Bài giảng tin học Ứng dụng trong kế toán ac09 Đại học mở hà nội

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÁC ỨNG DỤNG CỦA TIN HỌC TRONG KẾ TOÁN Mục tiêu bài học: Bài 1 nhằm mục đích trang bị cho học viên các kiến thức về tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán và ứng dụng tin học trong kế toán. Cũng qua bài, học viên sẽ nắm được các nội dung liên quan đến tổng quan về các ứng dụng của Excel trong kế toán, ưu điểm của việc làm kế toán trên Excel. Nắm được khái niệm về phần mềm kế toán và ưu điểm của phần mềm kế toán. Nội dung của bài: 1.1 Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán 1.2 Các ứng dụng của tin học trong kế toán 1.3 Tóm lược cuối bài

Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Nội dung của bài:

1.1 Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán 1.2 Các ứng dụng của tin học trong kế toán 1.3 Tóm lược cuối bài

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Để có thể hiểu hệ thống thông tin kế toán là gì, trước hết cần phải hiểu các khái niệm như: thế nào là dữ liệu, thế nào là thông tin, thế nào hệ thống, thế nào là hệ thống thông tin và thế nào là hệ thống thông tin quản lý

Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan Dữ liệu là

các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng (NSD) Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau như: âm thanh, văn bản, hình ảnh…

Thông tin là ý nghĩa rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý, phù hợp với mục đích

của NSD Thông tin có giá trị cần: chính xác, đầy đủ, rõ ràng, đúng lúc, thường xuyên, thứ tự và có liên quan

Hệ thống là một tập hợp các phần tử phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục

tiêu nhất định

Trang 2

VD: Hệ thống giao thông bao gồm cầu, biển báo, đường bộ, đường sắt, các phương tiện giao thông… cùng thực hiện một mục tiêu là vận chuyển con người, hàng hóa từ nơi này đến nơi khác; hệ thống khuếch đại âm thanh gồm loa, đài, mic, âm ly cùng thực hiện mục tiêu là nhận đầu vào là âm thanh nhỏ và làm khuếch đại âm thanh đó ở đầu ra…

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các

cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng VD: HTTT thị trường, HTTT sản xuất, HTTT kế toán…

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các

chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản

lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính, kế toán Một hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, các thủ tục và thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin

Theo Chuẩn mực kế toán VN thì thông tin kế toán phải: 1 Trung thực

2 Khách quan 3 Đầy đủ 4 Kịp thời 5 Dễ hiểu

6 Có thể so sánh được

Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Trang 3

 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán:

 Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp  Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài

 Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp  Hoạch định và kiểm soát

 Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

 Theo mục tiêu và phương pháp, có 2 loại hệ thống thông tin kế toán  Hệ thống thông tin kế toán tài chính

 Hệ thống thông tin kế toán quản trị  Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu

 Hệ thống thông tin kế toán thủ công  Hệ thống thông tin kế toán máy tính

Trang 4

1.1.3 Quy trình xử lý thông tin kế toán

1.2 ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KẾ TOÁN

1.2.1 Vai trò của việc ứng dụng tin học trong quản lý thông tin kế toán

 Khi làm kế toán thủ công, kế toán gặp phải rất nhiều khó khăn:  Ghi chép, tính toán dễ sai sót, nhầm lẫn

 Lưu trữ trên giấy dễ thất lạc, bị hỏng, rách, số liệu bị mờ không nhìn rõ

 Việc sắp xếp tài liệu ghi chép cần phải gọn gàng nếu không khi cần đến rất khó tìm, tốn nhiều không gian lưu trữ

 Khó khăn trong việc tổng hợp, báo cáo số liệu  Tốn thời gian

 Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính để đảm bảo:  Tránh sai sót, gian lận

 Hỗ trợ cho việc thực hiện các chính sách quản lý  Giảm các cán bộ chuyên quyền

Trang 5

 Quản lý dữ liệu được an toàn

 Tốc độ xử lý nhanh, không mất nhiều thời gian

1.2.2 Các ứng dụng của tin học trong kế toán

Tất cả các công việc kế toán đều có thể thực hiện được trên máy tính thông qua phần mềm phổ biến Excel hoặc phần mềm kế toán được đặt hàng riêng

Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin

Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô kinh doanh còn nhỏ nên chỉ làm kế toán trên phần mềm có sẵn là Microsoft Excel

Một số doanh nghiệp có phạm vi hoạt động lớn hơn thì đã mua phần mềm kế toán để sử dụng Tuy nhiên, phạm vi và việc phát huy tính năng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khác nhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn phòng, hành chính để soạn thảo văn bản hoặc chỉ ứng dụng có tính chất riêng lẻ từng công việc như : quản lý vật tư, quản lý lao động, tiền lương Do vậy ở các đơn vị này công việc kế toán vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ công Thực tế, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp chính là việc tổ chức công tác kế toán phù hợp với việc ứng dụng máy vi tính, và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác & lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học

Như vậy, đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn, bộ máy kế toán bao gồm nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, việc ứng dụng máy vi tính sẽ đòi hỏi một phần mềm kế toán với hệ thống máy vi tính nối mạng là chuyện cần thiết và nên đầu tư

Trang 6

Nhưng đối với các doanh nghiệp nhỏ, bộ máy kế toán chỉ cần một hoặc tối đa là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì không cần đỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, không cần phải có một phần mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia lập trình Thực tế, doanh nghiệp đó chỉ cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán Điều quan trọng là nhân viên kế toán phải có một trình độ chuyên môn nhất định về vi tính đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như : Excel, Foxpro, Access.v.v

Nhìn chung, khi tổ chức công tác kế toán bằng máy tính, người làm công tác kế toán cần phải nắm được các yếu tố sau :

- Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ doanh nghiệp đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hoặc nhật ký sổ cái Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp

1.2.2.1 Ứng dụng Exel trong kế toán

1.2.2.1.1 Ưu điểm của việc làm kế toán trên Microsoft Excel

+ Rất dễ sử dụng

+ Linh động, tùy biến cao

+ Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ + Quản lý chặt chẽ người dùng

+ Một máy cho phép làm kế toán cho nhiều công ty, rất phù hợp cho những người làm về dịch vụ kế toán

1.2.2.1.2 Những hàm Excel thường dùng trong hạch toán kế toán a HÀM LOGIC

 Hàm AND:

- Cú pháp: AND (Logical1, Logical2, ….)

- Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện

Trang 7

- Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai

 Hàm OR:

- Cú pháp: OR (Logical1, Logical2…)

- Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện

- Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số của nó là sai

- Ví dụ: =OR(F7>03/02/74,F7>01/01/2002)

 Hàm NOT:

- Cú pháp: NOT(Logical)

- Đối số: Logical là một giá trị hay một biểu thức logic

- Hàm đảo ngược giá trị của đối số Sử dụng NOT khi bạn muốn phủ định giá trị của đối số trong phép toán này

b NHÓM HÀM TOÁN HỌC  Hàm ABS:

- Lấy giá trị tuyệt đối của một số - Cú pháp: ABS(Number)

- Đối số: Number là một giá trị số, một tham chiếu hay một biểu thức - Ví dụ: =ABS(A5 + 5)

Trang 8

- Cú pháp: ROUND(Number, Num_digits)

- Các tham số: Number: Là một số thực mà bạn muốn làm tròn lên - Number_digits: là bậc số thập phân mà bạn muốn làm tròn

- Chú ý:

- Nếu Num_digits > 0 sẽ làm tròn phần thập phân

- Nếu Num_digits = 0 sẽ làm tròn lên số tự nhiên gần nhất

- Nếu Num_digits < 0 sẽ làm tròn phần nguyên sau dấu thập phân

 Hàm EVEN:

- Làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất - Cú pháp: EVEN(Number)

- tham số: Number là số mà bạn muốn làm tròn

Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người - Chú ý:

- Nếu Number không phải là kiểu số thì hàm trả về lỗi #VALUE!

 Hàm ODD:

- Làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất - Cú pháp: ODD(Number)

- Tham số: Number là số mà bạn muốn làm tròn

c NHÓM HÀM THỐNG KÊ  Hàm SUM:

- Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn - Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)

- Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng - VD: SUM (3,5,6,7) = 21

 Hàm SUMIF:

- Tính tổng của các ô thoả mãn điều kiện

- Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

- Các tham số: Range: Là vùng ô có chứa điều kiện; Criteria: điều kiện muốn tính tổng Điều kiện có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi; Sum_range: là vùng ô cần tính tổng

Trang 10

- Các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình

Trang 11

- Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện cho trước - Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)

- Các tham số: Range: Vùng dữ liệu mà bạn muốn đếm; Criteria: Là điều kiện để đếm - Ví dụ: = COUNTIF(B3:B11,>100″): (Đếm tất cả các ô trong dãy B3:B11 mà lớn hơn 100)

d NHÓM HÀM CHUỖI  Hàm LEFT:

- Cắt các ký tự bên trái của chuỗi nhập vào - Cú pháp: LEFT(Text,Num_chars)

- Các đối số: Text: Chuỗi văn bản; Num_Chars: Số ký tự muốn trích - Ví dụ: =LEFT(Tôi tên là,3) = “Tôi”

Trang 12

Trang 13

- Excel lưu trữ kiểu ngày như một chuỗi số liên tục, vì vậy có thể sử dụng các phép toán cộng (+), trừ (-) cho kiểu ngày

 Hàm DAY:

- Trả về ngày tương ứng với chuỗi ngày đưa vào Giá trị trả về là một số kiểu Integer ở trong khoảng từ 1 đến 31

- Cú pháp: DAY(Serial_num) - Tham số:

- Serial_num: Là dữ liệu kiểu Date, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác

Trang 14

- Hàm này không có các đối số

 Hàm WEEKDAY:

- Trả về số chỉ thứ trong tuần

- Cú pháp: WEEKDAY(Serial, Return_type) - Các đối số: - Serial: một số hay giá trị kiểu ngày - Return_type: chỉ định kiểu dữ liệu trả về

f NHÓM HÀM VỀ THỜI GIAN  Hàm TIME:

- Trả về một chuỗi trình bày một kiểu thời gian đặc thù Giá trị trả về là một số trong khoảng từ 0 đến 0.99999999, miêu tả thời gian từ 0:00:00 đến 23:59:59

- Cú pháp: TIME(Hour,Minute,Second)

- Các tham số: Được tính tương tự ở hàm DATE - Hour: miêu tả giờ, là một số từ 0 đến 32767 - Minute: miêu tả phút, là một số từ 0 đến 32767 - Second: miêu tả giây, là một số từ 0 đến 32767

 Hàm HOUR:

- Trả về giờ trong ngày của dữ liệu kiểu giờ đưa vào Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng từ 0 (12:00A.M) đến 23 (11:00P.M)

- Cú pháp: HOUR(Serial_num) - Tham số:

- Serial_num: Là dữ liệu kiểu Time Thời gian có thể được nhập như: - Một chuỗi kí tự nằm trong dấu nháy (ví dụ “5:30 PM”)

- Một số thập phân (ví dụ 0,2145 mô tả 5:08 AM)

Trang 15

- Kết quả của một công thức hay một hàm khác

- Tìm ra một giá trị khác trong một hàng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng nhập vào

- Cú pháp:

- VLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) - Các tham số:

- Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm

- Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối

Trang 16

- Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần

- Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh

- Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về

- Array: Là một vùng chứa các ô hoặc một mảng bất biến

Trang 17

- Nếu Array chỉ chứa một hàng và một cột, tham số Row_num hoặc Col_num tương ứng là tùy ý

- Nếu Array có nhiều hơn một hàng hoặc một cột thì chỉ một Row_num hoặc Col_num được sử dụng

- Row_num: Chọn lựa hàng trong Array Nếu Row_num được bỏ qua thì Col_num là bắt buộc

- Col_num: Chọn lựa cột trong Array Nếu Col_num được bỏ qua thì Row_num là bắt buộc

1.2.2 Phần mềm kế toán 1.2.2.1 Khái niệm

 Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính tự động xử lý thông tin kế toán, từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo chế độ kế toán đến khâu in sổ kế toán, báo cáo tài chính, kế toán quản trị, thống kê phân tích tài chính khác

 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán:

Trang 18

1.2.2.2 Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm trong kế toán

Ưu điểm chính của một hệ thống phần mềm kế toán trên máy vi tính được liệt kê dưới

đây:

 Giao diện thân thiện dể sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn cùng 01 Phiếu chi) Bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán luôn tuân thủ chế độ kế toán Hệ thống báo cáo đang dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị

 Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo nhiều CSDL, nghĩa là mỗi đơn vị được thao tác trên 01 CSDL độc lập

 Tính chính xác: số liệu tính toán trong phần mềm rất chính xác, ít xảy ra các sai sót bất thường Điều này giúp kế toán yên tâm hơn

 Tính bảo mật cao

Trang 19

1.2.2.3 Quy trình xử lý thông tin trên phần mềm

1.3 TÓM LƯỢC:

Sau khi nghiên cứu và học tập Bài 1, Anh /chị đã nắm các kiến thức tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán và ứng dụng tin học trong kế toán Cũng qua bài, học viên cũng cần nắm được các nội dung liên quan đến các ứng dụng của Excel trong kế toán ưu điểm của việc làm kế toán trên Excel Nắm được khái niệm về phần mềm kế toán và ưu điểm của phần mềm kế toán

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

Trang 20

2.1 Bài tập kế toán tổng hợp mô phỏng hoạt động kinh tế của doanh nghiệp 2.2 Thực hành ứng dụng Excel trong ghi sổ kế toán chi tiết tiền lương 2.3 Tóm lược cuối bài

2.1 BÀI TẬP KẾ TOÁN TỔNG HỢP MÔ PHỎNG HOẠT ĐỘNG KINH TẾ CỦA DOANH NGHIỆP

2.1.1 Thông tin doanh nghiệp:

Tên đơn vị : Công ty Cổ phần Nhất Linh

Địa chỉ : 267 - Minh Khai - Hai Bà Trưng- Hà Nội

Mã số thuế : 0101162173 Điện thoại : 04.3916 8350

Với các thông tin cơ bản như sau :

Trang 21

Phương pháp nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

Phương pháp tính giá tồn kho: Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Đường thẳng

Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc

Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định hữu hình: Theo giá gốc và giá trị còn lại

2.1.2 Số liệu đầu tháng 8/N như sau (đơn vị: 1.000đ):

- Tiền mặt: 120.000

- Tiền gửi ngân hàng: 2.200.000 - Vật liệu chính: 124.701,854

Vật liệu 001 324kg 56.754,000 (175,17) Vật liệu 002 210kg 34.678,216 (165,13) Vật liệu 003 412kg 33.269,638 (80,75) - Tài sản cố định hữu hình: 950.000

- Tài sản cố định vô hình: 1.150.000 - Hao mòn TSCĐ : 400.000

- Tiền lương còn nợ CNV: 45.000

- Các khoản phải trả, phải nộp khác: 10.000 - Phải trả người bán công ty Thịnh Phát: 20.000 - Phải thu của khách hàng Y: 12.000

- Quỹ khen thưởng, phúc lợi: 40.000 - Lợi nhuận chưa phân phối : 450.000 - Quỹ đầu tư phát triển: 300.000

Trang 22

- Sản phẩm dở dang : 7.027,6 (trong đó: NVL chính: 3.200, vật liệu phụ: 270, nhân công trực tiếp: 2.525, chi phí sản xuất chung: 1.032,6)

- Thành phẩm: 24.400 (3.900 sản phẩm A) - Vay ngắn hạn: 250.000

- Vay dài hạn: 887.900

- Nguồn vốn kinh doanh: 2.185.229,45

2.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng :

1 \ Ngày 2/8 phiếu chi số 121 mua văn phòng phẩm cho văn phòng quản lý công ty, giá mua chưa thuế 4.000, thuế GTGT được khấu trừ 10%

2 \ Ngày 2/8 phiếu thu số 312 rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt 330.000, giấy báo nợ số 1201 -CT

3 \ Ngày 05/08 nhập mua vật liệu 003 phiếu nhập kho số 120, chưa trả tiền cho: CC006 - Công ty TNHH Thịnh Phát, MST 0310353196, do Nguyễn Văn Tư giao theo hoá đơn : TP/12T số 0000014 ngày 05/08, chi tiết như sau :

- Tiền vận chuyển vật liệu 003 về nhập kho, phải trả cho CC007 - Công ty TNHH Thành Đạt MST 0304819721, thể hiện theo hóa đơn: TD/11P số 0007411 ngày 05/08 đã thanh toán bằng tiền mặt, phiếu chi 122

Chi tiết như sau :

Trang 23

4 \ Ngày 06/08/2012, phiếu xuất kho 120, xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm A Chi tiết như sau:

Thông tin bổ sung về thiết bị sản xuất:

+ Tên thiết bị: Máy xe sợi số hiệu XS 0987 + Nước sản xuất : Nhật Bản- Năm N-05 + Thời gian sử dụng 12 năm

6 \ Ngày 8/8 Phiếu nhập kho số 12 nhập kho 15.000 SP A

Trang 24

7 \ Ngày 9/8 xuất 10.000 sản phẩm A (phiếu xuất kho 15) bán thu bằng tiền gửi ngân hàng giấy báo có ngân hàng số 1205, giá bán chưa thuế của hoá đơn GTGT số 01942 là 150.000, thuế GTGT 10% là 15.000, phiếu thu số 313

8 \ Ngày 10/8 xuất 5.000 sản phẩm A bán cho công ty Y, phiếu xuất kho số 16, giá thanh toán chưa thuế là 75.000, hoá đơn GTGT số 01943, thuế GTGT 10%

9 \ Ngày 11/8 xuất 2.000 sản phẩm A bán cho công ty Z chưa thanh toán, phiếu xuất kho số 17, hoá đơn GTGT số 01944, giá thanh toán chưa thuế GTGT 10% là 30.000, chưa thanh toán

10 \ Ngày 14/8 nhập kho phiếu nhập kho số 13 - 10.000 SP A

11 \ Ngày 15/8 phiếu chi số 13 chi tiền lương còn nợ kỳ trước cho CNV 45.000

12 \ Ngày 17/8 công ty Y chuyển khoản thanh toán tiền mua hàng theo hoá đơn số 01943, giấy báo có số 1306 – Ngân hàng Công thương số tiền là 82.500

13 \ Ngày 18/8 Công ty Z chuyển khoản thanh toán 33.000, giấy báo có số 1320-CT 14 \ Ngày 19/8 công ty Y mua thêm 400 sản phẩm A, phiếu xuất kho số 18, hoá đơn GTGT số 10945, giá thanh toán chưa thuế 6.000, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán 15 \ Ngày 20/8 xuất kho 4.000 sản xuất sản phẩm A, phiếu xuất kho số 19, bán thu tiền gửi ngân hàng, giấy báo có số 1340 - CT, giá thanh toán chưa thuế là 60.000 cả thuế GTGT 10%, hoá đơn số 01946

16 \ Ngày 20/8 theo quyết định 09/TCKT/QĐ ngày 10/10 của giám đốc công ty và biên bản thanh lý số 25 ngày 18/8, thanh lý một nhà kho của bộ phận bán hàng:

- Nguyên giá 180.000 - Giá trị hao mòn: 170.000 - Thời gian sử dụng: 10 năm

- Phiếu chi số 124 chi thanh lý TSCĐ 1.000 - Phiếu thu số 315 thu tiền bán phế liệu 12.000

Trang 25

17 \ Ngày 22/8 xuất kho 6.000 sản phẩm A cho công ty Z, phiếu xuất kho số 20, hoá đơn GTGT số 01947, giá thanh toán chưa thuế GTGT 10% là 90.000, cho Cty Z hưởng chiết khấu TM 1% Công ty Z chưa thanh toán

18 \ Ngày 22/8 chi tiền mặt thanh toán lãi vay ngắn hạn, phiếu chi 125 là 10.000 19.\ Ngày 23/8 chi tiền sửa máy vi tính của VP công ty, phiếu chi số 126 là 200 20 \ Ngày 25/8 chuyển khoản thanh toán cho công ty Thịnh Phát tiền mua vật liệu ngày 5/8, giấy báo nợ số 1150-CT

21 \ Ngày 26/8 công ty Z chuyển khoản thanh toán tiền hàng còn nợ, giấy báo có 1350-CT 22.\ Ngày 31/8 tính lương phải trả cho CB - CNV (CB chỉ được nghỉ Chủ nhật):

I Bộ phận sản xuất

TT Họ tên Chức vụ Hệ số phụ cấp

Lương thời gian Lương sản phẩm

Khấu trừ Tạm ứng

kỳ 1 H/số

lương

Ngày công làm việc

TT

Số lượng SP hoàn thành

Đơn giá

Trang 26

II Bộ phận bán hàng

Hệ số phụ cấp

Lương thời gian Lương theo dthu

Khấu trừ Tạm ứng kỳ

1 H/số

lương

Ngày công làm việc TT

Doanh

thu Tỷ lệ

III Bộ phận văn phòng công ty

Hệ số phụ cấp

Lương thời gian

Khấu trừ Tạm ứng kỳ 1 H/số

lương

Ngày công làm việc

TT

23 \ Ngày 30/8 trích các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định

24 \ Ngày 31/8 theo uỷ nhiệm chi số 0010875 của ngân hàng công thương giấy báo nợ số 21 dùng tiền gửi ngân hàng nộp 1% KPCĐ, 26% BHXH, 4.5% BHYT, 2% BHTN

Trang 27

25 \ Ngày 31/8 Tiền thưởng thi đua phải trả cho công nhân viên trong tháng:

I Bộ phận văn phòng

II Bộ phận bán hàng

Trang 28

26 \ Ngày 31/8 danh sách cán bộ công nhân viên được hưởng trợ cấp BHXH:

27 \ Ngày 31/8 thanh toán 60% lương tháng cho công nhân viên, 100% BHXH, 100% thưởng bằng tiền mặt phiếu chi 127

28 \ Ngày 31/8 chi tiền mặt (phiếu chi 128) thanh toán tiền điện tháng 8 cho các bộ phận như sau:

- Phân xưởng sản xuất: 10.000 - Bộ phận bán hàng: 2.000

- Văn phòng quản lý công ty: 5.000

Trang 29

29 \ Ngày 31/8 trích khấu hao TSCĐ trích trong tháng cho các bộ phận, biết số khấu hao TSCĐ trích trong tháng 7/N như sau:

- Phân xưởng sản xuất: 3.000 - Bộ phận bán hàng: 1.000

- Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 3.000

(TSCĐ được trích khấu hao theo ngày, tháng 7/N không có tăng giảm TSCĐ) 30 \ Ngày 31/8 bộ phận sản xuất hoàn thành nhập kho 5.000 Sản phẩm A, còn dở dang 5.000 SP mức độ hoàn thành 30%, phiếu nhập kho số 14

31 \ Ngày 31/8 tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 22% trên tổng thu nhập chưa thuế Nộp thuế TNDN bằng chuyển khoản UNC 10876

5 Lập bảng tính giá thành sản phẩm A, Sổ chi tiết thành phẩm

6 Lập các sổ chi tiết ứng với các TK 621, 622, 627, 154, 641, 642, 511, 911 7 Sử dụng bảng tính Excel để định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong

tháng, tiến hành phản ánh vào các tài khoản đối ứng theo phương pháp lập sổ nhật ký chung tháng 8/N của doanh nghiệp trên Lập các số phát sinh còn thiếu, từ đó thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ và xác định kết quả KD 8 Lập Sổ cái theo dõi TK tiền mặt và Sổ theo dõi thu chi tiền mặt trong kỳ 9 Lập Bảng cân đối số PS, Báo cáo tổng kết số dư cuối kỳ các TK

10 Lập Bảng cân đối Kế toán và vẽ biểu đồ phân tích cơ cấu tài sản, nguồn vốn

Trang 30

Chứng từ hạch toán thời gian lao động

Chứng từ hạch toán kết quả lao động

Bảng chấm công,Bảng chấm công làm thêm giờ

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý HĐ giao khoán

Bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán làm thêm giờ;Bảng thanh toán lao động thuê ngoài

Bảng thanh toán tiền thưởng

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

2.2 THỰC HÀNH ỨNG DỤNG EXCEL TRONG GHI SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG

2.2.1 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để tính tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp (lương chính, lương phụ, phụ cấp ăn trưa) Ngoài ra còn căn cứ vào biên bản vào ngừng sản xuất, giấy xin nghỉ phép và một số chứng từ khác

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán các khoản thanh toán với người LĐ

Trang 31

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người Quy định của Bộ tài chính về các khoản phải trích theo lương,

2.2.2 Thực hành tính Bảng thanh toán lương

Mẫu Bảng thanh toán lương – mẫu số 06 – LĐTL

Trang 32

 Công thức tính cho các cột trong Bảng thanh toán lương như sau:

Công ty cổ phần Nhất Linh là doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, họ sản xuất và bán sản phẩm A Cán bộ - CNV của công ty chia làm 3 bộ phận: bộ phận quản lý, bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất Trong đó chi phí sản xuất được chia ra thành chi phí sản xuất chung và chi phí sản xuất trực tiếp.

 (1) Lương sản phẩm = Số sản phẩm * Đơn giá  (2)

Lương thời gian

(Hệ số lương + HS phụ cấp) x Lương tối thiểu =

Số ngày làm việc trong tháng x Số công thực tế

 Lương nghỉ việc hưởng lương:

- (3) Số công nghỉ = 26 - Số công thực tế đi làm - (4)

(Hệ số lương + HS phụ cấp) x Lương tối thiểu Số tiền nghỉ =

Số ngày làm việc trong tháng x Số công nghỉ  (5) Tổng lương = Lương thời gian + Lương sản phẩm + Lương nghỉ việc

+ các khoản phụ cấp khác

 Các khoản khấu trừ vào lương:

- (6) BHXH = 8% * Lương thời gian - (7) BHYT = 1,5% * Lương thời gian - (8) BHTN = 1% * Lương thời gian - (9) Cộng = BHXH + BHYT + BHTN

 (10) Số tiền thực lĩnh = Tổng lương - Tạm ứng – Các khoản khấu trừ

Trang 33

Sau đây là hướng dẫn cách nhập công thức vào bảng:

(1) Lương sản phẩm: Chỉ tính cho Bộ phận bán hàng và Bộ phận SX trực tiếp

Copy xuống cho những người còn lại trong cùng bộ phận, rồi dùng chức năng AutoSum() để tính tổng

Làm tương tự đối với Bộ phận sản xuất trực tiếp, ta có kết quả ở bảng sau:

Tổng quỹ lương = Tổng lương của Bộ phận QL + Tổng lương của Bộ phận BH + Tổng lương của Bộ phận QL phân xưởng + Tổng lương của Bộ phận SX trực tiếp

Trang 34

Làm tương tự đối với các cột còn lại, ta thu được kết quả như sau:

Trang 35

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người 2.2.3 Thực hành tính Bảng phân bổ lương và BHXH

 Mẫu bảng phân bổ lương và các khoản bảo hiểm – mẫu số 11 – LĐ tiền lương:

 Công thức tính cho các cột trong bảng phân bổ lương và các khoản bảo hiểm như sau:

 TK 334 – Phải trả người lao động:

- Lương (Từng bộ phận) = Tổng lương (Từng bộ phận) – Lương nghỉ việc - BHXH = Tổng số Lương nghỉ việc

- Thưởng thi đua = đề bài cho

- Cộng có 334 = Lương + BHXH + Thưởng thi đua

Trang 36

 TK 334:

 TK 338:

Trang 37

2.3 TÓM LƯỢC:

Qua nghiên cứu và học tập Bài 2, anh/chị đã nắm được cách lập và ghi sổ chi tiết thiền lương, cụ thể là Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản bảo hiểm thông qua bài tập mô phỏng hoạt động kinh tế của Công ty CP Nhất Linh.Từ đó, anh/chị có thể áp dụng để tính lương tại doanh nghiệp của mình

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

Trang 38

3.1 Thực hành ứng dụng Excel trong ghi sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ; Bảng tổng hợp NVL và Bảng phân bổ NVL

3.2 Thực hành ứng dụng Excel trong lập Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ 3.3 Thực hành ứng dụng Excel để tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm 3.4 Tóm lược cuối bài

3.1 THỰC HÀNH ỨNG DỤNG EXCEL TRONG GHI SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CCDC; BẢNG TỔNG HỢP NVL VÀ BẢNG PHÂN BỔ NVL

3.1.1Thực hành ứng dụng Excel trong ghi sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ:

Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ (mặt hàng), từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng vật tư, hàng hoá hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau:

 Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá ở từng kho và ở bộ phận kế toán của doanh nghiệp

Trang 39

 Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của vật tư, hàng hoá cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị

 Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp vật tư, hàng hoá

 Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị vật tư, hàng hoá

Trách nhiệm quản lý vật tư, hàng hoá trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá

Ở đây công ty CP Nhất Linh mua ngoài 3 loại vật liệu là VL001, VL002 và VL003; cách tính giá vật liệu như sau:

Đơn giá nhập kho = Tổng giá trị nhập trong kỳ Tổng số lượng nhập trong kỳ

- Giá xuất kho vật liệu tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên tính như sau:

Giá thực tế

từng loại xuất kho =

Số lượng từng loại xuất kho x

Giá đơn vị bình quân

- Trong đó, giá đơn vị bình quân được tính theo công thức:

Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

= Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

- Số lượng tồn cuối kỳ = Lượng tồn ĐK + Lượng nhập TK - Lượng xuất CK - Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị tồn ĐK + Giá trị nhập TK - Giá trị xuất CK

Áp dụng các công thức trên cho 3 loại vật liệu ta có:

Trang 40