Cơ cấu tổ chức của khách sạn: Quy trình hoạt động của khách sạn Dragonfly Yên Bái được thực hiện như sau: Khi khách hàng đến khách sạn để đặt phòng, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra yêu c u
KHẢO SÁT H Ệ THỐNG
Đánh giá hệ thố ng hi n tr ng 3 ệ ạ
1.2 Đánh giá hệ thống hiện trạng
1.2.1 Ưu điểm - Giá thành đầu tư ban đầu th p ấ - Không phải bỏ ra chi phí để đầu tư phần mềm quản lý - Thời gian triển khai ban đầu nhanh
1.2.2 Nhược điểm - Do qu n lí b ng s sách nên t n nhi u th i gian và công sả ằ ổ ố ề ờ ức để nhập, tra c u, ứ tìm kiếm, th ng kê thông tin ố
Do số lượng sách vở, giấy tờ tăng lên đáng kể theo thời gian, kho lưu trữ của các văn phòng sẽ nhanh chóng quá tải Điều này dẫn đến chi phí cho văn phòng phẩm cần thiết như bút, mực, giấy, kẹp ghim, in ấn, photocopy tăng cao, gây lãng phí đáng kể về nguồn lực của doanh nghiệp.
- Thiếu s nhự ất quán, đồng b thông tin gi a các b ph n trong khách s n ộ ữ ộ ậ ạ
- Việc nh p thông tin m t cách th công nên khó tránh kh i sai sót, nh m l n, và ậ ộ ủ ỏ ầ ẫ khó qu n lý m t cách chính xác các thông tin ả ộ
Trong quá trình quản lý tài liệu, việc lưu trữ thông tin trên sổ sách truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro như: hư hại, mất mát, rò rỉ thông tin Đồng thời, phương pháp này gây khó khăn cho việc tìm kiếm, khôi phục dữ liệu nếu cần thiết.
Đề xuất hệ thống mới
Vì những nhược điểm nêu trên, yêu cầu đặt ra ph i có m t hả ộ ệ thống qu n ả lý mới, ứng d ng công ngh thông tin vào quá trình qu n lý nh m nâng cao hiụ ệ ả ằ ệu quả qu n lí cả ủa khách sạn, đồng thời có thêm những tính năng mới giúp nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác quản lý khách sạn, giúp công tác quản lý trở nên thuận tiện và năng suất hơn.
- Quản lí tài khoản: Người dùng ph i có tài kho n và m t khả ả ậ ẩu để đăng nhập vào h ệthống trước khi được sử ụ d ng nh ng chữ ức năng của h ệthống Có 2 lo i tài ạ kho n:ả
4 + Tài khoản admin: dành cho giám đốc khách sạn Giám đốc có toàn quy n s ề ử dụng các chức năng của hệ thống khi đăng nhập vào hệ thống Ngoài ra giám đốc khách s n còn s d ng chạ ử ụ ức năng này để tìm ki m, thêm, s a, xoá tài kho n nhân ế ử ả viên
Tài khoản nhân viên là tài khoản chỉ được sử dụng trong phạm vi phân quyền của bộ phận làm việc của người dùng Do đó, người dùng chỉ có thể thao tác trong phạm vi phân quyền được cấp, giúp đảm bảo tính an toàn và bảo mật của hệ thống.
- Quản lý Thuê, tr phòng:ả
Nhân viên l tân s d ng chễ ử ụ ức năng này để ạ t o phi u thuê cho khách hàng khi ế khách đặt phòng, thông tin trên phiếu thuê gồm có: Mã phiếu thuê, ngày lập, mã khách hàng, tên khách hàng, số CMND, địa ch khách hàng, sỉ ố tiền đặt trước, yêu c u Ngoài ra chầ ức năng này cũng cho phép tạo hoá đơn thanh toán khi khách hàng trả phòng, thông tin trên hoá đơn gồm: Mã hoá đơn, mã phiếu thuê, tên khách hàng, s CMND và thông tin v phòng thuê g m (s phòng, tình tr ng ố ề ồ ố ạ phòng, đơn giá phòng, số ngày ở), tổng tiền dịch vụ, tổng tiền thanh toán, ghi chú
Nhân viên lễ tân sử dụng chức năng này để thêm thông tin về khách hàng Khi cần thiết, nhân viên cũng có thể tìm kiếm thông tin khách hàng để sử dụng hoặc xóa thông tin Thông tin khách hàng bao gồm: mã khách hàng, họ tên, số CMND, địa chỉ, giới tính, điện thoại, quốc tịch và số hộ chiếu.
