TIỂU LUẬN MÔN CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP



BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH II

BÀI TIỂU LUẬN

MÔN: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: TS Lê Thị Thanh Hương

Nhóm thực hiện:

PHAN THỊ DIỆU ĐOÀN THỊ MỸ DUYÊN

LÂM HỮU NGHIÊM HỨU HỒNG NGỌC NGÔ THỊ ÁI TRÂN

NHÓM 12

– N21DCMR013 – N21DCMR016 – N21DCMR038 – N21DCMR040 – N21DCMR060

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH II

LÂM HỮU NGHIÊM HỨU HỒNG NGỌC NGÔ THỊ ÁI TRÂN

NHÓM 12

– N21DCMR013 – N21DCMR016 – N21DCMR038 – N21DCMR040 – N21DCMR060

MỤC LỤC

MỤC LỤC 3

DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT 5

MỤC LỤC HÌNH MINH HỌA 6

LỜI NÓI ĐẦU 9

Chương I: Tìm hiểu về doanh nghiệp 79D secondhand 10

1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp 10

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 10

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp 10

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của doanh nghiệp 11

1.2 Hệ thống quản lý thông tin khách hàng của cửa hàng 79d.secondhand KiotViet 12

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hệ thống quản lý thông tin khách hàng 12

1.2.3.6 Điều chỉnh, Thanh toán công nợ 22

1.2.3.7 Nhập/ Xuất danh sách khách hàng theo file excel 24

1.2.3.8 Tìm kiếm, sắp xếp danh sách khách hàng 26

1.2.4 Ưu và nhược điểm trong quản lý thông tin khách hàng của KiotViet 28

Chương II: Xây dựng một hệ thống quản lý thuê mượn băng đĩa của khách hàng 29

2.1 Phân tích yêu cầu của hệ thống thông tin 29

2.1.1 Khái niệm và vai trò của hệ thống quản lý cho thuê băng đĩa 29

2.1.2 Đối tượng sử dụng hệ thống thông tin 29

2.1.3 Các thành phần của hệ thống quản lý cho thuê băng đĩa 29

2.2 Thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu trên Access: 32

2.2.1 Phân tích dữ liệu (Data analysis) 32

2.2.1.1 Dữ liệu khách hàng 32

2.2.1.2 Dữ liệu sản phẩm 33

2.2.1.3 Dữ liệu nhà xuất bản 33

2.2.1.4 Dữ liệu phiếu nhập 33

2.2.1.5 Dữ liệu phiếu thuê 33

2.2.1.6 Dữ liệu phiếu trả 33

2.2.2 Phân tích luồng dữ liệu 34

2.2.2.1 Dữ liệu đầu vào 34

2.2.4 Xây dựng chức năng và giao diện của hệ thống 40

2.2.4.1 Sơ đồ chức năng và sơ đồ khối 40

DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC HÌNH MINH HỌA

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và nhân sự của doanh nghiệp 11 Hình 1.2: Quy trình thêm khách hàng mới ( Nguồn: kiotviet.vn) 16 Hình 1.3: Quy trình thêm khách hàng mới ( Nguồn: kiotviet.vn) 17 Hình 1.4: Quy trình thêm khách hàng mới ( Nguồn: kiotviet.vn) 18

Hình 1.5: Quy trình cập nhật thông tin khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 18 Hình 1.6: Quy trình ngừng hoạt động khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 19 Hình 1.7: Quy trình cho phép hoạt động khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 19 Hình 1.8: Quy trình xóa khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 20

Hình 1.9: Quy trình xóa khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 20 Hình 1.10: Quy trình xóa khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 21 Hình 1.11: Quy trình xóa khách hàng ( Nguồn: kiotviet.vn) 21

Hình 1.12: Quy trình tìm kiếm, kiểm tra lịch sử bán/ trả hàng hóa 22

Hình 1.13: Quy trình điểu chỉnh, thanh toán công nợ ( Nguồn: kiotviet.vn) 22 Hình 1.14: Quy trình điều chỉnh, thanh toán công nợ ( Nguồn: kiotviet.vn) 23 Hình 1.15: Quy trình điều chỉnh, thanh toán công nợ ( Nguồn: kiotviet.vn) 24 Hình 1.16: Quy trình nhập/xuất danh sách khách hàng theo file excel 24 Hình 1.17: Quy trình nhập/xuất danh sách khách hàng theo file excel 25 Hình 1.18: Quy trình nhập/xuất danh sách khách hàng theo file excel 25 Hình 1.19: Quy trình nhập/xuất danh sách khách hàng theo file excel 26 Hình 1.20: Quy trình nhập/xuất danh sách khách hàng theo file excel 26 Hình 1.21: Quy trình tìm kiếm, sắp xếp danh sách khách hàng 27

Hình 2.1: Giao diện form báo cáo số lượng thuê băng đĩa theo ngày 30 Hình 2.2: Giao diện của form thông tin băng đĩa chưa thuê 30

Hình 2.3: Giao diện của form thông tin khách hàng 31

Hình 2.4: Giao diện của form thông tin khách hàng thuê băng đĩa 31 Hình 2.5: Giao diện của form thông tin khách hàng trả băng đĩa 32

Hình 2.6 Sơ đồ tổng quan về luồng dữ liệu 35

Hình 2.7 Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng khách hàng 35 Hình 2.8 Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng nhà xuất bảng 36 Hình 2.9 Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng phiếu thuê 36 Hình 2.10 Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng phiếu nhập 36 Hình 2.11 Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng phiếu trả 36 Hình 2.12 Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng sản phẩm 37 Hình 2.13 Liên kết giữa các bảng 37

Hình 2.14 Dữ liệu bảng khách hàng 38 Hình 2.15 Dữ liệu bảng nhà xuất bản 38 Hình 2.16 Dữ liệu bảng phiếu nhập 39 Hình 2.17 Dữ liệu bảng phiếu thuê 39 Hình 2.18 Dữ liệu bảng phiếu trả 40 Hình 2.19 Dữ liệu bảng sản phẩm 40

Hình 2.20 Sơ đồ chức năng của hệ thống 41 Hình 2.21 Sơ đồ khối của hệ thống 41

Hình 2.22 Thành phần của query chi tiết nhập băng đĩa 43 Hình 2.23 Giao diện của query chi tiết nhập băng đĩa 43 Hình 2.24 Thành phần của query chi tiết thuê băng đĩa 44 Hình 2.25 Giao diện của query chi tiết thuê băng đĩa 44 Hình 2.26 Thành phần của query chi tiết trả băng đĩa 45 Hình 2.27 Thành phần của query chi tiết trả băng đĩa 45 Hình 2.28 Giao diện của query chi tiết trả băng đĩa 45 Hình 2.29 Giao diện của query chi tiết trả băng đĩa 45 Hình 2.30 Thành phần của query tìm kiếm sản phẩm 46 Hình 2.31 Ô tìm kiếm của query tìm kiếm sản phẩm 46 Hình 2.32 Kết quả của query tìm kiếm sản phẩm 46

Hình 2.33 Thành phần của form khách hàng 47 Hình 2.34 Ô tìm kiếm của form khách hàng 47 Hình 2.35 Kết quả của form khách hàng 48 Hình 2.36 Thành phần của form chưa thuê 48 Hình 2.37 Ô tìm kiếm của form chưa thuê 49 Hình 2.38 Kết quả của form chưa thuê 49

Hình 2.39 Thành phần của form thông tin khách hàng thuê băng đĩa 50 Hình 2.40 Giao diện của form thông tin khách hàng thuê băng đĩa 50 Hình 2.41 Thành phần của form thông tin khách hàng trả băng đĩa 51 Hình 2.42 Giao diện của form thông tin khách hàng trả băng đĩa 51

Hình 2.43 Thành phẩn của form báo cáo số lượng thuê băng đĩa theo ngày 52 Hình 2.44 Ô tìm kiếm của form báo cáo số lượng thuê băng đĩa theo ngày 52 Hình 2.45 Kết quả của form báo cáo số lượng thuê băng đĩa theo ngày 53

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại nền kinh tế 4.0, các doanh nghiệp thành lập ngày càng nhiều Điều này giúp thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển nhưng đồng thời cũng gây sức ép cạnh tranh lên các doanh nghiệp Buộc doanh nghiệp phải biết tạo lợi thế cạnh tranh cho riêng mình, để tiến xa hơn với đối thủ Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời các nhu cầu của khách hàng và xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong số những yếu tố thì hệ thống thông tin nắm giữ vai trò hết sức quan trọng đối với việc đưa ra chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Hệ thống thông tin đã phát triển từ việc hỗ trợ một số chức năng văn phòng sang đóng vai trò chiến lược trong công ty Đặc biệt, những tiến bộ của công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh đã thúc đẩy các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc sử dụng tiến bộ của công nghệ thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh và tạo ra những khả năng mới Xu hướng sử dụng thành công công nghệ thông tin hiện đang mở rộng trên tất cả các loại tổ chức, bao gồm cả các công ty vừa và nhỏ ở các quốc gia mới nổi phát triển Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giản ngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệm, nguồn tài lực và nhân lực Bài tiểu luận này sẽ tìm hiểu những nội dung có liên quan nhằm hiểu rõ hơn hệ thống thông tin đối với chiến lược tổ chức của doanh nghiệp

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong nhận được sự nhận xét và góp ý của cô để bài báo cáo này được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô!

Chương I: Tìm hiểu về doanh nghiệp 79D secondhand

1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

Cửa hàng luôn tìm kiếm những chiếc áo, quần, phụ kiện sau đó xử lý và kiểm tra nghiêm ngặt trước khi nó đến tay các tín đồ yêu thích 2hand 79D secondhand luôn tự hào về việc cung cấp những sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý, đồng thời giúp giảm thiểu tác động đến môi trường

79D secondhand đã trải qua ba dấu mốc chính Đầu tiên, chỉ thành lập một cửa hàng nhỏ với số vốn 150tr, sau đó mở rộng phạm vi của hàng và tăng hơn 500 sản phẩm và hiện nay đang đạt doanh thu trung bình ~200tr/tháng Doanh nghiệp luôn có sự cam kết đối với giá trị bền vững và chất lượng Bởi vì đó là chìa khóa để đạt được sự thành công trong lĩnh vực kinh doanh

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Giá trị cốt lõi

Đồ secondhand không chỉ là sản phẩm đã qua sử dụng mà còn là cơ hội để khám phá những câu chuyện và lịch sử ẩn sau từng món đồ 79D secondhand thường xuyên tìm kiếm những sản phẩm độc đáo, có giá trị lịch sử hoặc nghệ thuật để mang đến cho khách hàng trải nghiệm đặc biệt

Với giá trị cốt lõi bền vững môi trường cùng những sản phẩm có phong cách độc đáo, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về lợi ích của việc mua sắm secondhand 79D secondhand luôn cam kết trở thành một phần của cộng đồng địa phương, bao gồm việc tổ chức sự kiện cộng đồng, đóng góp cho các tổ chức từ thiện, và tham gia vào các hoạt động xã hội nhằm xây dựng mối quan hệ vững chắc và tích cực với cộng đồng

Tóm lại, 79D secondhand không chỉ kinh doanh đồ secondhand mà còn là việc xây dựng một cộng đồng và một phong cách sống bền vững

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của doanh nghiệp

Hình 1.1

Giám đốc: Người đứng đầu doanh nghiệp, quyết định chiến lược tổng thể và định hình về

tầm nhìn của doanh nghiệp

Quản lý:

Nhân viên bán hàng: Đảm nhận trách nhiệm về bán hàng, chăm sóc khách hàng, xây

dựng mối quan hệ với khách hàng và quản lý mối quan hệ công chúng

Nhân viên kho: Chịu trách nhiệm tìm kiếm và mua sắm sản phẩm đã qua sử dụng Đồng

thời, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng

Quản lý kỹ thuật: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu hóa quá trình quản

lý kỹ thuật một cách hiệu quả

1.2 Hệ thống quản lý thông tin khách hàng của cửa hàng 79d.secondhand KiotViet

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hệ thống quản lý thông tin khách hàng

Vai trò của hệ thống quản lý thông tin trong doanh nghiệp: trong thời đại công nghệ

thông tin phát triển như hiện nay, thông tin là một nguồn lực quan trọng và có giá trị cho doanh nghiệp Thông tin giúp doanh nghiệp có được cái nhìn rõ ràng về thị trường, khách hàng, đối thủ, nhân viên, đối tác,… Thông tin cũng giúp doanh nghiệp ra quyết định, giải quyết vấn đề, đánh giá hiệu quả, cải tiến chất lượng và nâng cao năng suất Tuy nhiên, để có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý thông tin khách hàng, là một hệ thống có vai trò quản lý các dữ liệu và thông tin liên quan đến khách hàng của doanh nghiệp

Mục tiêu của hệ thống quản lý thông tin khách hàng là để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc

cải thiện mối quan hệ với khách hàng, tăng doanh số bán hàng, nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng, và tạo ra các chiến dịch marketing hiệu quả Để đạt được mục tiêu này, hệ thống quản lý thông tin khách hàng cần thực hiện các chức năng sau: Thu thập và lưu trữ các dữ liệu và thông tin khách hàng một cách có hệ thống, an toàn và cập nhật Đây là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó tạo ra cơ sở dữ liệu khách hàng cho doanh nghiệp Các dữ liệu và thông tin khách hàng có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, như giao dịch bán hàng, khảo sát, phản hồi, mạng xã hội, … Các dữ liệu và thông tin khách hàng cần được lưu trữ một cách an toàn, bảo mật và dễ truy cập Các dữ liệu và thông tin khách hàng cũng cần được cập nhật thường xuyên, để đảm bảo tính chính xác và mới nhất

Phân tích và khai thác các dữ liệu và thông tin khách hàng để hiểu rõ hơn về nhu cầu, hành vi, thói quen và xu hướng mua hàng của khách hàng Đây là chức năng nâng cao và chiến lược của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó giúp doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc và toàn diện về khách hàng của mình Các dữ liệu và thông tin khách hàng có thể được phân tích và khai thác bằng các phương pháp và công cụ khác nhau, như thống kê, hồi quy, phân tích nhân tố, phân tích nhóm, phân tích giỏ hàng, … Các dữ liệu và thông tin khách hàng cũng có thể được khai thác để tạo ra các thông tin hữu ích, như hồ sơ khách hàng, giá trị khách hàng, độ trung thành khách hàng, …

Phân loại và phân khúc khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, như độ tuổi, giới tính, địa lý, thu nhập, mức độ quan tâm, mức độ hài lòng, … Đây là chức năng tối ưu và tùy biến của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó giúp doanh nghiệp phân biệt và nhận diện các nhóm khách hàng có đặc điểm và nhu cầu khác nhau Các tiêu chí phân loại và phân khúc khách hàng có thể được xác định dựa trên các dữ liệu và thông tin khách hàng đã được phân tích và khai thác Các nhóm khách hàng có thể được đặt tên và gán nhãn để dễ dàng nhận biết và quản lý

Giao tiếp và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả, thông qua các kênh khác nhau, như email, điện thoại, SMS, mạng xã hội, … Đây là chức năng giao tiếp và tương tác của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó giúp doanh nghiệp duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng Các kênh giao tiếp và tương tác cần được lựa chọn phù hợp với từng nhóm khách hàng, từng mục đích và từng thời điểm Các nội dung giao tiếp và tương tác cần được thiết kế và truyền tải một cách hấp dẫn, thân thiện và chuyên nghiệp Tạo ra các ưu đãi, khuyến mãi, chương trình thưởng và chăm sóc khách hàng phù hợp với từng nhóm khách hàng, nhằm tăng cường giá trị khách hàng và khuyến khích khách hàng mua hàng nhiều hơn và thường xuyên hơn Đây là chức năng kích thích và thúc đẩy của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận Các ưu đãi, khuyến mãi, chương trình thưởng và chăm sóc khách hàng cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách có chiến lược, dựa trên các dữ liệu và thông tin khách hàng Các ưu đãi, khuyến mãi, chương trình thưởng và chăm sóc khách hàng cũng cần được thông báo và truyền tải một cách rõ ràng và kịp thời cho khách hàng

Thu thập và phân tích phản hồi, ý kiến và đánh giá của khách hàng, nhằm đánh giá mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng, cũng như nhận biết các vấn đề, thách thức và cơ hội để cải thiện sản phẩm, dịch vụ và chất lượng dịch vụ Đây là chức năng đánh giá và cải tiến của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó giúp doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng, cũng như cải tiến sản phẩm, dịch vụ và chất lượng dịch vụ Các phản hồi, ý kiến và đánh giá của khách hàng có thể được thu thập từ nhiều kênh khác nhau, như khảo sát, phản hồi, mạng xã hội, … Các phản hồi, ý kiến và đánh giá của khách hàng cần được phân tích và khai thác bằng các phương pháp và công cụ khác nhau, như thống kê, hồi quy, phân tích nhân tố, phân tích nhóm, … Các phản hồi, ý kiến và đánh giá của khách hàng cũng cần được sử dụng để cải thiện sản phẩm, dịch vụ và chất lượng dịch vụ, cũng như để tạo ra các thông tin hữu ích, như mức độ hài lòng, mức độ trung thành, mức độ khuyến khích, …

Đo lường và theo dõi hiệu quả của các hoạt động quản lý thông tin khách hàng, như tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ mua lại, tỷ lệ giữ khách hàng, giá trị khách hàng trung bình, chi phí khách hàng, lợi nhuận khách hàng, … Đây là chức năng kiểm tra và đánh giá của hệ thống quản lý thông tin khách hàng, vì nó giúp doanh nghiệp đo lường và theo dõi kết quả và hiệu quả của các hoạt động quản lý thông tin khách hàng Các chỉ số đo lường và theo dõi cần được xác định và thiết lập một cách rõ ràng, đồng bộ và khách quan Các chỉ số đo lường và theo dõi cũng cần được thu thập, xử lý, trình bày và báo cáo một cách kịp thời, chính xác và minh bạch

Mục tiêu và vai trò của KiotViet:

Vai trò:

Mọi doanh nghiệp ngày nay đều nhận thấy tầm quan trọng ngày càng tăng của việc quản lý thông tin khách hàng Trên thực tế, cứ 10 chủ cơ sở kinh doanh thì có 6 người sử dụng thông tin khách hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh Điều này nói lên rất nhiều điều về cách dữ liệu xác định hành động mà các chủ cơ sở sản xuất kinh doanh thực hiện và hướng dẫn các chiến lược dài hạn của họ

Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là thu thập và quản lý thông tin khách hàng trên phần mềm mang lại những lợi ích gì? Chúng ta có thể liệt kê một số lợi ích như:

Cung cấp cơ hội được nhắm mục tiêu cao cho khách hàng

Đưa ra các chiến lược tiếp thị phù hợp với nhu cầu và sở thích riêng của khách hàng Tạo khách hàng tiềm năng và chốt giao dịch nhanh hơn

Upsell và cross-sell cho đúng người vào đúng thời điểm Tăng cường nỗ lực tiếp thị và bán hàng của bạn

Ngăn chặn các “Data Silo” và tăng cường tính minh bạch trong các quy trình

Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn bằng cách chủ động đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu Ngăn chặn vi phạm bảo mật dữ liệu và các hậu quả liên quan

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, dữ liệu khách hàng được quản lý tốt sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với những khách hàng tiềm năng đủ mạnh

Mục tiêu:

Tìm kiếm cơ hội kinh doanh trên khách hàng: Những dữ liệu từ việc bán hàng thu thập

được sẽ là thông tin cực kì quan trọng để chủ cửa hàng có thể hiểu rõ về hành vi mua của khách hàng hiện tại

Do đó, bạn có thể có những quyết định kinh doanh phù hợp để gia tăng lượng mua từ những đối tượng khách hàng đó Hơn nữa, chủ cơ sở kinh doanh cũng có thể tìm kiếm các cơ hội mới trên khách hàng hiện tại, tăng cường lợi ích đạt được cho cửa hàng

Duy trì mối quan hệ với khách hàng: Một trong những lợi ích của việc quản lý khách

hàng hiệu quả đó là cửa hàng sẽ xây dựng và duy trì được mối quan hệ bền vững, tốt đẹp với khách hàng Những thông tin về ngày sinh nhật hay thói quen mua sẽ giúp bạn có được dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, từ đó khiến họ có được những trải nghiệm tốt nhất Điều này sẽ giúp cửa hàng “ghi điểm” trong ấn tượng của khách hàng và bạn sẽ có được một lượng khách hàng trung thành nhanh chóng

Mở rộng khách hàng mới: Bên cạnh việc giữ chân các khách hàng cũ, quản lý khách

hàng hiệu quả còn góp phần mở rộng khách hàng mới cho cửa hàng Việc có được thông tin của khách sẽ giúp bạn xác định và gia tăng lượng khách hàng tiềm năng

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tiếp cận đến những đối tượng khách hàng này và biến họ trở thành khách mua sản phẩm thực sự tại cửa hàng Nhờ đó, chủ cơ sở kinh doanh sẽ đưa sản phẩm tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn

Xây dựng chương trình ưu đãi dựa trên quá trình mua hàng: Nhờ có dữ liệu từ phần

mềm, chủ cơ sở kinh doanh sẽ xác định được khách hàng VIP hay khách hàng thân thiết nhờ các chương trình tích điểm hay thông tin về quá trình mua hàng Từ đó, chủ cơ sở kinh doanh sẽ xây dựng được những chương trình ưu đãi phù hợp với từng đối tượng khách hàng riêng Điều này không chỉ giúp nâng cao sự hiệu quả mà còn tiết kiệm nhiều chi phí khi chỉ tập trung vào những khách hàng nhất định

Quản lý công nợ hiệu quả: Công nợ khách hàng là một trong những vấn đề khó quản lý

nhất đối với các chủ cơ sở kinh doanh Tuy nhiên nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ có thể quản lý công nợ một cách thuận tiện và dễ dàng hơn.Chủ cơ sở kinh doanh có thể lưu trữ thông tin công nợ, phân loại thành khách hàng đã thanh toán và chưa thanh toán, cũng như thiết lập các kì hạn đối với khách hàng Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ xác định được rõ những đối tượng cần quản lý công nợ và có được những giải pháp phù hợp Hiện nay trên thị trường có các giải pháp quản lý dữ liệu khách hàng vững chắc có thể biến việc tập trung hóa dữ liệu thành hiện thực KIotViet là một trong những công cụ mà bạn có thể triển khai để quản lý và tận dụng tối đa thông tin khách hàng của mình Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, dữ liệu khách hàng được quản lý tốt sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ có ý nghĩa với những khách hàng tiềm năng đủ mạnh

1.2.2 Các thành phần chính của KiotViet:

Khởi tạo, thiết lập gian hàng, cửa hàng

Quản lý người dùng, quản lý chi nhánh cửa hàng, doanh nghiệp Quản lý hàng hóa:

Tồn kho: Theo dõi số lượng tồn kho, nhập/xuất hàng hóa Danh mục hàng hóa: Quản lý danh mục, thuộc tính, đơn vị tính Nhập hàng: Ghi nhận nhập hàng từ nhà cung cấp

Xuất hàng: Ghi nhận xuất hàng cho khách hàng Bán hàng:

Bán lẻ: Quản lý bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng

Bán buôn: Quản lý bán buôn cho các đối tác kinh doanh Bán online: Đồng bộ với các sàn thương mại điện tử Quản lý khách hàng:

Danh sách khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng

Lịch sử giao dịch: Theo dõi lịch sử mua bán của khách hàng Báo cáo và thống kê:

Doanh thu: Báo cáo doanh thu theo thời gian Tồn kho: Báo cáo tồn kho, tồn quá hạn Khách hàng: Thống kê số lượng khách hàng Thiết lập và cài đặt:

Cấu hình cửa hàng: Thiết lập thông tin cửa hàng, logo, địa chỉ

Phân quyền người dùng: Xác định quyền truy cập cho từng người dùng Hỗ trợ thanh toán và vận chuyển:

Tích hợp các phương thức thanh toán (thanh toán QR, ví điện tử) Hỗ trợ vận chuyển và giao nhận hàng hóa

1.2.3 Các phương pháp và công cụ quản lý thông tin khách hàng của KiotViet

Hình 1.3

Bạn nhập các thông tin khách hàng -> kích Lưu để ghi nhận thông tin

Lưu ý: Tên khách hàng là thông tin bắt buộc, thông tin điện thoại của các khách hàng không được trùng nhau

Ngoài ra, bạn có thể thêm mới khách hàng khi tạo đơn hàng hoặc nhập danh sách khách hàng từ file Excel

Để thêm khách hàng khi bán hàng, đặt hàng thao tác như sau:

Trong màn hình Bán hàng, chọn dấu + cạnh ô Tìm khách hàng (F4)

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin khách hàng, các thao tác giống như khi thêm khách hàng ở bước trên

Hình 1.4

1.2.3.2 Cập nhật thông tin khách hàng

Để cập nhật thông tin khách hàng, bạn chọn menu Khách hàng, sau đó tìm kiếm và chọn

Khách hàng cần sửa thông tin bạn kích Cập nhật (1) -> kích Lưu (2) để ghi nhận thông

xác nhận ngừng hoạt động khách hàng Sau khi ngừng hoạt động khách hàng, hệ thống vẫn sẽ giữ thông tin và giao dịch của khách hàng

Hình 1.6

Để khách hàng giao dịch trở lại, bạn kích Cho phép hoạt động (1) -> kích Đồng ý (2) để

xác nhận thông tin

Hình 1.7

1.2.3.4 Xóa khách hàng

Để xóa thông tin nhà cung cấp, bạn chọn menu Khách hàng, sau đó tìm kiếm và chọn

Khách hàng cần xóa -> kích Xóa (1) -> kích Đồng ý (2) để xác nhận xóa thông tin khách

hàng Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn khách hàng nhưng vẫn giữ những giao dịch lịch sử nếu có

Hình 1.8

Ngoài ra, bạn có thể chọn hàng loạt khách hàng để xóa

Hình 1.9

Hình 1.12

Lưu ý: Nếu muốn xuất lịch sử đặt/bán hàng của khách hàng ra file excel: kích Xuất file 1.2.3.6 Điều chỉnh, Thanh toán công nợ

Theo dõi Nợ cần thu

Trên menu Khách hàng, bạn tìm kiếm và chọn khách hàng cần xem thông tin, chọn tab Nợ cần thu từ khách, hệ thống hiển thị tất cả các giao dịch bán hàng, thanh toán đối với khách hàng đó từ khi phát sinh nợ

Hình 1.13

Điều chỉnh nợ

Muốn điều chỉnh lại con số Nợ cần thu, trong tab Nợ cần thu từ khách, bạn kích Điều

chỉnh (1) -> điền thông tin mới cho nợ cần thu (2) -> kích Cập nhật (3)

Hình 1.14

Sau khi cập nhật thành công, hệ thống tự động sinh ra một phiếu điều chỉnh nợ Thanh toán nợ

- Để ghi nhận khách hàng thanh toán nợ, trong tab Nợ cần thu từ khách, bạn kích Thanh

toán (1) -> điền số tiền vào ô Thu từ khách (2.1) để hệ thống tự phân bổ công nợ cho các

hóa đơn (thứ tự ưu tiên theo thời gian từ cũ đến mới) hoặc điền giá trị Tiền thu (2.2) vào

từng dòng hóa đơn cần thanh toán, thay đổi thời gian, phương thức và ghi chú trên phiếu

(3) (nếu cần) -> kích Tạo phiếu thu hoặc Tạo phiếu thu & In (4)

Hình 1.15

1.2.3.7 Nhập/ Xuất danh sách khách hàng theo file excel

Nhập danh sách khách hàng từ file excel

Để nhập danh sách khách hàng từ file Excel, trên menu Đối tác -> Khách hàng, bạn kích

chọn File (1) -> kích Import (2)

Hình 1.16

Trên màn hình Nhập khách hàng từ file excel, bạn tích/ không tích (3):

Cập nhật dư nợ cuối: Dư nợ cuối lấy theo thông tin trong file excel

Cập nhật tích điểm: Thông tin điểm hiện tại lấy theo thông tin trong file excel Cho phép khách hàng trùng email:

Nếu tích chọn: import được khách hàng có trùng email với khách đang tồn tại trên hệ thống

Nếu không tích chọn: hệ thống báo lỗi và không import được toàn bộ file

Tiếp tục kích Chọn file dữ liệu (4)

Hình 1.17

Lưu ý: Hệ thống import thông tin theo định dạng file excel cố định Bạn kích Excel file để tải về file mẫu

Xuất danh sách khách hàng ra file Excel

Để xuất danh sách khách hàng ra file Excel, trên menu Đối tác -> Khách hàng, bạn kích

chọn File (1) -> kích Xuất file (2)

Tìm kiếm theo ngày giao dịch cuối của khách hàng Tìm kiếm theo chi nhánh tạo

Tìm kiếm theo người tạo Tìm kiếm theo nợ hiện tại