Trong bối cảnh đó, công ty Hưng Thịnh Land là một trong những công ty lớn đang hoạt động trong lĩnh vực bất động sản tại Việt Nam, và cũng đang áp dụng hệ thống ERP để quản lý hoạt động
GIỚI THIỆU CHUNG
Lý do chọn đề tài
Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ hiện nay, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều công ty, giúp tối ưu hóa quản lý tài nguyên doanh nghiệp và tăng cường hiệu quả trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Trong bối cảnh đó, công ty Hưng Thịnh Land là một trong những công ty lớn đang hoạt động trong lĩnh vực bất động sản tại Việt Nam, và cũng đang áp dụng hệ thống ERP để quản lý hoạt động của mình.
Với quy mô hoạt động lớn và các phân hệ hoạt động khác nhau, hệ thống ERP đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài nguyên, đảm bảo tính liên kết và đồng bộ giữa các phân hệ, cũng như tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Điều này giúp công ty Hưng Thịnh Land nâng cao năng suất lao động, tăng cường khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa chi phí hoạt động.
Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu từ hệ thống ERP, công ty Hưng Thịnh Land cần phải hiểu rõ về cách thức hoạt động của hệ thống này và cách tùy chỉnh, tối ưu hóa hệ thống để phù hợp với nhu cầu của công ty Vì vậy, việc nghiên cứu hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land sẽ giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của hệ thống này, từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, đồng thời cũng cung cấp thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp khác đang muốn triển khai hệ thống ERP trong quản lý sản xuất kinh doanh của mình.
Đối tượng và phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land, một trong những công ty lớn trong lĩnh vực bất động sản tại Việt Nam Hệ thống ERP của công ty này được triển khai nhằm quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, từ quản lý tài nguyên, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý tài chính, đến quản lý dự án.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài này sẽ sử dụng phương pháp nghiên cứu chất lượng, trong đó chúng tôi sẽ sử dụng các phương pháp như quan sát, phỏng vấn, khảo sát, phân tích tài liệu để thu thập dữ liệu Các phương pháp này sẽ được sử dụng để thu thập thông tin về cấu trúc và hoạt động của hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land.
Sau khi thu thập đầy đủ dữ liệu, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích dữ liệu bằng các phương pháp thống kê và phân tích nội dung để hiểu rõ hơn về cấu trúc và hoạt động của hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land Từ đó, chúng tôi sẽ đưa ra những đánh giá về hiệu quả và đề xuất các giải pháp tối ưu hóa hệ thống ERP của công ty, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp khác đang muốn triển khai hệ thống ERP trong quản lý.
Mục đích của đề tài
Mục đích của đề tài nghiên cứu hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land là hiểu rõ hơn về cấu trúc và hoạt động của hệ thống này và đánh giá hiệu quả của nó trong quản lý sản xuất kinh doanh của công ty Bên cạnh đó, đề tài cũng nhằm đề xuất các giải pháp tối ưu hóa hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land.
Việc triển khai hệ thống ERP là một trong những yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống ERP giúp đồng bộ các quy trình hoạt động của các phòng ban trong công ty, giúp nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên Ngoài ra, hệ thống ERP cũng giúp quản lý và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Công ty Hưng Thịnh Land là một trong những công ty bất động sản lớn tại Việt Nam, với quy mô hoạt động lớn và đa dạng Vì vậy, hệ thống ERP của công ty đóng một vai trò quan trọng trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Việc nghiên cứu hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land giúp hiểu rõ hơn về cấu trúc và hoạt động của hệ thống này, đồng thời đánh giá hiệu quả của nó trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Từ đó, đề tài sẽ đưa ra những đánh giá chính xác về hệ thống ERP của công ty và đề xuất các giải pháp để tối ưu hóa hệ thống này.
Trong một môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc sử dụng các công nghệ thông tin hiện đại để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng Đề tài nghiên cứu hệ thống ERP của công ty Hưng Thịnh Land có ý nghĩa rất lớn trong việc đưa ra các giải pháp tối ưu hóa hệ thống ERP để giúp công ty tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất, giúp đẩy mạnh sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai Các giải pháp được đưa ra từ đề tài nghiên cứu này sẽ giúp công ty Hưng ThịnhLand cải thiện quy trình hoạt động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, từ đó giúp tăng cường cạnh tranh trong thị trường bất động sản.
NỘI DUNG
MÔ TẢ DOANH NGHIỆP
1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Hưng Thịnh Land, một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực BĐS tại Việt Nam, đã có một hành trình phát triển dài và đầy cố gắng trong suốt hơn
20 năm qua Năm 2002, công ty được thành lập với tên gọi Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tư vấn Đầu tư Đồng Tiến Lĩnh vực hoạt động chính ban đầu của công ty là môi giới và phân phối BĐS. Đến năm 2007, công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh với việc thành lập Công ty CP Đầu tư Kinh doanh Địa ốc Hưng Thịnh (Hung Thinh Corp) Với chiến lược chủ động phát triển các dự án BĐS thuộc nhiều phân khúc, Hung Thinh Corp đã phục vụ nhu cầu đa dạng của thị trường và trở thành một trong những công ty BĐS hàng đầu tại Việt Nam.
Năm 2008, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tư vấn Đầu tư Đồng Tiến đổi tên thành Công ty Cổ phần Đầu tư Đồng Tiến, đánh dấu sự chuyển mình và sẵn sàng cho những bước phát triển mới.
Năm 2011, Công ty Cổ phần Đầu tư Đồng Tiến tiếp tục đổi tên thành Công ty CP Sàn giao dịch BĐS Hưng Thịnh, trở thành một trong những công ty thành viên song hành cùng hoạt động phát triển các dự án BĐS với Hung Thinh Corp.
Sau hơn 10 năm hoạt động, vào năm 2017 - 2018, Công ty CP Sàn giao dịch BĐS Hưng Thịnh đổi tên thành Công ty CP Hưng Thịnh Land và tiếp tục phát triển với tốc độ nhanh chóng Ngoài ra, công ty cũng thành lập Công ty CP Property X hoạt động chuyên biệt trong lĩnh vực tiếp thị và phân phối BĐS, tạo nên một hệ sinh thái BĐS đa dạng và hoàn chỉnh.
Năm 2019, Công ty CP Đầu tư Kinh doanh Địa ốc Hưng Thịnh cũng đổi tên thành Công ty CP Tập đoàn Hưng Thịnh, tập trung toàn lực của Tập đoàn thực hiện tái cấu trúc toàn diện Công ty Hưng Thịnh Land Trong năm đó, Hưng Thịnh Land chính thức nhận chuyển giao toàn bộ mảng đầu tư, kinh doanh và phát triển bất động sản từ Tập đoàn Hưng Thịnh.
Năm 2020, Hưng Thịnh Land đã trở thành nhà phát triển bất động sản nhà ở đứng thứ 2 tại Việt Nam với 4% thị phần bất động sản nhà ở trong giai đoạn 2016 - nửa đầu 2020 Mặc dù phải đối mặt với tác động của dịch Covid-19, Công ty đã phát triển và giới thiệu ra thị trường hơn 4.500 sản phẩm thuộc 10 dự án Tổng giá trị hàng bán của Hưng Thịnh Land trong năm 2020 là hơn 13.000 tỷ đồng, tăng 15% so với năm 2019.
Trong năm 2021, Hưng Thịnh Land tiếp tục cung cấp đến khách hàng các sản phẩm bất động sản dồi dào, đa dạng bậc nhất thị trường tại phân khúc trung - cao cấp, trong đó BĐS nhà ở chiếm 60% và BĐS nghỉ dưỡng chiếm 40% Với nỗ lực không ngừng, Công ty đã đạt được kết quả bán hàng ấn tượng trong năm 2021, với gần 5.100 sản phẩm và tổng giá trị hợp đồng gần 16.000 tỷ đồng, tăng hơn 14% so với năm trước.
Với sự phát triển liên tục và bền vững, Công ty Hưng Thịnh Land đã trở thành một trong những tên tuổi quen thuộc và uy tín nhất trong ngành BĐS tại Việt Nam.
Công ty Hưng Thịnh Land là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực phát triển và quản lý bất động sản tại Việt Nam Công ty có một danh mục đầu tư rộng, đa dạng và chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực đầu tư, phát triển và quản lý các dự án bất động sản đô thị và nghỉ dưỡng.
Về lĩnh vực đầu tư, Hưng Thịnh Land đã tạo dựng được một mạng lưới đầu tư vững chắc với các cơ chế hợp tác đầu tư linh hoạt và hiệu quả Công ty đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau như bất động sản, xây dựng, cung cấp dịch vụ và các ngành liên quan khác Hơn nữa, công ty Hưng Thịnh Land cũng chủ động tìm kiếm các cơ hội hợp tác đầu tư trong và ngoài nước để mở rộng phạm vi hoạt động và tăng cường năng lực cạnh tranh.
Về lĩnh vực phát triển, Hưng Thịnh Land tập trung vào phát triển các dự án bất động sản đô thị và nghỉ dưỡng chất lượng cao Với phương châm "khách hàng là trung tâm", công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng và cao cấp của khách hàng Hiện nay, công ty đã có mặt tại nhiều tỉnh thành lớn tại Việt Nam như Tp.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Nha Trang, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Vũng Tàu, Phú Quốc và các thành phố khác.
Về quản lý, Hưng Thịnh Land luôn tập trung vào việc quản lý các dự án bất động sản của mình với một tiêu chuẩn chất lượng cao Công ty đảm bảo tất cả các dự án được quản lý và triển khai đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Hưng Thịnh Land cũng có một hệ thống quản lý chuyên nghiệp để giám sát và quản lý các hoạt động liên quan đến bất động sản của mình.
Tóm lại, Hưng Thịnh Land là một công ty uy tín, có kinh nghiệm và đầu tư mạnh vào các lĩnh vực đầu tư, phát triển và quản lý bất động sản Với cam kết đem lại sản phẩm và dịch vụ chất lượng, công ty đã chiếm được vị thế trong thị trường bất động sản Việt Nam và đạt được nhiều giải thưởng uy tín từ các tổ chức trong và ngoài nước.
3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi a Tầm nhìn, sứ mệnh
Công ty Hưng Thịnh Land là một trong những nhà phát triển bất động sản hàng đầu tại Việt Nam, và tầm nhìn của công ty là trở thành nhà phát triển bất động sản hàng đầu trong hành trình kiến tạo những giá trị chung cho cộng đồng, vì một cuộc sống thịnh vượng và bền vững Với mục tiêu này, Hưng Thịnh Land đã đặt ra sứ mệnh của mình là tạo dựng những cộng đồng nơi hội tụ hạnh phúc và phồn vinh thông qua phát triển đa dạng loại hình bất động sản giá trị thực, song hành xu thế của cuộc sống và công nghệ tiên tiến trên toàn cầu.
QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA CÁC PHÒNG BAN
1 Tổng quan các phòng ban tại công ty
Hưng Thịnh Land là một công ty bất động sản lớn, với nhiều phòng ban và đội ngũ nhân viên hoạt động chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thuận lợi Các phòng ban chính trong Hưng Thịnh Land bao gồm:
Phòng ban Kế toán: Chịu trách nhiệm quản lý tài chính, đối chiếu và xử lý các số liệu kế toán của công ty Các nhân viên trong phòng ban Kế toán thường xuyên cập nhật và xử lý các số liệu tài chính, bao gồm lập báo cáo thu chi, kiểm tra đối chiếu, phân tích dữ liệu và đưa ra các dự báo cho tương lai Họ sử dụng phần mềm ERP để quản lý các dữ liệu tài chính của công ty.
Phòng ban Tài chính: Chịu trách nhiệm về chiến lược tài chính của công ty, quản lý các khoản đầu tư và các khoản vay, tài trợ Các nhân viên trong phòng ban Tài chính thường xuyên tìm kiếm các cơ hội đầu tư mới và thực hiện các giao dịch tài chính Họ sử dụng phần mềm Bloomberg để theo dõi các thông tin thị trường và phần mềm ERP để quản lý các khoản đầu tư và vay tài trợ.
Phòng ban Nhân sự: Quản lý việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực và các vấn đề liên quan đến nhân sự Các nhân viên trong phòng ban Tài chính thường xuyên tìm kiếm các cơ hội đầu tư mới và thực hiện các giao dịch tài chính Họ sử dụng phần mềm Bloomberg để theo dõi các thông tin thị trường và phần mềm ERP để quản lý các khoản đầu tư và vay tài trợ.
Phòng ban Kinh doanh: Chịu trách nhiệm về việc tiếp thị và bán các sản phẩm bất động sản của công ty Các nhân viên trong phòng ban Kinh doanh thường xuyên tiếp cận khách hàng, quản lý các thông tin về khách hàng và thực hiện các hoạt động tiếp thị Họ sử dụng phần mềm Salesforce để quản lý thông tin khách hàng và quản lý các quy trình liên quan đến tiếp thị.
Phòng ban Quản lý dự án: Chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, tiến độ và quản lý các dự án bất động sản của công ty Các nhân viên trong phòng ban Quản lý dự án thường lập kế hoạch, thiết kế, thực hiện và quản lý các dự án bất động sản của công ty.
Họ sử dụng phần mềm ERP để quản lý tiến độ dự án, chi phí và các dữ liệu liên quan đến dự án.
Phòng ban Phát triển sản phẩm: Chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu, phát triển các sản phẩm bất động sản mới của công ty Các nhân viên trong phòng ban Phát triển sản phẩm thường nghiên cứu và phát triển các sản phẩm bất động sản mới Họ sử dụng phần mềm SketchUp để thiết kế kiến trúc
Phòng ban Thiết kế: Chịu trách nhiệm thiết kế kiến trúc, nội thất và các khu đô thị, dự án của công ty Các nhân viên trong phòng ban Thiết kế và Kiến trúc thường xuyên làm việc với các chuyên gia kiến trúc để thiết kế các sản phẩm bất động sản của công ty Họ sử dụng phần mềm CAD và SketchUp để thiết kế các kế hoạch kiến trúc và quản lý quy trình thiết kế.
Phòng ban Quản lý chất lượng: Chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng sản phẩm bất động sản của công ty đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Các nhân viên trong phòng ban Quản lý chất lượng thường giám sát chất lượng các sản phẩm bất động sản của công ty Họ sử dụng phần mềm ERP để quản lý các tiêu chuẩn chất lượng và đưa ra các dự báo về chất lượng sản phẩm.
Phòng ban Quản lý dự án đầu tư: Chịu trách nhiệm tìm kiếm và đánh giá các dự án đầu tư mới cho công ty Phòng ban Quản lý dự án xây dựng: Các nhân viên trong phòng ban Quản lý dự án xây dựng thường xuyên giám sát tiến độ xây dựng các dự án bất động sản của công ty Họ sử dụng phần mềm ERP để quản lý các thông tin về vật liệu, nhân công và thiết bị xây dựng, cũng như quản lý quy trình xây dựng.
Phòng ban Quản lý nhà thuê: Chịu trách nhiệm quản lý các căn hộ, văn phòng cho thuê của công ty Các nhân viên trong phòng ban Quản lý hợp đồng thường giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng với các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.
Họ sử dụng phần mềm ERP để quản lý các hợp đồng và các thông tin liên quan đến các giao dịch hợp đồng.
2 Quy trình làm việc của một số phòng ban trong công ty
Một trong những phòng ban quan trọng nhất của các công ty bất động sản nói chung và Hưng Thịnh Land nói riêng chính là Phòng kinh doanh, khi đây là nơi có nhiều nhân sự nhất và đem lại doanh thu trực tiếp cho công ty. a Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh của Hưng Thịnh Land là bộ phận quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty Dưới đây là quy trình làm việc cơ bản của phòng kinh doanh trong Hưng Thịnh Land:
1 Tìm kiếm và nghiên cứu thị trường: Phòng kinh doanh thường có các chuyên viên nghiên cứu thị trường để tìm hiểu về các nhu cầu và xu hướng của thị trường bất động sản Các chuyên viên này sẽ thu thập thông tin về giá cả, vị trí, diện tích, thiết kế, cơ sở hạ tầng và các yếu tố khác liên quan đến các sản phẩm bất động sản cạnh tranh.
2 Xây dựng kế hoạch tiếp thị: Dựa trên các thông tin thu thập được, phòng kinh doanh sẽ đưa ra các kế hoạch tiếp thị để quảng bá và bán các sản phẩm bất động sản của công ty Các kế hoạch này có thể bao gồm chiến lược quảng cáo, sự kiện, mối quan hệ khách hàng và các hoạt động tiếp thị khác.
ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG ERP
Hưng Thịnh Land là một trong những công ty bất động sản hàng đầu về đầu tư và phát triển các dự án, vẫn luôn đứng trong top dẫn đầu về bất động sản, với 4% thị phần bất động sản nhà ở, số lượng dự án hơn 100 dự án khắp các tỉnh thành, quỹ đất hơn 4.500 hecta số lượng sản phẩm bán ra hơn 10.000 sản phẩm mỗi năm song song với đó là số lượng khách hàng với hơn 50.000 khách hàng Đa dạng mọi loại hình bất động sản từ nhà phố, biệt thự, đất nền, căn hộ, Với việc đi đầu cũng như tầm nhìn vượt trội Hưng Thịnh Land đã triển khai áp dụng ERP vào việc quản lý Bất Động sản của mình với Phần mềm quản lý bất động sản Landsoft là giải pháp phần mềm quản lý kinh doanh tổng thể và khép kín dành cho chủ đầu tư dự án bất động sản Hệ thống này đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hiện nay cần cho một doanh nghiệp bất động sản.
Tuy nhiên, phần mềm này có có những ưu và nhược điểm riêng, giúp tối ưu hóa chuyển đổi số với những doanh nghiệp bất động sản cũng như nhà đầu tư, ngoài ra thì vẫn còn tồn tại những lỗ hổng song song cần cải thiện.
1 Ưu điểm của hệ thống ERP a Quản lý thông tin sản phẩm toàn diện
Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin sản phẩm chính xác, chặt chẽ tối ưu nhất. Toàn bộ dữ liệu được chuẩn hóa trên hệ thống Việc tự động hóa trong quản lý thông tin sản phẩm bất động sản cũng là yếu tố quan trọng có thể hỗ trợ cho nhân viên trong kinh doanh.
Hình 3 1 Phần mềm quản lý sàn giao dịch bất động sản Landsoft
Phần mềm không chỉ giúp môi giới, sàn chứng khoán quản lý chính xác hơn tồn kho sản phẩm mà còn hỗ trợ tốt hơn trong việc xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản như: quản lý các nhu cầu mua, bán, thuê và cho thuê bất động sản của khách hàng Hệ thống tự động đưa ra những kết quả phù hợp nhất giúp môi giới bán hàng dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, phần mềm còn tự động lọc danh sách khách hàng tiềm năng, lọc danh sách khách hàng có nhu cầu gần với sản phẩm, tự động kết nối các sản phẩm bất động sản phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Hình 3 2 Trang khách hàng - Landsoft building b Kiểm soát tiến độ công việc của nhân sự và thanh toán của khách hàng Với chức năng quản lý nhân sự chặt chẽ, hệ thống cho phép người quản lý dễ dàng nắm bắt khối lượng công việc, tiến độ dự án và hiệu quả công việc của từng nhân viên trong từng phòng ban, hỗ trợ báo cáo minh bạch và chính xác hơn.
Hình 3 3 Trang quản lý nhân viên - Landsoft building
Hình 3 4 Trang phân quyền - Landsoft building
Phần mềm giúp người quản lý và nhân viên theo dõi tiến độ hợp đồng, số lượng khách hàng mới, nhu cầu của khách hàng, hợp đồng sắp ký, hợp đồng hết hạn,… giúp sàn giao dịch điều phối công việc.
Hình 3 5 Trang quản lý hợp đồng - Landsoft building c Nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các sàn giao dịch
ERP tăng cường hiệu quả kinh doanh tốt nhất Phần mềm tự động nắm bắt tất cả các khách hàng tiềm năng và lên lịch hỗ trợ khách hàng kịp thời đáp ứng nhu cầu sản phẩm của khách hàng.
Ngoài ra, hệ thống còn theo dõi lịch sử giao dịch của từng khách hàng, giúp nhân viên môi giới lên kế hoạch chăm sóc chính xác, phù hợp nhất cho từng khách hàng và thông báo cho họ về tiến độ hoàn thành công việc Chúng cũng giúp các nhà môi giới cải thiện đáng kể khả năng chốt giao dịch. Đặc biệt, phần mềm còn có thể giúp bạn phân loại và tìm kiếm sản phẩm, khách hàng theo nhiều tiêu chí, truy xuất dữ liệu nhanh chóng, hỗ trợ tối đa công việc của nhân viên. d Tiết kiệm tài chính và nguồn lực nhân sự hiệu quả
Việc sử dụng phần mềm ERP vào quản lý kinh doanh là bài toán tiết kiệm nguồn lực nhân sự cũng như thời gian làm việc ưu việt nhất.
Phần mềm hỗ trợ người quản lý giao việc trực tiếp trên hệ thống ngay cả khi không có mặt tại văn phòng, nâng cao khả năng giao tiếp và tương tác giữa các phòng, tổ, bộ phận hỗ trợ hiệu quả công việc của nhân viên ngày càng tăng.
Hệ thống dễ dàng tra cứu, thống kê, lập báo cáo tuần/tháng/năm, tiết kiệm thời gian lập báo cáo và theo dõi của người quản lý, truy cập mọi lúc mọi nơi, dễ sử dụng.
Nó cũng cho phép các công ty đơn giản hóa và tự động hóa các công việc hàng ngày của bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng bằng cách loại bỏ các thủ tục giấy tờ và báo cáo, để có nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ cốt lõi là gặp gỡ và bán hàng cho khách hàng.
Hình 3 6 Trang thống kê tài sản đang sử dụng - Landsoft building e Tăng cường bảo mật thông tin
Hệ thống được phân quyền theo chức danh công việc, phòng ban, quy trình làm việc chi tiết cho từng nhân viên Ngoài ra, hệ thống còn theo dõi lịch sử đăng nhập và quá trình sử dụng phần mềm của từng nhân viên, giúp bộ phận quản lý kiểm soát chặt chẽ.
2 Nhược điểm của hệ thống ERP a Vấn đề nâng cấp, bảo trì hệ thống
Nếu ta xem xét cho hệ thống ERP như một sản phẩm có tuổi thọ hoặc vòng đời xác định Điều quan trọng là phải nâng cấp hoặc thay thế nó bằng các mẫu mới hơn khi cần thiết Một số nhà nghiên cứu chỉ trích hệ thống ERP cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của vòng đời sản phẩm trước khi triển khai.
Vòng đời của ERP thường bắt đầu từ thiết kế hệ thống, cài đặt, cấu hình, tùy chỉnh, tích hợp, thử nghiệm, triển khai, vận hành, bảo trì và nâng cấp
GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
Hệ thống ERP là một phần quan trọng trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp hiện đại Tuy nhiên, việc triển khai và vận hành hệ thống ERP cũng đem đến nhiều thách thức và khó khăn Với hệ thống ERP Landsoft của công ty Hưng Thịnh Land, các khó khăn như bảo mật thông tin, liên kết phòng ban và chi phí triển khai đang là những thách thức lớn Dưới đây là một số giải pháp để khắc phục những khó khăn này và đưa hệ thống ERP Landsoft của công ty Hưng Thịnh Land hoạt động hiệu quả hơn.
Giải pháp cho vấn đề cân bằng giữa việc duy trì hệ thống ERP một cách chính xác và không làm quá tải có thể là: Thực hiện các bản vá và bảo trì định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định Tối ưu hóa cấu hình hệ thống để giảm thiểu các tác động tiêu cực đến hiệu suất Tích hợp các công cụ giám sát và phân tích hiệu suất để giám sát và phát hiện sớm các vấn đề về hiệu suất. Để giải quyết vấn đề về nâng cấp phiên bản của phần mềm ERP, có thể áp dụng các giải pháp sau: Thực hiện các bài kiểm tra hợp lý trước khi nâng cấp phiên bản để đảm bảo tính tương thích với các yêu cầu kinh doanh hiện tại Tạo ra môi trường kiểm thử để kiểm tra các chức năng mới trước khi áp dụng vào môi trường sản xuất Cập nhật các phiên bản phần mềm theo lộ trình hoặc kế hoạch dự án được thống nhất trước để giảm thiểu tác động đến yêu cầu kinh doanh hiện tại.
Giải pháp cho vấn đề về chi phí lớn và tốc độ triển khai chậm có thể là: Xác định các yêu cầu kinh doanh cần thiết để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp. Thực hiện kế hoạch triển khai chặt chẽ để giảm thiểu tác động đến hoạt động kinh doanh hiện tại Tối ưu hóa quá trình triển khai bằng cách sử dụng các công cụ tự động hóa, các quy trình tối ưu hóa và đào tạo nhân viên. Để giải quyết vấn đề về quản lý và huy động vốn đầu tư, có thể áp dụng các giải pháp sau: Xây dựng một quy trình quản lý vốn đầu tư đáp ứng nhu cầu của các đối tượng tham gia Sử dụng các công cụ quản lý tài chính và quản lý dự án để giám sát và theo dõi hiệu quả của các dự án Thực hiện đào tạo nhân viên để cải thiện năng lực quản lý tài chính. Để giải quyết vấn đề liên quan đến khả năng lộ thông tin bảo mật trong hệ thống ERP, có thể thực hiện các giải pháp sau: Thiết lập chính sách bảo mật: Tạo ra các quy định và chính sách bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin trong hệ thống ERP Các chính sách này bao gồm các quy tắc về mật khẩu, quản lý quyền truy cập, hạn chế truy cập thông tin nhạy cảm và cơ chế báo động khi có dấu hiệu xâm nhập hoặc phát hiện các lỗ hổng bảo mật: Đảm bảo tính bảo mật của phần mềm ERP: Sử dụng phần mềm ERP có tính bảo mật cao, được thiết kế với các tính năng bảo vệ thông tin nhạy cảm, bao gồm mã hóa dữ liệu và chống lại các cuộc tấn công.
Cập nhật và bảo trì hệ thống ERP thường xuyên: Cập nhật các bản vá bảo mật mới nhất cho hệ thống ERP để giảm thiểu các lỗ hổng bảo mật và tăng tính bảo mật cho hệ thống. Đào tạo nhân viên về bảo mật thông tin: Đào tạo nhân viên về các quy tắc và phương pháp bảo mật thông tin nhạy cảm trong hệ thống ERP để giảm thiểu các rủi ro bảo mật do con người gây ra.
Sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến: Áp dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến như phát hiện và ngăn chặn xâm nhập mạng, giám sát mạng và phát hiện các cuộc tấn công từ phía nội bộ để đảm bảo an toàn cho hệ thống ERP.
Thiết lập một kế hoạch phục hồi thảm họa: Thiết lập một kế hoạch phục hồi thảm họa trong trường hợp xảy ra sự cố an ninh mạng Kế hoạch này phải bao gồm các quy trình và phương pháp phục hồi nhanh chóng để giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, để giải quyết những tồn tại khác trong vận hành hệ thống ERP, công ty cần áp dụng thêm những biện pháp dưới đây để đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình triển khai:
Phân tích và thiết kế quy trình kinh doanh rõ ràng: Khi triển khai ERP trong lĩnh vực BDS, các quy trình kinh doanh phải được thiết kế rõ ràng và tường minh Điều này sẽ giúp cho các quy trình hóa kinh doanh được thực hiện một cách hiệu quả hơn.
Lựa chọn ERP phù hợp: Để triển khai ERP trong lĩnh vực BDS, việc lựa chọn một hệ thống phù hợp là rất quan trọng Các nhà quản lý cần chọn một giải pháp ERP được tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu đặc biệt của doanh nghiệp BDS. Đảm bảo đội ngũ triển khai có kinh nghiệm: Đội ngũ triển khai ERP cần phải có kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực Bất động sản Họ cần biết rõ các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp BDS để triển khai ERP một cách hiệu quả. Đào tạo nhân viên sử dụng ERP: Khi triển khai ERP, cần đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả Điều này sẽ giúp tăng năng suất làm việc và giảm thời gian để thích nghi với hệ thống mới. Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Để tận dụng tối đa tiềm năng của ERP, cần tiến hành điều chỉnh và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh Điều này sẽ giúp tăng năng suất và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp BDS. Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Trong khi triển khai ERP, cần đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực Bất động sản, nơi dữ liệu cần được bảo vệ và bảo mật Điều chỉnh chiến lược đối với khách hàng: Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng,công ty cần phải đảm bảo rằng hệ thống ERP được triển khai đúng thời hạn và với chi phí hợp lý Để làm được điều này, công ty cần phải tìm hiểu và phân tích kỹ lưỡng nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định các tính năng cần thiết và không cần thiết cho hệ thống ERP Công ty cũng nên cung cấp cho khách hàng một bản phác thảo về giá trị và chi phí của dự án, cũng như hỗ trợ khách hàng trong việc tìm hiểu và chọn lựa những tính năng cần thiết để tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai.
Tóm lại, để giải quyết các nhược điểm của phần mềm ERP, công ty Hưng Thịnh Land có thể thực hiện các biện pháp như điều chỉnh chiến lược đối với khách hàng và đẩy mạnh việc đào tạo cho nhân viên Điều này có thể giúp tăng khả năng hiệu quả trong việc triển khai ERP, đồng thời giúp giảm bớt chi phí triển khai Ngoài ra, cần tối ưu hóa quá trình triển khai và tích hợp hệ thống với các ứng dụng và thiết bị mới nhất, giúp tăng tính hiệu quả, đảm bảo tính bảo mật, tăng cường khả năng cạnh tranh và giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất Bên cạnh đó, việc thực hiện khảo sát và phân tích kỹ lưỡng trước khi triển khai ERP là rất quan trọng, giúp đảm bảo sự phù hợp của phần mềm với nhu cầu và hoạt động của doanh nghiệp. Cuối cùng, công ty cần đầu tư vào đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm trong việc triển khai ERP để đảm bảo tính hiệu quả và thành công trong quá trình triển khai.
2 Các giải pháp cho các vấn đề cụ thể
Tính năng cập nhật hình ảnh dự án
Hưng Thịnh Land triển khai hai tính năng cập nhật hình ảnh tiến độ dự án và cho khách hàng xem các tiện nghi hiện có của dự án để nâng cao trải nghiệm của khách hàng Các giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý và cập nhật thông tin cho khách hàng, đồng thời cũng giúp khách hàng có được cái nhìn rõ ràng và toàn diện hơn về dự án của mình.
Tính năng cập nhật hình ảnh tiến độ dự án cho khách hàng của Hưng Thịnh Land sẽ giúp khách hàng theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng và thuận tiện hơn Công ty có thể triển khai một trang web hoặc ứng dụng di động cho khách hàng, trong đó khách hàng có thể đăng nhập và xem các hình ảnh và thông tin tiến độ dự án Điều này sẽ giúp cho khách hàng cảm thấy yên tâm hơn về việc tiến độ dự án được quản lý một cách chuyên nghiệp và minh bạch.
Tính năng cập nhật tiến độ dự án
Ngoài ra, Hưng Thịnh Land có thể triển khai tính năng tự động cập nhật thông tin tiến độ dự án thông qua các hệ thống quản lý dự án ERP của công ty Điều này sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian và công sức trong việc cập nhật thông tin cho khách hàng, đồng thời cũng giúp khách hàng có được thông tin mới nhất và chính xác nhất về tiến độ dự án.
Các tính năng cho khách hàng xem các tiện nghi hiện có của dự án của Hưng Thịnh Land cũng sẽ giúp khách hàng có được cái nhìn toàn diện hơn về dự án mà họ quan tâm Công ty có thể triển khai một trang web hoặc ứng dụng di động cho khách hàng, trong đó khách hàng có thể xem các tiện nghi hiện có của dự án, chẳng hạn như hồ bơi, phòng tập thể dục, sân chơi cho trẻ em, v.v Điều này sẽ giúp cho khách hàng có được cái nhìn rõ ràng và cụ thể về các tiện nghi của dự án.
Ngoài ra, Hưng Thịnh Land cũng có thể triển khai các tour ảo 3D cho khách hàng, trong đó khách hàng có thể tham quan các tiện nghi của dự án từ xa Điều này sẽ giúp cho khách hàng có được trải nghiệm tương tự như thực tế, đồng thời giúp cho công ty tiết kiệm được thời gian và chi phí trong việc tổ chức tham quan trực tiếp.