bài tập môn học phân tích thiết kế hệ thống đề tài quản lý khách sạn

Liên 3 chuyển cho Bộ phận Thu ngân – Kế toán để bộphận này tổng hợp làm Hóa đơn thanh toán khi khách giao phòng. Tiếp nhận yêu cầu sử dụng của khách và chuyển yêu cầu cho Bộphận dịch vụ

ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘIKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Sinh viên : Lớp :

Chương II : Phân tích hệ thống về chức năng 19

I SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 19

1 Xác định chức năng chi tiết 19

3 Chức năng: Cập nhật Sổ ghi khách đăng ký thuê phòng 36

4 Chức năng: Lập Phiếu đăng ký thuê phòng 37

5 Chức năng: Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng 38

6 Chức năng: Lập Phiếu thanh toán phòng 39

B Nhóm chức năng Quản lý dịch vụ 40

1 Chức năng: Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ 40

2 Chức năng: Cung cấp dịch vụ 40

3 Chức năng: Lập Phiếu báo thu dịch vụ 41

C Nhóm chức năng Quản lý thu ngân 42

1 Chức năng: Lập hóa đơn thanh toán 42

2 Chức năng: Báo cáo Phòng 43

3 Chắc năng: Báo cáo dịch vụ 44

II CHUẨN HÓA DỮ LIỆU 52

1 Chuyển từ ERD mở rộng về ERD kinh điển 52

2 Chuyển hóa ERD kinh điển thành ERD hạn chế 59

3 Chuyển từ ERD hạn chế về mô hình quan hệ 84

III ĐẶC TẢ BẢNG DỮ LIỆU TRONG MÔ HÌNH QUAN HỆ 90

Chương IV : Thiết kế tổng thể 96

I THIẾT KẾ TỔNG THỂ 96

1 Phân định công việc giữa người và máy 96

2 Thiết kế tiến trình hệ thống 98

II THIẾT KẾ GIAO DIỆN 99

1 Thiết kế giao diện nhập liệu 99

2 Thiết kế giao diện hỏi đáp 104

3 Thiết kế tài liệu in 105

III THIẾT KẾ KIỂM SOÁT 106

1 Xác định nhóm người dùng 106

2 Phân định quyền hạn nhóm người sử dụng 108

VI THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU VẬT LÝ 109

1 Xác định bảng dữ liệu phục vụ bảo mật 109

2 Mô hình dữ liệu hệ thống “Quản lý khách hàng” 111

3 Đặc tả bảng dữ liệu 112

V THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 120

1 Thiết kế kiến trúc hệ thống mức cao 120

2 Hệ thống đơn chọn cho hệ thống “Quản lý khách sạn” 121

LỜI NÓI ĐẦU

Như các bạn đã biết xã hội ngày nay rất phát triển, và Dịch Vụ là một trong

những lĩnh vực có tốc độ tăng truởng khá nhanh trong những năm gần đây ở Việt Namnói riêng và thế giới nói chung Cùng với nó là hàng nghìn các nhà hàng, khách sạn,

các công ty, tập đoàn du lịch được xây dựng và thành lập, đồng thời nhu cầu của conngười cũng tăng lên Công tác quản lý trong các nhà nghỉ hay khách sạn ngày càng trởnên khó khăn hơn Nhưng điều đó lại chính là động lực thúc đẩy cho những người lậptrình không ngừng khám phá, để từ đó thiết kế ra những phần mềm phù hợp phục vụtốt hơn cho công việc và cho cuộc sống.

Là một sinh viên hiện còn đang học tập và rèn luyện trên giảng đường đại học,và với kiến thức nhỏ bé của mình cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô giáo, emđã mạnh dạn chọn phân tích & thiết kế hệ thống phần mềm “Quản Lý Khách Sạn”không ngoài mục đích nào khác đó là củng cố nâng cao kiến thức mà em đã được họctập, đồng thời giúp ích một phần cho công tác quản lý phòng trong những nhà nghỉ vàkhách sạn có quy mô nhỏ Trong quá trình thiết kế em đã cố gắng hết sức để hoànthành thật tốt đề tài này Tuy nhiên do điều kiện thời gian cũng như kiến thức còn hạnchế, bài tập môn của em còn nhiều thiếu sót rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy côvà các bạn Em xin chân thành cám ơn /.

Sinh viên

Chương I : Khảo sát hệ thốngI MÔ TẢ HỆ THỐNG

1 Nhiệm vụ cơ bản

- Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách- Thanh toán hóa đơn khi khách trả phòng

- Cung cấp dịch vụ (đồ ăn, nước uống, phương tiện) khi khách yêu cầu

2 Cơ cấu tổ chức

 Bộ phận Lễ tân: Bộ phận này làm nhiệm vụ

 Trực tiếp giao tiếp với khách để thỏa thuận, tư vấn khi khách có nhucầu đặt phòng tại khách sạn.

 Lập Danh sách đăng ký tạm trú [6] gửi cho cơ quan công an công an

để làm giấy tạm trú cho khách đã thuê phòng.

 Lập Phiếu đăng ký thuê phòng [2] khi khách đến nhận phòng Phiếu

này sẽ được lập thành 3 bản Liên 1 giao lại cho khách Liên 2 gửicho Bộ phận dịch vụ để bộ phận này để đối chiếu kiểm tra khi cungcấp dịch vụ Liên 3 chuyển cho Bộ phận Thu ngân – Kế toán để bộphận này tổng hợp làm Hóa đơn thanh toán khi khách giao phòng. Tiếp nhận yêu cầu sử dụng của khách và chuyển yêu cầu cho Bộ

phận dịch vụ trực tiếp đáp ứng.

 Lập Phiếu thanh toán phòng [4] khi khách làm thủ tục chech-out.

Liên 2 giao lại cho khách Liên 3 chuyển cho Bộ phận Thu ngân –Kế toán để bộ phận này tổng hợp làm Hóa đơn thanh toán khi kháchgiao phòng.

 Bộ phận Dịch vụ: Bộ phận này làm nhiệm vụ

 Tiếp nhận yêu cầu sử dụng của khách hoặc thông qua điều phối củaBộ phận Lễ tân.

 Cung cấp dịch vụ cho khách

 Lập Phiếu báo thu dịch vụ [1] khi cung cấp dịch vụ xong cho khách.

Liên 2 giao cho khách Liên 3 chuyển cho Bộ phận Thu ngân – Kếtoán để bộ phận này tổng hợp làm Hóa đơn thanh toán khi kháchgiao phòng.

 Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng [3] khi khách thu dọn hành

lý mà bộ phận này khi kiểm tra phòng mà phát hiện có sự hư hỏngmất mát Liên 2 giao cho khách Liên 3 chuyển cho Bộ phận Thu

ngân – Kế toán để bộ phận này tổng hợp làm Hóa đơn thanh toán khikhách giao phòng.

 Bộ phận Thu ngân – Kế toán: Bộ phận này làm nhiệm vụ

 Khi khách giao phòng bộ phận này sẽ lập Hóa đơn thanh toán [5]

trên cơ sở tập hợp các phiếu [1], [2], [3], [4] liên quan  Trực tiếp thanh toán với khách

 Lập báo cáo doanh thu định kỳ Lập báo cáo dịch vụ

 Lập báo cáo phòng Cập nhật bảng giá phòng Cập nhật bảng giá dịch vụ

3 Quy trình xử lý

a Đặt phòng (Book room)

Khi có nhu cầu đặt phòng, khách sẽ liên lạc với bộ phận lễ tân

thông báo cụ thể về nhu cầu của mình (ngày đến, ngày đi, số lượng

phòng, loại phòng…) Bộ phận lễ tân dựa vào Bảng quản lý phòng, đối

chiếu khả năng đáp ứng của khách sạn so với nhu cầu của khách và trảlời Nếu có thể đáp ứng được nhu cầu của khách, lễ tân sẽ gửi yêu cầu

xác nhận để khách cung cấp thêm một số thông tin Những thông tin này

được dùng để lễ tân điền sẵn vào Danh sách khai báo tạm trú, phân bốkhách vào các phòng, cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách

đăng kí, nhằm thực hiện thủ tục khi check-in một cách nhanh chóng.

