cải thiện hoạt động nhập khẩu thực phẩm nhật bản về việt nam tại công ty tnhh xnk bốn mùa

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU 1.1 Một số vấn đề cơ bản về hoạt động nhập khẩu 1.1.1 Hoạt động nhập khẩu trong mối liên hệ với chuỗi cung ứng Nếu như thương mại nói chung được xem

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU

Một số vấn đề cơ bản về hoạt động nhập khẩu

1.1.1 Hoạt động nhập khẩu trong mối liên hệ với chuỗi cung ứng

Nếu như thương mại nói chung được xem là hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ trong phạm vi nền kinh tế một nước theo nguyên tắc ngang giá trên cơ sở sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước thì hoạt động XNK được coi là sự trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa các nước với nhau trên phạm vi toàn thế giới Sự trao đổi đó là một hình thức của mối quan hệ xã hội phản ánh sự phụ thuộc lẫn nhau về kinh tế giữa những người sản xuất hàng hóa riêng biệt của từng quốc gia

Nói cách khác, kinh doanh XNK là quá trình buôn bán giữa các nước với nhau, là lĩnh vực phân phối, lưu thông hàng hóa với nước ngoài

Như vậy, hoạt động XNK là một lĩnh vực mà qua đó một nước tham gia vào lao động quốc tế

Có thể nói, XNK ra đời là do kết quả của sản xuất phát triển Bởi lẽ khi sản xuất đã phát triển người ta sẽ chuyên môn hóa trong sản xuất và tất yếu sẽ dẫn đến sự phân công lao động quốc tế Cùng với thời gian khoa học kỹ thuật phát triển đã làm cho các quốc gia ngày càng phụ thuộc nhau hơn khiến một nước không thể phát triển mà không tham gia hợp tác và phân công lao động quốc tế Chính vì vậy, XNK cũng ngày càng phát triển Nó cho phép một nước mở rộng khả năng tiêu dùng của mình ở tất cả các mặt hàng với số lượng nhiều hơn mức có thể nếu giả định nước đó đóng cửa thực hiện chế độ tự cung cấp

Hoạt động XNK xuất hiện từ sự đa dạng và khác nhau về điều kiện tự nhiên của sản xuất giữa các khu vực và các quốc gia Các nước nên chuyên môn hóa sản xuất một số mặt hàng có lợi thế và nhập khẩu các mặt hàng khác từ nước ngoài mà sản xuất trong nước kém lợi thế thì chắc chắn đem lại lợi nhuận lớn hơn Điều này đã được nhà kinh tế học người Anh David Ricardo chứng minh và kết quả đó là quy luật lợi thế tương đối được phát triển như sau: “Một quốc gia hay một cá nhân có thể nâng cao mức sống và thu nhập thực tế bằng cách chuyên môn hóa các mặt hàng mà nước này hay cá nhân này có thể sản xuất với lợi thế so sánh cao nhất, xuất khẩu hàng hóa của mình để đổi lấy hàng nhập khẩu từ các quốc gia khác Lúc này XNK sẽ có lợi hơn cho cả hai bên”

Xuất phát từ những lí do đó mà XNK ra đời và ngày càng đóng góp vai trò tích cực vào sự phát triển của nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế của từng nước

Thư viện ĐH Thăng Long

2 nói riêng Điều này thể hiện rõ nét thông qua vai trò của hoạt động XNK đối với nền kinh tế

Khái niệm quản lý chuỗỉ cung ứng xuất hiện vào cuối thập niên 80 và trở nên phổ biến từ những năm 90 Trước thời điểm đó, các doanh nghiệp đã sử dụng nhiều định nghĩa thay thế như "logistics" và "quản trị tác nghiệp" Dưới đây là một vài định nghĩa của chuỗi cung ứng:

“Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các giai đoạn liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc thỏa mãn yêu cầu của khách hàng Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm các nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn có cả các nhà vận tải, kho bãi, nhà bán lẻ, và khách hàng của mình.” - Chopra và Meindl (Chopra, Sunil, và Peter Meindl 2015, Chuỗi cung ứng, 6 Edition, Upper Saddle River, NJ: Thang Long University Prentice- Hall, Inc., Chương 1)

“Chuỗi Một cung ứng là một mạng lưới các cơ sở vật chất và các phương án phân phối thực hiện các chức năng mua sắm vật tư, chuyển đổi các nguyên vật liệu này thành các sản phẩm trung gian và thành phẩm, và phân phối các sản phẩm đã hoàn thành cho khách hàng.” - Từ Ganeshan và Harrison (Ganeshan, Ram, và Terry P Harrison, 1995,

“Giới thiệu về Supply Chain Management,” Sở Khoa học Quản lý và hệ thống thông tin, 303 tia Xây dựng Kinh doanh, Đại học Penn State, Đại học Park, Pennsylvania)

“Chuỗi cung ứng (Supply Chain) là mạng lưới các tổ chức có liên quan, thông qua các mối liên kết ngược và xuôi, trong các quy trình và hoạt động khác nhau tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ trong tay người tiêu dùng cuối cùng” - Logistics and Supply Chain Management (Martin Christopher)

1.1.2 Khái niệm và hình thức nhập khẩu

Nhập khẩu được hiểu là việc nhập hàng hóa, nguyên vật liệu từ các quốc gia khác trên thế giới về Việt Nam để tiêu thụ hoặc đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái xuất khẩu nhằm thu lợi nhuận Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia trên nguyên tắc thực hiện trao đổi ngang giá trong một khoảng thời gian nhất định

“Nhập khẩu hàng hóa là hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm ở khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật trên lãnh thổ Việt Nam” - Khoản 1 Điều 28 Luật thương mại 2005

Nhập khẩu trực tiếp là sản phẩm được nhập khẩu trực tiếp vào một quốc gia và không thông qua đại lý / nhà phân phối ủy quyền của nhà sản xuất Theo cách thức này, bên mua và bên bán trực tiếp giao dịch với nhau, việc mua và việc bán không ràng buộc nhau Bên mua có thể chỉ mua mà không bán, bên bán có thể chỉ bán mà không mua

Hoạt động chủ yếu là doanh nghiệp trong nước nhập khẩu hàng hoá, vật tư ở thị trường nước ngoài đem về tiêu thụ ở thị trường trong nước Để tiến tới ký kết hợp đồng kinh doanh nhập khẩu, doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ nhu cầu nhập khẩu vật tư, thiết bị trên thị trường nội địa, tính toán đầy đủ các chi phí đảm bảo kinh doanh nhập khẩu có hiệu quả, đàm phán kỹ lưỡng về các điều kiện giao dịch với bên xuất khẩu, thực hiện theo hành lang pháp lý quốc gia cũng như thông lệ quốc tế Đặc điểm: Được tiến hành một cách đơn giản Bên nhập khẩu phải nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, ký kết hợp đồng và thực hiện theo đúng hợp đồng, phải tự bỏ vốn, chịu mọi rủi ro và chi phí giao dịch, nghiên cứu, giao nhận,… cùng các chi phí có liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, thuế nhập khẩu…

Nhập khẩu gián tiếp (ủy thác): Theo quyết định số 1172/TM/XNK ngày 22/9/1994 của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc ban hành" Quy chế XNK uỷ thác giữa các pháp nhân trong nước" được định nghĩa như sau:

“Nhập khẩu uỷ thác là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức nhận làm dịch vụ nhập khẩu Hoạt động này được làm trên cơ sở hợp đồng uỷ thác giữa các doanh nghiệp phù hợp với những quy định của pháp lệnh hợp đồng kinh tế.”

Như vậy, hợp đồng uỷ thác nhập khẩu được hình thành giữa các doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng, có nhu cầu nhập khẩu một loại vật tư, thiết bị nào đó nhưng lại không được phép nhập khẩu trực tiếp hoặc gặp khó khăn trong việc tìm kiếm bạn hàng, thực hiện thủ tục uỷ thác nhập khẩu cho doanh nghiệp có chức năng thương mại quốc tế tiến hành nhập khẩu theo yêu cầu của mình Bên nhận uỷ thác phải cung cấp cho bên uỷ thác các thông tin về thị trường, giá cả, khách hàng, những điều kiện có liên quan đến đơn hàng uỷ thác thương lượng đàm phán và ký kết hợp đồng uỷ thác

Bên nhận uỷ thác phải tiến hành làm các thủ tục nhập khẩu và được hưởng phần thù lao gọi là phí uỷ thác Đặc điểm:

Nội dung cơ bản của nhập khẩu hàng hóa

1.2.1 Nội dung cơ bản của hoạt động nhập khẩu Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương còn được gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu Đó là một thỏa thuận giữa người mua và người bán ở hai quốc gia khác nhau Hợp đồng sẽ quy định bên bán phải cung cấp đúng, đủ hàng hóa và gửi lại các chứng từ liên quan cho bên mua

Nghĩa vụ của người mua là trả cho người bán số tiền cho hàng hóa đó Hợp đồng ngoại thương là một văn bản chính thức, các điều khoản và điều kiện của nó đã có sẵn trong một văn bản mẫu cụ thể, được chứng thực bằng chữ ký của hai bên

Theo nguyên tắc chung của tư pháp quốc tế hiện nay, trong mua bán quốc tế, các bên hoàn toàn có quyền tự do thỏa thuận chọn nguồn luật áp dụng cho quan hệ hợp đồng của mình Nguồn luật đó có thể là luật quốc gia, điều ước quốc tế, tập quán thương mại và thậm chí là cả án lệ Điều ước quốc tế

Có hai loại điều ước quốc tế thương mại điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

Loại đầu tiên là những điều ước quốc tế mà đề ra những nguyên tắc pháp lý chung làm cơ sở cho hoạt động mua bán hàng hóa Những điều ước này không điều chỉnh các vấn đề về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của các bên trong hợp đồng mua bán

9 ngoại thương Ví dụ: Hiệp định Thương mại Việt Nam – Hoa Kỳ, Hiệp định GATT (General Agreement on Tariffs and Trade - Hiệp định chung về Mậu dịch và Thuế quan), …

Loại còn lại là những điều ước quốc tế trực tiếp điều chỉnh những vấn đề liên quan đến quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng Ví dụ: Công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, …

Giá trị pháp lý của Điều ước quốc tế:

Với những điều ước quốc tế mà nước ta đã ký kết hoặc thừa nhận, chúng có giá trị bắt buộc đối với hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà không cần có sự thỏa thuận hoặc dẫn chiếu vào hợp đồng

Với những điều ước quốc tế mà nước ta không ký, chưa ký hoặc không thừa nhận thì không có giá trị bắt buộc đối với các bên Muốn chúng trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thì các bên phải dẫn chiếu chúng vào trong hợp đồng

Khi không có điều ước quốc tế hoặc điều ước quốc tế không đề cập đến một số quyền và nghĩa vụ nào đó của các bên, các chủ thể trong hợp đồng có thể dựa vào luật của một quốc gia nào đó để giải quyết

Luật quốc gia sẽ được sử dụng cho hợp đồng mua bán ngoại thương khi:

- Các bên thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế ngay từ lúc đàm phán, ký kết hợp đồng;

- Các bên thỏa thuận lựa chọn luật áp dụng cho hợp đồng sau khi hợp đồng mua bán đã được ký kết;

- Khi luật đó được quy định trong các điều ước hữu quan mà quốc gia đó tham gia ký kết hoặc thừa nhận;

- Khi luật đó được trọng tài lựa chọn nếu các bên trong hợp đồng không thỏa thuận được với nhau về luật áp dụng

Luật quốc gia được lựa chọn:

- Luật của nước thứ ba;

- Luật của bất cứ nước nào có mối liên quan với hợp đồng mua bán ngoại thương:

Thư viện ĐH Thăng Long

Tập quán thương mại quốc tế

Tập quán thương mại quốc tế là những thói quen thương mại được công nhận rộng rãi Điều cần lưu ý là để những tập quán thương mại này điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên cần dẫn chiếu chúng vào hợp đồng một cách thật chi tiết, cụ thể

Trong giao dịch thương mại quốc tế, người bán và người mua ở những nước khác nhau, có khoảng cách về địa lý nên hàng hóa phải trải qua một quãng đường dài trong một thời gian khá lâu để vận chuyển từ địa điểm người bán đến địa điểm người mua

Chính vì vậy, trong bất kỳ giao dịch quốc tế nào, các bên đều luôn quan tâm đến trách nhiệm, việc di chuyển, cho phí và rủi ro liên quan đến hàng hóa từ người bán sang người mua Để giải quyết vấn đề này các bên phải sử dụng các điều kiện thương mại Trong thương mại quốc tế, các điều kiện thương mại có thể được giải thích theo các cách khác nhau, giữa các khu vực thị trường và các ngành nghề buôn bán Nếu để các bên trong hợp đồng hiểu không thống nhất về điều kiện thương mại được lựa chọn sẽ rất dễ làm phát sinh tranh chấp

Ngày nay, Incoterms đã thông dụng và phổ biến trong hầu hết các hợp đồng thương mại quốc tế Incoterms do ICC ban hành có tính pháp lý tùy ý vì: ICC thực chất là một tổ chức hiệp hội nghề nghiệp (phi chính phủ) chứ không phải tổ chức liên chính phủ (có quyền lực), nên các văn bản do ICC ban hành chỉ có tính chất pháp lý tùy ý đối với các hội viên cũng như các bên liên quan thỏa thuận áp dụng, tức không mang tính chất pháp lý bắt buộc thực hiện đương nhiên như các văn bản luật Incoterms là 1 bộ gồm các điều kiện thương mại được viết tắt bằng ba chữ cái, thể hiện tập quán giao dịch giữa các doanh nghiệp trong các hợp đồng mua bán hàng hóa, mô tả nghĩa vụ, rủi ro, chi phí được phân bổ cho các bên liên quan Khi các bên đồng ý đưa Incoterms vào trong hợp đồng thì nó sẽ có giá trị pháp lý và các bên bắt buộc phải tuân thủ Nếu vi phạm thì sẽ là vi phạm hợp đồng Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận trong hợp đồng không thực hiện, hoặc thực hiện khác đi một hoặc một số khoản của Incoterms; Bổ sung thêm những điều khoản vào trong hợp đồng Incoterms không đề cập Nếu nội dung của Incoterms có xung đột với luật quốc gia thì luật quốc gia được vượt lên trên về mặt pháp lý Điều này nghĩa là, phán quyết của toàn án các cấp có thể phủ nhận các điều khoản của Incoterms

Giấy phép nhập khẩu là một chứng minh tính hợp pháp, cho phép các hàng hóa nước ngoài có thể đem bán và trao đổi trong nước Giấy phép nhập khẩu là một văn bản liên quan đến một hàng hóa nào đó đạt tiêu chuẩn có thể nhập khẩu theo nhiều con

11 đường và các phương tiện vận chuyển khác nhau Tùy từng loại hàng hóa sẽ có những yêu cầu về giấy phép khác nhau

Phương thức 1: Phương thức chuyển tiền T/T (remittance)

Trong các phương thức thanh toán quốc tế thì phương thức này gây ra không ít rủi ro cho hai bên Nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho nhà xuất khẩu (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do nhà nhập khẩu quy định

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THỰC PHẨM NHẬT BẢN VỀ VIỆT NAM CỦA CÔNG TY TNHH XNK BỐN MÙA 15

Khái quát về công ty TNHH XNK Bốn mùa

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên doanh nghiệp trong nước: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Bốn Mùa Tên doanh nghiệp quốc tế: Four Seasons Managements Inc

Trụ sở: Tầng 6 Tòa nhà MD Complex, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội

Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VNĐ Điện thoại: 02432076363

Email: congtyxnkbonmua.vn@gmail.com Mã số thuế: 0109443948

Four Seasons Japan thành lập vào tháng 8 năm 2015 tại Tokyo, Nhật Bản với mục đích xúc tiến thương mại xuất khẩu từ Nhật Bản đi các nước khác Four Seasons bắt đầu xuất khẩu các nguyên liệu tái chế từ giấy và các sản phẩm từ Giấy đi các nước Châu Á như Trung Quốc, Việt Nam, Thái Lan, Indonesia Sau đó lần lượt mở rộng sang các lĩnh vực khác như xuất khẩu các sản phẩm tiêu dùng nội địa từ Nhật Bản sang các nước Đông Nam Á như hàng tiêu dùng, thực phẩm, các sản phẩm chăm sóc sức khỏe mẹ và bé Năm 2020, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Bốn Mùa Việt Nam ra đời, nhập khẩu trực tiếp và phân phối các mặt hàng hàng tiêu dùng, thực phẩm, các sản phẩm chăm sóc sức khỏe chất lượng tốt từ Nhật Bản cho mẹ, bé và cả gia đình Mục tiêu mong muốn trở thành đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ kết nối nhu cầu và cung ứng hàng tiêu dùng, sản phẩm bảo vệ sức khoẻ cho các nhãn hàng, nhà bán lẻ, nhà thương mại phát triển thị trường tại Việt Nam cũng như thị trường toàn cầu với mong muốn trở thành địa chỉ tin cậy để lựa chọn đa dạng các sản phẩm Made in Japan cho người tiêu dùng Việt Nam

2.1.2 Tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi

Tầm nhìn: Trở thành đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ kết nối nhu cầu và cung ứng hàng tiêu dùng, sản phẩm bảo vệ sức khoẻ cho các nhãn hàng, nhà bán lẻ, nhà thương mại phát triển thị trường tại Việt Nam cũng như thị trường toàn cầu

Với triết lý kinh doanh 3 bên cùng có lợi: CHÚNG TÔI, KHÁCH HÀNG, và XÃ HỘI Chúng tôi luôn cố gắng hết mình để phục vụ lợi ích của đối tác và quan tâm đến lợi ích chung của cộng đồng

Thư viện ĐH Thăng Long

Sứ mệnh: Cung cấp giải pháp phát triển thị trường, đưa sản phẩm hàng tiêu dùng chất lượng cao từ các nước trên thế giới về Việt Nam Đưa các hàng tiêu dùng Nhật Bản chất lượng cao vươn tầm thế giới Mục đích của chúng tôi là trở thành một chuyên gia FCMG - Fast Moving Consumer Goods (ngành hàng tiêu dùng nhanh) toàn diện, một công ty kinh doanh, cung cấp các dịch vụ toàn diện cung ứng hàng hoá và xây dựng chuỗi giá trị, nhằm tạo cầu nối liền mạch giữa chủ sở hữu thương hiệu và nhà bán lẻ, mở rộng phạm vi thương hiệu trên toàn lãnh thổ; cuối cùng là tiếp cận và cung cấp các sản phẩm tiêu dùng tạo ra giá trị cho khách hàng cuối cùng

- Con người: Chúng tôi tin rằng mỗi cá nhân đều có thể tạo ra giá trị, và chúng tôi coi trọng giá trị của con người Tất cả nhân sự của chúng tôi đều là những con người tốt nhất, sẽ làm mọi việc theo cách tốt nhất đạt được những mục tiêu mà chúng tôi đề ra;

- Uy tín, Tận tâm: Chúng tôi đưa uy tín lên hàng đầu trong việc xây dựng niềm tin với khách hàng Chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các yêu cầu của khách hàng theo cam kết một cách tận tâm nhất;

- Đam mê, Quyết tâm : Chúng tôi làm việc trên tinh thần đam mê với những công việc mà chúng tôi đang đã và sẽ làm với tinh thần quyết tâm cao độ;

- Sáng tạo, đổi mới: Chúng tôi sẽ luôn sáng tạo về tư duy, sẵn sàng đổi mới cách làm việc để phù hợp với từng khách hàng, và thích ứng xu thế của thị trường

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XNK Bốn Mùa

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Nguồn: Phòng KT Nội bộ - Nhân sự Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XNK Bốn Mùa

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong sơ đồ cơ cấu tổ chức

- Giám đốc: Quản trị tổng thể tất cả các hoạt động của Công ty, bao gồm tài chính, nhân sự, kinh doanh và các hoạt động hằng ngày của Công ty, chỉ đạo, điều hành các bộ phận liên kết thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ kinh doanh theo quy chế quản lý, hoạt động nội bộ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty

- Phó giám đốc: Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công và những công việc được Giám đốc ủy quyền

 Kế toán trưởng: Chức năng cơ bản là chịu trách nhiệm về các dịch vụ tài chính, số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của Giám đốc Đảm bảo thực hiện thu chi tài chính

Thư viện ĐH Thăng Long

18 đúng chế độ hiện hành của nhà nước và quy định về thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các nghĩa vụ đối với nhà nước Phân tích, đánh giá hiệu quả tài chính của Công ty theo từng thời kỳ, kiểm soát và thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại, thiếu sót trong quản lý thu chi và sử dụng tài chính của Công ty Xử lý các công việc liên quan đến lương CBNV công ty

 Nhân sự: thực hiện nhiệm vụ cơ bản của kế toán như viết và thu thập các hoá đơn thu chi nội bộ công ty, dưới sự giám sát của kế toán trưởng; thực hiện các chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, phát triển, lương, thưởng, phúc lợi…), nội quy, quy định của Công ty

 Hành chính: Xây dựng các tiêu chuẩn, hệ thống đánh giá nhân sự về các vấn đề liên quan như: năng lực, kết quả thực hiện công việc

Kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền hạn, chấp hành các chính sách, chỉ thị và quyết định liên quan đến nhân sự của Công ty Tổ chức đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ, đánh giá trình độ năng lực cho cán bộ nhân viên Công ty Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân viên của Công ty, thực hiện các chức năng quản lý và đào tạo nguồn nhân lực và phụ trách công tác hành chính văn thư của Công ty

 Sales: Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng liên quan đến các dự án mà công ty đang triển khai Tập trung ở rộng phân khúc khách hàng, đặc biệt hướng đến chuỗi siêu thị, chuỗi cửa hàng mẹ và bé Đồng thời, theo dõi, tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh, tìm kiếm thị trường khách hàng, phân phối sản phẩm theo các kênh có sẵn, nắm chắc giá cả, lợi thế và hạn chế của sản phẩm Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh Thống kê phân tích tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch ở các đơn vị Định hướng chiến lược phát triển kinh doanh Thiết lập mối quan hệ với các đối tác, khách hàng mục tiêu của mỗi dự án cụ thể Sắp xếp và thiết kế lịch hoạt động của phòng

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM CẢI THIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG THỰC PHẨM NHẬT BẢN TẠI CÔNG TY TNHH XNH BỐN MÙA

Hạn chế sai sót trong quá trình làm việc, nâng cao nghiệp vụ đội ngũ nhân viên

Trước hết, công ty cần thay đổi triết lý và quan điểm về mua hàng, nhìn nhận bộ phận mua hàng như một đối tác chiến lược trong quá trình kinh doanh Mua hàng không chỉ đơn thuần là một hoạt động chi phí mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung hàng, chất lượng sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Điều này đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và sự cam kết từ các nhà quản lý cấp cao trong công ty Đầu tư vào đội ngũ mua hàng: Công ty cần đảm bảo rằng đội ngũ mua hàng được đầu tư và phát triển một cách chuyên nghiệp Điều này bao gồm tuyển dụng nhân viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, đào tạo và phát triển họ để nâng cao năng lực mua hàng Công ty cần đảm bảo rằng nhân viên mua hàng được trang bị kiến thức về ngành hàng hóa, quy trình mua hàng, kỹ năng đàm phán và quản lý hợp đồng để có thể tối ưu hóa hiệu quả mua hàng và tạo giá trị cho công ty Kết hợp kho với bộ phận sale admin để đẩy hàng cần bán sớm và đưa ra mức giá tốt, lên kế hoạch dọn kho trước đợt nhận hàng mới để đảm bảo kho sẽ chứa được toàn bộ hàng Sắp xếp thời gian hàng về để không bị quá tải kho, không có chỗ cho hàng mới và nhân viên cũng có thể dỡ hàng kịp thời, tránh trường hợp hàng về ồ ạt không đủ nhân lực làm việc

Nhân viên cần đảm bảo độ chính xác của các chứng từ hàng hóa, để việc làm thủ tục nhập khẩu hàng không bị gián đoạn vì lỗi sai chứng từ Nhân viên cần phải được đào tạo trình độ chuyên môn một cách kỹ lưỡng để đáp ứng nhu cầu khách hàng Đặc biệt, trong những trường hợp phát sinh vấn đề, nhân viên có đủ kiến thức để xử lý một cách nhanh chóng, không trì hoãn Cam kết dịch vụ được diễn ra đúng như hoạch định Cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng như bốc xếp hàng hóa, chuyển phát nhanh chứng từ, xin chứng nhận xuất xứ,… Đội ngũ quản lý cần quan tâm và chủ động triển khai các buổi đào tạo nhập môn, training kỹ năng để nhân viên có thể tham gia Tổ chức các buổi trao đổi trực tiếp với nhân viên với mục đích hướng dẫn quy trình làm việc và nội quy công ty Nhà quản lý có thể ứng dụng các phần mềm đào tạo nhân sự trực tuyến để nhân viên mới chủ động tham gia học tập Bằng cách này, nhân viên mới sẽ dễ dàng hiểu sâu hơn về quy trình thực hiện công việc, cách thức hoạt động và nhanh chóng triển khai công việc hiệu quả

Doanh nghiệp có thể hỗ trợ học phí cho nhân viên khi họ theo đuổi các lớp học nghiệp vụ bên ngoài, chủ động hỗ trợ nhân viên học tập để sau khi hoàn thành khóa học,

Thư viện ĐH Thăng Long

40 nhân viên sẽ làm được những công việc nâng cao, với cách xử lý công việc chuyên nghiệp hơn, cống hiến tốt hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp

Công ty cũng có thể áp dụng một số chiến lược để nâng cao chất lượng nhân sự một cách có hiệu quả như sau:

Về công tác tuyển dụng: Bộ phận hành chính - nhân sự cần có kế hoạch tuyển dụng chi tiết, với những yêu cầu cụ thể và chi tiết hơn Đồng thời cũng có thể lựa chọn các ứng viên với tiêu chí cao hơn, có thể bao gồm yêu cầu về sự linh hoạt trong xử lý tình huống, nhanh nhẹn, tinh thần cầu tiến, hay kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn tại các vị trí tương đương

Cụ thể, ở phòng ban Hải quan - tác động trực tiếp đến tốc độ xử lý hàng và uy tín đối với Hải quan của khách hàng, nhân viên cần có chứng chỉ khai báo Hải quan Phòng xuất nhập cần có chứng chỉ tham gia các khóa học xuất nhập và chứng chỉ ngoại ngữ

Về đội ngũ cán bộ quản lý: Tăng cường giám sát, kiểm tra hoạt động của đội ngũ nhân viên Làm việc sát sao với kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu phụ trách, đặc biệt là về công nợ để kịp thời trao đổi với đối tác, tránh tình trạng công nợ bị tồn quá lâu

Tham gia, tổ chức các chương trình huấn luyện bài bản, đào tạo cán bộ theo đúng định hướng phát triển của công ty theo từng thời kỳ

Về đội ngũ nhân viên: Tổ chức, chỉnh đốn lại hoạt động của đội ngũ nhân viên, đảm bảo tất cả bộ phận đều hoạt động hiệu quả với năng suất cao, đáp ứng yêu cầu của Công ty Đồng thời, tuyển chọn những cá nhân có tinh thần cầu tiến và trách nhiệm cao trong công việc cử đi đào tạo, bồi dưỡng kiến thức để xây dựng một đội ngũ nhân viên tinh nhuệ nhất Để có hiệu quả về lâu dài, việc đào tạo phải đồng thời đi kèm với cam kết gắn bó với Công ty trong một khoảng thời gian nhất định

Về quy trình quản lý: Xây dựng quy trình quản lý mua hàng hiệu quả: Công ty cần thiết lập các quy trình và quy định rõ ràng để quản lý mua hàng một cách chặt chẽ và hiệu quả Các bước trong quy trình mua hàng bao gồm việc đặt hàng, đàm phán hợp đồng, kiểm tra chất lượng sản phẩm và thanh toán Công ty nên đảm bảo rằng các quy trình này được thực hiện một cách chính xác và tuân thủ, đồng thời tạo điều kiện để tối ưu hóa quá trình mua hàng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả Đánh giá và quản lý rủi ro: Công ty cần xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình mua hàng và áp dụng các biện pháp để quản lý rủi ro này Điều này bao gồm thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ, phân tích và đánh giá khả năng tài chính của nhà cung cấp, đảm bảo việc lưu trữ thông tin về nhà cung cấp và hợp đồng mua bán một

41 cách an toàn, và phát triển kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố không mong muốn Đồng bộ hóa với các bộ phận khác trong công ty: Để đảm bảo sự liên kết và đồng bộ trong hoạt động kinh doanh, bộ phận mua hàng cần làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty như bộ phận sản xuất, bán hàng và tài chính Công ty nên thiết lập cơ chế giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận này để đảm bảo thông tin liên quan đến mua hàng được chia sẻ một cách hiệu quả và các quy trình kinh doanh được thực hiện một cách hợp nhất

Sử dụng công nghệ và hệ thống thông tin: Công ty nên áp dụng công nghệ và hệ thống thông tin để tăng cường quản lý mua hàng Công nghệ giúp tự động hóa quy trình mua hàng, tăng cường tính chính xác và minh bạch trong giao dịch, cung cấp thông tin thời gian thực và giúp theo dõi hiệu suất mua hàng Hệ thống thông tin tích hợp cũng giúp cải thiện khả năng truy xuất thông tin về nhà cung cấp, hợp đồng và lịch sử giao dịch, từ đó tăng cường quản lý rủi ro và định danh nhà cung cấp đáng tin cậy

Liên tục cải tiến và đánh giá hiệu suất: Công ty cần duy trì một quá trình liên tục cải tiến và đánh giá hiệu suất của bộ phận mua hàng Điều này bao gồm việc tiến hành đánh giá hiệu quả của các biện pháp và quy trình mua hàng, thu thập phản hồi từ các bộ phận liên quan và nhà cung cấp, và thực hiện các biện pháp cải tiến dựa trên các phân tích và đánh giá này Công ty cần luôn lắng nghe ý kiến và phản hồi từ các bộ phận và nhà cung cấp để nâng cao hiệu quả và đáp ứng yêu cầu của mọi bên liên quan.

Đa dạng nhà cung cấp dịch vụ

Đại dịch Covid-19 đã đặt mọi chuỗi cung ứng vào vòng xoáy khó khăn, gây ra sự thay đổi lớn về nhu cầu, trong khi việc các quốc gia buộc phải liên tục phong tỏa khiến hoạt động sản xuất và phân phối đều “hụt hơi” Kết quả là sự chậm trễ trong giao hàng gia tăng, tạo ra sự thiếu hụt các thành phần quan trọng và giá cả tăng vọt Từ đó, khiến cho việc cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho các nhà sản xuất, chế tạo và bán lẻ toàn cầu trở nên vô cùng khó khăn

Sau những biến động lớn của chuỗi cung ứng sau thời kỳ dịch bệnh, có thể nhận thấy việc đa dạng hóa chuỗi cung ứng chính là chìa khóa để xây dựng chuỗi cung ứng bền vững, có khả năng thích ứng cao trước những biến động lớn của kinh tế thế giới và khu vực, đảm bảo ổn định hoạt động sản xuất, tham gia hiệu quả vào chuỗi giá trị toàn cầu Cần thúc đẩy đa dạng hóa chuỗi cung ứng, giảm phụ thuộc vào nguồn cung từ nước ngoài và đẩy nhanh quá trình đổi mới, ứng dụng công nghệ cao và chuyển đổi số đối với các hoạt động sản xuất và kinh doanh của cả doanh nghiệp

Những lợi ích chính của việc đa dạng hóa nhà cung cấp

Thư viện ĐH Thăng Long

Giảm rủi ro: Đa dạng hóa nhà cung cấp giúp giảm rủi ro khi một nhà cung cấp gặp khó khăn hoặc không thể cung cấp hàng hoặc dịch vụ Khi có nhiều nhà cung cấp khác nhau, bạn có thể chuyển hướng đến những nguồn cung ứng dự phòng, đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn quá nhiều Đàm phán mạnh mẽ: Có nhiều nhà cung cấp cung cấp cùng một loại hàng hoặc dịch vụ sẽ tạo ra một sự cạnh tranh trong việc đàm phán giá cả và điều kiện hợp đồng

Doanh nghiệp có thể tận dụng tình hình này để đạt được các thoả thuận tốt hơn và giảm chi phí mua hàng Đảm bảo chất lượng: Đa dạng hóa nhà cung cấp cung cấp cho doanh nghiệp sự lựa chọn để chọn những nhà cung cấp có chất lượng tốt nhất Có thể tiến hành các quá trình đánh giá và so sánh để chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp và đảm bảo rằng sẽ nhận được hàng hoặc dịch vụ chất lượng cao Đảm bảo sự bền vững: Đa dạng hóa nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự bền vững của chuỗi cung ứng Khi có nhiều nhà cung cấp dịch vụ và tùy chọn, doanh nghiệp có thể chọn những nhà cung cấp hỗ trợ các tiêu chuẩn bền vững phù hợp nhất với công ty.

Ổn định nhà cung cấp dịch vụ

Ổn định nhà cung cấp dịch vụ là quá trình đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ có khả năng duy trì và cung cấp dịch vụ chất lượng đáng tin cậy cho khách hàng trong thời gian dài Điều này đòi hỏi các biện pháp quản lý và ứng phó với các rủi ro và khó khăn có thể phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ Để đảm bảo hoạt động vận chuyển hàng hóa và xử lý hàng tại các cảng, kho bãi việc có đội ngũ hỗ trợ thay thế là một điều cần thiết Tuy nhiên để xử lý các vấn đề phát sinh khi lấy hàng, sự giúp đỡ từ mối quan hệ giữa Công ty Bốn Mùa và bên dịch vụ vận chuyển là hết sức quan trọng Nó có thể giảm thiểu được tối đa việc phát sinh chi phí ngoài giờ liên quan tới khai thác tại kho, bãi, hay chi phí lưu xe qua đêm Hơn thế nữa hợp tác lâu dài với một nhà cung cấp vận tải sẽ giúp hàng hóa nhập khẩu của công ty được ưu tiên vận chuyển trong thời gian cao điểm, thiếu hụt phương tiện vận tải

Quản lý chất lượng: Thiết lập và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng để đảm bảo rằng dịch vụ được cung cấp đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp Điều này bao gồm việc xác định các quy trình, tiêu chuẩn và chỉ số hiệu suất chất lượng, cũng như việc đảm bảo dịch vụ được cung cấp có chất lượng phù hợp với yêu cầu của công ty

Thiết lập các hệ thống giám sát và đánh giá để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ Điều này có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ khách hàng, đo lường chỉ số hiệu suất quan trọng và tổ chức kiểm tra định kỳ

Thư viện ĐH Thăng Long