Skkn nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư và lưu trữ ở trường THPT

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài: Trong giai đoạn ngày càng phát triển và đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Cũng như các thông tin, tuyên truyền ngày càng phát triển ở các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và ngành Giáo dục và Đào tạo nói riêng, công tác văn thư và lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức để xử lý thông tin và giải quyết công việc một cách kịp thời và hiệu quả . Các hoạt động quản lý hành chánh trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định,.. đều gắn liền đến văn bản, cũng có nghĩa là mọi công việc trên đều gắn liền đến soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó vai trò của công tác văn thư với hoạt động quản lý hành chính là rất quan trọng, được thể hiện qua các điểm sau: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu để phục vụ cho cho hoạt động quản lý. - Góp phần giúp cho cán bộ, công chức trong đơn vị nâng cao hiệu quả công suất làm việc và giải quyết xử lý công việc một cách nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. - Góp phần bảo mật những thông tin có liên quan đến đơn vị, tổ chức, cá nhân; giữ gìn những căn cứ, những tài liệu về các hoạt động của cơ quan, đơn vị để phục vụ tốt cho việc kiểm tra, thanh tra. Vì vậy, tôi đề xuất sáng kiến: “nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư và lưu trữ ở trường THPT” để áp dụng thực hiện tốt trong công tác văn thư và lưu trữ của nhà trường. 2.Mục đích nghiên cứu: Với tính chất đặc thù của ngành giáo dục và đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị ..... là rất nhiều nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ. Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan tổ chức nhằm lựa chọn , lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Vì vậy mục đích chính của tôi khi nghiên cứu đề tài này là để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ hồ sơ trong nhà trường và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. 3.Phương pháp nghiên cứu: Khi nghiên cứu đề tài này tôi có những phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp thống kê - Phương pháp thống kê,,, 4. Giới hạn của đề tài: Trường học là đơn vị vì sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chánh khác, tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp cho bộ phận lưu trữ. Còn ở trường học tất cả các văn bản hằng ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý, vào sổ và trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Vì thế việc lập hồ sơ, nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó những năm gần đây bộ máy hành chính của nhà trường từ Hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của trường và của ngành trong thời gian qua. 5.Kế hoạch thực hiện: Trong trường trung học phổ thông Cầu Quan, tôi đưa ra những kinh nghiệm về công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách cách lưu trữ văn bản đi - văn bản đến cho tất cả các giáo viên tổ để các thầy cô cùng nhau học hỏi rút ra những kinh nghiệm quý báu trong công tác bảo quản lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo được tính tỉ mỹ, cẩn thận nhanh gọn khi tìm kiếm hồ sơ cá nhân và các loại văn bản. Ngoài ra công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên bản thân tôi là một cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm vận dụng một cách linh hoạt trong mỗi lúc, mọi nơi, biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình nên công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Tôi luôn luôn xử lý từng công việc với thái độ hòa nhã, ân cần siêng năng không nóng nảy, luôn có ý thức sắp xếp những việc nào cần làm trước, những việc nào cần làm sau. Vì vậy, công việc không bị tồn động, diễn ra trôi chảy. PHẦN NỘI DUNG 1. Cơ sở lý luận: Những năm trước đây các trường học chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên hầu hết các trường đều ít hoặc chưa quan tâm đến công tác này. Nhìn chung hồ sơ lưu trữ của nhà trường còn rất bề bộn nên khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản không gọn gàng, ngăn nắp. Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây do yêu cầu của Nhà nước về nhiều mặt hoạt động hành chính được đổi mới cũng như trong Giáo dục và Đào tạo, chương trình đổi mới về phương pháp giảng dạy, phổ cập giáo dục

PHẦN MỞ ĐẦU1 Lí do chọn đề tài:

Trong giai đoạn ngày càng phát triển và đổi mới của đất nước, cácngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cảitiến để vươn tới sự hoàn thiện Cũng như các thông tin, tuyên truyền ngàycàng phát triển ở các cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung và ngành Giáo dụcvà Đào tạo nói riêng, công tác văn thư và lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức đểxử lý thông tin và giải quyết công việc một cách kịp thời và hiệu quả

Các hoạt động quản lý hành chánh trên mọi lĩnh vực, hầu hết các côngviệc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, đều gắn liền đến văn bản, cũng cónghĩa là mọi công việc trên đều gắn liền đến soạn thảo, ban hành và tổ chứcsử dụng văn bản Do đó vai trò của công tác văn thư với hoạt động quản lýhành chính là rất quan trọng, được thể hiện qua các điểm sau:

- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, sốliệu để phục vụ cho cho hoạt động quản lý

- Góp phần giúp cho cán bộ, công chức trong đơn vị nâng cao hiệu quảcông suất làm việc và giải quyết xử lý công việc một cách nhanh chóng đápứng được yêu cầu của các tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phươngtiện theo dõi, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mụctiêu quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mụctiêu, yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Góp phần bảo mật những thông tin có liên quan đến đơn vị, tổ chức,cá nhân; giữ gìn những căn cứ, những tài liệu về các hoạt động của cơ quan,đơn vị để phục vụ tốt cho việc kiểm tra, thanh tra

Vì vậy, tôi đề xuất sáng kiến: “nâng cao hiệu quả trong công tác văn

thư và lưu trữ ở trường THPT” để áp dụng thực hiện tốt trong công tác văn

thư và lưu trữ của nhà trường

2.Mục đích nghiên cứu:

Với tính chất đặc thù của ngành giáo dục và đào tạo, việc tiếp nhận cácloại văn bản, công văn, chỉ thị là rất nhiều nên đòi hỏi người làm công tácvăn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tinmột cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thờinắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốtnhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.

Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảothông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức.Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan tổ chứcnhằm lựa chọn , lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu đểphục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quanhệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trongquá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành vàđưa vào lưu trữ lịch sử

Vì vậy mục đích chính của tôi khi nghiên cứu đề tài này là để góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ hồ sơ trong nhà trường và thúc đẩynhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay

3.Phương pháp nghiên cứu:

Khi nghiên cứu đề tài này tôi có những phương pháp nghiên cứu sau:- Phương pháp quan sát thực tế

- Phương pháp thống kê- Phương pháp thống kê,,,

4 Giới hạn của đề tài:

Trường học là đơn vị vì sự nghiệp, không giống như các đơn vị hànhchánh khác, tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuốinăm lại nộp cho bộ phận lưu trữ Còn ở trường học tất cả các văn bản hằngngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý, vào sổ và trình hiệutrưởng sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho cácbộ phận có liên quan để thực hiện Vì thế việc lập hồ sơ, nhân viên văn thư

sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học giúp cho công việc quản lý tàiliệu trong trường học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu Dođó những năm gần đây bộ máy hành chính của nhà trường từ Hiệu trưởng đếncác tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp chocông tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ củatrường và của ngành trong thời gian qua.

5.Kế hoạch thực hiện:

Trong trường trung học phổ thông Cầu Quan, tôi đưa ra những kinhnghiệm về công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách cách lưu trữ văn bản đi -văn bản đến cho tất cả các giáo viên tổ để các thầy cô cùng nhau học hỏi rútra những kinh nghiệm quý báu trong công tác bảo quản lưu trữ các loại hồ sơsổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo được tính tỉ mỹ, cẩn thận nhanhgọn khi tìm kiếm hồ sơ cá nhân và các loại văn bản

Ngoài ra công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nênbản thân tôi là một cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi họchỏi trau dồi kinh nghiệm vận dụng một cách linh hoạt trong mỗi lúc, mọi nơi,biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình nên công việc lúc nàocũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao Tôi luôn luôn xử lý từng công việc vớithái độ hòa nhã, ân cần siêng năng không nóng nảy, luôn có ý thức sắp xếpnhững việc nào cần làm trước, những việc nào cần làm sau Vì vậy, công việckhông bị tồn động, diễn ra trôi chảy

PHẦN NỘI DUNG1 Cơ sở lý luận:

Những năm trước đây các trường học chưa nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ nên hầu hết các trường đều ít hoặc chưaquan tâm đến công tác này Nhìn chung hồ sơ lưu trữ của nhà trường còn rấtbề bộn nên khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản không gọn gàng, ngăn nắp

Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây do yêu cầu của Nhà nước vềnhiều mặt hoạt động hành chính được đổi mới cũng như trong Giáo dục và

Đào tạo, chương trình đổi mới về phương pháp giảng dạy, phổ cập giáo dụctrung học, thực hiện các phong trào thi đua Từ đó các văn bản chỉ đạo: CácNghị định, Thông tư, Hướng dẫn, các văn bản chuyên môn ngày càng nhiều,nên cán bộ văn thư của nhà trường cần phải tiếp nhận và xử lý thông tin cácvăn bản và phản hồi kịp thời, hiệu quả với các cấp, các ngành có liên quan vàghi vào sổ theo dõi văn bản đến – văn bản đi.

2.Cơ sở thực tiễn:

Từ những lẽ trên, dù là một đơn vị trường học, công tác văn thư, lưu trữcũng giữ một vai trò quan trọng: Thu thập và xử lý thông tin là việc làmthường xuyên đối với các trường trung học phổ thông, Hiệu trưởng muốnquản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải cóthông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện Dođó công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng Ngoài ra công tác vănthư là một trong những bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ chonhà trường, là điểm giao tiếp, giải quyết các hoạt động của nhà trường với cáccơ quan khác và là cầu nối giữa nhà trường với nhân dân

Bản thân được phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường, nên trongquá trình công tác tôi đã ý thức được vai trò và tầm quan trọng của công việcmình đang đảm nhiệm và luôn tìm tòi học hỏi để cải tiến công việc bằngnhững biện pháp tích cực nhất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư từđó góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn

thành tốt nhiệm vụ quản lý Đó là lý do tôi chọn đề tài “ Biện pháp nâng cao

hiệu quả của công tác văn thư và lưu trữ của trường trung học phổthông”

Qua thời gian làm công tác văn thư, lưu trữ trường trung học phổ thôngCầu Quan , tôi nhận thấy, người làm công tác văn thư phải luôn năng động,sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư nhằm giúp cho việc giảiquyết công việc trong nhà trường được nhanh chóng, chính xác Đồng thờigiúp cho lãnh đạo trong việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc nhàtrường được chặt chẽ

Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư trường học tôi đang đảm nhiệm là rấtđa dạng, nhưng bản thân tôi đúc kết ra một số công tác quan trọng nhất đểthực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác văn thư của mình là:

- Tiếp nhận và vào sổ đăng ký văn bản đến;- Trình và chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến;- Đánh máy văn bản

- Soạn thảo văn bản trình Thủ trưởng xem và duyệt dự thảo văn bản,sau đó đánh máy hoàn chỉnh văn bản rồi trình Thủ trưởng xem lại, ký tên vàđóng dấu

- Vào sổ đăng ký văn bản đi và gửi văn bản đi;- Làm hồ sơ sổ sách ghi chép theo dõi tài liệu;- Quản lý hồ sơ học sinh

- Lập hồ sơ đưa vào lưu trữ

3 Thực trạng và mâu thuẫn: 3.1 Thuận lợi:

Được sự quan tâm của Đảng, nhà nước, sự chỉ đạo Sở Giáo dục và Đàotạo tỉnh Trà Vinh

Có sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo nhà trường và sự đoànkết phối hợp chặt chẽ của toàn thể tập thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trườngTHPT Cầu Quan Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện tốt nhiệm vụ

- Cơ sở vật chất của trường chưa đầy đủ, chưa có phòng chức năng, nêncông tác lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ của nhà trường, hồ sơ học sinh, hồ sơgiáo viên, hồ sơ của nhà trường nên việc sắp xếp lưu trữ chưa được khoa học

Một số bộ phận trong nhà trường chưa nâng cao ý thức trách nhiệmtrong phối hợp trong công việc nên công tác văn thư còn hạn chế, chưa gópphần nâng cao tính hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ trường học

4 Các biện pháp giải quyết vấn đề:

Để phát huy hiệu quả công tác văn thư hành chính, bản thân tôi đã thựchiện các biện pháp sau:

4.1 Quản lý văn bản đến:

Hàng năm, nhà trường tiếp nhận và xử lý hàng trăm văn bản của các cơquan như: Sở Giáo dục và Đào tạo, Ủy ban nhân dân các cấp, cũng như củacác sở, ban ngành, tập thể và các các nhân khác có liên quan

Các loại văn bản đến như: Chỉ thị, Thông tư, văn bản chỉ đạo quản lý,văn bản chỉ đạo công tác chuyên môn của ngành, … của các ban ngành banhành nhiều loại văn bản khác nhau

Văn bản đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhàtrường thực hiện kịp thời và có hiệu quả công tác quản lý

- Khi có văn bản đến tôi tiếp nhận và xem kỹ có phải văn bản gửiđúng tên đơn vị mình

- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến phải phân loại ( văn bản gửiqua đường bưu điện): Loại văn bản do cán bộ văn thư bóc bì và loại khôngđược bóc bì:

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng,

các đoàn thể, tổ chức trong đơn vị và các bì công văn gửi đích danh ngườinhận

+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm các loại còn lại, trừ bì côngvăn có đóng dấu ký hiệu các độ mật

- Sau khi phân loại văn bản đến tôi chuyển giao văn bản cho Lãnh đạonhà trường xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại cho ai xử lý

- Có sự chỉ đạo của lãnh đạo, văn thư vào sổ đăng ký văn bản đến, rồisao in văn bản và giao bản sao cho người thực hiện giải quyết văn bản đó.Bản chính của văn bản tôi đưa vào lưu trữ.

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾNN

STT Ngày

đến

Nơigửivănbản

Số vàký hiệuvănbản

Ngày,tháng banhành vănbản

Trích yếunội dungvăn bản

Loại Nơi

nhận,ngườinhận

Kýnhận

Ghchú

- Thể thức, hình thức văn bản: Khi soạn thảo văn bản, các yếu tố về thểthức như quốc hiệu; tác giả; số và ký hiêu; địa danh và ngày tháng năm; tênloại và trích yếu nội dung văn bản,… cần được trình bày đầy đủ, đúng vị trí,đúng kiểu chữ, cỡ chữ, theo đúng quy định Hình thức văn bản phải phù hợpvới mục đích ban hành văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản

- Văn phong, ngôn ngữ văn bản: Phải sử dụng văn phong thích hợp chotừng loại văn bản Ngôn ngữ trong văn bản dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông

Soạn thảo một văn bản thì phải xác định rõ là mình đang soạn thảo loại

văn bản hành nào? Quyết định, Kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, biênbản,…Để từ đó chúng ta biết được cách trình bày thể thức của một văn bản

Khi soạn thảo một văn bản việc sử dụng các căn cứ pháp lý, các thôngtin, số liệu phải chính xác, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng đểhình thành nên văn bản Do vậy các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung

cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác kịp thời nhất cho người soạnthảo văn bản.

4.3 Quản lý văn bản đi:

Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về nhânsự, về chuyên môn; Kế hoạch; Thông báo; Báo cáo hoạt động chuyên môn,báo cáo sơ tổng kết năm học, và các loại báo cáo khác; Quyết định về tổ chứccác hoạt động phong trào, Quyết định khen thưởng học sinh,… được nhàtrường phát hành trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của nhàtrường và được gửi đến các cơ quan, các nhân trong và ngoài nhà trường

Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành vàgiải quyết văn bản đi của nhà trường

Cán bộ văn thư khi phát hành văn bản đi phải thực hiện theo đúng cácbước sau:

- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản đi, nhất thiếtngười văn thư phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Sau khi văn thư kiểm tra xong văn bản thì trình Hiệu trưởng hoặc phó Hiệutrưởng ký ( tùy theo tính chất và loại văn bản) vào văn bản; Văn thư đemnhân bản văn bản đúng số lượng và đóng dấu đóng dấu

- Tất cả các văn bản của nhà trường gửi đi hay lưu hành nội bộ đều phảiqua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi” và sắp xếp hồsơ lưu văn bản đi.Việc đăng ký vào sổ văn bản đi là công việc văn thư ghi số

và ngày tháng văn bản Việc ghi số văn bản phải đánh số theo hệ thống sốchung của nhà trường do văn thư thống nhất quản lý.

