Bài giảng tổ chức thông tin kế toán ac27 Đại học mở hà nội

HỆ THỐNG 1.0 n.0 2.0 3.0 Mối liên kết giữa các phần tử trong hệ thống Thành phần đầu vào Thành phần đầu ra Mục tiêu Các phần tử thuộc hệ thống 5TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin là một hệ thống được cấu thành nên từ các phần tử có mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước.

HỌC PHẦN

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống

Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý

4

n.0

2.0 Mối liên kết giữa các phần tử trong hệ thống

Thành

phần

đầu vào

Thành phần đầu ra

Mục tiêu

Các phần

tử thuộc

hệ thống

Hệ thống thông tin là một hệ thống được cấu thành nên

từ các phần tử có mối liên kết chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân

hồi để đạt được một mục tiêu định trước.

Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin thị trường…

6

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Hệ thống thông tin quản

lý là hệ thống thông tin có

chức năng thu thập, lưu trữ,

xử lý và cung cấp thông tin

hữu ích cho quá trình quản

lý, phát triển doanh nghiệp

thông qua hỗ trợ điều hành

hoạt động, ra quyết định

Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống

Hệ thống thông tin nhân sự

Hệ thống thông tin

kế toán

Dữ liệu

xuất phát từ

bên ngoài

Thu thập

dữ liệu

Người sử dụng thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

Tổng hợp, kiểm tra, phân tích

thông tin

Dữ liệu xuất phát từ nội bộ

Xử lý

dữ liệu

Người sử dụng thông tin cuối cùng bên ngoài

Dữ liệu đầu vào

8

Căn cứ vào phương thức

xử lý trong hệ thống

HTTTKT thủ công

HTTTKT bán thủ công

Căn cứ vào đối tượng được cung cấp thông tin

HTTTKT tài chính

Kiểm soát nội bộ

Các đối tượng tham gia vào HTTTKT

Dữ liệu thu thập đầu vào Các hoạt động xử lý Lưu trữ trong HTTTKT

Thông tin đầu ra

10

 DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần, điểm khởi đầu,

điểm đến, các quá trình xử lý, các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin DFD có nhiều cấp:

 Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống.

 DFD cấp 0

 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu

đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó.

 Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào

mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu.

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả

 Bước 2: Lập bảng mô tả đối tượng và các hoạt động tương ứng

liên quan đến các đối tượng đó

ĐT

Người Vật

Nơi diễn

ra hhđ

Đối tượng Hoạt động

Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu

Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu

vào giấy đòi tiền

16

 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong

 Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài

 Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của

hệ thống hiện hành

 Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống

 Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các hoạt động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu

 Bước 6: Liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra

các hoạt động đó

18

 Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo 2 cách:

 Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm và cùng đối tượng

 Chú ý: Để DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình vòng

tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp

 Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt

động theo 2 cách sau:

 Tên nhóm là tên của hoạt động con tiêu biểu trong nhóm

 Tên nhóm là nhóm động từ nêu bật được chức năng của nhóm

nhau theo mối liên hệ hợp lý

 Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy

 Bước 11: Phân cấp DFD

 Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn

 Thực hiện các bước 8,9,10

20

Hóa đơn BH

Nhập liệu Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay)

Thẻ lưu trữ Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ

22

 Ký hiệu đầu ra:

Lập phiếu thu

Xử lý thủ công

Báo cáo bán hàng

Hiển thị trên màn hình

 Lưu trữ thủ công

 N: Lưu trữ theo số thứ tự

 A: Lưu trữ theo Alphabet

 D: Lưu trữ theo ngày

 VẼ LƯU ĐỒ

Bước 1: Mô tả hệ thống bằng đoạn văn mô tả,xác định tất cả các đối tượng

tham gia trong hệ thống

Bước 2: Xác định đối tượng bên trong và bên ngoài hệ thống

 Đối tượng bên trong là đối tượng có các hoạt động xử lý

 Đối tượng bên ngoài là đối tượng không có bất kỳ hoạt động xử lý nào

Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột

 Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ

 Đọc lại bằng mô tả lần lượt từng hoạt động

 Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin

từ trên xuống dưới, từ trái sang phải

 Chú ý: Bất kỳ ký hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 ký hiệu đầu vào

và đầu ra

 Bước 5: Hoàn thành lưu đồ

 Nối các ký hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

 Sử dụng các ký hiệu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác vẽ nhiều các đường ngang, dọc

26

 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành

1 hoạt động xử lý ( nếu cần)

 Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc trong 1 cột

Hệ thống

Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý

2

1 Các cách tiếp cận tổ chức dữ liệu

 Theo kt truyền thống:

 Chỉ quan tâm dữ liệu tài chính

 DL được lưu ở nhiều loại sổ chi tiết, sổ cái=> trùng lặp, không chia sẻ và

dùng chung dữ liệu được, có sự mâu thuẫn dữ liệu

 Theo hệ quản trị cơ sở DL:

 Tất cả dữ liệu được lưu chung, được quản lý bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu

=> tránh trùng lặp, mâu thuẫn dữ liệu, tăng tính kịp thời của dữ liệu

Kiểm soát Phản hồi

4

Nội dung của

Mô hình REA

Xác định các hoạt động, đối tượng, nguồn lực cần

thu thập DL

Dữ liệu cần thu thập cho

từng đối tượng, nguồn lực

Dữ liệu cần thu thập cho

từng hoạt động

thông tin, yêu cầu quản lý, đặc điểm KD

Tài khoản

và các đối tượng chi tiết

Chứng từ

6

Resource Event Agent

 Theo TT 200 ngày 22/12/2014, biểu mẫu chứng từ

gồm các loại sau:

8

❖ Chứng từ lao động tiền lương

a Chứng từ về lao động

 Chứng từ hạch toán về cơ cấu lao động: quyết định tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, bãi nhiệm…

 Chứng từ hạch toán thời gian lao động: Bảng chấm công.

 Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Phiếu giao nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu giao khoán,công việc hoàn thành…

người lao động

 Bảng thanh toán lương và BHXH.

 Bảng phân phối thu nhập theo lao động.

 Các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động.

 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.

10

12

❖ Chứng từ hạch toán hàng tồn kho

 Phiếu nhập kho.

 Phiếu xuất kho.

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

 Phiếu xuất vật tư theo hạn mức.

 Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hóa.

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ….

 Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa.

14

❖ Chứng từ hạch toán quá trình bán hàng

❖ Hóa đơn GTGT

❖ Hóa đơn bán hàng

16

Chứng từ tiền gửi ngân hàng

 Chứng từ kế toán bên trong (do đơn vị lập): Uỷ nhiệm thu, uỷ

nhiệm chi, séc …

 Chứng từ kế toán bên ngoài (ngân hàng lập): Giấy báo nợ,

giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng, sổ phụ ngân hàng

18

20

22

24

a Phiếu thu

26

 Chứng từ tiền mặt

b Phiếu chi

 Ngoài ra chứng từ còn phân loại theo các cách sau:

 Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện:

 Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ (tổng hợp).

Sổ quỹ Nhật ký đặc biệt

Bảng cân đối TK

Chứng từ, Bảng kê chứng từ

Chứng từ gốc

Bảng TH chứng từ gốc

Sổ, thẻ KT chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ

trình

sxkd

Sự kiện ảnh hưởng đến BCTC

nhật ký

Sổ nhật ký

Chuyển sổ

Sổ cái,

sổ chi tiết

Lập báo cáo

Báo cáo tài chính

34

Sự kiện của quá trình sxkd

Chứng từ

Nhập liệu

Nhập liệu các hoạt động liên quan

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu Thông tin

theo yêu cầu

thời gian vào hệ thống

 Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH….) sau khi sự kiện xảy ra.

 Khai báo ( Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng

thường sử dụng ( Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên….)

36

 Lưu trữ dữ liệu

Hoạt động Lưu trữ Hoạt động Lưu trữ

Ghi nhật ký -> Sổ nhật ký

Chuyển sổ -> Sổ cái, sổ chi tiết

Nhập liệu -> Tập tin nghiệp vụ Khai báo -> Tập tin chính

Cập nhật -> Tập tin chính

Thực thể

Khách hàng

 Tập tin chính (Master File)

 Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong và ngoài hệ thống VD: Khách hàng, Hàng hóa

 Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh

 Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp

Tên hàng hóa Mã hàng ĐVT Tài khoản SL tồn

 Luôn chứa trường Ngày của sự kiện

 Luôn chứa dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện

Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ:

 Giảm thời gian nhập liệu

 Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu

 Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu

 Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu

5.1 Phương thức nhập dữ liệu

Theo thời gian thực (Real- time)

 Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào tập tin nghiệp vụ)

 Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan (Khách hàng, hàng tồn kho)

 Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay

 Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (Bảng kê, Báo cáo

có số dư khách hàng, HTK, báo cáo tổng hợp)

42

Theo lô (Batch)

 Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được nhập vào máy)

 Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)

 Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy

 Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô

 Chuyển lô để cập nhật các tập tin chính liên quan

 Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp

Ý nghĩa:

 Các thực thể mang dữ liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) sẽ

được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau

 Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể

 Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin.

44

Mã trình tự/Mã liên tiếp

 Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên

 Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu

 Không có tính mô tả thuộc tính dữ liệu

Mã khối/Nhóm:

 Gán một nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: Ví dụ mã UPC (universal product codes) bao gồm 5 số đều là mã nhà sx,

số sau là mã sản phẩm

 Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp

 Nhóm đứng trước là nhóm cấp trên của nhóm liền kề đó

 Xác định đối tượng cần mã hóa

 Xác định các yêu cầu quản lý liên quan đến đối tượng cần mã hóa

 Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã hóa phù hợp với tính chất của bộ mã

 Với mỗi yêu cầu quản lý, lần lượt xác định:

 Số lượng phát sinh của yêu cầu quản lý

 Loại mã phù hợp để mã hóa yêu cầu quản lý

 Số lượng ký tự phù hợp để mã hóa yêu cầu quản lý

48

1

 Là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ

chức để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu:

 Hoạt động hữu hiệu (Có đạt mục tiêu ko) và hiệu quả (tính khả thi về kinh tế)

 Thông tin đáng tin cậy

 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

Giám sát Thông tin truyền thông Thủ tục kiểm soát Đánh giá rủi ro Môi trường kiểm soát

3

Môi trường kiểm soát

Sự trung thực

và các giá trị

đạo đức

Ủy quyền và phân chia trách nhiệm

Vai trò độc lập của bộ phận kiểm tra

 Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phụ thuộc vào mối quan hệ lợi ích - chi phí

Lợi ích của thủ tục kiểm soát =

mức giảm trọng yếu của rủi ro từ

thủ tục kiểm soát mang lại

5

Phân loại rủi ro

 Thực hiện không hữu hiệu, không hiệu quả và không tuân thủ

 Nghiệp vụ hoạt động không được xét duyệt

 Nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng không được thực hiện hoặc thực hiện nhiều lần

 Sai đối tượng liên quan

 Sử dụng sai sót, mất mát nguồn lực ( Sai số sản phẩm, SL, giá….)

7

Đánh giá rủi ro hoạt động:

 Nhận dạng các hoạt động/ sự kiện được thực hiện theo các chu trình kinh doanh

 Nhận dạng các đối tượng, nguồn lực liên quan đến các hoạt động trên

 Nhận dạng các rủi ro cho từng hoạt động trên

 Xác định nguyên nhân của các rủi ro trên

▪ Nghiệp vụ hoạt động không được

xét duyệt

▪ Nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng

không được thực hiện, hoặc nhiều

lần

▪ Sai đối tượng (KH, NCC)

▪ Sai sót loại sp liên quan

▪ Sai sót về SL, chất lượng, giá cả

▪ Bán sai loại nước yêu cầu

▪ Bán sai số lượng, tính giá sai,

Rủi ro xử lý thông tin:

 Rủi ro ghi nhận (nhập liệu, ghi sổ): ghi sổ, nhập liệu các dữ liệu không chính xác, không đầy đủ, không hợp lệ

 Rủi ro khai báo: Khai báo các đối tượng, nguồn lực không chính xác, không đầy đủ, không hợp lệ

 Rủi ro cập nhật, lập báo cáo: Phân loại, tính toán, tổng hợp không chính xác, cung cấp thông tin không đúng thời điểm, đúng đối tượng

 Xác định các nội dung dữ liệu cần ghi nhận cho các hoạt động và

nguồn lực, đối tượng liên quan

 Xác định các rủi ro liên quan đến các hoạt động:

▪ Rủi ro ghi nhận, nhập liệu, ghi sổ

▪ Khai báo

▪ Cập nhật (chuyển sổ), lập báo cáo

 Xác định nguyên nhân của các rủi ro trên

11

Rủi ro nguồn lực hệ thống:

 Quá trình phát triển: Thời gian kéo dài, chi phí cao, hệ thống không đạt yêu cầu, thất bại

 Quá trình sử dụng: Không đúng đối tượng sử dụng, sử dụng sai chức năng

 Quá trình bảo quản: Hư hỏng hệ thống, mất mát dữ liệu…

 Phân loại theo các rủi ro

 Rủi ro hoạt động -> Kiểm soát nghiệp vụ

 Rủi ro xử lý thông tin ->Kiểm soát ứng dụng

 Rủi ro nguồn lực hệ thống-> Kiểm soát chung

 Phân loại theo tính chất sử dụng:

 Kiểm soát dự phòng

 Kiểm soát phát hiện

 Kiểm soát sửa sai

13

Rủi ro hoạt động

Mục tiêu

 Tránh lạm quyền, hạn chế nghiệp vụ không hợp lệ

 Giao quyền xét duyệt đi kèm với trách nhiệm

 Các loại ủy quyền:

▪ Ủy quyền hoàn toàn: áp dụng cho các công việc hàng ngày

▪ Ủy quyền từng phần: Đối với các nghiệp vụ đặc thù

15

 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khi thực hiện 1 hoạt động

 Chức năng xét duyệt nghiệp vụ: Xét duyệt và ra quyết định thực hiện

 Chức năng thực hiện: Thực hiện nghiệp vụ

 Chức năng ghi chép: Ghi chép nội dung liên quan

 Chức năng bảo vệ tài sản: bảo vệ tiền bạc, tài sản liên quan

=> Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 1 cá nhân không thể kiêm nhiệm

2 trong 4 chức năng trên.

Xét duyệt

Ghi chép

Bảo

vệ TS

che dấu nghiệp vụ

Ngăn ngừa việc ghi nhậ sai

để che dấu TS mất mát

17

 Tất cả các hoạt động nghiệp vụ xảy ra đều có chứng từ phản ánh

 Đối chiếu các chứng từ của các hoạt động liên quan với nhau

 Quy định trình tự luân chuyển chứng từ

 Đánh số trước chứng từ

 Xác định trách nhiệm của các cá nhân tham gia hoạt động trên chứng từ

 Hạn chế sự xâm nhập và truy cập vào tài sản và dữ liệu, thông tin

 Kiểm tra đối chiếu 2 nguồn độc lập về nghiệp vụ VD: Đối chiếu giữa

3.1 Đặc điểm của môi trường máy tính:

 Kiêm nhiệm nhiều chức năng

 Khó lưu lại dấu vết

 Khối lượng dữ liệu ghi nhận nhiều, sử dụng nhiều lần

 Thông tin cung cấp nhiều, đa dạng

 Phụ thuộc nhiều vào khả năng phần mềm, phần cứng

 Đòi hỏi trình độ nhân viên cao

19

3.2 Rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính:

 Rủi ro xử lý thông tin:

▪ Ghi nhận dữ liệu sai, không đầy đủ, không hợp lệ

▪ Xử lý sai

▪ Cung cấp thông tin không đầy đủ, không chính xác

 Rủi ro nguồn lực hệ thống: Liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, thiết bị, nhân sự, dữ liệu lưu trữ

- Dữ liệu không đầy đủ

- Dữ liệu nhập không kịp thời

Rủi ro nguồn lực hệ thống

 Bao gồm các thủ tục, chính sách kiểm soát áp dụng chung cho toàn

bộ môi trường xử lý thông tin

 Kiểm soát ứng dụng:

 Bao gồm các thủ tục kiểm soát nhập liệu, xử lý và kết xuất áp dụng

cho 1 chương trình ứng dụng xử lý thông tin cụ thể

23