Ngược lại, nếu khách có yêu cầu thông tin về giá phòng và giá dịch vụ,

lễ tân sẽ dựa vào Bảng giá phòng và Bảng giá dịch vụ để cung cấp thông

tin cho khách

b Nhận phòng (Check-in)

Khi khách đến check-in, lễ tân sẽ đối chiếu thông tin khách cung

cấp với Sổ ghi khách đăng kí Nếu khách đã đăng kí trước, lễ tân sẽ thực

hiện thủ tục check-in cho khách Ngược lại, khách sẽ phải thực hiện đặt

phòng trước khi check-in Nếu khách đã có trong Sổ ghi khách đăng kí,

lễ tân chỉ cần thu thập thêm một số thông tin như người thanh toán, hìnhthức thanh toán, giấy tờ tùy thân (nếu là khách nước ngoài thì là hộ

chiếu, nếu là khách trong nước thì là chứng minh thư) rồi lập phiếuđăng ký thuê phòng [2] Mỗi phiếu ghi khách đăng kí được ghi làm 3

bản Một bản gửi lại cho khách , một bản chuyển cho kế toán thu ngân

(đóng thành Sổ quản lý khách thuê phòng) để sau này tổng hợp khi

check-out, bản còn lại được giao cho bộ phận dịch vụ lưu lại để đối

chiếu kiểm tra sau này Sau đó làm thủ tục giao phòng (đã phân bố sẵn)cho khách, thông báo với bộ phận dịch vụ và cập nhật lại tình trạng các

phòng trong bảng quản lý phòng Danh sách khai báo khách tạm trú (có

thể được chuẩn bị từ trước hoặc ghi khi khách check-in) sẽ được gửi cho

các cơ quan quản lý (nếu là khách nước ngoài thì danh sách này sẽ đượcchuyển cho tổng cục A18, đơn vị công an chuyên trách trong lĩnh vựcquản lí xuất nhập cảnh cũng như cho công an phường sở tại, đơn vịchuyên trách quản lí tạm trú tạm vắng của điạ phương, nếu là kháchtrong nước thì danh sách này chỉ cần gửi tới công an phường) Nếu cuối

ngày mà khách đã đăng kí vẫn chưa đến check-in, lễ tân sẽ liên lạc lại

với khách để xác minh lại rồi cập nhật lại vào Bảng quản lý phòng và Sổghi khách đăng kí

c Cung cấp dịch vụ

Khi khách có nhu cầu sử dung dịch vụ, tùy theo loại dịch vụ mà

khách sử dụng, các bộ phận tương ứng sẽ thực hiện cung cấp dịch vụ.

Ví dụ: các dịch vụ mà khách sử dụng trong phòng như đồ uống, mỹphẩm… sẽ do bộ phận dịch vụ phòng (tổ buồng) cung cấp; các dịch vụăn uống tại phòng ăn, quầy bar sẽ do bộ phận dịch vụ ăn uống cung cấp;các dịch vụ như bơi, vui chơi, thuê xe, giặt là … sẽ do bộ phận dịch vụbổ sung cung cấp Các yêu cầu dịch vụ có thể được khách đặt trực tiếpvới bộ phận cung cấp hoặc thông qua sự điều phối của lễ tân Sau khi

cung cấp dịch vụ, bộ phận cung cấp dịch vụ cũng dựa vào Bảng giá dịchvụ ghi Phiếu báo thu dịch vụ [1] gồm 3 liên, giao cho khách liên 2, lưu

lại tại cuống liên 1 Liên 3 của phiếu mang đến cho kế toán thu ngân để

sau này tổng hợp lại hóa đơn khi check-out.

d Trả phòng (Check-out)

Khi khách ra về, cần làm thủ tục check-out Sau khi khách thu

xếp hành lí, bộ phận dịch vụ phòng sẽ kiểm kê tài sản trong phòng vàtình trạng phòng Nếu cơ sở vật chất trong phòng có mất mát hoặc hưhại gì, bộ phận dịch vụ phòng sẽ ghi các mục và phí bồi thường vào

Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng [3] và chuyển xuống cho kế toán thu

ngân Sau khi ký nhận phòng với khách, bộ phận dịch vụ phòng sẽ thôngbáo với lễ tân Lễ tân sẽ làm thủ tục nhận phòng từ khách, cập nhật trở

lại vào Bảng quản lý phòng Nếu là khách đoàn hội nghị, thường thì ban

tổ chức sẽ trả tiền phòng của cả đoàn, còn tiền dịch vụ khác do các cá

nhân trả Lúc này, lễ tân dựa vào Sổ ghi khách đăng kí để làm Phiếu báothanh toán phòng [4] chuyển cho kế toán thu ngân Nếu là khách lẻ thì

tiền phòng và tiền dịch vụ sẽ được thanh toán gộp lại Kế toán thu ngân

có nhiệm vụ thu thập tất cả các hóa đơn của khách (phiếu báo thanhtoán phòng; Phiếu báo thu dịch vụ, phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng)kết hợp với Sổ quản lý khách thuê phòng (bản này là liên 3, từ Phiếu

