Các tài liệu, số liệu cần thiết ✓ Các văn bản của Nhà nước về chế độ kế toán liên quan đến công tác kế thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp ✓ Quy chế, quy định về kế to
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN
Một số vấn đề chung về thanh toán với người mua, người bán
1.1.1 Khái niệm về kế toán thanh toán với người mua, người bán
Khái niệm: Thanh toán đơn giản là hình thức ngắn gọn mô tả việc chuyển giao các phương tiện tài chính từ một bên (người, hoặc công ty tổ chức) sang một bên khác,thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý
1.1.2 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
Phương thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thương mại, thông thường khi có giao dịch phát sinh hai bên đồng thời áp dụng phương thức thanh toán cho giao dịch
Có 2 phương thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán không bằng tiền mặt a) Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được áp dụng nhiều.Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu) Phương thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành:
- Thanh toán bằng VND đồng
- Thanh toán bằng ngoại tệ
- Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng b) Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt
Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt và việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa phương thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi,séc,…để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng
• Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi : Là phương tiện thanh toán người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả
• Phương thức thanh toán thu kèm chứng từ : là phương thức thanh toán trong đó người bán sau khi giao hàng ký phát hối phiếu, và gửi kèm bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn
• Phương thức tín dụng chứng từ: là phương thức thanh toán, trong đó theo yêu cầu khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư (gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng.
Nội dung kế toán thanh toán với người mua
1.2.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ những quy tắc sau:
- Khoản phải thu của khách hàng cần hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá
12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, TSCĐ, bất động sản, đầu tư,
- Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có văn bản xác nhận
- Đối với các khoản phải thu gốc ngoại tệ thì phải theo dõi nguyên tệ và quy đổi cả đồng Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế
- Cần phải phân loại các khoản phải thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng, nhất là những đối tượng có vấn đề để có biện pháp và kế hoạch thu hồi nợ
- Tuyệt đối không bù trừ số dư hai bên nợ, có của tài khoản 131 mà phải căn cứ số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán
1.2.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách trong kế toán thanh toán với người mua a) Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng bán hàng; Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) do doanh nghiệp lập
- Phiếu thu; Giấy báo có ngân hàng; Biên bản bù trừ công nợ; Giấy nộp tiền;
- Biên bản thanh lý hợp đồng; Các chứng từ liên quan khác b) Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131-Phải thu của khách hàng Tài khoản nà dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Kết cấu của tài khoản 131 như sau:
Nợ 131- Phải thu của khách hàng Có
Số dư đầu kỳ: Số tiền phải thu của khách hàng đầu kỳ
Số dư cuối kỳ: Số tiền khách hàng ứng trước hoặc chuyển thừa đầu kỳ
✓ Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ…
✓ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
✓ Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là ngoại tệ (Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ)
✓ Số tiền khách hàng đã trả nợ
✓ Số tiền đã nhận trước, ứng trước của khách hàng
✓ Các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
✓ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho khách hàng
✓ Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là ngoại tệ (Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ)
Số tiền phải thu của khách hàng cuối kỳ
Số tiền khách hàng ứng trước hoặc số tiền khách chuyển thừa cuối kỳ c) Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng
- Sổ tổng hợp phải thu khách hàng
1.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
Sơ đồ các nghiệp vụ thanh toán với người mua TT 133/2016/TT-BTC
KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