- Văn bản được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng lúc nào văn thư cũngphải vào sổ chuyển văn bản đi

- Ngoài ra nhà trường còn phát hành một số giấy tờ khác như: Giấy giớithiệu, giấy xác nhận điểm tốt nghiệp, giấy chứng nhận hoàn thành chươngtrình lớp 12,… Nhà trường cũng lập sổ theo dõi

- Văn bản đi phả lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi phát hành văn bản.- Sổ văn bản đi được đánh số thứ tự từ 01, mốc thời gian tính theo nămhọc

MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐISố

TT

Số, kýhiệuvăn bản

Ngàythángvăn bản

Tên loại vàtrích yếu nộidung văn bản

Ngườiký

Nơi nhậnvăn bản

Ghi chú

4.4 Quản lí hồ sơ học sinh:

Hồ sơ học sinh gồm học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm, bằng tốt nghệp trunghọc phổ thông

- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột, mục quy định, cập nhật kịpthời cuối năm trình hiệu trưởng kí duyệt

- Học bạ xếp theo từng lớp, giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quảhọc tập của học sinh theo định kì và thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm tra kĩ trướckhi trình hiệu trưởng kí duyệt kết quả cuối năm và đúng thời gian quy định

- Học bạ sổ ghi điểm lưu giữ cẩn thận, khi giao nhận giáo viên kí vàosổ không để thất lạc sắp xếp ngăn nắp trong từng ngăn tủ có ghi tên lớp để tìmkhi cần thiết

- Bằng tốt nghiệp THPT của học sinh được lưu trữ theo từng khóa họccó vào sổ theo dõi và lưu giữ cẩn thận, bảo quản tránh thất lạc Học sinh nhận

bằng phải kí nhận, ghi tên rõ ràng, nếu có người nhận thế phải có giấy ủyquyền

Nhờ vậy đã giúp cho giáo viên và lãnh đạo nhà trường quản lí, theo dõikết quả học tập của học sinh được dễ dàng hơn

- Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nêntrong thời gian qua công tác văn thư hành chính của trường THPT Cầu Quanđảm bảo thực hiện các nguồn thông tin đi, đến một cách đầy đủ và chính xác,kịp thời giúp cho công tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiệnthắng lợi các nhiệm vụ năm học sở giáo dục đã đề ra

- Việc theo dõi đánh giá kết quả giáo dục học sinh của giáo viên vàHiệu trưởng, Phó hiệu trưởng được kịp thời có chất lượng, giải quyết kịp thờicác yêu cầu của phụ huynh và giáo viên trong việc thực hiện hồ sơ học sinh

2 Khả năng áp dụng:

Sáng kiến này có thể áp dụng cho tất cả cán bộ làm công tác văn thư trong các đơn vị trường học nói chung và trường THPT Cầu Quan nói riêng

3 Bài học kinh nghiệm và hướng phát triển:

Là người làm công tác văn thư theo tôi phải nhạy bén có lôgic mangtính khoa học giải quyết công việc nhanh chóng bằng thái độ hòa nhã, ân cầnsiêng năng, không nóng nảy Phải thật sự yêu quí công việc, xem việc củamình làm là tạo điều kiện cho lãnh đạo hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học

Công tác văn thư trong nhà trường là một bộ mặt của đơn vị một phầncủa công tác văn thư - lưu trữ, được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nhà trường nói chung Và là một mắt xích quan trọng trong bộmáy hoạt động của lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quả hoạt độngquản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tácvăn thư, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc đượcnhanh chóng, chính xác, đúng chế độ và giữ bí mật

Hàng năm, các nhà trường tiếp nhận và xử lý hàng trăm văn bản củacác cơ quan ban ngành như Bộ GD- ĐT, Sở GD-ĐT, UBND các cấp cũngnhư các sở ban ngành, tập thể và cá nhân liên quan nên đòi hỏi người làmcông tác văn thư phải có cái nhìn mới, biết nắm bắt kịp thời, đẩy nhanh tiếnđộ công việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư