BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA LOGISTICS TMQT BÁO CÁO MÔN HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO ODOO Môn học Hệ thống thông tin logi[.]
TỔNG QUAN PHẦN MỀM ODOO
Giới thiệu hệ thống odoo
1.1.1 Tổng quan về phần mềm Odoo
Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, được phát triển bởi Công ty Odoo SA tại Bỉ và các đối tác quốc tế Phần mềm này cung cấp giải pháp linh hoạt cho nhiều nhu cầu quản lý khác nhau trong doanh nghiệp.
Odoo offers two editions: the Odoo Community Edition (Odoo CE), which is a free, open-source version released under the LGPLv3 license, and the Odoo Enterprise Edition (Odoo EE), a paid version released under the OEE-1 license.
Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở, được phát triển bởi Fabien Pinckaers và cộng sự, trước đây được biết đến với tên gọi OpenERP và TinyERP Từ phiên bản 8.0, OpenERP đã chính thức được đổi tên thành Odoo Phần mềm này cung cấp nhiều giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp, bao gồm quản lý bán hàng, marketing, tồn kho và chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tải về và sử dụng Odoo cho phép tùy chỉnh và triển khai các ứng dụng theo nhu cầu cụ thể, từ quản lý kho hàng đến quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) Ngoài ra, Odoo còn có một cộng đồng lớn các nhà phát triển và người dùng, đóng góp vào việc cải thiện và mở rộng khả năng của phần mềm.
BI Hiện nay, đây được xem là một trong những giải pháp được sử dụng nhiều nhất trên thế giới
Vào năm 2005, sản phẩm TinyERP được phát triển, chuẩn bị cho ngày ra mắt chính thức Năm 2006, Fabien Pinckaers đã mua tên miền SorrySAP.com Đến năm 2009, ông nhận ra rằng không thể thay đổi thế giới chỉ với một phần mềm nhỏ, vì vậy TinyERP được đổi tên thành OpenERP Đến năm 2010, Fabien Pinckaers đã sở hữu một công ty với hơn
100 nhân viên Vào năm 2013, OpenERP đã đạt hơn 2 triệu người dùng trên toàn cầu và có hơn 1000 người dùng mới cài đặt phần mềm mỗi ngày
Năm 2014, Fabien Pinckaers đã đổi tên phần mềm OpenERP thành Odoo, đánh dấu bước phát triển quan trọng Ông đã đầu tư 10 triệu USD để nâng cao các chiến lược tiếp thị và bán hàng, giúp Odoo trở thành phần mềm ERP hàng đầu thế giới.
Giao diện chính của Odoo cung cấp nhiều ứng dụng khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng Nhóm mình sẽ tập trung vào ứng dụng quản lý tồn kho của Odoo.
Bảng 1: Giao diện các thanh công cụ và ứng dụng Thanh công cụ
(Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
THIẾT LẬP HỆ THỐNG
Thiết lập phân quyền
Phân quyền trong Odoo/ERPonline đảm bảo rằng mỗi người chỉ biết công việc của mình trong phạm vi quyền hạn được cấp, đồng thời vẫn duy trì sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và cá nhân liên quan Odoo có ba cấp độ phân quyền, trong đó phân quyền cấp phân hệ (module) cho phép chỉ những người được cấp quyền mới có thể thấy hình ảnh và biểu tượng để truy cập vào phân hệ đó.
Phân quyền cấp bản ghi cho phép người dùng chỉ truy cập và thao tác với các menu mà họ được cấp quyền, trong khi những menu cấp cao hơn sẽ không hiển thị nếu không có quyền truy cập.
Phân quyền theo cấp độ trường thông tin trong cùng một form: Có những trường thông tin chỉ được thấy nếu bạn được phân quyền
Nguyên tắc phân quyền trong Odoo/ERPOnline dựa trên cơ chế kế thừa, trong đó các nhóm phân quyền cấp cao sẽ nhận được quyền từ các nhóm cấp thấp hơn, đồng thời được bổ sung thêm một số quyền cao cấp hơn.
