báo cáo giao tiếp trong kinh doanh báo cáo hoạt động nhóm

vì đây là những điều kiêng kị trong văn hóa giao tiếp của người Đức - Văn hóa chào hỏi : Nên chào hỏi một cách lịch sự, khi tới sau thì phải chào người đã tới trước.. Tính Chính Xác và T

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

KHOA NGÂN HÀNG

–––––––––––––––––––––––––––––––

BÁO CÁO HỌC PHẦN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG NHÓM

Sinh viên thực hiện : Đỗ Minh Anh

Phạm Thu Hiền

Võ Vương Hiển Trần Thị Kim Thân

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Ngọc Ly

Đà Nẵng, 10/03/2024

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ ĐỨC 1

II VĂN HÓA GIAO TIẾP CỦA ĐỨC 1

1 Phong cách giao tiếp 1

2 Tính Chính Xác và Tổ Chức: 1

3 Độc Lập và Tự Lập: 2

4 Sự Cẩn Trọng và Thận Trọng: 2

5 Sự Chuyên Nghiệp: 2

6 Tôn Trọng Thời Gian: 2

7 Sự Trực Tiếp và Thẳng Thắn: 2

8 Tôn Trọng Điều Lệ: 2

III SO SÁNH VỚI VĂN HÓA GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CỦA VIỆT NAM VỀ 07 GIÁ TRỊ VĂN HÓA 2

IV KẾ HOẠCH TIẾP ĐÓN 4

1 Tổng quan 4

1.1 Tên công ty 4

1.2 Thời gian 4

1.3 Thành phần tham gia 4

1.4 Mục đích 5

1.5 Trang phục: lịch sự, đơn giản 5

1.6 Yêu cầu 5

1.7 Chịu trách nhiệm chính cho kế hoạch: Phòng kinh doanh 5

2 Nội dung 5

2.1 Thời gian tiếp đón cho các đại diện: Từ ngày 10/3-11/3/2024 5

3 Bảng dự trù kinh phí 8

V MINH CHỨNG 9

VI BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 10

VII TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

I

I GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ ĐỨC

- Tên chính thức của nước Đức là Cộng hòa Liên bang Đức (tiếng Đức: BundesrepublikDeutschland) Liên bang gồm có 16 bang, có diện tích là 357.021 km² và có khí hậu theo mùa phần

lớn là ôn hòa Dân số của Đức vào khoảng

82 triệu người, là quốc gia thành viên đông

dân nhất trong Liên minh châu Âu Đức là

quốc gia có nhiều người nhập cư thứ nhì

thế giới, sau Hoa Kỳ Thủ đô và vùng đô thị

lớn nhất của Đức là Berlin Các thành phố

lớn khác gồm có Hamburg, Munich, Koln,

Frankfurt, Stuttgartvà Dusseldorf

II VĂN HÓA GIAO TIẾP CỦA ĐỨC

1 Phong cách giao tiếp

- Coi trọng sự trang trọng và lịch sự trong giao tiếp: sử dụng kính ngữ và chào hỏi theo thứ bậc

- Luôn sử dụng lời khen và nên sử dụng lời khen 1 cách từ tốn, khéo léo và tế nhị

- Lời khen thì nên xoay quanh các chủ đề công việc, thái độ, tính cách và hạn chế nhắc tới những vấn đề nhạy cảm của họ ví dụ như trang phục, ngoại hình hay chiều cao… vì đây là những điều kiêng kị trong văn hóa giao tiếp của người Đức

- Văn hóa chào hỏi : Nên chào hỏi một cách lịch sự, khi tới sau thì phải chào người đã tới trước Ở Đức, trao đổi danh thiếp để chào hỏi là một chuyện rất đỗi bình thường ngay cả trong những cuộc gặp gỡ thông thường Do đó khi nhận được danh thiếp của người Đức, đừng vội cất đi mà nên nhìn qua một chút để đối phương không cảm thấy bị coi thường

- Chú ý tới cách xưng hô khi nói chuyện Nếu người đó có chức vụ thì phải xưng hô kèm theo học vị của họ

- Khi là người chủ động nói chuyện thì mình nên là người giới thiệu trước

2 Tính Chính Xác và Tổ Chức:

- Người Đức rất coi trọng tính chính xác và tổ chức trong cách họ giao tiếp và làm việc Họ thường hạn chế sự phỏng đoán và ưa thích có thông tin rõ ràng, chính xác trước khi ra quyết định

- Yêu thích sự chính xác và logic trong giao tiếp: trình bày ý tưởng của mình một cách rõ ràng và mạch lạc, sử dụng các dẫn chứng và lý lẽ để thuyết phục người khác

1

3 Độc Lập và Tự Lập:

- Người Đức thường đánh giá cao sự độc lập và tự lập trong công việc Họ có

xu hướng làm việc một cách độc lập và tự tin trong quyết định của mình

- Có xu hướng giữ khoảng cách trong giao tiếp, cả về thể chất và tinh thần, không thích sự xâm phạm vào không gian cá nhân của mình và cũng không thích những người quá thân mật

4 Sự Cẩn Trọng và Thận Trọng:

- Người Đức thường là những người cẩn trọng và thận trọng trong giao tiếp và kinh doanh Họ thường đánh giá cao việc lập kế hoạch cẩn thận và đánh giá rủi ro trước khi đưa ra quyết định

5 Sự Chuyên Nghiệp:

- Trong môi trường kinh doanh, người Đức đề cao tính chuyên nghiệp và hiểu biết chuyên môn Họ coi trọng việc duy trì một cách làm việc chuyên nghiệp

và tôn trọng các quy tắc và quy định trong ngành

6 Tôn Trọng Thời Gian:

- Người Đức thường rất coi trọng thời gian và đề cao tính đúng giờ Họ thường đánh giá cao việc tuân thủ thời gian và không quá trễ hoặc quá sớm trong các cuộc họp và các cuộc gặp gỡ kinh doanh

- Người Đức đề cao tính đúng giờ: cực kỳ xem trọng thời gian, và quan niệm người lịch sự không bao giờ để người khác phải chờ, kể cả những người có chức vụ cao cũng không ngoại lệ

7 Sự Trực Tiếp và Thẳng Thắn:

- Trong giao tiếp, người Đức thường rất trực tiếp và thẳng thắn Họ thích đưa

ra ý kiến một cách trực tiếp và rõ ràng mà không vòng vo Tính cách trực tiếp

và rõ ràng trong giao tiếp: Đề cao hiệu quả trong giao tiếp, họ thường nói thẳng ý kiến của mình, tránh những lời nói vòng vo và mong đợi điều tương

tự từ người khác

8 Tôn Trọng Điều Lệ:

- Người Đức thường coi trọng việc tuân thủ các quy tắc và điều lệ trong giao tiếp và kinh doanh Họ đánh giá cao sự tôn trọng và tuân thủ các quy định và quy tắc đã được đề ra

2

III SO SÁNH VỚI VĂN HÓA GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CỦA VIỆT NAM

VỀ 07 GIÁ TRỊ VĂN HÓA

Giá trị văn hóa Việt Nam Đức

Chủ nghĩa cá

nhân

Thấp - Theo mô hình

Hofstede, Việt Nam được xếp

vào nhóm xã hội tập thể

(collectivism) với điểm số chủ

nghĩa cá nhân (IDV) là 30 Mọi

người coi trọng gia đình, cộng

đồng, và có xu hướng phụ

thuộc lẫn nhau, xây dựng mối

quan hệ dựa trên đạo đức và

tập thể

Cá nhân: Mọi người đề cao tính

độc lập, tự chủ và tự chịu trách nhiệm cho bản thân Đối với người Đức thì họ chủ yếu tập trung vào quan hệ cha mẹ và con cái hơn là cô dì và chú bác

Và theo mô hình Hofstede thì Đức có điểm số chủ nghĩa cá nhân lên tới 79 Điều này được xác định bởi hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động

Định hướng

thời gian

Theo mô hình Hofstede, Việt

Nam đạt điểm định hướng dài

hạn (LTO) là 47 Cho thấy

cách tiếp cận cân bằng giữa

các giá trị truyền thống và sẵn

sàng thích ứng với những ảnh

hưởng hiện đại Có sự đánh

giá cao đối với cả các hoạt

động văn hóa lâu đời và nhu

cầu tiến bộ và đổi mới

Hướng về tương lai - Tập

trung vào kế hoạch, mục tiêu dài hạn, và sự tiết kiệm Theo mô hình Hofstede, Đức có điểm hướng về tương lai là 57 cho thấy rằng đất nước này khá thực dụng, người ta tin rằng sự thật phụ thuộc rất nhiều vào hoàn cảnh, bối cảnh và thời gian.Họ thể hiện khả năng dễ dàng thích ứng truyền thống với những điều kiện thay đổi, xu hướng tiết kiệm và đầu tư mạnh mẽ, tính tiết kiệm và kiên trì đạt được kết

3

Khoảng cách

quyền lực

Cao - Theo mô hình

Hofstede, Việt Nam có chỉ số

PDI cao (70), nghĩa là chấp

nhận sự phân cấp, tôn trọng

cấp trên và quyền lực tập

trung

Thấp - Mong muốn bình đẳng,

chia sẻ quyền lực và tôn trọng ý kiến cá nhân.Đức không có gì đáng ngạc nhiên trong số các quốc gia ở xa có quyền lực thấp hơn (điểm 35) Quyền đồng quyết định tương đối rộng rãi và phải được ban quản lý tính đến Phong cách họp và giao tiếp trực tiếp và có sự tham gia là phổ biến, khả năng kiểm soát không được ưa thích và khả năng lãnh đạo gặp khó khăn trong việc thể hiện kiến thức chuyên môn và được chấp nhận tốt nhất khi dựa vào đó Mức độ e ngại

rủi ro

Thấp - Theo mô hình

Hofstede, Việt Nam được xếp

vào nhóm xã hội có mức độ e

ngại rủi ro thấp (low

uncertainty avoidance) với

điểm số chỉ số e ngại rủi ro

(UAI) là 30 Điều này có nghĩa

là: Mọi người ở Việt Nam có

xu hướng chấp nhận rủi ro và

sự mơ hồ Họ thích sự đổi mới

và thay đổi Họ không ngại thử

những điều mới

Thấp - Thoải mái với sự mơ hồ,

thích thử thách mới và chấp nhận rủi ro.Đức nằm trong số các quốc gia né tránh sự không chắc chắn, điểm số ở mức cao

là 6 nên có một chút ưu tiên cho việc Tránh không chắc chắn Phù hợp với di sản triết học của Kant, Hegel và Fichte, người ta

ưa chuộng các cách tiếp cận suy diễn hơn là quy nạp, dù là trong tư duy, trình bày hay lập

kế hoạch: cần phải đưa ra một cái nhìn tổng quan có hệ thống

để tiếp tục Điều này cũng được thể hiện qua hệ thống pháp luật Nghi thức Cao - Coi trọng hình thức,

phép tắc và lễ nghi, giao tiếp

gián tiếp và chú trọng địa vị

Thấp - Coi trọng hiệu quả, thực

tế và trực tiếp, giao tiếp thẳng thắn và đề cao sự bình đẳng Chủ nghĩa vật

chất

Cao - Coi trọng thành công,

sở hữu tài sản và đánh giá

con người dựa vào vật chất

Thấp - Coi trọng giá trị tinh thần,

chất lượng cuộc sống và đánh giá con người dựa vào phẩm chất, đạo đức

Độ nhạy của Cao - Chú trọng đến ngữ Thấp - Chú trọng vào ngôn ngữ

4

bối cảnh cảnh, phi ngôn ngữ và ý nghĩa

ngầm, giao tiếp gián tiếp và sử

dụng ẩn dụ, coi trọng sự hòa

hợp và tránh xung đột trực

tiếp

trực tiếp, rõ ràng, giao tiếp thẳng thắn và ít sử dụng ẩn dụ

IV KẾ HOẠCH TIẾP ĐÓN

1 Tổng quan

1.1 Tên công ty

- Công ty Đầu tư Xuất nhập khẩu Đắk Lắk (INEXIM DAKLAK)

- Địa chỉ: 228 Hoàng Diệu, Thành Công, Thành phố Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk

1.2 Thời gian

- Bắt đầu ngày 10/3/2024 - Kết thúc ngày 11/3/2024

- Kế hoạch đón tiếp trong 2 ngày

1.3 Thành phần tham gia

- 15 đại diện của các siêu thị và nhà phân phối bán buôn đến từ ĐỨC

- Những bộ phận liên quan của Công ty INEXIM DAKLAK

- Địa điểm : Tại nông trại Cà phê ở Đắk Lắk và nhà máy chế biến cà phê của công ty INEXIM DAKLAK tại số 228 Hoàng Diệu, Thành Công, Thành phố Buôn Ma Thuột, Đắk Lắk

- Phiên dịch viên

- Phòng ban hỗ trợ: Phòng ban Tài chính-Kế Toán

1.4 Mục đích

- Cho những đại diện đến từ Đức có thể thấy được cách trồng trọt, bảo quản và cũng như chế biến ra những loại cà phê ngon như thế nào

- Ký kết được hợp đồng để có thể phát triển cà phê đến với các nước khác

- Có được các mối quan hệ thân thiết với các nhà phân phối

- Lấy được nhiều sự tín nhiệm từ mọi người trong nước cũng như những đại diện đến từ nước khác

- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty đến các đại diện Đức

- Tạo dựng mối quan hệ hợp tác tiềm năng với các đại diện Đức

- Thúc đẩy xuất khẩu sản phẩm cà phê sang thị trường Đức

1.5 Trang phục: lịch sự, đơn giản

- Nam: áo trắng, quần tây đen, cà vạt ( có thể mang vest ), giày tây

- Nữ: áo trắng, váy hoặc quần tây đen ( có thể mang cùng blazer, vest ), giày cao gót hoặc giày thường và phải là giày tối màu

5

1.6 Yêu cầu

- Phải luôn quan sát các đại diện để xem họ có cần gì hay đang muốn gì không

- Đảm bảo các tiến trình luôn hoàn thành đúng hạn

- Phải tuân thủ những quy tắc và quy định khi ở trong nhà máy và nơi trồng trọt

cà phê

- Cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đề ra

- Phải luôn có thái độ thân thiệt trong lúc đón tiếp những đại diện

- Lấy tiếng anh làm ngôn ngữ chung đối với các đại diện

1.7 Chịu trách nhiệm chính cho kế hoạch: Phòng kinh doanh

- Đỗ Minh Anh

- Phạm Thu Hiền

- Võ Vương Hiển

- Trần Thị Kim Thân

2.1 Thời gian tiếp đón cho các đại diện: Từ ngày 10/3-11/3/2024

Thời

gian

Công

việc

chung

Công việc cụ thể Địa điểm Người

phụ trách

Ngườ

i hỗ trợ Ghi chú

7/3/2024

Đặt nơi

nghỉ

ngơi và

xe đưa

đón các

đại biểu

từ

9-11/3

- Đặt phòng khách sạn và xe đi lại dành cho các đại diện

- Chuẩn bị hậu cần

để người đại diện

có thể trợ giúp khi cần thiết

Nhân viên

dự án

Khách sạn đã bao gồm dịch vụ đưa đón sân bay miễn phí

19h-20h30

ngày

9/3/2024

Đón

các đại

diện

- Đón các đại diện tại sân bay

- Chở các đại diện

về tại khách sạn đã đặt trước

- Sân bay ( Cảng Hàng Không Buôn Ma Thuột -100Đ.Đam San, Hoà Thắng, Buôn Ma

1 đại diện công ty +

2 nhân viên dự án

Phiên dịch viên

Luôn có nhân viên túc trực hổ trợ các đại diện Đức

6

Thuột )

- Khách sạn ( Vườn Pháp 3 - 185/20/23 Đinh Tiên Hoàng, Tự

An, Buôn

Ma Thuột )

Thời gian nghỉ ngơi Ngày 10/3/2024

7h00-8h00

Thời

gian

chuẩn

bị và ăn

uống

- Khách sạn

Nhân viên phụ trách + lễ tân

8h00 -

11h30

Di

chuyển

đến

thăm

nông

trại cà

phê

- Tham quan nông trại cà phê

- Giới thiệu về các loại cà phê và cây trồng cho đại diện

- Cho đại diện biết

về các quy trình trồng trọt và thu hoạch cà phê

- Nông trại

Đại diện công ty + nhân viên

dự án

Phiên dịch viên + nhân viên hậu cần

11h30

-13h00

Di

chuyển

về Nhà

hàng &

Ăn trưa

- Đưa đại biểu đến nhà hàng đã được đặt trước

- Nhà hàng

Nhân viên phụ trách + lễ tân

13h00 -

14h00

Nghỉ

ngơi

- Thời gian cho các đại diện có thể nghỉ ngơi

- Khách sạn

14h30-17h00

Tham

quan

nhà

máy và

xem xét

- Đưa các đại diện

đi tham quan nhà máy cà phê

- Giới thiệu về các quy trình sản xuất ra

cà phê

- Cho họ xem

- Nhà máy

cà phê

Đại diện công ty + nhân viên

dự án

Phiên dịch viên + nhân viên hậu cần

7

những bộ máy sản xuất cũng như những loại máy được dùng để sản xuất

- Giải thích về từng loại máy cũng như công dụng của chúng

- Cho các đại diện thử thưởng thức cà phê thành phẩm tại nơi chế biến

17h00-19h00

Di

chuyển

về lại

Khách

sạn +

thời

gian cá

nhân

Thời gian sinh hoạt

tự do dành cho các đại diện

Lễ tân

19h00-21h00

Họp nội

bộ

Đại diện công ty + nhân viên

dự án

Ngày 11/3/2024

7h00-8h00

Thời

gian

chuẩn

bị và ăn

uống

Khách sạn

Nhân viên phụ trách + lễ tân

8h00-10h00

- Thời

gian

đàm

phán

của hai

bên

Hai bên tiến hành đàm phán các điều khoản có liên quan

Phòng họp

Đại diện công ty + nhân viên

dự án

Phiên dịch viên

10h00 -

10h30

Ký kết

hợp

đồng

Phòng họp Đại diện

công ty

Phiên dịch viên

8

tiệc

chúc

mừng

hợp tác

giữa

các

bên

nhân viên

19h00

Di

chuyển

đến

sân bay

Đưa đoàn đại diện đến sân bay đúng giờ, sắp xếp nhân viên luôn ở bên hổ trợ cho đến khi các đại diện Đức lên máy bay

1 đại diện công ty +

2 nhân viên dự án

Phiên dịch viên

Tặng quà cho các đối tác

3 Bảng dự trù kinh phí

STT Khoản tiền Giá tiền Đơn vị Ghi chú

1 Tiền thuê khách sạn 14.000.000 VNĐ Vườn Pháp 3

2 Chi phí ăn uống 10.000.000 VNĐ

3 Tiền thuê xe 8.000.000 VNĐ

4 Tiền thuê phiên dịch viên trong 2

ngày (8h/1 ngày) 3.000.000 VNĐ

1 ngày (8 tiếng): 45USD

5 Chi phí phát sinh 15.000.000 VNĐ

V MINH CHỨNG

9

VI BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

Thành viên Công việc Ngày hoàn thành Mức độ đónggóp

Đỗ Minh Anh

- Nghiên cứu văn hóa

giao tiếp của Đức

- Kế hoạch tiếp đón

- 28/2/2024 (Đúng hạn)

- 4/3/2024 (Đúng hạn)

100%

Phạm Thu Hiền

- So sánh với văn hóa

giao tiếp trong kinh

doanh của Việt Nam

về 07 giá trị văn hóa

- Kế hoạch tiếp đón

- 29/2/2024 (Đúng hạn)

- 4/3/2024 (Đúng hạn)

100%

Võ Vương Hiển

- So sánh với văn hóa

giao tiếp trong kinh

doanh của Việt Nam

về 07 giá trị văn hóa

- Kế hoạch tiếp đón

- 29/2/2024 (Đúng hạn)

- 4/3/2024 (Đúng hạn)

100%

Trần Thị Kim

Thân

- Nghiên cứu văn hóa

giao tiếp của Đức

- Kế hoạch tiếp đón

- 28/2/2024 (Đúng hạn)

- 4/3/2024 (Đúng hạn)

100%

VII TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 https://www.hofstede-insights.com

10