Do đó, luận văn đã chọn một Doanh nghiệp thi công xây dựng công trình ngầm làm công ty ngữ cảnh để phát triển nghiên cứu về đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu nhằm cụ thể hóa quá t
TỔNG QUAN
Giới thiệu
Trong phần đầu của chương này sẽ trình bày những khái niệm liên quan được sử dụng trong luận văn: rủi ro và quản lý rủi ro, đánh giá rủi ro, công trình ngầm, giai đoạn đấu thầu thể hiện rõ quan điểm mà nghiên cứu đang theo đuổi.
Có hai mục tiêu chính được đặt ra khi thực hiện tổng quan các nghiên cứu trước đây về quản lý rủi ro trong thi công xây dựng:
• Đưa ra một danh sách đầy đủ ra các nhân tố rủi ro có thể xảy ra.
• Tìm hiểu về cách thức thực hiện công tác quản lý rủi ro trong các nghiên trước đây về thi công xây dựng để rút ra được hướng xây dựng quy trình đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu phù hợp với điều kiện thực tế của đối tượng nghiên cứu.
Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc chương 2
Các khái niệm liên quan
2.2.1 Rủi ro và quản lý rủi ro
Theo lý thuyết cổ điển, rủi ro được định nghĩa như sự đổi hướng tích cực hay tiêu cực của biến số khác với giá trị kỳ vọng.
Theo IRM (2010), rủi ro là sự ảnh hưởng của những yếu tố không chắc chắn lên một đối tượng khi mà những điều không chắc chắn có thể đưa đến sự ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực so với mục đích ban đầu.
Theo PMBOK (2013), rủi ro của dự án theo cách hiểu thông thường là những thách thức đối với người quản lý dự án, mặt khác nó còn tiềm ẩn cơ hội để cải thiện trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Theo F.Al-Bahar (1991), rủi ro là sự bóc trần những cơ hội xảy ra của những điều kiện bất lợi và thuận lợi ảnh hưởng đến dự án như một chuỗi những điều không chắc chắn.
Như vậy, trong phạm vi luận văn này, rủi ro được hiểu là những điều không chắc chắn tiềm ẩn cả cơ hội và thử thách Nghiên cứu về rủi ro giúp Nhà thầu nắm bắt được những cơ hội và có kế hoạch ứng phó với những thử thách.
Michael Latham (1994) từng nhấn mạnh rằng không có dự án nào là không có rủi ro.
Rủi ro có thể quản lý, giảm thiểu, chia sẻ, chuyển giao hoặc chấp nhận Nhưng rủi ro không thể làm ngơ.
Khác với các dự án thông thường khác, mỗi một dự án xây dựng là duy nhất và tạm thời, quá trình thực hiện dựa vào những giả thiết và ràng buộc liên quan tới nhiều bên và phải đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau Do đó, quản lý rủi ro trong các dự án xây dựng luôn là vấn đề phức tạp và tiêu tốn nhiều nguồn lực vậy, công tác quản lý rủi ro được thực hiện ở giai đoạn nào là hiệu quả và cần thiết nhất Dự án xây dựng diễn ra qua nhiều giai đoạn, đối với Nhà thầu thi công, nó thực sự bắt đầu trước giai đoạn ký hợp đồng hoặc trước giai đoạn thi công đến khi hoàn tất việc thi công dự án Công tác quản lý rủi ro luôn là vấn đề không thể thiếu trong từng giai đoạn Tuy nhiên, công tác đánh giá rủi ro luôn luôn được thực hiện tại giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng hoặc trước khi thi công bởi vì nhà thầu thi công cần dự đoán những chi phí có thể dẫn tới tai nạn quá trình đấu thầu thành công hay tìm chiến lược để giảm thiểu rủi ro của các dự án đã ký hợp đồng Choi et al (2004) Do đó, công tác đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu trở nên cực kỳ quan trọng, nó không những góp phần hỗ trợ trong quá trình ra quyết định mà còn là tiền đề để quá trình triển khai được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn.
F.Al-Bahar (1991) cho rằng, quản lý rủi ro là trình tự có hệ thống phân tích, nhận dạng và ứng phó rủi ro xuyên suốt vòng đời dự án để đạt được mức độ tối đa hoặc chấp nhận được của việc loại trừ hoặc quản lý các yếu tố rủi ro.
Theo PMBOK (2013), quản lý rủi ro cung cấp cách thức tiếp cận trong đó các yếu tố không chắc chắn được thấu hiểu, đánh giá và quản lý trong phạm vi dự án (trang19)
Theo PMBOK (2013), quản lý rủi ro là một trình tự bao gồm lập kế hoạch quản lý rủi ro, nhận dạng rủi ro, phân tích định tính và định lượng, phát triển chiến lược ứng phó, theo dõi và kiểm soát rủi ro Quản lý rủi ro không phải là một sự lựa chọn, đó là một sự cần thiết cho thành công của công tác quản lý dự án Bởi mục đích của quản lý rủi ro tăng khả năng và tác động của những sự kiện tích cực và hạn chế những khả năng và tác động của các sự kiện tiêu cực của dự án PMI (2009) Hoàn thành tốt công tác quản lý rủi ro sẽ có ý nghĩa quan trọng trong nỗ lực đạt rút ngắn tiến độ, tiết kiệm chi phí,đảm bảo chất lượng công trình và thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng
Công tác quản lý rủi ro nên được thực hiện xuyên suốt thời gian diễn ra dự án và là một trình lặp lại tại bất cứ thời điểm nào mà người quản lý cảm nhận được sự cần thiết.
Quản lý rủi ro hiệu quả cung cấp một thế mạnh cạnh tranh trong giai đoạn đấu thầu của dự án xây dựng và tăng cơ hội đáp ứng các mục tiêu chính của dự án theo cách hiệu quả (2013, Choudhry & khuram) Trong giai đoạn mời thầu, khi mà thông tin về sự án còn rất ít nhưng Nhà thầu lại phải đưa ra nhiều quyết định quan trọng trong thời gian ngắn, thì sự thực hiện công tác quản lý rủi ro sẽ thật sự ý nghĩa khi nó mang lại cho Người ra quyết định những nguồn tài liệu tham khảo hữu ích. Đối với bất kỳ loại hình dự án nào thì công tác quản lý rủi ro không phải là một lựa chọn, nó góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án thông qua việc sử dụng những thông tin và kết quả có được từ công tác đánh giá rủi ro Đối với các dự án xây dựng, công tác quản lý rủi ro lại càng quan trọng hơn vì quá trình mua bán diễn ra trước khi sản phẩm được hình thành Do đó, mỗi Doanh nghiệp xây dựng muốn tăng năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cần quan tâm và chú trọng tới công tác Quản lý rủi ro.
Cũng giống như các lĩnh vực kinh doanh khác, các dự án Xây dựng cần được quản lý rủi ro để đạt được hiệu quả cao hơn Quản lý rủi ro thật sự có ý nghĩa to lớn đối với người ra quyết định.
Quản lý rủi ro không phải là một sự lựa chọn, đó là một sự cần thiết cho thành công của công tác quản lý dự án Bởi mục đích của quản lý rủi ro tăng khả năng và tác động của những sự kiện tích cực và hạn chế những khả năng và tác động của các sự kiện tiêu cực của dự án (PMI (2009)) Hoàn thành tốt công tác quản lý rủi ro sẽ có ý nghĩa quan trọng trong nỗ lực đạt rút ngắn tiến độ, tiết kiệm chi phí,đảm bảo chất lượng công trình và thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng
Công tác quản lý rủi ro nên được thực hiện xuyên suốt thời gian diễn ra dự án và là một trình lặp lại tại bất cứ thời điểm nào mà người quản lý cảm nhận được sự cần thiết.
Quản lý rủi ro hiệu quả cung cấp một thế mạnh cạnh tranh trong giai đoạn đấu thầu của dự án xây dựng và tăng cơ hội đáp ứng các mục tiêu chính của dự án theo cách hiệu quả.
Trong giai đoạn mời thầu, khi mà thông tin về sự án còn rất ít nhưng Nhà thầu lại phải đưa ra nhiều quyết định quan trọng trong thời gian ngắn, thì sự thực hiện công tác quản lý rủi ro sẽ thật sự ý nghĩa khi nó mang lại cho Người ra quyết định những nguồn tài liệu tham khảo hữu ích.
ro trong thi công xây dựng
công xây dựng
Các nhân tố từ môi trường bên ngoài
1 Chính sách, chính trị 1.1 Những thay đổi từ các văn bản pháp luật
(Wang et al (2004)), (Yoon et al (2014)), (Nasirzadeh et al (2008)), Lam et al (2007) 1.2.Sự ổn định trong chế độ chính trị
Yoon et al (2014), Schaufelberger (2005), Shen et al (2001)
1.3.Mối quan hệ với chính quyền El-Sayegh (2014), Baloi and Price (2003) 1.4.Hối lộ, tham nhũng Yoon et al (2014)
2 Kinh tế 2.1 Biến động giá Mehany (2016), Baloi and Price (2003),Tserng et al (2009),Zou et al (2007), Zhao et al (2013), Zhao et al (2013)
2.2 Tỷ lệ lạm phát Wang et al (2004), Yoon et al (2014), Alarcón et al (2011b), Wang and Chou (2003), Alarcón et al (2011a), (2005-Schaufelberger), Baloi and Price (2003), Nasirzadeh et al (2008), Ghosh and Jintanapakanont (2004),Lam et al (2007), Zhao et al (2013)
2.3 Biến động của lãi suất Yoon et al (2014)
Nhân tố rủi ro Nguồn tham khảo
2.4 Sự sẵn sàng của nguồn nguyên liệu, nhân lực, máy móc
Wang and Chou (2003), Alarcón et al (2011b), El-Sayegh (2008), Yoon et al (2014),
3 Văn hóa - xã hội 3.1 Hành vi phạm tội của cá nhân tham gia DA
El-Sayegh (2014), Baloi and Price (2003)
3.2 Khác biệt về văn hóa El-Sayegh (2014), Wang et al (2004), Zhao et al.
(2013) 3.3 An ninh trật tự xung quanh công trường
Wang and Chou (2003), Yoon et al (2014), Pen- nington and Richards, Tserng et al (2009),Zhao et al (2013)
3.4 Sự chậm trễ của bên thứ ba trong quá trình xây dựng
El-Sayegh (2014), Ghosh and Jintanapakanont (2004), Lam et al (2007)
4 Thiên nhiên 4.1 Điều kiện thời tiết Alarcón et al (2011b), Nasirzadeh et al.
(2008),Wang et al (2004), Hastak and Shaked (2000), El-Sayegh (2008), Yoon et al (2014), Alarcón et al (2011a), Shen et al (2001), Baloi and Price (2003), Nasirzadeh et al (2008)
4.2 Điều kiện địa chất Yoon et al (2014), Shen et al (2001), Baloi and
Price (2003), Tserng et al (2009), Ghosh and Jin- tanapakanont (2004), Zou et al (2007), Lam et al.
5.1 Sự chống đối của dân cư địa phương
Yoon et al (2014), Lam et al (2007)
5.2 Thiên tai, bão lụt, động đất, hỏa hoạn
El-Sayegh (2008), Wang et al (2004), Yoon et al.
(2014),Wang et al (2004), Ghosh and Jintana- pakanont (2004)
6 Các điều kiện khác 6.1 Phân bố và chia sẽ rủi ro phù hợp
6.2.Sự tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng
Alarcón et al (2011b), El-Sayegh (2008), Tserng et al (2009), Shen et al (2001), Alarcón et al.
(2011a) 6.3.Trách nhiệm pháp lý với bên thứ ba
Yoon et al (2014),Hastak and Shaked (2000), Wang et al (2004), Hu and Huang (2014)
6.4.Mức độ rõ ràng của hợp đồng Tran and Molenaar (2014), Tran and Luu (2011),
Lam et al (2007) 6.5.Quản lý Claim không thỏa đáng
Alarcón et al (2011b), Alarcón et al (2011a)
6.6 Sự công bằng, minh bạch trong giai đoạn đấu thầu
El-Sayegh (2008), Shen et al (2001)
Các nhân tố từ môi trường bên trong
Nhân tố rủi ro Nguồn tham khảo
1 Chủ đầu tư 1.1 Sự chậm trễ trong bàn giao mặt bằng
1.3 Thay đổi thiết kế Alarcón et al (2011b), El-Sayegh (2008), Tserng et al (2009), Nasirzadeh et al (2008), Hastak and Shaked (2000), Yoon et al (2014), Alarcón et al.
(2011a), Ghosh and Jintanapakanont (2004), Zou et al (2007)
1.4 Thay đổi phạm vi công việc Shen et al (2001) 1.5 Sự chậm trễ trong phê duyệt các đệ trình
El-Sayegh (2008), Yoon et al (2014)
1.6 Mức độ rõ ràng trong xác định phạm vi công việc
El-Sayegh (2008)), Tran and Molenaar (2014), Baloi and Price (2003), Ghosh and Jintana- pakanont (2004)
1.7 Tác động của dự án đến môi trường trong quá trình thi công
Hu and Huang (2014), Wang et al (2004), Zou et al (2007)
1.8 Thông tin dự án không đầy đủ (thiếu spec, hsmt, bv ) trong giai đoạn đấu thầu
1.9 Khả năng thanh toán (ad- vance payment) của CĐT
El-Sayegh (2008), Tserng et al (2009), Yoon et al (2014), Nasirzadeh et al (2008), Zou et al.
