đề tài xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

Phần cứng sẽ được thuê ngoài.Giám đốc dự án:Dương Văn Binh, binhduong@gmail.com Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý thông tin sinh viê

Trang 1

Nhóm 5

ĐỀ TÀI:XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Trang 2

10 Nguyễn Sinh Toản221006004222TXTH01

11 Hoàng Văn Cường221006005022TXTH01

TIỂU LUẬNCÔNG NGHỆ PHẦN MỀMXÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Kha

Sinh viên thực hiện:

Trang 3

Bảng phân chia công việc và trách nhiệm trong dự án

Y SơmThị Phượng

Duy LinhVan Cường

Sỹ VũSinh Toản

Phi Long

Hoàng Nguyên

Văn Thuấn

Phi LongIntegration

Accountable, giải trình, giải thích

C: Consult, tham vấn, tư vấn

I: Inform, thông báo

Trang 4

Tổng quan về dự án

Giới thiệu về dự án:

Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên.Nhóm thực hiện: Nhóm 5

Thời gian thực hiện: 4 tháng từ ngày 01/5/2024 đến ngày

30/9/2024

Tiến trình quản lý dự án

Phần I: Quản lý tích hợp dự án.Phần II: Quản lý phạm vi dự án.Phần III: Quản lý thời gian dự án.Phần IV: Quản lý chi phí dự án.Phần V: Quản lý chất lượng dự án.Phần VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án.

hần VII: Quản lý truyền thông dự án.

Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án.Phần IX: Quản lý mua hàng dự án

Phần X: Quản lý các bên liên quan

Phạm vi dự án:

Dự án được thực hiện tại trường Đại học Công nghệ TP.HCM

Mục tiêu dự án:

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên,

- Triển khai thành công phần mềm quản lý sinh viên

Trang 5

Hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 25/7/2024Hoàn thành phiên bản sản xuất vào 30/9/2024

Thông tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án này Chi phí dự án là thông tin nội bộ Phần cứng sẽ được thuê ngoài.Giám đốc dự án:Dương Văn Binh, binhduong@gmail.com

Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý thông tin sinh viên nhanh chóng,

dễ dàng từ đó đạt hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý của trường học Mục tiêu là hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm trong 02 tháng và phiên bản sản xuất trong 2 tháng

Tiêu chí thành công của dự án: Phần mềm phải đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật cũng như mục tiêu được đề ra, kiểm

tra kỹ lưỡng và hoàn thành đúng hạn CEO sẽ phê duyệt dự án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khác

Trang 6

Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể cho từng giai đoạn của dự án

Trong vòng 01 tháng sẽ hoàn thành việc tiếp nhận các yêu cầu từ các bên liên quan,Xác định phạm vi và sơ đồ Gantt của dựán

Hoàn thành phần cứng dự an trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềmHọp tiến độ của dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng

Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa trên yêu cầu, kế hoạch của dự ánKiểm tra, kiểm thử các đầu ra của từng giaiđoạn, sản phẩm cuối cùng trước khi hoàn tất.

Tiếp cận:

Trang 7

VAI TRÒ VÀT TRÁCH NHIỆM

Y Sơm ÊnuôlNguyễn Thị Phượng

NguyễnDuy LinhHoàng Văn Cường

Đỗ Phi Long Võ Hoàng Nguyên

Nguyễn Sỹ VũNguyễn Sinh Toản

Đỗ Văn ThuấnĐỗ Phi Long

Trang 8

Chữ ký: (Chữ ký của tất cả các bên liên quan ở trên)

Thanh Định Duy Linh Sỹ VũVăn BìnhVăn Cường Sinh Toản

Y Sơm Phi Long Văn ThuấnThị Phượng Hoàng Nguyên

Lưu ý:(Từ các bên liên quan, nếu có)

“Tôi muốn được tham gia nhiều vào dự án này Nó là điều quan trọng và tôi hy vọng mọi người sẽ giúp nó thành công.” – Thanh Định

