báo cáo thực hành tổ chức cuộc họp ra mắt oto điện cho công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanh vinfast trên thị trường mỹ

Để làm được điều này thì họp là một phương án hiệuquả cho các doanh nghiệp khi muốn đưa ra một chiến lược hay một quyết định nào đó.Mong muốn đưa ra một chiến lược đúng đắn, công ty trác

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Khoa Quản lý kinh doanh

BÁO CÁO THỰC HÀNH

Tổ chức cuộc họp ra mắt oto điện cho Công ty trách nhiệm

hữu hạn sản xuất và kinh doanh VinFast

trên thị trường Mỹ

Hanoi, 2021

Giảng viên hướng dẫn Th.S Nguyễn Thị Tuyến

Sinh viên thực hiện Nhóm 8

Danh sách thành viên :

Nhóm: 8

Lớp: Quản trị nhân lực 1

Học phần: Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

Mục lục

LỜI CẢM ƠN 3

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 6

1.1 Một số khái niệm chung về kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp 6

1.1.1 Họp là gì? 6

1.1.2 Điều hành cuộc họp 6

1.1.3 Sự cần thiết phải tiến hành cuộc họp: 7

1.1.4 Các hình thức và mục đích cuộc họp: 8

1.2 Xác định mục tiêu cuộc họp 8

1.2.1 Đảm bảo cuộc họp thật sự cần thiết 8

1.2.2 Xác định mục tiêu cuộc họp 9

1.3 Chuẩn bị cho cuộc thảo luận 9

1.3.1 Thu hút sự tham gia của những người cần thiết 9

1.3.2 Cung cấp trước chương trình cuộc họp 10

1.3.3 Thăm dò ý kiến của những người tham dự chính 10

1.3.4 Chuẩn bị cho cuộc thảo luận 10

1.4 Trong cuộc họp 10

1.4.1 Nêu rõ mục đích và mục tiêu cuộc họp 10

1.4.2 Tạo điều kiện trưng cầu ý kiến 11

1.5 Kết thúc cuộc họp 11

1.5.1 Kết thúc cuộc họp 11

1.5.2 Ghi biên bản cuộc họp 11

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC HỌP 13

2.1 Giới thiệu chung về công ty Vinfast và tập đoàn Vingroup 13

2.1.1 Tên công ty: 13

2.1.2 Lãnh đạo: Một số lãnh đạo của công ty: 13

2.1.3 Các dòng sản phẩm: 13

2.2 Tổ chức cuộc họp 14

2.2.1 Chuẩn bị cuộc họp 15

2.2.2 Bắt đầu cuộc họp 17

2.2.3 Tình huống phát sinh trong cuộc họp 18

2.2.4 Phương án giải quyết tình huống phát sinh trong cuộc họp 19

2.2.5 Thực hiện ghi hình cuộc họp 20

CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ 21

3.1 Bế mạc 21

3.1.1 Tóm tắt nô ̣i dung trong quá trình họp 21

3.1.2 Đánh giá và kết thúc cuô ̣c họp 21

3.2 Mô ̣t số công viê ̣c khác sau khi kết thúc cuô ̣c họp 22

3.2.1 Đánh giá cuộc họp 22

3.2.2 Có chế đô ̣ kiểm tra tiến trình thực hiê ̣n công viê ̣c 22

3.2.3 Biên bản cuô ̣c họp 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

Lời cảm ơn

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từkhi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự quantâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xingửi đến quý thầy cô khoa quản lý kinh doanh, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, vớitri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trongsuốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong bài báo cáo thực hành này, khoa đã

tạo điều kiện cho chúng em được tiếp cận với môn học – môn “Kỹ năng tổ chức và điều

hành cuộc họp”, mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Quản trị nhân lực Đó

là môn học vô cùng hữu ích đối với công việc của chúng em sau này Đặc biệt nhóm 7chúng em xin cảm ơn chân thành đến giảng viên hướng dẫn – Cô Nguyễn Thị Tuyến đãgiúp đỡ chúng em suốt thời gian học tập từ khâu chuẩn bị, thực hiện và hoàn thiện bài báocáo này Cô đã tận tâm hướng dẫn chúng em qua từng buổi học trên lớp cũng như nhữngbuổi nói chuyện, thảo luận về các chủ đề chuyên môn và các kĩ năng cần có để hoàn thànhnhiệm vụ một cách tốt nhất Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì bàithu hoạch này của chúng em rất khó có thể hoàn thiện được Một lần nữa, em xin chânthành cảm ơn cô

Sau cùng, em xin kính chúc quý thầy cô trong nhà trường, các thầy cô trong khoaQuản lý kinh doanh nói chung, Cô Nguyễn Thị Tuyến nói riêng có một sức khoẻ dồi dào,nhiều niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình, là người lái đò đầy nhiê ̣thuyết truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Chúng em xin chân thành cảm ơn !

Lời mở đầu

1 Lý do lựa chọn đề tài.

Ngày nay xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển kinh tế tư nhân.Việc phát triển này làm cho các doanh nghiệp nhà nước , các doanh nghiệp tư nhân có sựcạnh tranh khốc liệt trên thị trường Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một chiếnlược kinh doanh rõ ràng để cạnh tranh trên thị trường Hiểu được điều này mà các doanhnghiệp trên thị trường hiện nay muốn hoạt động bất cứ công việc gì về các lĩnh vực củadoanh nghiệp đều phải có một chiến lược phát triển nhằm định hướng đường đi, kế hoạchphát triển Đặc biệt để thống nhất được các chiến lược, giúp doanh nghiệp đi được đúnghướng đúng kế hoạch, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một biện pháp để thống nhất ýkiến của hội đồng, các thành viên Để làm được điều này thì họp là một phương án hiệuquả cho các doanh nghiệp khi muốn đưa ra một chiến lược hay một quyết định nào đó.Mong muốn đưa ra một chiến lược đúng đắn, công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất vàkinh doanh Vinfast đã tiến tổ chức cuộc họp ra mắt sản phẩm mới

Cuộc họp nhằm mục đích tìm ra được phương án chiến lược hiệu quả để ra mắtsản phẩm mới – bộ đôi SUV điện VF e35 và VF 36

Hiểu được tầm quan trọng của họp và các kỹ năng cần thiết để tổ chức cuộc họpnhóm 8 chúng em muốn tìm hiểu cách tổ chức, điều hành, xử lý tình huống phát sinhtrong cuộc họp của công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanh Vinfast

Đề tài: Tổ chức một cuộc họp ra mắt sản phẩm mới vào ngày 17/11/2021 củacông ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanh Vinfast

Tổ chức cuộc họp của công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanhVinfast.

4 Phạm vi nghiên cứu.

Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanh Vinfast

5 Phương pháp nghiên cứu

 Thu thập và xử lí dữ liệu

 Phân tích dữ liệu

 Tổng hợp

6 Kết cấu bài báo cáo: Ngoài phần mở đầu

Bài báo cáo kết cấu 3 chương

 Chương 1 Lý luận chung về kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

 Chương 2 Tổ chức cuộc họp

 Chương 3 Tổng kết và đánh giá

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ

Theo từ điển Merriam-Webster định nghĩa một cuộc họp là "một hành động hoặcquá trình chung với nhau" - Ví dụ như một hội nghị cho một mục đích chung cho chiếnlược sắp tới của công ty

Trong các doanh nghiệp thì họp là một hình thức giao tiếp Đó là một nhóm ngườitập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định Vì một cuộc họpthường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên cácvấn đề Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt đượcngay Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế nào đểmọi thứ đều tốt

Vậy họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức theo những nguyên tắc nhất định tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm

 Nhiệm vụ của người điều hành:

 Người tạo thuận lợi (facilitator):

Người chủ trì phải là người biết vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ýkiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp

 Người điều khiển (controlter):

Người chủ trì phải bám sát lịch trình của cuộc họp, đảm bảo cho cuộc họp tiếntriển thuận lợi, hướng đến những mục tiêu đề ra

 Người điều hòa (moderator):

Người chủ trì cuộc họp phải tính đến trạng thái tâm lý của các thành viên tham dựcũng như những mối liên hệ riêng tư của họ với nhau

 Trong đó kỹ năng cần có của người điều hành cuộc họp:

 Trình bày lại (restate):

Cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa hiểu mình làm cho mọi ngườinhận thức các điểm thỏa thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độkhách quan của người chủ trì

 Tổng hợp (summarize):

Tóm lược các dữ kiện chính do tập thể phát biểu cho phép mọi người nhận thứcđược lập trường của mình trong quá trình làm việc và kiểm tra những gì đã đạt đượchay chưa đạt được

 Đặt câu hỏi (question):

Cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận

1.1.3 Sự cần thiết phải tiến hành cuộc họp:

 Cần thiết vì:

 Họp là quá trình thảo luận, xử lý thông tin trực tiếp để đưa ra quyết định

 Họp là nơi xây dựng và duy trì bầu không khí văn hóa doanh nghiệp, khẳng địnhtính thành viên trong tập thể

 Hình thức: face to face là không thể thay thế

 Không cần thiết vì:

 Lãng phí thời gian, tiền bạc

 Toàn là tranh cãi, mâu thuẫn, không có điểm đầu.

