: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 2.1. Tiến hành tổ chức cuộc họp 2.1.1 Chuẩn bị trước cuộc họp Abraham Lincoln: “Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu”. Sự chuẩn bị rất quan trọng - nó nắm giữ chìa khóa thành công và các cuộc họp cũng không ngoại lệ. Để tổ chức tốt một cuộc họp, người chủ trì cần thực hiện các bước cơ bản sau. 2.1.1.1 Xác định mục tiêu cuộc họp Có nhiều mục tiêu để tổ chức cuộc họp như: thông báo, giải quyết vấn đề, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến hoặc đưa ra quyết định. Một mục tiêu rõ ràng là nền tảng để xác định tất cả yếu tố khác, cũng như ngăn chặn những cuộc họp vô ích. Người chủ trì nên định hướng rõ ràng mục tiêu ngay từ đầu để cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, đồng thời điều này còn giúp người tham dự biết những thông tin cần nắm cũng như vai trò và trách nhiệm của mình trong buổi họp. Hãy xác định mục đích và nhiệm vụ của cuộc họp thông qua các yếu tố như: Cuộc họp mang lại giá trị gì cho người tham dự?; Có giải quyết được vấn đề hay đạt được kết quả gì?; Thực sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp hay có thể thay thế bằng phương pháp khác? 2.1.1.2 Quyết định hình thức, thời gian và địa điểm cụ thể cho cuộc họp Có thể xác định hình thức tổ chức cuộc họp trực tiếp hay trực tuyến dựa trên mục đích của cuộc họp. Nếu tất cả người tham gia đều ở cùng một địa điểm thì cuộc họp trực tiếp thường được ưu tiên hơn vì có cơ hội tương tác. Ngược lại, nếu các thành viên không ở gần nhau thì cuộc họp trực tuyến sẽ là sự lựa chọn để giảm chi phí cho việc đi lại. Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý và thuận tiện nhất cho tất cả mọi người. Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương trình họp. Ví dụ: Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá hai ngày; Họp tổng kết công tác năm không quá một ngày; Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề; Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ một đến ba ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề. Việc ước lượng thời gian tổ chức sẽ giúp cuộc họp không bị lan man và chệch hướng. lựa chọn, bố trí phòng họp cần căn cứ vào: mục đích cuộc họp, số lượng người tham dự. Bố trí phòng họp với không gian đủ rộng, bài trí phù hợp với tính chất họp. Bàn ghế phải được sắp xếp theo khoa học, vừa đảm bảo mỹ quan vừa tiện lợi trong sử dụng. Vị trí ngồi của Việc người tham dự cũng cần được sắp xếp cụ thể theo vai trò và vị trí của họ trong cuộc họp. Nếu là cuộc họp ít người, cần tính chất trao đổi bình đẳng thì nên bố trí bàn ghế theo hình chữ nhật, hình tròn hoặc hình elip. Vị trí của người chủ trì nên ở nơi mà mọi người đều dễ thấy. Trong trường hợp cuộc họp mang tính chất làm việc, trao đổi giữa hai cơ quan hoặc hai nhóm làm việc tương đương nhau thì có thể bố trí hình chữ nhật, ngồi hai bên và đối diện nhau.
Trang 1DANH SÁCH NHÓM BEST RESULT
1 Võ Thanh Trúc (Nhóm trưởng) 221A370909 100%
6 Nguyễn Phan Bảo Thịnh 221A220014 100%
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Trước tiên với tình cảm sâu sắc và chân thành nhất, cho phép nhóm 12_Best results được bày tỏ lòng biết ơn đến các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện hỗ trợ, giúp
đỡ nhóm em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài tiểu luận này Trong suốt thời gian khi bắt đầu học tại trường Đại học Văn Hiến đến nay, nhóm em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô và bạn bè
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Cô Nguyễn Minh Xuân Hương đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua, nhờ
có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô nên đề tài nghiên cứu tiểu luận này mới được hoàn thành tốt đẹp
Một lần nữa, nhóm 12 chúng em xin chân thành cảm ơn cô, người đã trực tiếp giúp
đỡ, quan tâm, hướng dẫn chúng em hoàn thành bài tiểu luận Bài tiểu luận này được hoàn thành bởi các thành viên trong nhóm, ban đầu khi đi vào thực tế nhóm em còn hạn chế, bỡ ngỡ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, nhóm 12 chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của cô để kiến thức của chúng em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn, đồng thời có điều kiện bổ sung năng lực, nâng cao trong học tập
Nhóm 12 xin chân thành cảm ơn!
