Không chỉnhững khách sạn lớn, cao cấp mà ngay cả những khách sạn vừa và nhỏ cũng có thểsử dụng những phần mềm hệ thống quản lý để quản lý hoạt động của khách sạn mộtcách tiết kiệm nhưng
TỔNG QUAN HỆ THỐNG
Lý do hình thành đề tài
Trong những năm gần đây, khoa học công nghệ Việt Nam đã hội nhập mạnh mẽ với thế giới, đặc biệt là công nghệ thông tin Trong lĩnh vực quản lý, ứng dụng tin học đã trở nên phổ biến, giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả công việc Điều này đã lan rộng đến ngành khách sạn, nơi các khách sạn không ngừng cải thiện chất lượng dịch vụ để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh cao.
Sự gia tăng về số lượng và chất lượng dịch vụ khách sạn đòi hỏi các nhà quản lý phải đổi mới phương pháp Hệ thống quản lý khách sạn chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề này, mang đến nhiều lợi ích như:
Hệ thống quản lý khách sạn là sự kết hợp tổng hợp của nhiều chức năng, bao gồm quản lý nhân sự, đặt phòng, kế toán, thu chi, hỗ trợ người quản lý nắm bắt toàn diện tình hình kinh doanh của khách sạn.
Tiết kiệm thời gian, nhân lực: Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển, nhiều người lựa chọn quản lý bằng cách ghi chép kết hợp với phần mềm Excel để tính toán Cách làm này đòi hỏi phải có nhiều nhân sự làm và tốn nhiều thời gian để tính toán, ghi chép Với phần mềm quản lý khách sạn, chúng ta sẽ không cần phải vất vả như vậy, chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào một lần duy nhất, hệ thống sẽ tự động lưu trữ và tính toán giá phòng theo đúng với những dịch vụ mà khách hàng đã lựa chọn Như vậy, hệ thống sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức Không chỉ những khách sạn lớn, cao cấp mà ngay cả những khách sạn vừa và nhỏ cũng có thể sử dụng những phần mềm hệ thống quản lý để quản lý hoạt động của khách sạn một cách tiết kiệm nhưng lại vô cùng nhanh chóng và chính xác. Độ chính xác cao: Khi số lượng du khách check – in, check – out quá lớn, áp lực công việc sẽ khiến cho lễ tân dễ mắc những sai lầm, sai sót trong khâu tính toán. Như vậy, sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của khách sạn cũng như quyền lợi của khách hàng khi sử dụng dịch vụ; nhà quản lý không thể nắm bắt được chính xác đã có bao nhiêu lượt du khách cũng như hoạt động của nhân viên như thế nào.
Phần mềm quản lý khách sạn giúp việc tính toán của bạn chính xác đến từng con số, cho phép nắm bắt một cách rõ ràng và toàn diện nhất về tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn cũng như tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.
Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống: Tất cả thông tin về khách sạn, các bộ phận nhân viên hay khách du lịch đều được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống phần mềm Không cần lục lọi tìm kiếm trong đống giấy tờ để tìm thông tin khách hàng, hay phải đi từng phòng xem bộ phận buồng có làm việc đúng hay không Mọi thông tin mà khi chúng ta cần đã được phần mềm quản lý khách sạn lưu trữ, chúng ta có thể nhập xuất dữ liệu bất cứ lúc nào, mọi lúc mọi nơi.
Giao diện của các phần mềm quản lý khách sạn hiện đại được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng trên nhiều thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính xách tay Chỉ cần dành ra 30 phút, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm mà không cần sở hữu nhiều kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin.
Quản lý hoạt động kinh doanh từ xa: Trong những ngày phải đi công tác xa có khi đến một tuần hay nửa tháng, nếu không thể trực tiếp đến khách sạn để kiểm tra,quản lý Đừng lo lắng, phần mềm quản lý khách sạn cho phép có thể truy cập và điều khiển từ xa, nắm bắt tình hình kinh doanh của khách sạn và kịp thời giải quyết những vấn đề phát sinh xảy ra ở khách sạn Chỉ với một chiếc smartphone hay chiếc laptop có kết nối internet, mọi hoạt động của khách sạn đã nằm trong tay.
Với những lợi ích vượt trội trên, chương trình quản lý khách sạn chính là sự lựa chọn lý tưởng để các nhà quản lý có thể quản lý mọi hoạt động trong khách sạn một cách hiệu quả mà vẫn tiết kiệm thời gian, công sức đến mức tối đa.
Trong thời đại công nghệ số, phần mềm quản lý khách sạn đóng vai trò quan trọng như một cánh tay đắc lực hỗ trợ nhà quản lý vận hành khách sạn hiệu quả Phần mềm này giúp đơn giản hóa các nghiệp vụ quản lý, từ đó nâng cao năng suất và mang lại kết quả tốt nhất cho khách sạn.
Từ thực tiễn trên, chúng em đã nghiên cứu và xây dựng Hệ thống Quản lý khách sạn La Vela Saigon Hotel.
Giới thiệu tổng quan về khách sạn La Vela Saigon Hotel
La Vela Saigon Hotel hiện có địa chỉ tại số 280 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 8, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh Với vị trí khá nổi bật, đắc địa ngay trên con đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa nhộn nhịp, La Vela Saigon Hotel còn được xem là khu vực lưu trú đầy thích hợp giúp bạn dễ dàng tham quan và khám phá nhiều điểm vui chơi, du lịch nổi tiếng, hấp dẫn (Dinh Độc Lập: 1,8km, Hồ Con Rùa: 1,8km, Nhà Thờ Đức Bà Sài Gòn: 2,3km, Thảo Cầm Viên Sài Gòn: 3,1km, Bitexco: 3,4km, Phố đi bộ Bùi Viện: 3,5km).
La Vela Saigon Hotel nổi tiếng là khách sạn tiêu chuẩn 5 sao được xây dựng và thiết kế theo phong cách đầy sang trọng, hiện đại, cực kì nổi bật và tráng lệ giữa trung tâm Sài Gòn đông đúc, phồn hoa Với tông màu trắng đầy thanh tao, nhã nhặn cùng lối decor cực kì tỉ mỉ, tinh tế, mọi không gian nghỉ dưỡng tại khách sạn này được khiến du khách ngỡ ngàng và ấn tượng trước nét đẹp đầy yêu kiều, diễm lệ khó lòng mà bỏ qua Chưa hết, các hạng phòng tại khách sạn La Vela Saigon Hotel đều sở hữu ban công cực kì rộng rãi, thoáng mát Chính vì vậy, đây sẽ là nơi hoàn hảo giúp du khách có thể phóng tầm nhìn ra xa và chiêm ngưỡng toàn bộ khung cảnh Sài Gòn thơ mộng vào ban ngày và lung linh, lộng lẫy giữa màn đêm.
Hình 1.1: Khách sạn La Vela Saigon Hotel
Các phòng nghỉ tại La Vela Saigon Hotel được thiết kế sang trọng và hiện đại, với các tiện nghi tiện lợi và đầy đủ Khách sạn cung cấp nhiều loại phòng như phòng tiêu chuẩn, phòng Deluxe, phòng gia đình và các loại phòng cao cấp khác.
Các tiện nghi và dịch vụ tại khách sạn bao gồm nhà hàng phục vụ ẩm thực đa dạng, spa và trung tâm thể dục để khách hàng thư giãn và giải trí, hồ bơi ngoài trời và phòng hội nghị cho các sự kiện doanh nghiệp hoặc hội thảo.
Với dịch vụ chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên nhiệt tình, La Vela SaigonHotel nỗ lực mang đến trải nghiệm thoải mái và ấm cúng cho khách hàng trong suốt thời gian lưu trú tại đây La Vela Saigon - khách sạn với thiết kế mang tính biểu tượng cùng 280 phòng bao gồm phòng tiêu chuẩn, phòng suite, phòng tổng thống.
Màu sắc nhẹ nhàng, nội thất sang trọng trong mỗi phòng tạo nên một không gian thư giãn tuyệt vời cho du khách sau một ngày khám phá thành phố cùng nhịp sống sôi động tại nơi đây.
Ngoài vẻ đẹp thẩm mỹ và thiết kế khách sạn đẳng cấp, La Vela Saigon Hotel còn được du khách đánh giá cao về không gian nghỉ dưỡng Không chỉ mang đến sự sang trọng, khách sạn còn tạo nên cảm giác thư thái và dễ chịu với không gian rộng rãi, thoáng mát, đem lại sự hài lòng cho du khách.
Các tiện ích nổi bật như:
Bể bơi vô cực: Tựa như một ốc đảo xanh tưới với thiết kế bể nước vô cực tràn bờ, La Vela Hotel Saigon hồ bơi tự hào là nơi thư giãn xịn sò, đầy đẳng cấp với hướng view bao quát toàn diện khung cảnh TP Hồ Chí Minh Từ vị trí xinh đẹp, tuyệt sắc này, du khách vừa có thể ngâm mình dưới dòng nước mát lạnh, tinh khiết, vừa nhâm nhi, thưởng thức loại đồ uống cocktail tươi mát, ngọt ngào, chắc chắn sẽ mang đến cho bạn những trải nghiệm đầy thăng hoa, đáng nhớ.
Nhà hàng ẩm thực: Với thiết kế bài trí tinh tế, đầy sắc sảo, hệ thống nhà hàng tại
La Vela Saigon Hotel sẽ mang đến cho du khách nền ẩm thực đa dạng từ trong đến ngoài nước, từ các món Việt Nam truyền thống đến các món Á - Âu, phương Tây hiện đại Đặc biệt, du khách không cần phải đi đâu xa, có thể thỏa thích trải nghiệm và tận hưởng không gian ẩm thực đa dạng tại các nhà hàng như nhà hàng Mermaid,nhà hàng Herb & Spices, nhà hàng Rare Ngoài ra còn có thể kể đến SkyOne Bar &Lounge, Ayla Spa, Gym – Phòng tập thể hình, tiệc cưới, sự kiện.
Tổng quan đề tài
Công nghệ thông tin ở nước ta mới, song tốc độ phát triển của nó rất nhanh và mạnh, chiếm một vị trí quan trọng trong các ngành khoa học công nghệ Đặc biệt công nghệ thông tin có một vai trò to lớn trong lĩnh vực quản lý, lưu trữ tài liệu Các tài liệu được quản lý và bảo quản của bất cứ một doanh nghiệp nào cũng luôn có những giá trị to lớn Với những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp việc quản lý, bảo quản và sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu này có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Đối với La Vela SaiGon Hotel cũng vậy, hàng ngày họ cung cấp nhiều dịch vụ đến với một lượng lớn khách hàng như dịch vụ thuê phòng nghỉ, dịch vụ tiệc cưới, dịch vụ spa thư giãn, La Vela SaiGon Hotel cũng đã áp dụng tin học hóa vào quản lý như: Cho phép đăng ký qua mạng Internet và áp dụng tin học trong thanh toán, …Tuy nhiên, việc áp dụng tin học hoá vẫn chưa thực sự được triệt để, phần nhiều công việc quản lý vẫn khá thủ công do nhân viên lễ tân phụ trách Điều này dẫn đến:
Cần phải có một lượng lớn nhân viên để có thể quản lý được khách sạn.
Nhầm lẫn do có quá nhiều sổ sách cũng như trùng lặp thông tin quá nhiều.
Chậm trễ trong việc tìm kiếm thông tin hoặc thậm chí không chính xác.
Hàng hoá, dịch vụ đôi khi sẽ bị thất thoát.
Đứng trước tình hình đó yêu cầu đặt ra là phải tận dụng triệt để lợi ích của tin học trong quản lý khách sạn Như vậy, xây dựng hệ thống Quản lý khách sạn mới cho La Vela SaiGon Hotel là một điều cần thiết.
Khách hàng sẽ gặp nhân viên lễ tân để đăng ký hoặc hủy, đổi, trả phòng ngoài ra khách hàng có thể đăng ký các dịch vụ phát sinh khác có trong khách sạn như: Bar, bơi, gym,
Hệ thống cũng sẽ có một trang web để KH có thể tự đăng ký tài khoản và đặt phòng trực tuyến Họ có thể thanh toán bằng thẻ ngân hàng, hoặc thẻ tín dụng Hệ thống cho phép khách hàng kiểm tra loại phòng, giá phòng và tình trạng sẵn có của phòng Khách hàng có thể gửi yêu cầu hủy, đổi, trả phòng
Nhân viên lễ tân sẽ duyệt các yêu cầu huỷ, đổi phòng online của khách hàng Hệ thống sẽ gửi các hoá đơn điện tử cho khách hàng Nhân viên kế toán có thể xem được các hoá đơn của khách hàng từ đó tổng hợp doanh thu đơn đặt phòng online
Nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, nếu khách hàng đã đặt phòng online trước đó thì tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng và thông tin hoá đơn rồi cung cấp chìa khóa cho khách hàng; nếu khách hàng đặt phòng trực tiếp thì kiểm tra và thông báo tình trạng phòng cho khách hàng, tiến hành các thủ tục về việc thuê phòng, các dịch vụ phát sinh của khách hàng và khách hàng sẽ thanh toán hoá đơn Sau đó nhân viên lễ tân sẽ chuyển các hoá đơn, chứng từ đồng thời cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống
Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm rà soát và theo dõi các giao dịch và doanh thu hàng ngày của khách sạn Nhiệm vụ chính của họ là lập và tổng hợp báo cáo doanh thu theo ngày, tháng và năm Những báo cáo này sau đó được chuyển đến các bộ phận liên quan để quản lý và sử dụng.
Quản lý khách sạn có nhiệm vụ quản lý về tài chính, nhân sự, vận hành, phản hồi khách hàng.
Hình 1.2: Quy trình nghiệp vụ quản lý khách sạn
(1) Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ nhân viên lễ tân
(2) Nhân viên lễ tân tiến hành các thủ tục đặt phòng (nếu là khách hàng đến đặt phòng trực tiếp) Nếu là khách hàng đã đặt qua hệ thống trước đó, nhân viên lễ tân tiến hành thủ tục kiểm tra thông tin khách hàng.
(3) Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi bộ phận lễ tân yêu cầu.
(4) Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin đăng ký thuê phòng, khách hàng sẽ có 1 phiếu thuê phòng Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách hàng làm thủ tục đăng ký Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên của cơ quan đó.
Trong thời gian trước ngày nhận phòng tốinthiểu là 1 tuần các khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bốntrí phòng ở của các thành viên để khách sạn phân bố phòng cho hợp lý.
(5) Tiến hành xuất phòng cho khách hàng.
(6) Nhân viên lễ tân xuất phòng đưa thẻ và chìa khóa cho khách hàng đến phòng và nhận phòng của mình.
(7) Khi ở khách sạn khách hàng có thể sử dụng các loại dịch vụ có sẵn của khách sạn Thông tin khách hàng sử dụng sẽ được lưu trữ lại trong phiếu dịch vụ.
