nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chất lượng tại công ty tnhh liên doanh vina bat

Không giống như bao ngành khác, ngành công nghiệp sản xuất thuốc lá được xếp vào một trong những loại hàng hóa tiêu thu đặc biệt vì thế có những yêu cầu khắt khe hơn về chất lượng sản ph

Lí do lựa chọn đề tài

Đạt được chất lượng cao trong sản phẩm và quy trình sản xuất là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp Chất lượng sản phẩm đóng vai trò như xương sống trong việc xác định sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Khách hàng ngày càng yêu cầu sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật Sản phẩm không chỉ đáp ứng yêu cầu của thị trường mà còn đáp ứng được sự mong đợi của người tiêu dùng Điều này vô cùng đặc biệt trong một môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt với các đối thủ đa quốc gia hùng mạnh với tiềm lực vượt bậc về quy mô và công nghệ, chất lượng sản phẩm đang trở thành yếu tố then chốt để tạo nên vị thế cạnh tranh Do đó, việc kiểm soát và nâng cao chất lượng là yêu cầu khách quan không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp

Không giống như bao ngành khác, ngành công nghiệp sản xuất thuốc lá được xếp vào một trong những loại hàng hóa tiêu thu đặc biệt vì thế có những yêu cầu khắt khe hơn về chất lượng sản phẩm, các doanh nghiệp trong ngành cũng phải đảm bảo một hệ thống quản lý chất lượng làm việc hiệu quả để phát triển và đứng vững trên thị trường Điều này bao gồm việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng Công ty Vina-Bat với tiềm lực kinh tế, công nghệ kĩ thuật tiên tiến sản lượng sản xuất đứng đầu trên toàn quốc Để đạt được năng suất cao như vậy thì hệ thống quản lý chất lượng phải được ưu tiên hàng đầu Bên cạnh đó vẫn có nhiều sự việc xảy ra liên quan đến sự cố chất lượng diễn ra hàng ngày gây ảnh hưởng đến uy tín và tổn thất doanh thu của công ty Trong quá trình sản xuất và kiểm tra, luôn tồn tại một số lượng nhất định các sai sót Các sản phẩm, bán thành phẩm và sản phẩm lỗi vẫn còn tồn tại và đặc biệt là thường xuyên tái xuất hiện các loại lỗi này trong nhiều lần sản xuất các sản phẩm tương tự mà vẫn chưa được khắc phục hoàn toàn Những sản phẩm lỗi này buộc công nhân phải tiến hành kiểm tra và đóng gói lại thành phẩm, gây tốn nhiều thời gian và tài chính của công ty Ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng sản phẩm, uy tín và trải nghiệm của người tiêu dùng Thông qua quá trình thực tập tại công ty nhận thấy được chất lượng sản phẩm vô cùng quan trọng và cần thiết, để tìm hiểu rõ nguyên nhân thực trạng, từ đó đưa ra giải pháp tốt hơn để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạn chế rủi ro nhất ảnh hưởng đến doanh nghiệp nên tác giả quyết định

2 chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH

Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu rõ quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm tại Công ty TNHH Liên doanh Vina-Bat

Xác định thực trạng công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm của Công ty TNHH Liên doanh Vina-Bat Đưa ra đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH Liên doanh Vina-Bat

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu định tính:

Phỏng vấn các anh chị vận hành trong khu vực sản xuất, trưởng phòng quản lý chất lượng và các anh chị trong phòng quản lý chất lượng tại Công ty TNHH Liên doanh Vina-Bat về quy trình kiểm soát chất lượng hiện tại

Tham khảo ý kiến của trưởng phòng quản lý chất lượng và các anh chị phòng quản lý chất lượng về tính khả thi và sự phù hợp của giải pháp so với tình hình thực tế của công ty

Quan sát thực tế và tham gia kiểm tra chất lượng từng công đoạn từ đầu vào đến đầu ra của quá trình sản xuất

Phương pháp nghiên cứu định lượng:

Xử lý dữ liệu thu thập được tại các phòng ban bằng phương pháp thống kê.

Cấu trúc đề tài khóa luận tốt nghiệp

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục; bố cục của bài khóa luận tốt nghiệp được chia làm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

Chương 2: Cơ sở lí thuyết

Chương 3: Thực trạng công tác kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chất lượng tại Công ty TNHH liên doanh Vina-Bat

TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH LIÊN DOANH VINA-BAT

Giới thiệu về công ty British American Tobacco Việt Nam (BAT Việt Nam)

British American Tobaccob (BAT) là một trong những công ty hàng đầu thế giới về ngành công nghiệp thuốc lá BAT có sự hiện diện của nhiều chi nhánh, công ty con tại nhiều quốc gia trên toàn thế giới như Trung Quốc, Indonexia, Nhật Bản, Ấn Độ, Brazil BAT đã bắt đầu hoạt động tại Việt Nam vào tháng 10 năm 1994, trong 23 năm qua công ty đã trở thành một trong những công ty đa quốc gia FMCG hàng đầu tại Việt Nam Có thể nhận thấy, ngay từ những ngày đầu tiên của việc hoạt động tại Việt Nam, các thương hiệu của BAT đã rất phổ biến và được biết đến trên thị trường Việt Nam thông qua một số giao dịch cấp phép quan trọng giữa BAT và các nhà máy trọng điểm của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam (Vinataba) - công ty thuốc lá nhà nước lớn nhất và các đối tác khác như Tổng công ty Công nghiệp Sài Gòn và Tổng công ty Khánh Việt

Hình 1 1 Hình ảnh logo của công ty BAT Việt Nam

(Nguồn: Tác giả sưu tầm)

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Bảng 1 1 Các cột mốc lịch sử trong quá trình hình thành và phát triển của British

American Tobacco Việt Nam (BAT Việt Nam)

1991 BAT Việt Nam chính thức được thành lập

1994 BAT Việt Nam bắt đầu hoạt động chính thức tại Việt Nam, mở đầu cho sự phát triển và mở rộng của công ty trên thị trường này

2001 BAT thiết lập mối quan hệ đối tác với Vinataba thông qua việc thành lập công ty liên doanh British American Tobacco-Vinataba (BAT-VINA)

2002 Văn phòng đại diện của BAT Marketing Singapore đã được thành lập tại

Thành phố Hồ Chí Minh với mục tiêu hoạt động nghiên cứu thị trường và xây dựng mối liên kết với các doanh nghiệp địa phương

2004 BAT chính thức đưa vào hoạt động nhà máy sản xuất vải vụn tại tỉnh Đồng

Nai để cung cấp vải vụn cho Vinataba và các nhà máy khác

2006 Hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con 4 đơn vị khối sản xuất thuốc lá điếu, 2 đơn vị khối nguyên liệu, 2 đơn vị khối phụ liệu

2008 Cán mốc sản lượng 50 triệu gói thuốc lá

2014 Bằng cách thành lập Công ty liên doanh VINA-BAT, BAT đã thiết lập quan hệ đối tác thứ hai với Vinataba nhằm tăng sản xuất thuốc lá điếu

2016 BAT và Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn đã kỷ niệm 30 năm hợp tác thành công tại Việt Nam

2017 Nhờ những đóng góp tích cực cho cả kinh tế và xã hội địa phương, đặc biệt là ngành thuốc lá, BAT và các đơn vị liên doanh tại Việt Nam đã được Thủ tướng Chính phủ, Bộ Công Thương, Liên đoàn Lao động Việt Nam và các tổ chức khác trao tặng bằng khen

2018 Cán mốc sản lượng 200 triệu gói thuốc lá Vinh dự tiếp nhận cờ thi đua của

Chính phủ và Huân Chương Lao Động Hạng I

2020 BAT Việt Nam là 1 trong 6 công ty trong khu vực vinh dự được nhận giải thưởng Doanh nghiệp trách nhiệm Châu Á 2020” cho hạng mục “Quản trị Doanh nghiệp

2021 Top 100 “Doanh nghiệp Bền vững nhất Việt Nam” do phòng Công nghiệp và Thương mại Việt Nam – Hội đồng Phát triển Bền vững Quốc gia trao tặng đầu tháng 12 tại Hà Nội

BAT Việt Nam vinh danh trong hai giải thưởng “Nơi làm việc tốt nhất

Châu Á” của HR Asia Award và “Anphabe – Top 100 Nơi Làm Việc Tốt Nhất Việt Nam”

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh phát triển

BAT Việt Nam nhắm đến việc trở thành một công ty hàng đầu trong ngành công nghiệp thuốc lá tại Việt Nam, mang lại cho khách hàng những sản phẩm chất lượng và đa dạng, đồng thời đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững của đất nước

+ Đáp ứng nhu cầu khách hàng: BAT Việt Nam cam kết đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách quan của khách hàng, mang đến cho họ những sản phẩm chất lượng và lựa chọn đa dạng

+ Thúc đẩy sự phát triển ngành công nghiệp thuốc lá: Công ty đặt mục tiêu dẫn dắt và thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghiệp thuốc lá tại Việt Nam, thông qua việc đổi mới, phát triển sản phẩm và tạo ra các giá trị tiêu dùng mới

+ Hội nhập và bảo vệ môi trường: BAT Việt Nam cam kết tuân thủ các yêu cầu hội nhập, đồng thời đảm bảo các hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách bền vững và thân thiện với môi trường

+ Trách nhiệm xã hội: Công ty đặt trách nhiệm xã hội lên hàng đầu, thực hiện các hoạt động xã hội có ý nghĩa và đóng góp tích cực vào cộng đồng, góp phần vào sự phát triển và cải thiện chất lượng cuộc sống của cộng đồng

+ Đoàn kết và xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, nơi mọi thành viên cùng hỗ trợ và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung

+ Đổi mới: luôn khuyến khích sáng tạo và đổi mới trong mọi hoạt động Khám phá và áp dụng những ý tưởng mới, công nghệ tiên tiến và phương pháp làm việc hiệu quả để cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

+ Sẵn sàng hành động: cam kết không chỉ nói chuyện mà còn hành động Sẵn sàng đưa ra những quyết định và đưa ra các biện pháp cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất trong mọi hoạt động Không ngại đối mặt với thách thức và tự tin trong việc tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và hiệu quả

1.1.4 Tình hình hoạt động và kinh doanh

Bảng 1 2 Tình hình hoạt động kinh doanh của BAT Việt Nam giai đoạn 2018-2022 Đơn vị: 1.000.000 VNĐ

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Hình 1 2 Lợi nhuận hoạt động kinh doanh của BAT Việt Nam giai đoạn 2018-2022

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán) BAT Việt Nam đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu đáng kể trong những năm trở lại đây Doanh thu tăng đều từ năm 2018 đến 2022 gần 16% mỗi năm, cho thấy sự phát triển bền vững của công ty sau đại dịch covid 19, phát triển trở lại trong thời kì nền kinh tế mới, hội nhập và khôi phục Đặc biệt từ 2010 đến 2020 công ty luôn duy trì vị trí dẫn đầu trong ngành sản xuất thuốc lá tại thị trường Việt Nam Mặc dù tổng sản lượng tiêu thụ trong nghành giảm xuống thấp nhưng công ty vẫn đạt được mức độ tăng trưởng ổn định, với mức tăng trung bình từ 6,7% đến 9% mỗi năm Thị phần nội địa của công ty chiếm hơn 67% trong ngành và tiếp tục dẫn đầu thị trường trong phân khúc sản phẩm trung cấp Năm 2022 tăng trưởng 18,73% so với năm 2021, sau đại dịch covid 19 chứng minh thấy sự phát triển sự phát triển ngày càng mạnh mẽ Điều này phần là nhờ vào việc đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường thuốc lá Việt Nam sau thời kì khủng hoảng và khả năng tiếp cận khách hàng hiệu quả Công ty luôn nỗ lực mở rộng mạng lưới phân phối của mình để đáp ứng nhu cầu khách hàng trên khắp đất nước Điều này giúp tăng cường sự hiện diện của công ty và đảm bảo rằng sản phẩm của BAT Việt Nam có sẵn trong nhiều điểm bán hàng khác nhau Thúc đẩy đầu tư mạnh vào hoạt động nghiên cứu và phát triển để cải thiện sản phẩm và công nghệ sản xuất giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về thân thiện môi trường và an toàn cho người tiêu dùng

1.1.5 Sảm phẩm và thị trường tiêu thụ

Trên thị trường với hơn 30 loại sản phẩm khác nhau đa dạng về chủng loại và hương vị như White Horse Broadleaf, Kent, Dunhill, Gold, Signature, 555 Slim, Bastos, Seven Diamon Với các mức giá phân khúc từ cao cấp cho đến bình dân dao động trong khoảng 15.000 VNĐ cho đến 35.000 VNĐ

Thị trường tiêu thụ của công ty chỉ mỗi ở thị trường thuốc lá tại Việt Nam, ngoài ra công ty còn nhận sản xuất cho các nước khác như Campuchia, Hong-Kong, Brazi BAT Việt Nam cung cấp các sản phẩm thuốc lá đa dạng đáp ứng nhu cầu hầu hết của người tiêu dùng trên khắp cả nước Việt Nam là một thị trường lớn và đang phát triển Theo cục thống kê năm 2022 với dân số hơn 100 triệu người và hơn 1/3 dân số hút thuốc mức tiêu thụ thuốc lá trên đầu người ở Việt Nam vào năm 2021 là khoảng 1.224 điếu/năm/người là một trong những thị trường màu mỡ tiêu thụ thuốc lá quan trọng tại khu vực Đông Nam Á

Hình 1 3 Các thương hiệu quốc tế của British American Tobacco (BAT)

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Tổng quan Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

1.2.1 Giới thiệu Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

Tên công ty: Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat Địa chỉ: Lô 45C/1, đường số 7, khu công nghiệp Vĩnh Lộc, huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: +84 (28) 3821 9888

Tổng giám đốc kim đại diện: Huỳnh Kim Nhựt

Ngành ngề kinh doanh: Sản xuất sản phầm thuốc lá (Ngành chính) song song bên cạnh đó hoạt động tư vấn pháp lí nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận

Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat là một liên doanh giữa Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam (Vinataba) và Công ty British-American Tobacco Marketing (Singapore) Private Limited (BAT) Công ty này có vốn điều lệ là 138,6 tỷ đồng tương đương 6,6 triệu USD, trong đó Vinataba sở hữu 51% cổ phần còn lại và BAT sở hữu 49% Trụ sở của liên doanh nằm trên một diện tích gần 4.500 m2 tại khu công nghiệp Vĩnh Lộc, huyện Bình Chánh, Thành Phố Hồ Chí Minh Hoạt động chính của công ty sản xuất các loại thuốc lá điếu cao cấp với thương hiệu của BAT, Vinataba và các nhãn thuốc của chính của các Công ty liên doanh” Tập trung vào việc hợp tác với các đối tác quốc tế để nghiên cứu, đầu tư sản xuất và phát triển các sản phẩm thay thế và thuốc lá thế hệ mới Đồng thời, phát triển kinh doanh thương mại dựa trên sự phát triển của các sản phẩm thuốc lá cao cấp và xì gà Việc tìm kiếm và hợp tác với các đối tác quốc tế là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh của công ty

Hình 1 4 Hình ảnh công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

(Nguồn: Tác giả sưu tầm)

1.2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

Hình 1 5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

Bộ phận giám đốc: nhà máy hoạt động thực hiện các chỉ tiêu kinh tế được đề ra bởi Tổng công ty, dưới sự điều hành của bộ phận giám đốc Chịu trách nhiệm liên quan đến mọi hoạt động quản lí tại nhà máy Vận hành hai khối làm việc chính là khối văn phòng và khối sản xuất được quản lý và điều hành từ giám đốc nhà máy

Bộ phận kế hoạch kinh doanh và sản xuất: chịu trách nhiệm nhận đơn hàng từ phía các bên liên quan, lên kế hoạch mua nguyên liệu, kế hoạch sản xuất và kế hoạch xuất hàng Ngoài ra, còn đảm nhận vai trò xúc tiến quá trình sản xuất sản phẩm, dựa trên việc tính toán năng lực sản xuất và theo dõi đơn hàng cùng với việc đốc thúc tiến độ sản xuất

Bộ phận Logistics: chịu trách nhiệm tìm kiếm các nhà cung ứng nguyên vật liệu phù hợp với sản phẩm công ty, hoàn tất các thủ tục pháp lí để bán sản phẩm ra thị trường tiêu thụ và các thủ tục thông quan nhập hàng từ phía các đối tác nước ngoài Điều phối việc vận chuyển các sản phẩm đúng đến các đại lí bán lẻ và các điểm tiêu thụ trên đảm bảo nguồn cung ứng luôn được liên tục duy trì và không trì hoãn

Bộ phận Marketing: bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các sản phẩm tung ra trên thị trường, nghiên cứu thị trường và hành vi của người tiêu dùng Các phương thức chống hàng giả đặc biệt là hàng buôn lậu tràn lan hiện nay, đảm bảo các đặc điểm nhận dạng hàng chính hãng do công ty sản xuất Giải quyết các vấn đề phàn nàn, phản ánh sản phẩm từ phía người tiêu dùng

Bộ phận nhân sự: được chia thành nhiều mảng nhỏ với mỗi phân đoạn phụ trách các nhiệm vụ khác nhau như bao gồm đào tạo, tuyển dụng, tiền lương, phúc lợi, an toàn lao động và quản lý nhân sự

Bộ phận IT: chịu trách nhiệm về hệ thống mạng lưới dữ liệu và hệ thống máy tính của công ty, đảm nhiệm các nhiệm vụ bao gồm cài đặt, nâng cấp và sửa chữa hệ thống xử lý các vấn đề liên quan, bảo mật các dữ liệu của nhà máy và nhân viên công ty

Bộ phận chất lượng: bộ phận này có trách nhiệm ban hành các quy định chất lượng từ nguyên vật liệu đầu vào cho đến thành phẩm, kiểm soát chất lượng quy trình và đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng Đưa ra các giải pháp ngăn ngừa và khắc phục sự cố chất lượt trong quá trình sản xuất

Bộ phận kĩ thuật: chịu trách nhiệm liên quan đến các vấn đề hệ thống kỹ thuật của nhà máy, vận hành, điều chỉnh và hỗ trợ lập trình máy để đảm bảo sản xuất đáp ứng yêu cầu về chất lượng và sản lượng, đồng thời giảm thiểu hư hại và gián đoạn trong quá trình sản xuất thiết lập các điều kiện thiết bị thăm dò để hoạt động không có lỗi Hoạt động bảo trì và sửa chữa máy móc thiết bị để duy trì quá trình sản xuất, cải tiến hiệu suất máy, khuôn viên làm việc và nghiên cứu phương pháp gia công cho các sản phẩm mới

Bộ phận sản xuất: bộ phận này chịu trách nhiệm vận hành khối sản xuất trong nhà máy, đảm bảo đủ sản lượng và mục tiêu kinh doanh đề ra Phát triển kĩ năng của các kĩ thuật viên sản xuất và giảm thiểu tối đa các lãng phí trong sản xuất gây ra

1.2.3 Đội ngũ Phòng quản lý chất lượng Công ty TNHH Liên Doanh Vina-Bat

Hình 1 6 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Quản Lý chất lượng Công ty TNHH Liên

(Nguồn: Phòng Quản Lý chất lượng) Việc điều hành hoạt động sản xuất của nhà máy, triển khai và giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế do Tổng công ty đề ra là trách nhiệm của Giám đốc nhà máy Giám đốc cam kết xây dựng, thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn Các chính sách chất lượng được thể hiện thông qua việc ban hành định hướng phát triển và mục tiêu chất lượng cho toàn bộ nhân viên Xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên nhu cầu của thị trường, nguồn lực hiện có và tiềm năng của nhà máy Điều hành các quá trình sản xuất hàng ngày để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả

Trưởng phòng Quản lý Chất lượng đóng vai trò là người đứng đầu đại diện cho phương diện chất lượng trong nhà máy Nhiệm vụ của Trưởng phòng Quản lý chất lượng là đảm bảo rằng dây chuyền sản xuất tuân thủ đúng các quy chuẩn chất lượng đã được quy định và giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng Xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng dựa trên nhu cầu của khách hàng và đề xuất các chính sách cải tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Đảm bảo rằng sản phẩm đạt chất lượng theo tiêu chuẩn được quy định trước khi đưa ra thị trường Toàn bộ nhân viên trong phòng Quản lý chất

13 lượng chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành các quy trình, quy cách xử lý, đào tạo về nghiệp vụ, thực hiện báo cáo chất lượng và giải quyết các vấn đề khiếu nại liên quan Ngoài ra, nhân viên cũng có nhiệm vụ theo dõi tình trạng sản phẩm, giám sát hoạt động sản xuất, quản lý và điều chỉnh thiết bị Phòng Lab test có chức năng đo các thông số tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm có đạt hay không trước khi tung ra thị trường như độ ẩm – độ cứng – độ vấn điếu

CƠ SỞ LÍ THUYẾT

Định nghĩa về chất lượng

Chất lượng có thể khác nhau tùy thuộc vào quan điểm và góc nhìn của từng người Dưới đây là một số khái niệm về chất lượng mà tác giả đã tìm hiểu được:

Theo Harvey và Green (1993), chất lượng được xem xét là sự ngoại lệ, hoàn hảo, phù hợp với mục đích và có thể biến đổi Juran (1999) cho rằng chất lượng là sự đáp ứng nhu cầu và làm hài lòng khách hàng, và nó liên quan đến việc tránh thiếu sót hoặc sai sót dẫn đến sản phẩm không đạt yêu cầu, gây ra sự không hài lòng và khiếu nại của khách hàng Theo tổ chức kiểm tra chất lượng Châu Âu (European Organization of Quality Control) nhận định về chất lượng rằng: “Chất lượng là mức phù hợp của sản phẩm với yêu cầu của người tiêu dùng” (Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010) Theo TCVN ISO 9000:2000: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặt tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan” (Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010) Theo Crosby (1979), chất lượng là khả năng tuân thủ các yêu cầu hoặc đặc tính cụ thể Theo Ryall & Kruithof (2001), chất lượng đồng nghĩa với việc liên tục đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan khác, tạo ra giá trị và sự hài lòng cho tất cả những người tham gia Hoyle (2007) định nghĩa chất lượng là mức độ mà một sản phẩm hoặc dịch vụ thực hiện hiệu quả các mục tiêu của người sử dụng trong quá trình sử dụng.

Nhìn chung, có thể thấy rằng khái niệm về chất lượng đang phát triển và trở nên toàn diện hơn Mặc dù có nhiều quan điểm và định nghĩa khác nhau về chất lượng, nhưng tổng cộng, chất lượng vẫn ám chỉ việc đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn được đặt ra để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Khi hiểu rõ bản chất của chất lượng, việc đưa ra các quyết định trong quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

• Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Tình hình kinh tế: Tình hình kinh tế có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của một doanh nghiệp Khi nền kinh tế phát triển, khách hàng có xu hướng chi tiêu nhiều hơn và đặt nhiều yêu cầu hơn đối với chất lượng sản phẩm và dịch vụ Ngược lại, khi kinh tế gặp khó khăn, doanh nghiệp cần phải tìm cách cải thiện quy trình sản xuất và tăng năng suất để giảm chi phí sản xuất, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đến với người tiêu dùng Do đó, để duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm

15 và dịch vụ, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá tình hình kinh tế liên quan Điều này giúp họ thích ứng và tối ưu hóa quy trình sản xuất và dịch vụ của mình để đáp ứng được sự biến đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

Sự phát triển khoa học kĩ thuật: Về mặt sản phẩm, khoa học kỹ thuật và công nghệ đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng và giảm thiểu lỗi sản xuất Các tiến bộ công nghệ như tự động hóa máy móc và dây chuyền sản xuất đã giúp tăng năng suất và độ chính xác trong quá trình sản xuất, dẫn đến việc giảm thiểu lỗi và nâng cao chất lượng sản phẩm Hơn nữa, công nghệ còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dữ liệu khách hàng và phản hồi nhanh chóng đối với phản hồi của khách hàng Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, đồng thời củng cố mối quan hệ với họ.

• Các yếu tố bên trong tổ chức:

Con người (Men): Nhóm yếu tố con người đóng một vai trò quan trọng và quyết định trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm Nhóm này bao gồm tất cả các thành viên trong tổ chức, bao gồm lãnh đạo và nhân viên Con người không chỉ có khả năng lên kế hoạch và kiểm soát quy trình sản xuất mà còn là những người vận hành công nghệ và máy móc quan trọng trong quá trình sản xuất Mặc dù công nghệ và máy móc đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của tổ chức, nhưng con người vẫn là yếu tố không thể thiếu Sự sáng tạo và tài năng của con người là không giới hạn, và họ có khả năng thích nghi và tạo ra giải pháp đối với các thách thức trong quá trình sản xuất Điều này là điểm mạnh đặc biệt của con người mà không thể bị thay thế bằng bất kỳ máy móc nào.

Máy móc, thiết bị (Machines): Những yếu tố được nêu trên đóng một vai trò tối quan trọng và không thể thiếu trong mọi quá trình sản xuất, bất kể đó là nhà máy, xí nghiệp hay phân xưởng sản xuất Máy móc và thiết bị chơi một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và năng suất Những thiết bị dây chuyền này đóng góp đáng kể vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm và giảm thiểu lỗi trong sản phẩm thành phẩm, từ đó giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân công và giảm công lao động thủ công của con người.

Nguyên vật liệu (Materials): Nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm cuối cùng, và chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực

16 tiếp đến chất lượng của sản phẩm Điều quan trọng là không chỉ mỗi loại nguyên vật liệu mà cả tính đồng nhất trong chất lượng của các nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm đều đóng góp vào chất lượng cuối cùng của sản phẩm Trong thời đại hiện nay, việc nghiên cứu, phát triển và sáng tạo các nguyên vật liệu mới tại từng doanh nghiệp có thể mang đến những cải tiến quan trọng về chất lượng sản phẩm.

Phương pháp (Method): Với sự áp dụng các phương pháp công nghệ hiệu quả và việc quản lý và tổ chức sản xuất được thực hiện một cách chặt chẽ, tổ chức có khả năng tận dụng hết tiềm năng của tài nguyên hiện có, và kết quả là chất lượng sản phẩm sẽ được nâng cao Nhân tố này có tác động trực tiếp và liên tục đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp Có thể thấy rằng, cho dù có đủ các yếu tố khác nhưng quản lý sản xuất kém cỏi có thể làm giảm hiệu quả của tất cả các yếu tố đã được nêu trên, dẫn đến sự gián đoạn trong quá trình sản xuất, giảm chất lượng của nguyên vật liệu, và làm giảm tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm.

Kiểm soát quy trình sản xuất

Kiểm soát quá trình sản xuất là một quá trình tổng hợp, liên quan đến việc so sánh và đối chiếu thực tế với các chỉ tiêu và tiêu chuẩn tương ứng, nhằm điều chỉnh kịp thời và đảm bảo rằng hoạt động sản xuất diễn ra theo đúng hướng, phù hợp với sự biến đổi của môi trường xung quanh Điều này giúp đưa doanh nghiệp phát triển một cách hiệu quả trong bối cảnh biến đổi liên tục Kiểm soát quá trình sản xuất đặt ra mục tiêu đảm bảo sự sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng và đúng thời điểm theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro xuất phát trong quá trình sản xuất Đầu tiên, để đảm bảo sự sản xuất đúng chất lượng, kiểm soát quá trình sản xuất cần phải bao gồm việc kiểm soát mẫu thiết kế và cấu trúc sản phẩm, quản lý vật liệu đầu vào, kiểm tra công nghệ, và xác định phương pháp chế biến sản phẩm/dịch vụ để đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng Thứ hai, để đảm bảo sự sản xuất đủ, hoạt động kiểm soát cần tập trung vào việc phối hợp giữa các giai đoạn sản xuất, các công đoạn, và các bộ phận khác nhau, đồng lòng tham gia thực hiện mục tiêu này Thứ ba, để đảm bảo sản xuất kịp thời, kiểm soát quá trình cần thực hiện theo lịch trình nghiêm ngặt, kiểm soát toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm trong các khoảng thời gian ngắn theo kế hoạch đã xác định, nhằm đảm bảo đáp ứng kịp các đơn hàng của khách hàng Thứ tư, để giảm thiểu rủi ro xuất hiện trong quá trình sản xuất, cần lưu ý rằng quá trình sản xuất bắt đầu từ việc cung cấp nguyên liệu cho đến khi sản phẩm/dịch vụ hoàn

17 thành và nhập kho thành phẩm Quá trình này liên quan đến nhiều công việc và giai đoạn công nghệ khác nhau, và tại bất kỳ giai đoạn nào cũng có thể xuất hiện các rủi ro cụ thể

Vì vậy, việc kiểm tra và giám sát là cần thiết để phát hiện và nhận biết các rủi ro này, từ đó áp dụng các biện pháp phòng ngừa và điều chỉnh kịp thời, đảm bảo hiệu suất của các quá trình hoạt động chính Điều này là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kiểm soát quá trình sản xuất.

Kiểm soát chất lượng

Theo Taylor và đồng nghiệp (1994), kiểm soát chất lượng là quá trình tổng hợp để theo dõi và đánh giá chất lượng của một sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất hoặc cung cấp Khi thực hiện hoạt động kiểm soát chất lượng cho một sản phẩm, việc này phải diễn ra từng giai đoạn trong quá trình sản xuất, từ khi sản phẩm còn ở dạng nguyên liệu thô cho đến khi nó trở thành sản phẩm hoàn chỉnh (Montgomery, 2020) Kiểm soát chất lượng bao gồm tất cả các hoạt động nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định trước Quá trình kiểm soát chất lượng thường bao gồm việc thu thập dữ liệu, phân tích và đánh giá các thông số kỹ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ, và sau đó so sánh chúng với các tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập trước đó (Chang và đồng nghiệp, 2009) Trong trường hợp sản phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, các biện pháp cần được áp dụng để sửa chữa hoặc nâng cao chất lượng Kiểm soát chất lượng thường được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ việc sản xuất sản phẩm đến cung cấp dịch vụ (Taylor và đồng nghiệp, 1994) Chang và đồng nghiệp (2009) đã chỉ ra rằng mục tiêu của kiểm soát chất lượng là đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cải thiện khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thị trường Theo Nguyễn Kim Định (2008), "kiểm soát chất lượng là một phần quan trọng của quản lý chất lượng tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu về chất lượng." Việc kiểm soát chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng sản phẩm luôn đáng tin cậy và tạo sự tin tưởng cho khách hàng Các quy trình này dựa trên phương pháp và thử nghiệm nghiêm ngặt, cùng với việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và các quy tắc tốt nhất Quá trình kiểm soát chất lượng không chỉ xảy ra một lần mà thường xuyên được thực hiện đối với sản phẩm, đảm bảo rằng chúng liên tục đáp ứng các tiêu chuẩn sản xuất và nhu cầu của người tiêu dùng.

Theo nhận định của Tạ Thị Kiều An và đồng nghiệp (2010): "Kiểm soát chất lượng là tập hợp các hoạt động và kỹ thuật có tính tác nghiệp, được áp dụng để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng." Kiểm soát chất lượng là quá trình quản lý và kiểm tra các yếu tố có tác động trực tiếp lên quá trình sản xuất sản phẩm, như: kiểm soát con người thực hiện, kiểm soát phương pháp và quá trình sản xuất, kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào, kiểm soát bảo dưỡng thiết bị, kiểm tra môi trường làm việc ánh sáng, nhiệt độ, điều kiện làm việc Còn theo Theo Juran (1986), trong sách "Thuyết tam luận về chất lượng" của ông, kiểm soát chất lượng được định nghĩa là "một quá trình phản hồi trong đó các khía cạnh liên quan trực tiếp đến sản phẩm được quan sát, hiệu quả hiện tại được so sánh với mục tiêu chất lượng và các biện pháp cần được thực hiện để bù đắp khoảng cách giữa mục tiêu chất lượng và hiệu quả hiện tại" Tổng quan, kiểm soát chất lượng bao gồm các quá trình điều khiển và đánh giá, từ việc thử nghiệm sản phẩm, thiết lập tiêu chuẩn chất lượng cho đến kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm từ đầu đến cuối để đảm bảo chất lượng sản phẩm Nó không chỉ dừng ở việc kiểm tra và loại bỏ các khuyết điểm, mà còn yêu cầu thực hiện một cách liên tục tại từng giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất Mục tiêu là phát hiện kịp thời, đưa ra biện pháp khắc phục và ngăn chặn các sai sót, đảm bảo tuân thủ đúng các yêu cầu về chất lượng Qua việc nghiên cứu nguyên nhân và xác định các yếu tố gây ảnh hưởng, hoạt động kiểm soát chất lượng thường tập trung vào kiểm soát các yếu tố có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, bao gồm con người, phương pháp, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc và môi trường làm việc.

Vai trò kiểm soát chất lượng

Montgomery và đồng nghiệp (2020) đã khẳng định rằng kiểm soát chất lượng là một yếu tố cốt yếu trong quá trình sản xuất và là yếu tố then chốt để xây dựng một doanh nghiệp thành công Kiểm soát chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa và quản lý sản phẩm trong quá trình sản xuất để đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng và các thông số kỹ thuật Nó cũng giúp đảm bảo rằng người tiêu dùng không bị ảnh hưởng bởi các sản phẩm bị lỗi và bảo vệ danh tiếng của công ty (Oakland, 2012) Ngoài ra, kiểm soát chất lượng không chỉ liên quan đến sự hài lòng của khách hàng và hình ảnh của doanh nghiệp mà còn liên quan đến việc tối ưu hóa các quy trình sản xuất và tài nguyên có sẵn thông qua việc kiểm tra và giám sát hiệu quả của chúng Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sản xuất và nâng cao hiệu

19 suất (Mitra, 2016) Tóm lại, kiểm soát chất lượng, khi được thực hiện một cách kỷ luật, không chỉ giúp tiết kiệm tiền bạc và nguồn nhân lực, mà còn tiết kiệm thời gian Để thực hiện kiểm soát chất lượng một cách hiệu quả, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là một phần không thể thiếu, đặc biệt trong các ngành công nghiệp liên quan đến sản xuất.

Ý nghĩa kiểm soát chất lượng

Việc kiểm soát chất lượng đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo chất lượng sản phẩm Đây là quá trình để phát hiện và ghi nhận các sai sót có thể xuất hiện, cung cấp dữ liệu cần thiết để thực hiện quản lý chất lượng một cách hiệu quả Kiểm soát chất lượng đồng thời giúp theo dõi và phát hiện những sai lệch trong quá trình sản xuất Khi xuất hiện các vấn đề bất thường, quá trình sản xuất có thể được điều chỉnh và khắc phục kịp thời Hơn nữa, việc thực hiện kiểm soát chất lượng tốt sẽ dẫn đến sản phẩm có chất lượng cao và đồng đều, tạo ra một lợi thế cạnh tranh quan trọng cho doanh nghiệp.

Công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng

Theo tài liệu của Nguyễn Đình Phan và Đặng Ngọc Sự (2012), phiếu kiểm tra là công cụ sử dụng để thu thập và ghi chép các dữ liệu liên quan đến chất lượng sản phẩm, và sau đó, dữ liệu này có thể được sử dụng làm đầu vào cho các công cụ thống kê khác (trích dẫn từ trang 312) Lợi ích của việc sử dụng phiếu kiểm tra là có thể thu thập dữ liệu một cách có hệ thống, giúp tạo ra một cái nhìn rõ ràng về tình hình thực tế Ngoài ra, phiếu kiểm tra cũng được dùng để ghi nhận các thông tin quan trọng như lý do sản phẩm bị trả lại, nguyên nhân gây ra lỗi, vị trí xuất hiện lỗi, và nhiều thông tin khác. Các bước cơ bản để thiết lập phiếu kiểm tra bao gồm:

Bước 1: Xác định kiểu dáng của phiếu kiểm tra và xây dựng biểu mẫu để ghi chép dữ liệu Biểu mẫu này cung cấp thông tin về người kiểm tra, địa điểm, thời gian, và các thông tin liên quan.

Bước 2: Thử nghiệm biểu mẫu này bằng cách thu thập và lưu trữ một số dữ liệu thực tế để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng sử dụng.

Bước 3: Xem xét và điều chỉnh biểu mẫu nếu cần thiết để đảm bảo rằng nó phản ánh đầy đủ và chính xác các yêu cầu cần thiết cho quá trình kiểm tra và thu thập dữ liệu

Hình 2 1 Phiếu kiểm tra (Nguồn: Phạm Huy Tuân và Nguyễn Phi Trung, 2016)

Biểu đồ Pareto, còn được gọi là quy tắc 80-20, đề cập đến việc khoảng 80% hậu quả hoặc vấn đề xuất phát từ 20% nguyên nhân hoặc nguồn gốc Quy tắc này thường áp dụng trong lĩnh vực quản lý, kinh tế, và kinh doanh để cải thiện năng suất và hỗ trợ việc đưa ra các quyết định tốt hơn (Dunford và đồng nghiệp, 2014) Biểu đồ Pareto, còn được gọi là biểu đồ tần suất, là một loại biểu đồ sử dụng cột và đường để biểu diễn dữ liệu và phân tích Trong biểu đồ này, các cột được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao, và chiều dài của mỗi cột thể hiện tần suất xuất hiện của các nguyên nhân hoặc chi phí do chúng gây ra Đường biểu diễn trên biểu đồ thể hiện tỷ lệ phần trăm tương ứng Biểu đồ Pareto giúp các doanh nghiệp xác định các điểm yếu quan trọng và tập trung vào việc khắc phục và giảm thiểu các lỗi phổ biến nhất

Theo Phạm Huy Tuân và Nguyễn Phi Trung (2016) thì các bước thiết lập là: Bước 1: Xác định vấn đề cần nghiên cứu và phân tích.

Bước 2: Thu thập và tổng hợp dữ liệu liên quan đến vấn đề này.

Bước 3: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần về giá trị hoặc tần suất xuất hiện. Bước 4: Tính tỷ lệ phần trăm để biểu thị tần suất và tần suất tích lũy của mỗi yếu tố.

Bước 5: Vẽ biểu đồ Pareto bằng cách sử dụng các cột để đại diện cho các yếu tố và đường để biểu diễn tỷ lệ phần trăm.

Bước 6: Phân tích biểu đồ Pareto dựa trên quy tắc 80-20 và quy tắc điểm gãy

Từ đó, xác định và ưu tiên các vấn đề quan trọng nhất cần giải quyết Quy trình lập biểu đồ Pareto này giúp tổ chức tập trung vào các vấn đề có ảnh hưởng lớn nhất và tối ưu hóa sự cải thiện trong quản lý chất lượng và quy trình sản xuất

Hình 2 2 Biểu đồ Pareto (Nguồn: Phạm Huy Tuân và Nguyễn Phi Trung, 2016)

Phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process) là một phương pháp phân tích đánh giá các tùy chọn đã được nghiên cứu và phát triển bởi giáo sư Thomas L Saaty vào năm 1980 Nó được biết đến như một phương pháp tính toán đơn giản nhưng có cơ sở lý thuyết mạnh mẽ, được sử dụng để đánh giá và lựa chọn giữa các tùy chọn, giúp cá nhân hoặc tổ chức đưa ra quyết định AHP cho phép xếp hạng tương đối các tùy chọn dựa trên tỷ lệ mức độ quan trọng của từng tùy chọn Tỷ lệ này dựa trên sự đánh giá của người ra quyết định và mức độ quan trọng của các đánh giá đó, cũng như đảm bảo tính nhất quán khi so sánh các tùy chọn Phương pháp này cho phép người ra quyết định tổng hợp kiến thức của các chuyên gia về vấn đề, kết hợp dữ liệu và thông tin trong một khung thứ bậc cụ thể AHP cung cấp một cách tiếp cận trực quan cho người ra quyết định, dựa trên sự phán đoán thông thường để đánh giá tầm quan trọng của mỗi yếu tố trong quyết định thông qua việc so sánh các cặp tùy chọn

Phương pháp AHP được sáng tạo và áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như khoa học tự nhiên, kinh tế, xã hội, y tế, và nhiều lĩnh vực khác Ví dụ như ứng dụng

AHP trong quản lý chất lượng (Nguyễn Thị Anh Vân và cộng sự, 2022), thiết kế hệ thống, lựa chọn phương án công nghệ, máy móc thiết bị (Nguyễn Thế Quân, 2015) Nhiều nhà nghiên cứu đã kết hợp AHP với phương pháp Delphi để tạo ra phương pháp thăm dò hỗn hợp, nhằm nghiên cứu quan điểm quản lý về các yếu tố quan trọng

Hãy giả định rằng chúng ta đối diện với một vấn đề cụ thể mà cần phải đưa ra quyết định, mà chúng ta thường gọi là "mục tiêu." Để đưa ra quyết định hợp lý, chúng ta cần xem xét nhiều tiêu chí khác nhau, được gọi là Tiêu chí C1, Tiêu chí C2, , và Tiêu chí Cn Chúng ta cũng cần xem xét nhiều phương án khả thi để so sánh, được ký hiệu là PA1, PA2, , và PAm Để giải quyết bài toán này, chúng ta thường sẽ mô hình hóa các vấn đề cụ thể liên quan đến nó được chuẩn hóa theo mô hình dưới đây

Hình 2 3 Sơ đồ mô tả bài toán phân tích thứ bậc (Nguồn: Nguyễn Hồng Trường - Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam)

Bước 1: Xác định mức độ ưu tiên cho các tiêu chí

Quy trình bắt đầu bằng việc thực hiện việc so sánh các tiêu chí một cách cặp từng cặp và xác định mức độ quan trọng của mỗi cặp tiêu chí Mức độ ưu tiên này được biểu diễn bằng các giá trị aij, với i đại diện cho hàng và j đại diện cho cột trong ma trận Giá trị aij có thể là các số nguyên dương từ 1 đến 9 hoặc các nghịch đảo của những số này các giá trị xếp hạng số 1-3-5-7-9 và 2-4-6-8 dưới dạng các giá trị trung gian Các giá trị này phản ánh sự quan trọng tương đối của các cặp tiêu chí Hệ số ma trận này được dựa trên các điểm số từ việc so sánh cặp tiêu chí, yếu tố hoặc thành phần Quá trình so sánh cặp này thường dựa trên ý kiến của các chuyên gia Điểm số này thể hiện mức độ quan trọng mà các chuyên gia gán cho các cặp tiêu chí Cần lưu ý rằng giá trị của hệ số ma

23 trận tương quan hoàn toàn dựa trên sự đánh giá cá nhân của người nghiên cứu, và điều này có thể làm giảm tính khách quan của phương pháp này

Hình 2 4 So sánh các tiêu chí đôi một dựa trên mức độ ưu tiên

(Nguồn: Nguyễn Hồng Trường - Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam)

Bước 2: Xác định giá trị trọng số cho các tiêu chí

Khi đã tạo xong ma trận như mô tả ở trên, người đánh giá sẽ tiến hành tính toán trọng số cho các tiêu chí Quá trình này bắt đầu bằng việc tổng hợp các giá trị trong ma trận theo từng cột, sau đó mỗi giá trị trong ma trận sẽ được chia cho tổng giá trị của cột tương ứng Kết quả của quá trình này là một ma trận có một cột và n hàng, trong đó mỗi giá trị đại diện cho trọng số của mỗi tiêu chí

Tuy nhiên, giá trị trọng số thu được từ quá trình này chưa phải là kết quả cuối cùng, và nó cần phải được kiểm tra tính nhất quán trong cách đánh giá của các chuyên gia trong quá trình áp dụng phương pháp Có một chỉ số gọi là tỉ số nhất quán (CR) mà Saaty đã đề cập trong nghiên cứu năm 2008 Nếu tỉ số nhất quán (CR) nhỏ hơn hoặc bằng 10%, thì đánh giá được coi là có tính nhất quán và có thể chấp nhận Điều này ngụ ý rằng có khoảng 10% khả năng mà các chuyên gia trả lời các câu hỏi một cách hoàn toàn ngẫu nhiên Nếu CR lớn hơn 10%, điều này cho thấy có sự không nhất quán trong quá trình đánh giá, và cần phải xem xét lại và tính toán lại các giá trị trọng số

𝐶𝑅 =𝐶𝐼 𝑅𝐼 CR- tỷ lệ nhất quán; CI- chỉ số nhất quán; RI- chỉ số ngẫu nhiên

Xác định chỉ số nhất quán CI

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH VINA-BAT

Quy trình sản xuất thuốc lá tại nhà máy

Hình 3 1 Quy trình sản xuất thuốc lá tại nhà máy

(Nguồn: Phòng Quản lý Sản Xuất) Sau khi nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp sẽ tiến hành nhập kho, kho được chia ra làm hai khu vực: kho sợi và kho vật tư được tách nhau riêng biệt để đảm bảo tính an toàn cho nguyên liệu:

+ Phòng cấp sợi: Sợi từ phòng cấp được chia thành hai loại: sợi nguyên trong thùng và sợi xé (được trộn từ hai loại sợi khác loại hoặc cùng loại theo tỉ lệ quy định) Khi đến ca làm việc, nhân viên phòng cấp sợi sẽ nhận được chỉ thị từ trưởng ca về sản phẩm cụ thể cần sản xuất trong ca đó, nhân viên kho sẽ chuyển nguyên liệu đến phòng

26 cấp sợi Dựa trên thông tin này, nhân viên sẽ đưa các thùng sợi tương ứng đến các máy hút sợi phù hợp để tiếp tục quá trình sản xuất điếu Trong suốt ca làm việc, các kỹ thuật viên chất lượng có trách nhiệm kiểm tra mã sợi với tần suất 90- 120 phút/ 1 lần cho từng sản phẩm để đảm bảo không xảy ra việc đưa sai mã sợi vào sản phẩm khác Các mã sợi và nguyên liệu dư được cách ly một cách rõ ràng và đúng quy trình Đảm bảo rằng từng loại mã sợi và nguyên liệu có chỗ riêng biệt và được đánh dấu đúng mã số đóng gói trả về kho đúng quy trình tránh nhầm lẫn sử dụng nhầm, ảnh hưởng đến chất lượng nguyên liệu và nguy cơ phát sinh bọ

+ Sản xuất điếu: Sợi từ phòng cấp được hút và đưa vào máy trộn để tạo thành sợi tơi Đầu lọc, giấy bao, và keo lá cũng được đưa vào máy để tiến hành gia công thành các dòng điếu thuốc lá Quá trình này bao gồm các công đoạn cuộn, ép, và cắt điếu thuốc lá thành các kích thước khác nhau, tuân thủ các thông số kỹ thuật tương ứng với từng loại máy và sản phẩm Các vật tư cần thiết được chuẩn bị và đặt trên các pallet theo khu vực chỉ định Trong suốt ca làm việc, các nhân viên vận hành sản xuất tuân thủ quy trình do kỹ sư đưa ra và hướng dẫn kiểm tra lấy mẫu để đảm bảo chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của phòng đảm bảo chất lượng Các thông số kỹ thuật sẽ được cập nhật định kỳ mỗi 15 phút/1 lần, lên hệ thống để các kỹ thuật viên có thể theo dõi và quan sát chất lượng sản phẩm

+ Đóng bao, thùng: Các vật tư cần thiết được chuẩn bị sẵn và đặt trên pallet tại khu vực được chỉ định Trưởng ca và kỹ thuật viên sẽ thống nhất vị trí bố trí nhân viên giám sát tại những điểm quan trọng trong quy trình sản xuất, nhất là ở những vị trí mà sản phẩm lỗi hoặc khi có các dự án mới, tỉ lệ lỗi có xu hướng tăng cao Ở công đoạn này, quá trình bao gồm chuyển dòng điếu thuốc từ máy sản xuất đến khu vực đóng gói Các bước đóng gói bao gồm đưa điếu vào hộp, dán tem thuế, dán bóng kiến gói, bóng kiến tút và đóng thùng Sau đó, sản phẩm được chuyển vào kho thành phẩm Trong mỗi ca làm việc, các kỹ sư vận hành máy sẽ thiết lập lại thông số ngày, tháng và ca sản xuất trên mỗi gói thuốc lá và mỗi thùng đều có mã code để dễ dàng truy vết thông tin khi xảy ra sản phẩm lỗi

Với các đơn hàng thường xuyên, sẽ tiến hành sản xuất hàng loạt như trên Tuy nhiên, đối với các đơn hàng sản phẩm mới, sẽ thực hiện việc tính toán và tổ chức cuộc họp giữa các bộ phận liên quan, bao gồm bộ phận kỹ thuật, bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch sản xuất và bộ phận chất lượng Mỗi bộ phận sẽ chuẩn bị các công việc cụ thể:

• Bộ phận kế hoạch sản xuất: tiến hành tính toán và lên kế hoạch sản xuất, bao gồm việc đánh giá nguyên liệu, nhân lực, máy móc và dụng cụ cần thiết Sau đó liên hệ đến các nhà cung ứng nguyên vật liệu để tiến hành mua hàng và gửi bản kế hoạch đến các bộ phận khác có liên quan đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả

• Bộ phận sản xuất: sẽ đánh giá xem tình hình nhân lực (nếu thiếu nhân lực sẽ thuê lao động thời vụ) và khả năng đáp ứng tay nghề của nhân công, từ đó lên kế hoạch đào tạo bố trí nhân công phù hợp

• Bộ phận kĩ thuật: tiến hành đánh giá hiện trạng máy móc thiết bị, từ đó đưa ra kế hoạch bảo trì hợp lí để sản xuất đơn hàng một cách liên tục không bị gián đoạn

• Bộ phận chất lượng: chuẩn bị bảng thiết kế đặc tính sản phẩm đạt đúng theo luật pháp Ở đây do số lượng vật tư quá lớn nên bộ phận kiểm soát chất lượng chỉ kiểm xác suất Các nguyên vật liệu đầu vào đạt tiêu chuẩn chất lượng sẽ được đưa vào sản xuất Để có một sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng thì phải trải qua nhiều công đoạn nên việc phối hợp với các bên liên quan để quản lý chất lượng sản phẩm đòi hỏi phải chặt chẽ từ lúc vật tư nhập kho cho đến khi đóng gói sản phẩm Các vật tư và nguyên liệu sau khi được bộ phận QA kiểm tra đánh giá đạt chuẩn yêu cầu được tiến hành đưa vào sản xuất hàng loạt Mỗi khâu trong quá trình đều đóng góp một phần quan trọng để tạo nên chất lượng cho sản phẩm Trong quá trình sản xuất hàng loạt, nếu nhân viên vận hành không hiểu rõ phương pháp và tiêu chuẩn kiểm tra, sẽ yêu cầu họ liên hệ với bộ phận kỹ thuật và các kĩ thuật viên quản lý chất lượng đến hiện trường để xác nhận Nhân viên kĩ thuật quản lý chất lượng có trách nhiệm theo dõi và giám sát hoạt động của người vận hành, đảm bảo rằng họ thực hiện đúng các thao tác và cung cấp đúng số liệu theo quy trình sản xuất Sau khi đạt đến công đoạn hoàn tất, các kĩ thuật viên đảm bảo chất lượng sẽ lấy ngẫu nhiên sản phẩm chuyển đến phòng Lab test để kiểm tra các thông số Kĩ thuật viên đảm bảo chất lượng là người xác nhận xem chất lượng sản phẩm hằng ngày có đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng hay không trước khi chuyển sang kho và xuất hàng Sản phẩm được chấp nhận khi đạt tiêu chuẩn và gửi đến khách hàng là hoàn tất Trong trường hợp khách hàng có khiếu nại, bộ phận

QA sẽ tham khảo quy trình xử lý khiếu nại để tiến hành xử lý

Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm

3.2.1 Kiểm soát chất lượng đầu vào (Income Quality Control)

Một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một sản phẩm là khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng Trong việc này, việc kiểm soát nguyên liệu, vật tư đầu vào đóng vai trò quan trọng Kiểm soát chất lượng đầu vào (bao gồm sợi thuốc, đầu lọc, vỏ bao bì, keo, v.v.) trong giai đoạn ban đầu của quy trình sản xuất giúp giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi xuất hiện do nguyên liệu, vật tư không đạt yêu cầu, kịp thời xử lí có để có giải pháp đối phó Điều này cũng đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất và giảm chi phí Dưới đây là quy trình kiểm soát chất lượng nguyên liệu, vật tư đầu vào tại nhà máy:

Hình 3 2 Quy trình tổng quát kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào

Kiểm tra tình trạng thùng hàng: khi container nguyên vật liệu về đến khu vực nhận hàng của nhà máy, nhân viên chất lượng có trách nhiệm kiểm tra ngoại quan của toàn bộ lô hàng Xem xét tình trạng đóng gói của lô hàng có bất kỳ dấu hiệu nào về hư hỏng, rách, hoặc dập nát hay không để tránh tác động tiêu cực đến chất lượng nguyên liệu Xác định số lượng hàng hóa trong lô và so sánh với thông tin trên tài liệu vận chuyển Đảm bảo rằng số lượng nhận được khớp với số lượng đã đặt hàng và không có sự mất mát hoặc thất thoát trong quá trình vận chuyển Nếu kết quả kiểm tra ngoại quan của lô hàng cho thấy không có vấn đề gì bất thường, nhân viên sẽ tiến hành quá trình bốc dỡ hàng hóa kiểm tra số quy cách hàng theo danh sách vật tư đi kèm Nếu phát hiện bất kỳ điều gì bất thường (lô hàng có dấu hiệu thủng, không sạch sẽ, có dấu hiệu rách hoặc ướt ở bên ngoài, ), xin ý kiến cấp trên phương án giải quyết phù hợp

Kiểm tra sợi thuốc: nhân viên chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra ngoại quan của lô hàng, xem sợi có dấu hiệu bị ẩm ướt, móc hay không và kiểm tra tính chính xác của mã số lô so với chứng từ phía bên nhà cung cấp Nếu phát hiện bất kỳ điểm bất thường nào sẽ được dán nhãn “HOLDING” để nhận dạng lô hàng và ban hành tới các bộ phận có liên quan để cùng nhau xử lý Trường hợp trong thùng sợi phát hiện có mọt ăn sợi sẽ được xử lí theo quy trình kiểm soát bọ nhà máy

Kiểm tra vật liệu (thùng carton, kiếng bao, đầu lọc, keo,…): cũng như những nhóm trên sẽ tiến hành kiểm tra ngoại quan hàng của tất cả nguyên vật liệu: nguyên đai, nguyên kiện, không có dấu hiệu rách, dơ bẩn, không có mùi lạ, màu sắc bất thường, lỗi in ấn, hạn sử dụng, nếu không có gì bất thường sẽ được tiến hành đưa vào sản xuất theo phương thức FIFO Đối với các loại vật liệu: chạy thử nghiệm, được giao lần đầu tiên, cung cấp bởi nhà sản xuất mới, vật liệu xảy ra sự không phù hợp, hư hỏng lặp lại Nhân viên chất lượng lấy mẫu cho 5 đợt giao hàng đầu tiên Sau 5 đợt hàng đầu tiên nếu không phát hiện bất thường sẽ lấy mẫu kiểm tra như mức độ “bình thường” Nếu 1 trong 5 lô hàng đầu tiên phát hiện lỗi thì sẽ kiểm tra 7 lô hàng tiếp theo theo mức độ “siết chặt”

Sau khi kiểm tra, tất cả nguyên vật liệu đầu vào sẽ được nhân viên chất lượng lưu lại mẫu tại phòng chất lượng Việc này được thực hiện để đề phòng trường hợp xảy ra sự cố từ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, từ đó có thể truy vết thông tin và tìm hướng giải quyết hợp lý

Bảng 3 1 Các tiêu chí kiểm tra chất lượng sợi

STT Tiêu chí kiểm tra Phương pháp Yêu cầu

Kiểm tra ngoại quan thùng: rách, lủng, ẩm ướt

Quan sát bằng mắt thường Đúng mã sợi

Không rách, lủng, ẩm ướt

2 Mùi Kiểm tra bằng cách ngửi Không có mùi lạ

3 Độ ẩm Lấy mẫu để đo độ ẩm Kết quản đạt tiêu chuẩn đưa ra

4 Mọt sợi Bẫy bọ Theo quy trình kiểm soát mọt thuốc lá (Nguồn: Phòng QLCL)

* Quy trình kiểm soát mọt thuốc lá tại nhà máy

Bọ thuốc lá (còn gọi là bọ cánh cứng thuốc lá) là một trong những loài côn trùng gây hại cho sản phẩm thuốc lá Chúng thường ăn sợi thuốc hoặc làm hỏng bề mặt của lá thuốc, gây ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị thương hiệu của sản phẩm Để kiểm soát bọ thuốc lá và đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị chúng ăn phải thực hiện các biện pháp kiểm soát và phòng ngừa Dưới đây là quy trình kiểm soát bọ thuốc lá trong nhà máy:

Kiểm soát bọ trong quá trình nhập hàng:

Khi nguyên liệu về đến kho của nhà máy, nhân viên kho thực hiện kiểm tra và đánh giá theo các bước sau cho mỗi lô hàng:

+ Kiểm tra tổng thể: Nhân viên kho kiểm tra xem lô hàng có dấu hiệu nhiễm sâu bọ hay không và đảm bảo rằng các thùng hàng vẫn còn nguyên vẹn + Kiểm tra vệ sinh: Nhân viên kiểm tra tổng thể tình trạng vệ sinh của lô hàng, đảm bảo sàn kho sạch sẽ, không có mùi lạ, và không có vết dầu trong thùng xe tải hoặc container

+ Lưu trữ sợi thuốc lá: Đối với những lô hàng là sợi thuốc lá, nhân viên kho chuyển chúng vào kho và lưu trữ ở nhiệt độ 22±3oC và kiểm soát độ ẩm 62±5%

+ Vận chuyển hàng hóa: Nhân viên kho sử dụng xe nâng chuyên dụng để chuyển sợi thuốc lá vào kho và cần đảm bảo sự cẩn thận nhẹ nhàng để tránh làm rách thùng carton và túi nylon trong quá trình chuyển hàng từ container xuống kho

Nhân viên kho tuân thủ nghiêm ngặt các qui định để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình lưu kho và tránh nguy cơ nhiễm bọ Khi lô sợi đạt thời hạn lưu trữ

03 tháng tính từ ngày sản xuất, nhân viên kho phải thông báo cho nhân viên QA để họ có thể lên kế hoạch đặt bẫy bọ và tiến hành theo dõi trước khi chuyển đến quá trình sản xuất Cả nhân viên chất lượng và nhân viên kho phải đảm bảo đặt 100% bẫy bọ trước khi tiến hành sản xuất Điều này giúp đảm bảo an toàn và chất lượng của nguyên liệu khi về kho và chuẩn bị cho các quy trình sản xuất tiếp theo Sau 7 ngày tiến hành kiểm tra từng thùng

• Đối với những thùng không phát hiện bọ, được đưa vào quá trình sản xuất bình thường

• Trong trường hợp phát hiện từ 1-2 con bọ trên bẫy kiểm tra của một thùng, bẫy sẽ được giữ lại trong thùng và tiến hành theo dõi thêm trong vòng 7 ngày Sau thời gian này, nếu không phát hiện thêm bọ nào xuất hiện, thùng sẽ được đưa vào quá trình sản xuất Tuy nhiên, nếu phát hiện bất kỳ con bọ nào xuất hiện trong bẫy, chúng sẽ được cô lập và đưa vào quá trình đông lạnh để ngăn chặn sự lây lan

Kiểm soát bọ trong quá trình sản xuất điếu:

Nhân viên chất lượng và nhân viên sản xuất sẽ thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên dấu hiệu của bọ trong quá trình tạo ra điếu và đóng gói sản phẩm thành phẩm Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu nhiễm bọ, các biện pháp được thực hiện:

+ Dừng hoạt động của máy

+ Tiến hành vệ sinh toàn bộ máy móc và đặt bẫy bọ trong máy để theo dõi trong khoảng thời gian từ 4 giờ đến 18 giờ Nếu phát hiện bọ, tiếp tục vệ sinh lại toàn bộ máy và tiếp tục đặt bẫy để theo dõi

+ Những điếu thuốc nghi ngờ bị nhiễm bọ phải được cách ly khỏi dây chuyền sản xuất (quắn màng co) Sẽ được dán nhãn nhận dạng rõ ràng và đặt trong mỗi túi nylon, sau đó cột chặt túi nylon và tiến hành theo dõi trong 03 ngày Nếu sau 03 ngày kiểm tra không phát hiện bọ, những điếu này sẽ được chuyển tới máy xé điếu để tiếp tục quá trình sản xuất Tuy nhiên, nếu phát hiện bọ, toàn bộ những điếu này phải được hủy bỏ

Kiểm soát bọ sau thành phẩm:

Quy trình xử lí sản phẩm không đạt chất lượng

Trong trường hợp phát hiện sản phẩm xuất hiện lỗi, sẽ áp dụng các bước xử lý sản phẩm không phù hợp theo quy trình đã được thiết lập như sau:

Hình 3 3 Lưu đồ xử lí sản phẩm không đạt chất lượng

(Nguồn: Phòng QLCL) Tất cả nhân viên tham gia vào quy trình sản xuất, bao gồm nhân viên vận hành máy, nhân viên chất lượng, nhân viên kho, kỹ thuật và các bộ phận khác, đều được khuyến khích và có quyền báo cáo ngay lập tức khi phát hiện sản phẩm không đáp ứng yêu cầu Khi phát hiện lỗi bất thường phải ngay lập tức thông báo cho nhân viên chất lượng có mặt tại hiện trường để xác nhận và thu thập thông tin từ bộ phận kỹ thuật, trưởng ca và vận hành máy Sau khi xác nhận thông tin sản phẩm lỗi, sản phẩm bị nghi

Phát hiện lỗi bất thường

Xác nhận SP không đạt CL

Phân tích nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục

Giao thành phẩm lỗi cho sản xuất xử lý

Quyết định cuối cùng cho sản phẩm không phù hợp

Sửa chữa thành phẩm sau khi kiểm tra Hủy

Kết thúc Lập báo cáo

38 ngờ hoặc không đáp ứng yêu cầu sẽ được cách ly hoặc đánh dấu "HOLDING" để phân biệt Nhóm kỹ thuật, trưởng ca và nhân viên chất lượng cùng nhau tìm ra nguyên nhân của vấn đề và thực hiện các hành động khắc phục ngay lập tức để ngăn chặn sự cố để tiếp tục quá trình sản xuất Các hành động này sẽ được ghi nhận và theo dõi liên tục bằng cách gửi thông báo qua email để tất cả các bộ phận liên quan được cập nhật về tình trạng của lỗi Thành phẩm bị lỗi sẽ được giao cho bộ phận kho và được đánh dấu

"HOLDING" để nhận diện bởi nhân viên chất lượng trong ca làm việc Bộ phận kho sẽ cung cấp thông tin yêu cầu từ nhóm chất lượng và việc kiểm tra lại sản phẩm sẽ được ghi nhận trong phiếu kiểm tra Dựa vào nguyên nhân và tình trạng của lỗi ban đầu, nhóm chất lượng sẽ họp để quyết định xem cách kiểm tra sản phẩm (kiểm tra gói, kiểm tra tút, xé lấy điếu) Nhóm chất lượng sẽ tổng hợp báo cáo cho trưởng bộ phận chất lượng, sẽ xem xét nguyên nhân, hành động khắc phục và kết quả kiểm tra sản xuất dựa trên báo cáo từ nhân viên chất lượng thảo luận với các bộ phận liên quan Sau đó, nhóm chất lượng sẽ đề xuất thêm việc kiểm tra hoặc phê duyệt cho sản phẩm bán như bình thường hay hủy sản phẩm đang "HOLD" thông qua email

* Đối với trường hợp không tìm được nguyên nhân gây ra lỗi: Để hỗ trợ quyết định cuối cùng về việc tiếp tục bán thành phẩm hoặc làm lại sản phẩm, kế hoạch lấy mẫu phải đảm bảo đủ lớn về số lượng và tần suất Điều này đảm bảo tính đại diện và đáng tin cậy của kết quả kiểm tra

Số lượng mẫu trong kế hoạch lấy mẫu phải đại diện cho toàn bộ lô hàng đang được khoanh vùng để đảm bảo mức độ đáng tin cậy của quyết định

Số lượng mẫu tối thiểu cần phải kiểm tra phải tuân theo các tiêu chuẩn chấp nhận chất lượng AQL Điều này giúp xác định mức chấp nhận rủi ro và đưa ra quyết định phù hợp về cách giải quyết

Trưởng bộ phận chất lượng sẽ quyết định cách thức kiểm tra và số lượng mẫu dựa trên tỉ lệ lỗi và mức độ nghiêm trọng của lỗi Trong một số trường hợp, quyết định này có thể dựa trên thống nhất của Quản lý cấp cao thông qua cuộc thảo luận và xem xét mức độ chấp nhận rủi ro của nhà máy

* Đối với trường hợp tìm được nguyên nhân gây ra lỗi:

Kế hoạch lấy mẫu phải đảm bảo đủ lớn về số lượng và tần suất để hỗ trợ cho quyết định cuối cùng về việc phê duyệt vẫn bán hoặc làm lại các thành phẩm Điều này giúp đảm bảo tính đại diện và đáng tin cậy của kết quả kiểm tra

Sau khi hoàn thành kiểm tra chất lượng theo kế hoạch đã được các bên liên quan thống nhất, nhân viên chất lượng sẽ gửi báo cáo tổng kết bao gồm các thông tin:

+ Số lượng hàng giữ lại

+ Số lượng mẫu đã được xử lý, bao gồm thông tin về sản phẩm nào đã được xử lý, thời gian xử lý và cách đóng gói lại sau khi xử lý hoặc thông tin về sản phẩm đã bị hủy

+ Số lượng còn lại sau khi xử lý

+ Tần suất, mức độ và tỉ lệ lỗi được ghi nhận trong quá trình kiểm tra + Đề xuất đối với sản phẩm còn lại, bao gồm quyết định bán, làm lại hoặc hủy

Hằng ngày, nhân viên QA sẽ cập nhật các thông tin về các biên bản báo cáo hàng hỏng vào hệ thống dữ liệu của bộ phận chất lượng Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin về sản phẩm không đạt yêu cầu được ghi nhận một cách chính xác và nhanh chóng để mọi thành viên đều có thể theo dõi Cuối mỗi tháng, sẽ tiến hành tổng kết lại để xem xét kết quả so với mục tiêu đề ra trong việc kiểm soát chất lượng Quá trình tổng kết này cho phép xác định các xu hướng và điểm yếu trong quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng Từ đó, sẽ thực hiện các hành động khắc phục và điều chỉnh để ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm

Quy trình xử lý sản phẩm bị khiếu nại

Hình 3 4 Sơ đồ xử lí khiếu nại Vina-Bat

(Nguồn: Phòng QLCL) Khi phát hiện lỗi và nhận thông tin khiếu nại từ khách hàng, nhân viên chất lượng xác minh khiếu nại và chuyển đến bộ phận sản xuất để điều tra Bộ phận sản xuất sẽ trả kết quản sau 04 làm việc kể từ thời điểm nhận được khiếu nại/ phản hồi Nhân viên chất lượng sẽ xác nhận xem sản phẩm đang được sản xuất có điểm nào bất thường hay không Nếu phát hiện bất thường nhân viên chất lượng sẽ ngừng gia công ngay lập tức và chờ chỉ thị từ ban quản lý Sau khi có sự xác nhận từ phía sản xuất sẽ sẽ liên hệ với Trưởng phòng Quản lý Chất lượng để tổ chức cuộc họp với các bên liên quan nhằm đưa ra

41 phương án giải quyết Cuộc họp sẽ giúp quyết định các bước tiếp theo để tìm nguyên nhân, hành động khắc phục hoặc hành động phòng ngừa để xử lý ổn thỏa cho khách hàng Toàn bộ quá trình xử lý vấn đề được thực hiện bởi Trưởng phòng Quản lý Chất lượng và nhân viên phòng QA phụ trách Họ sẽ đảm nhận trách nhiệm giám sát và thực hiện các biện pháp khắc phục tình huống bất thường để đảm bảo chất lượng sản phẩm Bên cạnh đó, tiến hành theo dõi kết quả của đối sách để xem xét liệu mục tiêu đã được đặt ra đã được đạt được hay chưa và đạt bao nhiêu phần trăm so với mục tiêu đó Điều này giúp đánh giá tính hiệu quả của đối sách đã triển khai và từ đó đưa ra các cải tiến và điều chỉnh nếu cần thiết Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra Thông qua việc đánh giá hiệu quả của đối sách, công ty có thể liên tục cải tiến và đảm bảo rằng quá trình sản xuất và kiểm soát chất lượng được thực hiện hiệu quả và đáng tin cậy.

Thực trạng công tác kiểm soát chất lượng tại nhà máy

3.5.1 Công tác kiểm soát chất lương nguyên vật liệu, bán thành phầm, thành phầm

Vina-Bat sẽ nhận nguồn nguyên vật liệu từ tổng công ty Khu vực Đông Nam Á, với trụ sở điều phối tại Singapore Mỗi lần nhập hàng, sẽ tiếp nhận số lượng lớn để đảm bảo rằng hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn Số lượng vật tư nhập vào đủ để duy trì sản xuất trong một quý Vật tư từ kho tổng về kho Nhà máy, được QA kiểm tra theo đúng quy trình 3.2.1 như trên Việc lấy mẫu kiểm tra ngẫu nhiên và số lượng chấp nhận khi phát hiện lỗi (xem chi tiết ở phụ lục 4) Đối với sợi, QA sẽ tiến hành kiểm tra các thông số vật lí tại phòng Lab test Theo báo cáo tổng hợp về phòng chất lượng, việc ghi nhận lỗi chất lượng trong nguyên vật liệu đầu vào trong tháng 06 tháng đầu năm 2023 xảy ra với xác suất thấp < 0.4% và được xem xét là ở mức chấp nhận theo quy định của công ty để tiếp tục đưa vào quy trình sản xuất

Theo quy trình của công ty, nguyên vật liệu sẽ trải qua quá trình kiểm tra kỹ càng ngay từ khi chúng được chuyển từ tổng kho vào kho của công ty Sau đó, chỉ những nguyên vật liệu đạt yêu cầu sẽ được chuyển đến nhà máy sản xuất Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy chất lượng của nguyên vật liệu vẫn chưa được đảm bảo một cách tối ưu mặc dù hiện chưa có lô hàng nào bị trả lại cho tổng kho, nhưng khi đưa vật tư vào sản xuất lại xảy ra những sự cố chất lượng về vật tư với tần suất và tỉ lệ lỗi cao Những sự cố chất lượng có thể xảy ra trong quá trình sản xuất liên quan đến vật tư như: rụng đầu lọc, lột bóng kiến gói/tút, đứt chỉ gói/tút, lệch lưỡi gà, nhăn giấy nhôm, cong giấy bao, lệch chỉ

42 xé,… nhưng sau đây là những sự cố chất lượng: rách bóng kiến, nhăn giấy nhôm, lệch lưỡi gà là những sự cố chất lượng nặng thường xuyên xuất hiện với tỉ lệ cao được tác giả thống kê bên dưới bảng 3.3

Bảng 3 3 Bảng thống kê tỷ lệ lỗi bán thành phẩm trong 06 tháng đầu năm 2023

(Nguồn: Phòng QLCL) Theo thống kê số lượng nguyên vật liệu nhập vào và tỷ lệ lỗi trong 3 năm gần đây cho thấy rằng có một số vật tư có tỷ lệ lỗi ở mức cao Tuy nhiên, việc thay đổi các nhà cung cấp không phải lúc nào cũng là giải pháp khả thi, bởi quyết định về nhà cung ứng thường nằm trong tay công ty mẹ và chưa được đánh giá một cách toàn diện Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể xem xét việc đánh giá lại các tiêu chuẩn và yêu cầu đối với các nhà cung cấp hiện tại, nhằm xác định những nhà cung cấp phù hợp nhất Hoặc chúng ta có thể hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp để thiết lập các biện pháp nhằm giảm tỷ lệ lỗi xuống mức chấp nhận được, nhằm đảm bảo tiếp tục nhập khẩu nguyên vật liệu từ họ trong tương lai Điều quan trọng là phải xem xét các phương án để đảm bảo rằng chất lượng nguyên liệu được duy trì và tỷ lệ lỗi được kiểm soát, trong khi vẫn duy trì mối quan hệ ổn định với các nhà cung cấp

SL lỗi Tỷ lệ (%) SL lỗi Tỷ lệ (%) SL lỗi Tỷ lệ (%)

Lỗi nhăn giấy nhôm Lỗi rách bóng kiến Lỗi lệch lưỡi gà

Bảng 3 4 Thống kê tỷ lệ lỗi trong 3 năm gần đây và 9 tháng đầu năm 2023

Dù việc kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào diễn ra mà không phát hiện lỗi hoặc lỗi xảy ra với tỷ lệ rất thấp Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất, tình trạng sự cố chất lượng về nguyên vật liệu lại xuất hiện với tần suất cao như bảng 3.3 Tỉ lệ này trong 09 tháng đầu năm đều vượt quá 1%, vượt mức chấp nhận của công ty đề ra

Tỷ lệ lỗi trong những năm trở lại đây rơi vào quá cao vào một số nguyên vật liệu Đây đang là một vấn đề đáng lo ngại của công ty Sự không nghiêm ngặt trong việc kiểm tra các nguyên vật liệu có thể có nguyên nhân, một phần là do số lượng nguyên vật liệu quá lớn, dẫn đến nhân viên phải hoạt động với công suất tối đa, không có một quy trình xử lí nguyên liệu lỗi cụ thể rõ ràng, gây ảnh hưởng đến việc kiểm tra chất lượng một cách đúng chuẩn Không có một kế hoạch đánh giá nhà cung cấp cụ thể

3.5.2 Công tác kiểm soát chất lượng MMTB

Trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển, Vina-Bat đã hoàn thiện việc trang bị máy móc thiết bị cho quá trình sản xuất Tuy nhiên, đa phần các thiết bị này đã được mua lại từ các công ty nước ngoài và đã trải qua một thời gian sử dụng khá dài Một số máy đã vượt qua thời hạn khấu hao nhưng vẫn chưa được thay mới Do đó, không thể

Số lượng Tỷ lệ lỗi Số lượng Tỷ lệ lỗi Số lượng Tỷ lệ lỗi Số lượng Tỷ lệ lỗi

BAT-Vinataba Sợi thuốc Kg 3.982.880 13,60% 4.028.280 11,34% 4.372.280 9,01% 3.782.880 10,41%

Thùng carton Tân Á Thùng carton Cái 867.000 10,55% 973.120 13,76% 993.120 11,51% 867.000 10,08%

Slim Giấy sáp Cuộn 100.900 1,00% 133.750 0,89% 152.700 1,19% 90.950 0,42% Yuen Foong Yu Giấy vấn Cuộn 296.000 0,08% 301.000 1,19% 304.500 0,97% 196.800 0.68%

Malaysia Giấy bao Cái 881.088 9,72% 930.264 7,09% 1.010.264 8,01% 921.088 7,23% Đầu lọc Cát Lợi Đầu lọc Cái 2.499.660 1,56% 2.918.940 2,91% 2.991.840 2,00% 2.499.660 1,07%

Prima Singapore Bóng kiến Cuộn 40.960 0,18% 47.760 0,15% 49.760 0,12% 42.660 0,55%

Technology Keo dán bao Kg 149.000 0,88% 156.300 0,78% 206.300 1,03% 149.500 0,98%

Nhà cung cấp Đơn vị

44 tránh khỏi tình trạng máy móc gặp sự cố hoặc hỏng hóc, gây ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ sản xuất trong các phân xưởng Hơn nữa, máy móc và thiết bị cũ đã trải qua thời gian dài sử dụng, dẫn đến hiện tượng hao mòn và giảm độ chính xác trong quá trình vận hành, ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm Phần lớn các MMTB tập trung tại hai khu vực sản xuất, bao gồm khu vực sản xuất gói và sản xuất điếu

Hình 3 5 Thống kê thời gian hoạt động MMTB tại nhà máy Vina-Bat

(Nguồn: Tác giả tìm hiểu và tổng hợp)

Dữ liệu thống kê cho thấy đến 50% tổng số máy móc ở nhà máy đã sử dụng hơn

51 năm Các thiết bị hoạt động dưới 15 năm chỉ chiếm khoảng 6,3% tổng số máy đang vận hành Điều này có thể hiểu được vì đầu tư vào việc thay thế các thiết bị sản xuất mới đòi hỏi một khoản tiền đáng kể Ban giám đốc luôn thận trọng khi đưa ra mỗi quyết định đầu tư Thêm vào đó, công ty đã phải gồng mình để tồn tại trong suốt 2 năm dịch bệnh và thời điểm khủng hoảng kinh tế hiện nay, để bảo đảm công việc cho toàn thể nhân viên Hiện tại, nguồn lực tài chính vẫn còn nhiều hạn chế, do đó việc đầu tư mua sắm thiết bị mới toàn bộ là không thể Điều này không chỉ tốn kém mà còn mang theo nhiều rủi ro cho công ty Do đó, trong bối cảnh này, việc tuân thủ chính sách bảo trì định kỳ và biện pháp phòng ngừa rủi ro là hợp lý nhất Tuy nhiên, tại thời điểm hiện tại, nhà máy chỉ thực hiện việc bảo trì sự cố và bảo dưỡng định kỳ Mặc dù việc bảo trì theo sự cố có thể đem lại hiệu quả ngay lập tức, nhưng trong tương lai, nó sẽ ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng của dây chuyền Từ đó, các chi phí không mong muốn sẽ phát sinh, gây tác động đến lợi nhuận của công ty

Bên cạnh đó các MMTB có tuổi thọ cao được sử dụng trong một khoảng thời gian dài công suất và năng suất giảm, tình trạng máy dừng hoạt động trong quá trình lại diễn ra thường xuyên hơn và kéo dài hơn Điều này có tác động tiêu cực đến độ chính xác của thiết bị, chất lượng sản phẩm và thị hiếu của khách hàng trong bối cảnh thị trường ngày nay Theo tìm hiểu của tác giả, thời gian dừng máy tại các chuyền sản xuất trong 6 tháng đầu năm đã tăng lên với số lượng sự cố không nhỏ và thời gian dừng máy đạt mức khá cao trong bảng số liệu dưới đây

Bảng 3 5 Thống kê thời gian dừng máy trong 06 tháng đầu năm 2023 Đơn vị: Phút

Thiết bị kẹt, gỉ sét 320.4 360 144 1685.8 0 665.9

Máy canh định vị, lấy sai vị trí tại đầu lọc 642 2411.5 399 319.2 469.8 406.6

Máy cắt lưỡi gà bị mòn 429 132.1 281 1005.2 669.6 0

Kẹt băng tải 132.6 236.5 2173 0 290 1207.6 Đầu máy gói xả đầy 398.4 199.8 1674.2 2002.6 387 249

Hệ thống điều khiển lỗi 564.2 475.4 570.6 1897.6 1900.2 367.2

Máy cắt tốc độ không ổn định 1902 261.3 4329.6 431.4 2628.6 557.6

Máy bắn keo không đều hở keo 930 276.1 1020 367.8 2040 685.8

Cảm biến và hệ thống điều khiển không hoạt động chính xác

3.5.3 Công tác kiểm soát chất lượng nhân lực

Tình hình nhân lực hiện tại đã trải qua một quá trình giảm đáng kể so với định biên ban đầu

Bảng 3 6 Bảng phân bố lao động khu vực sản xuất tại nhà máy Vina-Bat

(Nguồn: Tác giả tìm hiểu và tổng hợp) Tuy vậy, sau quá trình cắt giảm và phân bổ lại nguồn lao động, hoạt động sản xuất vẫn được tiếp tục một cách trôi chảy và ổn định vẫn đảm bảo được sự liên tục và tối ưu hóa chi phí, phù hợp với tình hình kinh tế toàn cầu Đồng thời, điều này cũng đã làm nổi bật những vấn đề đang đối diện Một trong những vấn đề là tăng cường khối lượng công việc của nhân công hiện có, dẫn đến họ phải thực hiện nhiều tác vụ hơn so với trước đây, không nắm rõ được quy trình và thao tác máy Tình trạng này đã góp phần tạo ra những sai sót trong quá trình làm việc Con người bị ảnh hưởng bởi các điều kiện khách quan tác động đến hiệu quả làm việc Việc cắt giảm và tái phân bổ nhân lực đã giúp duy trì hoạt động sản xuất một cách hiệu quả, tối ưu hóa chi phí và thích ứng với tình hình kinh tế toàn cầu Tuy nhiên, cần quan tâm đến tình trạng làm việc của nhân công, để đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu suất công việc

Sản xuất tại nhà máy chủ yếu dựa vào máy móc và cần sự vận hành và thao tác từ nhân công để tạo ra sản phẩm Do đó, yêu cầu người lao động phải có kiến thức cơ bản về vận hành máy, quy trình hoạt động và yêu cầu chất lượng sản phẩm để đạt được mục tiêu sản xuất của nhà máy

Line Khu vực Định biên Hiện trạng Mức chênh lệch

Bảng 3 7 Thống kê thâm niên lao động quý II/2023

(Nguồn: Phòng nhân sự) Tuy nhiên, theo dữ liệu thống kê trong bảng 3.7 tổng số người lao động trong khu vực sản xuất là 174 người Trong đó, những người lao động làm việc dưới 6 tháng chiếm tỷ lệ cao nhất với 74 người, tương đương 42,53% Người lao động làm việc từ 6 tháng đến 2 năm là 42 người, chiếm 24,14%, và người lao động làm việc hơn 2 năm có 58 người, chiếm 33,33% Mặc dù nguồn lao động có kinh nghiệm lâu năm đóng vai trò quan trọng, nhưng tỷ lệ của họ khá thấp Thay vào đó, những người lao động mới gia nhập với kinh nghiệm từ 6 tháng lại chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số nguồn nhân lực.

Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chất lượng tại nhà máy

BAT Việt Nam có một người lãnh đạo chất lượng chuyên nghiệp và biết cách định hướng công việc cho các thành viên trong tổ chức Bằng cách hiểu và đồng cảm với những khó khăn và thách thức mà nhân viên đang đối mặt, người lãnh đạo có thể tạo ra những phương án giải quyết phù hợp và khích lệ sự phát triển của nhóm Giúp đỡ hỗ trợ đội ngũ, đảm bảo rằng mọi người đều có môi trường làm việc tốt nhất để phát huy tối đa tiềm năng của mình và đạt được kết quả tốt nhất Luôn lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhóm tạo ra một môi trường giao tiếp mở và tôn trọng, thể thu thập thông tin quan trọng và đưa ra quyết định đúng đắn, hướng dẫn đội ngũ đi đúng hướng

Chính sách chất lượng của nhà máy được định hướng cụ thể về cách quản lý và đảm bảo chất lượng sản phẩm cung cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Chính sách chất lượng đề cập việc đặt ra các mục tiêu chất lượng cụ thể, được định kỳ cập nhật, và nhìn vào từng giai đoạn sáu tháng một lần Thể hiện cam kết của nhà máy đối với việc liên tục cải thiện và đảm bảo chất lượng sản phẩm và hỗ trợ hệ thống kiểm soát Tất cả nhân viên trong nhà máy được yêu cầu tuân thủ các quy định và mục tiêu chất lượng đã được đề ra Điều này tạo ra một tinh thần đồng thuận và tập trung

Thâm niên lao động Giới tính

48 đối với mục tiêu chung của chất lượng sản phẩm Mục tiêu chất lượng được theo dõi và cập nhật nhanh chóng, kịp thời đảm bảo rằng các bên liên quan như cán bộ quản lý và nhân viên trong nhà máy đều được thông báo về tình hình chất lượng và có thể đưa ra các biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu

Tại nhà máy, việc kiểm soát chất lượng sản phẩm được thực hiện một cách rõ ràng và chặt chẽ Tại mỗi công đoạn trong quy trình sản xuất, nhà máy treo bảng thông báo chứa những thông tin quan trọng trong quy trình sản xuất, mục tiêu chất lượng, tỉ lệ sản phẩm lỗi, tình hình phát triển của công ty, cách nhận biết hàng hư và nhiều thông tin khác Bên cạnh đó, ở mỗi máy trong nhà máy cũng có phiếu kiểm tra được sử dụng để theo dõi và thực hiện ghi lại đầy đủ mỗi ca Việc này giúp đảm bảo rằng người gia công sẽ tuân thủ đúng trình tự và quy trình được quy định, tạo ra sự đồng nhất và đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt được tiêu chuẩn yêu cầu

Các máy QTM được sử dụng để đo các thông số vật lý của sản phẩm điếu đều được hiệu chỉnh hằng ngày được đảm nhận do nhân viên phòng QA, và quá trình này luôn được theo dõi chặt chẽ Việc hiệu chỉnh hàng ngày giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các kết quả đo lường Kĩ thuật viên trong phòng chất lượng có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác khi kiểm tra sản phẩm bằng các máy QTM Luôn đảm bảo rằng máy móc đang hoạt động đúng cách và có kết quả đo đạt được trong phạm vi chấp nhận được Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào trong quá trình kiểm tra hoặc hiệu chỉnh, họ sẽ ngay lập tức thực hiện các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh cần thiết để đảm bảo máy QTM hoạt động chính xác

Tất cả các hoạt động từ giai đoạn nhập nguyên liệu đầu vào cho đến sản xuất thành phẩm cuối cùng đều được theo dõi và hướng dẫn bởi các bên liên quan Sự kết hợp giữa quá trình hướng dẫn và giám sát giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy trong mỗi bước của quá trình sản xuất Khi xuất hiện bất kỳ vấn đề nào trong quá trình sản xuất, nhóm chất lượng sẽ thông báo lên Trưởng phòng Quản lý Chất lượng và theo đó, các vấn đề sẽ được giải quyết kịp thời Trong quá trình thực hiện, người nhân công được hướng dẫn cụ thể Nếu có bất kỳ sai sót hoặc thao tác không đúng sẽ ngay lập tức nhắc nhở và hướng dẫn nhân viên vận hành theo đúng quy trình đã được đề ra Điều quan trọng là luôn nhấn mạnh rằng thực hiện tiến độ đúng là cần thiết, nhưng yếu tố chất lượng luôn được ưu tiên hàng đầu Điều này đảm bảo rằng sản phẩm đến tay khách hàng luôn đạt chất lượng cao và đáp ứng mọi yêu cầu và kỳ vọng của họ

3.6.2 Hạn chế và nguyên nhân

Mặc dù các quy trình hoạt động kiểm soát chất lượng đối với sản phẩm được xây dựng rất đầy đủ và chi tiết nhưng tình trạng xảy ra các lỗi trên thành phẩm vẫn thường xuyên xảy ra ở tất cả các quá trình Ngoại quan cho thấy đa số lỗi xảy ra do con người và máy móc thiết bị là chính, các yếu tố còn lại vẫn có nhưng là số ít

Trong bối cảnh kinh tế hiện tại, việc cắt giảm lực lượng lao động đã diễn ra tại toàn bộ hệ thống nhà máy Điều này dẫn đến tình trạng người vận hành máy trong khu vực sản xuất đôi khi phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, bao gồm kiểm tra và lấy mẫu mỗi

15 phút, duy trì vệ sinh 5S và ghi nhận lỗi vào báo cáo sau mỗi ca làm việc Tất cả công việc này thường do một người đảm nhiệm, và với khối lượng công việc lớn và áp lực, nhân viên vận hành máy không thể nắm rõ toàn bộ quy trình và thao tác của máy

Công tác đào tạo nhân viên vẫn còn nhiều hạn chế, gây ra những vấn đề đáng lo ngại trong quá trình sản xuất Các công nhân không nắm rõ đầy đủ nhiệm vụ và trách nhiệm, dẫn đến việc xảy ra nhiều lỗi khiến phải giữ lại sản phẩm thành phẩm, từ đó gây thiệt hại lớn cho công ty Quá trình đào tạo cho công nhân thiếu hướng dẫn chưa có một kế hoạch cụ thể để bám sát và đánh giá, dẫn đến việc đào tạo không đồng nhất và thiếu sự theo dõi chặt chẽ, khiến chất lượng đào tạo không hiệu quả và không đáp ứng

Hiện tại, nhà cung cấp chưa đáp ứng được kỳ vọng của công ty tỉ lệ lỗi hằng năm vẫn nằm ở mức cao, tình trạng sản phẩm lỗi do nguyên vật liệu (lưỡi gà, giấy nhôm, bóng kiến,…) trong nhà máy vượt quá 1%, vượt mức cho phép chấp nhận của phòng ban đưa ra Tình trạng này đã kéo dài và tiếp tục ảnh hưởng đến tất cả KPI của toàn bộ tổ chức Bên cạnh đó với tình trạng máy móc thiết bị nhà máy đã hoạt động lâu năm dẫn đến tình trạng dừng máy diễn ra thường xuyên hơn Việc đầu tư vào máy móc và thiết bị ban đầu đòi hỏi một số lượng vốn lớn, do đó việc thay thế máy móc và thiết bị không phải là lựa chọn phù hợp trong tình hình hiện tại Thay vào đó, một chiến lược tập trung vào việc nâng cao kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng có thể giúp giảm thiểu nguy cơ lỗi và tăng độ tin cậy trong quá trình sản xuất Điều này sẽ cải thiện hoạt động sản xuất khi sự cố xảy ra và giúp đảm bảo hiệu suất ổn định hơn Tình trạng nhà cung cấp và máy móc thiết bị cần được quản lý một cách cẩn thận để giảm thiểu tỷ lệ lỗi và cải thiện các chỉ số hiệu suất Đối với việc đầu tư vào máy móc và thiết bị ban đầu, việc tập trung vào việc nâng cao bảo trì và bảo dưỡng có thể là một giải pháp hiệu quả trong tình hình hiện tại

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN DOANH VINA-BAT

Nâng cao hiệu quả kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu

Như đã được đề cập trong phần thực trạng, vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu xuất hiện cần được khắc phục kịp thời Để tồn tại và cạnh tranh trong thị trường biến động như hiện nay, chất lượng sản phẩm đã trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Để đảm bảo chất lượng, việc đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào là mục tiêu hàng đầu Điều này là nền tảng cốt lõi để sản phẩm có thể đạt được chất lượng cao Tuy nhiên theo như được phân tích bên trên cho thấy kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào với xác suất lỗi rất thấp nhưng lỗi nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất thì lại cao Nguyên nhân chính gây ra tình trạng này là kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào chưa được thực hiện một cách chặt chẽ và tần suất kiểm tra lại là quá thấp Đồng thời, việc đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp cũng chưa được thực hiện một cách đầy đủ và chi tiết Dựa trên các vấn đề này, tác giả đề xuất hai phương án: một là tăng tần suất kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, hai là đánh giá lựa chọn lại nhà cung cấp đảm bảo rằng họ đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng và đáng tin cậy cho công ty để giải quyết tình trạng trên b Nội dung đề xuất tăng tần suất kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào:

Trưởng phòng Quản lý Chất lượng xem xét lại tình hình phân chia nguồn nhân lực và nhiệm vụ làm việc Liên hệ với Trưởng phòng Kho để xem xét và đánh giá cách cân bằng lại nguồn lực, nhờ thêm sự hỗ trợ từ các bên liên quan Khi nguyên liệu được nhập về, sẽ cần có sự tham gia của một nhân viên từ phòng Kho và một nhân viên từ phòng Kiểm tra Chất lượng Với số lượng nguyên liệu của từng lô hàng rất lớn, việc chỉ dựa vào một nhân viên từ phòng QA sẽ không đủ để kiểm soát toàn bộ quá trình, và chúng ta cần phải nhận được sự hỗ trợ từ nhóm nhân viên phòng Kho

Nhân viên kho sẽ hỗ trợ phụ trách kiểm tra tổng quan về ngoại hình của lô hàng, sau đó chuyển giao cho nhân viên QA để kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng của nguyên liệu Khi đạt chuẩn, nguyên liệu sẽ được nhập kho Để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình này, cần thiết lập các buổi đào tạo ngắn hạn Nhóm nhân viên QA sẽ tổ chức các buổi đào tạo để giúp đội ngũ nhân viên kho hiểu rõ hơn về quy trình và hướng dẫn tiêu chuẩn kiểm tra ngoại hình của thùng và lô hàng

Nguyên liệu được nhập kho để phục vụ quá trình sản xuất trong một quý Do lượng nguyên liệu nhập về lớn, việc lưu trữ chúng trong kho trong thời gian dài có thể gây ra rủi ro giảm chất lượng sản phẩm Hiện tại, công tác kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào chỉ diễn ra một lần duy nhất khi nguyên vật liệu mới được nhập về kho nhà máy hoặc khi có sự chuyển đổi nhà cung cấp Đối với những nguyên liệu vẫn được cung cấp bởi nhà cung cấp cũ, quá trình kiểm tra không được thực hiện lại Phòng Kiểm tra Chất lượng sẽ phải xây dựng kế hoạch để tăng tần suất kiểm tra:

+ Đối với nguyên liệu sợi, chúng sẽ được đặt vào các bộ bẫy để duy trì chất lượng trong suốt thời gian lưu trữ Mục tiêu là thực hiện kiểm tra định kỳ hàng tuần, với tần suất là mỗi 2 tuần một lần, khi đó nhân viên từ phòng Kiểm tra Chất lượng sẽ thực hiện việc lấy mẫu để kiểm tra các thông số tại phòng Lab Test Nguyên liệu đạt chuẩn sẽ được tiếp tục lưu trữ Trường hợp nguyên liệu không đạt chuẩn, chúng sẽ được cách ly và một ý kiến từ Trưởng phòng Quản lý Chất lượng sẽ được yêu cầu để xác định cách xử lý

+ Đối với các vật liệu khác như thùng carton, kiếng bao, đầu lọc, keo, việc kiểm tra lại ngoại quan của lô hàng sẽ được thực hiện định kỳ cứ sau 20 ngày Mục tiêu là đảm bảo rằng trong suốt quá trình lưu trữ, chúng không bị ảnh hưởng bởi các tác động vật lý như móp thùng, thủng, rách, hoặc sự phá hoại từ côn trùng Sau đó, sẽ tiến hành bốc mẫu kiểm tra với số lượng còn lại (xem chi tiết ở phụ lục 4), và việc này phải đảm bảo tỷ lệ sản phẩm bị lỗi không vượt quá 0,4% như quy định của công ty

+ Đối với các nguyên liệu được chuyển từ nhà cung cấp khác, lần nhập đầu tiên sẽ đánh giá về ngoại quan hoặc thông số vật lý với tần suất kiểm tra là 2 tuần một lần

Ngoài việc tăng tần suất kiểm soát chất lượng thì công ty nên có thêm những chính sách ưu tiên hơn đối với đội ngũ kiểm soát chất lượng cả kho và QA thay vì bỏ thời gian, chi phí cho việc xử lý vật tư lỗi, ta nên dùng chi phí đó làm đãi ngộ từ đó khuyến khích tinh thần làm việc được tốt hơn

52 c Nội dung đề xuất vận dụng phương pháp AHP để đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu

Tác giả đề xuất thực hiện các bước lựa chọn nhà cung cấp như sau:

Bước 1: Xác định danh sách các nhà cung cấp (bảng 3.4) Đó là danh sách các nhà cung cấp nguyên vật liệu mà công ty Vina-Bat sử dụng trong quá trình sản xuất Những đối tác này đã thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với doanh nghiệp

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai: Để bắt đầu, công ty cần xác định rõ các thách thức hiện tại, xác định nguồn tài chính cần thiết, và xem xét lại mối quan hệ đối tác hiện có Quá trình đánh giá, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp không thể thiếu sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận có kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan đến chất lượng, mua sắm, vận chuyển và quan hệ quốc tế Đặc biệt quan trọng, kế hoạch này phải được thống nhất, chấp nhận và hướng dẫn bởi cấp lãnh đạo hàng đầu của công ty, để đảm bảo rằng kế hoạch này được triển khai một cách thuận lợi, mang lại hiệu quả cao nhất và đạt được kết quả tốt nhất

Bước 3: Tiến hành phân tích, khảo sát, lựa chọn: Để phân tích và xác định những tiêu chí phù hợp với nhu cầu thực tế của Công ty, tác giả tiến hành cuộc phỏng vấn với cán bộ quản lý và nhân viên có kinh nghiệm đa dạng, liên quan trực tiếp và gián tiếp đến việc làm việc với nhà cung cấp (xem chi tiết ở phụ lục 5) Câu hỏi được đặt ra như sau:

"Theo anh/chị, để lựa chọn ra một nhà cung cấp nguyên vật liệu phù hợp với Vina-Bat, ta cần quan tâm đến những yếu tố gì?" Tại đây, tác giả tiến hành phỏng vấn để thu thập thông tin về các yếu tố mà cán bộ quản lý và nhân viên cho rằng quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp cho nguyên vật liệu phục vụ cho Vina-Bat Qua đó, thông tin thu thập được sẽ giúp xây dựng các tiêu chí cụ thể và phù hợp với nhu cầu thực tế của Công ty

Cụ thể tác giả nhận được 6 yếu tố sau đây: Năng lực nhà cung cấp (NL); Giá thành (GT); Chất lượng (CL); Thương hiệu (TH); Dịch vụ (DV); Công tác giao hàng (CT) Vận dụng phương pháp AHP để thực hiện tính toán và phân tích, từ đó đưa ra xem xét về việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với Vina-Bat nhất

Bảng 4 1 Tổng hợp các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp cho Vina-Bat

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Tiêu chí Năng lực nhà cung cấp Giá thành Chất lượng Thương hiệu Dịch vụ Công tác giao hàng

Kí hiệu NL GT CL TH DV CT

Sau khi đã xác định các tiêu chí, chúng ta tiến hành tiến hành phỏng vấn các đội ngũ chuyên gia, những người có kinh nghiệm sâu rộng và am hiểu chuyên sâu về ngành công việc, và đồng thời có thẩm quyền trong việc đưa ra quyết định về việc lựa chọn nhà cung cấp (xem chi tiết ở phụ lục 5) Mục tiêu của quá trình này là để thu thập các ý kiến và ưu tiên về mức độ quan trọng của từng tiêu chí để xây dựng ma trận ý kiến của các chuyên gia Các kết quả thu thập và phân tích từ các tiêu chí được trình bày chi tiết trong bảng 4.2

Bảng 4 2 Ma trận so sánh mức độ quan trọng của các tiêu chí

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Theo quan điểm của các chuyên gia, trong việc đưa ra quyết định về lựa chọn nhà cung cấp, việc phải đối mặt với các vấn đề hiện tại có thể đẩy việc thay đổi nhà cung cấp trở nên cấp bách Do đó, trong ngữ cảnh hạn chế đã được phân tích, vấn đề cần được đặt lên hàng đầu ưu tiên là đảm bảo rằng nguyên vật liệu đáp ứng đủ tiêu chuẩn chất lượng (CL) Chất lượng là tiêu chí cơ bản khi xem xét lựa chọn nhà cung cấp Khi các nhà cung cấp đã đáp ứng yêu cầu về chất lượng, tiêu chí công tác giao hàng (CT) sẽ trở thành vấn đề tiếp theo được xem xét Sau đó, năng lực nhà cung cấp (NL) và giá thành (GT) của họ trong việc đáp ứng nhu cầu của Công ty, cùng với thương hiệu (TH) Cuối cùng, sự chú trọng sẽ tập trung vào dịch vụ hỗ trợ (DV)

Nâng cao quy trình xử lí hoạt động kiểm soát chất lượng

Như đã trình bày trong tình hình hiện tại, quyết định về lựa chọn nhà cung cấp nằm trong phạm vi quyền quyết định của công ty mẹ Tỉ lệ lỗi của nguyên vật liệu, được tác giả thống kê và nghiên cứu, hiện đang ở mức cao, như được thể hiện trong Bảng 3.4

Công ty thường nhập khẩu lượng lớn nguyên vật liệu để phục vụ quá trình sản xuất hàng quý Việc hoàn trả và thay đổi nguyên vật liệu đòi hỏi rất nhiều thời gian và thủ tục, thường không thể thực hiện trong thời gian ngắn Điều này đồng nghĩa với việc hiện tại, nguyên vật liệu đã được nhập vào tổng kho và được sử dụng trong quá trình sản xuất cho đến cuối năm Bất kỳ quyết định thay đổi nhà cung cấp hoặc tiếp nhận nguyên vật liệu mới đều cần phải được lên kế hoạch và thực hiện trong năm sau Điều này đòi hỏi việc thiết lập một quy trình kiểm soát nguyên vật liệu không đạt chất lượng phải rõ ràng để xử lý mọi sự cố về chất lượng một cách cụ thể Điều này có thể giúp các bộ phận liên quan xử lý các vấn đề kịp thời và tránh thiệt hại lớn nhất có thể cho công ty b Nội dung đề xuất

Vấn đề kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu vô cùng quan trọng, đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liền mạch, hiệu quả, tránh ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của khối sản xuất Để khắc phục vấn đề trên cần có một quy trình xử lí vật tư lỗi rõ ràng cùng với các bên liên quan chịu trách nhiệm cùng nhau xử lí nhanh chóng, kịp thời

Nhân viên kho phát hiện bất thường khi nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc trong quá trình sản xuất, mọi thành viên tham gia vào quá trình này cần ngay lập tức thông báo cho bộ phận chất lượng và trưởng ca Họ cùng nhau thu thập thông tin về vấn đề này và kiểm tra nếu lỗi không xuất phát từ nguyên vật liệu, quá trình sản xuất tiếp tục theo đúng kế hoạch Nếu nguyên vật liệu là nguồn gốc của sự bất thường, nhân viên chất lượng đánh dấu nó là "HOLDING" và yêu cầu sản xuất tách nó ra khỏi quá trình sản xuất, sau đó trả về kho Sau khi loại bỏ nguyên vật liệu lỗi, bộ phận chất lượng phải xác định nguyên nhân gốc của vấn đề Nếu nguyên nhân xuất phát từ nhà cung cấp, họ thu thập thông tin về số lượng, số hoá đơn, ngày nhận hàng, số pallet, và ngày sản xuất của lô hàng Tất cả các chi phí liên quan đến việc xử lý nguyên vật liệu lỗi được ghi nhận trong báo cáo Bộ phận chất lượng làm việc với nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp đền bù (nếu có) Nếu lỗi không phải từ nhà cung cấp, chúng ta phải đánh giá mức độ chất lượng của nguyên vật liệu trong khoảng chấp nhận được dựa trên quy định từ cấp trên Dựa trên đánh giá này, quyết định xem liệu nên tiếp tục sử dụng nguyên vật liệu đó trong sản xuất hay không, hoặc có cần phải hủy toàn bộ nguyên vật liệu lỗi Quyết định về việc xử lý sẽ phụ thuộc vào nguyên nhân gốc của vấn đề, bất kỳ lỗi nào xuất hiện trong máy móc, thiết bị, nguồn nhân lực, hoặc các yếu tố vật lý khác Nếu mức độ

61 chất lượng không thể chấp nhận được, chúng ta sẽ hủy vật liệu đó Để thực hiện việc này, các bộ phận liên quan cần gửi thông tin về số lượng hàng cần hủy và tất cả tài liệu liên quan đến lô hàng này cho bộ phận kho Các chi phí liên quan đến việc hủy hàng (bao gồm vận chuyển và các chi phí khác) cũng cần được xác định và đề xuất.Bên cạnh đó, bộ phận thu mua và logistic phải ngay lập tức tạo đặt hàng mới cho nguyên vật liệu dựa trên số lượng nguyên vật liệu bị hủy để đảm bảo không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của nhà máy Khi quy trình hoàn tất, bộ phận chất lượng tổng hợp thông tin và gửi báo cáo chi tiết cho các bộ phận liên quan Khi hệ thống đã được xây dựng, việc xử lý lỗi hoặc vấn đề sẽ dựa trên hệ thống quản lý, phân việc, và trách nhiệm đã thiết lập trước đó Điều này giúp xác định nguyên nhân và trách nhiệm để tìm ra cách giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm

Hình 4 1 Quy trình xử lí nguyên vật liệu không đạt chất lượng

(Nguồn: Tác giả đề xuất) c Tính khả thi

Giải pháp nâng cao quá trình xử lí hoạt động kiểm soát nguyên vật liệu đang trở thành một trong những chìa khóa quan trọng giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của công ty Sự lựa chọn này được thực hiện dựa trên việc phân tích cẩn thận về tình hình thực tế của công ty, nơi mà việc kiểm soát nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm cuối cùng Bằng cách đưa ra một quy trình xử lí hoạt động kiểm soát nguyên vật liệu cụ thể, chúng ta đang tạo ra một sự linh hoạt và khả năng thích nghi với những vấn đề liên quan đến nguyên liệu lỗi Điều này có tác động tích cực đến sự giảm thiểu lãng phí, làm tăng sự hiệu quả và hiệu suất của quá trình sản xuất, đồng thời giảm tỉ lệ lỗi xuất hiện trong sản phẩm cuối cùng d Dự kiến kết quả mang lại

Khi triển khai giải pháp này, ta thấy rằng việc quản lý nguyên vật liệu lỗi sẽ trở nên tổ chức và hiệu quả hơn rất nhiều Giảm thiểu tình trạng hủy hàng khi gặp vấn đề và tối ưu hóa việc tái sử dụng nguyên vật liệu trong khả năng Điều này đồng nghĩa với việc đảm bảo ổn định trong quá trình sản xuất, tránh sự gián đoạn và tăng cường tính liên tục của quá trình sản xuất Ngoài ra, giải pháp này cũng giúp giảm thiểu tối đa về thời gian và chi phí khi xử lí và vận chuyển nguyên vật liệu lỗi giữa kho nhà máy và tổng kho Không còn tình trạng phải di chuyển hàng hóa không cần thiết hoặc xử lí chúng một cách phi hiệu quả Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm đáng kể về thời gian và nguồn lực tài chính Một điểm mấu chốt là khi hệ thống "Quy trình chuẩn" được xây dựng và triển khai, trách nhiệm của từng cá nhân sẽ trở nên rõ ràng và cụ thể hơn Mỗi người trong tổ chức sẽ biết chính xác nhiệm vụ của họ và cách họ có thể đóng góp vào việc kiểm soát nguyên vật liệu một cách hiệu quả Điều này tạo ra một sự đồng thuận và hiểu biết chung trong việc thực hiện quy trình kiểm soát nguyên vật liệu, đồng thời tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí liên quan đến vật tư.

Nâng cao hiệu quả kiểm soát MMTB

Dựa trên thông tin từ Hình 3.5, có thể nhận thấy tại Vina-Bat, hầu hết các thiết bị và máy móc đã hoạt động liên tục trong hơn 30 năm kể từ khi được mua từ các nhà cung cấp khác Tình hình máy móc tại Vina-Bat đang đặt ra một thách thức, yêu cầu sự cải

63 tiến càng sớm càng tốt nếu nhà máy muốn gia tăng năng suất và cải thiện chất lượng sản phẩm đầu ra Nếu không thực hiện kế hoạch nâng cấp và bảo dưỡng một cách hiệu quả, tình trạng dừng máy sẽ diễn ra ngày càng nghiêm trọng hơn Khi bất kỳ thiết bị hoặc máy móc nào trong dây chuyền gặp vấn đề, dễ dàng dẫn đến tình trạng gián đoạn, gây sự trì trệ trong quá trình sản xuất làm ảnh hưởng đến sản lượng Hơn nữa, khả năng xảy ra sự cố của máy móc cũng sẽ gia tăng, từ đó làm tăng khó khăn trong việc kiểm soát và có thể dẫn đến các sự cố không mong muốn trong quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thiện

Bảng 4 21 Sản lượng tổn thất do thời gian dừng máy

(Nguồn: Tác giả tìm hiểu và tổng hợp)

Từ bảng trên cho thấy việc dừng máy trong một khoảng thời gian dài đã ảnh hưởng đến sản lượng của toàn nhà máy điều đó gây tổn thất đến doanh thu và uy tín của công ty Tác giả đã tiến hành thống kê và thực hiện thu thập dữ liệu để phân tích mức độ tổn thất về sản lượng do sự dừng máy gây ra Kết quả thống kê cho thấy rằng mất mát về sản lượng có thể cao đến mức vượt quá 10% so với tổng sản lượng dự kiến ban đầu được thể hiện ở bảng 4.21 Điều này cho thấy rằng việc dừng hoạt động của máy trong thời gian kéo dài đã có tác động không nhỏ đến quy mô sản xuất và sự hoạt động tổng thể của doanh nghiệp b Nội dung đề xuất

Việc chuyển đổi MMTB là điều không khả quan trong tình hình kinh tế hiện nay và việc chuyển đổi hoặc thay may mới phải tốn rất nhiều chi phí từ chi phí mua máy đến đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống thiết bị mới Việc giảm bớt rủi ro và nâng

64 cao công tác bảo trì bảo dưỡng là phương pháp được ưu tiên hiện nay mang tính thực tế và khả thi nhất

Bước 1: Để đánh giá lại tình trạng của máy móc và thiết bị, quá trình thu thập dữ liệu về tên máy, số lần dừng do hư hỏng, chi phí cho mỗi lần bảo trì sẽ được thực hiện Bằng cách này này cho phép người quản lý có cái nhìn tổng quan về chi phí bảo dưỡng của từng loại máy Thông qua việc thu thập dữ liệu này, các nhà quản lý cũng có khả năng tiến hành phân tích số liệu để xác định loại máy móc nào có tầm quan trọng cao và loại nào ít quan trọng đối với hoạt động của nhà máy Điều này sẽ giúp họ đưa ra quyết định bảo trì phù hợp và tối ưu lý tiến hành chạy dữ liệu để đánh giá được loại máy móc nào quan trọng và ít quan trọng đối với nhà máy để đưa ra hướng bảo trì phù hợp Bảng 4 22 Thống kê máy móc và chi phí sữa chữa trong 06 tháng đầu năm 2023 Đơn vị: 1.000.000 VNĐ

(Nguồn: Tác giả tìm hiểu)

Bước 2: Dựa vào số liệu đã thu thập và vẽ biểu đồ Pareto Dựa vào bảng dữ liệu có sẵn, sắp xếp lại chi phí theo thứ tự giảm dần và tính toán tính lệ phần trăm tích lũy để đưa vào biểu đồ Pareto

STT Tên máy Tổng số lần hư hỏng Chi phí sửa chữa

Bảng 4 23 Sắp xếp lại cơ sở dữ liệu

(Nguồn: Tác giả thực hiện) Sau khi đã có được số liệu, tiến hành vẽ biểu đồ Pareto để có cái nhìn trực quan hơn

Hình 4 2 Biểu đồ Pareto thống kê lỗi máy

(Nguồn: Tác giả thực hiện)

Tỷ lệ Phần trăm tích lũy Tỷ lệ Phần trăm tích lũy

Số lần dừng do hư hỏng Chi phí sửa chữa STT Tên máy Số lần hư hỏng Chi phí sửa chữa

Bước 3: Phân tích kết quả theo nguyên tắc ABC để có thể tiến hành chia nhóm các thiết bị để bảo trì

Máy móc nhóm A: Nhóm máy A bao gồm các máy có số thứ tự từ 1 đến 9 chiếm hơn 70% số lượng máy trong nhà xưởng Số lượng máy trong nhóm này chiếm hơn 72% tổng chi phí bảo trì Do chiếm só lượng lớn máy ở nhóm này, việc duy trì bảo trì thường xuyên cho những loại máy này là cần thiết Đa phần các loại máy trong nhóm này được cố định tại xưởng, vì vậy việc lựa chọn thời điểm bảo trì cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của nhà máy (đặc biệt vào ngày chủ nhật hoặc sau giờ làm) Mặc dù việc duy trì bảo trì định kỳ cho những máy này có thể tạo ra một phần chi phí, nhưng nếu so sánh với việc máy bị hỏng đột ngột trong quá trình hoạt động, thì việc đầu tư vào bảo trì định kỳ là rất đáng để thực hiện.

Máy móc nhóm B: Nhóm máy B chỉ có bao gồm hai máy, bao gồm Packer line

5 và Maker line 1 Tần suất hư hỏng của những máy này cao hơn so với các loại máy trong nhóm A Tuy nhiên, các sự cố thường không quá nghiêm trọng và có thể được khắc phục trong thời gian ngắn trong quá trình hoạt động, không cần phải liên hệ với đội ngũ bảo trì Vì vậy, nếu máy móc trong nhóm B gặp sự cố, chúng có thể được bảo trì ngay lập tức Tuy không cần sự tham gia của đội ngũ bảo trì, nhưng trong trường hợp máy móc trong nhóm này gặp vấn đề, cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm xử lý tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

Máy móc nhóm C: Nhóm máy C chỉ rơi vào một máy duy nhất, mặc dù vậy thường gặp các sự cố nhỏ, nhưng chúng thường có thể được công nhân xử lý và chi phí bảo trì cho những loại máy này không quá cao Tuy nhiên, cũng cần thực hiện việc vệ sinh, lau chùi và kiểm tra thường xuyên để tránh tình trạng máy bị ngưng hoạt động trong quá trình làm việc c Tính khả thi

Bảo trì máy móc và thiết bị là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất công nghiệp Đối với Nhà máy Vina-Bat, hầu hết các máy móc đã trở nên cũ và thường xuyên gặp sự cố hỏng hóc, dẫn đến chi phí sửa chữa và tổn thất do tạm ngưng hoạt động đạt mức rất lớn Phương pháp này nhằm sắp xếp ưu tiên việc bảo trì cho các loại máy móc, tạo cơ hội để lập kế hoạch bảo dưỡng mà không tốn quá nhiều nguồn lực của công ty Phương pháp này dễ dàng thực hiện và rất hiệu quả đối với tình trạng hiện tại của máy móc và thiết bị Tuy nhiên, việc theo dõi tình trạng hoạt động của

67 các loại máy đòi hỏi thời gian đáng kể, đặc biệt khi có nhiều loại máy khác nhau trong cùng một phân xưởng, điều này cũng đòi hỏi người quản lý phải cân nhắc kỹ lưỡng d Dự kiến kết quả mang lại

Việc áp dụng phương pháp Pareto để đánh giá máy móc sẽ mang lại sự tiết kiệm chi phí bằng cách tạo ra kế hoạch bảo trì rõ ràng cho máy móc và thiết bị, giảm thiểu khả năng máy móc bị ngưng hoạt động trong quá trình sản xuất Đồng thời, phương pháp Pareto còn giúp hạn chế việc sản phẩm lỗi do máy móc gây ra trong quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả kiểm soát chất lượng toàn bộ hoạt động của nhà máy.

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Tình trạng hiện tại về công tác đào tạo cho nhân viên chưa được đảm bảo Sau khi tiến hành phân bổ lại nhân lực, khối lượng công việc của mỗi người lại tăng lên Đa phần nhân viên chưa có sự hiểu biết rõ về quy trình công việc, và thực hiện các thao tác mà không tuân theo hướng dẫn công việc, thay vào đó, họ thường dựa vào kinh nghiệm của những người đi trước Sự hiểu biết không chính xác này dẫn đến việc thực hiện sai

Lực lượng lao động sẽ có tác động trực tiếp đến chất lượng công việc, do đó, cần tập trung vào việc đào tạo công nhân ngay từ ban đầu và phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực định kì để xác định chất lượng của quá trình đào tạo và xem xét liệu cần cải tiến gì không Hơn nữa, sự thiếu hiểu biết của nhân viên vận hành máy về các quy định, quy trình và tiêu chuẩn đo lường có thể tạo ra ảnh hưởng lớn đến quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm và cách xử lý khi gặp tình huống bất ngờ Thực hiện sai sẽ gây hỏng sản phẩm và dẫn đến lãng phí về chi phí và thời gian b Nội dung giải pháp

Người phụ trách: Trưởng phòng chất lượng lên kế hoạch triển khai công tác đào tạo

Thành phần đào tạo: Đội ngũ nhân viên phòng QLCL tiến hành đào tạo về các bước cũng như tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng mới Bên cạnh đó còn có bộ phận Sản xuất kết hợp phòng kĩ thuật đào tạo về các quy trình, quy cách hiệu chuẩn MMTB

Thời gian đào tạo: 4 ngày Phòng QLCL sẽ cân nhắc việc phân chia thời gian đào tạo sao cho hợp lý giữa các bộ phận, tránh tình trạng đào tạo đồng thời có thể làm giảm tốc độ sản xuất

68 Địa điểm: Đào tạo lý thuyết sẽ được tiến hành tại các Phòng họp tầng 2 phòng của công ty, phần thực hành sẽ diễn ra tại khu vực sản xuất trong nhà máy Trong trường hợp quá tải, không đủ chỗ cho nhân viên sẽ được thuê khu vực bên ngoài cách công ty trong phạm từ 1 - 3km thuận tiện cho việc di chuyển: Đối tượng tham gia đào tạo: Chia làm 2 đợt:

+ Gồm Ban quản lý và các trưởng ca bộ phận Vai trò của họ trong việc giám sát và đưa ra quyết định chính trong ca làm việc là vô cùng quan trọng Cần tổ chức đào tạo để cập nhật các tiêu chuẩn mới và đánh giá lại năng lực của cấp quản lý + Bao gồm toàn bộ nhân viên vận hành máy Qua quá trình thực tập tại công ty, tác giả đã nhận thấy rằng hầu hết nhân viên không hiểu rõ quy trình, mục đích của các bước trong hướng dẫn công việc Họ thường thực hiện công việc theo cách cá nhân mà không tuân theo quy trình Hơn nữa, khi gặp lỗi, một số nhân viên thường lúng túng, không báo cáo ngay cho cấp quản lý bộ phận liên quan mà thay vào đó họ chỉ báo với nhân viên cùng chuyền Điều này dẫn đến việc không thể khắc phục các lỗi kịp thời và có thể gây ra khiếu nại từ phía khách hàng

Bảng 4 24 Bảng kế hoạch đào tạo

Nội dung Nội dung đào tạo Đối tượng

Người/Bộ phận phụ trách

1 Đào tạo về danh mục việc nên và không nên làm

Tất cả nhân viên vận hành máy khu vực sản xuất

Phòng QLCL 1/2 ngày Phòng họp

2 Đào tạo quy trình xử lý sản phẩm lỗi trong ca

Tất cả nhân viên vận hành máy khu vực sản xuất

Phòng QLCL 3/4 ngày lí thuyết + 1/4 ngày thực hành

Phòng họp Hương Giang tầng 2 + Chuyền sản xuất 1

3 Đào tạo nhân viên vận hành nắm, hiểu rõ quy trình và trách nhiệm công việc được giao

Tất cả nhân viên vận hành máy khu vực sản xuất

4 Đào tạo cập nhật các quy trình mới và tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng sản phẩm

Nhân viên vận hành máy tại khu vực Maker + Packer

Phòng QLCL 1/2 ngày lí thuyết + 1/2 ngày thực hành

5 Đánh giá định kỳ năng lực của cấp quản lý

Trưởng ca bộ phận của khu vực sản xuất, nhân viên phòng QLCL

Trưởng phòng QLCL + Trưởng phòng QLSX

(Nguồn: Tác giả thực hiện) Cách đánh giá sau đào tạo:

Sau quá trình đào tạo, thực hiện kiểm tra trình độ thao tác chuẩn của nhân viên vận hành tại khu vực sản xuất

Người chịu trách nhiệm: Trưởng phòng quản lý sản xuất, trưởng phòng QLCL Đánh giá thao tác của nhân viên: Các cán bộ quản lý sản xuất và trưởng ca, nhân viên phòng QLCL đảm nhận việc đánh giá thao tác của các công nhân Cùng nhau thống nhất đưa ra một quyết định chung liệu công nhân đã thực hiện thao tác chuẩn hóa và đạt yêu cầu hay chưa, để xác định xem có tiếp tục công việc tại vị trí hiện tại hay luân chuyển sang vị trí khác phù hợp

Kiểm tra lý thuyết: Đánh giá thông qua bài kiểm tra lý thuyết được thực hiện vào cuối khóa đào tạo cho tất cả nhân viên Yêu cầu hoàn thành trên 80% để được đánh giá đạt Các công nhân không đạt sẽ được đào tạo lại, và phòng đào tạo phải lên kế hoạch cho việc này

Khảo sát ý kiến: Cuối cùng, phòng QLCL thực hiện khảo sát cảm nhận của tất cả nhân viên thông qua một bảng câu hỏi ngắn Mục tiêu là đánh giá mức độ hài lòng, thu thập ý kiến đóng góp và nhận biết những vấn đề mà nhân viên có thể còn thắc mắc Từ đó, tổng kết chất lượng đào tạo và rút ra những kinh nghiệm để cải thiện chất lượng các khóa đào tạo sau này

Nhân viên hưởng được mức lương 100% trong những ngày học đào tạo Nhân viên đánh giá sau đào tạo chưa đạt, phải được đào tạo lại lần 2 sẽ không được tính lương Đồ ăn vặt trong những giờ giải lao: 4.000.000 VND/ 4 ngày

Thuê cơ sở bên ngoài (nếu có): 12.000.000/ 4 ngày c Dự kiến kết quả mang lại Đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc đào tạo cũng như phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp Nếu quá trình đào tạo không được xây dựng cụ thể và chi tiết, không đảm bảo sự quan tâm, hậu

70 thuẫn, thì kết quả có thể là nhà máy không đi vào quy cách, nhân viên không được trang bị kiến thức và kỹ năng theo cách đúng đắn, dẫn đến sự xuất hiện của lỗi và tăng tỷ lệ hàng hỏng, gây lãng phí về chi phí và thời gian Việc đào tạo giúp quá trình sản xuất diễn ra trơn tru hơn Nhân viên hiểu rõ quy trình làm việc và thực hiện công việc đúng quy trình, từ đó giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi trong quá trình làm việc Hơn nữa, đào tạo còn góp phần nâng cao khả năng lãnh đạo và khả năng đánh giá một cách khách quan tiềm năng của nhân viên Kết quả cuối cùng là giảm tỷ lệ hàng hỏng và tăng năng suất lao động, đồng thời giảm lãng phí nguồn lực của công ty

Tổng quan, việc áp dụng phương pháp đào tạo trực tiếp trong công ty khá phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp Phương thức đào tạo nội bộ tận dụng lợi thế của các cấp quản lí có kinh nghiệm trong việc huấn luyện nhân viên trực tiếp, giảm bớt chi phí mà công ty phải bỏ ra cho việc thuê các chuyên gia bên ngoài Những quản lí này với kiến thức chuyên môn và sự hiểu biết sâu rộng, dễ dàng áp dụng vào thực tế để tạo ra hướng dẫn học tập phù hợp Tuy nhiên, đào tạo chỉ có thể cải thiện năng suất làm việc của nhân viên, không thể hoàn toàn giải quyết vấn đề về lỗi phát sinh từ con người, chỉ có thể hạn chế ở mức tối thiểu Tuy vậy, vẫn cần nhấn mạnh rằng đào tạo là một phần không thể thiếu và cần thiết trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp