đề tài xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

Phần cứng sẽ được thuê ngoài.Giám đốc dự án:Dương Văn Binh, binhduong@gmail.com Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý thông tin sinh viê

Nhóm 5

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

10 Nguyễn Sinh Toản 2210060042 22TXTH01

11 Hoàng Văn Cường 2210060050 22TXTH01

TIỂU LUẬN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Kha

Sinh viên thực hiện:

Bảng phân chia công việc và trách nhiệm trong dự án

Y Sơm Thị Phượng

 

Duy Linh Van Cường 

 

Sỹ Vũ Sinh Toản

       Phi Long Hoàng Nguyên

  Văn Thuấn Phi Long Integration

Phần X: Quản lý các bên liên quan.

Phạm vi dự án:

Dự án được thực hiện tại trường Đại học Công nghệ TP.HCM

Mục tiêu dự án:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên,

- Triển khai thành công phần mềm quản lý sinh viên

Hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 25/7/2024

Hoàn thành phiên bản sản xuất vào 30/9/2024

Thông tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án này Chi phí dự án là thông tin nội bộ Phần cứng sẽ được thuê ngoài Giám đốc dự án:Dương Văn Binh, binhduong@gmail.com

Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý thông tin sinh viên nhanh chóng,

dễ dàng từ đó đạt hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý của trường học Mục tiêu là hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm trong 02 tháng và phiên bản sản xuất trong 2 tháng

Tiêu chí thành công của dự án: Phần mềm phải đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật cũng như mục tiêu được đề ra, kiểm

tra kỹ lưỡng và hoàn thành đúng hạn CEO sẽ phê duyệt dự án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khác

Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể cho từng giai đoạn của

dự án

Trong vòng 01 tháng sẽ hoàn thành việc tiếp nhận các yêu cầu từ các bên liên quan,

Xác định phạm vi và sơ đồ Gantt của dựán

Hoàn thành phần cứng dự an trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềm

Họp tiến độ của dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng

Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa trên yêu cầu, kế hoạch của dự án

Kiểm tra, kiểm thử các đầu ra của từng giaiđoạn, sản phẩm cuối cùng trước khi hoàn tất.

Tiếp cận:

VAI TRÒ VÀT TRÁCH NHIỆM

Chữ ký: (Chữ ký của tất cả các bên liên quan ở trên)

Thanh Định Duy Linh Sỹ Vũ

Văn BìnhVăn Cường Sinh Toản

Y Sơm Phi Long Văn Thuấn

Thị Phượng Hoàng Nguyên

Lưu ý:(Từ các bên liên quan, nếu có)

“Tôi muốn được tham gia nhiều vào dự án này Nó là điều quan trọng và tôi hy vọng mọi người sẽ giúp nó thành công.” – Thanh Định

“Kế hoạch kiểm thử phần mềm đã được hoàn thiện và ghi chép đầy đủ Nếu bất kỳ ai có câu hỏi, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.” – Duy Linh

2 Phát triển kế hoạch

2.1 Tổng quan

Mục đích: Xây dựng một phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên ở trường học dễ dàng, nhanh chóng.

Phạm vi dự án:Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Moduletracứuđiểm, Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp,

chức năng xuất hồ sơ,…

Mục tiêu: Hoàn thành dự án đúng tiến độvà thời gian đã đặt ra.

Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực hiện dự án 100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù

+Giai đoạn3: Lập trình viết code các chức năng sản phẩm dựa trên bản phân tích đã có, tiến hành test từng chức năng

và thực hiện chỉnh sửa để hoàn thiện

+Giai đoạn 4: Thực hiện các kiểm thử để test chức năng của sản phẩm trong các tình huống đã đặt ra, chỉnh sửa khắc phục lỗi, test giao diện, upload sản phẩm lên host, xây dựng báo cáo hoàn thiện và tài liệu hướng dẫn

+Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dự án

2.2 Tổ chức dự án

Tổ chức bên ngoài

Cơ cấu nội bộ

Vai trò và trách nhiệm

2.3 Kế hoạch quy trình quản lý

Các kế hoạch khởi động (lập dự toán, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực và kế hoạch đào tạo nhân viên dự án)

Kế hoạch làm việc (các hoạt động công việc, lịch trình, nguồn lực và phân bổ ngân sách)

Kế hoạch kiểm soát

Kế hoạch quản lý rủi ro

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật

Kế hoạch tài liệu

Kế hoạch đảm bảo chất lượng.Đánh giá và kiểm toán

Kế hoạch giải quyết vấn đề

Kế hoạch quản lý nhà thầu phụ

Kế hoạch cải tiến quy trình

3 Định hướng và quản trị công việc

- Mô tả công việc của người quản lí dự án

+ Lên kế hoạch, triển khai dự án một cách chi tiết

+ Ước lượng và lập lịch hợp lí

+ Phân công việc theo khả năng về trình độ, kỹ thuật của từng thành viên.+ Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án

