Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy Trần Đình Toàn đã tận tình chỉ dẫn, theo dõi và đưa ra những lời khuyên để giúp em giải quyết được những vấn đề gặp phải trong quá trình nghiên c
Tổng quan về đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
Khái niệm Nhà cung cấp
Khái niệm chung về nhà cung cấp: Nhà cung cấp (Supplier) hay còn được gọi là nhà cung ứng là khái niệm chỉ một tổ chức/ cá nhân cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho một tổ chức, doanh nghiệp khác
Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển là bên trung gian cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác theo thỏa thuận trên hợp đồng nhằm phục vụ hoạt động giao nhận hàng hóa giữa các bên.
Khái niệm đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp là quá trình sàng lọc ra những nhà cung cấp uy tín và phù hợp với những tiêu chí của doanh nghiệp Từ đó, xây dựng mối quan hệ lâu dài thông qua quá trình đánh giá chất lượng của hàng hóa, dịch vụ từ chính nhà cung cấp đó.
Tầm quan trọng của quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp giúp cho doanh nghiệp có thể biết được tình hình hiện tại cũng như dự báo trước tương lai các rủi ro có thể gặp phải của chuỗi cung ứng hàng hoá hoặc dịch vụ Từ đó, nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết định và biện pháp kịp thời để không làm gián đoạn nguồn cung cũng như giảm thiểu tối đa các rủi ro
Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là nhằm lên được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng cho doanh nghiệp cũng như đánh giá sự phù hợp của các nhà cung cấp hiện tại Cụ thể:
Đối với các nhà cung cấp tiềm năng: Từ danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp, sau đó tiến hành liên hệ và đàm phán về các điều kiện phù hợp Nếu thuận lợi, tiến tới ký kết hợp đồng
Đối với các nhà cung cấp hiện tại: Cần đánh giá lại hiệu quả của nhà cung cấp hiện tại bằng cách xác định sự phù hợp với định hướng của doanh nghiệp ở hiện tại và tương lai; xác định được những rủi ro tiềm ẩn từ nhà cung cấp đó để tìm phương án thay thế kịp thời
Ngoài ra, mục đích đánh giá nhà cung cấp còn giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn và kích thích các nhà cung cấp cải thiện hiệu suất và chất lượng sản phẩm của họ.
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
Nhận biết nhu cầu lựa chọn nhà cung cấp và xác định các yêu cầu tìm nguồn cung
Giai đoạn đầu tiên của quá trình đánh giá và lựa chọn thường liên quan đến việc nhận ra rằng có một yêu cầu để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho một mặt hàng hoặc dịch vụ Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định rõ mình cần nguồn cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu hay một dịch vụ và cho mục đích cụ thể là gì Từ đó mới có thể lựa chọn ra được những nhà cung cấp cùng với những tiêu chí phù hợp với loại hình nhà cung cấp đó.
Xác định các yêu cầu tìm nguồn cung chính
Để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách chính xác nhất, điều quan trọng là phải hiểu các yêu cầu, tiêu chí quan trọng đối với việc lựa chọn nhà cung cấp đó Những tiêu chí, yêu cầu để đánh giá này sẽ phụ thuộc vào từng ngành hàng, từng loại dịch vụ khác nhau hay phụ thuộc vào các yêu cầu của doanh nghiệp Nhìn chung, một vài tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phổ biến thường được áp dụng với các tiêu chí như sau:
Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, hàng hóa, nguyên vật liệu cung cấp
Giá cả sản phẩm/ dịch vụ
Hiệu suất cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Tính bền vững của nhà cung cấp
Rủi ro tài chính của nhà cung cấp
Khi các tiêu chí tìm nguồn cung ứng chính được xác định, người mua sẽ phải tham gia tìm kiếm thông tin.
Xác định các nguồn cung tiềm năng
Sau khi xác định được những tiêu chí để đánh giá, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác định các nguồn cung tiềm năng Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet cũng như các nền tảng công nghệ, việc tìm kiếm nhà cung cấp giờ đây đã trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp thông qua Internet, hồ sơ chứng từ cũ của doanh nghiệp, các hình thức quảng cáo, các mạng xã hội, thư chào hàng,…
Nhà cung cấp hiện tại:
Một nguồn thông tin chính đó là các nhà cung cấp hiện tại hoặc hiện có Thông thường, người mua sẽ tìm đến các nhà cung cấp hiện tại để đáp ứng yêu cầu mua hàng mới Ưu điểm của phương pháp này là người mua không phải thêm và duy trì một nhà cung cấp bổ sung Ngoài ra người mua có thể trao đổi kinh doanh trực tiếp với một nhà cung cấp quen thuộc, điều này sẽ giúp hạn chế thời gian và nguồn lực để đánh giá khả năng của những nhà cung cấp mới
Tuy nhiên, sử dụng nhà cung cấp hiện có tuy dễ dàng và nhanh chóng nhưng để sử dụng phương pháp này lâu dài thì không phải là cách tốt nhất Bởi lẽ, doanh nghiệp sẽ không thể biết rằng liệu có các nhà cung cấp khác tốt hơn không, họ có nguồn hàng, dịch vụ sẵn sàng và giá hợp lý hơn hay không Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp liên tục tìm kiếm và mở rộng các nguồn cung cấp mới để tìm ra những nhà cung cấp tốt nhất
Tìm kiếm trên Internet và truyền thông xã hội
Ngày nay, cùng với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin, người mua cũng thường xuyên sử dụng Internet để giúp xác định vị trí các nguồn tiềm năng để đánh giá thêm Tương tự, người bán thuộc mọi quy mô đều có sự hiện diện trên Internet như một phần trong nỗ lực tiếp thị tổng thể của họ Chính vì vậy, người mua sẽ có thể tìm kiếm được rất nhiều hình ảnh, thông tin của người bán trên Internet để đánh giá như: thông tin về doanh nghiệp, đội ngũ quản lý và thậm chí là cả danh sách khách hàng,…
Thư viện ĐH Thăng Long
Tham khảo từ kiến thức tổ chức, nguồn nội bộ
Tham khảo từ kiến thức của tổ chức cũng là một cách khá hữu ích Nhân viên mua hàng có kinh nghiệm thường có kiến thức vững chắc về khả năng tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng bởi những nhân viên này có thể đã làm việc trong một ngành công nghiệp trong nhiều năm và có thể quen thuộc với các nhà cung cấp Chính vì vậy, đây cũng là một cách để khai thác và tìm ra nguồn cung tiềm năng
Thông tin được cung cấp từ nhà cung cấp
Người mua thường yêu cầu thông tin cụ thể trực tiếp từ các nhà cung cấp tiềm năng Yêu cầu thông tin liên quan đến việc gửi một cuộc khảo sát sơ bộ cho các nhà cung cấp Người mua sử dụng thông tin này để sàng lọc từng nhà cung cấp và để xác định xem khả năng của nhà cung cấp có phù hợp với yêu cầu của người mua hay không Người mua có thể yêu cầu thông tin về chi phí của nhà cung cấp, thị phần, hiệu suất chất lượng hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác quan trọng đối với quyết định mua hàng.
