các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở phân tích những khó khăn hạn chế trong quá trình thực hiện các nguyên tắc đó tại ubnd quận bình tân và đề xuất giải pháp khắc phục

BAI TIEU LUAN KET THUC HOC PHAN

TEN DE TAI: CAC NGUYEN TAC TO CHUC HOAT DONG CONG SO PHAN TICH NHUNG KHO KHAN, HAN CHE TRONG

QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC NGUYÊN TÁC ĐÓ TAI UBND QUAN BINH TAN VA DE XUAT GIAI PHAP KHAC PHUC

Hoc phan: Kĩ thuật điều hành công sở

Mã phách:(Đề trồng)

Tp Hồ Chí Minh, năm 2024

MỤC LỤC

\10/0050055 1

CHUONG 2: CAC NGUYEN TAC TO CHUC HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ 5

2.1 Các nguyên tắc tô chức hoạt động công sở 2.1.1 Nguyên tắc công khai, minh bạch

2.1.2 Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục

2.1.3 Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của

2.1.4 Dân chủ hóa trong quá trình điều hành 6

2.2 Nhận xét chung về mối quan hệ giữa các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của công

CHUONG 3: PHAN TICH NHUNG KHO KHAN, HAN CHE TRONG QUA

TRINH THUC HIEN CAC NGUYEN TAC TO CHUC HOAT DONG CONG

SO TAIUY BAN NHAN DAN QUAN BINH TAN

3.1 Khó khăn về mặt chủ quan

3.1.2 Năng lực của cán bộ, công chức chưa đáp ứng yêu cầu -s-s 8 3.1.3 Ý thức chấp hành kỷ luật, pháp luật của một số cán bộ, công chức chưa cao

3.2.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công sở còn thiếu thốn 9

4.1 Giải pháp về mặt chủ quan 10

4.1.3 Tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức chấp hành kỷ

4.1.4 Nâng cao hiệu quả công tác phối hợp giữa các phòng ban, đơn vị 10

PHẢN MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động công sở đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước Việc tô chức hoạt động công sở theo đúng nguyên tắc góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, xây đựng chính quyền minh bạch, chuyên nghiệp

Đề tài này có ý nghĩa giáo dục, giúp nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân Quận Bình Tân về tầm quan trọng của việc tổ chức hoạt động công sở theo đúng nguyên tắc, góp phần xây dựng chính quyền minh bạch, chuyên nghiệp Ngoài ra còn giúp phân tích những khó khăn, hạn chế trong việc thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở tại Ủy ban nhân đân Quận Bình Tân, từ đó đề xuất giải pháp khắc phục, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban nhân dân quận

Nhận thức được tầm quan trọng của các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở và những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện ra sao, nên tôi đã chọn đề tài

“CAC NGUYEN TAC TO CHUC HOAT DONG CONG SO PHAN TICH NHUNG KHO KHAN, HAN CHE TRONG QUA TRINH THUC HIEN CAC NGUYÊN TÁC ĐÓ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH TÂN VÀ ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC?” là đề tài cho bài tiểu luận của mình

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các nguyên tắc tô chức trong hoạt động công sở Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Ủy ban nhân dân Quận Bình Tân

+ Về thời gian: Từ năm 2022 đến 2023

3 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở theo quy định của pháp

Đề xuất giải pháp khắc phục những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện các nguyên tắc tô chức hoạt động công sở tại Ủy ban nhân đân Quận Bình Tân 4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhìn chung, việc nắm vững các nguyên tắc điều hành công sở là vô cùng quan trọng đối với mỗi cán bộ, công chức Giúp cho mỗi cán bộ, công chức nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm của bản thân trong công việc; tăng cường tính tự giác, kỷ luật trong công việc; phát huy tỉnh thần đoàn kết, hợp tác trong công việc vả nâng cao trinh độ chuyên môn nghiệp vụ Ngoài ta còn phải tích cực học tập, nghiên cứu, trau dồi kiến thức về các nguyên tắc này để có thể thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của bản thân, góp phần xây dựng cơ quan hành chính nhà nước ngày cảng chuyên nghiệp, hiệu quả

5 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận trên, đề tài này sử dụng các phương pháp nhận thức khoa học cụ thê như: phương pháp so sánh, phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp thông kê

6 Bố cục bài tiểu luận

Bồ cục đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận thì phần nội dung gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: NHUNG VAN DE CHUNG VE CONG SG VA DIEU HANH CÔNG SỞ

CHƯƠNG 2: CÁC NGUYÊN TÁC TÔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ

CHUONG 3: PHAN TICH THUC TRANG THUC HIEN CAC NGUYEN TAC TO

CHUC HOAT DONG CONG SG TAI UY BAN NHAN DAN QUAN BINH TAN

VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

PHAN NOI DUNG

CHUONG 1: NHUNG VAN DE CHUNG VE CONG SO VA DIEU HANH CONG SO

1.1 Khái niệm công sở

Công sở là một tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được nhà nước công nhận Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cầu tô chức do luật pháp quy định, được nhà nước giao công sản và nhân lực, được sử dụng công quyền đề tô chức công việc nhà nước hoặc địch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng

Dựa vào khái niệm nêu trên có thể thấy về mặt nội dung công việc, hoạt động của công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cộng đồng; về mặt hình thức tổ chức thì công sở là một tập hợp cơ cấu tô chức, có phương tiện vật chất và con người được Nhà nước bảo trợ đề thực hiện nhiệm vụ của mình; về ý nghĩa tổ chức nhà nước thì có thể coi công sở là trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước, do Nhà nước lập ra và có thâm quyền giải quyết công vụ

Vậy từ phân tích trên có thé hiéu: Công sở là một tô chức thực hiện cơ chế điều

hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi phối hợp thực hiện một nhiệm vụ được

Nhà nước giao và là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lí nhà nước 1.2 Đặc điểm công sở

Các công sở thuộc các cấp, hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau có những đặc điểm đặc thù riêng Tuy nhiên, các công sở có một số đặc điểm chung, giúp phân biệt chúng với các loại tô chức khác trong xã hội, như sau:

- Một là, công sở là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp hoạt động thường xuyên, liên tục Công sở có địa vị pháp lý, có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định

- Hai là, công sở hoạt động đề thực thi quyền lực nhà nước Các công sở quản lý hành chính nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước để hoạch định và quản lý quá trình thực thi các chính sách công trong khi các công sở sự nghiệp chịu trách nhiệm về việc cung cấp các địch vụ công như giáo dục, y tẾ, v.v

- Ba là, công sở có địa vị pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn về thực thi

3

công vụ (các chính sách và các dịch vụ công) và cơ cầu tô chức được quy định cụ thé tại các văn bản pháp luật và được hệ thống pháp luật đảm bảo thi hành

- Bốn là, công sở có mối quan hệ mang tính thứ bậc (khái niệm 'cấp' trong cơ cầu thứ bậc) đề đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ trong điều hành và có mối quan

hệ mang tính phối hợp (khái niệm 'hệ) để đảm bảo nguyên tắc phối hơp (đồng bộ)

trong hành động với các công sở khác trong hệ thống

- Năm là, công vụ được thực hiện bởi một đội ngũ cán bộ công chức

- Sáu là, công sở có trụ sở xác định, có kinh phí hoạt động và các công sản khác đề thực thi công vụ

- Bảy là, công sở hoạt động dé phục vụ lợi ích công, lợi ích của nhân dan Trong các đặc điểm trên, đặc điểm thứ hai, thứ năm và thứ bảy là đặc điểm nỗi bật nhất, giúp đễ đàng nhận đạng và phân biệt công sở với các loại tổ chức khác trong

xã hội

1.3 Nhiệm vụ của công sở trong cơ quan hành chính nhà nước

Đề thực hiện tốt chức năng được phân định, công sở cần cụ thế hóa và thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể

Nhiệm vụ chung đối với mọi công sở là quản lý và thực thí công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công Nhiệm vụ chung này có thê được cụ thê hóa thành các nhiệm vụ cụ thé co ban sau đây:

- Xay dung chiến lược và lập kế hoạch hoạt động - Xây dựng và vận hành một cơ cầu tổ chức hop ly - Xây đưng và tô chức thực hiện Quy chế hoạt động

- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên

- Giám sát và kiểm tra hoạt động của don vi va ca nhân; - Xây dựng và quản lý hệ thông thông tin quản lý:

- Tổ chức hoạt động giao tiếp (trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt động tiếp dân)

- Quan lý việc chi tiêu ngân sách; - Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi

- Bao vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sờ:

- Xây dựng văn hóa công sở tích cực; và xây dụng công sở thành một tô chức

học tập

- Tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động

CHƯƠNG 2: CÁC NGUYEN TAC TO CHUC HOAT DONG CONG SO

2.1 Các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở

Các nguyên tắc trong hoạt động của công sở được đề ra nhằm bảo đảm cho các công sở có thể dựa vào đó đề tô chức hoạt động của mình một cách hợp lý, khoa học Các nguyên tắc chủ yếu có thể nèu lên như sau:

2.1.1 Nguyên tắc công khai, minh bạch

Nguyên tắc này được thể hiện: Công khai trong nội bộ công sở và công khai trước đối tượng phục vụ của công sở Nghĩa là mọi thành viên trong công sở phải được biết những công việc của mình, của nhóm mình và của toàn bộ công sở Việc công khai hóa các công việc có thê được thực hiện bằng nhiều biện pháp khác nhau như xây dựng, thông qua chương trình kế hoạch; thông qua việc kiêm tra đánh giá công việc, địa điêm công sở, trách nhiệm của từng bộ phận được giới thiệu rộng rãi nhăm phục vụ cho việc giao dịch thuận lợi; việc chị tiêu tài chính, sử dụng quỹ phúc lợi và việc phân phối các lợi ích vật chất cho cán bộ, công chức; công khai trong khen thưởng, ki luật, thi tuyển lao động Công khai hoạt động của công sở là cơ sở tạo ra sự hiệu biết và hợp tác trong công việc, xây dựng khối đại đoàn kết nhất trí giữa các bộ phận, cá nhân được thuận lợi đồng thời cũng tạo ra điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời với những thay đổi diễn ra trong quy trình thực hiện các nhiệm vụ chung, góp phần làm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu được hạn chế

2.1.2 Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục

Tính liên tục trong hoạt động công sở được hiểu là các công việc của công sở được điễn ra đều đặn, thường xuyên, không bị ngắt quãng Nguyên tắc này được đề ra theo quan niệm quản lý điều hành là một quá trình liên tục, thường xuyên, thông suốt nhờ phối hợp thực hiện các chức năng được giao theo quy chế hoạt động của công sở Trong quá trình phát triển, quy chế hoạt động của công sở không được tùy tiện thay đổi Trong trường hợp các quy chế cũ không còn phù hợp, đòi hỏi phải có sự thay đối

5

thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý khi điều hành công sở phải làm thế nào đề mọi công việc không bị gián đoạn trong quá trình bố sung, hoàn thiện quy chế

Biểu hiện của tính liên tục trong hoạt động của các công sở rất da đạng Trước hết là sự liên tục trong quan hệ điều hành Cần đảm bảo cho các quan hệ này không bị ngắt quãng để giúp cho các nhà quản lý có thê truyền đạt kịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý xuống cấp dưới, theo dõi được thường xuyên mọi hoạt động của công sở Thứ hai là sự phát triển liên tục của công việc của cả công sở và các bộ phận trong đó Nếu công việc thường xuyên bị bỏ đở, nếu công sở và các bộ phận của nó không có sự phát triển gắn bó với nhau thì điều đó có nghĩa là nguyên tắc về tính liên tục trong hoạt động của công sở đã không được thực hiện tốt Thứ ba; công sở phải được kiêm tra, đánh giá hoạt động công sở Hoạt động của mỗi công sở phải được cấp trên thường xuyên theo dõi, kiếm tra, dánh giá Quản lý mà không có kiếm tra thì coi

như không quản lý Kiểm tra có kết quả mà không xử lý điều chỉnh thì coi như không

có kiểm tra Vì vậy muốn đảm bảo cho công sở hoạt động liên tục, có hiệu quả thì phải làm tốt công tác kiểm tra

2.1.3 Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong công sở

Dựa trên tính chất, nội dung công việc trong công sở là khác nhau nên đề đảm bảo hiệu quả quản lý cần sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn trong công sở đề tránh chồng chéo trong thực hiện công việc Sự phân công trong công sở là đề chính thực hóa những nhiệm vụ vả quyền han cu thé cho từng thành viên trong tô chức và đề thúc đây mọi người làm việc có hiệu quả phục vụ mục tiêu chung của cơ quan Tùy theo đặc thù của mỗi công sở và đặc điểm của mỗi công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn mà có sự phân công khác nhau Nguyên tắc này cho phép các nhóm và các cá nhân hoạt động, phát huy được năng lực chủ động sáng tạo của mình trên cơ sở tìm ra những biện pháp thích hợp Việc phân định rõ ràng, khoa học còn giúp cho nha quản lý không bị chồng chéo, không bị bỏ quên các công việc trong quá trình điều hành công sở Nó cũng góp phần nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong công sở khi thực hiện công việc được g1ao; gop phần khắc phục bệnh quan liêu, mệnh lệnh của người quản lý

2.1.4 Dân chủ hóa trong quá trình điều hành

Tính đân chủ là một trong những yêu cầu cần thiết trong quản lý bộ máy hành chính nhà nước; cũng là trong những mục tiêu hướng đến của nhà nước ta Vì thể, trong tổ chức và hoạt động của công sở cần xây dựng nguyên tắc này Nội dung của nguyên tắc bao gồm trong quá trình nghiên cứu, đự thảo, quyết định điều hành cần bàn bạc với các ngành các cấp, đơn vị có liên quan; lấy ý kiến tập thể nơi công sở đóng, bàn bạc, với các ngành, các cấp, các đơn vị, lây ý kiến thông qua hình thức phiếu hỏi, biêu quyết, tô chức hội nghị, tham khảo ý kiến Bàn bạc dân chủ và công khai Nguyên tắc này làm cho mọi quyết định được đưa ra trong quá trình điều hành công sở có tính nhất quán, tập hợp được trí tuệ của tập thể cá nhân trong công sở và tô chức để mọi thành viên công sở tự hiểu, tự giác thực hiện quy định Đồng thời, nó đảm bảo cho những quyết định đó được ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao trên thực tế 2.1.5 Bao dam sw théng nhat trong diéu hanh

Đây là một nguyên tắc được đề cao trong lý luận quản lý nói chung mà người khởi xướng là một nhà nghiên cứu quản lý nối tiếng người Pháp - Henri Fayol Theo nguyên tắc nay, trong quá trình điều hành một tổ chức nói chung và điều hành công sở nói riêng, một nhân viên cấp dưới khi thực hiện một nhiệm vu cu thé nao đó chỉ nhận

mệnh lệnh từ một chỉ huy duy nhất Thực tế cho thấy, khi có nhiều mệnh lệnh không

nhất quán được đưa ra đề điều hành cùng một việc thì nhân viên thực hiện nhiệm đó sẽ rất khó khăn Tại sao lại có hiện tượng này? Điều này có thê do nhiều nguyên nhân mà chúng ta cần nghiên cứu để khắc phục Ví dụ như do không có sự phân công rõ ràng trong lãnh đạo; do chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị có sự chồng chéo khó phân định trách nhiệm thuộc về ai, do thiếu kế hoạch trong điều hành v.v

Muốn bảo đảm được sự thống nhất trong điều hành thì công sở phải hoạt động theo quy chế, phương tiện, môi trường và các điều kiện làm việc phải được tiêu chuân hóa ở những mức độ cân thiết Ngoài ra, giữa người lãnh đạo và công chức làm việc trong công sở phải có được sự nhất trí về mục tiêu đề ra cho công việc cũng như cho hoạt động của công sở nói chung Thiếu sự nhất trí đó, yêu cầu thống nhất trong điều hành công sở ẽs khó thực hiện Các mệnh lệnh quản lý (các quyết định) ban hành ra phải có tính nhất quán và có hệ thông đạc biệt là phải chính xác