Trang 3NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
TP.HCM, ngày 25 tháng 11 năm 2023
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Trang 4MỤC LỤC
DANH SÁCH NHÓM BEST RESULT
LỜI CẢM ƠN
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ 1
1.1 Khái niệm và phân loại cuộc họp 1
1.1.1 Khái niệm về cuộc họp 1
1.1.2 Phân loại các cuộc họp 1
1.2 Vai trò của cuộc họp trong cơ quan, tổ chức 2
1.3 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 3
1.4 Trách nhiệm của người tham gia cuộc họp 4
CHƯƠNG II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 5
2.1 Tiến hành tổ chức cuộc họp 5
2.1.1 Chuẩn bị trước cuộc họp 5
2.1.2 Trong khi tổ chức cuộc họp 9
2.1.3 Sau cuộc họp 11
2.2 Xử lý một số tình huống phát sinh trong cuộc họp 12
CHƯƠNG III: KẾT LUẬN 14
TÀI LIỆU THAM KHẢO 15
Trang 5CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN, TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ 1.1 Khái niệm và phân loại cuộc họp
1.1.1 Khái niệm về cuộc họp
Họp là một hoạt động gặp gỡ giữa các thành viên trong một tổ chức, nhóm làm việc hoặc tổ chức tương tự Nó được tổ chức để trao đổi thông tin, thảo luận vấn đề, đưa
ra quyết định hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể Họp có thể mang tính tự phát hoặc được
tổ chức theo lịch trình và có sự tham gia của các thành viên có liên quan
Cuộc họp có thể diễn ra trong nhiều hình thức khác nhau, từ cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể đến cuộc họp trực tuyến thông qua các công nghệ truyền thông như video hội nghị Quyết định hình thức và cách tổ chức cuộc họp phụ thuộc vào yêu cầu và tình huống cụ thể của tổ chức
Tóm lại, trong một cuộc họp phải có sự tương tác và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên, sự tận hưởng và tôn trọng quyền lợi và ý kiến của nhau Một cuộc họp thành công là khi mọi người cùng tham gia tích cực, đóng góp ý kiến xây dựng và đạt được kết quả mong muốn
1.1.2 Phân loại các cuộc họp
Có thể phân loại cuộc họp trên cơ sở sử dụng những tiêu chí như:
- Căn cứ vào mục tiêu cuộc họp
Họp giao ban là cuộc họp của giám đốc với các quản lý và nhân viên trực thuộc hàng tuần hoặc hàng tháng và chỉ giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâm công việc của tuần sau, các công việc chung còn tồn đọng trong tuần
Họp giải quyết công việc là cuộc họp của lãnh đạo, quản lý cấp trên với đơn vị cấp dưới để chỉ đạo giải quyết những vấn đề trước mắt và đưa ra phương hướng, giải pháp tốt nhất, hợp lý nhất cho hoạt động và công việc trong tương lai
Trang 6Họp sơ kết, tổng kết là cuộc họp kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và đưa ra phương hướng, nhiệm vụ công tác cho năm tới của các đơn vị trực thuộc công ty
- Căn cứ vào hình thức tổ chức
Họp không chính thức là cuộc họp được tổ chức nhưng không chính thức công bố
do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn nhiều người biết Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để trao đổi riêng về các vấn
đề được gọi là cuộc họp kín
Họp chính thức, công khai là những cuộc họp do các đơn vị, những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức Hội họp này được tổ chức một cách công khai theo đúng chương trình, kế hoạch
- Căn cứ vào phương thức tổ chức
Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại cùng một địa điểm, một phòng họp để cùng họp
Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua các ứng dụng, phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp
Tùy thuộc từng tình huống và yêu cầu cụ thể trong công việc mà áp dụng các tiêu chí trên để tổ chức cuộc họp một cách phù hợp
1.2 Vai trò của cuộc họp trong cơ quan, tổ chức
Trên thực tế có nhiều loại cuộc họp khác nhau nhưng đều có chung bản chất là để thống nhất quan điểm, thống nhất tư tưởng làm cơ sở dẫn đến thống nhất hành động
Cuộc họp là nơi phát huy tính dân chủ thông qua việc bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến, báo cáo về tiến độ triển khai công việc Qua cuộc họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận
Trang 7Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ Ngoài ra, cuộc họp còn giúp giải quyết những vấn đề mà một cá nhân không thể thực hiện được hoặc các công việc liên quan đến nhiều
cá nhân
Giúp người lãnh đạo và quản lý huy động trí tuệ, tri thức, kinh nghiệm của tập thể các thành viên; truyền đạt trực tiếp các quyết định, công việc đến những người thực hiện
Họp giúp tổng kết, đánh giá khách quan về tình hình thực hiện công việc để xác định các nhiệm vụ cần triển khai trong tương lai Từ đó cho ra biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển
Cuộc họp có thể dùng để đào tạo và phát triển các kỹ năng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức và phương pháp mới, nó có thể giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự phát triển cá nhân của mỗi người
1.3 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
Người chủ trì cuộc họp chính là người đứng ra chịu mọi trách nhiệm về mặt nội dung cho đến kết quả cuộc họp.Không nhất thiết người này phải là lãnh đạo cấp cao thì mới có thể chủ trì cuộc họp, chỉ cần đứng trong vai trò của một người quản lý, bất kể là trưởng phòng hay tổ trưởng, nhóm trưởng thì tổ chức họp hành cho phòng ban hoặc đội nhóm của mình cũng là điều quan trọng để có thể cùng nhau bàn luận, trao đổi nội dung công việc, các kế hoạch, chiến lược cần triển khai Chính vì vậy mà khi cuộc họp được tiến hành, vai trò của người chủ trì gồm các điểm sau:
Luôn tuân thủ quy tắc thời gian: Một cuộc họp diễn ra nhanh hay chậm tùy thuộc vào các vấn đề phát sinh cũng như hoàn cảnh thực tế của cuộc trao đổi và bàn luận Bất
kỳ yếu tố nào đi chệch khỏi lịch trình xác định trước cũng sẽ có một số ảnh hưởng đến kết quả của cuộc họp Do đó, có hai quy định phải được tuân thủ để đạt được một cuộc họp thành công như mong đợi Thứ nhất là luôn đúng giờ, thứ hai là luôn trong tầm kiểm soát
Bám sát nội dung cuộc họp: Người chủ trì phải đảm bảo rằng cuộc họp luôn đi đúng hướng và kéo mọi người theo vấn đề chính, đừng để những vấn đề ngoài lề dẫn dắt cuộc họp Không bám sát nội dung cuộc họp và không nhấn mạnh vào vấn đề chính là hai
Trang 8yếu tố làm lãng phí thời gian và khiến các thành viên tham dự cuộc họp cảm thấy khó chịu Nên tóm tắt lại vấn đề mỗi khi kết thúc một nội dung lớn và khi kết thúc cuộc họp Sau đó hãy để mọi người nhất trí với những gì đã quyết định trong cuộc họp một lần nữa
Kích thích sự tham gia của các thành viên: Người chủ trì cuộc họp có thể sử dụng các phương pháp thích hợp để khởi động những người tham gia và tạo ra một môi trường
mà ở đó các thành viên tham gia cuộc họp có thể thoải mái giao tiếp với nhau và trao đổi
ý tưởng và thông tin Một cuộc họp diễn ra mà không có bất cứ ý kiến nào được nêu lên, không có đề xuất nào được đưa ra quả thực sẽ khiến cho cuộc họp đi đến thất bại Việc xây dựng một cuộc họp với không khí thoải mái, lành mạnh sẽ giúp mọi người đều cảm thấy có thể lên tiếng, chia sẻ ý tưởng và động não một cách tích cực mà không sợ bị chỉ trích hay khiển trách
Duy trì trật tự: Trong quá trình thảo luận, trao đổi về một vấn đề nào đó chắc hẳn
sẽ có nhiều ý kiến cá nhân khác nhau Chính vì vậy mà người chủ trì cần phải kiên quyết, nhất quán và nhắc nhở mọi người về nội quy cuộc họp, đứng ra giải quyết nếu có mâu thuẫn giữa các thành viên tham dự cuộc họp
Đưa ra quyết định: Khi đưa ra quyết định cần suy nghĩ kỹ càng cũng như tham khảo ý kiến của mọi người để có tính khách quan, không nên quá áp đặt ý kiến cá nhân Những quan điểm khác nhau cần được tóm tắt và các quyết định tiềm năng cần được trình bày rõ ràng Trước khi chuyển sang nội dung tiếp theo, người chủ trì cần làm rõ và xác nhận quyết định đã được đưa ra
1.4 Trách nhiệm của người tham gia cuộc họp
Nếu không có thông tin đầu vào và hiểu biết sâu sắc về các vấn đề cũng như ý kiến đóng góp do các thành viên tham dự đưa ra thì cuộc họp cũng chỉ là những cuộc gặp mặt không hiệu quả - ngay cả khi chương trình nghị sự được tuân thủ đến từng chữ một cách nhất quán và kịp thời Nếu không có những người tham gia tích cực thì sẽ không có gì để ghi lại: không có vấn đề nào được xác định, không có giải pháp nào được đưa ra và không
có hành động nào được thực hiện Chính vì vậy mà người tham gia cũng phải có trách nhiệm đối với cuộc họp đó
Trang 9- Hiểu rõ chương trình nghị sự và mục đích của cuộc họp.
- Nghiên cứu tài liệu, văn bản nhận được trước khi đến dự cuộc họp và chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp
- Đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian tổ chức cuộc họp Trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự được rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc
- Chấp hành đúng các quy định của cuộc họp Trong quá trình họp không làm việc riêng, việc không liên quan đến nội dung họp
- Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề và không vượt quá thời gian của cuộc họp
CHƯƠNG II: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 2.1 Tiến hành tổ chức cuộc họp
2.1.1 Chuẩn bị trước cuộc họp
Abraham Lincoln: “Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu” Sự chuẩn bị rất quan trọng - nó nắm giữ chìa khóa thành công và các cuộc họp cũng không ngoại lệ Để tổ chức tốt một cuộc họp, người chủ trì cần thực hiện các bước cơ bản sau
2.1.1.1 Xác định mục tiêu cuộc họp
Có nhiều mục tiêu để tổ chức cuộc họp như: thông báo, giải quyết vấn đề, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến hoặc đưa ra quyết định Một mục tiêu rõ ràng là nền tảng để xác định tất cả yếu tố khác, cũng như ngăn chặn những cuộc họp vô ích Người chủ trì nên định hướng rõ ràng mục tiêu ngay từ đầu để cuộc họp diễn ra đúng trọng tâm, đồng thời điều này còn giúp người tham dự biết những thông tin cần nắm cũng như vai trò
và trách nhiệm của mình trong buổi họp Hãy xác định mục đích và nhiệm vụ của cuộc họp thông qua các yếu tố như: Cuộc họp mang lại giá trị gì cho người tham dự?; Có giải
Trang 10quyết được vấn đề hay đạt được kết quả gì?; Thực sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp hay
có thể thay thế bằng phương pháp khác?
2.1.1.2 Quyết định hình thức, thời gian và địa điểm cụ thể cho cuộc họp
Có thể xác định hình thức tổ chức cuộc họp trực tiếp hay trực tuyến dựa trên mục đích của cuộc họp Nếu tất cả người tham gia đều ở cùng một địa điểm thì cuộc họp trực tiếp thường được ưu tiên hơn vì có cơ hội tương tác Ngược lại, nếu các thành viên không
ở gần nhau thì cuộc họp trực tuyến sẽ là sự lựa chọn để giảm chi phí cho việc đi lại
Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý và thuận tiện nhất cho tất cả mọi người Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương trình họp
Ví dụ: Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá hai ngày; Họp tổng kết công tác năm không quá một ngày; Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ một đến hai ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề; Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ một đến ba ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề Việc ước lượng thời gian tổ chức sẽ giúp cuộc họp không bị lan man và chệch hướng
lựa chọn, bố trí phòng họp cần căn cứ vào: mục đích cuộc họp, số lượng người tham dự Bố trí phòng họp với không gian đủ rộng, bài trí phù hợp với tính chất họp Bàn ghế phải được sắp xếp theo khoa học, vừa đảm bảo mỹ quan vừa tiện lợi trong sử dụng
Vị trí ngồi của Việc người tham dự cũng cần được sắp xếp cụ thể theo vai trò và vị trí của
họ trong cuộc họp Nếu là cuộc họp ít người, cần tính chất trao đổi bình đẳng thì nên bố trí bàn ghế theo hình chữ nhật, hình tròn hoặc hình elip Vị trí của người chủ trì nên ở nơi
mà mọi người đều dễ thấy Trong trường hợp cuộc họp mang tính chất làm việc, trao đổi giữa hai cơ quan hoặc hai nhóm làm việc tương đương nhau thì có thể bố trí hình chữ nhật, ngồi hai bên và đối diện nhau
Chuẩn bị các trang thiết bị như: Hệ thống âm thanh, máy chiếu, máy tính, bảng viết, Tùy vào từng loại cuộc họp mà có thể chuẩn bị trước cặp hồ sơ, giấy, bút, Cần
Trang 11kiểm tra tính năng, chất lượng của các phương tiện kỹ thuật để đảm bảo chúng luôn hoạt động ở trạng thái tốt nhất
2.1.1.3 Chuẩn bị nội dung, chương trình họp
Trước khi cuộc họp diễn ra cần phải chuẩn bị những nội dung, thông tin cần trao đổi và thảo luận Người chủ trì sẽ phân công sẽ tự chuẩn bị hoặc phân công cho các thành viên chuẩn bị nội dung cuộc họp và trình bày dưới hình thức là văn bản Nội dung chính phải gắn liền với mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp Những nội dung này sẽ được một cách hợp lý để tạo thành một chương trình họp khoa học
Chương trình họp cần xác định cụ thể các nội dung, tiến trình cho cuộc họp Đối với các cuộc họp thường kỳ thì chương trình họp sẽ thường đơn giản Còn đối với các cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng thì quá trình chuẩn bị sẽ phức tạp hơn, phải có nội dung cụ thể, chi tiết; phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân ứng với từng nội dung theo tiến độ thời gian chặt chẽ
Chương trình họp sẽ bao gồm các nội dung: Mục đích của cuộc họp Thời gian và địa điểm tổ chức Đối tượng tham gia Nội dung cụ thể từng công việc, phân công cá nhân thực hiện Thời gian triển khai các nội dung
Hình 1 - Chương trình họp của một cuộc họp