đăng ký thuê phòng do lễ tân chuyển đến khi khách check-in), tổng hợp

lại, viết Hóa đơn thanh toán [5] (mẫu do Bộ tài chính ban hành) khi

khách thanh toán và giao lại cho khách (bản giao là liên 2, liên 1 đượclưu lại tại cuống để sau mỗi định kỳ tổng hợp lại doanh thu) Nếu làkhách đoàn hội nghị thì kế toán thu ngân còn phải làm một bản tổng hợpchi tiết các dịch vụ mà đoàn sử dụng để ban tổ chức mang về giải trình

với cơ quan Phương thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyểnkhoản Thời hạn thanh toán đối với đoàn khách hội nghị chậm nhất là 5ngày sau khi hội nghị kết thúc.

e Nghiệp vụ hệ thống

Định kỳ hoặc những khi có biến động có thể ảnh hưởng đến hoạtđộng kinh doanh, Ban giám đốc khách sạn sẽ yêu cầu Bộ phận kế toán –thu ngân đưa ra báo cáo về tình hình biến động của số lượng khách Lúc

đó, bộ phận này sẽ dựa vào Sổ quản lý khách thuê phòng để tổng hợp,

tính toán và làm báo cáo gửi cho Ban giám đốc Dựa vào những thông

tin này, Ban giám đốc sẽ đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.Cũng như vậy, các ý kiến của khách cũng được định kì xem xét để cónhững điều chỉnh hợp lý.

Dựa vào các báo cáo về tình hình biến động của lượng khách và ýkiến đóng góp, phản ánh của khách, ban giám đốc sẽ đưa ra những thay

đổi để phòng Kế toán – thu ngân cập nhật hệ thống Các mục được cập

nhật bao gồm Bảng giá dịch vụ và Bảng giá phòng.

Hệ thống áp dụng các quy tắc:

- Khách sạn sẽ hủy thông tin đặt phòng nếu không nhận đượcthông tin phản hồi khẳng định đặt phòng của khách (sau 20 ngày đối vớikhách đoàn và sau 7 ngày với khách lẻ)

- Lễ tân có thể từ chối nhận đặt phòng đối với những khách có têntrong sổ đen của khách sạn ( trước đây đã vi phạm nội quy của kháchsạn, không có khả năng thanh toán hoặc hành nghề mại dâm )

- Tiền đặt cọc sẽ được thu cùng với CMTND photo (đối vớikhách trong nước) hoặc hộ chiếu (đối với khách nước ngoài) khi khách

làm thủ tục check-in Tiền đặt cọc tùy vào loại phòng, số ngày ở…

thông thường yêu cầu khách đặt cọc 1 ngày đầu tiên

- Đối với khách đoàn (từ 3 phòng trở lên) khi giao chìa khóa Lễtân nên giao cho trưởng đoàn, tránh giao lẻ tẻ cho từng phòng

- Khách sạn không chấp nhận hình thức thanh toán thế chấp, cầmđồ…

4 Mẫu biểu

Mẫu [1] – Phiếu báo thu dịch vụ do Bộ phận dịch vụ lập sau khi cung

cấp dịch vụ cho khách

Mẫu [2] – Phiếu đăng ký thuê phòng do Bộ phận Lễ tân lập để giao lại

cho khách khi khách đến làm thủ tục check-in

Trang 12

Khách sạn Kim Liên Mã số phiếu:……….

PHIẾU ĐĂNG KÝ THUÊ PHÒNG -Thông tin khách -

Họ & tên khách hàng :……….

Địa chỉ :………

Số CMTND (với khách trong nước) : ……….

Hộ chiếu (với khách nước ngoài) :………

Số CMTND (với khách trong nước) : ……….

Hộ chiếu (với khách nước ngoài) :………

Phòng số :……… Loại phòng :………

STT Tên dịch vụSố lượngĐơn giáThành tiền1.2.3.TỔNG TIỀNTổng số tiền dịch vụ (ghi bằng chữ) :……….

……., ngày……tháng…….năm………

Mẫu [3] – Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng, phiếu này chỉ được lập

khi Bộ phận phục vụ nhận bàn giao phòng của khách mà phát hiện đồ đạc

trong phòng bị mất mát hay hư hỏng, để yêu cầu khách bồi thường

Trang 13

Khách sạn Kim Liên Mã số phiếu:……….

