Kỹ năng lãnh đạo cấp phòng là gì? Căn cứ theo Quyết định 423/QĐ-BNV năm 2022 về Chương trình bồi dưỡng đối với lãnh đạo, quản lý cấp phòng và tương đương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành. Kỹ năng lãnh đạo cấp phòng là khả năng sử dụng những kiến thức và hiểu biết của mình để quản lý, điều hành và hướng dẫn các thành viên trong phòng, ban nhằm đạt tới mục tiêu chung. Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng còn là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thể hiện năng lực lãnh đạo của người quản lý. Một số kỹ năng cần có của lãnh đạo quản lý cấp phòng bao gồm: Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo, quản lý cấp phòng. Kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch của cấp phòng. Kỹ năng phân công, kiểm tra, giám sát công việc. Kỹ năng áp dụng pháp luật. Kỹ năng tổ chức, điều hành họp. Kỹ năng đánh giá thực thi công vụ. Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 2 kỹ năng quan trọng nhất của lãnh đạo cấp phòng, đó là kỹ năng tham mưu và kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch. Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng Lãnh đạo cấp phòng cần phải nắm vững kỹ năng tham mưu và lập kế hoạch Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng Tham mưu là quá trình đưa ra các đề xuất về cách tiếp cận tối ưu về nội dung, phương pháp, và điều kiện thực hiện. Mục tiêu của tham mưu là hỗ trợ cấp trên trong việc hoàn thành chức năng, nhiệm vụ, và mục tiêu tổng quát của tổ chức. Công tác tham mưu còn là cơ sở pháp lý giúp nắm bắt và giải quyết sự cố một cách toàn diện và xử lý kịp thời. Qua đó đề xuất và đóng góp ý kiến với cấp trên, hỗ trợ các hoạt động điều hành và quản lý của lãnh đạo cơ quan, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc được tối ưu hóa. Nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng Để thực hiện công tác tham mưu một cách hiệu quả và chính xác, người lãnh đạo cấp phòng cần nắm vững các nội dung sau: Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị bao gồm việc đề ra một tập hợp công việc cụ thể và phân chia trách nhiệm; tham mưu trong quá trình kiến tạo tổ chức và quản lý máy tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thực hiện tham mưu kiện toàn và phát triển nhân sự bằng cách tạo ra một đội ngũ nhân sự đủ đầy và chất lượng cho cơ quan, tổ chức, đơn vị. Hỗ trợ trong việc xây dựng chương trình kế hoạch bằng cách theo dõi và đảm bảo thực hiện các chương trình công tác của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc ban hành văn bản chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự tuân thủ kế hoạch đã đề ra. Tham mưu cung cấp hướng dẫn và đôn đốc các bộ phận để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch; thiết lập cơ chế quản lý và truyền thông thông tin giữa các cấp quản lý; nghiên cứu và hoàn thiện quy trình thủ tục và biểu mẫu nội bộ phục vụ quản lý điều hành. Tham mưu trong việc xây dựng quy chế làm việc, quy chế chi tiêu nội bộ, và quy chế văn hóa công sở của cơ quan; tổ chức phổ biến hướng dẫn và giám sát để đảm bảo tuân thủ quy chế. Tham mưu kiểm tra đánh giá kết quả, phát hiện và xử lý tình huống khó khăn; đề xuất kế hoạch kiểm tra và kiểm soát hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tham mưu kiện toàn và phát triển cơ sở vật chất, trang thiết bị, và phương tiện làm việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị để đảm bảo điều kiện làm việc thuận lợi và hiệu quả. Nguyên tắc tham mưu và các kỹ năng trong công tác tham mưu Công tác tham mưu cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Tham mưu cần dựa trên chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn mà cấp có thẩm quyền đã giao; Tham mưu phải hướng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị và cấp phòng; Tham mưu phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Các kỹ năng trong công tác tham mưu: Năng lực thu thập và xử lý thông tin Năng lực chọn lựa giải pháp trong quá trình thực hiện tham mưu Năng lực diễn đạt ý kiến trong công tác tham mưu Năng lực thuyết phục trong việc thực hiện tham mưu. Xem thêm: Quy định về tiêu chuẩn bổ nhiệm trường phó phòng. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện Lập kế hoạch là quá trình đưa ra các quyết định đặc thù nhằm xác định mục tiêu cụ thể trong tương lai. Việc này bao gồm việc đề ra mục tiêu, chiến lược, chính sách và kế hoạch chi tiết để thực hiện. Trong khi đó kỹ năng thực hiện kế hoạch là quá trình chuyển đổi ý định thành hiện thực bằng cách lập ra các bước hành động cụ thể và tổ chức thực hiện. Thông tin cụ thể về cách thực hiện 2 kỹ năng này như sau. Kỹ năng lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng Để thực hiện tốt công tác lập kế hoạch, người lãnh đạo cấp phòng cần phải thực hiện theo 8 bước như sau: Bước 1: Đặt ra mục tiêu và liệt kê các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu kế hoạch. Bước 2: Tổ chức lại các hoạt động để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực. Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch. Bước 4: Thiết lập cấu trúc bộ phận và tổ chức. Bước 5: Gán trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận, hoặc tổ chức. Bước 6: Xác định mối quan hệ giữa các thành viên tham gia thực hiện kế hoạch. Bước 7: Xác định rõ các rủi ro có thể xảy ra và xây dựng biện pháp giảm thiểu rủi ro. Bước 8: Thể hiện kế hoạch bằng văn bản, trình bày cho lãnh đạo và phê duyệt chính thức để thực hiện. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch bao gồm: Nguồn nhân lực: chất lượng của nhân sự đóng vai trò quan trọng trong khả năng triển khai kế hoạch. Sự điều động của cấp trên: Quyết định từ cấp trên có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện kế hoạch Năng lực lãnh đạo, cơ sở vật chất: Là cơ sở để đảm bảo kế hoạch được thực hiện hiệu quả Kế hoạch không phù hợp với thực tiễn: kế hoạch không phản ánh đúng thực tế hoặc không linh hoạt, có thể gây khó khăn trong quá trình thực hiện Sự thay đổi các văn bản quy định…Các thay đổi trong các văn bản quy định, chính sách có thể tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch. Khả năng phối hợp làm việc: Mức độ tương tác và hỗ trợ giữa các bộ phận, đội ngũ có thể ảnh hưởng đến hiệu suất thực hiện kế hoạch.
Trang 1Kỹ năng lãnh đạo cấp phòng là gì?
Căn cứ theo Quyết định 423/QĐ-BNV năm 2022 về Chương trình bồi dưỡng đối với lãnhđạo, quản lý cấp phòng và tương đương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Kỹ năng lãnhđạo cấp phòng là khả năng sử dụng những kiến thức và hiểu biết của mình để quản lý,điều hành và hướng dẫn các thành viên trong phòng, ban nhằm đạt tới mục tiêu chung.Kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng còn là một trong những yếu tố quan trọng trong việcthể hiện năng lực lãnh đạo của người quản lý
Một số kỹ năng cần có của lãnh đạo quản lý cấp phòng bao gồm:
Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo, quản lý cấp phòng.Kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch của cấp phòng.Kỹ năng phân công, kiểm tra, giám sát công việc.
Kỹ năng áp dụng pháp luật.Kỹ năng tổ chức, điều hành họp.Kỹ năng đánh giá thực thi công vụ.
Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về 2 kỹ năng quan trọng nhất của lãnh đạo cấpphòng, đó là kỹ năng tham mưu và kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch
Trang 2Lãnh đạo cấp phòng cần phải nắm vững kỹ năng tham mưu và lập kế hoạch
Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng
Tham mưu là quá trình đưa ra các đề xuất về cách tiếp cận tối ưu về nội dung, phươngpháp, và điều kiện thực hiện Mục tiêu của tham mưu là hỗ trợ cấp trên trong việc hoànthành chức năng, nhiệm vụ, và mục tiêu tổng quát của tổ chức
Công tác tham mưu còn là cơ sở pháp lý giúp nắm bắt và giải quyết sự cố một cách toàndiện và xử lý kịp thời Qua đó đề xuất và đóng góp ý kiến với cấp trên, hỗ trợ các hoạtđộng điều hành và quản lý của lãnh đạo cơ quan, nhằm đảm bảo hiệu quả công việcđược tối ưu hóa
Nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng
Để thực hiện công tác tham mưu một cách hiệu quả và chính xác, người lãnh đạo cấpphòng cần nắm vững các nội dung sau:
Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị baogồm việc đề ra một tập hợp công việc cụ thể và phân chia trách nhiệm; tham mưutrong quá trình kiến tạo tổ chức và quản lý máy tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơnvị
Thực hiện tham mưu kiện toàn và phát triển nhân sự bằng cách tạo ra một đội ngũnhân sự đủ đầy và chất lượng cho cơ quan, tổ chức, đơn vị
Hỗ trợ trong việc xây dựng chương trình kế hoạch bằng cách theo dõi và đảm bảothực hiện các chương trình công tác của cơ quan; tham mưu cho lãnh đạo cơquan, đơn vị trong việc ban hành văn bản chỉ đạo nhiệm vụ và đảm bảo sự tuân thủkế hoạch đã đề ra
Trang 3Tham mưu cung cấp hướng dẫn và đôn đốc các bộ phận để đảm bảo thực hiệnđúng kế hoạch; thiết lập cơ chế quản lý và truyền thông thông tin giữa các cấpquản lý; nghiên cứu và hoàn thiện quy trình thủ tục và biểu mẫu nội bộ phục vụquản lý điều hành.
Tham mưu trong việc xây dựng quy chế làm việc, quy chế chi tiêu nội bộ, và quychế văn hóa công sở của cơ quan; tổ chức phổ biến hướng dẫn và giám sát đểđảm bảo tuân thủ quy chế
Tham mưu kiểm tra đánh giá kết quả, phát hiện và xử lý tình huống khó khăn; đềxuất kế hoạch kiểm tra và kiểm soát hoạt động của cơ quan, đơn vị
Tham mưu kiện toàn và phát triển cơ sở vật chất, trang thiết bị, và phương tiện làmviệc của cơ quan, tổ chức, đơn vị để đảm bảo điều kiện làm việc thuận lợi và hiệuquả
Nguyên tắc tham mưu và các kỹ năng trong công tác tham mưu
Công tác tham mưu cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
Tham mưu cần dựa trên chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn mà cấp có thẩmquyền đã giao;
Tham mưu phải hướng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị và cấp phòng;Tham mưu phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật
Các kỹ năng trong công tác tham mưu:
Năng lực thu thập và xử lý thông tinNăng lực chọn lựa giải pháp trong quá trình thực hiện tham mưuNăng lực diễn đạt ý kiến trong công tác tham mưu
Năng lực thuyết phục trong việc thực hiện tham mưu
Xem thêm:
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
Lập kế hoạch là quá trình đưa ra các quyết định đặc thù nhằm xác định mục tiêu cụ thểtrong tương lai Việc này bao gồm việc đề ra mục tiêu, chiến lược, chính sách và kếhoạch chi tiết để thực hiện Trong khi đó kỹ năng thực hiện kế hoạch là quá trình chuyểnđổi ý định thành hiện thực bằng cách lập ra các bước hành động cụ thể và tổ chức thựchiện Thông tin cụ thể về cách thực hiện 2 kỹ năng này như sau
Kỹ năng lập kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng
Để thực hiện tốt công tác lập kế hoạch, người lãnh đạo cấp phòng cần phải thực hiệntheo 8 bước như sau:
Bước 1: Đặt ra mục tiêu và liệt kê các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục
tiêu kế hoạch
Trang 4Bước 2: Tổ chức lại các hoạt động để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực.Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch.
Bước 4: Thiết lập cấu trúc bộ phận và tổ chức.Bước 5: Gán trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận, hoặc tổ chức.Bước 6: Xác định mối quan hệ giữa các thành viên tham gia thực hiện kế hoạch.Bước 7: Xác định rõ các rủi ro có thể xảy ra và xây dựng biện pháp giảm thiểu rủi
ro
Bước 8: Thể hiện kế hoạch bằng văn bản, trình bày cho lãnh đạo và phê duyệt
chính thức để thực hiện.Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch bao gồm:
Nguồn nhân lực: chất lượng của nhân sự đóng vai trò quan trọng trong khả năngtriển khai kế hoạch
Sự điều động của cấp trên: Quyết định từ cấp trên có thể ảnh hưởng đến khả năngthực hiện kế hoạch
Năng lực lãnh đạo, cơ sở vật chất: Là cơ sở để đảm bảo kế hoạch được thực hiệnhiệu quả
Kế hoạch không phù hợp với thực tiễn: kế hoạch không phản ánh đúng thực tếhoặc không linh hoạt, có thể gây khó khăn trong quá trình thực hiện
Sự thay đổi các văn bản quy định…Các thay đổi trong các văn bản quy định, chínhsách có thể tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch
Khả năng phối hợp làm việc: Mức độ tương tác và hỗ trợ giữa các bộ phận, đội ngũcó thể ảnh hưởng đến hiệu suất thực hiện kế hoạch
Xem thêm:
Học chứng chỉ lãnh đạo cấp phòng ở đâu uy tín?
Kỹ năng tổ chức thực hiện kế hoạch của lãnh đạo cấp phòng
Để triển khai công việc trong bản kế hoạch một cách thuận lợi và đạt mục tiêu theo dựkiến, cán bộ công chức lãnh đạo cấp phòng cần nắm vững các nguyên tắc khi tổ chứcthực hiện kế hoạch gồm:
Xác định bố trí nguồn lực thực hiện kế hoạchPhân công, phối hợp công tác, làm việc nhóm.Theo dõi, kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạchBáo cáo thực hiện kế hoạch