nâng cao công tác quản trị hoạt động mua sắm tại siêu thị family foods market

Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác quản trị hoạt động mua sắm tại siêu thị Family Foods Market .... Do nhận thấy tầm quan trọng của phòng ban thu mua cũng như hoạt động mua sắm, nên t

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM

Hoạt động mua sắm trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm quản trị hoạt động mua sắm

1.1.1.1 Khái niệm hoạt động mua sắm

Mua sắm là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

1.1.1.2 Khái niệm quản trị hoạt động mua sắm

Quản trị hoạt động mua sắm là quá trình hoạch định kế hoạch, tổ chức, quản lý điều hành và đo lường điều chỉnh các hoạt động mua sắm trong một doanh nghiệp nhằm đảm bảo rằng việc mua sắm được thực hiện một cách hiệu quả và có chất lượng cao nhất Quản trị hoạt động mua sắm không chỉ bao gồm việc xem xét và lựa chọn các NCC phù hợp, mà còn liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ với các đối tác cung cấp, đàm phán hợp đồng mua bán, quản lý rủi ro cung ứng, kiểm soát chi phí và tồn kho, cũng như theo dõi và đánh giá hiệu suất của quá trình mua sắm

Trong quản trị hoạt động mua sắm, việc áp dụng những nguyên tắc cơ bản đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và có hiệu quả Các nguyên tắc này bao gồm đúng thời điểm, số lượng chính xác, chất lượng tốt, tiết kiệm chi phí, nguồn cung cấp (hoặc NCC) phù hợp và giá cả hợp lý

1.1.2 Tầm quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm

1.1.2.1 Tăng giá trị và tiết kiệm

Trong bối cảnh đa số các doanh nghiệp đều đang nỗ lực tăng giá trị cho khách hàng và cải thiện hiệu suất, thì một số khác lại dồn sự chú ý đối với quản trị hoạt động mua sắm và quản lý cung ứng Không cần phải là chuyên gia tài chính để nhận ra ảnh hưởng mà NCC có thể gây ra đối với tổng chi phí của một công ty Theo các chuyên gia, tỷ lệ chi phí mua sắm so với doanh số bán hàng trung bình là 55% Điều này nghĩa là hơn một nửa doanh thu từ bán hàng quay lại cho NCC Thực tế này làm nổi bật tầm quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm trong việc tiết kiệm chi phí Tiết kiệm không chỉ là vấn đề về chi phí,

Thư viện ĐH Thăng Long mà còn bao gồm sự tham gia sớm vào lập kết hoạch và phản ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu tăng giá từ NCC

Với quy trình mua sắm hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thời gian xử lý đơn đặt hàng và thanh toán thông qua việc sử dụng công nghệ Bên cạnh đó, đàm phán nhanh chóng với NCC giúp đạt được thỏa thuận hiệu quả về giá cả và thời gian giao hàng Quản trị mua sắm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thời gian đánh giá về khả năng và hiệu suất của NCC, giúp doanh nghiệp lựa chọn đối tác phù hợp Ngoài ra, khả năng ứng phó nhanh chóng với cầu hoặc thị trường thay đổi là một ưu điểm quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm, đồng thời giảm rủi ro và giải quyết nhanh gọn khi có sự cố trong chuỗi cung ứng

Mỗi khi thực hiện mua sắm với một NCC, có ít nhất một rủi ro tiềm ẩn sẽ xuất hiện, từ những rủi ro nhỏ như giao hàng trễ đến những rủi ro lớn như mất mát toàn bộ do phá sản hoặc các thảm họạ Không chỉ vấn đề về chất lượng sản phẩm, mà còn có những rủi ro khác như thảm họa tự nhiên, tài chính không ổn định, vấn đề về vận hành hay trễ vận chuyển Ví dụ, vào năm 2011, sóng thần tại Nhật Bản đã khiến cho các công ty như Honda và Toyota phải đối mặt với tình trạng thiếu nguồn cung trong vài tháng và gây mất hàng triệu đô la doanh số bán hàng Vậy nên, các nhà quản lý tiên tiến cần liên tục theo dõi cơ sở cung ứng để đánh giá rủi ro và phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục để giảm thiểu những rủi ro này

1.1.2.4 Đảm bảo nguồn cung ổn định

Quản trị hoạt động mua sắm chịu trách nhiệm quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cấp cho doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò quyết định trong sự linh hoạt và hiệu quả của quá trình sản xuất và kinh doanh Bằng cách tập trung vào việc chọn lựa đối tác cung cấp và quản lý các mối quan hệ với họ, quản trị hoạt động mua sắm đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể duy trì nguồn cung ổn định và đáp ứng nhanh chóng các cầu mua sắm

Việc hợp tác với những nhà cung cấp đáng tin cậy là chìa khóa của quản lý mua sắm Chọn nhà cung cấp không chỉ dựa trên giá thành mà còn là khả năng cung ứng, chất lượng sản phẩm và sự ổn định Nhà cung cấp phải đáp ứng được nhu cầu hiện tại và thích nghi với biến động thị trường là tiêu chí quan trọng để cân nhắc.

Quá trình đàm phán cũng là một khía cạnh quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm Bằng cách khéo léo đàm phán với đối tác cung cấp, doanh nghiệp có thể đạt được giá trị tốt nhất từ các giao dịch mua sắm Điều này không chỉ liên quan đến giá cả mà còn đến các điều kiện thanh toán, quyền lợi độc quyền và các điều khoản hợp đồng khác

Ngoài ra, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của các đối tác cung cấp là một phần quan trọng của quản trị hoạt động mua sắm Theo dõi chất lượng hàng hoá, tốc độ giao hàng và khả năng đáp ứng đúng hạn có thể giúp xác định liệu đối tác cung cấp có đáp ứng đúng các tiêu chí và yêu cầu của doanh nghiệp hay không.

Đánh giá hiệu suất quản trị hoạt động mua sắm

Việc đánh giá hoạt động mua sắm đòi hỏi sử dụng nhiều chỉ số khác nhau, như so sánh giá mua thực tế và giá mua dự kiến, giá mua thực tế so với chỉ số thị trường, cũng như so sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh hoặc giá mục tiêu đạt được Bên cạnh đó, có hai thước đo trở nên ngày càng quan trọng hơn cả là giá mục tiêu đạt được và giá thực tế so với chỉ số thị trường Những yếu tố này không chỉ là cơ sở để đánh giá hiệu suất mua sắm mà còn là hướng dẫn quan trọng để định hình chiến lược kinh doanh và tối ưu hóa giá trị cho tổ chức

1.2.1.1 Giá mua thực tế so với giá mua dự kiến

Việc đo lường sự chênh lệch có thể diễn ra ở các cấp tổ chức khác nhau Một cấp độ cơ bản là so sánh giữa giá mua thực tế với kế hoạch ngân sách tổng thể, cấp độ này mang tính tổng hợp Cấp độ khác cung cấp thông tin chi tiết hơn, có thể giúp hiểu rõ về nguyên nhân của sự chênh lệch giá

Các công thức khác nhau để đo lường chênh lệch giá mua:

Chênh lệch giá mua = Giá thực tế - Giá dự kiến

Phần trăm chênh lệch giá mua = Giá thực tế / Giá dự kiến

Tổng chênh lệch giá mua = (Giá thực tế - Giá dự kiến) × Số lượng mua hoặc khối lượng ước tính hàng năm

Thư viện ĐH Thăng Long

1.2.1.2 Giá mua thực tế so với chỉ số thị trường Đo lường giá mua so với chỉ số thị tường cung cấp thông tin về mối quan hệ giữa giá thực tế và giá thị trường công bố Những biện pháp này phù hợp nhất với các sản phẩm dựa trên thị trường, nơi giá chủ yếu phụ thuộc vào cung và cầu Điều này cũng áp dụng cho các sản phẩm tiêu chuẩn và sản phẩm dễ dàng có sẵn Các chỉ số xem xét sự khác biệt giữa một số chỉ số được công bố trong khoảng thời gian nhất định và sự thay đổi trong giá thực tế đã thanh toán

1.2.1.3 So sánh giá giữa các bộ phận, nhà máy, đơn vị kinh doanh

Giá thực tế cho các mặt hàng tương tự cũng được so sánh giữa các nhà máy, phòng ban hoặc đơn vị kinh daonh Những phân tích này mang lại cơ hội xác định sự khác biệt về giá mua sắm trong một doanh nghiệp, đồng thời tăng khả năng nhìn nhận đơn vị nào đang đàm phán hoặc đảm bảo giá mua vào tốt nhất Hoạt động so sánh cũng có thể giúp xác định các mặt hàng thường xuyên được mua giữa các đơn vị để thực hiện việc hợp nhất mua hàng hóa Một số doanh nghiệp cố gắng so sánh giá thực tế giữa các công ty để xác định độ canh tranh giá chính xác

Giá mục tiêu là quá trình xác định số tiền khách hàng sẵn sàng trả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ Sau đó, chỉ định các mục tiêu chi phí cụ thể cho các thành phần, cụm lắp ráp và hệ thống tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ

Giá mục tiêu – Lợi nhuận mục tiêu = Chi phí mục tiêu

Sau đó, chi phí mục tiêu được phân bổ cho các yếu tố khác nhau tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng

1.2.2 Mối tương quan chi phí - hiệu quả

Các thước đo trong danh mục này đặt trọng tâm vào việc giảm chi phí mua sắm thông qua hai hướng chính: thay đổi chi phí và tránh chi phí Tuy nhiên, việc thực hiện các thước đo giảm chi phí này đòi hỏi sự cẩn trọng và lựa chọn phương pháp thích hợp Cần đặc biệt chú ý đến cách thức sử dụng, vì giảm chi phí thông qua việc hợp tác chung có thể tạo áp lực không cần thiết lên NCC Điều này có thể dẫn đến việc giảm chất lượng sản phẩm từ phía NCC để duy trì lợi nhuận và gây ra hệ luỵ tiêu cực

Thước đo này nhằm so sánh chi phí thực tế của một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm trong một khoảng thời gian cụ thể Sự biến động trong chi phí là kết quả của những thay đổi được thực hiện trong chiến lược mua sắm được áp dụng bởi cá nhân hoặc nhóm quản lý Để tính toán, ta lấy sự chênh lệch giữa "Giá mới" và "Giá trước đó" nhân với số lượng dự kiến Ví dụ, nếu giá mới là $9 mỗi đơn vị và giá trước đó là $10 mỗi đơn vị, với dự kiến số lượng là 10,000 đơn vị cho giai đoạn ngân sách tiếp theo, thì chi phí dự kiến sẽ giảm là $10,000 Việc áp dụng thực tế vào quá trình tính toán sẽ xác định chính xác mức giảm chi phí cuối cùng đạt được

Tránh chi phí đại diện cho sự chênh lệch giữa giá phải trả và giá cao hơn có thể xuất hiện khi quá trình mua sắm không đạt được giá thấp hơn Ví dụ, trong quá khứ, việc mua sắm phải trả $5.00 cho một đơn vị, nhưng bây giờ NCC đề xuất giá $5.50 cho mỗi đơn vị Nếu người mua có thể đàm phán giá xuống còn $5.25 thì ta đã tránh một khoản chi phí là

$0.25, mặc dù giá vẫn cao hơn so với giá trước đó $0.25 Thật không may, thực tế là trong lĩnh vực tài chính, việc tránh chi phí hiếm khi được phản ánh trực tiếp trên lợi nhuận của công ty

Các đo lường doanh thu trong lĩnh vực mua sắm và cung ứng đóng vai trò quan trọng, giúp liên kết chiến lược với các yếu tố doanh thu và tạo giá trị kinh tế cho công ty Tuy nhiên, hiện các đo lường doanh thu vẫn chưa được sử dụng nhiều, có thể là do công ty chưa nhận thức đầy đủ về sự đóng góp của hoạt động mua sắm và cung ứng đối với doanh thu Điều này đặc biệt đúng trong lĩnh vực gián tiếp, nơi mối liên kết giữa chiến lược mua sắm và cung ứng với doanh thu chưa rõ ràng

1.2.4 Chất lượng Đo lường chất lượng bằng PPM (Parts Per Million) là cách thể hiện mức độ khiếm khuyết của các sản phẩm thông qua con số, được biểu diễn dưới dạng phần trăm hoặc giá trị tuyệt đối PPM đo lường sự xuất hiện của các bộ phận lỗi hoặc không tuân theo thông số kỹ thuật trong sản phẩm thông qua các phương pháp như kiểm tra thực tế, thử nghiệm, hoặc mẫu đo lường có độ tin cậy thống kê Quy trình này giúp đánh giá chất lượng và điều chỉnh kiểm soát chất lượng để ngày càng cải thiện hiệu suất sản xuất

Thước đo này còn được sử dụng để so sánh hiệu suất chất lượng giữa các NCC và là một tiêu chí tuyệt đối mà tất cả các NCC cần đạt được và vượt qua Đo lường được thực

Thư viện ĐH Thăng Long hiện bằng cách kiểm tra hoặc lấy mẫu số lượng các thành phần, bộ lắp ráp hoặc hệ thống chấp nhận được so với tổng số bộ phận được cung cấp bởi NCC

Bên cạnh đó, thước đo này cũng chỉ ra sự xuất hiện của sự cố từ các thành phần, bộ lắp ráp và hệ thống khi chúng được tích hợp vào sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng và gửi đến khách hàng Nó thường được sử dụng để theo dõi hiệu suất sản phẩm sau khi bán và cung cấp thông tin cho việc cải tiến NCC, thiết kế sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ bằng cách theo dõi tỷ lệ sự cố và nguyên nhân cơ bản của chúng

1.2.5 Thời gian giao hàng/khả năng đáp ứng

Mục tiêu thời gian đưa sản phẩm/dịch vụ mới ra thị trường: Đo lường thời gian từ bước lên ý tưởng đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đầu tiên cho khách hàng Mục tiêu là liên tục giảm thời gian để đạt được điểm hoà vốn đầu tư và trở thành doanh nghiệp đầu tiên đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến thị trường

Giao hàng đúng hẹn: Những yếu tố chính cho các thước đo này như sau:

− Ngày đáo hạn, dự kiến hoặc hứa hẹn

− Khoảng thời gian giao hàng

− Sự chấp nhận của việc đến sớm hoặc đến muộn đối với ngày đáo hạn

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM TẠI SIÊU THỊ

Giới thiệu về siêu thị Family Foods Market

2.1.1 Thông tin chung về siêu thị Family Foods Market

Siêu thị Family Foods Market là một trong những đơn vị thuộc sự quản lý của Công ty TNHH Family Foods Market

Tên công ty: Công ty TNHH Family Foods Market

Tên quốc tế: FAMILY FOODS MARKET COMPANY LIMITED Địa chỉ: Tầng 1, Tòa 24T3, Hapulico Thanh Xuân Complex, Số 6 Lê Văn Thiêm, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chủ sở hữu: Nguyễn Thị Vân Anh

Quản lý bởi: Chi cục Thuế quận Thanh Xuân

Ngành nghề kinh doanh: Siêu thị bán lẻ (Siêu thị Family Foods Market), Quán cà phê và đồ ăn nhanh (The canteen – Café & Bistro)

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Vào ngày 10/08/2021, hệ thống siêu thị Family Foods Market ra đời với mục đích cung cấp các mặt hàng thực phẩm và các mặt hàng thiết yếu với chất lượng tốt nhất, giá cá hợp lý nhất tới các hộ gia đình

Vào tháng 03/2022, công ty đã đưa vào vận hành quán cà phê mang phong cách Châu Âu: The canteen – Café & Bistro, đây là mô hình “lai” giữa quán bar và quán cà phê, ngoài ra quán còn kết hợp thêm cung cấp dịch vụ nhà hàng phục vụ đồ ăn cho khách hàng

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Family Foods Market

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng các phòng ban

Chủ tịch Hội đồng quản trị và CEO

Chủ tịch Hội đồng quản trị giữ vai trò chủ đạo trong việc lãnh đạo hội đồng, định hình chiến lược của tổ chức và cũng là đại diện chính thức của công ty, tham gia trong các sự kiện quan trọng, duy trì giao tiếp tích cực với cổ đông và các bên liên quan

Tổng giám đốc điều hành (CEO) giữ vai trò chủ chốt trong việc thực hiện chiến lược đã định sẵn của công ty Họ quản lý các bộ phận quan trọng, đảm bảo hoạt động hiệu quả của từng bộ phận CEO trực tiếp chịu trách nhiệm về hiệu suất tổng thể của công ty, thường xuyên báo cáo kết quả cho Hội đồng quản trị.

Sơ đồ 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Family Foods Market

Phòng Tài chính - Kế toán

Kế toán doanh thu-chi phí

Phòng Quản lý chất lượng

Thư viện ĐH Thăng Long

Phòng Hành chính – Nhân sự

Công việc chính của phòng Hành chính – Nhân sự là giám sát, đào tạo và đánh giá năng lực nhân viên, đồng thời thực hiện các thủ tục quản lý hồ sơ và làm bảng công hàng tháng Trong lĩnh vực tuyển dụng, họ đảm bảo kế hoạch tuyển dụng được thực hiện khi cần thiết và tổ chức chào đón nhân sự mới Còn lại là công việc hành chính, phòng ban này sẽ thực hiện mua sắm, quản lý thanh toán và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày, đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức

Bộ phận Sale có nhiệm vụ quan trọng trong việc duy trì, phát triển mối quan hệ khách hàng Họ chịu trách nhiệm quản lý, duy trì liên lạc với khách hàng hiện tại, giải quyết mọi thắc mắc và đảm bảo sự hài lòng Đồng thời, họ tìm kiếm và phát triển khách hàng mới, xây dựng mạng lưới kinh doanh và tạo cơ hội mới

Bộ phận Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và lên kế hoạch chiến lược truyền thông cho công ty Nhiệm vụ chính bao gồm xúc tiến hệ thống quảng bá, nhận diện thương hiệu, tăng cường giới thiệu hàng hoá tới khách hàng

Phòng Thu mua đóng vai trò trung tâm trong hoạt động quản lý, đảm bảo tính liên tục của hàng hóa và đáp ứng kịp thời nhu cầu đa dạng của khách hàng Ngoài việc mua sắm, phòng còn quản lý tồn kho và xây dựng quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy Nhiệm vụ trọng yếu của phòng Thu mua là đánh giá và dự báo cầu thị trường, xác định mức tồn kho phù hợp để đảm bảo sự sẵn có của hàng hóa Đàm phán, lựa chọn nhà cung cấp cũng là nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi đội ngũ nhân sự làm việc chặt chẽ để đạt được điều khoản và giá cả hợp lý Phòng Thu mua còn phụ trách quản lý quan hệ nhà cung cấp, khảo sát thị trường và theo dõi đối thủ cạnh tranh bán lẻ.

Phòng Tài chính - Kế toán

Phòng Kế toán tại Family Foods Market có trách nhiệm quản lý một loạt các hoạt động tài chính quan trọng của công ty Phòng này phân chia thành ba lĩnh vực chính là kế toán doanh thu – chi phí, kế toán công nợ và kế toán thuế Trong khi kế toán doanh thu – chi phí theo dõi, ghi chép tất cả các giao dịch tài chính liên quan đến doanh thu và chi phí thì kế toán công nợ tập trung vào quản lý các khoản nợ, khoản phải trả của công ty đảm bảo rằng mọi giao dịch thanh toán đúng thời điểm giúp dòng chảy hàng hoá trôi chảy Còn về phần kế toán thuế, họ sẽ phải đảm bảo rằng công ty tuân thủ đầy đủ các quy định thuế và thực hiện việc nộp thuế đúng thời hạn Việc này không chỉ giữ cho công ty tuân thủ pháp luật mà còn giúp tối ưu hóa các lợi ích thuế có thể được áp dụng

Bộ phận Kho tại siêu thị FFM đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và duy trì hiệu suất của chuỗi cung ứng Các nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm việc tạo và quản lý chứng từ liên quan đến xuất nhập kho, thực hiện báo cáo tồn kho hàng ngày để hỗ trợ quyết định tái tồn kho, cũng như kiểm tra, giám sát và kiểm đếm hàng nhập kho, xuất kho Bộ phận Kho cũng chịu trách nhiệm vận chuyển, duy trì không gian lưu kho và tương tác chặt chẽ với các phòng ban khác để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả

Phòng Quản lý chất lượng Được coi như “cảnh sát” nội bộ trong công ty Family Foods Market, công việc chính của phòng ban này là giám sát các phòng ban khác, đặc biệt là FO FFM và FO The Canteen – những nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng Bên cạnh việc kiểm soát con người, họ còn tập trung vào đảm bảo chất lượng của hàng hoá và làm cho mỗi gian hàng của Family Foods Market trở thành điểm đến tin cậy cho chất lượng, cho sự hài lòng của khách hàng

FO FFM (Front office Family Foods Market) – Bộ phận vận hành ở siêu thị Family Foods Market

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là phục vụ khách hàng mua hàng tại siêu thị, đáp ứng mọi yêu cầu của họ Công việc bao gồm việc bổ sung hàng lên kệ, duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng của quầy kệ, sắp xếp hàng hoá, hỗ trợ khách hàng trong quá trình thanh toán, tìm kiếm sản phẩm, tư vấn và lắng nghe phản hồi từ khách hàng Đặc biệt, FO Family Foods Market đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo về lượng hàng cần đặt hàng, giúp đảm bảo rằng siêu thị có đủ hàng hoá để đáp ứng cầu và duy trì hoạt động một cách hiệu quả

FO The Canteen (Front office Family Foods Market) – Bộ phận vận hành ở quán The Canteen

Bộ phận FO The Canteen đóng vai trò chủ chốt trong việc bảo đảm hoạt động phục vụ ăn uống diễn ra thuận lợi và hiệu quả Để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ này, họ cần am hiểu tường tận nhu cầu của khách hàng và nắm vững thông tin về các sản phẩm, dịch vụ được cung cấp.

Thư viện ĐH Thăng Long được cung cấp tại The Canteen, xử lý các khiếu nại từ khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ, tìm kiếm giải pháp cho những thách thức xuất hiện trong quá trình vận hành Ngoài ra, để đảm bảo nguồn cung ổn định và đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu thị trường, FO The Canteen cũng có trách nhiệm lên danh sách các sản phẩm cần mua và chuyển thông tin này đến phòng Thu mua Việc này đảm bảo rằng quán luôn có đủ nguyên liệu và hàng hóa để duy trì hoạt động một cách hiệu quả

2.1.3.3 Đặc điểm nguồn nhân lực

STT Chỉ tiêu Số lượng Phần trăm

3 Trình độ Đại học, trên Đại học 69 80,2%

Cao đẳng, Trung cấp, Lao động phổ thông

Nguồn: Phòng Nhân sự Bảng 1 Đặc điểm nguồn nhân lực

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM TẠI SIÊU THỊ FAMILY FOODS MARKET

Bối cảnh thị trường bán lẻ tại Việt Nam

Tính đến năm 2023, thị trường bán lẻ Việt Nam đã trải qua sự phát triển đáng kể và có nhiều đặc điểm nổi bật Trong quá khứ, thị trường bán lẻ Việt Nam chủ yếu tập trung vào các cửa hàng truyền thống và chợ địa phương Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và sự gia tăng của nguồn hàng hóa đa dạng, các hệ thống siêu thị, trung tâm mua sắm, mô hình bán lẻ trực tuyến ngày càng được người tiêu dùng ưa chuộng

Một trong những đặc điểm nổi bật của thị trường bán lẻ Việt Nam là sự tăng trưởng nhanh chóng của khu vực đô thị Với tốc độ đô thị hóa ngày càng gia tăng, các thành phố lớn như Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh đang trở thành điểm đến hấp dẫn cho các nhãn hàng quốc tế và trong nước Điều này tạo ra cơ hội cho các nhà bán lẻ mở rộng hệ thống cửa hàng và nâng cao nhận thức về thương hiệu của mình

Nhiều dự án đầu tư lớn đã và đang đưa vào hoạt động, tạo nên cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp Các trung tâm thương mại và siêu thị như Winmart, Lotte Mart, Aeon Mall và hệ thống Central Retail từ Thái Lan đã mở rộng với kích thước ấn tượng và số lượng cửa hàng đa dạng Sự tham gia của các doanh nghiệp nước ngoài giúp đẩy mạnh tính cạnh tranh, làm cho thị trường trở nên đa dạng và đa chủ thể

Thị trường bán lẻ ở Việt Nam hiện đang chứng kiến sự gia tăng về yêu cầu của chất lượng hàng hoá và dịch vụ từ phía người tiêu dùng Đi cùng với thu nhập tăng lên là điều kiện sống được cải thiện, người tiêu dùng đang trở nên ngày càng khó tính hơn trong việc lựa chọn hàng hoá và dịch vụ Điều này tạo ra một áp lực đáng kể đối với các nhà bán lẻ, buộc họ phải tập trung vào việc đảm bảo chất lượng của hàng hoá và dịch vụ để đáp ứng đúng mong muốn của khách hàng

Bên cạnh đó, các sự kiện thương mại và triển lãm như các hội chợ OCOP (One Commune One Product – “Mỗi xã một sản phẩm” là chương trình phát triển kinh tế khu vực nông thôn) đã tạo ra động lực mạnh mẽ cho sự phát triển của thị trường bán lẻ Chính sách hỗ trợ từ nhà nước như giảm thuế VAT và các biện pháp khác, cũng đã góp phần thúc đẩy sự sôi động và tăng cường sức mua của thị trường.

Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác quản trị hoạt động mua sắm tại siêu thị Family Foods Market

Siêu Thị FFM đang đối mặt với thách thức không gian giới hạn trong việc trưng bày hàng hoá, đặc biệt là trong ngành hàng Non Food Để giải quyết vấn đề này, FFM có thể xem xét việc tối ưu hóa không gian trưng bày trong siêu thị Sắp xếp và tổ chức gian hàng một cách sáng tạo có thể giúp tận dụng tối đa diện tích có sẵn, đồng thời vẫn đảm bảo sự thuận tiện cho khách hàng khi mua sắm Nghiên cứu thị trường là bước quan trọng để xác định những mặt hàng Non Food nào có tiềm năng phát triển tốt nhất và phù hợp với đối tượng khách hàng của FFM Việc xác định xu hướng và dự báo cầu sẽ giúp siêu thị không chỉ chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng kịp thời với thị trường mà còn tối ưu được diện tích của siêu thị

Ngoài ra, việc mở rộng không gian trưng bày hoặc khu vực bày biện cho hàng Non Food cũng là một giải pháp hữu ích Nếu có khả năng, FFM có thể xem xét việc mở rộng kích thước siêu thị để tạo ra không gian bài trí phù hợp giúp việc trưng bày hàng hoá rõ ràng hơn và thu hút sự chú ý của khách hàng

Fresh và FMCG tiếp tục là hai ngành hàng cốt lõi của FFM nên ngoài việc giải quyết vấn đề ở mảng Non Food, siêu thị vẫn ưu tiên phát triển hai nhóm này để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng Nghiên cứu thị trường cẩn thận đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy tăng trưởng của hai ngành hàng trên Việc nắm bắt rõ xu hướng mua sắm và cầu trong khu vực cho phép FFM điều chỉnh danh mục sản phẩm, tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm và giảm rủi ro tồn kho Đối với đối thủ cạnh tranh, FFM cần tập trung hiểu rõ chiến lược kinh doanh, giá cả, chất lượng sản phẩm và chiến lược quảng cáo của họ Qua đó, FFM xác định được điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các chiến lược riêng biệt để cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường Việc thúc đẩy chiến lược marketing và quảng cáo đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức của khách hàng về sự đa dạng và chất lượng sản phẩm Bên cạnh đó, đào tạo nhân viên Vận hành về cách thức trình bày và bán hàng sẽ giúp tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Thư viện ĐH Thăng Long

Cùng với đó, để đảm bảo nguồn cung ổn định và mang đến những sản phẩm độc đáo và mới lạ cho siêu thị, siêu Thị FFM cần khuyến khích đội ngũ nhân viên Thu mua tham gia tích cực hơn nữa vào quá trình tìm kiếm và đàm phán với các NCC Mối quan hệ chặt chẽ với NCC là chìa khóa để giữ vững sự ổn định nguồn cung và chất lượng hàng hoá Đặc biệt, với nhân viên Thu mua, việc đào tạo trở thành một yếu tố then chốt giúp họ phát triển khả năng tìm kiếm và đàm phán với nhiều NCC Các khóa đào tạo có thể tập trung vào quy trình đàm phán, kiểm soát chất lượng hàng hoá và kỹ năng giao tiếp hiệu quả Việc khuyến khích và thúc đẩy nhân viên Thu mua thông qua các chính sách lương thưởng không chỉ giúp họ có quyết tâm hơn trong công việc, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân Sự hỗ trợ và phản hồi liên tục từ phía quản lý sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên Thu mua phát triển kỹ năng và linh hoạt thích ứng với chiến lược của FFM

3.2.1.2 Chất lượng Để đảm bảo nhân viên có hiểu biết chính xác về quy định nhận hàng và có khả năng linh hoạt trong quá trình này, việc đào tạo trở thành một phần không thể thiếu Siêu thị FFM cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, tập trung vào việc giới thiệu quy trình kiểm tra và xác nhận đơn hàng Trong quá trình đào tạo, nhân viên cần được hướng dẫn cách nhận diện chất lượng hàng hoá, từ việc kiểm tra bao bì đến chất lượng hàng hoá Mô phỏng các tình huống thực tế trong quá trình đào tạo là một cách hiệu quả để tăng cường kỹ năng và sự tự tin của nhân viên Để giải quyết vấn đề đổi hàng cận hạn sử dụng, FFM nên xem xét việc tuyển dụng thêm nhân viên Vận hành có hiểu biết sâu rộng về đặc điểm của từng ngành hàng hoặc thậm chí đào tạo thêm nếu là nhân viên mới chưa có kinh nghiệm Những nhân viên này vừa thực hiện các công việc bình thường vừa chịu trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin về hạn sử dụng được xác minh chính xác và sẵn sàng liên hệ ngay với nhân viên Thu mua khi phát hiện hàng cận hạn theo các quy định Bên cạnh đó, cũng cần có sự tham gia của nhân viên từ phòng Quản lý chất lượng để hỗ trợ trong việc kiểm tra hàng hóa, đảm bảo thông tin về hạn sử dụng Quy trình này giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc bán hàng đã hết hạn, huỷ hàng và lãng phí tiền bạc, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong quản lý chất lượng

Khi khách hàng phản hồi về chất lượng, quan trọng nhất là xác định nguồn gốc của vấn đề Nếu vấn đề xuất phát từ siêu thị, quy trình xác định nguyên nhân và triển khai biện pháp sửa chữa cần được thực hiện ngay lập tức Các biện pháp này có thể bao gồm việc xem xét cách bảo quản hàng hoá hay nâng cấp cơ sở vật chất như mua thêm tủ mát, tủ đông Nếu vấn đề được xác định là từ NCC, quan trọng nhất là thông báo vấn đề ngay lập tức đến họ Việc thiết lập một hệ thống giao tiếp nhanh chóng với NCC là chìa khóa để giải quyết sự cố một cách hiệu quả và đảm bảo rằng vấn đề không tái diễn trong tương lai Nếu cần thiết, nhân viên Thu mua có thể tìm kiếm NCC mới để đảm bảo chất lượng hàng hoá tốt nhất

Trong hợp đồng thương mại, thương lượng và thống nhất trực tiếp điều khoản MOQ giữa FFM và NCC sẽ giúp giảm khối lượng công việc, tăng tính linh hoạt khi đặt hàng Nhân viên Thu mua cần chủ động đàm phán với NCC để điều chỉnh MOQ hợp lý Ngoài ra, FFM cần đa dạng hóa nguồn cung bằng cách hợp tác với nhiều NCC khác nhau, từ đó giảm nguy cơ đứt gãy chuỗi cung ứng do phụ thuộc vào một NCC đơn lẻ Để xây dựng danh sách NCC tiềm năng, FFM cần tiến hành nghiên cứu thị trường Trước khi đưa ra quyết định chọn lựa NCC, FFM cần tiếp xúc trực tiếp để hiểu rõ năng lực, chính sách giá và điều kiện hợp tác, đồng thời xây dựng mối quan hệ chặt chẽ từ ban đầu.

Trong phạm vi quản lý kho, cần xem xét lại cách tổ chức kho hàng, đảm bảo rằng hàng hoá tương tự được lưu trữ gần nhau để giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng cường hiệu suất trong quá trình sắp xếp và lấy hàng Ngoài ra, cần xem xét mở rộng kho để đảm

Thư viện ĐH Thăng Long bảo có đủ không gian cho lưu trữ hàng hoá dựa trên dự báo cầu và kế hoạch mở rộng kinh doanh Trong việc quản lý số lượng hàng hoá trên kệ, cần thực hiện các biện pháp tối ưu hóa kệ hàng Điều này bao gồm việc xem xét lại cấu trúc và sắp xếp hàng trên kệ để tối ưu hóa không gian và giảm thiểu lãng phí Đồng thời, việc định kỳ kiểm tra hàng hoá đặt về cũng cần được thực hiện để đảm bảo chất lượng hàng hoá được duy trì và tránh các vấn đề không mong muốn

3.2.2 Thời gian Để tối ưu hóa quá trình so sánh giá, FFM nên khuyến khích nhân viên Thu mua sử dụng thời gian linh hoạt trong ngày để tham khảo các siêu thị và ghi lại thông tin về giá cả của các hàng hoá Đồng thời, việc hỗ trợ lẫn nhau trong việc thu thập thông tin cũng rất quan trọng Thay vì mỗi nhân viên phải tự mình thu thập thông tin về giá của ngành hàng mình đang phụ trách tại nhiều nơi khác nhau, họ có thể phân chia công việc bằng cách giao cho mỗi người tìm hiểu một siêu thị cụ thể để tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả Bên cạnh đó, FFM cũng nhận thức được thách thức mà nhân viên Thu mua đang phải đối mặt nên đã ra quyết định phát triển một công cụ so sánh giá thông minh để giải quyết vấn đề này Công cụ này sẽ bao gồm các siêu thị đối thủ chính và áp dụng công nghệ để hiển thị giá của từng hàng hoá tại những cở sở bán lẻ này thông qua mã vạch Sự phát triển này không chỉ giúp giảm bớt thời gian cần thiết cho việc thu thập thông tin và cập nhật giá cả mà còn đảm bảo tính khả thi và chính xác cao trong quá trình so sánh giá Để giải quyết vấn đề về thời gian giao hàng từ các NCC, FFM cần duy trì liên lạc thường xuyên với họ để theo dõi tiến độ giao hàng Đồng thời, các bộ phận liên quan như Thu mua, Vận hành và Kho cần phối hợp chặt chẽ để phân chia danh sách hàng hoá phải được giao thành các khung giờ khác nhau, từ đó kiểm soát tốt hơn thời gian giao hàng và chuẩn bị sẵn sàng tiếp nhận hàng hoá một cách hiệu quả Không chỉ thế, nhân viên Thu mua cần xác nhận thời gian giao hàng ngay khi gửi PO giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo mọi bên đều đồng ý với thời gian giao hàng đã định Trong trường hợp NCC không thể giao hàng đúng thời hạn, FFM cần có kế hoạch dự phòng bằng cách sử dụng các nguồn cung ứng thay thế như Big C, Lotte hoặc các NCC khác để mua hàng nhanh chóng Nếu có thể, FFM cũng nên đàm phán với NCC để tự qua lấy hàng, đặc biệt là trong các trường hợp vị trí địa lý gần

Về vấn đề thời gian thanh toán công nợ, FFM cần tạo danh sách các NCC theo các mốc thời gian thanh toán tương tự nhau Bằng cách này, FFM có thể quản lý và xử lý các khoản thanh toán một cách hiệu quả, đảm bảo rằng các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và không gây ra sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng Ngoài ra, FFM có thể phân loại các NCC thành hai nhóm dựa trên thời gian thanh toán: nhóm cho phép thanh toán chậm và nhóm yêu cầu thanh toán sớm Việc này giúp tập trung ưu tiên vào thanh toán các NCC quan trọng, nhằm đảm bảo rằng dòng chảy hàng hoá không bị gián đoạn do vấn đề tài chính Bên cạnh đó, để quá trình phê duyệt lệnh thanh toán sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, FFM cần tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban nội bộ cũng như với ban lãnh đạo, đặc biệt là với Chủ tịch Như vậy các thành viên sẽ nắm bắt thông tin rõ ràng và từ đó tăng khả năng xử lý các yêu cầu thanh toán Cuối cùng, FFM nên tạo ra một nguồn tài chính cố định cho các hoạt động mua sắm, nhằm đảm bảo rằng các nhân viên Thu mua không phải tự chi trả cho các đơn hàng khẩn cấp Cách này sẽ giúp giảm thiểu áp lực tài chính lên nhân viên và đảm bảo rằng các giao dịch mua sắm vẫn được tiến hành một cách liên tục

3.2.3 Giá và chi phí Để giải quyết vấn đề không đồng bộ trong việc cập nhật thông tin giá nhập hàng, FFM cần tăng cường về cả số lượng lẫn chất lượng của nhân viên Thu mua Thay vì tuyển dụng các thực tập sinh, FFM nên điều chỉnh chiến lược bằng cách tuyển dụng thêm nhân viên Thu mua có kinh nghiệm Khi đó, phân chia công việc trở nên công bằng hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý các vấn đề liên quan đến mua sắm một cách hiệu quả hơn Các nhân viên mới có thể được giao nhiệm vụ duy trì thông tin cập nhật từ các NCC, đảm bảo rằng giá nhập hàng được cập nhật đúng thời điểm và chính xác Trong khi đó, các nhân viên Thu mua cũ sẽ tập trung vào việc xử lý các vấn đề phát sinh trong siêu thị Ngoài ra, các nhân viên có kinh nghiệm thường nhanh chóng xây dựng mối quan hệ tốt với các NCC, từ đó cải thiện quá trình đàm phán và tạo ra các thỏa thuận có lợi cho cả hai bên Hơn nữa, họ cũng có khả năng xử lý các tình huống khẩn cấp và phức tạp một cách hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu rủi ro cho hoạt động kinh doanh của FFM Điều này không chỉ giúp tăng cường hoạt động mua sắm của FFM mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp

Đồng thời với việc tối ưu hóa chi phí vận chuyển, FFM cần dành thời gian tái thiết lập hợp đồng về phân chia chi phí với NCC Trong đó, đề ra những điều khoản cụ thể về việc bên nào sẽ chịu trách nhiệm các khoản chi phí nào cụ thể nhằm tránh tranh cãi trong tương lai và tăng cường sự minh bạch trong mối quan hệ với NCC Bên cạnh đó, FFM nên tiến hành nghiên cứu để tìm kiếm các đơn vị vận chuyển thay thế, chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp và đa dạng lựa chọn chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp.

Thư viện ĐH Thăng Long vận chuyển thấp nhất Bằng cách này, FFM có thể giảm bớt chi phí vận chuyển mà không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá hoặc thời gian giao hàng

FFM nên tổ chức các buổi đào tạo hàng tuần hoặc hàng tháng, tập trung vào từng công cụ một, sẽ giúp nhân viên nắm vững cách sử dụng và tận dụng tối đa các tính năng của chúng Trong các buổi đào tạo, nên chia nhỏ các bước cơ bản đến nâng cao trong việc sử dụng công cụ, từ cách khởi đầu đến các tính năng phức tạp hơn Đồng thời, đặc biệt chú trọng vào việc giới thiệu các phím tắt và các tính năng tiện ích giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc Ngoài ra, FFM nên cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và video hướng dẫn sử dụng giúp nhân viên có thể tham khảo và tự học thêm sau các buổi đào tạo chính thức Bên cạnh đó, việc tạo ra một môi trường học tập linh hoạt và khuyến khích sự chia sẻ kiến thức giữa các nhân viên cũng là điểm cần được nhấn mạnh Các nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm và gợi ý sử dụng công cụ một cách hiệu quả trong quá trình làm việc hàng ngày.

Khuyến nghị về phía Nhà nước

Đầu tiên, Nhà nước có thể cung cấp vốn vay với điều kiện ưu đãi cho các doanh nghiệp bán lẻ Điều này giúp giảm áp lực tài chính đối với các doanh nghiệp và tạo điều kiện cho họ để đầu tư và phát triển kinh doanh

Thứ hai, Nhà nước có thể cân nhắc giảm hoặc miễn thuế đối với mặt hàng thiết yếu, hàng tiêu dùng hằng ngày, qua đó vừa hỗ trợ người tiêu dùng có được mức giá hợp lý hơn, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp bán lẻ.

Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển doanh nghiệp nhỏ bằng cách đầu tư vào các chương trình giáo dục và đào tạo Bằng cách cung cấp kiến thức về kỹ năng quản lý, đàm phán, giao tiếp, nhà nước có thể nâng cao nhận thức và kiến thức kinh doanh cho người dân, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi, kích thích sự phát triển của ngành bán lẻ.