Doanh thu Tổng giá Chiết khấu thanh toán
635 chưa thu tiền phải thanh toán
Chiết khấu thương mại, giảm gíá hàng bán bị trả lại
Thu nhập do thanh lý nhượng bán
Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán
Khách hàng ứng trước hoặc thanh toán tiền
Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng là KMTT có gốc ngoại tệ cuối kỳ
Nợ khó đòi xử lý xóa sổ
Phần chưa 642 được dự phòng 413
Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng là KMTT có gốc ngoại tệ cuối kỳ
Nội dung kế toán thanh toán với người bán
1.3.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả Không phản ánh tài khoản này cho các nghiệp vụ mua trả tiền ngay Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ
- Đối với nhà giao dịch cung cấp thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản
- Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế
- Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp
- Tuyệt đối không bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán
1.3.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán a) Chứng từ sử dụng
- Biên bản đối chiếu công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Các giấy tờ liên quan khác b) Tài khoản sử dung Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch vụ, kế toán sử dụng tài khoản 331-Phải trả người bán Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà cung cấp dịch vụ, người bán vật tư, hàng hóa theo hợp đồng kinh tế Tài khoản 331 có kết cấu như sau:
Nợ 331- Phải trả người bán Có
Số dư đầu kỳ: Số tiền ứng trước cho người bán đầu kỳ
Số dư cuối kỳ : Số tiền còn phải trả cho người bán ở đầu kỳ Phát sinh giảm
✓ Số tiền đã trả cho nhà cung cấp dịch vụ, người bán vật tư hàng hóa
✓ Số tiền ứng trước người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa
✓ Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp
✓ Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán
✓ Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp
✓ Điều chỉnh giá bán tạm tính về giá trị thực tế của số vật tư, hàng hóa đã nhận khi có hóa đơn hay không báo giá chính thức
✓ Số tiền đã ứng trước cho người bán
✓ Số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể
✓ Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp c) Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán
1.3.3 Kế toán thanh toán với người bán
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
331 111,112,341 Ứng trước tiền cho người bán
Thanh toán các khoản phải trả
Mua vật tư, hàng hóa nhập kho
Giảm giá, hàng mua trả lại, chiết khấu thương mại được hưởng
Giá trị của hàng nhập khẩu
Trường hợp khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ
Hoa hồng đại lý được hưởng
Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ
Nhận dịch vụ cung cấp
Phí ủy thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận ủy thác
Thuế GTGT (nếu có) Nhà thầu chính xác định 632
Chênh lệch tỷ giá tăng khi 413 cuối kỳ đánh giá khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ
Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ
1.4.1 Tỷ giá và quy định về sử dụng tỷ giá trong ngoại tệ a) Tỷ giá:
Tỷ giá (còn được gọi là tỷ giá trao đổi ngoại tệ) giữa hai tiền tệ là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này trao đổi cho một đồng tiền khác b) Quy định về sử dụng tỷ giá
Tỷ giá ghi sổ về: Tỷ giá ghi sổ đích danh và tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động:
✓ Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: Là tỷ giá khi thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản ký gửi, ký quỹ, hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, được xác định theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ đối phương
✓ Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động: Là tỷ giá được sử dụng tại bên
Có của tài khoản tiền khi thanh toán tiền bằng ngoại tệ, được xác định trên cơ sở lấy tổng giá trị được phản ánh bên Nợ tài khoản chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán
Tỷ giá hối đoái giữa hai tiền tệ là tỷ giá mà tại đó một đồng tiền này sẽ được trao đổi cho một đồng tiền khác Nó cũng được coi là giá cả đồng tiền của một quốc gia được biểu hiện của một đồng tiền khác
Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch phát sinh từ việc trao đổi thực tế hoăc quy đổi từ một số lượng ngoại tệ sang một đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá hối đoái khác nhau Chênh lệch tỷ giá hối đoái chủ yếu phát sinh trong trường hợp: Chuyển đổi báo cáo tài chính được lập bằng đồng ngoại tệ sang đồng Việt Nam
