báo cáo đề tài phân tích hệ thống quy trình kế toán quản lý tài sản cố định

Quy trình kế toán quản lý TSCĐ hữu hình Quy trình quản lý tài sản cố định là một hệ thống tô chức và các hoạt động có mục tiêu là giúp doanh nghiệp hoặc tô chức hiệu quả hóa việc sử dụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHINH —- MARKETING

KHOA KẺ TOÁN - KIEM TOÁN

CHUYÊN NGÀNH KÉ TOÁN DOANH NGHIỆP

BÁO CÁO ĐÈ TÀI

PHAN TICH HE THONG QUY TRINH KE TOAN QUAN

LY TAI SAN CO DINH

Tên học phần: Hệ thống thông tin kế toán 2

Mã học phần: 2411702049601

Lớp: CLC_21DKT0I

Giảng viên: Phạm Thủy Tu

Nhóm sinh viên thực hiện:

Nguyễn Như Ngọc - 2121000938 Nguyễn Thị Bích Ngọc - 2121004911 Nguyễn Thùy Nhung — 2121004919

Võ Huỳnh Hoa - 2121010281

TP Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 03 năm 2024

LOI CAM ON

BANG PHAN CONG CONG VIEC

lý và đầu ra quy trình tăng TSCĐ (chương 2)

Mô hình BED + Mô hình luồng đữ liệu cấp 0 và [ của quy trình tăng TSCĐ (chương

quan (chương 1) Trinh bày dữ liệu đầu vào, xử

lý và đầu ra mô trong quy trình

phân phối & theo dõi + mô

hình RDMI 3 quy trinh (chương 2)

Mô hình luồng đữ liệu cấp 1 + lưu đồ khối của quy trình phân phối & theo dõi TSCD + M6 hình BED quy trình giảm TSCĐ (chương 3)

Ma trận phân quyền truy cập quản lý TSCĐ trên MISA +

Mô phỏng minh họa các quy trình chính trong kế toán quản

lý TSCĐ (chương 4) Trinh bay các quy trình chính

và đặc tả quy trình kế toán

TSCĐ minh họa (chương L)

Mô hình ERD của 3 quy trình

Đánh gia ty

lệ

đóng gop

(5) 95%

100%

100%

4 V6 Huynh Hoa

(chuong 2) Lưu đồ khối quy trình tăng TSCĐ

Mô hình BFD + Mô hình DFD cấp 0 của phân phối & theo dõi TSCĐ (chương 3)

Ma trận phân quyền truy cập quản lý TSCĐ trên MISA +

Mô phỏng minh họa các quy trình chính trong kế toán quản

lý TSCĐ (chương 4) Trình bày dữ liệu đầu vào, xử

lý và đầu ra trong quy trình giảm TSCĐ (chương 2)

Mô hình BFD cấp 0,1 và lưu

đỗ khối của quy trình ghi giảm

TSCĐ (chương 3) Trinh bày các hoạt động kiểm soát trong quản lý TSCĐ + một số báo cáo chiết xuất (chương 4)

90%

1.1.2 Quy trình kế toán quản lý TSCD hitu hin ccc cecseseseesseseeeseseseees 1.1.3 Điều kiện ghi nhận TSCĐ - 1 St T111 1111211 11112112111121111 22111101121 rce

1.2 Các giai đoạn (quy trình) chính trong kế toán TSCĐ (Thùy Nhung) 3 1.2.1 Quy trình ghi tăng TSTĐ Q0 201020111201 11211 1111111111111 1 11511111 c TH knnHờy

1.2.2 Quy trình phân phối và theo dõi TSCĐ 1 21111 E2112111111111 2111 r2 1.2.3 Quy trình ghi giảm TSCĐ 0S T1 1 1112112110111 2112111121101 re

1.3 Đặc tả quy trình quản lý TSCÐ minh họa 5252225 <+‡225<52 5

CHƯƠNG 2: TÔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG CHU TRÌNH KẾ TOÁN TSCĐ7

PIN? ray na 2.1.2 Mô hình quan niệm đữ liệu - - 5c 22 2 22112221115111131 1111833111111 1 11111211 xx2

2.1.3 Mô hình quan hệ dữ liệu 2-5 2s 212211 2122122121112212217117112112112211111 11 e6 2.2 Quy trình phân phối và theo dõi sử dụng TSCPĐ -cccccscằ¿ 10

2.2.1 Đặc tả quy trình c C2 1201121111211 151 11151111811 18111101 112 1110111181118 1 111g á 2.2.2 Mô hình quan niệm dữ liệu L2 22 2221222111211 11 122311115211 1111521111124

2.3 Quy trình ghi giảm TSŒT L2 12122 12121212121111 221k 13 2.3.1 Đặc tả quy trình L1 2.11201121111211 151 11151111811 18111 101112 1110111111112 11 1á

2.3.3 Mô hình quan hệ dữ liệu L2 2211221221 1221 1531231511151 1521 1811183111151 x62 CHƯƠNG 3: TỎ CHỨC XỬ LÝ CHỨC NĂNG TRONG CHU TRÌNH KE

3.1.1 Mô hình phân rã chức năng - c1 2c 12221122211 1211 1121111111811 11 221111122

3.1.2 Mô hình luồng đữ liệu - 521 S121111511111111 11 1 11 1111112121111 ryyu 3.1.3 Lưu đỗ khối - + 2s21922152127112112112112111211111211111211112121212121 2 cre 3.2 Quy trình trích phân phối và theo đõi TSCĐ 222cc 2zsz2 19

3.2.1 M6 hinh phan ré chive nang aa

3.2.2 M6 hinh ludng dit HSU ec ececsececsecsesecsesscsessesessesevsesevseversessesessisesensesssesen 3.2.3 Lưu đỗ khối - + 2s 219211521271121211211211121111121111112111121212121121 2 ca 3.3 Quy trình ghỉ giảm TSCPĐ 2 522 22122121112212271.2122 xe 22

3.3.1 Mô hình phân rã chức năng - c1 2c 12221122211 1211 1121111111811 11 2211111122

3.3.3 Lưu đỗ khối 2: 5s 2s219211221271121221121121112111112111112112112121212121 2e CHƯƠNG 4: TRIÊN KHAI VÀ VẬN HÀNH AIS TRONG CHU TRÌNH KỀ TOÁN TSCĐ Q2 2122212211212 rre 25

4.2 Các hoạt động kiểm soát áp đụng cho quy trình quản lý TSCĐ 26

4.3 Một số báo cáo chiết xuất 2-5222 12212212712112112111121121 212 xe 26 4.4 Mô phỏng chu trình kế toán trên AIS 5: 2S S 22121 1E112121222222z24 27

4.4.4 Danh mục tài khoản liên quan - 22 222 1222121221223 1123 1315111115511 11 2255

4.4.5 Mô phỏng minh hoa quy trình ghi tăng TSCĐ trong kế toán quản lý

DANH MUC VIET TAT

DANH MUC HINH ANH, SO DO, BANG

DANH MUC HINH ANH

10.Minh họa ghi nhận chứng từ mua TSŒĐ -:5555: 39 11.Minh họa ghi nhận chứng từ mua TSŒĐ -:5555: 39 12.Minh họa ghi nhận chứng từ mua TSŒĐ -:5555: 40

