giải pháp mis tiên tiến quản lý hàng tồn kho và bán hàng cho doanh nghiệp trong lĩnh vực bán

Nhưng chúng tôi chuyên g1a kinh doanh trong công ty nhận ra rằng Hệ thống thông tin quản lý hiện tại của HT thường xuyên gặp những vấn dé trong việc quản lý hàng tồn kho kiểm soát số l

Giai Phap MIS Tién Tién Quan Ly Hang Ton Kho Va Ban

Hàng Cho Doanh Nghiệp Trong Lĩnh Vực Bán Lẻ

DANH SACH THANH VIEN NHOM 01

3 Hoang Thi Ngoc Minh Phan muc tiéu | 25%

4 Nguyễn Thị Hoài Thanh Phân mục tiêu 3 25%

Lam file Powerpoint

MUC LUC

IV 1801000):79 84.017 4

(0A1 00v v01 7 4

00/9090 5

0:0019)195119/989:11106))0/10000077.7 6

1 Lý do chọn đề tài 6 2 Mục tiêu của việc thực hiện đề tài 6 3 Đối tượng của đề tài 7 4 Phạm vi thực hiện đề tài 7 0:0019)/05110)/908)00) 60101577 8

1 Tài nguyên phần cứng, phần mềm - ¿+ 5+ +v‡E‡EexeEtetsexsrsexsesssrsrvee 8 2 Hàng tồn kho 8 3 Hệ thống quán lý bán hàng 13 4 Phân tích dữ liệu và báo cáo 18 0:0019)/6051108 4x08 01077 22

TAI LIEU THAM KHAO

- SGK, File tai ligu hong dan cua giang vién

- File tai liéu huéng dẫn môn ERP

TU VIET TAT

- MIS (Management Information System): Hé théng thong tin quản lý

- Power BI : Công cụ phân tích dữ liệu

- ERP (Enterprise Resource Planning): Hé théng phan mém tich hop duge thiét

kế để quản lý và tô chức các hoạt động kinh doanh trong một tô chức

- CRM (Customer Relationship Management): Hé théng hoadc phan mém được

sử dụng để quản lý mối quan hệ với khách hàng và tương tác

- SCM (Supply Chain Management): Quan ly chudi cung ứng

LOI CAM ON

Nhóm 01 chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Chúng em đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn rất tận tình từ Cô, được nghe Cô chia sẻ những kiến thức chuyên ngành cùng với đó là những kinh nghiệm cuộc sống Với sự hướng dẫn của Cô, nhóm chúng em đã hoàn thành đề tài này, mặc dù các thành viên trong nhóm cũng đã

có găng, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều sai sót Mong sau khi Cô xem và có những ý kiến đóng góp cho nhóm

Kính chúc Cô thành công trên con đường sự nghiệp giảng dạy!

CHUONG I: GIOI THIEU DE TAI

1 Ly do chon dé tai

Trải qua 30 năm chặng đường thành lập và phát triển, Công ty cô phần HT có hệ thống

kho và hệ thống phân phối hoàn chỉnh tại các thành phố lớn là Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ

Chí Minh và Cần Thơ Luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu về nhập khẩu và phân phối các mặt hàng thực phẩm tiêu dùng, bán lẻ của các công ty quốc tế tại thị trường Việt Nam Độc quyền phân phối tại Việt Nam các thương hiệu hàng thực phẩm, tiêu

dùng chất lượng nôi tiếng quốc tế như: Ferrero, LEEKUMKEE, Phô mai Con Bò

Cười, Glico, Prineles, Tính đến năm 2023 Công ty cô phần HT đã chuyên cung cấp thực phẩm, thức uống cho khoảng 40.000 điểm bán ( của hàng, siêu thị, ) trên cả nước Với mục tiêu mở rong chuỗi giá trị thực phẩm của Việt Nam bằng cách tăng cường chức năng hậu cần, năng lực bán hàng, quản lý hàng tồn kho, Nhận

thấy những năm gần đây, tăng trưởng kinh tế của Việt Nam đã làm tăng sức mua của người tiêu dùng và sự lan rộng của các mô hình kinh doanh bán lẻ hiện đại như siêu thị

và cửa hàng tiện ích, nên Công ty cô phần HT đặt ra kế hoạch mở rộng quy mô, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ở năm 2024 Nhưng chúng tôi ( chuyên g1a kinh doanh trong công ty) nhận ra rằng Hệ thống thông tin quản lý hiện tại của HT thường xuyên gặp những vấn dé trong việc quản lý hàng tồn kho ( kiểm soát số lượng hàng hoá, gửi cảnh báo khi cần thiết), quản lý bán hàng chưa hiệu quả từ việc xử lý đơn đặt hàng, quản lý thanh toán và hồ sơ khách hàng Nên Công ty cô phần HT cần một giải pháp

