Chương 4: Các chu trình nghiệp vụ pdf

Chương 4: Các chu trình nghiệp vụ BỘ MƠN CƠNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠI Nội dung chương 4.1 Các chu trình nghiệp vụ doanh nghiệp 4.2 Chu trình doanh thu (bán hàng) 4.3 Chu trình chi phí (mua hàng)  Chu trình chuyển đổi (sản xuất)  Chu trình tài Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 4.1.1 Khái niệm CTNV  Mục đích: – – – – – – Hiểu khác biệt cách tiếp cận HTTT KT theo chu trình nghiệp vụ theo cách tiếp cận truyền thống Nhận biết hoạt động chu trình u cầu thơng tin định quan trọng hoạt động chu trình Quy trình lập – luân chuyển chứng từ Các thủ tục kiểm soát Các báo cáo quan trọng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 4.1.2 Mối liên hệ CTNV DN  Hoạt động doanh nghiệp thường có tính lặp theo chu kỳ  Việc thu thập liệu, xử lý, cung cấp thơng tin kế tốn chịu ảnh hưởng có liên hệ với tất hoạt động  Q trình vận động đối tượng kế tốn có liên quan chặt chẽ với Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 4.1.2 Mối liên hệ CTNV DN(tt)  Kế toán truyền thống: –  Tiếp cận theo đối tượng KT/ nhóm đối tượng KT loại Tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: – – – – Theo hoạt động – nhóm NV - nghiệp vụ loại Xác lập mối liên hệ chặt chẽ đối tượng KT Theo dõi tồn q trình hoạt động – kể nghiệp vụ, hoạt động phi tài Kiểm sốt nội theo chu trình nghiệp vụ Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 4.2 Chu trình chi phí (mua hàng)  Mục tiêu – Hiểu hoạt động kinh doanh kiện xảy chu trình chi phí – Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý kiện để cung cấp thơng tin – Kiểm sốt nội cần có chu trình Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ Chu trình chi phí  Nội dung – Các kiện xảy chu trình chi phí – Tổ chức kế toán ghi nhận, xử lý kiện tạo báo cáo  Xử lý tay  Xử lý máy Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ Chu trình chi phí  Hoạt động kinh tế Sự kiện kinh tế – Trao đổi hàng hoá, dịch vụ với người bán – Thanh toán tiền cho người bán - Yêu cầu hàng - Đặt hàng mua với người bán - Nhận hàng - Chấp thuận hóa đơn người bán - Thanh toán tiền cho người bán Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ Xử lý yêu cầu hàng Kho hàng Mua hàng • Xác định nhu cầu • Gửi yêu cầu mua hàng tới phận mua hàng Lưu ý: phận liên quan khác bán hàng (lập Back Order) hay BP có nhu cầu TSCĐ lập yêu cầu mua Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 10 4.3 Chu trình doanh thu (bán hàng)  Thông tin định  Các hoạt động chu trình doanh thu  Quy trình lập – luân chuyển chứng từ  Tổ chức xử lý nghiệp vụ  KSNB  Báo cáo kế toán Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 20 Thơng tin định  Thông tin: – – – –  Thơng tin tình trạng hàng hóa Thơng tin khác hàng – tình hình cơng nợ - tình trạng tín dụng Thơng tin hiệu hoạt động Thông tin nguồn lực doanh nghiệp khả đáp ứng nhu cầu khách hàng Các định: – – – – – Giá Hoạt động Chính sách tín dụng Quảng cáo, khuyến Nhu cầu vay vốn Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 21 Mục tiêu kiểm soát  Tất nghiệp vụ phải xét duyệt  Các nghiệp vụ sau xét duyệt phải thực đắn  Tất nghiệp vụ ghi chép có thực  Ghi chép đầy đủ, xác nghiệp vụ hợp lệ  Bảo vệ tài sản liên quan  Các hoạt động hữu hiệu hiệu Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 22 Các hoạt động CTDT  Tiếp nhận xử lý yêu cầu đặt mua hàng khách hàng  Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng  Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu  Theo dõi việc toán khách hàng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 23 Tiếp nhận xử lý yêu cầu đặt mua hàng khách hàng  Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Nhận đơn đặt hàng  Xử lý yêu cầu mua hàng, lập lệnh bán hàng  Xét duyệt bán hàng xét duyệt toán  Gửi thơng báo cho khách Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 24 Tiếp nhận xử lý yêu cầu đặt mua hàng khách hàng (tt)  Quy trình lập – luân chuyển chứng từ – BP tiếp nhận y/c mua hàng khách hàng – lập lệnh bán hàng – BP xét duyệt bán hàng, xét duyệt tín dụng T/h doanh nghiệp ƯD ERP: • Nhận đơn đặt hàng • Nhập liệu ĐĐH • Xét duyệt phần mềm • In Lệnh bán hàng T/h doanh nghiệp khơng ƯD ERP • Nhận đơn đặt hàng • Lập Lệnh bán hàng • Xét duyệt thủ cơng • Gửi Lệnh bán hàng • Gửi Lệnh bán hàng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 25 Tiếp nhận xử lý yêu cầu đặt mua hàng khách hàng (tt) • Rủi ro • Ghi nhận y/c đặt mua hàng ko đầy đủ, ko xác •  Nhận đơn đặt hàng giả mạo, xử lý đặt hàng khách khơng có thực • Đồng ý bán chịu cho k/h ko có khả tốn  Kiểm soát chứng từ gốc  K/ tra đối chiếu hàng tồn kho  Tách biệt xét duyệt bán chịu  Phân quyền truy cập danh mục hàng hóa, k/h, chức nhập Đơn đặt hàng, in Lệnh Bán hàng  Kiểm sốt q trình nhập liệu Đồng ý bán mặt hàng ko đủ số lượng, ko có kho • Hoạt động kiểm sốt • Nhập liệu vào hệ thống sai  Đơn đặt hàng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 26 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng       Xử lý y/c xuất, giao hàng hóa Lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Xuất kho Gửi hàng/giao hàng cho khách Chuyển chứng từ xuất kho, giao hàng cho kế toán  Lập hóa đơn Ghi thẻ kho Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 27 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng (tt)  Quy trình lập – luân chuyển chứng từ – BP giao nhận hàng/ bp gửi hàng – BP kho T/h doanh nghiệp ứng dụng ERP: • Dữ liệu có sẵn chứng từ để tham chiếu • Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng in từ hệ thống • Việc xác nhận xuất kho, giao hàng thực máy • Dữ liệu sau xuất hàng T/h doanh nghiệp không ứng dụng ERP: • Căn Lệnh bán hàng để lập phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng • BP kho Phiếu XK xuất hàng cho BP gửi hàng hay cho Khách hàng • BP gửi hàng Phiếu giao hàng, giao hàng cho doanh nghiệp vận tải • Kiểm đếm hàng ký xác nhận Ghi thẻ kho • Chuyển chứng từ cho kế tốn BP lập hóa đơn cập nhật Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 28 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng (tt)  KSNB  Hoạt động kiểm soát  Rủi ro  Phân chia trách nhiệm BP bán hàng, BP kho, BP gửi hàng kế tốn • Lập chứng từ sai sót • Giao hàng nhầm  Kiểm sốt chứng từ • Mất hàng  Hạn chế tiếp cận tài sản • Ghi sổ, nhập liệu sai  Phân quyền truy cập liệu  Hàng tồn kho  Kiểm sốt q trình nhập liệu  Lệnh bán hàng, in Phiếu xuất • Chỉnh sửa liệu sau xuất hàng  kho, Phiếu giao hàng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 29 Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu       Nhận chứng từ xuất giao hàng Kiểm tra, đối chiếu chứng từ liên quan Lập hóa đơn Gửi hóa đơn cho khách hàng Ghi sổ/ nhập liệu nghiệp vụ bán hàng, nợ phải thu Lưu chứng từ Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 30 Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu(tt)  Quy trình lập – luân chuyển chứng từ  BP kế toán T/h doanh nghiệp ứng dụng ERP: •BP lập hóa đơn kiểm tra liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, in HĐ •Dữ liệu nghiệp vụ bán hàng cập nhật •Hóa đơn gửi cho khách hàng •Kế tốn kiểm tra liệu, cập nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu KH •Lưu hóa đơn theo tên/ mã KH T/h doanh nghiệp khơng ứng dụng ERP: •BP lập hóa đơn kiểm tra liệu bán hàng, đối chiếu chứng từ, lập HĐ •HĐ gửi cho Khách hàng •Kế tốn kiểm tra liệu, nhập liệu/ghi •sổ nghiệp vụ bán hàng, cập nhật doanh thu, giá vốn, nợ phải thu KH •Theo dõi chi tiết hàng hóa, doanh thu bán hàng, nợ phải thu •Lưu hóa đơn theo tên/ mã KH •Lưu chứng từ: Lệnh BH, Phiếu XK, Phiếu Giao hàng Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 31 Lập hóa đơn – theo dõi nợ phải thu(tt)  KSNB  Hoạt động kiểm sốt  Rủi ro • • Khơng lập hóa đơn • Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng khơng có thực Phân chia trách nhiệm BP gửi hàng, BP bán hàng, bp kế toán • Ghi sổ, nhập liệu sai • Chỉnh sửa liệu trước thực nghiệp vụ • Lập hóa đơn sai • • • Mất liệu, lộ bí mật thơng tin KS chứng từ Kiểm tra hóa đơn trước giao cho KH • Đối chiếu số liệu BP • Phân quyền truy cập liệu • KS nhập liệu hóa đơn, KS xử lý Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 32 Theo dõi việc tốn khách hàng  Tiếp nhận y/c chiết khấu, giảm giá hay trả lại hàng từ khách hàng  Xét duyệt giảm nợ/ xóa nợ phải thu  Nhận hàng bán bị trả lại  Thu tiền  Nộp tiền vào ngân hàng  Ghi sổ/ nhập liệu cập nhật liệu  Lưu chứng từ Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 33 DFD ngữ cảnh HT - chu trình doanh thu u u cầ Yê Yêu cầu đặt hàng Chu trình chi phí Thanh tốn Khách hàng ĐH chấp nhận Hãng vận tải Ch trình doanh thu Dữ liệu Hóa đơn Chu trình chuyển đổi Sổ báo cáo hoa gi Tiề n hồn g HT lương bá o , yê uc ầu Ngân hàng Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 34 ... phi tài Kiểm sốt nội theo chu trình nghiệp vụ Bài giảng HTTT Kế tốn - Chương - Các chu trình nghiệp vụ Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 4.2 Chu trình chi phí (mua hàng)...Nội dung chương 4.1 Các chu trình nghiệp vụ doanh nghiệp 4.2 Chu trình doanh thu (bán hàng) 4.3 Chu trình chi phí (mua hàng)  Chu trình chuyển đổi (sản xuất)  Chu trình tài Bài giảng... Hàn g Chu trình doanh thu hóa KS hàng tồn kho Chu trình chuyển đổi Các phận khác Bài giảng HTTT Kế toán - Chương - Các chu trình nghiệp vụ 18 ÐH mua chấp thuận ÐH mua DFD chu trình chi phí Các