15.Minh họa ghi tăng TSŒTĐ 0 220 2221111221 2111115221122 k2 43

Sơ đồ 2

Sơ đồ 2

Sơ đồ 2

Sơ đồ 2

Sơ đồ 2

Sơ đồ 2

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

Sơ đồ 3

DANH MỤC SƠ ĐÒ

1 Mô hình ERD quy trình tăng TSCĐ 52 2 2s 212222 9

2 Mô hình RDM quy trình tăng TSCĐ 52-2222 2s 10

3 Mô hình ERD quy trình phân phối và theo đõi TSCĐ 12

4 Mô hình RDM quy trình phân phối và theo dõi TSCĐ 13

5 Mô hình ERD quy trình giảm TSŒĐ - 2c 22222 cesse2 15 6 Mô hình RDM quy trình giảm TSCD.0.0.0 ccccccccccececeseseeeeeen l6 1 Mô hình BFD quy trình tăng TSŒĐ 2 21222 se, 17 2 Mô hình DFD cấp 0 quy trình tăng TSCĐ 72-52 s52 c5c2 17 3 Mô hình DFD cấp 1 quy trình tăng TSCĐ - 5 522zs2zcze2 18 4 Lưu đồ khối quy trình tăng TSCPĐ 5c 21 E221 xe 18 5 Mô hình BFD quy trình phân phối & theo dõi TSCĐ 19

6 Mô hình DFD cap 0 quy trinh phan phéi & theo doi TSCD 19

7 Mô hình DFD cấp 1 quy trình phan phéi & theo doi TSCD 20

§ Lưu đồ khối quy trình phân phối & theo dõi TSCĐ 21

9 M6 hinh BED quy trình giảm TSCĐ -22- 2222222222 2c 22

10 Mô hình DFD cấp 0 quy trình giảm TSCPĐ s- 5c se ccscs¿ 22 L1 Mô hình DFD cấp | quy trình giảm TSCPĐ .s- 5c se c2scs¿ 23

12 Lưu đồ khối quy trình giảm TSCĐ s cty 24

DANH MUC BANG

Bảng 4 2 Ma trận phân quyền truy cập của quy trình ghi tăng TSCPĐ Bảng 4 3 Danh mục tài khoản liên quan đến quản lý TSCPĐ 55- ccczzzsze2

CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN

1.1 Khái niệm về chu trình kế toán quản lý TSCĐ hữu hình

1.1.2 Quy trình kế toán quản lý TSCĐ hữu hình

Quy trình quản lý tài sản cố định là một hệ thống tô chức và các hoạt động

có mục tiêu là giúp doanh nghiệp hoặc tô chức hiệu quả hóa việc sử dụng, theo dõi, bảo trì và quản lý tài sản cố định của mình Tài sản có định thường bao gồm các phần như đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị và các nguồn lực khác mà tổ chức sử dụng đề thực hiện hoạt động kinh doanh

Dưới đây là các khái niệm quan trọng trong quy trình quản lý tài sản cô định:

1 Nhap Tài Sản:

o_ Quy trình này bao gồm việc thêm mới tài sản cỗ định vào hệ thống Điều này có thê bao gồm việc nhập thông tin như loại tài sản, giá trị, và các thông tin quan trọng khác

2 Gán Mã Tài Sản:

©_ Mỗi tài sản cô định cần được gán một mã số hoặc mã vạch duy nhất đề

dễ dàng theo dõi và quản lý

3 Đăng Ký và Duyệt Đăng Ký:

o_ Tài sản cố định cần được đăng ký vào hệ thống đề theo đõi và quản lý Quy trình này thường bao gồm bước duyệt đăng ký để đảm bảo rằng thông tin

là chính xác và đầy đủ.

4 Theo Dai:

© Theo déi tai sản cô định bao gồm việc giám sát vi tri, tinh trang, và các thông tin liên quan khác Điều này giúp tổ chức duy trì thông tin chính xác và

tu tin vé tinh trang cua tai san

5 Bao Tri va Sua Chita:

© Quy trinh bao trì định kỳ và sửa chữa giúp bảo vệ giá trị của tài sản cố định và giữ chúng hoạt động hiệu quả

6 Kiếm Kê Tài Sản:

o_ Kiểm kê định kỳ giúp đảm bảo sự khớp nhau giữa thông tin trong hệ thống và tình trạng thực tế của tài sản

7 Đánh Giá và Khấu Hao:

o_ Quy trình này liên quan đến việc đánh giá giá trị của tài sản cố định và quyết định về việc khấu hao, tức là phan bé gia tri tai san ra theo thời gian

