chủ đề thư tín trong kinh doanh chuyên đề thư tín thương mại quốc tế

Nhận thức được tầm quan trọng đó, chúng ta cần phải trang bị kiến thức về thư tín thương mại để viết một bức thư tín hiệu quả, chuyên nghiệp và tránh những lỗi sai thường gặp khi viết th

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ

MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

  

CHỦ ĐỀ: THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

CHUYÊN ĐỀ: THƯ TÍN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Cẩm Hồng

Chuyên ngành : Quản Trị Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu

Giảng viên hướng dẫn : Phạm Thị Ngọc Thư

Tp Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 4 năm 2024

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ

MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

  

THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

CHUYÊN ĐỀ: THƯ TÍN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

GVHD: Phạm Thị Ngọc Thư Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Cẩm Hồng

Tp Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2024

Nhận xét của giảng viên

Ngày tháng năm Giảng viên MỤC LỤC MỞ ĐẦU 5

I KHÁI QUÁT VỀ THƯ TÍN TRONG KINH DOANH 6

1 Khái niệm thư tín 6

2 Thư tín thương mại là gì? 6

3 Các loại thư tín thương mại 7

4 Đặc điểm của thư tín 7

5 Tầm quan trọng của thư tín 8

6 Bố cục của thư tín thương mại 8

7 Quy trình viết thư trong kinh doanh 9

II EMAIL HỎI HÀNG 10

1 Khái niệm hỏi hàng 10

2 Khái niệm Email hỏi hàng 10

3 Lưu ý khi viết thư hỏi hàng 11

4 Bố cục của Email hỏi hàng 11

5 Phân tích thư hỏi hàng 12

III KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thư tín thương mại là một công cụ quan trọng nhất trong kinh doanh kinh tế Được dùng để giữ liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng và hơn thế nữa, nó còn là phương tiện để giữ chặt chẽ các mối quan hệ hợp tác, xã hội Thư tín thương mại được dùng hàng ngày trong các công ty Một bức thư tín hiệu quả

không chỉ góp phần thúc đẩy kinh doanh mà còn tạo thêm những mối quan hệ tốt đẹp Ngược lại, một bức thư tín không rõ ràng, khó hiểu có thể dẫn đến việc hiểu sai vấn đề, gây ra sự chậm trễ và làm mất niềm tin nơi đối tác Nhận thức được tầm quan trọng đó, chúng ta cần phải trang bị kiến thức về thư tín thương mại để viết một bức thư tín hiệu quả, chuyên nghiệp và tránh những lỗi sai thường gặp khi viết thư

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hiểu về thư tín trong kinh doanh

- Tìm hiểu khái niệm, vai trò cách viết thư hỏi hàng

3 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Thư tín thương mại và Thư hỏi hàng

4 Kết cấu nội dung chuyên đề

- Phần I Khái quát về thư tín trong kinh doanh

- Phần II Thư hỏi hàng

- Phần III Kết luận

1 Khái niệm thư tín

Thư tín là văn bản chứa đựng những thông tin mà một người muốn báo cho một (hoặc nhiều) người khác biết

Theo nghĩa rộng nhất, thư tín là bất kì thông tin nào được ghi nhận dưới một hình thức vật chất nhất định và được chuyển từ một người (người gửi) sang một người khác (người nhận), theo ý chí của người gửi

- Hình thức của thư tín ngày càng trở nên đa dạng, bao gồm:

+ Thư bằng giấy Thông qua chữ viết hoặc kí hiệu hay còn gọi là mật mã + Băng, đĩa có chứa chữ viết, âm thanh, hình ảnh

+ Văn bản điện tử thông qua máy tính được hoạt động và truyền thông tin qua mạng internet

+ Tin nhắn điện thoại bằng ký hiệu chữ viết, mật mã hoặc thư thoại

2 Thư tín thương mại là gì?

Thư tín thương mại là hình thức trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp Thông qua thư tín thương mại, các doanh nghiệp bày tỏ nguyện vọng, mong muốn của mình hoặc trao đổi về những vấn đề cụ thể mà hai bên cùng quan tâm Sử dụng thư thương mại là một trong những cách đơn giản và dễ dàng nhất để thương lượng

Ví dụ về thư tín thương mại: Thư tín thương mại xoay quanh các vấn đề liên quan đến kinh doanh như hỏi giá, lấy thông tin sản phẩm, chính sách bảo hiểm, thông tin đặt hàng,…

Một bức thư thương mại có thể được gửi thông qua email (ở dạng đính kèm hoặc trong nội dung email) hoặc dưới dạng bản cứng qua đường bưu điện Về mặt hình thức, thư tín thương mại thường trang trọng hơn thư thương mại điện tử (email) Chúng truyền đạt những nội dung, thỏa thuận chính thức, trong những tình huống kinh doanh cụ thể

3 Các loại thư tín thương mại

Trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:

 Enquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ, của công ty khác

 Reply to enquiry (Thư trả lời thư hỏi hàng): gửi giá bán, thông tin hoặc giới thiệu chi tiết về sản phẩm mà người hỏi quan tâm

- Quotation (Thư báo giá): Doanh nghiệp gửi bảng báo giá sản phẩm, dịch vụ cho người hỏi

- Offer (Thư chào hàng): Doanh nghiệp gửi thông tin về sản phẩm đến khách hàng tiềm năng với mong muốn họ lựa chọn mua sản phẩm của mình

 Order (Thư đặt hàng): Thông tin về chủng loại, số lượng, giá cả hàng hóa giữa hai bên có nhu cầu mua bán

 Complaint (Thư khiếu nại): Được gửi với mục đích khiếu nại, yêu cầu xem xét, giải quyết lại một vấn đề nào đó

 Reminder (Thư nhắc nợ): Nhắc nhở người nhận đến hạn thanh toán một khoản chi phí đã được thỏa thuận

Ngoài ra còn rất nhiều loại thư tín khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết

4 Đặc điểm của thư tín

- Có độ dài phù hợp, ngắn gọn, đủ ý đủ để người nhận nắm bắt được tất cả thông tin

- Nội dung rõ ràng, liền mạch

- Ngôn ngữ và phong cách viết đơn giản, lịch sự , rõ ràng, không sai ngữ pháp

- Lưu ý tới văn phong (trang trọng, thân mật…)

- Địa chỉ nhận thư trả lời (tên, địa chỉ cụ thể của doanh nghiệp): chính xác để khách hàng có thể dễ dàng gửi lại

- Không bỏ trống ngày tháng viết thư

- Luôn có “Lời chào” để thể hiện sự tôn trọng khách hàng, đối tác

- Trong trường hợp có nhiều vấn đề cần trao đổi, cần tách đoạn mỗi nội dung cho mạch lạc, rõ ràng

5 Tầm quan trọng của thư tín

Hiện nay, thư tín thương mại vẫn được các doanh nghiệp sử dụng thường xuyên trong quá trình kinh doanh với khách hàng và các đối tác

Thư tín là một phần tất yếu của giao tiếp viết, thực hiện thư tín hiệu quả sẽ có lợi cho bản thân và tổ chức

Thư tín thương mại truyền đạt được những nội dung, yêu cầu và thỏa thuận chính thức trong các vấn đề kinh doanh cụ thể

Thư tín quan trọng cả nội dung và hình thức, giao dịch thư tín cũng phải theo đúng với các nguyên tắc kinh doanh Một bức thư có nội dung, bố cục rõ ràng, logic, dễ hiểu sẽ giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm đối với khách hàng, đối tác và giúp giải quyết chính xác nhu cầu của công ty

Thư tín thương mại trong kinh doanh đóng một vai trò cực kỳ quan trọng Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện, được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh Hiện nay, hầu hết các thư tín thương mại đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ Thư tín thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết hoặc chính là đại diện hình ảnh của một công ty Khi giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp

6 Bố cục của thư tín thương mại

- Địa chỉ người gửi: Địa chỉ của người gửi thường được đặt ở phía góc bên phải của tờ giấy Việc đặt địa chỉ của người gửi ở góc bên trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng với cách sử dụng này không phổ biến Địa chỉ của người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng)

- Thời gian gửi thư (ngày/tháng/năm): Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ của người gửi và cách một dòng

- Địa chỉ người nhận: Được căn lề trái

+ Nếu như người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ

+ Nếu người gửi không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),… còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ty

- Lời chào: Dear Sir/ Madam, Dear Mr/Mrs + họ tên

- Nội dung: Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng bằng tiếng Anh, hỏi hàng, …), bao gồm ít nhất 3 đoạn, đoạn đầu cần giới thiệu bản thân, đoạn 2 đưa ra lý do viết thư, đề nghị, có thể đính kèm file, đoạn cuối tóm lại những ý chính về quan điểm đã trình bày

- Kết thư: Lời chào kết thúc là lời chào lịch sự, thể hiện sự tôn trọng, lời kết thường căn lề trái

