Báo cáo cuối kỳ dự án xây dựng mái ấm tình thương

LỜI CẢM ƠNLời đầu tiên, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô thuộc khoa Kinh tế của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và thầy Nguyễn Khắc Hiếu –

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM KHOA KINH TẾ

✡ � ✡

BỘ MÔN: QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHIỆP

HCMUTE BÁO CÁO CUỐI KỲ

DỰ ÁN XÂY DỰNG MÁI ẤM TÌNH THƯƠNG

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô thuộc khoa Kinh tế của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và thầy Nguyễn Khắc Hiếu – giảng viên học phần Quản trị dự án công nghiệp nói riêng vì trong suốt khoảng thời gian học ngắn ngủi vừa qua, thầy đã luôn tận tâm chỉ dạy cho chúng em nhiều kiến thức bổ ích, kịp thời giải đáp những thắc mắc mà chúng em gặp phải để ngày hôm nay nhóm có thể hoàn thiện được bài tiểu luận này, chắc chắn đây sẽ là một trong những hành trang tri thức vững chắc để nhóm chúng em có thể tiếp tục học tốt các học phần ở kỳ sau.

Dưới tầm hiểu biết của những sinh viên còn hạn hẹp về kiến thức, nhóm chúng em chắc chắn sẽ rất khó để tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận này nên nhóm rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm từ thầy để hoàn thiện những kiến thức còn thiếu của nhóm Qua đó dùng làm hành trang để thực hiện tiếp các đề tài khác trong tương lai, cũng như là trong học tập hoặc làm việc sau này

Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy!

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Phương pháp nghiên cứu 2

1.4 Bố cục của bài tiểu luận 2

CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU DỰ ÁN 3

2.1 Khái niệm về mục tiêu của dự án 3

2.2 Mục tiêu cụ thể của nhóm 4

CHƯƠNG 3: KẾ HOẠCH DỰ ÁN 6

3.1 Khái niệm về lập kế hoạch dự án 6

3.2 Tác dụng của việc lập kế hoạch dự án 6

4.2.1 Những yêu cầu để trở thành một nhà quản trị dự án: 26

4.2.2 Trách nhiệm của một nhà quản trị dự án 27

4.2.3 Phong cách lãnh đạo của nhà quản trị dự án 27

CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 31

5.1 Kiểm soát thời gian 32

5.2 Kiểm soát chất lượng dự án 34

5.3 Kiểm soát chi phí 35

5.4 Kiểm soát rủi ro 38

KẾT LUẬN 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

BẢNG KÍ HIỆU CHỮ VIẾT TẮT ST

1 KOL Người có sức ảnh hưởng Key Opinion Leader 2 WBS Cấu trúc phân chia công việc Work Breakdown Structure 3 AON Công việc biểu diễn bằng nút Activity on Node

4 RAM Ma trận gán trách nhiệm Responsibility Assignment Matrix 5 ADM Phương pháp sơ đồ mũi tên Arrow Diagramming Method 6 PDM Phương pháp Sơ đồ mạng quan

Precedence Diagram Method

7 EVM Phân tích giá trị thu được Earned value method

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Mục tiêu theo nguyên tắc SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M –

đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian 3

Hình 3.1: Sơ đồ công việc của dự án xây dựng mái ấm tình thương 8

Hình 3.2: Sơ đồ mạng AON của dự án xây dựng mái ấm tình thương 11

Hình 3.3: Sơ đồ Gantt của dự án xây dựng mái ấm tình thương 14

Hình 4.1: Tháp nhu cầu 5 cấp bậc của Maslow 29

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1: Bảng mô tả chi tiết các công việc của dự án xây dựng mái ấm tình thương 9

Bảng 3.2: Bảng mô tả thứ tự công việc của dự án xây dựng mái ấm tình thương 12

Bảng 3.3: Bảng ma trận trách nhiệm của dự án xây dựng mái ấm tình thương 16

Bảng 3.4: Bảng đơn giá nguồn lực của nhóm dự án 18

Bảng 3.5: Bảng số tiền chi tiết mà nhóm chi cho nhân sự và các công việc (đvt: VNĐ) 18

Bảng 3.6: Bảng đơn giá nguyên vật liệu của nhóm dự án 20

Bảng 3.7: Bảng số tiền mà nhóm chi cho nhân sự và các công việc (đvt: VNĐ) 21

Bảng 5.1: Các loại rủi ro có thể gặp phải trong dự án 40

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Lý do chọn đề tài

Trẻ mồ côi luôn là nhóm trẻ phải chịu nhiều thiệt thòi nhất trong xã hội khi thiếu vắng đi tình yêu thương, sự quan tâm, chăm sóc của cha mẹ, người thân; phải sống trong những gia đình thay thế, đời sống của các em cũng vì đó mà luôn luôn tồn tại rất nhiều khó khăn Không kể đến việc các em phải trải qua nhiều mặc cảm, tự ti, nhất là việc không có điều kiện để đến trường, thiếu kinh phí, sách vở, quần áo, để phục vụ cho quá trình học tập.

Tưởng chừng như xã hội ngày càng hiện đại, văn minh thì sẽ càng có ít đi những mảnh đời bất hạnh, thiếu thốn vì hai chữ mồ côi Nhưng thật đáng buồn vì trong những năm gần đây, tình trạng trẻ em bị bỏ rơi đang trở thành một vấn đề gây nhức nhối trong xã hội khi con số đó ngày càng tăng cao Vấn đề này đã dống lên một hồi chuông cảnh báo về nhiều hệ lụy đáng tiếc có thể xảy ra đối với nhóm trẻ này Trước tình trạng trên, các em rất cần có những tấm lòng hảo tâm, mái ấm luôn sẵn sàng dang tay cứu giúp khỏi nhiều hiểm nguy tiềm ẩn ngoài xã hội.

Mái ấm tình thương là một khái niệm không còn xa lạ với bất kỳ ai trong chúng ta, đó là một mô hình xã hội được xây dựng từ khá sớm tại Việt Nam, được biết đến với nhiều tên gọi như cô nhi viện, trại trẻ mồ côi Đây là cơ sở tiếp nhận, chăm sóc và giáo dục trẻ mồ côi, những em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn không may bị gia đình bỏ rơi Để có thể đáp ứng được các điều kiện chăm sóc cho nhóm trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt này, mái ấm sẽ được trang bị đầy đủ nơi ở và có sự hỗ trợ kinh phí từ các mạnh thường quân để duy trì các hoạt động chăm sóc, nuôi dạy các em hàng ngày

Với tinh thần tương thân tương ái, cảm thông và sẻ chia những khó khăn với cộng đồng, nhóm chúng em đã quyết định thực hiện dự án “Xây dựng mái ấm tình thương” tại thành phố Thủ Đức với mong muốn có thể mang lại một chỗ dựa tinh thần cũng như là vật chất cho những trẻ em mồ côi.

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục đích chính của bài tiểu luận này là nhằm để tìm hiểu về toàn bộ quy trình quản lý của một dự án Quy trình đó gồm có các công việc cụ thể như lập kế hoạch tiến độ, chi phí, nhân sự, cũng như biết cách vận dụng tốt các công cụ quản lý dự án để vận dụng vào thực tế cho việc lập kế hoạch dự án xây dựng mái ấm yêu thương của nhóm.

1.3 Phương pháp nghiên cứu

Bài tiểu luận sử dụng đồng thời các phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu, giáo trình, kết hợp với các số liệu thống kê Thu thập dữ liệu theo cả hai phương pháp định tính và định lượng.

1.4 Bố cục của bài tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận thì bố cục của bài tiểu luận gồm có:

Chương 1: Giới thiệu

CHƯƠNG 2: MỤC TIÊU DỰ ÁN

2.1 Khái niệm về mục tiêu của dự án

Theo Field and Keller (1998), “Mục tiêu là tập trung vào việc đạt được mục tiêu” (1) Mục tiêu của dự án có thể được xây dựng theo SMART Thiết lập mục tiêu theo SMART sẽ dựa trên 5 tiêu chí đánh giá:

Specific (Cụ thể)

Measurable (có thể Đo lường được) Actionable (Tính Khả thi) Relevant (Sự Liên quan)

Time-Bound (Thời hạn đạt được mục tiêu)

Hình 2.1: Mục tiêu theo nguyên tắc SMART được xây dựng với 5 yếu tố: S – cụ thể; M – đo lường; A – khả thi; R – liên quan và T – giới hạn thời gian.

(Nguồn: Internet)

Việc áp dụng các nguyên tắc SMART để xác định mục tiêu có thể mang lại nhiều giá trị và ý nghĩa cho dự án, sự phát triển của tổ chức chẳng hạn như:

S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch, tránh nhầm lẫn và sai lệch trong quá trình thực hiện mục tiêu.

M – Đo lường: Giúp đo lường chính xác tiến độ công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu.

A – Khả thi: Giúp thiết lập mục tiêu đi kèm với kỳ vọng và thách thức, nhưng không trở nên vô vọng hoặc không thể.

R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu thực hiện trong một bức tranh chung tổng thể.

T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực nhằm thúc đẩy hoàn thành mục tiêu đúng hạn.

Như vậy một vài mục tiêu của dự án có thể kể ra như: Kết thúc dự án với tổng chi phí không vượt mức kế hoạch (Không đội chi phí); Thời gian hoàn thành dự án đúng hoặc sớm dự kiến; Tất cả các thiết bị, máy móc, phần mềm phải được lắp đặt, cài đặt hoàn tất; Đội ngũ thực hiện dự án làm việc chính xác, nhanh chóng và được quản lý, quán triệt một cách rõ ràng,

2.2 Mục tiêu cụ thể của nhóm

Nhóm chúng em hướng đến xây dựng một mái ấm tình thương chú trọng vào việc tạo ra cảm giác ấm cúng như một gia đình thật sự, vì thế mái ấm sẽ có quy mô vừa phải nhưng đầy đủ tiện nghi Nguồn vốn để thực hiện dự án này do chủ đầu tư kêu gọi góp vốn từ các mạnh thường quân và vay ngân hàng; còn nhóm chỉ thực hiện nhiệm vụ của một chủ thầu là thi công, xây dựng dự án và bàn giao lại cho chủ đầu tư Trong trường hợp này, nhóm cũng đã đề ra một vài mục tiêu cụ thể như:

- Tổng diện tích xây dựng là , có sức chứa cho từ 80 – 120 em.

- Địa điểm triển khai dự án: Thành phố Thủ Đức - nơi có khá đầy đủ tiện nghi và chất lượng giáo dục khá tốt, điều đó sẽ giúp cho các bé có một môi trường phát triển toàn diện hơn

- Hoàn thành dự án với tổng chi phí là: 2,7 tỷ đồng.

- Dự án dự kiến hoàn thành trong: 311 ngày, sẽ bắt đầu từ ngày 19/12/2022 đến hết ngày 27/12/2023 (dự án không làm việc vào thứ bảy và chủ nhật).

+ Lên kế hoạch: 10 ngày

+ Thiết kế: 58 ngày

+ Xây dựng: 237 ngày

+ Hoàn thành dự án: 15 ngày

CHƯƠNG 3: KẾ HOẠCH DỰ ÁN

3.1 Khái niệm về lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo các trình tự hợp lý và logic; xác định mục tiêu của dự án và cụ thể hóa các nhiệm vụ, mục tiêu đó; đề xuất các biện pháp, nguồn lực và thời gian cần thiết nhằm hướng đến việc đạt được thành công các mục tiêu dự án đã xác định.

3.2 Tác dụng của việc lập kế hoạch dự án

Là đề án làm cơ sở tuyển dụng, đào tạo và bố trí nguồn nhân lực cho dự án Làm căn cứ cơ sở cho việc xác định tổng mức đầu tư của dự án và chi phí cho từng công việc.

Làm cơ sở điều phối nguồn lực và kiểm soát tiến độ công việc.

Là một trong những giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro và lãng phí nguồn lực Làm cơ sở kiểm soát, giám sát, đánh giá tiến độ thực hiện dự án thông qua các chỉ tiêu: thời gian, chi phí, rủi ro, công nghệ, kỹ thuật, chất lượng,

Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho từng công việc Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

3.4 Kế hoạch dự án cụ thể của nhóm

3.4.1 Kế hoạch về tiến độ

Kế hoạch về tiến độ là một bản kế hoạch chỉ ra trình tự về thời gian của từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn quy định trong mối quan hệ với thành quả và nguồn lực dành cho dự án.

Theo Pinto (2013), kế hoạch tiến độ là một bản kế hoạch có tất cả công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án đúng thời hạn, được sắp xếp theo một trình tự và thời gian ứng với từng công việc.

Lập kế hoạch về tiến độ bao gồm các bước sau:

Xác định những công việc cần phải thực hiện để hoàn thành dự án Xác định thứ tự thực hiện những công việc đó.

Ước tính nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành công việc Xây dựng lịch trình

Quản lý tiến độ công việc Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc.

Các công cụ thường dùng cho việc lập kế hoạch về tiến độ của dự án là WBS, sơ đồ Gantt,

3.4.1.1 WBS ( Work Breakdown Structure)

Theo Pinto (2013), ông khẳng định khái niệm WBS từ PMBoK là: “một quá trình thiết lập phạm vi dự án bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ tổng thể của nó thành một tập hợp gắn kết các nhiệm vụ này cụ thể, đồng bộ Kết quả thu được sẽ là một tài liệu phản ánh công việc một cách toàn diện và cẩn thận” (2).

Nói một cách khác, WBS là một danh sách các công việc từ nhỏ đến lớn cần thực hiện để hoàn thành dự án nhằm mục đích mang lại nhiều lợi ích cho nhà quản trị dự án Để xây dựng một WBS nhà quản trị dự án phải hiểu rõ những gì phải thực hiện để hoàn thành dự án WBS giúp chia nhỏ cấu trúc công việc của thành từng phần riêng lẻ, tạo tiền đề cho

các ước lượng về thời gian và chi phí trong thực tế, đồng thời để các công việc có một hệ thống vững chắc.

Một WBS tốt cho phép nhà quản trị dự án theo dõi tiến độ dự án, dễ dàng xác định các nguyên nhân gây chậm trễ, quy trách nhiệm về cho người chịu trách nhiệm cũng như cách giải quyết Từ đó, việc theo dõi tiến độ dự án sẽ được triển khai một cách kịp thời và chính xác hơn Dựa trên các lý thuyết trên và quy tắc tạo ra WBS thì nhóm đã thiết kế WBS cho dự án “Xây dựng mái ấm tình thương tại thành phố Thủ Đức”

Hình 3.1: Sơ đồ công việc của dự án xây dựng mái ấm tình thương

Thi công khung

Thi công hòan

Bảng 3.1: Bảng mô tả chi tiết các công việc của dự án xây dựng mái ấm tình thương

A Lập kế hoạch tài chính Đưa ra bản kế hoạch quyết định hợp lý về tài chính.

B Lên ý tưởng bản vẽ Lên ý tưởng thiết kế trong và ngoài mái ấm cho phù hợp.

C Duyệt và thông qua Đồng ý ý tưởng và tiến hành thực hiện.

D Đăng kí giấy phép xây dựng Hoàn thành các thủ tục pháp lý để được phép kinh doanh.

E Đấu thầu Lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ và xây dựng.

F Thi công Triển khai thực hiện các công việc thi công, xây lắp công trình xây dựng

G Giám sát Tiến hàng các công tác kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo và đánh giá công việc của từng bộ phận tham gia xây dựng công trình.

H Hoàn thiện xây dựng Kết thúc công việc và lưu trữ hồ sơ vào dự án.

I Thanh quyết toán Tổng kết số tiền cuối cùng của công trình xây dựng để chủ thể là bên giao thầu thanh toán cho chủ thể là bên nhận thầu.

J Lập fanpage Tạo trang wed chính thức của mái ấm để mọi người quan tâm

K Tuyển nhân viên Đăng tin trên các trang mạng xã hội, lựa chọn

Theo biểu đồ AON bên dưới thì ta thấy được:

Công việc găng là: Lên ý tưởng, duyệt và thông qua, Đăng ký giấy phép xây dựng, đấu thầu, thi công, hoàn thiện, tuyển nhân viên, khánh thành.

Công việc không găng là: Lên kế hoạch tài chính, thanh quyết toán, lập fanpage

Tổng thời gian thực hiện dự án trên sơ đồ AON: 310 ngày

Hình 3.2: Sơ đồ mạng AON của dự án xây dựng mái ấm tình thương (Nguồn: Nhóm dự án đề xuất)

11

3.4.1.3 Gantt chart

Theo Margaret Rouse (2014), Gantt Chart là một dạng biểu đồ thanh ngang, thường được sử dụng trong quản lý dự án, được Henry L Gantt, một kỹ sư cơ khí và cố vấn dự án người Mỹ, phát minh vào năm 1910 Trong sơ đồ Gantt, trục tung biểu diễn các công việc nằm trên thanh ngang, còn trục hoành thể hiện thời gian tương ứng Nhìn vào sơ đồ Gantt, bạn sẽ biết được ai là người đảm nhận công việc đó, thời gian bắt đầu và kết thúc của công việc, các công việc trước và sau nó,… Nhờ sự đơn giản, rõ ràng của sơ đồ Gantt mà qua đây nhà quản lí sẽ dễ dàng theo dõi được tiến độ, chi phí của dự án và điều chỉnh nhân sự cho phù hợp.

Bảng 3.2: Bảng mô tả thứ tự công việc của dự án xây dựng mái ấm tình thương Công việc Thời gian (ngày) Công việc trước

Tuyển nhân viên xã hội 15 8

Dự án XÂY DỰNG MÁI ẤM TÌNH THƯƠNG TẠI TP THỦ ĐỨC có Gantt chart như sau:

Hình 3.3: Sơ đồ Gantt của dự án xây dựng mái ấm tình thương (Nguồn: Nhóm dự án đề xuất)

14

3.4.2 Kế hoạch về chi phí 3.4.2.1 Kế hoạch về nhân sự

Ma trận gán trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix - RAM) hiển thị các nguồn lực dự án được gắn cho từng công việc Ma trận trách nhiệm được sử dụng để minh họa các kết nối giữa các công việc và các thành viên trong nhóm dự án

Ma trận RACI là một dạng của ma trận gán trách nhiệm (RAM) RACI là viết tắt của 4 chữ:

- R - Responsible: trách nhiệm thực thi Đây là người/nhóm đóng vai trò thực hiện công việc đó Phải luôn có ít nhất 1 người thực thi công việc thì công việc đó mới hoàn thành Đối với các công việc lớn đòi hỏi cần nhiều người thì có thể nhiều người thực hiện.

- A - Accountable: trách nhiệm giải trình Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc hoàn thành công việc Là cấp trên của người chịu trách nhiệm thực hiện Mỗi công việc chỉ nên có một Accountable.

- C - Consult: tham vấn Người đưa ra ý kiến tham vấn cho các công việc.

- I - Inform: thông báo Đây là người có trách nhiệm và quyền lợi liên quan đến công việc đó cần được thông báo thông tin về tiến độ công việc đang thực hiện để nắm thông tin.

Phương pháp lập ma trận RACI trong quản lý dự án

Bước 1 Xác định danh sách công việc Liệt kê danh sách tất cả công việc vào cột bên trái.

Bước 2 Xác định danh sách các nguồn lực, liệt kê danh sách các nguồn lực này vào hàng trên cùng.

Bước 3 Phân công trách nhiệm.

Bước 4 Rà soát để đảm bảo một công việc bất kỳ luôn có duy nhất 1 người chịu trách nhiệm, và luôn có ít nhất 1 người/nhóm chịu trách nhiệm thực hiện.

Bước 5 Bàn bạc và thống nhất ma trận RACI với các bên liên quan sau đó bắt đầu tiến hành dự án.

Từ những khái niệm và cách lập ma trận trách nhiệm thì nhóm có đề xuất bảng ma trận RACI của dự án XÂY DỰNG MÁI ẤM TÌNH THƯƠNG TẠI TP THỦ ĐỨC như sau:

Bảng 3.3: Bảng ma trận trách nhiệm của dự án xây dựng mái ấm tình thương

Thi công A C I R

Hoàn thành

Tuyển nhân viên

Dự án “Xây dựng mái ấm tình thương tại Tp Thủ Đức” sẽ gồm có: Thủy Tiên, Thùy Trinh, Thanh Trúc, Xuân Trúc, Quỳnh Như và nhóm thuê ngoài.

+ Nhóm quản lí chung là các thành viên của nhóm dự án có nhiệm vụ là quản lí toàn bộ dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc và nhận thông tin từ nhóm thuê ngoài để kiểm soát chất lượng, đảm bảo tiến độ cũng như sự an toàn trong quá trình thi công và không vượt quá chi phí theo kế hoạch.

+ Nhóm thuê ngoài:

Thuê ngoài thi công: có nhiệm vụ thi công xây dựng dự án và báo cáo tiến độ cho nhóm phụ trách.

Thuê ngoài thiết kế: có nhiệm vụ thiết kế các bản vẽ điện, nước và xây dựng ý tưởng thiết kế nội thất trong và ngoài.

Bảng 3.4: Bảng đơn giá nguồn lực của nhóm dự án

Bảng 3.5: Bảng số tiền chi tiết mà nhóm chi cho nhân sự và các công việc (đvt: VNĐ)

Nguồn lực Chi phí