MIS (Hệ thông thông tin quản lý) tiên tiến đề quản lý hàng tồn kho và bán hàng nhằm

hoàn kế hoạch đã đặt ra trong năm 2024

Độc quyền phân phối tại Việt Nam các thương hiệu hàng thực phẩm,

tiêu dùng chất lượng nổi tiếng quốc tế

2 Mục tiêu của việc thực hiện đề tài

» - Mục tiêu riêng:

- _ Mục tiểu 1: Quản lý hàng tồn kho: Cho phép HT theo dõi và kiêm soát số

lượng hàng tồn kho, đồng thời cung cấp thông tin về xu hướng tiêu thụ, cung cầu và dự báo kỳ vọng Hệ thông có thê tự động cập nhật thông tin về lượng hàng tồn kho và gửi cảnh báo khi cần thiết

- Muc tiéu 2: Quan ly dat hang va cung tmg: Co thé tich hgp tinh nang quan ly đặt hàng và cung ứng hàng tồn kho Giúp Công ty tối ưu hóa quá trình đặt hàng, theo dõi các đơn đặt hàng, quản lý quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa Bằng cách tối ưu hóa việc quản lý cung ứng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thiếu hụt hàng tồn kho và đảm bảo sự cung ứng đầy đủ và đúng thời hạn

- Mục tiêu 3: Hệ thống quản lý bán hàng: Cung cấp một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả, bao gồm quản lý đặt hàng từ khách hàng, quản lý thanh toán, và quản lý hồ sơ khách hàng Hệ thống có thể giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin

về đơn đặt hàng, xu hướng mua hàng, và tương tác với khách hàng để cung cấp dịch vụ tốt hơn

- _ Mục tiêu 4: Phân tích dữ liệu và báo cáo: Cung cấp khả năng phân tích dữ liệu

và tạo báo cáo Điều này giúp Công ty HT hiểu rõ hơn về hiệu suất bán hàng, lợi nhuận, xu hướng tiêu dùng và các chỉ số quan trọng khác Thông qua việc phân tích dữ liệu, HT có thể đưa ra các quyết định chiến lược và điều chỉnh hoạt động kinh doanh để tối ưu hóa hiệu qua va lợi nhuận

» - Mục tiêu chung

Đưa ra giải pháp MIS tiên tiễn cho quản lý hàng tồn kho và bán hàng cho Công ty cô phần HT, bao gồm hệ thống quản lý hàng tồn kho, quan ly đặt hàng và cung ứng, hệ thống quản lý bán hàng, phân tích dữ liệu và báo cáo, tích hợp với các hệ thông khác Bằng cách sử dụng giải pháp MIS này, HT có thê nâng cao hiệu quả vận hành, tôi ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho và bán hàng, và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hang, từ đó đạt được kế hoạch đã đặt ra trong 2024

- _Ý nghĩa của của việc thực đề tài

Việc thực hiện đề tài “ Giải Pháp MIS Tiên Tiến Quản Lý Hàng Tôn Kho Và Bán

Hàng Cho Doanh Nghiệp Trong Lĩnh Vực Bán Lẻ” nhằm cải thiện hệ thống thông tin hiện tại của Công ty cô phần HT Từ đó, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường

và hướng đến sự phát triỀền bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay

3 Đối tượng của đề tài

Bao gồm hệ thông kho, chỉ nhánh phân phối, phòng ban của Công ty cỗ phần

CHUONG II NOI DUNG

Bộ vi xử lý Intel Core thế hệ 10, Ram 8GB, Rom 256GB, cùng các thiết

bị ngoại vi cần thiết ( bàn phím, chuột, máy chiếu, ) nhằm phục vụ cho cho công việc ở các chi nhánh, phòng ban

- Phần mềm

Hệ điều hành Windows 10, trang bị sẵn bộ Office ( Excel, Word, Outlook, ) bản quyền, phần mềm quản lý thông tin và các phầm mềm ứng dụng khác

- _ Hệ thống lưu trữ dữ liệu

Hiện tại Cônng ty HT đang ứng dụng đa dạng các hình thức lưu trữ dữ liệu như lưu vào bộ nhớ lớn, điện toán đâm mây và thiết bị lưu trữ NAS

- _ Các biện pháp bảo mật

* Cung cap, tao lập email có đuôi là tên công ty, tránh sự giả mạo

* Phòng IT cũng đã thiết lập tường lửa, ngăn chặn việc truy cập và các trang web chứa mã độc