Xác định phương pháp, chiến lược tìm nhà cung cấp
Không có cách tiếp cận chiến lược tìm nguồn cung ứng duy nhất nào sẽ đáp ứng yêu cầu của tất cả các nhà quản lý Khi phát triển chiến lược tìm nguồn ứng thì các nhà quản lý phải đưa ra nhiều quyết định Điều này có thể bị thay đổi bởi điều kiện thị trường, sở thích của người dùng hay mục tiêu của công ty Vì vậy, để phát triển chiến lược tìm nguồn cung thì nhà quản lý phải xem xét các lựa chọn thay thế tìm nguồn cung của mình cũng như các vấn đề tìm nguồn cung ứng quan trọng
1.2.4.1 Xem xét các lựa chọn thay thế tìm nguồn cung ứng
Sau khi danh sách nhà cung cấp tiềm năng và hiện tại được phát triển, nó sẽ tiếp tục được sửa đổi để phù hợp với các yêu cầu của nhà quản lý Đồng thời, cũng xem xét các loại nhà cung cấp mà một doanh nghiệp có thể muốn giao dịch dựa trên chiến lược tìm nguồn cung ứng ban đầu Các lựa chọn thay thế tìm nguồn cung ứng chính bao gồm mua từ:
Nhà sản xuất hoặc nhà phân phối
Nguồn địa phương, quốc gia hoặc quốc tế
Nhà cung cấp lớn hoặc nhỏ
Nhiều nhà cung cấp, đơn lẻ hoặc duy nhất cho mặt hàng, hàng hoá hoặc dịch vụ
Nhà sản xuất hoặc nhà phân phối
Việc lựa chọn mua trực tiếp so với từ nhà phân phối thường dựa trên bốn tiêu chí sau:
Chính sách của nhà sản xuất liên quan đến bán hàng trực tiếp
Không gian lưu trữ có sẵn tại cơ sở của người mua
Phạm vi dịch vụ cần thiết
Các nhà cung cấp trong nước, quốc gia hoặc quốc tế Đối với các nhà cung cấp nội địa và quốc tế có thể sẽ cung cấp cho người mua với giá tốt nhất và dịch vụ kỹ thuật cao cấp Hơn nữa, các nhà cung cấp địa phương có thể sẽ phản ứng nhanh hơn đối với yêu cầu thay đổi của nhà quản lý mua hàng và sẵn sàng thực hiện giao hàng nhỏ Với những yêu cầu khắt khe về mặt thời gian cũng như hệ thống JIT (Just in time), thì việc lựa chọn nhà cung cấp địa phương đang dần được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn
Nhà cung cấp lớn hoặc nhỏ
Tất cả các nhà cung cấp đều có xuất phát điểm là một nhà cung cấp nhỏ, và nó được tăng trưởng theo thời gian bằng khả năng cung cấp về giá cả, chất lượng và dịch vụ vượt trội hơn so với các đối thủ của mình Quy mô thực hiện công việc sẽ là một trong những yếu tố khiến một công ty có thể ra quyết định tận dụng việc mua hàng từ một hay nhiều nhà cung cấp Ngoài ra, các nhà cung cấp nhỏ có thể sẽ không có đủ lực lượng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người mua Vì vậy, mà nhà cung cấp phải có nhiều loại sản phẩm hoặc dịch vụ hay khả năng phục vụ được nhiều vị trí hơn
1.2.4.2 Phân loại nhà cung cấp cho nhiều hoặc một
Trước khi đưa ra quyết định về việc sử dụng nhiều nguồn cung ứng hay đơn lẻ, người mua sẽ phải cân nhắc danh mục nhà cung cấp có sẵn để đáp ứng yêu cầu mua hàng cần thiết Bởi người mua chuyên nghiệp sẽ chỉ hợp tác với đối tác mà họ đã được phê duyệt hoăc đủ điều kiện
Như chúng ta đã biết trước đó, nhà cung cấp ưu tiên sẽ luôn đáp ứng các tiêu chuẩn hiệu suất và dịch vụ, giúp người mua xác định và đáp ứng với các thay đổi bất ngờ Các nhà cung cấp được chứng nhận đã có hệ thống chất lượng của họ được kiểm toán rộng rãi bởi công ty mua và khả năng có thể đáp ứng liên tục hoặc vượt quá nhu cầu chất lượng của người mua Các nhà cung cấp hợp tác được giới hạn trong một nhóm các nhà cung cấp được lựa chọn cung cấp các mặt hàng quan trọng có giá trị cao cho công ty Nhà cung cấp bị loại bao gồm các nhà cung cấp không còn đáp ứng các tiêu chuẩn của tổ chức mua và sẽ không được xem xét để kinh doanh trong tương lai cho đến khi các vấn đề của họ được khắc phục Đồng thời, trước khi đưa ra quyết định về số lượng nhà cung cấp tối ưu, thì các nhà quản lý phải hoàn thành việc xem xét các nhà cung cấp trong một dịch vụ hoặc một danh mục sản phẩm cụ thể
Nhà cung cấp duy nhất có nghĩa là không có nhà cung cấp nào khác được công ty phê duyệt ngoài nhà cung cấp đó Một nguồn duy nhất cung cấp nhiều lợi ích bao gồm: đòn bẩy và quyền lực tối ưu đối với nhà cung cấp; khả năng phát triển các mối quan hệ
Thư viện ĐH Thăng Long
8 gần gũi hơn; phát triển các chương trình giá trị gia tăng như dự trữ nhà cung cấp hoặc cải tiến quy trình Các nhà quản lý phải đánh giá những lợi thế này vì không có giải pháp nào là đúng đắn để có thể phù hợp được với mọi tình huống
1.2.4.3 Đánh giá các vấn đề lựa chọn quan trọng
Trong giai đoạn cuối cùng này thì việc đánh giá các vấn đề tìm nguồn cung ứng là quan trọng hàng đầu Bởi mỗi lựa chọn thay thế tìm nguồn cung ứng sẽ tạo ra các vấn đề quan trọng cụ thể phải được giải quyết Vì vậy, có năm vấn đề quan trọng trong việc đưa ra một quyết định quan trọng, nó bao gồm các vấn đề: mối quan hệ quy mô, vấn đề rủi ro; đối thủ cạnh tranh với tư cách là nhà cung cấp; nhà cung cấp quốc tế
Mối quan hệ quy mô
Người mua có quyền lựa chọn nhà cung cấp mà họ cho rằng là có lợi thế về quy mô tương đối Đối với họ có thể chỉ đơn giản là có ảnh hưởng lớn khi nó có lợi thế về quy mô tương đối so với nhà cung cấp hoặc người đại diện cho một phần lớn hơn trong tổng số hoạt động kinh doanh của nhà cung cấp