Thiết lập sản phẩm
Menu tạo sản phẩm mới
Một số menu có thể dùng để tạo sản phẩm trong ERPOnline:
Hình 2: Menu Bán hàng/sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Hình 3: Menu Mua hàng/sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Hình 4: Menu Kho vận/Dữ liệu gốc/Sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Các thông tin cần thiết lập trên form sản phẩm:
Hình 5: Các thông tin chung của sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Số 1: Số lượng hàng tồn trong kho thực tế
Số 2: Số lượng dự báo = số lượng hàng tồn thực tế + số lượng hàng sắp về (đơn mua hàng hoặc lệnh sản xuất đã xác nhận) - số lượng hàng sắp bán, sắp tiêu thụ ( đơn bán, lệnh sản xuất đã xác nhận)
Số 3: Truy xuất nguồn gốc: đường đi của hàng hóa thông qua các dịch chuyển kho từ điểm này sang điểm khác
Số 4: Quy tắc tái cung ứng: Đặt số lượng tối thiểu/ tối đa cho một loại hàng hóa tại 1 địa điểm cố định: giúp chỉ cho phần mềm biết quy luật cung ứng của hàng hóa VD: xuống dưới mức tối thiểu đi đặt mua Và số lượng đặt mua để khi hàng hóa về sẽ đủ số lượng lưu kho tối đa
Số 5: Tuyến cung ứng: các phương thức cung cấp hàng hóa VD: tuyến mua, tuyến sản phất, tuyến dịch chuyển từ điểm này sang điểm khác…
Số 6: Quy luật sắp xếp: Hàng hóa được sắp xếp tự động vào 1 vị trí/ địa điểm nào đó Ví dụ: Giá A, Giá B
Số 7: Mua: Số lượng hàng hóa đã mua
Số 8: Đã bán: Số lượng sản phẩm đã bán
Để sử dụng tên sản phẩm cho các đối tác nước ngoài, bạn có thể dễ dàng dịch sang ngôn ngữ khác bằng cách nhấn vào nút dịch biểu tượng VI ở góc phải của ô.
Hàng hóa có thể bán được đánh dấu nếu sản phẩm hoặc dịch vụ đó có mặt trên các đơn bán Khi được đánh dấu, sản phẩm sẽ hiển thị trong danh sách sản phẩm ở phần bán hàng.
Hàng hóa có thể mua sẽ được đánh dấu trên các đơn mua hàng, giúp xác định sản phẩm và dịch vụ có sẵn Khi được đánh dấu, sản phẩm sẽ hiển thị trong danh sách sản phẩm ở phần mua hàng, tạo thuận lợi cho quá trình mua sắm.
Chi phí có thể bao gồm các khoản như vé máy bay, khách sạn, ăn uống và chi phí công tác, đặc biệt khi sản phẩm được sử dụng để khai báo trong phần chi phí nhân sự.
Hình 6: Tab thông tin tổng quát form sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Sản phẩm tiêu dùng nội bộ chỉ cần quản lý số lượng mà không yêu cầu theo dõi bút toán kho Các sản phẩm này có thể được lưu kho, phục vụ cho việc nhập hàng để bán hoặc sử dụng dần, chẳng hạn như công cụ dụng cụ nhập khẩu.
153, khi dùng dần đưa sang chi phí Dịch vụ: Sử dụng cho các sản phẩm kiểu dịch vụ
Nhóm sản phẩm: là nhòm mà sản phẩm này thuộc về
Mã nội bộ: mã sản phẩm
Mã vạch: mã sản phẩm ở dạng mã vạch, dùng cho máy quét
Giá bán sản phẩm là giá đề xuất, có thể điều chỉnh theo từng đơn hàng Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc tạo ra các bảng giá khác nhau cho từng nhóm khách hàng.
Thuế khách hàng: Thuế VAT bán ra của sản phẩm
Giá vốn của sản phẩm được xác định dựa trên phương pháp giá vốn đã chọn trong form sản phẩm, và có thể bỏ qua khi thiết lập sản phẩm mới Giá vốn cũng là cơ sở để xây dựng các bảng giá khác nhau cho từng nhóm khách hàng Đơn vị đo lường là đơn vị tiêu chuẩn của sản phẩm, sẽ là đơn vị lưu kho mặc định nếu được chọn Đơn vị mua hàng là đơn vị áp dụng khi thực hiện giao dịch mua, mang tính chất gợi ý Cuối cùng, ghi chú nội bộ là các lưu ý cần thiết cho sản phẩm.
Thiết lập bán hàng
Hình 7: Tab bán hàng trên form sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Chính sách xuất hóa đơn quy định rằng các hóa đơn bán sẽ được phát hành theo một trong hai cách: theo số lượng đặt hàng hoặc theo số lượng bàn giao Cụ thể, hóa đơn sẽ phản ánh số lượng và giá trị hàng hóa dựa trên đơn hàng bán mà không phụ thuộc vào việc hàng hóa đã được giao từ kho hay chưa Trong trường hợp xuất hóa đơn theo số lượng bàn giao, số lượng và giá trị sẽ dựa vào hàng hóa thực tế được giao từ kho, kèm theo giá trị trên đơn hàng bán.