Thực tế mua bán trao đổi thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Việc quy đổi đồng ngoại tệ sang đồng Việt Nam phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất, tỷ giá ghi sổ kế toán
Trường hợp phát sinh doanh thu, chi phí, giá tính thuế bằng ngoại tệ thu phải quy đổi ra ngoại tệ đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế như sau:
✓ Tỷ giá giao dịch thực tế để hoạch toán chi phí là tỷ giá bán ra của ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản tại thời điểm phát sinh giao dịch thanh toán ngoại tệ
✓ Tỷ giá giao dịch thực tế để hoạch toán doanh thu là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản
1.4.2 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ a) Tài khoản sử dụng
131-Phải thu khách hàng 331-Phải trả người bán
635-Chi phí tài chính 515-Doanh thu hoạt động tài chính b) Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ
Kế toán thanh toán với người mua liên quan đến ngoại tệ c) Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ
Kế toán thanh toán với người bán liên quan đến ngoại tệ
Thanh toán các khoản phải trả
Bán hàng chưa thu tiền
Mua vật tư hàng hóa, chưa TT
Tổ chức vận dụng hình thức kế toán trong thanh toán với người mua, người bán…
- Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian
- Sổ cái dùng để tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên sổ nhật ký vào các tài khoản tương ứng
- Để phục vụ vệc quản lý doanh nghiệp còn sử dụng sổ chi tiêt và tổng hợp Căn cứ vào đặc điểm cụ thể từng doanh nghiệp mỗi đơn vị có thể mở và sử dụng một trong bốn hình thức sau:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.5.1 Đặc điểm hình thức kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa, trình độ kế toán ở mức độ khá.Theo hình thức này tất ca các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian được phản ánh vào sổ Nhật ký chung, từ sổ NKC ghi vào sổ cái
Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ sách sau
- Sổ Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó dựa vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán có liên quan
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung đặc biệt có liên quan Cuối tháng cuối quý cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân dối số phát sinh Sau khi kiểm tra có đối chiếu khớp với số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính Về nguyên tắc tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ
Hóa đơn GTGT, giấy BC, phiếu thu;…
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,331
1.5.2 Đặc điểm hình thức kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký-Sổ cái
Hình thức Nhật ký-Sổ cái thường được vận dụng trong các DN có quy mô nhỏ, vừa nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, trình độ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán không cao Theo hình thức sổ này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian đều được phản ánh trên cùng một vài trang sổ Nhật ký-sổ cái Toàn bộ các nghiệp vụ tài khoản mà DN đang sử dụng sẽ được phản ánh Nhật ký sổ cái Hình thức Nhật ký-Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Sổ cái
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Hóa đơn GTGT, Giấy BC;
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Nhật ký-Sổ cái ( mở cho TK
Sổ kế toán chi tiết TK 131,331
Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,331
Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để ghi vào sổ Nhật ký-Sổ cái.Số liệu của mỗi chứng từ được ghi sổ ghi trên một dòng của hai sổ Nhật ký và sổ cái.Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng tư cùng loại phát sinh nhiều lần cho cùng một ngày hoặc định kỳ cho 1 đến 3 ngày
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký-Sổ cái, được dùng để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
1.5.3 Đặc điểm hình thức kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn với mọi trình độ quản lý, mọi trình độ kế toán, phù hợp với kế toán thủ công và máy
Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng nội dung kinh tế
- Chứng từ ghi sổ được đánh số liệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau:
- Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ :Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chú thích Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, chứng từ kế toán Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
Hóa đơn GTGT, phiếu chi,
Sổ kế toán chi tiết TK 131,331
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 131,331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131
Bảng cân đối số phát sinh
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có, số dư trên từng tài khoản sổ cái.Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh
Sau khi đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập báo cáo tài chính
1.5.4 Đặc điểm hình thức kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
✓ Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán trên máy vi tính được thiết kế theo nguyên tắc của 1 trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ số liệu kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
✓ Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức kế toán máy
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra:
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán MÁY VI
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
Khái quát chung về CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
2.1.1 Thông tin chung về CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
Thông tin chung về công ty
Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG Địa chỉ trụ sở chính : Số 19 Trần Khánh Dư, Ngô Quyền, Hải Phòng Điện thoại : 0225 3.831.555
Hình thức sở hữu : Công ty cổ phần
Ngày thành lập : Tháng 12 năm 2007
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Tập đoàn du lịch Hải Đăng (gọi tắt là Haidang Group) thành lập từ tháng 12 năm 2007, hướng đến những sản phẩm, dịch vụ cao cấp với mục tiêu mang đến cho Quý khách hàng những trải nghiệm về chất lượng hoàn hảo và đẳng cấp khác biệt Trải qua những nỗ lực và đổi mới không ngừng, đến nay, công ty đã tạo dựng được một hệ thống cơ sở vật chất quy mô, sang trọng với đa dạng các loại hình kinh doanh gồm: trung tâm hội nghị tiệc cưới, nhà hàng ẩm thực, bar cafe, hầm rượu, hầm bia, trung tâm thể thao và chăm sóc sức khỏe, trung tâm thương mại xuất nhập khẩu, trung tâm du lịch quốc tế và nội địa, phòng vé máy bay, đào tạo và du học, trang trại nuôi cá đặc sản,… Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ, nhân viên CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng cũng được đào tạo bài bản, phong cách chuyên nghiệp đáp ứng những yêu cầu khắt khe của Khách hàng và thị trường hiện đại
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng là một công ty kinh doanh đa lĩnh vực, bao gồm:
✓ Trung tâm hội nghị tiệc cưới;
✓ Hệ thống nhà hàng ẩm thực, bar cafe, hầm rượu, hầm bia;
✓ Trung tâm thể thao và chăm sóc sức khỏe;
✓ Trung tâm thương mại xuất nhập khẩu;
✓ Trung tâm du lịch quốc tế và nội địa, phòng vé máy bay, đào tạo và du học;
✓ Tiệc dã ngoại, trang trại nuôi cá đặc sản,…
Qua 15 năm phấn đấu và hoạt động CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng đã tích lũy được rất nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh, buôn bán cũng như tổ chức các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, phân phối hệ thống nhà hàng Vì vậy, đến hiện nay khách hàng luôn tín nhiệm và ủng hộ các hệ thống nhà hàng và chăm sóc sức khỏe như massage, tắm hơi,…
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng Để phù hợp với quy mô, CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến chức năng Bộ máy quản lý của Công ty được xây dựng và thực hiện theo chế độ một thủ trưởng Các phòng ban chức năng có trách nhiệm và quyền hạn trong phạm vi của mình
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ về bộ máy quản lý của CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
Nhà hàng, tiệc cưới, bar, massage,
Trung tâm thể thao, chăm sóc sức khỏe
Công ty được tổ chức hoạt động kinh doanh dưới hình thức công ty cổ phần nên bộ máy quản lý của Công ty sẽ hoạt động dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc
Bộ máy hoạt động của Công ty bao gồm 4 phòng ban chức năng và 4 trung tâm Trong đó, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận, phòng ban chức năng được quy định cụ thể như sau:
Tổng Giám đốc : Là người có quyền quyết định điều hành hoạt động của
Công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật Được quyền tuyển dụng, thay thế hoặc miễn nhiệm lao động
Phó giám đốc : Có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng
Là người tham mưu cho giám đốc, cùng giám đốc thương thảo các hợp đồng, dựa trên các phương án của phòng kế khoạch sản xuất để đưa ra các đơn giá phù hợp cho từng hợp đồng
* Các phòng ban chức năng: Đây là một ban tham mưu giúp việc cho Giám đốc, chịu sự điều hành của phó tổng Giám đốc Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban cũng phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao
Khai thác khách hàng, tìm việc và kí kết hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ, cũng như các tài liệu công nợ, xây dựng phương án kinh doanh, bàn giao tài liệu đồng thời phối hợp với phòng kế toán để xác định chính xác số công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng
- Phòng tổ chức hành chính:
+ Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các quy chế nội bộ
- Phòng tài chính kế toán :
+ Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty
+ Thực hiện đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế độ khác của nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc
+ Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và luật thuế
+ Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm
+ Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước
+ Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty
- Phòng bảo trì: Quản lý tổng hợp máy móc, thiết bị công nghệ, phương tiện vận tải các loại, thiết bị điện, hệ thống đường dây, trạm điện
- Các đội, trung tâm : trực tiếp kinh doanh theo kế hoạch đã được duyệt
2.1.4 Đặc điểm công tác kế toán của CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng Để tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, có hiệu quả đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ cụ thể và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo Công ty đối với hoạt động kinh doanh nói chung và đối với công tác kế toán nói riêng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của doanh nghiệp
Thủ quỹ Kế toán tiền lương
Kế toán vốn bằng tiền
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán như sau:
- Kế toán trưởng: Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán - tài chính trong công ty, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, lập báo cáo tài chính.Là người chịu trách nhiệm chung về thông tin do phòng kế toán - tài chính cung cấp, và thực hiện các khoản đóng góp của công ty với ngân sách Nhà nước, thực hiện các nghiệp vụ thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước
Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
2.2.1 Đăc điểm về phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
* Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ nên nghiệp vụ thanh toán của CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng rất đa dạng về quy mô
CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sau:
- Hệ thống nhà hàng ẩm thực, bar cafe, hầm rượu, hầm bia;
- Trung tâm thể thao và chăm sóc sức khỏe;
- Trung tâm thương mại xuất nhập khẩu;
- Trung tâm du lịch quốc tế và nội địa, phòng vé máy bay, đào tạo và du học;
- Tiệc dã ngoại, trang trại nuôi cá đặc sản,…
* Về phương thức thanh toán: CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng có 2 phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán chậm trả
+ Đối với người mua: Tại công ty phương thức thanh toán trực tiếp được áp dụng với những khách hàng là cá nhân mua hàng với số lượng ít và không phải là khách hàng thường xuyên của công ty Với phương thức chậm trả công ty áp dụng cho những doanh nghiệp là khách hàng thường xuyên, mua hàng với số lượng lớn và theo phương thức hàng gối hàng
+ Đối với người bán: Công ty thanh toán ngay cho những nhà cung cấp nhỏ lẻ, số lượng ít Còn đối với nhà cung cấp lâu năm, nhà cung cấp theo phương thức hàng gối hàng công ty áp dụng hình thức trả ngay hoặc trả chậm tùy vào tình hình 2 bên
Khi công ty cung cấp dịch vụ cho khách hàng công ty chưa thu được tiền ngay, kế toán sẽ theo dõi công nợ phải thu qua các sổ chi tiết TK 131, sổ tổng hợp chi tiết TK
* Về hình thức thanh toán: CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng có 2 hình thức thanh toán là hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản
Hình thức áp dụng chủ yếu là hình thức chuyển khoản thông qua ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi Những giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc thanh toán cho khách hàng ở xa thì Công ty sẽ áp dụng hình thức thanh toán này
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua tại CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
* Chứng từ tài khoản sử dụng
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa
+ Phiếu thu; Giấy báo có
+ Giấy đề nghị thanh toán
+ Các chứng từ khác có liên quan
+ Tài khoản sử dung: TK 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này được mở để theo dõi các khoản nợ phải thu phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán các khoản nợ phát sinh trong kỳ
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua
+ Bảng tổng hợp thanh toán với người mua
+ Sổ cái TK 131 và các TK liên quan khác
Ghi định kỳ Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán thanh toán với người mua tại CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Bảng tổng hợp chi tiết
Hàng ngày kế toán đối chiếu, kiểm tra ghi chép vào sổ NKC, sau đó căn cứ số liệu sổ NKC để ghi vào sổ cái TK 131,511,333,…đồng thời kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 theo dõi khoản nợ phải thu cho từng khách hàng
Cuối kỳ cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh Đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 mở cho từng khách hàng kế toán lập bảng tổng hợp phải thu khách hàng
Ví dụ 1: Ngày 5 tháng 12 năm 2022, theo hóa đơn GTGT số 00007489 công ty xuất bán rượu vang cho công ty cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng SITC với thuế suất 10%, công ty chưa thu tiền, số tiền: 12.232.000 (cả thuế GTGT)
Căn cứ vào hóa đơn số 7489 và các chứng từ có liên quan khác, kế toán ghi vào sổ sách định khoản sau:
Từ tài khoản trên kế toán ghi vào nhật ký chung đồng thời ghi vào sổ chi tiết TK 131, sổ chi tiết TK 511, sổ chi tiết TK 3331 Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng
Ví dụ 2: Ngày 6 tháng 12 năm 2022, theo hóa đơn GTGT số 00007557 công ty xuất bán thực phẩm (cá hồi, bắp bò úc) cho công ty TNHH MTV du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng, công ty chưa thu tiền, tiền hàng 19.038.325 đồng, thuế VAT 5%: 951.916 đồng, tổng thanh toán: 19.990.241 đồng
Căn cứ vào hóa đơn số 00007557 và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi vào sổ sách kế toán định khoản sau:
Từ tài khoản trên kế toán ghi vào nhật ký chung đồng thời ghi vào sổ chi tiết
TK 131, sổ chi tiết TK 511 Cuối kỳ kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Bản thể hiện của hóa đơn điện tử) Ký hiệu: 1C22THD Ngày 5 Tháng 12 Năm 2022 Số: 0007489 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG
Mã số thuế : 0200783809 Địa chỉ : Số 19 Trần Khánh Dư, Phường Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng SITC
Mã số thuế: 0201932235 Địa chỉ: Lô CN3.2H KCN Đình Vũ, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Hải Phòng Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tỷ lệ CK: Số tiền chiết khấu
Cộng tiền hàng: 11.120.000 Thuế suất thuế GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.112.000
Số tiền bằng chữ : Mười hai triệu, hai trăm ba mươi hai nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán
Tra cứu tại Website: https://hdbk.pmbk.vn/tra-cuu-hoa-don
- Mã tra cứu hóa đơn: 19384f4c7d7b4e8c831593562klh6c96 (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Được ký điện tử bởi
✓ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Bản thể hiện của hóa đơn điện tử) Ký hiệu: 1C22THD
Ngày 6 Tháng 12 Năm 2022 Số: 00007557 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG
Mã số thuế : 0200783809 Địa chỉ : Số 19 Trần Khánh Dư, Phường Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng
Mã số thuế: 0200145468 Địa chỉ: Số 12 Hồ Sen Phường dư hàng quận Lê Chân TP Hải Phòng
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Cá hồi COHO nguyên con không đầu kg 26,00 251.750,000 6.545.500
2 Bắp Bò Úc Kilcoy kg 16,86 180.500,000 3.043.230
3 Cá hồi COHO nguyên con không đầu kg 25,00 275.000,000 6.875.000
4 Bắp Bò Úc Kilcoy kg 13,22 194.750,000 2.574.595
Tỷ lệ CK: Số tiền chiết khấu
Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 951.916
Số tiền bằng chữ : Mười chín triệu, chín trăm chín mươi nghìn, hai trăm bốn mươi mốt đồng
Người mua hàng Người bán
Tra cứu tại Website: https://hdbk.pmbk.vn/tra-cuu-hoa-don
- Mã tra cứu hóa đơn: 62953f4c7d7b4e8c831593562adf6c23
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Được ký điện tử bởi
✓ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG
Ví dụ 3: Ngày 31 tháng 12 năm 2022, công ty TNHH MTV du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng thanh toán tiền hàng theo hóa đơn số 00007557 với số tiiền
Kế toán ghi chép vào sổ sách định khoản sau:
Từ bút toán trên kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung đồng thời ghi vào sổ chi tiết TK 131 – phải thu của khách hàng mở cho công ty MTV du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng, theo dõi tiền mặt Đồng thời, căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 131
Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết TK 131– phải thu của khách hàng mở cho công ty MTV du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng để lập bảng tổng hợp nợ phải thu của khách hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG Mẫu số:01-TT
Số 19 Trần Khánh Dư,Phường Máy Tơ,Quận Ngô Quyền, Hải Phòng (Ban hành theo Thông tư số
Ngày 31 Tháng 12 Năm 2022 Số: PT1231
Họ và tên người nộp tiền: Lê Thị Nhung Nợ: 111 Địa chỉ: Công ty TNHH MTV du lịch dịch vụ công đoàn Hải Phòng Có: 131
Lý do nộp: Thu tiền theo HĐ 7557 Đã nhận đủ số tiền: 19.990.241
Viết bằng chữ: Mười chín triệu, chín trăm chín mươi nghìn, hai trăm bốn mươi mốt đồng
Kèm theo: 1 Chứng từ gốc
(Ký,họ tên, đóng dấu)
Ví dụ 4: Ngày 31 tháng 12 năm 2022, Công ty cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng SITC thanh toán công nợ cho công ty bằng chuyển khoản Công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng
GIẤY BÁO CÓ Ngày: 31-12-2022 Mã GDV:
Kính gửi: CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN DU LỊCH HẢI ĐĂNG
Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có: 0031001155999
Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu, hai trăm ba mươi hai nghìn đồng chẵn
Nội dung: Công ty cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng SITC thanh toán tiền mua rượu
GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi:
Từ bút toán trên kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung đồng thời ghi vào sổ chi tiết TK 131-Phải thu khách hàng mở cho Công ty cổ phần kinh doanh vật tư xây dựng SITC, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản TK 131
Đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty cổ phần Tập đoàn du lịch Hải Đăng
✓ Về tổ chức bộ máy kế toán : Công ty xây dựng theo mô hình tập trung, bố trí hợp lý, chặt chẽ, đơn giản, gọn nhẹ nhưng hiệu quả, hoạt động có nề nếp với những nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc, trình độ nghiệp vụ kế toán của nhân viên kế toán luôn được nâng cao
✓ Về hình thức kế toán : công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật Kí Chung”
Hình thức kế toán này có ưu điểm đơn giản dễ áp dụng Các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh dễ dàng trên sổ các sổ cái sổ chi tiết được ghi chép theo trình tự thời gian Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với trình độ của nhân viên và tình trạng trang thiết bị kỹ thuật của công ty Công tác tính toán, xử lý thông tin phù hợp với đặc điểm phục vụ kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của công ty
✓ Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ : Công ty đã sử dụng đầy đủ chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán ban đầu được chính xác và công tác kiểm tra đối chiếu sau này được thuận lợi
✓ Về hệ thống tài khoản : Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016
✓ Về hạch toán kế toán thanh toán: Công tác hạch toán kế toán thanh toán luôn được thực hiện kịp thời, công ty đã sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ từng đối tượng người mua, người bán Theo dõi chi tiết như vậy giúp cho việc hạch toán tổng hợp một cách nhanh chóng, kịp thời, kế toán có thể cung cấp cho nhà quản lý những thông tin chính xác về tình hình công lợi của công ty, nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính của công ty và hoạch định chiến lược
✓ Việc chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi: CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng hiện nay chưa tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong khi thực tế có phát sinh các khoản nợ khó đòi, ảnh hưởng đến tài chính của công ty
✓ Công tác ghi chép thực sổ sách kế toán Công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán mà chỉ thực hiện trên excel Việc này chưa chuyên nghiệp mà còn thủ công đôi khi gây ra sai sót và khó khăn cho kế toán
✓ Công ty chưa áp dụng chiết khấu thanh toán trong công tác thu hồi nợ Do đó vẫn chưa động viên được khách hàng, ảnh hưởng đến sự quay vòng vốn lưu động của công ty
✓ Quản lý công nợ là một khâu hết sức thiết yếu đối với sự tồn tại và thành công của công ty tuy nhiên công ty vẫn chưa có những biện pháp để quản lý công nợ sát sao và hiệu quả dẫn đến vẫn còn nhiều khách hàng thanh toán chậm thời hạn Đối với những khoản nợ ngoài việc cố gắng để thu hồi thì công ty chưa đưa ra biện pháp nào để xử lý, khắc phục theo hướng có lợi nhất cho công ty trong khi với tình hình kinh tế như hiện nay thì nợ khó đòi hoàn tòan có thể xảy ra và trở thành nợ không có khả năng thu hồi Sau đây là bảng báo cáo tình hình công nợ phải thu khách hàng đến ngày 31/12/2022 tại Công ty cổ phần Tập đoàn du lịch Hải Đăng
Bảng 3.1: Bảng báo cáo tình hình công nợ phải thu của khách hàng của Công ty cổ phần Tập đoàn du lịch Hải Đăng
BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG NỢ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Đến hết ngày 31/12/2022
Tên công ty Dư nợ đến ngày 31/12/2022
Chưa đến hạn thanh toán Đến hạn thanh toán
Công ty cổ phần kinh doanh xây
MTV du lịch dịch vụ công đoàn
TNHH một thành viên dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại CTCP Tập đoàn du lịch Hải Đăng
3.2.1 Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Hiện nay, chiếu theo điều kiện của việc lập dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cổ phần Tập đoàn du lịch Hải Đăng chưa trích lập dự phòng Nhưng để kiểm soát được nguồn tài chính của công ty tránh được tổn thất do các khoản nợ khó đòi có thể xảy ra trong tương lai nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, sau đây em xin đưa ra các điều kiện cũng như phương hướng lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của nhà nước
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi giúp cho doanh nghiệp hạn chế tối đa số tổn thất phải chịu khi có một khách hàng xảy ra sự cố không thể đòi được nợ
Căn cứ để trích lập dự phòng là dựa vào văn bản pháp luật là thông tư số
48/2019 – BTC ngày 08 tháng 08 năm 2019 Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau: a) Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:
- Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;
- Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);
- Các chứng từ khác có liên quan (nếu có) b) Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
- Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ
- Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều này
- Riêng đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ
Mức trích lập: a) Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên b) Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa, khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng
- 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng
- 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 12 tháng trở lên c) Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú; khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án thì doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán) để trích lập dự phòng
Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm nếu các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo quy định tại khoản 2 Điều này và các quy định sau: a) Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên sổ kế toán, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi b) Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên số kế toán, doanh nghiệp trích lập bổ sung số chênh lệch đó và ghi nhận vào chi phí trong kỳ c) Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở báo cáo năm trước đang ghi trên số kế toán, doanh nghiệp thực hiện hoàn nhập phần chênh lệch đó và ghi giảm chi phí trong kỳ d) Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nêu trên Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp đ) Đối với khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ, căn cứ phương án mua, xử lý nợ và các nguyên tắc trích lập dự phòng tại Thông tư này để thực hiện trích lập dự phòng, số dự phòng được trích lập tối đa bằng số tiền mà doanh nghiệp đã bỏ ra để mua khoản nợ, thời gian trích lập tối đa không quá thời gian tái cơ cấu doanh nghiệp, thu hồi nợ tại phương án mua, xử lý nợ e) Doanh nghiệp không thực hiện trích lập dự phòng khoản nợ phải thu quá thời hạn thanh toán phát sinh từ khoản lợi nhuận, cổ tức được chia do góp vốn đầu tư vào các doanh nghiệp khác g) Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của một đối tượng nợ có phát sinh cả nợ phải thu và nợ phải trả, căn cứ biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên để doanh nghiệp trích lập dự phòng trên cơ sở số còn phải thu sau khi đã bù trừ khoản nợ phải trả của đối tượng này
Việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được kế toán thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính: a) Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) b) Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp c) Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334….(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 (phần được tính vào chi phí)
Có TK 131, 138, 128, 244… d) Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được doanh nghiệp xử lý xoá nợ, nếu sau đó doanh nghiệp lại thu hồi được nợ, kế toán sẽ căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Có TK 711 – Thu nhập khác đ) Còn Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, thì tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
– Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
