báo cáo môn học phân tích thiết kế hệ thống thông tin đề tài hệ thống quản lí kho hàng

WMS được tích hợp với hệ thống quản lý ERP EnterpriseResource Planning để cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng tồn khovà quá trình hoạt động của kho hàng. Hệ thống Mã vạch: Tậ

HỌC VIỆN KỸ THUẬT MẬT MÃKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-BÁO CÁO MÔN HỌCPHÂN TÍCH THIẾT KẾHỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI

HỆ THỐNG QUẢN LÍ KHO HÀNG

Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Như

Nhóm sinh viên thực hiện:Trần Tuấn Anh

Lương Văn BảoLê Đức Minh

Nguyễn Trọng Nghĩa Đoàn Minh Phương

MSSV: CT060203MSSV: CT060204MSSV: CT060225MSSV: CT060227MSSV: CT060232

4.4) Phương pháp nghiên cứu tài liệu 9

5) Ưu nhược điểm của hệ thống 10

5.1) Hệ thống cũ 10

5.2) Hệ thống mới 10

6) Yêu cầu chức năng và phi chức năng 11

II) Đưa ra các UC và actor 12

III) Vẽ biểu đồ UC 13

1) Use case tổng quát 13

2) Use case phân rã chức năng nhập kho 13

3) Use case phân rã chức năng xuất kho 14

4) Use case phân rã chức năng kiểm kê hàng hóa 14

5) Use case phê duyệt yêu cầu xuất/nhập/kiểm kê kho 15

IV) Đặc tả cho UC 16

1) Đặc tả use case Đăng nhập 16

2) Đặc tả use case Quản lý nhập kho 17

3) Đặc tả use case Thanh toán 18

4) Đặc tả use case Quản lý xuất kho 18

5) Đặc tả use case Kiểm kê hàng hóa 19

6) Đặc tả use case phê duyệt yêu cầu 20

V) Xây dựng biểu đồ lớp 22

VI) Xây dựng biểu đồ tuần tự 23

1) Biểu đồ tuần tự đăng nhập 23

2) Biểu đồ tuần tự kiểm kê 23

3) Biểu đồ tuần tự nhập kho 24

4) Biểu đồ tuần tự xuất kho 24

5) Biểu đồ tuần tự thanh toán 25

VII) Biểu đồ hoạt động (Nghĩa) 26

1) Đăng nhập 26

2) Biểu đồ hoạt động của nghiệp quy trình xét duyệt yêu cầu xuất/nhập/kiểm kê kho 27

3) Biểu đồ hoạt động của nghiệp vụ nhập kho 28

4) Biểu đồ hoạt động của nghiệp vụ xuất kho 29

5) Biểu đồ hoạt động của nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa 30

1) Thiết kế cơ sở dữ liệu 37

2) Triển Khai Chương Trình 40

I) Khảo sát hiện trạng

1) Giới thiệu sơ lược về tập đoàn Hoà Phát

Hòa Phát là Tập đoàn sản xuất công nghiệp hàng đầu Việt Nam Khởi đầu từ mộtCông ty chuyên buôn bán các loại máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượtmở rộng sang các lĩnh vực khác như Nội thất, ống thép, thép xây dựng, điện lạnh, bấtđộng sản và nông nghiệp Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chính thức niêm yết cổ phiếutrên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng khoán HPG.

Hiện nay, Tập đoàn hoạt động trong 05 lĩnh vực: Gang thép (thép xây dựng, thépcuộn cán nóng) - Sản phẩm thép (gồm Ống thép, tôn mạ, thép rút dây, thép dự ứnglực) - Nông nghiệp - Bất động sản – Điện máy gia dụng Sản xuất thép là lĩnh vực cốtlõi chiếm tỷ trọng 90% doanh thu và lợi nhuận toàn Tập đoàn Với công suất 8 triệutấn thép thô/năm, Hòa Phát là doanh nghiệp sản xuất thép lớn nhất khu vực ĐôngNam Á

Sơ đồ tổ chức Tập đoàn Hoà Phát (Ảnh: Hoà Phát)

Tập đoàn Hòa Phát giữ thị phần số 1 Việt Nam về thép xây dựng, ống thép và thịtbò Úc Hiện nay, Tập đoàn Hòa Phát nằm trong Top 10 doanh nghiệp tư nhân lớn nhấtViệt Nam, Top 10 DN lợi nhuận tốt nhất, Top 5 DN niêm yết có vốn điều lệ lớn nhấtthị trường chứng khoán Việt Nam Vốn hóa thị trường của HPG đạt 11 tỷ đô la Mỹ,nằm trong top 15 công ty thép có mức vốn hóa lớn nhất trong ngành thép thế giới.

