Luận văn phân tích thực trạng và một số giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của công ty điện lực hải dương

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp luận văn Kết cấu luận văn CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10 1.1.Khái niệm kiểm soát nội 11 1.2.Sự cần thiết lợi ích kiểm sốt nội 14 1.3.Nguyên tắc đảm bảo kiểm sốt nội thành cơng 15 1.4.Những yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 19 1.5.Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 21 1.6.Các hình thức kiểm sốt nội doanh nghiệp 24 1.7.Các nội dung hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp 26 1.8.Chế độ kiểm soát nội số doanh nghiệp nước 30 1.9.Đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát nội 31 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG 34 2.1 Giới thiệu cơng ty tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ………… 35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 35 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 35 2.1.3.Ảnh hưởng tái cấu trúc ngành điện đến Điện lực Hải Dương 36 2.1.4 Kết kinh doanh tình hình tài Điện lực Hải Dương 37 2.2 Phân tích hoạt động kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương …… 39 2.2.1 Phân tích tổ chức kiểm sốt nội Công ty Điện lực Hải Dương 39 2.2.1.1 Phân tích cấu tổ chức 39 2.2.1.2 Phân tích nhiệm vụ kiểm sốt nội Điện lực Hải Dương 40 2.2.1.3 Phân tích chất lượng cán tham gia hoạt động kiểm soát nội 40 2.2.2 Phân tích hoạt động tra, giám sát cơng tác thu tiền điện theo dõi nợ tiền điện 42 2.2.2.1 Phân tích cơng tác thực quy trình thu theo dõi nợ tiền điện 43 2.2.2.2 Phân tích hoạt động kiểm soát thu tiền điện 46 2.2.3 Phân tích hoạt động tra, giám sát ghi số công tơ 49 2.2.3.1 Phân tích cơng tác thực quy trình ghi số cơng tơ 49 2.2.3.2 Phân tích hoạt động kiểm sốt ghi số công tơ 51 2.2.4 Phân tích hoạt động kiểm tra công tác vận hành sửa chữa lưới điện 52 2.2.4.1 Phân tích cơng tác xây dựng quy trình hoạt động vận hành sửa chữa lưới điện 53 2.2.4.2 Phân tích thực trạng hoạt động kiểm sốt cơng tác vận hành sửa chữa lưới điện54 2.2.5 Phân tích cơng tác kiểm sốt cơng trình thi cơng sửa chữa lớn đầu tư xây dựng 59 2.2.5.1 Phân tích thực trạng cơng tác sửa chữa lớn sửa chữa thường xuyên 59 2.2.5.2 Phân tích thực trạng cơng tác đầu tư xây dựng 64 2.2.6 Phân tích hoạt động kiểm sốt hàng tồn kho 74 2.2.6.1 Phân tích cơng tác kiểm sốt nhập kho, xuất kho 75 2.2.6.2 Phân tích qn trình kiểm kê quản lý hàng tồn kho 75 2.2.7 Phân tích hoạt động kiểm sốt chi phí 78 2.2.7.1 Phân tích cơng tác báo cáo kiểm soát 79 2.2.7.2 Phân tích cơng tác tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát 80 2.2.8 Phân tích hoạt động kiểm soát tài sản cố định 84 2.2.8.1 Phân tích hoạt động kiểm sốt việc lập hồ sơ tài sản cố định 84 2.2.8.2 Phân tích hoạt động kiểm sốt quản lý sử dụng tài sản cố định 85 2.3 Đánh giá hiệu hoạt động kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương 87 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG 90 3.1 Mục tiêu kiểm soát nội 91 3.2 Đề xuất giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội công ty ĐL Hải Dương 92 3.2.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cán kiểm tra 92 3.2.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quy chế tra (thanh kiểm tra) 96 3.2.2.1 Quy định chung 97 3.2.2.2 Tổ chức đoàn tra, nhiệm vụ quyền hạn trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra 99 3.2.2.3 Hoạt động đoàn tra 102 3.2.2.4 Quan hệ công tác đoàn tra 107 3.2.2.5 Khen thưởng xử lý vi phạm 108 3.2.3 Giải pháp thứ ba: Chế tài xử lý số hoạt động kiểm soát nội 109 KẾT LUẬN 113 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 114 PHỤ LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, QUY TRÌNH DANH MỤC TRANG SỐ Bảng 2.1 Kết sản xuất kinh doanh năm 2012 37 Bảng 2.2 Cơ cấu trình độ nhân Điện lực Hải Dương 43 Bảng 2.3 Kết thu tiền điện năm 2012 44 Bảng 2.4 Giá trị nợ khó địi Điện lực Hải Dương giai đoạn 2010- 46 2012 Bảng 2.5 Khối lượng quản lý vận hành lưới điện Công ty 51 Điện lực Hải Dương Bảng 2.6 Một số hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên 59 chậm tiến độ Bảng 2.7 Tiến độ xây dựng dự án đầu tư xây dựng 65 Bảng 2.8 Số lượng vi phạm chất lượng vật tư phải dừng thi công 69 Bảng 2.9 Số lượng vụ sai phạm quy định phát 71 trình giám sát Bảng 2.10 Kế hoạch doanh thu - chi phí – lợi nhuận năm 2012 79 Công ty Điện lực Hải Dương Bảng 2.11 So sánh kết thực kiểm soát năm 2012 83 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy công ty Điện lực Hải Dương 35 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức máy thu theo dõi nợ tiền điện 43 Trình tự bước thực cơng tác có kế hoạch có cắt 54 Quy trình điện Quy trình Trình tự bước thực cơng tác khơng có kế hoạch 55 có cắt điện Lưu đồ 2.1 Quản lý, giám sát tiến độ thi công công trình 64 TỪ VIẾT TẮT HTKSNB : Hệ thống Kiểm soát nội KSNB : Kiểm soát nội EVN : Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVNPC : Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc PCHD : Điện lực Hải Dương KTNB : Kiểm toán nội XDCB : Xây dựng ĐL : Điện lực SXKD : Sản xuất kinh doanh NPC : Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc TC –KT : Phịng Tài – kế toán QLVH : Quản lý vận hành MBA : Máy biến áp LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Việt Nam giai đoạn đẩy mạnh cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, bước hội nhập với kinh tế giới, đòi hỏi thành phần kinh tế nước cần có cải tiến tích cực hoạt động sản xuất thật thách thức to lớn tổ chức thành phần kinh tế nước Hoạt động doanh nghiệp, phòng ban dựa quy trình, quy chế làm việc theo quy định đặt doanh nghiệp Tuy nhiên dù nguyên nhân khách quan hệ thống nguyên nhân chủ quan người, trình làm việc khơng thể tránh khỏi thiếu sót, sai sót vơ tình có chủ đích Chính hoạt động doanh nghiệp khơng thể thiếu q trình kiểm tra, giám sát việc thực hoạt động Hoạt động hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp giúp bảo vệ tài sản đơn vị; bảo đảm độ tin cậy thông tin; bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Ngành điện ngành cơng nghiệp mũi nhọn then chốt, đóng vai trị quan trọng việc phát triển kinh tế đất nước Trong thời gian qua nhu cầu dùng điện bình quân hàng năm tăng khoảng 15,4%, cao gần gấp đôi tốc độ tăng trưởng GDP nước Là ngành kinh tế độc quyền nhà nước, song ngành điện phải đối mặt với nhiều thách thức từ thay đổi sách quản lý vĩ mô, đề án tái cấu ngành điện, chuyển hóa ngành điện sang kinh tế thị trường Sự biến đổi nhanh chóng kinh tế giới, công nghệ điện lực, định chế tài đón nhận hàng loạt tiến trình hội nhập kinh tế việc Việt Nam gia nhập AFTA, WTO… Do vậy, đòi hỏi ngành điện cần phải có nỗ lực lớn lao việc thu hút đầu tư, đổi công nghệ, đặc biệt quan trọng cần nâng cao vai trò hệ thống kiểm soát nội để hoạt động doanh nghiệp diễn mục tiêu đạt hiệu cao Với mong muốn góp phần tham gia nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ, phân tích thực trạng đưa giải pháp nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho đơn vị ngành điện lực nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tác giả chọn đề tài “Phân tích thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương” làm đề tài luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh Mục đích nghiên cứu Trên sở lý luận kiểm soát nội bộ, vận dụng lý thuyết, khai thác, tập hợp, xử lý số liệu, luận văn nhằm: - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương - Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thu thập phân tích Cơng ty Điện lực Hải Dương Phương pháp nghiên cứu Đề tài dựa phương pháp điều tra, thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp, dự báo để nghiên cứu đưa đề xuất cụ thể, nhằm đánh giá hệ thống hóa vấn đề nghiên cứu đưa đánh giá cho luận văn Đóng góp luận văn Hệ thống hoá bổ sung số vấn đề lý luận có liên quan đến phân tích, đánh giá hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Phân tích, đánh giá cách có hệ thống, có sở khoa học thực trạng kiểm sốt nội Cơng ty, đưa giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn bao gồm chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội Chương 2: Phân tích hoạt động kiểm sốt nội Công ty TNHH MTV Điện lực Hải Dương Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương Trong trình thực đề tài, hướng dẫn tận tình PGS.TS Phan Thị Thuận, với cố gắng thân, với kiến thức trải nghiệm thực tế hạn chế, thơng tin, tài liệu tham khảo cịn giới hạn, nên luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót, mức độ bao quát chiều sâu chưa nghiên cứu đề cập đến Do tác giả mong hướng dẫn, bảo thầy cô, đóng góp đồng nghiệp người có quan tâm, để đề tài hoàn thiện Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn thầy cô giảng viên chuyên ngành Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, bạn bè đồng nghiệp cung cấp tài liệu, thông tin cho tác giả, đặc biệt PGS TS Phan Thị Thuận tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10 1.1 KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hoạt động tra, kiểm tra tổ chức, doanh nghiệp gọi hoạt động kiểm sốt nội Có nhiều yếu tố tạo nên thành công doanh nghiệp công ty có chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ nhân viên giỏi, chuyên nghiệp Tuy nhiên có đủ yếu tố nhân viên công ty không thực quy trình, khơng có q trình kiểm tra, giám sát q trình hoạt động khó có khả tạo thành công mong muốn Và điều quan trọng làm cách để ngăn chặn việc làm gian dối, không minh bạch nhân viên Với tư cách người chủ doanh nghiệp có cần thiết lập hệ thống kiểm sốt nội khơng? Vậy hệ thống kiểm sốt nội gì? Hội đồng tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mơ hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội thừa nhận áp dụng rộng rãi giới chuẩn mực chất lượng kiểm sốt nội Theo mơ hình kiểm soát nội định nghĩa là: “ KSNB quy trình hội đồng quản trị, ban điều hành cá nhân thực thi, xây dựng nhằm đưa đảm bảo mức độ hợp lý mục đích đạt nội dung: (i) Tính hiệu hiệu q trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ quy định pháp luật hành Theo Liên đồn kế tốn Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) thì: “Hệ thống KSNB kế hoạch đơn vị tồn phương pháp, bước cơng việc mà nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống KSNB trợ giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu kể việc tơn trọng quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn phát sai phạm gian lận; ghi chép kế tốn đầy đủ, xác, lập báo cáo tài kịp thời, đáng tin cậy” Theo Tiến sĩ Phạm Anh Tuấn: Hệ thống KSNB thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Hệ thống không đo đếm kết dựa số tăng 11 a) Tổ chức việc xây dựng kế hoạch tiến hành tra trình Người định tra phê duyệt; b) Phân cơng nhiệm vụ cho thành viên Đồn tra; c) Tổ chức, đạo thành viên Đoàn tra thực nội dung, phạm vi, thời hạn ghi định tra; d) Kiến nghị với Người định tra áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để bảo đảm thực nhiệm vụ Đoàn tra; đ) Yêu cầu đối tượng tra cung cấp thông tin, tài liệu, báo cáo văn bản, giải trình vấn đề liên quan đến nội dung tra; cần thiết tiến hành kiểm kê tài sản đối tượng tra liên quan đến nội dung tra; e) Yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân có thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung tra cung cấp thơng tin, tài liệu đó; g) u cầu người có thẩm quyền tạm giữ tiền, đồ vật, giấy phép cấp sử dụng trái pháp luật xét thấy cần ngăn chặn việc vi phạm pháp luật để xác minh tình tiết làm chứng cho việc kết luận, xử lý; h) Quyết định niêm phong tài liệu đối tượng tra có cho có vi phạm pháp luật; i) Tạm đình kiến nghị người có thẩm quyền đình việc làm xét thấy việc làm gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; k) Kiến nghị người có thẩm quyền tạm đình việc thi hành định kỷ luật, thuyên chuyển công tác, cho nghỉ hưu người cộng tác với quan tra đối tượng tra xét thấy việc thi hành định gây trở ngại cho việc tra; l) Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực nhiệm vụ thành viên Đoàn tra; quản lý thành viên Đoàn tra thời gian thực nhiệm vụ tra; áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để giải kiến nghị thành viên Đoàn tra; m) Ghi nhật ký Đoàn tra; n) Tổ chức việc xây dựng báo cáo kết tra; 100 o) Báo cáo với Người định tra kết tra chịu trách nhiệm tính xác, trung thực, khách quan báo cáo đó; p) Đối với hoạt động tra chuyên ngành, q trình tra, Trưởng đồn có quyền u cầu đối tượng tra xuất trình giấy phép, đăng ký kinh doanh, chứng hành nghề; lập biên việc vi phạm đối tượng tra; xử phạt vi phạm hành theo quy định Cơng ty xử lý vi phạm hành Khi thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định, Trưởng Đoàn tra phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, Công ty định mình; có hành vi vi phạm pháp luật tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại phải bồi thường bồi hồn theo quy định pháp luật, Công ty Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Đồn tra Trong q trình tra, tra viên có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a Thực nhiệm vụ theo phân cơng trưởng đồn tra, báo cáo trưởng đồn tra kế hoạch thực nhiệm vụ phân công; b Yêu cầu đối tượng tra cung cấp thông tin, tài liệu, báo cáo văn bản, giải trình vấn đề liên quan đến nội dung tra; yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân có thơng tin, tài liệu liên quan đến nội dung tra cung cấp thơng tin, tài liệu đó; c Kiến nghị Trưởng Đoàn tra áp dụng biện pháp thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng Đoàn tra để bảo đảm thực nhiệm vụ giao; d Kiến nghị việc xử lý vấn đề khác liên quan đến nội dung tra; đ Báo cáo kết thực nhiệm vụ giao với Trưởng đoàn tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật Trưởng đồn tra tính xác, trung thực, khách quan nội dung báo cáo; e Tham gia xây dựng báo cáo kết tra; g Thực công việc khác liên quan đến tra Trưởng đoàn tra giao; 101 3.2.2.3 Hoạt động đoàn tra a, Chuẩn bị tra Xây dựng kế hoạch tiến hành tra Trưởng đồn tra có trách nhiệm tổ chức việc xây dựng kế hoạch tiến hành tra trình Giám đốc phê duyệt Kế hoạch tiến hành tra phải xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung tra; phương pháp tiến hành tra; tiến độ thực Vào tháng 11 hàng năm, phịng Thanh tra tình hình, nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh kết kiểm tra năm trước xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra đơn vị trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt Hàng quý vào kế hoạch tra, kết tra đơn vị báo cáo tổ chức triển khai hoạt động tra Khi phát có dấu hiệu bất thường phịng Thanh tra phải đề xuất kế hoạch tra đột xuất lên Giám đốc Công ty Phổ biến kế hoạch tra Trưởng đoàn tra tổ chức họp đoàn tra để phổ biến kế hoạch tiến hành tra, phân cơng nhiệm vụ cho thành viên đồn tra; tổ chức việc tập huấn nghiệp vụ cho thành viên đoàn tra cần thiết Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo Căn vào nội dung định tra, kế hoạch tiến hành tra Người định tra phê duyệt, Trưởng đồn tra có trách nhiệm tổ chức việc xây dựng Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo phải văn bản, nêu rõ nội dung, thời gian, hình thức báo cáo vấn đề khác liên quan (nếu có) Đề cương yêu cầu đối tượng tra báo cáo phải gửi cho đối tượng tra trước công bố định tra b, Tiến hành tra Công bố định tra Chậm 03 ngày kể từ ngày định tra, trưởng đồn tra có trách nhiệm cơng bố định tra với quan, tổ chức, cá nhân đối tượng tra Trước công bố định tra, trưởng đoàn tra 102 thông báo với đối tượng tra thời gian, thành phần tham dự, địa điểm công bố định Thành phần tham dự buổi công bố định tra gồm có đồn tra, lãnh đạo chi nhánh, tổ chức cá nhân đối tượng tra Trong trường hợp cần thiết mời đại diện quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham dự Khi cơng bố định tra, trưởng đồn tra đọc toàn văn định tra, nêu rõ quyền nghĩa vụ đối tượng tra; thơng báo chương trình làm việc đồn tra với đối tượng tra công việc khác có liên quan đến hoạt động đồn tra Việc công bố định tra phải lập thành biên Thu nhận báo cáo đối tượng tra, nghe đối tượng tra báo cáo Trưởng đồn tra có trách nhiệm thu nhận văn báo cáo đối tượng tra làm sở cho việc tiến hành tra Trong trường hợp cần thiết, Trưởng đoàn tra tổ chức cho đoàn tra nghe đại diện Thủ trưởng quan, cá nhân đối tượng tra báo cáo nội dung tra theo đề cương yêu cầu Thu thập, kiểm tra, xác minh thông tin, tài liệu Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra áp dụng biện pháp theo thẩm quyền để thu thập thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung tra Trưởng đoàn tra, thành viên đồn tra có trách nhiệm nghiên cứu, phân tích, đánh giá thông tin tài liệu thu thập được; tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin tài liệu cần thiết làm sở để kết luận nội dung tra Việc bàn giao, kiểm tra, xác minh thông tin, tài liệu, liên quan đến nội dung tra phải lập thành biên Báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ tra Thành viên đồn tra có trách nhiệm báo cáo với trưởng đoàn tra, trưởng đoàn tra có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc tiến độ thực nhiệm vụ tra 103 Việc báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ tra thực văn Báo cáo tiến độ thực nhiệm vụ tra phải có nội dung: Tiến độ thực nhiệm vụ tra đến ngày báo cáo; Nội dung tra hoàn thành, kết tra bước đầu, nội dung tra tiến hành; dự kiến công việc thực thời gian tới; Khó khăn, vướng mắc biện pháp giải (nếu có) Nhật ký đồn tra Nhật ký đoàn tra sổ ghi chép hoạt động đồn tra, nội dung có liên quan đến hoạt động đoàn tra diễn ngày, từ có định tra đến bàn giao hồ sơ tra cho quan có thẩm quyền Hàng ngày, trưởng đồn tra có trách nhiệm ghi chép sổ nhật ký ký xác nhận nội dung ghi chép Trường hợp cần thiết Trưởng đoàn tra giao việc ghi chép sổ nhật ký cho thành viên đoàn tra, trưởng đoàn tra phải có trách nhiệm việc ghi chép xác nhận nội dung ghi chép vào sổ nhật ký đoàn tra Nội dung nhật ký đoàn tra cần phản ánh: Ngày, tháng, năm; công việc tiến hành; tên quan, tổ chức, cá nhân đối tượng tra có liên quan kiểm tra, xác minh; Ý kiến đạo, điều hành người định tra, Trưởng đồn tra (nếu có); Khó khăn, vướng mắc phát sinh hoạt động tra đoàn tra (nếu có); Các nội dung khác liên quan đến hoạt động đồn tra (nếu có) Trưởng đồn tra có trách nhiệm quản lý sổ nhật ký đồn tra trình tra Trường hợp lý khách quan mà sổ nhật ký đoàn tra bị hư hỏng trưởng đồn tra phải báo cáo với người định tra xem xét, giải Việc ghi nhật ký đoàn tra phải đảm bảo tính xác, khách quan, trung thực, rõ ràng phản ánh đầy đủ công việc diễn trình tra; thực theo mẫu NPC ban hành Sổ nhật ký đoàn tra lưu hồ sơ tra 104 Báo cáo kết thực nhiệm vụ thành viên Đoàn tra Sau hoàn thành nhiệm vụ giao, thành viên đoàn tra có trách nhiệm báo cáo văn với trưởng đoàn tra kết thực nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm tính xác, trung thực báo cáo Gia hạn tra: trường hợp cần thiết phải gia hạn thêm thời gian, nội dung tra, trưởng đoàn tra phải lập văn báo cáo người định tra tiến hành có định ban hành Lập biên tra: trưởng đoàn tra phải lập biên tra với đối tượng tra Biên tra phải nêu rõ kết nội dung tra, nguyên nhân, chứng để kết luận c, Kết thúc tra Thông báo kết thúc việc tra nơi tra: Khi kết thúc việc tra nơi tra, trưởng đồn tra có trách nhiệm thơng báo văn cho Thủ trưởng quan, tổ chức cá nhân đối tượng tra biết Xây dựng dự thảo Báo cáo kết tra Trên sở báo cáo kết thực nhiệm vụ thành viên đoàn tra, chậm 03 ngày làm việc trưởng đồn tra có trách nhiệm xây dựng dự thảo Báo cáo kết tra, tổ chức lấy ý kiến thành viên đoàn tra vào dự thảo Báo cáo kết luận tra Trong trường hợp thành viên đoàn tra có ý kiến khác nội dung dự thảo Báo cáo kết tra trưởng đồn tra định chịu trách nhiệm trước pháp luật, Giám đốc Cơng ty định Báo cáo kết tra Chậm 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc tra nơi tra, trưởng đoàn tra phải có văn báo cáo kết tra Báo cáo kết tra phải có nội dung sau đây: Kết luận cụ thể nội dung tiến hành tra; Xác định rõ tính chất, mức độ vi phạm, nguyên nhân, trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm (nếu có); ý kiến khác thành viên đoàn tra với trưởng đoàn tra nội dung báo cáo kết 105 tra (nếu có); Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền áp dụng; kiến nghị biện pháp xử lý Trong trường hợp phát có hành vi tham nhũng báo cáo kết tra phải nêu rõ trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị để xảy hành vi tham nhũng theo mức độ sau đây: Yếu lực quản lý; Thiếu trách nhiệm quản lý; Bao che cho người có hành vi tham nhũng Trong báo cáo kết tra phải nêu rõ quy định pháp luật làm để xác định tính chất, mức độ vi phạm, kiến nghị biện pháp xử lý Báo cáo kết tra gửi tới Ban Giám đốc; Công bố kết luận tra Trong trường hợp Giám đốc Công ty ủy quyền cho trưởng đồn tra trưởng đồn tra có trách nhiệm thông báo văn cho Giám đốc Công ty, tổ chức cá nhân đối tượng tra thời gian, địa điểm, thành phần tham dự buổi công bố kết luận tra Thành phần tham dự buổi công bố kết luận tra gồm Giám đốc, tổ chức cá nhân đối tượng tra, đại diện quan, tổ chức, cá nhân có liên quan Tại buổi cơng bố kết luận tra, trưởng đoàn tra đọc toàn văn kết luận tra; nêu rõ trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc thực kết luận tra Việc công bố Kết luận tra lập thành biên phải có đầy đủ chữ ký bên liên quan Kết luận tra phải thơng báo tồn cơng ty đối tượng liên quan Trong trường hợp đối tượng tra chưa trí ý kiến với nội dung dự thảo kết luận tra, đối tượng tra có quyền giải trình bổ xung chứng chứng minh Tất chứng chứng minh phải ghi vào biên Lập, bàn giao hồ sơ tra Trưởng đồn tra có trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ tra Hồ sơ tra bao gồm: Quyết định tra; biên tra đoàn tra, tra viên lập; báo cáo, giải trình đối tượng tra; báo cáo kết tra; 106 Kết luận tra; Văn việc xử lý, kiến nghị việc xử lý; Nhật ký đồn tra; tài liệu khác có liên quan đến tra Trong thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày có kết luận tra, trưởng đoàn tra tổ chức việc bàn giao hồ sơ tra Trường hợp trở ngại khách quan thời gian bàn giao hồ sơ tra kéo dài không 30 ngày Việc bàn giao hồ sơ tra phải lập thành biên 3.2.2.4 Quan hệ cơng tác đồn tra Quan hệ Đoàn tra với Người định tra; người giao nhiệm vụ giám sát, kiểm tra Trong q trình tra, trưởng đồn tra, thành viên đoàn tra phải tuân thủ đạo, giám sát, kiểm tra người định tra; thực chế độ thông tin, báo cáo theo yêu cầu Ban Giám đốc Khi xét thấy cần làm rõ nội dung liên quan nội dung ghi định tra trưởng đồn tra báo cáo với Ban Giám đốc Cơng ty xem xét, định Trong trình tra, trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra phải tuân thủ giám sát, kiểm tra ban giám đốc người người định tra giao nhiệm vụ giám sát, kiểm tra hoạt động đồn tra Ban giám đốc Cơng ty theo dõi, đôn đốc, đạo hoạt động, xử lý kịp thời kiến nghị đoàn tra; trường hợp cần phải bổ sung nội dung tra Ban Giám đốc u cầu trưởng đồn tra cung cấp thơng tin, tài liệu có liên quan để phục vụ cho việc bổ sung nội dung định tra Quyết định bổ sung nội dung tra phải văn gửi cho trưởng đoàn tra, đối tượng tra quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung tra bổ sung Quan hệ Trưởng đoàn tra với thành viên Đồn tra Thành viên đồn tra có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ, tạo điều kiện giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ Thành viên đoàn tra phải chấp hành đạo, điều hành trưởng đoàn tra việc thực nhiệm vụ giao Trong trường hợp có vấn đề phát 107 sinh vượt thẩm quyền báo cáo kịp thời với trưởng đoàn tra đề xuất biện pháp xử lý Thành viên đồn tra có cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, đối tượng tra phải báo cáo với trưởng đồn tra để trưởng đoàn tra báo cáo người định tra xem xét, định Quan hệ Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra với Thủ trưởng quan, đơn vị quản lý trực tiếp Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra có trách nhiệm báo cáo Giám đốc, đơn vị trực tiếp quản lý kết thực nhiệm vụ tra Lãnh đạo chi nhánh, đơn vị có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi để đồn tra, hoàn thành nhiệm vụ giao Thủ trưởng quan, đơn vị quản lý trực tiếp cán bộ, cơng nhân viên chức cử tham gia đồn tra có trách nhiệm giám sát, kiểm tra cán bộ, cơng nhân viên chức việc thực nhiệm tra giao 3.2.2.5 Khen thưởng xử lý vi phạm Khen thưởng: Theo chế độ chung Nhà nước, Tập đồn, Tơng Cơng ty Cơng ty Xử lý vi phạm: Trong trình tra, Trưởng đoàn tra, thành viên Đoàn tra vi phạm điều cấm hoạt động tra vi phạm quy định khác pháp luật tuỳ theo tính chất mức độ mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật, Công ty 3.2.3 Giải pháp thứ ba: Chế tài xử lý số hoạt động kiểm soát nội Trong thời gian qua, hoạt động kiểm soát nội phát số hành vi vi phạm đơn vị, cá nhân Một số trường hợp xử lý, nhiên đa phần xử lý hành kiểm trách nhắc nhở Các hành vi vi phạm sau phát Công ty Điện lực Hải Dương chủ yếu trọng đến công tác khắc phục sai phạm chưa xử lý người vi phạm xử lý mang tính hình thức Ngun nhân tình trạng do:  Các quy chế, quy định, quy trình sản xuất kinh doanh Cơng ty thường đề cập đến nội dung hướng dẫn thực công việc, chế tài xử 108 lý trường hợp, hành vi vi phạm khơng có chung chung “theo quy định pháp luật quy chế Công ty” Do phát hành vi vi phạm Cơng ty khơng có xác thực, rõ ràng để xử lý Ví dụ quy định xử lý hợp đồng hoạt động kinh doanh điện chưa quy định rõ chế tài xử lý trường hợp hành vi hóa đơn, trách nhiệm liên đới trưởng phụ trách đơn vị  Trong doanh nghiệp tồn nể nang định xử lý nhân viên Lãnh đạo đơn vị thường xử lý với hình thức nhẹ nhàng để tránh va chạm, lịng gây hiềm khích nội Do đó, phát sai phạm khơng có quy chế xử lý cụ thể nên xử lý nhẹ quy định  Trong quy định Công ty Điện lực Hải Dương có quy định chế tài xử lý hành vi vi phạm, nhiên quy định chung chung không quy định trách nhiệm người liên đới, hành vi vi phạm quy định 16 hành vi bao quát hành vi vi phạm Quy định thỏa ước lao động tập thể phụ lục số 05 Như vậy, cần bổ xung thêm hành vi phụ lục số 06 nhằm chi tiết hóa quy định chế tài xử phạt hành vi vi phạm  Đối với hình thức xử lý quy định hình thức kỷ luật là: kiểm trách miệng văn bản; kéo dài thời hạn nâng lương; sa thải Như hành vi vi phạm nhiều, mức độ vi phạm khác nhiên có hình thức xử lý dẫn đến tình trạng vi phạm nặng nhẹ có hình thức xử lý Đây sơ hở mà hệ thống kiểm soát gây nguy sau:  Người vi phạm không xử lý dẫn đến nguy tiếp tục tái diễn, lan truyền từ người đến người khác, từ hoạt động sang hoạt động khác Vì xử lý vi phạm nhẹ người dẫn đến xử lý nhẹ người khác  Người thực hoạt đơng kiểm sốt khơng tích cực phát sai phạm, có phát sai phạm đề nghị hình thức xử phạt nhẹ, làm cho hoạt động kiểm sốt khơng cịn tính hiệu lực, răn đe Ngồi ra, hiệu lực thi hành không đảm bảo dễ đàng dẫn tới thông đồng, kiêng nể, 109 che dấu cán kiểm tra đơn vị, phận, cá nhân người kiểm tra Trước thực trạng Cơng ty Điện lực Hải Dương phải hồn thiện chế tài xử lý cụ thể hành vi vi phạm quy trình, quy định cơng tác thực phân chia theo chiều dọc có nghĩa theo quy trình, cơng đoạn làm việc Và mức độ xử lý vi phạm theo mức độ nghiêm trọng hành vi vi phạm Ngoài chế tài xử lý theo thỏa ước lao động tập thể quy định Công ty áp dụng Các chế tài sau áp dụng cho hành vi vi phạm cụ thể như:  Nếu làm thất thoát hóa đơn, tiền điện người quản lý hóa đơn, tiền mặt phải bồi thường tất giá trị số tiền hóa đơn tiền mặt mất; chuyển làm công tác khác số tiền từ 500.000 đồng trở xuống; bị xa thải số tiền từ 500.000 đồng trở lên, đồng thời cá nhân, cán phụ trách đội bị trừ điểm thi đua trừ thưởng; đội thu tiền điện năm mà vượt trường hợp gây tiền hóa đơn người phụ trách bị kiểm điểm, kỷ luật trừ xếp loại thi đua xếp loại lương tháng Nếu có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng sữ truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp nhân viên đơn vị làm thất hóa đơn tiền điện, làm sai quy trình, bao che người tổ trưởng phụ trách quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm:  Nếu tổ trưởng quản lý không tự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên để nhân viên vi phạm tùy theo mức độ nghiêm trọng kiển trách giảm xếp loại, đánh giá mức độ hoàn thành công việc bậc, để tái phạm phát nhiều vụ/ năm điều chuyển công việc, phạt tháng chậm quy chế tăng lương Nếu vi phạm tái diễn cách chức không bổ nhiệm vào vị trí  Nếu phát thông đồng để biển thủ tài sản phải truy cứu trách nhiệm theo luật định 110 Trường hợp nhân viên, đội phụ trách thu tiền điện hóa đơn, tiền điện trưởng phó phịng Điện lực phụ trách quản lý trực tiếp phải chịu trách nhiệm  Nếu phịng quản lý khơng tự kiểm tra, phát sai phạm thường xuyên (không thực kiểm tra hàng tháng theo quy đinh) cố tình bao che phải xử lý, kỷ luật khiển trách văn  Nếu phòng quản lý phụ trách kiểm tra, giám sát, thực không phát sai phạm phải nhắc nhở cảnh cáo miệng giảm điểm tiêu chuẩn lực quản lý  Có dấu hiệu thơng đồng câu kết biển thủ tài sản phải truy cứu trách nhiệm theo luật định Quy trình đo đếm điện năng: sai phạm xảy khơng thực quy trình; khơng kiểm tra kỹ chất lượng hệ thống đo đếm điện năng, đường dây; có thái độ phục vụ văn hóa ứng xử khơng chuẩn mực với khách hàng… quy trình đo đếm điện năng, chế tài xử lý vi phạm áp dụng thỏa ước lao động tập thể Công ty phải quy định thêm chế tài xử lý tùy vào mức độ nghiêm trọng việc khiển trách miệng văn bản, hạ bậc xếp loại cá nhân, phịng ban, trừ lương, thưởng, chuyển cơng tác, lùi thời hạn tăng lương tháng buộc thơi việc Ngồi Cơng ty cần phải nghiên cứu ban hành chế tài xử lý quy trình khác như: Quy trình ký kết quản lý hợp đồng mua bán điện, quy trình quản lý hệ thống đo đếm điện năng, quy trình lập hóa đơn tiền điện, quy trình quản lý đầu tư xây dựng bản, quy trình sửa chữa lớn, quy trình hàng tồn kho… Tất quy trình mà Cơng ty quy định cần thêm quy định rõ ràng chi tiết chế tài xử lý vi phạm Ngoài cần quy định rõ trách nhiệm vật chất xử lý trường hợp vi phạm như:  Người lao động vơ ý, cố ý thiếu trách nhiệm làm thất thoát, hư hỏng tài sản Công ty (gồm thiết bị, phương tiện chuyên chở, dụng cụ, phương tiện làm việc, hồ sơ, tài liệu ) có hành vi khác gây thiệt hại đến lợi ích Cơng 111 ty tùy trường hợp phải bồi thường phần hay toàn giá trị thiệt hại theo quy định pháp luật  Người lao động vi phạm pháp luật không chấp hành quy chế, quy định gây thiệt hại cho Cơng ty, ngồi việc bị xử lý kỷ luật cịn phải bồi thường thiệt hại gây theo quy định pháp luật  Mức bồi thường giá trị tài sản thời điểm thất thoát hư hỏng:  Nếu sơ xuất thiệt hại khơng nghiêm trọng (dưới triệu đồng) phải bồi thường nhiều hai tháng lương trừ dần vào lương hàng tháng, mức khấu trừ không 50% lương tháng (bằng giá trị gây thiệt hại)  Nếu cố ý, thiếu trách nhiệm gây thiệt hại nghiêm trọng, tùy trường hợp Giám đốc định mức bồi thường  Nếu bất khả kháng khơng phải bồi thường Được xem bất khả kháng trường hợp thiên tai, dịch họa, lũ lụt, hỏa hoạn cố khác khơng thể dự đốn hay phịng tránh được, phải chứng minh cố bất ngờ  Trường hợp có hợp đồng trách nhiệm phải bồi thường theo hợp đồng ký 112 KẾT LUẬN Trong năm qua Điện lực Hải Dương cố gắng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nói chung, hoạt động kiểm sốt nội nói riêng đạt số thành tựu như: chấn chỉnh sai phạm, góp phần ngăn ngừa hạn chế nhiều sai phạm; hoàn thiện quy chuẩn hóa bước, quy trình cơng tác, thao tác… nhằm hạn chế sai sót, mát quản lý chi phí tốt Tuy nhiên, hoạt động kiểm sốt nội Điện lực Hải Dương cịn nhiều bất cập cần giải pháp giúp nâng cao hiệu hoạt động Các giải pháp đưa luận văn nhằm mục đích hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội Với giải pháp thứ mục tiêu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, lực phẩm chất đạo đức cán thực cơng tác kiểm sốt nội Cơng ty Với giải pháp thứ hai mục tiêu giải pháp nhằm hoàn thiện quy chế tra nhằm nâng cao ý thức, vai trò, trách nhiệm cán thực cơng tác kiểm tra, hồn thiện quy trình thống thực nhằm tăng cường hiệu công tác kiểm tra Để nâng cao vai trò hiệu hoạt động kiểm soát đồng thời nâng cao tính chất, vai trị, mức độ hiệu hệ thống kiểm soát nội cần nâng cao ý thức trách nhiệm có ràng buộc pháp lý, luận văn đưa thêm giải pháp thứ Giải pháp cuối đưa nhằm tăng trách nhiệm kiểm soát nội tồn hệ thống có tính ràng buộc kinh tế lớn Với mục đích rõ ràng mối liên hệ hiệu kiểm soát, điều hành với kết hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản Tuy nhiên, biết, kiểm sốt nội q trình q trình mang tính lịch sử tiếp nối Do vậy, điều quan trọng tâm kiểm sốt chi phí, tăng cường hiệu kinh doanh Công ty Điện lực Hải Dương, Ban lãnh đạo tồn thể cán cơng nhân viên Công ty tâm thực hiện, hành động liệt không tha thứ, dung tha, hời hợt cho sai sót, vi phạm quy chế, quy định tất giải pháp phát huy hiệu 113 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nhiều tác giả, Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất Phương Đơng, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Khoa Kế tốn – Kiểm tốn, Bộ mơn Kiểm tốn [2] PGS.TS Trần Thị Giang Tân, Kiểm soát nội bộ, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh [3] PGS.TS Phan Thị Thuận (2005), Giáo trình Quản trị học đại cương, Nhà xuất khoa học kỹ thuật Hà Nội [4] Nguyễn Hải Sản (1997), Quản trị Tài Doanh nghiệp, Nhà xuất trẻ, Hà Nội [5] http://www.fetp.edu.vn/index.cfm - Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright [6] http://www.gso.gov.vn/default.aspx?tabid=217 - Tổng cục Thống kê Việt Nam [7] http://www.mof.gov.vn/portal/page/portal/mof_vn - Bộ Tài [8] http://www.xaydung.gov.vn/site/moc - Bộ Xây dựng [9] http://www.evn.com.vn/ - Tập đoàn Điện lực Việt Nam 114 ... giá hiệu hoạt động kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương 87 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC HẢI DƯƠNG... xử lý số liệu, luận văn nhằm: - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Điện lực Hải Dương - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương. .. động kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương 2.2.1 Phân tích mơ hình tổ chức kiểm sốt nội Cơng ty Điện lực Hải Dương 2.2.1.1 Phân tích cấu tổ chức Mơ hình hệ thống kiểm sốt nội Công ty Điện lực