Chi phí tái xuất hóa đơn là giá trị của hóa đơn bán hàng được phát hành cho khách hàng, dựa trên hóa đơn từ nhà cung cấp hoặc các khoản chi tiêu mà nhân viên đã kê khai khi thực hiện dịch vụ cho khách.
Theo giá vốn: Giá trị tái xuất hóa đơn dựa trên giá vốn của hàng hóa, dịch vụ mà nhà cung cấp bán cho doanh nghiệp
Giá bán: Giá trị tái xuất hóa đơn lấy từ thông tin giá bán của hàng hóa trên tab Tổng quát
Mô tả bán hàng bao gồm các đặc điểm và thông số kỹ thuật của sản phẩm Khi nhập thông tin này, tất cả mô tả sẽ được hiển thị tự động trên trường Mô tả của form Báo giá mỗi khi cần báo giá cho khách hàng.
Thiết lập mua hàng
Danh sách nhà cung cấp là danh sách các nhà cung cấp có khả năng cung cấp sản phẩm cần thiết Thông tin này cần được nhập đầy đủ để hỗ trợ quá trình tự động đề xuất đơn hàng trong một số tình huống khi kích hoạt và sử dụng chuỗi cung ứng Mỗi nhà cung cấp có biểu tượng mũi tên lên xuống ở đầu để điều chỉnh vị trí, với những nhà cung cấp ở trên sẽ được phần mềm ưu tiên chọn trong các quy trình tự động hóa Khi nhấn thêm một dòng, một cửa sổ sẽ mở ra để nhập thông tin chi tiết về nhà cung cấp.
Hình 8: Tab mua hàng trên form sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Khi tạo đối tác trong hệ thống, bạn cần xác định tên nhà cung cấp, có thể lựa chọn từ danh sách đối tác có sẵn hoặc tạo mới một đối tác.
Tên sản phẩm từ nhà cung cấp: Đây là trường thông tin cần điền nếu tên sản phẩm mà nhà cung cấp sử dụng khác với tên đã được ghi trên hệ thống Nếu tên gọi giống nhau, bạn có thể để trống phần này Tên sản phẩm này sẽ được hiển thị khi bạn gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp.
Mã sản phẩm nhà cung cấp: tương tự nếu mã sản nhà cung cấp đặt khác mã trên hệ thống của bạn
Nếu không chọn biến thể sản phẩm, thông tin nhà cung cấp sẽ tự động áp dụng cho tất cả các biến thể của sản phẩm đó Để biết thêm chi tiết về khái niệm và cách tạo các biến thể, bạn có thể tham khảo thêm tại:
Thời gian giao hàng là khoảng thời gian tính bằng ngày mà nhà cung cấp dự kiến sẽ giao hàng cho bạn từ khi xác nhận đơn hàng đến khi hàng được nhận tại kho Thời gian này có ảnh hưởng lớn đến việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh trong nhiều tình huống.
Số lượng: Số lượng tối thiểu mỗi lần đặt hàng sản phẩm này từ nhà cung cấp Giá: đơn giá mua sản phẩm từ nhà cung cấp này
Ngày hợp lệ: thời gian áp dụng bảng giá này cho sản phẩm Nếu bạn để trống thì các thông tin này luôn được áp dụng
Hình 9: Tab Cung ứng (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Khi có nhu cầu về sản phẩm, quy trình mua sắm/cung ứng tự động được triển khai Đầu tiên, một đơn mua dự thảo được tạo ra, yêu cầu chào giá từ nhà cung cấp hàng đầu trong danh sách đã nhập Tiếp theo, hồ sơ mời thầu được xây dựng để gửi đến nhiều nhà cung cấp mà bạn mong muốn Cuối cùng, hóa đơn nhà cung cấp sẽ bao gồm thuế áp dụng khi thực hiện giao dịch mua hàng.
Chính sách kiểm soát hàng hóa được thiết lập dựa trên số lượng mua, trong đó giá trị hàng hóa trên hóa đơn sẽ được xác định theo số lượng hàng nhận tại kho giao và giá trị trên đơn hàng bán.
