Làm việc với nhà trường,phụ huynh và học sinh để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ với hệ thống mới.Xác định các chức năng cần có của hệ thống như đăng ký tài khoản, nộp đơn tuyểnsinh,
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Bối cảnh và sự cần thiết
Hiện nay, quy trình tuyển sinh vào các trường trung học phổ thông (THPT) tại nhiều địa phương vẫn chủ yếu dựa vào các phương pháp thủ công truyền thống Phụ huynh và học sinh thường phải nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại trường, điền các biểu mẫu bằng tay và chờ đợi kết quả xét tuyển trong một khoảng thời gian dài Quá trình này không chỉ gây ra sự bất tiện và mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót và thất lạc hồ sơ.
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực đời sống, đặc biệt là giáo dục, đã trở thành một xu hướng tất yếu Công nghệ thông tin không chỉ giúp tự động hóa các quy trình quản lý mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ. Đặc biệt, sau đại dịch COVID-19, việc chuyển đổi từ quy trình tuyển sinh truyền thống sang trực tuyến không chỉ là một lựa chọn mà còn trở thành nhu cầu cấp thiết.
Mục tiêu đề tài
Đề tài "Phân tích và Thiết kế Hệ thống quản lý tuyển sinh THPT" nhằm mục đích xây dựng một hệ thống quản lý tuyển sinh hiện đại, hỗ trợ tối đa cho các trường THPT trong công tác tuyển sinh Hệ thống này sẽ giúp tự động hóa các quy trình từ nộp hồ sơ,xét tuyển, thông báo kết quả cho đến quản lý nhập học, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả.
Phạm vi nghiên cứu
Phân tích yêu cầu: Thu thập và phân tích các quy trình tuyển sinh hiện tại ở các trường THPT, xác định các vấn đề và khó khăn gặp phải Làm việc với nhà trường, phụ huynh và học sinh để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ với hệ thống mới. Xác định các chức năng cần có của hệ thống như đăng ký tài khoản, nộp đơn tuyển sinh, xét duyệt đơn, thông báo kết quả và quản lý nhập học.
Thiết kế hệ thống: Đề xuất giải pháp thiết kế hệ thống phần mềm bao gồm kiến trúc hệ thống, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin học sinh, hồ sơ tuyển sinh, kết quả xét duyệt và các dữ liệu liên quan Tạo các mẫu giao diện người dùng (UI/UX) cho phụ huynh, học sinh và nhân viên nhà trường, đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng.
Phát triển và kiểm thử: Phát triển các chức năng của hệ thống và tiến hành kiểm thử để đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác và hiệu quả.
Lợi ích của hệ thống quản lý tuyển sinh
trong quản lý Toàn bộ quy trình từ nộp đơn, xét duyệt đến thông báo kết quả đều được thực hiện một cách minh bạch và công bằng, giảm thiểu tình trạng gian lận và sai sót Thông tin học sinh và hồ sơ tuyển sinh được lưu trữ và quản lý tập trung, dễ dàng tra cứu và cập nhật khi cần thiết Hệ thống cung cấp các công cụ báo cáo và thống kê, giúp nhà trường nắm bắt được tình hình tuyển sinh, phân tích dữ liệu và đưa ra các quyết định chiến lược. Đối với phụ huynh và học sinh: Phụ huynh và học sinh có thể nộp hồ sơ tuyển sinh trực tuyến bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại Hệ thống cho phép phụ huynh và học sinh theo dõi trạng thái hồ sơ của mình, nhận thông báo kịp thời về kết quả xét duyệt và các bước tiếp theo Toàn bộ quá trình tuyển sinh được thực hiện một cách công khai và minh bạch, giảm thiểu tình trạng thiếu thông tin và lo lắng về kết quả tuyển sinh.
Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát và phỏng vấn: Thu thập thông tin từ các trường THCS, phụ huynh và học sinh để hiểu rõ nhu cầu và khó khăn hiện tại.
Phân tích hệ thống: Sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích hệ thống như sơ đồ use case, sơ đồ ERD (Entity-Relationship Diagram) và sơ đồ tuần tự (Sequence diagram).
Thiết kế giao diện phần mềm: Áp dụng các nguyên tắc thiết kế phần mềm hiện đại,chú trọng đến trải nghiệm người dùng và bảo mật dữ liệu.
KHẢO SÁT VÀ THU THẬP DỮ LIỆU
Mục tiêu khảo sát
Xác định quy trình tuyển sinh hiện tại: Khảo sát giúp nắm bắt chi tiết từng bước trong quy trình tuyển sinh, từ nộp hồ sơ, xét duyệt đến thông báo kết quả Bên cạnh đó, xác định những yêu cầu nghiệp vụ cho hệ thống mới, đảm bảo rút ngắn thời gian thủ tục nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ.
Phát hiện các vấn đề và khó khăn: Xác định những vấn đề phổ biến mà nhà trường, phụ huynh và học sinh gặp phải trong quy trình tuyển sinh hiện tại, bao gồm khó khăn về hồ sơ, thời gian chờ đợi và tính minh bạch.
