WMS được tích hợp với hệ thống quản lý ERP EnterpriseResource Planning để cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng tồn khovà quá trình hoạt động của kho hàng. Hệ thống Mã vạch: Tậ
Khảo sát hiện trạng
Giới thiệu sơ lược về tập đoàn Hoà Phát
Hòa Phát là Tập đoàn sản xuất công nghiệp hàng đầu Việt Nam Khởi đầu từ một Công ty chuyên buôn bán các loại máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnh vực khác như Nội thất, ống thép, thép xây dựng, điện lạnh, bất động sản và nông nghiệp Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chính thức niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng khoán HPG.
Hiện nay, Tập đoàn hoạt động trong 05 lĩnh vực: Gang thép (thép xây dựng, thép cuộn cán nóng) - Sản phẩm thép (gồm Ống thép, tôn mạ, thép rút dây, thép dự ứng lực) - Nông nghiệp - Bất động sản – Điện máy gia dụng Sản xuất thép là lĩnh vực cốt lõi chiếm tỷ trọng 90% doanh thu và lợi nhuận toàn Tập đoàn Với công suất 8 triệu tấn thép thô/năm, Hòa Phát là doanh nghiệp sản xuất thép lớn nhất khu vực Đông Nam Á
Sơ đồ tổ chức Tập đoàn Hoà Phát (Ảnh: Hoà Phát)
Tập đoàn Hòa Phát giữ thị phần số 1 Việt Nam về thép xây dựng, ống thép và thịt bò Úc Hiện nay, Tập đoàn Hòa Phát nằm trong Top 10 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam, Top 10 DN lợi nhuận tốt nhất, Top 5 DN niêm yết có vốn điều lệ lớn nhất thị trường chứng khoán Việt Nam Vốn hóa thị trường của HPG đạt 11 tỷ đô la Mỹ, nằm trong top 15 công ty thép có mức vốn hóa lớn nhất trong ngành thép thế giới.
Về quy mô, tập đoàn Hoà Phát hiện tại gồm có 20 Công ty thành viên và nhiều đơn vị trực thuộc với tổng số lượng nhân sự hơn 34.000 người Tập đoàn có nhiều nhà máy sản xuất thép, nhà máy sản xuất sản phẩm từ đồng và nhôm, nhà máy sản xuất xi măng và nhà máy sản xuất ống thép và hệ thống nhà kho lớn trên toàn quốc để lưu trữ hàng hoá.
Thực tiễn từ Hoà Phát
Sử dụng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, bao gồm hệ thống quản lý kho hàng hóa, hệ thống quản lý xuất nhập kho và hệ thống theo dõi lô hàng Các hệ thống này giúp tập đoàn quản lý kho hiệu quả, tăng tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho.
Sử dụng công nghệ tiên tiến: Sử dụng các công nghệ tiên tiến như hệ thống đọc mã vạch và hệ thống tự động hoá để tăng tính hiệu quả trong quản lý kho.
Thực hiện quản lý kho theo tiêu chuẩn quốc tế: Tập đoàn Hoà Phát thực hiện quản lý kho theo các tiêu chuẩn quốc tế như Tiêu chuẩn quản lý kho ISO 9001:2015, Tiêu chuẩn quản lý an toàn kho bãi ISO 45001:2018 Điều này giúp tập đoàn đảm bảo tính an toàn và chất lượng hàng hoá trong kho bãi.
Tối ưu hóa quá trình quản lý kho: Tập đoàn Hoà Phát thường xuyên cải tiến và tối ưu hoá quá trình quản lý kho, nhằm giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình quản lý, tăng tính hiệu quả và giảm chi phí.
Tăng cường đào tạo nhân viên: Tập đoàn Hoà Phát đầu tư đào tạo nhân viên về các kỹ năng quản lý kho và sử dụng các công nghệ quản lý kho, nhằm đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng để thực hiện quản lý kho hiệu quả.
Hệ thống quản lý kho của Hoà Phát khủng như thế nào?
Tập đoàn Hoà Phát sử dụng nhiều công cụ, phần mềm để quản lý kho hàng, bao gồm:
Phần mềm quản lý kho WMS (Warehouse Management System): đây là một hệ thống quản lý kho toàn diện, giúp tối ưu hóa các hoạt động nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa WMS được tích hợp với hệ thống quản lý ERP (Enterprise Resource Planning) để cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng tồn kho và quá trình hoạt động của kho hàng.
Hệ thống Mã vạch: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các công nghệ mã vạch để quản lý các sản phẩm và vật tư trong kho hàng Các sản phẩm được gắn nhãn mã vạch để theo dõi và kiểm soát việc nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa.
Phần mềm quản lý sản xuất: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng phần mềm quản lý sản xuất để quản lý quá trình sản xuất và theo dõi sản lượng hàng hóa sản xuất ra Thông tin này cũng được tích hợp vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo đầy đủ thông tin về hàng tồn kho và sản xuất.
Hệ thống GPS: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống GPS để theo dõi vận chuyển hàng hóa từ kho đến địa điểm tiêu thụ Thông tin này được cập nhật trên hệ thống quản lý kho, giúp quản lý kho hàng hiệu quả hơn và cải thiện quá trình giao hàng.
Công cụ phân tích dữ liệu: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng và tìm kiếm các cách để tối ưu hóa quá trình quản lý kho.
Tất cả các phần mềm này được tích hợp với nhau, tạo nên một hệ thống quản lý kho hàng hoá đồng bộ và chính xác cho tập đoàn Hoà Phát.
Các phương pháp khảo sát
4.i) Phương pháp quan sát a) Quy trình quản lý Kho hàng hoá Đối với một tập đoàn lớn như Tập đoàn Hoà Phát, việc quản lý kho hàng hoá hiệu quả là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh và cung ứng hàng hóa được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Quy trình quản lý kho hàng hoá của Tập đoàn Hoà Phát bao gồm các bước như sau:
- Tiếp nhận hàng hoá: Khi hàng hoá đến kho, nhân viên sẽ tiếp nhận và kiểm tra hàng hoá để đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hoá.
- Lưu kho hàng hoá: Sau khi kiểm tra hàng hoá, nhân viên sẽ tiến hành lưu kho hàng hoá theo các khu vực lưu trữ khác nhau.
- Quản lý xuất nhập kho: Khi có yêu cầu xuất kho hoặc nhập kho hàng hoá, nhân viên sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục và quy trình quản lý xuất nhập kho để đảm bảo việc di chuyển hàng hoá được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả
- Theo dõi lô hàng: Tập đoàn Hoà Phát cũng áp dụng hệ thống theo dõi lô hàng để đảm bảo việc quản lý kho hàng hoá được diễn ra đúng quy trình và đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin về hàng hoá.
- Phần mềm quản lý kho: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp để đảm bảo việc quản lý kho hàng hoá được diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Phần mềm này cho phép nhân viên quản lý kho tiến hành các công việc như nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng hóa, theo dõi lô hàng và báo cáo tình trạng hàng tồn kho
Ngoài ra, Tập đoàn Hoà Phát cũng áp dụng các phần mềm quản lý sản xuất và bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin về hàng hoá Các phần mềm này được tích hợp với phần mềm quản lý kho để đảm bảo sự liên kết và chính xác của thông tin giữa các bộ phận trong công ty. b) Cách tổ chức, bố trí, sắp xếp và lưu trữ kho hàng hoá
Hòa Phát đã đưa ra các quy định và quy trình cụ thể để tổ chức, bố trí, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho Cụ thể, các sản phẩm đưa vào kho phải được kiểm tra và phân loại theo loại hàng, kích thước, trọng lượng và tính chất khác nhau Sau đó, các sản phẩm sẽ được sắp xếp và lưu trữ tại các khu vực khác nhau trong kho, theo một kế hoạch bố trí khoa học và thuận lợi nhất.
Các sản phẩm được đánh mã và đặt nhãn để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và phân phối Mã sản phẩm sẽ được tạo ra theo quy trình chuyên nghiệp và có tính đồng nhất, giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác hơn
Ngoài ra, hệ thống quản lý kho của Hòa Phát còn được tích hợp với các công nghệ hiện đại như mã vạch, QR code để giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Để đảm bảo an toàn và bảo quản hàng hóa tốt nhất, Hòa Phát cũng đầu tư vào các công nghệ hiện đại như hệ thống điều hòa, kiểm soát độ ẩm, giám sát an ninh, v.v. Đồng thời, họ cũng luôn nâng cao năng lực quản lý kho của các nhân viên, đào tạo và cập nhật các kiến thức mới nhất về kho vận và hậu cần. c) Cách Hoà Phát quản lý kho bằng Mã vạch, QR Code
Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống mã vạch để quản lý kho hàng hoá Hệ thống này cho phép các nhân viên sử dụng thiết bị quét mã vạch để quét và xác nhận thông tin hàng hoá, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quá trình quản lý kho.
Các bước thực hiện quản lý kho bằng Mã vạch, QR Code của Hoà Phát như sau:
- Xác định thông tin hàng hoá: Các sản phẩm được xác định thông tin về mã sản phẩm, tên sản phẩm, nhà sản xuất, hạn sử dụng, giá cả, số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ.
- In mã vạch: Sau khi xác định thông tin, các nhân viên tại kho in mã vạch để dán lên sản phẩm.
- Quét mã vạch: Các nhân viên quét mã vạch trên sản phẩm và nhập thông tin vào phần mềm quản lý kho.
- Kiểm tra hàng hoá: Tại các điểm kiểm tra, các nhân viên quét mã vạch sản phẩm để xác nhận thông tin hàng hoá
- Theo dõi lịch sử sản phẩm: Hệ thống mã vạch cho phép theo dõi lịch sử sản phẩm từ khi nhập kho đến khi xuất kho Các thông tin về ngày sản xuất, ngày hết hạn, vị trí lưu trữ, số lượng hàng hoá, lịch sử vận chuyển sẽ được lưu trữ trong hệ thống để giúp quản lý kho hàng hoá dễ dàng hơn.
- Quản lý tồn kho: Các thông tin về số lượng tồn kho và vị trí lưu trữ sẽ được cập nhật thường xuyên vào hệ thống mã vạch Điều này giúp giảm thiểu sự lãng phí và sự mất mát hàng hoá trong quá trình quản lý kho.
4.ii) Phương pháp phỏng vấn
Ngày phỏng vấn : 26/03/2024 Địa chỉ: Số 66 Nguyễn Du, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố
Người phỏng vấn : Trần Tuấn Anh
Người trả lời : Nguyễn Thị Thảo Nguyên – Đại diện tập đoàn Hòa Phát
Câu hỏi Câu trả lời
Chào chị, em đang thực hiện đồ án về Ok, mình rất sẵn lòng. đề tài “Hệ thống quản lý kho hàng “, anh có thể cho em xin chút thời gian để tìm hiểu chút thông tin không ạ ?
Chị có thể cho em biết hiện tại để quản lí lô hàng bên mình thì có những cách gì ạ ?
Bên mình đã có hệ thống quản lý như : Phần mềm quản lí, hệ thống mã vạch, phần mềm sản xuất,…
Xin vui lòng giới thiệu về vai trò và chức năng chính của bộ phận quản lí kho hàng tại tập đoàn Hòa Phát?
Vai trò của bộ phận quản lí kho hàng tại tập đoàn Hòa Phát là đảm bảo quản lí, tổ chức và kiểm soát hàng hóa trong quá trình nhập, xuất và lưu trữ Chức năng chính của bộ phận này là đảm bảo rằng hàng hóa được vận hành một cách hiệu quả và an toàn, đồng thời đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và các bộ phận khác trong tập đoàn.
Ưu nhược điểm của hệ thống
Phần mềm quản lí kho hàng của Hòa Phát có thể có nhiều ưu điểm, bao gồm:
Tích hợp đa chức năng: Phần mềm quản lí kho của Hòa Phát có thể cung cấp các tính năng đa dạng như quản lí nhập, xuất hàng, tồn kho, đặt hàng và vận chuyển, giúp tối ưu hóa quy trình quản lí kho hàng một cách toàn diện.
Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng, giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ quản lí kho hàng mà không cần nhiều đào tạo.
Tính linh hoạt: Phần mềm quản lí kho của Hòa Phát có khả năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép điều chỉnh và thích nghi với các quy trình và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa hiệu suất: Phần mềm có thể giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của kho hàng thông qua việc tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thời gian và công sức cho việc nhập liệu và xử lý dữ liệu.
Khả năng tích hợp: Phần mềm quản lí kho của Hòa Phát có thể tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lí doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản lí vận tải, giúp tối ưu hóa quy trình toàn diện trong chuỗi cung ứng.
Bảo mật thông tin: Phần mềm đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu với các biện pháp bảo mật thông tin như mã hóa và kiểm soát truy cập, giúp bảo vệ thông tin của doanh nghiệp.
Những ưu điểm này giúp phần mềm quản lí kho Hòa Phát trở thành một công cụ hiệu quả để tối ưu hóa quy trình quản lí kho hàng và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Với mục đích khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, chúng tôi xin đề xuất ra một số yêu cầu cho hệ thống mới như sau:
Việc xây dựng một phần mềm quản lí kho mới đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về các tính năng cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà bạn có thể cần xem xét khi xây dựng phần mềm quản lí kho mới:
Quản lí nhập, xuất và tồn kho: Cung cấp các công cụ để ghi nhận và theo dõi lượng hàng nhập và xuất, cũng như tồn kho hiện tại của mỗi mặt hàng.
Quản lí đặt hàng và cung ứng: Cho phép tạo và theo dõi các đơn đặt hàng từ các nhà cung ứng, và quản lí quá trình vận chuyển và nhận hàng.
Thông tin phân tích và báo cáo: Cung cấp các báo cáo tổng quan về tình trạng kho hàng, xu hướng về mặt hàng và hoạt động nhập, xuất, giúp quản lý ra quyết định thông minh.
Tính năng đa nền tảng và di động: Cung cấp ứng dụng di động hoặc giao diện trên nền web để người dùng có thể truy cập và quản lí kho hàng từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào.
Bảo mật và kiểm soát truy cập: Đảm bảo rằng dữ liệu quản lí kho hàng được bảo vệ một cách an toàn và chỉ có người dùng có quyền truy cập mới có thể xem hoặc chỉnh sửa.
Những tính năng trên có thể giúp bạn xây dựng một phần mềm quản lí kho hàng mạnh mẽ và linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và tăng cường hiệu suất quản lí kho hàng.
Yêu cầu chức năng và phi chức năng
Yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống là hai khía cạnh quan trọng khi xây dựng phần mềm quản lí kho hàng Dưới đây là một số yêu cầu cần xem xét: a) Yêu cầu Chức năng:
Quản lí nhập, xuất và tồn kho: Hệ thống cần có khả năng ghi nhận và theo dõi lượng hàng nhập và xuất, cũng như tồn kho hiện tại của mỗi mặt hàng.
Quản lí đặt hàng và cung ứng: Phải có tính năng để tạo và theo dõi các đơn đặt hàng từ các nhà cung ứng, và quản lí quá trình vận chuyển và nhận hàng.
Báo cáo và phân tích: Hệ thống cần cung cấp các báo cáo tổng quan về tình trạng kho hàng, xu hướng về mặt hàng và hoạt động nhập, xuất, giúp quản lý ra quyết định thông minh.
Tích hợp công nghệ như mã vạch và RFID: Cần tích hợp công nghệ nhận diện như mã vạch hoặc RFID để tăng cường sự chính xác và hiệu quả trong quản lí kho hàng. b) Yêu cầu Phi chức năng:
Bảo mật và quản lí truy cập: Hệ thống cần cung cấp các biện pháp bảo mật như kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
Giao diện người dùng thân thiện: Giao diện người dùng cần được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và dễ hiểu để giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng cường trải nghiệm người dùng. Độ tin cậy và sẵn sàng: Hệ thống cần đảm bảo rằng luôn hoạt động ổn định và có sẵn để sử dụng, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp.
Tính tương thích và mở rộng: Hệ thống cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác và dễ dàng mở rộng khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì: Cần có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và các chính sách bảo trì đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.
Đưa ra các UC và actor
Đơn vị yêu cầu xuất
phê duyệt yêu cầu xuất/nhập/kiểm kê kho
Vẽ biểu đồ UC
Đặc tả cho UC
Đặc tả use case Đăng nhập
Tên Use Case Đăng nhập
Tác nhân chính Kế toán kho
Mô tả Use case Use case này mô tả quá trình đăng nhập vào hệ thống bởi một kế toán kho để truy cập vào các chức năng quản lý kho hàng Điều kiện trước Kế toán kho đã được tạo tài khoản và được cấp quyền truy cập vào hệ thống.
Hệ thống đã được khởi động và hoạt động bình thường.
1 Kế toán kho truy cập vào ứng dụng quản lý kho.
2 Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập, yêu cầu kế toán kho nhập thông tin đăng nhập.
3 Kế toán kho nhập tên người dùng (username) và mật khẩu (password).
4 Kế toán kho nhấn nút “Đăng nhập”.
5 Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập thành công.
6 Hệ thống chuyển kế toán kho đến giao diện chính của ứng dụng quản lý kho.
5.a Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập không thành công, hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu kế toán kho nhập lại thông tin đăng nhập Điều kiện sau Kế toán kho đã đăng nhập thành công và có thể truy cập vào các chức năng quản lý kho hàng.
Đặc tả use case Quản lý nhập kho
Tên Use Case Quản lý nhập kho
Tác nhân chính Kế toán kho
Mô tả Use case Quy trình nhập hàng hóa vào kho từ đơn vị cung cấp. Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho đã được khởi động.
Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.
1 Kế toán kho nhận thông tin yêu cầu nhập kho.
2 Kế toán kho kiểm tra thông tin chi tiết về đơn hàng, bao gồm số lượng, thông tin sản phẩm và điều kiện của hàng hóa.
3 Thông tin và điều kiện hàng hóa đạt chuẩn, kế toán kho ký phiếu chấp nhận hàng hóa.
4 Kế toán kho chuyển hàng hóa đến thủ kho với phiếu chấp nhận hàng hóa đã ký.
5 Thủ kho nhận phiếu chấp nhận hàng hóa và tiến hành nhập hàng vào kho.
6 Thủ kho sắp xếp và lưu trữ hàng hóa vào vị trí phù hợp trong kho.
7 Thủ kho cập nhật thông tin về hàng hóa và số lượng vào thẻ kho.
8 Thẻ kho được gửi lại cho kế toán kho để cập nhật thông tin lên hệ thống cơ sở dữ liệu kho.
9 Kế toán kho lập hóa đơn dựa trên giá trị hàng hóa nhập vào và thanh toán cho đơn vị cung cấp.
3.a Thông tin và điều kiện hàng hóa không đạt chuẩn, kế toán kho thông báo cho đơn vị cung cấp và yêu cầu điều chỉnh. Điều kiện sau Thủ kho đã nhận được hàng hóa và phiếu chấp nhận hàng hóa từ kế toán kho.
Đặc tả use case Thanh toán
Tên Use Case Thanh toán
Tác nhân chính Kế toán kho
Mô tả Use case Quy trình thanh toán cho yêu cầu nhập kho từ đơn vị cung cấp. Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho đã được khởi động.
Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.
1 Kế toán kho nhận thông tin yêu cầu thanh toán từ đơn vị cung cấp.
2 Kế toán kho lập hóa đơn thanh toán dựa trên giá trị hàng hóa nhập vào và in hóa đơn.
3 Đơn vị cung cấp xác nhận hóa đơn thanh toán phù hợp với số hàng nhập vào.
4 Kế toán kho thực hiện thanh toán cho bên đơn vị cung cấp.
5 Hóa đơn thanh toán được lưu vào trong hệ thống.
3.a.1 Đơn vị cung cấp xác nhận hóa đơn thanh toán không phù hợp với số hàng nhập vào.
3.a.2 Đề nghị kế toán kho kiểm tra lại và lập hóa đơn chính xác. Điều kiện sau Đơn vị cung cấp đã được thanh toán.
Hồ sơ thanh toán đã được lưu trữ và cập nhật trong hệ thống quản lý kho.
Đặc tả use case Quản lý xuất kho
Tên Use Case Quản lý xuất kho
Tác nhân chính Kế toán kho
Mô tả Use case Quy trình xuất hàng hóa khỏi kho khi có yêu cầu từ đơn vị yêu cầu xuất. Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho đã được khởi động.
Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.
1 Kế toán kho nhận yêu cầu xuất kho từ đơn vị yêu cầu xuất.
2 Kế toán kho kiểm tra thông tin chi tiết về yêu cầu xuất kho, bao gồm thông tin về sản phẩm và số lượng yêu cầu.
3 Kế toán kho kiểm tra số lượng hàng hóa tồn trên hệ thống.
4 Số lượng hàng hóa tồn đủ đáp ứng yêu cầu xuất kho, kế toán kho lập phiếu xuất kho và gửi cho bộ phận thủ kho.
5 Thủ kho nhận phiếu xuất kho và bắt đầu chuẩn bị hàng hóa cho việc xuất kho.
6 Hệ thống chuyển quản lý kho đến giao diện chính của ứng dụng quản lý kho.
7 Bên yêu cầu xuất nhận hàng và kí phiếu xuất kho.
8 Thủ kho nhận lại phiếu xuất kho đã được kí từ bên yêu cầu xuất và ghi thẻ kho.
9 Thẻ kho được gửi cho kế toán kho, cập nhật thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu kho.
4.a Số lượng hàng hóa tồn không đủ đáp ứng yêu cầu xuất kho, kế toán thông báo lại cho bên yêu cầu xuất về tình trạng không đủ hàng hóa và yêu cầu điều chỉnh. Điều kiện sau Phiếu xuất kho đã được tạo ra và gửi cho thủ kho.
Thông báo đã được gửi lại cho bên yêu cầu về tình trạng không đủ hàng hóa.
Đặc tả use case Kiểm kê hàng hóa
Tên Use Case Kiểm kê hàng hóa
Tác nhân chính Kế toán kho
Mô tả Use case Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho và cập nhật dữ liệu vào hệ thống Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho hàng đã được khởi động.
Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.
1 Kế toán kho nhận yêu cầu kiểm kê hàng hóa từ bộ phận thủ kho hoặc từ yêu cầu của giám đốc phòng KHSX.
2 Kế toán kho báo cáo cho bên thủ kho tiến hành kiểm kê các mã hàng có trong kho.
3 Thủ kho ghi lại thông tin về số lượng và chất lượng của từng mặt hàng được kiểm tra.
4 Thông tin kiểm kê được tổng hợp lại và gửi cho bộ phận kế toán kho đối chiếu dữ liệu sẵn có trên hệ thống.
5 Kế toán kho tiến hành đối chiếu dữ liệu kiểm kê với dữ liệu trên hệ thống.
6 Không có sự chênh lệch giữa hai luồng dữ liệu
7 Kế toán kho lập biên bản kiểm kê hoàn tất.
6.a.1 Có sự chênh lệch giữa hai luồng dữ liệu.
6.a.2 Kế toán kho cập nhật lại dữ liệu từ phiếu kiểm kê lên hệ thống hàng tồn kho. Điều kiện sau Biên bản kiểm kê hoàn tất đã được lập.