Vấn đề rủi ro Đối với người mua nào cũng vậy, họ luôn muốn chọn cho mình được nhà cung cấp có lợi nhuận và phát triển tốt nhất Tuy nhiên không phải nhà cung cấp nào cũng giống nhau, có một số nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá thấp nhất đi kèm với nó là độ rủi ro lớn Chính vì vậy, đánh giá rủi ro là một yếu tố quan trọng trong công việc của người mua và phải được xem xét trong quá trình lựa chọn Đối thủ cạnh tranh với tư cách là nhà cung cấp
Một vấn đề quan trọng khác đó là mức độ mà người mua sẵn sàng mua trực tiếp từ đối thủ cạnh tranh Bởi vậy nên trong quá trình mua hàng từ các đối thủ cạnh tranh thì việc chia sẻ thông tin giữa các bên luôn được hạn chế ở mức tối đa Do đó, điều quan trọng là người mua phải hiểu được mức độ thông tin sẽ được chia sẻ và bảo mật khi tham gia vào bất kỳ thỏa thuận nào đối với đối thủ cạnh tranh
Các nhà cung cấp quốc tế
Trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, để đưa ra được quyết định chọn nhà cung cấp quốc tế cần đánh giá và cân nhắc một cách cẩn thận Vì muốn tìm nguồn cung ứng quốc tế cần đòi hỏi cả một quá trình đánh giá và lựa chọn phức tạp hơn rất nhiều so với mua trong nước Ví dụ như việc thực hiện JIT với nhà cung cấp quốc tế thường khó thực hiện, vì thời gian giao hàng sẽ dài gấp đôi hoặc thậm chí gấp ba lần so với thời gian giao hàng trong nước Vậy nên mức tồn kho cao hơn sẽ được yêu cầu khi lựa chọn một nhà cung cấp nước ngoài.
Lập danh sách những nhà cung cấp tiềm năng
Sau khi đã xác định được những yêu cầu cụ thể đối với các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn và lập danh sách những nhà cung cấp tiềm năng và nhanh chóng liên hệ để yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực đến nhà cung cấp thông qua điện thoại, email,… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể khai thác thêm về những yêu cầu đặc biệt khác Những thông tin này sẽ phục vụ doanh nghiệp cho quá trình đánh giá nhà cung cấp một cách chi tiết hơn.
Tiến hành đánh giá chi tiết nhà cung cấp
Để có thể lựa chọn được các nhà cung cấp phù hợp, nhà quản lý phải đưa ra đánh giá nhà cung cấp tiềm năng trên nhiều danh mục bằng cách sử dụng các tiêu chí riêng của họ với các trọng số được chỉ định Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, người mua sẽ cần dựa vào những tiêu chí khác nhau, thông thường sẽ dựa vào 3 tiêu chí chính: chi phí, chất lượng, giao hàng… Những tiêu chí này đều là những lĩnh vực rõ ràng và quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp tới người mua Đây đều là những tiêu chí cơ bản khi đánh giá khả năng của nhà cung cấp, tuy nhiên để đưa ra được thêm những tiêu chí chi tiết hơn nữa còn phụ thuộc vào loại hình dịch vụ, hàng hóa doanh nghiệp cần sử dụng của nhà cung cấp
Các công ty sản xuất, thương mại thường dùng đơn giá như là một phần của công thức tính giá bán hàng của họ Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị vận chuyển có chi phí cao thì nó có thể cắt giảm tỷ suất lợi nhuận biên của sản phẩm Ví dụ: công ty A có một hợp đồng nhập khẩu 20000 vật dụng ở mức 20 cent/ vật dụng Để vận chuyển lô hàng này về công ty lựa chọn vận chuyển bằng đường biển từ cơ sở sản xuất tại Thượng Hải về kho Việt Nam Chi phí vận chuyển sản phẩm sẽ là 3000USD Vì vậy, đơn giá của sản phẩm này sẽ không còn ở mức 20 cent nữa mà là trên 35 cent/ vât dụng Để tính toán các chi phí cho đơn hàng mới, cần phải thêm chi phí vận chuyển hàng (3000$) cộng với số tiền đơn hàng cũ và chi phí sản xuất sau đó chi tổng giá trị của đơn hàng mới cho số lượng đơn đặt hàng cũ (0.2$x20000+3000$+X$)/ 20000= 0.35$ Khi theo dõi chênh lệch đơn giá giúp các công ty kiểm soát được chi tiêu mua sắm của họ Do đó, ngoài việc thu mua được nguyên vật liệu có mức giá phù hợp thì việc lựa chọn một đơn vị vận chuyển có chi phí rẻ sẽ giúp công ty nâng cao được lợi nhuận của mình Ngoài ra, các doanh nghiệp còn giảm được một lượng lớn chí phí vận chuyển khi thuê ngoài thay vì tự mình bởi họ không cần đầu tư vốn vào các thiết bị, phương tiện, nguồn nhân lực,…
Thư viện ĐH Thăng Long
1.2.6.2 Thời gian vận chuyển hàng hóa
Một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp là thời gian vận chuyển hàng hóa Với tiêu chí này, doanh nghiệp cần xem xét thời gian giao hàng trung bình của một lô hàng cụ thể là bao nhiêu ngày? Từ đó mới có thể đánh giá được nhà cung cấp sẽ có thể cung cấp dịch vụ đúng theo thời gian cam kết không Đảm bảo được yêu cầu của tiêu chí này sẽ giúp công ty đạt được sự tin cậy của các khách hàng của mình
1.2.6.3 Chất lượng dịch vụ, hàng hóa Đây là một tiêu chí tương đối quan trọng trong việc đánh giá nhà cung cấp vận chuyển Doanh nghiệp cần phải cân nhắc và xem xét số lượng/ tỷ lệ hàng hóa hư hỏng khi hàng được giao đến hoặc hư hỏng do chất lượng thấp không đảm bảo các tiêu chuẩn đã cam kết
Tỷ lệ cần xác định gồm tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trên mỗi đơn hàng được giao, tỷ lệ đơn hàng có hư hỏng trên tổng đơn hàng theo kỳ thống kê, giá trị hàng hóa hư hỏng theo đơn hàng và tổng giá trị hư hỏng theo kỳ thống kê Từ các số liệu trên, nhà quản trị sẽ dễ dàng so sánh các nhà cung cấp của cùng nhóm mặt hàng/ dịch vụ để ra quyết định mua hàng phù hợp
Ngoài ra có thể xem xét thêm tiêu chí dịch vụ đa dạng Nhà cung cấp ngoài cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế, nội địa họ có thể cung cấp các dịch vụ logistics khác không
Ví dụ như: khai báo hải quan, thông quan tại cảng, cho thuê kho, bãi,… Điều này sẽ rất có ích cho doanh nghiệp nếu có được nhà cung cấp đa dạng dịch vụ như vậy
1.2.6.5 Thời gian phản hồi thông tin
Tiêu chí này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được thời gian nhà cung cấp phản hồi các yêu cầu, thắc mắc của doanh nghiệp trong bao lâu, nhanh hay chậm,…
1.2.6.6 Sự ổn định về tài chính
Việc đánh giá tình trang tài chính của nhà cung cấp tiềm năng cũng là một trong những tiêu chí quan trọng cần xem xét khi đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Có một sự thực là việc lựa chọn nhà cung cấp trong điều kiện tài chính kém có thể dẫn đến rủi ro Đó có thể là nguy cơ về nhà cung cấp sẽ ngừng kinh doanh Hoặc không thể có đủ nguồn lực, trang thiết bị hoặc nghiên cứu cần thiết cho các cải tiến về công nghệ Không chỉ vậy, nhà cung cấp có thể trở nên phụ thuộc về tài chính vào người mua
Do đó, việc yếu kém về tài chính cũng thể hiện kết quả của chất lượng kém hoặc hiệu suất giao hàng dẫn đến sự thay đổi về nhà cung cấp thậm chí là hủy đơn hàng Vì vậy người mua cần phải liên tục đánh giá tình trạng tài chính của các nhà cung cấp.
Lựa chọn nhà cung cấp và đạt được thỏa thuận
Sau khi thực hiện đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:
- Ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp
- Nhà cung cấp sở hữu tổng số điểm đánh giá cao nhất
Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra kết luận và lựa chọn ra được nhà cung cấp tiềm năng của mình để liên hệ và tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng.
Xây dựng khảo sát đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Xác định danh mục đánh giá nhà cung cấp
Ngay từ bước đầu tiên khi phát triển cuộc khảo sát nhà cung cấp là quyết định các danh mục được bao gồm
Sơ đồ 1.2 Phát triển khảo sát đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Thư viện ĐH Thăng Long
12 ( Nguồn: Purchasing & Supply Chain Management- Robert M Monczka & Patterso)
Chỉ định trọng số cho mỗi danh mục đánh giá
Các hạng mục hiệu suất thường nhận được trọng số phản ánh tầm quan trọng tương đối thuộc thể loại đó Các trọng số được chỉ định phản ánh tầm quan trọng tương đối của từng loại Tổng trọng số kết hợp phải bằng 1,0
Ví dụ: Với danh mục hệ thống chất lượng nhận được 20% tổng số đánh giá, trong khi năng lực hệ thống nhận được 5% Điều này chỉ đơn giản phản ánh sự khác biệt về tầm quan trọng tương đối đối với người mua giữa hai loại hiệu suất Một cách mà ban quản lý đạt được sự linh hoạt này là chỉ định các trọng số khác nhau hoặc thêm hoặc xóa các danh mục hiệu suất theo yêu cầu
Tuy nhiên để xác định được trọng số tương ứng với độ quan trọng của từng tiêu chí, cần phải thực hiện bảng khảo sát, từ đó tính toán và đưa ra các con số phù hợp.
Xác định và cân nhắc các danh mục phụ
Bước 3 của quy trình này sẽ yêu cầu xác định bất kỳ danh mục phụ hiệu suất nào nếu có, trong mỗi danh mục hiệu suất rộng hơn Tại đây, người mua phải quyết định cách cân nhắc từng danh mục con trong danh mục đánh giá hiệu suất rộng hơn Tổng trọng số của danh mục con phải bằng tổng trong số của danh mục hiệu suất Hơn nữa, người mua phải xác định rõ hệ thống tính điểm được sử dụng trong từng danh mục.
Xác định hệ số tính điểm cho các danh mục chính và danh mục con
Bước 4 xác định từng điểm số trong một danh mục hiệu suất Nếu đánh giá sử dụng
5 điểm Thang đo để đánh giá một danh mục hiệu suất, sau đó người mua phải xác định rõ sự khác biệt giữa điểm số 5,4,3,… Một điểm quan trọng là phát triển một thang điểm xác định rõ ràng ý nghĩa của một điểm số cụ thể Một cách cụ thể hơn được thể hiện trong thang điểm 4 sau:
Sự thật không phù hợp chính (0 điểm kiếm được): Không đúng sự thật hoặc sự cố hoàn toàn của một hệ thống để đáp ứng yêu cầu hoặc bất kỳ sự không tuân thủ nào có thể dẫn đến việc vận chuyển sản phẩm không phù hợp có thể xảy ra
Sự không phù hợp nhỏ (kiếm được 1 điểm): Sự thật không tuân thủ (Mặc dù không lớn) mà phán đoán và kinh nghiệm chỉ ra có khả năng dẫn đến sự thất bại của hệ thống chất lượng hoặc làm giảm khả năng đảm bảo các quy trình hoặc sản phẩm được kiểm soát
Sự phù hợp (2 điểm đạt được): Không có sự không phù hợp lớn hoặc nhỏ nào được ghi nhận trong quá trình đánh giá
Tính đầy đủ (kiếm được 3 điểm): Hiệu suất hoặc tài liệu cụ thể của nhà cung cấp đáp ứng hoặc vượt quá các yêu cầu trong phạm vi hoạt động của nhà cung cấp
Sự phù hợp chính (4 điểm kiếm được): Tài liệu vượt quá yêu cầu của người mua, hệ thống giám sát quy trình nội bộ tại chỗ để bảo vệ chống lại sự cố lớn và đảm bảo rằng chỉ những bộ phận tốt mới được sản xuất và vận chuyển.