 Chả cần phối hợp, chỉ cần điện thoại, internet cũng được

 Cung cấp thông tin (Status meeting):

o Họp để phổ biến thông tin

o Cần cuộc họp để mọi người trao đổi thông tin

o Thông tin được cung cấp một cách chính xác nhất

 Họp tìm giải pháp ( Problem – Solving meeting):

Xác định vấn đề nào đó và thảo luận đưa ra một hay nhiều giải pháp Các thànhviên phải có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đềđó

 Họp ra quyết định (Decision Making Meeting): thực hiện quyết định đó

o Cung cấp thông tin

o Bàn bạc thông tin đó

o Đưa ra một số giải pháp sáng tạo, vận dụng trí tuệ

o Ra quyết định( bước lựa chọn) dựa vào nguyên tắc đồng thuận

1.2 Xác định mục tiêu cuộc họp

1.2.1 Đảm bảo cuộc họp thật sự cần thiết

 Cuộc họp cần thiết được tổ chức khi:

 Cần nhóm cung cấp thông tin hoặc tư vấn

 Muốn làm rõ một vấn đề khi trao đổi với từng cá nhân không thu được kết quả nhưý

 Cần sự quyết định hoặc phương án giải quyết vấn đề của cả nhóm

 Muốn chia sẻ thông tin thành công hoăc sự quan tâm tới nhóm.

 Không nên tổ chức cuộc họp khi:

 Nội dung cuộc họp chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân

 Không có thời gian chuẩn bị một cách chu toàn cho cuộc họp sắp diễn ra

 Sẽ có cách khác hiệu quả hơn khi nhắc nhở thư điện tử hoặc điện thoại

 Vấn đề đưa ra trong cuộc họp đã được giải quyết

 Nội dung cuộc họp không hữu ích đối với mọi người

 Vắng nhân vật chính

 Chi phí tổ chức cuộc họp cao hơn lợi ích do cuộc họp mang lại

 Cuộc họp chịu áp lực ngầm đối với quyết định của cuộc họp

1.2.2 Xác định mục tiêu cuộc họp

 Cuộc họp cần phải thể hiện cụ thể rõ ràng, khả thi

 Người tổ chức cuộc họp cần phân công vai trò trách nhiệm và đảm bảo những vai tròquan trọng được đảm nhiệm chu đáo

+ Lãnh đạo: Điều khiển cuộc họp, giải thích mục đích, mục tiêu khó khăn và phạm

vi quyền hạn Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình sau cuộc họp

+ Chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận giải quyết vấn đề và quá

trình đưa ra quyết định trong cuộc họp đóng góp kiến thức chuyên môn khi được yêu cầu

có thể chịu trách nhiệm đối với công việc hậu cần trước và sau cuộc họp

+ Thư kí: Ghi lại nội dung ý kiến, quyết định chính của cuộc họp có thể dự thảo

các biên bản ghi chép sau cuộc họp

+ Người cộng tác: Tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng góp ý

kiến và thảo luận đúng hướng

1.3 Chuẩn bị cho cuộc thảo luận.

1.3.1 Thu hút sự tham gia của những người cần thiết.

 Những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng.

 Những người có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản quyết định

 Những người có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan

 Những người có khả năng cam kết giải quyết các vấn đề hoặc đưa ra quyết định.

 Những người có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia quan trọng

1.3.2 Cung cấp trước chương trình cuộc họp.

 Dự kiến diễn biến và trình tự cuộc họp

 Dự kiến trình tự diễn ra các công việc trong cuộc họp

 Dự kiến các ý kiến sẽ được mời phát biểu trong cuộc họp

 Dự kiến thời gian cho các ý kiến

 Xác định trọng tâm thảo luận

 Xác định vấn đề, nội dung, hình thức biểu quyết

1.3.3 Thăm dò ý kiến của những người tham dự chính.

+ Biết trước được ý kiến của những người tham dự chính của cuộc họp về các vấn đềquan trọng

+ Thảo luận với họ những ý kiến mà bạn muốn họ chia sẻ với những người tham giakhác

1.3.4 Chuẩn bị cho cuộc thảo luận.

+ Người tổ chức cuộc họp thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan

+ Nói chuyện với những người tham gia về ý kiến cũng như các mục tiêu của họ

+ Cần động viên những người tham gia phát huy vai trò và cho họ thấy bạn quan tâmđến ý kiến của họ

+ Tóm tắt nội dung của cuộc họp với lãnh đạo và cấp trên, những người không thể thamgia cuộc họp nhưng quan tâm đến kết quả cuộc họp

+ Phân phát chương trình và thông tin liên quan

1.4 Trong cuộc họp.

1.4.1 Nêu rõ mục đích và mục tiêu cuộc họp.

+ Xác định rõ được vấn đề cần thảo luận

+ Để họ đóng góp ý kiến

+ Giảm thiểu được việc đi lạc đề, lạc nội dung

+ Tránh sự đề cập đến các vấn đề không liên quan.