Về quy mô, tập đoàn Hoà Phát hiện tại gồm có 20 Công ty thành viên và nhiều đơnvị trực thuộc với tổng số lượng nhân sự hơn 34.000 người Tập đoàn có nhiều nhàmáy sản xuất thép, nhà máy sản xuất sản phẩm từ đồng và nhôm, nhà máy sản xuất ximăng và nhà máy sản xuất ống thép và hệ thống nhà kho lớn trên toàn quốc để lưu trữhàng hoá.

2) Thực tiễn từ Hoà Phát

Sử dụng hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp: Tập đoàn Hoà Phát sử

dụng các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, bao gồm hệ thống quản lý khohàng hóa, hệ thống quản lý xuất nhập kho và hệ thống theo dõi lô hàng Các hệthống này giúp tập đoàn quản lý kho hiệu quả, tăng tính chính xác và giảm thiểusai sót trong quá trình quản lý kho.

Sử dụng công nghệ tiên tiến: Sử dụng các công nghệ tiên tiến như hệ thống

đọc mã vạch và hệ thống tự động hoá để tăng tính hiệu quả trong quản lý kho.

Thực hiện quản lý kho theo tiêu chuẩn quốc tế: Tập đoàn Hoà Phát thực

hiện quản lý kho theo các tiêu chuẩn quốc tế như Tiêu chuẩn quản lý kho ISO9001:2015, Tiêu chuẩn quản lý an toàn kho bãi ISO 45001:2018 Điều này giúptập đoàn đảm bảo tính an toàn và chất lượng hàng hoá trong kho bãi.

Tối ưu hóa quá trình quản lý kho: Tập đoàn Hoà Phát thường xuyên cải

tiến và tối ưu hoá quá trình quản lý kho, nhằm giảm thiểu tối đa các sai sót trongquá trình quản lý, tăng tính hiệu quả và giảm chi phí.

Tăng cường đào tạo nhân viên: Tập đoàn Hoà Phát đầu tư đào tạo nhân

viên về các kỹ năng quản lý kho và sử dụng các công nghệ quản lý kho, nhằmđảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng để thực hiện quản lý kho hiệu quả.

Kho Thép Hoà Phát

3) Hệ thống quản lý kho của Hoà Phát khủng như thế nào?

Tập đoàn Hoà Phát sử dụng nhiều công cụ, phần mềm để quản lý kho hàng, baogồm:

 Phần mềm quản lý kho WMS (Warehouse Management System): đây là một

hệ thống quản lý kho toàn diện, giúp tối ưu hóa các hoạt động nhập, xuất vàkiểm kê hàng hóa WMS được tích hợp với hệ thống quản lý ERP (EnterpriseResource Planning) để cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về hàng tồn khovà quá trình hoạt động của kho hàng.

 Hệ thống Mã vạch: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các công nghệ mã vạch để

quản lý các sản phẩm và vật tư trong kho hàng Các sản phẩm được gắn nhãnmã vạch để theo dõi và kiểm soát việc nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa.

 Phần mềm quản lý sản xuất: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng phần mềm quản lý

sản xuất để quản lý quá trình sản xuất và theo dõi sản lượng hàng hóa sản xuấtra Thông tin này cũng được tích hợp vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo đầyđủ thông tin về hàng tồn kho và sản xuất.

 Hệ thống GPS: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống GPS để theo dõi vận

chuyển hàng hóa từ kho đến địa điểm tiêu thụ Thông tin này được cập nhật

trên hệ thống quản lý kho, giúp quản lý kho hàng hiệu quả hơn và cải thiện quátrình giao hàng.

 Công cụ phân tích dữ liệu: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các công cụ phân tích

dữ liệu để đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng và tìm kiếm các cách đểtối ưu hóa quá trình quản lý kho.

Tất cả các phần mềm này được tích hợp với nhau, tạo nên một hệ thống quản lý khohàng hoá đồng bộ và chính xác cho tập đoàn Hoà Phát.

4) Các phương pháp khảo sát

4.i) Phương pháp quan sát

a) Quy trình quản lý Kho hàng hoá

Đối với một tập đoàn lớn như Tập đoàn Hoà Phát, việc quản lý kho hàng hoá hiệuquả là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinhdoanh và cung ứng hàng hóa được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Quy trình quản lý kho hàng hoá của Tập đoàn Hoà Phát bao gồm các bước nhưsau:

- Tiếp nhận hàng hoá: Khi hàng hoá đến kho, nhân viên sẽ tiếp nhận và

kiểm tra hàng hoá để đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hoá.

- Lưu kho hàng hoá: Sau khi kiểm tra hàng hoá, nhân viên sẽ tiến hành lưu

kho hàng hoá theo các khu vực lưu trữ khác nhau.

-Quản lý xuất nhập kho: Khi có yêu cầu xuất kho hoặc nhập kho hàng hoá,

nhân viên sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục và quy trình quản lý xuất nhậpkho để đảm bảo việc di chuyển hàng hoá được diễn ra nhanh chóng và hiệu

quả

- Theo dõi lô hàng: Tập đoàn Hoà Phát cũng áp dụng hệ thống theo dõi lô

hàng để đảm bảo việc quản lý kho hàng hoá được diễn ra đúng quy trình vàđảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin về hàng hoá.

-Phần mềm quản lý kho: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng các phần mềm quản

lý kho chuyên nghiệp để đảm bảo việc quản lý kho hàng hoá được diễn ramột cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Phần mềm này cho phépnhân viên quản lý kho tiến hành các công việc như nhập kho, xuất kho,

kiểm kê hàng hóa, theo dõi lô hàng và báo cáo tình trạng hàng tồn kho

Ngoài ra, Tập đoàn Hoà Phát cũng áp dụng các phần mềm quản lý sản xuất và

bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin về hàng hoá Các

phần mềm này được tích hợp với phần mềm quản lý kho để đảm bảo sự liên kết vàchính xác của thông tin giữa các bộ phận trong công ty.

b) Cách tổ chức, bố trí, sắp xếp và lưu trữ kho hàng hoá

Hòa Phát đã đưa ra các quy định và quy trình cụ thể để tổ chức, bố trí, sắp xếp vàlưu trữ hàng hóa trong kho Cụ thể, các sản phẩm đưa vào kho phải được kiểm tra vàphân loại theo loại hàng, kích thước, trọng lượng và tính chất khác nhau Sau đó, cácsản phẩm sẽ được sắp xếp và lưu trữ tại các khu vực khác nhau trong kho, theo một kếhoạch bố trí khoa học và thuận lợi nhất.

Kho hàng Hoà Phát

Các sản phẩm được đánh mã và đặt nhãn để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và phânphối Mã sản phẩm sẽ được tạo ra theo quy trình chuyên nghiệp và có tính đồng nhất,giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác hơn

Ngoài ra, hệ thống quản lý kho của Hòa Phát còn được tích hợp với các công nghệhiện đại như mã vạch, QR code để giúp công việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dànghơn.

Để đảm bảo an toàn và bảo quản hàng hóa tốt nhất, Hòa Phát cũng đầu tư vào cáccông nghệ hiện đại như hệ thống điều hòa, kiểm soát độ ẩm, giám sát an ninh, v.v.

Đồng thời, họ cũng luôn nâng cao năng lực quản lý kho của các nhân viên, đào tạo vàcập nhật các kiến thức mới nhất về kho vận và hậu cần.

c) Cách Hoà Phát quản lý kho bằng Mã vạch, QR Code

Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống mã vạch để quản lý kho hàng hoá Hệ thống này cho phép các nhân viên sử dụng thiết bị quét mã vạch để quét và xác nhận thông tin hàng hoá, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quá trình quản lý kho.

Các bước thực hiện quản lý kho bằng Mã vạch, QR Code của Hoà Phát như

sau:

- Xác định thông tin hàng hoá: Các sản phẩm được xác định thông tin

về mã sản phẩm, tên sản phẩm, nhà sản xuất, hạn sử dụng, giá cả, số lượng tồn kho, vị trí lưu trữ.

- In mã vạch: Sau khi xác định thông tin, các nhân viên tại kho in mã

vạch để dán lên sản phẩm.

- Quét mã vạch: Các nhân viên quét mã vạch trên sản phẩm và nhập

thông tin vào phần mềm quản lý kho.

- Kiểm tra hàng hoá: Tại các điểm kiểm tra, các nhân viên quét mã

vạch sản phẩm để xác nhận thông tin hàng hoá

- Theo dõi lịch sử sản phẩm: Hệ thống mã vạch cho phép theo dõi lịch

sử sản phẩm từ khi nhập kho đến khi xuất kho Các thông tin về ngày sản xuất, ngày hết hạn, vị trí lưu trữ, số lượng hàng hoá, lịch sử vận chuyển sẽ được lưu trữ trong hệ thống để giúp quản lý kho hàng hoá dễ dàng hơn.

- Quản lý tồn kho: Các thông tin về số lượng tồn kho và vị trí lưu trữ

sẽ được cập nhật thường xuyên vào hệ thống mã vạch Điều này giúp giảm thiểu sự lãng phí và sự mất mát hàng hoá trong quá trình quản lý kho.

4.ii) Phương pháp phỏng vấn

Ngày phỏng vấn : 26/03/2024

Địa chỉ: Số 66 Nguyễn Du, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phốHà Nội, Việt Nam

Người phỏng vấn : Trần Tuấn Anh

Người trả lời : Nguyễn Thị Thảo Nguyên – Đại diện tập đoàn Hòa Phát

Chào chị, em đang thực hiện đồ án về Ok, mình rất sẵn lòng.

đề tài “Hệ thống quản lý kho hàng “,anh có thể cho em xin chút thời gianđể tìm hiểu chút thông tin không ạ ?Chị có thể cho em biết hiện tại đểquản lí lô hàng bên mình thì có nhữngcách gì ạ ?

Bên mình đã có hệ thống quản lýnhư : Phần mềm quản lí, hệ thống mãvạch, phần mềm sản xuất,…

Xin vui lòng giới thiệu về vai trò vàchức năng chính của bộ phận quản líkho hàng tại tập đoàn Hòa Phát?

Vai trò của bộ phận quản lí kho hàngtại tập đoàn Hòa Phát là đảm bảoquản lí, tổ chức và kiểm soát hànghóa trong quá trình nhập, xuất và lưutrữ Chức năng chính của bộ phận nàylà đảm bảo rằng hàng hóa được vậnhành một cách hiệu quả và an toàn,đồng thời đáp ứng được nhu cầu củakhách hàng và các bộ phận khác trongtập đoàn.

Trong quá trình quản lí kho hàng, liệutập đoàn Hòa Phát có sử dụng cáccông nghệ hiện đại nào để tối ưu hóahoạt động và tăng cường hiệu quả?

Tại Hòa Phát, chúng tôi sử dụngnhiều công nghệ hiện đại để tối ưuhóa quản lí kho hàng Điều này baogồm hệ thống quản lí kho tự động, mãvạch và phần mềm quản lí kho hàngthông minh giúp chúng tôi theo dõi vàkiểm soát hàng hóa một cách chínhxác và nhanh chóng

Làm thế nào để đảm bảo rằng các quytrình vận hành kho hàng tại Hòa Phátđáp ứng được nhu cầu của kháchhàng và đồng thời đảm bảo an toàn vàbảo vệ hàng hóa?

Để đảm bảo rằng quy trình vận hànhkho hàng đáp ứng được nhu cầu củakhách hàng và đảm bảo an toàn hànghóa, chúng tôi thường xuyên đào tạonhân viên về các quy trình và biệnpháp an toàn Chúng tôi cũng thườngxuyên kiểm tra và đánh giá các hoạtđộng trong kho để phát hiện và giảiquyết các vấn đề kịp thời.

Trong một môi trường kinh doanh đadạng như tập đoàn Hòa Phát, làm thếnào để quản lí kho hàng có thể thíchứng với các thay đổi và yêu cầu mới?

Trong môi trường kinh doanh đa dạngnhư tập đoàn Hòa Phát, chúng tôiluôn sẵn lòng thích ứng với các thayđổi và yêu cầu mới Điều này có thểbao gồm việc cải tiến quy trình, đầutư vào công nghệ mới, và tăng cườnghợp tác giữa các bộ phận khác nhauđể đảm bảo rằng quản lí kho hàngluôn đáp ứng được mục tiêu kinhdoanh và yêu cầu của thị trường.

4.iii)Phương pháp bảng hỏi

Dưới đây là một mẫu bảng khảo sát cho việc khảo sát về cách quản lí khohàng của tập đoàn Hòa Phát:

-**Bảng Khảo Sát về Quản lí Kho Hàng của Tập đoàn Hòa Phát**

Xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia khảo sát này Mụcđích của chúng tôi là thu thập ý kiến và thông tin từ bạn về cách quản líkho hàng của tập đoàn Hòa Phát Thông tin bạn cung cấp sẽ giúp chúngtôi hiểu rõ hơn về thực tế hoạt động và cung cấp cơ hội để cải thiện chấtlượng dịch vụ.

**Phần 1: Thông tin Cá Nhân (Tùy chọn)**1 Họ và Tên:

2 Địa chỉ Email:3 Số điện thoại:

**Phần 2: Câu Hỏi Khảo Sát**

1 Bạn đã từng có trải nghiệm làm việc với tập đoàn Hòa Phát hoặc làkhách hàng của họ không?

- [ ] Có - [ ] Không

2 Nếu có, vui lòng chia sẻ trải nghiệm của bạn về quản lí kho hàng củatập đoàn Hòa Phát (Nếu không, bạn có thể bỏ qua câu hỏi này.)

3 Bạn nghĩ rằng tập đoàn Hòa Phát sử dụng công nghệ nào để quản líkho hàng một cách hiệu quả?

- [ ] Mã vạch và hệ thống quản lí tự động - [ ] Phần mềm quản lí kho hàng thông minh - [ ] Hệ thống theo dõi hàng hóa trực tuyến - [ ] Không biết

4 Bạn nghĩ rằng quy trình quản lí kho hàng của tập đoàn Hòa Phát có đápứng được nhu cầu của khách hàng không?

- [ ] Rất đáp ứng

- [ ] Đôi khi đáp ứng - [ ] Không đáp ứng

5 Bạn nghĩ rằng tập đoàn Hòa Phát có áp dụng các biện pháp an toàn vàbảo vệ hàng hóa đúng cách trong quá trình quản lí kho hàng không?

- [ ] Rất đúng cách - [ ] Đôi khi đúng cách - [ ] Không đúng cách

6 Bạn có ý kiến hoặc đề xuất nào để cải thiện quy trình quản lí kho hàngcủa tập đoàn Hòa Phát không?

4.iv)Phương pháp nghiên cứu tài liệu

a) Phương pháp quản lý Kho của Hoà Phát

Tập đoàn Hoà Phát có nhiều phương pháp quản lý kho khác nhau để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí Một số phương pháp quản lý kho của tập đoànHoà Phát bao gồm:

- Quản lý kho bằng phần mềm: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng phần mềm

quản lý kho để theo dõi tình trạng hàng tồn kho, đặt hàng và phân phối hàng hóa Phần mềm này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý kho và giảm thiểu sai sót.

- Quản lý kho bằng mã vạch: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng mã vạch để

đánh dấu hàng hóa và quản lý kho Việc sử dụng mã vạch giúp đơn giản hóa việc kiểm tra và đếm số lượng hàng hóa.

- Quản lý kho bằng hệ thống RFID: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng công

nghệ RFID để quản lý kho hàng Các sản phẩm được gắn thẻ RFID, giúp theo dõi được vị trí của từng sản phẩm trong kho hàng.

- Quản lý kho theo hệ thống FIFO: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống FIFO

(First In First Out) để quản lý hàng hóa trong kho Điều này giúp đảm bảo hànghóa được sử dụng và xuất kho theo thứ tự nhập vào.

- Quản lý kho theo hệ thống ABC: Tập đoàn Hoà Phát sử dụng hệ thống ABC

để phân loại hàng hóa và đánh giá mức độ quan trọng của từng loại hàng trongkho Việc này giúp định rõ mức độ ưu tiên trong việc quản lý và xuất kho cácloại hàng hóa.

5) Ưu nhược điểm của hệ thống

5.i) Hệ thống cũ

Phần mềm quản lí kho hàng của Hòa Phát có thể có nhiều ưu điểm, baogồm:

Tích hợp đa chức năng: Phần mềm quản lí kho của Hòa Phát có thể cung

cấp các tính năng đa dạng như quản lí nhập, xuất hàng, tồn kho, đặt hàng và vậnchuyển, giúp tối ưu hóa quy trình quản lí kho hàng một cách toàn diện.

Giao diện dễ sử dụng: Phần mềm được thiết kế với giao diện người dùng

thân thiện và dễ sử dụng, giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ quản líkho hàng mà không cần nhiều đào tạo.

Tính linh hoạt: Phần mềm quản lí kho của Hòa Phát có khả năng tùy

chỉnh linh hoạt, cho phép điều chỉnh và thích nghi với các quy trình và yêu cầucụ thể của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa hiệu suất: Phần mềm có thể giúp tối ưu hóa hiệu suất hoạt

động của kho hàng thông qua việc tự động hóa các quy trình, giảm thiểu thờigian và công sức cho việc nhập liệu và xử lý dữ liệu.

Khả năng tích hợp: Phần mềm quản lí kho của Hòa Phát có thể tích hợp

với các hệ thống khác như hệ thống quản lí doanh nghiệp (ERP), hệ thống quảnlí vận tải, giúp tối ưu hóa quy trình toàn diện trong chuỗi cung ứng.

Bảo mật thông tin: Phần mềm đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu với các

biện pháp bảo mật thông tin như mã hóa và kiểm soát truy cập, giúp bảo vệthông tin của doanh nghiệp.

Những ưu điểm này giúp phần mềm quản lí kho Hòa Phát trở thành mộtcông cụ hiệu quả để tối ưu hóa quy trình quản lí kho hàng và nâng cao hiệu suấthoạt động của doanh nghiệp.

5.ii) Hệ thống mới

Với mục đích khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, chúngtôi xin đề xuất ra một số yêu cầu cho hệ thống mới như sau:

Việc xây dựng một phần mềm quản lí kho mới đòi hỏi sự cân nhắc kỹlưỡng về các tính năng cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp vàngười dùng Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà bạn có thể cần xem xét khixây dựng phần mềm quản lí kho mới:

Quản lí nhập, xuất và tồn kho: Cung cấp các công cụ để ghi nhận và theo

dõi lượng hàng nhập và xuất, cũng như tồn kho hiện tại của mỗi mặt hàng.

Quản lí đặt hàng và cung ứng: Cho phép tạo và theo dõi các đơn đặt

hàng từ các nhà cung ứng, và quản lí quá trình vận chuyển và nhận hàng.

Thông tin phân tích và báo cáo: Cung cấp các báo cáo tổng quan về tình

trạng kho hàng, xu hướng về mặt hàng và hoạt động nhập, xuất, giúp quản lý raquyết định thông minh.

Tính năng đa nền tảng và di động: Cung cấp ứng dụng di động hoặc giao

diện trên nền web để người dùng có thể truy cập và quản lí kho hàng từ bất kỳđâu và bất kỳ thiết bị nào.

Bảo mật và kiểm soát truy cập: Đảm bảo rằng dữ liệu quản lí kho hàng

được bảo vệ một cách an toàn và chỉ có người dùng có quyền truy cập mới cóthể xem hoặc chỉnh sửa.

Những tính năng trên có thể giúp bạn xây dựng một phần mềm quản lí khohàng mạnh mẽ và linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và tăngcường hiệu suất quản lí kho hàng.

6) Yêu cầu chức năng và phi chức năng

Yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống là hai khía cạnh quan trọng khi xây dựng phần mềm quản lí kho hàng Dưới đây là một số yêu cầu cầnxem xét:

a) Yêu cầu Chức năng:

Quản lí nhập, xuất và tồn kho: Hệ thống cần có khả năng ghi nhận và

theo dõi lượng hàng nhập và xuất, cũng như tồn kho hiện tại của mỗi mặt hàng.

Quản lí đặt hàng và cung ứng: Phải có tính năng để tạo và theo dõi các

đơn đặt hàng từ các nhà cung ứng, và quản lí quá trình vận chuyển và nhận hàng.

Báo cáo và phân tích: Hệ thống cần cung cấp các báo cáo tổng quan về

tình trạng kho hàng, xu hướng về mặt hàng và hoạt động nhập, xuất, giúp quản lý ra quyết định thông minh.

Tích hợp công nghệ như mã vạch và RFID: Cần tích hợp công nghệ

nhận diện như mã vạch hoặc RFID để tăng cường sự chính xác và hiệu quả trong quản lí kho hàng.

b) Yêu cầu Phi chức năng:

Bảo mật và quản lí truy cập: Hệ thống cần cung cấp các biện pháp bảo mật

như kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin.

Giao diện người dùng thân thiện: Giao diện người dùng cần được thiết

kế đơn giản, dễ sử dụng và dễ hiểu để giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng cường trải nghiệm người dùng.

Độ tin cậy và sẵn sàng: Hệ thống cần đảm bảo rằng luôn hoạt động ổn

định và có sẵn để sử dụng, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp.

Tính tương thích và mở rộng: Hệ thống cần có khả năng tích hợp với

các hệ thống khác và dễ dàng mở rộng khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì: Cần có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp

và các chính sách bảo trì đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.

II) Đưa ra các UC và actor Actor:

 Kế toán kho Thủ kho

 Giám đốc phòng KHSX Đơn vị cung cấp

 Đơn vị yêu cầu xuất

Use case:

 Đăng nhập

 Quản lý nhập kho Quản lý xuất kho Kiểm kê hàng hóa Thanh toán

 phê duyệt yêu cầu xuất/nhập/kiểm kê kho

III) Vẽ biểu đồ UC

1) Use case tổng quát

2) Use case phân rã chức năng nhập kho

3) Use case phân rã chức năng xuất kho

4) Use case phân rã chức năng kiểm kê hàng hóa

5) Use case phê duyệt yêu cầu xuất/nhập/kiểm kê kho

IV) Đặc tả cho UC

1) Đặc tả use case Đăng nhập

Tác nhân chính Kế toán kho

Mô tả Use case Use case này mô tả quá trình đăng nhập vào hệthống bởi một kế toán kho để truy cập vào cácchức năng quản lý kho hàng

Điều kiện trước Kế toán kho đã được tạo tài khoản và được cấpquyền truy cập vào hệ thống.

Hệ thống đã được khởi động và hoạt động bìnhthường.

Chuỗi sự kiện chính:

1 Kế toán kho truy cập vào ứng dụng quản lý kho.

2 Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập, yêu cầu kế toán kho nhập thông tinđăng nhập.

3 Kế toán kho nhập tên người dùng (username) và mật khẩu (password).4 Kế toán kho nhấn nút “Đăng nhập”.

5 Hệ thống xác thực thông tin đăng nhập thành công.

6 Hệ thống chuyển kế toán kho đến giao diện chính của ứng dụng quản lýkho.

2) Đặc tả use case Quản lý nhập kho

Tên Use Case Quản lý nhập khoTác nhân chính Kế toán kho

Mô tả Use case Quy trình nhập hàng hóa vào kho từ đơn vị cungcấp.

Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho đã được khởi động.Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.Chuỗi sự kiện chính:

1 Kế toán kho nhận thông tin yêu cầu nhập kho.

2 Kế toán kho kiểm tra thông tin chi tiết về đơn hàng, bao gồm số lượng,thông tin sản phẩm và điều kiện của hàng hóa.

3 Thông tin và điều kiện hàng hóa đạt chuẩn, kế toán kho ký phiếu chấp nhậnhàng hóa.

4 Kế toán kho chuyển hàng hóa đến thủ kho với phiếu chấp nhận hàng hóa đãký.

5 Thủ kho nhận phiếu chấp nhận hàng hóa và tiến hành nhập hàng vào kho.6 Thủ kho sắp xếp và lưu trữ hàng hóa vào vị trí phù hợp trong kho.

7 Thủ kho cập nhật thông tin về hàng hóa và số lượng vào thẻ kho.

8 Thẻ kho được gửi lại cho kế toán kho để cập nhật thông tin lên hệ thống cơsở dữ liệu kho.

9 Kế toán kho lập hóa đơn dựa trên giá trị hàng hóa nhập vào và thanh toáncho đơn vị cung cấp.

3) Đặc tả use case Thanh toán

Tác nhân chính Kế toán kho

Mô tả Use case Quy trình thanh toán cho yêu cầu nhập kho từđơn vị cung cấp.

Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho đã được khởi động.Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.Chuỗi sự kiện chính:

1 Kế toán kho nhận thông tin yêu cầu thanh toán từ đơn vị cung cấp.

2 Kế toán kho lập hóa đơn thanh toán dựa trên giá trị hàng hóa nhập vào vàin hóa đơn.

3 Đơn vị cung cấp xác nhận hóa đơn thanh toán phù hợp với số hàng nhậpvào.

4 Kế toán kho thực hiện thanh toán cho bên đơn vị cung cấp.5 Hóa đơn thanh toán được lưu vào trong hệ thống.

4) Đặc tả use case Quản lý xuất kho

Tên Use Case Quản lý xuất khoTác nhân chính Kế toán kho

Mô tả Use case Quy trình xuất hàng hóa khỏi kho khi có yêu cầu

từ đơn vị yêu cầu xuất.

Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho đã được khởi động.Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.Chuỗi sự kiện chính:

1 Kế toán kho nhận yêu cầu xuất kho từ đơn vị yêu cầu xuất.

2 Kế toán kho kiểm tra thông tin chi tiết về yêu cầu xuất kho, bao gồm thôngtin về sản phẩm và số lượng yêu cầu.

3 Kế toán kho kiểm tra số lượng hàng hóa tồn trên hệ thống.

4 Số lượng hàng hóa tồn đủ đáp ứng yêu cầu xuất kho, kế toán kho lập phiếuxuất kho và gửi cho bộ phận thủ kho.

5 Thủ kho nhận phiếu xuất kho và bắt đầu chuẩn bị hàng hóa cho việc xuấtkho.

6 Hệ thống chuyển quản lý kho đến giao diện chính của ứng dụng quản lýkho.

7 Bên yêu cầu xuất nhận hàng và kí phiếu xuất kho.

8 Thủ kho nhận lại phiếu xuất kho đã được kí từ bên yêu cầu xuất và ghi thẻkho.

9 Thẻ kho được gửi cho kế toán kho, cập nhật thông tin trên hệ thống cơ sởdữ liệu kho.

Ngoại lệ:

4.a Số lượng hàng hóa tồn không đủ đáp ứng yêu cầu xuất kho, kế toán thôngbáo lại cho bên yêu cầu xuất về tình trạng không đủ hàng hóa và yêu cầu điềuchỉnh.

Điều kiện sau Phiếu xuất kho đã được tạo ra và gửi cho thủkho.

Thông báo đã được gửi lại cho bên yêu cầu vềtình trạng không đủ hàng hóa.

5) Đặc tả use case Kiểm kê hàng hóa

Tác nhân chính Kế toán kho

Mô tả Use case Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho và cậpnhật dữ liệu vào hệ thống

Điều kiện trước Hệ thống quản lý kho hàng đã được khởi động.Kế toán kho đã đăng nhập vào hệ thống.

6.a.1 Có sự chênh lệch giữa hai luồng dữ liệu.

6.a.2 Kế toán kho cập nhật lại dữ liệu từ phiếu kiểm kê lên hệ thống hàng tồnkho.

Điều kiện sau Biên bản kiểm kê hoàn tất đã được lập.

Cập nhật dữ liệu trên hệ thống hàng tồn kho.(Nếu có sự chênh lệch dữ liệu)

6) Đặc tả use case phê duyệt yêu cầu.

Tên Use Case Phê duyệt yêu cầu Tác nhân chính Giám đốc phòng KHSX

Mô tả Use case Quy trình phê duyệt yêu cầu kiểm kê hoặc xuấtkho hoặc nhập kho từ bên có nhu cầu.

Điều kiện trước Bên có nhu cầu đã tạo và gửi yêu cầu đến Giámđốc phòng KHSX

Hệ thống quản lý đã được khởi độngChuỗi sự kiện chính:

1 Giám đốc nhận được yêu cầu từ bên có nhu cầu.

2 Giám đốc kiểm tra thông tin chi tiết trong phiếu yêu cầu, bao gồm mục đíchvà thông tin liên quan.

3 Giám đốc đồng ý với yêu cầu.

4 Giám đốc kí giấy chấp thuận và gửi lại cho bên có nhu cầu.Ngoại lệ:

3.a Giám đốc không đồng ý với yêu cầu.

4.a Giám đốc thông báo lại cho bên có nhu cầu về lý do từ chối.

Điều kiện sau Giấy chấp thuận đã được kí và gửi lại cho bên cónhu cầu để tiếp tục quy trình tiếp theo (đồng ý).Bên có nhu cầu sẽ nhận được thông báo về lý dotừ chối (không đồng ý).