bài tập môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng hoa tươi

Đồng thời, cửa hàng cũng nhận trang trí, thiết kế giỏ hoa, lẵng hoa để làm quà tặng, hội nghị, tiệc cưới, khai trương công ty, … Hoa của cửa hàng được gói tỉ mĩ, tinh tế dưới bàn tay của

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- - -

-BÀI TẬP MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tàiPhân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

cửa hàng hoa tươi

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Tiến Đạt

Tháng 09 năm 2021

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNGQUAN VỀỀ ĐỀỀTÀI3

1 GI IỚ THI UỆ VỀỀ CÔNG TY SỬ D NGỤ HỆTHÔỐNG THÔNG TIN3

2 TÓMTẮỐT NHU CẦỀU CẦỀN CÓ VỀỀ H THÔỐNG THÔNG TIN Ệ C AỦ CÔNG TY3

1 TỰĐÁNHGIÁVỀỀCÁCƯUĐI MỂ C AỦ MÌNH KHI LÀM BÀI T PẬ NÀY12

2 TỰĐÁNHGIÁVỀỀCÁCNHƯỢCĐI MỂ C AỦ MÌNH KHI LÀM BÀI T PẬ NÀY12

3 ĐI MỂ TỰĐÁNH GIÁ BÀIT PẬ MÔN H CỌ NÀY: ??/10 ĐI MỂ .12

Chương 1: Tổng quan về đề tài

1 Giới thiệu về cửa hàng sử dụng hệ thống thông tinCửa hàng hoa tươi Sora là một cửa hàng chuyên bán các loại hoa tươi nội địa và nhập khẩu Đồng thời, cửa hàng cũng nhận trang trí, thiết kế giỏ hoa, lẵng hoa để làm quà tặng, hội nghị, tiệc cưới, khai trương công ty, … Hoa của cửa hàng được gói tỉ mĩ, tinh tế dưới bàn tay của các nhân viên lành nghề theo yêu cầu của khách hàng

Ngoài ra, cửa hàng còn có dịch vụ giao hàng tận nơi theo địa chỉ của khách hàng Với sựphục vụ chu đáo, tận tình và các sản phẩm (hoa) uy tín, chất lượng, giá cả hợp lí cho khách hàng từ bình dân đến trung lưu, cửa hàng hoa Sora đã được nhiều khách hàng biết đến và ưa chuộng

2 Tóm tắt nhu cầu cần có về hệ thống thông tin của cửa hàng

Chương 2: Khảo sát và hoạch định hệ thống

1 Khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn 1.1 Đối tượng phỏng vấn (≥ 2 đối tượng)

a) Nhân viênb) Khách hàng1.2 Các câu hỏi phỏng vấn (≥ 5 câu cho 1 đối tượng)

a) Nhân viên1) Anh/ chị cảm thấy việc bán hàng một cách thủ công của cửa hàng như thế nào?2) Anh/ chị làm nhân viên ở cửa hàng bao lâu rồi?

3) Anh/ chị có cảm thấy khó khăn trong việc nhận đơn hàng và giao hàng vào những lúc khách đông đúc?

4) Anh/ chị muốn có hệ thống, ứng dụng cho cửa hàng không?5) Anh/ chị muốn hệ thống có chức năng nào?

b) Khách hàng1) Anh/ chị có thường hay mua hoa tươi ở cửa hàng?2) Anh/ chị thường mua hoa với mục đích nào?3) Anh/ chị cảm thấy chất lượng phục vụ của cửa hàng hiện tạ nhưu thế nào?4) Anh/ chị nghĩ sao nếu cửa hàng có một ứng dụng để khách hàng theo dõi, đặt

hàng?5) Mong muốn của anh/ chị về gì về cửa hàng sắp tới?2 Khảo sát bằng phương pháp bảng câu hỏi khảo sát

2.1 Đối tượng khảo sát (≥ 1 loại đối tượng)- Khách hàng

2.2 Các câu hỏi khảo sát (≥ 10 câu)

1) Anh/ chị có thường hay mua hoa tươi không?2) Anh/ chị thường mua hoa tươi với mục đích gì?3) Anh/ chị thường đến mua trực tiếp hay gọi điện đặt hàng?4) Anh/ chị đánh giá như thế nào về chất lượng hoa của cửa hàng?5) Anh/ chị đánh giá như thế nào về chất lượng phục vụ của cửa hàng?6) Anh/ chị đánh giá như thế nào về việc đặt hàng?