1.4.2 Tạo điều kiện trưng cầu ý kiến.

+ Điều chỉnh mức độ đóng góp của người lãnh đạo để đảm bảo rằng ý kiến của lãnh đạokhông quá áp đặt lên tư tưởng của người tham gia cuộc họp

+ Cần kiểm soát những người hay cắt ngang, những người hay áp đảo trong cuộc họp, tạo cơ hội cho những người ít nói cũng tham gia ý kiến

+ Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu

+ Chủ tọa cần can thiệp nếu có một người phê bình hay công kích ý kiến của người khác

+ Ghi lại các ý kiến đóng góp vào một tờ giấy khổ rộng để mọi người cùng nhìn thấy + Khi bạn cảm thấy có nhiều ý kiến muốn đóng góp cho một vấn đề, cần quan sát và lắng nghe tất cả những ý kiến của mọi người muốn đóng góp

+ Để khích lệ và động viên, người chủ trì cuộc họp hỏi những người tham gia xem họ đang nghĩ gì Yêu cầu những người chưa đóng góp phát biểu

+ Người điều hành không nên quá vội vàng cho bỏ phiếu hoặc đưa ra ý kiến

o Ai chịu trách nhiệm đối với kết quả đó

o Khi nào thì những kết quả đó được hoàn thành

1.5.2 Ghi biên bản cuộc họp.

 Cần chú ý 1 số ý sau:

 Danh sách những người tham gia

 Mục tiêu của cuộc họp

 Các chủ đề chính đã được thảo luận

 Các quyết định chính đã được đưa ra

 Các kế hoạch, bước tiếp theo hành động

 Thời gian cuộc họp tiếp theo hoặc chương trình theo dõi tiếp theo

 Một biên bản cho các cuộc họp cần giải quyết vấn đề bao gồm:

 Khi nào các nhiệm vụ cần hoàn thành.

 Xác định vấn đề cần giải quyết.

 Phương pháp.

 Đưa ra các giải pháp.

 Tiêu chí để đưa ra các quyết định

 Các quyết định đưa ra.

 Ai theo dõi, thời gian cụ thể.

 Kết quả mong đợi.

 Hoàn chỉnh biên bản, có thể trong 1 số cuộc họp cho mọi người tham gia cuộc họp vànhững người không tham gia cuộc họp được biết

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC HỌP

2.1 Giới thiệu chung về công ty Vinfast và tập đoàn Vingroup

Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanh VinFast là một nhà sản xuất ô

tô và xe máy điện của Việt Nam được thành lập năm 2017

2.1.1 Tên công ty:

+ Tên tiếng việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và kinh doanh VinFast

+ Viết tắt: VF

+ Tên gọi được viết tắt từ cụm từ: "Việt Nam – Phong cách – An toàn – Sáng tạo – Tiênphong"

2.1.2 Lãnh đạo: Một số lãnh đạo của công ty:

+ Chủ tịch Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất và Kinh doanh VinFast: Lê Thị ThuThủy

+ CEO toàn cầu Michael Lohscheller

+ CEO Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất và Kinh doanh VinFast: James Deluca + Ông Võ Quang Huệ là phó Tổng Giám đốc Vingroup, phụ trách mảng VinFast ÔngHuệ là người đã kết nối VinFast với các công ty trong ngành công nghiệp ô tô châu Âu + Giám đốc điều hành Công ty Cổ phần Dịch vụ và Kinh doanh VinFast: Bà Lê ThanhHải

+ Giám đốc thiết kế: David Lyon

+ Phó chủ tịch sản xuất và kỹ thuật Shaun Calvert chuyển từ General Motors

+ Kevin Fisher: Trưởng phòng Kỹ thuật Xe

+ Các Phó Tổng Giám đốc: Nguyễn Thị Vân Anh (nhân sự), Sam Casabene (mua hàng),Roy Flecknell (chương trình và Danh mục sản phẩm)

+ Nguyễn Thanh Nhàn- Phó Giám đốc Marketing