PHIẾU NGHIỆM THU HIỆN TRẠNG PHÒNGHọ & tên khách hàng :……….

Số CMTND (với khách trong nước) : ……….

Hộ chiếu (với khách nước ngoài) :………

Phòng số :……… Loại phòng :………

STTTên đồ đạcTình trạngPhí bồi thường1.2.3.TỔNG TIỀNTổng số tiền bồi thường (ghi bằng chữ) :………

……., ngày……tháng…….năm………

Mẫu [4] – Phiếu thanh toán phòng do Bộ phận Lễ tân lập gửi lại cho

khách khi khách trả phòng

Trang 14

Khách sạn Kim Liên Mã số phiếu:……….

PHIẾU THANH TOÁN PHÒNGHọ & tên khách hàng :……….

Số CMTND (với khách trong nước) : ……….

Hộ chiếu (với khách nước ngoài) :………

Phòng số :……… Loại phòng :………

Ngày ởSố lượngĐơn giáThành tiềnNgàyĐêmTỔNG TIỀNTổng số tiền thanh toán (ghi bằng chữ) :………

……., ngày……tháng…….năm………

Mẫu [5] – Hóa đơn thanh toán do Bộ phận thu ngân lập trên cơ sở tập

hợp các mẫu [1] [2] [3] và [4] để tổng hợp số tiền thanh toán với khách

Trang 15

Khách sạn Kim Liên Mã số phiếu:……….

HÓA ĐƠN THANH TOÁN -Thông tin khách -

Ngày đi :………………… Giờ đi :……….

STTThanh toánThành tiền1 Tiền phòng2 Tiền dịch vụ3 Tiền bồi thường4 Phí & VAT (10%)TỔNG CỘNGTIỀN ĐẶT CỌCTỔNG TIỀN CÒN LẠIĐã nhận đủ số tiền (ghi bằng chữ ):………

……., ngày……tháng…….năm………

KHÁCH NHÂN VIÊN LỄ TÂN NHÂN VIÊN THU NGÂN

Mẫu [6] - Danh sách khai báo tạm trú do Bộ phận Lễ tân lập kèm theo

CMTND (với khách trong nước) Sổ hộ chiếu (với khách nước ngoài) để chuyển đếncơ quan công an làm giấy tạm trú cho khách thuê phòng

STT Họ & tên khách Số CMTND Phòng sốNgày đếnNgày đi

II MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ

1 Ký hiệu sử dụng

Trang 16

<Tên bộ phận>

- <Chức năng1>

- <Chức năng2>

Bộ phận trong hệ thống

Tác nhân tác động vào hệ thống TÀI VỤ

2 Mô hình nghiệp vụ

Chương II : Phân tích hệ thống về chức năngI SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

1 Xác định chức năng chi tiết

Bước 1 : Những động từ + bổ ngữ xuất hiện trong Quy trình xử lý

Quy trìnhĐộng từ + bổ ngữ

Đặt phòng(Book room)

- Trả lời khả năng đáp ứng phòng- Gửi yêu cầu xác nhận cho thuê phòng

- Nhập thông tin khách vào Danh sách khai báo tạm trú- Cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách đăng ký

- Cung cấp thông tin về giá phòng và giá dịch vụ cho khách

Nhận phòng(Check-in)

- Đối chiếu thông tin khách- Thực hiện thủ tục check-in

- Thu thập thêm một số thông tin về khách

- Lập Phiếu đăng ký thuê phòng

- Kiểm kê tài sản và tình trạng phòng- Thực hiện thủ tục nhận phòng

- Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng- Cập nhật lại Bảng quản lý phòng

- Lập Phiếu báo thanh toán phòng

- Thu thập tất cả các phiếu thanh toán liên quan đến khách

- Lập Hóa đơn thanh toán

- Thanh toán với khách

Nghiệp vụ hệ thống

- Lập báo cáo phòng- Lập báo cáo dịch vụ

- Cập nhật Bảng giá dịch vụ- Cập nhật Bảng giá phòng

Bước 2 : Gom nhóm những chức năng đơn giản

Thực hiện nhóm những chức năng có cùng một mục đính hay có mục đính gần giốngnhau Những chức năng được thực hiện xoay quanh một nhiệm vụ chính.

STTĐộng từ + bổ ngữGom thành tên chức năng

1. - Trả lời khả năng đáp ứng phòng Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng- Gửi yêu cầu xác nhận cho thuê phòng

2. - Nhập thông tin khách vào Danh sách khai

4. - Cung cấp thông tin về giá phòng và giá

6. - Thực hiện thủ tục check-in Thực hiện thủ tục check-in

7. - Lập Phiếu đăng ký thuê phòngLập Phiếu đăng ký thuê phòng

8. - Thực hiện thủ tục giao phòng Giao phòng cho khách

9. - Gửi danh sách khai báo khách tạm trú cho Gửi danh sách tạm trú

cơ quan công an

10. - Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ vủa khách Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ

11. - Thực hiện cung cấp dịch vụ Cung cấp dịch vụ

12. - Lập Phiếu báo thu dịch vụLập Phiếu báo thu dịch vụ

13. - Kiểm kê tài sản và tình trạng phòng Nhận phòng từ khách- Thực hiện thủ tục nhận phòng

14. - Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng

15. - Lập Phiếu báo thanh toán phòngLập Phiếu báo thanh toán phòng

- Thu thập tất cả các phiếu thanh toán liên

- Lập Hóa đơn thanh toán

17. - Thanh toán với khách Thanh toán với khách

20. - Cập nhật Bảng giá dịch vụCập nhật Bảng giá dịch vụ

21. - Cập nhật Bảng giá phòng Cập nhật Bảng giá phòng

Bước 3 : Gom nhóm những chức năng khác tên nhưng cùng công việc

STTTên chức năngGom nhóm thành chức năng1. Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng

2. Lập Danh sách khai báo tạm trúLập Danh sách khai báo tạm trú

Gửi danh sách tạm trú

3. Cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi

khách đăng ký

Cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách đăng ký

4. Cung cấp thông tin theo yêu cầu Cung cấp thông tin theo yêu cầu

Kiểm tra thông tin khách

Lập Phiếu đăng ký thuê phòng

Thực hiện thủ tục check-in

Lập Phiếu đăng ký thuê phòng

8. Lập Phiếu báo thu dịch vụLập Phiếu báo thu dịch vụ

10. Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng

11. Lập Phiếu báo thanh toán phòngLập Phiếu báo thanh toán phòng

12. Lập Hóa đơn thanh toánLập Hóa đơn thanh toán

13. Thanh toán với khách Thanh toán với khách

15. Lập báo cáo dịch vụ Lập báo cáo dịch vụ

16. Cập nhật Bảng giá dịch vụCập nhật Bảng giá dịch vụ

17. Cập nhật Bảng giá phòngCập nhật Bảng giá phòng

Bước 4 : Loại bỏ những chức năng không có ý nghĩa

1. Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng

2. Lập Danh sách khai báo tạm trú

3. Cập nhật Bảng quản lý phòng và Sổ ghi khách đăng ký

5. Lập Phiếu đăng ký thuê phòng

7. Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ

8. Cung cấp dịch vụ

9. Lập Phiếu báo thu dịch vụ

11. Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng

12. Lập Phiếu báo thanh toán phòng

13. Lập Hóa đơn thanh toán

15. Lập báo cáo phòng

16. Lập báo cáo dịch vụ

17. Cập nhật Bảng giá dịch vụ

18. Cập nhật Bảng giá phòng

Bước 5 : Chuẩn hóa lại tên các chức năng

 Chức năng 1: Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng Chức năng 2: Lập Danh sách khai báo tạm trú

 Chức năng 3: Cập nhật Bảng quản lý phòng

 Chức năng 4 : Cập nhật Sổ ghi khách đăng ký

 Chức năng 5: Lập Phiếu đăng ký thuê phòng

 Chức năng 6: Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng

 Chức năng 7: Lập Phiếu thanh toán phòng

 Chức năng 8: Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ Chức năng 9: Cung cấp dịch vụ

 Chức năng 10: Lập Phiếu báo thu dịch vụ

 Chức năng 11: Lập Hóa đơn thanh toán

 Chức năng 12: Lập báo cáo phòng Chức năng 13: Lập báo cáo dịch vụ

 Chức năng 14: Cập nhập Bảng giá dịch vụ

2 Gom nhóm các chức năng

Chức năng ở mức 1 xuất hiện dựa vào

 Tài nguyên của hệ thống : Quản lý phòng, Quản lý dịch vụ

 Bộ phận trong hệ thống : Quản lý thu ngân

Các chức năng lá sẽ được gom nhóm dựa vào từng tên gọi, nhiệm vụ và công việc củachức năng mức 1