7) Anh/ chị có gặp khó khăn trong quá trình đặt hàng những ngày đông khách như ngày lễ, kỉ niệm?

8) Nếu có một hệ thống hỗ trợ anh/ chị cảm thấy thế nào?3 Mô tả hiện trạng

3.1 Quy mô cửa hàngHiện tại cửa hàng kinh doanh với quy mô một cửa hàng, về sau nếu phát triển sẽ mở rộng ra thêm các chi nhánh trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Phân khúc khách hàng đa dạng, từ bình dân đến những khách hàng trung lưu, ở mọi lứa tuổi Nguồn hoa tươi bao gồm hoa nội địa và hoa nhập khẩu Hoa nội địa được cung cấp từ các địa điểm trồng hoa nổi tiếng như làng hoa Thái Phiên (Đà Lạt), làng hoa Vạn Thành (Đà Lạt), làng hoa Tây Tựu (Hà Nội), … Hoa nhập khẩu được nhập từ các quốc gia nổi tiếng với các loài hoa đẹp như Hà Lan, Đức, Thái Lan, Trung Quốc, …3.2 Hình thức bán hàng

Cửa hàng sẽ nhận các loại hoa từ các nhà cung cấp sau đó bán lại cho khách hàng a) Bán hàng trực tiếp (hiện tại)

Khách hàng đến trực tiếp tại cửa hàng chọn, mua hoa, bó, giỏ hoa đã được trang trí sẵn Khách hàng cũng có thể đến trực tiếp cửa hàng để đặt sản phẩm (giỏ hoa, bó hoa, lẵng hoa, …), nhân viên sẽ ghi nhận lại thông tin khách hàng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, … vào đơn đặt hàng, sau đó sẽ liên lạc cho khách hàng đến nhận sản phẩm hoặc giao tận nhà theo địa chỉ

b) Bán hàng online

Hiện tại cửa hàng bán các sản phẩm của mình qua kênh Facebook, cửa hàng đăng các bài viết kèm sản phẩm lên blog cửa hàng trên Facebook Khách hàng xem các sản phẩm sau đó nhắn tin hoặc gọi điện đến cửa hàng để đặt mua.

Khi phát triển hệ thống quản lí, cửa hàng có nhu cầu xây dựng trang web bán hàngđể khách hàng có thể dễ tiếp cận hơn trong việc lựa chọn, đặt hàng

c) Bảng giá một số sản phẩm ● Hoa khai trương

STT Tên sản phẩm Loại Đơn giá(đồng) Thành phần

1 Vạn Lộc Lẵng hoa 1.150.000 Sen thái trắng, hoa hướng

dương, Hồng vàng, Lan mokara, Hồng môn xanh,các loại lá phụ khác

2 Đại Cát Kệ hoa 1.250.000 Đồng tiền vàng, Hoa ly,

Mõm sói, Cát tường trắng tím, Hoa hoàng anh, các loại lá phụ khác3 Hồng Phát Lẵng hoa 1.500.000 Hồng kem pastel, Hồng

dâu, Cát tường hồng, Mõmsói hồng

4 Vững tin Lẵng hoa 750.000 Hồng vàng, Đồng tiền

trắng mini, hoa Vàng anh, hoa salem hồng, các loại láphụ khác

5● Hoa chúc mừng● Hoa cưới cầm tay● Hoa tặng mẹ● Hoa chia buồn

● Hoa tươi bán lẻ3.3 Thành phần tham gia hệ thống

Hệ thống thực hiện lưu trữ và quản lí thông tin cơ bản của tất cả các cá nhân, tổ chức khi tham gia vào hệ thống

+ Cá nhân: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, thông tin liên hệ như số điện thoại, email …

