Kỹ Năng Lập Và Tổ Chức Thực Hiện Kế Hoạch Công Tác Của Lãnh Đạo Cấp Phòng.pdf

BỘ NN&PTNT DỰ ÁN VAHIP 1 1 NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng Chuyên đề 4 KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG Hướng dẫn Viện Lã[.]

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng Chuyên đề KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG Hướng dẫn: Viện Lãnh đạo Quản lý (LMI-MCaD) 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế Lập kế hoạch Hoạt động 1: Động não lập kế hoạch: Vận dụng Kỹ thuật Sơ đồ Tư (Mind Map) liệt kê hệ thống hóa vấn đề liên quan đến lập thực thi kế hoạch công tác cấp phịng 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế Vai trị của kế hoạch quản lý 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế CHỈ̉̉̉ ĐẠO-ĐIỀU HÀNH Kế hoạch Mục tiêu và kết quả mong đợi 3/9/2019 Tổ chức thực GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ Kết quả đạt được Công ty MCaD thiết kế Kế hoạch là gì?  Xác định mục tiêu  Con đường đến đích  Một lộ trình để đạt được mục tiêu tương lai, từ xuất phát điểm tại, với nguồn lực cần thiết 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế Lập kế hoạch là trình:  Sắp xếp nguồn lực, nhân lực, tài chính, thời gian phương tiện,  Được sử dụng cho khoảng thời gian xác định tương lai,  Nhằm tổ chức hoạt động cần thiết cho việc thực mục tiêu,  Với việc sử dụng kinh nghiệm khứ, dự báo khả tương lai công nhận thực tế tại” 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế Vai trò, ý nghĩa của lập kế hoạch • Giúp xác định được mục tiêu cần đạt được, cách thức tổ chức thực để đạt mục tiêu quan đơn vị • Giúp dự đốn ứng phó với thay đởi tương lai • Giúp hướng nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ • Giúp xây dựng được cơng cụ kiểm soát, đánh giá tiến độ, chất lượng kết quả thực công việc, giúp đưa định xác, kịp thời thực mục tiêu • Xác định, đánh giá được trách nhiệm thực thi/hồn thành nhiệm vụ 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế Các thành phần của kế hoạch Đầu vào Là nguồn lực (Ngân sách, người, thiết bị, thông tin …) được huy động để thực KH Hoạt động Là công việc được thực theo trình tự để đạt được kết quả tương ứng Đầu Là kết quả trước mắt, cụ thể một/một số hoạt động Kết Là kết quả tổng hợp một/một số đầu trực tiếp Kết Là kết quả lâu dài k/hợp k/quả và đầu dài hạn Chỉ số Bằng chứng chứng tỏ hoạt động/đầu ra/kết quả hoàn thành Phương tiện Các tài liệu, chứng cứ thể việc hoàn kiểm chứng thành hoạt động/đầu ra/kết quả Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 Hoạt động 2: Phân loại kế hoạch Phòng ban/cơ quan/đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Thời lượng: 8’ 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 10 Phân loại kế hoạch Phân theo phạm vi - Kế hoạch chiến lược: kế hoạch áp dụng cho toàn hệ thống, thiết lập mục tiêu toàn diện xác định vị trí tương lai hệ thống - Kế hoạch thực thi: kế hoạch xác định chi tiết thức đạt được mục tiêu tồn diện 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 11 Phân loại kế hoạch Kế hoạch chiến lược thực thi khác khuôn khổ thời gian, phạm vi bao gồm không bao gồm tập hợp mục tiêu tổ chức + Kế hoạch chiến lược: xây dựng mục tiêu, hướng đến mục tiêu dài hạn, thường năm trở lên, có phạm vi rộng, giải chi tiết; + Kế hoạch thực thi: kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 12 Phân loại kế hoạch Theo khuôn khổ thời gian: - Kế hoạch ngắn hạn: thời gian thực từ năm trở xuống, như: kế hoạch hàng năm; kế hoạch quý, tháng, tuần, ngày; - Kế hoạch trung hạn: thực từ năm đến năm, như: kế hoạch năm, năm - Kế hoạch dài hạn: thực từ năm trở lên, như: Kế hoạch năm, 10 năm, 15 năm… Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 13 Phân loại kế hoạch Theo tính chất: - Kế hoạch cụ thể: có mục tiêu rõ ràng, khơng mơ hồ, hiểu nhầm Ví dụ, đào tạo chun mơn cán sở hàng năm - Kế hoạch định hướng: đưa trọng tâm, khơng gị bó người thực vào mục tiêu hành động cụ thể, đưa hướng dẫn 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 14 Phân loại kế hoạch - Kế hoạch định hướng đảm bảo độ linh hoạt cho người thực để ứng phó với thay đởi khơng lường trước Hạn chế thiếu tính rõ ràng, cụ thể cho người thực - Kế hoạch cụ thể giúp người thực thiết lập thủ tục cụ thể, phân bổ ngân sách, kế hoạch hành động để đạt mục tiêu Tuy nhiên, nhược điểm hạn chế khả phán xét người thực Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 15 Phân loại kế hoạch • Kế hoạch nhân sự: xác • Kế hoạch tài chính: xác định nhu cầu nhân định khả thu nhu quan số lượng, cầu chi tiêu tài chất lượng, thời điểm kỳ ngân sách cung cấp biện biện pháp để tận thu pháp để đáp ứng nhu cầu sử dụng khoản chi nhân tiêu cách hiệu quả 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 16 Phân loại kế hoạch • Kế hoạch tác nghiệp: Xác • Kế hoạch dự án: Xác định hoạt động cần định công việc phải tiến hành, nguồn hoạt động cần phải tiến lực lịch trình thực hành, cách thức thực để hồn thành tốt nguồn lực cần công việc thiết nhằm hồn thành mục tiêu dự án 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 17 Nguyên tắc lập thực kế hoạch Nguyên tắc mục tiêu Nguyên tắc đòi hỏi, mục đích kế hoạch phải hướng nổ lực cá nhân, phận, đơn vị vào việc hoàn thành mục tiêu chung Nguyên tắc hiệu Nguyên tắc đòi hỏi lập thực kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả Hiệu quả kế hoạch được đo lường việc so sánh kết quả mà đóng góp vào việc đạt mục tiêu với chi phí cần thiết hậu quả khác để xây dựng thực kế hoạch 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 18 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc đòi hỏi xây dựng kế hoạch phải đảm bảo cân đối thành phần kế hoạch, như: cân đối mục tiêu nguồn lực; biện pháp với nguồn lực; phương tiện với người… để tránh tình trạng thiếu dư thừa, lãng phí nguồn lực - Nguyên tắc linh hoạt Nguyên tắc đòi hỏi kế hoạch được xây dựng phải đảm bảo tính linh hoạt để giảm bớt rủi ro yếu tố không mong đợi phát sinh Kế hoạch có khả điều chỉnh được cho phù hợp với thay đởi điều kiện tình hình 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 19 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc đảm bảo cam kết Nguyên tắc địi hỏi q trình tở chức thực kế hoạch, bên có trách nhiệm phải đảm bảo thực cam kết ghi kế hoạch - Nguyên tắc phù hợp Nguyên tắc đòi hỏi xây dựng kế hoạch khác phải tính tốn cho chúng thích hợp thời gian ăn khớp với nhau, tránh tính trạng chồng chéo kế hoạch thực 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 20 10 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc nhân tố hạn chế Ngun tắc địi hỏi q trình xây dựng kế hoạch phải xác định được nhân tố hạn chế (rào cản) xảy đưa giải pháp cho nhân tố Ví dụ, độ sai lệch dự báo; yếu tố tâm lý; thay đổi môi trường… - Nguyên tắc khách quan Nguyên tắc đòi hỏi kế hoạch được xây dựng phải dựa cứ khoa