“Kế hoạch kiểm thử phần mềm đã được hoàn thiện và ghi chép đầy đủ Nếu bất kỳ ai có câu hỏi, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.” – Duy Linh

Trang 9

2 Phát triển kế hoạch2.1 Tổng quan

Mục đích: Xây dựng một phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên ở trường học dễ dàng, nhanh chóng.Phạm vi dự án:Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Moduletracứuđiểm, Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp,

chức năng xuất hồ sơ,…

Mục tiêu: Hoàn thành dự án đúng tiến độvà thời gian đã đặt ra.Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực hiện dự án 100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù

+Giai đoạn3: Lập trình viết code các chức năng sản phẩm dựa trên bản phân tích đã có, tiến hành test từng chức năng và thực hiện chỉnh sửa để hoàn thiện

+Giai đoạn 4: Thực hiện các kiểm thử để test chức năng của sản phẩm trong các tình huống đã đặt ra, chỉnh sửa khắc phục lỗi, test giao diện, upload sản phẩm lên host, xây dựng báo cáo hoàn thiện và tài liệu hướng dẫn

+Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dự án

Trang 10

2.2 Tổ chức dự án

Tổ chức bên ngoài.Cơ cấu nội bộ.Vai trò và trách nhiệm

2.3 Kế hoạch quy trình quản lý

Các kế hoạch khởi động (lập dự toán, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực và kế hoạch đào tạo nhân viên dự án)

Kế hoạch làm việc (các hoạt động công việc, lịch trình, nguồn lực và phân bổ ngân sách).Kế hoạch kiểm soát

Kế hoạch quản lý rủi ro.Kế hoạch đóng dự án

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật

Mô hình quy trình.Phương pháp, công cụ và kỹ thuật.Kế hoạch cơ sở hạ tầng

Kế hoạch nghiệm thu sản phẩm

Trang 11

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật

Mô hình quy trình.Phương pháp, công cụ và kỹ thuật.Kế hoạch cơ sở hạ tầng

Kế hoạch nghiệm thu sản phẩm

2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ

Kế hoạch quản lý cấu hình.Kế hoạch xác minh và xác nhận.Kế hoạch tài liệu

Kế hoạch đảm bảo chất lượng.Đánh giá và kiểm toán

Kế hoạch giải quyết vấn đề.Kế hoạch quản lý nhà thầu phụ.Kế hoạch cải tiến quy trình

Trang 12

3 Định hướng và quản trị công việc

- Mô tả công việc của người quản lí dự án

+ Lên kế hoạch, triển khai dự án một cách chi tiết.+ Ước lượng và lập lịch hợp lí

+ Phân công việc theo khả năng về trình độ, kỹ thuật của từng thành viên.+ Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án

+ Có những thay đổi cần thiết để dự án đạt hiệu quả cao.+ Việc kiểm thử phải đích thân giám sát chi tiết và cẩn thận.+ Mở các cuộc họp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án

- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí

+ Phán đoán chuyên gia (expert judgment).+ Các cuộc họp (meetings)

+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS)

Trang 13

4 Theo dõi và kiểm soát công việc

- Quy trình quản lý:

+ Quản trị viên quản lí tiến trình thực hiện dự án tại các mốc kiểm soát, lịch trình quan trọng.+ Tại thời điểm kiểm soát sẽ diễn ra cuộc họp giữa quản trị viên và các trưởng nhóm Các trưởng nhóm sẽ báo cáo tiến độ công việc của mình

+ Nếu công việc nào không đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản trị viên sẽ đề ra cách khắc phục hoặc ra thời hạn mới

+ Tài liệu tại các mốc là các báo cáo và biên bản các cuộc họp.+ Sau các cuộc họp, quản trị dự án sẽ soạn báo cáo tiến trình dự án và nộp lêngiám đốc dự án

Trang 14

5 Kiểm soát thay đổi tích hợp

- Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:

+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong quá trình phân tích hệ thống, phải lùi thời hạn nộp bản phân tích Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ) để đảm bảo

hoàn thành đúng tiến độ.+ Công việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ), tập trung và các khâu quan trọng.+ Nhân viên chưa tập trung cho công việc

Điều chỉnh: Có biện pháp thưởng/phạt rõ ràng

6 Kết thúc dự án hoặc giai đoạn

- Phần mềm quản lý sinh viên hoàn chỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thiện vàđược duyệt hoạt động

- Bàn giao sản phẩm, tuyên bố kết thúc dự án trong thời hạn, kiểm soát dự án trong phạm vi ngân sách

Trang 15

III QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

Xác định hoạt động

• Đầu vào• Các công cụ kỹ thuật• Đầu ra

Thứ tự hoạt động

Ước tính các nguồn lực hoạt

động

1 Kế hoạch lịch biểu

Ước tính độ dài thời gian hoạt

động

Xây dựng lịch trình

Kiểm soát lịch trình

Trang 16

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm

soát sự thay đổi

Các công cụ kỹ thuật: Các công cụ WBS, sơ đồ mạng, PDMĐầu ra: Sơ đồ mạng công việc, Cập nhật dang mục các hoạt động (cập nhật), Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.

Ước tính các nguồn lực hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Các nguồn lực sẵn có, Các mốc thời gian yêu cầu, Kế hoạch dự án.Các công cụ kỹ thuật: Chuyên gia đánh giá, Phân rã nguồn lực.

Đầu ra: Các yêu cầu về nguồn lực, Phân tách nguồn lực cho các hoạt động, Xác định phân bố nguồn lực cho các hoạt

động, lịch phân bố nguồn lực

Trang 17

Ước tính độ dài thời gian hoạt động

Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch

phân bố nguồn lực

Công cụ: Chuyên gia đánh giá.Đầu ra: Tiến độ thời gian hoạt động, Tính chất hoạt động (cập nhật)

Xây dựng lịch trình

Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch

phân bố nguồn lực, Tiến độ thời gian hoạt động

Công cụ: biểu đồ Gantt, đường giới hạn, chuỗi giới hạn, PERT, CMPĐầu ra: Lịch trình dự án, Các hoạt động cơ sở dự án, Yêu cầu nguồn lực hoạt động (cập nhật), Tính chất hoạt động (cập

nhật), Lịch trình hoạt động (cập nhật), Kế hoạch dự án (cập nhật)

Kiểm soát lịch trình

Đầu vào: Kế hoạch kiểm tra tiến độ, Các hoạt động cơ bản dự án, Các báo cáo tiến độ.Công cụ: Đo lường kết quả, Các biểu đồ phân tích, hệ thống kiểm soát và thay đổi lịch biểu, phần mềm hỗ trợ.Đầu ra: Cập nhật lịch trình dự án, Các yêu cầu thay đổi, Hành động khắc phục.

Trang 18

Lên ý tưởng

Đánh giá các hệ thống hiện tại

Xác định yêu cầuXác định chức năng cụ thểXác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro

Phát triển kế hoạch dự ánBản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống

25 ngày

Thiết kế giao diện Thiết kế phần mềm

Thiết kế web

25 ngàyPhát triển giao diện Phát triển giao diện phần mềm và trang web

theo như bản thiết kế đã có

20 ngày

Triển khai Triển khai thực hiện xây dựng phần mềm và trang web

10 ngày

Kiểm thử hệ thống

Sắp xếp các trangTích hợp các trang

Kiểm tra hệ thống

13 ngày

2 Xác định hoạt động

Trang 19

3 Thứ tự hoạt động

Trang 20

Nguồn lực dự

án

Bộ phận ý tưởng

Bộ phận phân

kiểm thử

Bộ phận đào tạo và hỗ trợ

Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS

4 Ước lượng nguồn lực

Trang 21

ƯỚC LƯỢNG 3

ĐIỂM

LẠC QUAN: 3 THÁNG

CÓ KHẢ NĂNG NHẤT:

4 THÁNG

BI QUAN: 5 THÁNG

5 Ước lượng thời gian

Trang 22

6 Phát triển lịch biểu

Sơ đồ 5 Sơ đồ Gantt

Trang 23

7 Kiểm soát lịch biểu

Sơ đồ 6 Sơ đồ kiểm soát lịch biểu

Trang 24

- Công cụ và kỹ thuật:

+ Đánh giá của chuyên gia+ Phân tích dữ liệu

+ Cuộc họp- Đầu ra:

+Kế hoạch quản lý chi phí

Trang 25

2 Ước lượng chi phí

vị/giờphí/Đơn Chi

vị/Giờ

Tổng phụTổng WBS cấp 2tổng%

1. Quản lý dự án 34,375,000 30%1.1. Quản lý dự án 25045,00011,250,000

1.2. Các thành viên trong nhóm dự án 92525,00023,125,000

2. Thiết kế giao diện 20,000,00020,000,000 17%3. Phát triển giao diện 30,000,00030,000,000 26%4. Kiểm thử 6,500,0006,500,000 6%5. Đào tạo và hỗ trợ 6,100,000 5%

Chi phí đào tạo 10055,0005,500,000

Chi phí đi lại 1250,000600,000

6. Dự trữ 19,395,00019,395,000 17%Tổng chi phí dự án ước tính 116,370,000

Bảng 5 Dự toán chi phí dự án phẩn mềm quản lý sinh viên

IV. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Trang 26

3 Xác định ngân sách

Bảng 6 Đường cơ sở chi phí dự án phần mềm quản lý sinh viên

Trang 27

Giá trị ước tính - PV (Planned Value) - BCWS (chi phí ngân sách theo lịch trình): một phần của tổng dự toán được duyệt theo kế hoạch.

Chi phí thực tế - AC (Actual Cost) - ACWP (chi phí thực tế thực hiện): tổng chi phí phát sinh trong việc hoàn thành công việc

Giá trị thu được - EV (Earned Value) - BCWP (chi phí ngân sách thực hiện):ước tính giá trị của công việc thực sự hoàn thành

Bảng 7 Bảng kiểm soát chi phí

Hoạt độngTuần 1Giá trị thu được (EV)2,000,000Giá trị ước tính (PV)4,000,000Chi phí thực tế (AC)6,000,000Chi phí sai biệt (CV)-4,000,000Lịch biểu sai biệt (SV)-2,000,000Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI)33%Chỉ số hiệu quả lịch biểu (SPI)50%

CV và SV < 0 vàCPI và SPI < 1 chỉ ra:-> Chi phí nhiều hơn kế hoạch (vượt ngân sách) và mất nhiều thời gian hơn kế

hoạch (chậm tiến độ)

4. Kiểm soát chi phí

Trang 28

V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:

- Chức năng:- Tính năng:- Khả năng bảo trì

Các loại kiểm thử có thể dùng:

- Kiểm thử hệ thống - Kiểm thử chấp nhận người dùng

Trang 29

2 Đảm bảo chất lượng

Trang 30

3 Kiểm soát chất lượng

Trang 31

VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

1 Kế hoạch nguồn nhân lực

Giám Đốc dự án

Bộ phận ý tưởng

Bộ phận thiết kế giao diệnphát triển Bộ phận

giao diện

Bộ phận kiểm thử hệ thống

Bộ phận triển khai

Bộ phận đào tạo, hỗ trợ

Sơ đồ 8 Sơ đồ tổ chức thể hiện các vị trí, bộ phận công việc

trong dự án

Trang 32

Lập ma trận phân công trách nhiệm (RAM) cho dự án.