+ Tổ chức: tên tổ chức, địa chỉ, thông tin liên hệ: số điện thoại, email, fax, … Đối với nhân viên cửa hàng sẽ được cấp một mã nhân viên, ngoài ra còn có một tài khoản bao gồm tên đăng nhập, mật khẩu để thực hiện truy cập hệ thống thực hiện các công việc và tương tác khách hàng

a) Quản lí cửa hàngCửa hàng có một quản lí duy nhất đó chính là chủ cửa hàng.Thông tin cần lưu trữ của chủ cửa hàng: họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại.Chủ cửa hàng thực hiện quản lí nhân viên của mình cũng như thực hiện trao đổi, xem xét quá trình đặt hàng với các nhà cung cấp Chủ cửa hàng có quyền có cao nhất trong hệ thống, có thể thực hiện hầu hết các thao tác và truy cập vào hầu hết các dữ liệu trên hệ thống như việc theo dõi thông tin các khách hàng, các đơn đặt hàng, …

Chỉ có chủ cửa hàng có quyền thực hiện các thao tác đến quản lí nhân viên bao gồm tìm kiếm, thêm, sửa, xóa nhân viên, theo dõi hoạt động của nhân viên, phân chia các công việc theo vai trò của từng nhân viên, khen thưởng nhân viên có thành tích tót hoặc kiểm điểm nhân viên vi phạm

Chủ cửa hàng cũng là người kiểm tra, theo dõi hệ thống để kịp thời thông báo việccập nhật, nâng cấp, bảo trì hệ thống

b) Nhân viênNhân viên là những người thực hiện hoạt động chính của cửa hàng Mỗi nhân viêncó một mã nhân viên và một tài khoản riêng biệt, vì thế giữa các nhân viên với nhau sẽ không xem được thông tin lẫn nhau.

Các thông tin cần lưu trữ của mỗi nhân viên gồm: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh,giới tính, địa chỉ, thông tin liên hệ như số điện thoại, email

Mỗi bộ phận nhân viên thực hiện đúng phần công việc của mình, khi muốn tham gia hỗ trợ các nhóm khác phải có sự đồng ý của chủ cửa hàng

Dựa trên thực tế cửa hàng có các nhóm nhân viên sau:+ Nhân viên quản lí kho

+ Nhân viên bán hàng+ Thợ trang trí+ Nhân viên kế toánCác nhân viên làm việc từ thứ hai đến chủ nhật, khung thời gian cụ thể hằng ngày như sau:

+ Nhóm nhân viên Bán hàng, Trang trí và Kế toán sẽ làm việc khoảng 7 đến 8 giờ mỗi ngày, buổi sáng từ 8 giờ đến 11 giờ 30, buổi chiều từ 13 giờ đến 16 giờ 30.Các công việc ít nhiều phụ thuộc vào số đơn đặt hàng, khách mua hàng Đối với

Ch c a hàngủ ử

Nhân viên

Qu n líả

Theo dõi ho t ạđ ng, ki m đi mộ ể ể

Khách hàng Theo dõi, quan

tâm

Nhà cung câấp Tìm kiêấm, trao d iổ

những nhân viên làm việc part – time, thì sẽ thực hiện đăng kí lịch làm theo ca vàomỗi thứ sáu hàng tuần Ví dụ lịch đăng kí của một nhân viên như sau:

+ Nhân viên quản lí kho có thời gian làm việc từ 7 giờ đến 22 giờ, nhưng sẽ bao gồm 2 ca: ca sáng và ca tối Ca sáng từ 7 giờ đến 15 giờ, trong đó có 1 khoảngthời gian nghỉ trưa; ca tối từ 15 giờ đến 22 giờ, trong đó cũng có một khoảng thời gian để ăn thêm buổi tối

Tất cả lịch làm việc của nhân viên bao gồm cả ngày nghỉ, việc đi trễ hay làm tăng ca, làm ngày lễ đều được lưu trữ, cập nhật và theo dõi bởi chủ cửa hàng c) Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là một thành phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kìcửa hàng, công ty nào Cửa hàng được cũng cấp hàng từ các nhiều nhà cũng cấp khác nhau

Các thông tin quản lí đối với nhà cung cấp bao gồm: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ cơ sở, email, website (nếu có)

Đối với cửa hàng thì sẽ có 2 loại nhà cũng cung cấp: cung cấp hoa và cung cấp phụ kiện trang trí

Nhà cung cấp hoa có vai trò cũng cấp các loại hoa theo nhu cầu đặt hàng của cửa hàng Sản phẩm từ nhà cung cấp sẽ được kiểm tra trước khi nhập kho bởi quản lí kho theo hướng dẫn của chủ cửa hàng; nếu sản phẩm không đạt chất lượng sẽ được hoàn trả về nơi cung cấp