học, yêu cầu khách quan có tính thực tế, phù hợp với điều kiện; tránh chủ quan, ý chí, tạo kế hoạch viển vông, không bao giờ thực được Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 21 Yêu cầu xác định mục tiêu kế hoạch - Tính cụ thể: Để thiết lập mục tiêu cụ thể, cần trả lời câu hỏi sau: + Cái : muốn hoàn thành gì? + Ai : tham gia? + Ở đâu : xác định rõ ràng vị trí thực + Khi : thiết lập khuôn khổ thời gian + Thế nào : xác định y/cầu, cách thức thực + Tại : lý cụ thể, mục đích lợi ích việc hoàn thành mục tiêu 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 22 11 - Tính đo lường + Thiết lập hệ thống tiêu chí xác để đo lường tiến triển hướng tới đạt mục tiêu cụ thể + Trả lời câu hỏi bao nhiêu? + Chúng ta làm để biết mục tiêu hoàn thành 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 23 - Tính đạt + Xác định được cách thức để đạt mục tiêu: phát triển thái độ, khả năng, kỹ tài + Lập kế hoạch cho bước cách rõ ràng thiết lập khuôn khổ thời gian cho phép để thực bước cơng việc + Cần làm cho người nhận thức được giá trị mục tiêu phát triển đặc điểm nhân cách cần thiết để đạt mục tiêu 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 24 12 - Tính thực tế: + Mục tiêu phải khách quan hướng tới mà có khả thực + Mục tiêu vừa cao, vừa thực tế + Có niềm tin hồn thành mục tiêu + Nó hoàn thành khứ xác định được điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 25 - Khung thời gian: + Mỗi mục tiêu cần xác định khoảng thời gian cần thiết để hồn thành + Thơng thường, giai đoạn thời gian tháng, tháng, tháng năm + Các khung thời gian mốc để xác định hành động giám sát/theo dõi, đánh giá đưa biện pháp điều chỉnh 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 26 13 BÀI TẬP XÂY DỰNG KỸ NĂNG • Dùng kỹ thuật SWOT để phân tích thực trạng lập kế hoạch phòng ban/cơ quan/đơn vị Các ưu điểm, điểm mạnh : Strengths Các nhược điểm, điểm yếu: Weaknesses Các hội thuận lợi : Opportunities Các thách thức, nguy : Threats 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 27 SWOT Ưu điểm Thách thức, nguy Nhược điểm Cơ hội 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 28 14 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 29 Kỹ thuật phân tích bên và môi trường bên ngoài  Kỹ thuật phân tích bên mơi trường bên ngồi gì?  Nội dung kỹ thuật phân tích bên mơi trường bên ngồi  Những quy tắc đơn giản phân tích bên mơi trường bên ngồi  Bảng phân tích bên mơi trường bên ngồi 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 30 15 Kỹ thuật phân tích bên mơi trường bên ngồi • Bảng phân tích bên và môi trường bên ngoài Những điểm mạnh 1,…………………… 2,…………………… 3,…………………… 4,…………………… Những điểm yếu 1,…………………… 2,…………………… 3,…………………… 4,…………………… Những hội 1,…………………… 2,…………………… 3,…………………… 4,…………………… Những thách thức 1,…………………… 2,…………………… 3,…………………… 4,…………………… 3/9/2019 31 Ma trận phân tích bên mơi trường bên ngồi Mặt mạnh (S) Mặt yếu (W) Cơ hội (O) S1/O1:………… S2/O2:………… O1/W 1:…………… O2/W 2:…………… Thách thức (T) S1/T1:… ……… S2/T2:…………… W 1/T1:…………… W 2/T2:………… … 3/9/2019 32 16 Công cụ phân tích nguyên nhân Sơ đồ xương cá (Fishbone) gì? Trường hợp áp dụng sơ đồ xương cá Cách thức thiết lập sơ đồ xương cá 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 33 Vẽ sơ đồ xương cá Tên vấn đề 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 34 17 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 35 PHÂN BIỆT MỤC TIÊU, CHỈ TIÊU, CHỈ SỐ Mục