- Ký tên: Chữ kí bao gồm chữ kí của người viết thư và họ tên, vị trí công việc của người gửi thư

7 Quy trình viết thư trong kinh doanh

Dựa trên các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh và kỹ năng phát triển thông điệp viết trong kinh doanh, một ưuy trình viết thư được xây dựng trên 5 bước:

- Bước 1: Xác định mục đích và các đạt được mục đích

- Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên quan

- Bước 3: Viết phác thảo bức thư

- Bước 4: Kiểm tra, chỉnh sửa sai sót

- Bước 5: Gửi thư

1 Khái niệm hỏi hàng

Hỏi hàng là đề nghị giao dịch, mong muốn thiết lập quan hệ mua bán xuất phát

từ người mua, về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán thông báo giá cả và điều kiện mua hàng Hỏi hàng là một trong những bước thông thường trong giao dịch thương mại quốc tế

Nội dung của hỏi hàng không giới hạn, tuỳ thuộc vào người hỏi hàng Về nguyên tắc thì cần thông tin gì thì hỏi về nội dung đó Tuy nhiên, nhiều người mua sử dụng bước này để nghiên cứu, thăm dò thị trường Hỏi hàng thường không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi hàng, cho nên nó chủ yếu dùng để thăm dò thị trường

Trong quá trình đàm phán thương mại, thì hỏi hàng là bước đầu tiên được thực hiện Lúc này, người viết hoặc công ty đang có nhu cầu hỏi thêm thông tin liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ hay các thông tin khác về điều kiện hợp đồng Nếu trước đây, việc liên lạc chỉ được thực hiện bằng việc chuyển thư, fax, thì hiện nay, việc ứng dụng email trong mua bán đang là xu hướng chính vì những

ưu điểm mà nó mang lại

2 Khái niệm Email hỏi hàng

Bản chất email hỏi hàng là lời đề nghị của người mua muốn người bán cung cấp các dịch vụ mà họ quan tâm như: giá cả, thời gian cung cấp hàng hóa, chi phí đi kèm, chính sách hỗ trợ, Thư hỏi hàng thường được gửi bằng điện thoại, bức điện tín - telegram, telex, fax hoặc thậm chí là một bưu thiếp

Loại thư này sẽ được viết dựa trên thông tin của một quảng cáo, tạp chí hay một website mà người viết đã đọc được Nội dung của lá thư sẽ ngắn gọn và đi thẳng vấn đề, tập trung vào nội dung chính với văn phong trang trọng

Việc trao đổi thư tín thương mại bằng email ngày càng phổ biến Không chỉ các doanh nghiệp quốc tế sử dụng email tiếng Anh thương mại, mà cả những doanh nghiệp trong nước cũng đang ứng dụng rất nhiều

3 Lưu ý khi viết thư hỏi hàng

- Yêu cầu của lá thư này là ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi

- Lời văn cần phải khéo léo và lịch sự

- Lưu ý đặt biệt về việc đóng gói hàng hóa, giá cả, phương thức vận tải, lưu ý đặc biệt về hàng nếu có

- Sự hứa hẹn sẽ trở thành khách hàng của nhà cũng cấp để được giá tốt nhất

- Gửi mail cần viết rõ tiêu đề email nội dung đầy đủ

- Với các yêu cầu hỏi hàng sản phẩm nên có file đính kèm thông tin hỏi hàng

- Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điều kiện “giao hàng càng sớm càng tốt” “as soon

as possible”… trong những trưởng hợp thật cần thiết, vì điều đó thể hiện thế yếu của người mua

- Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá

- Người mua cùng một lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng cạnh tranh, trên cơ sở đó lựa chọn người bán thích hợp nhất Nhưng tránh hỏi giá quá nhiều, điều đó sẽ bất lợi cho người mua

4 Bố cục của Email hỏi hàng

Nội dung chính: Thông báo cho chủ hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng… đồng thời cho biết giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác Các loại thư tín thương mại đều được viết tương tự như nhau, thì khi viết thư hỏi hàng, phần nội dung chính sẽ gồm những phần:

- Tiêu đề email (title email)

- Lời giới thiệu/ lời chào (opening)

- Phần mở đầu lý do viết email (introductions)

- Nội dung mong muốn được cung cấp dịch vụ (maint point)

- Các yêu cầu cần nhận báo giá trong email/ hạn mức thời gian nhận mail

(requirement)

- Lời cảm ơn khi kết thúc email (Closing)

- File đính kèm nội dung hỏi giá (nếu có)

