Đang tải... (xem toàn văn)
HỆ THỐNG 1.0 n.0 2.0 3.0 Mối liên kết giữa các phần tử trong hệ thống Thành phần đầu vào Thành phần đầu ra Mục tiêu Các phần tử thuộc hệ thống 5TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin là một hệ thống được cấu thành nên từ các phần tử có mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
Trang 1HỌC PHẦN
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
Trang 2Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Trang 4Hệ thốngHệ thốngthông tin
Hệ thốngthông tin
quản lý
4
Trang 5Thànhphầnđầu ra
Mục tiêuCác phần
tử thuộchệ thống
Trang 6Hệ thống thông tin là một hệ thống được cấu thành nêntừ các phần tử có mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằmthực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân
hồi để đạt được một mục tiêu định trước.
Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kếtoán, hệ thống thông tin thị trường…
6
Trang 7HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Hệ thống thông tin quảnlý là hệ thống thông tin cóchức năng thu thập, lưu trữ,xử lý và cung cấpthông tin
hữu ích cho quá trình quảnlý, phát triển doanh nghiệpthông qua hỗ trợ điều hànhhoạt động, ra quyết định
Hệ thốngthông tin bán hàng
Hệ thốngthông tin
sản xuấtHệ thống
Hệ thốngthông tin
nhân sự
Hệ thốngthông tin
kế toán
Trang 8Dữ liệuxuất phát từ
bên ngoài
Thu thậpdữ liệu
Người sử dụngthông tin trongnội bộ doanh nghiệp
Tổng hợp, kiểm tra, phân tích
thông tin
Dữ liệu xuất phát từ nội bộ
Xử lýdữ liệu
Người sử dụngthông tin cuối cùng bên ngoài
Dữ liệu đầu vào
8
Trang 9Căn cứ vào phương thứcxử lý trong hệ thống
HTTTKT thủ công
HTTTKT bán thủ công
Căn cứ vào đối tượngđược cung cấp thông tin
HTTTKT tài chính
Trang 10Kiểm soát nội bộ
Các đối tượng tham gia vào HTTTKTDữ liệu thu thập đầu vào
Các hoạt động xử lýLưu trữ trong HTTTKT
Thông tin đầu ra
10
Trang 11SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU:
Phân cấp DFD:( Data Flow Diagram)
Hệthống
Trang 13DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần, điểm khởi đầu,
điểm đến, các quá trình xử lý, các dòng lưu chuyển dữ liệugiữa các thành phần và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thốngthông tin DFD có nhiều cấp:
Trang 15Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thốngbởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra(outflow) giữa hệ thống và các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống.
Trang 16Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả
Bước 2: Lập bảng mô tả đối tượng và các hoạt động tương ứng
liên quan đến các đối tượng đó
Nơi diễnra hhđ
Đối tượngHoạt động
Khách hàngTrả tiền và giấy đòi tiềnNhân viên BHLập phiếu thu
Nhân viên BHGhi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thuvào giấy đòi tiền
16
Trang 17Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong
Trang 18Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài
Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý củahệ thống hiện hành
Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống
Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các hoạt động từ chỉ hành độngnhận và gửi dữ liệu
Bước 6: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra
các hoạt động đó
18
Trang 19Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo 2 cách:
Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm và cùng đối tượng
Chú ý: Để DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình vòng
tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp
Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt
động theo 2 cách sau:
Tên nhóm là tên của hoạt động con tiêu biểu trong nhóm
Tên nhóm là nhóm động từ nêu bật được chức năng của nhóm
Trang 20nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy
Bước 11: Phân cấp DFD
Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bước 7.Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp concho hình tròn lớn
Thực hiện các bước 8,9,10
20
Trang 22Hóa đơnBH
Nhập liệuNhập chứng từ vào máy tính(nhập bằng tay)
Thẻ lưu trữĐưa dữ liệu vào hệ thốngbằng thẻ lưu trữ
22
Trang 23 Ký hiệu đầu ra:
Xử lý thủ công
Báo cáobán hàng
Hiển thị trên màn hình
Trang 25VẼ LƯU ĐỒ
Bước 1: Mô tả hệ thống bằng đoạn văn mô tả,xác định tất cả các đối tượng
tham gia trong hệ thống
Bước 2: Xác định đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống
Đối tượng bên trong là đối tượng có các hoạt động xử lý
Đối tượng bên ngoài là đối tượng không có bất kỳ hoạt động xử lý nào
Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột
Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ
Trang 26Đọc lại bằng mô tả lần lượt từng hoạt động
Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tintừ trên xuống dưới, từ trái sang phải
Chú ý: Bất kỳ ký hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 ký hiệu đầu vàovà đầu ra
Bước 5: Hoàn thành lưu đồ
Nối các ký hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
Sử dụng các ký hiệu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác vẽnhiều các đường ngang, dọc
26
Trang 27Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành1 hoạt động xử lý ( nếu cần)
Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúctrong 1 cột
Trang 30Hệ thốngHệ thốngthông tin
Hệ thốngthông tin
quản lý
2
Trang 311 Các cách tiếp cận tổ chức dữ liệu
Theo kt truyền thống:
Chỉ quan tâm dữ liệu tài chính
DL được lưu ở nhiều loại sổ chi tiết, sổ cái=> trùng lặp, không chia sẻ và
dùng chung dữ liệu được, có sự mâu thuẫn dữ liệu
Theo hệ quản trị cơ sở DL:
Tất cả dữ liệu được lưu chung, được quản lý bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu=> tránh trùng lặp, mâu thuẫn dữ liệu, tăng tính kịp thời của dữ liệu
Trang 32Kiểm soát Phản hồi
Xác định dữ liệu cần thu thập
Tổ chức thu thập dữ liệu
Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu
Thông tin đầu raLưu trữ
4
Trang 33Nội dung của1 hoạt động
Nguồn lực nào?
(Agent)Sự kiện gì?
các chutrình
Trang 34Mô hình REA
Xác định các hoạt động, đối tượng, nguồn lực cần
Tài khoảnvà các đốitượng chi
Chứng từ
6
Trang 35Resource Event Agent
Đặt hàng
Xuất kho
Giao hàng
Lập HĐ, Hàng hóa
Tài khoản
Khách hàng
Nhân viên
Trang 36Theo TT 200 ngày 22/12/2014, biểu mẫu chứng từ
gồm các loại sau:
8
Trang 37❖Chứng từ lao động tiền lương
a Chứng từ về lao động
Chứng từ hạch toán về cơ cấu lao động: quyết định tuyển dụnglao động, bổ nhiệm, bãi nhiệm…
Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Bảng chấm công.
Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Phiếu giao nhận sản phẩmhoàn thành, phiếu giao khoán,công việc hoàn thành…
Trang 38người lao động
Bảng thanh toán lương và BHXH.
Bảng phân phối thu nhập theo lao động.
Các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động.
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
10
Trang 4012
Trang 41❖Chứng từ hạch toán hàng tồn kho
Phiếu nhập kho.
Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa.Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ….
Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa.
Trang 4214
Trang 44❖ Chứng từ hạch toán quá trình bán hàng
❖ Hóa đơn GTGT
❖ Hóa đơn bán hàng
16
Trang 46Chứng từ tiền gửi ngân hàng
Chứng từ kế toán bên trong (do đơn vị lập): Uỷ nhiệm thu, uỷnhiệm chi, séc …
Chứng từ kế toán bên ngoài (ngân hàng lập): Giấy báo nợ,giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng, sổ phụ ngân hàng
18
Trang 4820
Trang 5022
Trang 5224
Trang 54a Phiếu thu
26
Trang 55Chứng từ tiền mặt
b Phiếu chi
Trang 57Ngoài ra chứng từ còn phân loại theo các cách sau:Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện:
Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ (tổng hợp).
Trang 58Sổ quỹNhật ký đặc biệt
Bảng cân đối TKChứng từ, Bảng kê
chứng từ
Sổ, thẻ KT chi tiết
Nhật ký chung
Sổ CáiBảng tổng hợpchi tiết
30
Trang 59Chứng từ gốc
Bảng TH chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối sốSổ quỹ
Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ
Sổ, thẻ KT chi tiết
Bảng tổng hợpchi tiết
Trang 60Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ KT chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiếtSổ quỹBảng tổng hợp
chứng từ gốc cùng loại
32
Trang 61Sổ cáiChứng từ gốc vàcác bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Bảng tổnghợp chi tiếtSổ quỹ
Trang 62Sự kiện ảnhhưởng đến
ChuyểnsổSổ cái,
sổ chi tiếtLập
34
Trang 63Sự kiện củaquá trình
Chứng từ
Nhập liệu
Nhập liệucác hoạt động
liên quan
Các tập tin lưu trữ dữ liệuCập nhật, truy
xuất thông tin theo yêu cầuThông tin
theo yêu cầu
Trang 64thời gian vào hệ thống
Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động thay đổi các dữ liệu lưu trữ(số dư TK, số dư chi tiết KH….) sau khi sự kiện xảy ra.
Khai báo ( Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng
thường sử dụng ( Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên….)
36
Trang 65Lưu trữ dữ liệu
Hoạt độngLưu trữHoạt độngLưu trữGhi nhật ký -> Sổ nhật ký
Chuyển sổ -> Sổ cái, sổ chi tiết
Nhập liệu -> Tập tin nghiệp vụKhai báo -> Tập tin chính
Cập nhật -> Tập tin chính
Trang 66Thực thểKhách hàng
Trang 67Tập tin chính (Master File)
Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong và ngoài hệ thống VD: Khách hàng, Hàng hóa
Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh
Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp
Tên hàng hóaMã hàngĐVTTài khoảnSL tồn
Trang 68Luôn chứa trường Ngày của sự kiện
Luôn chứa dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện
Trang 69Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ:
Giảm thời gian nhập liệu
Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu
Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu
Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu
Trang 705.1 Phương thức nhập dữ liệu
Theo thời gian thực (Real- time)
Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào tập tin nghiệp vụ)
Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chínhliên quan (Khách hàng, hàng tồn kho)
Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay
Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (Bảng kê, Báo cáocó số dư khách hàng, HTK, báo cáo tổng hợp)
42
Trang 71Theo lô (Batch)
Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được nhập vào máy)
Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy
Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số kiểm soát (tínhtrước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô
Chuyển lô để cập nhật các tập tin chính liên quan
Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp
Trang 72Ý nghĩa:
Các thực thể mang dữ liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) sẽ
được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau
Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quátrình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể
Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêucầu quản lý, yêu cầu thông tin.
44
Trang 73Mã trình tự/Mã liên tiếp
Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên
Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu
Không có tính mô tả thuộc tính dữ liệu
Mã khối/Nhóm:
Gán một nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: Ví dụ mãUPC (universal product codes) bao gồm 5 số đều là mã nhà sx,số sau là mã sản phẩm
Trang 74Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấpNhóm đứng trước là nhóm cấp trên của nhóm liền kề đó
Trang 75Tính chất của bộ mã
Tính duy nhấtTính đại diện
Tính ổn định, tương lai của bộ mãTính linh hoạt
Trang 76Xác định đối tượng cần mã hóa
Xác định các yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng cần mã hóa
Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã hóa phù hợp với tính chất của bộ mã
Với mỗi yêu cầu quản lý, lần lượt xác định:
Số lượng phát sinh của yêu cầu quản lý
Loại mã phù hợp để mã hóa yêu cầu quản lý
Số lượng ký tự phù hợp để mã hóa yêu cầu quản lý
48
Trang 781
Trang 79Là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ
chức để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu:
Hoạt động hữu hiệu (Có đạt mục tiêu ko) và hiệu quả (tính khả thi về kinh tế)
Thông tin đáng tin cậy
Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
Trang 80Giám sát
Thông tin truyền thôngThủ tục kiểm soát
Đánh giá rủi roMôi trường kiểm soát
3
Trang 81Môi trườngkiểm soátSự trung thực
và các giá trịđạo đức
Ủy quyền vàphân chiatrách nhiệm
Vai trò độc lậpcủa bộ phận
kiểm tra
Chính sáchPhong cách
quản lý, điều hành
Cơ cấu
Trang 82 Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phụ thuộc vào mối quan hệ lợi ích - chi phí
Cao Trọng yếu
% xảy ra
Thấp Tổn thất Caoước tính
Lợi ích của thủ tục kiểm soát =mức giảm trọng yếu của rủi ro từthủ tục kiểm soát mang lại
5
Trang 83Phân loại rủi ro
Rủi ro hoạt động
Liên quan đến:
Rủi ro xử lý thôngtin
Liên quan đến:
Rủi ro nguồn lực hệthống
Trang 84Thực hiện không hữu hiệu, không hiệu quả và không tuân thủ
Nghiệp vụ hoạt động không được xét duyệt
Nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng không được thực hiện hoặc thực hiện nhiều lần
Sai đối tượng liên quan
Sử dụng sai sót, mất mát nguồn lực ( Sai số sản phẩm, SL, giá….)
7
Trang 85Đánh giá rủi ro hoạt động:
Nhận dạng các hoạt động/ sự kiện được thực hiện theo các chu trình kinh doanh
Nhận dạng các đối tượng, nguồn lực liên quan đến các hoạt động trên
Nhận dạng các rủi ro cho từng hoạt động trên
Xác định nguyên nhân của các rủi ro trên
Trang 86▪ Nghiệp vụ hoạt động không được
xét duyệt
▪ Nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng
không được thực hiện, hoặc nhiềulần
▪ Sai đối tượng (KH, NCC)▪ Sai sót loại sp liên quan
▪ Sai sót về SL, chất lượng, giá cả
▪ Bán sai số lượng, tính giá sai,
Trang 87Rủi ro xử lý thông tin:
Rủi ro ghi nhận (nhập liệu, ghi sổ): ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu khôngchính xác, không đầy đủ, không hợp lệ
Rủi ro khai báo: Khai báo các đối tượng, nguồn lực không chính xác,không đầy đủ, không hợp lệ
Rủi ro cập nhật, lập báo cáo: Phân loại, tính toán, tổng hợp khôngchính xác, cung cấp thông tin không đúng thời điểm, đúng đối tượng
Trang 88Xác định các nội dung dữ liệu cần ghi nhận cho các hoạt động và
nguồn lực, đối tượng liên quan
Xác định các rủi ro liên quan đến các hoạt động:▪Rủi ro ghi nhận, nhập liệu, ghi sổ
▪Khai báo
▪Cập nhật (chuyển sổ), lập báo cáo
Xác định nguyên nhân của các rủi ro trên
11
Trang 90Phân loại theo các rủi ro
Rủi ro hoạt động -> Kiểm soát nghiệp vụ
Rủi ro xử lý thông tin ->Kiểm soát ứng dụng
Rủi ro nguồn lực hệ thống-> Kiểm soát chung
Phân loại theo tính chất sử dụng:
Kiểm soát dự phòng
Kiểm soát phát hiện
Kiểm soát sửa sai
13
Trang 91Rủi ro hoạt động
Mục tiêu
Trang 92Tránh lạm quyền, hạn chế nghiệp vụ không hợp lệGiao quyền xét duyệt đi kèm với trách nhiệm
Các loại ủy quyền:
▪Ủy quyền hoàn toàn: áp dụng cho các công việc hàng ngày
▪Ủy quyền từng phần: Đối với các nghiệp vụ đặc thù
15
Trang 93Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khi thực hiện 1 hoạt độngChức năng xét duyệt nghiệp vụ: Xét duyệt và ra quyết định thực hiện
Chức năng thực hiện: Thực hiện nghiệp vụ
Chức năng ghi chép: Ghi chép nội dung liên quan
Chức năng bảo vệ tài sản: bảo vệ tiền bạc, tài sản liên quan
=> Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 1 cá nhân không thể kiêm nhiệm
2 trong 4 chức năng trên.
Trang 94Bảovệ TSche dấu nghiệp vụ
Ngăn ngừa việc ghi nhậ saiđể che dấu TS mất mát
17
Trang 95Tất cả các hoạt động nghiệp vụ xảy ra đều có chứng từ phản ánh
Đối chiếu các chứng từ của các hoạt động liên quan với nhau
Quy định trình tự luân chuyển chứng từĐánh số trước chứng từ
Xác định trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từHạn chế sự xâm nhập và truy cập vào tài sản và dữ liệu, thông tin
Kiểm tra đối chiếu 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ VD: Đối chiếu giữa
Trang 963.1 Đặc điểm của môi trường máy tính:
Kiêm nhiệm nhiều chức năng
Khó lưu lại dấu vết
Khối lượng dữ liệu ghi nhận nhiều, sử dụng nhiều lần
Thông tin cung cấp nhiều, đa dạng
Phụ thuộc nhiều vào khả năng phần mềm, phần cứng
Đòi hỏi trình độ nhân viên cao
19
Trang 973.2 Rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính:
Rủi ro xử lý thông tin:
▪Ghi nhận dữ liệu sai, không đầy đủ, không hợp lệ
▪Xử lý sai
▪Cung cấp thông tin không đầy đủ, không chính xác
Rủi ro nguồn lực hệ thống: Liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, thiết bị, nhân sự, dữ liệu lưu trữ
Trang 98- Dữ liệu không đầy đủ
- Dữ liệu nhập không kịp thời- Dữ liệu bị mất
- Trùng lắp dữ liệu- Không hợp lệ- Không chính xác- Dữ liệu gian lận
21
Trang 99Rủi ro
nguồn lực hệ thống
- Phát triển HT- Sử dụng HT- Bảo quản hệ thống
Rủi roxử lý thông tin
- Tính hợp lệ- Chính xác
- Đầy đủ
Trang 100Bao gồm các thủ tục, chính sách kiểm soát áp dụng chung cho toàn
bộ môi trường xử lý thông tin
Kiểm soát ứng dụng:
Bao gồm các thủ tục kiểm soát nhập liệu, xử lý và kết xuất áp dụng
cho 1 chương trình ứng dụng xử lý thông tin cụ thể
23
Trang 101Kiểm soát chung
Quản lýhàng tồn
TSCĐNợ p
hải thuNợ
phải trả
Bán hàng
Tổng hợpBC
Trang 102Tổ chức bộ máy trên môi trường máy tính
Kiểm soát quá trình phát triển hệ thống thông tin
Chuẩn hóa các tài liệu liên quan
Kiểm soát truy cập từ bên ngoài
Kiểm soát truy cập logic
Đảm bảo hoạt động liên tục
Kế hoạch khắc phục hậu quả nếu xảy ra
25