(8) Thông tin yêu cầu sử dụng dịch vụ sẽ được nhân viên quản lý dịch vụ - phản hồi phụ trách
(9) Nhân viên kế toán – tài chính thống kê tất cả các khoảng dịch vụ mà khách hàng sử dụng tại khách sạn.
(10) Khách hàng gửi phản hồi cho khách sạn (nếu có).
(11) Nhân viên phụ trách dịch vụ - phản hồi sẽ giải quyết các khiếu nại cũng như các phản hồi của khách hàng (nếu có).
(12) Chuyển thông tin đặt phòng cho bộ phận kế toán tài chính.
(13) Nhân viên kế toán - tài chính lập hóa đơn cho khách hàng.
(14) Xuất hóa đơn cho khách hàng và thực hiện hình thức thanh toán.
(15) Nhân viên kế toán - tài chính báo cáo thống kê doanh thu, chi tiêu.
(16) Sau khi thống kê xong nhân viên kế toán – tài chính chuyển sao kê cho người quản lý.
Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chung của đồ án quản lý khách sạn là tập trung nghiên cứu và thử nghiệm hệ thống ứng dụng quản lý Từ đó xây dựng và phân tích thiết kế cũng như cài đặt một hệ thống phù hợp, dễ hiểu, dễ sử dụng cho người dùng chương trình.
Giúp khách sạn quản lý được tình trạng phòng thuê.
Quản lý được các dịch vụ của khách sạn và các khách hàng sử dụng dịch vụ.
Thống kê công suất phòng, báo cáo, in ấn doanh thu hàng tháng/năm.
Thiết kế giao diện tương tác người dùng giúp bạn phát triển khả năng sáng tạo và tư duy logic Quá trình này đòi hỏi bạn vận dụng kiến thức vào thực tiễn, giúp trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết cho công tác quản lý khách sạn.
1.4.2 Mục tiêu cụ thể Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý khách sạn La Vela Saigon Hotel” hướng đến:
Nghiên cứu bài toán quản lý khách sạn nói chung và bài toán quản lý khách sạn của khách sạn La Vela Saigon Hotel nói riêng để thiết kế và lập trình nhằm hỗ trợ công tác quản lý của khách sạn. Để có thể tiến hành xây dựng chương trình quản lý khách sạn chúng ta cần hiểu một cách cơ bản về nghiệp vụ Dưới đây là một số nghiệp vụ cơ bản trong hệ thống quản lý khách sạn thông thường o Quản lý khách hàng. o Quản lý phòng o Quản lý đăng ký và thuê phòng o Quản lý thông tin nhận phòng. o Quản lý quá trình trả phòng. o Quản lý thông tin hủy đăng ký Phòng. o Quản lý nhân viên tại khách sạn. o Quản lý dịch vụ tại khách sạn Những tính năng cơ bản của một hệ thống quản lý khách sạn bao gồm: o Cập nhật các thông tin cơ bản về nghiệp vụ khách sạn. o Danh mục thông tin khách hàng. o Danh mục phòng và số lượng Phòng o Danh mục các dịch vụ của khách sạn. o Danh mục nhân viên trong khách sạn.
Quản lý, xem và in thông tin nếu cần. o Cho phép xem và in thông tin danh sách khách hàng đăng ký tại khách sạn o Cho phép in và xem thông tin danh sách đăng ký thuê phòng hủy đăng ký Phòng. o Cho phép xem và in thông tin danh sách phòng và danh sách phòng còn trống. o Cho phép in vào xem thông tin danh sách nhân viên tại khách sạn. o Cho phép xem và in các loại phiếu hóa đơn sử dụng trong khách sạn.
Khả năng tra cứu thông tin.
Hệ thống trong đồ án quản lý khách sạn với đầy đủ tính năng hỗ trợ nhà quản lý tra cứu thông tin bao gồm: o Tra cứu khách hàng theo các thông tin cá nhân và số phòng. o Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử sử dụng dịch vụ tại khách sạn o Tra cứu hóa đơn tiền phòng và hóa đơn dịch vụ.
Tìm hiểu tổ chức, cách thức hoạt động của khách sạn.
Tìm hiểu về các nghiệp vụ của khách sạn như nghiệp vụ đặt phòng và tiếp nhận khách, nghiệp vụ quản lý phòng và dịch vụ, nghiệp vụ quản lý thanh toán, quản lý dữ liệu báo cáo, phải nắm rõ được những nghiệp vụ này thì chúng ta mới có thể xây dựng được phần mềm phù hợp.
Cần phải tìm hiểu nghiên cứu về những nhu cầu có thể phát sinh của khách sạn trong tương lai từ đó có giải pháp thiết kế phần mềm phù hợp có tính mềm dẻo cao, đáp ứng được bất cứ sự thay đổi có thể xảy ra.
Phạm vi đề tài
Khách hàng sẽ gặp nhân viên lễ tân để đăng ký hoặc hủy, đổi, trả phòng ngoài ra khách hàng có thể đăng ký các dịch vụ phát sinh khác có trong khách sạn như: Bar, bơi, gym, spa
Hệ thống cung cấp trang web cho khách hàng tự đăng ký tài khoản và đặt phòng trực tuyến Quá trình thanh toán linh hoạt với các phương thức thẻ ngân hàng và thẻ tín dụng Khách hàng có toàn quyền kiểm soát đặt phòng, bao gồm tra cứu thông tin phòng, kiểm tra tình trạng phòng trống và thực hiện các yêu cầu hủy, đổi, trả phòng.
Nhân viên lễ tân sẽ duyệt các yêu cầu huỷ, đổi phòng online của khách hàng Hệ thống sẽ gửi các hoá đơn điện tử cho khách hàng Nhân viên kế toán có thể xem được các hoá đơn của khách hàng từ đó tổng hợp doanh thu đơn đặt phòng online
Nhân viên lễ tân có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu của khách hàng Đối với khách đã đặt phòng trực tuyến, lễ tân sẽ kiểm tra thông tin và cung cấp chìa khóa Trong trường hợp khách hàng chưa đặt phòng, lễ tân thực hiện thủ tục thuê phòng và các dịch vụ phát sinh, sau đó khách hàng thanh toán hóa đơn Cuối cùng, lễ tân sẽ chuyển các chứng từ và cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống.
Nhân viên kế toán sẽ rà soát các giao dịch và doanh thu trong một ngày của khách sạn Tổng hợp ra các báo cáo doanh thu ngày, tháng, năm của khách sạn rồi gửi cho ban quản lý
Quản lý khách sạn có nhiệm vụ quản lý về tài chính, nhân sự, vận hành,phản hồi khách hàng.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan một số nghiên cứu trước
2.1.1 Nghiên cứu về quản lý hoạt động khách sạn
Nghiên cứu trong lĩnh vực này đưa ra những phân tích chi tiết về quản lý hoạt động hàng ngày trong khách sạn Các nhà nghiên cứu và nhà quản lý khách sạn quan tâm đến việc tối ưu hóa quy trình đặt phòng, quản lý chỗ ở và dịch vụ phòng, quản lý dịch vụ nhà hàng và quầy bar và giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng Nghiên cứu trong lĩnh vực này thường tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, sử dụng công nghệ thông minh và cải thiện tương tác giữa nhân viên và khách hàng.
2.1.2 Quản lý chất lượng dịch vụ
Chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng trong thành công của khách sạn Nghiên cứu trong lĩnh vực này thường tập trung vào việc đo lường và đánh giá chất lượng dịch vụ của khách sạn Các phương pháp nghiên cứu và các chỉ số hiệu suất dịch vụ được phát triển để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng và đề xuất các cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường trải nghiệm khách hàng.
2.1.3 Xu hướng thị trường và khách hàng
Thị trường khách sạn luôn thay đổi và đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn cập nhật thông tin về xu hướng mới và yêu cầu của khách hàng Nghiên cứu trong lĩnh vực này theo dõi xu hướng mới, phân tích thị trường, đánh giá nhu cầu và đề xuất các giải pháp để đáp ứng sự biến đổi của thị trường và khách hàng.
Điểm mới trong đề tài nghiên cứu
Hỗ trợ khách hàng: Điểm mới trong đề tài này là quản lý hoạt động khách sạn đảm bảo khách hàng nhận được hỗ trợ và giải quyết mọi yêu cầu hoặc khiếu nại một cách nhanh chóng và hiệu quả Điều này bao gồm việc đào tạo nhân viên để xử lý tình huống khách hàng một cách chuyên nghiệp và thân thiện, cùng với hệ thống cập nhật các thông tin một cách liên tục, tình trạng các dịch vụ và phòng của khách sạn sẽ luôn được thông tin đến khách hàng nhanh nhất, đồng đời cũng sẽ đẩy nhanh quá trình giải quyết các vấn đề khách hàng gặp phải, giúp cho khách hàng có trải nghiệm tốt hơn.
Hệ thống quản lý khách hàng (CRM) tiên tiến:
Hệ thống CRM thông minh giúp quản lý thông tin và tương tác với khách hàng một cách chủ động và hiệu quả Nó giúp khách sạn nhận diện và tiếp cận khách hàng tiềm năng, đề xuất các ưu đãi cá nhân và theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng sau khi trải nghiệm dịch vụ.
Việc quản lý chi phí và doanh thu trở nên dễ dàng hơn nhờ hệ thống mới, thay thế các quy trình phức tạp và rườm rà trước đây Với cơ sở dữ liệu chung, người quản lý có thể dễ dàng truy cập và xem xét các báo cáo doanh thu liên tục Hệ thống này cho phép đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác, giúp khách sạn phát triển mạnh mẽ hơn.
Đề án nghiên cứu hỗ trợ việc tinh giản và thúc đẩy tính liên tục trong quy trình hoạt động của khách sạn Nhờ đó, quy trình làm việc vốn tách rời và thủ công trước đây giờ đây được thực hiện liền mạch hơn, mang lại hiệu quả cao hơn Điều này không chỉ giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí nhân công mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc tổng thể.
2.3 Cơ sở hình thành ý tưởng phân tích và thiết kế
Công nghệ thông tin ở nước ta mới, song tốc độ phát triển của nó rất nhanh và mạnh, chiếm một vị trí quan trọng trong các ngành khoa học công nghệ Đặc biệt công nghệ thông tin có một vai trò to lớn trong lĩnh vực quản lý, lưu trữ tài liệu Các tài liệu được quản lý và bảo quản của bất cứ một doanh nghiệp nào cũng luôn có những giá trị to lớn Với những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp việc quản lý, bảo quản và sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu này có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Đối với La VeLa Saigon Hotel cũng vậy, hàng ngày họ cung cấp nhiều dịch vụ đến với một lượng lớn khách hàng như dịch vụ thuê phòng nghỉ, dịch vụ tiệc cưới, dịch vụ spa thư giãn, La Vela Saigon Hotel cũng đã áp dụng tin học hóa vào quản lý như: Cho phép đăng ký qua mạng Internet và áp dụng tin học trong thanh toán, …Tuy nhiên, việc áp dụng tin học hoá vẫn chưa thực sự được triệt để, phần nhiều công việc quản lý vẫn khá thủ công do nhân viên lễ tân phụ trách Điều này dẫn đến:
Cần phải có một lượng lớn nhân viên để có thể quản lý được khách sạn
Nhầm lẫn do có quá nhiều sổ sách cũng như trùng lặp thông tin quá nhiều
Chậm trễ trong việc tìm kiếm thông tin hoặc thậm chí không chính xác
Hàng hoá, dịch vụ đôi khi sẽ bị thất thoát Đứng trước tình hình đó yêu cầu đặt ra là phải tận dụng triệt để lợi ích của tin học trong quản lý khách sạn Như vậy, xây dựng hệ thống Quản lý khách sạn mới cho La Vela SaiGon Hotel là một điều cần thiết.
Tổng quan các công nghệ sử dụng
Máy POS là một hệ thống máy tính chuyên biệt được sử dụng tại điểm bán hàng để xử lý các giao dịch thanh toán Kết hợp với thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và máy đọc thẻ, máy POS giúp doanh nghiệp thực hiện thanh toán nhanh chóng và chính xác, bao gồm cả nhà hàng và khách sạn.
Máy POS cho phép nhân viên quầy thu ngân xử lý thanh toán từ khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ thanh toán hoặc thậm chí qua các ứng dụng di động trên máy POS.
Máy POS có thể tích hợp với hệ thống quản lý phòng (PMS) để quản lý đặt phòng, nhận phòng và thanh toán phòng Nó cũng giúp ghi nhận các dịch vụ bổ sung như đồ uống, nhà hàng, dịch vụ phòng và các khoản phí khác.
Máy POS trong nhà hàng và quầy bar cho phép nhân viên ghi nhận và đặt hàng các món ăn và đồ uống từ khách hàng Nó cũng giúp tính tiền và quản lý kho hàng tồn kho trong nhà hàng và quầy bar.
Máy POS cung cấp khả năng tạo báo cáo và phân tích về doanh số bán hàng, lợi nhuận, hàng tồn kho và các dịch vụ khác Điều này giúp quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Máy tính bàn (Desktop Computer): là một loại máy tính tĩnh, thường được đặt trên bàn làm việc hoặc bàn làm việc.
Máy tính để bàn là một hệ thống toàn diện với phần cứng và phần mềm được tích hợp liền mạch bên trong một vỏ máy Đặc điểm này cung cấp cho máy tính để bàn khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ phức tạp, bao gồm các tác vụ xử lý dữ liệu đơn giản cho đến các ứng dụng chuyên nghiệp và công việc chuyên sâu.
Vai trò của máy tính bàn trong quản lý khách sạn:
Hệ thống quản lý phòng (PMS) là phần mềm quản lý khách sạn được cài đặt trên máy tính để bàn Hệ thống cho phép quản lý các chức năng như đặt phòng, nhận phòng và thanh toán PMS liên kết tất cả các bộ phận của khách sạn, bao gồm lễ tân, quầy bar, nhà hàng và bộ phận quản lý phòng, giúp tăng hiệu quả hoạt động.
Phân tích dữ liệu và báo cáo: Máy tính bàn được sử dụng để phân tích dữ liệu kinh doanh của khách sạn, tạo báo cáo về doanh số bán hàng, lợi nhuận, hàng tồn kho và các dịch vụ khác Điều này giúp quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Giao tiếp và hỗ trợ khách hàng: Máy tính bàn cho phép nhân viên lễ tân và nhân viên quầy thu ngân tương tác với khách hàng một cách chủ động và nhanh chóng.
Họ có thể sử dụng máy tính bàn để trả lời câu hỏi của khách hàng, giải đáp yêu cầu và cung cấp thông tin về các hoạt động và dịch vụ của khách sạn.
Quản lý tài chính: Máy tính bàn giúp quản lý khách sạn quản lý tài chính của họ,bao gồm hóa đơn, hạch toán, báo cáo tài chính và thu chi.
Dịch vụ Internet: Máy tính bàn được sử dụng để truy cập Internet, cho phép quản lý khách sạn duyệt web, gửi và nhận email, tương tác với các trang web và ứng dụng trực tuyến khác để quảng bá và quản lý kinh doanh.
Máy tính bảng đóng vai trò quan trọng trong quản lý khách sạn, mang lại nhiều lợi ích cho các khía cạnh khác nhau của hoạt động khách sạn Một số vai trò chính của máy tính bảng trong quản lý khách sạn bao gồm:
Quản lý đặt phòng và nhận phòng: Máy tính bảng cho phép lễ tân khách sạn tiếp nhận và xử lý các đặt phòng và nhận phòng một cách nhanh chóng và tiện lợi Họ có thể sử dụng máy tính bảng để kiểm tra tình trạng phòng trống, đặt phòng cho khách hàng mới, và tiến hành thủ tục nhận phòng ngay tại vị trí của khách.
Quản lý dịch vụ phòng và tiện ích: Nhân viên khách sạn có thể sử dụng máy tính bảng để ghi nhận các dịch vụ phòng được yêu cầu bởi khách hàng, như dịch vụ ăn uống, dịch vụ phòng, hay yêu cầu thêm tiện ích khác Họ cũng có thể cập nhật trạng thái dịch vụ và theo dõi tiến độ thực hiện.
Tổng quan các mô hình sử dụng trong đề tài
2.5.1 Mô hình thực thể kết hợp – sơ đồ ERD
Mô hình Entity-Relationship Diagram (ERD) là một công cụ sử dụng trong quản lý cơ sở dữ liệu để mô tả cấu trúc và mối quan hệ giữa các thực thể (entities) trong một hệ thống ERD là một loại biểu đồ được sử dụng để trình bày các thực thể, thuộc tính và mối quan hệ giữa chúng theo một cách trừu tượng.
Tổng quan về mô hình ERD bao gồm:
Thực thể (Entity): Thực thể là đối tượng hoặc khái niệm trong hệ thống mà chúng ta muốn lưu trữ dữ liệu Thực thể có thể là một đối tượng vật lý, như khách hàng, sản phẩm hoặc đơn hàng, hoặc có thể là một đối tượng trừu tượng, như danh mục hoặc bảng phân loại.
Thuộc tính (Attribute): Thuộc tính là các thông tin cụ thể về mỗi thực thể Ví dụ, đối với thực thể "khách hàng," các thuộc tính có thể bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email Thuộc tính giúp xác định và đặc tả các đặc điểm của mỗi thực thể.
Mối quan hệ trong hệ thống là liên kết giữa các thực thể, chỉ ra cách chúng tương tác và liên kết với nhau Mô hình hóa các mối quan hệ này giúp hiểu rõ cách các thành phần trong hệ thống hoạt động cùng nhau, như trong mối quan hệ "khách hàng mua sản phẩm", cho biết khách hàng mua sản phẩm từ cửa hàng.
Cardinality (Độ số): Cardinality là một khái niệm quan trọng trong ERD, nó cho biết số lượng thực thể liên quan có thể có trong mỗi mối quan hệ Có ba loại độ số chính: One-to-One (một một), One-to-Many (một nhiều), và Many-to-Many (nhiều nhiều).
Mô hình ERD thường được sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu Nó giúp thấy rõ cấu trúc dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống, giúp các nhà phát triển hiểu và xây dựng cơ sở dữ liệu hiệu quả và linh hoạt.
2.5.2 Mô hình phân rã chức năng BFD
Mô hình phân rã chức năng (Functional Decomposition Model) là một phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, được sử dụng để phân chia một hệ thống lớn và phức tạp thành các phần nhỏ hơn và dễ quản lý hơn Mô hình này tập trung vào việc tách một công việc hoặc chức năng lớn thành các công việc hoặc chức năng nhỏ hơn, dễ dàng quản lý và triển khai.
Các bước chính của mô hình phân rã chức năng bao gồm:
Xác định các chức năng chính: Đầu tiên, xác định các chức năng chính của hệ thống hoặc công việc mà bạn muốn phân rã Các chức năng này có thể là các nhiệm vụ, quy trình hoặc công việc lớn mà hệ thống phải thực hiện.
Phân rã chức năng chính: Tiếp theo, phân chia mỗi chức năng chính thành các chức năng con nhỏ hơn và cụ thể hơn Bạn tiếp tục phân rã các chức năng con này cho đến khi bạn đạt được các mức độ chi tiết cần thiết.
Xác định mối quan hệ giữa các chức năng: Xác định mối quan hệ giữa các chức năng con và các chức năng chính Điều này giúp bạn hiểu cách mỗi chức năng đóng góp vào chức năng chính và cách chúng tương tác với nhau.
Tạo cấu trúc cây: Đưa các chức năng và chức năng con vào trong cấu trúc cây hoặc đồ thị hướng dẫn (hierarchical diagram) Cấu trúc cây này cho thấy sự phân cấp và mối quan hệ giữa các chức năng, giúp bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hệ thống.
Quản lý công việc: Mô hình phân rã chức năng giúp quản lý công việc một cách hiệu quả hơn bằng cách chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ dàng quản lý và phân công cho các thành viên trong nhóm.
Mô hình phân rã chức năng được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, phát triển phần mềm và thiết kế hệ thống, giúp tăng cường sự hiểu biết về cấu trúc hệ thống và tối ưu hóa công việc và tài nguyên Nó là một công cụ mạnh mẽ để quản lý sự phức tạp và đạt được hiệu quả trong thực hiện các dự án lớn và phức tạp.
2.5.3 Mô hình dòng dữ liệu DFD
Mô hình dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) là một công cụ đồ họa được sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống để biểu diễn luồng dữ liệu và các quá trình xử lý dữ liệu giữa các thực thể trong hệ thống Mô hình DFD giúp hiểu và trình bày cấu trúc và hoạt động của hệ thống một cách dễ hiểu và trực quan.
Một mô hình DFD bao gồm các yếu tố chính sau:
Quy trình biểu diễn cách dữ liệu được xử lý trong hệ thống, từ khâu nhập dữ liệu, qua các bước xử lý đến khâu xuất dữ liệu Mỗi quy trình trong sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) đại diện cho một nhiệm vụ hoặc chức năng cụ thể mà hệ thống thực hiện.
ỨNG DỤNG
Khảo sát hiện trạng và yêu cầu
Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và thanh toán Nhân viên của khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng của khách hàng Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau:
Những xử lý thủ tục đặt phòng, đăng ký, trả phòng mất thời gian
Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng (phòng trống, phòng đang sử dụng, …)
Khó trong việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…
Khách sạn cũng chưa có một chương trình riêng để quản lý các dịch vụ có sẵn trong khách sạn mà khách hàng sử dụng Các hoá đơn sử dụng dịch vụ của khách sạn được tổng hợp một cách rời rạc, và khi cần thiết sẽ rất khó để có thể thống kê được các doanh thu về dịch vụ này nhanh chóng và hiệu quả được.
Khách sạn chưa có chương trình để lưu trữ lại các phản hồi của khách hàng, Các thông tin phải hồi của khách hàng nếu được lưu trữ thì chỉ lưu trữ qua giấy hoặc truyền miệng, chưa có một chương trình cụ thể để giúp khách sạn lưu trữ lại được những phản hồi này sẽ khiến cho khách sạn rất khó có được sự hài lòng của khách hàng.