Chất lượng, giá cả của các loại hoa phải được sản phẩm đảm bảo; trước đó, chủ cửa hàng sẽ có sự trao đổi với nhà cung cấp đó về loại, chất lượng hoa, giá cả,… và kí kết bản cam kết giữa hai bên

+ Nhà cung cấp hoa trong nước:

Cung câấp hoa n i đ aộ ị

Làng hoa Thái Phiên (Đà L t)ạLàng hoa Tây T u (Hà N i)ựộLàng hoa V n Thành (Đà L t)ạạKhác

+ Các nước cung cấp hoa nhập khẩu chính cho cửa hàng

d) Khách hàngKhách hàng làmột chủ thểvô cùng quan trọng trong hệ thống, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cửa hàng

Khi khách hàng tương tác với hệ thống thì sẽ được lưu các thông tin: mã khách hàng, họ tên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email …

Khách hàng thực hiện các hoạt động mua hàng tại cửa hàng sẽ được cập lưu lại các thông tin Đối với khách hàng mua hàng online chỉ có thể thực hiện các quy trình mua hàng: xem sản phẩm; đặt hàng, thanh toán, theo dõi đơn hàng Khách hàng sẽ có 2 loại: khách hàng thường và khách hàng tiềm năng Mỗi khách hàng thì chỉ thuộc vào một loại khách hàng và với mỗi loại khách hàng thì sẽ có

Hoa nh p kh uậ ẩ

Hà LanThái LanĐ cứTrung QuốấcKhác

nhiều khách hàng Để đạt khách hàng tiềm năng, khách hàng thường sẽ phải tích lũy dần số điểm qua các hao đơn mua hàng, việc này cũng đánh giá được sự tin cậy của khách hàng đối với cửa hàng Những khách hàng tiềm năng sẽ được hưởng thêm nhiều ưu đãi trong quá trình mua sản phẩm tại cửa hàng

05001000150020002500300035004000

Amount of customers

Khách hàng thườngKhách hàng tiêềm năngBảng: Sự phát triển khách hàng qua các năm từ 2018 – 2020Qua bảng thống kê trên, chúng ta cũng có thể thấy rằng số lượng khách hàng tăng qua các năm, đặc biệt khách hàng tiềm năng tăng nhanh, cho thấy khách hàng ưa chuộng, tin tưởng vào các sản phẩm của cửa hàng

e) Sản phẩmSản phẩm được bán tại cửa hàng bao gồm nhiều loại khác nhau: hoa bán lẻ và hoa khai trương, hoa chúc mừng, hoa chia buồn, …

Mỗi sản phẩm chỉ thuộc một vào một loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm thì sẽ có nhiều sản phẩm Loại sản phẩm được lưu trữ bằng mã loại sản phẩm, tên loại sản phẩm Với mỗi sản phẩm thì sẽ bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá, số lượng Các sản phẩm sẽ do nhân viên Bán hàng cập nhật với các chức năng: thêm, sửa, xóa sản phẩm

Các sản phẩm khác hoa bán lẻ được cửa hàng tự lên ý tưởng và thiết kế, trang trí; một phần sẽ do yêu cầu đặt hàng từ khách hàng

Mã loại sản phẩm được đặt bằng cách lấy kí tự đầu trong tên loại, ví dụ: loại khai trương thì mã là KT Đối với mã sản phẩm sẽ là sự kết hợp giữa tên sản phẩm và

loại sản phẩm và số sản xuất ra, ví dụ sản phẩm Phát lộc thuộc loại hoa khai trương, được làm thành phẩm đầu tiên có mã sản phẩm là KTPL01 Về việc phân loại sản phẩm sẽ giúp cho chủ cửa hàng có thể biết được loại sản phẩm được ưa chuộng, từ đó có kế hoạch nhập các loại hoa, phụ kiện cần thiết.

