BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG

MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG

MỤC ĐÍCH

Tổ chức lại một số bộ phận của doanh nghiệp Đồng thời nâng cao hiệu quả của công việc cũng như làm cho bộ máy hoạt động tốt hơn Việc quản lí cũng trở lên dễ dàng, chính xác và nhanh gọn, không mất thời gian và việc quản lí theo một thể thống nhất.

YÊU CẦU

2.1 Yêu cầu chức năng của hệ thống

➢ Quản lý các thông tin về hàng hóa trong kho.

➢ Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho, kiểm kê, bảo hành.

➢ Nhập, xuất, sửa, xóa thông tin hàng hóa.

➢ Quản lý chính sách đổi trả hàng hóa.

Hệ thống hoạt động liên tục 6 ngày/tuần, với thời gian dừng hoạt động không quá10%, giúp các nhân viên bên bộ phận quản lý kho thực hiện các công việc một cách nhanh, chính xác, hiệu quả.

ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH NGHIÊN CỨU

Nhân viên quản lý bên bộ phận kho hàng, nhà phân phối, khách hàng.

KẾT CẤU ĐỀ TÀI

KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỆ THỐNG

Sau mỗi lần nhập hàng bộ phận quản lí kho sẽ ghi lại chi tiết hàng xuất vào phần mềm chi tiết hàng hóa, để tiện theo dõi hàng hóa trong kho Khi loại hàng nào trong kho sắp hết hoặc hết thì bộ phận quản lí kho sẽ tiến hành báo cho ban quản lí Ban quản lí giao cho bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng được nhập vào kho, bộ phận kho nhận phiếu giao hàng và kiểm tra số lượng và chất lượng hàng, sau đó tiền hành nhập phần mềm để nhập kho Những hàng hóa không đáp ứng nhu cầu số lượng và chất lượng sẽ được bộ phận quản lí kho giao cho bộ phận mua hàng trả lại bên nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm nghiệm hàng hóa Một số hàng hóa khi xuất kho bán cho khách hàng mà không đáp ứng nhu cầu khách hàng cũng nhập về kho chờ xử lí Việc theo dõi hàng nhập kho được diễn ra liên tục và thông tin về hàng trong kho được bộ phận kho theo dõi ngày, tháng, quý, tuần.

Bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, gửi đến bộ phận kho Bộ phận kho kiểm tra lượng hàng trong kho, gửi thông báo về số lượng hàng cho bộ phận bán hàng Nếu đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng lập hóa đơn bán hàng và giao cho khách hàng hóa đơn bản sao Khách hàng nhận hóa đơn và giao cho bộ phận quản lí kho Bộ phận quản lí kho kiểm tra hóa đơn và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được gửi cho khách hàng và một phiếu được giữ lại lưu kho Khi xuất hàng, thông tin về hàng xuất cũng được sẽ được lưu vào phần mềm để tiện đối chiếu kiểm tra.

Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá trình xuất và nhập kho Hàng hóa được thực hiện qua máy tính mỗi khi phát sinh xuất hay nhập kho.

Thẻ kho là loại giấy tờ được lập bởi kế toán, quản lý kho.

Thẻ kho được sử dụng để ghi chép về số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra, tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu như công cụ, dụng cụ, sản phẩm có cùng nguồn gốc.

Các thẻ kho thường sẽ được ghi chép vào thời điểm cuối ngày.

MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG

➢ Công ty lốp xe Advance Việt Nam nhập hàng về từ các nhà cung cấp và chuyên phân phối sỉ lẻ cho các đại lí ở nhiều phạm vi tỉnh thành khác nhau Quản lí nhiều kho hàng cùng lúc Luôn kiểm tra được số lượng và giá trị hàng hóa tồn trong mỗi kho và tổng các kho để đưa ra quyết định nhập thêm hàng hóa hay hạn chế nhập thêm, thay đổi giá bán hợp lí…

➢ Cung cấp cho khách hàng một tài khoản để đăng nhập vào hệ thống.

➢ Kiểm tra lượng hàng còn trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, nếu không đủ tiến hành luân chuyển kho.