Đánh giá nhà cung cấp trực tiếp
Bước này yêu cầu lấy dữ liệu do nhà cung cấp cấp hoặc đến các cơ sở của nhà cung cấp để thực hiện đánh giá Nhà cung cấp sẽ phải trình bày bằng chứng trong các lĩnh vực của hệ thống kiểm soát quy trình, tổng kết chất lượng và một phần triệu lỗi hoăc hiệu suất giao hàng
Người mua nên đặt ra các yêu cầu hiệu suất tối thiểu có thể chấp nhận được để nhà cung cấp đáp ứng trước khi họ trở thành một phần của cơ sở cung ứng Người đánh phá phải quyết định xem những thiếu sót trong danh mục này có thể sửa chữa được hay chỉ đơn giản là thiếu khả năng thực hiện.
Xem xét kết quả đánh giá và đưa ra quyết định lựa chọn
Ở một số điểm, người đánh giá phải quyết định nên đề xuất hay từ chối nhà cung cấp Người mua có thể xem xét một nhà cung cấp cho việc kinh doanh dự kiến trong tương lai và không phải là một hợp đồng cụ thể Đánh giá các nhà cung cấp trước khi có yêu cầu mua hàng thực tế có thể cung cấp rất nhiều tính linh hoạt cho người mua Người mua có thể đánh giá một số nhà cung cấp có thể đang cạnh tranh cho cùng một đường dẫn Đánh giá ban đầu cung cấp một cách khách quan để so sánh các nhà cung cấp cạnh nhau trước khi đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng Người mua có thể quyết định sử dụng nhiều hơn một nhà cung cấp dựa trên kết quả khảo sát nhà cung cấp.
Xem xét và cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp liên tục
Việc khảo sát hoặc tham quan nhà cung cấp chỉ là bước đầu tiên của quá trình đánh giá Nếu người mua quyết định chọn nhà cung cấp, nhà cung cấp sau đó phải thực hiện theo yêu cầu của người mua Sự nhấn mạnh chuyển từ đánh giá ban đầu và lựa chọn nhà cung cấp sang bằng chứng về cải tiến hiệu suất liên tục của các nhà cung cấp
Thư viện ĐH Thăng Long
THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP
Giới thiệu về công ty
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Công Nghiệp Protools Việt Nam
Tên quốc tế: VIETNAM PROTOOLS INDUSTRY COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: VIETNAM PROTOOLS
Đại diện pháp lý: (Bà) Nguyễn Thị Yến Nhi
Địa chỉ: Lô 30, Khu công nghiệp Quang Minh, Thị Trấn Quang Minh, Huyện
Mê Linh, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước
Lĩnh vực hoạt động chính: Sản xuất, xuất khẩu dao kéo, dụng cụ cầm tay và đồ kim loại thông dụng
Giá trị/ Sứ mệnh/ Tầm nhìn của doanh nghiệp
Giá trị doanh nghiệp: Định hướng con người, trung thực và trách nhiệm, đổi mới và thay đổi, chia sẻ giá trị
+ Sứ mệnh của doanh nghiệp: Tạo ra giá trị cho khách hàng, tạo ra hạnh phúc cho nhân viên và tạo ra của cải cho xã hội
+ Tầm nhìn của doanh nghiệp: Xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp và tạo ra một doanh nghiệp chất lượng cao
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 0.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Công Nghiệp Protools Việt Nam
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Công ty Protools có Giám đốc là người điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của công ty như:
+Quyết định các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
+ Ban hành các quy chế quản lý nội bộ
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý…
Và Giám đốc cũng chính là người trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty Dưới đây là chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
+ Tiếp nhận và theo dõi yêu cầu mua của các bộ phận
+ Tìm kiếm nhà cung cấp, yêu cầu báo giá, đàm phán giá, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán
+ Báo cáo so sánh và lựa chọn nhà cung cấp trình lên cấp trên để phê duyệt
+ Chuẩn bị đơn đặt hàng (PO) và soạn thảo hợp đồng (Nếu có)
+ Thu thập và lưu trữ chứng từ đầy đủ, đề xuất thanh toán cho bộ phận Kế toán + Lên kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp, phối hợp với kế toán để quản lý chứng từ, theo dõi công nợ với nhà cung cấp
+ Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
Kinh doanh phận Bộ Xuất NhậpKhẩu
Bộ phận Hành chính- Nhân sự
Bộ phận PMC-Kế hoạch sản xuất phậnBộ thuậtKỹ phậnBộ xuất Sản
Bộ phận QA&QC phậnBộ Kho
Thư viện ĐH Thăng Long
+ Tìm hiểu, nghiên cứu các sản phẩm của công ty để tư vấn giới thiệu cho khách hàng
+ Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại
+ Tìm kiếm khách hàng mới
+ Thực hiện các công việc theo sự phân công của cấp trên
Bộ phận xuất nhập khẩu:
+ Theo dõi việc vận chuyển nguyên liệu từ nước ngoài về nhà máy chế xuất Việt Nam, đồng thời theo dõi việc vận chuyển vật liệu mua trong và ngoài nước, đảm bảo hàng về đúng tiến độ
+ Xuất hàng thành phẩm: Theo dõi kế hoạch xuất hàng, sắp xếp vận chuyển hàng thành phẩm đến địa điểm do khách hàng chỉ định theo điều kiện giao hàng, đảm bảo chính xác và kịp thời
+ Khai báo hải quan: chịu trách nhiệm khai báo nhập khẩu khi nhập khẩu nguyên vật liệu, thiết bị và đồ gá từ nước ngoài và khai báo xuất khẩu khi cần gửi hàng thành phẩm ra nước ngoài, xử lý bất thường trong quá trình khai báo hải quan
+ Liên hệ và quản lý Forwarder; liên hệ làm việc và giữ mối quan hệ với Hải quan; theo dõi chính sách mới của Hải quan; phối hợp với kế toán để quản lý chứng từ,… + Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ được yêu cầu (hóa đơn, sổ quỹ, sao kê ngân hàng, thỏa thuận…)