(2007), Zhao et al (2013) 2 Thiết kế
2.1 Tính thống nhất giữa bản vẽ thiết kế và các hồ sơ khác (scop, BOQ, spec)
2.2 Sự phù hợp của BV thiết kế với các tiêu chuẩn, quy định
2.3 Mâu thuẫn với điều kiện địa chất thực tế
Yoon et al (2014), Nasirzadeh et al (2008)
2.4 Chất lượng và tính đầy đủ của thiết kế
Ng and Loosemore (2007), Tran and Mole- naar (2014), El-Sayegh (2014), Wang and Chou (2003), Nasirzadeh et al (2008)
2.5 Giải pháp kỹ thuật: tính khả thi, đúng đắn, đầy đủ zhang 2005,Jardine (2007), Tran and Luu (2011)
3 Nhà thầu 3.1.Đối thủ cạnh tranh Yoon et al (2014),Wang et al (2004) 3.2.Nguồn lực tài chính của nhà thầu
3.3 Năng lực của Nhà thầu: Kinh nghiệm, máy móc, nhân lực
3.4 Đánh giá kỹ lưỡng về chi phí thực tế và lợi nhuận
Nhân tố rủi ro Nguồn tham khảo
3.5 Tính khả thi của biện pháp thi công
3.6 Mức độ đáp ứng về công nghệ, kỹ thuật mới
El-Sayegh (2008), Tserng et al (2009), Yoon et al.
(2014) 3.7 Thiếu sót trong nghiên cứu hồ sơ thiết kế
Yoon et al (2014), Nasirzadeh et al (2008)
3.8 Công tác an toàn lao động El-Sayegh (2008), Tserng et al (2009),
Nasirzadeh et al (2008), Hastak and Shaked (2000), Shen et al (2001), Hu and Huang (2014), Wang et al (2004), Ghosh and Jintanapakanont (2004), Zou et al (2007), Lam et al (2007) 3.9 Cơ cấu tổ chức nhân sự dự án không phù hợp
Yoon et al (2014), Zhao (2014),Wang et al.
(2004) 3.10 Thử thách đối với quy trình công tác hồ sơ của CĐT
3.12 Khả năng quản lý MMTB, vật tư, nhân lực trên công trường
Yoon et al (2014), Shen et al (2001), Nasirzadeh et al (2008), Zou et al (2007)
3.13 Chậm trễ trong công tác cung ứng vậtư và máy móc, nhân lực
Yoon et al (2014), Zhao (2014),Wang et al.
(2004), Zou et al (2007), Lam et al (2007)
3.14 Năng suất làm việc của máy móc và nhân công
Alarcón et al (2011a), Wang et al (2004), Ghosh and Jintanapakanont (2004)
3.15 Sự chuyên nghiệp trong quản lý và thực hiện công tác hồ sơ
3.16 Sự chậm trễ trong việc chuẩn bị các đệ trình (hồ sơ liên quan)
3.17 Mối quan hệ với chủ đầu tư Ng and Loosemore (2007),Baloi and Price (2003) 3.18 Mối quan hệ với Thầu phụ,
Ng and Loosemore (2007), Baloi and Price (2003)
3.19.Mức độ chuyên nghiệp của bên thứ ba (Nhà thầu phụ, Nhà cung cấp)
Wang et al (2004), Shen et al (2001)), Nasirzadeh et al (2008),Ghosh and Jintana- pakanont (2004),Zou et al (2007)
4 Điều kiện công trường 4.1.Mức độ đáp ứng của mặt bằng cho công tác thi công
Baloi and Price (2003),Lam et al (2007),Zhao et al (2013)
4.2.Khả năng tiếp cận công trường của dự án
Baloi and Price (2003), Yoon et al (2014), Shen et al (2001), Lam et al (2007)
4.3 Những tiện ích ngầm không lường trước
Tran and Luu (2011), El-Sayegh (2014)
2.3.2 Tổng quan về các quá trình quản lý rủi ro trong các nghiên
cứu trước đây
Chu trình cải tiến PDCA
Sơ lược về sự hình thành và ứng dụng của PDCA trong thực tiễn
Chu trình PDCA là nền tảng của các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001; ISO 14001 Với hình ảnh là vòng tròn lăn trên mặt phẳng nằm nghiêng như mô tả ở hình 2.6 cho thấy thực chất của chu trình PDCA là một quá trình cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.
Chu trình PDCA có nguồn gốc từ bài giảng của giáo sư W.Edwards Deming ở Nhật bản vào năm 1950 khi ông thay đổi chu trình củaWalter Shewhart từ: “Tiêu chuẩn kỹ thuật-Sản xuất-Thử nghiệm” thành: “thiết kế sản phẩm, tạo ra sản phẩm, (put it on the market) bán ra thị trường, kiểm tra sản phẩm thông qua nghiên cứu thị trường, sau đó thiết kế lại sản phẩm Bằng cách thêm 2 bước kiểm tra sản phẩm thông qua nghiên cứu thị trường sau đó thiết kế lại sản phẩm, chu trình cải tiến Shewhart mà Deming đề xuất
Hình 2.6: Chu trình cải tiến PDCA (Nguồn: imcvietnam.com) đã tìm ra những vấn đề cần cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm Năm 1951, người Nhật đã nắm bắt được triết lý cải thiện chất lượng không ngừng trong bài giảng của tiến sĩ W.Edward Deming và phát triển thành chu trình PDCA Chu trình PDCA đã được người Nhật ứng dụng thành công trong công tác kiểm soát chất lượng (QC), quản lý chất lượng toàn diện (TQM).Ngày nay,chu trình PDCA được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý chất lượng và quản lý chất lượng toàn diện trên thế giới và được chứng minh rằng mang lại nhiều hiệu quả hơn so với cách tiếp cận “đúng ngay từ lần thực hiện đầu tiên” (Sokovic et al (2010)).
Sự phù hợp khi áp dụng chu trình PDCA vào quản lý rủi ro
Chu trình PDCA ra đời đã lâu và ngày càng được các nhà quản lý quan tâm tới Bởi vì thực ra chu trình PDCA là tổng kết của một phương pháp khoa học để thực hiện sự cải tiến và tiến lên không ngừng (Qing-ling et al (2008)), do đó, đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện để mở rộng phạm vi áp dụng của PDCA Kết quả cho thấy, PDCA không chỉ phát huy hiệu quả trong quản lý chất lượng của sản phẩm, dịch vụ mà còn áp dụng hiệu quả cả trong quản lý dự án và quản lý quá trình Qing-ling et al (2008) trong quá trình nghiên cứu đã nhận thấy áp dụng chu trình PDCA vào quản trị hiệu quả làm việc (Performance management-PM) có thể thể hiện đầy đủ các đặc điểm biến động và có hệ thống của quản trị hiệu quả làm việc Bên cạnh đó meng Ren et al (2015) cho rằng áp dụng chu trình PDCA vào trong kỹ thuật của tất cả các loại quản lý là không thể thiếu và nghiên cứu sự áp dụng của chu trình PDCA trong kỹ thuật quản lý cũng rất cần thiết.meng Ren et al (2015) đã áp dụng chu trình PDCA trong các công tác quản lý dự án xây dựng như quản lý tiến độ, chất lượng và chi phí Quản lý rủi ro cũng là một công tác không thể thiếu của Quản lý dự án xây dựng Hầu hết tất cả các dự án xây dựng đều có rất nhiều thay đổi từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi giai đoạn thực hiện dự án Theo thời gian, khi lượng thông tin về dự án ngày càng nhiều thì sẽ có nhiều căn cứ để nhận dạng rủi ro, có một số rủi ro cũ mất đi và một số rủi ro mới xuất hiện, do đó công tác quản lý rủi ro nên bắt đầu ngay thi Nhà thầu tham gia vào dự án và được thực hiện lặp lại trong suốt thời gian thực hiện dự án Cứ qua mỗi vòng lặp, thông qua việc phân tích,đánh giá các thông tin mới được cập nhật, các Nhà quản lý sẽ có nhiều căn cứ hơn để xác định được các rủi ro của dự án, qua đó nâng cao mức độ nhận thức về rủi ro của dự án
23 và kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn Điều này cho thấy, mức độ nhận thức của các Nhà quản lý về mức độ rủi ro của dự án sẽ tăng lên không ngừng qua từng lần thực hiện đánh giá rủi ro Điều này phù hợp với bản chất cải tiến không ngừng của PDCA.
Do vậy, áp dụng PDCA vào đánh giá, quản lý rủi ro trong dự án xây dựng là một phương thức tiếp cận mới, phù hợp với xu hướng.
Các giai đoạn thực hiện của chu trình PDCA
Hình 2.7: Các giai đoạn của chu trình cải tiến PDCA
Nhờ những ưu điểm của mình mà chu trình PDCA ngày càng được áp dụng rộng rãi trong quản lý Tùy vào thực tế mà chu trình PDCA sẽ được triển khai sao cho phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng và đặc điểm của mỗi tổ chức Tuy vậy, những giai đoạn thực hiện của một chu trình PDCA vẫn bao gồm theo những nội dung chủ yếu sau:
• Giai đoạn lập kế hoạch (Plan) Dựa trên sự phân tích dữ liệu, thông tin có được, người phụ trách chính sẽ đưa ra các mục tiêu cụ thể để thực hiện chu trình cải tiến.
Từ đó, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan sẽ được xác định cụ thể Các nhiệm vụ cần được thể hiện rõ ràng về khối lượng công việc, mục tiêu cần đạt được, người trực tiếp thực hiện Ngoài ra, giai đoạn này cũng xác định được phương thức thực hiện để đạt được mục tiêu đặt ra Phương thức thực hiện càng rõ ràng, cụ thể tạo điều kiện thuận lợi để triển khai các giai đoạn sau.
• Giai đoạn thực hiện (Do) Giai đoạn này, bản kế hoạch sẽ được triển khai Tất cả những vấn đề xảy ra và những vấn đề quan sát được đều được thu thập đầy đủ, chi tiết làm cơ sở căn cứ để phân tích dữ liệu Trong quá trình thực hiện của giai đoạn này, cần tự đánh giá kết quả đạt được với mục tiêu đã đặt ra để có những điều chỉnh hợp lý, do đó giai đoạn này thường hay tồn tại một chu trình PDCA nhỏ.Ngoài ra,phương thức thực hiện đã đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch không phát huy hiệu quả, người thực hiện cần sáng tạo điều chỉnh cho phù hợp với thực tế Đây là giai đoạn chiếm khá nhiều thời gian của quy trình đề xuất Chất lượng của giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào sự tâm huyết, nhiệt tình, khả năng phân tích, xử lý vấn đề nhanh nhạy của người thực hiện.
• Giai đoạn kiểm tra (Check) Giai đoạn này sẽ đánh giá, so sánh kết quả đạt được của giai đoạn thực hiện so với mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn lập kế hoạch Từ đó, xác định được các vấn đề cần điều chỉnh, cải tiến để đạt được mục tiêu đã đặt ra Ngoài ra, các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến kết quả thực hiện đều được phân tích kỹ lưỡng Đây là căn cứ quan trọng để có những tác động điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn tiếp theo.
• Giai đoạn hành động điều chỉnh (Act) Đây là giai đoạn kết thúc của một chu trìnhPDCA Sokovic et al (2010) cho rằng khía cạnh quan trọng nhất của chu trình PDCA nằm ở giai đoạn này, sau khi hoàn tất một chu trình khi vòng xoay bắt đầu cho sự cải tiến tiếp theo Giai đoạn này sẽ thực hiện những tác động điều chỉnh để cải tiến vấn đề Điều quan trọng là phải tìm ra biện pháp để tránh lặp lại sai sót trong quá trình thực hiện và khắc phục sai sót đó.
Kết luận chương
Chương này đã trình bày cụ thể các đặc điểm của công tác quản lý rủi ro trong giai đoạn đấu thầu theo quan điểm Nhà thầu thi công Ngoài ra, công tác tổng quan đã rút ra được một danh sách các nhân tố rủi ro trong các dự án thi công xây dựng, đây là nền tảng để nghiên cứu thực hiện khảo sát, xác định các nhân tố rủi ro trong giai đoạn đấu thầu tại công ty ngữ cảnh Bên cạnh đó, công tác tổng quan các nghiên cứu trước đây về cách thức thực hiện và đánh giá rủi ro trong quản lý xây dựng kết hợp với thực tế của công tác quản lý rủi ro tại công ty ngữ cảnh đã xác định được hướng xây dựng quy trình đánh giá rủi ro phù hợp, khả thi Cuối cùng, nghiên cứu hướng tới việc áp dụng và triển khai chu trình PDCA vào công tác đánh giá và quản lý rủi ro bởi vì tính chất lặp lại của công tác quản lý rủi ro phù hợp với sự cải tiến không ngừng của chu trình PDCA.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Giới thiệu chương
Nội dung chính của chương được thể hiện ở sơ đồ tóm tắt hình 3.1, chương này sẽ tập trung trình bày cách thức thực hiện các vấn đề chính của quá trình nghiên cứu Quy trình nghiên cứu (hình 3.2) đưa ra bức tranh toàn cảnh về quá trình nghiên cứu trong đó thể hiện rõ các giai đoạn nghiên cứu và các bước thực hiện trong từng giai đoạn Ngoài ra, các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu được sử dụng trong nghiên cứu cũng sẽ được trình bày cụ thể.
Quá trình thu thập dữ liệu trải dài suốt thời gian thực hiện nghiên cứu Đầu tiên, công tác tổng quan được thực hiện để rút ra được danh sách sơ bộ các nhân tố rủi ro trong các dự án thi công xây dựng Sau đó, một cuộc khảo sát thứ 1 được tiến hành tại một công ty ngữ cảnh để xác định được các nhân tố rủi ro cho các dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu Ở giai đoạn sau khi quy trình đánh giá được đề xuất, cuộc khảo sát thứ 2 được thực hiện để khảo sát sự hoàn thiện và khả năng áp dụng của quy trình vào thực tiễn.
Hình 3.2: Quy trình thực hiện nghiên cứu
Quy trình nghiên cứu
Sau khi xác định mục tiêu và phạm vi nghiên cứu, quá trình nghiên cứu được chia thành 3 giai, chi tiết như hình 3.2
• Giai đoạn 1: Xây dựng thư viện các nhân tố rủi ro cho Nhà thầu thi công phần ngầm
Hình 3.3: Quy trình thu thập dữ liệu giai đoạn 1 giai đoạn đấu thầu.Nghiên cứu thực hiện tổng quan nghiên cứu đã công bố về quản lý rủi ro trong các dự án thi công xây dựng để có được danh sách sơ bộ các nhân tố rủi rho trong giai đoạn đấu thầu thầu Sau đó, một cuộc khảo sát được thực hiện bằng hình thức phỏng vấn có cấu trúc tại đối tượng nghiên cứu để xác định chính xác các nhân tố rủi ro ảnh hưởng đến các dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu Dữ liệu thu được giai đoạn này sẽ được phát triển thành thư viện các nhân tố rủi ro cho Nhà thầu thi công phần ngầm giai đoạn đấu thầu Thư viện sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích khi thực hiện nhận dạng rủi ro, bước đầu tiên và không thể thiếu của công tác quản lý rủi ro.
• Giai đoạn 2: Đề xuất quy trình đánh giá rủi ro cho Nhà thầu thi công phần ngầm giai đoạn đấu thầu Dựa vào nhu cầu thực tiễn và đặc điểm của công tác quản lý rủi ro tại công ty ngữ cảnh, nghiên cứu đã đề xuất một quy trình đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu Quy trình không cung cấp những phương thức để xử lý và ứng phó với các nhân tố rủi ro mà cung cấp cách thức để đánh giá và cải tiến chất lượng của công tác quản lý rủi ro Đây là một phương thức tiếp cận mới phù hợp với việc thực hiện công tác quản lý rủi ro định tính tại công ty ngữ cảnh Quy trình đề xuất được khảo sát đánh giá kỹ lưỡng trước khi thử nghiệm vào dự án thực tế.
• Giai đoạn 3: Ứng dụng thực tiễn và hướng cải tiến Sau khi quy trình đề xuất được xây dựng xong, cần thiết phải áp dụng vào dự án thực tế để xác định được những vướng mắc, thuận lợi, khó khăn và tìm hướng cải tiến phù hợp Vì giới hạn về thời gian thực hiện, nghiên cứu chọn một dự án đang triển khai để thu thập dữ liệu và thực hiện đánh giá, phân tích tính ứng dụng, khả thi của quy trình đề xuất.
Hình 3.4: Quy trình thu thập dữ liệu bằng bảng câu hỏi
Hình 3.5: Quy trình thu thập dữ liệu giai đoạn 2
Thu thập dữ liệu
• Bảng câu hỏi được biết đến là một công cụ hữu hiệu để thu thập dữ liệu Thuận lợi của việc thu thập dữ liệu bằng bảng câu hỏi khảo sát là có được thông tin từ một
29 số lượng lớn người tham gia, thực hiện dễ dàng cho mọi đối tượng, giúp làm rõ vấn đề nhanh chóng, và có thể thu thập dữ liệu cần thiết từ nhiều cơ quan hay đơn vị khác nhau trong thời gian ngắn (Đặng, 2011) Tuy nhiên, để có một bảng câu hỏi tốt khó hơn so với suy nghĩ của nhiều người bởi bảng câu hỏi phải đảm bảo sẽ thu thập chính xác dữ liệu cần thiết để trả lời các câu hỏi nghiên cứu và đạt được các mục tiêu liên quan Chất lượng của dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi phụ thuộc nhiều vào cách thiết kế các câu hỏi, cấu trúc của bảng câu hỏi, sự nghiêm túc của các nghiên cứu sơ bộ, kiến thức, kinh nghiệm và sự phù hợp của đối tượng khảo sát, hình thức và cách thực hiện khảo sát.
• Do đó, để dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi phục vụ được cho mục tiêu nghiên cứu, cần làm tốt công tác chuẩn bị bảng câu hỏi bằng cách thiết kế cẩn thận từng câu hỏi, trình bày rõ ràng mẫu bảng câu hỏi, giải thích rõ ràng mục đích của bảng câu hỏi, trắc nghiệm sơ bộ, hoạch định và triển khai bảng câu hỏi một cách cẩn thận.
Quy trình thu thập dữ liệu bằng bảng câu hỏi được thể hiện cụ thể hình3.4 Nghiên cứu sử dụng bảng câu hỏi kết hợp với phỏng vấn có cấu trúc để thu thập dữ liệu ở giai đoạn cả giai đoạn 1 và giai đoạn 2 của quá trình thu thập dữ liệu.
Trong thu thập dữ liệu, các cuộc phỏng vấn trực tiếp được thực hiện với các chuyên gia Có hai hình thức phỏng vấn là phỏng vấn có cấu trúc và phỏng vấn bán cấu trúc.
Phỏng vấn có cấu trúc
• Phỏng vấn có cấu trúc sử dụng bảng phỏng vấn dựa trên một bộ câu hỏi xác định trước và được thực hiện bởi người phỏng vấn Người phỏng vấn sẽ đọc lần lượt từng câu hỏi và ghi câu trả lời trên một biểu mẫu tiêu chuẩn, thường được sử dụng với những câu trả lời đã được chuẩn bị sẵn Phỏng vấn có cấu trúc đảm bảo quá trình phỏng vấn được thực hiện như mục tiêu và lịch trình nghiên cứu đã đặt ra Hơn nữa, quá trình phỏng vấn trực tiếp góp phần hạn chế được những vấn đề về sai lệch dữ liệu bởi vì mọi thứ không rõ ràng có thể được trao đổi trong trực tiếp.
• Phỏng vấn có cấu trúc được thực hiện ở giai đoạn một và hai của quá trình thu thập dữ liệu Ở giai đoạn 1, ngoài các câu hỏi cung cấp thông tin về chuyên gia thì loại câu hỏi được sử dụng chủ yếu trong quá trình khảo sát ý kiến chuyên gia về các nhân tố rủi ro là loại câu hỏi lựa chọn Có/Không ví dụ Anh/chị có bận tâm đến nhân tố a (b,c) khi thực hiện quản lý rủi ro ở giai đoạn đấu thầu hay không? Loại câu hỏi này tuy đơn giản nhưng phù hợp với mục tiêu thu thập của giai đoạn này là xác định các nhân tố rủi ro cần bận tâm tới trong dự án thi công phần ngầm trong giai đoạn đấu thầu giai đoạn đấu thầu Với câu hỏi này, người trả lời chỉ cần chọn một trong hai phương án có hoặc không Ngoài ra, trong cuộc phỏng vấn các vấn đề liên quan đến các nhân tố rủi ro có thể được đưa ra bàn luận, trao đổi như nguyên nhân gây ra, các tài liệu cần quan tâm để hiểu rõ về nhân tố rủi ro, những vấn đề cần bận tâm xem xét khi phân tích, đánh giá một nhân tố rủi ro những thông tin này rất hữu ích trong quá trình xây dựng quy trình đề xuất.
• Ở giai đoạn hai, thang đo Likert 5 được sử dụng để khảo sát ý kiến các chuyên gia về khả năng áp dụng và những thuận lợi, khó khăn khi áp dụng quy trình vào thực tế Với thang đo 5 điểm thì loại câu hỏi nghi vấn Có/không không còn phù hợp nữa, thay vào đó, loại câu hỏi về mức độ sẽ được sử dụng ví dụ như theo anh/chị, với tiêu chí "a (b,c)" quy trình đề xuất đã đạt được mức nào trong thang đo 5? Người trả lời được yêu cầu chọn một trong năm mức độ Trong cuộc phỏng vấn này, mọi vướng mắc của các chuyên gia về quy trình đề xuất đều được người nghiên cứu giải thích cụ thể, rõ ràng và những đề xuất của các chuyên gia cũng được ghi chép lại cẩn thẩn là căn cứ để xem xét và cải thiện quy trình.
Phỏng vấn bán cấu trúc
• Trong phỏng vấn bán cấu trúc, người nghiên cứu sẽ đưa ra một danh sách các chủ đề và câu hỏi cần đề cập, tuy chúng có thể thay đổi tùy theo cuộc phỏng vấn Điều này có nghĩa là người phỏng vấn có thể thay đổi trật tự câu hỏi, và tùy vào bối cảnh cụ thể bỏ bớt một số câu hỏi đã chuẩn bị sẵn hoặc bổ sung thêm các câu hỏi cho phù hợp với mục tiêu và định hướng nghiên cứu và tính thế của cuộc phỏng vấn Do đó, nội dung của cuộc phỏng vấn cần được thu âm hoặc ghi chép cẩn thận.
• Phỏng vấn bán cấu trúc được sử dụng trong giai đoạn thử nghiệm quy trình Vì giới hạn về thời gian nên nghiên cứu chọn một dự án đang triển khai thi công để đánh giá quy trình đề xuất Hai cuộc phỏng vấn bán cấu trúc được thực hiện trực tiếp với giám đốc dự án (người đứng đầu có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án tại công ty ngữ cảnh) trong giai đoạn đấu thầu và giai đoạn thi công Dựa vào nội dung của quy trình đề xuất và mục tiêu nghiên cứu, nội dung của cuộc phỏng vấn đã được chuẩn bị sẵn (chi tiết ở phụ lục F và E) Trong cuộc phỏng vấn với giám đốc dự án phụ trách giai đoạn đấu thầu, nội dung chủ yếu xoay quanh việc tổ chức, đánh giá công tác quản lý rủi ro đã được thực hiện, các nhân tố rủi ro được quan tâm và xem xét trong giai đoạn đấu thầu, những căn cứ nào để hỗ trợ quá trình ra quyết định Trong cuộc phỏng vấn với giám đốc dự án phụ trách trong giai đoạn triển khai thi công, nội dung xoay quanh các nguyên nhân xảy ra rủi ro và cách giải quyết hậu quả và những vấn đề cần quan tâm từ giai đoạn đấu thầu để né tránh hoặc hạn chế tác động của nhân tố rủi ro nếu chúng xảy ra trong quá trình thi công Chi tiết sẽ được phân tích cụ thể ở chương 5 Nội dung của cuộc phỏng vấn được ghi chép cẩn thận là dữ liệu quan trọng để phân tích, đánh giá và đưa ra những cải tiến hợp lý cho quy trình đề xuất
3.3.3 Phân tích dữ liệu bằng thống kê mô tả
Dữ liệu được thu thập tại một công ty ngữ cảnh và quá trình xử lý phân tích dữ liệu tạo ra bộ cơ sở dữ liệu phục vụ riêng cho chính công ty đó, nên bộ cơ sở dữ liệu sẽ mang nhiều nét riêng và quá trình phân tích dữ liệu cũng không yêu cầu phải sử dụng những kỹ thuật tính toán phức tạp Thống kê mô tả là công cụ chính được sử dụng để thực hiện phân tích dữ liệu Dữ liệu thu thập sau khi được thu thập, xử lý sơ bộ sẽ được khám phá qua việc thực hiện các phép tính giá trị trung bình, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất.
Bảng 3.1: Bảng thống kê số năm trình độ học vấn của chuyên gia giai đoạn 1
Trình độ học vấn Số lượng % Đại học 8 80%
Bảng 3.2: Bảng thống kê số năm kinh nghiệm của nhóm chuyên gia giai đoạn 1
Số năm kinh nghiệm Số lượng %
Bảng 3.3: Bảng thống kê số chức vụ của nhóm chuyên gia giai đoạn 1
Ban lãnh đạo công ty 3 30%
3.3.4 Thu thập dữ liệu giai đoạn 1
• Quy trình thu thập dữ liệu giai đoạn 1 được thể hiện như hình 3.3 Với mục tiêu xác định các nhân tố rủi ro cho các dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu, nghiên cứu đã thực hiện tổng quan kỹ lưỡng các nghiên cứu trước đây để tìm ra các nhân tố rủi ro thường gặp Do số lượng các nghiên cứu riêng về quản lý rủi ro cho công trình ngầm chưa nhiều, nên quá trình tổng quan được thực hiện chung cho các dự án thi công xây dựng trong đó chú trọng đến các nghiên cứu về công trình ngầm Ngoài những rủi ro thường gặp trong dự án thi công xây dựng, dự án thi công công trình ngầm còn tiềm ẩn thêm một số rủi ro khác do tính chất không chắc chắn, khó lường trước của nó.Trong quá trình tổng quan, nghiên cứu cũng đã thực hiện chọn lọc sơ bộ, bỏ đi những nhân tố không phù hợp Sản phẩm của quá trình tổng quan là danh sách những nhân tố rủi ro sơ bộ trong các dự án thi công xây dựng.
