hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty tnhh nobland việt nam

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va ca

Trang 1

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

******

BÁO CÁO

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề Tài: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC

KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

Sinh viên thực hiện:

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

91Monday, June 10, 20242:43:25 PM2:43:25 PM91Monday, June 10, 20242:43:25 PM2:43:25 PM91Monday, June 10, 20242:43:25 PM2:43:25 PM

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam91Monday, June 10, 20242:43:26 PM2:43:26 PM91Monday, June 10, 20242:43:26 PM2:43:26 PM91Monday, June 10, 20242:43:26 PM2:43:26 PM

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

91Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamMonday, June 10, 2024

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên trải nghiệm những gì đã học ở nhà trường và cọ xát với thực tế, nắm bắt được những chuyên môn nghiệp vụ cần thiết Trường ĐHCN TP Hồ Chí Minh đã tổ chức kỳ thực tập khóa luận tốt nghiệp cho sinh viên toàn trường nói chung cũng như sinh viên khoa Kế toán- Kiểm toán nói riêng

Bài báo cáo là thành quả của quá trình học tập, nó đúc kết những bài học kinh nghiệm, những gì chúng em được học và làm trong thời gian đó Chúng em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích từ chuyến đi thực tế này, góp phần vào công việc của chúng em sau này

Tuy bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót nhưng chúng em cũng mong nhận được ý kiến đóng góp từ phía nhà trường cùng quý thầy cô giáo trong khoa, cũng như giảng viên hướng dẫn đã chỉ dạy chúng em trong bộ môn khóa luận tốt nghiệp này

Để hoàn thành bài báo cáo này, chúng em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ sự nhiệt tình của hai đơn vị là Trường ĐHCN TP Hồ Chí Minh và Công ty TNHH NOBLAND VIỆT NAM

Và chúng em cũng xin chân thành cảm ơn khoa Kế toán- Kiểm toán của trường và đặc

biệt là sự hường dẫn tận tình của Giảng viên cô Nguyễn Thị Thanh Thủy đã giúp đỡ,

dẫn dắt chúng em rất nhiều trong suốt thời gian thực tập

Đồng thời chúng em cũng xin cảm ơn Giám đốc Công ty TNHH NOBLAND VIỆT NAM đã nhận và tạo điều kiện cho chúng em thực tập tại đơn vị,cũng như cung cấp số liệu, chứng từ đầy đủ và chính xác để chúng em có thể hoàn thành bài báo cáo này

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !

Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 3

Trang 4

Trang 5

Mục Lục

PHẦN MỞ ĐẦU: 1

1. Lý do chọn đề tài 1

2. Mục tiêu nghiên cứu 1

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 2

4. Phương pháp nghiên cứu 2

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 5

1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ: 5

1.1.2. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp: 6

1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 7

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 15

1.2.1 Khái niệm: 15

1.2.1.1 Tiền lương: 15

1.2.1.2 Các khoản trích theo tiền lương: 15

1.2.2 Phân loại lao động: 16

1.2.2.1 Phân loại theo trách nhiệm quản lý và trả lương: 16

1.2.2.2 Phân loại theo chức năng công tác: 16

1.2.3 Các hình thức chi trả lương: 17

1.2.3.1 Hình thức trả lương theo thời gian: 17

1.2.3.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm: 19

1.2.4 Nội dung của quỹ tiền lương: 20

1.2.5 Nội dung của các khoản trích theo lương: 20

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 22

1.3.1 Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 22 123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

Trang 6

1.3.2.1 Kiểm soát nội bộ quy trình chấm công: 22

1.3.2.2 Kiểm soát quy trình tiền lương và các khoản trích theo lương: 23

1.3.2.3 Kiểm soát quy trình trích các khoản theo lương: 24

1.3.2.4 Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán lương: 24

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM 27

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TNHH NOBLAND VIỆT NAM 27

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 27

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 29

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 29

2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 30

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 31

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán: 31

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ 31

2.1.4 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty 33

 Hình thức kế toán của công ty: 33

 Phương pháp tính thuế GTGT 35

 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: 35

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM 35

2.2.1 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NOBLAND VIỆT NAM 35

2.2.1.1 Môi trường kiểm soát: 35

2.2.1.2 Hệ thống kế toán: 37

2.2.1.3 Thủ tục kiểm soát: 37

2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trịnh tiện lương và các khoản trích theo lương trong công ty TNHH Nobland Việt Nam 38

2.2.2.1 Kiểm soát nội bộ quy trình chấm công: 38

2.2.2.2 Kiểm soát nội bộ quy trình tính lương và các khoản trích theo lương 46 123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com

Trang 7

2.2.3.1 Những mặt tích cực của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH

Nobland Việt Nam 59

2.2.3.2 Những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Nobland Việt Nam 61

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 63

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM 64

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình tiền lương và các khoản trích theo lương 64

3.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Nobland Việt Nam 64

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 64

3.2.2 Tăng cường thủ tục kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương 65

3.2.2.1 Quy trình chấm công 65

3.2.2.2 Quy trình tính lương và các khoản trích theo lương 72

3.2.2.3 Quy trình trích và nộp bảo hiểm 73

3.2.2.4 Quy trình thanh toán lương 74

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống kế toán 76

Trang 8

Trang 9

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1 1 : Qui trình tính lương và các khoản trích theo lương 22

Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nobland Việt Nam 29

Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tại công ty 31

Sơ đồ 2.3 : Hình thức kế toán tại công ty 33

Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ dòng dữ liệu kế toán của công ty 34

DANH MỤC LƯU ĐỒ Lưu đồ 2.1 : Quy trình chấm công và tính lương 38

Lưu đồ 3.1 : Quy trình đánh giá công việc 71

Trang 10

PHẦN MỞ ĐẦU GVHD: ThS Nguyễn Thị Thanh Thủy

PHẦN MỞ ĐẦU: 1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một yếu tố có vai trò hết sức quan trọng trong một doanh nghiệp Nó là nền tảng để các hoạt động quản lý doanh nghiệp được diễn ra một cách hiệu quả và vững chắc Đây cũng chính là lý do để kiểm toán viên khi đến kiểm toán tại doanh nghiệp luôn chú ý đến vấn đề kiểm soát nội bộ đầu tiên khi thực hiện thủ tục kiểm toán cho doanh nghiệp Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội tại doanh nghiệp sẽ giúp người nghiên cứu hiểu được cách thức làm việc, đặc thù, sự tương tác của từng bộ phận , phòng ban Từ đó, có một cái nhìn tổng quát về hoạt động của một doanh nghiệp nói chung và một chu trình phần hành nói riêng Tại công ty TNHH Nobland VN, hình thức kinh doanh là may gia công xuất khẩu, với số lượng công nhân viên lên đến gần 10 ngàn người Chính vì vậy, chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những chu trình quan trọng nhất Việc kiểm soát được số lượng công nhân viên và cũng như tiền lương, các khoản trích theo lương của họ là một phần trọng yếu trong công tác quản lý tại công ty Vì phần lớn lượng chi phí phát sinh của công ty trong quá trình kinh doanh của công ty nằm ở chu trình này Nếu công tác kiểm soát nội bộ của chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương được tiến hành một cách hợp lý hiệu quả thì nó giúp hạn chế được việc nguồn lực bị thất thoát, sai sót dẫn đến các sai lệch nghiêm trọng trong việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh Trong đó, các khóa luận tốt nghiệp cũng như chuyên đề nghiên cứu về công ty trước đây công tác kiểm soát nội bộ chu trình chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương đã được một số anh chị khóa trước nghiên cứu nhưng vẫn còn nhiều yếu tố chưa được đề cập Căn cứ những lý do trên đây nên chúng tôi đi đến sự lựa chọn cho đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình Đề tài mang tên: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Nobland Việt Nam”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khái quát và hệ thống hóa được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương nói riêng trong Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 11

ty TNHH Nobland VN từ đó đưa ra một số giải pháp giúp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

_ Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống kiểm soát đối với chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Nobland VN Tập trung vào công đoạn:

a Giai đoạn chấm công cho công nhân viên b Giai đoạn tính lương cho công nhân viên c Giai đoạn thanh toán cho công nhân viên _ Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Tại công ty TNHH Nobland Việt Nam

Về thời gian: thực hiện khóa luận trong khoảng thời gian từ ngày 2/1/2019 đến 29/4/2019 Về nội dung nghiên cứu : đề tài nghiên cứu chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Nobland Việt Nam trong lĩnh vực gia công may mặc xuất khẩu

4 Phương pháp nghiên cứu

Hai nhóm phương pháp nghiên cứu chính đó là phương pháp thu thập thông tin và phương pháp thu thập xử lý số liệu

- Nhóm phương pháp thu thập thông tin

Đây là tìm hiểu phương pháp về cách thức chấm công theo dõi các khoản trích theo lương của bộ phận liên quan Phương pháp theo dõi tính lương và thanh toán lương cho công nhân viên

- Nhóm phương pháp thu thập xử lý dữ liệu

Phương pháp chứng từ kế toán đây là phương pháp chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cơ sở để sử dụng phương pháp này là sử dụng chứng từ kế toán Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 12

phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xuất phát từ tài sản và nguồn vốn Phương pháp quan sát: là chứng kiến và ghi chép mọi yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định đánh giá

6 Tính mới của đề tài

Trong khuôn khổ các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên trường ĐH Công Nghiệp TP.HCM được thực hiện tại các doanh nghiệp trước đây, về chu trình chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương ít được sinh viên nghiên cứu Sinh viên đa số chỉ nghiên cứu về đề tài kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh hay chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đã có bài khóa luận thực tập của sinh viên Trần Thị Thủy Tiêng, năm 2015 “ Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV Mỹ Nghệ Đông Phương Mộc” Tuy nhiên, nó chỉ dừng lại ở một mảng nhỏ của chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương vì công ty của sinh viên ấy thực tập thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ Còn hiện tại, công ty chúng tôi thực tập là loại hình doanh nghiệp lớn sẽ có nhiều khía cạnh để nghiên cứu chính vì vậy, chúng tôi mạnh dạn lựa chọn nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương, các khoản Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 13

trích theo lương tại công ty TNHH Nobland VN” Đây là đề tài hoàn toàn mới được thực hiện tại công ty nội dung chính không chỉ đi sâu về các thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình tiền lương, các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Nobland VN mà còn cho người đọc có cái nhìn tổng quan về các yếu tố cấu thành nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh trong một chu trình cụ thể diễn ra như thế nào

Trang 14

PHẦN NỘI DUNG:

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ:

- Hiệu lực và hiệu qủa của các hoạt động - Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính - Sự tuân thủ và các luật lệ và quy định hiện hành

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC):

Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy

Trang 15

Theo viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA):

Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài

Theo lý thuyết về Kiểm soát nội bộ của COSO ( Hoa Kỳ ) 2013:

Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:

- Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) - Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp - Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả

1.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp:

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẽo, khi các công ty nhỏ thì thực hiện quản lý theo kiểu gia đình, còn các công ty lớn phân quyền quản lý cho cấp dưới mà không có sự giám sát, kiểm tra đầy đủ Cả 2 mô hính này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để tránh sự gian lận

Thiết lập một HTKSNB chính là thiết lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin mà là bằng những quy định rõ ràng nhằm:

_ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

_ Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;

_ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 16

_ Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty và ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

_ Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân _ Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 được ban hành theo thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây Điểm khác biệt của VSA 315 so với VSA 400 trước đây có nhiều nội dung, song nội dung cơ bản nhất đó chính là phần quy định về các yếu tố cấu thành nên HTKSNB KSNB bao hàm phạm vi rộng, thường gồm 5 thành phần: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị; (3) Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC; (4) Các hoạt động kiểm soát; (5) Giám sát các kiểm soát

Nội dung cơ bản các thành phần của KSNB có liên quan đến cuộc kiểm toán BCTC, bao gồm:

1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu

hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 17

thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình

b) Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm

vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân

c) Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó

được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc:Triết lý và phong cách điều hành

của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán

d) Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc

các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

Ví dụ: Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác dụng

Trang 18

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị

đ) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể

bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì

e) Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường

cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị

2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị:

a) Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thế nào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được Ví dụ, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 19

năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trên BCTC

b) Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như những thay đổi trong môi trường hoạt động, nhân sự mới, hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa, tăng trưởng nhanh, công nghệ mới, các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới, tái cơ cấu đơn v, mở rộng các hoạt động ở nước ngoài, áp dụng các quy định kế toán mới

3 Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm cả các quy trình kinh doanh có liên quan và trao đổi thông tin:

a) Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị (phần cứng), phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin (IT) b) Hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC, gồm hệ thống BCTC, trong đó có các phương pháp và ghi chép để:

- Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực; Mô tả các giao dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch để lập và trình bày BCTC; - Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh hợp lý trong BCTC; Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận giao dịch đúng kỳ kế toán; Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên BCTC

c) Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng BGĐ đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin cậy

Trang 20

d) Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập BCTC Việc trao đổi thông tin có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc

4 Các hoạt động kiểm soát

 Các chính sách và các thủ tục:

Các hoạt động kiểm soát liên quan tới một cuộc kiểm toán có thể được phân loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:

a) Đánh giá tình hình hoạt động: Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc đánh giá và

phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với dự báo hay so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và dữ liệu về tài chính, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động

b) Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến

là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về công nghệ thông tin: (i) Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu được ghi chép, duy trì và soát xét số dư các tài khoản và bảng cân đối số phát sinh, các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số thứ tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ (ii) Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin Ví dụ kiểm soát các thay đổi về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữ liệu, kiểm soát việc ứng dụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phần mềm để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các tính năng hệ thống có thể làm thay đổi dữ liệu tài chính hay thay đổi các ghi chép mà không để lại dấu vết

Trang 21

c) Kiểm soát về mặt vật chất: Là các kiểm soát bao gồm:

- Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu; Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu

- Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán)

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việc trộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liên quan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắp hay không

d) Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phê duyệt giao dịch,

ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản Việc phân nhiệm nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm hoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ

 Các nguyên tắc kiểm soát:

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Trang 22

Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ: Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản

Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó

- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:

Trang 23

- Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng

- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

5 Giám sát các kiểm soát:

a) Trách nhiệm quan trọng của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên Việc Ban Giám đốc giám sát các kiểm soát bao gồm việc xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không Việc giám sát các kiểm soát có thể bao gồm các hoạt động như: KTV nội bộ đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với các quy định của đơn vị về hợp đồng bán hàng, bộ phận pháp lý giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và chính sách hoạt động của đơn vị, Việc giám sát cũng là để đảm bảo rằng các kiểm soát tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả theo thời gian

b) KTV nội bộ hoặc nhân sự thực hiện những chức năng tương tự có thể tham gia vào việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng rẽ Thông thường, những người này cung cấp thông tin kịp thời, đều đặn về hoạt động của KSNB, và tập trung sự chú ý vào việc đánh giá tính hiệu quả của KSNB và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện KSNB

c) Các hoạt động giám sát có thể bao gồm việc sử dụng thông tin có được qua trao đổi với các đối tượng ngoài đơn vị mà những thông tin đó có thể cho thấy các vấn đề hoặc các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh cần được cải thiện

Trang 24

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.2.1 Khái niệm:

1.2.1.1 Tiền lương:

Tiền lương là phần thu nhập của người lao động trên cơ sở số lượng và chất lượng lao động trong quá trình thực hiện công việc của bản thân người lao động theo hợp đồng đã thỏa thuận giữa chủ doanh nghiệp và người lao động Đối với doanh nghiệp thì tiền lương là một khoản chi phí sản xuất Việc hạch toán tiền lương đối với doanh nghiệp phải thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý

1.2.1.2 Các khoản trích theo tiền lương:

- Kinh phí công đoàn: là khoản được trích vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo quy

định để tạo nguồn kinh phí cho hoạt động của tổ chức công đoàn do công ty đóng

- Bảo hiểm xã hội: là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp 1 phần thu nhập của người lao động

khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội do công ty lẫn người lao động đóng (Khoản 1 điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội)

- Bảo hiểm y tế: là hình thức bảo hiểm bắt buộc để chăm sóc sức khỏe không vì mục đích

lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện do công ty lẫn người lao động đóng(khoản điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế), nhằm bù đắp các chi phí khám chữa bệnh cho người lao động khi họ bị ốm đau, bệnh tật

- Bảo hiểm thất nghiệp: là hình thức bảo hiểm để chi trả trợ cấp thất nghiệp cho người tham

gia bảo hiểm thất nghiệp khi họ bị mất việc làm, hỗ trợ học nghề, tư vấn, giới thiệu việc

làm và đóng bảo hiểm y tế cho người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp (Điều 49, 50, 51, 54,

Trang 25

1.2.2 Phân loại lao động:

1.2.2.1 Phân loại theo trách nhiệm quản lý và trả lương:

- Lao động trong danh sách: là những lao động thường xuyên, có tên trong sổ đăng kí lao

động của danh nghiệp (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn)

- Lao động ngoài danh sách: là những lao động tạm thời, mang tính thời vụ, không có tên

trong sổ đăng kí lao động của doanh nghiệp

Cách phân loại này có tác dụng giúp cho nghiệp nắm được tổng số lao động của mình và lập kế hoạch tiền lương, theo dõi được tình hình sử dụng lao động và quản lý lao động một cách chặt chẽ dựa trên cơ sở mở sổ danh sách lao động (đối với lao động trong danh sách)

1.2.2.2 Phân loại theo chức năng công tác:

- Chức năng sản xuất chế biến: nhân công trực tiếp và nhân công gián tiếp

+ Nhân công trực tiếp: chính là những lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất

tạo ra sản phẩm (công nhân sản xuất ở phân xưởng)

+ Nhân công gián tiếp: bao gồm những lao động phục vụ cho lao động trực tiếp hay tham

gia gián tiếp vào quá trình sản xuất (quản đốc phân xưởng, công nhân bảo dưỡng máy móc….)

- Chức năng lưu thông: bao gồm những lao động tham gia các hoạt động bán hàng, giới

thiệu (tiêu thụ) sản phẩm, nghiên cứu thị trường, tiếp thị, chọn lọc đóng gói vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ

- Chức năng quản lý hành chính kế toán: bộ phận nhân viên tham gia vào quá trình quản lý

điều hành doanh nghiệp (Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban,…)

- Ngoài ra còn có thể có một số lao động phục vụ trong các lĩnh vực khác mà tiền lương của họ sẽ do các quỹ hay nguồn kinh phí khác của doanh nghiệp đài thọ (nhân viên nhà trẻ, y tế, nhà ăn …)

Cách phân loại này giúp cho kế toán phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng chịu chi phí có liên quan một cách chính xác

Trang 26

1.2.3 Các hình thức chi trả lương:

1.2.3.1 Hình thức trả lương theo thời gian:

- Tiền lương giờ được trả cho một giờ làm việc xác định trên cơ sở tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc bình thường trong ngày theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động

* Điều 104 Thời giờ làm việc bình thường

1 Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và 48 giờ trong 01 tuần

2 Người sử dụng lao động có quyền quy định làm việc theo giờ hoặc ngày hoặc tuần; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày, nhưng không quá 48 giờ trong 01 tuần

Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ

3 Thời giờ làm việc không quá 06 giờ trong 01 ngày đối với những người làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo danh mục do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ trì phối hợp với Bộ Y tế ban hành

- Tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng (tính theo từng tháng dương lịch và bảo đảm cho người lao động được nghỉ tính bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày) theo quy

định của pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn (26 ngày/tháng)

Lt

Trang 27

a) Mức lương theo công việc hoặc chức danh là mức lương trong thang lương, bảng lương

do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động và Điều 7, Khoản 2 Điều 10 Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương;

b) Phụ cấp lương là khoản tiền bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp

của công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ trong mức lương theo công việc hoặc chức danh

c) Các khoản bổ sung khác là khoản tiền ngoài mức lương, phụ cấp lương và có liên quan

đến thực hiện công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động Các khoản bổ sung khác không bao gồm: Tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 của Bộ luật Lao động; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác không liên quan đến thực hiện công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động

– Lương tháng thường là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người lao động nghỉ không hưởng lương Nghỉ bao nhiêu ngày thì họ bị trừ bấy nhiêu tiền vào lương và ngược lại tháng nào làm đi làm đủ ngày theo quy định thì hưởng đủ mức tiền lương

– Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ ví dụ như công ty quy định được nghỉ chủ nhật

Trang 28

– Lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn hàng tháng khác nhau, vì có tháng 28, 30, 31 ngày => có tháng công chuẩn là 24 ngày, có tháng là 26 và cũng có tháng là 27 ngày

1.2.3.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm:

Các hình thức tiền lương theo sản phẩm:

- Tiền lương sản phẩm trực tiếp cá nhân: Hình thức này được áp dụng đối với những công

nhân trực tiếp SX, công việc của họ tính chất tương đối độc lập, có thể định mức, kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể, riêng biệt

Dựa theo số lượng sản phẩm hòan thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá sản phẩm đã được quy định

Ltp = Qtp x Đg Trong đó:

Ltp: là tiền lương thực tế nhận được khi hoàn thành một số lượng Qtp trong tháng Qtp: là số lượng sản phẩm hoàn thành trong tháng của công nhân

Đg: là số tiền nhận được khi hoàn thành một sản phẩm ( đơn giá sản phẩm)

- Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: Hình thức này thường áp dụng để trả lương cho công

nhân phụ, quản ca, làm những công việc phục vụ công nhân viên chính như, sửa chửa, bảo dưỡng máy móc,…

- Lương sản phẩm gián tiếp được xác định căn cứ vào hệ số giữa mức lương của công nhân phụ sản xuất ra với sản lượng sản phẩm đã định mức cho công nhân trực tiếp và nhân với sản phẩm công nhân trực tiếp sản xuất ra hoặc trên cơ sở thang lương và bậc lương của công nhân phụ trả theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành các định mức sản xuất quy định cho công Hoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet NamHoan thien he thong kiem soat noi bo chu trinh tien luong va cac khoan trich theo luong trong Cong ty TNHH Nobland Viet Nam

912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM912410062:43:24 PM2:43:24 PM

Trang 29

nhân trực tiếp Nghĩa là phải căn cứ vào sản lượng định mức và mức độ hoàn thành định mức của công nhân trực tiếp mà tính theo công nhân gián tiếp

1.2.4 Nội dung của quỹ tiền lương:

Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm ) Trong quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương của doanh nghiệp thành hai loại cơ bản:

- Tiền lương chính: Là tiền Lương trả cho người lao động trong thời gian lam nhiệm vụ

chính đã được quy định, bao gồm: tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất

-Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm

vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất

1.2.5 Nội dung của các khoản trích theo lương:

- Theo quy định hiện hành, đồng thời với việc tính số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động trong kỳ, doanh nghiệp (sử dụng lao động là công dân Việt nam làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên và hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng ) phải trích theo tiền lương thoả thuận trên hợp đồng lao động để nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt nam các khoản sau đây:

+ Bảo hiểm xã hội: được trích theo tỉ lệ 25.5% trên tiền lương thoả thuận theo hợp đồng,

trong đó trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 17.5%; trừ vào lương phải trả cho người lao động 8%

Trang 30

+ Bảo hiểm y tế: : được trích theo tỉ lệ 4,5 % trên tiền lương thoả thuận theo hợp đồng,

trong đó, trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 3%; trừ vào lương phải trả cho người lao động 1,5%

+ Bảo hiểm thất nghiệp: (từ 1/1/2009 đến 31/12/2014, theo quy định của Luật BHXH chỉ

áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên và người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng và hợp đồng không xác định thời hạn; từ 1/1/2015 trở đi theo quy định của Luật việc làm 2013 được áp dụng cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 3 tháng trở lên và hợp đồng lao động không xác định thời hạn): được trích theo tỉ lệ 2 % trên tiền lương tiền lương thoả thuận theo hợp đồng, trong đó, trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1%; trừ vào lương phải trả cho người lao động 1 %

+ Kinh phí công đoàn: dùng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn Tỷ lệ trích nộp là 2%

trên tổng tiền lương thực tế, được tính toàn bộ vào chi phí SXKD Khoản trích trên nhằm duy trì hoạt động của các tổ chức công đoàn trong công ty Các tổ chức này hoạt động nhằm đảo bảo quyền lợi và lợi ích chính đáng trong việc nâng cao chất lượng môi trường làm việc cho công nhân

- Theo quy định hiện hành (Luật Công đoàn 2012 có hiệu lực thi hành từ 1/1/2013), đồng thời với việc tính số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động trong kỳ, doanh nghiệp phải trích theo tỉ lệ 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động để nộp Kinh phí công đoàn cho tổ chức công đoàn, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trang 31

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

1.3.1 Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

1.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ tiền lương và các khoản trích theo lương

1.3.2.1 Kiểm soát nội bộ quy trình chấm công:

 Các rủi ro có thể xảy ra:

_ Chấm công không đầy đủ, không chính xác, không kịp thời

_ Chấm sai kết quả lao động: sai chủng loại sản phẩm, theo sản lượng _ Chấm công cho lao động vắng mặt

_ Chấm công sai: sai thời gian làm them, số công sai

_ Chấm công thiếu, thừa thời gian làm việc thực tế của công nhân viên Nộp tiền

cho Nhà nướcChấm

Ghi sổ kế toánTrả lương

Bảng chấm công, các chứng từ liên

Tính lương, các khoản

khấu trừ

Bảng lương, các chứng từ liên quan

Sơ đồ 1 1 : Qui trình tính lương và các khoản trích theo lương

Trang 32

 Những thủ tục kiểm soát cụ thể:

_ Kiểm tra các nội dung trên chứng từ về tiền lương

_ Kiểm tra việc chấm công thực tế một cách bất ngờ và thường xuyên, để đảm bảo tính đúng đắn trong việc chấm công

_ Kiểm tra sự đầy đủ của chứng từ về tiền lương _ Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương

1.3.2.2 Kiểm soát quy trình tiền lương và các khoản trích theo lương:

Trong quy trình tiền lương, rủi ro về xác định mức lương là rủi ro có xác xuất xảy ra cao nhất và nếu rủi ro này xảy ra thì hậu quả của rủi ro này cũng sẽ là lớn nhất:

_ Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự:

+ Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương + Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận…

+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương…)

_ Rủi ro tính lương:

+Tính không đủ; tính không đúng, tính không kịp thời

+ Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực + Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty

+ Ghi chép/báo cáo chưa chính xác, đầy đủ chi phí lương + Tính lương không kịp so với ngày quy định của công ty

+ Không tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, ngày công vào ngày chủ nhật và ngày lễ

Trang 33

 Những thủ tục kiểm soát cụ thể: _ Ban hành chính sách lương rỏ ràng

_ Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các thay đổi về nhân sự _ Phê duyệt các thay đổi trong phần mềm tính lương

_ Phê duyệt bảng lương

_ Phê duyệt trước khi chi lương

_ Phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương _ Ký nhận lương/chi qua tài khoản ngân hàng

_Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép _ Đối chiếu chi phí lương với thực chi lương và quỹ lương kế hoạch

1.3.2.3 Kiểm soát quy trình trích các khoản theo lương:

_ Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên

_ Khấu trừ sai hoặc không khấu trừ các khoản

_ Không nộp, nộp chậm, quá hạn ác khoản trích theo lương cho các đơn vị nhà nước _ Nộp thừa, nộp thiếu số tiền cần nộp cho các đơn vị nhà nước

_ Đối chiếu bản kê trích nộp với cơ quan bảo hiểm _ Điều chỉnh thừa thiếu với cơ quan, đơn vị nhà nước

_ Theo dõi, nộp đúng hạn các khoản trích đúng với quy định của nhà nước

_ Các phiếu đề nghị thanh toán phải được thông qua từ người có thẩm quyền ký duyệt

1.3.2.4 Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán lương:

Trang 34

_ Chi lương không đúng theo bảng lương

_ Chi lương không đúng ngày quy định của công ty

_ Trả lương nhầm nhân viên (nhầm tên nhân viên, mã nhân viên, tài khoản nhân viên,…) _ Trả lương không đủ, không chính xác, không kịp thời

_ Các phiếu đề nghị thanh toán phải được thông qua từ người có thẩm quyền ký duyệt _ Khi nhận lương trực tiếp người lao động cần ký xác nhận lên bảng thanh toán lương _ Trả lương qua tài khoản ngân hàng cần có tài khoản riêng về chi trả lương cho công nhân viên

_ Các nghiệp vụ phát sinh về lương phải được ghi chép đầy đủ, chính xác và hợp lý vào sổ sách của công ty

Trang 35

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1 trình bày về cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình lương và các khoản trích theo lương có ba vấn đề chính: một là những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ,hai là về lương và các khoản trích theo lương, ba là kiểm soát nội bộ chu trình lương và các khoản trích theo lương

Đối với những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ đã trình bày khái niệm về kiểm soát nội bộ, sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp để giảm tải các rủi ro gian lận, sai sót gây tổn hại cho công ty hay công nhân viên và đảm bảo thực hiện đầy đủ, chính xác khi thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với nhà nước Các hoạt động kiểm soát thông qua các chính sách và thủ tục và các nguyên tắc kiểm soát Giám sát các kiểm soát khi đã hoàn tất việc thiết lập các hoạt động kiểm soát để đảm bảo rằng các hoạt động kiểm soát được duy trì một cách hiệu quả theo thời gian

Đối với những vấn đề chung về lương và các khoản trích theo lương trình bày các khái niệm, phân loại lao động theo hai hướng là theo trách nhiệm quản lý và trả lương và theo chức năng công tác, các hình thức chi trả lương theo thời gian và theo sản phẩm Tiếp theo đó, nội dung của quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương theo qui định hiện hành có các mức trích và đóng của người lao động và người sử dụng lao động

Đối với kiểm soát nội bộ chu trình lương và các khoản trích theo lương trình bày qui trình tiền lương và các khoản trích theo lương và qui trình kiểm soát nội bộ tiền lương và các khoản trích theo lương thông qua các kiểm soát qui trình chấm công, tính lương và các khoản trích theo lương và cuối cùng là thanh toán lương

Từ các mục trên, chúng em sẽ có cơ sở lý luận được xây dựng một cách hệ thống, rõ ràng tạo tiền đề hỗ trợ rất lớn cho việc tìm hiểu những thực trạng về kiểm soát nội bộ qui trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Nobland Việt Nam thực tế diễn ra như thế nào sẽ được trình bày tại chương 2

Trang 36

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM

2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TNHH NOBLAND VIỆT NAM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty TNHH Nobland Việt Nam là loại hình công ty TNHH được thành lập theo luật đầu tư của nước ngoài, vốn đầu tư của công ty là 100% vốn nước ngoài, chuyên kinh doanh và gia công các loại hành may mặc do công ty sản xuất, là đơn vị được đầu tư bởi công ty mẹ là Công ty Nobland International Inc Công ty được cấp giấy phép đầu tư số 43/GP-KCN-HCM ngày 10/12/1999 của Ban quản Lý các khu chế xuất và Khu Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, giấy phép thành lập từ tháng 02/2002 đến tháng 08/2002 bắt đầu hoạt động Lúc ban đầu công ty có tên là Koman Apparxex (Việt Nam) sau đó đổi tên lần một là công ty TNHH Vina Modewin theo giấy phép điều chỉnh số 43/GPĐC1-KCN-TPHCM ngày 11/02/2004 Sau đó công ty lại đổi tên lần 2 thành Công ty TNHH NB Việt Nam vào ngày 5/01/2005 và đổi tên lần 3 là Công Ty TNHH Nobland Việt Nam từ Năm 2011 đến bây giờ

Công ty TNHH Nobland Việt Nam chuyên sản xuất, xuất khẩu hàng may mặt và chủ yếu là nhân gia công như: áo thun, áo khoác, áo đầm, cáy, quần jean, quần tây,… Những sản phẩm này chủ yếu là cotton, sợi, nylon,… sản phẩm này đa dạng về chủng loại và hợp thời trang cho từng lứa tuổi

Lúc đầu cơ sở vật chất và nguồn nhân lực còn thiếu thốn, số lượng nhân công ban đầu chỉ có 300 người nhưng qua thời gian hoạt động thì công ty đã từng bước ổn định và phát triên không ngừng, số công nhân hiện nay tăng lên gần 8000 người, trong đó nhân viên Hàn quốc là 120 người Qua vài năm hoạt động mà công ty đã trở thành một trong những “Topten” hàng đầu trong lĩnh vực gia công sản xuẩ hàng may mặc, tạo được uy tín với đông đảo khách hàng

Trang 37

Ban đầu công ty chỉ có một nhà xưởng, một khu văn phòng nằm gọn trong khu đất có diện tích 15.000 m2 Sau khi tiến hành mở rộng việc kinh doanh thì công ty mới bắt đầu xây dựng thêm nhà xưởng mới, xây dựng thêm khu ký túc xá cho nhân viên, mở rộng nhà ăn, nhà xe, đầu tư mua thêm máy móc thiết, tuyển dụng và đào tạo thêm công nhân cho công ty Đến bây giờ thì tổng diện tích là 24,000 m2, số máy móc gần 7000 cái với nhiều loại đã giải quyết được công ăn việc làm cho nhiều lao động trong nước

Kể từ khi thành lập cho đến nay là gần mười lăm năm, trong thời gian không nhiều đó, công ty đã ngày càng phát triển, đứng vững và tự khẳng định mình trong môi trường kinh doanh gay gắt Từ số vốn ít ỏi và cơ sở vật chất ban đầu còn nghèo nàn, đến nay số vốn đó đã tăng lên gấp nhiều lần, máy móc, thiết bị, nhà xưởng đã được bổ sung và nâng câp ngày càng hiện đại hơn Kết quả này phản ánh được tính hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Từ khi hiệp định thương mại ASEAN có hiệu lực, Việt Nam phải bỏ thuế cho 700 mặt hàng, trong đó có nguyên phụ liệu phục vụ cho ngành may mặc Đây quả là một thách thức rất lớn đối với công ty, nhưng với sự nổ lực, đoàn kết công ty sẽ vượt qua được khó khăn của mình trên thị trường Việt Nam cũng như trên thị trường thế giới Bên cạnh những thuận lợi mà công ty đạt được thì không thể tránh khỏi những trở ngại và khó khăn từ các đối thủ cạnh tranh trên thị trường cà các doanh nghiệp liên doanh

Trang 38

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty.

Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mà công ty đã từng bước ổn định lại tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với nhiệm vụ đã đề ra Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức đơn giản Các phòng cũng như các phân tổ trong xưởng chịu sự trực tiếp quản lý của ban

giám đốc và có tính độc lập với nhau Và công ty có sơ đồ tổ chức như sau:

TỔNG GIÁM ĐỐC

QUẢN LÝ XƯỞNG

TRƯỞNG PHÒNG

KẾ TOÁN

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

TRƯỞNG PHÒNG

KỸ THUẬT,

QUY TRÌNH

TRƯỞNG PHÒNG

XUẤT NHẬP KHẨU PHÓ GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG

SẢN PHẨM

CÔNG NHÂN

NHÂN

VIÊN NHÂN VIÊN

NHÂN VIÊN

Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Nobland Việt Nam

Trang 39

2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ

Tổng giám đốc: đại diện pháp nhân của công ty, chịu mọi trách nhiệm đối với nhà nước và

là người chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Phó giám đốc: là người giúp Tổng giám đốc quản lý các phòng ban, làm báo cáo về mọi

hoạt động xảy ra trong doanh nghiệp và báo cáo lên cho Tổng giám đốc Dưới phó giám đốc là các phòng ban Mỗi phòng đảm nhận một nhiệm vụ riêng biệt

Phòng kế toán: Đây là phòng thực hiện công tác kế toán cho công ty, có chức năng tổ chức,

thực hiện hạch toán kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế của toàn đơn vị Nhiệm vụ của phòng kế toán là kiểm tra xem tính hợp lệ của các chứng từ xem nó có đầy đủ và chính xác hay chưa Khi các chứng từ đã hợp lệ thì phòng kế toán bắt đầu lập kế hoạch thanh toán Cuối cùng là lập các bản báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán về tình hình hằng năm của công ty

Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm trong phần quản lý về nhân công lao động, về bảo hiểm

cũng như những vấn đề phát sinh có liên quan đến người lao động

Phòng xuất nhập khẩu: đây là một phòng quan trọng và gắn liền với nhiệm vụ sản xuất kinh

doanh của công ty Phòng có trách nhiệm tìm kiếm nguồn khách hàng, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa: từ khâu nhập nguyên vật liệu đến khâu hoàn tất bộ chứng từ cho khách hàng khi công ty đã hoàn tất việc giao hàng

Phòng kỹ thuật, phòng quy trình và phòng sản phẩm: đây là ba phòng có quan hệ chặt chẽ

với nhau và với sản phẩm của công ty Ba phòng sẽ đảm nhận vai trò trong việc hình thành nên hàng hóa để cung cấp cho khách hàng

Bên dưới bộ phận văn phòng là bộ phận Nhà xưởng, chịu trách nhiệm may nên sản phẩm

Do công ty nhận gia công nhiều mặt hàng của nhiều công ty nên công ty sẽ chia ra mỗi xưởng sẽ đảm nhận sản phẩm theo từng công ty nên trong mỗi xưởng sẽ chia ra thêm nhiều khâu nhỏ để đảm bảo đủ điều kiện để sản xuất hoàn chỉnh sản phẩm

Trang 40

Để hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức phải tiến hành phân tích cơ cấu lao động của công ty: Cơ cấu lao động là một phạm trù phản ánh một tập hợp các bộ phận cấu thành tổng thể lao động theo những tỷtrọng nhất định và mối quan hệ về lao động giữa các bộ phận đó Cơ cấu lao động được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau Tùy vào yêu cầu quản lý, yêu cầu đánh giá lao động mà mỗi tổ chức lựa chọn cho mình những cách phân loại khác nhau

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán:

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ

- Trưởng phòng : điều phối nhân viên trong bộ phận kế toán, xem xét các chứng từ và kiểm

duyệt báo cáo tài chính, là người trực tiếp làm việc với ban giám đốc của công ty TRƯỞNG PHÒNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KT TIỀN MẶT

KẾ TOÁN THUẾ

KT CÔNG

NỢ

KT LƯƠNG

KT NGÂN HÀNG KT CHI

PHÍ

THỦ QUỸ

Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán tại công ty