1 Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng

Quản lý phòng

QUẢN LÝKHÁCH SẠN

2 Lập Danh sách khai báo tạm trú3 Cập nhật Bảng quản lý phòng 4 Cập nhật Sổ ghi khách đăng ký5 Lập Phiếu đăng ký thuê phòng6 Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng

7 Lập Phiếu thanh toán phòng

8 Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ

Quản lý dịch vụ9 Cung cấp dịch vụ

10 Lập Phiếu báo thu dịch vụ11 Lập Hóa đơn thanh toán

Quản lý thu ngân12 Lập báo cáo phòng

13 Lập báo cáo dịch vụ

14 Cập nhật Bảng giá dịch vụ15 Cập nhật Bảng giá phòng

II SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

1 Ký hiệu sử dụng

Tên kho dữ liệu

TÊN TÁC NHÂN TRONGTên tiến trình(động từ + bổ ngữ)

2 DPF mức khung cảnh

3 DPF mức đỉnh

Giải thích về sự tồn tại của các kho xuất hiện ở mức khung cảnh

- Bảng quản lý phòng : Đây là kho dữ liệu do bản thân hệ thống sinh ra nhằm lưu trữ

thông tin về tình trạng phòng, giá…Bộ phận lễ tân dựa vào đó để chấp nhận hay từchối yêu cầu đặt phòng của khách.

- Danh sách khai báo tạm trú : Đây là kho dữ liệu do bản thân hệ thống sinh ra nhằm

lưu trữ thông tin về họ tên khách, số CMTND, ngày đến, ngày đi…Bộ phận lễ tânchuyển những thông tin này đến cơ quan công an để làm thủ tục khai báo tạm trú.

- Giấy tạm trú : Đây là kho dữ liệu để lưu trữ giấy tạm trú của khách do cơ quan công

an chuyển đến, hệ thống sẽ lưu trữ để đối chiếu giải quyết những vấn đề phát sinh saunày.

- Sổ ghi khách đăng ký : Đây là kho dữ liệu do hệ thống tự sinh ra để lưu trữ những

thông tin của khách đã đăng ký thuê phòng thành công như : họ & tên, số CMTND,ngày đến, số phòng…Bộ phận lễ tân sẽ dự vào đó để làm thủ tục check-in 1 cáchnhanh chóng khi khách đến nhận phòng.

- Bảng giá phòng : Kho này để lữu trữ các thông tin về phòng (tài nguyên của hệ

thống) như : giá phòng, số phòng, loại phòng…Bộ phận lễ tân sẽ dựa vào đó để trả lờiyêu cầu đặt phòng và tiến hành viết phiếu thanh toán phòng Bộ phận thu ngân sẽ cậpnhật kho này khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc.

- Bảng giá dịch vụ : Kho này để lữu trữ các thông tin về dịch vụ (tài nguyên của hệ

thống) như : giá dịch vụ, loại hình dịch vụ…Bộ phận dịch vụ sẽ dựa vào đó để thựchiện cung cấp dịch vụ và tiến hành viết phiếu báo thu dịch vụ Bộ phận dịch vụ sẽ cậpnhật kho này khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc.

- Phiếu đăng ký thuê phòng : Đây là kho dữ liệu do hệ thống sinh ra nhằm lưu trữnhững Phiếu đăng ký thuê phòng – được Bộ phận lễ tân lập khi khách đến nhậnphòng Hóa đơn thanh toán sẽ được căn cứ vào kho này.

- Phiếu báo thu dịch vụ : Đây là kho dữ liệu do hệ thống sinh ra nhằm lưu trữ nhữngPhiếu báo thu dịch vụ – được Bộ phận dịch vụ lập sau khi cung cấp dịch vụ chokhách Hóa đơn thanh toán sẽ được căn cứ vào kho này.

- Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng : Đây là kho dữ liệu do hệ thống sinh ra nhằmlưu trữ những Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng – được Bộ phận dịch vụ lập khikhách trả phòng Hóa đơn thanh toán sẽ được căn cứ vào kho này.

- Phiếu thanh toán phòng : Đây là kho dữ liệu do hệ thống sinh ra nhằm lưu trữ nhữngPhiếu thanh toán phòng – được Bộ phận lễ tân lập sau khi khách trả phòng Hóa đơnthanh toán sẽ được căn cứ vào kho này.

- Hóa đơn thanh toán : Đây là kho dữ liệu do hệ thống sinh ra nhằm lưu trữ nhữngHóa đơn thanh toán – được Bộ phận thu ngân lập khi khách thanh toán tại quầy Hóađơn thanh toán sẽ được căn cứ vào những thông tin từ Phiếu đăng ký thuê phòng,Phiếu báo thu dịch vụ, Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng, Phiếu thanh toán phòng.

4 DPF mức dưới đỉnha Quản lý phòng

b Quản lý dịch vụ

- Sổ dịch vụ : Đây là kho dữ liệu do bản thân hệ thống tự sinh ra để lưu trữ những

thông tin yêu cầu dịch vụ Khi khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách sạn Bộphận dịch vụ sẽ ghi lại : loại dịch vụ, thời gian đáp ứng dịch vụ, số lượng…để đáp ứngvà theo dõi

c Quản lý thu ngân

III ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG

A Nhóm chức năng Quản lý phòng1 Chức năng: Lập Danh sách tạm trú

 Đầu vào : - Danh sách khách thuê phòng

- Giấy tờ tùy thân của khách (sổ hộ chiếu đối với kháchnước ngoài, giấy CMTND đối với khách trong nước) Đầu ra : - Danh sách đăng ký tạm trú.

 Thân :

2 Chức năng: Cập nhật Bảng quản lý phòng

 Đầu vào : - Nhu cầu thuê phòng từ khách

- Yêu cầu trả phòng từ khách

- Thông tin của khách (số lượng phòng, loại phòng, ngày đến,ngày đi…)

 Đầu ra : - Bảng quản lý phòng Thân :

3 Chức năng: Cập nhật Sổ ghi khách đăng ký thuê phòng

 Đầu vào : - Bảng quản lý phòng

- Yêu cầu thuê phòng từ khách

- Thông tin của khách (họ tên, địa chỉ, số CMTND/ sổ hộchiếu, ngày đến…)

 Đầu ra : - Sổ ghi khách đăng ký thuê phòng Thân :

4 Chức năng: Lập Phiếu đăng ký thuê phòng

 Đầu vào : - Sổ ghi khách đăng ký thuê phòng

- Thông tin của khách (người thanh toán, hình thức thanh toán - Tiền đặt cọc

 Đầu ra : - Phiếu đăng ký thuê phòng Thân :

5 Chức năng: Lập Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng

 Đầu vào : - Yêu cầu trả phòng từ khách - Phiếu đăng ký thuê phòng

 Đầu ra : - Phiếu nghiệm thu hiện trạng phòng Thân :

6 Chức năng: Lập Phiếu thanh toán phòng

 Đầu vào : - Yêu cầu trả phòng từ khách - Sổ ghi khách đăng ký thuê phòng - Bảng giá phòng

 Đầu ra : - Phiếu thanh toán phòng Thân :

Lặp : Có yêu cầu thanh toán phòng từ khách

Kiểm kê, nghiệm thu hiện trạng phòng

Nếu : Có hư hại, mất mát

Thì : Lập phiếu nghiệm thu hiện trạngKhông thì : Không lập phiếu nghiệm thu

B Nhóm chức năng Quản lý dịch vụ

1 Chức năng: Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ

 Đầu vào : - Yêu cầu đáp ứng dịch vụ từ khách - Bảng giá dịch vụ

 Đầu ra : - Ghi nhận nhu cầu sử dụng dịch vụ Thân :

Lặp : Có yêu cầu sử dụng dịch vụ

Xác định khả năng đáp ứng Có khả năng đáp ứng ?

Nếu : có

Thì : Tiếp nhận yêu cầu

Không thì : Gợi ý khách thay đổi yêu cầu

Khách đồng ý ?

Nếu : có

Thì : Tiếp nhận yêu cầuKhông thì : Khéo léo từ chốiĐến khi : Không còn yêu cầu sử dụng dịch vụ

2 Chức năng : Cung cấp dịch vụ

 Đầu vào : - Nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách - Bảng quản lý dịch vụ

- Danh sách dịch vụ chờ đáp ứng Đầu ra : - Dịch vụ được đáp ứng thành công Thân :

3 Chức năng: Lập Phiếu báo thu dịch vụ

 Đầu vào : - Yêu cầu sử dụng và thanh toán dịch vụ của khách - Bảng giá dịch vụ

- Phiếu đăng ký thuê phòng Đầu ra : - Phiếu báo thu dịch vụ Thân :