Mô tả mua hàng: Thông tin mô tả sản phẩm bạn muốn hiển thị khi tạo yêu cầu chào giá gửi nhà cung cấp
Thiết lập kho vận
Hình 10: Tab Kho vận trên form sản phẩm (Nguồn: Nguyễn Thị Liên)
Giao nhận trong tuyến cung ứng là quá trình vận chuyển hàng hóa khi có nhu cầu từ hệ thống Ngày an toàn sản xuất là số ngày được ghi nhận, đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất Thời gian giao hàng là khoảng thời gian mà bạn cam kết với khách hàng, tính từ khi xác nhận đơn hàng cho đến khi hàng hóa được xuất kho.
Truy suất nguồn gốc sản phẩm có thể thực hiện theo hai cách: theo số serial duy nhất, giúp kiểm soát từng bước mua bán và giao nhận của mỗi sản phẩm, hoặc theo lô, với mỗi lô sản phẩm được gán một số serial riêng để quản lý quy trình tương tự Nếu không cần tính năng truy vết, bạn có thể chọn không sử dụng Để tìm hiểu thêm về địa điểm đối ứng, hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng tính năng Kho vận; nếu không có yêu cầu đặc biệt, bạn có thể để mặc định.
Kho vận: Các thông tin sản phẩm được điền ở đây, có thể sử dụng làm thông tin tham khảo khi vận chuyển hàng hóa và lưu trữ.
VẬN HÀNH HỆ THỐNG
Quy trình nhập kho (inbound)
Người dùng có thể truy cập hệ thống Odoo để tạo một đơn mua hàng mới, nơi họ sẽ nhập thông tin chi tiết về nhà cung cấp, danh sách mặt hàng cần mua, số lượng, giá cả và ngày dự kiến nhận hàng Nếu cần, người dùng cũng có thể thiết lập các điều kiện đặc biệt cho từng mặt hàng, bao gồm yêu cầu về chất lượng, điều kiện vận chuyển đặc biệt và các yêu cầu khác từ nhà cung cấp.
Hình 11: Giao diện chính ứng dụng tồn kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Hình 12: Phiếu điền đơn nhập kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Trước khi xác nhận đơn mua hàng, người dùng cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Quy trình phê duyệt đơn hàng phụ thuộc vào doanh nghiệp, có thể yêu cầu sự xác nhận từ các bộ phận như tài chính hoặc thu mua Quá trình phê duyệt được thực hiện trực tiếp trên hệ thống Odoo.
Khi hàng hóa được chuyển từ nhà cung cấp đến kho, bộ phận kho sẽ thực hiện kiểm tra sơ bộ về số lượng và chất lượng Tiếp theo, họ sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết từng mặt hàng theo các tiêu chuẩn đã được thiết lập Mọi sai lệch hoặc vấn đề phát sinh sẽ được ghi nhận và xử lý kịp thời.
Hình 13: Hóa đơn lấy hàng (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Dùng để dán lên hàng hóa khi vận chuyển, khi nhận hàng sẽ scan mã barcode để tự động cập nhật lên hệ thống
Sau khi kiểm tra và xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn, hàng sẽ được nhập vào kho Bộ phận kho sẽ ghi nhận thông tin vào hệ thống Odoo, bao gồm số lượng, ngày nhận hàng và vị trí lưu trữ Hàng hóa cũng được phân loại theo phương pháp ABC để thuận tiện cho việc sắp xếp và kiểm kê.
Hình 14: Danh sách phiếu nhập kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Phần mềm sẽ giúp ta kiểm soát thời gian, đơn hàng nào gần tới ngày hẹn giao, đơn đã sẵn sàng, hoàn tất hoặc đã hủy
Odoo tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho theo số lượng hàng đã nhận, đảm bảo thông tin tồn kho luôn chính xác và kịp thời.
Hình 15: Số hàng trong kho nhập thủ công (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Hình 16: Sau khi hoàn tất đơn hàng nhập (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Phần mềm tự động thêm vào số lượng hàng hóa trong kho cho chúng ta
3.1.6 Gán vị trí cho hàng
Hàng hóa sau khi nhận sẽ được phân bổ vào các vị trí cụ thể trong kho, như khu vực hàng và kệ hàng Việc gán vị trí này tuân theo các nguyên tắc quản lý kho như FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) Hệ thống Odoo hỗ trợ tối ưu hóa không gian kho bãi bằng cách đề xuất vị trí lưu trữ hợp lý, giúp cải thiện việc sử dụng không gian và dễ dàng truy xuất hàng hóa khi cần thiết.
Hình 17: Gán tên và vị trí cho hàng (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Hình 18: Bảng quy tắc lưu kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Quy trình xuất kho (outbound)
3.2.1 Tiếp nhận đơn bán hàng
Khi nhận thông tin mua hàng từ khách hàng, người dùng tạo đơn bán hàng mới trên hệ thống Odoo bằng cách nhập thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, giá cả và ngày giao hàng dự kiến Nếu cần, người dùng có thể cài đặt các điều kiện bán hàng đặc biệt cho từng mặt hàng, bao gồm chiết khấu, điều kiện giao hàng đặc biệt và các yêu cầu khác từ khách hàng.
Trước khi xác nhận đơn hàng, người dùng cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên đơn bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Việc xác nhận này được thực hiện trực tiếp trên hệ thống Odoo.
Hệ thống Odoo sẽ tự động tạo phiếu xuất kho sau khi hàng hóa được chuẩn bị, trong đó ghi rõ thông tin về các mặt hàng, số lượng và vị trí kho Để đảm bảo tính chính xác, người dùng hoặc bộ phận kho cần xác nhận phiếu xuất, hoàn tất quy trình chuẩn bị hàng.
Hình 19: Phiếu xuất kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Hình 20: Danh sách phiếu xuất kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Phiếu xuất kho, giống như phiếu nhập, yêu cầu nhà quản trị kho điền đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm ngày giờ xuất hàng và số lượng hàng cần xuất Việc này giúp quản lý tình trạng hàng hóa, đảm bảo rằng có đủ hàng để xuất đi một cách hiệu quả.
Bộ phận kho sử dụng đơn bán hàng để chuẩn bị hàng hóa, bao gồm việc xác định vị trí và kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm Hệ thống hỗ trợ nhân viên kho vận bằng cách cung cấp vị trí và lộ trình đến hàng hóa cần xuất Sau khi lấy hàng, sản phẩm sẽ được đóng gói theo tiêu chuẩn đã định, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Hình 21: Quá trình lấy hàng (Nguồn: Odoo)
Nhà quản trị kho có thể sử dụng phần mềm gợi ý để xác định phương pháp lấy hàng tối ưu khi lô hàng xuất đến, chẳng hạn như lấy hàng theo đợt, theo cụm hoặc hàng loạt Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả trong quy trình xuất hàng.
Odoo tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho dựa trên số lượng hàng đã xuất, đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác và kịp thời Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, hàng hóa sẽ được giao đến khách hàng, và hệ thống Odoo sẽ ghi nhận việc giao hàng đã hoàn tất, đồng thời cập nhật trạng thái đơn hàng Điều này giúp quản lý và theo dõi các đơn hàng một cách hiệu quả.
Hình 22: Đơn xuất kho khi hoàn thành (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Quản lý tồn kho (inventrory)
3.3.1 Theo dõi vị trí hàng hóa
Hệ thống Odoo giúp người dùng dễ dàng theo dõi vị trí từng mặt hàng trong kho, cải thiện việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa Odoo cung cấp bản đồ kho bãi, hiển thị rõ ràng vị trí chứa hàng và số lượng hàng tồn tại tại mỗi vị trí Ngoài ra, Odoo còn hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa, cho phép người dùng nắm bắt lịch sử di chuyển của mỗi mặt hàng từ khi nhập kho đến khi xuất kho.
Hình 24: Sử dụng Barcode hoặc QR code (Nguồn: Odoo)
Hình 25: Mã Barcode để xác định vị trí pallet (Nguồn: Odoo)
Khi xếp hàng thì Barcode này giúp người vận xác định vị trí của kệ cần đưa hàng đến
Hình 26: Quản lý hàng tồn kho (Nguồn: Odoo)
Kiểm tra tình trạng, vị trí và số lượng hàng tồn kho là một quy trình thiết yếu cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi hàng hóa có giá trị cao, nguy hiểm hoặc dễ hỏng Phần mềm hỗ trợ sẽ giúp xác định nhanh chóng vị trí và số lượng hàng hóa trong quá trình kiểm tra, nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Hệ thống kiểm kê cho phép người dùng theo dõi số lượng và vị trí hàng hóa, đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên hệ thống và thực tế Bộ phận kho thực hiện kiểm kê định kỳ, với sự hỗ trợ của Odoo trong việc tạo lịch kiểm kê tự động và gửi thông báo đến người dùng Kết quả kiểm kê được ghi nhận trên hệ thống, giúp phát hiện sai lệch và cho phép bộ phận kho điều tra nguyên nhân cũng như thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Khi phát hiện sai lệch sau kiểm kê, người dùng có thể thực hiện điều chỉnh tồn kho để phản ánh chính xác số lượng hàng hóa Các điều chỉnh này thường xuất phát từ hàng hóa hư hỏng, mất mát hoặc lỗi nhập liệu Quan trọng là người dùng cần ghi rõ lý do cho các điều chỉnh này để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý kho.
