Hệ thống thông tin kế toán nâng cao - Nguyễn Thị Hằng Nga

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

TS NGUYỄN THỊ HẰNG NGA (Chủ biên)

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN NÂNG CAO

Cùng tập thể tác giả:

- TS Lương Xuân Minh - ThS Nguyễn Phương Mai - ThS Đinh Văn Thịnh - ThS Phùng Anh Thư - ThS Trần Thị Tuyết Vân

LỜI MỞ ĐẦU

Trong Phần 1 - Giáo trình “Hệ thống thông tin kế toán”, chúng tôi đã trình

bày các vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, phương pháp mô tả và các quy trình nghiệp vụ cơ bản

Xuất phát từ yêu cầu, nội dung chương trình đào tạo cử nhân ngành kế toán kiểm toán nói chung và chương trình đào tạo cử nhân của trường Đại học Ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh nói riêng; để đáp ứng nhu cầu tài liệu dùng trong giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên trong trường, nhu cầu nghiên cứu của sinh viên khối ngành kế toán kiểm toán của các trường Đại học khác, cũng như nhu cầu đào tạo của các ngân hàng, chúng tôi tiếp tục biên soạn Phần 2 - Giáo trình

“Hệ thống thông tin kế toán nâng cao” Giáo trình bao gồm những nội dung sau:

Chương 1: Chu trình sản xuất trong hệ thống thông tin kế toán Chương 2: Chu trình tài chính trong hệ thống thông tin kế toán Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán Chương 4: Triển khai và vận hành hệ thống thông tin kế toán

Chương 5: Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng công nghệ

Trong mỗi chương của giáo trình đều có mục tiêu chương, những lý luận cơ bản liên quan đến nội dung cụ thể của từng chương và hệ thống câu hỏi trắc nghiệm, tự luận, bài tập thực hành để người đọc tham khảo, củng cố lý thuyết và vận dụng vào thực tiễn công việc

Tham gia biên soạn Giáo trình “Kế toán công” có TS Nguyễn Thị Hằng Nga chủ biên cùng các giảng viên Bộ môn Kế toán quản trị của khoa Kế toán – Kiểm toán là thành viên, cụ thể như sau:

Chương 1: TS Nguyễn Thị Hằng Nga

Chương 2: ThS Trần Thị Tuyết Vân, ThS Phùng Anh Thư và TS Nguyễn Thị Hằng Nga

Chương 3: ThS Nguyễn Phương Mai và ThS Phùng Anh Thư

Chương 4: TS Lương Xuân Minh và ThS Trần Thị Tuyết Vân Chương 5: ThS Đinh Văn Thịnh

Để thực hiện quyển sách này tập thể tác giả đã cố gắng nghiên cứu tiếp cận thông tin mới, thu thập chọn lọc thông tin với mong muốn giáo trình đạt được tính khoa học, thực tiễn, rõ ràng, dễ hiểu Tuy nhiên trong quá trình biên soạn giáo trình cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của quý hội đồng và bạn đọc để có thể hoàn thiện tiếp tục

Xin trân trọng cảm ơn

Thư góp ý xin gửi về email: nganth@buh.edu.vn

TM Tập thể tác giả

TS Nguyễn Thị Hằng Nga

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1 AIS Hệ thống thông tin kế toán

11 DN Doanh nghiệp

12 DV Dịch vụ

13 EDI Trao đổi dữ liệu điện tử

14 ERP Enterprise Resource Planning

(Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

17 HTTT Hệ thống thông tin 18 KH Kế hoạch

19 IRR Tỷ suất hoàn vốn nội bộ

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 1.1: Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với chu trình, đối tượng khác 2

Hình 1.2: Các hoạt động của chu trình sản xuất 3

Hình 1.3: Hoạt động thiết kế 4

Hình 1.4: Hoạt động lập kế hoạch 5

Hình 1.5: Hoạt động sản xuất 6

Hình 1.6: Hoạt động tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 7

Hình 2.1: Sơ đồ luồng dữ liệu của chu trình tài chính 29

Hình 2.2: Lưu đồ hệ thống chu trình tài chính 32

Hình 3.1: Các bước thực hiện để xác định các yêu cầu hệ thống thông tin kế toán 82 Hình 3.2: Các bước phân tích hệ thống 91

Hình 3.3: Thiết kế vật lý 95

Hình 4.1: Quá trình triển khai hệ thống 112

Hình 4.2: Triển khai và chuyển đổi hệ thống 118

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Các nguy cơ tiềm tàng của chu trình sản xuất và biện pháp kiểm soát 17

Bảng 1.2 Các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và biện pháp kiểm soát hoạt động 19

Bảng 1.3 Các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và biện pháp kiểm soát hệ thống thông tin20 Bảng 3.1 Thể hiện các mục tiêu của hệ thống 81

Bảng 3.2 Thể hiện các nội dung của báo cáo phân tích hệ thống 83

Bảng 3.3 Cân nhắc thiết kế và các giải pháp thay thế 93

Bảng 3.4 Các yếu tố cần xem xét khi thiết kế đầu ra 96

Bảng 3.5 Các yếu tố cần xem xét khi thiết kế tập tin và cơ sở dữ liệu 98

Bảng 3.6 Các yếu tố cần xem xét khi thiết kế đầu vào 98

Bảng 3.7 Nguyên tắc thiết kế biểu mẫu 99

Bảng 5.1 Danh sách báo cáo Tổng hợp 163

Bảng 5.2 Danh sách báo cáo mua hàng 169

Bảng 5.3 Danh sách báo cáo bán hàng 170

Bảng 5.4 Danh sách báo cáo kho 171

Bảng 5.5 Danh sách báo cáo Tài sản cố định 171

Bảng 5.6 Danh sách báo cáo Hợp đồng 172

1.3 Tổ chức kế toán trong chu trình sản xuất 8

1.3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 8

1.3.2 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển thông tin trong chu trình 9

1.3.3 Tổ chức kế toán chi phí 13

1.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý 15

1.4 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 16

1.4.1 Mục tiêu kiếm soát chu trình sản xuất 16

1.4.2 Các sai sót, gian lận thường gặp và biện pháp kiếm soát 17

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 20

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1 21

A Câu hỏi trắc nghiệm 21

B Câu hỏi lý thuyết 23

2.2.1 Mục tiêu 30

2.2.2 Đầu vào của chu trình tài chính 31

2.2.3 Kết quả đầu vào của chu trình tài chính 33

2.3 Tổ chức kế toán trong chu trình tài chính 33

2.3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 34

2.3.2 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển thông tin trong chu trình 35

2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý 38

2.4 Hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính 41

2.4.1 Kiểm soát hoạt động 41

2.4.2 Kiểm soát hệ thống thông tin 47

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 51

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 52

A Câu hỏi trắc nghiệm 52

B Câu hỏi lý thuyết 54

3.2.5 Nhu cầu thông tin của hệ thống 80

3.2.6 Báo cáo phân tích hệ thống 83

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 105

A Câu hỏi trắc nghiệm 105

B Câu hỏi lý thuyết 107

4.1.5 Tuyển dụng, huấn luyện 115

4.1.6 Chuyển đổi dữ liệu 116

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 125

A Câu hỏi trắc nghiệm 125

B Câu hỏi lý thuyết 127

5.2.1 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu 141

5.2.2 Xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí 148

5.3 Chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán 159

5.3.1 Chứng từ 159

5.3.2 Sổ sách 163

5.3.3 Báo cáo kế toán 163

TÓM TẮT CHƯƠNG 5 174

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 175

A Câu hỏi trắc nghiệm 175

B Câu hỏi lý thuyết 177

C Bài tập vận dụng 178

TÀI LIỆU THAM KHẢO 182

CHƯƠNG 1: CHU TRÌNH SẢN XUẤT TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƯƠNG

Chương này cung cấp kiến thức về tình tự xử lý thông tin và cách thức tổ chức công tác kế toán cũng như vận dụng các hoạt động (HĐ) kiểm soát trong chu trình sản xuất (CTSX)

Chương này tập trung vào các nội dung chính sau đây:

- Các HĐ và dòng thông tin trong CTSX, bao gồm: (1) Thiết kế; (2) Lập kế hoạch; (3) Sản xuất; và (4) Tính giá thành

- Tổ chức kế toán trong CTSX, bao gồm: (1) Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin; (2) Thu thập, lưu trữ và luân chuyển thông tin; và (3) Hệ thống báo cáo quản lý

- Kiểm soát HĐ và kiểm soát hệ thống thông tin trong chu trình sản xuất

1.1 Tổng quan

Chu trình sản xuất là quá trình biến đổi nguyên vật liệu (NVL), lao động, máy móc thiết bị và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm (SP) / dịch vụ (DV) để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Xem xét hệ thống thông tin (HTTT) trong CTSX không thể tách rời HTTT của chu trình doanh thu (CTDT) cũng như chu trình chi phí (CTCP) vì kế hoạch (KH) sản xuất được xây dựng phải dựa vào dự báo nhu cầu tiêu thụ, và HĐ sản xuất (SX) là cơ sở để thực hiện quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào Nói cách khác CTSX không tồn tại riêng biệt mà có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong HTTT của doanh nghiệp Tổ chức HTTT một cách hiệu quả sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong quá trình cung ứng, SX, tiêu thụ và khai thác tối đa nguồn lực hiện có

CTSX sử dụng các thông tin (TT) về dự báo về tình hình tiêu thụ và yêu

cầu của khách hàng về SP do CTDT cung cấp để lập KH và tổ chức SX Đồng thời, cung cấp cho CTDT thông tin về SP hoàn thành phục vụ quá trình tiêu thụ

CTSX cung cấp cho CTCP các yêu cầu về NVL và các chi phí (CP) khác phục vụ cho các hoạt động SX Đồng thời, tiếp nhận TT về CP NVL và CP khác do CTCP cung cấp để tính giá thành SP

Chu trình SX cũng cung cấp cho chu trình quản lý nguồn nhân lực yêu cầu về nhân lực phục vụ cho quá trình SX và tiếp nhận TT về CP nhân công để tính giá thành SP Ngoài ra CTSX còn cung cấp các thông tin phục vụ các cấp quản lý

Mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình, đối tượng khác được mô tả khái quát ở sơ đồ sau:

thu

Chu trình Chi phí

Chu trình quản lý

nguồn nhân lực Bộ phận

quản lý Ghi sổ và

lập báo cáo kế toán

Chu trình

Sản xuất Đơn đặt hàng

Sản lượng tiêu thụ dự kiến

Nhu cầu mua NVL

CP NVL, CP SXC Thành phẩm

Giá vốn hàng bán

CP nhân công Báo cáo

Nhu cầu nhân công

1.2 Các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Nguồn: Romney và cộng sự (2021)

Hình 1.2: Các hoạt động của chu trình sản xuất

Tuy đặc điểm sản phẩm của mỗi doanh nghiệp khác nhau, nhưng CTSX

đều gồm bốn hoạt động cơ bản là: (1) Thiết kế; (2) Lập kế hoạch; (3) Sản xuất; và (4) Tính giá thành sản phẩm Sơ đồ các HĐ và dòng thông tin trong CTSX

thể hiện như hình 1.2

1.2.1 Thiết kế

Hoạt động thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, kiểu dáng và các tính năng khác của khách hàng trong điều kiện nguồn lực của đơn vị là hoạt động thiết kế SP Đây là HĐ đầu tiên trong CTSX

Dòng dữ liệu đi vào hoạt động này là yêu cầu về sản xuất SP từ đơn hàng của CTDT và yêu cầu tồn kho SP Trên cơ sở dòng dữ liệu này, hoạt động thiết

1.0 Thiết kế

2.0 Lập kế hoạch

4.0 Tính giá thành Chu trình

doanh thu

Hệ thống ghi sổ và lập báo cáo

Chu trình nhân sự

3.0 sản xuất

Chu trình chi phí Yêu cầu

sản phẩm

Mẫu thiết kế Dự báo tình hình tiêu thụ

Yêu cầu sản xuất

Yêu cầu NVL và sử dụng NVL Yêu cầu và sử

dụng nhân sự Dữ liệu tính

giá thành

Tình hình SX: NVL, nhân công, thiết bị Kết cấu

sản phẩm

Yêu cầu sản xuất

kế SP thực hiện các nội dung được mô tả trong sơ đồ dòng dữ liệu như hình 1.3, cụ thể như sau:

- (1.1) Thiết kế: Thông tin về thiết kế SP có thể lưu trữ trên bản thiết kế

hoặc lưu ở cơ sở dữ liệu về mô hình sản phẩm trong phần mềm

- (1.2) Xác định kết cấu NVL: Bao gồm những NVL nào, số lượng bao nhiêu

- (1.3) Xây dựng trình tự SX, xác định nhu cầu về nhân công, máy móc thiết bị phục vụ cho từng giai đoạn SX

Dòng TT tạo ra từ HĐ thiết kế SP cung cấp cho hệ thống định mức về NVL, nhân công và máy móc để SX một đơn vị SP, phục vụ cho việc lập kế hoạch sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)

1.3 Xây dựng trình

tự SX Chu trình Chi phí

2.0 Lập kế hoạch 4.0 Tính giá thành Yêu cầu sản phẩm

tối đa lượng hàng tồn kho liên quan đến cả nguyên vật liệu và sản phẩm hoàn thành

Cơ sở để thực hiện việc lập kế hoạch là thông tin về các đơn đặt hàng hiện tại cũng như lượng SP tiêu thụ dự kiến trong kỳ tới được chuyển đến từ CTDT và thông tin về kết cấu của SP được cung cấp từ hoạt động thiết kế Hoạt động này thực hiện các nội dung sau:

- (2.1) Hoạch định (lập kế hoạch): Xác định số lượng từng loại SP cần SX, lượng NVL cần mua chi tiết cho từng ngày SX, trong mỗi giai đoạn dự toán

- (2.2) Lệnh sản xuất (Xét duyệt SX): Lập chứng từ xét duyệt cho phép tiến hành SX từng loại SP theo số lượng và yêu cầu cụ thể, đồng thời chỉ rõ nơi nhập kho SP hoàn thành và địa điểm giao hàng

- (2.3) Xác định nhu cầu NVL: Căn cứ lệnh SX và kết cấu NVL của từng SP, xác định nhu cầu về NVL của từng đơn hàng, từ đó NVL được xuất kho hoặc mua về và chuyển giao đến bộ phận sản xuất

Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)

Hình 1.4: Hoạt động lập kế hoạch

2.1 Hoạch định sản xuất

2.2 Lệnh sản xuất

2.3 Nhu cầu NVL 1.0

Thiết kế

3.0 Sản xuất 4.0 Tính giá thành Kết cấu sản phẩm

Dự toán tiêu thụ

Chu trình doanh thu

1.2.3 Sản xuất

Trên cơ sở kế hoạch SX từng thời kỳ, lệnh SX đã xét duyệt và NVL được cung cấp, hoạt động SX sẽ được triển khai, nhằm chuyển các yếu tố đầu vào thành SP theo mẫu thiết kế Hoạt động này thực hiện các nội dung chính sau:

- (3.1) Tổ chức sản xuất: Thực hiện sản xuất theo quy trình, thiết kế của sản phẩm

- (3.2) Sử dụng nguồn lực: Phản ánh, ghi nhận tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế, thời gian nhân công thực hiện, máy móc thiết bị sử dụng cho quá trình SX

- (3.3) Hoàn thảnh sản xuất: Phản ánh số lượng, chất lượng SP hoàn thành, các SP còn dở dang và phế liệu (nếu có) của quá trình SX

Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)

Hình 1.5: Hoạt động sản xuất

3.1 Tổ chức sản xuất

3.2 Sử dụng nguồn lực

3.3 Hoàn thành sản xuất 2.0 Lập kế hoạch

4.0 Tính giá thành Lệnh sản xuất

Chu trình chi phí

Chu trình nhân sự

1.2.4 Tính giá thành

Kết thúc CTSX là hoạt động tính giá thành SP Hoạt động này cung cấp: (1) Số liệu về CP để có căn cứ xác định giá bán SP; (2) Số liệu để xác định giá vốn hàng bán và giá trị hàng tồn kho, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính (BCTC)

Căn cứ vào dòng thông tin từ quá trình SX, hoạt động tính giá thành phản ánh tình hình thực tế sử dụng NVL, nhân công và máy móc thiết bị để tổng hợp tính giá thành sản phẩm hoàn thành Hoạt động này thực hiện các nội dung sau:

- Phân loại, tập hợp chi phí của quá trình sản xuất - Tổng hợp chi phí sản xuất

- Đánh giá sản phẩm dở dang - Tính giá thành sản phẩm

Nguồn: Nguyễn Thị Bích Liên và cộng sự (2016)

Hình 1.6: Hoạt động tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

4.1 Tập hợp chi phí sản xuất

4.2 Tổng hợp chi phí

sản xuất

4.3 Đánh giá sản phẩm dở

dang Chi phí NVL,

Chi phí nhân công, Chi phí sản xuất chung

Ghi sổ và lập báo cáo 3.0 Sản

xuất

4.4 Tính giá thành sản phẩm

1.3 Tổ chức kế toán trong chu trình sản xuất

1.3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình

Tổ chức HTTT kế toán trong CTSX nhằm ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra SP / DV Tổ chức tốt HTTT kế toán trong CTSX nhằm:

- Tối thiểu hóa CP về NVL và các nguồn lực khác sử dụng cho quá trình SX

- Khai thác tối ưu năng lực SX; tối đa hóa việc sử dụng nguồn lực, tránh lãng phí và giảm thiểu SP hỏng trong SX

- Đảm bảo chất lượng SP / DV

- Xác định đầy đủ, chính xác CP và tính giá thành SP cho từng đối tượng tính giá thành

- Phân tích biến động CP phục vụ cho việc quản trị CP

- Người quản lý trong đơn vị có nhu cầu về thông tin tổng hợp liên quan đến toàn bộ chu trình sản xuất nhằm đo lường tính hữu hiệu và hiệu quả của chu trình cũng như tính thích hợp trong kết cấu giá thành sản phẩm

Một số yêu cầu thông tin mà HTTT kế toán cần cung cấp cho nhà quản trị, gồm:

- Số lượng và CP tính cho một đơn vị SP theo từng kỳ báo cáo

- Tỷ lệ SP hỏng, nguyên nhân hỏng và biện pháp giảm thiểu tối đa tỷ lệ SP hỏng

- Tình trạng SP dở dang và kế hoạch sản xuất cho kỳ sau

- Bên cạnh đó nhà quản trị cũng quan tâm đến vấn đề thay đổi kết cấu chi phí sản phẩm nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh với các nhu cầu thông tin sau:

- Thông tin về chi phí nếu thay thế nhân công SX bởi hệ thống máy móc tự động hoá

- Thông tin liên quan giúp cải tiến quá trình SX nhằm giảm giá thành SP

- Thông tin liên quan đến nhà cung cấp về chất lượng, thời gian, dịch vụ sau bán hàng, mối quan hệ với nhà cung cấp, giá bán, cũng như sự khác biệt về chính sách bán hàng của các nhà cung cấp nhằm hỗ trợ nhà quản trị thay đổi kết cấu chi phí sản phẩm theo hướng có lợi cho đơn vị

- Khi thiết kế hệ thống thông tin kế toán cần thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu thông tin mà nhà quản trị các cấp trong đơn vị quan tâm

1.3.2 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển thông tin trong chu trình

1.3.2.1 Thiết kế

Dòng TT đầu vào cho HĐ (1.0) Thiết kế là các yêu cầu về SP do CTDT

cung cấp

Dòng TT đầu ra từ HĐ (1.0) Thiết kế là hệ thống định mức về NVL, nhân

công và các yếu tố đầu vào khác để sản xuất SP Dòng thông tin này phục vụ cho

hoạt động (2.0) Lập kế hoạch và (4.0) Tính giá thành trong CTSX

Chứng từ:

Mô tả (công thức) sản phẩm (Bill of materials): mô tả đặc điểm, chất lượng và định mức NVL sử dụng cho SX sản phẩm

Bảng kê hoạt động (Operaiions list): mô tả những yêu cầu về lao động,

máy móc thiết bị sử dụng cho từng giai đoạn công nghệ và thời gian hoàn thành của từng giai đoạn

Dữ liệu lưu trữ:

Các thông tin cần lưu trữ phục vụ cho hoạt động (1.0) Thiết kế, gồm:

- Thông tin SP: mã SP, tên SP, đơn vị tính, yêu cầu đối với SP - Thông tin NVL: mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, đặc điểm NVL, - Thông tin về nhân công, máy móc thiết bị phục vụ SX

- Thông tin kết cấu CP: mã SP, yêu cầu SP, kết cấu CP, định mức CP

1.3.2.2 Lập kế hoạch

Sau khi hoàn thành thiết kế SP theo yêu cầu, đơn vị tiến hành lập kế hoạch SX, với mục tiêu vừa đáp ứng yêu cầu của khách hàng (có tính đến nhu cầu trong tương lai), vừa giảm thiểu tối đa lượng NVL và sản phẩm tồn kho

Dòng TT đầu vào cho HĐ (2.0) Lập kế hoạch là dự toán tiêu thụ do CTDT cung cấp và kết cấu của SP do HĐ (1.0) Thiết kế cung cấp

Dòng TT đầu ra của HĐ (2.0) Lập kế hoạch là lệnh SX và nhu cầu NVL, đây là cơ sở cho các hoạt động (3.0) sản xuất và (4.0) Tính giá thành trong

CTSX Chứng từ:

Kế hoạch SX (Master production schedule): mô tả số lượng từng loại SP cần SX trong mỗi kỳ dự toán (chi tiết cho từng ngàysản xuất); Bên cạnh đó, kế hoạch sản xuất cũng thể hiện số lượng SP khách hàng đã đặt hàng và ước lượng doanh thu cũng như kế hoạch thu tiền theo số lượng sản phẩm tiêu thụ ước tính Chứng từ này được lập dựa vào đặt hàng sản xuất (lệnh sản xuất) hoặc dự toán tiêu thụ, bảng dự toán nguyên vật liệu và phiếu chuyển kho

Đặt hàng sản xuất (Production order): Chứng từ này thể hiện cụ thể số lượng SP cần sản xuất, địa điểm nhập kho hoặc giao hàng cũng như thời điểm bắt đầu và kết thức của từng hoạt động

Yêu cầu NVL (Materials Requysition): Thể hiện số NVL cần xuất kho đến địa điếm sản xuất bao gồm các thông tin về số sản phẩm khách hàng đặt hàng, ngày đặt hàng, tên NVL và số lượng NVL cần sử dụng cho SX

Phiếu chuyển kho (Move Ticket): mục đích sử dụng của phiếu chuyển kho là xác định hoạt động được thực hiện khi SP, bán thành phẩm hoàn thành, chuyển giao đến công đoạn khác và thời gian cần chuyển giao

Dữ liệu lưu trữ:

Dữ liệu cần lưu trữ liên quan đến hoạt động lập kế hoạch sản xuất bao gồm:

Thông tin về đơn hàng từ CTDT (mã khách hàng, tên khách hàng, mã SP, tên SP, đơn vị tính, số lượng, )

Thông tin về dự toán NVL và các CP khác (từ CTCP) và TT về nhân công (từ chu trình quản lý nhân sự)

Trong hoạt động SX mục tiêu đặt ra là giảm thiểu tốì đa lượng hàng tồn kho về NVL, SP dở dang và thành phẩm Hoạt động lập kế hoạch thích hợp để kéo hoạt động SX về đúng mức độ nhu cầu tiêu thụ (giả định hoạt động SX chỉ dựa vào các đơn đặt hàng) Trên thực tế hầu hết hoạt động sản xuất cần lập kế hoạch

trong một khoảng thời gian ngắn nhất định

1.3.2.3 Sản xuất

Căn cứ vào kế hoạch đã lập, đơn vị tiến hành SX thẹo mẫu thiết kế Hoạt động này có chức năng chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành SP đầu ra để tiêu thụ Tùy thuộc đặc điểm của từng doanh nghiệp, tính chất từng loại SP và mức độ tự động hoá, quy trình SX sẽ khác nhau

Dòng TT đầu vào cho HĐ (3.0) Sản xuất là lệnh SX từ HĐ (2.0) Lập kế

hoạch, và TT về CP NVL, CP nhân công, các CP khác do CTCP và chu trình

nhân sự cung cấp

Dòng TT đầu ra của HĐ (3.0) Sản xuất phản ánh số lượng SP hoàn thành,

SP dở dang và tình hình thực tế sử dụng các yếu tố đầu vào cho SX (NVL, sức lao động, máy móc…) Đây là căn cứ cho hoạt động tính giá thành SP

- Chứng từ ghi nhận CP nhân công phục vụ SX:

+ Phiếu theo dõi thời gian thực hiện công việc (Job time tickets): ghi nhận

thời gian SX SP

- Nhóm chứng từ xác định SP dở dang và SP hoàn thành, như:

+ Báo cáo tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report): báo cáo số

lượng SP hoàn thành và các yếu tố đầu vào sử dụng trong quá trình SX Chứng từ này dùng để theo dõi một cách liên tục tình trạng SX SP Bộ phận kế hoạch có thể ghi chú nếu có sự thay đổi trong nhu cầu

+ Báo cáo sản phẩm hoàn thành Thể hiện số lượng SP, bán thành phẩm

hoàn thành nhập kho và được kiểm soát bởi bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS) Nếu SP, bán thành phẩm đạt yêu cầu sẽ được nhập kho hoặc đưa đi tiêu thụ

+ Báo cáo hàng tồn kho (Inventory Warehousing): Được sử dụng để quản

lý lượng hàng tồn kho đang được bảo quản chuẩn bị tiêu thụ Đối với SP sản xuất hàng loạt đơn vị cần duy trì một mức SP để luôn sẵn sàng có nguồn hàng cung cấp cho khách hàng

Dòng TT đầu vào cho HĐ (4.0) Tính giá thành là tình hình thực tế sử dụng NVL, nhân công và các yếu tố đầu vào khác do hoạt động (3.0) Sản xuất

cung cấp

Dòng TT đầu ra của HĐ (4.0) Tính giá thành được sử dụng cho quá trình

ghi sổ kế toán và lập báo cáo về CP thực tế phát sinh nhằm thực hiện các điều chỉnh trong thiết kế SP và ra quyết định kinh doanh

Chứng từ:

Bảng phân bổ CP sản xuất Phiều tính giá thành SP Dữ liệu lưu trữ:

Thông tin về giá thành sản phẩm

1.3.3 Tổ chức kế toán chi phí:

1.3.3.1 Các phương pháp tính giá thành sản phẩm

Để hiểu rõ về hoạt động tính giá thành sản phẩm, kế toán cần nắm vững các phương pháp xác định giá thành Việc lựa chọn phương pháp tính giá thành sản phẩm phản ánh đúng thực tế, phù hợp với đặc điểm hoạt động SX kinh doanh của đơn vị, cho thấy hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán

Để tập hợp CP sản xuất và tính giá thành SP, các đơn vị có thể chọn phương pháp xác định CP theo công việc (đơn đặt hàng) hoặc xác định CP theo giai đoạn công nghệ (quá trình SX)

1.3.3.2 Tổ chức kế toán chi phí

Kế toán chi phí chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động gồm ghi nhận thông tin về hàng tồn kho phân tích giá thành sản phẩm và cung cấp thông tin về chi phí đinh mức Với các thông tin này sẽ hỗ trợ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định liên quan đến chu trình sản xuất

Chi phí định mức (Standard costs): Chi phí định mức là chi phí mong muốn

mà chu trình sản xuất hướng đến căn cứ vào dự toán yêu cầu nguồn lực sản xuất

Với các thông tin vể chi phí định mức nhà quản trị có thể kiểm soát được chi phí sản xuất và theo dõi được chất luợng sản phẩm sản xuất Chi phí định mức bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Tất cả các thông tin chi phí chi tiết này cần được xử li và cung cấp

đến đúng đốì tượng sử dụng trong doanh nghiệp Để xác định chi phí định mức cần căn cứ vào mô tả (công thức) sản phẩm và bảng liệt kê hoạt động được lập trong hoạt động thiết kế sản phẩm Xác định tỷ lệ chi phí sản xuất chung định mức cũng chiếm vai trò quan trọng trong quá trình sử dụng chi phí sản xuất

Thông tin hàng tồn kho: Thông tin hàng tồn kho bao gồm các thông tin về

sản phẩm dở dang đang trong quá trình sản xuất và sản phẩm hoàn thành đang được bảo quản trong kho hàng hay vận chuyển đi bán Để cung cấp được thông tín về hàng tồn kho, kế toán CP cần ghi nhận CP NVL, CP nhân công và CP SX chung phát sinh trong quá trình SX theo từng kỳ Chi phí NVL được ghi nhận dựa vào phiếu xuất kho, báo cáo tình trạng hàng tồn kho và ghi nhận vào hệ thống sổ cái/ báo cáo bằng cách chuyển từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang Chi phí nhân công được ghi nhận trên cơ sở phiếu theo dõi thời gian thực hiện công việc và được ghi nhận vào tài khoản sản phẩm dở dang Chi phí sản xuất chung cũng được thu thập và chuyển vào tài khoản sản phẩm dở dang theo tỷ lệ chi phí sản xuất chung định mức tính cho từng hoạt động (theo giờ hay theo đơn vị) trong báo cáo tình trạng hàng tồn kho Sauk hi tập hợp CP, kế toán thực hiện các nghiệp vụ kết chuyển, tính trị giá SP dở dang, và tính giá thành phẩm nhập kho, xuất bán hoặc gửi bán Khi thực hiện hoạt động này cần chú ý xem xét lại đặt hàng sản xuất có còn giá trị hay đã bị khách hàng hủy Các tài khoản SP dở dang và thành phẩm phải ghi nhận liên tục theo tiến độ của quá trình sản xuất

Thông tin hàng tồn kho phụ thuộc vào phương pháp theo dõi hàng tồn kho Trong các doanh nghiệp sản xuất, phương pháp theo dõi hàng tồn kho phổ

biến nhất là phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này ghi nhận các

thông tin mua hàng và xuất kho của NVL (thành phần cấu tạo nên sản phẩm) theo từng giai đoạn sản xuất và phù hợp khi nhu cầu kiểm soát số lượng hàng tồn kho chặt chẽ Tuy nhiên, phương pháp này làm tăng chi phí cho hệ thống theo dõi và ghi chép, nên không phải luôn luôn được sử dụng trong thực tế Các

doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, sử dụng phương

pháp kiểm kê định kỳ để theo dõi hàng tồn kho Theo phương pháp này chi phí

hàng tồn kho và giá thành sản phẩm chỉ xác định được khi kết thúc kỳ kế toán

Phân tích giá thành sản phẩm: Thông tin phân tích giá thành sản phẩm hỗ

trợ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định nhằm cải thiện quá trình sử dụng chi phí sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm Sau khi tập hợp CP NVL, CP nhân công và CP sản xuất chung thực tế phát sinh, kế toán chi phí so sánh chi phí này với chí phí định mức để xem xét sự chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân Bên cạnh đó kế toán chi phí cũng so sánh chi phí thực tế với chi phí kỳ trước và tính tỷ lệ để phân tích So sánh giữa chi phí sản xuất thực tế với đối thủ cạnh tranh hay nhà sản xuất khác cũng hữu ích để phát hiện ra vấn đề của doanh nghiệp Mọi sự khác biệt đều cần được ghi lại để phân tích và thảo luận với các nhân viên trong từng bộ phận chức năng Sự khác biệt không xuất phát từ nguyên nhân khách quan có thể là dấu hiệu cho thấy cần cải tiến CTSX

1.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý

Hệ thống báo cáo quản lý trong chu trình sản xuất được chia thành hai nhóm báo cáo chính, bao gồm: báo cáo HĐ và báo cáo đối tượng nguồn lực

Báo cáo hoạt động gồm báo cáo liệt kê hoạt động và báo cáo phân tích hoạt động, gồm: (1) Báo cáo liệt kê hoạt động xuất kho nguyên vật liệu; (2) Báo cáo liệt kê hoạt động sử dụng công cụ dụng cụ trong SX; (3) Báo cáo liệt kê hoạt động nhập kho thành phẩm; (4) Báo cáo phân tích hoạt động xuất kho nguyên vật liệu theo từng đặt hàng sản xuất, từng loại nguyên vật liệu, từng kho hàng; (5) Báo cáo phân tích hoạt động nhập kho thành phẩm theo từng đặt hàng sản xuất, từng mặt hàng, từng kho hàng

Báo cáo đối tượng nguồn lực gồm danh mục đối tượng nguồn lực và báo cáo tình trạng đối tượng nguồn lực, như:

(1) Danh mục NVL;

(2) Danh mục nhân viên SX;

(3) Danh mục kho hàng; (4) Danh mục SP;

(5) Báo cáo tình trạng NVL;

(6) Báo cáo tình trạng SP dở dang; (7) Báo cáo tình trạng thành phẩm

1.4 Hoạt động kiểm soát trong chu trình sản xuất

Mục tiêu của CTSX trong doanh nghiệp là: (1) Xây dựng KH SX đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu;

(2) SX đúng (đúng yêu cầu của SP cần SX, đúng loại NVL cần sử dụng, đúng công thức, định mức, công nghệ);

(3) SX đủ số lượng (theo KH hoặc theo yêu cầu); (4) SX kịp thời (theo KH hoặc theo yêu cầu);

(5) Tiết kiệm CP SX trong giới hạn định mức kỹ thuật cho phép (bao gồm CP NVL trực tiếp, CP nhân công trực tiếp và CP sản xuất chung)

1.4.1 Mục tiêu kiếm soát chu trình sản xuất

Mục tiêu kiểm soát trong CTSX là nhằm đảm bảo:

- Các lệnh SX được lên KH đúng và đều được phê duyệt

- Các nhu cầu về NVL và nguồn lực khác đều được thể hiện chính xác trong lệnh SX

- Các CP phát sinh liên quan đến các lệnh SX được ghi nhận đầy đủ

- Lệnh SX đuợc xác nhận bởi phân xưởng SX trong suốt quá trình SX

- Tính giá thành bằng phương pháp phù hợp

- Hàng tồn kho và tài sản cố định được bảo quản thích hợp

- Các dữ liệu liên quan đến CTSX cần được duy trì và đảm bảo an toàn - Các HĐ trong CTSX được thực hiện hiệu quả

Để đạt được những mục tiêu kiểm soát này, doanh nghiệp cần kết hợp kiểm soát tổng quát với các kiểm soát ứng dụng

1.4.2 Các sai sót, gian lận thường gặp và biện pháp kiếm soát

Mỗi hoạt động thuộc CTSX đều có khả năng phát sinh những nguy cơ ảnh hưởng đến HTTT kế toán Với mỗi nguy cơ tiềm tàng có thể phát sinh trong CTSX, cần phải có những hoạt động kiểm soát phù hợp Bảng 1.1 trình bày khái quát các nguy cơ có thể phát sinh ở mỗi hoạt động và các hiện pháp kiểm soát cần thiết

Bảng 1.1 Nguy cơ tiềm tàng của chu trình sản xuất và biện pháp kiểm soát Các HĐ

trong CTSX

Nguy cơ tiềm tàng Biện pháp kiểm soát

1 Chu trình sản xuất

1.1 Dữ liệu không chính xác hoặc bị chỉnh sửa

- Có quy trình nhập và xử lý dữ liệu;

- Phân quyền truy cập hệ thống;

- Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu;

- Kiểm soát sự thay đổi hệ thống dữ liệu

1.2 Thông tin bị tiết

lộ

- Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu;

- Cài mã bảo vệ

1.3 Dữ liệu bị mất - Có quy trình phục hồi và sao lưu dữ liệu

2 Thiết kế 2.1 Chi phí tăng do thiết kế không phù hợp

- Phân tích biến động CP theo từng mẫu thiết kế;

- Phân tích CP bảo hành, sửa chữa SP hỏng

3 Lập kế hoạch

3.1 Sản xuất thừa;

- Sản xuất thiếu

- Rà soát KH SX;

- Phê duyệt từng lệnh SX, đơn đặt hàng

3 2 Đầu tư tài sản

không hiệu quả

- Xét duyệt từng yêu cầu mua tài sản;

- Tổ chức đấu thầu khi mua tài sản

4 Sản xuất 4.1 Hàng tồn kho, tư liệu sản xuất bị mất cắp

- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản;

- Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ thay đổi (tăng/giảm) tài sản;

- Mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tài sản;

- Kiểm kê định kỳ tài sản;

- Kiểm soát việc tiếp cận dữ liệu

4.2 Hàng tồn kho, tài sản hư hỏng do

hỏa hoạn, thiên tai

- Có biện pháp bảo vệ tài sản (hệ thống báo cháy, cứu hỏa,…);

- Mua bảo hiểm tài sản

5.1 Dữ liệu không chính xác

1.4.2.1 Kiểm soát hoạt động

Bảng 1.2 Các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và biện pháp kiểm soát hoạt động Rủi ro Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát

Thiết kế sản phẩm không phù hợp

- Giảm chi phí bảo hành và chi phí sữa chữa sản phẩm - Tăng hiệu quả trong SX

- Phân tích ảnh hưởng của việc thay đổi thiết kế lên tổng CP SX

- Phân tích CP bảo hành, sửa chữa SP

SX thừa, thiếu SP

- Đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và nhu cầu tồn kho dự trữ

- Lập kế hoạch sản xuất chính xác - Xét duyệt từng đặt hàng SX

Đầu tư không hiệu quả

- Tiết kiệm chi phí

- TSCĐ đáp ứng yêu cầu SX

- Xét duyệt yêu cầu mua tài sản; - Đấu thầu khi mua tài sản

Hàng tồn kho và tư liệu sản xuất bị mất cắp, bị hư hỏng

- Bảo vệ an toàn tài sản - Thông tin về tình hình tài sản trên BCTC phản ánh đúng thực tế

- Kiểm soát việc tiếp cận tài sản - Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản

- Mở sổ chi tiết theo dõi tài sản - Kiểm kê định kỳ tài sản

- Mua bảo hiểm cho tài sản

Hoạt động sản xuất bị gián đoạn

- Hoạt động sản xuất liên tục, hiệu quả

- Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp

- Có KH phục hồi khi SX đình trệ

Dữ liệu chi phí không chính xác

- Kiểm soát tốt CP hỗ trợ công tác quản lý

- Có quy trình nhập, xử lý dữ liệu - Ghi nhận và kết chuyển CP tự động - Kiểm kê và cập nhật số liệu

HĐ trong CTSX không hiệu quả

- HĐ trong CTSX hiệu quả - Kiểm soát tốt chất lượng SP

- Giám sát thường xuyên HĐ SX - Có hệ thống báo cáo phù hợp

1.4.2.2 Kiểm soát hệ thống thông tin

Bảng 1.3 Các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và biện pháp kiểm soát hệ thống thông tin

Rủi ro Mục tiêu kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát

Dữ liệu bị mất, bị chỉnh sửa

Bảo đảm an toàn cho dữ liệuvà HĐ SX

- Xây dựng KH sao lưu dự phòng và khắc phục sự cố:

- Phân quyền truy cập hệ thống và thiết lập mật khẩu

(password) đối với từng tài khoản đăng nhập hệ thống

- Mã hoá dữ liệu, kiểm soát TT trong quá trình truyền tin

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 trình bày về hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất trong doanh nghiệp Nội dung chương đề cập tới mối quan hệ giữa chu trình sản xuất với các chu trình khác; làm rõ các hoạt động cơ bản cấu thành chu trình sản xuất; giới thiệu quy trình gồm tập hợp, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin về CTSX Ngoài ra, các nguy cơ tiềm tàng và phương pháp kiểm soát TT thuộc CTSX cũng được trình bày trong chương này

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1 A CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM

A1.01 Khi nhận yêu cầu sản xuất từ CTDT, bộ phận sản xuất cần:

a Xây dựng quy trình nhập và xử lý dữ liệu b Tổ chức đấu thầu mua vật tư

c Kiểm kê vật tư tồn kho

d Thiết kế SP theo yêu cầu của khách hàng

A1.02 Các hoạt động trong CTSX không bao gồm:

a Lập KH và SX b Tính giá thành c Lựa chọn khách hàng d Thiết kế

A1.03 Chứng từ cung cấp TT số lượng, chất lượng NVL để SX một sản phẩm cụ thể?

a Phiếu xuất kho b Kế hoạch sản xuất c Mô tả quy trình sản xuất d Lệnh sản xuất

A1.04 Thông thường CP SX được xác định ở giai đoạn nào của CTSX? a Lập kế hoạch

b Tính giá thành c Thiết kế

d Sản xuất

A1.05 Nhận định nào sau đây không chính xác?

a Thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất là hai hoạt động độc lập

b Dòng thông tin đầu ra từ hoạt động thiết kế sản phẩm là hệ thống định mức về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí chung

A1.07 HĐ kiểm soát nào không phù hợp đối với nguy cơ mất tài sản? a Báo cáo định mức sử dụng vật tư

b Kiểm soát việc tiếp cận tài sản c Định kỳ kiểm kê tài sản

d Lập chứng từ cho tất cả nghiệp vụ tăng, giảm tài sản

A1.08 Nội dung nào vượt quá phạm vi của HĐ tính giá thành sản phẩm? a Tính giá thành sản phẩm

b Tập hợp chi phí sản xuất c Ghi sổ và lập báo cáo

d Đánh giá sản phẩm dở dang A1.09 Nhận định nào sau đây là đúng?

a Nếu đã được mua bảo hiểm tài sản sẽ không thể bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn

b Có thể mua bảo hiểm sau khi tài sản bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn để hạn chế nguy cơ

c Có thể hạn chế nguy cơ tài sản bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn bằng cách mua bảo hiểm tài sản

d Không thể khắc phục nguy cơ tài sản bị hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn

A1.10 Để hạn chế nguy cơ mất dữ liệu về CP sản xuất, đơn vị cần: a Cài mã bảo vệ

b Có quy trình khôi phục và sao lưu dữ liệu c Kiểm soát việc truy cập dữ liệu

d Tất cả các phương án trên

B CÂU HỎI LÝ THUYẾT

B1.01 Hoạt động nào cho biết số lượng SP cần SX trong khoảng thời gian dự toán?

B1.02 Dữ liệu đầu vào cho HĐ lập KH trong CTSX là gì?

B1.03 Chứng từ nào cung cấp TT về số lượng và chất lượng NVL cần thiết để SX một SP?

B1.04 Chuẩn bị nguồn lực là một nội dung của hoạt động sản xuất? B1.05 Dòng TT đầu vào cho HĐ lập KH SX là gì?

B1.06 Phương pháp xác định CP theo quy trình SX (theo từng giai đoạn công nghệ) được áp dụng khi SX theo yêu cầu cá biệt của từng khách hàng?

B1.07 Phương pháp xác định CP theo đơn đặt hàng tập hợp CP SX theo từng giai đoạn công nghệ hoặc theo từng phân xưởng của doanh nghiệp?

B1.08 Biện pháp “Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ tăng/ giảm tài sản” được áp dụng giúp hạn chế nguy cơ đầu tư tài sản không hiệu quả?

B1.09 Để hạn chế nguy cơ bị tiết lộ TT về giá thành SP mới, biện pháp tốt nhất là ban hành quy trình nhập và xử lý dữ liệu

B1.10 Để hạn chế nguy cơ do SX thừa một loại SP, đơn vị cần làm gì?

C BÀI TẬP VẬN DỤNG

Bài tập C1.01:

Thủ tục xuất vật tư tại Công ty Bình An được mô tả như sau:

Bộ phận SX khi có nhu cầu vật tư, viết Phiếu đề nghị xuất vật tư có xác nhận, ký duyệt của quản lý phân xưởng (Liên 1 lưu tại bộ phậnSX, liên 2 chuyển Phòng vật tư)

Phòng vật tư căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất vật tư, lập Phiếu xuất kho chuyển cho Giám đốc, Kế toán trưởng ký duyệt (liên 1 lưu, liên 2 và 3 chuyển bộ phận kho hàng)

Thủ kho xuất hàng, ghi số thực xuất vào Phiếu xuất kho (liên 1 Phiếu xuất kho chuyển bộ phận SX Liên 2 để ghi Thẻ kho và lưu lại bộ phận kho hàng)

Các chứng từ được lưu trữ theo số hiệu chứng từ và ngày tháng phát sinh nghiệp vụ

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống cho thủ tục xuất vật tư tại Công

Bộ phận sửa chữa và bảo trì căn cứ vào liên 2 của Phiếu yêu cầu DV, lập Phiếu yêu cầu công việc, gồm 3 liên theo phương pháp thủ công Nhân viên bộ phận sửa chữa và bảo trì ghi số lượng nguyên vật liệu và dụng cụ xuất dùng cũng như thời gian lao động cần thiết lên liên 1 và liên 2 của Phiếu yêu cầu công việc Khi hoàn tất, liên 1 được lưu tại bộ phận bảo trì và sửa chữa cùng với Phiếu yêu cầu dịch vụ, liên 2 được gửi tới bộ phận kế toán, liên 3 được chuyển đến bộ phận sản xuất làm cơ sở đối chiếu

Nhân viên phòng kế toán căn cứ liên 2 của phiếu yêu cầu công việc hoàn tất việc ghi nhận chi tiết chi phí, sau đó lập Báo cáo tổng hợp các yêu cầu DV (Liên 1 chuyển bộ phận SX, liên 2 chuyển bộ phận sửa chữa bảo trì, liên 3 lưu tạỉ phòng kế toán)

Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả các thủ tục nói trên tại công ty Hoàng

Lương

Bài tập C1.03:

Thủ tục kiểm soát nội bộ nào là tốt nhất để ngăn chặn những nguy cơ sau?a Một lệnh sản xuất được thực hiện cho 1 loại sản phẩm hiện đang tồn kho rất nhiều

b Một công nhân đã ăn trộm một số sản phẩm dở dang trên dây chuyền c Một công nhân mắc lỗỉ nhập dữ liệu 5000 thay vì là 500 vào cột “số lượng hoàn thành” khi theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực tuyến

d Một công nhân mắc lỗi nhập dữ liệu mức độ hoàn thành 60% cho đơn hàng 8669 thay vì đơn hàng 8696 khi theo dõi công việc bằng thiết bị đầu cuối trực tuyến

e Một quản đốc phân xưởng đã bán một thiết bị sản xuất và ghi giảm thiết bị sản xuất là thanh lý tài sản

Bài tập C1.04:

Quy trình sản xuất giày tại công ty An Huy như sau: vào cuối mỗi tuần, bộ phận kế hoạch lập kế hoạch sản xuất tổng thể (Master Production Schedule - MPS) về loại giày và số lượng giày cần sản xuất trong tuần tới Một chương trình tự động lập lệnh sản xuất truy cập được kế hoạch sản xuất tổng thể MPS và quy trình sản xuất để lập lệnh sản xuất cho từng loại giày Mỗi lệnh sản xuất mớí được bổ sung vào hồ sơ sản xuất lưu trên đĩa

Hàng ngày, các nhân viên bộ phận phụ tùng kiểm tra các lệnh sản xuất và kế hoạch sản xuất tổng thể MPS để xác định loại NVL cần cho SX Mọi nguyên vật liệu đều có mã vạch Công nhân nhà máy làm việc độc lập trong khu vực thiết kế đặc biệt hình chữ U với máy móc thiết bị sản xuất giày Nhân viên nhà máy sẽ quẹt mã vạch khi họ sử dụng nguyên vật liệu Để điều hành máy móc, họ quẹt thẻ qua các đầu đọc Những việc làm này giúp hệ thống tự động thu thập dữ liệu để xác định người công nhân nào đã sản xuất và thời gian họ sản xuất mỗi đôi giày

Khi việc sản xuất hoàn thành, giày được đóng vào hộp Thiết bị cuốỉ cùng trong quy trình sẽ in mã vạch của người công nhân đó Đôi giày hoàn thành được đưa vào kho

Bộ phận kế toán sẽ mở sổ chi phí tương ứng cho từng mặt hàng sản xuất theo kế hoạch (nếu là mặt hàng mới) hoặc cho từng đơn hàng khi nhận

được các chứng từ do phòng kinh doanh chuyển đến Các chứng từ này lưu tại

bộ phận kế toán

Các phân xưởng sau khi nhận được kế hoạch sản xuất hoặc các lệnh sản xuất tiến hành lập phiếu yêu cầu nguyên liệu và lịch công việc cho công nhân Phân xưởng sản xuất đem phiếu yêu cầu nguyên liệu đến kho để nhận nguyên liệu Kho sẽ lập phiếu xuất kho Bộ phận kế toán căn cứ phiếu xuẫt kho để ghi

số liệu vào sổ chi tiết Nhận được nguyên liệu, công nhân sản xuất theo lịch công việc đã nhận Khi thực hiện cho công đoạn nào, sản phẩm gì, số lượng (hoặc thời gian) đã thực hiện sẽ ghi vào phiếu công việc Bộ phận kế toán căn cứ vào phiếu công việc tính và ghi vào sổ chi tiết chi phí lương cho sản phẩm tương ứng Sản phẩm hoàn thành sẽ do phân xưởng lập bảng kê và đem nhập kho Tại bộ phận kho, thành phẩm được kiểm đếm, đối chiếu với bảng kê sản phẩm và lập phiếu nhập kho Căn cứ phiếu nhập kho thành phẩm, kế toán ghi sổ chi tiết Cuối kỳ, kế toán tập hợp số liệu từ các sổ chi tiết, đối chiếu với các chỉ tiêu kỹ thuật định mức, lập bảng tính giá thành cho các sản phẩm.

CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH TÀI CHÍNH TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi tìm hiểu chương này, người học hiểu được:

- Nắm bắt hoạt động dòng thông tin trong chu trình tài chính - Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình tài chính

- Nắm bắt các rủi ro và hoạt động kiểm soát trong chu trình tài chính

2.1 Tổng quan

Chu trình tài chính (CTTC) là chuỗi các hoạt động liên quan đến các nghiệp vụ giữa đơn vị với cổ đông hay với các chủ nợ dài hạn và hoạt động báo cáo tại đơn vị CTTC mô tả cách thức một công ty thu được và sử dụng các nguồn tài chính như tiền mặt, các tài sản lưu động khác và các khoản đầu tư Tiền mặt và tài sản lưu động là vốn lưu động của một tổ chức CTTC có mối liên kết với các chu trình doanh thu, mua hàng, tài sản cố định và nguồn nhân lực Phần lớn vốn có sẵn trong một tổ chức đến từ doanh thu bán hàng và được sử dụng để thanh toán các khoản chi phí hoạt động và chi phí nhân sự, bên cạnh đó còn sử dụng để mua sắm tài sản cố định

AIS là một tập hợp gồm các thành phần được sử dụng nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp Vì mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp các thông tin kế toán, tài chính nên đây cũng là cơ sở cho thấy CTTC là một phần hành con trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp Bên cạnh đó, chúng ta có thể thấy rõ mối quan hệ thông qua việc hệ thống thông tin kế toán theo dõi, ghi chép chi tiết các thông tin của CTTC như sổ chi tiết vốn chủ sở hữu, các khoản vay ngân hàng, sổ chi tiết người giữ trái phiếu hay sổ chi tiết cổ đông

Ngoài việc có được nguồn tài chính thông qua doanh thu từ hàng hóa và dịch vụ thì nguồn vốn của doanh nghiệp chủ yếu được hình thành từ vay các tổ chức, cá nhân, phát hành cổ phiếu, trái phiếu và các công cụ nợ Do có thể huy động vốn từ các nguồn khác nhau nên CTTC khó mà xác định được hoạt động chính Hoạt động tập hợp số liệu, lên sổ và lập báo cáo tài chính là phần chính cốt lỗi của CTTC và cần đảm bảo các hoạt động kiểm soát Hình 2.1 thể hiện luồng dữ liệu của CTTC Sơ đồ luồng dữ liệu này không bao gồm quản lý tiền mặt liên quan đến doanh thu bán hàng, mua hàng, bảng lương hoặc tài sản cố định

Nguồn: Simkin, Norman, Rose (2014)

Hình 2.1: Sơ đồ luồng dữ liệu của chu trình tài chính

Ngân hàng

Cổ đông Đầu tư

Theo dõi khoản

vayo

Phát hành CP

Duy trì đầu tưo

Ủy quyền

bán CP Dữ liệu

thị trường

Chứng nhận

đầu tư

Giấy chứng

nhận CP

Tiền mặt

Báo cáo giải ngân Thông tin

khoản vay

Báo cáo lãi suất Báo cáo

lãi suất

Sổ cái

chung