+ Chuẩn bị thanh toán cho nhà cung cấp
+ Thực hiện tất toán ngân hàng hàng tháng
+ Thường xuyên duy trì đối chiếu số tài khoản chi tiết với sổ tổng hợp
+ Kiểm tra nhập xuất tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu Đối chiếu số liệu với thủ kho và các phòng liên quan
+ Lập báo cáo theo phân công của kế toán trưởng
+ Làm báo cáo thuế VAT tháng
+ Lập báo cáo quản trị, báo cáo khác theo phân công của kế toán trưởng
+ Các nhiệm vụ khác theo sự phân công
Bộ phận Hành chính-Nhân sự
+ Thực hiện các công việc quản lý hồ sơ, data Nhân sự
+ Thực hiện các công việc Hành chính tổng hợp như chấm công, xử lý các thủ tục xuất nhập cảnh cho nhân viên trung quốc
+ Hỗ trợ BGĐ về việc xây dựng kế hoạch công việc cụ thể
+ Theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục công việc của công ty, các vấn đề liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập ngân sách và giám sát nguồn ngân sách
+ Tham gia lên kế hoạch tổ chức sự kiện, các chương trình nội bộ cho nhân sự + Dịch các văn bản, tài liệu song ngữ Trung-Việt (khi cần)
Bộ phận PMC- Kế hoạch sản xuất:
+ Lên kế hoạch cho nguyên vật liệu sản xuất
+ Tính toán nguyên vật liệu, tính toán định mức sử dụng nguyên vật liệu, làm báo cáo
+ Liên hệ nhà cung cấp về báo giá và lập kế hoạch mua hàng
+ Quản lý và thực hiện kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng đảm bảo quá trình sản xuất của công ty phù hợp, đúng tiến độ tới khách hàng
+ Báo cáo tình hình sản xuất, theo dõi đơn hàng từ khi nhận đơn hàng đến khi xuất đơn hàng
+ Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất có liên quan
+ Chịu trách nhiệm về tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm
+ Làm việc với sale và khách hàng về các vấn đề liên quan đến đơn hàng mình quản lý
+ Một số công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên
Bộ phận sản xuất: Thực hiện lắp ráp, sản xuất, đóng gói các sản phẩm của công ty
Bộ phận Kho: Chịu trách nhiệm quản lý lượng hàng xuất/ nhập; Phối hợp với bộ phận mua hàng và bộ phận xuất nhập khẩu để dỡ hàng/ đóng hàng khi có những lô hàng về nhà máy hoặc cần xuất đi;…
+ Lắp đặt, sửa chữa, nâng cấp hệ thống thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất,… theo công nghệ mới tiên tiến, phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp
+ Thường xuyên kiểm tra, giám sát, đảm bảo hệ thống máy móc hoạt động ổn định, chính xác và an toàn
Thư viện ĐH Thăng Long
18 + Theo dõi, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và thay mới hệ thống thiết bị theo định kỳ hoặc khi có dấu hiệu hư hỏng
+ Giải quyết các vấn đề, sự cố liên quan đến hệ thống kỹ thuật, máy móc, thiết bị
+ Đề xuất, đưa ra quy trình phát triển sản phẩm phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng dự án
+ Đưa ra tài liệu, biểu mẫu, hướng dẫn để đảm bảo chất lượng của sản phẩm + Kiểm tra, điều chỉnh việc thực thi quy trình của các bộ phận trong nhóm làm sản phẩm có đúng quy trình đã đề ra hay không
+ Hỗ trợ nhân viên sản xuất tìm hiểu về tiêu chuẩn chất lượng, các quy trình và cách thức thực hiện
+ Phát hiện nguyên nhân và khắc phục hậu quả trong trường hợp xảy ra lỗi
+ Đánh giá quy trình sản xuất và hệ thống quản lý của công ty, đề xuất phương hướng điều chỉnh, thay đổi quy trình sao cho phù hợp với sản phẩm và tình hình thực tế
+ Thiết lập các thủ tục, tiêu chuẩn chất lượng và thông số kỹ thuật cho từng sản phẩm của doanh nghiệp
+ Phối hợp với bộ phận mua hàng để đảm bảo chất lượng nguồn nguyên liệu đầu vào đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng
+ Thiết lập và thực thi các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn trong quá trình thực hiện công việc Tiến hành việc nghiên cứu để tìm ra giải pháp nhằm cắt giảm lãng phí và tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực
+ Đưa ra đề xuất cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về cách thức cải thiện các quy trình kiểm soát chất lượng
+ Thực hiện việc kiểm tra chất lượng của nguyên liệu và thành phẩm + Phê duyệt các sản phẩm đạt yêu cầu và loại bỏ các sản phẩm lỗi
+ Lập các báo cáo về công tác kiểm soát chất lượng cho ban lãnh đạo doanh nghiệp
2.1.3 Lĩnh vực hoạt động chính của công ty
Lĩnh vực hoạt động của công ty: Sản xuất và xuất khẩu dao kéo, dụng cụ cầm tay và đồ kim loại thông dụng
Các sản phẩm của công ty: Hiện tại các sản phẩm được công ty sản xuất và xuất khẩu bao gồm 114 sản phẩm khác nhau, điển hình là một số sản phẩm thông dụng hay được xuất khẩu tới các đối tác như:
Mã 48-22-3993V, 48-22-3986V, 48-22-3990V,…: Bộ bật phấn (cầm tay) dùng để đo và kẻ vạch
Mã 48-22-3989V: Cuộn dây dù- phụ kiện thay thế của các sản phẩm bộ bật phấn
Mã 48-22-0305V: Cưa tay bằng kim loại
Mã FT1001, FT1005, FT2000: Bộ bay chát (xoa) tường
Mã A99LM2, A99HT3,…: Bản lề khóa bằng nhựa
Mã A99DLK5: Bộ dụng cụ cầm tay dùng để tạo lỗ (khoét) trên vật liệu bằng gỗ
Mã HHCTSN1: Bộ kìm bằng sắt dùng kể cắt sắt
Mã HHCTUR04A: Bộ dao đa năng bằng kim loại
Mã MACPYP001: Bộ dụng cụ thông rác bằng nhựa
Mã STM801, STM 804, STM 805, STM807, STM809,…: Bộ móc treo bằng thép
Mã STM824: Bộ móc kẹp đảo chiều bằng nhựa
Mã HHTMT01: Dao quét (gạt) sơn đa năng
Mã RLWK7, RLWK12, RLWK15: Bộ kít giá treo tường
Hình 0.1 Hình ảnh một vài sản phẩm thường được sản xuất và xuất khẩu của công ty
Thư viện ĐH Thăng Long
Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty
Sơ đồ 0.2 Sơ đồ chuỗi cung ứng của Công ty TNHH Công Nghiệp Protools Việt Nam
Nhà cung cấp: Công ty chủ yếu nhập nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất từ các công ty bên Trung Quốc như: Protools Industry Inc (thành phố Thượng Hải); Ningbo Juqianyuan Trading Co.,Ltd (thành phố Ninh Ba) ; Shanghai Kunjec Handtools&Hardware Co.Ltd (thành phố Thượng Hải);… Ngoài ra cũng có một vài nhà cung cấp nội địa khác
Các nguyên vật liệu thường được nhập về nhà máy là các nguyên vật liệu để phục vụ quá trình sản xuất như móc bằng thép, dây dù, thùng carton bằng giấy sóng, nắp chụp sản phẩm trên bằng nhựa PVC, túi nhựa PE dùng để bọc sản phẩm, vít, móc sắt, lò xo cuộn,…
Ngoài các nhà cung cấp cung cấp nguyên vật liệu để phục vụ hoạt động sản xuất, công ty còn có các bên Logistics cung cấp các phương tiện vận tải: để có thể xuất khẩu sản phẩm đi dễ dàng và nhanh chóng hơn, công ty thường phối hợp với các bên logistics lớn có nhiều năm kinh nghiệm như: Công ty TNHH Seko Logistics, Công ty TNHH Hàng Hải Toàn Cầu, Công ty cổ phần Logistics Vinalink,…
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tại Công ty TNHH Công Nghiệp Protools Việt Nam
Công ty TNHH Công Nghiệp Protools Việt Nam là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí, dụng cụ cầm tay và xuất khẩu sang thị trường nước ngoài Tuy nhiên, khi muốn mang sản phẩm của mình ra cảng để xuất khẩu hoặc mang nguyên vật liệu đã được vận chuyển từ nước ngoài về cảng, cửa khẩu tại Việt Nam về kho của công ty thì cần phải vận chuyển đường bộ khoảng 2h Thay vì lựa chọn đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, nhân viên, để thực hiện những công đoạn này thì công ty quyết định thuê ngoài dịch vụ vận chuyển Điều này giúp công ty có thể tập
Thư viện ĐH Thăng Long
22 trung nguồn lực, chi phí vào thế mạnh của mình đó là mảng sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, để có thể lựa chọn được cho mình nhà cung cấp phù hợp, công ty cần phải lên kế hoạch cụ thể để đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp tiềm năng nhất
Vì vậy, để đánh giá và lựa chọn cho mình những nhà cung cấp một cách khách quan nhất, Công ty Protools cũng thực hiện đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp theo một quá trình cụ thể
2.2.1 Xác định cầu của công ty Đây là một công việc quan trọng nhất mà các doanh nghiệp đều phải quan tâm khi lựa chọn nhà cung cấp Tại giai đoạn này, công ty sẽ cần làm rõ mục đích khi lựa chọn nhà cung cấp đó là gì? Lựa chọn nhà cung cấp cho nhu cầu nguyên vật liệu đầu vào để phục vụ quá trình sản xuất hay nhà cung cấp cho dịch vụ vận chuyển, đóng gói bao bì, Bởi vì đối với mỗi loại hình nhà cung cấp khác nhau sẽ cần đánh giá theo những cách thức, những tiêu chí khác nhau Đối với Công ty TNHH Công nghiệp Protools Việt Nam cũng vậy, để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, bước đầu tiên công ty sẽ làm rõ yêu cầu tìm nhà cung cấp cho mục đích nào Và ở đây là tìm nhà cung cấp phục vụ cho mục đích vận chuyển hàng hóa Với mục đích này, việc tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp sẽ không thể giống với việc đánh giá nhà cung cấp nguyên vật liệu
Như vậy, sau khi đã làm rõ được mục đích tìm nhà cung cấp, công ty sẽ tiếp tục thực hiện làm rõ các yêu cầu và những điều kiện khác để có thể đưa ra những tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp một cách chính xác nhất
2.2.2 Yêu cầu tìm nguồn cung ứng chính
Như đã được đề cập ở phía trên, để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp một cách chính xác nhất, điều quan trọng là phải hiểu các yêu cầu, tiêu chí quan trọng đối với việc tìm kiếm nhà cung cấp đó bởi những tiêu chí, yêu cầu để đánh giá này sẽ phụ thuộc vào từng ngành hàng khác nhau hay phụ thuộc vào các yêu cầu của doanh nghiệp Với Công ty Protools, hiện công ty đang cần tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa Nhìn chung, với loại hình dịch vụ này, sẽ có một vài tiêu chí đánh giá nhà cung cấp phổ biến thường được công ty áp dụng với các tiêu chí như sau:
Thời gian vận chuyển hàng hóa
Sự đa dạng của các loại dịch vụ, ngoài vận tải nội địa thì có các dịch vụ vận tải quốc tế không, có làm dịch vụ thông quan không,
Thời gian phản hồi thông tin
Hiệu suất cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Rủi ro tài chính của nhà cung cấp
Khi các tiêu chí để tìm kiếm nhà cung cấp và phục vụ cho mục đích đánh giá nhà cung cấp sau này đã được xác định, các nhân viên của công ty sẽ tiếp tục tìm kiếm những thông tin chi tiết hơn ở các bước tiếp theo
2.2.3 Nguồn cung ứng tiềm năng
Như chúng ta đã biết, nguồn cung tiềm năng để đánh giá các nhà cung cấp có thể xảy ra theo nhiều cách khác nhau Công ty có thể lựa chọn những nhà cung cấp hoàn toàn mới hoặc là việc gia hạn hợp đồng với những nhà cung cấp cũ Đây là những việc cần thiết mà công ty cần xét đến ngay từ những bước đầu khi công ty bắt đầu hoạt động đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển Không chỉ vậy, để đánh giá một nhà cung cấp thì Protools còn cần phải xem xét đến rất nhiều yếu tố khác nữa để có thể giảm thiểu chi phí vận chuyển và tăng lợi nhuận cho mình
