Thực tập chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý

Thực tập chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý Báo cáo thực tập chuyên ngành hệ thống thông tin quản lý Tên đề tài: Phân tích và phát triển hệ thống quản lý nhập xuất, tồn kho và bảo hành hàng hóa của cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care

THÔNG TIN CHUNG

Tên đề tài: Phân tích và phát triển hệ thống quản lý nhập xuất, tồn kho và bảo hành hàng hóa của cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care

Đơn vị thực tập: Cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care

Ngày bắt đầu: 25/01/2022 - Ngày kết thúc: 10/06/2022

Giảng viên hướng dẫn: ThS Chu Văn Huy

Thông tin sinh viên thực hiện: Nhóm 17

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

STT Họ và tên Mã sinh viên Nhiệm vụ thành Hoàn

1 Trần Thành Công(Nhóm Trưởng) 22A4040010

- Vẽ biểu đồ ca sửdụng, biểu đồ tuần tự

- Mô tả kịch bản ca

sử dụng

- Lập bảng phỏng vấn

- Thiết kế cơ sở dữliệu

- Thiết kế giao diện

100%

- Tìm hiểu và mô tảchi tiết về các quytrình tại cửa hàng

- Vẽ biểu đồ ca sửdụng, biểu đồ tuần tự

- Mô tả kịch bản ca

sử dụng

- Vẽ biểu đồ lớp, môhình thực thể ERD

- Thiết kế cơ sở dữliệu

100%

3 Lê Thị Hồng 22A4040110

- Vẽ biểu đồ hoạtđộng của các quytrình

-Vẽ biểu đồ ca sửdụng, biểu đồ tuần tự

- Mô tả kịch bản ca

sử dụng

- Thiết kế giao diện

- Tổng hợp và chỉnhsửa Word

100%

NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

…

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan kết quả đạt được trong báo cáo là sản phẩm nghiêncứu, tìm hiểu của riêng chúng tôi Trong toàn bộ nội dung của báo cáo, nhữngđiều được trình bày hoặc là của chúng tôi hoặc là được tổng hợp từ nhiều nguồntài liệu Tất cả tài liệu tham khảo đều có xuất xứ rõ ràng và được trích dẫn hợppháp

Chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật theoquy định theo lời cam đoan của mình

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Trần Thành Công Đồng Thị Sen

Lê Thị Hồng

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực hiện bài thực tập, tuy còn rất nhiều những thiếu xót vềkiến thức nhưng chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ, và giảng dạy

từ phía giảng viên khoa Hệ thống thông tin quản lý Bài báo cáo thực tập chuyên ngành

là kết quả của quá trình cố gắng của chúng em và không thể không kể đến sự khích lệđông viên từ phía thầy cô và bạn bè

Chúng em vô cùng biết ơn và muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới các giảngviên của Khoa, đặc biệt là thầy Chu Văn Huy đã trực tiếp tận tình hướng dẫn cũng nhưcung cấp các kiến thức và tài liệu thông tin cần thiết trong suốt quá trình tiến hành bàibáo cáo của chúng em

Xin chân thành cảm ơn Cửa hàng cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal

Care – đơn vị thực tập và anh Nguyễn Thành Dương đã tạo điều kiện cho chúng em tìm

hiểu thực tế, cung cấp cho chúng em những tài liệu thông tin về các quy trình hoạt động

có liên quan đến nội dung thực tập

Trong những bước đầu đi vào thực tế, chúng em còn gặp phải những hạn chế vànhiều bỡ ngỡ nên bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót, chúng em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp quý báu từ thầy cô để chúng em có thể bổ sung và hoànthiện bài báo cáo cũng như có thêm kiến thức chuyên ngành bổ ích

Sau cùng, chúng em xin kính chúc thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin quản

lý thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh trồng người

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN 1.1 Giới thiệu về cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care 1.1.1 Tổng quan

- Tên cửa hàng: METAMO - Personal Care

hàng chuyên cung cấp các sản phẩm, thiết bị massage hỗ trợ phục hồi cơthể sau các hoạt động thể dụng thể thao, vận động, … với các dòng máynhư gối massage cổ vai ngáy, bồn ngâm chân, máy massage cầm tay,… Được thành lập năm 2019 và bắt đầu đi vào bán hàng cung cấp năm

2021 Với mong muốn đem đến cho khách hàng các sản phẩm giá cả phùhợp với mức thu nhập từ thấp đến cao của người lao động các sản phẩmvới các mức giá tại cửa hàng hết sức đa dạng

Hình 1.1: Cửa hàng Thiết bị Massage – Personal Care

1.1.2 Sơ đồ tổ chức

1.2.2 Mục tiêu cần đạt được

- Nghiên cứu, phân tích và phát triển một hệ thống quản lý chungnhất, tự động quá ở mức trung bình thay thế cho hình thức quản lý thủcông hiện tại

- Đáp ứng được cơ bản yêu cầu của cửa hàng về quản lý kho vàquản lý khách hàng về bảo hành sản phẩm Và đáp ứng nhu cầu phát triểncủa hệ thống trong tương lai

- Tối ưu hóa quy trình, hiệu quả hoạt động của cửa hàng đồng thời

đề xuất các giải pháp giúp cửa hàng vận hành một cách đơn gian và hiệuquả

1.2.3 Phạm vi nghiên cứu

Quản lý và chịu trách nhiệm

Quản lý cửa

hàng

Thông qua các kiến thức đã học, nhóm tập trung vận dụng vàonghiên cứu và phát triển các chức năng quản lý dựa trên hệ thốngHaravan và SOTA link Qua đó hướng tới giải quyết tổng thể các vấn đềtrong hoạt động vận hành, quản lý của cửa hàng, đồng thời đưa ra các giảipháp cho các vấn đề cụ thể đó.

1.3 Tổng quan về bài toán

1.3.1 Lý do chọn bài toán

Trong quá trình tham gia thực tập tại cửa hàng, chúng em nhậnthấy các vấn đề về quản lý tại cửa hàng chưa được đảm bảo, còn nhiềuthiết sót gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, bán hàng của cửahàng Đặc biệt về vấn đề bảo hành, các sản phẩm còn thời gian bảo hànhsau khi bán cho khách hàng, dễ bị nhầm và thất lạc

Bài toán được đưa ra cho cửa hàng là làm sao để có thể quản lýkho và quản lý về sản phẩm bảo hành Nhằm đảm bảo quá trình xuất nhậphàng hóa, quá trình bảo hành hàng hóa được tối ưu nhất, tiết kiệm thờigian và giảm được phần nào chi phí cơ bản, cũng như chi phí phát sinhcho cửa hàng

Do vậy nhóm em đề xuất tham gia nghiên cứu, xây dựng quy trìnhquản lý xuất nhập hàng hóa, quản lý kho và quản lý bảo hành sản phẩmcho cửa hàng Thiết bị massage METAMO - Personal Care

1.3.2 Các quy trình quản lý hiện tại của cửa hàng Thiết Bị Massage Metamo - Personal Care

• Nhập hàng mới:

Qua sổ sách ghi chép và báo cáo của nhân viên, quản lý cửa hàng

sẽ đưa ra quyết định nhập hàng đối với sản phẩm được tiêu thụ nhanh và

số lượng trong kho đã hết hoặc gần hết

Khi hàng về thì kế toán và quản lý kho sẽ thực hiện các thủ tụcgiấy tờ, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng Sau đó sắp xếp vào vị trí

đã được chỉ định trong kho tránh bị nhầm lẫn với các sản phẩm khác

• Quản lý sản phẩm bảo hành:

Sau khi nhận được phản hồi từ khách hàng về việc bảo hành sảnphẩm lỗi, gặp vấn đề,… từ hệ thống sàn bán hàng (Shopee) nhân viênchăm sóc khách hàng sẽ kiểm tra đơn hàng để xác nhận đơn hàng cònthời hạn bảo hành hay không, nếu còn thời hạn bảo hành cần yêu cầukhách hàng gửi sản phẩm bảo hành về địa chỉ cửa hàng sau đó ghi lạithông tin của khách, của sẩn phẩm bảo hành vào sổ sách

1.3.3 Đề xuất các giải pháp thực hiện

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin làđưa ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, sản phẩm đó cầnphù hợp với các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuânthủ các quy định về tài chính và rút ngắn thời gian so với quy trình hiệntại

Phương pháp được đề nghị ở đây là dựa vào ba nguyên tắc cơ sởchung của nhiều phương pháp hiện đại, có cấu trúc để phát triển hệ thốngthông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình dữ liệu quan hệ

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khiphân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

1.3.4 Đánh giá tính khả thi của hệ thống

a Khả thi về mặt kinh tế

Xác định lợi nhuận

➢

Lợi nhuận hữu hình:

- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhập xuất hàng hóa, quản lýsản phẩm bảo hành góp phần làm cho quá trình kiểm soát các quy trìnhnghiệp vụ một cách dễ dàng, tránh được sai sót, đồng thời giúp bộ phậnquản lý và vận hành dễ dàng theo dõi chuyển giao và lưu trữ thông tin cácsản phẩm

- Hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình hoạtđộng của kho hàng cũng như việc nhập xuất hàng trong thời gian thực, hỗtrợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị

- Hệ thống quản lý giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộphận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu trữ trongkho hàng, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình nhập hàngcũng như xuất hàng

- Hệ thống còn quản lý vấn đề bảo hành sản phẩm của cửa hàngnhằm giảm bớt và hạn chế tối đa việc thất lạc sản phẩm và thông tin bảohành khi nhận sản phẩm về cửa hàng

- Tăng tính cạnh tranh, tính linh hoạt của tổ chức để đưa thông tinkịp thời, tăng tinh thần nhân viên

Lợi nhuận vô hình:

- Thông tin cung cấp chính xác kịp thời

- Nâng cao hiệu suất làm việc, hiệu quả trong việc xử lý thông tin:tránh nhầm lẫn giữa các giao dịch xuất - nhập hàng hóa với nhau, giảmbất đối xứng thông tin khi nhận các sản phẩm bảo hành

- Cải tiến tiến trình làm việc Tiết kiệm thời gian và công sức

- Tăng tính chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng, dịch vụ cho kháchhàng

Xác định chi phí

➢

Chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu của hệ thống:

- Chi phí phát triển hệ thống

- Chi phí mua mới phần mềm, phần cứng

- Chi phí chuyển đổi dữ liệu và hệ thống

Chi phí phát sinh hàng năm:

- Chi phí bảo trì và sử dụng phần mềm

- Chi phí phát sinh dung lượng lưu trữ dữ liệu

- Thông tin cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ

- Cải tiến tiến trình làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức làmviệc

Khả thi về mặt kỹ thuật:

- Độ lớn của hệ thống: Bình thường

- Độ phức tạp của hệ thống: Không quá phức tạp

Kinh nghiệm nhóm Phát triển: Thông qua các môn học từ năm 1 đến hiện tại, tham gia các hệ thống, bài tập lớn trên giảng đường

Kinh nghiệm người dùng: Không yêu cầu trình độ kĩ thuật cao, dễdàng sử dụng

1.4 Tìm hiểu yêu cầu người dùng

1.4.1 Lập kế hoạch xác định yêu cầu

a Tổng quan về xác định yêu cầu

Hoạt động đầu tiên không thể bỏ qua trong quá trình phân tích hệthống chính là xác định được yêu cầu của hệ thống Mục đích chính củacông việc này là giúp tìm hiểu những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thốnghiện tại từ đó nắm bắt được nhu cầu của người dùng để có thể xây dựngđược hệ thống mới trong tương lai

Hiện tại các khía cạnh quan tâm của cửa hàng đang bao gồm:

 Cơ cấu tổ chức của cửa hàng

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức cửa hàng Thiết bị Massage Metamo – Personal Care

 Mô hình quản lý

Quản lý cửa hàng Quản lý kho nhân viên Quản lý khách hàng Quản lý Kế toán

Dựa vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của cửa hàng, nhóm chúng em nhậnthấy tất cả các bộ phận đều có mối liên kết chặt chẽ với nhau, cửa hàng

có thể hoạt động một cách nhịp nhàng và đem lại kết quả tốt nhất haykhông chính nhờ có được sự liên kết đó Đối với đề tài phân tích và pháttriển hệ thống thông tin quản lý cho cửa hàng thì mối quan hệ giữa các bộquận quản lý, vận hành cửa hàng càng được thể hiện rõ ràng

Bất kì doanh nghiệp nào, thực thể kinh doanh nào, một khi khả nănghợp tác giữa các nhân viện với nhau không có thì rất khó đem lại kết quả.Mỗi nhân viên đều đảm nhiệm chức năng khác nhau, muốn hoàn thànhcông việc hiệu quả thì sự tương tác giữ các bộ phận quản lý cần phảiđược chú trọng

Sau khi hiểu được cơ cấu tổ chức của cửa hàng cũng như biết được môhình quản lý, nhóm chúng em đã có được những cái nhìn thực thế và rõhơn về mối quan hệ giữa các bộ phận từ đó giúp bọn em hình dung rathêm phần nào quy trình nghiệp vụ được thực hiện trong quá trình hoạtđộng của Cửa thiết bị Massage METAMO - Personal Care

 Mẫu bảng câu hỏi và ghi nhận trả lời:

Quản lý kho sẽ kiểm tra về sốlượng, chất lượng hàng.

- Kết quả quan sát:

Chưa rõ ràng, chi tiết

4 Nhân viên trong cửa

- Kết quả quan sát:

Chưa rõ ràng, nhận thấy việc kiểmtra hàng tồn kho hiện tại dễ gây nhầmlẫn, không nhất quán giữa sổ sách vàtrình trạng thực tế của kho

5 Hiện tại việc quản lý

Quản lý kho sẽ có trách nhiệm sửachữa sản phẩm

- Kết quả quan sát:

Chưa rõ ràng, chưa xác định

sẽ kiểm tra đơn hàng để xác nhận đơnhàng còn thời hạn bảo hành haykhông.

Nếu còn thời hạn bảo hành cần yêucầu khách hàng gửi sản phẩm bảohành về địa chỉ cửa hàng và sau đó ghilại thông tin của khách, của sản phẩmbảo hành vào sổ ghi chép

để kiểm tra thông tin

- Kết quả quan sát:

Đáng tin cậy, nhận thấy dễ gây saisót số liệu, chăm sóc khách hàng khókhăn.

- Kết quả quan sát:

Chưa cụ thể, chưa rõ ràng, nhậnthấy chưa có sự nhất quán trong việc

a Quy trình nhập hàng

 Mô tả tổng quan về quy trình nhập hàng

Mô tả tổng quan về quy trình nhập hàng

Người lập bảng: Đồng Thị Sen

Ngày lập bảng: 23/04/2021

Đối tượng thực hiện: Kế toán, Quản lý kho, Quản lý cửa hàng

Điều kiện bắt đầu: Khi nhân viên kho ( nhân viên đóng gói ) báo số lượnghàng trong kho sắp hết với quản lý kho

Thông tin đầu vào: Nhu cầu hàng hóa

Kết quả đầu ra: Phiếu nhập hàng, Phiếu nhập kho

Mô tả chi tiết quy trình nhập hàng

Báo cáo,thống kê khohàng

HĐ2 Quản lý cửa

hàng

Xem xét dựa trên thực trạngkinh doanh để đưa ra quyếtđịnh nhập hàng hóa

HĐ3 Quản lý cửa

hàng

Thông báo, gửi yêu cầunhập số lượng hàng đến nhàcung cấp

Phiếu giaohàng

HĐ4 Nhà cung cấp

Phản hồi và thông báo vềyêu cầu nhập hàng thôngqua các kênh liên lạc nhưZalo, Email,…

HĐ5 Quản lý cửa

hàng

Kiểm tra phản hồi:

- Nếu đủ số lượng nhập theoyêu cầu, chuyển qua HĐ6

- Nếu không đủ số lượngtheo yêu cầu, chuyển quaHĐ7

nhận hàng.

HĐ7 Quản lý cửa

hàng

- Không đồng ý nhập hàng :Kết thúc quy trình

- Đồng ý nhập hàng:

+ Lấy số lượng còn sẵn vàquay lại HĐ6

+ Lên hợp đồng yêu cầu sảnxuất, nhập hàng,… chuyểnqua HĐ8

- Nếu hợp đồng có sai sót điều khoản, số lượng, giá cả,chuyển sang HĐ11

Hợp đồng

HĐ10 Quản lý cửa

hàng

Ký kết hợp đồng, chuyển sang HĐ12

Phiếu giaohàng

HĐ13 Quản lý kho Nhận hàng hóa, kiểm tra

hàng hóa, kiểm tra số lượng hàng hóa,… và báo lại cho quản lý cửa hàng

Phiếu nhậphàng

quản lý cửa hàng và ghi chép lại thông tin phiếu nhập.

Phiếu nhậphàng

b Quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còn tồn trong kho

 Mô tả tổng quan quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còn tồn trong kho

Mô tả tổng quan quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còntồn trong kho

Người lập bảng: Đồng Thị Sen

Ngày lập bảng: 23/04/2021

Đối tượng thực hiện: Quản lý kho, Kế toán, Khách hàng

Điều kiện bắt đầu: Khách hàng đặt hàng thông qua sàn thương mại điện

- Kiểm tra số lượng hàng trong kho có đủ đáp ứng nhu cầu khách hàngkhông

- Tiến hành giao hàng cho khách theo đơn đặt hàng

- Kế toán thống kê đơn hàng, dữ liệu từ hệ thống Shopee và ghi chép lại

số lượng bán, giá bán, doanh thu, và báo cho quản lý cửa hàng

Ghi chú: Nếu trong quá trình vận chuyển có xảy ra vấn đề đối với hàng

hóa thì bên phía cửa hàng sẽ có những chính sách xử lý riêng đối vớinhững trường hợp như thế để đảm bảo tối đa lợi ích cho khách hàng

 Mô tả chi tiết quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còn tồn trong kho

Mô tả chi tiết quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còn tồntrong kho

phẩm tồn kho còn trongkho:

- Nếu đủ đáp ứng kháchhàng,chuyển sang HĐ4

- Nếu không đủ đápứng khách hàng thì

chuyển sang HĐ5.

HĐ4 Quản lý kho Đóng gói và bàn giao

cho bên vận chuyển,với biên bản bàn giao

Biên bản bàngiao

HĐ5 Nhân viên CSKH Thông báo đến khách

hàng, sẽ gửi đi vào 1-3ngày sau, hoặc thôngbáo để khách đặt lại sảnphẩm khác

- Nếu khách chấp nhận,quay về HĐ2

- Nếu khách khôngchấp nhận, chuyển sangHĐ6

HĐ6 Nhân viên CSKH Đồng ý yêu cầu hủy

đơn và kết thúc quytrình

HĐ7 Kế toán Cuối ngày, nhân viên

kế toán sẽ thống kê sốsản phẩm bán được trênsàn, ghi chép và đốixứng với số lượng sảnphẩm còn tồn với nhânviên kho

HĐ8 Khách hàng * TH1: Khách hàng

không nhận hàng

Chuyển sang HĐ10

* TH2: Nhận hàng và

kiểm tra:

- Nếu đảm bảo chấtlượng, khách hàng bấmxác nhận đã nhận đượchàng và kết thúc quytrình

- Nếu không đảm bảochất lượng hoặc có vấn

đề chuyển sang HĐ9

- Nếu thiếu hàngchuyển sang HĐ12

tiền

HĐ10 Quản lý kho Kiểm tra và xác nhận

hoàn hàng trả tiền, đơnhàng khách hàng khôngnhận Nhận hàng hoàntrả về kho

Phiếu kê khai hàng trả

HĐ11 Quản lý kho Kiểm tra hàng hoàn về:

- Nếu nguyên vẹn,chuyển sang HĐ13

- Nếu không nguyênvẹn, chuyển sang

HĐ14

HĐ12 Kế toán Đền bù giá trị hàng

thiếu Ghi chép vàthống kê Đến HĐ15

Lưu thông tinchuyển khoản

HĐ13 Quản lý kho Ghi chép lại số lượng

còn tồn trong kho

phẩm lỗi, giá trị sảnphẩm lỗi Đến HĐ15

cho quản lý cửa hàng

c Quy trình quản lý bảo hành sản phẩm

 Mô tả tổng quan về quy trình bảo hành sản phẩm

Mô tả tổng quan quy trình bảo hành sản phẩm

Người lập bảng: Đồng Thị Sen

Ngày lập bảng: 23/04/2021

Đối tượng thực hiện: Nhân viên chăm sóc khách hàng ( Nhân viênCSKH), Quản lý kho, Khách hàng

Điều kiện bắt đầu: Khách hàng yêu cầu bảo hành sản phẩm

Thông tin đầu vào: Thông tin các yêu cầu bảo hành sản phẩm

Thông tin đầu ra: Trạng thái các yêu cầu bảo hành được cập nhật

 Mô tả chi tiết về quy trình bảo hành sản phẩm

Mô tả chi tiết về quy trình bảo hành sản phẩm

Người lập bảng: Đồng Thị Sen

HĐ3 Nhân viên CSKH Kiểm tra đơn hàng

thông qua mã đơnhàng trên hệ thốngShopee:

- Bảo hành lỗi sảnphẩm do nhà sản xuấthoặc trong quá trìnhvận chuyển Chuyểnsang HĐ4

- Bảo hành sản phẩm

bị hư hỏng trong quátrình sử dụng cònthời hạn bảo hành

Chuyển sang HĐ6

- Đơn hàng, sảnphẩm hệ thời gianbảo hành Thông báocho khách hàng vàkết thúc quy trìnhHĐ4 Nhân viên CSKH Thông báo cho quản

lý kho.

HĐ5 Quản lý kho Lên đơn hàng mới

đổi sản phẩm mớicho khách hàng Vànhận sản phẩm lỗi về

Biên bản hànghóa bị hư hỏng

HĐ6 Nhân viên CSKH Thông báo với quản

lý kho và cung cấpthông tin để kháchhàng gửi sản phẩm vềbảo hành

tin đơn hàng bảohành cho nhân viênCSKH

HĐ8 Nhân viên CSKH Ghi chép và gửi

thông tin cho quản lýkho

Mẫu ghi chépthông tin

HĐ9 Quản lý kho Nhận đơn hàng bảo

hành, tiến sửa chữa

Sau khi hoàn thànhthông báo cho nhânviên CSKH

HĐ10 Nhân viên CSKH Liên lạc và thông báo

đến khách hàng

HĐ11 Nhân viên CSKH Gửi lại sản phẩm đã

tiến hành bảo hànhkẻm và gửi thông tingửi sản phẩm bảohành cho khách hàng

HĐ14 Nhân viên CSKH Tiếp nhận và trở lại

HĐ3

d Các biểu mẫu liên quan

Hình 1.4: Phiếu nhập kho

Hình 1.5: Biểu mẫu giao hàng từ nhà cung cấp

Hình 1.6: Biểu mẫu giao nhận của cửa hàng

Hình 1.7: Biên bản giao hàng hóa cho bên vận chuyển

Hình 1.8: Biểu mẫu biên bản xác nhận hàng hóa bị hư hỏng

Hình 1.9: Biểu mẫu bảo hành sửa chữa

1.5 Đánh giá nhận xét quy trình hiện tại, đề xuất cải tiến cho quy trình mới 1.5.1 Đánh giá nhận xét quy trình hiện tại

- Mất nhiều công sức, thời gian trong khâu quản lý hàng hóa.

- Làm mất thông tin bảo hành, mất sản phẩm bảo hành của kháchkhi gửi về cho cửa hàng tiến hành bảo hành Khiến cửa hàng phải gửi trảcho khách sản phẩm mới, dẫn đến tốn chi phí, phát sinh nhiều bất lợi chocửa hàng

1.5.2 Đề xuất cải tiến cho quy trình mới

Dựa trên quy trình đang có của cửa hàng, nhóm cũng có những đềxuất, góp ý để hoàn thiện hơn quy trình cho cửa hàng như sau:

 Nhóm chúng em đã dựa trên ứng dụng Haravan và hệ thống quản

lý SOTA link để xây dựng phần mềm quản lý nhập xuất hàng hóa

và quản lý tồn kho cho cửa hàng

 Các hệ thống trên có thể giải quyết đa phần những khó khăn màcửa hàng găp phải như đã nêu ở phần trước như: dữ liệu liên quanđến việc nhập, xuất hàng hóa đều được lưu trữ trên hệ thống mộtcách chi tiết và đầy đủ, dữ liệu tập trung nên sẽ giúp nhà quản lýkiểm soát dễ dàng hơn, từ đó giảm được rất nhiều chi phí, tiết kiệmđược thời gian cũng như tránh được những sai sót, mất mát dữ liệu.Trong phần dưới đây nhóm em sẽ thiết kế và xây dựng một quy trìnhhoàn thiện hơn để góp phần giúp cho cửa hàng có một hệ thống hoànchỉnh, khắc phục được tối đa những khâu còn chưa được linh hoạt và rõràng, làm cho quy trình của cửa hàng phát huy được tính hiệu quả và rõràng, phục vụ tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh và quản lý của cửahàng

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Xác định yêu cầu hệ thống

Dựa trên tài liệu kế hoạch dự án cơ sở, nhóm vạch ra 3 nội dung chính

để tiến hành xây dựng câu hỏi phỏng vấn:

 Quy trình nhập hàng (gồm nhu cầu nhập hàng, phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho).

 Quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còn tồn trong kho.

 Quy trình quản lý bảo hành.

2.2 Biểu đồ hoạt động

2.2.1 Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập hàng

Hình 2.1: Biểu đồ hoạt động của quy trình nhập hàng

2.2.2 Biểu đồ hoạt động của quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số lượng còn tồn trong kho

Hình 2.2: Biểu đồ hoạt động của quy trình kiểm soát số lượng hàng bán và số

lượng còn tồn trong kho

2.2.3 Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý bảo hành sản phẩm

Hình 2.3: Biểu đồ hoạt động của quy trình quản lý bảo hành sản phẩm

c Biểu đồ ca sử dụng quy trình quản lý bảo hành sản phẩm

Hình 2.6: Biểu đồ ca sử dụng quy trình quản lý bảo hành sản phẩm

Điều kiện đầu

Các luồng sự

kiện Luồng sự kiện chính:- Tác nhân chọn chức năng đăng nhập vào hệ thống.

- Hệ thống hiện thị form đăng nhập và yêu cầu nhập các thông tin cần thiết.

- Tác nhân nhập username và password theo yêu cầu

- Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của thông tin vừa nhập Nếu không thấy thì thực hiện luồng phụ 1 Nếu hệ thống xác nhận sự tồn tại của thông tin, hệ thống lưu lại những thông tin đăng nhập của tác nhân.

Luồng sự kiện phụ:

- Luông phụ 1: Dừng việc đăng nhập hệ thống và trả về thông báo cho tác nhân.

Kết quả trả về Quá trình đăng nhập thành công, tác nhân được sử dụng

các chức năng theo quyền được cấp.

b Kịch bản ca sử dụng Kiểm tra số lượng sản phẩm tồn

Tên ca sử dụng Kiểm tra số lượng sản phẩm tồn

Tác nhân Quản lý kho

Điều kiện đầu

vào Tác nhân đã đăng nhập thành công vào hệ thống.

- Sau khi hệ thống đã hiển thị được danh sách các loại mặt hàng, tác nhân có thể tìm kiếm mã sản phẩm thông qua mục tìm kiếm.

- Hệ thống sẽ trả về chi tiết thông tin sản phẩm theo mã sản phẩm được nhập vào Nếu không tìm thấy thì hiển thị thông báo “Mã sản phẩm không tồn tại” Nếu xảy ra lỗi thì thực hiện luồng phụ 2.

Luồng sự kiện phụ:

- Luồng phụ 1: Dừng việc kiểm tra số lượng sản phẩm và

trả về thông báo cho tác nhân.

- Luồng phụ 2: Dừng việc tìm kiếm sản phẩm và trả về thông báo cho tác nhân.

Kết quả trả về Hiển thị chi tiết thông tin các loại sản phẩm

c Báo cáo tình trạng kho

Tên ca sử dụng Báo cáo tình trạng kho

Tác nhân Quản lý kho, Quản lý cửa hàng

Điều kiện đầu vào Tác nhân đã đăng nhập thành công vào hệ thống.

Các luồng sự kiện

Luồng sự kiện chính:

- Tác nhận chọn Lập báo cáo tình trạng kho

- Hệ thống hiện thị giao diện Báo cáo tình trạng khocho tác nhân

- Tác nhân chọn các chức năng báo cáo và thống kêtùy theo nhu cầu: hàng xuất trong ngày, hàng nhậptrong ngày, tình trạng hàng hóa tồn kho,…

- Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin vàbáo cáo tình trạng hàng hóa có trong kho hiện tại,thông báo hệ thống đã lưu Báo cáo tình trạng khothành công, nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1

Tên ca sử dụng Tạo đơn đặt hàng

Tác nhân Quản lý cửa hàng

Điều kiện đầu vào - Đã đăng nhập- Đã nhận dược báo cáo về tình trạng kho

Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:

- Tác nhân lựa chọn Phiếu đặt hàng

- Hệ thống hiện thị giao diện Phiếu đặt hàng

- Tác nhân nhập thông tin vào Phiếu đặt hàng

- Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừanhập Hệ thống lưu lại các thông tin trong Phiếu đặthàng và thông báo hệ thống đã lưu Phiếu đặt hàngthành công, nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1

Tác nhân Quản lý cửa hàng

Điều kiện đầu vào Đã có phiếu giao hàng từ nhà cung cấp

Các luồng sự kiện

Luồng sự kiện chính:

- Tác nhân lựa chọn Phiếu nhập hàng

- Hệ thống hiện thị giao diện Phiếu nhập hàng

- Tác nhân nhập thông tin Phiếu nhập hàng

- Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừanhập Hệ thống lưu lại các thông tin trong Phiếunhập hàng và thông báo hệ thống đã lưu phiếu nhậphàng thành công, nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1

Điều kiện đầu vào

- Tác nhân đã đăng nhập thành công vào hệ thống

- Đã có Phiếu nhập hàng từ Quản lý kho và Phiếugiao hàng từ Nhà cung cấp

Các luồng sự kiện Luồng sự kiện chính:

- Tác nhân lựa chọn danh mục Lập phiếu nhập kho

- Hệ thống hiển thị giao diện Lập phiếu nhập kho.

- Tác nhân nhập thông tin phiếu nhập kho

- Hệ thống kiểm tra sự hợp lệ của các thông tin vừanhập Hệ thống lưu lại những thông tin trong Phiếunhập kho và thông báo hệ thống đã lưu Phiếu xuấtkho thành công Nếu sai thì thực hiện luồng phụ 1

- Sau khi phiếu nhập kho thành công, Kế toán sẽphải thực hiện Cập nhật số liệu hàng hóa tồn trongkho

Luồng sự kiện phụ:

- Luồng 1: Dừng việc tạo Phiếu xuất kho và trả vềthông báo lỗi cho tác nhân

Kết quả trả về

- Đưa ra được Phiếu nhập kho

- Số liệu hàng hóa tồn trong kho cần phải được cậpnhật

g Kịch bản ca sử dụng Cập nhật số liệu

Tên ca sử dụng Cập nhật số liệu

Điều kiện đầu

- Có được phiếu nhập kho

- Có được thông tin, số liệu hàng bán sau mỗi ngày từ

hệ thống Shopee

Các luồng sự

kiện Luồng sự kiện chính:

- Tác nhân chọn chức năng Cập nhật số liệu

- Hệ thống hiện thị giao diện chi tiết kho: các sảnphẩm, thiết bị, số lượng,…

- Tác nhân yêu cầu thêm mới sản phẩm vào trongkho, tác nhân nhập thông tin sản phẩm như: tên sảnphẩm, số lượng, đơn giá,… Nếu không cập nhật sốliệu thành công thì thực hiện luồng phụ 1 Nếu chỉnhsửa thành công, hệ thống cập nhật số liệu thành công

trả kết quả 1.

- Tác nhân yêu cầu chỉnh sửa thông tin lựa chọn thayđổi đơn giá, thông tin khác cần thay đổi,…Nếu khôngchỉnh sửa thành công thì thực hiện luồng phụ 2 Nếuchỉnh sửa thành công, hệ thống lưu thông tin cập nhậtmới nhất trả kết quả 2

- Tác nhân cập nhật tồn kho:

+ Tác nhân chọn Nhập kho: Chọn hàng hóa cầnnhập kho, chọn ngày nhập kho, sau đó nhập số lượngnhập kho,… Nếu không cập nhật số liệu thành côngthì thực hiện luồng phụ 1 Nếu chỉnh sửa thành công,

hệ thống cập nhật số liệu thành công trả kết quả 3.+ Tác nhân chọn Xuất kho: Chọn hàng hóa cần xuấtkho, chọn ngày xuất kho, sau đó nhập số lượng xuấtkho,… Nếu không cập nhật số liệu thành công thìthực hiện luồng phụ 1 Nếu chỉnh sửa thành công, hệthống cập nhật số liệu thành công trả kết quả 3

Kết quản 3: Cập nhật số liệu thành công

h Kịch bản ca sử dụng Kiểm tra đơn hàng từ Shopee

Tên ca sử dụng Kiểm tra số lượng hàng bán từ Shopee

Tác nhân Quản lý kho