Hình 27: Trang điều chỉnh tồn kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Lập kế hoạch quản lý
3.4.1 Lập báo cáo tồn kho
Hệ thống Odoo cung cấp báo cáo tồn kho chi tiết, giúp người quản lý nắm bắt tổng quan về tình hình kho hàng, bao gồm số lượng, vị trí và giá trị hàng tồn Người dùng có khả năng lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí và xuất báo cáo dưới các định dạng khác nhau.
Hình 28: Báo cáo tồn kho (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Khi hoạt động xuất nhập hàng trong kho trở nên quá tải, việc theo dõi lượng hàng bổ sung, số lượng thiếu hụt và tồn kho trở nên khó khăn đối với nhà quản trị Phần mềm quản lý kho sẽ cung cấp báo cáo tổng quan, giúp người quản lý nắm bắt tình hình hàng hóa một cách hiệu quả.
Odoo cung cấp công cụ phân tích dữ liệu tồn kho, giúp phát hiện xu hướng và vấn đề tiềm ẩn như hàng hóa bán chậm, hàng tồn kho quá hạn sử dụng, và các sản phẩm có doanh số cao Điều này
Hình 29: Dự báo của mặt hàng bàn (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Odoo sử dụng thuật toán và dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu hàng hóa, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho Người dùng có thể điều chỉnh các thông số dự báo theo tình hình thực tế và các yếu tố thị trường biến đổi Phần mềm sẽ phân tích dữ liệu từ nhiều tháng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chính xác hơn.
Hình 31: Bảng báo cáo nhu cầu (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
3.4.4 Tạo kế hoạch mua hàng
Hệ thống hỗ trợ người dùng lập kế hoạch mua hàng nhằm đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng cho nhu cầu sản xuất và bán hàng Kế hoạch này bao gồm thời gian đặt hàng (ROP), số lượng, nhà cung cấp ưu tiên và điều kiện giao hàng Người dùng có thể điều chỉnh kế hoạch dựa trên các yếu tố thực tế và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Hình 32: Bảng quy tắc tái đặt hàng (Nguồn: Ảnh chụp màn hình)
Phần mềm phân tích đơn hàng trong quá khứ để dự báo số lượng hàng cần thiết cho người dùng Điều này giúp quản trị viên quyết định số lượng hàng tự động đặt khi sắp hết.
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
Lợi ích phần mềm mang lại
Odoo ERP có một cộng đồng người dùng rộng lớn, chứng tỏ rằng phần mềm này đáp ứng tốt nhu cầu kinh doanh của nhiều doanh nghiệp Dưới đây là những lợi ích nổi bật nhất của Odoo ERP:
Tích hợp ứng dụng đa dạng trong ERP giúp quản lý hiệu quả các lĩnh vực như sản xuất, nhân sự, chuỗi cung ứng, tài chính, bán hàng và tiếp thị trên một hệ thống duy nhất Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều ứng dụng phần mềm phù hợp với nhu cầu, nhưng cần đảm bảo tính đồng bộ với cơ sở dữ liệu Odoo, phần mềm ERP nguồn mở, mang đến khả năng tùy biến và phát triển vô hạn Ngoài các module cơ bản như CRM, POS và Sales, doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều ứng dụng mới phù hợp với nhu cầu của mình thông qua nền tảng Odoo Hơn nữa, Odoo cũng tích hợp các tính năng bảo mật cho cộng đồng phát triển phần mềm và công nghệ doanh nghiệp toàn cầu.
Phần mềm Odoo mang lại tính toàn diện cho quản lý doanh nghiệp, giúp liên kết các bộ phận như kho, kế toán và dịch vụ khách hàng, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian Tất cả dữ liệu từ các phân hệ được tích hợp, cho phép người quản lý theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh mọi lúc Odoo Inventory cung cấp nhiều Module hữu ích, đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý hàng tồn kho, đồng thời có khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba như kế toán, bán hàng và mua nguyên liệu để nâng cao hiệu quả vận hành.
