Tổng quan
Chu trình sản xuất là quá trình biến đổi nguyên vật liệu (NVL), lao động, máy móc thiết bị và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm (SP) / dịch vụ (DV) để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
Xem xét hệ thống thông tin (HTTT) trong CTSX không thể tách rời HTTT của chu trình doanh thu (CTDT) cũng như chu trình chi phí (CTCP) vì kế hoạch (KH) sản xuất được xây dựng phải dựa vào dự báo nhu cầu tiêu thụ, và
HĐ sản xuất (SX) là cơ sở để thực hiện quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào Nói cách khác CTSX không tồn tại riêng biệt mà có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong HTTT của doanh nghiệp Tổ chức HTTT một cách hiệu quả sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong quá trình cung ứng, SX, tiêu thụ và khai thác tối đa nguồn lực hiện có
Hệ thống điều khiển và quản lý sản xuất (CTSX) đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch và tổ chức sản xuất dựa trên các thông tin về nhu cầu và tiêu thụ sản phẩm của khách hàng CTSX thu thập và phân tích dữ liệu về nhu cầu thị trường, dự báo tình hình sản xuất trong tương lai, đồng thời cung cấp thông tin về sản phẩm hoàn thành phục vụ cho quá trình tiêu thụ Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể.
CTSX cung cấp cho CTCP các yêu cầu về NVL và các chi phí (CP) khác phục vụ cho các hoạt động SX Đồng thời, tiếp nhận TT về CP NVL và CP khác do CTCP cung cấp để tính giá thành SP
Chu trình SX cũng cung cấp cho chu trình quản lý nguồn nhân lực yêu cầu về nhân lực phục vụ cho quá trình SX và tiếp nhận TT về CP nhân công để tính giá thành SP Ngoài ra CTSX còn cung cấp các thông tin phục vụ các cấp quản lý
Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát ở sơ đồ sau:
Nguồn: Romney và cộng sự (2021)
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với chu trình, đối tƣợng khác
Chu trình quản lý nguồn nhân lực
Ghi sổ và lập báo cáo kế toán
Chu trình Sản xuất Đơn đặt hàng Sản lượng tiêu thụ dự kiến
CP NVL, CP SXC Thành phẩm
CP nhân công Báo cáo
Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
Thiết kế
Hoạt động thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, kiểu dáng và các tính năng khác của khách hàng trong điều kiện nguồn lực của đơn vị là hoạt động thiết kế SP Đây là HĐ đầu tiên trong CTSX
Dữ liệu đầu vào cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất bao gồm nhu cầu sản phẩm từ đơn hàng khách hàng và nhu cầu tồn kho sản phẩm Dựa trên dữ liệu này, hoạt động lập kế hoạch thiết kế lịch sản xuất, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất hiệu quả và tối ưu hóa chi phí.
Hệ thống ghi sổ và lập báo cáo
Dự báo tình hình tiêu thụ
Yêu cầu NVL và sử dụng NVL
Yêu cầu và sử dụng nhân sự
Dữ liệu tính giá thành
Tình hình SX: NVL, nhân công, thiết bị
Yêu cầu sản xuất kế SP thực hiện các nội dung được mô tả trong sơ đồ dòng dữ liệu như hình 1.3, cụ thể như sau:
- (1.1) Thiết kế: Thông tin về thiết kế SP có thể lưu trữ trên bản thiết kế hoặc lưu ở cơ sở dữ liệu về mô hình sản phẩm trong phần mềm
- (1.2) Xác định kết cấu NVL: Bao gồm những NVL nào, số lượng bao nhiêu
- (1.3) Xây dựng trình tự SX, xác định nhu cầu về nhân công, máy móc thiết bị phục vụ cho từng giai đoạn SX
Dòng thông tin công nghệ (TT) tạo ra từ hoạt động thiết kế sản phẩm (SP) cung cấp cho hệ thống sản xuất các định mức về nguyên vật liệu (NVL), nhân công và máy móc cần thiết để sản xuất một đơn vị SP Các định mức này đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất, tính giá thành sản phẩm và đảm bảo hiệu quả sản xuất Do đó, việc thiết lập và quản lý dòng TT chính xác và kịp thời là yếu tố thiết yếu để doanh nghiệp vận hành trơn tru và tối ưu hóa hoạt động sản xuất.
Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)
Hình 1.3: Hoạt động thiết kế
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch sản xuất (SX) là xác định các nguồn lực phục vụ quá trình sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của đơn hàng hiện tại và đơn hàng dự kiến Bằng cách này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường và tăng lợi nhuận.
1.2 Xác định kết cấu NVL
1.3 Xây dựng trình tự SX
2.0 Lập kế hoạch 4.0 Tính giá thành Yêu cầu sản phẩm tối đa lượng hàng tồn kho liên quan đến cả nguyên vật liệu và sản phẩm hoàn thành
Cơ sở để thực hiện việc lập kế hoạch là thông tin về các đơn đặt hàng hiện tại cũng như lượng SP tiêu thụ dự kiến trong kỳ tới được chuyển đến từ CTDT và thông tin về kết cấu của SP được cung cấp từ hoạt động thiết kế Hoạt động này thực hiện các nội dung sau:
Hoạch định sản xuất là xác định số lượng từng loại sản phẩm cần sản xuất, số lượng nguyên vật liệu cần mua theo từng ngày sản xuất và trong từng giai đoạn dự toán.
- (2.2) Lệnh sản xuất (Xét duyệt SX): Lập chứng từ xét duyệt cho phép tiến hành SX từng loại SP theo số lượng và yêu cầu cụ thể, đồng thời chỉ rõ nơi nhập kho SP hoàn thành và địa điểm giao hàng
- (2.3) Xác định nhu cầu NVL: Căn cứ lệnh SX và kết cấu NVL của từng
SP, xác định nhu cầu về NVL của từng đơn hàng, từ đó NVL được xuất kho hoặc mua về và chuyển giao đến bộ phận sản xuất
Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)
Hình 1.4: Hoạt động lập kế hoạch
3.0 Sản xuất 4.0 Tính giá thành
Sản xuất
Trên cơ sở kế hoạch SX từng thời kỳ, lệnh SX đã xét duyệt và NVL được cung cấp, hoạt động SX sẽ được triển khai, nhằm chuyển các yếu tố đầu vào thành SP theo mẫu thiết kế Hoạt động này thực hiện các nội dung chính sau:
- (3.1) Tổ chức sản xuất: Thực hiện sản xuất theo quy trình, thiết kế của sản phẩm
- (3.2) Sử dụng nguồn lực: Phản ánh, ghi nhận tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế, thời gian nhân công thực hiện, máy móc thiết bị sử dụng cho quá trình SX
- (3.3) Hoàn thảnh sản xuất: Phản ánh số lượng, chất lượng SP hoàn thành, các SP còn dở dang và phế liệu (nếu có) của quá trình SX
Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)
Hình 1.5: Hoạt động sản xuất
Tính giá thành
Kết thúc CTSX là hoạt động tính giá thành SP Hoạt động này cung cấp: (1) Số liệu về CP để có căn cứ xác định giá bán SP; (2) Số liệu để xác định giá vốn hàng bán và giá trị hàng tồn kho, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính (BCTC)
Căn cứ vào dòng thông tin từ quá trình SX, hoạt động tính giá thành phản ánh tình hình thực tế sử dụng NVL, nhân công và máy móc thiết bị để tổng hợp tính giá thành sản phẩm hoàn thành Hoạt động này thực hiện các nội dung sau:
- Phân loại, tập hợp chi phí của quá trình sản xuất
- Tổng hợp chi phí sản xuất
- Đánh giá sản phẩm dở dang
- Tính giá thành sản phẩm
Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)
Hình 1.6: Hoạt động tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
4.1 Tập hợp chi phí sản xuất
4.2 Tổng hợp chi phí sản xuất
4.3 Đánh giá sản phẩm dở dang
Chi phí sản xuất chung
Ghi sổ và lập báo cáo
4.4 Tính giá thành sản phẩm
Tổ chức kế toán trong chu trình sản xuất
Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
Tổ chức HTTT kế toán trong CTSX nhằm ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra SP / DV Tổ chức tốt HTTT kế toán trong CTSX nhằm:
- Tối thiểu hóa CP về NVL và các nguồn lực khác sử dụng cho quá trình
- Khai thác tối ưu năng lực SX; tối đa hóa việc sử dụng nguồn lực, tránh lãng phí và giảm thiểu SP hỏng trong SX
- Đảm bảo chất lượng SP / DV
- Xác định đầy đủ, chính xác CP và tính giá thành SP cho từng đối tượng tính giá thành
- Phân tích biến động CP phục vụ cho việc quản trị CP
- Người quản lý trong đơn vị có nhu cầu về thông tin tổng hợp liên quan đến toàn bộ chu trình sản xuất nhằm đo lường tính hữu hiệu và hiệu quả của chu trình cũng như tính thích hợp trong kết cấu giá thành sản phẩm
Một số yêu cầu thông tin mà HTTT kế toán cần cung cấp cho nhà quản trị, gồm:
- Số lượng và CP tính cho một đơn vị SP theo từng kỳ báo cáo
- Tỷ lệ SP hỏng, nguyên nhân hỏng và biện pháp giảm thiểu tối đa tỷ lệ SP hỏng
- Tình trạng SP dở dang và kế hoạch sản xuất cho kỳ sau
- Bên cạnh đó nhà quản trị cũng quan tâm đến vấn đề thay đổi kết cấu chi phí sản phẩm nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh với các nhu cầu thông tin sau:
- Thông tin về chi phí nếu thay thế nhân công SX bởi hệ thống máy móc tự động hoá
- Thông tin liên quan giúp cải tiến quá trình SX nhằm giảm giá thành SP
- Thông tin liên quan đến nhà cung cấp về chất lượng, thời gian, dịch vụ sau bán hàng, mối quan hệ với nhà cung cấp, giá bán, cũng như sự khác biệt về chính sách bán hàng của các nhà cung cấp nhằm hỗ trợ nhà quản trị thay đổi kết cấu chi phí sản phẩm theo hướng có lợi cho đơn vị
- Khi thiết kế hệ thống thông tin kế toán cần thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu thông tin mà nhà quản trị các cấp trong đơn vị quan tâm.
Thu thập, lưu trữ và luân chuyển thông tin trong chu trình
Dòng TT đầu vào cho HĐ (1.0) Thiết kế là các yêu cầu về SP do CTDT cung cấp
Đầu ra của công đoạn (1.0) Thiết kế là hệ thống định mức nguyên vật liệu (NVL), nhân công và yếu tố đầu vào nhằm phục vụ sản xuất sản phẩm (SP) Dòng thông tin này cung cấp dữ liệu cần thiết cho các công đoạn tiếp theo, cụ thể là (2.0) Lập kế hoạch và (4.0) Tính giá thành sản phẩm trong hệ thống sản xuất.
Mô tả (công thức) sản phẩm (Bill of materials): mô tả đặc điểm, chất lượng và định mức NVL sử dụng cho SX sản phẩm
Bảng kê hoạt động (Operaiions list): mô tả những yêu cầu về lao động, máy móc thiết bị sử dụng cho từng giai đoạn công nghệ và thời gian hoàn thành của từng giai đoạn
Các thông tin cần lưu trữ phục vụ cho hoạt động (1.0) Thiết kế, gồm:
- Thông tin SP: mã SP, tên SP, đơn vị tính, yêu cầu đối với SP
- Thông tin NVL: mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, đặc điểm NVL,
- Thông tin về nhân công, máy móc thiết bị phục vụ SX
- Thông tin kết cấu CP: mã SP, yêu cầu SP, kết cấu CP, định mức CP
Sau khi hoàn thành thiết kế SP theo yêu cầu, đơn vị tiến hành lập kế hoạch
SX nhằm mục đích thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm lượng NVL và sản phẩm tồn kho.
Dòng TT đầu vào cho HĐ (2.0) Lập kế hoạch là dự toán tiêu thụ do CTDT cung cấp và kết cấu của SP do HĐ (1.0) Thiết kế cung cấp
Dòng TT đầu ra của HĐ (2.0) Lập kế hoạch là lệnh SX và nhu cầu NVL, đây là cơ sở cho các hoạt động (3.0) sản xuất và (4.0) Tính giá thành trong CTSX
Kế hoạch sản xuất chính (Master Production Schedule) là bản mô tả chi tiết số lượng sản phẩm cần sản xuất trong từng kỳ dự toán Kế hoạch này cũng bao gồm số lượng sản phẩm đã đặt hàng của khách hàng, ước tính doanh thu và kế hoạch thu tiền theo lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Tài liệu này được lập dựa trên đơn đặt hàng sản xuất (Production Order) hoặc dự báo nhu cầu tiêu thụ, bảng dự toán nguyên vật liệu và phiếu chuyển kho Đơn đặt hàng sản xuất ghi rõ số lượng sản phẩm cần sản xuất, địa điểm nhập kho hoặc giao hàng, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động sản xuất.
Yêu cầu NVL (Materials Requysition): Thể hiện số NVL cần xuất kho đến địa điếm sản xuất bao gồm các thông tin về số sản phẩm khách hàng đặt hàng, ngày đặt hàng, tên NVL và số lượng NVL cần sử dụng cho SX
Phiếu chuyển kho đóng vai trò thiết yếu trong việc ghi nhận các hoạt động chuyển giao sản phẩm, bán thành phẩm đã hoàn thiện giữa các công đoạn sản xuất khác nhau Phiếu này xác định thời gian và mục đích chuyển giao, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý sản xuất và lưu kho.
Dữ liệu cần lưu trữ liên quan đến hoạt động lập kế hoạch sản xuất bao gồm:
Thông tin về đơn hàng từ CTDT (mã khách hàng, tên khách hàng, mã SP, tên SP, đơn vị tính, số lượng, )
Thông tin về dự toán NVL và các CP khác (từ CTCP) và TT về nhân công (từ chu trình quản lý nhân sự)
Trong chiến lược sản xuất tinh gọn, mục tiêu cốt yếu là giảm thiểu tồn kho nguyên vật liệu (NVL), sản phẩm dở dang và thành phẩm Hoạt động lập kế hoạch có vai trò quyết định trong việc điều chỉnh sản xuất phù hợp với nhu cầu tiêu thụ, giảm thiểu rủi ro lãng phí và thiếu hụt vật tư Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp cần lập kế hoạch sản xuất trong một khoảng thời gian ngắn hơn để thích ứng với biến động nhu cầu thị trường.
Căn cứ vào kế hoạch đã lập, đơn vị tiến hành SX thẹo mẫu thiết kế Hoạt động này có chức năng chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành SP đầu ra để tiêu thụ Tùy thuộc đặc điểm của từng doanh nghiệp, tính chất từng loại SP và mức độ tự động hoá, quy trình SX sẽ khác nhau
Dòng TT đầu vào cho HĐ (3.0) Sản xuất là lệnh SX từ HĐ (2.0) Lập kế hoạch, và TT về CP NVL, CP nhân công, các CP khác do CTCP và chu trình nhân sự cung cấp
Dòng TT đầu ra của HĐ (3.0) Sản xuất phản ánh số lượng SP hoàn thành,
SP dở dang và tình hình thực tế sử dụng các yếu tố đầu vào cho SX (NVL, sức lao động, máy móc…) Đây là căn cứ cho hoạt động tính giá thành SP
- Nhóm chứng từ phản ánh CP NVL sử dụng cho SX:
+ Phiếu yêu cầu xuất kho: (Routing slip): mô tả số lượng và chủng loại NVL cần phục vụ cho SX;
+ Phiếu xuất kho: mô tả số lượng và chủng loại NVL thực tế xuất sử dụng cho SX;
- Chứng từ ghi nhận CP nhân công phục vụ SX:
+ Phiếu theo dõi thời gian thực hiện công việc (Job time tickets): ghi nhận thời gian SX SP
- Nhóm chứng từ xác định SP dở dang và SP hoàn thành, như:
+ Báo cáo tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report): báo cáo số lượng SP hoàn thành và các yếu tố đầu vào sử dụng trong quá trình SX Chứng từ này dùng để theo dõi một cách liên tục tình trạng SX SP Bộ phận kế hoạch có thể ghi chú nếu có sự thay đổi trong nhu cầu
+ Báo cáo sản phẩm hoàn thành Thể hiện số lượng SP, bán thành phẩm hoàn thành nhập kho và được kiểm soát bởi bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS) Nếu SP, bán thành phẩm đạt yêu cầu sẽ được nhập kho hoặc đưa đi tiêu thụ
+ Báo cáo hàng tồn kho (Inventory Warehousing): Được sử dụng để quản lý lượng hàng tồn kho đang được bảo quản chuẩn bị tiêu thụ Đối với SP sản xuất hàng loạt đơn vị cần duy trì một mức SP để luôn sẵn sàng có nguồn hàng cung cấp cho khách hàng
Dữ liệu cần lưu trữ liên quan đến hoạt động thực hiện sản xuất bao gồm: Thông tin xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ,
Thông tin mức độ sử dụng nhân công cho sản xuất
Thông tin về sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành
Hoạt động tính giá thành cần đạt được các mục tiêu: (1) cung cấp dữ liệu về
CP nhằm xác định giá bán SP; (3) cung cấp thông tin về giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
Dữ liệu đầu vào cho hoạt động (4.0) tính giá thành là tình hình thực tế sử dụng Nguyên vật liệu (NVL), nhân công và các yếu tố đầu vào khác từ hoạt động (3.0) sản xuất cung cấp.
Tổ chức kế toán chi phí
1.3.3.1 Các phương pháp tính giá thành sản phẩm Để hiểu rõ về hoạt động tính giá thành sản phẩm, kế toán cần nắm vững các phương pháp xác định giá thành Việc lựa chọn phương pháp tính giá thành sản phẩm phản ánh đúng thực tế, phù hợp với đặc điểm hoạt động SX kinh doanh của đơn vị, cho thấy hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán Để tập hợp CP sản xuất và tính giá thành SP, các đơn vị có thể chọn phương pháp xác định CP theo công việc (đơn đặt hàng) hoặc xác định CP theo giai đoạn công nghệ (quá trình SX)
1.3.3.2 Tổ chức kế toán chi phí
Kế toán chi phí chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động gồm ghi nhận thông tin về hàng tồn kho phân tích giá thành sản phẩm và cung cấp thông tin về chi phí đinh mức Với các thông tin này sẽ hỗ trợ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định liên quan đến chu trình sản xuất
Chi phí định mức là chi phí dự kiến cho sản xuất, được thiết lập dựa trên dự toán nhu cầu về nguồn lực sản xuất Giám sát chi phí định mức cho phép quản lý kiểm soát chi phí sản xuất và theo dõi chất lượng sản phẩm Chi phí này bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp và chi phí chung Thông tin chi phí chi tiết phải được xử lý và cung cấp đến đúng đối tượng sử dụng trong doanh nghiệp Việc xác định chi phí định mức dựa trên mô tả sản phẩm và liệt kê các hoạt động trong quá trình thiết kế sản phẩm, đồng thời xác định tỷ lệ chi phí chung cũng rất quan trọng trong quá trình áp dụng chi phí sản xuất.
Thông tin hàng tồn kho: Thông tin hàng tồn kho bao gồm các thông tin về sản phẩm dở dang đang trong quá trình sản xuất và sản phẩm hoàn thành đang được bảo quản trong kho hàng hay vận chuyển đi bán Để cung cấp được thông tín về hàng tồn kho, kế toán CP cần ghi nhận CP NVL, CP nhân công và CP SX chung phát sinh trong quá trình SX theo từng kỳ Chi phí NVL được ghi nhận dựa vào phiếu xuất kho, báo cáo tình trạng hàng tồn kho và ghi nhận vào hệ thống sổ cái/ báo cáo bằng cách chuyển từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang Chi phí nhân công được ghi nhận trên cơ sở phiếu theo dõi thời gian thực hiện công việc và được ghi nhận vào tài khoản sản phẩm dở dang Chi phí sản xuất chung cũng được thu thập và chuyển vào tài khoản sản phẩm dở dang theo tỷ lệ chi phí sản xuất chung định mức tính cho từng hoạt động (theo giờ hay theo đơn vị) trong báo cáo tình trạng hàng tồn kho Sauk hi tập hợp CP, kế toán thực hiện các nghiệp vụ kết chuyển, tính trị giá SP dở dang, và tính giá thành phẩm nhập kho, xuất bán hoặc gửi bán Khi thực hiện hoạt động này cần chú ý xem xét lại đặt hàng sản xuất có còn giá trị hay đã bị khách hàng hủy Các tài khoản SP dở dang và thành phẩm phải ghi nhận liên tục theo tiến độ của quá trình sản xuất
Thông tin hàng tồn kho phụ thuộc vào phương pháp theo dõi hàng tồn kho Trong các doanh nghiệp sản xuất, phương pháp theo dõi hàng tồn kho phổ biến nhất là phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này ghi nhận các thông tin mua hàng và xuất kho của NVL (thành phần cấu tạo nên sản phẩm) theo từng giai đoạn sản xuất và phù hợp khi nhu cầu kiểm soát số lượng hàng tồn kho chặt chẽ Tuy nhiên, phương pháp này làm tăng chi phí cho hệ thống theo dõi và ghi chép, nên không phải luôn luôn được sử dụng trong thực tế Các doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để theo dõi hàng tồn kho Theo phương pháp này chi phí hàng tồn kho và giá thành sản phẩm chỉ xác định được khi kết thúc kỳ kế toán
Phân tích giá thành sản phẩm cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định cải thiện hiệu quả sử dụng chi phí sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm Sau khi thu thập chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung, kế toán chi phí đối chiếu với chi phí định mức để xác định chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân Họ cũng so sánh chi phí thực tế với chi phí kỳ trước để tính tỷ lệ phân tích Ngoài ra, việc so sánh giá thành sản xuất với đối thủ cạnh tranh có thể giúp phát hiện vấn đề của doanh nghiệp Mọi sự khác biệt được ghi lại để phân tích và thảo luận với nhân viên liên quan Sự khác biệt không phải do nguyên nhân khách quan có thể là dấu hiệu cần cải tiến quy trình sản xuất.
Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý
Báo cáo hoạt động trong hệ thống báo cáo quản lý chu trình sản xuất bao gồm báo cáo liệt kê hoạt động và báo cáo phân tích hoạt động Báo cáo liệt kê hoạt động cung cấp thông tin về các hoạt động cụ thể như xuất kho nguyên vật liệu, sử dụng công cụ dụng cụ và nhập kho thành phẩm Báo cáo phân tích hoạt động đưa ra đánh giá chi tiết về các hoạt động này, chẳng hạn như phân tích theo đặt hàng sản xuất, loại nguyên vật liệu hoặc kho hàng.
Báo cáo đối tượng nguồn lực gồm danh mục đối tượng nguồn lực và báo cáo tình trạng đối tượng nguồn lực, như:
(2) Danh mục nhân viên SX;
(5) Báo cáo tình trạng NVL;
(6) Báo cáo tình trạng SP dở dang;
(7) Báo cáo tình trạng thành phẩm
Hoạt động kiểm soát trong chu trình
Mục tiêu kiếm soát chu trình sản xuất
Mục tiêu kiểm soát trong CTSX là nhằm đảm bảo:
- Các lệnh SX được lên KH đúng và đều được phê duyệt
- Các nhu cầu về NVL và nguồn lực khác đều được thể hiện chính xác trong lệnh SX
- Các CP phát sinh liên quan đến các lệnh SX được ghi nhận đầy đủ
- Lệnh SX đuợc xác nhận bởi phân xưởng SX trong suốt quá trình SX
- Tính giá thành bằng phương pháp phù hợp
- Hàng tồn kho và tài sản cố định được bảo quản thích hợp
- Các dữ liệu liên quan đến CTSX cần được duy trì và đảm bảo an toàn
- Các HĐ trong CTSX được thực hiện hiệu quả Để đạt được những mục tiêu kiểm soát này, doanh nghiệp cần kết hợp kiểm soát tổng quát với các kiểm soát ứng dụng.
Các sai sót, gian lận thường gặp và biện pháp kiếm soát
Mỗi hoạt động thuộc CTSX đều có khả năng phát sinh những nguy cơ ảnh hưởng đến HTTT kế toán Với mỗi nguy cơ tiềm tàng có thể phát sinh trong CTSX, cần phải có những hoạt động kiểm soát phù hợp Bảng 1.1 trình bày khái quát các nguy cơ có thể phát sinh ở mỗi hoạt động và các hiện pháp kiểm soát cần thiết
Bảng 1.1 Nguy cơ tiềm tàng của chu trình sản xuất và biện pháp kiểm soát
Nguy cơ tiềm tàng Biện pháp kiểm soát
1.1 Dữ liệu không chính xác hoặc bị chỉnh sửa
- Có quy trình nhập và xử lý dữ liệu;
- Phân quyền truy cập hệ thống;
- Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu;
- Kiểm soát sự thay đổi hệ thống dữ liệu
1.2 Thông tin bị tiết lộ
- Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu;
1.3 Dữ liệu bị mất - Có quy trình phục hồi và sao lưu dữ liệu
2 Thiết kế 2.1 Chi phí tăng do thiết kế không phù hợp
- Phân tích biến động CP theo từng mẫu thiết kế;
- Phân tích CP bảo hành, sửa chữa SP hỏng
- Phê duyệt từng lệnh SX, đơn đặt hàng
3 2 Đầu tư tài sản không hiệu quả
- Xét duyệt từng yêu cầu mua tài sản;
- Tổ chức đấu thầu khi mua tài sản
4 Sản xuất 4.1 Hàng tồn kho, tư liệu sản xuất bị mất cắp
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản;
- Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ thay đổi (tăng/giảm) tài sản;
- Mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tài sản;
- Kiểm kê định kỳ tài sản;
- Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu
4.2 Hàng tồn kho, tài sản hư hỏng do hỏa hoạn, thiên tai
- Có biện pháp bảo vệ tài sản (hệ thống báo cháy, cứu hỏa,…);
- Mua bảo hiểm tài sản
4.3 Sản xuất không hiệu quả
- Giám sát hoạt động SX;
- Đào tạo nhân sự quản lý
4.4 Sản xuất bị gián đoạn
- Giữ quan hệ với nhiều nhà cung cấp;
- Có KH phục hồi khi SX đình trệ
5.1 Dữ liệu không chính xác
- Kết chuyển dữ liệu tự động;
- Kiếm soát việc xử lý dữ liệu
5.2 Phân bổ CP không hợp lý
- Sử dụng phương pháp phân bổ CP theo mức độ hoạt động
5.3 Báo cáo sai lệch - Đổi mới công cụ đánh giá kết quả HĐ
Bảng 1.2 Các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và biện pháp kiểm soát hoạt động
Rủi ro Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát
Thiết kế sản phẩm không phù hợp
- Giảm chi phí bảo hành và chi phí sữa chữa sản phẩm
- Tăng hiệu quả trong SX
- Phân tích ảnh hưởng của việc thay đổi thiết kế lên tổng CP SX
- Phân tích CP bảo hành, sửa chữa SP
- Đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và nhu cầu tồn kho dự trữ
- Lập kế hoạch sản xuất chính xác
- Xét duyệt từng đặt hàng SX Đầu tư không hiệu quả
- TSCĐ đáp ứng yêu cầu SX
- Xét duyệt yêu cầu mua tài sản;
- Đấu thầu khi mua tài sản
Hàng tồn kho và tư liệu sản xuất bị mất cắp, bị hư hỏng
- Bảo vệ an toàn tài sản
- Thông tin về tình hình tài sản trên BCTC phản ánh đúng thực tế
- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản
- Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản
- Mở sổ chi tiết theo dõi tài sản
- Kiểm kê định kỳ tài sản
- Mua bảo hiểm cho tài sản
Hoạt động sản xuất bị gián đoạn
- Hoạt động sản xuất liên tục, hiệu quả
- Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp
- Có KH phục hồi khi SX đình trệ
Dữ liệu chi phí không chính xác
- Kiểm soát tốt CP hỗ trợ công tác quản lý
- Có quy trình nhập, xử lý dữ liệu
- Ghi nhận và kết chuyển CP tự động
- Kiểm kê và cập nhật số liệu
- HĐ trong CTSX hiệu quả
- Kiểm soát tốt chất lượng
- Giám sát thường xuyên HĐ SX
- Có hệ thống báo cáo phù hợp
1.4.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin
Bảng 1.3 Các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và biện pháp kiểm soát hệ thống thông tin
Rủi ro Mục tiêu kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát
Dữ liệu bị mất, bị chỉnh sửa
Bảo đảm an toàn cho dữ liệuvà HĐ
- Xây dựng KH sao lưu dự phòng và khắc phục sự cố:
+ Lưu trữ bên ngoài doanh nghiệp + Dán nhãn tập tin;
- Ban hành thủ tục kiểm soát tiếp cận HTTT;
- Phân quyền truy cập hệ thống và thiết lập mật khẩu (password) đối với từng tài khoản đăng nhập hệ thống
- Mã hoá dữ liệu, kiểm soát TT trong quá trình truyền tin
Chương 1 trình bày về hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất trong doanh nghiệp Nội dung chương đề cập tới mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình khác; làm rõ các hoạt động cơ bản cấu thành chu trình sản xuất; giới thiệu quy trình gồm tập hợp, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin về CTSX Ngoài ra, các nguy cơ tiềm tàng và phương pháp kiểm soát TT thuộc CTSX cũng được trình bày trong chương này
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1
Câu hỏi trắc nghiệm
A1.01 Khi nhận yêu cầu sản xuất từ CTDT, bộ phận sản xuất cần: a Xây dựng quy trình nhập và xử lý dữ liệu b Tổ chức đấu thầu mua vật tư c Kiểm kê vật tư tồn kho d Thiết kế SP theo yêu cầu của khách hàng
A1.02 Các hoạt động trong CTSX không bao gồm: a Lập KH và SX b Tính giá thành c Lựa chọn khách hàng d Thiết kế
A1.03 Chứng từ cung cấp TT số lượng, chất lượng NVL để SX một sản phẩm cụ thể? a Phiếu xuất kho b Kế hoạch sản xuất c Mô tả quy trình sản xuất d Lệnh sản xuất
A1.04 Thông thường CP SX được xác định ở giai đoạn nào của CTSX? a Lập kế hoạch b Tính giá thành c Thiết kế d Sản xuất
A1.05 Nhận định nào sau đây không chính xác? a Thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất là hai hoạt động độc lập b Dòng thông tin đầu ra từ hoạt động thiết kế sản phẩm là hệ thống định mức về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí chung khác sản xuất ra một sản phẩm hoàn thành c Thông tin đầu ra của hoạt động thiết kế sản phẩm là dữ liệu đầu vào cho hoạt động lập kế hoạch trong chu trình sản xuất d Hoạt động lập kế hoạch không thể thực hiện trước hoạt động thiết kế sản phẩm
A1.06 Hoạt động sản xuất không bao gồm: a Tính giá thành b Hoàn thành sản xuất c Sử dụng nguồn lực d Tổ chức sản xuất
Hành động kiểm soát không phù hợp đối với nguy cơ mất tài sản là "báo cáo định mức sử dụng vật tư" (a) Những hành động kiểm soát thích hợp bao gồm: kiểm soát việc tiếp cận tài sản (b), định kỳ kiểm kê tài sản (c), và lập chứng từ cho tất cả nghiệp vụ tăng, giảm tài sản (d).
A1.08 Nội dung nào vượt quá phạm vi của HĐ tính giá thành sản phẩm? a Tính giá thành sản phẩm b Tập hợp chi phí sản xuất c Ghi sổ và lập báo cáo d Đánh giá sản phẩm dở dang
A1.09 Nhận định nào sau đây là đúng? a Nếu đã được mua bảo hiểm tài sản sẽ không thể bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn b Có thể mua bảo hiểm sau khi tài sản bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn để hạn chế nguy cơ c Có thể hạn chế nguy cơ tài sản bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn bằng cách mua bảo hiểm tài sản d Không thể khắc phục nguy cơ tài sản bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn
A1.10 Để hạn chế nguy cơ mất dữ liệu về CP sản xuất, đơn vị cần: a Cài mã bảo vệ b Có quy trình khôi phục và sao lưu dữ liệu c Kiểm soát việc truy cập dữ liệu d Tất cả các phương án trên
Câu hỏi lý thuyết
B1.01 Hoạt động nào cho biết số lượng SP cần SX trong khoảng thời gian dự toán?
B1.02 Dữ liệu đầu vào cho HĐ lập KH trong CTSX là gì?
B1.03 Chứng từ nào cung cấp TT về số lượng và chất lượng NVL cần thiết để
B1.04 Chuẩn bị nguồn lực là một nội dung của hoạt động sản xuất?
B1.05 Dòng TT đầu vào cho HĐ lập KH SX là gì?
B1.06 Phương pháp xác định CP theo quy trình SX (theo từng giai đoạn công nghệ) được áp dụng khi SX theo yêu cầu cá biệt của từng khách hàng?
B1.07 Phương pháp xác định CP theo đơn đặt hàng tập hợp CP SX theo từng giai đoạn công nghệ hoặc theo từng phân xưởng của doanh nghiệp?
Việc lập chứng từ đầy đủ cho các nghiệp vụ làm tăng hoặc giảm tài sản có ý nghĩa quan trọng trong việc hạn chế nguy cơ đầu tư tài sản không hiệu quả Bằng cách ghi chép lại chi tiết các giao dịch liên quan đến tài sản, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác dòng tiền, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu và quản lý hiệu quả việc sử dụng tài sản để đạt được mục tiêu kinh doanh.
B1.09 Để hạn chế nguy cơ bị tiết lộ TT về giá thành SP mới, biện pháp tốt nhất là ban hành quy trình nhập và xử lý dữ liệu
B1.10 Để hạn chế nguy cơ do SX thừa một loại SP, đơn vị cần làm gì?
Bài tập vận dụng
Thủ tục xuất vật tư tại Công ty Bình An được mô tả như sau:
Bộ phận SX khi có nhu cầu vật tư, viết Phiếu đề nghị xuất vật tư có xác nhận, ký duyệt của quản lý phân xưởng (Liên 1 lưu tại bộ phậnSX, liên 2 chuyển Phòng vật tư)
Phòng vật tư căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất vật tư, lập Phiếu xuất kho chuyển cho Giám đốc, Kế toán trưởng ký duyệt (liên 1 lưu, liên 2 và 3 chuyển bộ phận kho hàng)
Thủ kho xuất hàng, ghi số thực xuất vào Phiếu xuất kho (liên 1 Phiếu xuất kho chuyển bộ phận SX Liên 2 để ghi Thẻ kho và lưu lại bộ phận kho hàng)
Các chứng từ được lưu trữ theo số hiệu chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống cho thủ tục xuất vật tư tại Công ty Bình An
Các thủ tục trong một hệ thống kế toán chi phí được xử lý thủ công ở Công ty Hoàng Lương được mô tả như sau:
Bộ phận sản xuất khi có nhu cầu bảo trì máy móc thiết bị lập Phiếu yêu cầu dịch vụ gồm 2 liên, liên 1 lưu tại bộ phận sản xuất, liên 2 chuyển tới bộ phận sửa chữa và bảo trì
Căn cứ vào liên 2 của Phiếu yêu cầu dịch vụ, bộ phận sửa chữa và bảo trì lập Phiếu yêu cầu công việc, sau đó ghi thông tin số lượng nguyên vật liệu, dụng cụ xuất dùng cùng thời gian lao động cần thiết lên liên 1 và 2 Hoàn tất, liên 1 lưu tại bộ phận bảo trì và sửa chữa, liên 2 gửi đến kế toán, liên 3 chuyển đến sản xuất để đối chiếu.
Nhân viên phòng kế toán sẽ thực hiện ghi nhận chi tiết chi phí dựa trên Phiếu yêu cầu công việc liên 2 Sau đó, họ lập Báo cáo tổng hợp các yêu cầu DV có 3 liên: Liên 1 chuyển cho bộ phận sản xuất, Liên 2 chuyển cho bộ phận sửa chữa bảo trì và Liên 3 lưu tại phòng kế toán.
Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các thủ tục nói trên tại công ty Hoàng
Thủ tục kiểm soát nội bộ nào là tốt nhất để ngăn chặn những nguy cơ sau? a Một lệnh sản xuất được thực hiện cho 1 loại sản phẩm hiện đang tồn kho rất nhiều b Một công nhân đã ăn trộm một số sản phẩm dở dang trên dây chuyền c Một công nhân mắc lỗỉ nhập dữ liệu 5000 thay vì là 500 vào cột “số lượng hoàn thành” khi theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực tuyến d Một công nhân mắc lỗi nhập dữ liệu mức độ hoàn thành 60% cho đơn hàng 8669 thay vì đơn hàng 8696 khi theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực tuyến e Một quản đốc phân xưởng đã bán một thiết bị sản xuất và ghi giảm thiết bị sản xuất là thanh lý tài sản
Quy trình sản xuất giày tại công ty An Huy như sau: vào cuối mỗi tuần, bộ phận kế hoạch lập kế hoạch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule - MPS) về loại giày và số lượng giày cần sản xuất trong tuần tới Một chương trình tự động lập lệnh sản xuất truy cập được kế hoạch sản xuất tổng thể MPS và quy trình sản xuất để lập lệnh sản xuất cho từng loại giày Mỗi lệnh sản xuất mớí được bổ sung vào hồ sơ sản xuất lưu trên đĩa
Hàng ngày, các nhân viên bộ phận phụ tùng kiểm tra các lệnh sản xuất và kế hoạch sản xuất tổng thể MPS để xác định loại NVL cần cho SX Mọi nguyên vật liệu đều có mã vạch Công nhân nhà máy làm việc độc lập trong khu vực thiết kế đặc biệt hình chữ U với máy móc thiết bị sản xuất giày Nhân viên nhà máy sẽ quẹt mã vạch khi họ sử dụng nguyên vật liệu Để điều hành máy móc, họ quẹt thẻ qua các đầu đọc Những việc làm này giúp hệ thống tự động thu thập dữ liệu để xác định người công nhân nào đã sản xuất và thời gian họ sản xuất mỗi đôi giày
Sau khi hoàn thiện quy trình sản xuất, giày sẽ được đóng hộp Thiết bị cuối cùng trong quy trình sẽ in mã vạch của người công nhân trực tiếp thực hiện Thành phẩm giày sau đó sẽ được lưu trữ trong kho.
1 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cho các hoạt động miêu tả trên?
2 Những thủ tục kiểm soát nào cần đưa vào hệ thống?
Công ty Mạnh Hùng sản xuất đồ gỗ nội thất như bàn, ghế, giường, … Phòng kế hoạch của công ty lập kế hoạch sản xuất cho từng mặt hàng phục vụ tiêu thụ mỗi quý, ghi rõ thời gian yêu cầu hoàn thành, số lượng, qui cách Công ty cũng nhận sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, các mặt hàng theo đơn hàng là những mặt hàng có qui cách, mẫu mã đặc biệt Mỗi đơn hàng sẽ được lưu tại bộ phận kinh doanh (gọi là đơn hàng đang xử lý) còn bản sao chuyển đến phòng kỹ thuật nghiệp vụ, tại đây sẽ lập bản thiết kế và bảng dự toán nguyên liệu, công đoạn thực hiện, số công sử dụng Đơn đặt hàng tương ứng sẽ được đối chiếu để lập tờ xác nhận đơn hàng (Order Confirmation) Khi khách hàng đồng ý sẽ gởi lại cho phòng kế hoạch tờ xác nhận đơn hàng, căn cứ vào chứng từ này và hồ sơ lưu trước kia, phòng kế hoạch lập lệnh sản xuất kèm theo bản sao thiết kế
Bộ phận kế toán sẽ mở sổ chi phí tương ứng cho từng mặt hàng sản xuất theo kế hoạch (nếu là mặt hàng mới) hoặc cho từng đơn hàng khi nhận được các chứng từ do phòng kinh doanh chuyển đến Các chứng từ này lưu tại bộ phận kế toán
Các phân xưởng sau khi nhận được kế hoạch sản xuất hoặc các lệnh sản xuất tiến hành lập phiếu yêu cầu nguyên liệu và lịch công việc cho công nhân Phân xưởng sản xuất đem phiếu yêu cầu nguyên liệu đến kho để nhận nguyên liệu Kho sẽ lập phiếu xuất kho Bộ phận kế toán căn cứ phiếu xuẫt kho để ghi số liệu vào sổ chi tiết Nhận được nguyên liệu, công nhân sản xuất theo lịch công việc đã nhận Khi thực hiện cho công đoạn nào, sản phẩm gì, số lượng (hoặc thời gian) đã thực hiện sẽ ghi vào phiếu công việc Bộ phận kế toán căn cứ vào phiếu công việc tính và ghi vào sổ chi tiết chi phí lương cho sản phẩm tương ứng Sản phẩm hoàn thành sẽ do phân xưởng lập bảng kê và đem nhập kho Tại bộ phận kho, thành phẩm được kiểm đếm, đối chiếu với bảng kê sản phẩm và lập phiếu nhập kho Căn cứ phiếu nhập kho thành phẩm, kế toán ghi sổ chi tiết Cuối kỳ, kế toán tập hợp số liệu từ các sổ chi tiết, đối chiếu với các chỉ tiêu kỹ thuật định mức, lập bảng tính giá thành cho các sản phẩm.
1 Mô tả các hoạt động cơ bản trong chu trình sản xuất của công ty Mạnh Hùng?
2 Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát của chu trình trên?
3 Chỉ ra các nguy cơ công ty có thể gặp pải và các biện pháp kiểm soát chu trình trên?
CHU TRÌNH TÀI CHÍNH TRONG HỆ THỐNG THÔNG
Tổng quan
Chu trình tài chính (CTTC) là chuỗi các hoạt động liên quan đến các nghiệp vụ giữa đơn vị với cổ đông hay với các chủ nợ dài hạn và hoạt động báo cáo tại đơn vị CTTC mô tả cách thức một công ty thu được và sử dụng các nguồn tài chính như tiền mặt, các tài sản lưu động khác và các khoản đầu tư Tiền mặt và tài sản lưu động là vốn lưu động của một tổ chức CTTC có mối liên kết với các chu trình doanh thu, mua hàng, tài sản cố định và nguồn nhân lực Phần lớn vốn có sẵn trong một tổ chức đến từ doanh thu bán hàng và được sử dụng để thanh toán các khoản chi phí hoạt động và chi phí nhân sự, bên cạnh đó còn sử dụng để mua sắm tài sản cố định
AIS là một tập hợp gồm các thành phần được sử dụng nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp Vì mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp các thông tin kế toán, tài chính nên đây cũng là cơ sở cho thấy CTTC là một phần hành con trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp Bên cạnh đó, chúng ta có thể thấy rõ mối quan hệ thông qua việc hệ thống thông tin kế toán theo dõi, ghi chép chi tiết các thông tin của CTTC như sổ chi tiết vốn chủ sở hữu, các khoản vay ngân hàng, sổ chi tiết người giữ trái phiếu hay sổ chi tiết cổ đông
Ngoài việc có được nguồn tài chính thông qua doanh thu từ hàng hóa và dịch vụ thì nguồn vốn của doanh nghiệp chủ yếu được hình thành từ vay các tổ chức, cá nhân, phát hành cổ phiếu, trái phiếu và các công cụ nợ Do có thể huy động vốn từ các nguồn khác nhau nên CTTC khó mà xác định được hoạt động chính Hoạt động tập hợp số liệu, lên sổ và lập báo cáo tài chính là phần chính cốt lỗi của CTTC và cần đảm bảo các hoạt động kiểm soát Hình 2.1 thể hiện luồng dữ liệu của CTTC Sơ đồ luồng dữ liệu này không bao gồm quản lý tiền mặt liên quan đến doanh thu bán hàng, mua hàng, bảng lương hoặc tài sản cố định
Hình 2.1: Sơ đồ luồng dữ liệu của chu trình tài chính
Dịch vụ đầu tư Ban Giám đốc
Duy trì đầu tưo Ủy quyền bán
Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình tài chính
+ Mục tiêu đầu tiên là việc quản lý tiền hiệu quả, giảm thiểu chi phí vốn, đầu tư cho lợi nhuận tối đa, và dự kiến dòng tiền Quản lý tiền mặt có hiệu quả đòi hỏi phải thu thập tiền mặt càng sớm càng tốt và chi tiêu nó một cách cẩn thận Để có thể thu tiền mặt một cách nhanh chóng, AIS của một tổ chức có thể cung cấp thông tin hữu ích về việc khi nào khách hàng thanh toán hóa đơn của họ và hiển thị các nguồn tiền trong tương lai của doanh nghiệp
+ Thứ hai, quản lý tiền mặt đối với các khoản chi phí trả sau, là quản lý việc trả tiền mặt đúng hạn cho các hóa đơn đến hạn và tận dụng chiết khấu thanh toán Mặc dù một tổ chức chắc chắn muốn có tiền mặt sẵn cho thanh toán kịp thời cho các nhà cung cấp và nhân viên, nó cũng có thể có quá nhiều tiền mặt Tiền nhàn rỗi là một loại tài sản ngắn hạn không hiệu quả đầu tư, lãi suất thấp hơn đầu tư dài hạn Quản lý tiền mặt có hiệu quả có nghĩa là số dư tiền mặt cao bất hợp lý và quản lý đầu tư tiền mặt dư thừa một cách khôn ngoan Người quản lý trong các công ty lớn theo dõi tiền mặt dư thừa và đầu tư và những khoản ngắn hạn
+ Thứ ba, giảm thiểu chi phí vốn (tức là, chi phí cho các nguồn lực tài chính) yêu cầu quản lý để quyết định bao nhiêu tiền vay và bao nhiêu là bán cổ phiếu Vốn vay yêu cầu thanh toán lãi còn cổ phiếu yêu cầu phải trả cổ tức Quản lý tài chính thường xuyên sử dụng mô hình kế hoạch tài chính để giúp họ chọn một chiến lược tối ưu cho đầu tư nguồn lực tài chính Những mô hình này đòi hỏi AIS có thể làm cho các tính toán phức tạp và xem xét chiến lược đầu tư thay thế, vay và phát hành vốn cổ phần
+ Thứ tư, đầu ra của quy trình doanh thu là một biên lai thu tiền mặt trong tương lai, và các quy trình thu mua và nguồn nhân lực là dự báo của giải ngân tiền Quy trình tài chính làm cho việc dự báo các quỹ dư thừa, quyết định chiến lược nợ và vốn chủ sở hữu Hệ thống thông tin kế toán giúp cho quy trình tài chính dự đoán dòng tiền thông qua các tính toán về tiền sẽ thiếu thụt hoặc dư thừa trong các khoản thời gian nào, cần huy động ra sao khi thiếu hoặc khi thừa có thể đầu tư vào đâu là có lợi nhất
+ Cuối cùng, dữ liệu phải được tổ chức theo cách tạo điều kiện thuận lợi để đáp ứng các nhu cầu thông tin đa dạng của cả người sử dụng thông tin Các nhà quản lý cần thông tin chi tiết kịp thời về kết quả hoạt động trong lĩnh vực, ngành nghề cụ thể Các nhà đầu tư và chủ nợ luôn đánh giá cáo tính kịp thời của báo cáo tài để giúp đánh giá hoạt động của DN Các cơ quan nhà nước khác nhau cũng yêu cầu thông tin cụ thể liên quan BCTC
2.2.2 Đầu vào của chu trình tài chính
Có nhiều đầu vào cho quy trình tài chính bắt nguồn từ bên ngoài tổ chức Các dữ liệu hoặc tài liệu có nguồn từ bên ngoài bao gồm khoản phải trả, giấy báo chuyển tiền, phiếu đặt cọc, kiểm tra, báo cáo của ngân hàng, dữ liệu thị trường chứng khoán, dữ liệu về lãi suất, dữ liệu về các tổ chức tài chính…
Về hệ thống báo cáo, mỗi hệ thống con kế toán được mô tả ở các chu trình trước đó để cập nhật sổ cái Về lý thuyết, sổ cái chung có thể được cập nhật cho từng giao dịch riêng lẻ Tuy nhiên, trên thực tế, các hệ thống con kế toán khác nhau thường cập nhật sổ cái bằng các bút toán tóm tắt thể hiện kết quả của tất cả các nghiệp vụ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần hoặc tháng)
Các hoạt động điều chính cần thực hiện sau khi lập bảng cân đối phát sinh ban đầu và trước việc thực hiện lập BCTC hoàn chỉnh Các loại điều chỉnh cơ bản bao gồm:
Thứ nhất, các khoản dồn tích là các bút toán thực hiện cuối kỳ để phản ánh các sự kiện đã xảy ra nhưng tiền mặt chưa được nhận hoặc chưa được giải ngân
Ví dụ bao gồm việc ghi nhận tiền lương phải trả
Thứ hai, khoản hoãn lại là các bút toán được thực hiện vào cuối kỳ để phản ánh việc thanh toán tiền mặt trước khi thực hiện sự kiện liên quan Ví dụ bao gồm việc ghi nhận các khoản thanh toán trước từ khách hàng như một khoản nợ phải trả và ghi nhận các khoản thanh toán nhất định (ví dụ: tiền thuê nhà và tiền bảo hiểm) dưới dạng chi phí trả trước
Thứ ba, ước tính là bút toán phản ánh một phần chi phí dự kiến xảy ra trong một số kỳ kế toán Ví dụ bao gồm dự phòng chi phí khấu hao và nợ khó đòi Thứ tư, đánh giá lại là các bút toán được thực hiện để phản ánh sự khác biệt giữa giá trị thực tế và giá trị ghi lại của tài sản hoặc sự thay đổi trong nguyên tắc kế toán Ví dụ bao gồm thay đổi phương pháp được sử dụng để định giá hàng tồn kho, giảm giá trị hàng tồn kho để phản ánh lượng hàng tồn kho hoặc điều chỉnh bút toán về hàng tồn kho để phản ánh kết quả được ghi nhận trong quá trình kiểm kê thực tế
Thứ năm, điều chỉnh là các bút toán được thực hiện để chống lại ảnh hưởng của các sai sót được tìm thấy trên sổ cái
Khi các bút toán điều chỉnh đã được thực hiện thì số dư đã điều chỉnh đóng vai trò là đầu vào cho bước tiếp theo của quá trình lập báo cáo tài chính
Hình 2.2: Lưu đồ hệ thống chu trình tài chính
Hệ thống quản lý tiền mặt
Dự báo tiền mặt Dữ liệu bên ngoài
Mô hình lập kế hoạch
2.2.3 Kết quả đầu vào của chu trình tài chính
Giống như tất cả các quy trình kinh doanh khác, quy trình tài chính cung cấp thông tin sổ cái chung để giúp một hệ thống thông tin kế toán đưa ra báo cáo tài chính định kỳ Ví dụ như doanh thu bán hàng và các khoản chi phí, doanh thu và chi phí tài chính, dòng tiền ra vào DN Hay những thông tin về số dư nợ, vốn chủ sở hữu, và tài khoản đầu tư Ngoài ra hệ thống thông tin kế toán cho quy trình tài chính có thể sản xuất một loạt các báo cáo về các khoản đầu tư và đi vay Báo cáo đầu tư có thể cho thấy những thay đổi trong các khoản đầu tư trong một thời gian, tiền trả cổ tức, và thu tiền lãi
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đóng vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và đánh giá hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp ERP hỗ trợ các nhà quản lý lập kế hoạch hoạt động, mô tả các khoản thu và chi theo kế hoạch cho từng đơn vị của tổ chức Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể thực hiện khóa sổ dễ dàng hơn để lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm.
Ngân sách dòng tiền so sánh dòng tiền ước tính từ hoạt động kinh doanh với các khoản chi tiêu theo kế hoạch và được sử dụng để xác định nhu cầu vay Ngoài ngân sách, khả năng xử lý của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho phép các nhà quản lý dễ dàng tạo ra các báo cáo có liên quan Ví dụ: Doanh số có thể được phân loại theo sản phẩm, nhân viên bán hàng và khách hàng Việc hiển thị dữ liệu dưới dạng đồ thị có thể giúp các nhà quản lý nhanh chóng xác định các xu hướng và mối quan hệ quan trọng, cũng như các yếu tố cần phân tích chi tiết hơn Kế toán cần hiểu cách sử dụng báo cáo và vẽ đồ thị linh hoạt của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để chúng có thể gia tăng giá trị bằng cách đề xuất các cách thay thế để tổ chức hoạt động và phân tích dữ liệu về các quy trình kinh doanh.
Tổ chức kế toán trong chu trình tài chính
Tất cả các giao dịch phát sinh được ghi nhận trên sổ nhật ký chung và BCTC đều phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu tổng hợp Do đó, rủi ro đầu tiên là dữ liệu sổ nhật ký chung không chính xác hoặc không hợp lệ Dữ liệu sổ nhật ký chung không chính xác có thể dẫn đến các báo cáo sai lệch làm ảnh hưởng đến việc ra các quyết định của người quản lý Tương tự, các sai sót trong báo cáo tài chính được cung cấp cho các chủ nợ, nhà đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước có thể khiến các bên liên quan đó đưa ra các quyết định sai Ngoài ra, các sai sót trong BCTC được công bố cho các bên liên quan bên ngoài cũng có thể dẫn đến phản ứng tiêu cực từ thị trường vốn
Một cách để giảm thiểu nguy cơ dữ liệu sổ nhật ký chung không chính xác hoặc không hợp lệ là sử dụng các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro sai sót đầu vào dữ liệu khi thủ quỹ và kiểm soát viên ghi sổ nhật ký trực tiếp Điều quan trọng là hạn chế quyền truy cập vào sổ nhật ký chung và xây dựng hệ thống chỉ cho phép những nhân viên được ủy quyền mới có quyền hành thay đổi dữ liệu chính Do đó, hạn chế quyền truy cập vào sổ nhật ký chung cần được xem xét Ngoài ra, các quản trị viên giới hạn các chức năng mà người dùng có thể truy cập và thực hiện Ví dụ, hầu hết các nhà quản lý nên được cấp quyền truy cập chỉ đọc vào sổ nhật ký chung Điều này nhằm ngăn chặn một số rủi ro xảy ra như một nhà quản lý thiếu đạo đức có thể che giấu hành vi trộm cắp, biển thủ tài sản hoặc tình hình kinh doanh kém hiệu quả bằng cách thay đổi thông tin trong sổ cái Hơn nữa, điều quan trọng là phải hạn chế quyền truy cập một số tác vụ, ví dụ như tính năng chỉ đọc đối với những phần cụ thể của hệ thống có liên quan đến người quản lý đó
2.3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
Nhằm quản lý và xem xét đáp ứng các nhu cầu thông tin (NCTT) trong chu trình, ma trận kiểm soát truy cập cũng cần được thiết kế để giới hạn các chức năng có thể được thực hiện ở các thiết bị đầu cuối khác nhau Ví dụ, điều chỉnh các mục nhập dữ liệu chỉ được phép từ các thiết bị đầu cuối trong văn phòng của người điều khiển Tuy nhiên, vì các biện pháp kiểm soát phòng ngừa như vậy không bao giờ có thể có hiệu quả 100%, một biện pháp kiểm soát quan trọng là thường xuyên xem xét các thay đổi đối với sổ nhật ký chung để xác minh sự chính xác của cơ sở dữ liệu Rủi ro thứ hai trong sổ nhật ký chung và chu trình lên báo cáo là việc đóng sổ thông tin tài chính một cách trái phép Đặc biệt, điều quan trọng là không công bố sớm báo cáo tài chính; làm như vậy có thể dẫn đến một số vi phạm về mặt quản lý khác nhau và có thể xảy ra các vụ kiện tụng từ các cổ đông Thủ tục kiểm soát tốt nhất là hạn chế quyền truy cập, chỉ cho những nhân viên cần quyền truy cập để thực hiện công việc được phân công Mã hóa cơ sở dữ liệu cung cấp khả năng bảo vệ bổ sung bằng cách làm cho thông tin không thể hiểu được đối với bất kỳ người sử dụng thành công trong việc truy cập trái phép vào cơ sở dữ liệu Mã hóa cũng ngăn các nhân viên công nghệ thông tin (CNTT) không có quyền truy cập vào hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hay phần mềm kế toán, hoặc nhân viên CNTT có thể truy cập và xem hoặc lấy được một số thông tin mật của đơn vị Ngoài ra, dữ liệu sổ nhật ký chung phải được mã hóa khi nó được truyền qua Internet đến các văn phòng công ty, nhà phân tích hoặc cơ quan quản lý nhà nước khác Rủi ro thứ ba trong sổ nhật ký chung và chu kỳ báo cáo liên quan đến việc mất hoặc hủy cấu trúc dữ liệu chính Cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro của rủi ro này là sử dụng các quy trình sao lưu và phục hồi
2.3.2 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển thông tin trong chu trình
Mỗi hoạt động trong CTTC khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu và hệ thống sẽ chuyển những dòng dữ liệu đến hoạt động khác có liên quan Đầu vào của các dòng dữ liệu này có thể là chứng từ hoặc từ các tập tin dữ liệu lưu trữ
Trong giai đoạn ghi nhận và hạch toán các bút toán để lên sổ nhật ký chung, một số rủi ro có thể xảy ra ở giai đoàn này là các bút toán ghi sổ không chính xác và ghi nhận sai bản chất kế toán để cập nhật sổ nhật ký chung, sổ cái Cả hai điều này đều có thể dẫn đến việc ra quyết định kém dựa trên thông tin sai lệch trên báo cáo tài chính
Thực tế có hai nguồn sổ nhật ký chung và sổ cái có thể được cập nhật: nguồn các bút toán từ các chu trình khác như doanh thu (bán hàng), chi phí (mua hàng) … được đổ vào dữ liệu chung của kế toán và các bút toán trực tiếp từ bộ phận thu ngân Việc kiểm tra các đầu ra của một loạt các bước xử lý, mỗi bước phải tuân theo nhiều quy trình kiểm soát được thiết kế để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Do đó, điều khiển chỉnh sửa đầu vào chính cho các mục từ các chu trình khác nhau cần có cấu hình trên hệ thống tương tự nhau, nhằm xác minh rằng bút toán được hạch toán đã đại diện cho các nghiệp vụ diễn ra trong khoảng thời gian gần đây nhất
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ cho dữ liệu nhập gốc do thủ quỹ thực hiện, các kiểm soát cần thiết bao gồm: kiểm tra tính hợp lệ của tài khoản, kiểm tra tính số của trường tiền, kiểm tra tổng số phát sinh bên nợ và có trong sổ nhật ký chung, xác minh sự khớp số giữa sổ cái tổng hợp, bảng cân đối số phát sinh và sổ nhật ký chung, kiểm tra số dư cuối kỳ phù hợp với bản chất tài khoản (tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí), và rà soát tính chính xác của dữ liệu sau khi cập nhật.
Đối chiếu số dư sau khi nhập liệu với số dư tài khoản thực tế trong sổ cái được cập nhật, bất kỳ chênh lệch nào đều có thể là lỗi cần được điều tra Kiểm soát quyền truy cập bao gồm xác thực đa yếu tố và kiểm tra tính tương thích dựa trên ma trận kiểm soát truy cập, giúp giảm nguy cơ nhập bút toán trái phép Có hai loại kiểm soát chính để phát hiện mục nhập nhật ký không chính xác và bút toán nhập liệu chưa được cho phép: đối chiếu và kiểm soát lại các cổng nhập liệu, thực hiện kiểm tra định kỳ.
Trong quá trình tổng hợp và lên báo cáo, việc đối chiếu và báo cáo kiểm soát có thể phát hiện xem có bất kỳ sai sót nào được thực hiện trong quá trình cập nhật sổ cái Bảng cân đối số phát sinh liệt kê các số dư của tất cả các tài khoản sổ cái, nếu như tất cả các hoạt động đã được ghi nhận một cách hợp lý, thì tổng tất cả các số dư nợ trong các tài khoản khác nhau phải bằng tổng tất cả các số dư có Một đối chiếu quan trọng khác là so sánh số dư tài khoản tổng hợp bằng tổng số dư trên các tài khoản chi tiết Ví dụ, tổng số dư của các tài khoản chi tiết phải thu khách hàng cho từng đối tượng phải bằng số dư của tài khoản phải thu khách hàng trên sổ cái, nếu tổng số này không bằng nhau, phải tiến hành tìm ra sai sót và xử lý Điều quan trọng là phải kiểm tra tất cả các giao dịch xảy ra gần cuối kỳ kế toán để xác minh rằng chúng được ghi nhận trong khoảng thời gian thích hợp Vào cuối thời kỳ tài chính, điều quan trọng là phải xác minh rằng bất kỳ tài khoản doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh đều có số dư bằng không
Một lộ trình đánh giá được thiết kế phù hợp cung cấp khả năng thực hiện các nhiệm vụ sau: thứ nhất, theo dõi bất kỳ giao dịch nào từ nguồn tài liệu ban đầu (dù giấy hay điện tử) đến mục nhập nhật ký đã cập nhật sổ cái và đến bất kỳ báo cáo hoặc tài liệu nào khác sử dụng dữ liệu đó Điều này cung cấp một phương tiện để xác minh rằng tất cả các giao dịch được ủy quyền đã được ghi lại Thứ hai, theo dõi bất kỳ mục nào xuất hiện trong một báo cáo qua sổ nhật ký chung về tài liệu nguồn ban đầu của nó (dù là giấy hay điện tử) Điều này cung cấp một phương tiện để xác minh rằng tất cả các giao dịch được ghi lại thực sự được ủy quyền và chúng đã được ghi lại một cách chính xác
Trong các hệ thống kế toán kế thừa, tệp sổ nhật ký chứng từ là một phần quan trọng của quá trình kiểm toán, cung cấp thông tin về nguồn gốc của tất cả các bút toán được thực hiện để cập nhật sổ cái Khả năng tương tự cũng được cung cấp bởi các tính năng quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP, giúp dễ dàng theo dõi từng bước được thực hiện trong quá trình xử lý giao dịch Tính hữu ích của đường đánh giá phụ thuộc vào tính toàn vẹn của nó Do đó, điều quan trọng là phải sao lưu định kỳ tất cả các thành phần của việc đánh giá và kiểm soát quyền truy cập vào chúng để đảm bảo rằng chúng không thể bị thay đổi
2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý
Báo cáo về tài chính cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến dòng tiền, tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của DN như thông tin về tài sản, nguồn hình thành nên tài sản, doanh thu, các khoản phải nộp Nhà nước, luồng tiền ra, vào…
Giống như tất cả các quy trình kinh doanh khác, quy trình tài chính cung cấp thông tin sổ cái chung để giúp một AIS đưa ra BCTC định kỳ như doanh thu bán hàng và các khoản chi phí, doanh thu cổ tức và báo cáo chi phí tài chính, bản tóm tắt của thu tiền và chi tiền Hay những thông tin về số dư nợ, vốn chủ sở hữu, và tài khoản đầu tư Ngoài ra, quy trình tài chính có thể sản xuất một loạt các báo cáo về các khoản đầu tư và đi vay
Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý yêu cầu các bút toán điều chỉnh không chính xác và chưa được phép là những rủi ro cần xử lý vì chúng có thể tạo ra các báo cáo tài chính sai lầm dẫn đến các quyết định kém hiệu quả Để giảm rủi ro nhập liệu có sai sót, các loại quy trình nhập dữ liệu tương tự trong các biện pháp kiểm soát tính toàn vẹn đã được thảo luận trước đó để ngăn chặn nguy cơ thủ quỹ ghi sổ nhật ký có sai sót cũng nên được áp dụng để điều chỉnh các bút toán do người kiểm soát thực hiện Tuy nhiên, thông thường, việc điều chỉnh các bút toán được tính trong bảng tính Do đó, điều quan trọng là sử dụng các biện pháp kiểm soát bảo vệ lỗi bảng tính khác nhau để giảm thiểu nguy cơ mắc lỗi Kiểm soát bổ sung được cung cấp bằng cách tạo tệp mục nhập điều chỉnh tiêu chuẩn cho các mục nhập điều chỉnh định kỳ được thực hiện mỗi kỳ, chẳng hạn như chi phí khấu hao
Kiểm soát truy cập hạn chế hiệu quả rủi ro điều chỉnh các mục không được ủy quyền Ngoài các biện pháp kiểm soát phòng ngừa trước đó, việc đối chiếu định kỳ và kiểm tra theo dõi sẽ phát hiện những mục điều chỉnh trái phép hoặc không chính xác Ngân sách phải có nội dung phù hợp với bản chất của đơn vị được đánh giá Ví dụ, báo cáo hiệu suất cho bộ phận sản xuất thường được coi là trung tâm chi phí, được đối chiếu với doanh số dự báo, phân loại theo sản phẩm và địa lý Tương tự, báo cáo cho các bộ phận được coi là trung tâm lợi nhuận phải bao gồm cả doanh thu và chi phí.
Hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính
Trong quá trình xử lý liên quan đến nhóm hoạt động này, ngoài các định khoản tổng hợp, ghi tăng các khoản tiền, tài sản liên quan và có các tài khoản nguồn vốn, hoạt động xử lý theo dõi chi tiết các khoản phát sinh và các cá nhân tham gia là rất quan trọng AIS cần theo dõi và ghi chép chi tiết trên các sổ chi tiết vốn chủ sở hữu, chi tiết vay ngân hàng và sổ chi tiết người giữ trái phiếu hay sổ chi tiết cổ đông cho những loại cổ phiếu không chuyển nhượng hoặc không giao dịch trên thị trường chứng khoán
Nguyên tắc kiểm soát trong trường hợp các trái phiếu hay cổ phiếu không giao dịch trên thị trường chứng khoán là phân chia trách nhiệm giữa chức năng bảo quản chứng nhận cổ phiếu chưa phát hành, chức năng ký các chứng nhận và chức năng ghi chép sổ cổ đông
2.4.1.1 Quá trình thu chi tiền
Các chính sách được áp dụng toàn diện trên mọi khía cạnh hoạt động nhằm đảm bảo phân công nhiệm vụ, quy trình kiểm soát, đối chiếu được thực hiện nghiêm ngặt để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp Các giao dịch liên quan đến tài trợ, đầu tư, ngoại hối, vốn cổ phần và vốn chủ sở hữu được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn để thuận tiện cho hoạt động báo cáo và đáp ứng nhu cầu công bố thông tin tài chính ra bên ngoài Tất cả số dư ghi chép được đối chiếu hàng tháng với chứng từ hỗ trợ (như sao kê tài khoản ngân hàng, hạn mức tín dụng, chi tiết tài khoản đầu tư, cổ phiếu vốn, sổ sách sở hữu, ).
- Rủi ro nếu tiêu chuẩn không được thực hiện
A-1 Tiền mặt hoặc chứng khoán có thể bị mất, bị đánh cắp, bị phá hủy hoặc chuyển hướng tạm thời
A-2 Hồ sơ có thể bị sử dụng sai hoặc bị thay đổi bởi nhân viên không có thẩm quyền để gây bất lợi cho công ty, chủ sở hữu hoặc chủ nợ của công ty
A-3 Báo cáo có thể không chính xác và các quyết định quan trọng sau đó có thể dựa trên thông tin sai lệch
A-4 Các lỗi và thiếu sót trong quá trình bảo vệ vật lý, ủy quyền và xử lý hành động truyền có thể không được phát hiện và sửa chữa
BCTC A-5 và hồ sơ có thể có sai sót như: cắt bỏ hoặc định giá không hợp lý, không cung cấp một số thông tin tài chính cụ thể hoặc ghi chép hoặc phân loại không chính xác.
A-6 Các giao dịch được thực hiện có thể không phù hợp với đơn vị tiền tệ yêu cầu của công ty
A-7 Các hoạt động tài trợ và đầu tư có thể khiến công ty không mức độ rủi ro đối tác và thị trường có thể nhận được
A-8 Việc sắp xếp đối chiếu / bù trừ có thể là bất hợp pháp hoặc vi phạm chính sách của công ty và xem xét các quy tắc ứng xử của công ty
Việc không thực hiện các nghĩa vụ tái ứng có thể kéo theo các biện pháp trừng phạt, bồi thường thiệt hại Không chỉ vậy, còn có thể đối mặt với các vụ kiện tụng ở nước ngoài và những biện pháp trừng phạt khác có thể áp dụng của chính phủ nước ngoài.
- Tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ bao gồm các tiêu chuẩn sau
Phân chia nhiệm vụ: Các chính sách và thủ tục đối với các chức năng của ngân quỹ đảm bảo: các quyết định đầu tư tài chính và hoạt động đầu tư thực tế phải được tách biệt khỏi trách nhiệm kế toán và trách nhiệm giám sát; việc trả lãi và trả cổ tức phải được tách biệt từ kế toán nợ và chứng khoán vốn; việc truy xuất các biên lai thu tiền mặt phải được tách biệt với việc hạch toán các khoản thu tiền mặt liên quan; việc xử lý và xem xét các khoản vay phải được tách biệt khỏi giao dịch đầu tư tài chính; các giao dịch ngoại hối, xác nhận ngoại hối và các hoạt động kế toán ngoại hối phải được tách biệt một cách thích hợp (Phản hồi các rủi ro: A-1, A-2, A-4, A-6)
H hồ sơ lưu trữ là cần thiết để báo cáo và yêu cầu không công bố thông tin tài chính bên ngoài Tất cả các số dư đã ghi phải được đối chiếu hàng tháng với chi tiết hỗ trợ để đảm bảo tính chính xác và để giảm thiểu rủi ro trong các hoạt động liên quan đến tiền mặt hoặc hoạt động giám hộ Việc đối chiếu này nên được thực hiện bởi các nhân viên không liên quan đến các hoạt động này (Tham khảo rủi ro: A-1, A-3, A-4, A-5)
Bảo mật chứng từ, hồ sơ về vốn: việc tiếp cận với tiền mặt, nợ, vốn chủ sở hữu, đầu tư tài chính, và các hồ sơ vốn và chứng khoán phải bị hạn chế (Tham khảo các rủi ro: A-1, A-2, A-4)
Giao dịch ngoại hối: Các thủ tục phải được thiết lập để phê duyệt các giao dịch ngoại hối và đảm bảo các giao dịch được lập thành văn bản và ghi chép vào các tài khoản thích hợp ( Phản hồi rủi ro: A-5, A-6)
Quản lý rủi ro tài chính: Các thủ tục phải được thiết lập để phù hợp với rủi ro đối tác và rủi ro thị trường liên quan đến các hoạt động tài trợ, đầu tư và ngoại hối ( Phản hồi rủi ro: A-7) Đối tác / Chênh lệch: Các thủ tục phải được thiết lập để đảm bảo rằng các nghĩa vụ đối ứng / bù trừ được thực hiện theo chính sách tỷ giá hối đoái ( Phản hồi rủi ro: A-8, A-9)
Tổng hợp tiền mặt: Các thủ tục phải được thiết lập để đảm bảo rằng tất cả các thỏa thuận gộp và thu tiền mặt liên quan đến nhiều hơn một công ty /pháp nhân được thực hiện theo chính sách của công ty ( Phản hồi rủi ro: A-10)
2.4.1.2 Về hoạt động tài chính
Các hạng mục và hoạt động sau phải được hội đồng quản trị (HĐQT) phê duyệt và ghi vào biên bản họp gồm: Nghị quyết mở tài khoản ngân hàng và ủy quyền; nghị quyết vay vốn và ủy quyền; tất cả các hợp đồng vay vốn và cho thuê tài chính quan trọng.
Rủi ro nếu tiêu chuẩn không được thực hiện
B-1 Các khoản tài trợ có thể thu được với chi phí hoặc điều khoản trái phép Có thể phát sinh chi phí tài chính quá mức và / hoặc các giao ước hạn chế không cần thiết
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tổng quan về phát triển hệ thống
3.1.1 Chu kỳ phát triển hệ thống
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các thành phần, bộ phận có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định Hệ thống thông tin là hệ thống tập hợp các nguồn lực và phương thức để thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và truyền tải thông tin trong một tổ chức; được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên Các cơ quan hoặc DN trong quá trình hoạt động cần lưu trữ khối lượng lớn thông tin khổng lồ Việc quản lý thông tin một cách hiệu quả, góp phần lớn vào sự phát triển của cơ quan, DN Trong một thế giới cạnh tranh cao và luôn thay đổi, tại bất kỳ thời điểm nào, hầu hết các tổ chức cơ quan, DN đều đang cải thiện hoặc thay thế hệ thống thông tin của mình vì nhiều lý do khác nhau như những thay đổi về nhu cầu của người dùng hoặc DN, thay đổi công nghệ, cải thiện quy trình kinh doanh, hệ thống thông tin đã cũ và cần thay thế…
Từ nhu cầu thay đổi hệ thống thông tin, khi đó chu kỳ PTHT được kích hoạt Chu kỳ PTHT là phương pháp PTHT truyền thống, mô tả các giai đoạn mà một hệ thống trải qua, từ lúc bắt đầu cho đến khi hệ thống bị loại bỏ hoặc thay thế
3.1.2 Các giai đoạn phát triển hệ thống
Một quy trình được sử dụng để thiết kế và triển khai một hệ thống thông tin mới gồm các giai đoạn:
- Xác định những yêu cầu của người dùng hệ thống trong quá trình PTHT phù hợp với mục đích, tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức DN
- Sử dụng các kỹ thuật thu thập dữ liệu (phỏng vấn, quan sát, khảo sát) từ những người dùng hệ thống hiện tại để xác định điểm mạnh điểm yếu cua hệ thông hiện tại, tìm hiểu nguồn gốc của các vấn đề (giới hạn) đang biểu hiện nhờ đó các nhà lãnh đạo sẽ quyết định đưa ra các giải pháp phát triển giải quyết triệt để các vấn đề này
- Xác định các mục tiêu mới của hệ thống
Mô tả cách hệ thống sẽ đáp ứng các yêu cầu của người dùng Những mục tiêu, vấn đề được xác định trong quá trình phân tích (thiết kế logic) được chuyển thành một mô tả chi tiết về những gì cần thiết để giải quyết các mục tiêu, vấn đề đó (thiết kế vật lý)
Trong giai đoạn thiết kế, các thành phần của hệ thông sẽ được mô tả chi tiết bằng các hình vẽ, công cụ minh họa Ngôn ngữ lập trình, nền tảng phần cứng và phần mềm mà hệ thống mới sẽ chạy cũng được quyết định Cấu trúc dữ liệu, quy
Thực hiện hệ thống Vận hành hệ thống trình kiểm soát, nguồn thiết bị, khối lượng công việc và giới hạn của hệ thống, giao diện, tài liệu, đào tạo, quy trình sử dụng hệ thống, sao lưu dự phòng và yêu cầu về nhân sự được quyết định ở giai đoạn này
Là giai đoạn trong đó lý thuyết được biến thành thực hành Các công việc chính trong giai đoạn này:
- Hệ thống mới hoặc hệ thống nâng cao được cài đặt: phần cứng và phần mềm liên quan được yêu cầu để chạy hệ thống phải hoạt động hoàn toàn (mua sắm, nâng cấp, cài đặt và kiểm nghiệm);
- Người dùng được đào tạo;
- Dữ liệu được chuyển đổi: dữ liệu từ hệ thống cũ cần được chuyển đổi để hoạt động ở định dạng mới của hệ thống mới được phát triển
- Thiếp lập hồ sơ về hệ thống, hệ thống được chuyển giao cho nhà tài trợ và các quy trình kinh doanh được đánh giá
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống, việc vận hành cần được thực hiện chặt chẽ Cơ sở dữ liệu phải được thiết lập với quy trình bảo mật và phục hồi rõ ràng Dựa trên kết quả đánh giá trong quá trình vận hành, hệ thống sẽ được liên tục cải tiến, bổ sung và sửa đổi để kịp thời thích ứng với những thay đổi trong điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp.
Một hoạt động khác là bảo trì hệ thống diễn ra trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống để đảm bảo sự an toàn, hạn chế tối đa những sự cố của hệ thống Cảnh báo về những sự cố có thể xảy ra trong thời gian ngắn để DN có phương án dự phòng, đảm bảo quản lý hệ thống vận hành với hiệu suất cao nhất Bảo trì hệ thống bao gồm cả những thay đổi thiết bị và cả những thay đổi chương trình Sau khi hệ thống mới được nghiệm thu và vận hành, hệ thống sẽ được sử dụng cho đến khi nhà quản lý DN nhận ra hệ thống phát sinh vấn đề, điều này có nghĩa là chu kỳ PTHT thông tin lại tiếp tục một vòng quay mới với các giai đoạn của nó nhằm hoàn thành mục tiêu của hệ thống
3.1.3 Phương thức phát triển hệ thống
Hệ thống thông tin có thể phát triển theo hai phương thức:
- Phát triển theo nguyên mẫu:
Phương pháp này sử dụng nguyên mẫu (hệ thống mẫu) có sẵn để áp dụng lên hệ thống đang cần phát triển Hệ thống mẫu sẽ được lãnh đạo DN lựa chọn phù hợp yêu cầu thông tin của DN DN sẽ áp dụng các cấu trúc và phương thức hoạt động của hệ thống mẫu này vào hệ thống thông tin của DN Trong quá trình hoạt động, nếu hệ thống mẫu đã lựa chọn chưa đạt được yêu cầu đặt ra, hệ thống sẽ lại được tiếp tục chỉnh sửa cho đến khi đạt mục tiêu Phương pháp này có ưu điểm là không tốn nhiều thời gian, đem lại hiệu quả cao, thích hợp cho PTHT thông tin có cấu trúc không quá phức tạp, xử lý nghiệp vụ nhỏ và có ít người dùng
- Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực:
Phương thức phát triển này được thực hiện theo trình tự của chu kỳ PTHT thông tin Hệ thống thông tin sẽ được phát triển theo một quy trình gồm các giai đoạn nối tiếp nhau Trong mỗi giai đoạn lần lượt tiến hành xác định mục tiêu, xác định các công việc cụ thể và công cụ thực hiện, kết quả của mỗi giai đoạn được cung cấp thông tin phản hồi cho nhà quản lý để ra quyết định khả năng có thực hiện giai đoạn tiếp hay không Các giai đoạn được diễn ra theo trình tự và sẽ lặp lại trong quá trình phát triển tiếp theo cho một hệ thống thông tin kế toán
3.1.4 Nhân sự tham gia phát triển hệ thống
Việc lựa chọn nhân sự tham gia vào quá trình tổ chức và PTHT thông tin rất quan trọng, ảnh hưởng đến tính khả thi và hiệu quả của hệ thống được thiếp lập Nhân sự tham gia PTHT bao gồm:
Lãnh đạo doanh nghiệp nên xem xét dẫn dắt nhóm phát triển để thể hiện sự coi trọng đối với dự án chuyển đổi số Vai trò của nhà lãnh đạo là tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động liên quan đến chuyển đổi số, đảm bảo rằng dự án được ưu tiên và thực hiện suôn sẻ.
PTHT như: thiết lập mục tiêu của hệ thống, giúp gắn kết hệ thống với chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của DN, kiểm soát hiệu suất bộ phận hệ thống thông tin, thiết lập tiêu chí lựa chọn dự án và cơ cấu nhân sự tham gia dự án, tham gia vào các quyết định quan trọng hệ thống, hỗ trợ các nhà phân tích hệ thống về các ước tính chi phí – lợi ích của dự án và phân bổ nguồn kinh phí dự án
Người sử dụng hệ thống thông tin là những cá nhân truyền đạt nhu cầu thông tin của họ cho các nhà phân tích hệ thống Họ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quá trình phát triển hệ thống với tư cách là thành viên của nhóm dự án hoặc ban chỉ đạo Ngoài ra, các kế toán viên tham gia vào việc thiết kế, thử nghiệm và kiểm tra các biện pháp kiểm soát để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu được xử lý khi có yêu cầu.
Phân tích hệ thống
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) được DN sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất, báo cáo tổng quát và chi tiết dữ liệu tài chính – kế toán của DN Hệ thống thông tin kế toán thường được sử dụng lâu dài và luôn có sự thay đổi cùng với sự tồn tại và phát triển của DN
- Trong quá trình hoạt động, các DN luôn hướng tới mục tiêu phát triển như gia tăng quy mô hoạt động, mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh, tăng trưởng lợi nhuận…cùng với sức ép từ các đối thủ cạnh tranh,…đã tạo áp lực gia tăng khối lượng công việc kế toán, hệ thống thông tin kế toán hiện hành không thích ứng được với sự thay đổi này dẫn đến quá tải và hệ thống thông tin kế toán không hoàn thành tốt các chức năng đã đặt ra Bên cạnh đó, nhu cầu từ các nhà quản lý DN trong việc yêu cầu thông tin mới, yêu cầu kiểm soát mới liên tục phát sinh Lúc này, các thành phần cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế, điều chỉnh thay đổi theo tình hình mới
- Các văn bản pháp luật (Luật, Quyết định, Thông tư,…) quy định quản lý, hướng dẫn, kiểm soát và điều chỉnh các nội dung liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại tất cả các lĩnh vực trong nền kinh tế Khi có sự thay đổi trong văn bản pháp luật thì tất cả các hệ thống thông tin kế toán của DN đều bắt buộc phải tuân thủ theo kể từ khi các văn bản pháp luật thay đổi có hiệu lực Sự thay đổi này không thường xuyên tác động tạo áp lực phải thay đổi hệ thống thông tin kế toán, nhưng đòi hỏi các DN phải điều chỉnh hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng NCTT mới
Khoa học kỹ thuật tiến bộ thúc đẩy ứng dụng công nghệ vào mọi lĩnh vực, trong đó có kế toán Để nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ mới vào hệ thống kế toán, tạo ra hệ thống thông tin hiệu quả Khi hệ thống cũ trở nên lạc hậu, doanh nghiệp có nhu cầu nắm bắt và áp dụng các ưu điểm của công nghệ mới Đây chính là động lực khởi tạo một chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán mới.
Khi cần một hệ thống thông tin kế toán mới hoặc cải tiến hệ thống thông tin kế toán hiện hành, một yêu cầu PTHT bằng văn bản sẽ được chuẩn bị Yêu cầu mô tả các vấn đề hiện tại, lý do thay đổi, mục tiêu của hệ thống được đề xuất, lợi ích và chi phí dự kiến của nó
Phân tích hệ thống thông tin kế toán là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ PTHT, phân tích hệ thống có chức năng xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống nhằm khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành, thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin, phù hợp với sự phát triển của kỹ thuật công nghệ Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm năm quá trình nối tiếp nhau: Đề xuất nghiên cứu hệ thống
Khảo sát sơ bộ: xem xét, đánh giá những vấn đề tồn tại
Nghiên cứu khả thi: xem xét các lựa chọn, thay đổi tiềm ẩn cho hệ thống hiện hành
Xác định chi tiết NCTT và yêu cầu của hệ thống
Lập báo cáo phân tích hệ thống
Giai đoạn phân tích hệ thống có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình PTHT thông tin kế toán Việc PTHT thông tin kế toán mới phải dựa trên nền tảng của hệ thống cũ, phải giải quyết được các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ Mục tiêu cần đạt được của giai đoạn phân tích hệ thống:
- Xác định bản chất thật sự của các vấn đề mà hệ thống thông tin kế toán cũ đang biểu hiện, qua đó nhà lãnh đạo sẽ quyết định các phương pháp được sử dụng để giải quyết tận gốc các vấn đề này thay vì chỉ xử lý các hiện tượng
- Xác định cụ thể những mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán mới cần đạt được, những mục tiêu đó phục vụ cho nhu cầu nào Mục tiêu của hệ thống con có thỏa mãn mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán hay không
- Xác định khả năng tiềm tàng trong hệ thống thông tin kế toán
Trong thời gian phân tích, phân tích viên sử dụng nhiều công cụ để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng và đầy đủ hơn Các phân tích viên xem xét và đánh giá các tài liệu hiện có, phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi kết hợp các kỹ thuật đo lường công việc để tìm hiểu hoạt động của hệ thống thông tin kế toán hiện hành Dựa trên cơ sở dữ liệu thu thập được về hệ thống hiện tại, đội nghiên cứu có thể tiếp tục phân tích hệ thống thông qua mô hình hóa hệ thống bằng mô hình dữ liệu và mô hình xử lý – công cụ lưu đồ hoặc sơ đồ dòng dữ liệu
Nghiên cứu tài liệu về hệ thống thông tin kế toán
Tài liệu hệ thống là bộ hồ sơ mô tả và giải thích cấu trúc, cách thức hoạt động của một hệ thống Việc xem xét đánh giá các tài liệu về hệ thống thường được áp dụng đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống Mục đích của việc nghiên cứu tài liệu về hệ thống là nhằm thu thập thông tin chung về cơ cấu tổ chức, đặc điểm hoạt động, cách thức vận hành luân chuyển thông tin trong hệ thống, cung cấp cho đội nghiên cứu cái nhìn khái quát sơ lược ban đầu về đối tượng nghiên cứu
Các thông tin cần nghiên cứu:
Môi trường của hệ thống thông tin kế toán hiện tại:
Các thành phần của hệ thống:
- Cách thức vận hành, hoạt động của hệ thống;
- Dữ liệu đầu vào, đầu ra;
- Sự liên kết về quá trình xử lý nghiệp vụ, trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng trong DN
Xem xét tài liệu tổ chức bao gồm các hồ sơ liên quan đến chính sách, mô tả chung toàn hệ thống như sơ đồ cơ cấu tổ chức, chính sách quy định của tổ chức,…Thông qua tài liệu tổ chức tìm hiểu những nguyên nhân của đề xuất nghiên cứu hệ thống: môi trường của những vấn đề tồn tại, các yêu cầu thông tin mới và kỹ thuật công nghệ mới Sơ đồ tổ chức và nguồn tài chính có thể chỉ ra nguồn gốc của vấn đề hoặc có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của những khả năng cải tiến hệ thống Hệ thống kế toán hỗ trợ việc tìm hiểu dự toán và cấu trúc của hệ thống kế toán ảnh hưởng đến bản chất của những đề xuất thay đổi hệ thống
Ngoài mô tả cấu trúc tổ chức và thủ tục kế toán, các báo cáo kiểm toán là một dạng tài liệu tổ chức quan trọng khác Những báo cáo này có thể được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ hoặc độc lập.
+ Các kiểm toán viên nội bộ thực hiện kiểm toán hoạt động các phòng ban hoặc các bộ phận của DN Trong quá trình kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viên nội bộ phân tích những hoạt động của các phòng ban, xác định các điểm yếu, các khả năng cải tiến của hệ thống và hệ thống hóa các thông tin này trong báo cáo kiểm toán hoạt động
+ Các kiểm toán viên độc lập tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính, mô tả các yếu điểm của kiểm soát nội bộ mà các kiểm toán xác định được trong khi kiểm toán
Thiết kế hệ thống
Phân tích và thiết kế hệ thống (TKHT) hiệu quả có thể giúp các nhà phát triển xác định chính xác các vấn đề kinh doanh và tạo ra hệ thống để giải quyết những vấn đề đó (Romney và cộng sự, 2021) Như đã thảo luận về các yêu cầu hệ thống được xác định trong quá trình phân tích HT Phần TKHT thảo luận về bốn bước khác trong vòng đời phát triển hệ thống: hệ thống khái niệm, TKHT vật lý, triển khai và chuyển đổi, tiến hành vận hành và duy trì việc bảo trì Hình 3.2 trình bày về các bước thực hiện phân tích HT
Hình 3.2 Các bước phân tích hệ thống
3.3.1 Vai trò của thiết kế hệ thống
Trong thiết kế hệ thống (TKHT), đối với các hệ thống đang được phát triển, các đặc điểm phần mềm được điều chỉnh cho các ứng dụng quy trình kinh doanh mới hoặc sửa đổi và các kế hoạch triển khai được chuẩn bị Nếu AIS đang được mua, các doanh nghiệp sẽ tập trung lựa chọn hệ thống, trong đó thiết kế phần
THIẾT KẾ LUẬN LÝ Đánh giá các thay đổi thiết kế
Chuẩn bị các thông số kỹ thuật và báo cáo thiết kế
Thiết kế vật lý mềm và tài nguyên phần cứng được lựa chọn tương tự như việc soạn thảo thiết kế xây dựng và lựa chọn nhà thầu Trong hệ thống được thiết kế, phần mềm đóng vai trò là mục tiêu để hoàn thiện bản thiết kế và các kế hoạch liên quan khác.
Hệ thống kỹ thuật ít tốn kém hơn trong vận hành do chi phí bảo trì thấp Thêm vào đó, cấu trúc của TKHT tránh được các lỗi thiết kế làm tăng chi phí Quá trình lập kế hoạch triển khai được thực hiện trong TKHT đã được kiểm tra và đánh giá trong phần này, giúp nâng cao quá trình chuyển đổi sang hệ thống thông tin mới.
Trong TKHT, nhà phát triển tạo ra khuôn khổ chung để thực hiện các yêu cầu của người dùng và giải quyết các vấn đề được xác định trong giai đoạn phân tích Các bước thiết kế luận lý: đánh giá các phương án thiết kế, chuẩn bị các thông số kỹ thuật thiết kế và chuẩn bị báo cáo TKHT khái niệm
3.3.2.1 Đánh giá các thay đổi thiết kế
Có nhiều cách để TKHT thông tin kế toán, vì vậy các nhà TKHT phải đưa ra nhiều phương án thiết kế Ví dụ như trả lời cho các câu hỏi sau tại siêu thị sẽ giúp đưa ra đánh giá phù hợp cho việc thay đổi các thiết kế Câu hỏi đặt ra như sau: Liệu rằng siêu thị A có nên gửi đơn đặt hàng bản in qua thư, sử dụng dữ liệu điện tử trong trao đổi hay nhập đơn đặt hàng qua Internet? Siêu thị A nên có máy tính lớn và cơ sở dữ liệu tập trung lớn hay phân phối sức mạnh máy tính cho các cửa hàng bằng cách sử dụng mạng máy chủ và kết nối dữ liệu với máy chủ Có nên nhập dữ liệu bằng bàn phím, nhận dạng ký tự quang học, thiết bị điểm bán hàng, mã vạch, Internet hay kết hợp nào đó không?
Có nhiều cách để có thể tiếp cận quá trình phân tích HT như có thể mua phần mềm, yêu cầu nhân viên của hệ thống thông tin nội bộ phát triển nó hoặc thuê công ty bên ngoài Công ty có thể sửa đổi phần mềm hiện có hoặc thiết kế lại các quy trình kinh doanh của mình và phát triển phần mềm để hỗ trợ các quy trình mới
Các tiêu chuẩn sau nên được sử dụng để đánh giá các lựa chọn thay thế thiết kế: (1) mức độ đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và hệ thống, (2) mức độ đáp ứng nhu cầu của người dùng, (3) liệu nó có khả thi về mặt kinh tế hay không, và (4) lợi thế có trọng lượng như thế nào so với những bất lợi Ban chỉ đạo đánh giá các thiết kế thay thế và chọn thiết kế nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức Bảng
3.3 dưới đây sẽ nêu về các cân nhắc khi thiết kế và các giải pháp thay thế mang tính khả thi
Bảng 3.3 Cân nhắc thiết kế và các giải pháp thay thế Cân nhắc thiết kế Các giải pháp thay thế thiết kế
Các kênh truyền thông Điện thoại, Internet, cáp, cáp quang hoặc vệ tinh
Mạng liên lạc Khu vực tập trung, phi tập trung, phân tán hoặc cục bộ
Phương tiện lưu trữ dữ liệu
Máy chủ, ổ cứng hoặc ổ đĩa, bộ lưu trữ đám mây, ổ flash, băng, CD hoặc giấy
Cấu trúc lưu trữ dữ liệu Tệp hoặc cơ sở dữ liệu
Tổ chức và truy cập tệp Truy cập tuần tự ngẫu nhiên, tuần tự hoặc lập chỉ mục
Khóa, nhận dạng ký tự quang học (OCR), hệ thống nhận dạng ký tự có sử dụng mực in đặc biệt và các ký tự (MICR), điểm bán hàng (POS), trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) hoặc lời thoại
Tài liệu nguồn, tài liệu quay vòng, tự động hóa dữ liệu nguồn, hoặc màn hình
Hoạt động Nội bộ hoặc thuê ngoài Đầu ra và tần suất cập Tức thì, hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng nhật tháng
Phương tiện đầu ra Giấy, màn hình, giọng nói, CD hoặc vi phim
Thời gian định trước hoặc theo yêu cầu Hình thức đầu ra
Lập lịch đầu ra Tường thuật, bảng, biểu đồ, tệp hoặc điện tử
Hình thức đầu ra khi in Biểu mẫu in sẵn hoặc biểu mẫu do hệ thống tạo
Chế độ xử lý Thủ công, hàng loạt hoặc thời gian thực
Bộ xử lý Máy tính cá nhân, máy chủ hoặc máy tính lớn
Mua lại phần mềm Đóng hộp, tùy chỉnh hoặc sửa đổi
Xử lý giao dịch Hàng loạt hoặc trực tuyến
3.3.2.2 Chuẩn bị các thông số kỹ thuật và báo cáo thiết kế
Khi phương án thiết kế được chọn, các thông số kỹ thuật thiết kế luận lý sẽ được tạo cho các yếu tố:
- Đầu ra: bởi vì hệ thống được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng, các đầu ra cụ thể được chuẩn bị trước
Ví dụ: Để thiết kế báo cáo đánh giá doanh số bán hàng tại cửa hàng, siêu thị phải trả lời được các câu hỏi như sau:
+ Tần suất tạo báo cáo phân tích bán hàng?
+ Báo cáo cần có nội dung gì?
+ Báo cáo có hình thức trông như thế nào là phù hợp ?
+ Báo cáo phải là bản cứng in ra giấy hay không?
Các quyết định lưu trữ dữ liệu liên quan đến các yếu tố về dữ liệu cần thiết cho báo cáo bán hàng, phương thức lưu trữ hiệu quả cùng định dạng tệp dữ liệu phù hợp.
- Đầu vào: cân nhắc thiết kế đầu vào bao gồm nhập dữ liệu bán hàng nào; địa điểm bán và số lượng; và thu thập dữ liệu ở đâu, khi nào và như thế nào
- Quy trình và nghiệp vụ xử lý: các cân nhắc về thiết kế bao gồm cách xử lý dữ liệu đầu vào và dữ liệu được lưu trữ để tạo báo cáo bán hàng và trình tự quy trình phải được thực hiện
Báo cáo TKHT luận lý tóm tắt các hoạt động thiết kế luận lý, hướng dẫn các hoạt động thiết kế vật lý, thông báo cách thức đáp ứng tất cả các nhu cầu thông tin và giúp ban chỉ đạo đánh giá tính khả thi Thành phần chính là mô tả của một hoặc nhiều TKHT được đề xuất
Trong quá trình thiết kế vật lý, các yêu cầu AIS thể hiện rộng rãi, hướng tới người dùng của thiết kế luận lý được chuyển thành các thông số chi tiết được sử dụng để viết mã và kiểm tra các chương trình máy tính Các giai đoạn thiết kế hệ thống thông tin lý thuyết vật lý được mô tả chi tiết như sau:
Hình 3.3 Thiết kế vật lý
Thiết kế tập tin và cơ sở dữ liệu
Thiết kế màn hình máy tính
Thủ tục và Thiết kế kiểm soát
“Mục tiêu của thiết kế đầu ra là xác định bản chất, hình thức, nội dung và thời gian của các báo cáo, và hiển thị trên màn hình” (Romney và cộng sự, 2021) Điều chỉnh kết quả đầu ra theo nhu cầu của người dùng đòi hỏi sự hợp tác giữa người dùng và nhà thiết kế Các cân nhắc quan trọng về thiết kế đầu ra được tóm lược trong Bảng 3.4
Bảng 3.4 Các yếu tố cần xem x t khi thiết kế đầu ra
TRIỀN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Triển khai hệ thống
Quá trình triển khai hệ thống
Hình 4.1: Quá trình triển khai hệ thống
4.1.1 Lập kế hoạch triển khai
Sau khi hệ thống đã được thiết kế và được ban chỉ đạo dự án duyệt thì sẽ đưa vào giai đoạn triển khai hệ thống
Các bước thực hiện sẽ được lên kế hoạch cụ thể để triển khai, cụ thể:
- Trang bị và lắp đặt phần cứng
- Trang bị, cài đặt phần mềm phù hợp
- Viết tài liệu hướng dẫn cho hệ thống
- Tập huấn, huấn luyện hoặc tuyển dụng nhân sự để vận hành hệ thống
- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
Phần cứng (Hardware) là những thiết bị vật lý hữu hình mà người dùng có thể nhìn thấy và cầm nắm được chúng
Những phần cứng cần phải trang bị cho một hệ thống như: máy vi tính, máy in, hệ thống mạng nội bộ, mạng Internet, dây chuyền máy móc…
Việc trang bị và lắp đặt phần cứng cần lưu ý:
- Các thiết bị được lắp đặt đồng bộ, đúng với thiết kế đã được duyệt
- Đảm bảo công suất của các thiết bị được lắp đặt
- Người thực hiện lắp đặt phải là các chuyên gia hoặc người am hiểu về hệ thống
- Đảm bảo nguồn kinh phí để đầu tư cho những trang thiết bị, công nghệ phù hợp, đảm bảo vấn đề xử lý dữ liệu đầu vào và chất lượng thông tin đầu ra
Phần mềm (Software) là một tập hợp các tập tin, các tập tin đó liên hệ với nhau một cách chặt chẽ, đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống Các tập tin này có thể bao gồm: các tập tin nguồn được viết bằng ngôn ngữ lập trình, các tập dữ liệu, các tập tin hướng dẫn…
Phần mềm hệ thống có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp bằng các cách sau: tự phát triển phần mềm thông qua đội ngũ chuyên gia, thuê một nhà cung cấp phần mềm bên ngoài hoặc mua các giải pháp phần mềm có sẵn trên thị trường Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngân sách và nguồn lực công nghệ để đảm bảo hiệu suất và đáp ứng các yêu cầu cụ thể của hệ thống.
Việc thuê ngoài đội ngũ viết phần mềm theo đặt hàng hoặc mua những phần mềm có sẵn phải đảm bảo những yêu cầu đã được đặt ra của hệ thống và các phần mềm được trang bị phải phù hợp, đồng bộ với nhau Nếu đơn vị có đội ngũ chuyên gia công nghệ thì có thể xem xét việc tự viết phần mềm Điều này đảm bảo phần mềm được viết ra phù hợp với hệ thống Đồng thời, thuận tiện trong quá trình kiểm tra chỉnh sửa, nâng cấp hệ thống Tuy nhiên, khi tự viết phần mềm, đơn vị cần lưu ý:
- Cần phân công Trưởng nhóm, người sẽ phụ trách chính trong việc viết phần mềm Trưởng nhóm sẽ lựa chọn cơ sở dữ liệu tương thích và phù hợp với tính năng và đặc điểm của đơn vị Các cơ sở dữ liệu phổ biến như Visual Basic, Aracle…
- Phân chia công việc cho các thành viên theo các modules của hệ thống đã được duyệt trước Những công việc liên quan đến từng Modules bao gồm:
+ Liên kết mối quan hệ giữa các bảng;
+ Các sổ, báo cáo liên quan;
- Sau khi các Modules hoàn thành, Trưởng nhóm sẽ tập hợp để kết nối toàn bộ vào hệ thống Các Modules sau khi được kết nối vào hệ thống phải đảm bảo tính tương thích, nhất quán và đồng bộ Vì vậy, Trưởng nhóm phải:
+ Kiểm tra từng modules: đây là bước kiểm tra căn bản với mục đích đảm bảo các dữ liệu đúng qui trình xử lý cũng như kết nối các phần hành khác;
Kiểm soát chuỗi dữ liệu là quá trình rà soát, kiểm tra các nghiệp vụ, từ khâu tiếp nhận, xử lý, chuyển giao, lưu trữ và tiêu hủy dữ liệu nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ của thông tin trong suốt quá trình lưu chuyển Quá trình kiểm soát này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, ngăn chặn các rủi ro liên quan đến sai sót, gian lận hoặc mất mát thông tin, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý và các tiêu chuẩn bảo mật.
+ Kiểm tra toàn bộ: là việc kiểm tra các yếu tố đầu vào, quá trình xử lý dữ liệu và kết quả đầu ra trong toàn hệ thống
Tài liệu hệ thống là những hướng dẫn đi kèm với các Modules, phần mềm của hệ thống Chính vì vậy, việc viết tài liệu hệ thống là vấn đề quan trọng cho người sử dụng, vận hành hệ thống, nhằm đảm bảo người vận hành đúng các thao tác cần thiết và đúng qui trình xử lý
Có 2 loại tài liệu hệ thống: Tài liệu hướng dẫn (User’s Guide) và Tài liệu phát triển hệ thống (Development Guide)
Tài liệu hướng dẫn là tài liệu bắt buộc, dành cho người sử dụng Tài liệu hướng dẫn đi kèm với phần mềm giúp người sử dụng dễ dàng thực hiện
Tài liệu phát triển hệ thống là tài liệu không bắt buộc nhưng cũng cần được biên soạn Tài liệu phát triển hệ thống sẽ thuận lợi cho những lần nâng cấp tiếp theo Tài liệu phát triển hệ thống cần đầy đủ các thông tin về cách thiết kế, cấu trúc, chương trình… của hệ thống
Khi có kế hoạch tự viết phần mềm hoặc thuê ngoài thì đơn vị cần có kế hoạch hoặc thoả thuận với đơn vị viết phần phần về việc viết tài liệu hệ thống và được kí kết ngay tại giai đoạn tạo lập hệ thống
Riêng trường hợp đơn vị có kế hoạch mua phần mềm có sẵn thì cần xem xét tính năng của phần mềm đó, các phần hành được thiết kế sẵn phù hợp với đặc điểm của đơn vị Tuy nhiên, do phần mềm được viết sẵn để áp dụng chung cho các loại hình doanh nghiệp, phần mềm đó mang tính đơn giản nên khó tương thích đối với những doanh nghiệp có hoạt động SX kinh doanh đặc thù hoặc phức tạp
4.1.5 Tuyển dụng, đào tạo nhân sự
Sau khi tạo lập được phần cứng và phần mềm trên hệ thống, đơn vị chuyên trách của doanh nghiệp sẽ tiến hành hướng dẫn thực hiện quá trình vận hành hệ thống bằng cách tổ chức đào tạo, hướng dẫn điều khiển hệ thống Đây là bước đầu tạo nên sự thành công của việc vận hành hệ thống Hầu hết, việc huấn luyện là sự kết hợp giữa kỹ năng sử dụng máy vi tính và kiến thức chuyên môn khi vận dụng phần mềm được lựa chọn trên hệ thống Đối với một nhân viên kế toán đã được đào tạo và có nhiều kinh nghiệm, không khó để họ tiếp nhận nhưng việc vận hành và thấu hiểu hệ thống, các phần mềm kế toán mới lại không phải là điều dễ dàng Điều này sẽ càng dễ hiểu hơn khi một nhân viên kế toán ở môi trường xử lý thủ công chuyển sang hệ thống xử lý bằng máy tính Để người sử dụng thành thạo các thao tác cũng như vận hành phần mềm được thuận lợi, nắm vững các nguyên tắc và hiệu quả, việc huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng là điều cần thiết, cụ thể:
- Huấn luyện điều khiển hệ thống: trong HT có nhiều phần hành và tương ứng mỗi phần hành có tính năng và cách thức thực hiện cũng như qui định trình tự khác nhau, do đó người sử dụng phải am hiểu cách thức vận hành của hệ thống;
Vận hành hệ thống
Vận hành hệ thống giai đoạn cuối cùng của quá trình phát triển hệ thống Về thời gian, vận hành hệ thống tùy thuộc vào sự thay đổi của môi trường kinh doanh, các qui định về pháp lý, thuế Nếu môi trường kinh doanh có những thay đổi thường xuyên trong phương pháp, nội dung kế toán thì việc chỉnh sửa, điều chỉnh phần mềm phải liên tục và kịp thời để đáp ứng nhu cầu quản lý
Xem hình 4.2: Triển khai và chuyển đổi hệ thống
Hình 4.2: Triển khai và chuyển đổi hệ thống
Lập kế hoạch thực hiện
Chuẩn bị CSHT Cài đặt, kiểm tra phần cứng
Tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Hoàn thành cơ sở pháp lý, quy trình thủ tục
Tổ chức chạy thử hệ thống
Triển khai và chuyển đổi hệ thống
Khi vận hành hệ thống, đơn vị cần hoàn thành những công việc cơ bản sau:
- Hoàn thành thiết kế chi tiết của hệ thống;
- Hoàn thành việc nâng cấp phần mềm, lắp đặt trang thiết bị phần cứng, đảm bảo hạ tầng mạng;
- Hoàn thành việc xây dựng các Tệp dữ liệu tập trung;
- Tổ chức chạy thử hệ thống thành công;
- Hoàn thành cơ sở pháp lý, quy trình thủ tục;
- Thực hiện thành công chuyển đổi dữ liệu;
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức vận hành hệ thống CNTT của đơn vị;
- Chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu triển khai;
- Làm tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền
4.2.1 Xem xét, đánh giá sau chuyển đổi
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống sau quá trình chuyển đổi, chúng ta cần tập trung vào:* **Mục tiêu:** Hệ thống phải đạt được các mục tiêu đã đề ra sau khi chuyển đổi, chẳng hạn như cải thiện hiệu suất, giảm chi phí hoặc nâng cao trải nghiệm người dùng.* **Kiểm soát:** Hệ thống phải được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng nó hoạt động theo như mong đợi và không gây ra bất kỳ sự cố nghiêm trọng nào.* **Phát triển:** Hệ thống cần được liên tục phát triển và cải tiến để đáp ứng các nhu cầu thay đổi và đảm bảo tính cạnh tranh trong bối cảnh thị trường luôn biến động.
Thứ nhất, là mục tiêu khai thác, sử dụng và duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống mới Khi hệ thống thông tin kế toán mới được đưa vào vận hành, mục tiêu bắt buộc là hệ thống mới đó phải được khai thác và sử dụng Tuy nhiên, cũng như các hệ thống trước đó thì hệ thống thông tin kế toán mới qua thời gian sử dụng, hoạt động cũng dần kém hiệu quả hơn Vì vậy, vận hành hệ thống cũng cần hướng đến mục tiêu duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống, cụ thể:
- Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống là mục tiêu quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống Dù thời gian vận hành ngắn hay dài hoặc phải nâng cấp, điều chỉnh nhưng phải đảm bảo tính hiệu quả, tiện ích cho người sử dụng;
- Duy trì hoạt động thường xuyên, không để bị lỗi hay sự cố trục trặc những lỗi trong hệ thống, cũng như đảm bảo tính chuẩn xác trong việc nhập liệu hay lỗ hỏng trong qui trình xử lý cũng như kết quả của thông tin đầu ra;
Đảm bảo tính bảo mật thông tin là một yêu cầu cấp thiết trong hệ thống thông tin của các đơn vị Bởi lẽ, thông tin lưu trữ trong hệ thống có thể bao gồm các dữ liệu nhạy cảm liên quan đến kết quả kinh doanh, chiến lược và tình hình tài chính của công ty Do đó, hệ thống phải có các biện pháp bảo vệ để chống lại truy cập trái phép, sử dụng thông tin hoặc tiết lộ thông tin cho những bên ngoài ủy quyền, đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu của đơn vị.
Thứ hai, về tính kiểm soát Tính kiểm soát được thực hiện trên hoạt động của toàn hệ thống, cũng như các thủ tục và các thay đổi của hệ thống Đối với kiểm soát các thủ tục và các thay đổi hệ thống là quá trình kiểm soát sự tuân thủ về tác nghiệp, qui trình của các nghiệp vụ Kiểm soát các thủ tục giúp ngăn chặn các rủi ro, gian lận Ngoài ra, việc kiểm soát này được thể hiện trong quá trình lưu trữ kép nhằm đảm bảo thông tin luôn được an toàn Bên cạnh đó, kiểm soát thực hiện còn phải quan tâm đến việc bảo dưỡng các thiết bị phần cứng giúp đảm bảo quá trình xử lý dữ liệu được nhanh chóng, thuận tiện Kiểm soát các thay đổi hệ thống đó là những kiểm soát về mặt hình thức như: giao diện, màu sắc, kích cỡ mẫu biểu báo cáo…
Kiểm soát hoạt động hệ thống là quá trình rà soát, kiểm tra để nhận diện những sai sót trong các kỹ thuật xử lý hay qui trình thực hiện nhằm ngăn chặn những thiếu sót hoặc các trường hợp mới phát sinh sau khi đã vận hành hệ thống
Thứ ba, phát triển hệ thống Các chiến lược để phát triển AIS thường đưa ra với sự lựa chọn của doanh nghiêp là: (1) Mua phần mềm kế toán: Ưu điểm là thời gian nhanh, chi phí thấp, nhưng khó đáp ứng hoàn toàn tất cả các yêu cầu đề ra (2) Tự thiết kế một hệ thống đáp ứng tối đa được yêu cầu AIS của doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian, chi phí, rủi ro cao Việc lụa chọn phương án sẽ đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm rủi ro, tăng khả năng kiểm soát thông tin và lợi thế cạnh tranh
Yếu tố thành công của quá trình phát triển AIS là sự hỗ trợ của ban quản lý (lập kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, đầu tư vào giai đoạn phân tích, thiết kế), sự ủng hộ của người sử dụng; khả năng đáp ứng yêu cầu của các phần mềm kế toán; và sự hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm Đầu tiên, việc phát triển hệ thống cần xoáy sâu bàn luận các vấn đề liên quan:
- Liên quan đến chiến lược của doanh nghiệp: tìm hiểu chiến lược phát triển của doanh nghiệp, đánh giá sự phù hợp của hệ thống hiện hành với chiến lược phát triển của doanh nghiệp;
Quá trình kinh doanh cần tìm hiểu quy trình sản xuất-kinh doanh hiện hành và cải tiến cần thiết Hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến hoạt động này Cần đánh giá khả thi của giải pháp đề xuất, chiến lược phát triển doanh nghiệp, nhiệm vụ liên quan đến kế toán hiện hành và môi trường công nghệ thông tin.
-Hệ thống xử lý kế toán: tìm hiểu hệ thống kế toán hiện hành, nhận biết ưu và nhược điểm cùng với các đề xuất thay đổi hoặc ứng dụng hệ thống mới, tiến hành đánh giá lợi ích và chi phí của giải pháp;
-Môi trường công nghệ của doanh nghiệp: đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề ra với môi trường công nghệ hiện hành của doanh nghiệp;
Tiếp đến, Nhân sự tham gia phát triển hệ thống
-Lãnh đạo doanh nghiệp: Khi vận hành hệ thống, đơn vị cần hoàn thành những công việc cơ bản sau:
Hoàn thành thiết kế chi tiết của hệ thống;
Hoàn thành việc nâng cấp phần mềm, lắp đặt trang thiết bị phần cứng, đảm bảo hạ tầng mạng;
Hoàn thành việc xây dựng các Tệp dữ liệu tập trung;
Tổ chức chạy thử hệ thống thành công;
Hoàn thành cơ sở pháp lý, quy trình thủ tục;
Thực hiện thành công chuyển đổi dữ liệu;
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức vận hành hệ thống CNTT của đơn vị;
Chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực (tuyển dụng, đào tạo) nhằm đáp ứng các yêu cầu triển khai;
Làm tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền thể đứng đầu nhóm phát triển để thuận lợi cho các hoạt động liên quan;
-Người sử dụng hệ thống: các kế toán viên, người sử dụng AIS…
-Chuyên gia phân tích và tư vấn hệ thống: kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập, chuyên gia phát triển hệ thống
Trong quá trình hoạt động, không tránh khỏi trường hợp hệ thống hoạt động gặp sự cố, làm quá trình hoạt động bị gián đoạn Chính vì vậy, công tác bảo trì cần được đưa lên hàng đầu để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục, không gặp phải sự cố gì
Cần phải bảo trì hệ thống vì những nguyên nhân sau:
- Tăng năng suất lao động: Bảo trì đảm bảo các phần mềm hoạt động hiệu quả, không bị vius, lỗi của ổ cứng… Việc giảm sự cố, thời gian chế do hệ thống bị trì hoãn là một biện pháp giúp tăng năng suất lao động
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
Giới thiệu các phần mềm ứng dụng
5.1.1 Đặc điểm của phần mềm
5.1.1.1 Tổng quan về phần mềm kế toán
Với vai trò thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin (báo cáo) phục vụ người dùng, phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực cho hệ thống thông tin kế toán.
+ Phần mềm kế toán được thiết kế sẵn Dạng phần mềm này có thể sử dụng cho những doanh nghiệp có nhiều yếu tố tương đồng trong sản xuất kinh doanh và công tác kế toán Dạng phần mềm này thường có thể được thiết kế theo loại hình (thương mại, dịch vụ, sản xuất) hoặc theo ngành nghề (bán lẻ, dược, bất động sản, …)
+ Phần mềm kế toán được thiết kế theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều yêu cầu thông tin đặc thù, phần mềm được thiết kế riêng biệt là phù hợp Hệ thống thông tin kế toán của từng doanh nghiệp được vận hành bằng phần mềm kế toán thiết kế riêng sẽ tối ưu được khả năng khai thác dữ liệu/thông tin và cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định Mỗi chức năng của phần mềm đều được thiết kế theo những yêu cầu riêng để giải quyết các vấn đề cụ thể của doanh nghiệp
- Mặc dù có những khác biệt trong chức năng, nhưng các phần mềm kế toán đều có nguyên tắc hoạt động, thành phần cơ bản tương đồng Trên cơ sở đặc điểm vận hành của hệ thống kế toán khi sử dụng phần mềm; cũng như những thành phần cơ bản của phần mềm chúng ta có thể tiếp cận nội dung tổng quát trong việc tìm hiểu các loại phần mềm kế toán khác nhau (Ấn, 2015)
- Hiện nay, có nhiều lựa chọn cho việc ứng dụng phẩn mềm kế toán trong doanh nghiệp tại Việt Nam Có thể sử dụng phần mềm chuyên về kế toán hoặc cũng có thể sử dụng giải pháp tích hợp kế toán trong phần mềm hoạch định nguồn lực - ERP Có thể liệt kê ở đây hai phần mềm là “Fast” và “SAP”
+ Phần mềm Fast Fast là phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa Fast có 1 hệ thống và 13 phân hệ nghiệp vụ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kế toán, thuế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Có thể hạch toán với mô hình phức tạp như nhiều đơn vị cấp dưới, nhiều bộ phận hạch toán, nhiều loại ngoại tệ Fast Accounting có phiên bản cho các loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau: dịch vụ, thương mại, xây lắp và sản xuất Có hơn 100 tham số giúp người sử dụng khai báo, lựa chọn đúng với yêu cầu của doanh nghiệp Người sử dụng có thể khai báo các chỉ tiêu, cách tính cho một số báo cáo đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ Trường hợp số liệu khai thác với nhiều trường thông tin thì người sử dụng có thể lựa chọn Chương trình có nhiều trường tự do để người sử dụng tự khai báo theo yêu cầu quản trị sắp xếp các trường cần thiết cho các mẫu báo cáo khác nhau và lưu lại để sử dụng Cho phép lựa chọn tính giá tồn kho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp: bình quân tháng, bình quân di động hoặc nhập trước xuất trước Tốc độ tính giá cực nhanh, ngay cả khi với nhiều ngàn danh điểm vật tư và số lượng phiếu nhập xuất lớn Cho phép quản lý hàng tồn kho theo lô Fast Accounting được phát triển trên công nghệ của
Microsoft, ngôn ngữ lập trình là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc làm việc từ xa qua internet
+ Phần mềm SAP Hệ thống tài khoản của phần mềm kế toán SAP được xây dựng theo cấu trúc phân cấp nhiều tầng, nhiều ngăn như nhóm tài khoản tài sản, nợ, doanh thu, giá vốn,… Hệ thống tài khoản được xây dựng phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp SAP có thể được tích hợp trên điện thoại, máy tính bảng giúp việc quản lý và ra quyết định trong doanh nghiệp hiệu quả hơn Như các phần mềm kế toán khác, SAP cũng thực hiện các chức năng thông dụng sau: sổ cái, quản lý công nợ phải thu phải trả, kế toán ngân hàng, kế toán tài sản cố định, quản lý ngân sách và kế toán quản trị Hiện tại, bốn loại phần mềm SAP được sử dụng nhiều nhất là SAP Business One, SAP S/4HANA, SAP ERP Financials và SAP Business By Design Tùy vào nhu cầu, mục tiêu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp Tuy nhiên có thể thấy, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo, công nghệ blockchain đã giúp hệ thống thông tin kế toán được tích hợp với thông tin khách hàng, tài chính,… của doanh nghiệp
Nhìn chung, phần mềm kế toán ngày nay hướng đến giải quyết không chỉ nhiệm vụ của lĩnh vực kế toán mà còn tích hợp với các chức năng khác của doanh nghiệp Thông tin kế toán được tạo ra và sử dụng liên thông với các vùng thông tin khác nhằm khai thác tối đa giá trị thông tin trong doanh nghiệp Các phần mềm kế toán hiện nay có thể sử dụng được trên nhiều phương tiện, nhằm hỗ trợ tối đa quá trình ra quyết định mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều ngành, đa quốc gia thì việc sử dụng các phần mềm kế toán mang tính tích hợp là lựa chọn phù hợp
- Hoạt động của phần mềm kế toán là quá trình ghi nhận, thu thập dữ liệu của giao dịch vào phần mềm để tổ chức xử lý, lưu trữ và tạo ra thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng Cụ thể quá trình này như sau:
+ Ghi nhận dữ liệu Ghi nhận tất cả dữ liệu được tạo ra trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
+ Xử lý dữ liệu Dữ liệu được xử lý bằng các phương pháp khác nhau phù hợp với thuộc tính dữ liệu và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
+ Tổ chức lưu trữ dữ liệu Yêu cầu của lưu trữ dữ liệu là khoa học, toàn vẹn, duy nhất và sẳn sàng Việc lưu trữ dữ liệu một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán trong hoạt động
+ Cung cấp thông tin Để thông tin cung cấp từ phần mềm đa dạng, dễ tiếp cận đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin thống nhất và có nguyên tắc Tùy vào yêu cầu thông tin của từng đối tượng trong hệ thống, doanh nghiệp có thể thiết lập nguyên tắc kết xuất, truy vấn và cung cấp thông tin một cách hiệu quả, đảm bảo tính toàn vẹn, duy nhất và riêng tư của hệ thống thông tin kế toán (Ấn, 2015)
5.1.2 Tính năng cơ bản của phần mềm
- Phần mềm kế toán hiện nay được thiết kế với đầy đủ các tính năng cơ bản phục vụ cho công tác kế toán tại doanh nghiệp; thông thường tương ứng với chức năng, hoạt động xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như mua hàng, bán hàng, ngân hàng, kho, Ngoài ra, với yêu cầu cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định, các tính năng về phân tích hoạt động kinh doanh theo thời gian, phân tích dòng tiền, theo dõi khế ước vay, theo dõi phân bổ doanh thu cũng được tích hợp vào phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán thông thường bao gồm các tính năng cơ bản như khai báo thông tin, danh mục tài khoản, danh mục đối tượng và số dư Ngoài ra, chức năng nhập liệu cho phép ghi nhận giao dịch, trong khi chức năng tìm kiếm giúp truy xuất dữ liệu nhanh chóng Cuối cùng, hệ thống báo cáo cung cấp thông tin tài chính toàn diện và kịp thời.
5.1.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Xử lý nghiệp vụ trong phần mềm
Minh họa nghiệp vụ phát sinh bằng phần mềm MISA SME 2022
1 Ngày 01/07/2022 Doanh nghiệp xuất kho bán hàng cho ông Trần Xuân Tiến như sau:
- Sản phẩm TN01, số lượng 01 cái, đơn giá 980.000 đồng/cái, thuế giá trị gia tăng 10%
- Sản phẩm TN02, số lượng 01 cái, đơn giá 806.000 đồng /cái, thuế giá trị gia tăng 10%
2 Ngày 02/07/2022, căn cứ theo phiếu xuất kho PX07-02 xuất kho nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm TN01 như sau:
- Chất phụ gia DTA: 80 lít
3 Ngày 02/07/2022, căn cứ theo phiếu xuất kho PX07-03 xuất kho nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm TN02 như sau:
- Chất phụ gia DTA: 60 lít
4 Ngày 03/07/2022 Doanh nghiệp gửi báo giá cho Công ty TNHH XYZ như sau:
- Sản phẩm TN01, số lượng 20 cái, đơn giá 980.000 đồng/cái, thuế giá trị gia tăng 10%
- Sản phẩm TN02, số lượng 20 cái, đơn giá 806.000 đồng/cái, thuế giá trị gia tăng 10%
5 Ngày 03/07/2022, căn cứ theo phiếu nhập kho PN07-01 nhập kho nguyên vật liệu như sau:
- Hạt nhựa HDPE: 7.000 kg, đơn giá 32.000 đồng/kg, thuế giá trị gia tăng 10%
- Bột nhựa PVC: 7.000 kg, đơn giá 26.000 đồng /kg, thuế giá trị gia tăng 10%
- Bột màu USP: 80 kg, đơn giá 215.000 đồng /kg, thuế giá trị gia tăng 10%
- Chất phụ gia DTA: 40 lít , đơn giá 160.000 đồng /kg, thuế giá trị gia tăng 10%
6 Ngày 08/07/2022, chi tiền cho nhân viên phân xưởng sắm công cụ dụng cụ cho phân xưởng số tiền là 600.000 đồng theo phiếu chi PC07-01
7 Ngày 09/07/2022, căn cứ theo phiếu xuất kho PX07-05 xuất kho nguyên vật liệu dùng cho phân xưởng như sau:
8 Ngày 15/07/2022, căn cứ theo hóa đơn mua hàng nguyên vật liệu nhập trực tiếp qua công trình không qua kho như sau:
- Gạch ống 4 lỗ, số lượng 3.000 viên, đơn giá 980 đồng /viên, thuế giá trị gia tăng 10%
9 Ngày 16/07/2022, căn cứ theo phiếu xuất kho PX07-06 xuất kho nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm TN01 như sau:
- Chất phụ gia DTA: 50 lít
10 Ngày 16/07/2022, căn cứ theo phiếu xuất kho PX07-07 xuất kho nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm TN02 như sau:
- Chất phụ gia DTA: 40 lít
11 Ngày 18/07/2022 Doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng của Công ty TNHH XYZ như sau:
- Sản phẩm TN01, số lượng 50 cái, đơn giá 980.000 đồng /cái, thuế giá trị gia tăng 10%
- Sản phẩm TN02, số lượng 50 cái, đơn giá 806.000 đồng /cái, thuế giá trị gia tăng 10%
12 Ngày 20/07/2022, nghiệm thu công trình sân vườn và tiền công phải trả cho nhân công thiết kế sân vườn (Gồm 3 nhân công) như sau:
- Tiền lương phải trả cho nhân công công trình: 20.000.000 đồng
13 Ngày 22/07/2022 Doanh nghiệp ký kết hợp đồng với Công ty TNHH XYZ về việc cung cấp hàng hóa như sau:
- Sản phẩm TN01, số lượng 300 cái, đơn giá 980.000 đồng /cái, thuế giá trị gia tăng 10%
- Sản phẩm TN02, số lượng 300 cái, đơn giá 806.000 đồng /cái, thuế giá trị gia tăng 10%
14.Ngày 31/07/2022, căn cứ theo phiếu nhập kho PN07-02 như sau:
- Sản phẩm TN01, số lượng 800 cái
- Sản phẩm TN01, số lượng 800 cái
15 Ngày 31/07/2022, Phân bổ chi phí trả trước cho doanh nghiệp
16 Ngày 31/07/2022, Phân bổ chi phí khấu hao của tài sản cố định theo nhóm tài sản
17 Ngày 31/07/2022, theo bảng phân bổ tiền lương ta có như sau:
- Tiền lương phải trả công nhân sản xuất sản phẩm TN01: 56.000.000 đ và TN02: 44.000.000 đồng
- Tiền lương phải trả công nhân phân xưởng: 12.000.000 đồng
- Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, … được trích theo tỷ lệ quy định (doanh nghiệp 23.5%, người lao động 10.5%)
- Tiền lương phải trả công nhân sản xuất sản phẩm TN01: 56.000.000 đồng và TN02: 44.000.000 đồng
- Tiền lương phải trả công nhân phân xưởng: 12.000.000 đồng
- Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, … được trích theo tỷ lệ quy định (doanh nghiệp 23.5%, người lao động 10.5%)
5.2.1 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu
Trường hợp xuất kho theo đơn hàng
Bước 1: Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Đơn đặt hàng
Bước 2 : Điền thông tin chung -> Ngày | Số đơn hàng -> Mã hàng -> Số lượng -> Đơn giá -> Cất
Bước 1: Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
Bước 2: Chọn đơn hàng cần lập -> Chọn mục 1 Bán hàng hóa, dịch vụ trong nước -> Điền thông tin chứng từ
Mục Hóa đơn -> Điền thông tin xuất hóa đơn -> Cất
Mục phiếu xuất -> Ngày | Số chứng từ -> Cất
Trường hợp xuất kho theo hợp đồng
Bước 1: Nghiệp vụ -> Hợp đồng
Bước 2: Điền thông tin chung -> Chọn tính giá thành
Bước 3: Hàng hóa, dịch vụ -> Mã hàng -> Số lượng -> Đơn giá -> Thuế giá trị gia tăng
Bước 1: Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
Bước 2: Chọn biểu tượng bánh răng để chọn loại chứng từ cần lọc -> Chọn biểu tượng kính lúp để tìm chứng từ
Bước 3: Lấy dữ liệu -> Chọn số hợp đồng cần lập
Bước 4: Chọn Kiêm phiếu xuất kho -> Lập kèm hóa đơn -> Ngày | Số chứng từ
Mục hóa đơn -> Điền thông tin hóa đơn
Mục Phiếu xuất -> Điền Ngày | Số chứng từ -> Cất
Trường hợp xuất kho theo báo giá
Lập báo giá gừi khách hàng
Bước 1: Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Báo giá
Bước 2: Nhập thông tin chung -> Ngày | số chứng từ -> Mã hàng -> Số lượng -> Đơn giá -> Thuế giá trị gia tăng (nếu có) -> Cất
Bước 1: Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán hàng
Bước 2: Chọn biểu tượng bánh răng để chọn loại chứng từ cần lọc -> Chọn biểu tượng kính lúp để tìm chứng từ
Bước 3: Lấy dữ liệu -> Chọn số hợp đồng cần lập -> Kiểm tra/đối chiếu thông tin đơn hàng -> Nhập ngày | số chứng từ
Chọn mục hóa đơn -> Nhập ngày | số hóa đơn
Mục phiếu xuất -> Nhập ngày | số chứng từ -> Cất
5.2.2 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí
Phân hệ Kho - Nhập kho nguyên vật liệu
Bước 1: Nghiệp vụ -> Mua hàng -> Chứng từ mua hàng hóa
Bước 2: Mua hàng trong nước nhập kho -> Chưa thanh toán -> Nhập thông tin chung -> Ngày tháng chứng từ | Số phiếu nhập -> Nhập thông tin mã hàng hoặc + (Để thêm mã hàng mới)
Bước 3: Nhập thông tin chung
[Mã -> Tên -> Tính chất -> Nhóm vật tư hàng hóa -> Đơn vị tính -> Kho ngầm định -> Tài khoản kho -> Tài khoản chi phí -> Thuế giá trị gia tăng] -> Cất hoặc [ Cất & thêm ] (nếu thêm nguyên vật liệu khác) -> Tương tự cho những mã hàng còn lại
Bước 4: Nhập số lượng -> Đơn giá -> % Chiết khấu (Nếu có)
Bước 5: Thuế -> Kiểm tra % thuế -> Tài khoản hạch toán
Bước 6: Hóa đơn -> Số hóa đơn -> Ngày nhận hóa đơn -> Cất
Phân hệ Giá thành (tính giá thành theo phương pháp giản đơn) Khai báo nguyên vật liệu sản xuất và thành phẩm
Bước 1: Danh mục -> Vật tư hàng hoá -> Vật tư hàng hoá
Bước 3: Nhập thông tin chung -> Kho ngầm định -> Tài khoản chi phí -> Thuế giá trị gia tăng -> Cất
+ Đối với nguyên vật liệu -> Mục tính chất: Vật tư hàng hóa
+ Đối với Thành phẩm -> Mục tính chất: Thành phẩm
Khai báo đối tượng Tập hợp chi phí:
Bước 1: Danh mục -> Đối tượng tập hợp chi phí
Bước 3: Loại -> Chọn thành phẩm -> Mã -> Tên -> Cất
Xuất kho nguyên vật liệu sản xuất
Bước 1: Nghiệp vụ -> Kho -> Xuất kho
Bước thứ hai đòi hỏi người dùng chọn mục "Sản xuất", sau đó điền thông tin chung gồm: Ngày chứng từ, Mã hàng, Số lượng, Đối tượng tập hợp chi phí [TN01] và Khoản mục Chi phí [Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp].
Hạch toán chi phí phát sinh:
Bước 1: Nghiệp vụ -> Tổng hợp -> Chứng từ nghiệp vụ khác
Bước 2: Điền thông tin chung -> Ngày | Số chứng từ -> Định khoản Nợ/Có ->
Số tiền -> Khoản mục Chi phí -> Đối tượng tập hợp chi phí -> Cất
Nhập kho thành phẩm sản xuất
Bước 1: Nghiệp vụ -> Kho -> Nhập kho
Bước 2: Chọn mục 1 Thành phẩm sản xuất -> Điền thông tin chung -> Ngày |
Số chứng từ -> Chọn mục 1 Hàng tiền -> Nhập mã hàng
Bước 4: Đối tượng tập hợp chi phí
Xác định kỳ tính giá thành
Bước 1: Nghiệp vụ -> Giá thành -> Sản xuất liên tục, giản đơn -> Xác định kỳ tính giá thành
Bước 2: Chọn kỳ tính giá thành -> Cất
Bước 3: Chọn mã sản phẩm -> Đồng ý
Tính giá thành thành phẩm
Bước 1: Nghiệp vụ -> Giá thành -> Sản xuất liên tục giản đơn -> Tính giá thành
Bước 3: Tiêu thức phân bổ -> Nguyên vật liệu trực tiếp -> Phân bổ -> Tiếp theo
Bước 4: Nhập số lượng dở dang cuối kỳ (Nếu có) -> Tính chi phí dở dang ->
Chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán
5.3 Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán
Trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán, bên cạnh việc xây dựng chứng từ kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập hệ thống chứng từ kế toán nhằm hỗ trợ cho công tác quản trị của doanh nghiệp
Tùy vào cách tiếp cận, mục tiêu mà hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp có thể được phân loại thành các dạng sau đây:
- Phân loại chứng từ theo vật mang thông tin
- Phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế
- Phân loại chứng từ theo công dụng
- Cho dù được phân loại theo tiêu chí nào thì các chứng từ kế toán đều mang tính hướng dẫn (không bắt buộc) Doanh nghiệp có thể áp dụng theo biểu mẫu hoặc tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình; nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các quy định hiện hành Ngoài các nội dung trên doanh nghiệp có thể bổ sung chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức cho phù hợp với việc thu thập, xử lý dữ liệu và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Hoặc doanh nghiệp có thể lập ra các chứng từ mới hoàn toàn do yêu cầu nội bộ trong doanh nghiệp mà chưa có hướng dẫn cụ thể nào của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
- Các yếu tố tác động đến hệ thống chứng từ kế toán trong DN có thể là hệ thống văn bản pháp lý liên quan; đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán (tác động đến nội dung chứng từ, thời điểm lập chứng từ, nơi lập, nơi nhận và nơi lưu trữ chứng từ) Tùy theo đặc điểm của hoạt động kinh doanh mà hệ thống chứng từ cần xây dựng cho phù hợp với đặc điểm đó Và khi thiết lập hệ thống chứng từ cần đặc biệt quan tâm đến yêu cầu quản lý và kiểm soát của doanh nghiệp
5.3.1.2 Xây dựng danh mục chứng từ
Để thiết lập hệ thống chứng từ hiệu quả, phương pháp phổ biến nhất là bám sát chu trình hoạt động sản xuất kinh doanh Quá trình này gồm việc phân tích các hoạt động theo chức năng, giúp xác định các chứng từ cần lập và lập danh mục chứng từ kế toán.
- Danh mục chứng từ kế toán được lập theo từng chu trình kinh doanh của doanh nghiệp Trong danh mục chứng từ, thông tin được xác định căn cứ vào chức năng/bản chất của họat động trong chu trình và yêu cầu kiểm soát
- Khi toàn bộ hệ thống chứng từ trong DN xác định rõ ràng, chúng ta cần ban hành các chính sách về bảo quản, được bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ
- Cuối cùng, cần xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ giữa hệ thống kế toán với các đối tượng bên trong và bên ngoài cũng như giữa các chức năng kế toán trong hệ thống kế toán với nhau (Ấn, 2015)
5.3.1.3 Xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ
- Đứng ở góc độ tổ chức xây dựng chứng từ, danh mục chứng từ không cố định mà liên tục thay đổi theo chu trình kinh doanh của doanh nghiệp Hơn nữa, thiết lập danh mục chứng từ là công việc cần được thực hiện thường xuyên thông qua xác định rõ từng chứng từ trong danh mục cần lập bao nhiêu liên, mỗi liên có mục đích sử dụng khác nhau ra sao, luân chuyển qua các bộ phận nào, với chức năng gì, xử lý thế nào, lưu trữ ra sao, Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải tính đến mối quan hệ giữa các đối tượng, chi tiết về cách luân chuyển, lưu trữ dữ liệu giữa các chức năng kế toán, các đối tượng bên trong và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp
- Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán được xây dựng trên cơ sở danh mục chứng từ đã thiết lập và chịu sự tác động của mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp Tùy theo đặc điểm và mức độ ảnh hưởng của mỗi yếu tố sẽ tác động đến mô hình lập và luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp Các yếu tố này nên được phân tích chi tiết cho từng chu trình kinh doanh
Sau khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ bằng văn bản, người tổ chức nên tiến hành lập tài liệu hệ thống bằng cách trình bày toàn bộ quy trình dưới hình thức lưu đồ và đính kèm tất cả các mẫu biểu/chứng từ liên quan Mô tả HTTT kế toán bằng lưu đồ giúp tạo nên bức tranh tổng thể hỗ trợ các đối tượng tham gia quy trình dễ dàng nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan tương ứng của môi quy trình, tạo điều kiện đánh giá cũng như cải thiện tính kiểm soát các chu trình kinh doanh
5.3.1.5 Minh họa hệ thống chứng từ
Quản lý chứng từ ghi sổ
Bước 1: Nghiệp vụ -> Tổng hợp -> Chứng từ ghi sổ
Bước 2: Nhập thông tin diễn giải -> Ngày số chứng từ -> Chọn loại chứng từ
Bước 3: Chọn lọc dữ liệu cần ghi sổ -> Lấy dữ liệu
Bước 4: Chọn loại chứng từ cần ghi sổ -> Đồng ý
5.3.2.1 Hệ thống sổ kế toán
Phần mềm kế toán có thể cung cấp một hệ thống sổ kế toán với đầy đủ các loại sổ sách, cho nhiều đối tượng kế toán khác nhau Tùy theo từng phần mềm mà hệ thống sổ kế toán sẽ có những đặc điểm khác nhau về kết cấu, cách thức truy cập, Thông thường, hệ thống sổ kế toán trên phần mềm được tổ chức theo từng đối tượng, nhóm đối tượng kế toán; theo tài khoản; theo hoạt động kinh doanh; hoặc theo loại sổ (sổ tổng hợp, sổ chi tiết)
5.3.2.2 Minh họa sổ kế toán
Bằng phần mềm kế toán, doanh nghiệp có thể xem và in các báo cáo thống kê, sổ sách liên quan đến phân hệ Tổng hợp tại doanh nghiệp
Bảng 5.1 Danh sách sổ sách theo chế độ
STT Sổ sách theo chế độ
1 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
2 Sổ Cái – Hình thức Chứng từ ghi sổ
3 Sổ Cái – Hình thức Nhật ký chung
5 Sổ Nhật ký – Sổ Cái
6 Sổ chi tiết các tài khoản theo đối tượng
7 Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ
8 Sổ chi tiết tiền vay
9 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
Dưới góc nhìn hệ thống thông tin kế toán, báo cáo kế toán là thành phần cấp các kết quả sau quá trình xử lý dữ liệu Nói cách khác, bất kỳ thông tin nào được tạo ra trong hệ thống này đều là báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm sổ kế toán, bảng kê, phản ánh những thông tin cần thiết cho người dùng Các báo cáo có thể được trình bày dưới dạng bản cứng hoặc mềm.
- Hiểu biết về cách thức tổ chức báo cáo kế toán không chỉ giúp cho người làm kế toán nắm rõ nhu cầu thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng khác nhau mà còn hỗ trợ quan trọng trong việc khai thác các tính năng báo cáo kế toán trên hệ thống phần mềm kế toán hoặc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Để xây dựng hệ thống báo cáo kế toán phù hợp, kế toán phải nắm rõ hoạt động trong từng chu trình kinh doanh, nhu cầu của cả đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, từ cấp độ chi tiết đến tổng quát Từ đó, kế toán cần xác định nội dung, hình thức cung cấp, nhằm đảm bảo hiệu quả về cả chi phí và thời gian Nhu cầu thông tin kế toán ngày càng đa dạng và thường xuyên nên hệ thống báo cáo kế toán cũng cần linh hoạt và đáp ứng nhu cầu mới phát sinh Với mức độ ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng phổ biến, các phần mềm kế toán hiện nay phần lớn có những báo cáo kế toán được thiết kế sẵn và những báo cáo “mở” tùy theo nhu cầu Lúc này, kế toán không còn rập khuôn với các báo cáo kế toán sẵn có mà còn có khả năng tạo ra các báo cáo kế toán mới trên hệ thống (Liên & Ấn, 2017)
- Mục đích của việc lập báo cáo kế toán là cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có mục đích sử dụng thông tin kế toán khác nhau, dẫn đến yêu cầu về nội dung thông tin kế toán cung cấp cũng sẽ có tính chất khác nhau Để đáp ứng yêu cầu khác nhau của đối tượng sử dụng thông tin kế toán thuộc bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo kế toán được chia thành hai dạng: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị (báo cáo kế toán nội bộ)
Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin toàn diện về tình hình tài chính của một doanh nghiệp Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các thành phần chính như: bảng cân đối kế toán cung cấp thông tin về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nêu bật doanh thu, chi phí và lợi nhuận; báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện các dòng tiền vào và ra trong một kỳ kế toán Những báo cáo này tạo nên một bức tranh rõ nét về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, giúp các nhà đầu tư, chủ nợ và ban quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt.
+ Báo cáo tình hình tài chính
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