R = Responsible; P = Performing

Bảng 9 Ma trận phân công trách nhiệm RAM

Trang 33

Ma trận RACI

Responsibility - Trách nhiệm Accountability - Trách nhiệm chính Consultation - Tư vấn

Informed - Thông báo

Bảng 10 Ma trận RACI

Trang 34

2 Thiết lập đội dự án

Lưu ý: màu ô thể hiện trong bảng càng đậm thì bộ phận đó làm việc với mật độ càng nhiều trong tuần đó.

Bảng 11 Bảng thiết lập đội dự

án

Trang 35

3 Phát triển đội dự án

- Nhiều dự án CNTT có những nguồn nhân lực tài năng riêng biệt, nhưng họ cần làm việc theo nhóm để hoàn thành hầu hết các dự án thành công Mục tiêu chính của phát triển nhóm là để giúp mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả hơn nhằm cải thiện hiệu suất dự án

- Mô hình của Tiến sĩ Bruce Tuckman về phát triển nhóm có năm giai đoạn sau: Hình thành (Forming) à Bão tố (Storming) à Ổn định (Norming) à Thực hiện (Performing) à Thay đổi (Adjourning)

Tổ chức thực hiện các hoạt động khen thưởng và công nhận.Nhân viên được khuyến nghị tham gia các khóa đào tạo cụ thể để cải thiện phát triển cá nhân và nhóm

Trang 36

Trang 37

VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

1 Kế hoạch quản lý truyền thông

Trang 38

2 Quản lý truyền thông

Các hoạt động marketing chính:

- OFFLINE: Giảng viên thông tin trực tiếp đến sinh viên thông qua các lần sinh hoạt lớp.- ONLINE:

- Đưa thông tin về phần mềm đến với Giảng viên, cán bộ nhà trường và sinh viên một cách công khai và chính xác nhất

- Những khúc mắc của giảng viên, cán bộ hoặc sinh viên sẽ được giải quyết trực tiếp hoặc thông qua email

Trang 39

3 Kiểm soát truyền thông

- Thu thập và phân phối thông tin liên lạc cho tất cả các bên liên quan.- Xác định nhu cầu truyền thông giao tiếp của các bên liên quan trong dự án

+ Kiểm tra toàn bộ sơ đồ tổ chức để tránh bỏ sót một bên liên quan quan trọng.+ Yêu cầu thêm thông tin đầu vào từ nhà tài trợ dự án của bạn

+Đặt câu hỏi mở

- Theo nguyên tắc chung, các thành viên trong nhóm dự án yêu cầu thông tin chi tiết hơn và thường xuyên hơn Quản lý cấp cao thường yêu cầu thông tin tóm tắt và ít thường xuyên hơn.- Phân tích giá trị của việc cung cấp thông tin dự án

- Xác định các công nghệ truyền thông thích hợp để sử dụng để truyền đạt thông tin dự án - Đảm bảo rằng kế hoạch quản lý truyền thông:

+ Mô tả về các loại thông tin cần thiết cho mỗi bên liên quan của dự án

+ Cấu trúc thu thập và lưu trữ mô tả các phương pháp mà nhóm dự án sẽ sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin dự án

Trang 40

+ Một cấu trúc phân phối mô tả thông tin dự án như báo cáo trạng thái, lịch trình dữ liệu và biên bản cuộc họp cần được cung cấp cho ai và bởi ai

+ Các phương pháp sẽ được sử dụng để phân phối các loại thông tin khácnhau

+ Cách nhóm sẽ thu thập, cập nhật, lưu trữ và phổ biến kiến thức

+ Lịch trình tạo ra từng loại thông tin liên lạc

+ Phương pháp truy cập thông tin giữa các cuộc liên lạc theo lịch trình

+ Cách thức kiến thức sẽ được lưu trữ và chuyển giao khi cần thiết trong suốt dự án

+ Một phương pháp để cập nhật và tinh chỉnh kế hoạch quản lý truyền thông trong suốt vòng đời của dự án

- Tích hợp kế hoạch quản lý truyền thông vào kế hoạch tổng thể

- Phân phối kế hoạch cho các bên liên quan