➢ Quản lí, theo dõi việc nhập, xuất, tồn kho, quá trình luân chuyển của các đơn hàng(ngày đặt hàng, ngày giao hàng, giá tiền, tên khách hàng, người giao…), trả hàng.

➢ Quản lí việc xuất, nhập hàng (ngày nhập kho, tên kho, tên nhà cung cấp, nhân viên kí nhận việc nhập, số lượng hàng, số lô nhập, đơn giá…)

CÁC MẪU BIỂU

➢ Khi nhập hàng, xuất phiếu nhập kho:

➢ Khi bán hàng, xuất phiếu xuất kho:

➢ Kiểm tra tồn kho, xuất phiếu kiểm kê:

PHÊ PHÁN HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG

Sử dụng công cụ đơn thuần là excel, vì vậy cách làm dễ dàng, chi phí thấp, thích hợp cho những hệ thống nhỏ.

➢ Nhược điểm: Khi quy mô của cửa hàng tăng lên, cách làm cũ không thể đáp ứng hết được yêu cầu.

Ví dụ khi muốn tra cứu thông tin của một sản phẩm nào đó, với đống sổ sách khổng lồ hay là một việc vô cùng khó khăn Các nhà quản lý cũng khó quản lý của hàng hóa của mình. Để khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới được ra đời để giúp giảm bớt công việc của nhân viên, cũng như giúp các nhà quản lý dễ dàng quản lý kho hàng hơn việc ứng dụng CNTT đã mang lại thuận tiện cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

NHU CẦU TIN HỌC HÓA

Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu cầu của hệ thống quản lí kho Quy trình nghiệp vụ quản lí kho phải tổng hợp thông tin mặt hàng từ nhiều kho, quản lí số lượng, giá tiền của hàng hóa, xuất, nhập kho đòi hỏi sự chính xác cao Đối với một công ty thì lượng hàng hóa là rất lớn Để đáp ứng nhu cầu quản lí nhanh gọn, chính xác, hiện đại thì không thể làm theo các phương pháp truyền thống mà bắt buộc phải tin học hóa gần như hòan toàn quy trình trong hệ thống.

Ngoài ra yêu cầu về an toàn dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói chung và rất cần thiết đối với các công việc kinh doanh nói riêng Dữ liệu phải được bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét chỉnh sửa dữ liệu.

Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lí nghiệp vụ quản lí kho nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí, đảm bảo độ tin cậy,thông tin của công ty luôn được chính xác Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan sát thực, thân thiện với người sử dụng, giúp công việc quản lí kho của công ty luôn mang lại hiệu quả cao.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

1 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Hình 6: Sơ đồ phân cấp chức năng

2 XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG CHI TIẾT

Trên cơ sở phân tích và mô tả, căn cứ theo yêu cầu và nhiệm vụ đăt ra nhóm chúng em xác định được các luồng thông tin đầu ra và đầu vào của hệ thống như đã nói ở trên Công tác quản lý kho hàng của công ty gồm nhiều chức năng như: Quản lí việc xuất, nhập hàng vào kho, tồn kho và quản lý chặt chẽ cả số lượng và chất lượng hàng hóa, nhập vào thanh đăng ký, báo cáo và thống kê.

- Chức năng quản lý nhập hàng:

• Cập nhật hàng mới về

• Kiểm tra hàng và hóa đơn

- Chức năng quản lý xuất kho:

• Tiếp nhận hóa đơn order

• Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa

• Cập nhật hàng xuất kho

• Tổng hợp hóa đơn bán hàng

• Đối chiếu hóa đơn tài chính

• Lập đề nghị thanh toán

- Chức năng báo cáo thống kê:

• Lập báo cáo thẻ kho

• Lập báo cáo nhập xuất hàng

• Lập báo cáo tồn kho

3 ĐẶC TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG LÁ

Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 Lập phiếu đề nghị mua hàng

Kiểm tra hàng và hóa đơn

Cập nhập sổ giao nhập hàng Quản lý nhập kho

Kiểm tra hàng trong kho

Lập phiếu xuất kho Quản kho lý xuất

Tổng hợp hóa đơn bán hàng Đối chiếu hóa đơn tài chính

Lập đề nghị thanh toán

Lập báo cáo bán lẻ trong ngày

Lập báo cáo nhập xuất

Lập báo cáo tổn thất

Lập báo cáo tồn kho

Bảng 1: Mô tả các chức năng lá Đặc tả chi tiết các chức năng lá:

- Lập phiếu đề nghị mua hàng: ban lãnh đạo tìm được nhà cung cấp sản phẩm phù hợp, nhân viên tiến hành lập phiếu đề nghị mua hàng để phục vụ công việc kiinh doanh của công ty.

