tổ chức công tác bộ máy kế toán

Các nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung sau: xác định số lượng nhân viên và nhiệm vụ của từng người, từng bộ phận kế toán, mối quan hệ

DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHI MINH

TRUONG DAI HOC KINH TE - LUAT

CHU DE 1

TO CHUC CONG TAC BO MAY KE TOAN

Môn học: Số kế toán và báo cáo tài chính

Mã lớp học phần: 232KK7202

Giảng viên phụ trách: ThS Lợi Minh Thanh Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 2

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 03 năm 2024

TRUONG DAI HOC KINH TE - LUAT

DANH SACH THANH VIEN NHOM

Môn: Số kế toán và báo cáo tài chính

Lớp học phần: 232KK7202

Nhóm: 2 Hệ: Chính quy

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

Hiệu

suất tông

thé

Mức (th

thang

Họ và tên MSSV Công việc điểm

từ 1—

thành „

Rat té

dén 5

- Xuất

sắc)

1 Cao Minh Quyén K214050370

2 Bui Ngoc Tan K214050371

3 Nguyễn Công Phúc Tân | K214050372

4 Trần Thanh Thảo K214050373

5 Phạm Võ Anh Thư K214050375

6 Trần Quang Anh Thu | K214050376

7 | Nguyễn Phạm Minh Trang | K214050377

MUC LUC

1 Các nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy kế toán 1

2 Quy định về người làm kế toán - cuc 1 2.1 Kế toán VIÊN uc nh nh nh nh my nu ninh my ng 1 2.2 Kế toán trưởng -.-.- cu su su nu ni HH Hi Hi HH BH 2

3 Phân công công tác - - - «- căn mm mm n nà mm ng 2 3.1 Phân công công việc theo quá trình xử lý các đối tượng kế

3.2 Phân công công việc theo các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp hoặc theo chu trình nghiệp VỤ - - › 4

4 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán - - se sen nen, 4

4.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung .-.-‹ 4

4.1.1 Ưu điểm - cu ni Bi HE 5

OP l 8n ốố 5 4.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán - 6

4.2.1 Ưu điểm cọ Bi Ki BE 7

4.2.2 Nhược điểm uc ng mm my ng ng ng ngu ng 7

4.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân

LG uc nh ni HH BH BI HH H HN D BH B BH BH BH BH BH D BH BH SP BM 8

4.3.1 Ưu điểm uc nu ng Kì KH By B 9 4.3.2 Nhược điểm uc ng cm my nh my my ngu ng 9

5 Lựa chọn mô hình tổ ChỨC - . «cm ng my n ng năn 9

6 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán - -x xnxx 11 r4 ẽ.ẽ.ẽ.ốốe 13

1 Các nguyên tắc xây dựng tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung sau: xác định số lượng nhân viên

và nhiệm vụ của từng người, từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán

và giữa phòng kế toán với các phòng ban khác trong DN Tổ chức bộ máy kế toán trong

DN cần căn cứ vào quy mô và địa bàn hoạt động SXKD, mô hình tô chức và phân cấp quản lý của DN, số lượng cũng như trình độ nhân viên kế toán trong doanh nghiệp Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định các nội dung cơ bản về tô chức bộ máy kế toán như sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và dia ban hoạt động của DN

-_ Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán

-_ Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả

-_ Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán

Lựa chọn hình thức tô chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chỉ phí, nâng cao hiệu quả SXKD Điều

đó tác động quyết định đến hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tô chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN

2 Quy định về người làm kế toán

2.1 Kế toán viên

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán,

bồ trí hoặc thuê người làm kế toán và phải bố trí người làm kế toán trưởng hoặc cử người phụ trách kế toán Căn cứ theo Điều 51 Luật Kế toán 2015 về Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán được quy định như sau:

Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:

o_ Có đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;

©_ Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán

Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

- Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên

1

môn, nghiệp vụ của mình Khi thay đối người làm kế toán, người làm kế toán cũ

có trách nhiệm bản giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong

thời gian mình làm kế toán

Bên cạnh đó, theo nhu cầu của xã hội hiện nay, người làm kế toán không chỉ phải

có kỹ năng sử đụng máy tính thành thạo mà cũng cần hiểu biết về các phần mềm ứng dụng kế toán cũng như quản lý, phân tích đữ liệu

2.2 Kế toán trưởng

Theo điều 54 Luật Kế toán 2015, người làm kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn

và điều kiện như sau:

-_ Người làm kế toán trưởng cũng cần phải đáp ứng đủ các Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán được quy định tại Khoản | Điều 5l Luật Kế toán 2015

o_ Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;

o_ Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;

o_ Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng

Ngoài các quy định về tiêu chuẩn người làm kế toán trưởng, Luật Kế toán 2015 còn quy định Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng tại Điều 55 như sau:

- Ké toán trưởng có trách nhiệm sau đây:

©_ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tải chính trong don vi ké toan;

o_ Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật nảy:

©_ Lập báo cáo tài chính tuân thủ chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán

- Ké toán trưởng có quyên độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

3 Phân công công tác

Khi phân công công việc trong phòng kế toán, doanh nghiệp cần đảm bảo:

Việc phi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phải kịp thời, chính xác

Khôi lượng công việc công băng giữa các nhân viên kê toán

- Đảm bảo sự thông suốt trong mối quan hệ chỉ đạo từ trên xuống hay báo cáo từ

dưới lên

-_ Phân công công tác rõ ràng, cụ thê cho từng chức đanh, bộ phận kế toán và cho

từng cá nhân

Bên cạnh đó, có 2 cách phân công công việc cho các thành viên trong bộ máy kế

toán như sau:

- Phân công công việc theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán

- Phân công công việc theo các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp hoặc

theo chu trình nghiệp vụ

3.1 Phân công công việc theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán

Phần hành kế toán được chia theo đối tượng kế toán hoặc nhóm đối tượng kế toán

cùng loại và được đặt tên theo đối tượng kế toán, cần phải xác định rõ các nghiệp vụ

nào đo phần hành kế toán nào đảm nhiệm Ví dụ về phân công công việc trong bộ máy

kế toán của Vinamilk:

Ké toan trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của công

ty, là người tô chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mưu cho lãnh đạo công ty để có

thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của Công ty Công tác

phân tích báo cáo tài chính của Công ty do kẽ toán trưởng kiêm nhiệm

Kế toán tông hợp kiêm phó phòng: Phần hành kế toán này có 2 người đảm nhiệm

chính, có nhiệm vụ tổng hợp, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, cuối năm, theo dõi,

kiểm tra đối chiếu công nợ đòi với từng bộ phận

Kế toán tiền mặt: Sẽ có l người đảm nhiệm, có nhiệm vụ kiểm tra và làm nhiệm

vụ thanh toán các chế độ tài chính, kiểm kê quỹ theo định kỳ, lưu giữ và quản lý chứng

từ gốc, cập nhật thông tin về thu chỉ tiền mặt, vào máy vi tính chứng từ tiền mặt

Kế toán tiền gửi: Trong đó có L nhân viên đảm nhiệm có nhiệm vụ theo dõi các tài

khoản tiền gửi tại ngân hàng, kiêm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của

các ngân hàng

Kế toán công nợ: Phần hành kế toán này có 4 người đảm nhiệm, có nhiệm vụ mở

số theo đõi từng khách hàng mua, bán, quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công ty

khách hàng Định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng

Kế toán vật tư kiêm tài sản cỗ định: Sẽ có L người đảm nhiệm, có nhiệm vụ theo

dõi tài sản cô định và công cụ, dụng cụ đang sử đụng trong công ty

3

Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng sẽ gồm 6 nhân viên đảm nhiệm, cập nhật

thông tin về sản phâm, kiếm tra định khoản và lưu giữ chứng từ gốc liên quan đến

nghiệp vụ ban hang

Kế toán tiền lương: Bộ phận này có 1 người phụ trách Hàng tháng, căn cứ vào

kết quả hoạt động của các bộ phận, phòng ban, phân xưởng và đơn giá tiền lương, hệ số

cấp bậc đề tính lương cho từng người

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chỉ tiền mặt đề thực hiện thu chỉ

đúng theo quy định của công ty Cập nhật số quỹ, lập báo cáo quỹ hàng ngày

Với nội dung trên, nhóm chỉ đưa ra ví dụ mô tả qua về phân công công việc theo

quá trình xử lý các đối tượng kế toán Tuy nhiên, công việc của từng kế toán viên trong

bộ máy kế toán sẽ được đề cập cụ thể hơn về các nghiệp vụ nào đo phần hành nào dam

nhiệm, phạm vi công việc của từng phần hành trong các bảng mô tả công việc tại DN

3.2 Phân công công việc theo các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

hoặc theo chu trình nghiệp vụ

Trong nội dung nảy, phần hành kế toán được đặt theo nội dung hoạt động, nội

dung nghiệp vụ hay chu trình nghiệp vụ tương ứng với hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp Phạm vi công việc của mỗi phần hành được xác định trong bảng mô tả công

việc của mỗi phần hành, chăng hạn như:

Với doanh nghiệp xây dựng: phần hành kế toán xây dựng nhà máy, phần hành kế

toán xây dựng nhà ở,

Với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn: phần hành kề toán kinh doanh

phòng nghỉ, phần hành kế toán kinh doanh nhà hàng

Với doanh nghiệp thương mại: phần hành kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kế

toán mua hàng, kế toán bán hàng,

4 Hình thức tô chức bộ máy kế toán

4.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tô chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức mà toàn bộ công tác kế

toán trong đơn vị được tiễn hành tập trung tại phòng kế toán đặt ở trụ sở chính và không

có bộ máy kế toán riêng tại các đơn vị trực thuộc Mô hình kế toán này được áp dụng

cho các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh đoanh tương đối tập trung

trên một địa bàn nhất định Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức mả

toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các

4

công việc liên quan, phòng kế toán chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, luân chuyên

chứng từ, ghi số kế toán, lập báo cáo kế toán theo quy định của đoanh nghiệp

L

Ị ỉ t Ị !