5 Phân tích thư hỏi hàng

META JTC

444 Prince Rupert Avenue,

62008 Hentzau, Ruritania TELEPHONE: 77 1473 88999

FAX: +77 1473 889765

Paul Atreides

Sale Maneger

Rex et Cie,34 rue du Professeur Nicolas

35009 Clermont Ferrand

France

3 November 2023 Dear Mr Paul,

I’m Feyd-Rautha Harkonnen, Purchasing staff at META jtc I am very

interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” magazine a few days ago

Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor We want to buy bulk wool Gabardines Please show me more information as below:

 The Kinds Of Commodity: Cataloge, Picture, sample

 The Best Pire For 2 Container 20DC

 The next time you can delivery goods earliest

 The Certificate Of Original ( C/0)

 Any Information about goods I can reviewed

We really like your products and I think we will be long-term partners if I have a good price

We are looking forward to the best news from you as soon as

Thanks

Feyd-Rautha Harkonnen, Purchasing staff at META

- Phần Mở (Opening): “ Dear Mr Paul a few day ago.”

Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ, lý do biết đến người nhận và giới thiệu về công ty, có 2 trường hợp có thể lưu ý là:

+ Biết được thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/ tại hội chợ ngành hàng: Ở bức thư này lí do người viết biết đến công ty thông qua tạp chí + Được thông báo/ giới thiệu bởi/ nhờ vào ai đó mà biết đến

Mục đích: Chào hỏi và giới thiệu

 Phần chào hỏi: “ Dear Mr Paul ”

Bất kỳ thư từ nào thì phần chào hỏi luôn luôn là phần mở đầu để thể hiện sự trang trọng và lịch sự

Cấu trúc chào hỏi thường dùng:

+ Nếu biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs + last name

+ Nếu chưa rõ tên người nhận: Dear Sir/Madam/ hoặc tên công ty cung cấp

 Phần giới thiệu: “ I’m Feyd-Rautha a few day ago.”

Trong phần này, người viết giới thiệu bản thân cũng như cần nói lý do viết thư, sản phẩm mà mình đang quan tâm là gì

- Phần Thân (Body): “ Please send us I can reviewed.”

Đề cập đến thông tin muốn hỏi (sản phẩm mẫu, báo giá, điều kiện hợp đồng…) Mục đích: Nêu rõ những thông tin mà người viết muốn tìm hiểu, cần trình rõ những thông tin sản phẩm muốn tìm hiểu cho người nhận biết

Một số câu thường dùng:

+ Could you please send me a …

+ Please will you send me a copy of …

+ Please send me your illustrated catalogue with the price list…

- Phần Kết (Closing): “ We really like META.”

Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh

Mục đích: Thể hiện mong muốn nhận được lời phản hồi từ đối phương

Một số câu thường dùng:

+ I am looking forward to hearing from you …

+ I would be grateful for an early reply

+ I am looking forward the best news from you as soon as

 Phần chữ ký

Đây là một phần không thể thiếu đối với những trường hợp trang trọng

III KẾT LUẬN

Hiện nay, trong hoạt động thương mại quốc tế và các giao dịch mua bán hàng hóa, phần lớn đều sử dụng thư tín thương mại Tuy việc viết thư tín thương mại bằng tiếng Anh không quá phức tạp nhưng cần nắm được các thông tin cơ bản, lưu ý về các quy tắc để tạo chuyên nghiệp và truyền tải thông tin hiệu quả nhất

Ở các doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín thương mại để đàm phán với khách hàng, đối tác trong và ngoài công ty cũng rất phổ biến Vì vậy, người gửi thư phải có kiến thức, chuẩn bị kỹ càng văn phong cũng như cách trình bày của thư tín thương mại tiếng Anh có đôi phần khác so với các loại bài viết khác Vì vậy, người viết cần có sự chuẩn bị, tham khảo và luyện tập kĩ càng để viết ra những bức thư đạt hiệu quả cao nhất, truyền tải không chỉ đúng đầy đủ thông tin mà còn chuyên nghiệp và lịch sự

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Đức N M., 2010 Cẩm nang viết thư tín thương mại, NXB Văn hóa Sài Gòn [2] Nam V Đ And Cát V., 1999 Những mẫu thư tín thương mại, NXB Chính trị Quốc gia

[3] Đàn, N T (2007) The Language of Business Correspondence in English= Ngôn ngữ Thư tín thương mại tiếng Anh

[4] Giao, H N K (2023) Giáo trình Giao tiếp Kinh doanh 2023

[5] Tài liệu từ các trang mạng: Thư viện Pháp luật,