3.1.2 Khảo sát yêu cầu về chức năng của hệ thống
Thông tin khách hàng (Mã khách hàng, họ tên khách hàng, ngày sinh,giới tính, địa chỉ, CCCD, email, điện thoại)
Thông tin dịch vụ (Mã dịch vụ, tên dịch vụ, giá dịch vụ)
Thông tin Phòng (Mã phòng, loại phòng tương ứng, tên phòng, giá phòng tương ứng, tình trạng phòng).
Thông tin Loại phòng (Mã loại phòng, tên loại phòng).
Thông tin người quản trị, thông tin người dùng.
Phiếu thuê phòng (Mã phiếu thuê phòng, phòng tương ứng, mã hóa đơn, khách hàng thuê phòng, ngày bắt đầu thuê, ngày trả phòng, tổng tiền).
Hóa đơn phòng (Mã hóa đơn, nhân viên lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn).
Hóa đơn dịch vụ (Mã hóa đơn dịch vụ, khách hàng, dịch vụ được sử dụng, ngày lập hóa đơn dịch vụ, trị giá hóa đơn, số lượng dịch vụ sử dụng).
Hiển thị thông tin phòng trống.
Tình trạng phòng (loại và giá phòng).
Danh sách và giá các dịch vụ hiện có.
Danh sách khách hàng đang sử dụng phòng.
Tự động tính tổng số tiền: tiền phòng, phí các dịch vụ …
Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
Hệ thống có thể phân quyền người sử dụng.
3.1.2.2 Các thông tin cần lưu trữ
Thông tin hóa đơn thuê phòng (Mã hóa đơn, nhân viên lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn).
Thông tin các chi tiết hóa đơn dịch vụ (Mã hóa đơn dịch vụ, khách hàng, dịch vụ được sử dụng, ngày lập hóa đơn dịch vụ, trị giá hóa đơn, số lượng dịch vụ sử dụng).
Thông tin khách hàng (Thông tin tài khoản khách hàng đối với khách hàng online, mã khách hàng, họ tên khách hàng, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, CCCD, email, điện thoại).
Thông tin phòng (Mã phòng, loại phòng tương ứng, tên phòng, giá phòng tương ứng, tình trạng phòng)
Thông tin loại phòng (Mã loại phòng, tên loại phòng)
Thông tin các dịch vụ (Mã dịch vụ, tên dịch vụ, giá dịch vụ).
Thông tin nhân viên (Mã nhân viên, phòng ban tương ứng, họ tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, CCCD, địa chỉ, điện thoại, email, tài khoản đăng nhập tương ứng).
Thông tin phòng ban (Mã phòng ban, tên phòng ban).
Thông tin phản hồi khách hàng (Mã phản hồi, mã khách hàng tương ứng, nội dung phản hồi, tình trạng phản hồi).
Thông tin phiếu thuê phòng (Mã phiếu thuê phòng, phòng tương ứng, mã hóa đơn, khách hàng thuê phòng, ngày bắt đầu thuê, ngày trả phòng, tổng tiền).
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Khách hàng sẽ gặp nhân viên lễ tân để đăng ký hoặc hủy, đổi, trả phòng ngoài ra khách hàng có thể đăng ký các dịch vụ phát sinh khác có trong khách sạn như: Bar, bơi, gym,
Hệ thống cũng sẽ có một trang web để KH có thể tự đăng ký tài khoản và đặt phòng trực tuyến Họ có thể thanh toán bằng thẻ ngân hàng, hoặc thẻ tín dụng Hệ thống cho phép khách hàng kiểm tra loại phòng, giá phòng và tình trạng sẵn có của phòng Khách hàng có thể gửi yêu cầu hủy, đổi, trả phòng
Nhân viên lễ tân sẽ duyệt các yêu cầu huỷ, đổi phòng online của khách hàng Hệ thống sẽ gửi các hoá đơn điện tử cho khách hàng Nhân viên kế toán có thể xem được các hoá đơn của khách hàng từ đó tổng hợp doanh thu đơn đặt phòng online
Nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, nếu khách hàng đã đặt phòng online trước đó thì tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng và thông tin hoá đơn rồi cung cấp chìa khóa cho khách hàng; nếu khách hàng đặt phòng trực tiếp thì kiểm tra và thông báo tình trạng phòng cho khách hàng, tiến hành các thủ tục về việc thuê phòng, các dịch vụ phát sinh của khách hàng và khách hàng sẽ thanh toán hoá đơn Sau đó nhân viên lễ tân sẽ chuyển các hoá đơn, chứng từ đồng thời cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống
Nhân viên kế toán sẽ rà soát các giao dịch và doanh thu trong một ngày của khách sạn Tổng hợp ra các báo cáo doanh thu ngày, tháng, năm của khách sạn rồi gửi cho đơn vị khác quản lý
Quản lý khách sạn có nhiệm vụ quản lý về tài chính, nhân sự, vận hành, phản hồi khách hàng.
Hình 3.3: Sơ đồ Usecase mô tả hệ thống quản lý khách sạn La Vela SaiGon Hotel
Hình 3.4: Sơ đồ Usecase mô tả chức năng của khách hàng
Hình 3.5: Sơ đồ Usecase mô tả chức năng của kế toán
Hình 3.6: Sơ đồ Usecase mô tả chức năng của lễ tân
Hình 3.7: Sơ đồ Usecase mô tả chức năng của quản lý
Thiết kế bảng mô tả Use Case Quản lý khách sạn
Bảng 3.1: Bảng mô tả chức năng đăng nhập
Tên Use Case Đăng nhập
Tác nhân Quản lý, nhân viên kế toán, nhân viên lễ tân, khách hàng
Khách hàng có thể đăng nhập vào hệ thống khách sạn và được thực hiện các chức năng tùy theo đối tượng đăng nhập Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là khách hàng phải có sẵn tài khoản đăng nhập.
Yêu cầu Đăng nhập vào tài khoản khách hàng hiện có.
Kịch bản chính 1 Các đối tượng liên quan truy cập trang đăng nhập trong giao diện hệ thống quản lý khách sạn.
2 Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập, yêu cầu người dùng nhập thông tin đăng nhập (tên đăng nhập và mật khẩu).
3 Các đối tượng liên quan nhập thông tin đăng nhập của mình.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin đăng nhập.
5 Nếu thông tin đăng nhập hợp lệ, hệ thống xác thực đăng nhập và chuyển đến giao diện chính của hệ thống quản lý khách sạn cho vai trò tương ứng của từng đối tượng liên quan.
6 Các đối tượng liên quan có quyền truy cập vào các chức năng và thông tin tương ứng với vai trò của mình trong hệ thống.
7 Các đối tượng liên quan thực hiện các thao tác quản lý, thống kê hoặc tương tác khác trong hệ thống tùy theo đối tượng được phân quyền đăng nhập.
8 Các đối tượng liên quan có thể chọn chức năng "Đăng xuất" để thoát khỏi hệ thống.
9 Hệ thống xác nhận yêu cầu đăng xuất và quay trở lại trang đăng nhập.
10 Các đối tượng liên quan có thể chọn chức năng "Đổi mật khẩu" để thay đổi mật khẩu hiện tại.
11 Hệ thống hiển thị giao diện đổi mật khẩu, yêu cầu người dùng nhập mật khẩu hiện tại và mật khẩu mới.
12 Các đối tượng liên quan nhập thông tin mật khẩu hiện tại và mật khẩu mới.
13 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mật khẩu hiện tại và thực hiện thay đổi mật khẩu nếu thông tin hợp lệ. người dùng đăng nhập lại với mật khẩu mới.