Danh sách các nhân tố rủi ro này sau đó được thực hiện khảo sát bằng bảng câu hỏi tại một công ty ngữ cảnh để xác định chính xác những nhân tố rủi ro có thể xảy ra trong các dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu Một bảng câu hỏi được chuẩn bị sẵn và được thực hiện bằng các cuộc phỏng vấn có cấu trúc với một nhóm gồm 10 chuyên gia là những nhân sự dày dặn kinh nghiệm trong thực hiện đấu thầu và thi công các dự án thi công phần ngầm, hiểu rõ quy trình đấu thầu và thực hiện thi công Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng cho cuộc khảo sát, nghiên cứu hướng tới những nhân sự đảm nhận các vị trí chủ chốt tại công thi thi công xây dựng như thành viên ban giám đốc, trưởng bộ phận các phòng ban và các giám đốc dự án Trong 10 chuyên gia thì có 80% trình độ đại học và 20% trình độ sau đại học, có 40% có kinh nghiệm làm việc từ 5-9 năm, 50% có kinh nghiệm làm việc từ 10-15 năm và 10% có kinh nghiệm làm việc từ 16 năm trở lên, 40% là
32 giám đốc dự án, 30% là trưởng các bộ phận, 30% là thành phần ban giám đốc thể hiện cụ thể ở bảng 3.1, 3.2,3.3 Điều này cho thấy, nhóm chuyên gia có trình độ học vấn cao, kinh nghiệm làm việc lâu năm, giữ nhiều chức vụ chủ chốt và luôn phải đưa ra các quyết định quan trọng tại công ty ngữ cảnh.
3.3.5 Thu thập dữ liệu giai đoạn 2
• Quy trình thu thập dữ liệu giai đoạn 2 được mô tả như hình 3.5 Công tác tổng quan các nghiên cứu trước đây về xây dựng và phát triển các mô hình, quy trình đánh giá rủi ro trong các dự án thi công xây dựng được thực hiện kỹ lưỡng Kết quả cho thấy, phương pháp định lượng ngày càng được áp dụng nhiều trong nghiên cứu rủi ro với mong muốn mang lại các dự đoán chính xác, có căn cứ khoa học hơn là phương pháp định tính truyền thống Tuy nhiên, để phương pháp phân tích định lượng mang lại hiệu quả như mong muốn cần có bộ dữ liệu đầu vào đầy đủ, chính xác, đáng tin cậy, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm Do đó, để áp dụng được các Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều nguồn lực và thời gian Như Karimiazari et al (2011)đã nhận định, không tồn tại một phương pháp đánh giá rủi ro nào phù hợp cho tất cả các tổ chức bởi mỗi tổ chức và dự án đều sở hữu những đặc điểm riêng, do đó mỗi tổ chức và đội quản lý dự án cần chọn phương thức phù hợp nhất dựa vào từng trường hợp cụ thể Vì vậy, khi Doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện để phát triển một quy trình quản lý rủi ro áp dụng các phương pháp phân tích định lượng tiên tiến thì nghiên cứu hướng tới xây dựng một quy trình đánh giá rủi ro trên cơ sở nâng cao chất lượng của công tác quản lý rủi ro bằng phương pháp định tính đang được thực hiện phổ biến trong thực tế Bằng cách này, công tác đánh giá rủi ro sẽ được thực hiện theo một trình tự logic nhất định, có cấu trúc và hệ thống hơn phù hợp với đặc điểm của đối tượng nghiên cứu và công tác quản lý rủi ro Ngoài ra, một số tiêu chí xây dựng quy trình cũng được đặt ra, dựa trên những đặc điểm của một quy trình ứng dụng và công tác đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu tại công ty ngữ cảnh.
Kết luận chương
Chương 3 đã trình bày cụ thể những công cụ được sử dụng trong quá trình nghiên cứu Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi và các hình thức phỏng vấn được sử dụng xuyên suốt quá trình thập dữ liệu Dữ liệu thu thập được phẩn tích bằng thống kê mô tả và phần mềm excel Chương này cũng trình bày cụ thể cách thức thực hiện, thông tin chi tiết về các chuyên gia của từng giai đoạn thu thập dữ liệu Kết quả đánh giá, phân tích của từng giai đoạn thu thập dữ liệu sẽ được trình bày cụ thể trong các chương sau.
CÔNG TRÌNH NGẦM TRONG GIAI ĐOẠN ĐẤU THẦU
Giới thiệu chương
Chương này sẽ trình bày cụ thể về kết quả thu thập dữ liệu giai đoạn 1 và nội dung của quy trình đánh giá rủi ro cho dự án thi công công trình ngầm giai đoạn đấu thầu.
Trước hết, thư viện các nhân tố rủi ro cho các dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu được giới thiệu Trong đó, các nhóm nhân tố chính và các nhân tố con được phân tích rõ ràng, cụ thể nhằm cung cấp cho người sử dụng một tài liệu tham khảo hữu ích để nhận dạng nhân tố rủi ro, bước đầu tiên trong công tác quản lý rủi ro.
Dựa trên những nguyên tắc chính của chu trình cải tiến PDCA, nghiên cứu đã phát triển quy trình phù hợp với đặc điểm của Nhà thầu thi công và công tác quản lý rủi ro.
Phần 3 của chương này sẽ trình bày chi tiết nội dung của từng giai đoạn thực hiện của quy trình đánh giá rủi ro được đề xuất Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng đã chỉ ra ý nghĩa thực tiễn khi áp dụng chu trình cải tiến PDCA trong công tác đánh giá rủi ro tại Nhà thầu thi công trong giai đoạn đấu thầu.
Cuối cùng, kết quả thu thập dữ liệu giai đoạn 2 về đánh giá quy trình đề xuất cũng được trình bày cụ thể.
thầu thi công phần ngầm trong giai đoạn đấu thầu
Kết quả thu thập dữ liệu giai đoạn 1
Trước tiên, cuộc khảo sát được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp độc lập với từng chuyên gia Phải mất khá nhiều thời gian cuộc khảo sát mới hoàn thành vì do tính chất công việc các chuyên gia phải thường xuyên di chuyển nhiều Trong cuộc phỏng vấn, các chuyên gia đã đưa ra ý kiến về 54 nhân tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu Ở giai đoạn đấu thầu, tuy Nhà thầu có rất ít thông tin về dự án nhưng lại phải đưa ra những quyết định quan trọng, do đó các chuyên gia được yêu cầu nhận dạng tất cả những rủi ro có thể xảy ra xuyên suốt quá trình thực hiện dự án Kết quả thu thập dữ liệu giai đoạn này thể hiện ở phụ lục C.
Kết quả cho thấy có 16 nhân tố nhận được nhiều hơn 3 chuyên gia “không quan tâm” đến trong quá trình thực hiện dự án Sau đó, một nhóm chuyên gia từ 2-3 người được tổ chức thảo luận cuối cùng có 9 nhân tố được giữ lại, 7 nhân tố bị loại bỏ, bổ sung thêm 3 nhân tố không có trong bảng khảo sát và gộp hai nhân tố "Mối quan hệ giữ Nhà thầu với Chủ đầu tư" và "Mối quan hệ của Nhà thầu với thầu phụ và Nhà cung cấp" thành một nhân tố "Mối quan hệ giữa Nhà thầu và các bên" Chi tiết các nhân tố loại bỏ tổng hợp ở phụ lục bảng 4.1 và các nhân tố được giữ lại tổng hợp ở bảng 4.2 Kết quả thu được 51 nhân tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án thi công công trình ngầm trong giai đoạn đấu thầu Đa số các nhân tố bị loại bỏ ra khỏi danh sách các nhân tố rủi ro vì các chuyên gia cho rằng các nhân tố này rất ít khi xuất hiện trong các dự án của nhà thầu và nếu xảy ra thì vẫn nằm trong khả năng kiểm soát Ngược lại, 9 nhân tố rủi ro được giữ lại trong danh sách các nhân tố rủi ro vì các chuyên gia cho rằng tuy những nhân tố này ít xảy ra nhưng nếu xảy ra sẽ tác động nhiều đến hiệu quả thực hiện của dự án nên cần giữ lại để xem xét trong từng tình huống cụ thể.
Qua thảo luận, các chuyên gia đã bổ sung thêm ba nhân tố đó là “Sự đáp ứng về thời hạn hoàn thành của chủ đầu tư”, “hình ảnh truyền thông của Nhà thầu khi tham gia vào dự án” và “sự hiệu quả trong công tác lập kế hoạch” Dưới đây là lý do được các chuyên gia đưa ra:
Bảng 4.1: Bảng tổng hợp các nhân tố bị loại bỏ khỏi danh sách các nhân tố rủi ro TT Tên nhân tố Lý do loại bỏ nhân tố
1 Những thay đổi từ văn bản pháp luật
Những thay đổi từ văn bản pháp luật luôn có lộ trình thực hiện Hơn nữa, tại đối tượng nghiên cứu có ban pháp chế thường xuyên cập nhật những thay đổi nên nhân tố này ít xuất hiện.
2 Khác biệt về văn hóa
Trong thời kỳ hội nhập, mỗi cá nhân đều phải tự trang bị cho mình những kỹ năng mềm, đặc biệt là khả năng thích nghi và nhạy bén với những cách thức làm việc khác nhau.
Hơn nữa, trong buổi họp kich-off, sẽ được các cán bộ giàu kinh nghiệm chia sẻ.
3 Sự ổn định trong chế độ chính trị
Chế độ chính trị ở nước ta ổn định được chứng minh qua một thời gian dài.
4 Sự chống đối của dân cư địa phương
Rất ít xảy ra, vì các dự án trước khi đấu thầu thường trải qua bước xem xét, chọn lọc Do đó, những dự án bị vướng vào những rắc rối như vậy thường không được chọn để tham gia đấu thầu.
5 Mối quan hệ với chính quyền Đa số các dự án mà Doanh nghiệp hướng tới có Chủ đầu tư là các Doanh nghiệp tư nhân trong nước hoặc nước ngoài.
Hơn thế nữa, trong bối cảnh cạnh tranh và luật pháp ngày càng được siết chặt như hiện nay, Doanh nghiệp xác định muốn phát triển bền vững phải dựa vào năng lực của bản thân.
6 Hành vi tội phạm của các cá nhân tham gia vào dự án
Rất ít khả năng xảy ra vì Doanh nghiệp có các đội quản lý dự án và khi các dự án triển khai đều sử dụng công nhân của các đội dự án này.
7 Thử thách đối với quy trình công tác hồ sơ của Chủ Đầu Tư
Các chủ đầu tư ngày càng có những quy định chặt chẽ về quy trình thực hiện hồ sơ đặc biệt là các hồ sơ thanh quyết toán, đây cũng là một cách để Chủ đầu tư hạn chế sai sót và giảm thiểu rủi ro Do đó, đây là vấn đề chung không thể tránh được, Doanh nghiệp cần bố trí nhân sự có khả năng phù hợp để đáp ứng yêu cầu mà Chủ đầu tư đặt ra.
• (1) Sự đáp ứng về thời hạn hoàn thành của Chủ Đầu Tư Các chuyên gia cho rằng, đa số các Chủ Đầu Tư đều đưa ra thời hạn hoàn thành yêu cầu trong hồ sơ mời thầu với nhiều ràng buộc nghiêm ngặt Thực tế cho thấy, gần đây có nhiều Chủ Đầu Tư đưa ra tiến độ gấp, Nhà thầu nếu nghiên cứu không kỹ lưỡng về quy mô, đặc điểm dự án sẽ đưa ra những phán đoán không hợp lý Không đáp ứng được thời hạn hoàn thành sẽ làm Nhà thầu bị phạt do chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng uy tín và phải huy động thêm nhân lực để đáp ứng tiến độ đặt ra Do đó, nhân tố này được cho là quan trọng và được bổ sung vào danh sách nhân tố.
• (2) Hình ảnh truyền thông của Nhà thầu khi tham gia vào dự án là nhân tố các chuyên gia quan tâm trong giai đoạn đấu thầu Quy mô, đặc điểm, uy tín của Chủ
Bảng 4.2: Bảng tổng hợp các nhân tố được giữ lại trong danh sách các nhân tố rủi ro TT Tên nhân tố Lý do giữ lại nhân tố
Vấn đề này được xem là vấn đề chung của ngành xây dựng trong bối cảnh hiện nay Do đó, tùy vào đặc điểm của các bên tham gia trong một dự án để đưa ra một dự trù hợp lý.
2 Thiên tai, bão lụt, động đất, hỏa hoạn
Với tình trạng biến đổi khí hậu diễn biến phức tạp như hiện nay, nhân tố này luôn luôn được xem xét.
3 Biến động giá Giá nhân công và ca máy khá ổn định, tuy nhiên giá vật tư lại diễn biến khá phức tạp Nhiều NCC không chấp nhận ký hợp đồng cung cấp theo đơn giá cố định vì giá vật tư dao động từng ngày đặc biệt là thép và cát, đá xây dựng.
4 Tỷ lệ lạm phát Sự lạm phát của nền kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của hoạt động kinh doanh Đặc biệt là các dự án có quy mô lớn và thời gian thi công dài.