Odoo ERP nổi bật với khả năng mở rộng và kết nối linh hoạt, khác biệt so với phần mềm truyền thống thường hạn chế khả năng tích hợp do vấn đề bảo mật Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, an ninh mạng trở nên chặt chẽ hơn, Odoo cho phép các giải pháp như trang web thương mại điện tử, ứng dụng di động hay hệ thống hóa đơn kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu của nó.
Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất và vận hành bằng cách giảm thiểu chi phí trả lương cho nhân công so với phương pháp thủ công truyền thống Phần mềm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác của từng sản phẩm, từ đó giảm thiểu số lượng sản phẩm hư hỏng, thất lạc hoặc hết hạn Tăng hiệu suất làm việc và chất lượng sản phẩm là những lợi ích quan trọng mà doanh nghiệp có thể đạt được khi áp dụng công nghệ này.
Odoo sở hữu đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong việc phát triển và nâng cấp phần mềm Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao, Odoo cam kết phát hành phiên bản mới hàng năm, cung cấp các tính năng cải tiến và khắc phục lỗi từ các phiên bản trước đó.
Odoo quản lý hàng tồn kho kép là phần mềm toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nguồn hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng Phần mềm này ghi chép và cập nhật dữ liệu linh hoạt theo cài đặt của người dùng, đồng thời cho phép truy xuất nguồn gốc hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác.
Cung cấp đơn hàng: Đóng gói và giao đơn hàng có/không có mã vạch QR code Chuẩn bị đơn đặt hàng dựa trên khả dụng của mặt hàng
Quản lý kho: Quản lý tất cả các kho với một hệ thống Cài đặt quy tắc cung ứng giữa các kho
Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là điều cần thiết trong quản lý chuỗi cung ứng Việc sử dụng máy quét mã vạch giúp tối ưu hóa quá trình kiểm kê hàng tồn kho, theo dõi lô hàng đến và đơn đặt hàng đóng gói Tự động hóa các giao dịch hàng tồn kho không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong quản lý hàng hóa.
Cải thiện chuỗi cung ứng có thể đạt được bằng cách theo sát hàng tồn kho với thông báo bổ sung nguồn hàng tự động, giúp giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho Hệ thống hỗ trợ điểm đặt hàng và RFQ tự động cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình Về phương pháp tính giá, có thể áp dụng FIFO (Hàng nhập trước bán trước), giá trung bình và giá tiêu chuẩn để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Ứng dụng Thương mại điện tử trong phần mềm Odoo giúp tăng tỷ lệ hoàn trả nhanh chóng nhờ tính năng tự động hóa và các mô hình Odoo khác nhau Điều này không chỉ giúp bạn kiếm lợi nhuận nhanh chóng mà còn rút ngắn thời gian hoàn vốn Quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn, khi Odoo hỗ trợ quản lý các cửa hàng trực tuyến trên nền tảng hoặc trang web thương mại điện tử một cách hiệu quả.
Phần mềm Odoo cung cấp tính phân quyền và bảo mật cao, với hệ thống theo dõi và giám sát chặt chẽ lịch sử cũng như hoạt động truy cập của người dùng Điều này giúp ngăn chặn rò rỉ thông tin và dữ liệu nội bộ, mang lại sự yên tâm cho doanh nghiệp trong việc quản lý an toàn và bảo mật thông tin.
Phần mềm Odoo cung cấp nhiều giải pháp ERP linh hoạt, cho phép bạn lưu trữ dữ liệu bằng cả hai hình thức On-Premise và Cloud Bạn có thể lựa chọn tùy chọn phù hợp nhất cho cửa hàng thương mại điện tử của mình.
Odoo cung cấp nhiều phiên bản khác nhau, bao gồm phiên bản cộng đồng, doanh nghiệp, trực tuyến, Odoo 8 và Odoo 11 Phiên bản cộng đồng rất phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, trong khi phiên bản chuyên nghiệp tích hợp đầy đủ tính năng với mức giá hợp lý, phục vụ cho mọi loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
Cơ hội của nhóm
Việc phát triển và sử dụng phần mềm mang lại nhiều cơ hội cho các nhóm, bao gồm việc phát triển kỹ năng mới thông qua việc học hỏi và áp dụng công nghệ Phần mềm cũng thúc đẩy khả năng sáng tạo, giúp các nhóm tìm ra giải pháp độc đáo cho các vấn đề mới Hơn nữa, việc mở rộng thị trường cho phép các nhóm tiếp cận khách hàng toàn cầu, đồng thời tạo ra tác động tích cực cho xã hội thông qua các ứng dụng và giải pháp phần mềm.
Thách thức và khó khăn của nhóm
Yêu cầu kỹ thuật và nguồn lực: Phát triển phần mềm đòi hỏi kiến thức và kỹ năng kỹ thuật cao
Odoo ERP là một phần mềm phức tạp, yêu cầu người dùng có kiến thức chuyên môn về lập trình, quản trị hệ thống và quy trình kinh doanh Thiếu hụt chuyên môn có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình triển khai và sử dụng, ảnh hưởng đến hiệu suất, bảo mật và khả năng tích hợp của phần mềm.
Odoo ERP có nhiều tính năng và khả năng tùy chỉnh, nhưng việc điều chỉnh phần mềm để đáp ứng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp có thể phức tạp và tốn thời gian Để thực hiện các tùy chỉnh này, các công ty cần một đội ngũ kỹ thuật viên có chuyên môn cao.
Việc triển khai Odoo ERP yêu cầu doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên chuyên môn về kỹ thuật, quản trị hệ thống và quy trình kinh doanh Do đó, doanh nghiệp có thể cần tuyển dụng thêm nhân viên hoặc đào tạo lại nhân viên hiện có để đáp ứng nhu cầu này.
Chi phí phát triển và bảo trì phần mềm, đặc biệt là khi triển khai Odoo ERP, có thể rất cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu tùy chỉnh cao Các khoản chi này bao gồm chi phí mua phần mềm, thuê tư vấn hoặc đối tác triển khai, đào tạo nhân viên, chi phí phần cứng và cơ sở hạ tầng, cùng với chi phí bảo trì.
Quản lý dự án trong phát triển phần mềm là một yếu tố quan trọng, yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao Các công ty cần xác định rõ cấu trúc dự án, xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng thành phần và đảm bảo rằng tất cả nhân sự liên quan đều được thông báo kịp thời về tiến độ dự án.
Kỹ thuật: Tạo, thu thập và kết hợp các tài liệu và dữ liệu dành cho dự án nhằm
Các công ty cần xây dựng một kế hoạch tài chính toàn diện khi triển khai hệ thống ERP Việc trao đổi với nhà cung cấp ERP về ngân sách là rất quan trọng, bao gồm tất cả các chi phí phát sinh Đảm bảo có đủ nguồn lực cũng là yếu tố then chốt để thực hiện thành công dự án ERP.
Kiểm tra: Kiểm tra phần mềm để đảm bảo nó hoạt động chính xác và đáng tin cậy có thể tốn thời gian và tốn kém
Bảo mật: Phần mềm cần được bảo vệ khỏi các mối đe dọa bảo mật
Odoo ERP chứa nhiều dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy việc bảo vệ an toàn dữ liệu là rất cần thiết Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật hiệu quả để ngăn chặn các mối đe dọa an ninh mạng Hơn nữa, việc sử dụng Odoo ERP yêu cầu doanh nghiệp cam kết sử dụng phần mềm lâu dài và thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhằm đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn cho hệ thống.
Bài học của nhóm
Trong quá trình nghiên cứu phần mềm quản lý tồn kho Odoo, nhóm chúng tôi đã rút ra nhiều bài học quý giá về công nghệ thông tin Việc sử dụng phần mềm quốc tế này đòi hỏi chúng tôi phải thường xuyên chuyển đổi ngôn ngữ để hiểu rõ các kí hiệu và yêu cầu hiển thị Do đang trong môi trường học thuật, chúng tôi chỉ có thể sử dụng các thao tác cơ bản, và nếu muốn tìm hiểu sâu hơn, việc trả phí là cần thiết Chúng tôi chọn Odoo để khai thác mô hình tồn kho, nhưng nhận thấy phần mềm này chưa được cải tiến đáng kể so với các phần mềm khác, đặc biệt trong môi trường làm việc công nghệ cao Mặc dù vậy, Odoo vẫn là một công cụ công nghệ hiện đại, với giao diện thân thiện và đầy đủ chức năng cần thiết cho quản lý kho bãi Để sử dụng thành thạo, nhân sự cần đầu tư vào kiến thức chuyên ngành và kỹ năng chuyên môn, từ đó giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với công nghệ thông tin hiện đại.