Thu thập yêu cầu và mong đợi: Thu thập thông tin chi tiết về những yêu cầu cụ thể mà nhà trường, phụ huynh và học sinh mong đợi từ hệ thống quản lý tuyển sinh mới, bao gồm các chức năng cần thiết và mức độ ưu tiên của chúng Nắm bắt các mong đợi về tính năng của hệ thống như tính tiện lợi, khả năng theo dõi trạng thái hồ sơ, tính minh bạch và bảo mật thông tin.
Khảo sát khả năng sử dụng công nghệ: Đánh giá mức độ sẵn sàng và khả năng sử dụng công nghệ của nhà trường, phụ huynh và học sinh, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp và hỗ trợ kỹ thuật cần thiết.
Đối tượng khảo sát
Nhà trường: Ban giám hiệu, giáo viên và nhân viên hành chính phụ trách tuyển sinh tại trường THPT.
Phụ huynh và học sinh: Các phụ huynh và học sinh đã hoặc đang tham gia vào quá trình tuyển sinh tại các trường THPT.
Phương pháp khảo sát và thu thập dữ liệu
a Phương pháp khảo sát trực tuyến
Khảo sát trực tuyến là việc thiết kế bảng câu hỏi trắc nghiệm và lựa chọn nhằm thu thập dữ liệu định lượng về quy trình tuyển sinh hiện tại, những khó khăn gặp phải và các yêu cầu đối với hệ thống mới Trong đó, tập trung thiết kế các câu hỏi về quy trình tuyển sinh, thời gian xử lý hồ sơ, đánh giá mức độ hài lòng với quy trình hiện tại Bên cạnh đó là các khó khăn, thách thức trong quá trình nộp hồ sơ, xét duyệt và nhận kết quả tuyển sinh.
Tiếp theo, chúng ta thực hiện phân phối bộ câu hỏi khảo sát qua các kênh thông tin trực tuyến như qua web của trường, qua Email, Facebook, Zalo nhằm tiếp cận rộng rãi với b Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp được áp dụng trong khảo sát để thu thập thông tin chi tiết và sâu sắc về quy trình tuyển sinh hiện tại và các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tuyển sinh mới của các đối tượng như ban giám hiệu, giáo viên, phụ huynh và học sinh. Các cuộc phỏng vấn được thiết kế mở và tập trung vào các khía cạnh như tính minh bạch, hiệu quả và các thách thức hiện tại, cung cấp cho đề tài những thông tin chính xác và đáng tin cậy để phục vụ cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống một cách toàn diện và hiệu quả. c Phương pháp thu thập tài liệu liên quan
Thu thập các tài liệu liên quan đến quy trình tuyển sinh hiện tại như hồ sơ, biểu mẫu, hướng dẫn tuyển sinh, và các báo cáo thống kê.
Thu thập tài liệu từ các hệ thống quản lý tuyển sinh hiện có để so sánh và học hỏi kinh nghiệm.
Kết quả khảo sát
4.1 Đối tượng tham gia hệ thống
Học sinh: người dùng cuối, sử dụng hệ thống để đăng ký tuyển sinh, cập nhật thông tin cá nhân và theo dõi tình trạng hồ sơ tuyển sinh
Phụ huynh hoặc người giám hộ: sử dụng hệ thống để hỗ trợ học sinh trong quá trình đăng ký, cung cấp thông tin và theo dõi tiến trình tuyển sinh, nhận thông báo chỉ tiêu tuyển sinh theo ngày
Nhân viên quản lý: chịu trách nhiệm xử lý và quản lý hồ sơ tuyển sinh Họ sử dụng hệ thống để xác nhận và xử lý các đơn đăng ký, tạo lịch trình tuyển sinh, thực hiện xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả cho học sinh và phụ huynh.
Ban lãnh đạo nhà trường: có quyển truy cập vào hệ thống để theo dõi tổng quan về quá trình tuyển sinh, đánh giá hiệu suất và đưa ra các quyết định liên quan đến tuyển sinh.
Các bộ phận liên quan khác: như phòng hành chính, kế toán, tài chính cũng có thể truy cập vào hệ thống để cung cấp thông tin và hỗ trợ quá trình tuyển sinh. 4.2 Quy trình tuyển sinh
Bước 1: Thí sinh đăng ký dự thi nộp hồ sơ đăng ký dự thi bao gồm:
Bản sao giấy khai sinh
Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời
Giấy tờ ưu tiên khác (nếu có)
Bước 2: Nhà trường tiến hành tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ Nếu không đủ điều kiện thì nhà trường sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ và trả lại hồ sơ Nếu hồ sơ đủ điều kiện, nhà trường thông báo hồ sơ đã được phê duyệt.
Bước 3: Học sinh có hồ sơ đủ điều kiện sẽ tiến hành đến trường lấy phiếu báo danh để dự thi
Bước 4: Nhà trường tổ chức thi và chấm thi Sau đó nhà trường công bố điểm thi
Bước 5: Thí sinh có nguyện vọng phúc khảo điểm thì đến trực tiếp trường để nộp đơn phúc khảo.
Bước 6: Sau khi Sở GD công bố điểm chuẩn, thí sinh đủ điều kiện điểm xét tuyển sẽ tiến hành nộp hồ sơ gốc và nhập học trực tiếp tại trường Với thí sinh không đủ điều kiện phải đến để rút hồ sơ và tiến hành nhập học vào trường học phù hợp.
4.3 Thu thập các giấy tờ, biểu mẫu liên quan
4.4 Phân tích hiện trạng của hệ thống cũ
Quy trình tuyển sinh trong các trường hợp thường phức tạp và đòi hỏi nhiều bước khác nhau như đăng ký, thu thập hồ sơ, xét duyệt và công bố kết quả Sự phức tạp này có thể làm gia tăng thời gian và công sức mà các phụ huynh và học sinh phải bỏ ra, đồng thời tăng nguy cơ sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.
Quá trình quản lý và xử lý hồ sơ tuyển sinh thường không hiệu quả, dẫn đến việc thời gian xử lý kéo dài và nguy cơ nhầm lẫn hồ sơ Sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng của phụ huynh và học sinh mà còn gây ra sự bất tiện và phiền toái không cần thiết.
Hệ thống quản lý tuyển sinh thường thiếu tích hợp và sử dụng công nghệ lạc hậu, dẫn đến hiệu quả làm việc không cao và dễ gây nhầm lẫn Việc không cập nhật kịp thời và sử dụng các công nghệ mới có thể làm giảm tính minh bạch và tính chính xác của quy trình tuyển sinh.
4.5 Xác định yêu cầu của người dùng với hệ thống mới
Qua quá trình thu thập dữ liệu, tổng hợp các yêu cầu của phụ huynh, học sinh cũng như ban lãnh đạo nhà trường, hệ thống quản lý tuyển sinh mới cần đáp ứng những nhu cầu sau:
Người dùng mong muốn một quy trình đăng ký và nộp hồ sơ tuyển sinh đơn giản, dễ hiểu và ít phức tạp Họ cần các giao diện và hướng dẫn rõ ràng để dễ dàng theo dõi và hoàn thành các bước cần thiết.
Các phụ huynh và học sinh mong đợi thông tin về tiêu chí xét tuyển, cách thức đánh giá và quy trình xử lý hồ sơ được công khai và minh bạch Việc cung cấp thông tin chi tiết này giúp họ cảm thấy tin tưởng và hiểu rõ hơn về quy trình tuyển sinh. Đòi hỏi tích hợp công nghệ mới để cải thiện hiệu quả và tính khả thi của quy trình tuyển sinh Họ mong đợi hệ thống có giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng và hỗ trợ các tính năng như theo dõi trạng thái hồ sơ, thông báo tự động và bảo mật thông tin.
Về yêu cầu chức năng:
Quản lý thông tin học sinh: Thu thập và quản lý thông tin cá nhân của học sinh bao gồm tên, ngày sinh, học lực, thành tích, v.v Lưu trữ thông tin về kết quả học tập và hoạt động ngoại khóa của học sinh
Quản lý quá trình tuyển sinh: Hỗ trợ đăng ký trực tuyến cho học sinh Xác định các yêu cầu và tiêu chí tuyển sinh như điểm số, kỳ thi,… Tạo lịch và quy trình xử lý hồ sơ tuyển sinh, bao gồm xét duyệt và thông báo kết quả Cập nhật chỉ tiêu tuyển sinh, đóng đơn đăng ký khi hết thời hạn mở đơn đăng ký tuyển sinh.