+ Có những thay đổi cần thiết để dự án đạt hiệu quả cao

+ Việc kiểm thử phải đích thân giám sát chi tiết và cẩn thận

+ Mở các cuộc họp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án

- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí

+ Phán đoán chuyên gia (expert judgment)

+ Các cuộc họp (meetings)

+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS)

4 Theo dõi và kiểm soát công việc

- Quy trình quản lý:

+ Quản trị viên quản lí tiến trình thực hiện dự án tại các mốc kiểm soát, lịch trình quan trọng

+ Tại thời điểm kiểm soát sẽ diễn ra cuộc họp giữa quản trị viên và các trưởng nhóm Các trưởng nhóm sẽ báo cáo tiến độ công việc của mình

+ Nếu công việc nào không đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản trị viên sẽ đề ra cách khắc phục hoặc ra thời hạn mới

+ Tài liệu tại các mốc là các báo cáo và biên bản các cuộc họp

+ Sau các cuộc họp, quản trị dự án sẽ soạn báo cáo tiến trình dự án và nộp lên

giám đốc dự án

5 Kiểm soát thay đổi tích hợp

- Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:

+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong quá trình phân tích hệ thống, phải lùi thời hạn nộp bản phân tích

Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ) để đảm bảo

hoàn thành đúng tiến độ

+ Công việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc

Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ), tập trung và các khâu quan trọng.+ Nhân viên chưa tập trung cho công việc

Điều chỉnh: Có biện pháp thưởng/phạt rõ ràng

6 Kết thúc dự án hoặc giai đoạn

- Phần mềm quản lý sinh viên hoàn chỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thiện và

được duyệt hoạt động

- Bàn giao sản phẩm, tuyên bố kết thúc dự án trong thời hạn, kiểm soát dự án trong phạm vi ngân sách

III QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

• Đầu vào

• Các công cụ kỹ thuật

• Đầu ra

Xây dựng lịch  trình

• Đầu vào

• Các công cụ kỹ thuật

• Đầu ra

Kiểm soát lịch  trình

• Đầu vào

• Các công cụ kỹ thuật

• Đầu ra

Xác định hoạt động

Đầu vào: Tài sản của nhà trường, phác thảo ý tưởng phần mềm quản lý sinh viên, phát biểu sơ bộ về phạm vi dự án,

kế hoạch quản lý dự án

Các công cụ kỹ thuật: phân rã công việc

Đầu ra: Danh mục các hoạt động của dự án Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát

sự thay đổi

Thứ tự hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm

soát sự thay đổi

Các công cụ kỹ thuật: Các công cụ WBS, sơ đồ mạng, PDM

Đầu ra: Sơ đồ mạng công việc, Cập nhật dang mục các hoạt động (cập nhật), Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.

Ước tính các nguồn lực hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Các nguồn lực sẵn có, Các mốc thời gian yêu cầu, Kế hoạch dự án.

Các công cụ kỹ thuật: Chuyên gia đánh giá, Phân rã nguồn lực.

Đầu ra: Các yêu cầu về nguồn lực, Phân tách nguồn lực cho các hoạt động, Xác định phân bố nguồn lực cho các hoạt

động, lịch phân bố nguồn lực

Ước tính độ dài thời gian hoạt động

Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch

phân bố nguồn lực

Công cụ: Chuyên gia đánh giá.

Đầu ra: Tiến độ thời gian hoạt động, Tính chất hoạt động (cập nhật)

Xây dựng lịch trình

Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch

phân bố nguồn lực, Tiến độ thời gian hoạt động

Công cụ: biểu đồ Gantt, đường giới hạn, chuỗi giới hạn, PERT, CMP

Đầu ra: Lịch trình dự án, Các hoạt động cơ sở dự án, Yêu cầu nguồn lực hoạt động (cập nhật), Tính chất hoạt động (cập

nhật), Lịch trình hoạt động (cập nhật), Kế hoạch dự án (cập nhật)

Kiểm soát lịch trình

Đầu vào: Kế hoạch kiểm tra tiến độ, Các hoạt động cơ bản dự án, Các báo cáo tiến độ.

Công cụ: Đo lường kết quả, Các biểu đồ phân tích, hệ thống kiểm soát và thay đổi lịch biểu, phần mềm hỗ trợ.

Đầu ra: Cập nhật lịch trình dự án, Các yêu cầu thay đổi, Hành động khắc phục.

      Lên ý tưởng

Đánh giá các hệ thống hiện tại

Xác định yêu cầu Xác định chức năng cụ thể Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro

Phát triển kế hoạch dự án Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống

   

 

25 ngày

  Thiết kế giao diện Thiết kế phần mềm

Thiết kế web

 

25 ngày Phát triển giao diện Phát triển giao diện phần mềm và trang web

theo như bản thiết kế đã có

 

20 ngày  

Triển khai Triển khai thực hiện xây dựng phần mềm và trang web  

10 ngày  

  Kiểm thử hệ thống

Sắp xếp các trang Tích hợp các trang Kiểm tra hệ thống

   

13 ngày

2 Xác định hoạt động

3 Thứ tự hoạt động

Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS

4 Ước lượng nguồn lực

6 Phát triển lịch biểu

Sơ đồ 5 Sơ đồ Gantt

7 Kiểm soát lịch biểu

Sơ đồ 6 Sơ đồ kiểm soát lịch biểu

+ Các yếu tố môi trường của doanh nghiệp

+Tài sản của quy trình tổ chức

2 Ước lượng chi phí

vị/giờ phí/Đơn  Chi 

vị/Giờ

  Tổng phụ Tổng WBS cấp  2 tổng %

IV. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Giá trị ước tính - PV (Planned Value) - BCWS (chi phí ngân sách theo lịch trình): một phần của tổng dự toán được duyệt theo kế hoạch.

Chi phí thực tế - AC (Actual Cost) - ACWP (chi phí thực tế thực hiện): tổng chi phí phát sinh trong việc hoàn thành công việc

Giá trị thu được - EV (Earned Value) - BCWP (chi phí ngân sách thực hiện):

ước tính giá trị của công việc thực sự hoàn thành

Bảng 7 Bảng kiểm soát chi phí

Hoạt động Tuần 1 Giá trị thu được (EV) 2,000,000 Giá trị ước tính (PV) 4,000,000 Chi phí thực tế (AC) 6,000,000 Chi phí sai biệt (CV) -4,000,000 Lịch biểu sai biệt (SV) -2,000,000 Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI) 33%

Chỉ số hiệu quả lịch biểu (SPI) 50%

CV và SV < 0 vàCPI và SPI < 1 chỉ ra:

-> Chi phí nhiều hơn kế hoạch (vượt ngân sách) và mất nhiều thời gian hơn kế

hoạch (chậm tiến độ)

IV. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

4. Kiểm soát chi phí

V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 

Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:

2 Đảm bảo chất lượng

V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 

V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 

3 Kiểm soát chất lượng

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

1 Kế hoạch nguồn nhân lực

Giám Đốc

dự án

Bộ phận ý tưởng

Bộ phận thiết

kế giao diện phát triển Bộ phận

giao diện

Bộ phận kiểm thử

hệ thống

Bộ phận triển khai

Bộ phận đào tạo, hỗ trợ

Sơ đồ 8 Sơ đồ tổ chức thể hiện các vị trí, bộ phận công việc

trong dự án

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

Lập ma trận phân công trách nhiệm (RAM) cho dự án.

R = Responsible; P = Performing

Bảng 9 Ma trận phân công trách nhiệm RAM

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

Ma trận RACI

Responsibility - Trách nhiệm Accountability - Trách nhiệm chính Consultation - Tư vấn

Informed - Thông báo

Bảng 10 Ma trận RACI

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

2 Thiết lập đội dự án

Lưu ý: màu ô thể hiện trong bảng càng đậm thì bộ phận đó làm việc với mật độ càng nhiều trong tuần đó.

Bảng 11 Bảng thiết lập đội dự

án

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

3 Phát triển đội dự án

- Nhiều dự án CNTT có những nguồn nhân lực tài năng riêng biệt, nhưng họ cần làm việc theo nhóm để hoàn thành hầu hết các dự án thành công Mục tiêu chính của phát triển nhóm là để giúp mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả hơn nhằm cải thiện hiệu suất dự án

- Mô hình của Tiến sĩ Bruce Tuckman về phát triển nhóm có năm giai đoạn sau: Hình thành (Forming) à Bão tố (Storming) à Ổn định (Norming) à Thực hiện (Performing) à Thay đổi (Adjourning)

Tổ chức thực hiện các hoạt động khen thưởng và công nhận

Nhân viên được khuyến nghị tham gia các khóa đào tạo cụ thể để cải thiện phát triển cá nhân và nhóm

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

1 Kế hoạch quản lý truyền thông

2 Quản lý truyền thông

Các hoạt động marketing chính:

- OFFLINE: Giảng viên thông tin trực tiếp đến sinh viên thông qua các lần sinh hoạt lớp

- ONLINE:

- Đưa thông tin về phần mềm đến với Giảng viên, cán bộ nhà trường và sinh viên một cách công khai và chính xác nhất

- Những khúc mắc của giảng viên, cán bộ hoặc sinh viên sẽ được giải quyết trực tiếp hoặc thông qua email

VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

3 Kiểm soát truyền thông

- Thu thập và phân phối thông tin liên lạc cho tất cả các bên liên quan

- Xác định nhu cầu truyền thông giao tiếp của các bên liên quan trong dự án

+ Kiểm tra toàn bộ sơ đồ tổ chức để tránh bỏ sót một bên liên quan quan trọng

+ Yêu cầu thêm thông tin đầu vào từ nhà tài trợ dự án của bạn

+Đặt câu hỏi mở

VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

- Theo nguyên tắc chung, các thành viên trong nhóm dự án yêu cầu thông tin chi tiết hơn và

thường xuyên hơn Quản lý cấp cao thường yêu cầu thông tin tóm tắt và ít thường xuyên hơn

- Phân tích giá trị của việc cung cấp thông tin dự án

- Xác định các công nghệ truyền thông thích hợp để sử dụng để truyền đạt thông tin dự án

- Đảm bảo rằng kế hoạch quản lý truyền thông:

+ Mô tả về các loại thông tin cần thiết cho mỗi bên liên quan của dự án

+ Cấu trúc thu thập và lưu trữ mô tả các phương pháp mà nhóm dự án sẽ sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin

dự án

VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

+ Một cấu trúc phân phối mô tả thông tin dự án như báo cáo trạng thái, lịch trình dữ liệu và biên bản cuộc họp cần được cung cấp cho ai và bởi ai

+ Các phương pháp sẽ được sử dụng để phân phối các loại thông tin khácnhau

+ Cách nhóm sẽ thu thập, cập nhật, lưu trữ và phổ biến kiến thức

+ Lịch trình tạo ra từng loại thông tin liên lạc

+ Phương pháp truy cập thông tin giữa các cuộc liên lạc theo lịch trình

+ Cách thức kiến thức sẽ được lưu trữ và chuyển giao khi cần thiết trong suốt dự án

+ Một phương pháp để cập nhật và tinh chỉnh kế hoạch quản lý truyền thông trong suốt vòng đời của dự án

- Tích hợp kế hoạch quản lý truyền thông vào kế hoạch tổng thể

- Phân phối kế hoạch cho các bên liên quan

VIII. QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN:

1. Kế hoạch rủi ro

- Lập kế hoạch quản lý rủi ro liên quan đến việc quyết định cách thức tiếp cận và lập kế hoạch các hoạt động quản

lý rủi ro cho dự án Đầu ra chính của quá trình này là một kế hoạch quản lý rủi ro

- Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án: cần lựa chọn phương án phù hợp với nguồn ngân sách hạn chế nhưng sản phẩm vẫn đạt hiệu suất cao

- Vấn đề liên quan đến nhân lực: thiếu nhân lực có trình độ chuyên môn cao

- Tiến độ dự án có thể không theo kế hoạch và giai đoạn golive cũng sẽ có khó khăn do ảnh hưởng của

dịch bệnh Covid 19 hiện nay

2. Xác định rủi ro:

Quá trình xác định rủi ro bao gồm xác định rủi ro nào có khả năng ảnh hưởng đến dự án, lập hồ sơ và phân loại các sự kiện rủi ro tiềm ẩn của dự án và hậu quả của chúng

Kết quả đầu ra chính của quá trình này là bảng ghi rủi ro (risk register), sự kiện rủi ro (risk event)

Môi trường phát triển dự án (Development Environment)

Nhân sự: việc thiếu nhân sự có chuyên môn trong dự án sẽ ảnh hưởng lớn đến tiến độ

và hiệu suất của dự án vì thế doanh nghiệp cần

+ Dành một phần chi phí để đào tạo nhân sự ngay từ ban đầu

+ Lập một chương trình đào tạo riêng cho dự án

+ Tổ chức các buổi trainning cho các thành viên trong đội dự án nâng cao kỹ năng và trình độ kỹ

thuật chuyên môn

Kỹ thuật phát triển phần mềm (Product Engineering)

Kiểm định mức đơn vị (unit test): việc kiểm định hời hợt, thiếu chuẩn xác sẽ gây ra những lỗi

nghiêm trọng đối với hệ thống

Kiểm định mức đơn vị phải do lập trình viên (developer) thực hiện trước khi bàn giao sản phẩm

để tích hợp và kiểm định mức hệ thống (system test ) Do tính chất việc kiểm định hệ thống đòi hỏi

thời gian và tính chuẩn xác nên cần sắp xếp thời gian hợp lý, giám sát chặt chẽ để không mắc những

lỗi tiềm ẩn khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động