tiêu: Chỉ tiêu: Chỉ số: 3/9/2019 Điều định thực (thể động từ hành động) Số lượng dự kiến đạt (thường cấp giao) Lượng hóa kết dự kiến đạt + cách (thường gắn với cấp độ hoạt động kế hoạch) Công ty MCaD thiết kế 36 18 XÂY DỰNG MỤC TIÊU Mục tiêu gì? Thuật ngữ thường nêu kết cụ thể mà tổ chức cần phấn đấu để đạt Thường có hai loại mục tiêu: dài hạn ngắn hạn 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 37 MỤC TIÊU - Mục tiêu dài hạn: kết mong muốn đặt cho khoảng thời gian tương đối dài, thường năm, nhiều xác lập cho nhiệm kỳ năm, lâu - Mục tiêu ngắn hạn: kết mong muốn nêu cho khoảng thời gian ngắn, thường năm 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 38 19 Yêu cầu mục tiêu - Mục tiêu phải cụ thể; - Mục tiêu phải khả thi; - Mục tiêu phải quán Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 39 XÂY DỰNG MỤC TIÊU Các phận chủ yếu mục tiêu: Làm gì? Làm Trong điều kiện 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 40 20 XÂY DỰNG MỤC TIÊU Kỹ thuật SMART: Simple/Specific: Đơn giản, cụ thể Measurable: Đo lường được, lượng hóa Achievable/agreeable: Có khả đạt Realistic/Result-based: Có tính thực tế Time-bound/Time-framed: Có mốc thời gian 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 41 BÀI TẬP • Thảo luận nhóm: xây dựng mục tiêu cho kế hoạch hoạt động quan/đơn vị năm 2018 • Đối chiếu với SMART để xác định tính khả thi mục tiêu 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 42 21 KỸ THUẬT STARS • S (Step): Bước hay hoạt động kế hoạch • T (Timing): thời gian thực hoạt động • A (Assignment): Người thực hoạt động • R (Responsibility): Người đạo bước/hoạt động • S (Successful Criteria): Tiêu chí thành cơng (kết dự kiến) • Lưu ý: Chỉ nên dùng STARS với kế hoạch đơn giản, hoạt động, hay kế hoạch cá nhân Công ty MCaD thiết kế 3/9/2019 43 KỸ THUẬT STARS (S) Bước/Hoạt (T) Thời gian (A) Người thực (R) Người (S) Tiêu chí động thực hiện thành công đạo v.v 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 44 Tải FULL (46 trang): https://bit.ly/33NZxMb Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net 22 BÀI TẬP • Vận dụng Kỹ thuật STARS, xây dựng kế hoạch công tác cá nhân anh/chị tháng sau • Thời gian: 20’ 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 45 Tải FULL (46 trang): https://bit.ly/33NZxMb Dự phịng: fb.com/TaiHo123doc.net 3/9/2019 Cơng ty MCaD thiết kế 46 23 Phương pháp khung lơgíc  Phương pháp khung lơgíc (LFA) gì?  Nội dung thành phần ma trận LFA;  Các bước bản phương pháp khung lơgíc LFA;  Bài tập 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 47 Phương pháp khung lơgíc (LFA) gì? Là phương pháp lập kế hoạch, gồm tập hợp bước “công cụ”, với mục đích làm sáng tỏ nhận thức, khám phá phương án đưa lựa chọn giải pháp để giải vấn đề cụ thể cách hiệu quả 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 48 8608220 24 ... xuống, như: kế hoạch hàng năm; kế hoạch quý, tháng, tuần, ngày; - Kế hoạch trung hạn: thực từ năm đến năm, như: kế hoạch năm, năm - Kế hoạch dài hạn: thực từ năm trở lên, như: Kế hoạch năm, 10.. .Lập kế hoạch Hoạt động 1: Động não lập kế hoạch: Vận dụng Kỹ thuật Sơ đồ Tư (Mind Map) liệt kê hệ thống hóa vấn đề liên quan đến lập thực thi kế hoạch cơng tác cấp phịng 3/9/2019... 3/9/2019 Công ty MCaD thiết kế 19 Nguyên tắc lập thực kế hoạch - Nguyên tắc đảm bảo cam kết Ngun tắc địi hỏi q trình tở chức thực kế hoạch, bên có trách nhiệm phải đảm bảo thực cam kết ghi kế hoạch