Giám đốc khách sạn có thể sử dụng chức năng này để tìm kiếm thông tin nhân viên, thêm m i nhân viên, sớ ửa thông tin nhân viên, hoặc xoá nhân viên
Nhân viên bu ng phòng dùng chồ ức năng này để: tìm ki m phòng, thêm mế ới thông tin phòng, s a ch a thông tin v phòng, xoá b thông tin phòng Thông tin ử ữ ề ỏ về phòng gồm các thông tin: S phòng, lo i phòng, di n tích, tình tr ng phòng, ố ạ ệ ạ đơn giá phòng
Nhân viên l tân dùng chễ ức năng này để ạo hoá đơn dị t ch vụ khi khách đăng kí sử d ng dụ ịch vụ, thông tin trên hoá đơn bao gồm các thông tin: số hoá đơn dịch vụ, ngày l p, mã khách hàng, tên khách hàng, s CMND, và thông tin v dậ ố ề ịch v ụ
Nhân viên lễ tân có thể quản lý thông tin dịch vụ, bao gồm mã dịch vụ, tên dịch vụ, ngày sử dụng, thời lượng sử dụng, thời điểm sử dụng và ghi chú Ngoài ra, họ có thể thêm, sửa hoặc xóa thông tin dịch vụ khi cần thiết Thông tin dịch vụ cũng bao gồm các thông tin như mã đồ dịch vụ, tên dịch vụ, đơn giá và mô tả khác.
Nhân viên buồng phòng sử dụng chức năng quản lý tiện nghi để thêm mới, sửa đổi hoặc xóa các tiện nghi Thông tin tiện nghi gồm: Mã tiện nghi, tên tiện nghi, tình trạng tiện nghi, số lượng hiện có.
Nhân viên l tân s d ng chễ ử ụ ức năng này để: thống kê khách hàng, th ng kê ố doanh thu
1.3.2 Yêu cầu phi chức năng- Đáp ứng v ề độ tin cậy, th i gian x lí nhanh ờ ử- Tiết kiệm được thời gian, công s c và chi phí ứ- Lưu trữ ữ d liệu đượ ốt, lâu dài, và ổn địc t nh - D dàng s d ng, giao di n thân thi n v i ễ ử ụ ệ ệ ớ người dùng- Phù hợp v i các chính sách c a khách s n ớ ủ ạ
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
- Khách hàng: Là người có nhu cầu đặt phòng, đăng kí sử dụng các dịch vụ của khách s n và tr phòng ạ ả
- Nhân viên l tân: ễ Là người có nhi m vệ ụquản lý thuê tr phòng, qu n lý các ả ả dịch vụ, qu n lý khách hàng và th ng kê ả ố
- Nhân viên bu ng phòng: ồ Có trách nhi m qu n lý phòng và qu n lý ti n nghi ệ ả ả ệ trong khách sạn
- Giám đốc: Là người qu n lý nhân viên và qu n lý tài kho n, có toàn quy n s ả ả ả ề ử dụng tất cả các chức năng của hệthống
- Quản lý tài kho n: ả Tìm kiếm, thêm, s a, xoá tài kho n nhân viên ử ả - Quản lý thuê, tr phòng: ả Tạo phi u thuê, tế ạo hoá đơn thanh toán - Quản lý khách hàng: Thêm, sửa, xoá, tìm kiếm khách hàng - Quản lý nhân viên: Thêm, sửa, xoá, tìm kiếm nhân viên - Quản lý phòng: Tìm ki m, thêm, sế ửa, xoá phòng - Quản lý d ch vị ụ: Tạo hoá đơn dịch vụ Thêm, sửa, xoá dịch v ụ - Quản lý ti n nghi: ệ Thêm, sửa, xoá tiện nghi
- Thống kê: Thống kê khách hàng, doanh thu
7 2.1.3 Biểu đồ usecase tổng quát
2.1.4 Biểu đồ usecase phân rã
- Biểu đồ usecase phân rã cho tác nhân Nhân viên l tân và Khách hàng: ễ
- Biểu đồ usecase phân rã cho tác nhân Nhân viên bu ng phòng: ồ
- Biểu đồ usecase phân rã cho tác nhân Giám đốc:
11 2.1.5 Kịch bản cho các usecase
* K ch b n cho usecase Thêm khách hàng: ị ả - Tên usecase: Thêm khách hàng
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nh p vào h ậ ệthống
- Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào (H ệthống tr lở ại trạng thái trước khi thêm khách hàng)
- Đảm bảo thành công: Một khách hàng được thêm m i vào CSDL ớ - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý Khách hàng - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 H ệthống hi n th form Thêm khách hàng ể ị 2 Nhân viên l tân nh p thông tin khách hàng c n thêm m i vào form và Submit ễ ậ ầ ớ 3 H ệthống ki m tra thông tin khách hàng và xác nh n thông tin h p l ể ậ ợ ệ 4 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
5 H ệthống hi n ể thị thông báo đã thêm thànhcông 6 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
- Chuỗi sự ệ ki n ph : ụ 3.a Hệ thống thông báo thông tin khách hàng không h p l ợ ệ
3.a.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ 3.a.2 H ệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế 3.b Hệ thống thông báo đã tồ ạn t i khách hàng
3.b.1 Nhân viên l tân s ễ ẽthoát kh i chỏ ức năng
* K ch b n cho usecase S a khách hàng: ị ả ử- Tên usecase: Sửa khách hàng
12 - Tác nhân chính: Nhân viên lễtân
- Mức: 3 - Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống
- Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào (H ệthống tr lở ại trạng thái trước khi sửa khách hàng)
