báo cáo cuối kì chủ đề kỹ năng phỏng vấn

Các thành viên trong nhóm bổ trợ nhau, phụ thuộc vào thông tin, công việc của nhauđể thực hiện phần việc của mình.Nhóm được tạo ra nhằm để giải quyết những mục tiêu mà một cá nhân khó ho

BÁO CÁO CUỐI KÌ

MÔN HỌC: KỸ NĂNG MỀM

Chủ đề : Kỹ năng phỏng vấn

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Bùi Ngọc Sơn Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm Alpha Wolfs

Nguyễn Hoàng Dương

20212739- nhóm trưởng

Nguyễn Văn Độ 20212759 Lưu Đình Tú

20213016

Nguyễn Quang Toàn 20212997 Trần Mạnh Hòa

20212810

Hà Lê Trọng Nghĩa 20212905

Lê Đình Sơn

20212950

Nguyễn Đình Minh 20210602 Khổng Ngọc Anh

20212678

Phạm Xuân Đức 20212774

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Mục lục

I, MÔ TẢ NHÓM 4

1, Khái niệm nhóm 4

2,Vai trò và hiệu quả của nhóm 4

3, Thuyết DISC phân tích tính cách thành viên trong nhóm 4

4, Đánh giá việc kiểm soát bản thân và kiểm soát công việc 6

A,Các bước kiểm soát bản thân và kiểm soát công việc 6

B, Ứng dụng thực tiễn: 7

5, Mô hình 5P 7

6, Các giai đoạn phát triển nhóm 9

Giai đoạn 1- Hình thành 9

Giai đoạn 2- Xung đột 9

Giai đoạn 3- Bình thường hóa 9

Giai đoạn 4- Hoạt động trôi chảy 10

Giai đoạn 5- Ngưng lại 10

II, Lập kế hoạch nhóm 11

1, Khái niệm 11

2, Vai trò của việc lập kế hoạch 11

3, Kế hoạch nhóm theo mô hình 5A 12

4 Mục tiêu chung và riêng 14

1 Mục tiêu chung 14

2 Mục tiêu riêng 14

5,Phương pháp xác định nội dung công việc trong lập kế hoạch 15

Các bước lập và theo dõi kế hoạch 17

Các bước lập kế hoạch 17

1

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

3

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

I, MÔ TẢ NHÓM

1, Khái niệm nhóm

Nhóm là tập hợp gồm nhiều người với trình độ, năng lực, kinh nghiệm,… khác nhau tương tác với nhau vì một mục tiêu chung nào đó Các thành viên trong nhóm bổ trợ nhau, phụ thuộc vào thông tin, công việc của nhau

để thực hiện phần việc của mình

Nhóm được tạo ra nhằm để giải quyết những mục tiêu mà một cá nhân khó hoặc không thể hoàn thành được Những công việc đòi hỏi phối hợp nhiều kĩ năng khác nhau thì cần thiết phải lập nhóm

2,Vai trò và hiệu quả của nhóm

Điều đầu tiên khi nói tới khi nhắc tới vai trò của kỹ năng làm việc nhóm

đó là giúp giảm áp lực cho mỗi thành viên trong nhóm, giúp họ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như khi phải làm việc một mình

Làm việc theo nhóm sẽ tập trung được khả năng của nhiều người, giúp họ

bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn

Làm việc nhóm còn có nghĩa là cùng nhau chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn nhau để phát huy tốt nhất tiềm năng của từng người Sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên sẽ tạo ra được nhiều giá trị hơn so với việc tận dụng sức mạnh của từng người riêng lẻ mà thiếu đi sự liên kết

Một trong những lợi ích của làm việc nhóm lớn nhất mà ta không thể

không nhắc tới đó là nguồn cảm hứng và các ý tưởng sáng tạo được tạo ra

từ kết quả của các cuộc thảo luận nhóm Từ đó cho thấy, tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm thể hiện rất rõ ràng Khi một ý tưởng hay

được đưa ra từ một người thì đó vẫn là một viên ngọc thô mang đậm tính

cá nhân Nhưng nếu có sự hợp tác của các thành viên còn lại cùng nhau mài giũa, góp ý, chỉnh sửa thì kết quả cuối cùng mới là một viên ngọc sáng thật sự

3, Thuyết DISC phân tích tính cách thành

viên trong nhóm

Dựa vào thuyết DISC, cả nhóm đã làm bài trắc nghiệm để kiểm tra tính cách của thành viên Thông qua kết quả bài kiểm tra được tổng hợp đã được đưa ra phân tích và đánh giá để phân chia chức vụ cũng như công việc của từng thành viên trong nhóm, đồng thời hiểu được tính cách, khả năng của mọi người để nhóm hoạt động hiệu quả hơn

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Thuyết DISC thể hiện 4 nhóm tính cách khác nhau như sau:

Dominance (D)- Người thống trị

Chỉ đạo, sáng tạo, kiên quyết, giỏi giải quyết vấn đề, hướng đến kết quả,

tự giác, thiếu kiên nhẫn, thích kiểm soát, gây ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ, biểu đạt nhanh chóng

Influence (I)- Người ảnh hưởng

Duyên dáng, tự tin, thuyết phục, nhiệt tình, đầy cảm hứng, lạc quan, có sức thuyết phục, bốc đồng, nhiều cảm xúc, thân thiện và hoạt bát

Steadiness (S)- Người kiên định

Tận tâm, lịch sự, ngoại giao, tiêu chuẩn cao, trưởng thành, kiên nhẫn, chính xác, nói năng chậm rãi, hành động có chủ ý, đi vào chi tiết, tìm

kiếm sự thật, hay nghi ngờ

Compliance (C)- Người tuân thủ

Hòa nhã, vô tư, giỏi lắng nghe, kiên nhẫn, chân thành, ổn định, thận

trọng, thích đi đó đây, giọng điệu đều đều

Thông qua bài test DISC và cuộc biểu quyết của nhóm đã quyết định bạn Nguyễn Hoàng Dương trở thành nhóm trưởng nhóm Alpha Wolfs

o Thông qua bài test nhận thấy bạn Nguyễn Hoàng Dương là mẫu người thống trị (D) chiếm tới 46% Bên cạnh đó các chỉ số về sự kiên định

và sức ảnh hưởng cũng khá cao,

lần lượt chiếm tỉ trọng là 28%

và 19%

o Với những gì bạn Nguyễn

Hoàng Dương đã biểu hiện

trước nhóm cùng với kết quả

của bài kiểm tra DISC, cả nhóm

đã đưa ra kết luận: “bạn Nguyễn

Hoàng dương xứng đáng trở

thành nhóm trưởng nhóm Alpha

Wolfs chúng tôi”

Hình 1 1 : Ảnh biểu diễn DISC của bạn Nguyễn Hoàng Dương

5

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Sau đây là kết quả bài test đối với thành viên nhóm

Nguyễn Hoàng

Dương

Khổng Ngọc Anh Nguyễn Quang

Toàn

Nguyễn Văn Độ

Phạm Xuân Đức

Nhận xét

Nhóm Alpha Wolfs có 10 thành viên với màu sắc, tính cách đa dạng và có đầy đủ các thành viên trong 4 nhóm tính cách, nhận thấy đây chính là

điểm mạnh của nhóm cần được phát huy

Các thành viên trong nhóm có những điểm mạnh riêng, có những sở

trường riêng đa dạng và phong phú có thể đảm nhiệm nhiều thể loại công việc mà nhóm đề ra

Ở mỗi thành viên vẫn tồn tại những yếu điểm với những kỹ năng mềm, kiến thức còn hạn chế nên chưa phát huy được hiệu quả cao trong công việc của nhóm Điều này cần được rèn dũa dần dần để mỗi người trong nhóm đều phát triển

4, Đánh giá việc kiểm soát bản thân và kiểm

soát công việc

A,Các bước kiểm soát bản thân và kiểm soát công việc

Tự kiểm soát, hiểu bản thân:

Cần phải biết được mục đích của bản thân mình,

Cần tách riêng mục tiêu của gia đình với mục đích cá nhân và công việc, Cần phải cân bằng các mục tiêu, mục đích phải thực tế , rõ ràng, không viển vông,

Nắm rõ được ưu điểm, khuyết điểm,

Biết được khả năng của mình tới đâu,

Biết được khả năng hoạt động nhóm của bản thân

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Kiểm soát công việc

Biết được mục đích công việc của nhóm hướng tới,

Nhận thức được vai trò của bản thân trong công việc,

Đề cao trách nhiệm cá nhân,

Chú ý hoàn thành đúng tiến độ của mỗi cá nhân,

Không so đo, tị nạnh giữa các cá nhân trong nhóm

B, Ứng dụng thực tiễn:

Hiểu biết những bước trên để đánh giá cá nhân và kiểm soát công việc của cả nhóm, nhóm Alpha Wolfs luôn tuân theo phương châm mỗi thành viên tự đánh giá bản thân và đánh giá thành viên khác Đồng thời nhóm hợp tác tích cực từ khâu thảo luận bàn bạc ý tưởng đến chuyển hóa ý

tưởng thành sản phẩm, đặc biệt là bài báo cáo cuối kì của nhóm với sự tham gia tích cực của các thành viên Mỗi thành viên có một thế mạnh khác nhau nên công việc được phân chia theo thế mạnh của từng cá nhân

đó, để tạo sự tự tin cũng như nhiệt huyết trong mỗi cá nhân

5, Mô hình 5P

Có nhiều cách để mô tả một nhóm làm việc, trong đó phương pháp hiệu quả nhất là sử dụng 5 chữ P đặc trưng Chúng ta đã hiểu thế nào là nhóm làm việc, để mô tả cụ thể hơn ta có thể sử dụng 5chữ "P": Purpose – Mục đích, Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – Kế hoạch,và People – Con người Việc xác định 5P giúp chúng ta tập hợp được đúng các

thànhviên để tạo ra nhóm hoạt động hiệu quả Ngược lại, nếu bỏ qua thì chúng ta chỉ đơn thuần là tập hợp một số người có công việc liên quan đến nhau chứ không phải là hợp tác với nhau một cách có tổ chức và hiệu quả

Purpose (mục đích): Như chúng ta đã biết, bất kể một việc gì khi làm

cũng đều cần có mục đích và mục tiêu cụ thể Khi một nhóm làm việc với nhau mà không đề ra một mục đích chung để mọi người cùng hướng tới thì mỗi người sẽ làm một kiểu, từ đó kết quả công việc sẽ không được như mong muốn Vì vậy, tất cả các thành viên trong nhóm đều phải hiểu mục tiêu chung mà tập thể của họ phải đạt đến là gì? Khi đã thống nhất những điều cần thực hiện, mọi thành viên trong nhóm được giao công việc để thực hiện theo kế hoạch đã thống nhất một cách cụ thể, rõ ràng

7

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Với mỗi mục đích, nhóm sẽ đề ra các cách thức thực hiện khác nhau cho phù hợp, nhằm đạt được kết quả tốt nhất

Position (vị trí): Khi nhóm thành lập, nhóm đó có vị trí như nào trong cơ cấu tổ chức, liệu nhóm có phù hợp với sự tồn tại của các bộ phận khác trong tổ chức không? Việc thành lập một nhóm mới với sự hợp tác của những thành viên có ảnh hưởng đến khả năng vận hành của các bộ phận khác trong tổ chức không? Câu hỏi trên rất quan trọng, bởi vì, nếu xác định chính xác được vị trí của nhóm, các mối quan hệ làm việc, hợp tác của nhóm, công việc sau này sẽ thuận lợi, không bị cản trở Ngược lại, việc hình thành một bộ phận "không rõ vị trí" trong tổ chức dễ mang lại

sự "nghi kỵ" đối với các cá nhân, bộ phận trong tổ chức

Power (quyền hạn): Khi trả lời được câu hỏi về mục đích và vị trí của

nhóm, vấn đề nhóm được làm gì, không được làm gì và trách nhiệm tới đâu là vấn đề phải được cân nhắc kĩ càng Quyền hạn (Power) là câu hỏi thứ ba mà chúng ta phải trả lời khi thành lập một nhóm làm việc Xác

định quyền hạn cho nhóm là vấn đề khó, nó phụ thuộc vào đặc điểm về quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động … của tổ chức

Plan (kế hoạch): Việc xác định trước hoặc dự kiến các hoạt động theo các trình tự, thứ tự công việc, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên của nhóm được gọi là kế hoạch hoạt động nhóm Kế hoạch thể

hiệncấu trúc các công việc với sự hợp tác giữa các thành viên, cụ thể là ai (Who), làm việc gì (What), ở đâu (Where), vào thời điểm nào (When), tại sao (Why) và phải làm việc đó như thế nào (How)? Cấu trúc "5W + 1 H" giúp bạn thiết lập một bản kế hoạch hoạt động nhóm Dựa vào đó, bạn có thể dự kiến được con người và các nguồn lực để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu Việc xây dựng các kế hoạch của nhóm sẽ giúp cho quá trình điều hành hoạt động đạt hiệu quả tốt hơn

People (con người): Đối với bất cứ hoạt động gì, vấn đề con người luôn

là vấn đề quan trọng nhất Chính con người tạo ra nhóm, vận hành nhóm

và tất nhiên họ cũng chính là người quyết định hiệu quả hoạt động của nhóm Chính vì vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn và kế

hoạch là việc tạo điều kiện để con người hợp tác và làm việc nhóm thành công Câu hỏi đặt ra ở đây không phải: "Ai là người xuất sắc nhất", mà là:

"Chúng ta có thể tạo ra sự kết hợp nguồn lực tốt nhất và đạt kết quả tốt nhất như thế nào?"

Trong một nhóm, vấn đề con người luôn là vấn đề phức tạp, bao giờ cũng

có những thành viên xuất sắc, và những thành viên "ít xuất sắc hơn" Khi

đã hợp tác với nhau trong môi trường làm việc nhóm, bạn hãy nhớ rằng:

"Không có thành viên nào kém, chỉ có những trưởng nhóm tồi", "Một tập

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

thể ít người giỏi, nhưng có khả năng hợp tác tốt bao giờ cũng mạnh hơn một tập thể nhiều người giỏi mà không có sự hợp tác" Do đó, việc

khuyến khích, động viên các thành viên tăng cường hợp tác, giúp đỡ nhau làm việc có ý nghĩa quan trọng nhằm khai thác năng lực của mỗi con

người trong nhóm để làm việc một cách hiệu quả nhất

6,

Các giai đoạn phát triển nhóm

Giai đoạn 1- Hình thành

Trong giai đoạn này, nhóm được thành lập Các thành viên được thêm vào nhóm sẽ có tâm lý băn khoăn về cách họ phù hợp với những

người khác, khả năng và kỹ năng của họ so với người khác như thế nào Họ tìm kiếm ở người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sự rõ ràng và chỉ đạo

Giai đoạn 2- Xung đột

Đây là giai đoạn đối mặt với những xung đột trong nội bộ nhóm

9

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

Mâu thuẫn xuất phát từ sự khác biệt về phong cách làm việc, cách cư

xử, quan điểm, văn hóa hoặc sự lo lắng của các thành viên nhóm khi không thấy sự tiến triển của công việc Dẫn đến, nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, đổ lỗi lẫn nhau,vv

Các thành viên thường không thể tập trung vào công việc hướng đến mục đích chung, tuy nhiên họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn

Giai đoạn 3- Bình thường hóa

Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể hóa giải được những xung đột, đạt được sự đồng nhất trong quan điểm Đây là giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn bó giữa các thành viên Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở và hướng đến

công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá nhân về vai trò của mình trong đội Đồng thời nhóm thống nhất được những nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc (thay vì chỉ định một chiều từ trưởng nhóm)

Giai đoạn 4- Hoạt động trôi chảy

Đội ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động hiệu quả trên cơ

sở trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành công chung của cả đội Tinh thần đồng đội mới được bộc lộ rõ nét và sâu sắc nhất: phối hợp với nhau nhịp nhàng, mỗi thành viên biết mình phải làm gì và được người khác kỳ vọng ra sao Dự án được hoàn thành chất lượng, đúng thời gian cam kết

Giai đoạn 5- Ngưng lại

Các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một thời gian nhất định và sẽ kết thúc sau khi dự án đã hoàn thành

Đây là giai đoạn để các đội nhóm ghi nhận/ăn mừng những thành

công đã đạt được, chia sẻ và nắm bắt các thực tiễn tốt nhất cho các dự

án trong tương lai

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

II, Lập kế hoạch nhóm

1, Khái niệm

Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định được các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi

cà bao gồm cả chu kì mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa Đây là chức năng đầu tiên của nhà quản trị doanh nghiệp Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, hoặc một nhóm học tập, làm việc.

2, Vai trò của việc lập kế hoạch

Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng tròn iệc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức, doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu của tổ chức đó Khi tất cả các thành viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp sẽ đi về đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu

đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp, hợp tác và làm việc một cách

có tổ chức Nếu thiếu kế hoạch thì quỹ đạo đi tới mục tiêu của doanh

nghiệp sẽ alf đường ziczac phi hiệu quả

Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức Sựu bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi người chỉ huy Lập kế hoạch buộc những người chỉ huy phải nhìn về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ daonh nghiệp cũng

11

Hà N i, tháng 3 năm 2022ộ

như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp

Lập kế hoạch làm giảm sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí thời gian của tổ chức Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ

sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả

Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có

kế hoạch thì giống nhưu là khúc gỗ trôi nôit trên dòng sông thời gian Một khi doanh nghiệp không ác định được là mình phải đạt tới cái hì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định được liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ta, Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra.

3, Kế hoạch nhóm theo mô hình 5A

1, wareness (Nhận biết): Nhận biết mục tiêu của nhóm: Hoàn thành một bài A

thuyết trình với chủ đề “ Kỹ năng phỏng vấn”

2, nalyse( Phân tích ): Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, trước tiên nhóm trưởng A

sẽ phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên cụ thể như sau:

- Đức mô tả nhóm, làm word phần mô tả nhóm

- Tú lập kế hoạch nhóm, Làm word phần kế hoạch nhóm

- Tìm kiếm tài liệu về “ Kĩ năng phỏng vấn”

+ Nhóm tìm tài liệu tiếng Việt: Ngọc Anh, Nghĩa, Hòa, Sơn, Minh

+ Nhóm tìm tài liệu tiếng Anh: Hoàng Dương(nhóm trưởng), Ngọc Anh + Nội dung phần tài liệu cần tìm:

- Lý thuyết “Kĩ năng phỏng vấn”

- Phương pháp, biện pháp thực hành “ kĩ năng phỏng vấn”

- Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, cách cá nhân sử dụng để có thể thành thạo “

kĩ năng phỏng vấn”

- Tổng hợp nội dung và làm bản Word tổng hợp : Độ

- Toàn nhận xét và ghi chép lại ghi lại quá trình làm việc nhóm, kế hoạch nhóm, sự kiện của nhóm, những kết quả mà nhóm đã đạt được

- Mỗi người đều phải tự viết ra ý nghĩa của làm việc nhóm đối với hoàn

thiện và phát triên kĩ năng của mọi người

- Tổng kết và đánh giá: Hoàng Dương( nhóm trưởng)

- Làm PowerPoint: Ngọc Anh

- Rà soát và chỉnh sửa nội dung: Hoàng Dương( nhóm trưởng)