- - Sử dụng truy cập, kết nối vào mạng nội bộ của Công ty

- - Hàng năm Công ty HT sẽ tổ chức thường niên các buổi học kiến thức sản phẩm kết hợp với hướng dẫn các biện pháp bảo mật thông tin, đữ liệu

Nhìn chung, phầm cứng và phầm mềm của Công ty đang đáp ứng tốt, có khả năng mở rộng, hỗ trợ cho công việc của chí nhánh và phòng ban của Công ty HT

2 Hàng tồn kho

2.1 Chuyén déi tinh trang hang ban sang hang hu hong mop mop

Qua quá trình quan sát và làm việc với bộ phận kho - logistics, chúng tôi ( những chuyên gia kính doanh ) nhận thấy rằng tình trạng hàng số lượng hàng tồn kho thực tế không khớp với số lượng hàng tồn trên hệ thông Ví dụ như tình hàng hàng hư hỏng, móp méo, cận date, hết date không được cập nhật đúng theo số lượng như trên thời gian thực Dẫn đến việc khó khăn trong việc xử lý đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng

kéo dài

Thông thường quy trình xử lý I lượng hàng hư hỏng, móp méo của Công ty HT như

sau:

- Bude 1: Nhan vién kinh doanh hoac giao nhan lam phiéu déi hàng

- Bước 2: Trưởng bộ phận ký xác nhận

- _ Bước 3: Giám đốc chi nhánh ký xác nhận

- _ Bước 4: Thủ kho kiểm đếm số lượng ký xác nhận

- _ Bước 5: Admin nhận phiếu và chuyền tình trạng hàng hư hỏng, móp méo trên

hệ thống thống tin MIS của Công ty

Đê xuất cải tiền quy trình chuyên đôi hàng hư hỏng, móp méo mới như sau:

Từ đó, việc chuyên đổi tình trạng hàng bán bán sang hàng hư hỏng, móp méo sẽ diễn

ra nhanh chóng, sô tôn thực tê trên máy sẽ khớp so với lượng hàng hoá trên hệ thông MIS của Công ty HT Thuận tiện trong việc xử lý và gửi phản hồi tới cửa hàng/siêu thị

2.2 Lượng hàng tồn kho

Bên cạnh đó, chúng tôi cũng nhận ra có những nhãn hàng đề lượng tồn kho quá cao dẫn đến việc hết date sản phẩm, nhưng một số nhãn hàng khác lại tồn kho quá thấp không đủ đáp ứng như cầu đơn đặt hàng, kéo dài thời gian giao hàng

Cần cải thiện và khắc phục tình trạng trên theo hướng:

- _ Hệ thống MIS được tích hợp công cụ Power BI cung cấp trực quan các dữ liệu, biểu đồ thông tin về lượng hàng tồn kho Gửi đến các trưởng bộ phận, giám đốc chỉ nhánh hỗ trợ cho quá trình đưa ra quyết định như số lượng đặt hàng tối ưu, mức tồn kho trung bình hay giá trị lượng hàng tồn kho theo thời gian thực

Đề có thể tránh được các rủi ro khi lượng tồn kho quá cao hay giải quyết được vấn đề đủ tồn kho để cung ứng cho các đơn hàng

Ngoài ra, liên quan đến việc theo dõi, kiểm soát và tối ưu hoá số lượng hàng hoá và nguyên vật liệu tôn tại trong kho đề đảm bảo răng tôn kho luôn săn sàng dé đáp ứng nhu câu của khách hang cân:

Quan ly chu ky tai cung ứng:

Xác định thời gian cần để tái cung ứng tồn kho sau khi đã sử dụng một phần của nó Điều này liên quan đến việc xác định thời gian cung ứng, thời gian sản xuất, và thời gian vận chuyền

-> Đòi hỏi sự tô chức, sự theo đõi, và hiểu biết về tồn kho, quá trình sản xuất, và chuỗi cung ứng của Công ty HT của các nhà quản trị và bộ phận liên quan

Theo dõi và kiểm soát tồn kho:

Sử dụng MIS hiện đại để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho MIS giúp công ty HT tự động hoá quá trình quả lý hàng tôn kho, giảm sai sót và tôi ưu hoá hiệu suât

Tổ chức các cuộc kiểm kê định kỳ để so sánh dữ liệu trong hệ thông MIS với thực tế trong kho Điêu này giúp phát hiện và điều chinh bat ky sai sot nao

-> Theo dõi và kiểm soát tồn kho đòi hỏi sự tô chức, sự chính xác và sự hiểu biết về sản phẩm và quá trình kinh doanh Việc thực hiện quy trình này một cách hiệu qua giúp đảm bảo rắng tôn kho luôn săn sang dé dap ứng nhu câu của khách hàng và kh6ng gay lãng phí tài nguyên hoặc chị phí không cân thiết

10

Phân tích chu kỳ cung ứng và dự báo:

Sử dụng dữ liệu lịch sử và các phương pháp thống kê để dự đoán nhu cầu hàng tồn kho trong tương lai

Điều này giúp trong việc lập kế hoạch sản xuất, đặt hàng và quản lý tồn kho

Đặt lịch cung ứng và theo dõi nó để đảm bảo rằng hàng tồn kho được cập nhật kịp thời

Dự trù cho biến động trong chu kỳ cung ứng, chăng hạn như thời tiết xấu, ngừng sản xuât, hoặc sự cô vận chuyên

Dự báo không phải lúc nào cũng chính xác Công ty HT cần kiểm tra kết quả thực tế

và điêu chỉnh dự báo dựa trên thông tin mới và biên đôi trong thị trường

Quản lý đặt hàng và cung ứng

Quản lý đặt hàng và cung ứng: Có thê tích hợp tính năng quản lý đặt hàng và cung ứng hàng tồn kho Giúp Công ty HT tối ưu hóa quá trình đặt hàng, theo dõi các đơn đặt hàng, quản lý quá trình vận chuyền và giao nhận hàng hóa Bằng cách tối ưu hóa việc quản lý cung ứng có thê giảm thiểu thiếu hụt hàng tồn kho và đảm bảo sự cung ứng

đầy đủ và đúng thời hạn

Quản lý đặt hàng và cung ứng là một trong những vấn đề quan trọng cần giải quyết để cải thiện hệ thống giúp công ty cô phần HT tối ưu hóa quá trình đặt hàng, quản lý hàng tồn kho và theo dõi quá trình vận chuyền và giao nhận hàng hóa Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng cần xem xét khi quản lý đặt hàng và cung ứng thực hiện các bước sau:

Lập kế hoạch đặt hàng: Đầu tiên, công ty cần phải lập kế hoạch cho việc đặt hàng dựa trên nhu cầu của khách hàng, dự báo cung cấp, và các yêu tố khác Cần xác định thời điểm và số lượng cụ thể mà bạn cần đặt hàng tới nhà máy, nhà cung ứng hay như luân chuyền hàng nội bộ giữa cách chi nhánh Cần thực hiện theo đúng quy trình nhằm tôi ưu hoa chi phi và tiết kiệm thời gian

11

Vi du minh hoa:

4 Quy trình điều chuyển nội bộ đến Hà Nội

*Đơn đặt hàng, KHÔ gủi bằng

hàng tuần = : ct

Vào ngày thứ

MÉT | hàng tuần _| sé lugng cin bd sung thir, thigu và các vẫn để liên quan đến

thứ 4, Admin

Admi ngày thứ tư hàng tuần thì sẽ tính hàng

4 trách chuyển | Tạo đơn và — phy cho chuyến kế tiếp của tuần sau;

Các kho / és € ác từy theo quyết

Bi đơn hàng cho đến khi CN HN

hoàn tắt quá trình nhập hàng thì mới hết trách nhiệm của kho đầu xuất

( N

Quản lý hàng tồn kho: Đảm bảo rằng tồn kho được quản lý một cách hiệu quả để tránh thiếu hụt hoặc lãng phí Sử dụng hệ thông quản lý kho đề theo dõi lượng tồn kho, chu kỳ tái cung ứng, và lập kế hoạch cho việc mua sắm

Xác định nhà cung cấp: Chọn những nhà cung cấp đáng tin cậy và phù hợp với nhụ cầu của công ty Xem xét các yếu tố như chất lượng sản phẩm, giá cả, thời gian giao hàng, và độ tin cậy của nhà cung cấp

Quản lý rủi ro: Điều này bao gồm việc đánh giá và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong quá trinh đặt hàng và cung ứng, chăng hạn như biến động giá cả, thiếu hụt nguồn cung, hoặc sự cô trong vận chuyền

Tối ưu hóa chỉ phí: Cố gắng giảm thiêu chỉ phí trong quá trình đặt hàng và cung ứng bằng cách tối ưu hóa quá trình, tìm kiếm cách tiết kiệm chỉ phí vận chuyền, và tối ưu hóa tồn kho để giảm lãng phí

Báo cáo và phân tích: Sử dụng đữ liệu và báo cáo đề theo dõi hiệu suất của quá trình đặt hàng và cung ứng Phân tích đữ liệu có thể giúp Công ty HT hiểu rõ hơn về quá trình và đưa ra cải tiến

12