- Kiểm tra hàng và hóa đơn: hàng hóa nhập về được tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, đối chiếu hóa đơn về mặt giá thành để phòng trừ sai sót.

- Lập phiếu nhập kho: hàng hóa được nhập về sẽ được nhân viên tiến hành lập phiếu nhập kho để quản lí

- Cập nhập sổ giao nhập hàng: nhân viên thống kê số lượng xuất, nhập hàng vào sổ giao nhập hàng để cấp trên nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty

- Tiếp nhận order hàng: khi yêu cầu order hàng của KH được phê duyệt, nhân viên kho tiếp nhận phiếu mua hàng để chuẩn bị hàng hóa xuất kho.

- Kiểm tra hàng trong kho: hàng hóa trước khi xuất kho được kiểm tra cẩn thận về số lượng và chất lượng, nếu hàng hóa bị thiếu hay hay kém chất lượng sẽ thông báo cho KH hủy đơn Trong trường hợp tìm được nhà cung cấp kịp thời thì thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng kéo dài thêm một vài ngày.

- Lập phiếu xuất kho: hàng hóa đạt chuẩn về số lượng và chất lượng sẽ được đóng gói và xuất kho Nhân viên lập phiếu xuất kho chuẩn bị giao đến KH.

- Tổng hợp hóa đơn bán hàng: sau mỗi ngày xuất hàng, nhân viên tổng hợp hóa đơn gửi lên cấp trên để báo cáo tình hình kinh doanh của công ty.

- Đối chiếu hóa đơn tài chính: đối chiếu HĐTC để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm phòng tránh rủi ro kinh doanh thua lỗ.

- Lập đề nghị thanh toán: nhân viên lập đề nghị thanh toán với hàng hóavxuất, nhập kho để thống kê tài chính xuất ra và thu về.

- Lập báo cáo bán lẻ trong ngày: cuối ngày nhân viên lập báo cáo bán lẻ để cấp trên nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho.

- Lập thẻ kho: nhân viên tiến hành lập thẻ kho để ghi chép về số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra, tồn đọng trong kho cũng như tất cả các thông tin về nguyên vật liệu.

- Lập báo cáo nhập xuất: nhân viên tiến hành lập báo cáo để người quản lý biết được chính xác các mặt hàng trong kho còn lại bao nhiêu, từ đó tính toán số lượng nhập vào phù hợp, giúp thúc đẩy việc bán các hàng hóa đó một cách hiệu quả hơn.

- Lập báo cáo tổn thất: từ việc kiểm tra chất lượng hàng hóa và thống kê số lượng đơn hàng hủy trả lập báo cáo tổn thất để cấp trên đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

- Lập báo cáo tồn kho: nhân viên kho tiến hành kiểm tra, báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho để cấp trên đưa ra biện pháp xử lí Các đơn hàng bị hủy, trả lại từ khách hàng được nhân viên kho quản lí về số lượng, chất lượng, các thông tin sản phẩm.

MÔ HÌNH LUỒNG DỮ LIỆU

Việc thiết kế biểu đồ này nhằm chỉ ra những phương tiện, biện pháp thực hiện công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc như thế nào, các luồng dữ liệu biểu thị cho tài liệu liên quan trong lưu chuyển thông tin là những bộ phận hoạt động,điều hành Các kho dữ liệu là các tệp tin lưu trữ thông tin lâu dài các tác nhân ngoài trao đổi thông tin với các bộ phận trong hệ thống.

Hình 7: BLD mức khung cảnh

Sơ đồ này xây dựng phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn nhằm giảm rủi do khi hệ thống đưa vào hoạt động Biểu đồ chỉ ra hệ thống làm cái gì, cố gắng hoàn chỉnh các chức năng của hệ thống dựa trên biểu đồ vật lý Các luồng dữ liệu trong biểu đồ này chỉ ra các thông tin yêu cầu đối với từng chức năng, mô tả quá trình chao đổi thông tin qua lại giữa các chức năng trong hệ thống Các khoa dữ liệu là các thông tin dữ liệu logic Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin trả lời từ hệ thống.

2 BLD MỨC ĐỈNH Ở mức này bộ phận quản lí kho hàng có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính của hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chi tiết, nghĩa là mỗi chức năng này bao gồm hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó Ở đây, gồm 4 chức năng chính: Quản lý nhập hàng, quản lý xuất kho, quản lý, lập đề nghị thanh toán, thống kê báo cáo.

Chức năng quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ lập phiếu đề nghị mua hàng, quản lý hàng hóa khi được nhập về, kiểm tra hàng hóa và hóa đơn…

Chức năng quản lý xuất kho là chức năng quản lý việc tiếp nhận order hàng, kiểm tra hàng hóa trong kho, lập biên bản xuất kho khi hàng hóa được giao,

Chức năng đề nghị thanh toán làm nhiệm vụ tổng hợp hóa đơn bán hàng, đối chiếu hóa đơn tài chính và lập đề nghị thanh toán khi xuất nhập hàng hóa…

Chức năng báo cáo thống kê làm nhiệm vụ thống kê hàng hóa tồn kho, lập thẻ kho, báo cáo xuất nhập hàng và tổn thất khi hàng hóa bị lỗi…

3 BLD MỨC DƯỚI ĐỈNH a Biểu đồ tiến trình “1.0: Nhập hàng”

Khi có hàng hóa mới, bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra hàng hóa và cập nhập số lượng giao nhận hàng vào hệ thống.

Hình 9: Biểu đồ tiến trình 1.0 Nhập hàng b Biểu đồ tiến trình “2.0: Xuất kho”

Khi có phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận quản lí kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, lập phiếu xuất kho cho số lượng hàng hóa cần xuất…

Hình 10: Biểu đồ tiến trình 2.0 Xuất kho c Biểu đồ tiến trình “3.0: Lập đề nghị thanh toán”

Hàng hóa được xuất nhập kho sẽ được tiến hành xuất phiếu thanh toán đồng thời tiến hành đối chiếu hóa đơn tài chính của công ty…

Hình 11: Biểu đồ tiến trình 3.0 Lập đề nghị thanh toán d Biểu đồ tiến trình “4.0: Báo cáo thống kê”

Chức năng thống kê là việc in báo cáo thống kê về tình hình hàng hóa xuất nhập kho, tồn kho …

Hình 12: Biểu đồ tiến trình 4.0 Báo cáo thống kê

CHƯƠNG 3: P HÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

I XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT

1 XÁC ĐỊNH KIỂU THỰC THỂ, KIỂU THUỘC TÍNH a Mô hình kiểu thực thể

Các dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống được xác định từ các biểu mẫu chứng từ của kho hàng: phiếu đề nghị mua hàng, hóa đơn giao hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy đề nghị thanh toán… Những tài liệu này đã chứa dữ liệu tương đối đầy đủ, rõ ràng giúp ta xác định được các kiểu thực thể ban đầu của hệ thống và các mối quan hệ của chúng với nhau Tuy nhiên nếu chúng ta lưu trữ luôn vào máy tính có thể sẽ dẫn đến sự dư thừa dữ liệu và không nhất quán trong cập nhập và xử lí thông tin:

+ Phiếu xuất. b Mô hình kiểu thuộc tính

- KHACHHANG: Bao gồm các thuộc tính sau: Makh, hotenkh, diachikh, dienthoaikh Trong đó Makh là khóa chính.

- NHANVIEN: Bao gồm các thuộc tính sau: Manv, hotennv, ngaysinh, diachinv, dienthoainv Trong đó Manv là khóa chính.

