kiểm soát trong quản trị

KIỂM SOÁT

TRONG QUẢN TRỊ

CLC47QTL(A) – NHÓM 09

NỘI DUNG CHÍNH

Khái niệm & đặc điểm

Vai trò & ý nghĩa

Khái niệm &

đặc điểm

01

Khái niệm ‘kiểm tra, kiểm soát’

“Kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không”.

Henry Fayol

“Kiểm tra quản trị là một nỗ lực hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với những định mức đã đề ra xác định mức độ sai lệch và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo nguồn nhân lực đã và đang sử dụng có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị”.

Robert J.Mockler

Khái niệm

- Là 1 trong 4 chức năng của quản trị:

+ Là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng;

+ Trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó;

+ Đề ra các giải pháp nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.

Vai trò &

ý nghĩa

02

Vai trò

Củng cố việc ra

quyết định quản trịKịp thời ngăn chặn các sai phạm

Hoàn thiện, nâng cấp quy trình hoạt động 01

02

Củng cố việc ra quyết định quản trị

- Hoạt động kiểm soát giúp thu thập thông tin về những thay đổi trong tình hình chính trị - xã hội, kinh tế và diễn biến của những thay đổi đó để đưa ra quyết định đối với hoạt động hay việc đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp - Điều này giúp các nhà quản trị bổ sung, hoàn thiện nhằm đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Kịp thời ngăn chặn các sai phạm

- Hoạt động kiểm soát có nhiệm vụ giữ cho tổ chức đi theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra

- Điều này cũng đồng nghĩa với việc đánh giá những hoạt động theo định kỳ, so sánh với kế hoạch, chiến lược triển khai ban đầu và có những điều chỉnh kịp thời, tránh khả năng xảy ra những sai phạm lớn, cũng như tiết kiệm được những khoản chi phí có thể phải bỏ ra cho sai phạm.

Hoàn thiện, nâng cấp quy trình hoạt động

- Thông qua việc định kỳ rà soát hoạt động theo từng bước, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ chuẩn hóa được các quy trình, phương pháp hoạt động, mục tiêu của tổ chức.

- Qua đó có được các giải pháp giúp cải tiến, nâng cấp lại bộ máy hoạt động, quy trình

- Những thay đổi về kinh tế, xã hội diễn ra liên tục khiến doanh nghiệp cũng phải tăng cường độ rà soát, bổ sung và sửa đổi Đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp nắm được xu thế, mang về nhiều lợi nhuận hơn.

Ý nghĩa

Thứ nhất, kiểm soát là công cụ

quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh kịp thời

Mặt khác, thông qua kiểm

soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể xảy ra

Các mô hình &

công cụ

03

Các mô hình kiểm soát

Kiểm soát đồng thời (Kiểm soát trong công việc)

Kiểm soát phản hồi (kiểm soát sau công việc) Kiểm soát lường trước

(kiểm soát trước công việc)

Day

Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước công việc)

- Kiểm soát lường trước là loại kiểm

soát được tiến hành trước khi hoạt

động thực sự.

→ Theo hình thức này, chúng ta sẽ tìm hiểu và cập nhật những nguồn thông tin có thể dẫn đến sai lệch ở đầu vào, tiến hành điều chỉnh ở đầu vào trước khi đầu ra bị ảnh hưởng.

* Ưu điểm: Là mô hình tiên tiến, giúp cho tổ chức

chủ động tránh sai lầm ngay từ đầu và là hình thức kiểm soát ít tốn kém nhất.

* Nhược điểm: Chỉ mang tính tương đối, không

thể lường trước tất cả trở ngại có thể phát sinh; đòi hỏi phải có đánh giá, dự báo khoa học chính xác từ những chuyên gia có chuyên môn hoặc thông qua việc sử dụng công nghệ hiện đại

Kiểm soát đồng thời

(Kiểm soát trong công việc)

- Kiểm soát đồng thời là loại kiểm soát được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra → Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, những vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảo bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch.

* Ưu điểm: Việc thường xuyên theo dõi,

giám sát, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc, khắc phục ngay những nhược điểm, mức độ trì hoãn do hoạt động điều chỉnh ở thời gian tốt nhất.

Kiểm soát phản hồi (kiểm soát sau công việc)

- Kiểm soát phản hồi tập trung vào những kết quả đã thực hiện, xác định những trục trặc đã phát sinh để sửa chữa những trục trặc đó hoặc đề ra những biện pháp phòng ngừa trong tương lai.

→ Mục đích: Nhằm xác định xem kế hoạch có được hoàn thành hay không.

* Ưu điểm:

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lí để cải tiến chất lượng lập kế hoạch

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn.

* Nhược điểm: Trong nhiều trường hợp độ trễ về

thời gian thường khá lớn.

Các hình thức kiểm soát

Theo cách thức kiểm soát - Kiểm soát trực tiếp- Kiểm soát gián tiếp

Theo quá trình hoạt động - Kiểm soát trước- Kiểm soát trong- Kiểm soát sau

Theo phạm vi kiểm soát - Kiểm soát nội bộ- Kiểm soát từ bên ngoài

Theo tần suất kiểm soát - Kiểm soát đột xuất- Kiểm soát định kỳ- Kiểm soát liên tụcTheo mức độ tổng quát của nội dung kiểm

soát - Kiểm soát toàn bộ- Kiểm soát bộ phận- Kiểm soát cá nhân

- Ngân sách: một bản tường trình về các kết quả mong muốn

được biểu thị bằng các con số, bảo đảm vật chất cho kế hoạch đã vạch ra có thể thực hiện một cách có hiệu quả.

- Phân tích điểm hòa vốn: kỹ thuật kiểm tra nhằm phát hiện mối

tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi nhuận.

- Phương pháp đường Găng (sơ đồ mạng, Pert): chỉ rõ mạng

các công việc mà một doanh nghiệp phải làm, từ đó phát hiện công việc nào căng thẳng để tập trung chú ý và nỗ lực để hoàn thành trong khoảng thời gian cho phép.

Công cụ có tính chất tài chính:

- Các dữ liệu thống kê và các phân tích thống kê: Cho phép biết được xu

thế biến động từ đó có thể có những tác động điều chỉnh thích hợp

- Các báo cáo về phân tích chuyên môn: có ý nghĩa quan trọng trong việc

kiểm tra trong từng lĩnh vực riêng lẻ bởi lẽ nó có thể giúp các nhà Quản trị vạch ra được những cơ hội, làm sáng tỏ những chỗ bất thường để có thể tăng cường hiệu quả, giảm thiểu các chi phí.

- Quan sát hành vi của cá nhân: có thể gia tăng khả năng làm việc của họ

thông qua việc sửa chữa những sai sót kịp thời, điều chỉnh hành vi và động cơ thái độ của người lao động trong quá trình làm việc.

Công cụ không có tính chất tài chính:

Tiến trình thực hiện04

BƯỚC 1

Xác định tiêu chuẩn & lựa chọn phương pháp đo lường

BƯỚC 2

BƯỚC 3

Bao gồm 03 bước:

Đo lường kết quả thực hiện & đối chiếu với tiêu chuẩn

Điều chỉnh sai lệch

Những yêu cầu đối với một hệ thống kiểm soát

Với mỗi loại hình và nội dung kiểm soát khác nhau sẽ có những yêu cầu và nguyên

tắc khác nhau Tuy nhiên, có thể đưa ra các yêu cầu cơ bản của công tác kiểm tra,

kiểm soát như sau:

- Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và phù hợp với đối tượng được kiểm soát.

- Công việc kiểm soát phải được thiết kế phù hợp với trình độ, năng lực, kinh nghiệm, mong muốn, của các nhà quản trị.

- Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu, đồng thời không bỏ sót những nơi khác.

- Kiểm soát phải khách quan, chính xác và linh hoạt.

- Tiêu chuẩn kiểm soát phải hợp lý, phù hợp với không khí của tổ chức và phải kết hợp nhiều tiêu chuẩn.

- Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.

- Việc kiểm soát phải đưa đến hành động, mục đích cuối cùng của kiểm soát là điều chỉnh nhằm đạt đến mục đích đã vạch ra như mong đợi.

Xác định tiêu chuẩn & lựa chọn phương pháp đo lường

- Tiêu chuẩn là các kế hoạch hoặc mục tiêu phải đạt được trong quá trình

hoạt động của doanh nghiệp Các tiêu chuẩn đóng vai trò là cơ sở để đo lường hiệu suất.

- Các tiêu chuẩn thường được phân thành hai loại:

+ Tiêu chuẩn định lượng: Có thể tính toán được bằng đơn vị số lượng vật

chất (số giờ công, ngày công, số phế phẩm, ) hoặc tiền tệ (doanh thu, chi phí, lợi nhuận, )

+ Tiêu chuẩn định tính: Không thể đo lường bằng những con số mà phải sử

dụng một loạt các tiêu chuẩn trung gian để lượng hoá tiêu chuẩn này (cải thiện vị trí doanh nghiệp, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, phát huy vị thế cạnh tranh trên thị trường, )

BƯỚC 1

Đo lường kết quả thực hiện & đối chiếu với tiêu chuẩn

- Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và có các phương tiện để xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ

- Vì vậy bước 2 là để so sánh, xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường với hệ tiêu chuẩn Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh là cần thiết

- Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được Có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường.

BƯỚC 2

Ví dụ:

Nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Giao tiếp công cộng trong xí nghiệp Gặp trường hợp này, các nhà

quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ như thái độ của báo

chí và công chúng đối với xí nghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội.

Lưu ý:

- Khi so sánh giữa thực tế với tiêu chuẩn, cần tìm ra mức độ, tính chất và nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai lệch

- Để tìm ra nguyên nhân của sai lệch người ta phải phụ thuộc vào thông tin thích hợp, chính xác và kịp thời

- Nhà quản trị sau khi nhận được thông tin từ các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng tìm ra nguyên nhân của những sai lệch và những người chịu trách nhiệm cho những sai sót đó

- Nguyên nhân có thể là: Lập kế hoạch sai lầm, sự phối hợp lỏng lẻo, việc thực hiện các kế hoạch bị lỗi và giám sát và truyền thông không hiệu quả,…

Điều chỉnh sai lệch

- Việc sửa chữa những sai lệch bao gồm cải tiến công nghệ, chỉ đạo, giám sát, đặt ra các mục tiêu mới, cơ cấu lại tổ chức và sửa đổi các mục tiêu đã đặt ra trước đó.

- Nếu hành động sửa chữa không được thực hiện đúng cách và kịp thời để chống lại những sai lệch lớn thì sẽ dẫn đến tổn thất nặng nề.

BƯỚC 3

- Một số hoạt động để điều chỉnh sai lệch:

+ Tiến hành điều chỉnh mục tiêu, thời gian thực hiện, điều chỉnh nguồn lực, cách thức thực hiện,

+ Thành lập thêm bộ phận, tuyển dụng thêm nhân lực, đưa ra các hình thức khuyến khích lao động, đào tạo bồi dưỡng về tay nghề và chuyên môn, sa thải,

+ Tiến hành thay đổi phong cách, mô hình và kỹ thuật lãnh đạo, giải thích, cung cấp thông tin đầy đủ, đưa ra các hình thức thưởng, phạt,

Quy trình kiểm soát chi tiết

- Quy trình kiểm soát chi tiết là sự cụ thể hoá của tiến trình kiểm soát cơ bản và

là một hệ thống mang tính phản hồi

- Tính phản hồi của hệ thống kiểm soát chi tiết được biểu hiện ở chỗ:

Hệ thống này phân tích quá trình kiểm tra một cách toàn diện và chi tiết hơn so với tiến trình kiểm tra cơ bản (thiết lập tiêu chuẩn, đo lường và các giải pháp điều chỉnh)

- Các nhà quản trị tiến hành đo lường hoạt động và kết quả hoạt động đã thực hiện trong thực tế, so sánh kết quả đo lường này với các tiêu chuẩn đã được xác lập, rồi xác định và phân tích các nguyên nhân của các vấn đề Sau đó, để thực hiện những giải pháp phù hợp cần thiết, các nhà quản lý phải đưa ra một chương trình cho các giải pháp và thực hiện chương trình đó để đạt tới kết quả mong muốn.

- Quy trình này cứ tiếp tục lặp lại một chu kỳ mới theo những nội dung trên nhưng ở một cấp độ và trình độ cao hơn.

Quy trình kiểm soát chi tiết

- Hiểu rõ khái niệm kiểm soát trong quản trị;

- Lựa chọn hình thức, mô hình kiểm soát phù hợp;

- Bám sát các nguyên tắc, đảm bảo các yêu cầu trong kiểm soát;

- Thực hiện theo tiến trình kiểm soát nhưng tùy trường hợp có thể linh hoạt; - Có cái nhìn đúng đắn và kịp thời về các sai lệch;

- Đưa ra các giải pháp đúng lúc và hợp lý.

TÓM LẠI, CẦN PHẢI:

CHUÔNGVÀNG

Câu 2

A Xác định mục tiêu và cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

B Phân bổ nguồn lực hợp lý C Điều phối, chỉ đạo thuộc cấp

D Kịp thời ngăn chặn các sai phạm

Đâu là vai trò của chức năng kiểm soát:

Câu 3

A Trước công việc B Trong công việc C Sau công việc

Kiểm soát phản hồi là mô hình kiểm soát được thực hiện:

Câu 4

A Điều chỉnh sai lệch

B Tìm nguyên nhân sai lệch

C Đo lường kết quả thực hiện & đối chiếu với tiêu chuẩn D Xác định tiêu chuẩn & lựa chọn phương pháp đo lường

Bước 2 trong tiến trình kiểm soát là:

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN

CLC47QTL(A) – NHÓM 09

THẦY VÀ CÁC BẠN VÌ ĐÃ THEO DÕI!