BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN TÊN CHUYÊN ĐỀ: TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI 1 TRACO
Tên gọi, địa chỉ
-Tên công ty: Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco
-Tên quốc tế: TRACO TRANSPORT JOINT STOCK CORPORATION NO.1
-Địa chỉ: Số 45 Đinh Tiên Hoàng, Phường Hoàng Văn Thụ, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
-Quản lý bởi: Cục Thuế TP Hải Phòng
-Loại hình DN: Công ty cổ phần ngoài NN
Lịch sử hình thành phát triển
- Ngày 16/02/2000 tại thành phố Hải Phòng, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco được thành lập với các ngành nghề kinh doanh: Đại lý vận tải, Vận tải hàng hóa Đường biển, Đường bộ, Đường sắt và các Dịch vụ giao nhận hàng hóa, Thủ tục hải quan.
- Trên 20 năm hoạt động trong lĩnh vực vận tải, vượt qua các thăng trầm, khó khăn, doanh nghiệp đã nhận được sự tín nhiệm của nhiều đối tác trên khắp cả nước Nhiều hợp đồng vận tải đã được ký kết và thực hiện thành công, góp phần không nhỏ trong việc mang lại thương hiệu vận tải uy tín của công ty.
Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ chính
Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco là một đơn vị uy tín và có thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận vận tải, dịch vụ xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan trên địa bàn tỉnh Hải Phòng và trên cả nước Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển, công ty cổ phần Vận Tải
1 Traco đã và đang ngày càng trở thành một đối tác tin cậy trong việc cung cấp các giải pháp về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trên khắp Việt Nam.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải vận tải biển như: dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ đại lý vận tải đường biển, dịch vụ giao nhận hàng hóa, dịch vụ khai thuê hải quan.
Với châm ngôn luôn cố gắng hoàn thiện để thích ứng với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng thì công ty đã tạo nên thương hiệu cho chính bản thân mình Song song đó là mục tiêu định hướng khách hàng, giá trị của công ty gắn liền với những cam kết trong việc cung cấp những giải pháp tối ưu, cùng với một phong cách phục vụ chuyên nghiệp, công ty Vận Tải 1 Traco đã nỗ lực không ngừng nghỉ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng bằng chính sự trung thực, tối ưu trong công việc Chính những giá trị và sự cam kết này đã tạo nên sự tin cậy trong lòng khách hàng và cũng là động lực thúc đẩy Công ty ngày càng phát triển và thành công.
Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Ban giám đốc Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco bao gồm:
- Giám đốc: ĐỖ THỊ BÍCH THỦY ( người đại diện pháp lý) hình 1.1 sơ đồ bộ máy công ty
Phòng kinh doanh: có thể nói đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng:
- Thực hiện công tác nghiên cứu tiếp cận mở rộng thị trường
- Tổ chức tìm kiếm nguồn hàng
- Soạn thảo và tổ chức thực hiện hợp đồng nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty
PHÒNG CHỨNG TỪ, GIAO NHẬN
Phòng chứng từ, giao nhận:
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu
- Có nhiệm vụ giao chứng từ cho khách hàng
- Liên hệ với người vận chuyển, đại lý và giải quyết mọi khó khăn cho khách hàng
- Nhập dữ liệu, làm các chứng từ cho những lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu
- Liên lạc với khách hàng và xuống cảng làm thủ tục Hải quan Nhận hàng hoặc xuất hàng theo yêu cầu của khách, giao hàng đúng hẹn
Phòng Tài chính - Kế toán:
Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng Giám đốc điều hành hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế kế toán toàn Công ty, quản lý và kiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp Công ty hoàn thành các chỉ tiêu tài chính.
Phòng có nhiệm vụ chủ yếu:
Tổng hợp các số liệu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính Phân tích, đánh giá các hoạt động tài chính trong khai thác đội tàu để tìm ra các biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất
Kiến nghị các biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời những sai lệch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính, có quyền tham gia tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán tài chính trong toàn công ty.
Phòng kế hoạch có nhiệm vụ phân tích, tổng hợp và lập bản dự thảo kế hoạch hoạt động sao cho phù hợp với định hướng và chủ trương của doanh nghiệp, tổ chức theo từng thời kỳ Trình bày bản dự thảo kế hoạch hoạt động với Ban lãnh đạo Kế tiếp tiến hành lập kế hoạch chính thức, trình duyệt kế hoạch với quản lý cấp trên Phân chia chỉ tiêu kế hoạch cho các bộ phận có liên quan dựa trên tình hình thực tế và khả năng của từng bộ phận sao cho hợp lý. Đưa ra đề xuất chương trình mục tiêu về quản lý hoạt động của công Hàng năm cần lập kế hoạch cụ thể để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra cũng như xác định các hạng mục công việc cần hoàn thành trong năm đó Đồng thời lập và điều chỉnh dự toán thu chi cho hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty có đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động của công ty.
Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây
Tuy là một doanh nghiệp trẻ nhưng trong những năm qua công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco đã không ngừng phát triển các hoạt động vận chuyển hàng hóa nhằm tối đa lợi nhuận cho công ty, nâng cao thu nhập cho người lao động và phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh, bền vững Trong những năm đầu hình thành, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco cũng như các công ty cạnh tranh khác đều gặp không ít khó khăn về vật chất lẫn nguồn nhân lực khi còn quá mới mẻ Nhưng với tài năng lực lãnh đạo của ban quản trị công ty cùng tinh thần đoàn kết của toàn thể nhân lực của công ty đã không ngừng bước tiến để vượt qua bao gian khó và thử thách để có thể phát triển bền vững đến tận ngày hôm nay.
Dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh trong 4 năm gần đây của công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco:
So sánh 2022/2021 Tổng doanh thu 2,890 4,026 4,820 6,080 119,72% 126,14%
Tổng lợi nhuận trước thuế 467 720 954 1,009 132,50% 105,77%
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả kinh doanh 4 năm 2019 – 2022 (tỷ đồng)
Ta có thể nhận thấy dữ liệu trên về sự gia tăng lợi nhuận qua các năm, cụ thể:
Tổng doanh thu tăng đều từ năm 2019 đến năm 2022 Năm 2019 đạt được 2,890 triệu đồng, năm 2020 so với năm 2019 tăng với giá trị 19,72% Qua năm 2021 thì tỷ lệ tăng vượt trội với giá trị 26,14% so với năm 2020.
Tổng giá vốn từ năm 2019 đến năm 2021 tăng nhẹ từ 2,003 triệu đồng; 2,248 triệu đồng đến 2,526 triệu đồng, ước tính 12,37% năm 2020 so với năm 2019 Nhưng đến năm
2022 tăng mạnh 43,71% so với năm 2020, do giá tăng xăng dầu tăng, chi phí phụ thu của các hãng tàu tăng lên làm chi phí đầu ra tăng theo.
Về lợi nhuận thuần: năm 2019 tăng khoảng 891 triệu đồng so với năm 2019, năm
2020 tăng khoảng 516 triệu đồng so với năm 2019, với tỷ lệ 29,02% Đến năm 2022 lợi nhuận thuần tăng 156 triệu đồng, tăng nhẹ 6,80%, mặc dù giá xăng năm này tăng nhưng do công ty có thêm nhiều khách hàng khi đã hoạt động vững mạnh và nhận được dịch vụ nhập khẩu hàng hóa cho dự án của khách hàng làm lợi nhuận thuần tăng lên
Chi phí quản lý doanh nghiệp: giai đoạn 2019 - 2020 chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhiều nhất so với số tăng giai đoạn 2020 - 2022, do năm 2020 công ty đầu tư hệ thống trang thiết bị, chi phí xây mới, chi phí tuyển dụng nhân công, đào tạo mới đã làm chi phí năm 2020 tăng 26,65% so với năm 2019 Đến năm 2022, chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ tăng 7,54%, khoản 101 triệu đồng nhưng tổng chi phí vẫn cao hơn năm 2019. Mặc dù có sự tăng giảm về chi phí và giá vốn như trên những lợi nhuận của công ty vẫn tăng qua từng năm từ 2019 đến 2022 Năm 2019 GSC đạt 467 triệu đồng, 2019 công ty đạt lợi nhuận 631 triệu đồng Đến năm 2020, lợi nhuận đạt 838 triệu đồng, tăng 32,81% so với năm 2022 Năm 2022, lợi nhuận tiếp tục tăng, với tỷ lệ tăng 1,55% tăng 13 triệu đồng Như vậy kết luận Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco là một công ty hoạt động có hiệu quả trong giai đoạn 2019 - 2022.
TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER NHẬP KHẨU
Khái quát chung về nghiệp vụ
Theo luật Thương mại Việt Nam quy định giao nhận hàng hóa là một hoạt động thương mại Theo đó người nhận nhiệm vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi cần phải tiến hành các hoạt động giao nhận hàng hóa theo đúng địa điểm mà người gửi yêu cầu Người vận chuyển hàng hóa cần phải thực hiện những nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cơ bản để thực hiện hoạt động vận chuyển của mình.
Nhập khẩu là một trong những hoạt động kinh doanh hàng hóa dịch vụ bên ngoài biên giới quốc gia Hàng nhập khẩu của những nước tiếp nhận hàng hóa dịch vụ là hàng xuất khẩu của nước cung cấp hàng hóa và dịch vụ đó.
2.1.3 Nhập khẩu bằng đường biển.
Nhập khẩu bằng đường biển cũng là hoạt động giao thương hàng hóa giữa hai quốc gia với nhau Nhưng hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển Mặt khác, quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra trên những cảng biển quốc tế.
2.1.4 Hàng nguyên container (FCL) là gì ?
FCL hay theo nghĩa tiếng Việt chính là gửi hàng nguyên container (tiếng Anh: Full container load, viết tắt: FCL) có nghĩa là chủ thể là những người gửi hàng có trách nhiệm đóng hàng và chủ thể là những người nhận hàng có trách nhiệm dỡ hàng khỏi container. Hình thức gửi hàng nguyên container này được ưa chuộng trong việc vận chuyển quốc tế từ xưa đến nay Thuật ngữ FCL cũng đã đã được hình thành từ cách đây khá lâu và nó vẫn được sử dụng phổ biến cho đến tận ngày nay.
Các mặt hàng thường là đồng nhất (giống nhau) đủ đóng 1 container thì đây là phương án hiệu quả kinh tế nhất.
2.1.5 Các công việc bắt buộc của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa. Để hoạt động giao nhận hàng hóa được diễn ra đúng quy trình và đạt hiệu quả cao nhất thì người giao nhận hàng hóa cần phải đảm bảo đầy đủ những nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bắt buộc sau:
Tổ chức chuyển trở và vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến đầu nối giao nhận hàng hóa và ngược lại.
Tổ chức xếp dỡ hàng hóa từ trên xe vận tải tại các điểm đầu mối vận tải Đây là hoạt động đặc biệt quan trọng đối với những hàng hóa nặng, cồng kềnh, dễ vỡ… cần phải đảm bảo cho hàng hóa được nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển
Nhận đầy đủ những giấy tờ, chứng từ có liên quan
Theo dõi sát sao và giải quyết những khiếu nại về hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
2.1.6 Đối với hàng nguyên (FCL)
Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tầu để lấy D/O
Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tầu tại cảng để xác nhận D/O.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu
hình 2.2 sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận cơ bản
Quy trình sẽ gồm 6 bước công việc cần phải thực hiện:
1 Nhà nhập khẩu đứng ra thuê công ty FWD đứng ra làm thủ tục nhập khẩu lô hàng.
2 Bên mua và bán ký kết hợp đồng ngoại thương Khi bên bán giao hàng đến nước người nhập khẩu thì người người nhập khẩu đứng ra thuê công ty FWD thực hiện các thủ tục để nhận lô hàng về.
3 Khi nhận được giấy báo hàng đến từ đại lý hãng tàu hoặc đại lý fwd, bên mua sẽ chuyển bộ chứng từ cho công ty fwd mà mình thuê để họ đứng ra làm thủ tục nhập khẩu.
4 Các công việc được thực hiện theo quy trình như : đi lấy lệnh, cược vỏ cont , mở tờ khai hải quan, đổi phiếu giao nhận cont dưới cảng ( phiếu eir )
5 Công ty giao nhận kí hợp đồng vận chuyển kéo cont về kho riêng cho khách hàng kèm theo biên bản bàn giao
6 Tập hợp hoá đơn, chứng từ, làm công nợ gửi cho khách hàng và đề nghị thanh toán.
Diễn giải nội dung các bước trong quy trình:
Nhìn vào sơ đồ, ta thấy được được sau khi phía công ty nhận được thông tin từ lô hàng cùng chứng từ, bước thực hiện làm thủ tục hải quan và bước lấy lệnh giao hàng, phiếu EIR được thực hiện song song với nhau Đây là điểm khác biệt tương đối trong thực tế ở nghiệp vụ giao nhận của Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco đối với lý thuyết hay nhiều công ty giao nhận khác
2.2.1 Nhận thông tin về lô hàng và kiểm tra chứng từ
Bộ phận chứng từ các yêu cầu từ khách hàng, liên hệ với khách hàng, trước khi tàu cập cảng, để nhận những thông tin về lô hàng cần thiết cho việc nhận hàng: thông tin về tàu, bản lược khai hàng hóa cũng như vận đơn và bộ chứng từ hàng hóa Bộ phận chứng từ cũng sẽ nhận thông báo hàng đến về lô hàng từ đại lý hãng tàu và nhận pre-alert từ đại lý giao nhận ở cảng xếp hàng (nếu là surrendered B/L) để có thể lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O
Về việc nhận được bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có giấy phép hay không, kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng, hóa đơn và vận đơn
2.2.2 Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Bộ phận chứng từ yêu cầu từ khách hàng, liên hệ với khách hàng, trước khi tàu cập cảng, để nhận những thông tin về lô hàng cần thiết cho việc nhận hàng: thông tin về hàng hóa, số lượng, khối lượng, thông tin công ty nhập khẩu Bộ phận chứng từ cũng sẽ nhận thông báo hàng đến về lô hàng từ đại lý hãng tàu và nhận pre-alert từ đại lý giao nhận ở cảng xếp hàng (nếu là surrendered B/L) để có thể lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O
Về việc nhận được bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có giấy phép hay không, kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng, hóa đơn và vận đơn
Sau khi tiếp nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh, phòng chứng từ có trách nhiệm kiểm tra bộ chứng từ, chủ yếu bao gồm hợp đồng, packing list, bill of lading (bản draf), C/O (nếu có), commercial invoice và giấy phép NK (tùy từng mặt hàng theo quy định của nhà nước) Tại bước kiểm tra này, nhân viên chứng từ sẽ phải kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ, phù hợp của cả bộ chứng từ để báo khách hàng chỉnh sửa, bổ sung nếu có sai sót, bước kiểm tra này cũng giúp cho việc lên tờ khai hải quan chính xác hơn, tránh việc bị hải quan bác bỏ tờ khai, gây chậm trễ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Thông báo hàng đến sẽ được gửi đến trước 1 – 2 ngày so với ngày dự kiến tàu đến. Nhân viên giao nhận (đã nhận được sự ủy thác từ khách hàng) đem thông báo hàng đến, B/L và giấy giới thiệu của công ty và đóng những chi phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng
D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho (tùy theo hãng tàu, tùy theo loại hàng) Nhân viên nhận lệnh giao hàng có dấu hiệu đã thu phí đầy đủ, có đủ chữ ký của hãng tàu, tiến hành kiểm tra lệnh giao hàng ngay tại đó, nếu có sai sót thì liên hệ với nhân viên hãng tàu để kịp thời điều chỉnh Cụ thể, cần xem xét thông tin trên lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay không, nếu không, thì đề nghị hãng tàu điều chỉnh cho phù hợp
Nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng phải làm giấy mượn container với các thông tin có được trên D/O Sau đó, sẽ thanh toán số tiền mượn container với hãng tùa tùy theo mặt hàng và loại container cần mượn Giấy mượn container có 4 bản: 1 bản hãng tàu giữ, phòng thương vụ cảng giữ 1 bản, 2 bản còn lại nhân viên công ty sẽ giữ (để lấy lại tiền cọc và trả container rỗng) Đối với việc trả container rỗng sau khi hoàn thành việc giao hàng, container được đưa về đúng địa điểm được chỉ định ghi trên giấy mượn container hoặc ghi trên phiếu hạ rỗng
2.2.5 Mở tờ khai hải quan Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất. Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
- Phiếu đóng gói (packing list).
- Vận đơn (bill of lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan Hiện nay, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử.
Ngoài những chứng từ trên, bạn cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
Nhân viên phòng Đại lý hải quan của công ty tiến hành lập tờ khai, khai báo hải quan qua mạng với hệ thống ECUS5 để lấy số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Kết quả phân luồng được hệ thống đưa ra rơi vào một trong 3 luồng xanh, vàng, đỏ tương ứng với mã loại hình kiểm tra 1,2,3:
Các giấy tờ, chứng từ kèm theo
2.3.1 Vận đơn đường biển (Issue B/L)
- Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở cấp phát cho người gửi hàng sau khi hàng hóa được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận hàng để xếp
- Người cấp vận đơn: người có phương tiện chuyên chở, người kinh doanh phương tiện chuyên chở, người được người có phương tiện chuyên chở ủy quyền phải ký, ghi rõ tên, địa chỉ công ty và tư cách pháp lý của mình trên vận đơn:
Signed by Mr… as the carrier
Signed by Mr… as the Master
Signed by Vietfract as agent for the carrier
Signed by Mr… on behalf of Mr… as the Master
- Thời điểm cấp vận đơn:
Sau khi hàng hóa được xếp lên tàu
Sau khi nhận hàng để xếp
- Người được cấp vận đơn: người gửi hàng (người Xk hoặc người được người XK ủy thác
- Vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận một hợp đồng chuyên chở hàng hóa bằng đường biển đã được ký kết – Vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng để chở của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng – Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn
- Sau đây là những mục chính cần lưu ý Tên & logo của hãng vận tải
Notify party/ notify address- địa chỉ thông báo
Port of loading- cảng xếp hàng
Port of discharge- cảng dỡ hàng
Freight and Charge- thông tin về cước phí
Number of Original- số bản vận đơn gốc
Date and Place of issue- Ngày và nơi phát hành
Trách nhiệm của người chuyên chở
Miễn trách của người chuyên chở
Quy định về xếp, dỡ, bảo quản hàng hóa
Cước phí và phụ phí
Điều khoản về chiến tranh, đình công, bạo động, nổi loạn dân sự
Điều khoản về chậm giao hàng
Điều khoản về tổn thất chung
Điều khoản hai tàu đâm va nhau cùng có lỗi
- Mặt sau của vận đơn gồm quy định chi tiết những điều khoản do hãng vận chuyển chuẩn bị và in sẵn, chủ hàng chỉ có thể chấp nhận chứ không thay đổi được Tuy nhiên, những nội dung này phải phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế về vận chuyển hàng hoá bằng đường biển
- Đối chiếu số liệu với những chứng từ khác như: Packing List, Commercial Invoice, Certificate of Origin Những nội dung cần để ý bao gồm:
Số và ngày vận đơn
Tên cảng xếp, dỡ hàng
Số lượng và loại kiện
Còn với hàng xuất, bạn cũng cần kiểm tra B/L kỹ lưỡng từ bản nháp (draft), để có thể phát hiện sai sót Nếu phải sửa chữa nội dung B/L thì cần làm sớm, tránh phát sinh phí sửa Bill mà hãng tàu có thể áp dụng.
2.3.2 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice):
Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.
Thông thường hóa đơn thương mại thường do nhà sản xuất phát hành.
Invoice hay hóa đơn thương mại là chứng từ đặc biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, thể hiện qua các yếu tố:
Invoice là chứng từ không thể thiếu trong vấn đề giao hàng.
Hóa đơn thương mại cũng là một trong những chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với đối tác.
Invoice là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa để tính thuế nhập khẩu.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa do công ty bảo hiểm (đơn vị cấp bảo hiểm) cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa cho hợp đồng bảo hiểm thể hiện các thông tin cần thiết về thực hiện bảo hiểm giữa người bảo hiểm và người được bảo hiểm.
Sau khi hai bên thỏa thuận và đồng ý đi đến ký kết hợp đồng bảo hiểm, bên bảo hiểm sẽ cam kết thực hiện bồi thường theo hợp đồng, và người được bảo hiểm sẽ phải có trách nhiệm nộp một khoản tiền để chi trả cho dịch vụ này được gọi là phí bảo hiểm
Chứng từ bảo hiểm không có giá trị bằng hợp đồng bảo hiểm Đối với việc áp dụng điều kiện Incoterms là CIF và CIP, người bán phải mua bảo hiểm thì bắt buộc phải phải có hợp đồng bảo hiểm hàng hóa.
2.3.4 Giấy chứng nhận xuất xứ - Certificate of Origin (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền thường là Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa.
C/O (Certificate of Origin): là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó C/
O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền thường là Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hóa.
Mục đích của C/O là chứng minh hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật về Xuất nhập khẩu của cả hai nước: Nhập khẩu và xuất khẩu (hiểu nôm na rằng là đó không phải hàng lậu hay hàng trôi nổi không có nhà sản xuất rõ ràng).
2.3.5 Tờ khai hải quan (Customs Declaration):
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) được xem là một văn bản mà theo đó người chủ của hàng hóa phải kê khai chi tiết số hàng hóa đó cho bên lực lượng kiểm soát khi xuất nhập khẩu hàng hóa vào nước ta (hay còn gọi là xuất cảnh) Hay cũng có thể hiểu, khi bạn có một lô hàng nào đó cần phải xuất đi hoặc nhập về thì bạn phải làm thủ tục hải quan, trong đó việc tờ khai hải quan là không thể thiếu, bắt buộc phải có, nếu không có mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại,
Nội dung của tờ khai điện tử:
- Phần 1 bao gồm: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.
- Phần 2 gồm: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.
- Phần 3: thông tin chi tiết lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…
- Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…
- Phần 5: Thuế và sắt thuế phần này sau khi ta nhập chi tiết các mặt hàng thì hệ thống tự động xuất ra cho mình luôn.
- Phần 6 : phần dành cho hệ thống hải quan trả về
- Phần 7 : Phần ghi chú về tờ khai hải quan
2.3.6 Giấy thông báo hàng đến (A/N):
QUY TRÌNH GIAO NHẬN CONTAINER NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VẬN TẢI 1 TRACO
Giới thiệu về lô hàng nhập khẩu
Bên Nhập khẩu (The buyer): CONG TY TNHH XNK HOA HIEU (Công ty TNHH XNK Hoà Hiếu) Địa chỉ (Adress): NO 18, LANG VAC ROAD,KIM TAN BLOCK, HOA HIEU WARD, THAI HOA TOWN, NGHE AN PROVINCE, VIET NAM Điện thoại (Tel): (+84)963335850
Bên Xuất Khẩu (The Seller ): FRESCO CO., LTD Địa chỉ (Adress): 3F, FRESCO BLDG, 122-1, CHUNGMUDAERO, SEO-GU, BUSAN, SOUTH KOREA Điện thoại (Tel): 0082-51-246-0502/3 hình 3.3 hợp đồng thương mại
Hai bên đã kí kết hợp đồng mua bán lô hàng cá thu, cá ngừ sọc dưa nguyên con đông lạnh
Số lượng đơn giá như trong invoice và Packing list: Cá thu nguyên con đông lạnh (13970 KGS), Cá ngừ sọc dưa nguyên con đông lạnh (9000 KGS) Điều kiện Incoterm mà các bên lựa chọn thỏa thuận trong hợp đồng là: CFR Hai Phong, VietNam
Tổng trị giá hoá đơn phải thanh toán: 80,180.40 USD
Phương thức thanh toán TT
Hàng hoá được đóng trong thùng Carton và vận chuyển qua bằng Container lạnh Trọng lương tịnh (NW): 22,970 KGS
Trọng lượng cả bì (GW): 23,793 KGS
Tổng số kiện: 1,085 CTN (Carton) hình 3.4 hoá đơn thương mại hình 3.5 phiếu đóng gói hàng hoá hình 3.6 hàng hoá đóng trong carton thực tế
Về vận chuyển đường biển
- Đơn vị vận chuyển: Hãng tàu SM Lines
- Tên tàu/số chuyến: PEGASUS PETA 2304S
- Cước biển trả trước: FREIGHT PREPAID
- Số cont/seal: BMOU9805158/SM540799
- hình 3.7 vận đơn đường biển
Trách nhiệm, chi phí của người bán ( xuất khẩu ):
• Book tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm hàng hóa,
• Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp : THC, Phí Bill, phí chì,
• Thanh toán phí nâng vỏ , hạ hàng tại Cảng, và chi phí vận tải ( kéo cont từ bãi cảng về kho riêng đóng hàng, hạ bãi xuất tàu Thanh toán phí cân hàng.
• Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết : C/O, packing list, Hợp đồng mua bán, (giấy hun trùng mối mọt, kiểm dịch nếu có )…
• Trả chi phi mở tờ khai hải quan hàng xuất ( kiểm hóa nếu có ).
• Chịu chi phí đóng hàng vào container, chèn lót, tăng chằng.
- Trách nhiệm, chi phí của người mua ( nhập khẩu ):
• Trả chi phí local charges tại đầu cảng đến : THC, DO, vệ sinh cont, CIC, và( DEM ,DET nếu có )
• Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng nhập ( kiểm hóa nếu có ).
• Thanh toán phí nâng hàng , hạ vỏ
• Cược vỏ khi lấy cont
• Chịu chi phí vận chuyển lấy cont từ cảng về kho riêng, rút ruột
• Chịu chi phí sửa chữa , vệ sinh cont nếu có.
Phân tích cụ thể quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
Sau khi tiếp nhận chứng từ hàng hoá từ nhà nhập khẩu (từ công ty TNHH XNK Hoà Hiếu), công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco chịu trách nhiệm làm thủ tục thông quan, giao nhận hàng hoá theo sự uỷ quyền từ công ty nhập khẩu.
3.2.1 Đại lý gửi giấy báo hàng đến cho người nhập khẩu
Trước khi tàu cập cảng 2 ngày, Đại lý hãng tàu SM Line Chi nhánh tại Hải Phòng sẽ gửi giấy báo hàng đến cho người nhập khẩu công ty Hoà Hiếu hình 3.8 giấy báo hàng đến
Phân tích các thông tin:
- Tên tàu/số chuyến: PEGASUS PETA 2304 S
- Cập cảng: Vip Green Port
- Phí local charge (Phí lấy lệnh): 10.594.737 VND
Công ty TRACO Tiếp nhận chứng từ từ người nhập khẩu: Phòng mua hàng của người nhập khẩu sẽ gửi toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng cho phòng, bộ phận chứng từ của công ty TRACO qua email gồm: Hợp đồng (sale contract), Phiếu đóng gói hàng (Packing List), C/O, HC, Bill và các giấy tờ đi kèm khác vv…
Sau khi tiếp nhận chứng từ thì bộ phận chứng từ của công ty FWD (Công ty Cổ phần Vận Tải 1 Traco ) kiểm tra thông tin trên giấy báo hàng đến và phí Local charges, xin ứng tiền để đi lấy lệnh giao hàng Phí Local charges là gì ? Tại sao phải thanh toán phí Local Charge?
Local charges là phí địa phương được trả tại cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu/ Forwarder thường thu thêm một khoản Local Charges Một lô hàng thì phí này cả shipper và consignee đều phải đóng Phí này được thu theo hãng tàu và cảng
Cụ thể bao gồm các loại phí như sau: Phí THC, Phí D/O,Phí CIC, Phí CLF
Phí phát sinh khác: DEM, DET, Storage
Hãng tàu khi kinh doanh hoạt động khai thác container tại các nước sở tại sẽ phải bỏ ra khoản chi phí để thuê cảng phục vụ hoạt động khai thác:
• Chí phí thuê Văn Phòng, nhân viên.
• Chi phí thuê kho bãi của cảng.
• Chi phí sử dụng trang thiết bị xếp dỡ của cảng.
Nguồn thu của hãng tàu :
• Đối với hàng xuất: Thu cước biển (OF), phát hành B/L.
• Đối với hàng nhập: Phát hành lệnh giao hàng hoặc điện giao hàng.
Nhận thấy Các khoản Chi quá nhiều so với nguồn thu nên buộc các hãng tàu phải thu thêm các khoản phí khác của khách hàng để bù trừ, san sẻ lại với chi phí bỏ ra ( đó là phí local charge: phí làm hàng tại cảng).
3.2.2 Đi Lấy lệnh hãng tàu
Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu SM Line , Công Ty TNHH XNK Hoà Hiếu sẽ ủy quyền cho Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco với những hồ sơ cần thiết.
Nhân viên hiện trường của công ty TRACO mang Debit Note (hãng tàu gửi cùng A/ N) kẹp cùng với các chứng từ, vận đơn, giấy báo hàng đến kế toán trưởng sẽ ứng tiền để làm hàng.
Sẽ có 2 phương thức lấy lệnh giao hàng:
Phương thức 1: Phát lệnh giao hàng D/O giấy
Nhân viên hiện trường phải tới trực tiếp văn phòng chi nhánh Hãng tàu để làm thủ tục nhận D/O Hồ sơ thủ tục cần mang theo bao gồm:
Giấy giới thiệu công ty Hoà Hiếu uỷ quyền cho công ty TRACO
Bill of lading bản chụp (Nếu lấy lệnh bằng SWB hoặc Surrender)
Công văn mượn vỏ cont + bảo hiểm container (nếu có)
Phí thanh toán LCC và gia hạn lệnh giao hàng (nếu có)
Phương thức 2: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng điện tử (E-DO)
Công ty phải làm công văn đăng kí email nhận lệnh giao hàng điện tử của hãng tàu. Ở phương thức 2 E –DO : LỆNH GIAO HÀNG ĐIỆN TỬ THỰC TẾ hiện nay hầu hết khoảng 90 % các hãng tàu sử dụng phát hành E-DO và SM Lines cũng đang sử dụng phương thức này:
Khách hàng lần đầu tiên nhập khẩu , giao dịch với hãng tàu lần đầu tiên : phải làm công văn đăng ký Lấy lệnh giao hàng điện tử theo mẫu của hãng tàu, đóng dấu Cung cấp tên công ty nhận hàng, email , sdt để hãng tàu contact và gửi thông báo.
Mang công văn lên nộp hãng tàu Hãng tàu sau đó sẽ tiếp nhận và sẽ gửi EDO qua các email mà công ty đã đăng kí
Lưu ý : Nếu lô hàng sử dụng Bill gốc thì phải có xác nhận ký hậu mặt đằng sau Bill của ngân hàng hoặc khách hàng, sau đó mang Bill gốc lên hãng tàu để nộp. hình 3.9 chi phí lấy lệnh hãng tàu theo Debit Note (phí Local Charge)
- Phí cược vỏ container lạnh: 50,000,000 VND/ 1 cont 40’
Phí cược container là gì?
Khi cho các chủ hàng mượn container về kho hàng của mình để rút ruột, thì các hãng tàu bắt buộc các chủ hàng cược một khoản tiền nhất định gọi là phí cược container. Khoản phí này được thu nhằm đảm bảo khi container được các chủ hàng mang trả rỗng lại cho hãng tàu sẽ được nguyên vẹn và sạch đẹp, không hư hỏng hay bị bẩn hoặc mất vệ sinh Các hãng tàu sẽ hoàn trả lại tiền cược trên cho chủ hàng sau khi các cont được kiểm tra và đạt tiêu chuẩn của hãng tàu.
Tại sao các hãng tàu lại yêu cầu cược container
Khi các chủ hàng mượn container và vận chuyển về kho, trong quá trình vận chuyển hoặc do tính chất của hàng hóa mà khi rút ruột ra khỏi container có những sự cố xảy ra khiến cho các container bị hư hỏng, bị vấy bẩn… không còn được như lúc ban đầu, khi này các hãng tàu sẽ dùng các khoản tiền thu cược từ các chủ hàng để tiến hành sữa chữa hoặc vệ sinh container khi chủ hàng mang trả container về bãi Đây là một khoản phí thường gặp và bắt buộc đối với tất cả các chủ hàng khi muốn nhập một lô hàng nào đấy. Để được phát hành EDO thì công ty nhập khẩu phải tiến hành thanh toán các chi phí LCC và chuyển tiền cược container lạnh theo quy định.
Sau khi hoàn tất các công đoạn này, nhân viên chứng từ tiến hành gửi email tới hãng tàu yêu cầu phát hành EDO.
3.2.3 Đăng kí kiểm dịch hàng hoá sản phẩm động vật thuỷ sản nhập khẩu
Vì đây là hàng hoá thực phẩm đông lạnh nhập khẩu tiêu dùng trong nước nên sẽ nằm vào danh mục kiểm tra chất lượng, cụ thể là doanh nghiệp buộc phải đăng kí kiểm dịch hàng hoá để nhập khẩu.
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ
Nhận xét về quy trình giao nhận hàng nguyên container
Thời gian vận chuyển nhanh hơn
Thời gian vận chuyển nhanh hơn do không mất thêm thời gian khai thác tại kho CFS như hàng lẻ Hàng hóa được di chuyển hoặc xử lý ít thường xuyên hơn so với lô hàng LCL
Dễ quản lý, kiểm soát hàng hóa
Tính an toàn của hàng hóa rất cao bởi quá trình niêm phong kẹp chì, lô hàng FCL sẽ nguyên cont nguyên chì từ nơi đóng hàng về nơi nhận hàng mà không phát sinh vấn đề hỏng hóc, va đập, ẩm ướt, … đối với hàng hóa, đặc biệt là tránh tình trạng thất lạc hàng hóa
Tiết kiệm chi phí Áp dụng đối với những lô hàng có số lượng lớn, đóng được vào nguyên một hoặc nhiều container, giúp tiết kiệm chi phí do tận dụng được lợi thế theo quy mô.
Là lựa chọn hoàn hảo khi vận chuyển số lượng lớn hàng hóa hoặc các mặt hàng cồng kềnh, to lớn.
Số lượng hàng của một lô lớn, có thể dẫn đến tình trạng tồn kho.
-Đối với các chủ hàng (Consignee) là cá nhân hay doanh nghiệp khi phải gửi số lượng hàng hóa lớn, ẫn đến khả năng tồn kho hàng Khi vận chuyển hàng cả 3 bên cũng giám sát, phát sinh nhiều chi phí liên quan như: phí xếp dỡ, phí nâng hạ, phí sửa chữa, vệ sinh vỏ cont, phí vận chuyển từ cảng về kho, và phát sinh thêm các thủ tục như: thủ tục mượn (cược) container, thủ tục hạ vỏ rỗng.
-Đối với người gửi hàng (Shiper): sẽ cần các phương tiện để xếp và niêm phong thùng hàng.
Thường ít hiệu quả về chi phí hơn LCL đối với các lô hàng vận chuyển chiếm ít hơn một nửa sức chứa của một container 20’.
Nhận xét về công ty Vận Tải 1 Traco
Là một công ty hoạt động trên 10 năm trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco đã tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này, vì thế, nhìn chung hoạt động giao nhận của công ty đang dần được hoàn thiện được thực hiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp
Dựa vào kinh nghiệm trên 10 năm , Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco đã có nhiều điểm mạnh như sau:
- Thứ nhất, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco tại Hải Phòng được thành lập trên 10 năm , quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty đã được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của khách hàng về mặt thời gian, địa điểm, đảm bảo hàng hóa được an toàn từ các khâu liên hệ với các bên khách hàng, làm chứng từ, vận tải cũng như làm hàng, thanh toán Do đó, uy tín của công ty được đảm bảo và tạo được mối quan hệ tốt với nhiều khách hàng lớn, đơn hàng lớn,
- Thứ hai, nhờ mối quan hệ tốt đẹp với Hải quan và các quá trình liên quan đến thủ tục hải quan được giải quyết nhanh gọn Ngoài ra, nhân viên giao nhận còn được hỗ trợ nhiệt tình từ phía Hải quan Điều này tạo thuận lợi không nhỏ cho công tác giao nhận được thực hiện tại công ty
- Thứ ba, đội ngũ nhân viên của Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco hầu hết có trình độ Đại học với trình độ chuyên môn cao cùng kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận Ban lãnh đạo quản lý điều hành tốt, nhạy bén trong giải quyết các vấn đề phát sinh, thân thiện với nhân viên, tạo môi trường làm việc tốt, đạt hiệu quả cao Đội ngũ nhân viên luôn nỗ lực, hết mình hoàn thành công việc với hiệu quả tốt nhất với sự chính xác cao Với thời gian làm việc lâu năm với nhau, các nhân viên có tinh thần gắn kết với nhau và với công ty rất chặt chẽ, tạo nên sự hoạt động nhịp nhàng trong công việc
- Thứ tư, trang thiết bị vật chất của công ty ngày càng được trang bị tiên tiến, các ứng dụng khoa học được áp dụng cho hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Quy mô, chất lượng phương tiện vận tải và dịch vụ cũng thường xuyên được cải tiến để tối thiểu hóa thời gian giao nhận cho khách hàng
- Thứ năm, việc thực hiện song song bước làm thủ tục hải quan và lấy lệnh giao hàng, phiếu EIR của công ty, làm rút ngắn được thời gian giao nhận, điều này làm tăng hiệu quả trong hoạt động giao nhận, tạo ưu thế cho công ty so với các đối thủ cạnh tranh khác
- Thứ sáu, dù ảnh hưởng của đại dịch covid 2 năm qua nhưng nhờ uy tín và những kinh nghiệm, cách giải quyết tốt công việc mà công ty nhận được sự tin tưởng khách hàng nên tình hình công ty trong đại dịch vẫn giữ vững và phát triển và còn nhận được nhiều khách hàng hơn.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco vẫn còn một vài hạn chế trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu
- Thứ nhất, tuy ứng dụng được khoa học công nghệ trong nhiều thủ tục giao nhận, cụ thể là tờ khai hải quan điện tử, nhưng nghiệp vụ này vẫn còn tương đối đơn giản, đôi khi gặp phải nhiều sai sót về mã số thuế, số liệu tờ khai, đối với nhân viên kinh nghiệm làm việc lâu năm Đối với những lô hàng lớn, cũng yêu cầu thủ tục kê khai tương đối dài và phức tạp, điều này cũng dễ gây nên sai sót trong quá trình nhập tờ khai Đôi khi cũng gặp một vài khó khăn và bất cập
- Thứ hai, công tác kiểm tra, chuẩn bị bộ chứng từ đôi khi còn gặp đôi chút khó khăn vì bộ chứng từ có rất nhiều loại giấy tờ, đặc biệt là đối với những đơn hàng lớn: hợp đồng,hóa đơn thương mại, tờ khai thông quan, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ, hoặc chứng từ bị sai lệch, không hợp lệ, mâu thuẫn với hàng hóa, nên đôi khi dẫn đến trình trạng trì trệ trong hoàn thành thủ tục kiểm tra chứng từ để tiến hành các hoạt động sau đó
- Thứ ba, tuy đội ngũ nhân viên tốt nghiệp Đại học chiếm tỷ lệ cao, nhưng nhân viên có chuyên môn ban đầu về xuất nhập khẩu hay giao nhận chiếm tỷ lệ không cao, nên phải tốn thời gian và công sức để đào tạo chuyên môn
- Thứ tư, tuy công ty đã trang bị phương tiện vận tải và số lượng phương tiện cũng tương đối, nhưng vẫn chưa đủ với những nhu cầu dịch vụ tăng cao Chính điều này làm kéo dài thời gian thực hiện nghiệp vụ, việc chờ đợi phương tiện vận tải làm trì trệ các hoạt động diễn ra sau đó
- Thứ nhất, Việt Nam đã là thành viên của WTO và đang ngày càng hội nhập với nền kinh tế toàn cầu Thương mại quốc tế cũng vì thế mà phát triển Từ những hiệp định Thương mại song phương, đa phương hay những hiệp định tạo thuận lợi thương mại, xóa bỏ những rào cản trong hoạt động giao vận, xuất nhập hàng hóa quốc, việc tiếp cận và phát triển ngoại thương từ đó cũng tăng theo bởi những quy cách, thủ tục hay chi phí, thuế suất dần dần đỡ giảm và bỏ Do vậy, hoạt động giao nhận của Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco tại Hải Phòng cũng được ngày càng thuận lợi hơn, có tiền đề phát triển nhanh và mạnh hơn nữa
- Thứ hai, vì muốn phát triển nền kinh tế thị trường và phát triển ngoại thương, Nhà nước cũng đưa ra nhiều chính sách ưu đãi về thuế và các hoạt động vay vốn, mở rộng thị trường, điều này làm cho lợi nhuận của công ty cũng dần tăng lên Đặc biệt, các chính sách về khai báo hải quan cũng trở nên thông thoáng hơn, doanh nghiệp có thể tự khai báo hải quan thông qua các phầm mềm hải quan điện tử để tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả cơ quan hải quan và doanh nghiệp so với việc thủ tục phức tạp như trước kia
- Thứ ba, khoa học công nghệ ngày càng phát triển, việc liên hệ giữa các bên đối tác giao nhận, xuất nhập khẩu trở nên dễ dàng hơn; việc làm thủ tục hải quan cũng ứng dụng khoa học công nghệ để đạt được nhiều hiệu quả tích cực như đã nêu trên
- Thứ tư, các hệ thống giao thông phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa cũng được nâng cấp
- Thứ năm, vị trí địa lý của Việt Nam thuận lợi trong quá trình giao thương bằng đường biển quốc tế, thúc đẩy hoạt động trao đổi hàng hóa quốc tế trong và ngoài nước, mở ra cơ hội lớn cho sự phát triển và tiến bộ của ngành ngoại thương, đặc biệt là hoạt động khai thác và sử dụng cảng biển
Đánh giá
Đánh giá chung, đề xuất biện pháp khắc phục nhược điểm, đưa ra những kiến nghị.
4.3.1 Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco tại Hải Phòng.
- Trước mắt hiện nay phải thực hiện tốt các hợp đồng với các khách hàng.
- Phát triển Forwading, dịch vụ xuất nhập khẩu Đầu tư nâng cấp phương tiện ôtô vận tải.
- Đẩy mạnh và cũng là công việc quan trọng của Công ty là làm tốt công tác Marketing để tìm kiếm thêm nhiều hợp đồng hơn nữa.
- Về công tác quản lý, hoàn thiện toàn bộ thể chế quản lý của Công ty thực hiện tốt các quy chế, quy định đã được ban hành trong thời gian vừa qua.
- Bên cạnh việc mở rộng sản xuất, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ Thông qua các hình thức liên doanh, liên kết, ngoài việc tăng cường hợp tác về vốn, Công ty cũng tiếp cận với cách thức vận hành bộ máy, kinh nghiệm sản xuất riêng của các đơn vị liên kết.
Từ đó, tiến hành đổi mới một số khâu tổ chức sản xuất theo quy trình Đồng thời, tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, ban trong công tác tham mưu quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trong thời gian tới, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco sẽ tiếp tục mở rộng hoạt động giao nhận hàng hóa của mình Đầu tư thêm phương tiện vận tải, tập trung phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên để đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác Tuyển dụng thêm đội ngũ nhân viên trình độ cao để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động
- Ngoài ra, công ty sẽ tiếp tục hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển với mục tiêu luôn hướng đến khách hàng, phát triển con người và trách nhiệm với cộng đồng Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng vì thế ngày càng được chú trọng phát triển để góp phần nâng cao hiệu quả của dịch vụ vận tải biển
4.3.2 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco.
Trong giai đoạn hội nhập hiện nay, ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh, công ty cần nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa và từng bước khắc phục những hạn chế để phát triển Do đó, em xin đề xuất một số giải pháp để khắc phục những hạn chế trong nghiệp vụ giao nhận từ các điểm yếu và thách thức đã nêu trên:
- Nâng cao trình độ năng lực nhân viên
Cơ sở giải pháp: Điểm yếu nhân viên có chuyên môn ban đầu về xuất nhập khẩu hay giao nhận chiếm tỷ lệ không cao, tốn thời gian và công sức để đào tạo chuyên môn và thách thức các chính sách ngoại thương ngày càng thay đổi, yêu cầu của các hãng tàu và khách hàng khác nhau
Nội dung giải pháp: gồm 3 nội dung chính
Thứ nhất, mở các lớp đào tạo, trao đổi nghiệp vụ cho nhân viên, chú trọng việc đào tạo tại chỗ với sự cập nhật kiến thức mới về giao nhận hàng hoá và các lĩnh vực có liên quan cho nhân viên, đặc biệt là các bộ luật, điều luật quốc tế, các hiệp định vừa được ký kết nâng cao năng lực quản lý rủi ro phát sinh trong quá trình giao nhận Kèm theo đó là đưa nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ giao nhận ngắn hạn để tích lũy thêm kiến thức
Thứ hai, có chính sách phạt rõ ràng đối với các đợt kiểm tra trình độ chuyên môn của nhân viên hay nhân viên làm việc không hiệu quả; chính sách thưởng, phụ cấp, đãi ngộ nhân viên giỏi, khuyến khích nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao và nâng cao trình độ của mình
Thứ ba, tuyển dụng thêm nhân viên, tuyển dụng kỹ lưỡng nhân viên có khả năng tiếp thu tốt, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao
Dự kiến kết quả: Trong thời gian 6 tháng kể từ lúc áp dụng biện pháp trên, thao tác và độ chính xác của nhân viên trong công việc cũng cải thiện Trong vòng 3 năm, cơ cấu nhân sự của công ty sẽ tương đối thay đổi với đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm tiếp tục tăng
Tính khả thi: Có tính khả thi cao với 3 nội dung của giải pháp này
Nội dung thứ nhất: nhân viên vừa làm việc tại công ty, vừa trao đổi học hỏi thêm nghiệp vụ từ đồng nghiệp qua những buổi trao đổi cũng như được đưa đi đào tạo sẽ nhanh chóng tăng năng lực vì những áp dụng thực tế Chi phí của hoạt động này cũng không quá lớn khi áp dụng việc đào tạo thêm sau giờ làm,
Nội dung thứ hai: chính sách thưởng phạt có tác động trực tiếp đến thu nhập của mỗi nhân viên Chính sự đào thải ảnh hưởng đến vấn đề kinh tế là động lực lớn nhất cho việc nhân viên cố gắng hết sức nâng cao chuyên môn và làm việc Chính sách này cũng được áp dụng ở nhiều công ty, mang lại hiệu quả, Công ty cổ phần Vận Tải 1 Traco tại Hải Phòng thúc đẩy hơn nữa chính sách này là hoàn toàn khả thi
Nội dung thứ ba: tuyển dụng đối với mỗi công ty là vấn đề tất yếu Việc tuyển dụng thêm nhân viên đã được đề ra từ trước, chỉ cần chú trọng vào khâu tuyển dụng kỹ lưỡng hơn sẽ tạo hiệu quả cao trong việc nâng cao trình độ nhân viên của công ty
- Khắc phục sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ.
Cơ sở giải pháp: xuất phát từ điểm yếu là sai sót trong lúc sử dụng hệ thống hải quan điện tử, sai lệch chứng từ với hàng hóa cũng như thách thức là yêu cầu chứng từ của từng hãng tàu khác nhau, biến động từ thị trường hàng hải nên giải pháp là phải khắc phục sai sót trong việc chuẩn bị và kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ
Nội dung giải pháp: Quan tâm đến vấn đề môi trường, an toàn vệ sinh thực phẩm, nguồn gốc xuất xứ, thuần phong mỹ tục, hạn ngạch nhập khẩu (nếu có) của mặt hàng để tránh hàng bị vi phạm quy định nhập khẩu của pháp luật Trau dồi không ngừng, luôn luôn cập nhật các văn bản pháp lý về thuế của các bộ ngành liên quan, biến động trên thị trường và đặc điểm hoạt động, yêu cầu cụ thể của các hãng tàu Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng để đáp ứng phù hợp Nâng cao trình độ của nhân viên để sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan điện tử và phải kiểm tra lại phần tính thuế của phần mềm để tránh sai sót