- NHACUNGCAP: Bao gồm các thuộc tính sau: Mancc, hotenncc, diachincc, dienthoaincc, Fax, Email.Trong đó Mancc là khóa chính.

- KHOHANG: Bao gồm các thuộc tính sau: Makho, Tenkho, diachikho.Trong đó

NHANVIEN n NHẬP m KHOHANG dgnhap p ngaynhap

- HANGHOA: Bao gồm các thuộc tính sau: Mahang, tenhang, quycach, soluong, dongia Trong đó Mahang là khóa chính.

- DANHMUCHANG: Bao gồm các thuộc tính sau: Loaihang, tenloaihang.

Trong đó Loaihang là khóa chính.

2 XÁC ĐỊNH KIỂU LIÊN KẾT a Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp

Hình 13: Nhân viên nhập hàng vào kho từ nhà cung cấp b Hàng hoá thuộc danh mục hàng

Hình 14: Hàng hóa thuộc danh mục hàng c Nhân viên xuất hàng hoá từ kho cho KH n 1

4 CHUYỂN ĐỔI ER VỀ CÁC BẢN GHI LOGIC

Báo cáo BTL môn Phân tích và thiết kế hệ thống

II XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUAN HỆ

Hình 17: Mô hình dữ liệu quan hệ

III HOÀN THIỆN CSDL LOGIC

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I THIẾT KẾ CSDL VẬT LÝ

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích manv char 10 Mã nhân viên hotennv char 20 Họ tên nhân viên ngaysinh datetime 8 Ngày sinh của nhân viên diachinv char 50 Địa chỉ của nhân viên dienthoainv char 50 Điện thoại nhân viên

Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích makh char 10 Mã số khách hàng hotenkh char 20 Họ tên khách hàng diachikh char 50 Địa chỉ khách hàng dienth oai kh char 50 Điện thoại khách hàng

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích mancc char 10 Mã số nhà cung cấp hotenncc char 20 Họ tên nhà cung cấp diachincc char 50 Địa chỉ nhà cung cấp dienthoaincc char 50 Điện thoại nhà cung cấp fax char 50 Số Fax của nhà cung cấp email char 50 Email của nhà cung cấp

Bảng 4: Bảng nhà cung cấp

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích mahang char 10 Mã hàng hóa tenhang char 20 Tên hàng hóa quycach char 20 Quy cách của hàng hoá soluong float 8 Số lượng hàng hoá dongia float 8 Đơn giá hàng hóa

Loaihang char 10 Loại hàng hóa

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích makho char 10 Mã kho tenkho char 20 Tên kho diachikho char 50 Địa chỉ kho

Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích loaihang char 10 Mã loại hàng tenloaihang char 20 Tên loại hàng

Bảng 7: Bảng danh mục hàng

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích mancc char 10 Mã nhà cung cấp manv char 10 Mã nhân viên mahang char 10 Mã hàng makho char 10 Mã kho sopnk char 10 Số phiếu nhập kho ngaynhap datetime 8 Ngày nhập slgnhap float 8 Số lượng nhập dgnhap float 8 Đơn giá nhập

Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích makh char 10 Mã khách hàng manv char 10 Mã nhân viên mahang char 10 Mã hàng makho char 10 Mã kho sopxk char 10 Số phiếu xuất kho ngayxuat datetime 8 Ngày xuất slgxuat float 8 Số lượng xuất dgxuat float 8 Đơn giá xuất

II THIẾT KẾ GIAO DIỆN

1 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NHẬP LIỆU

Hình 18: Giao diện cập nhật thông tin hàng hóa

Hình 19: Giao diện cập nhật thông tin khách hàng

Hình 20: Giao diện tìm kiếm thông tin hàng hóa

Hình 21: Giao diện hóa đơn xuất kho

2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN BÁO CÁO

Hình 22: Giao diện hóa đơn giá trị gia tăng

Hình 23: Giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

3 THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỎI ĐÁP

Hình 24: Giao diện đăng nhập

P HÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

XÂY DỰNG MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT