đề tài tổ chức một cuộc họp cho công ty

Nhóm 2 Bộ môn: Kỹ năng lập kế hoạchLớp: 522107CĐề tài: Tổ chức cuộc họp cho một công ty.Đề tài tự chọn: Tổ chức cuộc họp đầu tuần của phòng ban Marketing thuộc công ty cổ phần đầu tư phá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHƯƠNG ĐÔNG

-BÀI TẬP NHÓM 2

BỘ MÔN LẬP KẾ HOẠCH

ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC MỘT CUỘC HỌP CHO CÔNG

TY

GIẢNG VIÊN: NGUYỄN ĐẮC TUÂN

LỚP: 522107C

Nhóm 2

Bộ môn: Kỹ năng lập kế hoạch

Lớp: 522107C

Đề tài: Tổ chức cuộc họp cho một công ty

Đề tài tự chọn: Tổ chức cuộc họp đầu tuần của phòng ban Marketing thuộc công ty cổ phần đầu tư phát triển giáo dục VTC E

Thành viên nhóm

ST

T

Word, Biên bản họp, Nội dung Design MKT

MKT

Nội dung Direct MKT

MKT

Nội dung Digital MKT

MKT

Nội dung Content MKT

MKT

Slide

Chuẩn bị và diễn biến

- Chuẩn bị: Máy chiếu, máy tính, bút, biên bản họp, tài liệu…

- Trước 10h mọi người phải nộp đầy đủ nội dung tiến trình và kết quả làm việc tuần qua

- Từng người sẽ có một biên bản họp và mỗi người sẽ lên nói về phần của mình Bất cứ ai lên báo cáo chỉ dừng lại ở KPI và khó khăn

- Sau khi báo cáo trưởng phòng mới bắt đầu hỏi đề xuất ý tưởng của mọi người

- Sau khi mỗi người nói ý tuởng xong cả đội cùng nhau thảo luận, phát biểu ý kiến, chọn lựa phương án phù hợp, lập kế hoạch tuần mới

- Tờ biên bản mọi ngưỡi cầm, ai đảm nhiệm vị trí nào sẽ ghi lại nội dung quan trọng của buổi họp liên quan đến phần của mình

- Tờ biên bản họp sẽ đóng ở cuối trang

Lịch họp

- Chuẩn bị tài liệu họp trước 10h sáng ngày ………

- Bắt đầu họp lúc 10h30 ngày ………

- Địa điểm: Phòng họp 1

Mục đích cuộc họp

- Nắm bắt tình hình làm việc của từng bộ phận phòng ban trong tuần qua.

- Đánh giá và nhận xét qua chỉ tiêu hiện có

- Chỉ ra vấn đề, khó khăn gặp phải và đề xuất ý tưởng, giải pháp khắc phục

- Lập kế hoạch cho tuần tiếp theo thông qua việc theo dõi tiến trình làm việc của cả đội

Kế hoạch tuần trước

Direct

MKT

- 5000 data

- 15 trường THPT (Nội và ngoại thành

HN)

- Chuẩn bị 1 đội tour tối thiểu 5

người

-150 học sinh tham dự

- Đảm bảo phân công công việc ổn định cho mọi người

- Set up đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho sự kiện

Digital

MKT

- Data thực tế: 4500

- Số lượng học sinh thật sự quan tâm

đến việc nhập học vào VTC: 100 học

sinh

- Chạy quảng cáo liên quan đến VTC

trên Tik Tok: 3 bài về tuyển sinh 2k5

- Chạy quảng cáo sự kiện trên Fb: 1 bài

Conten

t MKT

Thiết kế nội dung 3 bài cho bên

Digital

Thiết kế 1 nội dung cho bên Digital

Design

MKT

Quay video và chỉnh cho 3 bài đăng

của bên Digital

Chụp và chỉnh ảnh cho sự kiện để bên Digital đăng bài

Thiết kế sơ đồ VTC cho học sinh, nội dung quảng cáo sự kiện

Báo cáo tuần này

Nhóm Direct MKT

- Đội tour: 5 người

- 80/150 học sinh tham dự

- Các bạn học sinh rất thích thú khi tham quan cơ sở vật chất của trường và trải nhiệm học thử cùng các trò chơi vui đố có thưởng do chương trình tổ chức

Khó khăn - Học sinh nội thành vẫn chưa quá quan tâm - Học sinh vẫn còn hơi đông

- Chỉ xin được giờ ra chơi (các học sinh đang

ôn thi không thể lấy nhiều thời gian ) thời gian

truyền đạt ngắn (kém hiệu quả)

- Học sinh không phối hợp điền thông tin

- Nhiều phiếu phát ra không được điền

nghiêm túc

- Vị trí của các trường còn cách nhau khá xa

- Một trường không cho vào, chỉ cho phát

phiếu truyền thông

- Một trường bị hoãn do đi vào đúng lúc nhà

trường tổ chức văn nghệ học sinh nên phải

đợi hết văn nghệ mới vào làm công tác truyền

thông được, vì vậy một trường đằng sau

không đi được vì không đủ thời gian

- Đội tour bị nản vì phải dậy sớm mà toàn là

nữ nên tinh thần bị mệt mỏi

- Học sinh không tham gia đầy

đủ bởi nhà trường chỉ cho những học sinh và lớp ưu tú đi nên không tiếp cận được với đối tượng học sinh khác

- Thiếu nhân lực, chưa bao quát hết được học sinh nên hết giờ trải nhiệm học thử tham quan thì mất khá nhiều thời gian để dẫn các bạn quay trờ lại hội trường

- T- Break chưa chuẩn bị đủ

Khắc phục

tạm thời

- Vì học sinh nội thành không quan tâm nên

chỉ trú trọng thu data nhiều nhất có thể

- Bạn nào không điền cố gắng thuyết phục các

em điền để thu Datta

- Trường không đi được vì vướng trường sự

kiên kia thì đã gọi điện cho trường lấy lí do “

công ty có cuộc họp’’ và rời lịch ghé trường

sang hôm khác

- T- Break đã được mua thêm trước khi các bạn học sinh bắt đầu ăn

Đề xuất ý

tưởng

- Đào tạo kĩ lại CTV đi

tour để dễ dàng tiếp cận

học sinh

- Tuyển thêm CTV nam

để đi tour trường hiệu

quả hơn

- ‘’ Đánh ‘’ vào các trường ngoài Hà Nội

- Đặt vị trí các trường gần nhau hơn

- Hỏi trước các trường xem có bận lịch sự kiện nào của trường không, hoạc là lịch thi để đổi trường khác hoặc rời lịch sang hôm khác

- Tuyển thêm CTV để làm việc cho những sự kiện sắp tới

- Khi đi tour trường cần tạo cơ hội gặp gỡ tốt với giáo viên, hiệu trưởng trường để có cơ hội được tổ chức các buổi sự kiện có sự hợp tác cùng các trường THPT

- Gắng truyền thông tốt, note vào những bạn thật sự quan tâm để chuyển về bên tư vấn nóng, tập hợp data nóng để chuẩn bị các sự kiện học sinh

tự phát sinh đến sự kiện

Nhóm Digital MKT

ND Data thực

tế

Sai số Chạy Ads Sự

kiện trên FB

Số lượng hs nhâp học

Chạy Ads thườngTik Tok

data

950 data Chạy Ads sự

kiện VTC trên

Fb

1 bài được đăng sau khi sự kiện kết thúc:

Ngày hội trải nghiệm VTCA x THPT Dương Xá

63like, 4cmt, 5 share

1 2k5 xét tuyển thẳng chỉ có tại VTC

(724 view, 24 like, 7 cmt)

2 2k5 đáng thương k nhỉ?

(155.5k view, 725 like,

23 cmt)

3 2k5 tự gạt bỏ áp lực bằng cách (164.7k view, 452 like, 6cmt)

- View cao

Khó

khăn

- Học sinh cho số rác - Lượt tiếp cận

tới người dùng

FB thấp

- Độ thảo luận

về bài đăng chưa cao

- Sự kiện diễn

ra các bạn học sinh khi nghe giảng viên nói một số bạn hàng dưới có

vẻ không tập trung nghe

- Một số phòng trang trí sơ sài chưa được đẹp không thu hút nhiều học sinh

- Tương tác còn hạn chế vì chưa kèm thêm hastag #xh …

Ý

- Chạy thử ads - Liên hệ, trao - Đăng nhiều bài hơn

tưởng

đề

xuất

trên Tik Tok để nhiều người biết hơn

đổi kĩ lưỡng với giảng viên

để đưa ra đề xuất giải pháp phù hợp

- Đi xin và kiếm thêm các sản phẩm của học viên của trường để show ra thu hút các em

- Đưa ra các chương trình

ưu đãi như học bổng toàn phần, học bổng 50%, 30%

- Voucher giảm học phí hoặc bốc thăm trúng thưởng

IP 14 promax

trên các nền tảng xã hội khác để tiếp cận được với nhiều học sinh

- Đính kèm hastag để kéo tương tác dễ lên xu hướng

Nhóm Content MKT

video cho 3 bài đăng Tik Tok

Viết 1/1 bài nội dung cho 1 bài đăng FB

Đề xuất ý tưởng - Mượn thêm các bạn CTV để

quay video

- Chọn nhạc nền đang bắt trend hiện nay

- Cập nhật trend phát triển kênh

- Tạo video với nội dung thử thách trải nhiệm bộ môn thiết kế

về VTC …

- Nội dung: Hướng dẫn 2k5 đăng

kí xét học bổng tại VTC

Nhóm Design MKT

bài đăng Tik Tok

Đã chụp và chỉnh 37 ảnh cho bài đăng FB

Đã thiết kế sơ đồ và banner, standee

giới thiệu sự kiện vì các biển trước bị gãy và nát

Kế hoạch tuần tới

Direct

MKT

- 10000 data

- 27 trường THPT (Các tỉnh lân cận)

- Chuẩn bị 2 đội tour tối thiểu 6

người

- 100 học sinh tham dự

- Đảm bảo phân công công việc ổn định cho mọi người

- Liên hệ bên tư vấn tuyển sinh và các thầy để chuẩn bị tài liệu phỏng vấn học sinh tham dự học bổng

- Set up đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho sự kiện

Digital

MKT

- Data thực tế: 8500

- Số lượng học sinh thật sự quan tâm

đến việc nhập học vào VTC: 350 học

sinh

- Tiếp tục chạy quảng cáo liên quan

đến VTC trên Tik Tok: 3 – 4 bài về 2k5

trong thi Đại học

- Chạy quảng cáo sự kiện trên Fb: 3 bài + Giới thiệu sự kiện: 1 bài

+ Kết thúc sự kiện: 1 bài + Công bố kết quả học bổng: 1 bài

Conten

t MKT

Thiết kế nội dung cho bên Digital Thiết kế 3 nội dung cho bên Digital

Design

MKT

Quay video và chỉnh cho bên Digital Chụp và chỉnh ảnh cho sự kiện để bên

Digital đăng bài Thiết kế Banner quảng cáo sự kiện Trên là những nội dung chính liên quan đến buổi họp Dưới đây sẽ là biên bản họp

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

PHÁT TRIỂN GIÁO DỤC VTC E Độc Lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: … /BB - PM Hà Nội, ngày … tháng … năm 2023

BIÊN BẢN HỌP ĐẦU TUẦN

( Phòng ban Marketing )

Ngày: ……….

Giờ: 10h30 sáng

Địa điểm: Phòng họp

Hình thức: Offline

Chủ trì cuộc họp: Lương Phương Thảo

I Mục đích:

- Nắm bắt tình hình làm việc của từng bộ phận phòng ban trong tuần vừa qua

- Đánh giá & nhận xét qua chỉ tiêu hiện có

- Chỉ ra vấn đề khó khăn gặp phải, đề xuất ý tưởng, giải pháp khắc phục

- Lập kế hoạch cho tuần tiếp theo thông qua việc theo dõi tiến trình làm việc của mọi người

II Thành viên tham dự:

ST

Direct MKT

III Nội dung cuộc họp:

………

1 Báo cáo tiến độ làm việc và kết quả: ( Trình chiếu qua Slide )

2 Đề xuất các ý tưởng giải pháp:

………

………

………

………

………

3 Kế hoạch tuần tới cả team: ………

………

………

………

………

………

4 Nhiệm vụ được đảm nhận: ………

………

………

………

………

………

………

5 Hạn bàn giao công việc: ………

………

………

………

IV Kết luận: - Đã đánh giá được kết quả của các hoạt động tiếp thị trong tuần trước - Đã đưa ra các quyết định để giải quyết các vấn đề cần được xử lý - Đã đưa ra kế hoạch cho tuần tiếp theo - Các thành viên trong phòng ban đã cam kết thực hiện các công việc được giao và chịu trách nhiệm với các nhiệm vụ của mình Cuộc họp kết thúc vào lúc ……… cùng ngày Tất cả các nội dung trong cuộc họp đã đều được phê duyệt và nhất trí của các thành viên tham gia Người tham gia Chủ trì cuộc họp

Lương Phương Thảo ( Ký và ghi rõ họ tên )

KẾT THÚC BIÊN BẢN _ Đánh giá của chủ nhiệm môn

ST

T

1 Lương Phương Thảo 522107180 Trưởng phòng

Word, Biên bản họp, Nội dung Design MKT

Direct MKT

Nội dung Direct MKT

Digital MKT

Nội dung Digital MKT

Content MKT

Nội dung Content MKT

Design MKT

Slide