Phân nhóm các nhân tố rủi ro
Sau quá trình thảo luận, phân tích và tổng hợp ý kiến các chuyên gia, 7 nhóm nhân tố chính được đưa vào thư viện các nhân tố rủi ro như sau:
• (1) Kinh tế, văn hóa xã hội: Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải thấu hiểu về nền kinh tế, văn hóa, xã hội nơi mà Doanh nghiệp đó tồn tại Bởi vì, đây là những yếu tố chính tác động đến sự phát triển của Doanh nghiệp Trong từng giai đoạn phát triển của xã hội, Doanh nghiệp cần có những chính sách, chiến lược phát triển phù hợp với tình hình phát triển của văn hóa xã hội và những xu hướng của nền kinh tế vĩ mô.
• (2) Thiên nhiên: hầu hết dự án xây dựng đều chịu sự ảnh hưởng từ điều kiện tự nhiên bao gồm thời tiết và thiên tai địch họa như lũ lụt, hạn hán, sóng thần Đây là rủi ro không thể tránh khỏi và thường ảnh hưởng lớn tới công tác triển khai dự án, do đó Nhà thầu cần xem xét đến thời tiết, khí hậu và lịch sử khí tượng thủy văn để dự đoán được những thiên tai hay xảy ra trong và xung quanh khu vực đặt dự án trong thời gian thi công để có những dự trù và quyết định phù hợp.
• (3) Chủ Đầu Tư: là đơn vị bỏ ra mọi chi phí để thực hiện gói thầu và có quyền quyết định cao nhất trong thời gian thực hiện dự án Do đó, họ liên quan trực tiếp đến sự thành bại của dự án Vì vậy, lẽ dĩ nhiên Nhà thầu luôn quan tâm đến nhân tố Chủ Đầu tư khi quyết định tham gia đấu thầu dự án Chủ Đầu Tư giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp có nguồn tài chính và uy tín tốt sẽ luôn là đối tác lý tưởng mà các Nhà thầu lựa chọn Ngược lại, những Chủ Đầu Tư có uy tín và lịch sử thanh toán không tốt sẽ được Nhà thầu bàn bạc, xem xét kỹ càng trước khi quyết định hợp tác.
Lấy khả năng thanh toán làm ví dụ, nếu Chủ đầu tư không hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn, Nhà thầu sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong huy động nguồn lực để thi công và thanh toán cho Nhà cung cấp, Thầu phụ Có rất nhiều dự án phải dừng vìChủ Đầu tư không đáp ứng được dòng tiền của dự án Trong trường hợp này, mọi
40 nguồn lực và cố gắng của Nhà thầu đều bị dở dang Do đó, để bảo vệ quyền lợi cho bản thân, Nhà thầu có quyền và nên lựa chọn đối tác tin tưởng để hợp tác bởi trong nền kinh tế thị trường hiện nay, quan hệ cung-cầu là bình đẳng.
• (4) Thiết kế: là đơn vị được Chủ Đầu Tư thuê để thực hiện thiết kế cho gói thầu Tất cả ý tưởng và mong muốn của Chủ Đầu Tư đều được Thiết kế chuyển tải thành bản vẽ Bản vẽ và các tài liệu liên quan tạo thành bộ hồ sơ thiết kế là một phần quan trọng của gói thầu, là dữ liệu đầu vào cho quá trình đấu thầu và triển khai về sau Do đó, đây là nhân tố cần được Nhà thầu quan tâm nghiêm túc Hồ sơ thiết kế đầy đủ, rõ ràng, chi tiết phù hợp với các tiêu chuẩn, quy định sẽ góp phần vào sự thành công của dự án Ngược lại, hồ sơ thiết kế thiếu sót, nhiều lỗi, đầy mâu thuẫn hoặc không tuân theo các quy định hiện hành sẽ đem đến nhiều cản trở và tốn nhiều nguồn lực cho các bên tham gia không những trong giai đoạn đấu thầu mà còn cả trong thời gian triển khai dự án.
• (5) Nhà thầu: là đơn vị được Chủ Đầu tư tin tưởng giao cho trách nhiệm và nghĩa vụ thực hiện dự án Chủ đầu tư dựa vào nhiều yếu tố như năng lực, kinh nghiệm, mức độ chuyên nghiệp và sự nghiêm túc trong giai đoạn đấu thầu để lựa chọn Nhà thầu Quyết định tham gia vào dự án mang lại cho Nhà thầu nhiều cơ hội và thử thách bởi quá trình này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro Với những điều kiện nghiêm ngặt được ràng buộc ngay từ giai đoạn đấu thầu, Nhà thầu có trách nhiệm phải nghiên cứu kỹ hồ sơ dự án và dự trù được toàn bộ rủi ro xảy ra trong quá trình thi công.
Do đó, để hạn chế rủi ro cho Doanh nghiệp mình, Nhà thầu cần phải nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu, bằng kiến thức và kinh nghiệm của mình, nghiêm túc tìm ra và phân tích các rủi ro có thể xảy ra, từ đó có được những sự chuẩn bị hợp lý Nhà thầu không chỉ quan tâm tới các nhân tố khách quan mà còn phải xét tới các điều kiện chủ quan có thể xảy ra bên trong nội bộ Nhà thầu để có kế hoạch cải tiến (dự phòng) hợp lý.
• (6) Điều kiện công trường: công trường là nơi trực tiếp diễn ra quá trình thi công.
Với những gói thầu phần ngầm, đây là nhân tố cần được quan tâm hơn cả, bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình thi công Công trường rộng rãi, bằng phẳng, khô ráo, gần các tuyến đường lớn, có cơ sở vật chất hạ tầng đầy đủ là lý tưởng để thực hiện thi công Ngược lại, công trường chật chội, liền kề nhà dân hoặc mặt bằng sình lầy, cơ sở vật chất hạ tầng thô sơ, nằm xa các tuyến đường lớn .gây nên bất lợi cho Nhà thầu, tốn nhiều chi phí trong quá trình thi công.
• (7) Hợp đồng pháp lý: đưa ra những điều kiện ràng buộc về nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên tham gia hợp đồng và là cơ sở pháp lý khi xảy ra tranh chấp Chủ đầu tư luôn là đơn vị đưa ra các điều kiện trong hợp đồng và thông thường hầu hết các Nhà thầu đều cố gắng tuân thủ để giành ưu thế thắng thầu Muốn tối ưu hóa chi phí và nâng cao lợi nhuận, CĐT có xu hướng chuyển hết những bất lợi cho Nhà thầu.
Do đó, Nhà thầu cần nghiên cứu kỹ các điều kiện hợp đồng ngay từ giai đoạn đấu thầu, kiểm tra sự phù hợp với điều kiện thực tế của Nhà thầu, từ đó đưa ra những dự trù hợp lý.
đấu thầu
Các tiêu chí xây dựng quy trình
Để một quy trình có thể áp dụng vào thực tiễn và mang lại hiệu quả như mong đợi,cần thỏa mãn một số tiêu chí Có hai nhóm tiêu chí được quan tâm khi xây dựng quy trình, nhóm thứ 1 là các tiêu chí về nội dung và hình thức của quy trình đánh giá, nhóm thứ 2 là các tiêu chí về sự thuận lợi, khó khăn khi thực hiện quy trình Hai nhóm tiêu chí lần lượt thể hiện cụ thể ở bảng 4.1 và bảng 4.2 Người nghiên cứu tham chiếu vào các tiêu chí này làm định hướng xây dựng nên một quy trình có ý nghĩa thực tế, điều cần quan tâm đến khi xây dựng và phát triển một quy trình ứng dụng.
Đề xuất quy trình đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu
Nghiên cứu áp dụng những nguyên tắc cơ bản của chu trình PDCA để xây dựng quy trình đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu cũng bao gồm 4 bước giai đoạn chính: lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động Từng giai đoạn của quy trình được phát triển dựa trên những nguyên tắc của chu trình PDCA kết hợp với đặc điểm với công tác quản lý rủi ro trong giai đoạn đấu thầu và các đặc điểm tổ chức của công ty ngữ cảnh Ở giai đoạn hành động, có thể sẽ có một chu trình PDCA nhỏ thể hiện sự cải tiến của người trực tiếp thực hiện để đạt được mức độ nhận thức như mục tiêu đặt ra.
Giai đoạn lập kế hoạch (Plan)
Giai đoạn lập kế hoạch (Plan): là giai đoạn GĐDA cần xác định được các mục tiêu và nội dung của công tác đánh giá rủi ro cho dự án trong giai đoạn đấu thầu.
Các bước thực hiện của giai đoạn này thể hiện ở hình 4.2 Đầu vào của giai đoạn này là tất cả các hồ sơ và thông tin liên quan đến dự án có được tại giai đoạn mời thầu GĐDA là người phụ trách chính cho dự án có trách nhhiệm nghiên cứu và lập bản kế hoạch đánh giá rủi ro cho dự án và giới thiệu cho nhóm đầu thầu trong buổi họp triển khai, thông thường kế hoạch này bao gồm các nội dung chính sau:
(1) Đặt ra các mục tiêu phù hợp: Các mục tiêu đặt ra phải phù hợp với đặc điểm của dự án và đặc điểm của giai đoạn đấu thầu Ngoài ra nó còn phụ thuộc nhiều vào sự nghiêm túc và chiến lược của Nhà thầu trong việc theo đuổi gói thầu (mức độ đầu tư nhân lực, thời gian, tâm trí) Xác định được mục tiêu phù hợp sẽ giúp Nhà thầu có được sự đầu tư nguồn lực đúng mức, tránh lãng phí và đem lại kết quả thực hiện như mong đợi.
• Sau khi xác định được mục tiêu chung cho công tác QLRR của cả dự án GĐDA sẽ xác định mục tiêu cho từng nhóm nhân tố cụ thể, quy trình đưa ra thư viện nhân tố rủi ro như một công cụ hỗ trợ GĐDA nhận dạng nhân tố rủi ro, GĐDA hoàn toàn có thể thêm hoặc bớt cho phù hợp với dự án đang thực hiện Mục tiêu đặt ra thể hiện yêu cầu mức độ nhận thức và sự sẵn sàng đối phó của Nhà thầu với từng nhóm nhân tố.
Bảng 4.3: Tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình đề xuất Tiêu chí Yêu cầu của quy trình
TC1 Câu từ đơn giản, dễ hiểu
Câu từ được dùng để diễn đạt trong quy trình phù hợp với sự nhận thức của người sử dụng về quản lý rủi ro, đã hạn chế được những từ ngữ hàn lâm hay ẩn dụ gây khó hiểu Một số từ ngữ quan trọng đã có định nghĩa rõ ràng, chi tiết.
TC2 Quy trình được trình bày theo một trình tự logic, thống nhất
Cấu trúc của quy trình được bố trí rõ ràng, giúp người sử dụng hiểu được mục đích, trình tự sử dụng, phạm vi sử dụng, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên liên quan.
TC3 Nội dung của quy trình đã thể hiện đầy đủ, trọn vẹn những mục tiêu đặt ra
Mục tiêu đặt ra khi sử dụng quy trình được đề cập cụ thể, các nội dung đã đề cập đầy đủ, rõ ràng, chi tiết.
TC4 Kết hợp chặt chẽ với các quy trình khác của công tác quản lý dự án trong giai đoạn đấu thầu
Quá trình thực hiện quy trình kết hợp chặt chẽ với các công tác quản lý dự án khác trong giai đoạn đấu thầu ví dụ kết hợp chặt chẽ với công tác quản lý tiến độ, quản lý chi phí
TC5 Linh hoạt, phù hợp với nhiều hồ sơ mời thầu khác nhau
Quy trình xây dựng theo 1 cơ chế linh hoạt, cho người sử dụng dễ dàng điều chỉnh trong những trường hợp cụ thể của các kiểu loại HSMT khác nhau (tư nhân trong nước, nhà nước, tư nhân nước ngoài )
TC6 Thuận lợi, đơn giản khi sử dụng
Quy trình thực thiện theo 1 trình tự đơn giản, dễ hiểu, không rối rắm, phức tạp, gây phiền phức trong quá trình sử dụng.
TC7 Phù hợp với yêu cầu thực tiễn của công tác QLRR tại Nhà thầu trong giai đoạn đấu thầu
Ngoài định hướng và văn hóa về Quản lý rủi ro màCông ty đặt ra, mỗi dự án nhà thầu đặt ra những mục tiêu cụ thể về công tác quản lý rủi ro tương ứng với sự đầu tư và quyết tâm vào việc theo đuổi dự án Quy trình này cho phép thực hiện công tác QLRR theo theo từng mức độ khác nhau theo yêu cầu thực tiễn Ngoài ra, nó còn phù hợp với cách thức QLRR theo kinh nghiệm của người lãnh đạo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
Bảng 4.4: Các tiêu chí đánh giá sự thuận lợi và khó khăn khi áp dụng khi áp dụng quy trình vào thực tế
STT Tiêu chí đánh giá Diễn giải 1 Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý rủi ro giai đoạn đấu thầu
Thực hiện quy trình nghiêm túc, tận tâm góp phần giúp người quản lý rủi ro hiểu tường tận mọi khía cạnh của các nhân tố rủi ro, từ đó đưa ra được các biện pháp ứng phó và dự trù phù hợp, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý rủi ro
2 Nâng cao kiến thức kinh nghiệm của nhân sự Nhà thầu về công tác quản lý rủi ro
Quy trình cung cấp khá đầy đủ các nhân tố rủi ro liên quan đến công trình ngầm và cái nhìn tổng thể về QLRR Thực hiện quy trình nhiều lần sẽ nâng cao được kiến thức và kinh nghiệm của nhân sự Nhà thầu về công tác QLRR.
3 Hỗ trợ lãnh đạo khi đưa ra những quyết định quan trọng Đưa ra được nhiều thông tin , bảng phân tích, đánh giá là cơ sở để hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định trong những thời điểm quan trọng
4 Thực hiện quy trình đánh giá rủi ro góp phần nâng cao hiệu quả của các công tác quản lý dự án khác
Quy trình đánh giá rủi ro sẽ xem xét, đánh giá tất cả những nhân tố liên quan đến các công tác quản lý dự án khác như quản lý chất lượng, tiến độ, chi phí Do đó, thực hiện tốt công tác quản lý rủi ro sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện các công tác quản lý dự án khác hiệu quả hơn.
(cho nhân sự của Nhà thầu) tìm hiểu về lý thuyết QLRR và training thực hiện quy trình
Người sử dụng được yêu cầu phải có một kiến thức về QLRR và muốn sử dụng được quy trình cần nhiều thời gian để thực hiện traning.
6 Tốn nhiều thời gian để thực hiện quy trình trong giai đoạn đấu thầu
Thực hiện quy trình QLRR sẽ làm mất nhiều thời gian của nhóm đấu thầu, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hồ sơ dự thầu.
• Thư viện nhân tố rủi ro tham khảo bao gồm những nhóm nhân tố rủi ro thường gặp được xây dựng riêng công ty ngữ cảnh trong giai đoạn đấu thầu Trong quá trình xây dựng, thư viện các nhân tố rủi ro luôn cố gắng đưa ra một danh sách các nhân tố đầy đủ và trọn vẹn nhất Để đạt được điều đó, danh sách nhân tố phải được xem xét và cập nhật qua các lần thực hiện Do đó, Giám đốc dự án tùy vào đặc điểm, quy mô công trình và mục tiêu đặt ra cho gói thầu sẽ giới hạn hoặc mở rộng (bổ sung) thêm các nhóm nhân tố cần đánh giá.
Các công cụ hỗ trợ trong quá trình thực hiện
Công tác quản lý rủi ro là một công tác đặc thù và phức tạp Để tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao, người thực hiện cần có những công cụ hỗ trợ Ngoài thư viện các
50 nhân tố rủi ro đã được xây dựng, quy trình còn xây dựng bộ câu hỏi bận tâm, danh sách hồ sơ liên quan cho từng nhóm nhân tố và thang đánh giá (hình 4.5
Hình 4.5: Các công cụ hỗ trợ của quy trình
Hình 4.6: Mức độ hoàn thiện của sự chuẩn bị
• Câu hỏi bận tâm là công cụ để đánh giá mức độ hoàn thiện, hiệu quả của các bước thực hiện của công tác quản lý rủi ro Vì sự bận tâm cho từng nhóm nhân tố là khác nhau do đó câu hỏi bận tâm được xây dựng riêng cho từng nhân tố giúp nhóm đấu thầu nhận thức rõ từng nhóm nhân tố rủi ro.
• Câu hỏi bận tâm đưa ra trong quy trình này được xây dựng dựa trên đặc điểm, tính chất cũng như những khía cạnh cần được quan tâm, xem xét khi phân tích, đánh giá mỗi nhóm rủi ro Quá trình thực hiện khảo sát các nhân tố rủi ro bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với các chuyên gia đã giúp người nghiên cứu thu thập được nhiều thông tin để xây dụng nên bộ câu hỏi bận tâm Vì số lượng nhân tố khá nhiều, nên không thể thảo luận hết, người nghiên cứu đã dựa vào một số gợi ý từ các chuyên gia kết hợp với kiến thức kinh nghiệm tích lũy được và sự quan sát tình hình thực tế để xây dựng nên bộ câu hỏi bận tâm.
• Lấy nhân tố “Điều kiện thời tiết” làm ví dụ để tìm ra những mối bận tâm cần xem xét, đánh giá khi phân tích sự ảnh hưởng của nhân tố này đến tiến độ thi công của công trình Đa số các chuyên gia đều quan tâm đến vị trí địa lý của dự án, thời gian(mùa) diễn ra dự án trong năm, tình hình khí hậu của khu vực đó trong những năm gần đây Do đó, câu hỏi bận tâm được đặt ra là “Dự án nằm ở khu vực nào? Nhà
51 thầu đã có kinh nghiệm thi công dự án ở khu vực này chưa? Thời gian thi công của dự án diễn ra vào các mùa nào trong năm? Thời tiết vào thời gian đó có thuận lợi cho điều kiện thi công không? Nhà thầu cần có biện pháp gì để đối phó trong điều kiện thời tiết bất lợi?” Câu hỏi bận tâm có thể là những câu hỏi lưỡng phân, hoặc là những câu hỏi yêu cầu người thực hiện giải thích, làm rõ Câu hỏi nên được diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu đi thẳng vấn đề, tránh vòng vo, dùng các từ ngữ ẩn ý gây lúng túng cho người thực hiện Câu hỏi bận tâm không nên quá nhiều, quá nhỏ nhặt và chi tiết, như vậy sẽ mất nhiều thời gian và không hiệu quả, nhưng cũng không nên quá tổng quát và sơ sài vì như vậy người thực hiện sẽ lúng túng, khó tìm được định hướng khi trả lời Trong giai đoạn đấu thầu, bộ câu hỏi bận tâm nên ngắn gọn, súc tích, lựa chọn các mối bận tâm phù hợp với đặc điểm và thông tin có được trong giai đoạn đấu thầu.
• Bộ câu hỏi bận tâm cần được cập nhật, bổ sung sau thời gian áp dụng quy trình vào thực tiễn Trong giai đoạn này, nó chỉ mang tính chất tham khảo, người đánh giá có thể linh hoạt bổ sung những câu hỏi cần thiết, phù hợp Chi tiết về câu hỏi bận tâm được trình bày cụ thể cho từng nhóm rủi ro.
• Hồ sơ liên quan: Là những thông tin, tài liệu, hồ sơ được thu thập để phục vụ cho công tác thực hiện quản lý rủi ro Danh mục các hồ sơ gợi ý trong quy trình được trình bày tương ứng với từng nhóm nhân tố rủi ro và mang tính chất gợi ý, người sử dụng có thể thu thập thêm những hồ sơ hữu ích khác hoặc chủ động loại bỏ đi những hồ sơ được cho là không cần thiết trong danh mục hồ sơ.
• Cũng như câu hỏi bận tâm, danh mục các hồ sơ liên quan được xây dựng dựa trên quá trình thảo luận với các chuyên gia và quan sát tình hình thực tế kết hợp với kinh nghiệm và kiến thức tích lũy được của người nghiên cứu Danh mục này cần được cập nhật qua thời gian áp dụng quy trình vào thực tế.
• Lấy nhân tố “Điều kiện thời tiết” làm ví dụ để tìm ra những hồ sơ liên quan làm cần thu thập phục vụ cho công tác quản lý rủi ro Như đã đề cập ở trên, các chuyên gia đa số sẽ đều quan tâm đến vị trí địa lý của dự án, thời gian (mùa) diễn ra dự án trong năm, tình hình khí hậu của khu vực đó trong những năm gần đây Do đó, danh sách hồ sơ cần thu thập sẽ là thông tin về vị trí dự án, thông tin về tiến độ thực hiện dự kiến của dự án, số liệu địa chất thủy văn của khu vực đó trong các năm gần đây, các dự án cùng khu vực trong quá khứ đã chịu tác động của nhân tố này Các hồ sơ liên quan phải cung cấp được các thông tin hữu ích để làm rõ các khía cạnh cần xem xét Ngoài ra, các hồ sơ này phải được người thực hiện hiểu rõ, thông tin quan trọng phải được đánh dấu, trong buổi đánh giá, người thực hiện phải chỉ rõ các thông tin quan trọng mấu chốt, tránh lãng phí thời gian để tìm lại.
• Thang đánh giá là thang đo lường mức độ nhận thức của Nhà thầu đối với công tácQLRR, mỗi điểm đo là duy nhất thể hiện mức độ chuẩn bị và sự sẵn sàng đối mặt
52 với các rủi ro của dự án của Nhà thầu thi công Người đánh giá được yêu cầu phải thấu hiểu sâu sắc thang đánh giá để đem lại kết quả chính xác.
• Kết quả của quá trình đánh giá rủi ro được thể hiện qua thang đo đánh giá Thang đo được xây dựng trên lý thuyết Rubrics bao gồm hỗn hợp nhiều yếu tố phù hợp với quá trình thực hiện của Nhà thầu bao gồm quá trình thu thập tài liệu cần thiết, quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu và quá trình chuẩn bị biện pháp ứng phó Để đánh giá được chính xác mức độ nhận thức của từng nhân tố, thang đo từ 1 đến 7 được đề xuất Theo chiều tăng dần của mức độ hoàn thiện từng quá trình thực hiện là sự tăng dần nhận thức của Nhà thầu về các nhân tố rủi ro.
Nội dung của từng điểm đo được thể hiện như sau:
1= Không có bất cứ sự chuẩn bị nào
2= Có rất ít tài liệu cần thiết, không tìm hiểu về tài liệu, không có chiến lược ứng phó rủi ro
3= Có ít tài liệu cần thiết, có tìm hiểu về tài liệu, đề xuất được chiến lược ứng phó rủi ro
4= Có đủ tài liệu cần thiết, có tìm hiểu về tài liệu, đề xuất được chiến lược ứng phó rủi ro và dự trù được nguồn ngân quỹ
5= Có đủ tài liệu cần thiết, thực hiện tìm hiểu tài liệu nghiêm túc, đề xuất được chiến lược ứng phó rủi ro và đưa ra được kế hoạch ứng phó tuy nhiên cần xem xét, điều chỉnh trước khi triển khai
6= Có nhiều tài liệu cần thiết, thực hiện tìm hiểu kỹ lưỡng, chi tiết, lập được kế hoach ứng phó cụ thể tuy nhiên cần xem xét lại trước khi thực hiện
Ý nghĩa thực tiễn của quy trình
Cung cấp một phương thức đánh giá rủi ro phù hợp với điều kiện thực tiễn
• Chu trình cải tiến PDCA đánh giá rủi ro bằng cách đánh giá mức độ nhận thức của người thực hiện quản lý rủi ro về các rủi ro của gói thầu Mức độ nhận thức của người thực hiện quản lý rủi ro càng cao thì chất lượng QLRR càng cao và ngược lại.
Nó đáp ứng linh hoạt với các phương thức quản lý rủi ro từ đơn giản đến phức tạp.
• Chu trình PDCA cung cấp một phương pháp tiếp cận mới khi đánh giá rủi ro của gói thầu Thay vì quan tâm đến các kỹ thuật được áp dụng để đánh giá, phân tích rủi ro, phương thức này sẽ chú trọng tới chất lượng của công tác quản lý rủi ro Trong thực tế, hầu hết các công ty xây dựng chưa có đủ nguồn lực để xây dựng được hệ thống dữ liệu, chưa có các chuyên gia về quản lý rủi ro, chưa áp dụng các mô hình quản lý dự án chuyên nghiệp , do đó, chỉ phù hợp với quản lý rủi ro bằng kinh nghiệm và phán đoán Vì sử dụng phương thức định tính không sử dụng các căn cứ khoa học nên để nâng cao hiệu quả thực hiện cần thiết phải xem xét, đánh giá đến chất lượng của quá trình thực hiện Hơn nữa, thực hiện đánh giá rủi ro bằng PDCA, người thực hiện sẽ chủ động tự đánh giá qua đó, hiểu rõ và xác định được các vấn đề cần tập trung thảo luận, xem xét trong các buổi họp đánh giá.
• Như đã biết, thời gian đấu thầu tuy ngắn nhưng thông tin lại được bổ sung liên tục yêu cầu các thành viên trong nhóm đầu thấu phải liên tục trao đổi, cập nhật thông tin Mỗi lần như vậy, các vấn đề lại được xem xét, nhìn nhận, đánh giá lại, từ đó mức độ nhận thức về gói thầu lại được tăng lên do đó, chất lượng của công tác quản lý rủi ro được cải thiện Đặc điểm này hoàn toàn phù hợp với tính chất cải tiến không ngừng của chu trình PDCA.
Góp phần cải thiện và nâng cao kiến thức, kỹ năng của cán bộ nhân viên về công tác quản lý rủi ro
• Đa số các cán bộ nhân viên đã có nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý rủi ro tuy nhiên họ chưa có một hệ thống kiến thức đầy đủ và sâu rộng về đánh giá và quản lý rủi ro Chu trình PDCA mang lại cho họ có cơ hội tiếp xúc, làm quen và hiểu rõ về các nhân tố rủi ro, cách thức để đánh giá và quản lý nhân tố rủi ro theo một hệ thống, cấu trúc chặt chẽ.