Cung cấp thông tin về quá trình tuyển sinh cho học sinh và phụ huynh Hỗ trợ kênh giao tiếp để học sinh và phụ huynh có thể gửi câu hỏi và nhận được câu trả lời từ ban tuyển sinh của trường.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Xác định các tác nhân (Actor)
a) Học sinh: Đăng ký nhập học, tạo và chỉnh sửa hồ sơ cá nhân, nộp hoặc huỷ đơn đăng ký, thanh toán chi phí nhập học, xem thông tin trường học, xem thông tin tuyển sinh của trường b) Phụ huynh học sinh:
Xem thông tin trường học, xem thông tin tiến độ tuyển sinh của trường, xem số chỉ tiêu, quy định, quyết định tuyển sinh của trường c) Người quản lý:
Thông báo đến học sinh và phụ huynh kế hoạch tuyển sinh, thống kê chỉ tiêu tuyển sinh, đóng nộp đơn đăng ký khi hết hạn, lên kế hoạch và thông báo thi đánh giá, xử lý điểm và thông báo kết quả, tra cứu hồ sơ học sinh, tạo báo cáo sau khi kết thúc kế hoạch tuyển sinh của trường d) Ban lãnh đạo nhà trường:
Xem kết quả tuyển sinh, xem thống kê tuyển sinh, tra cứu hồ sơ học sinh, xem báo cáo sau khi kết thúc kế hoạch tuyển sinh
Biểu đồ trường hợp sử dụng Use Case
2.1 Xác định các Use Case a) Tác nhân Học sinh có các Use Case: Đăng nhập
Theo dõi tiến độ b) Tác nhân Phụ huynh có các Use Case: Đăng nhập
Theo dõi tiến độ c) Tác nhân Người quản lý có các Use Case: Đăng nhập
Quản lý thi đầu vào
Xem hồ sơ học sinh
Xem báo cáo d) Tác nhân Ban lãnh đạo có các Use Case:
Xem hồ sơ học sinh
2.2 Xây dựng biểu đồ trường hợp sử dụng
2.3 Đặc tả Use Case a) Đặc tả Use Case Đăng nhập
Tên Use case Đăng nhập
Mô tả Cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống để sử dụng dịch vụ Actor Học sinh, Người quản lý
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng ký thành công
Hậu điều kiện Đăng nhập thành công
Luồng sự kiện 1 Người dùng chọn chức năng Đăng nhập
2 Hệ thống hiển thị màn hình Đăng nhập
3 Người dùng nhập thông tin tài khoản và mật khẩu
4 Hệ thống tiến hành kiểm tra thông tin tài khoản
5 Nếu thành công thì hiển thị thông báo đăng nhập thành công
6 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ A1- Mật khẩu không hợp lệ: Khi người dùng nhập sai tên đăng nhập và mật khẩu
1 Hệ thống hiển thị thông báo Mật khẩu không hợp lệ và hiển thị màn hình đăng nhập để người dùng nhập lại
2 Quay lại bước 2 trong luồng sự kiện chính b) Đặc tả Use Case Quản lý hồ sơ
Tên Use case Quản lý hồ sơ
Mô tả Cho phép người dùng thực hiện các chức năng tạo, chỉnh sửa hồ sơ đăng ký, nộp/ rút hồ sơ, thanh toán phí nhập học
Actor Học sinh, người quản lý
Use case liên quan Tạo hồ sơ, Chỉnh sửa hồ sơ, Nộp/ rút hồ sơ, Thanh toán
Tiền điều kiện Người dùng đã đăng ký thành công
Hậu điều kiện Người dùng có thể quản lý hồ sơ cá nhân
Luồng sự kiện 1 Người dùng chọn mục Học sinh
2 Hệ thống hiển thị giao diện Hồ sơ tuyển sinh
3 Người dùng chọn chức năng Tạo hồ sơ
4 Hệ thống yêu cầu điền thông tin vào phiếu đăng ký
5 Người dùng nhập đầy đủ thông tin và chọn Lưu
6 Hệ thống yêu cầu xác nhận Lưu thông tin
8 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ A1- Thiếu thông tin: Khi người dùng nhập thiếu thông tin trong
Hệ thống hiển thị thông báo thông tin chưa đủ và yêu cầu nhập lại Quay lại bước 5 trong luồng sự kiện chính c) Đặc tả Use Case Tra cứu
Tên Use case Tra cứu
Mô tả Cho phép người dùng tra cứu thông tin về trường học, thông tin liên hệ với trường học, bản mềm quyết định tuyển sinh.
Actor Học sinh, Phụ huynh
Luồng sự kiện 1 Người dùng chọn chức năng Tra cứu
2 Hệ thống hiển thị lựa chọn Tra cứu thông tin trường học,thông tin liên hệ, thông tin quyết định tuyển sinh, kế hoạch tuyển sinh
Luồng sự kiện phụ Không có d) Đặc tả Use Case Theo dõi chỉ tiêu
Tên Use case Theo dõi chỉ tiêu
Mô tả Cho phép người dùng xem biểu đồ thống kê chỉ tiêu tuyển sinh
Actor Học sinh, Phụ huynh
Tiền điều kiện Người dùng truy cập vào trang chủ của hệ thống
Luồng sự kiện 1 Người dùng truy cập vào trang chủ của hệ thống
2 Hệ thống hiển thị thông tin chỉ tiêu tuyển sinh theo thời gian
3 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ Không có e) Đặc tả Use Case Thống kê chỉ tiêu
Tên Use case Thống kê chỉ tiêu
Mô tả Cho phép người quản lý thực hiện thống kê chỉ tiêu đạt được theo ngày
Use case liên quan Đăng nhập
Tiền điều kiện Người quản lý đã đăng nhập thành công
Luồng sự kiện 1 Người quản lý chọn chức năng Thống kê
2 Hệ thống hiển thị lựa chọn Thống kê theo Khối thi, thống kê theo năm học, thống kê theo khu vực
3 Người dùng lựa chọn một chức năng
4 Hệ thống hiển thị dữ liệu đã được thống kê tự động theo ngày
5 Người dùng lựa chọn in Phiếu thống kê
6 Hệ thống yêu cầu xác nhận tải Phiếu thống kê về máy
8 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ Không có f) Đặc tả Use Case Quản lý thi đầu vào
Tên Use case Quản lý thi đầu vào
Mô tả Cho phép người quản lý tạo lịch thi kiểm tra chất lượng đầu vào, thống kê, xử lý, điểm thi, tạo báo cáo
Use case liên quan Tạo lịch thi, xử lý điểm, thông báo kết quả
Tiền điều kiện Kết thúc thời gian nộp đơn đăng ký
Hậu điều kiện Lên danh sách học sinh trúng tuyển
Luồng sự kiện 1 Người quản lý đăng nhập hệ thống
2 Người quản lý chọn chức năng Thi đầu vào
3 Hệ thống hiển thị các chức năng: Lên lịch thi, Xử lý điểm, Kết quả thi
4 Người quản lý chọn chức năng Lên lịch thi
5 Hệ thống yêu cầu nhập dữ liệu đầu vào
6 Người quản lý nhập dữ liệu
7 Hệ thống yêu cầu xác nhận thông tin và thông báo đến học sinh
8 Người quản lý ấn Đồng ý
9 Người quản lý chọn chức năng Xử lý điểm
10 Hệ thống hiển thị các chức năng: Nhập điểm, sửa điểm, xoá điểm
11 Người quản lý thực hiện nhập điểm vào hệ thống và xác nhận lưu kết quả
12 Người quản lý chọn chức năng Kết quả thi
13 Hệ thống hiển thị bảng kết quả thi
14 Người quản lý chọn xuất Excel
15 Hệ thống cho phép tải xuống file điểm dạng excel
16 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ A1 – Nhập thiếu thông tin lịch thi
A3 – Có học sinh không có điểm g) Đặc tả Use Case Tạo báo cáo
Tên Use case Tạo báo cáo
Mô tả Cho phép người quản lý tạo tạo báo cáo gửi cho Ban lãnh đạo nhà trường về kết quả tuyển sinh, kết quả thi đầu vào,…
Use case liên quan Đăng nhập
Tiền điều kiện Người quản lý đăng nhập hệ thống và chọn chức năng Báo cáo Luồng sự kiện 1 Người quản lý đăng nhập hệ thống và chọn chức năng Báo cáo
2 Hệ thống hiển thị Báo cáo về chỉ tiêu tuyển sinh, kết quả thi đầu vào, chất lượng học sinh qua các năm,…
3 Người quản lý chọn các loại báo cáo cần thiết để tải về
4 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ Không có h) Đặc tả Use Case Xem hồ sơ học sinh
Use case liên quan Đăng nhập
Tiền điều kiện Người dùng đăng nhập với vai trò lãnh đạo
Luồng sự kiện 1 Ban lãnh đạo truy cập hệ thống và chọn chức năng Hồ sơ học sinh
2 Hệ thống hiển thị danh sách học sinh đã đăng ký nhập học
3 Ban lãnh đạo chọn hồ sơ học sinh để Xem hồ sơ
4 Kết thúc Use case Luồng sự kiện phụ Không có i) Đặc tả Use Case Xem báo cáo
Tên Use case Xem báo cáo
Mô tả Cho phép Ban lãnh đạo xem các báo cáo tự động liên quan đến quá trình tuyển sinh
Use case liên quan Đăng nhập
Tiền điều kiện Ban lãnh đạo đăng nhập với vai trò lãnh đạo
Luồng sự kiện 1 Ban lãnh đạo truy cập hệ thống và chọn mục Báo cáo
2 Hệ thống hiển thị giao diện Báo cáo
3 Giao diện báo cáo bao gồm bảng dữ liệu chứa thông tin danh sách các báo cáo liên quan và các chức năng bên cạnh.
4 Ban lãnh đạo thực hiện chọn xem hoặc tải về
5 Kết thúc Use caseLuồng sự kiện phụ Không có
Biểu đồ lớp
4 Biểu đồ tuần tự a) Biểu đồ tuần tự Đăng nhập Đặc tả hành vi Đăng nhập:
1 Học sinh chọn chức năng Đăng nhập
2 Hệ thống chuyển tới giao diện Đăng nhập
3 Học sinh nhập thông tin tài khoản và mật khẩu đã đăng ký và ấn Đăng nhập
4 Hệ thống tiến hành kiểm tra thông tin đăng nhập
5 Nếu tài khoản tồn tại thì cho phép truy cập
6 Nếu tài khoản không tồn tại thì hệ thống thông báo sai thông tin đăng nhập và yêu cầu nhập lại. b) Biểu đồ tuần tự Tạo mới hồ sơ tuyển sinh Đặc tả hành vi Tạo hồ sơ tuyển sinh:
1 Học sinh chọn mục Học sinh
2 Học sinh chọn chức năng Tạo hồ sơ mới
3 Hệ thống hiển thị form thông tin cần điền
4 Học sinh điền đầy đủ thông tin và ấn Lưu
5 Hệ thống lưu thông tin và thông báo Tạo hồ sơ mới thành công
6 Nếu học sinh điền thiếu thông tin, hệ thống yêu cầu nhập bổ sung thông tin c) Biểu đồ tuần tự Tra cứu Đặc tả hành vi Tra cứu:
1 Học sinh chọn chức năng Tra cứu
2 Hệ thống hiển thị giao diện Tra cứu
3 Học sinh điền hoặc chọn thông tin cần tra cứu và ấn nút Tìm kiếm
4 Hệ thống kiểm tra cơ sở dữ liệu và trả về dữ liệu cần tra cứu d) Biểu đồ tuần tự Theo dõi chỉ tiêu tuyển sinh Đặc tả hành vi Theo dõi chỉ tiêu tuyển sinh:
1 Học sinh/ Phụ huynh/ Ban lãnh đạo truy cập vào Trang chủ của hệ thống
2 Hệ thống hiển thị thông tin về chỉ tiêu tuyển sinh trực tiếp tại trang chủ
3 Học sinh/ Phụ huynh/ Ban lãnh đạo có thể theo dõi trực tiếp số lượng chỉ tiêu đạt, số lượng chỉ tiêu còn thiếu, thời gian nộp hồ sơ đăng ký,… e) Biểu đồ tuần tự Thống kê chỉ tiêu Đặc tả hành vi Thống kê chỉ tiêu:
1 Người quản lý thực hiện đăng nhập bằng tài khoản Admin
2 Người quản lý chọn chức năng Thống kê
3 Hệ thống hiển thị giao diện Thống kê
4 Người quản lý chọn một trong các mục thống kê theo chỉ tiêu, thống kê theo khối thi, thống kê theo năm học và chọn tạo phiếu thống kê
5 Hệ thống đối chiếu với mục đã chọn và tạo Phiếu thống kê
6 Người quản lý lựa chọn In phiếu thống kê thì hệ thống chuyển tới hệ thống máy in và in phiếu
7 Người quản lý lựa chọn Lưu phiếu vào máy tính, hệ thống cho phép tải phiếu về máy tính f) Biểu đồ tuần tự Quản lý thi đầu vào Đặc tả hành vi Quản lý thi đầu vào:
1 Người quản lý chọn muc Thi cử
2 Hệ thống hiển thị các chức năng như Tạo kỳ thi, Danh sách kỳ thi đầu vào
3 Người quản lý chọn chức năng Tạo kỳ thi
4 Người quản lý nhập thông tin kỳ thi như thời gian, địa điểm, danh sách phòng thi
5 Người quản lý ấn nút Tạo kỳ thi
6 Hệ thống thông báo Tạo kỳ thi mới thành công g) Biểu đồ tuần tự Tạo báo cáo Đặc tả hành vi Tạo báo cáo:
1 Người quản lý chọn mục Báo cáo
2 Hệ thống hiển thị danh sách các báo cáo và chức năng Tạo báo cáo
3 Người quản lý chọn chức năng Tạo báo cáo
4 Hệ thống hiển thị form thông tin báo cáo
5 Người quản lý nhập thông tin vào phiếu và xác nhận lưu thông tin
6 Hệ thống hiển thị thông báo Tạo báo cáo thành công h) Biểu đồ tuần tự Xem hồ sơ học sinh Đặc tả hành vi Xem hồ sơ học sinh:
1 Người quản lý chọn mục Học sinh
2 Hệ thống hiển thị giao diện tìm kiếm học sinh và danh sách học sinh được sắp xếp theo tên
3 Người quản lý chọn chức năng Xem hồ sơ học sinh
4 Hệ thống hiển thị thông tin học sinh i) Biểu đồ tuần tự Xem báo cáo Đặc tả hành vi Xem báo cáo:
1 Người dùng chọn mục Báo cáo
2 Hệ thống hiển thị danh sách các Báo cáo theo từng năm
3 Người dùng chọn năm học muốn xem báo cáo
4 Người dùng chọn báo cáo cần xem
5 Biểu đồ hoạt động a) Biểu đồ hoạt động Đăng nhập
1 Người dùng truy cập vào hệ thống và chọn chức năng Đăng nhập
2 Hệ thống chuyển tới giao diện Đăng nhập
3 Người dùng nhập thông tin tài khoản và mật khẩu đã đăng ký và ấn nút Đăng nhập
4 Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản Nếu tồn tại tài khoản thì hệ thống thông báo đăng nhập thành công và cho phép truy cập Nếu tài khoản không b) Biểu đồ hoạt động Quản lý hồ sơ
1 Người dùng sau khi đã đăng nhập vào hệ thống sẽ chọn vào mục Học sinh của hệ thống
2 Tại mục Học sinh, người dùng chọn chức năng Tạo hồ sơ mới Người dùng thực hiện điền đầy đủ thông tin cá nhân vào phiếu thông tin được tạo sẵn.
3 Sau khi nhập phiếu thông tin xong, người dùng ấn Lưu thông tin Phiếu thông tin sau đó sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu và hiển thị thông tin tại mục
4 Nếu người dùng nhập thiếu thông tin, hệ thống sẽ gửi thông báo thiếu thông tin và yêu cầu nhập thông tin bổ sung. c) Biểu đồ hoạt động Tra cứu
1 Người dùng sau khi đã đăng nhập vào hệ thống sẽ chọn ô Tìm kiếm của hệ thống.
2 Tại đây, người dùng nhập các thông tin hoặc từ khoá dữ liệu cần tìm kiếm và ấn Enter.
3 Hệ thống thực hiện kiểm tra dữ liệu Nếu tồn tại thì hiển thị danh sách các dữ liệu liên quan Nếu không tồn tại thì hiển thị lỗi không tìm thấy và kết thúc tìm kiếm. d) Biểu đồ hoạt động Theo dõi chỉ tiêu e) Biểu đồ hoạt động Thống kê chỉ tiêu f) Biểu đồ hoạt động Quản lý thi đầu vào
1 Người quản lý đăng nhập với vai trò Admin và chọn mục Thi cử của hệ thống.
2 Hệ thống hiển thị các mục con như Danh sách kỳ thi, danh sách thí sinh, danh sách phòng thi,…
3 Người quản lý chọn danh sách kỳ thi và chọn chức năng Thêm mới.
4 Người quản lý nhập các thông tin của kỳ thi mới lên hệ thống và ấn Xác g) Biểu đồ hoạt động Tạo báo cáo
1 Người quản lý dăng nhập vào hệ thống với tài khoản Admin
2 Người quản lý chọn chức năng tạo báo cáo tại mục Báo cáo của giao diện hệ thống.
3 Người quản lý chọn thông tin báo cáo và nhập các thông tin như báo cáo về quy trình tuyển sinh, kết quả tuyển sinh,…
4 Sau khi nhập thông tin, người quản lý ấn Tạo mới và hệ thống sẽ tiến hành lưu vào mục Báo cáo
5 Người quản lý có thể trở lại và xem thông tin báo cáo hoặc chọn chức năng xuất báo cáo. h) Biểu đồ hoạt động Xem hồ sơ học sinh
1 Người quản lý chọn mục Học sinh Tại đây, Danh sách học sinh sẽ hiện lên. i) Biểu đồ hoạt động Xem báo cáo
1 Người dùng sau khi đã đăng nhập vào hệ thống sẽ chọn vào mục Báo cáo của hệ thống.
2 Hệ thống sẽ chuyển tới giao diện Báo cáo bao gồm danh sách các báo cáo có liên quan và các chức năng để người dùng có thể thao tác
3 Người dùng lựa chọn các báo cáo cần xem và chọn các chức năng như xem báo cáo hoặc lưu về máy tính cá nhân
PHẦN IV THIẾT KẾ DỮ LIỆU
Thiết kế mô hình thực thể liên kết E-R
1.1 Xác định thực thể và thuộc tính
STT Thực thể Thuộc tính
1 Người quản lý Mã quản lý, tên người quản lý, ngày sinh, giới tính, email, số điện thoại, chức năng
2 Học sinh Mã học sinh, tài khoản, mật khẩu,
3 Giáo viên Mã giáo viên, họ và tên, ngày sinh, giới tính, email, sô điện thoại, địa chỉ, …
4 Môn giảng dạy Mã môn học, tên môn học
5 Lớp Mã lớp học, tên lớp học
6 Chức vụ Mã chức vụ, tên chức vụ, mô tả chức vụ
7 Phòng ban Mã phòng ban, tên phòng ban, mô tả, địa chỉ
8 Chức năng Mã chức năng, tên chức năng, mô tả chức năng
9 Hồ sơ tuyển sinh Mã hồ sơ, họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường trú, điểm trung bình cấp THCS, số lượng nguyện vọng, danh sách nguyện vọng
10 Kết quả thi Mã kết quả, điểm môn văn, điểm môn toán, điểm môn tiếng anh, kết quả trúng tuyển
11 Đối tượng ưu tiên Mã đối tượng, tên đối tượng, mô tả chi tiết, điểm ưu tiên
12 Khu vực tuyển sinh Mã khu vực, tên khu vực, mô tả chi tiết, điểm khu vực
1.2 Xác định các quan hệ
Người quản lý có thể quản lý nhiều Học sinh
Một Học sinh có một Hồ sơ tuyển sinh
Một Học sinh có một Kết quả thi
Một Hồ sơ tuyển sinh bao gồm một thông tin Đối tượng ưu tiên
Một Hồ sơ tuyển sinh bao gồm một thông tin Khu vực tuyển sinh
Người quản lý có thể quản lý nhiều Giáo viên
Một Giáo viên đảm nhiệm một Chức vụ
Nhiều Giáo viên cùng thuộc một Phòng ban
Thiết kế bảng dữ liệu
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_quanly bigint Khoá chính
8 Password String b) Bảng Giáo viên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_giaovien bigint Khoá chính
7 Id_monhoc bigint Khoá ngoại
8 Id_lop bigint Khoá ngoại
9 Id_chucvu Bigint Khoá ngoại
10 Id_quanly bigint Khoá ngoại
11 Id_phongban bigint Khoá ngoại c) Bảng Phòng ban
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_phongban bigint Khoá chính
3 Id_chucnang bigint Khoá ngoại d) Bảng Chức năng
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_chucnang bigint Khoá chính e) Bảng Môn giảng dạy
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_monhoc bigint Khoá chính
2 Ten_monhoc Text f) Bảng Lớp học
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_lop bigint Khoá chính
2 Ten_lop Text g) Bảng Chức vụ
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_chucvu bigint Khoá chính
2 Ten_chucvu Text h) Bảng Học sinh
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_hocsinh bigint Khoá chính
4 Id_hoso Bigint Khoá ngoại
5 Id_quanly bigint Khoá ngoại
6 Id_ketqua bigint Khoá ngoại
7 Id_khuvuc bigint Khoá ngoại
8 Id_doituong bigint Khoá ngoại i) Bảng Kết quả thi
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_ketqua bigint Khoá chính
6 Id_thongbao bigint Khoá ngoại j) Bảng Hồ sơ tuyển sinh
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_hoso bigint Khoá chính
13 Id_doituong bigint Khoá ngoại
14 Id_khuvuc bigint Khoá ngoại k) Bảng Đối tượng ưu tiên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_doituong bigint Khoá chính
4 Diem_uutien bigint l) Bảng Khu vực tuyển sinh
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Ghi chú
1 id_khuvuc bigint Khoá chính
THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỆ THỐNG
TỔNG KẾT
Kết quả đạt được
Bài báo cáo đã sử dụng các phương pháp khảo sát cơ bản như phỏng vấn trực tiếp, thu thập tài liệu liên quan Từ việc thiết kế bộ câu hỏi khảo sát phù hợp, bài báo cáo đã nêu rõ hiện trạng của hệ thống quản lý tuyển sinh hiện tại Hệ thống hiện tại còn nhiều thiếu sót trong việc đồng bộ và hệ thống hoá hồ sơ của học sinh Cùng với đó, hệ thống tuyển sinh truyền thống thường tốn nhiều thời gian cho các quy trình, thủ tục phải thực hiện trực tiếp tại nhà trường
Báo cáo đã xác định rõ các yêu cầu của người dùng cuối, bao gồm học sinh, phụ huynh, nhân viên phòng tuyển sinh và ban lãnh đạo Các yêu cầu này được thu thập thông qua phỏng vấn, khảo sát, và phân tích tài liệu liên quan.
Thông qua đề tài này, em đã thiết kế một hệ thống quản lý tuyển sinh mới với các chức năng chính như quản lý hồ sơ học sinh, quản lý quá trình tuyển sinh, và báo cáo thống kê Các yêu cầu của người dùng, yêu cầu chức năng của hệ thống được thiết kế qua các sơ đồ như Use Case Diagram, Class Diagram, và Sequence Diagram.
Cơ sở dữ liệu được thiết kế đảm bảo đầy đủ các bảng dữ liệu và quan hệ giữa các thực thể Giao diện người dùng được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng và đảm bảo tính tương tác cao.
Những điểm hạn chế
Do hạn chế về thời gian, bài báo cáo còn nhiều thiếu sót trong quá trình khảo sát và thiết kế Bài báo cáo chưa thể hiện rõ bộ câu hỏi khảo sát, thiếu sự thống kê kết quả khảo sát và quá trình khảo sát còn sơ sài Phần báo cáo về thiết kế hệ thống mới chưa đa dạng sơ đồ, biểu đồ về luồng dữ liệu, quá trình đặc tả các sơ đồ còn sơ sài Hệ thống mới vẫn còn thiếu sót trong việc thiết kế các biểu mẫu, phiếu điền thông tin.
Đánh giá và kết luận
Hệ thống quản lý tuyển sinh mới đã giải quyết được bài toán rút ngắn thời gian thực hiện các quy trình tuyển sinh, hạn chế phải đến trực tiếp điểm trường để làm thủ tục tuyển sinh Bên cạnh đó, hệ thống mới đã giúp tự động hoá quy trình tuyển sinh, nâng cao
Hướng phát triển của đề tài
Để hệ thống mới có thể hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng nhu cầu của người dùng, em xin đề xuất hướng phát triển của đề tài như sau:
Cải tiến các chức năng của hệ thống như quản lý hồ sơ học sinh, thủ tục nhập điểm và chức năng thống kê, báo cáo Mở rộng thêm chức năng thông báo qua email, số điện thoại,…
Mở rộng, tích hợp với nhiều phần mềm quản lý học sinh và trường học giúp tối ưu hoá quy trình trong trường học.
Tối ưu hiệu suất làm việc của hệ thống để đáp ứng số lượng người dùng lớn.Nâng cấp bảo mật thông tin người dùng, đảm bảo tính bảo mật đối với các thông tin nhạy cảm của người dùng.