Cập nhật dữ liệu trên hệ thống hàng tồn kho.(Nếu có sự chênh lệch dữ liệu)
Đặc tả use case phê duyệt yêu cầu
Tên Use Case Phê duyệt yêu cầu
Tác nhân chính Giám đốc phòng KHSX
Mô tả Use case Quy trình phê duyệt yêu cầu kiểm kê hoặc xuất kho hoặc nhập kho từ bên có nhu cầu. Điều kiện trước Bên có nhu cầu đã tạo và gửi yêu cầu đến Giám đốc phòng KHSX
Hệ thống quản lý đã được khởi động Chuỗi sự kiện chính:
1 Giám đốc nhận được yêu cầu từ bên có nhu cầu.
2 Giám đốc kiểm tra thông tin chi tiết trong phiếu yêu cầu, bao gồm mục đích và thông tin liên quan.
3 Giám đốc đồng ý với yêu cầu.
4 Giám đốc kí giấy chấp thuận và gửi lại cho bên có nhu cầu.
3.a Giám đốc không đồng ý với yêu cầu.
4.a Giám đốc thông báo lại cho bên có nhu cầu về lý do từ chối. Điều kiện sau Giấy chấp thuận đã được kí và gửi lại cho bên có nhu cầu để tiếp tục quy trình tiếp theo (đồng ý). Bên có nhu cầu sẽ nhận được thông báo về lý do từ chối (không đồng ý).
Xây dựng biểu đồ tuần tự
Biểu đồ hoạt động (Nghĩa)
Biểu đồ trạng thái cho chức năng nếu có (Nghĩa)
Kiểm kê
Biểu đồ triển khai và thành phần
Thiết kế CSDL và chương trình
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaNV Varchar(10) Khóa chính Mã nhân viên
HoTen Nvarchar(30) Họ và tên
Sdt Varchar(15) Số điện thoại
Cccd Varchar(15) Số căn cước
QueQuan Nvarchar(20) Quê quán b) Bảng hàng hóa
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaHH Varchar(10) Khóa chính Mã hàng hóa
TenHH Nvarchar(30) Tên hàng hóa
DonViTinh Nvarchar(10) Đơn vị tính
SoLuong int Số lượng c) Bảng đối tác
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaDoiTac Varchar(20) Khóa chính Mã đối tác
TenDoiTac Nvarchar(50) Tên đối tác
Sdt Varchar(15) Số điện thoại
Loai Nvarchar(20) Nhà cung ứng hay nhà phân phối d) Bảng hóa đơn
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaHoaDon Varchar(20) Khóa chính Mã hóa đơn
TenHH Nvarchar(30) Tên hàng hóa
TrangThai Nvarchar(20) Đã thanh toán hay chưa e) Bảng phiếu xuất kho
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaPhieu Varchar(10) Khóa chính Mã phiếu
MaHoaDon Varchar(20) Mã hóa đơn
MaNPP Varchar(20) Mã nhà phân phối
MaNV Varchar(10) Mã nhân viên f) Bảng phiếu nhập kho
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaPhieu Varchar(10) Khóa chính Mã phiếu
MaHoaDon Varchar(20) Mã hóa đơn
MaNcc Varchar(20) Mã nhà cung cấp
MaNV Varchar(10) Mã nhân viên g) Bảng tài khoản
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc Ý nghĩa
MaNV Varchar(10) Khóa chính Tên đăng nhập
Triển Khai Chương Trình
a) Giao diện đăng nhập b) Giao diện trang chủ c) Giao diện thêm phiếu kiểm kê
Biên bản phiếu kiểm kê từ thủ kho d) Giao diện thêm phiếu nhập hàng
Phiếu nhập kho sau khi xuất ra khỏi hệ thống e) Giao diện thêm phiếu xuất hàng
Phiếu xuất kho sau khi xuất ra khỏi hệ thống f) Giao diện xem sản phẩm tồn kho g) Giao diện xem thống kê các hóa đơn h) Giao diện thêm hóa đơn mới