0%5%10%15%20%25%30%35%40%45%50%

Hoa khai trươngHoa cướiHoa chia buốềnHoa bán lẻBảng: Sự biến động của các loại sản phẩm3.4 Đơn hàng

4 Kết quả khảo sát4.1 Các chức năng hệ thống cần có

Dựa vào quá trình khảo sát hiện trạng cửa hàng, nhận thấy cần phát triển các chức năng sau:

a) Mua hàngb) Nhập khoc) Trang tríd) Bán hànge) Báo cáo4.2 Các dữ liệu mà hệ thống cần lưu

- Đơn giá mua- Phiếu mua hàng

- Hóa đơn mua hàng- Phiếu chi- Phiếu nhập kho- Đơn giá bán- Danh mục sản phẩm- Đơn đặt hàng- Hóa đơn bán hàng- Danh sách khách hàng

Chương 3: Phân tích hệ thống

1 Mô tả nghiệp vụ hệ thốngCửa hàng khi có nhu cầu cần nhập hàng thì cửa hàng liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng chi tiết về mặt hàng, cũng như đơn giá mua hàng Sau khi xem xét cửa hàng tiến hành lập phiếu mua hàng (đơn hàng) với những loại hoa, phụ kiệntrang trí cần mua, sau đó liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành dặt hàng

Bộ phận kho sẽ thực hiện nhận hàng và kiểm tra hàng, nếu hàng đầy đủ và khớp với phiếu mua hàng thì nhà cung cấp tiến hành lập hóa đơn mua hàng, sau đó chuyển cho nhân viên kế toán lập phiếu chi để thanh toán với nhà cung cấp, nếu có gặp vấn đề thì phản hồi lại nhà cung cấp Sau khi nhận được hàng, nhân viên quản lí kho tiến hành lập phiếu nhập kho và cập nhật là danh mục hàng vào kho

Nhân viên bán hàng kiểm tra các đơn đặt hàng của khách hàng, tổng hợp và chuyển đến các nhân viên trang trí Nhân viên trang trí tiến hành trang trí, thiết kế các sản phẩm Khisản phẩm hoàn thành, tiến hành gắn mã khách hàng vào sản phẩm và thông báo cho bộ phận khách bán hàng để liên hệ khách hàng Nếu là sản phẩm tự thiết kế, thì sau khi hoàn thành nhân viên trang trí chuyển cho nhân viên bán hàng cập nhật sản phẩm lên danh mục sản phẩm

Cửa hàng bán hoa tươi và các sản phẩm từ chúng Khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng hỏi khách hàng mua hoa tươi hay các sản phẩm hoa Nếu mua hoa tươi thì ghi nhận số lượng hoa mà khách hàng cần mua, sau đó ghi lại thông tin khách hàng và xuất hóa đơn, thanh toán với khách hàng Đối với khách hàng đặt hàng các sản phẩm như hoa khai trương, hoa chúc mừng,… thì nhân viên bán hàng ghi nhận lại các thông tin yêu cầu, lưu thông tin khách hàng, ngày đặt hàng, ngày lấy hàng, xuất một đơn đặt hàng cho khách hàng Sau đó chuyển yêu cầu sang bộ phận trang trí để thựchiện Sau kkhisanr phẩm hoành thành, nhân viên bán hàng liên hệ với khách hàng để khách hàng đến nhận hàng, hoặc giao hàng theo yêu cầu Đối với sản phẩm khách hàng yêu cầu khớp với sản phẩm cửa hàng đang có thì tiến hành ghi hóa đơn và thanh toán cho khách hàng

Đối với các sản phẩm và hoa đã bán sẽ được cập nhật tự động khi các nhân viên nhập thông tin.

Nhân viên quản lí kho thực hiện báo cáo tình trạng kho hàng, nhân viên kế toán báo cáo về doanh thu và mua hàng

2 Sơ đồ cây phân rã chức năng FHD

3 Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng

Các thực thể

a) Đơn giá muab) Phiếu mua hàng

c) Hóa đơn mua hàngd) Phiếu chie) Phiếu nhập khof) Đơn giá báng) Danh mục sản

phẩmh) Đơn đặt hàngi) Hóa đơn bán hàngj) Danh sách khách

4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ đỉnh (mức 1)

4.3 Các sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ dưới đỉnh (mức 2)4.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 1

4.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 2

4.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 3

4.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 4

4.3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức ngữ mức 2 của chức năng 5

5 Mô tả các chức năng trong các sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở mức cuối5.1 Mô tả về các chức năng trong DFD mức 2 của chức năng 1

Cửa hàng khi có nhu cầu cần nhập hàng thì cửa hàng liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng chi tiết về mặt hàng, cũng như đơn giá mua hàng Sau khi