Trong khi xét đến các nguồn cung ứng tiềm năng thì thường cũng giống như những công ty khác Protools sẽ ưu tiên xét đến nhà cung cấp hiện tại, bởi đó là nguồn cung ứng phù hợp và có thể đáp ứng yêu cầu hiện tại của công ty Khi sử dụng nhà cung cấp hiện tại, công ty Protools sẽ không cần phải lo lắng về chất lượng dịch vụ cũng như hiệu quả của dịch vụ Điều này còn giúp công ty giảm được chi phí cũng như nguồn lực cần thiết để tìm thêm những nhà cung cấp mới
Nếu chỉ mãi mãi sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hiện tại, tuy có dễ dàng nhưng để sử dụng phương pháp này lâu dài thì không phải cách tốt nhất Bởi lẽ, công ty sẽ không thể biết rằng liệu có các nhà cung cấp khác tốt hơn không, giá hợp lý hơn hay không Vì vậy, công ty cũng liên tục tìm kiếm và mở rộng các nguồn cung cấp mới để tìm ra những nhà cung cấp tốt nhất
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp cũng trở nên đa dạng và dễ dàng hơn rất nhiều Chính vì vậy, việc sử dụng mạng xã hội và Internet để tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng mới cũng được Protools ưu tiên áp dụng Nhờ Internet, Protools có thể dễ dàng tìm được những thông tin về nhà cung cấp, xem được hình ảnh cơ sở vật chất, thậm chí là có thể xem được những phản hồi của các khách hàng cũ Ví dụ: một nguồn cung ứng tiềm năng mà nhân viên của công ty thường tham khảo đó là các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo,… Ở trên đó, thường sẽ có những nhóm riêng về từng ngành, từng chuyên môn Những nhóm này thường kết nối các nhân viên của rất nhiều công ty, chúng ta có thể chủ động đăng bài hỏi về một dịch vụ nào đó, hoặc có thể nhân viên của những công ty khác sẽ chủ động đăng bài chào giá,… Từ đó, chúng ta sẽ trực tiếp trao đổi với nhân viên của
Thư viện ĐH Thăng Long
24 các công ty để tìm hiểu thêm về những dịch vụ vận chuyển mình cần Cách này nhìn chung khá nhanh chóng và dễ dàng, tuy nhiên có hạn chế là ta không thể kiểm soát được tính chân thực của dịch vụ
Hình 2.1 Một trong những nơi tìm nguồn cung tiềm năng Group Facebook “Logistics Việt Nam”- Group kết nối các Công ty Logistics, Forwarder và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Hình 2.2 Bài đăng giới thiệu của một nhà cung cấp trên mạng xã hội Facebook
Ngoài ra, công ty cũng sử dụng một cách khá hữu dụng đó là công ty cũng sẽ cân nhắc các ý kiến, đề xuất từ các nhân viên của phòng Xuất Nhập Khẩu, phòng Thu mua Bởi lẽ trong số các nhân viên của các phòng này cũng sẽ có một vài nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, họ đã từng làm việc tại nhiều doanh nghiệp khác nhau Chính vì vậy, họ có những kiến thức, kỹ năng vững chắc về khả năng tìm kiếm nhà cung cấp Hơn nữa, họ cũng có thể quen thuộc với nhiều nhà cung cấp hoặc có những mối quan hệ rộng rãi kết nối với nhiều nhà cung cấp khác nhau
GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP PROTOOLS VIỆT
Nhận xét
Các bước tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp khá logic, liên quan chặt chẽ và được diễn ra tuần tự theo trình tự nhất định Điều này giúp doanh nghiệp không bị bỏ sót các khía cạnh khác nhau khi tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Phương pháp đánh giá rất dễ hiểu và dễ sử dụng
Phương pháp này có thể giúp công ty tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện đánh giá
Giúp công ty có thể nhìn rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng nhà cung cấp
Nhân sự các phòng ban có thể cùng tham gia thực hiện, góp ý,…
Hạn chế: Thực tế sau khi phân tích bảy giai đoạn quan trọng liên quan đến quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, em nhận ra rằng có những giai đoạn vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế gây khó khăn cho công ty khi đánh giá một đơn vị cung cấp
Việc đánh giá, chấm điểm cho nhà cung cấp tuy khá cẩn thận nhưng cũng khá mang sự cảm tính bởi việc xem xét chỉ diễn ra thông qua những thông tin nhà cung cấp gửi, những thông tin qua trang web của nhà cung cấp,… chứ không phải do chính doanh nghiệp tự ghé thăm nhà cung cấp và xem xét
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp ở bước 6 còn khá ít, điều này làm cho việc đánh giá còn chưa được chính xác
Giải pháp
Việc thực hiện đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển tại Công ty TNHH Công nghiệp Protools Việt Nam nhìn chung khá chi tiết và cẩn thận, tuy nhiên vẫn còn một số chỗ chưa hợp lý Dưới đây là một số giải pháp để giúp công ty có thể đánh giá nhà cung cấp một cách chính xác nhất:
Trước khi tiến hành thực hiện Bước 6 đánh giá và cho điểm các nhà cung cấp, thay vì chỉ xem các thông tin được nhà cung cấp đưa ra hoặc tham khảo trên mạng Internet, doanh nghiệp cần cử người đến thăm cơ sở nhà cung cấp trực tiếp Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn
Thư viện ĐH Thăng Long
Doanh nghiệp nên đưa ra nhiều tiêu chí hơn nữa ngoài 6 tiêu chí ở Bước 2 và Bước 6 để việc đánh giá nhà cung cấp được bao quát và chi tiết hơn.