• Con người là tài sản vô giá của doanh nghiệp và để phát huy hết tiềm năng đó, công tác đào tạo, nâng cao kỹ năng, kiến thức của cán bộ công nhân viên luôn được các Doanh nghiệp coi trọng Công tác quản lý rủi ro là một phần của công tác quản lý dự án có liên quan chặt chẽ đến các công tác khác của quản lý dự án như quản lý chi phí, chất lượng, tiến độ Do đó, thực hiện tốt công tác quản lý rủi ro sẽ góp phần cải thiện chất lượng của các công tác quản lý khác của quản lý dự án.
Tiết kiệm chi phí, nguồn lực
• Chu trình PDCA linh hoạt đáp ứng được các yêu cầu khác nhau về chất lượng thực hiện Như đã đề cập ở trên, nó phù hợp với điều kiện thực tiễn chưa xây dựng được nền tảng ban đầu để thực hiện công tác quản lý rủi ro chuyên nghiệp Như vậy, trong giai đoạn đầu triển khai, Doanh nghiệp chưa phải đầu tư nhiều chi phí, nguồn lực.
Cùng với thời gian thực hiện, Doanh nghiệp sẽ xây dựng được hệ thống dữ liệu quá khứ, đào tạo được đội ngũ thực hiện quản lý rủi ro chuyên nghiệp , tạo được nền tảng vững chắc để xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro chuyên nghiệp.
Kết luận chương
CHương 4 tập trung trình bày kết quả thu thập dữ liệu giai đoạn 1, tổng cộng có 51 nhân tố rủi ro được chia làm 7 nhóm được đưa vào thư viện các nhân tố rủi ro cho dự án thi công công trình ngầm tại công ty ngữ cảnh.
Bên cạnh đó chương 4 đã trình bày trọn vẹn, chi tiết về cách thức sử dụng quy trình đánh giá rủi ro được đề xuất Quy trình đánh giá rủi ro được triển khai dựa trên chu trình cải tiến PDCA bao gồm 4 giai đoạn chính: lập kế hoạch, thực hiện, Kiểm tra, hành động điều chỉnh trong đó mỗi giai đoạn bao gồm các quy trình con được triển khai dựa trên tính chất, đặc điểm của công tác quản lý rủi ro và cơ cấu tổ chức của công ty ngữ cảnh.
Ngoài ra,các công cụ hỗ trợ được sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình đánh giá cũng được đề cập trình bày cụ thể Bộ công cụ hỗ trợ bao gồm bộ câu hỏi bận tâm, danh mục các hồ sơ liên quan và thang đánh giá, được xây dựng với mục đích giúp người thực hiện quản lý rủi ro hoàn thành quy trình đánh giá nhanh chóng và hiệu quả hơn Bên cạnh đó các tiêu chi đánh giá quy trình cũng được trình bày rõ ràng là cơ sở để xây dựng và đánh giá quy trình đề xuất Kết quả khảo sát quy trình đánh giá và ứng dụng quy trình vào thực tế sẽ được trình bày ở chương 5.
THỬ NGHIỆM QUY TRÌNH
Giới thiệu chương
Chương 5 sẽ trình bày kết quả khảo sát của giai đoạn 2, giai đoạn khảo sát sự đáp ứng của quy trình đề xuất với các tiêu chí xây dựng quy trình đã đặt ra Cuộc khảo sát được thực hiện bằng hình thức phỏng vấn có cấu trúc với 7 chuyên gia có kinh nghiệm thực hiện quản lý dự án lâu năm của Nhà thầu Sau đó, quy trình đánh giá rủi ro được áp dụng vào một dự án cụ thể, từ đó xác định được những thuận lợi, khó khăn khi áp dụng quy trình và những vấn đề cần cải thiện để có hiệu quả cao khi áp dụng vào thực tiễn Kết quả cho thấy, quy trình đề xuất đáp ứng được các tiêu chí đã đặt ra, tuy nhiên để áp dụng vào thực tiễn, cần thiết phải đưa quy trình vào thử nghiệm để người trực tiếp thực hiện dễ hình dung, qua đó tìm ra được những vấn đề cần cải tiến và phát triển thêm để quy trình ngày càng hoàn thiện.
Vì giới hạn về thời gian, nghiên cứu chọn một dự án đang trong giai đoạn thi công để thực hiện thử nghiệm Hình thức thử nghiệm là phỏng vấn trực tiếp những người tham gia vào quá trình đấu thầu và những người đang thực hiện quản lý dự án trong giai đoạn thi công Quá trình thử nghiệm sẽ làm rõ những nhóm nhân tố đã được chuẩn bị trong giai đoạn mời thầu và sự ảnh hưởng của nó đến hiệu quả của dự án trong quá trình thực hiện thi công Qua đó, đánh giá được hiệu quả sử dụng của quy trình đề xuất.
Phân tích kết quả khảo sát quy trình đề xuất
Kết quả đánh giá của 7 chuyên gia về nhóm tiêu chí thứ 1 gồm 7 tiêu chí con thể hiện qua phương pháp trung bình theo thang đo Likert 5 mức độ được trình bày chi tiết ở bảng 5.1 Kết quả phản ảnh ý kiến của các chuyên gia về đặc tính của quy trình như sau:
• Các tiêu chí có mức điểm đánh giá ở mức thấp nhất là 3, không có tiêu chí nào ở dưới mức này Điều này cho thấy quy trình đã đáp ứng được từ mức “bình thường” trở lên hay nói cách khác, không có chuyên gia nào thiếu đồng tình về sự đáp ứng của quy trình đề xuất với các tiêu chí đã đặt ra Tóm lại, quy trình đề xuất khá hoàn thiện và có khả năng ứng dụng vào thực tiễn.
• Các tiêu chí (1,2,3,4) được các chuyên gia đánh giá cao với mức điểm trung bình 4, chứng tỏ rằng quy trình đã đáp ứng được đa số các tiêu chí đề xuất cần có của một
Bảng 5.1: Kết quả khảo sát quy trình đề xuất theo nhóm tiêu chí đánh giá thứ 1
Chuyên gia Tiêu chí đánh giá
TC1 TC2 TC3 TC4 TC5 TC6 TC7
Max 5 5 5 5 5 5 5 quy trình ứng dụng, quy trình sử dụng câu từ dễ hiểu, được trình bày theo một logic thống nhất và thể hiện khá đầy đủ và trọn vẹn các mục tiêu đặt ra.
• Tiêu chí 7 được các chuyên gia đánh giá với mức điểm trung bình cao nhất 4.6, chứng tỏ quy trình đã đáp ứng nhu cầu thực tiễn, phù hợp với đặc điểm và tình hình thực tế tại Nhà thầu Qua đó, cho thấy Nhà thầu quan tâm và thấu hiểu được tầm quan trọng của công tác đánh giá rủi ro trong giai đoạn đấu thầu.
• Tiêu chí thứ 5 được các chuyên gia đánh giá với mức điểm trung bình là 3.4, cao hơn mức trung bình, tuy nhiên thấp nhất trong số các tiêu chí đánh giá Qua quá trình thảo luận, các chuyên gia mong muốn có sự thể hiện sự khác nhau của từng loại hồ sơ mời thầu trong khi thực hiện đánh giá Tuy nhiên, trong giai đoạn này, quy trình đề xuất hướng tới xây dựng một quy trình chung đáp ứng hầu hết các đặc điểm của giai đoạn đấu thầu Mặt khác, yêu cầu về hồ sơ mời thầu của mỗi dự án tuy khác nhau nhưng không nhiều, quá trình đấu thầu Nhà thầu vẫn tuân theo quy trình đã được đề cập trong chương 2, có thể công tác chuẩn bị cho hồ sơ dự thầu có khác nhau nhưng công tác đánh giá rủi ro vẫn tuân theo một vòng xoay nhất định.
• Tiêu chí thứ 6, đánh giá về sự thuận lợi, đơn giản khi sử dụng quy trình có điểm trung bình là 3.7 Các chuyên gia cho rằng chu trình PDCA còn rất mới mẻ với những người thực hiện công tác quản lý dự án trong Nhà thầu Do đó, tuy quy trình đã thể hiện rõ các bước thực hiện trong từng giai đoạn của chu trình PDCA nhưng cần có những buổi tập huấn (training) và ví dụ cho những dự án cụ thể để người thực hiện dễ hình dung và hiểu rõ Điều này hoàn toàn phù hợp với định hướng nghiên cứu, ví dụ cụ thể sẽ được đưa ra ở phần sau của chương này để minh họa cho sự thực hiện quy trình.
Kết quả bảng khảo sát nội dung thứ 2 được thể hiện chi tiết ở bảng 5.2 Kết quả đánh giá phản ánh những nội dung sau:
• Các tiêu chí (1, 3, 4, 5) có điểm đánh giá khá cao (4.0-4.4) cho thấy các chuyên gia đánh giá cao những lợi ích mà quy trình mang lại cụ thể là nâng cao hiệu quả của
57 công tác quản lý rủi ro giai đoạn đấu thầu, đưa ra những căn cứ thiết thực khi ra quyết định và góp phần nâng cao hiệu quả của các công tác quản lý dự án khác.
• Tiêu chí thứ 2 có điểm đánh giá cao nhất 4.6, thể hiện sự nhất trí gần như hoàn toàn của các chuyên gia Điều này cho thấy quy trình đã đưa ra những nội dung hỗ trợ cần thiết cho nhân sự Nhà thầu, những người vốn chỉ quen quản lý rủi ro bằng kinh nghiệm và trực giá, thực hiện quy trình đánh giá sẽ giúp họ làm quen dần với công tác quản lý rủi ro có chuẩn mực, hệ thống và góp phần nâng cao kiến thức, kinh nghiệm trong công tác quản lý rủi ro Đây là tiền đề quan trọng để tiếp thu những thành tựu nghiên cứu tiên tiến, hiện đại.
• Tiêu chí thứ 6 có mức điểm đánh giá là 3.6, thấp nhất trong tất cả các tiêu chí Điều đáng chú ý là tiêu chí này có hai luồng ý kiến trái chiều Có hai trong số bảy chuyên gia tin rằng thực hiện quy trình đánh giá trong giai đoạn đấu thầu sẽ không tiêu tốn nhiều thời gian Năm chuyên gia còn lại tin rằng việc thực hiện quy trình đánh giá trong giai đoạn đấu thầu sẽ mất nhiều thời gian Điều này xuất phát từ hai quan điểm khác nhau về yêu cầu đặt ra của chất lượng công tác quản lý rủi ro trong giai đoạn đấu thầu Hai chuyên gia có ý kiến trái chiều đặt ra mức yêu cầu thấp hơn so với các chuyên gia khác, do đó, họ cho rằng số công việc phải thực hiện thêm của các phòng ban sẽ không làm nhiều Ngược lại, các chuyên gia khác lại đặt ra yêu cầu cao hơn, hơn thế nữa họ nhận thấy thực tế công tác quản lý rủi ro đang tiến hành rời rạc, các phòng ban chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức về quản lý rủi ro nên sẽ có nhiều lúng túng và bỡ ngờ khi thực hiện Điều này hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế, khi Nhà thầu chưa có cơ sở dữ liệu tham khảo, người thực hiện lại chưa có kinh nghiệm, kiến thức và thói quen về thực hiện công tác quản lý rủi ro thì trong thời gian đầu sẽ tốn khá nhiều thời gian khi thực hiện.
Bảng 5.2: Kết quả khảo sát quy trình đề xuất theo nhóm tiêu chí đánh giá thứ 2
Chuyên gia Tiêu chí đánh giá
TC1 TC2 TC3 TC4 TC5 TC6
Kết luận: Từ kết quả đánh giá cho thấy quy trình đã đáp ứng được các tiêu chí đề ra ban đầu đặc biệt là các tiêu chí cần có khi xây dựng một quy trình đề xuất như yêu cầu
58 về hình thức, nội dung trình bày và giá trị thực tiễn Ngoài ra,các chuyên gia có mức độ đồng tình cao về trình tự thực hiện của quy trình đề xuất, quá trình khảo sát không đưa ra bất cứ yêu cầu thay đổi nào, do đó, quy trình đề xuất trình bày ở mục 4.3 được áp dụng trong giai đoạn thử nghiệm
Thử nghiệm quy trình đề xuất
5.3.1 Mô tả về dự án được chọn để thực hiện thử nghiệm
Loại hình dự án: Khu phức hợp dân cư và thể thao Địa điểm: Quận Tân Phú, Tp.Hồ Chí Minh
Gói thầu: Dọn dẹp mặt bằng, công tác đất và phần ngầm cho đề xuất phát triển căn hộ trên lô đất A1, giai đoạn 1
Nguồn vốn: Tư nhân nước ngoài Hình thức đấu thầu: Chào thầu cạnh tranh Giá trị hợp đồng: 123,824 tỷ.
Hình thức hợp đồng: trọn gói (Lum sump Fixed price) Quy mô: 1 hầm, 1 mái, diện tích sàn: 22,000 m2 Thời gian thực hiện: 16-01-2017 đến 16-01-2018 Tình trạng gói thầu: đã trúng thầu,đang triển khai thi công, đã thực hiện được xấp xỉ 50% phạm vi công việc của gói thầu.
Thời gian thu thập dữ liệu : tháng 6/2017 Mục tiêu của quá trình thử nghiệm: Đánh giá hiệu quả sử dụng của quy trình khi áp dụng vào thực tế và tìm những vấn đề cần cải tiến để quá trình thực hiện quy trình được thuận lợi và mang lại hiệu quả cao hơn
5.3.2 Mục tiêu và cách thức thực hiện thử nghiệm
Mục tiêu Đánh giá hiệu quả sử dụng của quy trình khi áp dụng vào thực tế và tìm những vấn đề cần cải tiến để quá trình thực hiện quy trình được thuận lợi và mang lại hiệu quả cao hơn.
