Tuyển dụng, đào tạo và pháttriển là công tác thu nhận người lao động vào làm việc tại công ty đồng thời đào tạonhững kỹ năng và kiến thức để người lao động có thể vận dụng chúng một cách
Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu sơ lược về Công ty và hoạt động tuyển dụng, đào tạo tại Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Gia Nguyễn
- Nắm bắt một số tồn tại còn lại trong hoạt động tuyển dụng, đào tạo tại công ty
- Đề ra một số giải pháp nhằm cải thiện các nhược điểm của các hoạt động tại công ty
Phương pháp nghiên cứu
Về nội dung: Công tác tuyển dụng, đào tạo tại công ty.
Về không gian: Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Gia Nguyễn
Kết cấu đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động tuyển dụng – đào tạo
Chương 2: Tổng quan về Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Gia Nguyễn
Chương 3: Thực trạng hoạt động tuyển dụng và đào tạo tại Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Gia Nguyễn
Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động tuyển dụng và đào tạo tại Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Gia Nguyễn
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG – ĐÀO TẠO.11 1 1 Tổng quan về hoạt động tuyển dụng
Khái niệm
Tuyển dụng là quá trình thu hút, sàng lọc, phỏng vấn và tuyển chọn ứng viên cho các vị trí còn trống, nhằm đáp ứng nhu cầu veè nguồn nhân lực cho doanh nghiệp Quá trình tuyển dụng bao gồm nhiều bước, bắt đầu từ việc xác định nhu cầu của doanh nghiệp, đăng tin tuyển dụng thu thập và xem xét hồ sơ ứng viên, tiến hành phỏng vấn, đánh giá và kiểm tra kỹ năng, sau đó chọn ra ứng viên phù hợp nhất để đề xuất làm việc trong tổ chức
Tuyển dụng là bước đầu tiên trong việc xây dựng nguồn nhân lực của một tổ chức Ở cấp độ cao, mục tiêu là tìm kiếm và tuyển dụng những ứng viên tốt nhất, đúng thời gian và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Vai trò của hoạt động tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự có vai trò quan trọng vì đây là khâu đầu tiên của công tác quan trị nhân, khi khâu này được thực hiện tốt mới có thể thực hiện các khâu kế tiếp.
Vai trò của hoạt động tuyển dụng được thể hiện qua 3 khía cạnh: Đối với doanh nghiệp:
- Đáp ứng nhu cầu về nguồn lực: tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ cung cấp một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo và bô sung đội ngũ nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Quy trình tuyển dụng hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh Tuyển dụng đúng người sẽ giúp nâng cao hiệu suất hoạt động, xây dựng đội ngũ có năng lực đáp ứng nhu cầu hoạt động trong bối cảnh toàn cầu hóa, từ đó thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.
- Chất lượng đội ngũ nhân sự cao sẽ tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp đối với các đối thủ cạnh tranh và tạo nên chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
- Tuyển dụng được những nhân tài phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đào tạo, tuyển dụng, thử việc, giảm chi phí kinh doanh, sử dụng hiệu quả ngân sách của doanh nghiệp Đồng thời giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực. Đối với người lao động:
- Cơ hội việc làm: thông qua quá trình tuyển dụng, nguời lao động có thể tìm được công việc phù hợp với trình độ, năng lực và sở thích của mình.
- Tăng thu nhập: có việc làm sẽ có thu nhập ổn định, nâng cao chất lượng cuộc sống.
Phát triển bản thân là quá trình thực hiện công việc, cọ xát với thực tế và tích lũy kinh nghiệm, giúp người lao động nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực Điều này không chỉ có lợi cho bản thân người lao động, mà còn đóng góp tích cực cho sự phát triển của xã hội.
- Khi lực lượng lao động có việc làm, điều này đồng nghĩa với việc giảm thiểu tỷ lệ thất nghiệp, góp phần ổn định xã hội.
- Tạo ra nhiều việc làm và đóng góp cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
- Quá trình tuyển dụng nhân sự giúp nâng cao dân trí, góp phần xây dựng xã hôi văn minh, hiện đại.
Mục tiêu của hoạt động tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự là quá trình gồm tuyển mộ và tuyển chọn Trong đó, tuyển mộ thực hiện yêu cầu tìm được tập hợp các ứng viên đảm bảo số lượng và chất lượng cho công tác tuyển chọn của doanh nghiệp Mục tiêu của tuyển chọn là tìm được đủ số lượng lao động phù hợp với công việc của doanh nghiệp Kết quả cuối cùng của tuyển dụng là tìm được đủ số người có năng lực, trình độ, sức khỏe và nhân phẩm cần thiết với yêu cầu công việc Như vậy, mục tiêu của tuyển dụng là tìm đúng người đúng việc.
Bản chất của việc sử dụng đúng người đúng việc là làm cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng doanh thu, năng suất lao động từ đó cải thiện điều kiện làm việc và tăng thu nhập cho người lao động Những điều này là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững.
Ý nghĩa của hoạt động tuyển dụng
Mục tiêu cuối cùng của tuyển dụng là tìm được nguồn nhân lực phù hợp với vị trí công việc của doanh nghiệp Kết quả của quá trình này là tìm được những ứng viên có đủ trình độ, năng lực, sức khỏe cũng như nhân phẩm cần thiết và phù hợp với công việc.
Lựa chọn và sử dụng đúng người, đúng việc giúp các hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng doanh thu và năng suất lao động, cải thiện điều kiện làm việc Đồng thời tăng thu nhập cho người lao động, đó cũng chính là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững hơn. Ý nghĩa của hoạt động tuyển dụng được thể hiện qua 3 khía cạnh bên dưới: Đối với doanh nghiệp:
Tuyển dụng hiệu quả có thể mang về cho doanh nghiệp đội ngũ lao động lành nghề, có trình độ, năng động, sáng tạo và đặc biệt phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp Sở dĩ rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao quy trình tuyển dụng bởi đây là khâu đầu tiên của công tác quản trị nguồn nhân lực, thực hiện tốt khâu này mới có thể làm tốt các bước tiếp theo.
- Thực hiện tốt hoạt động tuyển dụng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra một cách hiệu quả Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trong bối cảnh toàn cầu hóa.
- Ngoài ra chất lượng của đội ngũ nhân sự tốt sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh bền vững với đối thủ đồng thời tạo chỗ đứng vững chãi trên thị trường, giảm chi phí kinh doanh và dùng ngân sách hiệu quả.
Như vậy có thể thấy rằng với doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự có vai trò quan trọng, tìm được nguồn nhân lực chất lượng, phù hợp là điều kiện để doanh nghiệp phát triển hơn. Đối với người lao động: Đối với đội ngũ nguồn nhân lực, ý nghĩa của quá trình tuyển dụng đó là:
- Giúp người lao động hiểu rõ về quan điểm, triết lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, từ đó định hướng cho họ.
- Tuyển dụng nhân sự cũng tạo nên tinh thần cạnh tranh, không khí thi đua với những người lao động trong doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với xã hội:
Hoạt động tuyển dụng của các doanh nghiệp giúp thực hiện những mục tiêu về kinh tế, xã hội, giúp người lao động có việc làm, cải thiện thu nhập và làm giảm gánh nặng như các tệ nạn xã hội hay tình trạng thất nghiệp Quá trình tuyển dụng nhân sự cũng giúp sử dụng nguồn nhân lực xã hội một cách hữu ích.
Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng được hiểu như các nguồn hoặc phương tiện, một tổ chức sử dụng để tìm kiếm, thu hút ứng viên cho các vị trí công việc Nguồn tuyển dụng có thể là các kênh, công cụ hoặc phương pháp được sử dụng để quảng bá thông tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên Tìm kiếm được các nguồn tuyển dụng đúng sẽ giúp HR quyết định hướng đi đúng trong việc tuyển dụng thành công.
Thông thường, nguồn tuyển dụng sẽ được phân thành hai loại chính: nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nguồn tuyển dụng bên trong:
Nguồn tuyển dụng bên trong hay còn được gọi là nguồn tuyển dụng nội bộ Đây được xem như các ứng viên được tuyển dụng từ chính doanh nghiệp hay từ một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp Với việc lựa chọn nguồn tuyển dụng này thì đối tượng hướng đến chính là các nhân viên của công ty Họ có thể là tự ứng cử hoặc được cấp trên đề bạt cho một vị trí mới dựa trên năng lực và phẩm chất của mỗi người.
Khi tuyển dụng nội bộ, doanh nghiệp sẽ trao cơ hội cho nhân viên hiện tại ứng tuyển vào vị trí mở Điều này giúp cắt giảm đáng kể thời gian và chi phí tuyển dụng, đồng thời cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên bằng cách tạo cơ hội thăng tiến.
- Tiết kiệm chi phí tuyển dụng: khi tuyển dụng theo nguồn nội bộ thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí cho quá trình tuyển dụng này Giảm thiểu được chi phí quảng cáo, thông báo về vấn đề tuyển dụng Tiếp theo là tiết kiệm được chi phí phục vụ cho quá trình phỏng vấn, sàng lọc hồ sơ, đánh giá nhân viên Bởi tất cả đều là người trong công ty, do vậy mà việc sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ sẽ là cách để toàn nhân viên có thể nắm bắt thông tin và tiến hành dự tuyển hay giới thiệu Đây là điều mà không phải nguồn tuyển dụng bên ngoài có thể đạt được.
- Dễ dàng nắm bắt khả năng của nhân viên: do là nhân viên của công ty nên nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nắm bắt được năng lực làm việc, kỹ năng mềm cũng như hiệu suất công việc của nhân viên ra sao Nói cách khác thì tuyển dụng bên trong cho phép doanh nghiệp có sự thấu hiểu và nắm bắt chính xác hơn về năng lực, trình độ cũng như sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng Đây sẽ là cơ sở để tiến hành các bước sàng lọc và chọn lựa được hiệu quả, khách quan và chính xác nhất.
- Nâng cao tinh thần và động lực làm việc của nhân viên: những người đã là nhân viên của công ty và được cất nhắc cho một vị trí mới sẽ có động lực và tinh thần làm việc tích cực hơn rất nhiều Những người trong nguồn tuyển dụng này sẽ có sự gắn bó với công ty lâu dài hơn, đảm bảo được sự trung thành, cống hiến tận tâm cho công việc cũng như cho doanh nghiệp.
Việc tuyển dụng hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào bộ phận nhân sự mà còn có thể được hỗ trợ bởi mọi thành viên trong công ty Thông qua việc giới thiệu và đề cử bạn bè hoặc người thân, các nhân viên sẽ được hưởng những lợi ích nhất định, bao gồm cả các chính sách khuyến khích của doanh nghiệp, thúc đẩy họ tự tin tiến cử những ứng viên tài năng cho các vị trí phù hợp trong công ty.
Nhược điểm của nguồn tuyển dụng bên trong:
- Hạn chế về sự thay đổi: Tuyển dụng trong chính nội bộ doanh nghiệp nên về mặt chất lượng thì nhân sự vẫn được đảm bảo như thông thường Điều này sẽ hạn chế về sự thay đổi chất lượng của nhân viên trong công ty, nhất là những làn gió mới mang tính tích cực sẽ khó để có thể được bổ sung Hơn hết, khi mọi thứ đã đi vào quỹ đạo thì việc sáng tạo hay có những sáng kiến mới mẻ, thu hút sẽ ít được tìm thấy thì đội ngũ lao động sẵn có của doanh nghiệp Và đó là lý do vì sao mà việc tuyển dụng ứng viên chính là mang đến một luồng sinh khí mới doanh nghiệp.
- Dẫn đến sự kém hợp tác trong công việc: đôi khi việc đã quá quen với mọi thứ trong doanh nghiệp thì việc gặp khó khăn trong vấn đề hợp tác để làm việc rất dễ xảy ra Cùng với đó là sự xuất hiện các vấn đề khá nhạy cảm như thiên vị, Tất cả những điều này có thể sẽ khiến cho bộ máy hoạt động của doanh nghiệp ngày càng kém đi, thậm chí là thiếu sự vững chắc để tồn tại và hoạt động lâu dài.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài:
Trái ngược với nguồn tuyển dụng bên trong thì nguồn tuyển dụng bên ngoài chính là việc tìm kiếm, lựa chọn ứng viên ở phạm vi bên ngoài công ty Đây sẽ là nguồn tuyển dụng được lựa chọn và áp dụng khá nhiều hiện nay Các doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng các đợt tuyển dụng khác nhau với từng vị trí cụ thể Dựa trên việc quảng cáo, truyền thông để các bạn ứng viên tiếp cận với tin tuyển dụng dễ dàng, nhanh chóng nhất.
Các kênh tuyển dụng phổ biến hiện nay: Facebook, TopCV, Career Builder, Vietnamwork,… Ưu điểm của nguồn tuyển dụng bên ngoài:
- Có được nguồn nhân viên chất lượng: Lựa chọn nguồn tuyển dụng bên ngoài sẽ giúp doanh nghiệp có được nguồn nhân lực chất lượng cao bởi phải trải qua quá trình phỏng vấn với những thử thách được đưa ra Chỉ khi vượt qua tất cả thì mới có thể bước chân vào doanh nghiệp.
- Tạo nên sự đa dạng trong đội ngũ nhân viên: Khi tuyển dụng từ nguồn bên ngoài, các ứng viên sẽ có những nền tảng ở các trường đại học khác nhau, chuyên môn, lĩnh vực và kỹ năng cũng có thể có sự khác biệt nhất định Tuy nhiên, khi sắp xếp đúng người, đúng vị trí thì sẽ tạo nên bức tranh tổng thể vô cùng chói lọi Và đây chính là cơ sở tạo nên sự đa dạng, đổi mới tích cực hơn cho doanh nghiệp về đội ngũ nhân sự công ty.
Nhược điểm của nguồn tuyển dụng bên ngoài:
- Tốn kém chi phí: so với nguồn tuyển dụng bên trong thì nguồn tuyển dụng bên ngoài sẽ có sự tốn kém chi phí hơn rất nhiều Bởi sẽ có những khoản phát sinh như chi phí đăng tin tuyển dụng, chi phí quảng cáo,
- Quá trình sàng lọc ứng viên mất nhiều thời gian: do tuyển dụng từ nguồn bên ngoài nên số lượng CV xin việc gửi về có thể sẽ rất nhiều Điều này sẽ khiến quá trình sàng lọc hồ sơ mất nhiều thời gian và kém hiệu quả.
- Mất thời gian đào tạo: bất cứ nhân viên mới nào đều cần phải trải qua quá trình đào tạo nhất định Từ nội quy văn hóa cho tới vấn đề chuyên môn trong công việc Và điều này thực tế là khá mất thời gian để nhân sự có thể thích nghi cũng như làm quen kịp thời.
Quy trình tuyển dụng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng thường bắt đầu bằng việc xác định những vị trí còn trống sau đó phân tích đặc điểm của công việc như: kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần có Theo đó nhà tuyển dụng cần thực hiện các công việc sau đây để xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Kiểm tra lượng công việc của các phòng ban
- Xác định chất lượng làm việc của nhân viên
- Lập danh sách các kiến thức, kỹ năng còn thiếu trong đội nhóm nhằm bổ sung nhân lực
- Phân tích các đặc điểm, đặc trưng công việc để lên kế hoạch tuyển dụng
Bước 2: Chuẩn bị mô tả công việc
Để thu hút ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng cần xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí công việc Bằng cách chuẩn bị một bản mô tả công việc chi tiết, nhà tuyển dụng có thể thông báo cho các ứng viên tiềm năng về các yêu cầu và đảm bảo họ có đủ trình độ trước khi nộp đơn Bằng cách này, nhà tuyển dụng có thể sàng lọc hiệu quả các hồ sơ ứng tuyển, tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tuyển dụng.
Bản mô tả công việc cần có: tên vị trí tuyển dụng, chức vụ, phòng ban, nhiệm vụ chính, trình độ và kỹ năng cần có với công việc, nơi làm việc, thời gian làm việc, điều kiện làm việc,quyền lợi và mức lương cho vị trí tuyển dụng.
Bước 3: Tìm kiếm nguồn nhân sự
Nhà tuyển dụng cũng cần xác định đúng ứng viên tiềm năng, thu hút, thúc đẩy họ nộp đơn Doanh nghiệp có thể tìm kiếm nguồn ứng viên bằng cách quảng cáo nội bộ hoặc đăng tin lên các mạng xã hội phổ biến hay các trang web đăng tin tuyển dụng.
Nhà tuyển dụng cũng có thể tìm kiếm ở những hội chợ việc làm và quảng bá những cơ hội mở trên các ấn phẩm của ngành để tạo quy mô lớn hơn.
Bước 4: Sàng lọc và chọn ứng viên Đây cũng được đánh giá là khâu gây khó khăn lớn cho các nhà tuyển dụng khi phải lựa chọn ứng viên từ rất nhiều hồ sơ Nhà tuyển dụng có thể sắp xếp hồ sơ dựa theo thứ tự ưu tiên như: chứng chỉ, bằng cấp, kinh nghiệm, năng lực chuyên môn,… Ngoài ra cũng cần đánh dấu những thông tin cần tìm hiểu thêm để hỏi khi phỏng vấn.
Bước 5: Phỏng vấn ứng viên:
Các ứng viên trong danh sách được chọn sẽ trải qua phỏng vấn trước khi được tuyển dụng hoặc bị từ chối Điều này phụ thuộc vào quy mô của quá trình tuyển dụng cũng như nhu cầu của nhà tuyển dụng để lên lịch cụ thể.
Bước 6: Đánh giá và cung cấp việc làm: Đây cũng là giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng Ứng viên có thể sẽ không chấp nhận ngay lời để nghị của nhà tuyển dụng, thế nhưng với những ứng viên kiên nhẫn hoàn thành các thủ tục giấy tờ và chờ đợi thông qua lựa chọn thì khả năng họ nhận việc là rất cao.
Tổng quan về hoạt động đào tạo
1.2.1 Khái niệm: Đào tạo doanh nghiệp (hay còn gọi là đào tạo kỹ năng trong doanh nghiệp) là một hình thức đào tạo nhằm mục đích giúp các nhà quản lý và nhân viên của một doanh nghiệp có thể cải thiện kỹ năng của họ, để họ có thể đáp ứng nhu cầu của công việc hiệu quả hơn. Đào tạo doanh nghiệp thường bao gồm các khóa học về lãnh đạo, quản lý, tư vấn, nghiệp vụ, cải thiện quy trình và những khóa học cụ thể nhất định để giúp nhà quản lý và nhân viên của doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp của họ.
1.2.2 Vai trò của hoạt động đào tạo: Đối với doanh nghiệp:
- Giúp cho các cá nhân nâng cao được năng suất lao động của mình và từ đó nâng cao năng suất lao động của cả doanh nghiệp, đồng thời cũng nâng cao được hiệu quả công việc của người lao động.
- Thực hiện được công tác đào tạo sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được đến mức tối đa rủi ro lao động, vì sau khi được đào tạo về thì người lao động hiểu biết hơn về công việc của mình nên tránh được những sự cố xảy ra trong quá trình làm việc của họ.
Việc đào tạo nhân viên mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, đặc biệt là trong việc nâng cao sự ổn định và động lực của nhân viên Nhờ vậy, người lãnh đạo có thể giảm bớt sự giám sát trực tiếp vì sau khi được đào tạo, nhân viên sẽ có khả năng tự giác hơn trong công việc, góp phần vào hiệu quả hoạt động chung.
Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực mang lại nhiều lợi ích to lớn Nó giúp nâng cao, duy trì chất lượng nguồn nhân lực, tạo điều kiện đưa các tiến bộ kỹ thuật, kiến thức quản lý tiên tiến vào doanh nghiệp Đặc biệt, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, mang đến những giá trị to lớn cho người lao động.
- Hoạt động đào tạo sẽ giúp cho người lao động gắn bó hơn đối với tổ chức
- Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động với công việc hiện tạo, đáp ứng nhu cầu muốn được nâng cao hiểu biết của người lao động
Giúp người lao động có được cái nhìn và tư duy mới trong công việc, tạo cơ sở nâng cao sức sáng tạo.
1.2.3 Mục tiêu của hoạt động đào tạo:
Mục tiêu của đào tạo trong doanh nghiệp là cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp họ nắm vững kiến thức để hoàn thành công việc một cách tôt nhất Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, lợi nhuận mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên.
- Nâng cao hiệu suất công việc: một trong những mục đích đào tạo trong doanh nghiệp không thể bỏ qua đó là nâng cao hiệu suất công việc Việc đào tạo kỹ năng giúp nhân viên nắm vững các kỹ năng cần thiết để thự hiện công việc của họ một cách hiệu quả hơn Khi họ làm việc tốt hơn, tổ chức cũng có cơ hội tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc.
Phản ứng với sự thay đổi: Thế giới kinh doanh liên tục biến động, đào tạo kỹ năng giúp nhân viên thích nghi với những thay đổi này Thông qua đào tạo, họ có thể học hỏi và áp dụng kiến thức mới để bắt kịp xu hướng thị trường.
- Cải thiện chất lượng công việc: hiểu rõ mục đích đào tạo doanh nghiệp bạn sẽ biết rằng, khi đào tạo nhân viên có kỹ năng tốt, họ sẽ thực hiện công việc một cách chính xác hơn, ít phạm lỗi Việc này có thể giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Tạo động lực cho nhân viên: đào tạo kỹ năng có thể thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên Khi họ thấy rằng tổ chức quan tâm đến sự phát triển của họ, cung cấp cơ hội học hỏi, họ có thể cảm thấy động viên và tự tin hơn trong công việc.
- Giảm thiểu rủi ro: trong một số ngành như y tế, an toàn, tài chính, việc đào tạo nhân viên có kỹ năng có thể giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tuân thủ các quy định. Giảm rủi ro có thể giúp tránh được hậu quả nghiêm trọng hay thậm chí cả những vụ vi phạm pháp luật.
Đào tạo hiệu quả các nhà lãnh đạo, quản lý cấp trung và nhân viên sẽ góp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp Bằng cách nâng cao kỹ năng, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, thu hút khách hàng tiềm năng và tạo sự khác biệt so với đối thủ.
- Giúp xây dựng đội ngũ tài năng đào tạo kỹ năng có thể giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên tài năng hay có khả năng phát triển Vấn đề này đặc biệt quan trọng trong việc thu hút, giữ chân nhân tài trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
1.2.4 Ý nghĩa của hoạt động đào tạo:
Mỗi cá thể nhân viên phải có năng lực trong công việc của họ để gia tăng giá trị cho tổ chức, đó là lý do cơ bản nhất tại sao đào tạo lại quan trọng Bên cạnh đó, đào tạo nhân lực còn có những ý nghĩa quan trọng sau:
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ GIA NGUYỄN
Tổng quan về công ty
2.1.1 Khái quát về công ty:
Công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Gia Nguyễn là đại lý chuyên về các hoạt động vận tải quốc tế về đường biển và đường hàng không, chức năng chính là vận chuyển, lưu thông hàng hóa một cách chuyên nghiệp, đảm bảo đúng nhu cầu của khách hàng. Công ty quan tâm đến việc lựa chọn nhà chuyên chở phù hợp với phương tiện vận tải, tuyến đường, cũng như giá cước hợp lý mà khách hàng có thể chấp nhận được.
Công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Gia Nguyễn tạo điều kiện cho một mạng lưới các giải pháp vận chuyển phát triển, tích hợp và liền mạch, từ vận tải đường biển, hàng không, dịch vụ thông tin và dịch vụ tư vấn cho ngành vận tải.
Tên tiếng việt: Công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Gia Nguyễn
Tên tiếng anh: Gia Nguyễn International Logistics Company Limited
Tên viết tắt: Gia Nguyễn Int’l Logistics Co., Ltd
Trụ sở: Lầu 10, 201 – 203 Cách Mạng Tháng 8, Phường 4, Quận 3, TP HCM
Giám đốc: Nguyễn Thị Tuyết Trinh
Vốn điều lệ: 16.000.000.000 VNĐ Điện thoại: (84) 28 3832 9851
Website: http://www.gianguyenco.com/
Loại hình kinh doanh: Dịch vụ vận tải
Loại hình kinh doanh: Dịch vụ vận tải
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Gia Nguyễn chính thức được thành lập ngày 23/11/2009, trong bối cảnh có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty làm dịch vụ giao nhận và vận chuyển, công ty đã gặp không ít khó khăn bới sức ép khá lớn của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài có tiềm lực kinh tế lớn mạnh Nhưng với sự cố gắng, đoàn kết của đội ngũ nhân viên cùng với sự quan tâm chỉ đạo của ban lãnh đạo, công ty đã từng bước vượt qua khó khăn để đứng vững và đã tạo được niềm tin với khách hàng
Gia Nguyễn Logistics là công ty hoạt động hạch toán độc lập tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của
Tính cho đến thời điểm hiện tại công ty hoạt động kinh doanh tại một trụ sở và chưa phát triển thêm chi nhánh.
2.1.3 Sứ mệnh và giá trị của công ty:
Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa với chất lượng tốt nhất, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho khách hàng Luôn nổ lực hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Giao hàng đúng hẹn, đúng nơi khách hàng yêu cầu, đủ số lượng và đảm bảo chất lượng là sứ mệnh của công ty.
Cải tiến chuỗi cung ứng dịch vụ của mình để ngày một cải thiện tốt hơn và đáp ứng được tất cả nhu cầu của khách hàng.
Có trách nhiệm với những dịch vụ công ty mang đến cho khách hàng, luôn luôn đem lại sự hài lòng cho khách hàng và lấy đó làm thước đo cho giá trị dịch vụ của công ty.
Mỗi một nhân viên, bộ phận, phòng ban tại công ty được coi là một tài sảnquý giá, luôn luôn đem lại những chính sách tốt nhất cho nhân viên Giá trị mà mỗingười tại công ty làm việc là sự tận tâm uy tín và trách nhiệm.
Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty: Một công ty Logistics có thể có nhiều nguồn lực khác nhau để hoạt động hiệu quả Dưới đây là một số nguồn lực quan trọng mà một công ty Logistics thường cần:
Nhân lực: Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có kỹ năng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động logistics như vận chuyển, lưu trữ, quản lý chuỗi cung ứng, và xử lý đơn hàng.
Vật lực: Cơ sở hạ tầng vận tải và kho bãi đủ lớn và phù hợp để lưu trữ và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả Điều này có thể bao gồm các phương tiện vận chuyển như xe tải, container, đường sắt, tàu biển, máy kéo, máy móc xếp dỡ, cũng như các kho chứa hàng.
Công nghệ thông tin: Hệ thống quản lý kho, phần mềm theo dõi đơn hàng, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, và các công nghệ khác giúp công ty theo dõi, quản lý và tối ưu hóa quy trình logistics.
Tài chính: Nguồn vốn đủ để đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nhân lực, công nghệ, và các hoạt động hàng ngày Điều này bao gồm tiền mặt để thanh toán cho vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, cũng như để phát triển và mở rộng kinh doanh.
Quan hệ đối tác: Mối quan hệ tốt với các đối tác vận chuyển, nhà cung cấp và khách hàng là rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng các dịch vụ logistics được cung cấp một cách đáng tin cậy và hiệu quả.
Kiến thức và kinh nghiệm: Sự hiểu biết sâu sắc về ngành công nghiệp, các quy định pháp lý liên quan và kinh nghiệm trong việc giải quyết các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình vận hành logistics.
Những nguồn lực này cùng nhau giúp công ty Logistics hoạt động một cách hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và cạnh tranh trong ngành công nghiệp logistics.
2.2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức:
Hiện công ty có 54 nhân viên hoạt động dưới sự lãnh đạo của Giám đốc và Phó Giám đốc chia thành 5 bộ phận bao gồm:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế GiaNguyễn
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ:
Tình hình kinh doanh của công ty năm 2021 – 2023
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Gia Nguyễn giai đoạn 2021 – 2023 ĐVT: 1.000 VNĐ
(Nguồn: Phòng kế toán, Báo cáo thường niên 2021-2023 của Công ty Gia Nguyễn)
Trong giai đoạn đầu mới thành lập, tình hình kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn Tuy nhiên, trong suốt ba năm gần đây, tình hình kinh doanh tại công ty đã ổn định, phát triển và đã đạt được những kết quả khá tốt Cụ thể được biểu hiện qua các con số về doanh thu, lợi nhuận cũng như tỉ suất lợi nhuận tăng dần qua các năm Sau nhiều năm cố gắng, năm 2023 thật sự là năm bùng nổ của Gia Nguyễn Logistics với nhiều thành quả to lớn, gặt hái thành công trên nhiều mặt, nâng cao dịch vụ, được nhiều bạn hàng trong và ngoài nước tín nhiệm, hợp tác kinh doanh vì thế cũng trở nên thuận lợi hơn
Năm 2023 là năm mà Gia Nguyễn Logistics đạt được nhiều thành tựu trong kinh doanh. Tổng doanh thu của công ty năm 2023 tăng gấp gần 1,5 lần so với doanh thu năm 2022. Đồng thời với chiến lược kinh doanh thông minh, linh hoạt, công ty đã cắt giảm được rất nhiều khoản chi phí Đến năm 2023, doanh thu công ty đạt đến 138.595.617 nghìn VNĐ với mức chi phí là 125.051.792 nghìn VNĐ, nguyên nhân là do công ty đã chú trọng rất nhiều đến việc tăng năng suất cung ứng dịch vụ và chăm sóc khách hàng để có thể cung cấp những dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất.
Tiểu kết chương 2: Ở Chương 2, chúng ta có thể thấy được quá trình hình thành và phát triển của Công ty Gia Nguyễn từ lúc thành lập đến năm 2023.Để nghiên cứu sâu hơn về quá trình phát triển này, chúng ta sẽ chuyển sang Chương 2 với Thực trạng hoạt động tuyển dụng và đào tạo tại Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Gia Nguyễn
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ GIA NGUYỄN 30
Giới thiệu phòng Hành chính – Nhân sự
Phòng hành chính nhân sự là một trong các bộ phận quan trọng của công ty Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong công ty Bất kể công ty lớn hay nhỏ đều quan tâm đến việc xây dựng bộ phận hành chính nhân sự
Giám đốc: trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động của công ty, đại diện cho công ty quan hệ với các cơ quan chủ quản cấp trên, các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước
Phó Giám đốc, trực thuộc hệ thống quản lý của Giám đốc, phụ trách hỗ trợ giám đốc trong công việc Phó Giám đốc được bổ nhiệm bởi Giám đốc và chịu trách nhiệm về phần việc được giao phó trước Giám đốc, cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt nhu cầu khách hàng, xác định khách hàng mục tiêu và thỏa thuận về cước tàu với các hãng tàu Họ cũng có nhiệm vụ báo giá cho khách hàng và luôn tìm kiếm khách hàng tiềm năng Bên cạnh đó, bộ phận này còn chịu trách nhiệm phát triển doanh số và mở rộng thị trường trong phạm vi được phân công.
Bộ phận dịch vụ khách hàng: thực hiện công tác chăm sóc khách hàng nhằm củng cố quan hệ và thúc đẩy kinh doanh Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng
Bộ phận chứng từ: chuẩn bị tất cả các chứng từ cần thiết để bộ phận giao nhận thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa Quản lý vấn đề chứng từ liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa :
Nhân viên làm Bill: Sẽ phụ trách về phát sinh Bill cho khách hàng, hãng tàu và đại lý, gửi điện giao khi giao nhận hàng
Nhân viên khai báo hải quan : Khai báo Hải quan trên phần mềm điện tử cho hàng xuất – nhập khẩu
Nhân viên Booking chịu trách nhiệm liên lạc với hãng tàu và xử lý vấn đề liên quan với hãng tàu và co-loader Đội ngũ này đặt chỗ với hãng tàu theo yêu cầu của khách hàng và đại lý, theo dõi chỗ trống trên tàu và giữ chỗ cho khách hàng Sau đó, xác nhận booking được gửi đến khách hàng và các bộ phận liên quan.
Xử lý các vấn đề liên quan đến booking từ giai đoạn lấy booking đến khi khách hàng hạ cont.
Bộ phận giao nhận: Chịu trách nhiệm và tổ chức thực hiện tất cả các công việc liên quan đến việc giao nhận hàng hóa Và giải quyết các khiếu nại và thắc mắc cho khách hàng
Bộ phận hành chính – nhân sự: Là phòng giúp ban Giám đốc quản lý tài sản, nguồn vốn của công ty, theo dõi chặt chẽ việc thu chi, tổ chức giám sát việc thực hiện tài chính tại công ty Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đưa ra nhận xét đánh giá, biện pháp khắc phục, phát huy tính tự chủ về tài chính của công ty Ngoài ra phòng tài chính phải đảm bảo tuân thủ quy định nhà nước trong vấn đề thuế và các khoản phải nộp trong ngân sách nhà nước.
Thực hiện chính sách lương, thưởng và chính sách nhân sự: Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chấm công, tính lương cho cán bộ nhân viên Đảm bảo chính sách nhân sự thực hiện phù hợp với Luật lao động Thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự, công việc hành chính của bộ phận.
3.1.4 Cơ cấu lao động trong 3 năm gần đây:
Thực trạng hoạt động tuyển dụng
3.2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng:
Các yếu tố bên ngoài:
- Thị trường lao động: nếu như nguồn lao động trên thị trường lớn hơn cầu dự kiến thì bộ phận tuyển dụng sẽ có nguồn ứng viên dồi dào Nếu càng nhiều ứng viên thì doanh nghiệp sẽ càng có nhiều lựa chọn và tăng khả năng tuyển dụng thành công Ngược lại, nếu như cung lao động thâp hơn cầu dự kiến thì nguồn ứng viên sẽ bị khan hiếm Đây là thách thức rất lớn đối với doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần làm truyền thông tốt để thu hút ứng viên Nguồn cung ứng viên là một vấn đề, doanh nghiệp cũng cần quan tâm nhiều đến chất lượng của ứng viên Nếu chất lượng lao động thấp thì dù có cung lớn thì doanh nghiệp cũng khó tuyển được người Ngược lại, nếu chất lượng ứng viên cao thì cho dù cung thấp doanh nghiệp vẫn tuyển dụng thành công.
- Hoạt động của đối thủ: bất kỳ ngành nghề nào, lĩnh vực nào cũng đều có đối thủ cạnh tranh, tuyển dụng cũng như vậy Việc để chiến thắng trong cuộc đua tranh giành nhân tài cho doanh nghiệp là thách thức lớn đối với bộ phận HR của mỗi công ty Vậy nên, trước khi đăng tin tuyển dụng, HR cần hiểu rõ đối thủ đang có những đãi ngộ gì cho nhân viên, mức lương thưởng như thế nào, cách đối thủ tuyển dụng ra sao… Nếu đối thủ có những chương trình tuyển dụng hoành tráng cùng những chính sách đãi ngộ hấp dẫn hơn, chắc chắn doanh nghiệp sẽ không thể cạnh tranh được Doanh nghiệp sẽ mất đi những ứng viên tiềm năng bởi ai cũng muốn bán sức lao động cho những nơi trả giá xứng đáng.
- Yếu tố kinh tế - chính trị: là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến qua trình tuyển dụng của doanh nghiệp Một quốc gia có nền chính trị ổn định thì kinh tế sẽ có cơ hội để phát triển Khi kinh tế phát triển, hoạt động sản xuất – kinh doanh cũng có nhiều cơ hội thuận lợi, doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhu cầu tuyển dụng tăng cao Lúc này, hoạt động tuyển dụng cũng được chú trọng và đầu tư hơn, việc thu hút ứng viên cũng dễ dàng hơn. Ngược lại, nếu nền kinh tế bij suy thoái, việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp phải cắt giảm nhân sự thì tuyển dụng sẽ ngưng trệ, không được đầu tư và hiệu quả không cao.
- Thái độ của xã hội với nghề: tâm lý của ứng viên đi tìm việc là lựa chọn những ngành nghề được xã hội đánh giá cao bởi nó giúp ứng viên cảm giác như đang có vị trí trong xã hội Một số ngành nghề như y dược, kế toán, tài chính ngân hàng, luôn có ứng viên dồi dào, nhà tuyển dụng sẽ không cần tốn thời gian, chi phí mà vẫn thu hút được nhiêù nhân tài Ngược lại, nếu như thái độ xã hội với ngành nghề tiêu cực thì nguồn cung khan hiếm, hoạt động tuyển dụng sẽ gặp nhiều khó khăn Một số ngành nghề mà nhiều ứng viên “ngại” hiện nay có thể kể đến bất động sản, bảo hiểm, …
- Trình độ khoa học – kỹ thuật: khi công nghệ thay thế sức lao động đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tối ưu được số lượng nhân sự trong bộ phận, phòng ban Điều này sẽ giúp giảm chi phí cũng như công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả khi làm việc Để tăng sự hài lòng cho ứng viên khi làm việc, đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự Giải pháp này tích hợp nhiều ứng dụng như chấm công, tính lương, hồ sơ nhân sự và car tuyển dụng nhân sự, giúp tối ưu hóa mọi thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, chi phí
Các yếu tố bên trong:
- Mục tiêu của doanh nghiệp: mọi hoạt động của doanh nghiệp đều căn cứ vào mục tiêu, chiến lược phát triển, công tác tuyển dụng cũng vậy Mỗi tổ chức sẽ có một sứ mệnh riêng một mục tiêu riêng và tất cả hoạt động sẽ được tiến hành để đạt được mục tiêu đó.
Để đạt mục tiêu, các bộ phận dựa vào kế hoạch tuyển dụng này để bố trí công việc, nhân sự phù hợp Bộ phận HR căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng của từng phòng ban để xây dựng kế hoạch phù hợp và triển khai hiệu quả.
- Thương hiệu tuyển dụng: doanh nghiệp làm hình ảnh tuyển dụng tốt sẽ thu hút được nhiều ứng viên Khi làm thương hiệu, doanh nghiệp sẽ trở nên ấn tượng hơn, được nhiều người quan tâm hơn trên thị trường lao động Lúc này, cơ hội tiếp cận ứng viên và thu hút thêm nhiều ứng viên tiềm năng là điều hoàn toàn có thể Ngược lại, nếu như hình ảnh của doanh nghiệp ít người biết đến thì việc tiếp cận ứng viên là rất khó khăn Lúc này, công ty sẽ cần nhiều thời gian, chi phí cho các website tuyển dụng, đơn vị agency tuyển dụng, …
- Chính sách nhân sự: là một nhà tuyển dụng, HR cần đặt mình vào vị trí của ứng viên để thấy được quyền lợi là thứ mà họ quan tâm nhiều nhất khi đọc tin tuyển dụng và quyết định ứng tuyển Quyền lợi ở đây không chỉ bao gồm mức lương, thưởng mà còn là môi trường làm việc, cơ hội đào tạo, thăng tiến, thời gian làm việc,… Doanh nghiệp càng đưa ra nhiều chính sách phù hợp với mong muốn của ứng viên thì sẽ càng tăng cơ hội ứng viên ứng tuyển và đến phỏng vấn Ngược lại, một chính sách nhân sự không rõ ràng, không đảm bảo lợi ích cho nhân viên thì tuyển dụng rất khó khăn và khó cạnh tranh trên thị trường.
- Khả năng tài chính, nguồn lực của doanh nghiệp: các chuyên gia tuyển dụng cho biết, chi phí dành cho tuyển dụng càng lớn thì hiệu quả cho công tác tuyển dụng sẽ càng cao. Nếu có đủ nguồn lực, khả năng tài chính tốt, công ty có thể lựa chọn những phương pháp tuyển dụng tiên tiến, hiện đại, tăng trải nghiệm cho ứng viên và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động Trong khi đó, một doanh nghiệp bị yếu thế về tài chính, không có nhiều lựa chọn khi tuyển dụng, chỉ áp dụng những phương pháp truyền thống, giá rẻ thì sẽ khó cạnh tranh và dễ mất đi những ứng viên tiềm năng, những nhân tài.
- Văn hóa doanh nghiệp: trong số các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng Khi cả hai doanh nghiệp có mức đãi ngộ giống nhau, hình ảnh tuyển dụng cũng tương đương nhau thì ứng viên sẽ quyết định lựa chọn công ty có văn hóa phù hợp với họ Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để tuyển chọn ứng viên, giữ chân người tài, giúp họ cống hiến hết sức mình trong công việc và giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.
Bộ phận tuyển dụng có vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt cho ứng viên, góp phần tăng uy tín và thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp Họ là những người tiếp xúc trực tiếp với ứng viên, thực hiện phỏng vấn và tiếp nhận nhân sự mới Nếu sở hữu các kỹ năng chuyên môn cao, hành xử đúng mực và làm việc chuyên nghiệp, bộ phận tuyển dụng sẽ giúp tạo dựng ấn tượng tích cực cho ứng viên Ngược lại, nếu thiếu sự chuyên nghiệp, không hỗ trợ kịp thời hoặc không phản hồi kết quả tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng có thể làm giảm khả năng thu hút và tuyển chọn ứng viên chất lượng.
Hiện tại Gia Nguyễn Logistics đang áp dụng 2 hình thức tuyển dụng chính đó là: tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng nhân sự bên ngoài:
Tuyển dụng nội bộ chú trọng vào việc tạo cơ hội công bằng cho tất cả nhân viên trong công ty, cho phép họ thử sức ở các vị trí mới Hình thức tuyển dụng này thường tập trung vào những vị trí như Nhân viên kinh doanh, tạo điều kiện cho nhân viên có tiềm năng phát triển sự nghiệp ngay tại môi trường làm việc hiện tại.
- Tuyển dụng nhân sự bên ngoài: thông thường sau khi tuyển dụng nội bộ thì sẽ tiếp tục đăng tin tuyển dụng nhân viên bên ngoài cho vị trí còn trống, hoặc nhân viên có thể giới thiệu người quen nộp hồ sơ ứng tuyển Vị trí thường xuyên được tuyển dụng cũng là vị trí Nhân viên kinh doanh, kèm theo sẽ là vị trí còn trống sau khi tuyển dụng nội bộ.
3.2.3 Nguồn ứng viên và yêu cầu đối với ứng viên:
Thông thường, bộ phận HR sẽ tìm kiếm ứng viên trên các nền tảng tuyển dụng hoặc trong các hội nhóm tuyển dụng trên mạng xã hội Facebook, LinkedIn, …
Dựa trên nhu cầu nhân sự của từng bộ phận và yêu cầu của mỗi vị trí mà HR sẽ đăng bài với các yêu cầu khác nhau
Nguồn tuyển dụng có 2 nguồn:
Nguồn bên trong: chính nhân viên trong công ty, một số cách tuyển dụng nguồn bên trong như:
- Thuyên chuyển vị trí công việc: công ty sẽ xem xét, cân nhắc và chuyển một hay một vài nhân viên tới vị trí đang trống, đảm bảo công việc của công ty vẫn diễn ra bình thường.
Thực trạng hoạt động đào tạo
Hằng năm, vào cuối năm, công ty tổ chức đánh giá chất lượng nhân viên nhằm xác định năng lực, trình độ, kết quả công việc, ưu khuyết điểm về chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất chính trị, lối sống và hiệu quả công tác, qua đó xác định nhu cầu đào tạo phù hợp cho kỳ tiếp theo.
- Cá nhân tự nhận xét, đánh giá kết quả phấn đấu thực hiện nhiệm vụtrong năm và tự xếp loại.
- Từng phòng ban tổ chức họp lấy ý kiến tập thể, thống nhất và đề xuất xếp loại.
- Thông qua bản tổng hợp ý kiến của tập thể từng phòng ban, cấp ủy tổ chức lấy ý kiến đánh giá.
- Kết quả đánh giá cuối năm được ghi nhận, thông báo và lưu trữ vào hồ sơ tại phòng nhân sự.
- Qua kết quả đánh giá CBNV cuối năm, phòng Tổ chức và nhân sự trực tiếp tổng hợp các nguyện vọng, nhu cầu của nhân viên, đồng thời căn cứ vào các yêu cầu thực hiện mục tiêu chiến lược để xác định kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của từng khóa học. Đối với bộ phận kinh doanh, nhân viên kỹ thuật trong Công ty thường cho cán bộ quản lý Để đảm bảo cho việc xác định đối tượng đào tạo được công bằng thì Công ty cần phải đặt ra một số tiêu chuẩn nhất định Tuy nhiên, công tác này ở Công ty nhiều bất cập, vì việc xác định đối tượng đào tạo còn mang tính chủ quan Thường áp dụng đối với các nhân viên mới, hoặc chuyển đổi vị trí công việc.
3.3.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động đào tạo: Động lực của nhân viên:
- Người lao động chính là nhân tố đầu tiên và quan trọng nhất khi nhắc tới đào tạo tại công ty Mỗi người là một thế giới riêng biệt với những nhu cầu, mong muốn, cách tổ chức sắp xếp công việc, trình độ khác nhau… Người đào tạo phải hiểu được nhân sự của mình và đưa ra được phương hướng đào tạo kỹ năng bán hàng, kỹ năng mềm, kỹ năng cứng, … hay biện pháp phù hợp để tạo động lực, thúc đẩy tinh thần học tập, tham gia đào tạo của nhân viên
- Nhân viên cần biết họ nhận được điều gì, vì sao họ nên có mặt trong quá trình này. Những mong muốn nào của người lao động được thỏa mãn trong và sau khi kết thúc đào tạo? Nói cách khác, người đào tạo cần chỉ ra lợi ích để tạo động lực cho nhân viên của mình.
Cơ sở vật chất - kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong đào tạo nhân sự Quá trình đào tạo đòi hỏi các hoạt động tổng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu, văn bản và hồ sơ Do đó, việc trang bị các dụng cụ, thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật phù hợp là yếu tố quyết định hiệu quả đào tạo Cơ sở vật chất - kỹ thuật đầy đủ và hiện đại sẽ hỗ trợ tốt cho việc tiếp thu kiến thức, rèn luyện kỹ năng và nâng cao năng lực của người học.
Người phụ trách đào tao nhân viên:
Yếu tố con người trong đào tạo nhân sự không chỉ là nhân viên, mà còn cần nhắc tới người làm công tác đào tạo Họ chính là người đưa ra phương hướng, đường lối để việc đào tạo sát với nhu cầu thực tế của công ty, đồng thời đảm bảo quyền lợi, tạo động lực cho nhân viên Người phụ trách cần giỏi về chuyên môn, đủ khả năng để hoạch định, cũng như năng lực giám sát, đánh giá quá trình đào tạo của nhân sự. Ngoài ra, cán bộ phụ trách đào tạo cũng cần là người hiểu về tâm lý, xã hội để có thể tạo động lực cho các nhân viên đang tham gia đào tạo.
Quy định của tổ chức liên quan tới đào tạo và phát triển:
Bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng có những quy định, quy chế áp dụng riêng Công tác đào tạo phải được xây dựng và triển khai dựa trên những quy định này Những quy định rõ ràng, quy chế chặt chẽ, chỉ rõ những quyền lợi, trách nhiệm của bất kỳ cá nhân nào khi tham gia vào quá trình đào tạo, giúp xác định phương hướng đào tạo, đưa ra lộ trình phù hợp Và quy định, quy chế cũng chính là yếu tố để tất cả cá nhân tham gia một cách có trách nhiệm, và thật nghiêm túc.
3.3.2 Yêu cầu và nội dung đào tạo:
Yêu cầu đào tạo của công ty là tất cả những mong muốn, nhu cầu của từng thành viên trong công ty về những hạn chế của họ về kỹ năng, chuyên môn công việc và nhân viên muốn được “lấp đầy” các hạn chế đó thông qua những nội dung, chương trình đào tạo phù hợp do doanh nghiệp tổ chức.
Nội dung đào tạo: Đào tạo hội nhập:
- Giới thiệu về doanh nghiệp: Lịch sử, văn hóa, sứ mệnh và giá trị của công ty.
- Chính sách và quy định: Quy định về an toàn lao động, bảo mật thông tin, và các quy tắc hoạt động khác.
- Cấu trúc tổ chức: Giới thiệu về các phòng ban, chức năng và vai trò của từng bộ phận trong công ty. Đào tạo kỹ năng chuyên môn:
- Quản lý kho hàng: Kỹ năng quản lý tồn kho, sắp xếp kho hàng, và kiểm kê.
- Quản lý vận tải: Kỹ năng lập kế hoạch, điều phối phương tiện và giám sát quá trình vận chuyển.
- Quản lý đơn hàng: Quy trình xử lý đơn hàng, theo dõi và quản lý thông tin khách hàng.
- Sử dụng phần mềm quản lý: Hướng dẫn sử dụng các hệ thống quản lý kho (WMS), hệ thống quản lý vận tải (TMS), và hệ thống quản lý đơn hàng (OMS). Đào tạo về quy trình và pháp lý:
- Quy trình vận hành: Đào tạo về các quy trình chuẩn (SOPs) trong quản lý kho, vận tải và đơn hàng.
- Pháp lý và quy định: Các quy định pháp lý liên quan đến vận chuyển, hải quan và xuất nhập khẩu. Đào tạo quản lý và lãnh đạo:
- Kỹ năng lãnh đạo: Phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội ngũ.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Phương pháp phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuỗi cung ứng.
- Đào tạo liên tục và phát triển nghề nghiệp:
- Cập nhật công nghệ và xu hướng mới: Các xu hướng công nghệ và cải tiến mới trong ngành logistics.
- Phát triển nghề nghiệp: Đào tạo nâng cao để phát triển sự nghiệp, bao gồm các khóa học chuyên sâu và chứng chỉ ngành. Đào tạo các kỹ năng:
- Kỹ năng xử lý vấn đề
- Kỹ năng quản lý thời gian
3.3.3 Hình thức và quy trình đào tạo:
- Tự đào tạo qua công việc và kèm cặp: Thường áp dụng đối với các nhân viên mới, hoặc chuyển đổi vị trí công việc Đối với các nhân viên mới, trưởng bộ phận có trách nhiệm giới thiệu về Công ty, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, mối quan hệ phối hợp, nội quy làm việc của Công ty và cử cán bộ kèm cặp và học tập qua công việc, kết quả làm việc thực tế hàng tháng do trưởng bộ phận đánh giá
- Gửi đi các trung tâm đào tạo.
Đào tạo trực tuyến ứng dụng mô hình đào tạo linh hoạt, cho phép nhân viên tham gia học tập bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu Sự đa dạng trong nội dung khóa học đáp ứng nhu cầu học tập của mọi đối tượng, mang đến cơ hội tiếp cận kiến thức và nâng cao kỹ năng một cách thuận tiện.
Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo
48 Đánh giá nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Triển khai chương trình đào tạo Đánh giá kết quả
Cung cấp thông tin liên quan đến những người cần đào tạo và những gì học viên cần phải học Xác định hình thức đào tạo của công ty Xác định chính xác những gì học viên cần phải học Cung cấp thông tin về các kết quả cần thu thập để đánh giá hiệu quả đào tạo.
Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo
Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là giải quyết, khắc phục những vấn đề của hiện tại và chuẩn bị cho sự thay đổi trong tương lai thông qua việc nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, tận dụng tối đa nguồn tài nguyên con người để phát huy tính hiệu quả của tổ chức.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo là việc đưa các vấn đề liên quan đến đào tạo nhân sự cạnh nhau, để xem xét, đánh giá và cân đối Các vấn đề đó là: đối tượng được đào tạo, nội dung đào tạo, kinh phí, phương thức thực hiện, nơi đào tạo và kết quả cần đạt được Lập kế hoạch đào tạo cho phép nhà quản lý nắm được tổng quan tình hình để ra quyết định.
Lập kế hoạch để nhân viên và lãnh đạo xem xét các vấn đề liên quan đến đào tạo hợp lý và chưa hợp lý Ví dụ như thời lượng dài hay ngắn, kiến thức quá chuyên sâu hay chưa đủ sâu
Đánh giá
Trong 3 năm qua, hoạt động tuyển dụng được thực hiện khá tốt.
- Tuyển dụng được nhân sự phù hợp với số lượng và chất lượng mà các phòng ban đặt ra
- Tiết kiệm được chi phí tuyển dụng nhờ việc biết cách sử dụng phương pháp tuyển dụng phù hợp
- Tăng giá trị thương hiệu công ty nhờ các bài đăng tuyển dụng hiệu quả
- Đôi khi vẫn chưa tổ chức tốt kế hoạch tuyển dụng, chưa xác định đúng mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng
- Xây dựng hình ảnh, mức độ tiếp cận của công ty đối với ứng viên chưa cao
- Thiếu sự linh hoạt, tinh tế trong quá trình tuyển dụng và giao tiếp với ứng viên
- Chưa liên kết được với nhiều cơ sở giáo dục để mở rộng nguồn tuyển dụng
Qua quá trình đào tạo và phát triển nhân viên đã đạt được những thành tựu
- Giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn
- Cập nhật thông tin, kỹ năng
- Thay đổi và cập nhật phương pháp quản lý
- Giải quyết các vấn đề tổ chức
- Hướng dẫn công việc cho nhân viên mới
- Chuẩn bị đội ngũ kế cận
- Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên
- Hạn chế về hình thức đào tạo và chương trình đào tạo: Trong đào tạo nội bộ công ty có thể thiếu sự đa dạng hóa trong nội dung và hình thức đào tạo Điều này có thể làm mất đi cơ hội cho nhân viên trải nghiệm các phong cách học tập khác nhau hoặc không đáp ứng được nhu cầu và quan điểm đa dạng của các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Nhân viên còn hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn và người đào tạo nội bộ có thể không có đủ kiến thức và kỹ năng chuyên sâu trong một lĩnh vực cụ thể Điều này có thể dẫn đến việc truyền đạt thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ, ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo và hiệu quả công việc của nhân viên Trong một số trường hợp, người đào tạo nội bộ có thể không có khả năng chuyên môn đủ để đáp ứng nhu cầu đào tạo của các nhân viên Điều này có thể làm giảm giá trị của đào tạo và khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng với quá trình học Và sự thiếu trách nhiệm của người đào tạo: Một số người đào tạo nội bộ có thể thiếu trách nhiệm hoặc không đầu tư đủ thời gian và nỗ lực để chuẩn bị và cung cấp đào tạo chất lượng Điều này có thể làm giảm hiệu quả của quá trình đào tạo và không đáp ứng được mục tiêu đào tạo.
- Hạn chế về tài nguyên: Đào tạo nội bộ có thể đòi hỏi nhiều tài nguyên như nhân lực, thời gian và ngân sách Nếu công ty không đủ tài nguyên, quá trình đào tạo có thể bị hạn chế về quy mô và chất lượng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của nó.
Chương 3 đã phân tích rõ thực trạng tuyển dụng và đào tạo của Công ty Gia NguyễnLogistics, qua đó đánh giá được thành tựu cũng như các tồn tại còn đọng lại để đưa ra được một số giải pháp về tuyển dụng và đào tạo ở Chương 4.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ GIA NGUYỄN
Định hướng ngắn hạn
Trong 3 năm tiếp theo, Công ty vẫn tiếp tục cố gắng để phát triển mạnh hơn nữa để có thể khắc phục được những khó khăn và thách thức còn tồn đọng Để nâng cao hiệu quả hoạt động, Ban Giám Đốc đưa ra những chiến lược, hướng phát triển để đưa công ty đi đúng hướng như đã vạch ra Hơn hết công ty hướng đến 2 mục tiêu chính để hướng đến nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng:
Dịch vụ cước vận tải là mũi nhọn của công ty, luôn kết nối với hãng tàu uy tín để đáp ứng nhu cầu từng khách hàng Ngoài ra, công ty còn đẩy mạnh các dịch vụ vận tải nội địa, hàng không, đa phương thức, khai báo hải quan Công ty chú trọng đào tạo nâng cao ngoại ngữ cho bộ phận kinh doanh, chứng từ, đồng thời bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ, đưa công ty trở thành một thương hiệu mạnh trên thị trường.
Định hướng dài hạn
Mở rộng mạng lưới vận chuyển: Đầu tiên, công ty có thể tập trung vào việc mở rộng mạng lưới vận chuyển của mình để phục vụ nhu cầu ngày càng tăng của thị trường Điều này có thể bao gồm việc phát triển thêm cơ sở hạ tầng, như cảng hàng không, cảng biển và trạm giao hàng nội địa. Áp dụng công nghệ mới: Công nghệ đang ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong ngành Logistics Định hướng dài hạn có thể bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới như IoT (Internet of Things), trí tuệ nhân tạo (AI), và blockchain để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, quản lý kho bãi, và cung cấp dịch vụ khách hàng.
Chú trọng vào bảo vệ môi trường: Một phần quan trọng của định hướng dài hạn có thể là việc phát triển các giải pháp Logistics có trách nhiệm với môi trường Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các phương tiện vận chuyển sạch và tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu lượng chất thải, và tối ưu hóa tuyến đường để giảm thiểu khí thải.
Tăng cường dịch vụ khách hàng: Công ty cũng có thể tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ khách hàng tốt hơn thông qua việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, cung cấp giải pháp vận chuyển toàn diện và linh hoạt hơn, và tăng cường khả năng giải quyết vấn đề. Đào tạo và phát triển nhân sự: Công ty có thể đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân sự để đảm bảo rằng họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thích ứng với các thay đổi trong ngành Logistics và sự phát triển của công ty.
Mở rộng quốc tế: Nếu có khả năng và tài nguyên, công ty cũng có thể xem xét việc mở rộng hoạt động của mình ra nước ngoài, tận dụng cơ hội trong khu vực và trên thế giới để phát triển kinh doanh.
Tóm lại, định hướng dài hạn của một công ty Logistics tại Việt Nam thường bao gồm việc phát triển mạng lưới vận chuyển, áp dụng công nghệ mới, bảo vệ môi trường, tăng cường dịch vụ khách hàng, đào tạo và phát triển nhân sự, và có thể mở rộng hoạt động ra quốc tế.
4.2 Định hướng cho hoạt động tuyển dụng và đào tạo:
