóng dấu và lưu, còn các văn bản nội bộ thì trao đổi qua mạng giảm được nhiều giấy tờ nhưng việc lập hồ sơ trên cả hai hệ thống vẫn chưa thể thống nhất Trong cùng một hồ sơ nhưng có cả văn bản giấy và văn bản điện tử gây khó khăn cho công chức thu thập văn bản, phân loại, sắp xếp Có những hồ sơ công chức phải in văn bản điện tử ra giấy để kèm cùng hồ sơ trình, dẫn đến trong hồ sơ có nhiều văn bản chỉ là hình ảnh photo đen không đảm bảo về giá trị pháp lý, có những hồ sơ điện tử xen lẫn một vài văn bản giấy nên việc lập và thu thập văn bản điện tử vào hồ sơ không thể đầy đủ
Lưu trữ cơ quan lúng túng trong xác định thời hạn, tầm quan trọng của hồ sơ nên nhiều hồ sơ chưa được loại bỏ các bản nháp, bản thảo, dự thảo không quan trọng vì không dám loại ra khỏi hồ sơ
- Việc kết thúc hồ sơ: Việc kết thúc hồ sơ thường theo sự việc rời lẻ, chưa có sự liên kết giữa các văn bản trong cùng một vụ việc nên nhiều vụ việc chưa hoàn thành đã được biên mục và kết thúc khi hết năm hành chính
Việc biên mục hồ sơ hạn chế nhất là viết tiêu đề hồ sơ không đầy đủ các yếu tố, có khi hồ sơ chỉ được viết thời gian là tháng, năm hoặc viết rất sơ sài; chưa ghi thời hạn bảo quản, không xác định Phông số; biên mục bên trong hồ sơ như viết mục lục văn bản, đánh số tờ chỉ được một vài hồ sơ vì công việc này tốn nhiều thời gian trong khi số lượng văn bản, tài liệu rất lớn Đối với những văn bản, tài liệu không giải quyết hoặc được gửi đến để theo dõi công chức tự quản lý tài liệu của mình theo kinh nghiệm một cách tự phát trong đó có công chức có ý thức, thói quen cẩn thận trong công việc cũng thường tự lập hồ sơ để quản lý, tra tìm thuận tiện Tuy nhiên do bản thân không được hướng dẫn cách lập hồ sơ cũng như cách lập mục lục hồ sơ để giữ được những gì thực sự có giá trị và để dễ tra tìm lâu dài nên sau một thời gian, tài liệu của công chức rất khó tra cứu Hoặc công chức không có thời gian sắp xếp nên khi giao nộp tài liệu lộn xộn vào Lưu trữ cơ quan mà không được lập thành Mục lục hồ sơ theo hệ thống của cơ quan
Do quy trình xử lý và chuyển văn bản theo hướng một chiều như đã nêu ở trên nên hầu như công chức không lưu trữ văn bản mình tham mưu và giao cho công chức lưu trữ lập hồ sơ; đến khi cần hồ sơ, tài liệu để giải quyết công việc thì đến bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng để mượn tài liệu
Công tác bố trí nhân sự làm công tác VTLT chưa đảm bảo việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ, người làm công tác văn thư, lưu trữ còn phải kiêm thêm nhiều nhiệm vụ khác Văn phòng UBND tỉnh có 01 nhân sự làm công tác lưu trữ chuyên trách nên việc thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện một cách định kỳ, thường xuyên Tuy nhiên tài liệu thu về thường lộn xộn, bó gói, một số tài liệu được ghi nội dung khái quát hoặc chỉ ghi năm tài liệu ở ngoài cặp, đôi khi còn lẫn nhiều loại văn bản không cùng nội dung ghi bên ngoài
PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH KHÁNH HÒA
Kiến nghị nâng cao chất lượng về công tác lập hồ sơ tại văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa trong thời gian tới
Tiếp tục quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm chỉnh Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 30/01/2015 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc đẩy mạnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 25/CT-UBND ngày 09/12/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về chấn chỉnh tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống
Thực hiện có hiệu quả việc chấm điểm tiêu chí lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ theo Quyết định số 404/QĐ-UBND ngày 02/02/2018 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra giám sát hoạt động quản lý và thi hành pháp luật về lập hồ sơ công việc; nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức đang làm việc tại các phòng, ban trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa; tăng cường phát huy giá trị tài liệu đặc biệt là tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
Nâng cao chất lượng, công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về lập hồ sơ công việc; tổ chức tập huấn, hướng dẫn kỹ năng lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ khoa học; đảm bảo công chức thực hiện nghiêm các quy định về bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu
3.2 Kiến nghị nâng cao chất lƣợng về công tác lập hồ sơ tại văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa trong thời gian tới
Thông qua việc đánh giá những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế về công tác lập hồ sơ tại các Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa; để nâng cao nâng cao chất lượng về công tác lập hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa trong thời gian tới cần thực hiện các giải pháp cụ thể như sau:
Tiếp tục thực hiện đánh giá, chấm điểm tiêu chí lập hồ sơ công việc trong Quyết định số 404/QĐ-UBND ngày 02/02/2018 của UBND tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa; đồng thời có biện pháp, quy định xử lý kỷ luật và sai phạm về VTLT cơ quan, có biện pháp xử lý đối với các cơ quan có cán bộ, công chức không lập hồ sơ công việc nhưng vẫn được đánh giá hoàn thành tốt nhiệm vụ Đây cũng là một biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống
Quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của công chức thực hiện công tác VTLT cho Văn thư làm việc tại Văn phòng UBND tỉnh: quản lý văn bản đi, đến, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, nhân viên lập hồ sơ công việc, thu thập hồ và bảo quản tài liệu Lưu trữ cơ quan;
Nâng cao công tác quản lý, chỉ đạo xây dựng văn bản, kiểm tra công tác VTLT; UBND tỉnh giao chỉ tiêu cho Văn phòng UBND tỉnh hàng năm phải kiểm tra công tác VTLT có trọng tâm, trọng điểm và chú trọng tới công tác lập hồ sơ, giao nộp, bảo quản hồ sơ tại Kho lưu trữ
Tăng cường kiểm tra, chỉ đạo, động viên, khen thưởng kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật trong quá trình lập hồ sơ
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác văn thư - lưu trữ nhất là hồ sơ công việc, hồ sơ chuyên đề, vụ việc Bộ phận lưu trữ các cơ quan cần báo cáo kịp thời và kiến nghị lãnh đạo cơ quan về tình hình lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan để có cách thức xử lý kịp thời đối với các cá nhân không lập và không giao nộp đúng quy định Thực hiện cụm kiểm tra chéo, đơn vị kiểm tra chéo để các đơn vị tự đánh giá được năng lực và kết quả hoạt động của mình Kết quả kiểm tra cần phải công tâm, minh bạch có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các cơ quan, đơn vị được kiểm tra biết Tăng cường công tác biểu dương, khen thưởng những tổ chức, cá nhân có thành tích nhiều năm liền đạt loại tốt trong công tác lập hồ sơ và có hình thức xem xét kỷ luật phù hợp đối với các cơ quan, đơn vị hai năm liền có kết quả yếu và trung bình; các hình thức biểu dương, khen thưởng phải công khai, minh bạch và chính xác
Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Người đứng đầu trong công tác chỉ đạo có vai trò quan trọng trong việc định hướng, quyết định và điều hành các hoạt động của tổ chức, họ chịu trách nhiệm trong việc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và giám sát quá trình thực hiện để đảm bảo sự hiệu quả và thành công vì vậy đây được coi là giải pháp rất quan trọng Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật điển hình là Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai Do đó, việc phải làm là để mọi người, nhất là văn thư cơ quan phải nhận thức đúng về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan Công chức quản lý hồ sơ phải xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị đình trệ, không thông suốt Văn thư cơ quan là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một cơ quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu thì văn thư phải góp phần quan trọng trong công tác này Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác quản lý hồ sơ thì toàn thể cán bộ, công chức sẽ có trách nhiệm nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ
Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ phù hợp với thực tế cơ quan, quy định của Luật Lưu trữ cũng như các văn bản chỉ đạo của cấp trên Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy định trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ là một nhiệm vụ bắt buộc phải định kỳ tiến hành rà soát xem quy định nào không còn phù hợp, cần phải bổ sung, chỉnh sửa, góp phần thực hiện công tác này thực hiện đúng quy định Cần có cơ chế quy định trách nhiệm cụ thể về hoạt động quản lý của người đứng đầu, cơ chế đối với những hành vi gây mất mát, hư hỏng tài liệu của đội ngũ cán bộ, công chức Để công tác tuyên truyền có hiệu quả cần có sự lồng ghép, chủ động, thường xuyên triển khai trong các nhiệm vụ của cơ quan; đổi mới các hình thức, phương thức tuyên truyền, xác định những hành vi sai trái là vi phạm pháp luật để nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc bảo quản, giữ gìn tài liệu Yêu cầu Văn thư, lưu trữ cơ quan chủ động phối hợp và đôn đốc các ban thực hiện tốt công tác này Lãnh đạo Văn phòng cần định kỳ một năm/lần, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo các phòng, đơn vị trực thuộc của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào vấn đề lập hồ sơ công việc của cán bộ, chuyên viên Trên cơ sở kết quả của buổi làm việc, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ tiếp tục triển khai các công việc cụ thể và hướng dẫn cán bộ, chuyên viên các ban thực hiện việc lập hồ sơ công việc Như vậy sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các đơn vị có sự nhìn nhận rõ hơn về tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn nộp lưu của ban, đồng thời việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ tại mỗi ban được dễ dàng và hiệu quả hơn Qua đó, cùng với ý kiến trao đổi với lãnh đạo Văn phòng xem xét để kịp thời đề xuất những biện pháp nhằm thực hiện công tác này được tốt hơn và phù hợp với thực tiễn công tác của cơ quan Định kỳ hàng năm phòng Hành chính - Tổ chức báo cáo tình hình thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu cơ quan của các ban và gửi đến lãnh đạo cơ quan, các ban, đơn vị Lãnh đạo phòng Hành chính - Tổ chức cần thường xuyên thông tin, trao đổi nội dung công tác này tại các buổi giao ban của cơ quan; lồng ghép trong các buổi sinh hoạt chuyên đề của cơ quan về nội dung công tác văn thư lưu trữ, trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành
Kiện toàn tổ chức bộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ công chức làm công tác VTLT
Giải pháp về con người được cho là yếu tố quan trọng nhất để nâng cao việc lập hồ sơ, giao nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa hiện nay Hoàn thiện, thống nhất mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh Trong cơ quan, Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản và lập hồ sơ công việc được thực hiện các bộ phận chuyên môn Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan như thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu kết hợp trong xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Như vậy, việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý hồ sơ chuyên trách của cơ quan, tổ chức cần phải được thiết kế cho phù hợp với những nội dung công việc nêu trên và với biên chế được giao của cơ quan
Phân công nhiệm vụ, bố trí cán bộ kiêm nhiệm và cán bộ chuyên trách hợp lý, hiệu quả; thực hiện nghiêm túc chế độ tuyển dụng người làm công tác lưu trữ có trình độ, năng lực đặt mục tiêu yêu ngành, yêu nghề, có tâm huyết Quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng, trang bị những kiến thức mới cho người làm công tác lưu trữ; đầu tư mới trang thiết bị và cơ sở vật chất phù hợp với vị trí việc làm; tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng năng lực lãnh đạo, quản lý và thực hiện chuyên môn nghiệp vụ Cần có chế độ chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư - lưu trữ, thường xuyên quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của người làm công tác lưu trữ để họ yên tâm gắn bó với nghề Người làm công tác Văn thư, lưu trữ phải tích cực tìm hiểu tình hình tài liệu, việc lập hồ sơ ở các ban, thường xuyên trao đổi với cán bộ các ban để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình lập hồ sơ công việc
Tăng cường công tác đào tạo, đào tạo lại; bồi dưỡng, hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình độ, kinh nghiệm đối với người làm công tác VTLT Tập trung đào tạo, hướng dẫn lập hồ sơ, chỉnh lý tài tài liệu; đặc biệt là lập hồ sơ theo ngành, lĩnh vực cho toàn thể công chức đang làm việc Văn phòng UBND tỉnh
Chuẩn hóa, nâng cao chất lượng xây dựng các văn bản quy định về hoạt động VTLT tại Văn phòng UBND tỉnh: Quy chế văn thư - lưu trữ, Danh mục hồ sơ cơ quan, Bảng thời hạn bảo quản, đúng với chức năng, nhiệm vụ, sát với công việc của Văn phòng UBND tỉnh Tổ chức tốt việc xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm làm công cụ quản lý các hoạt động của cơ quan cũng như cá nhân trong cơ quan thông qua hệ thống hồ sơ, đồng thời giúp cơ quan cũng như cá nhân chủ động trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Việc xây dựng Danh mục hồ sơ coi như là việc xây dựng kế hoạch cho việc lập hồ sơ trong năm, kế hoạch càng cụ thể càng dễ thực hiện; Danh mục hồ sơ chuẩn xác làm tiền đề cho mã hồ sơ điện tử sau này Xây dựng Khung phân loại hồ sơ mẫu cho từng lĩnh vực mang tính ổn định, lâu dài Đây cũng là giải pháp quan trọng tạo tiền đề cho lập hồ sơ điện tử, bởi lẽ có Khung phân loại hồ sơ tốt, chính xác thì việc nhập dữ liệu, thông tin hồ sơ vào phần mềm để nhận diện các dữ liệu hình thành hồ sơ điện tử mới thực hiện được