8 Phân Phối và Thu Hồi:

o_ Nếu cần thiết, tài sản có thế được phân phối cho các bộ phận hoặc người sử dụng cụ thể Thu hồi tài sản xảy ra khi chúng không còn cần thiết hoặc đã hết hạn sử dụng

9 Báo Cáo và Giám Sát:

o_ Báo cáo định kỳ và giám sát giúp quản lý có cái nhìn tổng thê về hiệu suất và tình trạng của tài sản cố định

Quản lý tài sản cô định đòi hỏi sự tổ chức và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo rằng tài sản được sử đụng một cách hiệu quả và giữ giá trị qua thời gian

1.1.3 Điều kiện ghi nhận TSCĐ

Điều kiện ghi nhận tài sản cô định hữu hình:

Theo chudn muc kế toán VAS 03: Tai san cé dinh hitu hinh la những tài sản

có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản

xuất, kinh đoanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình

Theo Điều 3 thông tư 45/2013/TT-BTC, tiêu chuân ghi nhận TSCĐ như sau:

Các tư liệu lao động là những tài sản hữu hình đáp ứng các tiêu chí: Có kết

cầu độc lập; Hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết

với nhau để củng thực hiện các chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một

bộ phận nảo thì cả hệ thống không thể hoạt động được

Nếu thoả mãn đồng thời cả ba tiêu chuẩn đưới đây thì được coi là tài sản cố định:

1 Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tải sản đó

2 Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên

3 Nguyên giá tải sản phải được xác định một cách tin cậy vả có giá trị tử 30.000.000 đồng trở lên

1.2, Các giai đoạn (quy trình) chính trong kế toán TSCĐ (Thùy Nhung) Chu trình kế toán TSCĐ bao gồm những quy trình chính như sau:

1.2.1 Quy trình ghi tang TSCD

Các nguồn tăng TSCĐ thường gặp trong các trường hợp:

- Mua mới TSCĐ (VD: mua sắm máy móc, vật tư, thiết bị )

- Nhận vốn góp băng TSCĐ của đơn vị khác

- Quả biếu, tặng hoặc được tài trợ là TSCĐ

- Sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất chuyên thành TSCĐ để dùng cho SXKD

- TSCD do đầu tư xây đựng cơ bản được hoàn thành

1.2.2 Quy trình phân phối và theo dõi TSCĐ

- TSCD sau khi được ghi nhận tăng thì sẽ được luân chuyền đến các bộ phận có nhu cầu sử dụng TSCĐ đó

- Trong trong quá trình sử dụng, TSCĐ có bị hư hỏng cần bảo trì, sửa chữa thì phải tiến hành sửa chữa TSCĐ đề đảm bảo TSCĐ hoạt động tốt phục vụ cho SXKD của doanh nghiệp Sửa chữa TSCĐ gồm 2 hình thức sau:

+ Sửa chữa thường xuyên TSCĐ: là những hoạt động sửa chữa nhỏ, hoạt động bảo trì nhằm đảm bảo cho TSCĐ hoạt động binh thường Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là được thực hiện trong thời gian ngắn và chi phí sửa chữa chiếm một tỉ trọng nhỏ không đáng kế trong tông chí phí SXKD trong

kỳ

+ Sửa chữa lớn TSCĐ: là hoạt động mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp TSCĐ khi TSCĐ bị hư hỏng nhiều, nhằm cải tạo thời gian sử dụng hữu ích cũng như hiệu quả sản xuất của tài sản Đặc điểm của loại hình nảy là thời gian sửa chữa dài, buộc phải ngừng sử dụng tài sản, chị phí sửa chữa cũng chiếm tỉ trọng lớn do đó cần phải được phân bổ vào chỉ phí kinh doanh của

nhiều kỳ

- Định kỳ, mọi TSCĐ của doanh nghiệp đều phải được thực hiện trích khấu

hao, bắt đầu từ ngày ghi tăng TSCĐ và thôi trích khi TSCĐ giảm Khoản trích

này sẽ được phân bô hợp lý vào chỉ phí của các bộ phận có liên quan

- Khoản trích khấu hao được xác định dựa trên nguyên giá tài sản lúc ghi nhận tăng và thời gian sử dụng hữu ích do Bộ Tài chính quy định

- Các phương pháp trích khấu hao TSCĐ:

+ Phương pháp khấu hao đường thăng

+ Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

+ Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm

1.2.3 Quy trình ghỉ giảm TSCĐ

Gồm các trường hợp:

- Thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- Mang TSCD đi góp vốn vào công ty liên doanh, liên kết

- Mang TSCĐ đi góp vốn vào công ty con

- Mang TSCD đi đầu tư dài hạn

- Chuyên đối TSCĐ thành CCDC

1.3 Đặc tả quy trình quản lý TSCĐ minh họa

e®_ Khi mỗi phòng có nhu cầu mua mới TSCĐ, bộ phận đó sẽ lập yêu cầu mua sam TSCD và gửi cho giám đốc đề xem xét phê duyệt thông qua bộ phận quản lý TS Sau khi phê đuyệt, giám đốc sẽ chuyền lệnh xuống bộ phận quản

ly TS dé tiễn hành tạo đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp và ký hợp đồng mua bán Kế toán lưu thông tin đơn đặt hàng NCC trong hệ thống

® Sau khi TSCĐ được chuyên đến, bộ phận quản lý tài sản tiến hành nghiệm thu vả kiểm tra chất lượng Nếu đạt chất lượng, họ tiến hành ghi nhận các thông tin qua Biên bản nhận TS và gửi lại biên bản cho người bán e® Hóa đơn mua hàng và Biên bản bản giao TSCĐ do người bản gửi sẽ được chuyền đến bộ phận kế toán, kế toán kiểm tra đối chiếu và tiễn hành ghi nhận vào số theo dõi chỉ tiết TSCĐ

®_ Sau khi TSCĐ mới được ghi nhận, bộ phận quản lý TSCĐ sẽ phân phối TSCĐ đến bộ phận sử đụng cùng Biên bản bàn giao TSCĐ được lập bởi kế toán Khi bộ phận sử đụng nhận TSCĐ, quản lý của bộ phận đó sẽ lập Phiếu biên nhận và gửi lại cho kế toán

e Trong quá trình sử dụng, khi TS có hư hỏng cần sửa chữa hay bị mắt TSCĐ thì bộ phận sử dụng có trách nhiệm báo lại với phòng quản lý TS và gửi

kèm Giấy báo hỏng, mất TSCĐ cho kế toán Phòng quản lý TS sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng hay bô sung TSCĐ, tất cả thông tin về hóa đơn sửa chữa sẽ được lưu lại bởi kế toán trong số theo dõi chỉ tiết TSCĐ

e Định kỳ, bộ phận quản lý TS sẽ tiến hành kiểm kê và ghi vào Bảng

kiêm kê TS Kế toán cũng có trách nhiệm tham gia quá trình này để tính toán

và ghi nhận vào bảng tính khấu hao TSCĐ Bảng tính khấu hao này sẽ được gửi đến giám đốc đề xác nhận và phê duyệt Sau khi bảng này được phê duyệt,

kế toán tiến hành ghi nhận số tiền khấu hao vào số kế toán chỉ phí phòng ban tương ứng

e = Trong qua trình kiếm kê định kỳ, phòng quản lý TS cũng sẽ xem xét xét những TSCĐ không sử dụng được nữa đề tiến hành lên danh sách TSCĐ cần

thanh lý và lập Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ Giấy để nghị thanh lý này sẽ

được gửi lên cho Giám đốc Nếu được chấp nhận, phòng quản lý TS sẽ tiễn hành thanh lý các TSCĐ này

e Hội đồng đánh giá lại TS gồm người đại diện bộ phận kế toán và bộ phận quản lý TS có nhiệm vụ xem xét và ghi chép lại trong Biên bản đánh giá lại TSCĐ về kết quả đánh giá chất lượng và giá trị còn lại của TSCĐ Biên bản này sẽ được gửi cho Giám đốc xem xét và phê đuyệt

e Bo phan quan ly TSCD lap Biên bản thanh lý TSCĐ thành 2 bản có chữ

ký của Giám đốc, I bản lưu tại phòng quản lý TS và | ban chuyén cho phòng

kế toán đề tiễn hành theo dõi, ghi sé

® Sau khi bàn giao TSCĐ thanh lý, kế toán sẽ xuất Hóa đơn kèm Biên ban ban giao TSCD cho bên mua Bên mua khi được nhận được TSCĐ thanh

lý sẽ lập Phiếu biên nhận TS và gửi lại cho phòng Quản lý TS Phòng quản lý

TS kiểm tra thông tin trên Phiếu biên nhận của bên mua và gửi lại cho Kế toán

đề tiền hành ghi giảm và xóa số TSCĐ đó.

CHUONG 2: TO CHUC DU LIEU TRONG CHU TRINH KE TOAN

TSCD

2.1 Quy trinh ghi tang TSCD

2.1.1 Dac ta quy trinh

@ Khi méi phòng có nhu cầu mua mới TSCĐ, bộ phận đó sẽ lập yêu cầu mua sam TSCD và gửi cho giám đốc đề xem xét phê duyệt thông qua bộ phận quản lý TS Sau khi phê đuyệt, giám đốc sẽ chuyền lệnh xuống bộ phận quản

ly TS dé tiễn hành tạo đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp và ký hợp đồng mua bán Kế toán lưu thông tin đơn đặt hàng NCC trong hệ thống

® Sau khi TSCĐ được chuyên đến, bộ phận quản lý tài sản tiến hành nghiệm thu vả kiểm tra chất lượng Nếu đạt chất lượng, họ tiến hành ghi nhận các thông tin qua Biên bản nhận TS và gửi lại biên bản cho người bán

e© Hóa đơn mua hàng và Biên bản bàn giao TSCĐ do người bán gửi sẽ được chuyền đến bộ phận kế toán, kế toán kiểm tra đối chiếu và tiễn hành ghi nhận vào số theo dõi chỉ tiết TSCĐ

2.1.2 Mô hình quan niệm dữ liệu

- Dữ liệu đầu vào (Input đata): trong quá trình ghi tăng TSCĐ, thông tin đầu vào bao gồm các chỉ tiết về sự

e Hóa đơn

e Bién ban ban giao TSCD

@ Cac thong tin liên quan khác: bộ phận sử dụng, nhà sản xuất, nơi sản xuất, nhà cung cấp

- Dữ liệu sinh ra trong quá trình xử lý (Process data):

e Tên loại số lượng TSCĐ

e_ Giá trị phi tăng

® Ngày, tháng, năm ghi tăng

e Thời gian sử dụng hữu ích

e Các thông số khác,

e Dé liéu dau ra (Output data):

- Dữ liệu đầu ra:

e - Thông báo xác nhận ghi tăng: Một thông báo hoặc bản xác nhận được sinh ra để thông báo người dùng hoặc các bên liên quan răng quá trình ghi tăng đã được thực hiện thành công và thông tin đã được cập nhật

® Số chitiếtTSCĐ

BIEN BAN BAN GIAO TSCD

2.1.3 Mô hình quan hệ dữ liệu

Biên bản bàn giao TSCĐ ( MS Biên bản, Tên, Loại TSCĐ, Ngày giao; ; MSNV; Mã NCC) Nhà cung cap ( Ma NCC, Tén cong ty, Dia chi, )

Hóa đơn ( MS hóa đơn, ngày lập, tên TSCD, số lượng; ;MSNV)

Phòng ban ( MS phòng ban, địa chỉ, tên phòng ban; ) Nhân viên (MSNV, họ tên, địa chỉ: ; MS phòng ban)

Số kề toán ( Số hiệu TK, tên TSCĐ, Số lượng, Nguyên giá; : MSNV)

Đơn đặt hàng ( Mã ĐĐH, Ngày lập, Người lập, Tên, Loại, Số lượng TSCĐ; ; MSNV) Tài sản có định ( Mã TS€Đ, Tên TSCĐ, Loại TSCĐ, Số lượng; ;MSNV)

e Trong quá trình sử dụng, khi TS có hư hỏng cần sửa chữa hay bị mắt TSCĐ thì bộ phận sử dụng có trách nhiệm báo lại với phòng quản lý TS và gửi kèm Giấy báo hỏng, mất TSCĐ cho kế toán Phòng quản lý TS sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng hay bô sung TSCĐ, tất cả thông tin về hóa đơn sửa chữa sẽ được lưu lại bởi kế toán trong số theo dõi chỉ tiết TSCĐ

@ Định kỳ, bộ phận quản lý TS sẽ tiễn hành kiêm kê và nhân viên kế toán

cũng có trách nhiệm tham gia quá trình này đề tính toán và ghi nhận vào bảng

tính khâu hao TSCĐ Bang tính khẩu hao này sẽ được gửi đến giám đốc để xác nhận và phê duyệt Sau khi bảng nay được phê duyệt, kế toán tiễn hành ghi nhận số tiền khấu hao vào số kế toán chi phi phòng ban tương ứng

2.2.2 Mô hình quan niệm dữ liệu

- Dir liéu dau vao (Input data)

e Yéucau cap TSCD

e Bién ban ban giao TSCD

e Giay bao hong, mat TSCD

- Dữ liệu sinh ra trong qua trinh xw ly (Process data)

e Di liéu vé bảo dưỡng, sửa chữa:

+ Ngày bảo dưỡng và sửa chữa;

+ Chi phi bao dưỡng, sửa chữa

e Dữ liệu về gia tri hao mon TSCD:

+ Giá trị hao mòn tích lũy: Tông giá trị hao mòn tích lũy đến thời điểm hiện tại

+ Gia tri hao mon nam nay: Gia tri hao mon tinh dén hién tai trong nam tai chinh

- Dữ liệu đầu ra (Output data)

Bảng này chứa thông tin về các khoản khẩu hao đã được tính toán cho mỗi tài sản cô định tháng, bao gồm số tiền khấu hao, tên tài sản, ngày ghi nhận, và các thông tin liên quan khác

e - Báo cáo kiếm kê:

Báo cáo tổng hợp: Báo cáo chung về kết quả kiểm kê, bao gồm các biểu đồ, biêu đỗ cột, và số liệu thống kê đề trình bảy thông tin một cách rõ ràng

Tên T99 Lin —<f§»>«—a 1H | Ténphing ban Tên ti hoản

Tén, loal TSCĐ Li ”—><<##>~——— + | - | Hotên Hạ >< $n Tên TSCĐ

Sô khâu hao Giá tủ còn lại

Sơ đồ 2 3 Mô hình ERD quy trình phân phối và theo đối TSCD

2.2.3 Mô hình quan hệ dữ liệu

Biên bản giao nhận TSCĐ ( MS BBGN; Tên, Loại TSCĐ, Ngày lập, Người lập; ; MSNV) Bảng khấu hao TSCĐ ( Mã số BKH, Tên TSCĐ, Số khấu hao, Giá trị còn lại; ; MS

Phòng ban ( MS Phòng ban, Tên phòng ban, Địa chỉ: )

Nhân viên( MSNV, Họ tên, Địa chỉ; ; MS Phòng bạn )

Số kế toán ( Số hiệu TK, Tên tài khoản, Số lượng, Nguyên giá; ; MSNV)

Sơ đồ 2 4 Mô hình RDM quy trình phân phối và theo dõi TSCD

2.3 Quy trình ghỉ giảm TSCĐ

2.3.1 Đặc tả quy trình

L1 Trong quá trình kiểm kê định kỳ, phòng quản lý TS cũng sẽ xem xét xét những TSCĐ không sử dụng được nữa đề tiền hành lên danh

sách TSCĐ cần thanh lý và lập Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ Giấy

đề nghị thanh lý này sẽ được gửi lên cho Giám đốc Nếu được chấp

nhận, phòng quản lý TS sẽ tiễn hành thanh lý các TSCĐ này

J Hội đồng đánh giá lại TS gồm người đại điện bộ phận kề toán và bộ phận quản lý TS có nhiệm vụ xem xét và kế toán sẽ ghi chép lại trong Biên bản đánh giá lại TSCĐ về kết quả đánh giá chất lượng và giá trị còn lại của TSCĐ Biên bản này sẽ được gửi cho Giám đốc xem xét và phê duyệt

O Bộ phận quan ly TSCD lập Biên bản thanh lý TSCĐ thành 2 ban có chữ ký của Giám đốc, L bản lưu tại phòng quản lý TS và | ban chuyền cho phòng kế toán đề tiến hành theo dõi, ghi sé

O Sau khi bàn giao TSCĐ thanh lý, kế toán sẽ xuất Hóa đơn kèm Biên bản bản giao TSCĐ cho bên mua Bên mua khi được nhận được TSCĐ thanh lý sẽ lập Phiếu biên nhận TS và gửi lại cho phòng Quản lý TS Phòng quản lý TS kiểm tra thông tin trên Phiếu biên nhận của bên mua và gửi lại cho Kế toán đề tiến hành ghi giảm và xóa số TSCĐ đó

2.3.2 Mô hình quan niệm dữ liệu

- Dữ liệu đầu vào (Input đata)

@ Bang kiêm kê TSCĐ

® Bảng kê khâu hao TSCĐ

- Dữ liệu đầu ra (Output đata)

@ Hoa đơn và biên bản giao nhận TSCĐ gửi đến bên mua

® TSCĐ được ghi giảm và xóa số trong hệ thống kế toán

BIEN BAN BAN GIAO TSCD PHONG BAN

PK | MS BBBG PK | MS Phỏng bạn Tên loại TSCO Tên phòng bạn int} | ngs giao — Dect

T

<ai> ay

TT Ỉ ì 111 NHÂN VIÊN its) A CT THANH LY TSCD :

KHACH HANG PHIEU BIÊN NHẮN TSCĐ PK | MS Chứng tử thanh lý

Pì

Mã KH Px | ms DN K | MSNY Tên, loai, mã TS09

Bie cal Ngày lắp Bia chl Giá conta

Tên TSCØ Loa TSOD

2.3.3 Mô hình quan hệ dữ liệu

Biên bản bàn giao TSCĐ ( MS BBBG, Tên, Loại TSCĐ, Ngày giao; ; MSNV:; Ma KH)

Khach hang (Ma KH, Ho tén, Dia chi; ; MS PBN)

Hóa đơn ( Mã số HĐ, Ngày lập, Tên TSCĐ, Số tượng; ; MSINV)

Phiếu biên nhận TSCĐ ( MS PBN, Tên, Loại, Số tượng, Ngày lập, Người lập; ;MSNV)

Phòng ban ( MS phòng ban, Tên phòng ban, Địa chỉ: )

Nhân viên (MSNV, MSNV, Họ tên, Địa chỉ; ; MS phòng ban)

CT thanh lý TSCĐ ( MS chứng từ, Tên, Loại TSCĐ, Khấu hao lũy kế, Giá trị còn Lại; ; MSNV)

Sổ kế toán ( Số hiệu TK, Tên TSCĐ, Số lượng, Nguyên giá; ; MSNV)

Sơ đồ 2 6 Mô hình RDM quy trinh giam TSCD

CHUONG 3: TO CHUC XU LY CHUC NANG TRONG CHU TRINH

KE TOAN TSCD 3.1 Quy trinh ghi tang TSCD

3.1.1 Mo hinh phan ra chire nang

3.1.2 Mô hình luồng dữ liệu

0

'Yêu cầu mua sắm TSCĐ được duyệt

Xử lý ghi tăng TSCD Ban Giám đốc