Vì hạn chế về thời gian thực hiện, nghiên cứu chọn dự án đang trong quá trình triển khai thi công để thực hiện thử nghiệm Dữ liệu của quá trình thử nghiệm sẽ được thu thập qua hình thức phỏng vấn phi cấu trúc với các chuyên gia trực tiếp phụ trách dự án trong giai đoạn đấu thầu và giai đoạn thực hiện Mục đích là tìm ra những yếu tố đã được xem xét, cân nhắc, những căn cứ hỗ trợ ra quyết định trong giai đoạn đấu thầu và những vấn đề xảy ra trong thực tế thi công Nghiên cứu đánh giá được hiệu quả sử dụng của quy trình đề xuất thông qua sự so sánh giữa cách thức thực hiện thực tế và cách thực thực hiện được đề xuất trong quy trình Bằng cách này, từng bước thực hiện và nội dung trong quy trình đề xuất sẽ được thảo luận, bàn bạc Cuối cùng, giám đốc dự án sẽ đưa ra một số kết luận về việc áp dụng quy trình đề xuất từ giai đoạn đấu thầu.
Chi tiết về nội dung phỏng vấn với người phụ trách chính của dự án trong giai đoạn đấu thầu và giai đoạn triển khai được thể hiện ở phụ lục E và phụ lục F.
Kết quả của thử nghiệm thể hiện ở bảng 5.4
5.3.3 Kết quả thử nghiệm quy trình đánh giá
Sau khi thực hiện thử nghiệm, nghiên cứu rút ra được những kết luận như sau:
• Cũng như các gói thầu khác, công tác quản lý và đánh giá rủi ro phụ thuộc chủ yếu vào giám đốc dự án giai đoạn đấu thầu Sau khi phân công nhiệm vụ cho nhóm đấu thầu (gồm đại diện của các phòng ban có liên quan để hoàn thiện hồ sơ dự thầu), GĐDA sẽ theo dõi và kiểm soát sự chuẩn bị hồ sơ dự thầu qua các buổi họp, các vấn đề chưa rõ sẽ được đưa ra thảo luận và tìm hướng giải quyết Nhóm đấu thầu sẽ dựa vào đó để tiếp tục thực hiện và những vấn đề chưa rõ lại được tiếp tục được đưa ra thảo luận, quá trình này cứ lặp đi lặp lại cho đến khi thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu kết thúc Cuối cùng, GĐDA sẽ dựa vào những kết quả có được và kinh nghiệm của bản thân để đưa ra một khoản dự trù cho những rủi ro có thể xảy ra.
• Như vậy, công tác quản lý rủi ro cho gói thầu này được thực hiện xuyên suốt thời gian đấu thầu, tuy nhiên nó chưa được thực hiện theo một hệ thống logic, không có bản kế hoạch cụ thể nào cũng như không có mục tiêu cụ thể nào được đặt ra Các thành viên của nhóm đấu thầu không chủ động thực hiện quản lý rủi ro ngay từ đầu mà phụ thuộc vào những các vấn đề phát sinh trong các buổi họp rà soát Hơn nữa, do chưa có các công cụ hỗ trợ mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nên các rủi ro của gói thầu chưa được xem xét đánh giá triệt để Vì vậy, người phụ trách chính của gói thầu cho rằng, nếu được áp dụng các công cụ hỗ trợ trong quy trình đánh giá ngay từ giai đoạn đấu thầu thì rủi ro của gói thầu đã được xem xét kỹ lưỡng và trọn vẹn hơn.
• Kết quả đánh giá 5.3 cho thấy, điểm đánh giá trung bình cho rủi ro của gói thầu là 2.5 điểm, trong đó nhóm "Kinh tế, văn hóa, xã hội" có điểm đánh giá thấp nhất(1.4) và nhóm " Điều kiện công trường" có điểm đánh giá cao nhất (3.33) Như vậy,các nhóm nhân tố đều đã được quan tâm tới trong giai đoạn đấu thầu, tuy nhiênNhà thầu chỉ thực sự tập trung vào những nhóm nhân tố có tác động trực tiếp đến quá trình thi công như điều kiện công trường, thiết kế, nhà thầu mà không quan tâm nhiều tới các nhân tố tác động gián tiếp như kinh tế, văn hóa, xã hội hay hợp đồng,pháp lý Thêm vào đó, có ít tài liệu được thu thập và công tác quản lý rủi ro chưa được toàn diện, sâu sắc Nhóm đấu thầu chủ yếu sử dụng các thông tin từ hồ sơ mời thầu và quá trình khảo sát công trường để phân tích, đánh giá rủi ro có tác động trực tiếp đến quá trình thi công dự án Bên cạnh đó, những mối quan hệ với Chủ đầu tư và các Nhà thầu khác cũng đem lại cho nhóm đấu thầu nhiều thông tin hữu ích về đối thủ cạnh tranh, về uy tín và năng lực tài chính của Chủ đầu tư , những thông tin này thu thập được nhờ quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các bên Như vậy, nhóm đấu thầu chưa mở rộng phạm vi tìm kiếm thu thập những thông tin chính thức từ các nguồn khác như các chỉ số lạm phát từ cục thống kê, sự thay đổi lãi suất của các ngân hàng, hay tài liệu về khí tượng thủy văn của khu vực của dự án Quy
60 trình đánh giá cung cấp các công cụ hỗ trợ như danh sách các tài liệu cần thu thập, bộ câu hỏi bận tâm sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích để nhóm đấu thầu nhận dạng và phân tích đánh giá nhân tố rủi ro.
Bảng 5.3: Bảng xếp hạng các nhóm nhân tố rủi ro theo điểm đánh giá
Thứ tự Nhóm nhân tố Điểm đánh giá 1 Điều kiện công trường 3.33
7 Kinh tế, văn hóa, xã hội 1.4
Dưới đây là kết luận cho công tác đánh giá rủi ro của từng nhóm nhân tố:
• Nhóm 1 “Kinh tế, văn hóa, xã hội” có điểm đánh giá thấp nhất 1.4, nhưng lại ít có tác động đến quá trình thực hiện dự án Trong 5 nhân tố con của nhóm này chỉ có 2 nhân tố có tác động tiêu cực trong đó có 1 nhân tố đã được nhận dạng, 3 nhân tố còn lại chỉ có tác động ở mức trung tính Điều này cho thấy tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội ở nước ta khá ổn định và Nhà thầu có thái độ chủ quan, phớt lờ các yếu tố vĩ mô (Không có bất cứ tài liệu nào về tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội được xem xét và phân tích).Vì vậy, để hạn chế rủi ro, Nhà thầu có thể tìm hiểu các vấn đề chung về văn hóa xã hội như tỉ lệ lạm phát, sự biến động lãi suất theo từng quý, còn các vấn đề gắn liền với vị trí và đặc điểm của dự án như an ninh trật tự xung quanh công trường, sự chậm trễ của bên thứ ba hay tình trạng tham nhũng thì phải được xem xét riêng cho từng dự án cụ thể.
• Nhóm 2 “Thiên nhiên” có điểm đánh giá 2.33, đứng thứ 5 trong 7 nhóm nhân tố.
Có 2/3 nhân tố được nhận dạng Nhà thầu sử dụng kinh nghiệm và báo cáo địa chất được cung cấp từ Chủ đầu tư để xem xét và đánh giá 2 nhân tố này, chúng chưa được phân tích và xem xét toàn diện, kỹ lưỡng nên đã gây ra những tác động tiêu cực đến dự án Lấy nhân tố điều kiện thời tiết để minh họa, mặc dù biến đổi khí hậu rất phổ biến trong những năm gần đây nhưng Nhà thầu đã không thu thập thêm tài liệu về khí tượng thủy văn và các tài liệu tham khảo về biến đổi khí hậu của khu vực đặt dự án để xem xét và đánh giá, Nhà thầu hoàn toàn dựa vào kinh nghiệm để đánh giá các điều kiện bất lợi của thời tiết Vì vậy, trong quá trình thi công điều kiện thời tiết khắc nghiệt và khó khăn hơn so với dự tính, Nhà thầu phải tốn chi phí và thời gian để giải quyết và khắc phục hậu quả Đối với những nhân tố này tác động tiêu cực và ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện dự án, Nhà thầu cần thu thập thêm những thông tin cần thiết và nghiêm túc xem xét, đánh giá để đưa ra những dự trù hợp lý cho những dự án tương tự.
• Nhóm 3 “Chủ đầu tư” có điểm đánh giá là 2.38, thứ 4 trong 7 nhân tố Có 4/8 nhân tố đã được nhận dạng và những nhân tố này đều có những tác động tích cực hoặc trung tính cho dự án Những nhân tố này là những nhân tố thường gặp (bàn giao mặt
61 bằng, khả năng thay đổi phạm vi công việc, thông tin về dự án) và Nhà thầu không gặp mấy khó khăn để thu thập thông tin từ hồ sơ mời thầu Ngoài ra, Nhà thầu đã chủ động thu thập thêm thông tin từ các nguồn tin cậy để xác định về khả năng thanh toán của Chủ đầu tư (Nhà thầu chưa thu thập được những thông tin chính thống về năng lực tài chính và uy tín của Chủ đầu tư) Có 4/8 nhân tố không được nhận dạng trong đó có hai nhân tố có thể xảy ra từ giai đoạn đấu thầu là “khả năng thay đổi thiết kế”, “mức độ rõ ràng trong xác định phạm vi công việc” và hai nhân tố xảy ra trong quá trình thi công là “chậm trễ trong phê duyệt các đệ trình” và “tác động của dự án đến môi trường trong quá trình thi công” Trong 4 nhân tố chỉ có nhân tố “tác động của dự án đến môi trường trong quá trình thi công” tác động tiêu cực đến quá trình thực hiện dự án, nó không chỉ gây lúng túng cho Nhà thầu mà còn tốn chi phí và thời gian để giải quyết hậu quả Tóm lại, một chủ đầu tư có uy tín tốt, một bộ hồ sơ mời thầu được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ hạn chế được rất nhiểu rủi ro cho Nhà thầu, tuy nhiên Nhà thầu cần cân nhắc tới những nhân tố tiềm ẩn, chỉ có thể xảy ra trong quá trình triển khai thi công.
• Nhóm 4 “Thiết kế” là một trong hai nhóm nhân tố có điểm đánh giá cao nhất, 3.33.
4/5 nhân tố thiết kế đã được Nhà thầu nhận dạng và xem xét đánh giá Các tài liệu được Nhà thầu sử dụng chủ yếu là bộ hồ sơ thiết kế và những tiêu chuẩn hiện hành.
Hồ sơ thiết kế của dự án rõ ràng, đầy đủ, trọn vẹn nội dung cung cấp cho Nhà thầu những thông tin cần thiết để hiểu rõ về phương diện thiết kế của dự án Vì vậy, không có nhân tố nào thuộc nhóm này gây ra những tác động tiêu cực trong quá trình thực hiện dự án Rõ ràng, một bộ hồ sơ thiết kế có chất lượng góp phần hạn chế được những rủi ro cho các bên đặc biệt là Nhà thầu trong quá trình triển khai thi công.
• Nhóm 5 “Nhà thầu” có điểm đánh giá là 2.71, đứng thứ 3 trong 7 nhóm nhân tố.
Kết luận chương
Chương 5 đã trình bày cụ thể kết quả khảo sát quy trình tại công ty ngữ cảnh Kết quả cho thấy, quy trình đánh giá đã nhận được sự đồng tình của các chuyên gia bởi nó không chỉ đáp ứng được các tiêu chí cần thiết khi xây dựng một quy trình ứng dụng mà còn giải quyết được các vấn đề về quản lý rủi ro tại công ty ngữ cảnh.Bên cạnh đó, cuộc khảo sát đã mang lại nhiều thông tin hữu ích làm căn cứ để phát triển quy trình.
Ngoài ra, chương 5 đã trình bày ví dụ minh họa áp dụng quy trình đánh giá để đánh giá rủi ro một dự án cụ thể Vì giới hạn về thời gian nghiên cứu nên dự án được chọn là dự án đang triển khai thi công Hai cuộc phỏng vấn được thực hiện trực tiếp với người phụ trách dự án trong giai đoạn đấu thầu và giai đoạn triển khai thi công để thu thập các thông tin về sự áp dụng của quy trình đánh giá vào quản lý rủi ro của dự án được chọn đã khám phá được ý nghĩa thực tiễn và những vấn đề cần được cải tiến để quy trình đánh giá hoàn thiện hơn Quy trình đánh giá rủi ro đã cung cấp cách thức tiếp cận đánh giá rủi ro hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tiễn và những công cụ hỗ trợ trong quy trình đánh giá mang lại nhiều hữu ích cho người thực hiện quản lý rủi ro trong công ty ngữ cảnh.Bên cạnh đó, cần xây dựng thêm các biểu mẫu hỗ trợ trong quá trình thực hiện đánh giá và nâng cao mức độ linh hoạt của thang đánh giá cùng với việc xây dựng bộ trọng số cho các nhân tố rủi ro con trong các nhóm rủi ro của dự án để nâng cao ý nghĩa của điểm đánh giá trung bình.