Nếu các đối tượng liên quan không nhập thông tin đăng nhập trong bước 3: o Hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập thông tin đăng nhập. o Quay trở lại bước 3.
Nếu thông tin đăng nhập không hợp lệ trong bước 4: o Hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại thông tin đăng nhập. o Quay trở lại bước 3.
Các đối tượng liên quan có thể yêu cầu đổi mật khẩu trong hệ thống. o Các đối tượng liên quan chọn chức năng "Đổi mật khẩu" trên giao diện hệ thống. o Quay lại bước 11.
Bảng 3.2: Bảng mô tả chức năng xem giá phòng
Tên Use Case Xem giá phòng
Use Case này mô tả hoạt động của khách hàng khi muốn xem thông tin về giá phòng.
Mục tiêu Cho phép khách hàng xem thông tin về giá phòng
Kịch bản chính 1 Khách hàng truy cập vào hệ thống quản lý khách sạn.
2 Hệ thống hiển thị giao diện xem thông tin về giá phòng.
3 Khách hàng chọn tùy chọn "Xem thông tin giá phòng".
4 Hệ thống hiển thị danh sách các loại phòng và thông tin chi tiết về giá phòng (ví dụ: giá theo loại phòng, mùa cao điểm, các ưu đãi và chiết khấu).
5 Khách hàng có thể lựa chọn loại phòng cụ thể hoặc xem thông tin tổng quan về giá phòng.
6 Hệ thống hiển thị thông tin về giá phòng theo yêu cầu của khách hàng.
Nếu hệ thống gặp lỗi kỹ thuật hoặc sự cố, nó sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu khách hàng thử lại sau.
Nếu không có thông tin về giá phòng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo không có dữ liệu để hiển thị cho khách hàng.
Thông tin về giá phòng có thể thay đổi theo thời gian, mùa cao điểm và chính sách của khách sạn.
Bảng 3.3: Bảng mô tả chức năng xem thông tin đặt phòng
Tên Use Case Xem thông tin đặt phòng
Use Case này mô tả hoạt động của khách hàng khi muốn xem thông tin về các đặt phòng đã thực hiện trong hệ thống quản lý khách sạn.
Mục tiêu Cho phép khách hàng xem thông tin chi tiết về các đặt phòng đã thực hiện.
Kịch bản chính 1 Khách hàng truy cập vào hệ thống quản lý khách sạn.
2 Hệ thống hiển thị giao diện xem thông tin đặt phòng.
3 Khách hàng chọn tùy chọn "Xem thông tin đặt phòng".
4 Hệ thống yêu cầu khách hàng xác nhận danh tính hoặc thông tin đăng nhập để truy cập vào thông tin đặt phòng.
5 Khách hàng cung cấp thông tin xác thực (ví dụ: tên đăng nhập, mật khẩu) hoặc sử dụng phương thức xác thực khác (ví dụ: OTP).
6 Hệ thống xác minh thông tin xác thực và kiểm tra quyền truy cập của khách hàng.
7 Nếu thông tin xác thực hợp lệ, hệ thống hiển thị danh sách các đặt phòng đã thực hiện bởi khách hàng.
8 Khách hàng chọn đặt phòng cụ thể để xem thông tin chi tiết.
9 Hệ thống hiển thị thông tin đặt phòng bao gồm ngày đặt, thông tin phòng (loại phòng, số lượng, giá), dịch vụ đi kèm, thời gian lưu trú, vv.
10 Khách hàng có thể xem và kiểm tra các thông tin đặt phòng đã thực hiện.
11 Khách hàng có thể in hoặc tải về thông tin đặt phòng nếu cần thiết.
Nếu thông tin xác thực không hợp lệ hoặc khách hàng không có quyền truy cập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin xác thực hợp lệ.
Nếu không có thông tin đặt phòng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo không có dữ liệu để hiển thị cho khách hàng.
Thông tin đặt phòng của bạn được lưu trữ chặt chẽ Tuy nhiên, thông tin chỉ giới hạn ở các lượt đặt phòng gần nhất hoặc trong thời gian nhất định do hệ thống quy định.
Bảng 3.4: Bảng mô tả chức năng tra cứu phòng
Tên Use Case Tra cứu phòng
Use Case này mô tả hoạt động của khách hàng khi muốn tra cứu thông tin về phòng còn trống trong hệ thống quản lý khách sạn.
Mục tiêu Cho phép khách hàng tra cứu thông tin về phòng còn trống trong khách sạn.
Kịch bản chính 1 Khách hàng truy cập vào hệ thống quản lý khách sạn.
2 Hệ thống hiển thị giao diện tra cứu phòng.
3 Khách hàng chọn tùy chọn "Tra cứu phòng".
4 Hệ thống hiển thị danh sách các loại phòng và thông tin chi tiết về chúng (ví dụ: số lượng phòng, giá, tiện nghi).
5 Khách hàng chọn tiêu chí tra cứu, ví dụ như ngày nhận phòng, số lượng khách, loại phòng, vv.
6 Khách hàng nhập thông tin cần thiết theo tiêu chí đã chọn.
7 Hệ thống kiểm tra sự khả dụng của phòng dựa trên thông tin nhập vào.
Thiết kế giao diện
Tài khoản và Mật khẩu là thông tin đăng nhập mà mỗi người dùng sẽ được tạo bởi quản trị viên trong SQL Server như hình bên dưới:
Người dùng sẽ đang nhập tên đăng nhập với mật khẩu của mình sau đó nhấn vào nút lệnh Đăng nhập để đăng nhập:
- Nếu nhập đúng mật khẩu thì sẽ đăng nhập thành công vào giao diện chính
- Nếu nhập sai mật khẩu hay tài khoản thì hệ thống sẽ hiện lên thông báo và yêu cầu nhập lại:
Hình 3.33: Sai thông tin đăng nhập
- Nếu muốn thoát khỏi hệ thống, người dùng cần ấn nút “Thoát” phía dưới bên phải Form đăng nhập Khi đó hệ thống sẽ thông báo như sau:
Hình 3.34: Thoát Form đăng nhập
- Nhấn Yes nếu bạn muốn thoát khỏi hệ thống và ngược lại
3.3.2 Giao diện trang chủ Đăng nhập thành công sẽ vào Form Giao diện trang chủ
Hình 3.35: Form giao diện chính – trang chủ
Ở giao diện chính người dùng có thể dễ dàng truy cập các thông tin.
Hệ Thống: Đăng Nhập, Đăng Xuất, Thoát, Trang chủ.
Quản Lý: Khách hàng, Phòng, Hóa đơn, Phiếu thuê phòng, Loại phòng, Dịch vụ, Phản hồi khách hàng, Nhân viên, Phòng ban.
Báo cáo thống kê: Báo cáo doanh thu, Báo cáo thống kê các dịch vụ khách hàng sử dụng, báo cáo thống kê các phòng được khách sử dụng, báo cáo thống kê thông tin khách hàng đặt phòng, báo cáo thống kê phản hồi khách hàng.
3.3.3 Giao diện quản lý Khách hàng
Sau khi ấn vào button “Khách hàng ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Khách hàng (Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.36: Form giao diện khách hàng
Thu thập thông tin của khách hàng đến lưu trú tại khách sạn, bao gồm thông tin cá nhân: mã số, họ tên, ngày sinh, thông tin định danh: giới tính, chứng minh nhân dân, địa chỉ thường trú, thông tin liên lạc: số điện thoại, email, thông tin tài khoản trực tuyến: ID, mật khẩu.
Có thể thao tác tìm thông tin khách hàng với Mã khách hàng, Tên khách hàng Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về khách hàng.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Khách hàng như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin khách hàng đầu tiên,khách hàng trước đó, khách hàng tiếp theo, khách hàng cuối cùng.
3.3.4 Giao diện quản lý Phòng
Sau khi ấn vào button “Phòng ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Phòng (Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.37: Form giao diện phòng
Form Phòng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của phòng tại khách sạn bao gồm: Mã phòng, Mã loại phòng, Tên phòng, Tình trạng phòng, Giá phòng.
Có thể thao tác tìm thông tin phòng với Mã phòng, Tên phòng, Mã loại phòng Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về phòng.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Phòng như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin phòng đầu tiên, trước đó, tiếp theo và cuối cùng.
3.3.5 Giao diện quản lý Hóa đơn
Sau khi ấn vào button “Hóa đơn ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Hóa Đơn(Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.38: Form giao diện hóa đơn
Tùy theo nhu cầu sử dụng, người dùng có thể tùy chọn Hóa đơn phòng, Hóa đơn dịch vụ, Chi tiết hóa đơn dịch vụ.
Sau khi ấn vào button “Hóa đơn phòng” ở Form Hóa Đơn(Form Child) thìForm Hóa Đơn Phòng sẽ xuất hiện
Hình 3.39: Form giao diện hóa đơn phòng
Form Hóa Đơn Phòng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể hóa đơn phòng của khách hàng tại khách sạn bao gồm: Mã hóa đơn, Mã nhân viên, Ngày lập hóa đơn.
Có thể thao tác tìm thông tin hóa đơn phòng với Mã hóa đơn, Mã nhân viên. Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về hóa đơn phòng.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Hóa Đơn Phòng như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin hóa đơn phòng đầu tiên, trước đó, tiếp theo và cuối cùng.
Nút “ ” dùng để thoát Form Hóa Đơn Phòng, lúc này sẽ quay về giao diện Form Hóa Đơn để người dùng có thể tùy chọn xem hóa đơn dịch vụ, chi tiết hóa đơn dịch vụ.
Sau khi ấn vào button “Hóa đơn dịch vụ” ở Form Hóa Đơn(Form Child) thì Form Hóa Đơn Dịch vụ sẽ xuất hiện
Hình 3.40: Form giao diện hóa đơn dịch vụ
Thông tin hóa đơn dịch vụ bao gồm: Mã hóa đơn dịch vụ và Mã nhân viên Những thông tin này sẽ được hiển thị trên Hóa Đơn Dịch Vụ của khách hàng tại khách sạn.
Có thể thao tác tìm thông tin hóa đơn phòng với Mã hóa đơn dịch vụ, Mã nhân viên Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về hóa đơn dịch vụ.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Hóa Đơn Dịch Vụ như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin hóa đơn dịch vụ đầu tiên, trước đó, tiếp theo và cuối cùng.
Nút “ ” dùng để thoát Form Hóa Đơn Dịch Vụ, lúc này sẽ quay về giao diện Form Hóa Đơn để người dùng có thể tùy chọn xem hóa đơn phòng, chi tiết hóa đơn dịch vụ.
Sau khi ấn vào button “Chi tiết hóa đơn dịch vụ” ở Form Hóa Đơn(Form Child) thì Form Chi tiết Hóa Đơn Dịch vụ sẽ xuất hiện
Hình 3.41: Form giao diện chi tiết hóa đơn dịch vụ
Mẫu chi tiết hóa đơn dịch vụ cung cấp thông tin cụ thể liên quan đến hóa đơn dịch vụ của khách tại khách sạn, bao gồm: mã hóa đơn dịch vụ, mã khách hàng, mã dịch vụ, ngày lập hóa đơn, số lượng và tổng tiền.
Có thể thao tác tìm thông tin hóa đơn phòng với Mã hóa đơn dịch vụ, Mã dịch vụ, Mã khách hàng Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về chi tiết hóa đơn dịch vụ.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Chi Tiết Hóa Đơn Dịch Vụ như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin chi tiết hóa đơn dịch vụ đầu tiên, trước đó, tiếp theo và cuối cùng.
Nút “ ” dùng để thoát Form Chi Tiết Hóa Đơn Dịch Vụ, lúc này sẽ quay về giao diện Form Hóa Đơn để người dùng có thể tùy chọn xem hóa đơn phòng, hóa đơn dịch vụ.
3.3.6 Giao diện quản lý Phiếu thuê phòng
Sau khi ấn vào button “Phiếu thuê phòng ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Phiếu Thuê Phòng (Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.42: Form giao diện phiếu thuê phòng
Form Phiếu Thuê Phòng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của phiếu thuê phòng của khách hàng tại khách sạn bao gồm: Mã phiếu thuê phòng, Mã phòng, Mã hóa đơn, Mã khách hàng, Ngày thuê, Ngày trả, Tổng tiền.
Có thể thao tác tìm thông tin phiếu thuê phòng với Mã phiếu thuê phòng,
Mã phòng, Mã hóa đơn, Mã khách hàng Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về phiếu thuê phòng.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Phiếu Thuê Phòng như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin phiếu thuê phòng
3.3.7 Giao diện quản lý Loại phòng
- Sau khi ấn vào button “Loại phòng ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Loại Phòng (Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.43: Form giao diện loại phòng
Form Loại Phòng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của loại phòng hiện có tại khách sạn bao gồm: Mã loại phòng, Tên loại phòng.
Có thể thao tác tìm thông tin loại phòng với Mã loại phòng, Tên loại phòng. Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về loại phòng.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Loại Phòng như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin loại phòng đầu tiên, trước đó, tiếp theo và cuối cùng.
3.3.8 Giao diện quản lý Dịch vụ
Sau khi ấn vào button “Dịch vụ ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Dịch vụ (Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.44: Form giao diện dịch vụ
Form Dịch Vụ sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của Dịch vụ tại khách sạn bao gồm: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, Giá dịch vụ.
Có thể thao tác tìm thông tin phòng với Mã dịch vụ, Tên dịch vụ Sau khi ấn
“ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về Dịch vụ.
Nếu người dùng muốn thoát khỏi chức năng tìm kiếm, sắp xếp nhấn vào nút làm mới “ ” Hệ thống sẽ quay lại Form Dịch Vụ như ban đầu.
Các nút “ ”, “ ”, “ ”, “ ” dùng để xem thông tin dịch vụ đầu tiên, trước đó, tiếp theo và cuối cùng.
3.3.9 Giao diện quản lý Phản hồi khách hàng
Sau khi ấn vào button “Phản hồi khách hàng ” ở Form Giao diện (màn hình chính) thì Form Phản Hồi Khách Hàng (Form Child) sẽ xuất hiện trên Form Giao diện.
Hình 3.45: Form giao diện phản hồi khách hàng
Form Phản Hồi Khách Hàng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của Phản hồi khách hàng tại khách sạn bao gồm: Mã phản hồi, Mã khách hàng, Nội dung, Tình trạng phản hồi.
Có thể thao tác tìm thông tin phản hồi với Mã phản hồi, Mã khách hàng Sau khi ấn “ ” hệ thống sẽ xuất thông tin cần tìm.
Có thể thao tác sắp xếp Sau khi lựa chọn thông tin cần sắp xếp, người dùng ấn “ ” hệ thống sẽ xuất kết quả.
Có thể thao tác thêm “ ”, sửa “ ”, xóa “ ” về Phản hồi khách hàng.