N h KT chỉ phí & T tiền lương,

KT thanh toán KT tông hợp arr bao hiém

Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc

Nguồn: Kế toán Lê Ánh Hình 4.1 Mô hình bộ máy kế toán tập trung

Trong đó, Kế toán trưởng có mỗi quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo với các bộ phận kế

toán khác Phân công nhiệm vụ, giao quyên và trách nhiệm cho các bộ phận kế toán

Theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận kế toán

4.1.1 Ưu điểm

Đối với bộ máy kế toán tập trung sẽ có một vài ưu điểm nhất định như sau:

1ổ chức bộ máy gọn nhẹ, dễ vận hành: Tất cả hoạt động kế toán — tai chính được

tập trung tại một phòng kề toán duy nhất nên đễ dàng kiểm soát mọi vấn đề phat sinh và

có thê vận hành trơn tru theo một quy trình thông nhất

Tiết kiệm thời gian: Sự phát triên của công nghệ thông tin cho phép tô chức bộ

máy kế toán tập trung có thê thiết lập tự động hóa các thao tác chung cho toàn bộ nhân

viên, giảm tối đa các giao địch thủ công, tránh xảy ra những sai sót không đáng có

Tiết kiệm nhân lực và chỉ phí Đối với các bộ máy kế toán khác sẽ có sự phân

chia tô chức thành nhiều phòng/chi nhánh riêng biệt thường dẫn đến tình trạng lãng phí

hoặc chậm trễ do chính sách, đội ngũ nhân viên và kỹ năng quản lý khác nhau, thì kế

toán tập trung được đánh giá là một mô hình giúp tiết kiệm nhiều nguồn lực cho doanh

nghiệp Ngoài ra, việc tập trung các nghiệp vụ kế toán giúp giảm thiểu chỉ phí quản lý,

nhân sự, văn phòng phẩm

4.1.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên thì bộ máy kế toán này còn tồn đọng một vài hạn

chê như sau:

Tăng gánh nặng công việc: Việc tập trung các nghiệp vụ kế toán có thê khiến

khối lượng công việc của bộ phận kế toán tập trung tăng cao, dẫn đến tinh trang quá tải

và ảnh hưởng đến chất lượng công việc

Việc giám sát của hoạt động công việc không hiệu quá Đôi với bộ máy kế toán

này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp đều được thực hiện bởi một bộ phận

duy nhất và khối lượng công việc quá tải sẽ khiến cho kế toán trưởng không thê dành đủ

thời gian và sự tập trung để giám sát hiệu quả hoạt động của tất cả các nhân viên trong

bộ phận

Tăng nguy cơ sai só£: Việc tập trung quá nhiều công việc vào một bộ phận có thể

dẫn đến tỉnh trạng quá tải, dẫn đến nguy cơ sai sót trong công tác kế toán cao hơn

4.2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán là mô hình phân chia công việc kế toán

cho các đơn vị cấp dưới thực hiện Các công việc kế toán ở cấp trên chủ yêu là tông hợp

và lập báo cáo tài chính tông hợp toàn bộ DN Hình thức tô chức kế toán phân tán là

hình thức tô chức mà công tác kế toán không những được tiến hành ở phòng kế toán mà

còn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay bộ phận sản xuất của

don vi

| Đơn vị kế toán cấp trên - Kế toán trưởng |

|

“Bộ phận kế toán hoạt động “Bộ phận kế toán “Bộ phận kiêm tra

tài chính ở đơn vị kê toán tong hop kế toán"

cap trên"

Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp đưới

Đơn vị l | Đơn vị 2 | Đơn vị 3 Đơn vị 4 |

4 ‘ t t t +

“Bo phan “Bo phan “Bo phan “Bo phan “Bộ phận “Bo phan ke

kế toán ” | | kế toán ” | | kétoan ” kế toán ” | | kế toán ” ":

| Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp đưới

Nguồn: Kế toán Lê Ánh Hình 4.2 Mô hình bộ máy kế toán phân tán

Trong đó, mối quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán phụ thuộc

là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán do

đơn vị quy định Đơn vị kế toán cấp trên sẽ tiễn hành tông hợp số liệu báo cáo của đơn

6