Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kế toán máy* Đặc điểm- Thông tin kế toán là những dữ liệu, thông tin kinh tế tài chính liên quan đến TS, NV, DT, CP, KQ trong quá tr
Trang 11 Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kế toán máy 2
2 Các yếu tố cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 2 3 Mã hoá đối tượng quản lý 3
4 Nguyên tắc tổ chức kế toán máy 4
* Yêu cầu tổ chức kế toán máy: 5
5 Khái niệm phân loại và vai trò phần mềm kế toán, nguyên tắc xây dựng .5 6 Khái niệm về danh mục kế toán, đặc điểm danh mục, yêu cầu 6
lập danh mục (nhà cung cấp, nhân viên, ) 6
8 Kế toán là một phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý kinh doanh của đơn vị 8
9 Quá trình kế toán số liệu 8
10 Hệ thống thông tin kế toán 10
11 Công nghệ thông tin 10
12 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 11
13 Tính ưu việt của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 11 14 So sánh kế toán máy và kế toán thủ công 12
15 Sự cần thiết của tổ chức kế toán máy 13
16 13
17 Tổ chức bộ máy kế toán 13
18 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 14
19 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 14
20 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán 15
21 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính 16
22 Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán 17
23 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 18
24 Tổ chức quản trị người dùng 19
25 Bút toán xử lí trùng 20
Trang 226 Toàn bộ thông tin đầu vào của quá trình xử lí thông tin kế toán là gì? Các bút toán tổng hợp cuối kỳ gồm những gì? 20
27 Các bước tạo lập dữ liệu kế toán trên phần mềm kế MISA? 21
1 Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kế toán máy
* Đặc điểm
- Thông tin kế toán là những dữ liệu, thông tin kinh tế tài chính liên quan đến TS,
NV, DT, CP, KQ trong quá trình hoạt động của đơn vị
- Thông tin kế toán thường gồm nhiều dữ liệu kế toán, nó cần phải qua một quá trình xử lý (tập hợp, sắp xếp, tổng hợp…) để biến dữ liệu kế toán thành thông tin
- Yêu cầu riêng:
+ Thông tin trung thực và an toàn: phụ thuộc người làm kế toán máy, phần mềm kế toán, tính bảo mật, sự khảo sát nội bộ
+ Thông tin kịp thời
+ Thỏa mãn yêu cầu của đơn vị và theo chuẩn mực, chế độ\
2 Các yếu tố cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
- Phần cứng: máy vi tính, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hoặc với máy tính khác
- Phần mềm: phần mềm hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm kế toán
- Các thủ tục: thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý
Trang 3thông tin như: thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm…
- Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp dữ liệu cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán, như: tệp danh mục tài khoản; tệp chứng từ; tệp danh mục tài sản, vật tư…
- Con người: là nhân viên phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên , các nhân viên nghiệp vụ (kế toán và người sử dụng máy tính…); các nhà quản trị…
3 Mã hoá đối tượng quản lý
- Là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý
mã cho dối tượng mới (đối tượng cấp dưới)
+ PP mã số liên tiếp: Đối tượng mới xuất hiện được gắn bằng ký tự kế tiếp của mã đối tượng trước nó Đây là mã sử dụng các ký tự chữ số theo trình tự để đảm bảo liên tục, không có khoảng trống trong mã để phản ánh các đối tượng theo trình tự thời gian loại 1 trình tự nào đó Mã này có thể sử dụng để xác định mã/số chứng từ+ PP mã hoá tổng hợp:
Trang 4+ Triển khai (tiến hành) mã hoá
- Yêu cầu của việc mã hoá:
4 Nguyên tắc tổ chức kế toán máy
- Đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phù hợp yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, phù hợp với chuẩn mực kế toán và các chính sách, chế độ kế toán
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp
- Trang bị đồng bộ về cơ sở - vật chất và trình độ các bộ kế toán và cán bộ quản lý của doanh nghiệp
- Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hóa cao: Việc tính toán, hệ thống hóa và cung cấp thông tin phải thực hiện tự động, đồng bộ trên máy tính theo phần mềm kế toán
đã cài đặt sẵn
- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất: giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với đơn vị thành viên, giữa công ty mẹ và công ty con
Trang 5* Yêu cầu tổ chức kế toán máy:
- Tính hiệu quả và phù hợp: Cân nhắc đến hiệu quả và sự phù hợp của việc lựa chọn phần mềm nào
- Tính kiểm soát: Nhà quản trị phải cân nhắc yêu cầu nhà cung cấp phần mềm những thông tin thu thập, xử lí, cung cấp phải được kiểm soát toàn diện của toàn
bộ hệ thống kế toán theo sự phân quyền
- Tính linh hoạt: Yêu cầu này xuất phát từ tính hiệu quả của phần mềm kế toán Khi đơn vị lựa chọn bất cứ phần mềm kế toán nào đều phải cân nhắc khả năng sử dụng và có thể dễ dàng cập nhật, nâng cao
5 Khái niệm phân loại và vai trò phần mềm kế toán, nguyên tắc xây dựng
- Khái niệm: Phần mềm kế toán là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ thống chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lýthông tin của chứng từ sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán
- Vai trò: là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông tin kế toán trong đơn vị
- Phân loại:
+ Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Phần mềm kế toán bán lẻ (POS): là phần mềm hỗ trợ công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng
Phần mềm kế toán tài chính quản trị: Dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính
+ Theo hình thức đóng gói sản phẩm:
Phần mềm đóng gói: là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đónggói thành các sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa càiđặt phần mềm Phần mềm được sử dụng rộng rãi và phổ biến
Phần mềm đặt hàng: là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng cho 1 DN hoặc 1 số nhỏ các DN trong cùng 1 tập đoàn theo đơn đặt hàng Loại phần mềm không phổ biến và giá thành rất cao
* Nguyên tắc cơ bản xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán
Trang 6- Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thông chế độ kếtoán hiện hành
- Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của BCTC đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập BC kế toán theo yêu cầu
- Đảm bảo tính thích nghi
- Đảm bảo tính linh hoạt
- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu
- Đảm bảo nguyên tắc xử lí bút toán trùng
6 Khái niệm về danh mục kế toán, đặc điểm danh mục, yêu cầu
lập danh mục (nhà cung cấp, nhân viên, )
- Khái niệm: Danh mục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách
có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng
đó Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm Một danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý như một tài khoản kế toán, một khách hàng hay một hàng hóa và được xác định bằng một mã duy nhất
Trang 88 Kế toán là một phân hệ thông tin trong hệ thống quản lý kinh doanh của đơn vị
- Hạch toán kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin kinh tế tài chính trong các đơn vị nhằm giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát toàn bộ các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị
- Khái quát chu trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán qua sơ đồ
- Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh doanh:
+ Là một phân hệ thông tin kinh tế tài chính quan trọng cấu thành nên hệ thống thông tin kinh tế của đơn vị
+ Là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính
9 Quá trình kế toán số liệu
- Được bắt đầu từ khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán… Cho đến khi lập các báo cáo kế toán
- Quá trình kế toán số liệu được khái quát theo sơ đồ sau
Trang 1010.Hệ thống thông tin kế toán
- HTTTKT là tập hợp các nguồn lực con người (cán bộ kế toán), thiết bị công cụ
xử lý thông tin ( máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng…) và các thành phần hỗ trợ khác(phần mềm) được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu kinh tế tài chính đầu vào và kết xuất các thông tin kế toán
- Khái quát HTTTKT trong điều kiện kế toán máy
11.Công nghệ thông tin
- CNTT là sự hoà nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông được thực hiện nhờ công nghệ vi điện tử
- Nguyên lý chung hoạt động của máy vi tính
Trang 1112.Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
4- Tổ chức bố trí sắp xếp phân công cán bộ kế toán, phân quyền cập nhật, khai thác thông tin
13.Tính ưu việt của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Trang 12- Tiết kiệm được thời gian chi phí hạch toán, giảm được hao phí lao động cho công tác hạch toán, đảm bảo công tác kế toán hiệu quả, hiệu suất hơn, do có sự hỗ trợ của phần mềm tự động xử lý, tính toán và ghi sổ kế toán, lập báo cáo
- Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý
- Thuận tiện cho việc phát hiện sai sót, kiểm tra đối chiếu, tìm kiếm số liệu, chứng
từ nhanh và đơn giản hơn
- Giúp công tác bảo quản, lưu trữ số liệu, tài liệu kế toán thuận lợi, an toàn hơn
14 So sánh kế toán máy và kế toán thủ công
Trang 1315.Sự cần thiết của tổ chức kế toán máy
- Do yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế: Khi tổ chức CTKT trên máy sẽ giúp số hóatất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả mọi người, mọi doanh nghiệp với nhau Từ đó giúp cho việc hội nhập, hợp tác quốc tế trở nên dễ dàng hơn
- Do yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Trong điều kiện KTTT phát triển với tốc
độ ngày càng nhanh, quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, địa bàn rộng, thông tin ngày càng nhiều càng đa dạng => Cần thay thế kế toán thủ công để công việc trở nên dễ hàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn
- Do yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp: Yêu cầu củacác chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý điều hành cần phải nắm bắt thông tin và xử
lý thông tin ngày càng nhanh nhạy, kịp thời để đề ra các quyết định kinh doanh, tậndụng được thời cơ và có hiệu quả
16
17 Tổ chức bộ máy kế toán
Có 3 loại hình tổ chức công tác kế toán
Trang 14- Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung
- Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán
- Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán
18 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Chứng từ là những chứng mình bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã thực sự phát sinh và hoàn thành là cơ sở ghi sổ kế toán
- Yêu cầu về việc sử dụng chứng từ:
+ Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ
+ Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: tên, số hiệu chứng từ…
+ Chứng từ kế toán phải chính xác, kịp thời và hợp lệ, hợp pháp
+ Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn Doanh nghiệp được chủ động xây dựng thiết kế mẫu biểu chứng từ nhưng vẫn phải thực hiện theo quy định của Luật
Kế toán, NĐ 129/2004/NĐ-CP
19 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trang 1520 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Trang 1621 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính
- Có 2 phương pháp thông dụng để lưu trữ dữ liệu: Lưu dưới dạng hệ thống các tệptin truyền thống và lưu dưới dạng cơ sở dữ liệu
* Mô hình lưu dữ liệu dưới dạng hệ thống các tệp tin truyền thống
- Là pp mô phỏng cách lưu trữ thủ công truyền thống
- Các dữ liệu liên quan đến một vấn đề hay đối tượng được tổ chức thành 1 tệp hoặc nhiều tệp cùng chủ đề được lưu trữ trong 1 hoặc nhiều ô tủ hồ sơ về cùng 1 nội dung; nhiều ngăn chứa những nội dung liên quan đến 1 lĩnh vực tạo thành 1 tủ
Trang 17- Là 1 hệ thống tích hợp các tệp tin, được thiết kế nhằm giảm thiểu việc lặp lại dữ liệu
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là 1 chương trình mềm và những công cụ co sẵn do 1 sốnhà sản xuất phần mềm cung cấp để tạo lập và quản trị cơ sở dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu chia thành 3 loại: CSDL cây phân cấp, CSDL mạng, CSDL quan hệ
22 Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán
- Danh mục các báo cáo quản trị có thể gồm
+ Báo cáo chi quỹ tiền mặt
+ Báo cáo cân đối vật tư, hàng hoá, sản phẩm theo hiện vật
+ Báo cáo cân đối vật tự, hàng hoá, sản phẩm theo giá trị
Trang 1823 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
- Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung cơ bản và là công việc không thể thiếu được của mộ đơn vị kế toán
- Nội dung
- Quy trình kiểm tra
Trang 1924 Tổ chức quản trị người dùng
- Quản trị người dùng: là vấn đề liên quan đến tổ chức phân công trách nhiệm côngviệc được quyền thực hiện và khai thác thông tin cho các nhận viên trong hệ thống mạng nội bộ:
+ Quyền được nhập một, hoặc một số loại chứng từ nhất định theo nội dung công tác kế toán
+ Quyền khai thác thông tin: quy định ai được xem, in báo cáo nào, số nào trong hệthống
+ Quyền nhóm: quy định ai được phép quản lý, xem dữ liệu, sửa dữ liệu của 1 nhóm user xác định
+ Quyền quản trị hệ thống: bản chất là quyền khai thác tính động của hệ thống nhưthêm, hủy, sửa các yếu tố quản lý, lập thêm các báo cáo
+Quyền được xem, in dữ liệu nhưng không được sửa
+ Một số quyền khác …
Trang 2025.Bút toán xử lí trùng
Cách 1: sử dụng TK trung gian
- Nghiệp vụ tăng giảm giữa TM và TGNH: TK 113
- Nghiệp vụ mua hàng hóa dịch vụ: TK 331
- Nghiệp vụ bán SP, HH, cung ứng dịch vụ: TK 131
Cách 2: Chỉ ưu tiên nhập 1 loại chứng từ
Cách 3: Sử dụng chức năng chống trùng trong chương trình, đánh dấu khử trùng khi nhập liệu,
26 Toàn bộ thông tin đầu vào của quá trình xử lí thông tin kế toán là gì? Các bút toán tổng hợp cuối kỳ gồm những gì?
Toàn bộ thông tin đầu vào của quá trình xử lí thông tin kế toán gồm:
Khai báo:
Thông tin về DN
Thông tin về chính sách, phương pháp kế toán
Đối tượng quản lí
Tính lương, các khoản trích theo lương
Tính CL tỉ giá hối đoái
Tính giá vốn xuất kho
Phân bổ, kết chuyển chi phí
Khóa sổ, lập Báo cáo
Trang 21Kiểm tra, sao lưu dữ liệu và in
27 Các bước tạo lập dữ liệu kế toán trên phần mềm kế MISA?
- Thông tin dữ liệu
- Thông tin doanh nghiệp