- Đảm bảo thành công: Một khách hàng đượ ửa thông tin trong CSDLc s - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý Khách hàng - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 Nhân viên l tân ch n khách hàng c n s a và ch n nút s a ễ ọ ầ ử ọ ử 2 Nhân viên l tân sễ ửa thông tin khách hàng và Submit 3 H ệthống ki m tra thông tin khách hàng và xác nh n thông tin h p l ể ậ ợ ệ 4 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
5 H ệthống hi n thể ị thông báo đã sửa thành công 6 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
- Chuỗi sự ệ ki n ph : ụ 3.a Hệ thống thông báo thông tin khách hàng không h p l ợ ệ
3.a.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ 3.a.2 Hệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế 3.b Hệ thống thông báo đã tồ ạn t i khách hàng
3.b.1 Nhân viên l tân s ễ ẽthoát kh i chỏ ức năng
* K ch b n cho usecase Xoá khách hàng: ị ả - Tên usecase: Xoá khách hàng
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân
13 - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống
- Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào (H ệthống tr lở ại trạng thái trước khi xoá khách hàng)
- Đảm bảo thành công: Một khách hàng b xoá kh i CSDL ị ỏ - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý Khách hàng - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 Nhân viên l tân ch n khách hàng c n xoá và ch n nút xoá ễ ọ ầ ọ 2 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
3 H ệthống hi n thể ị thông báo đã xoá thành công 4 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
* K ch b n cho usecase Tìm ki m khách hàng: ị ả ế - Tên usecase: Tìm kiếm khách hàng
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
Trách nhiệm thuộc về nhân viên lễ tân, người đang đăng nhập hệ thống trong khi bận rộn Để đảm bảo an toàn tối thiểu, không được có bất kỳ thay đổi nào đối với cơ sở dữ liệu Để đảm bảo thành công, một khách hàng phải được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu đó Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý Khách hàng.
1 Nhân viên l tân ch n nút tìm kiễ ọ ếm khách hàng 2 Nhân viên l tân nh p thông tin khách hàng c n tìm và Submit ễ ậ ầ 3 H ệthống tìm ki m thông tin trong CSDL ế
4 H ệthống hi n th khách hàng c n tìm ể ị ầ 5 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
14 4 H ệthống thông báo không t n tồ ại khách hàng trong CSDL
4.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ 4.2 H ệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế
* K ch b n cho usecase Th ng kê doanh thu: ị ả ố - Tên usecase: Thống kê doanh thu
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống - Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào - Đảm bảo thành công: Doanh thu được thống kê t ừCSDL - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Thống kê - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 Nhân viên l tân ch n nút Th ng kê doanh thu ễ ọ ố 2 H ệthống thực hiện th ng kê trong CSDL ố 3 H ệthống hi n th k t qu ể ị ế ảthống kê 4 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
* K ch b n cho usecase Th ng kê khách hàng: ị ả ố - Tên usecase: Th ng kê khách hàng ố
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân- Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống - Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào - Đảm bảo thành công: Danh sách khách hàng được thống kê t CSDL ừ- Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Thống kê
1 Nhân viên l tân ch n nút Th ng kê khách hàng ễ ọ ố 2 H ệthống thực hiện th ng kê trong CSDL ố
3 H ệthống hi n th k t qu ể ị ế ảthống kê 4 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
* K ch b n cho usecase Tị ả ạo hoá đơn dịch v : ụ - Tên usecase: Tạo hoá đơn dịch v ụ
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống - Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào - Đảm bảo thành công: Một Hoá đơn dịch v ụ được tạo - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý d ch v ị ụ - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 Nhân viên l tân ch n nút Tễ ọ ạo hoá đơn dịch v ụ 2 H ệthống hi n th form tể ị ạo hoá đơn dịch v ụ 3 Nhân viên l tân nh p thông tin vào form và Submit ễ ậ 4 H ệthống ki m tra và xác nh n thông tin h p l ể ậ ợ ệ 5 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
6 H ệthống hi n thể ị thông báo đã tạo thành công 7 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng
- Chuỗi sự ệ ki n ph : ụ4 H ệthống báo thông tin nh p vào không h p l ậ ợ ệ
16 4.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ
4.2 H ệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế
* K ch b n cho usecase Thêm d ch v : ị ả ị ụ - Tên usecase: Thêm dịch vụ
- Tác nhân chính: Nhân viên l ễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống
- Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào (H ệthống tr lở ại trạng thái trước khi thêm dịch vụ)
- Đảm bảo thành công: Một dịch vụ được thêm m i vào CSDL ớ - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý Dịch vụ - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 H ệthống hi n th form Thêm dể ị ịch vụ 2 Nhân viên l tân nh p thông tin dễ ậ ịch vụ ầ c n thêm m i vào form và Submit ớ 3 H ệthống ki m tra thông tin d ch v và xác nh n thông tin h p l ể ị ụ ậ ợ ệ 4 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
5 H ệthống hi n thể ị thông báo đã thêm thànhcông 6 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
- Chuỗi sự ệ ki n ph : ụ 3.a Hệ thống thông báo thông tin dịch vụ không h p l ợ ệ
3.a.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ 3.a.2 H ệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế 3.b Hệ thống thông báo đã tồ ạ ịch vụn t i d
3.b.1 Nhân viên l tân s ễ ẽthoát kh i chỏ ức năng
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống
- Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào (H ệthống tr lở ại trạng thái trước khi sửa dịch vụ)
- Đảm bảo thành công: Khi thông tin dịch vụ đã được sửa thành công trong CSDL, dịch vụ sẽ ở trạng thái "Bị khóa".- Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng "Quản lý dịch vụ" trong phần mềm quản lý khách sạn để sửa thông tin dịch vụ.
1 Nhân viên l tân ch n dễ ọ ịch vụ ầ c n sửa và chọn nút s a ử 2 Nhân viên l tân sễ ửa thông tin dịch vụ và Submit 3 H ệthống ki m tra thông tin d ch v và xác nh n thông tin h p l ể ị ụ ậ ợ ệ 4 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
5 H ệthống hi n thể ị thông báo đã sửa thành công 6 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
- Chuỗi sự ệ ki n ph : ụ 3.a Hệ thống thông báo thông tin dịch vụ không h p l ợ ệ
3.a.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ 3.a.2 H ệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế 3.b Hệ thống thông báo đã tồ ạ ịch vụn t i d
3.b.1 Nhân viên l tân s ễ ẽthoát kh i chỏ ức năng
* K ch b n cho usecase Xoá d ch v : ị ả ị ụ
- Tên usecase: Xoá dịch v ụ- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân- Mức: 3
18 - Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân
- Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống
- Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào (H ệthống tr lở ại trạng thái trước khi xoá d ch vụ) ị
- Đảm bảo thành công: Một dịch vụ ị b xoá khỏi CSDL - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý Dịch vụ - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 Nhân viên l tân ch n dễ ọ ịch vụ ầ c n xoá và ch n nút xoá ọ 2 H ệthống c p nh t CSDL ậ ậ
3 H ệthống hi n thể ị thông báo đã xoá thành công 4 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
* K ch b n cho usecase T o phi u thuê ị ả ạ ế - Tên usecase: Tạo phi u thuê ế
- Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3
- Người chịu trách nhiệm: Nhân viên lễtân - Tiền điều ki n: Nhân viên l tân phệ ễ ải đăng nhập vào h ệthống - Đảm bả ối thiểo t u: CSDL s không có s ẽ ự thay đổi nào - Đảm bảo thành công: Một phiếu thuê đượ ạc t o - Kích hoạt: Nhân viên lễ tân chọn chức năng Quản lý thuê tr phòng ả - Chuỗi sự ệ ki n chính:
1 Nhân viên l tân ch n nút T o phi u thuê ễ ọ ạ ế2 H ệthống hi n th form t o phi u thuê ể ị ạ ế3 Nhân viên l tân nh p thông tin vào form và Submit ễ ậ4 H ệthống ki m tra và xác nh n thông tin h p l ể ậ ợ ệ
6 H ệthống hi n thể ị thông báo đã tạo thành công 7 Nhân viên l tân thoát khễ ỏi chức năng.
- Chuỗi sự ệ ki n ph : ụ 4 H ệthống báo thông tin nh p vào không h p l ậ ợ ệ
4.1 Nhân viên l tân nh p l i thông tin và Submit ễ ậ ạ 4.2 H ệthống ki m tra và thể ực hiện các bước ti p theo ế
* K ch b n cho usecase Tị ả ạo Hoá đơn thanh toán
- Tên usecase: Tạo hoá đơn thanh toán - Tác nhân chính: Nhân viên lễtân - Mức: 3