Đề Bài Tìm Hiểu Sơ Đồ Tổ Chức Và Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Các Đơn Vị Trong Sơ Đồ Tổ Chức Của Doanh Nghiệp.pdf

Lời mở đầu:Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với một chút bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÀ LẠT KHOA: Tài Chính - Kế Toán

THI KẾT THÚC HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC

Đề bài: Tìm hiểu sơ đồ tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các

đơn vị trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp.

Họ và Tên: Nguyễn Thị Thúy Hà MSSV: 2314461

Lớp: KTK47A Giáo viên: Văn Hữu Quang Nhật

Đà Lạt, ngày 10 tháng 6 năm 2024

Mục lục:

Nhận xét của giáo viên: 3

Lời mở đầu: 4

Phần I: Khái niệm về cơ cấu tổ chức 5

Phần II: Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản trị 5

1 Môi Trường 5

2 Yếu tố công nghệ 5

3 Các yếu tố nguồn lực 5

Phần III: Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 6

1 Nguyên tắc chỉ huy 6

2 Nguyên tắc gắn với mục tiêu 6

3 Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối 6

4 Nguyên tắc linh hoạt 6

5 Nguyên tắc hiệu quả 6

Phần IV: Một số cơ sở trong công tác tổ chức 6

1 Tầm (hạn) quản trị 6

2 Quyền hạn - quyền lực 7

3 Phân cấp trong quản trị 7

Phần V: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị 8

1 Khái niệm 8

2 Những nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng cơ cấu tổ chức 8

3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị 9

Phần VI: Tổng quan về công ty cổ phần sữa VINAMILK 11

1 Tổng quan về công ty 11

2 Thực trạng cơ cấu tổ chức 11

3 Phân tích 12

4 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức công ty 14

5 Đánh giá cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sữa Vinamilk 15

Lời kết: 15

Tài liệu tham khảo: 15

2

Nhận xét của giáo

viên:

Lời mở đầu:

Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ luôn tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như hợp tác, cộng với một chút bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành công cho doanh nghiệp

Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp, và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vì vậy việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng nhất đưa doanh nghiệp đến thành công

Nếu gọi văn hóa doanh nghiệp là đòn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể và cá nhân với nhau, thì cơ cấu tổ chức cho chúng ta biết của cải vật chất và dòng thông tin

di chuyển như thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh Đúng như tên gọi “xây dựng cơ cấu tổ chức ”, nó sẽ cung cấp đủ những tình huống về mô hình quản trị thích hợp, hiệu quả nhất để áp dụng Qua đó, mọi người sẽ tự phát hiện ra sức mạnh của nó, cảm nhận nó được áp dụng và học cách áp dụng nó cho chính bản thân mình

Lý do chọn đề tài:

Xây dựng cơ cấu tổ chức vẫn là một phần rất quan trọng trong việc hình thành các tổ chức Để là một nhà quản trị thì bao hàm nhiều yếu tố, nhưng vai trò của xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị là một yếu tố không thể thiếu của nhà quản trị, là một kiến thức cơ bản nhưng không kém phần quan trọng Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa nhất và cũng là bài học đầu tiên mà chúng em yêu thích khi nhập môn quản trị Được sự dẫn dắt và gợi ý của giáo viên em đã mạnh dạn chọn đề tài này

Tiểu luận được tiến hành nhằm làm rõ những căn cứ, những kiểu cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong quản trị Có một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức hoạt động có hiệu quả

Và để có một tổ chức phù hợp chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm, những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản trị, những nguyên tắc tổ chức, các kiểu cơ cấu tổ chức

4

Phần I: Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức Thông qua cơ cấu đó, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức Một định nghĩa khác về cơ cấu tổ chức Đó là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân trong một tổ chức nhất định Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân biết làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai

Như vậy, nói đến cơ cấu tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc; nói đến các quy định về chi tiêu ngân sách - là vai trò, trách nhiệm, quyền hạn về tài chính của các vị trí trong tổ chức; là nói đến việc cụ thể hóa công việc trong tổ chức bằng các bản mô tả và phân tích công việc; là nói đến việc đặt chức danh cho các vị trí công việc riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng bộ phận và từng chức danh, đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt

Phần II: Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản trị.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được thiết lập ra không phải vì mục đích tự thân mà để thực hiện có hiệu quả Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý, hiệu quả, phải nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến nó Dưới đây đề cập đến một số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

1 Môi trường

Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng

với môi trường hoạt động của nó Yếu tố môi trường không chỉ giới hạn môi trường trong nước mà còn phải chú ý đến môi trường khu vực và toàn cầu Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, bao gồm ít cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải

có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của hoạt động kinh doanh

2 Yếu tố công nghệ

Công nghệ là một yếu tố rất quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp Công nghệ được đề cập ở đây bao gồm cả đặc điểm kĩ thuật chế tạo sản phẩm, trình độ kĩ thuật sản xuất, tính chất phức tạp của kết cấu sản phẩm Mặt khác, cùng trong một ngành nghề, trình độ trang thiết bị và áp dụng quy trình công nghệ khác nhau cũng dẫn đến việc hình thành những cơ cấu tổ chức không giống nhau Với trang thiết bị hiện đại hoặc quy trình công nghệ tiên tiến là điều kiện hình thành một cơ cấu

tổ chức gọn nhẹ, ít khâu, ít cấp và hiệu quả

3 Các yếu tố nguồn lực

Đặt biệt là nguồn nhân lực, mà trước hết là năng lực quản trị ( tầm hạn kiểm soát ) Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lí cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị có hiệu quả Để có được một đội ngũ cán bộ có năng lực, thực sự cần phải kết hợp nhiều hình thức đào tạo: thông qua trường lớp chính quy, đào tạo chuyên đề, đào tạo tại chỗ, khảo sát thực tế

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lí và hiệu quả chúng ta không chỉ quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tôt chức

Phần III: Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

Những nguyên tắc tổ chức quản trị chủ yếu đó là:

1 Nguyên tắc chỉ huy

Theo nguyên tắc này, mỗi người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo Điều này giúp cho người nhân viên thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh tình trạng “ trống đánh xuôi kèn thổi ngược”

2 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Việc ra rời mục tiêu của

tổ chức thì bộ máy hoạt động kém hiệu quả hoặc không có hiệu quả

3 Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối

Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong

mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung

4 Nguyên tắc linh hoạt

Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức

5 Nguyên tắc hiệu quả

Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí

Phần IV: Một số cơ sở trong công tác tổ chức

1 Tầm ( hạn) quản trị:

Tầm hạn quản trị chỉ ra số nhân viên thuốc cấp mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất Gồm 2 loại: Tầm quản trị rộng và tầm quản trị hẹp Yếu tố ảnh hưởng:

- Quy mô tổ chức

6

- Năng lực nhà quản trị và khả năng các thuộc cấp

- Tính ổn định và mức độ phức tạp công việc

- Mức độ ủy quyền cho cấp dưới

- Chiến lược kinh doanh

- Công nghệ sử dụng

- Môi trường

- Kỹ thuật thông tin

2 Quyền hành - quyền lực

Quyền hành : Là quyền đưa ra các quyết định và hành động Gắn liền với chức

vụ hợp pháp trong tổ chức và với công việc

Quyền lực: Là liên quan đến khả năng của 1 cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định

Các loại quyền lực:

- Quyền lực tự thưởng

- Quyền lực tôn phục

- Quyền lực cưỡng bức

- Quyền lực chuyên môn

- Quyền lực chính thức

Nguồn gốc quyền hành:

- Quyền hành quản trị xuất phát từ chức vụ ?

- Quyền hành quản trị xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới

- Ý kiến của Max Webber cho rằng: nguồn gốc của quyền hành quản trị chỉ đầy

đủ nếu nhà quản trị có đủ 3 yếu tố sau:

 Mặt hình thức: thể hiện qua chức vụ, chức danh được bổ nhiệm hợp pháp bới pháp luật

 Mặt nội dung: thể hiện ở năng lực, trình độ, tư cách đạo đức của nhà quản trị được cấp dưới thừa nhận

3 Phân cấp trong quản trị

Phân quyền hay ủy quyền là quá trình ủy thác hay chuyển giao một nhiệm vụ

cụ thể cho các thành viên và giao phó quyền hành để học thực hiện công việc Mức độ phân cấp ủy quyền:

Phần V: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị

1 Khái niệm

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai là, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức

2 Những nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng cơ cấu tổ chức

Yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được

Các yếu tố khách quan gồm:

 Những quy định của Nhà nước về hệ thống tố chức và sự phân cấp của nó

 Khối lượng công việc được giao

 Trình độ công nghệ , kỹ thuật và mức độ trang bị lao động

 Địa bàn hoạt động của tổ chức

 Môi trường hoạt động của tổ chức

Mặc dù là yếu tố khách quan nhưng tổ chức vẫn có thể tự thay đổi cho phù hợp

và sử dụng những nguồn lực sẵn có để biến bất lợi thành có lợi, phát huy tối ta hiệu quả

8

Xu hướng của quyền

lực

Yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức, là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình

Các yếu tố chủ quan gồm:

 Trình độ của người lao động quản lý

 Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ

 Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức

 Quan hệ bên trong tổ chức

 Mục tiêu, phương hướng của tổ chức

3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị

*Cơ cấu quản trị đơn giản:

Khái niệm: Cơ cấu đơn giản là tổ chức có mức bộ phận hóa và mức độ chính thức hóa thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập trung vào một người đứng đầu tổ chức đó Chi phí quản lí trong tổ chức thấp vì có ít cấp quản lí và ít nhân viên Trách nhiệm và quyền lợi của những người lao động trong tổ chức cũng rất rõ ràng

Sơ đồ cơ cấu quản trị đơn giản:

Ưu điểm:

- Bộ máy đơn giản, gọn nhẹ

- Chi phí quản trị thấp

Giám Đốc

Nhân

viên

(Công

nhân)

Nhân viên (Công nhân)

Nhân viên (Công nhân)

Nhân viên (Công nhân)

Nhược điểm:

- Chi phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

- Mạo hiểm cao

*Cơ cấu theo trực tuyến :

Khái niệm: Là một mô hình tổ chức quản lí, trong đó nhà quản trị ra quyết định

và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên

Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến:

Đặc điểm cơ bản: Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy thực hiện theo trực tuyến Cấp dưới chỉ nhận lệnh từ một người phụ trách trực tiếp Các nhà quản trị vời quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp thực hiện và nhận sự báo cáo họ

Ưu điểm:

- Đảm bảo chế độ 1 thủ trưởng

- Người thừa hành chỉ hận mệnh lệnh từ 1 người lãnh đạo cấp trên trực tiếp

- Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm:

- Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện

10

- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

- Dễ dẫn đến cách quản lí gia trưởng

- Thông tin ngang cấp phải đi theo đường vòng

*Cơ cấu theo chức năng:

Khái niệm: Là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lí của mình

Phần VI: Tổng quan về công ty VINAMILK

1 Tổng quan về công ty

Công ty được thành lập vào năm 1976, từ khi bắt đầu công ty đã xây dựng hệ thông phân phối rộng nhất, là nhà sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam

Vinamilk được Bộ Công thương bình chọn với tên “ Thương hiệu nổi tiếng” trong top 100 thương hiệu mạnh nhất vào năm 2006 Ngoài ra, vinamilk còn được bình chọn “ Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1995-2007

Doanh mục sản phẩm của Vinamilk bao gồm:

Sản phẩm chủ lực: sữa nước và sữa bột

Sản phẩm chó giá trị công thêm: sữa đặc, yaourt, kem, phomat

Sảm phẩm của công ty được tiêu thụ chủ yếu ở Việt Nam và xuất khẩu qua các thị trường ngoài nước nha Campuchia, Mỹ, Úc,

2 Thực trạng cơ cấu công ty

*Sơ đồ tổ chức:

3 Phân tích

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, có quyền

và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, quyết định sửa đổi và bổ sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty các các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty

Hội đồng quản trị là tổ chức quản lí cao nhất của công ty, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 1 chủ tịch hội đồng quản trị và 4 thành viên với nhiệm kỳ 5 năm, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty ( trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông ); có trách nhiệm giám sát hoạt động của giám đốc và những cán bộ quản lí khác trong công ty

Ban kiểm soát bao gồm bốn thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, nhiệm

kì 5 năm Thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí, tính trung thực và mức

độ cẩn trọng trong quản lí, điều hành hoạt động kinh doanh trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông

12

Giám đốc điều hành (CEO) là người điều hành cấp cao nhất trong một công ty Nói chung, trách nhiệm chính của giám đốc điều hành bao gồm đưa ra các quyết định quan trọng trong công ty và quản lí các hoạt động và nguồn lực tổng thể của công ty

Họ đóng vai trò là điểm giao tiếp giữa hội đồng quản trị và các hoạt động của công ty Giám đốc điều hành là bộ mặt của công ty Giám đốc điều hành được bầu bởi hội đồng quản trị và các cổ đông Họ báo cáo với chủ tịch và hội đồng quản trị do các cổ đông chỉ định Trách nhiệm của giám đốc khác nhau tùy thuộc vào quy mô, văn hóa

và cấu trúc doanh nghiệp của công ty Ở các công ty lớn, CEO thường chỉ quan tâm đến các quyết định chiến lược bao quát và định hướng cho sự phát triển chung của công ty Xác định mục tiêu và định hướng chiến lược

Giám đốc điều hành marketing:

Về kinh doanh:

- Tham mưu cho HĐQT về chiến lược phát triển kinh doanh

- Đề xuất chiến lược hợp tác, đầu tư và phát triển dự án

- Đề xuất chính sách giá và tham gia thực hiện các chiến lược marketing ngắn và dài hạn

- Quản lí, điều hành, quản lí và đánh giá nhân viên phòng kinh doanh và khu vực kinh doanh bất động sản Huấn luyện và đào tạo nhân viên trong bộ phận để phát triển các kỹ năng cần thiết cho công việc và nâng cao tính chuyên nghiệp

và phương pháp làm việc của họ

- Thu nhập thông tin thị trường: Phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng, kinh tế vùng, sản phẩm cạnh tranh

- Lập kế hoạch, vận hành, quản lí, tích hợp và phát triển hệ thống hậu cần

- Giải quyết và giải đáp mọi yêu cầu thắc mắc từ các sàn giao dịch và khách hàng

Giám đốc sản xuất:

Giám đốc sản xuất (CPO) là người điều hành hoạt động sản xuất, chịu trách nhiệm về chiến lược phát triển sản phẩm, đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng, đúng kế hoạch, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty, tên tiếng Anh của Giám đốc sản xuất là Chief Production Officer - viết tắt CPO Bao gồm định hướng và quản lý toàn bộ quy trình từ nghiên cứu, thiết kế, thử nghiệm, phát triển, sản xuất, đến phân phối và bán hàng của sản phẩm CPO phải là chuyên gia có kiến thức sâu rộng về sản phẩm cũng như việc cải thiện hiệu suất bán hàng, am hiểu công nghệ, tập trung và làm hài lòng khách hàng bằng sản phẩm chất lượng, độc đáo.

Trưởng ban quản lí rủi ro:

- Lập và đề xuất kế hoạch hoạt động của Ban: phương án, nhân sự, thời gian, chi phí