Đề Tài Tìm Hiểu Và Trình Bày Thực Trạng Áp Dụng Các Công Cụ Và Kỹ Thuật Cải Tiến Chất Lượng 5S Tại Công Ty Cổ Phần Sữa Việt Nam Vinamilk.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ VÀ TMĐT

-BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Đề tài:“Tìm hiểu và trình bày thực trạng áp dụng các công

cụ và kỹ thuật cải tiến chất lượng 5S tại công ty cổ phần sữaViệt Nam Vinamilk”

Giảng viên hướng dẫn: Đào Ngọc Linh

MỤC LỤC

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ iii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2

1.1 Tổng quan về cải tiến chất lượng 2

1.2 Tổng quan về chương trình 5S 4

1.2.1 Khái niệm 4

1.2.2 Đặc điểm của chương trình 5S 5

1.2.3 Vai trò của chương trình 5S 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT CẢI TIẾN CHẤTLƯỢNG 5S CỦA VINAMILK 9

2.1 Tổng quan về Vinamilk 9

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 9

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 10

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm kinh doanh 11

2.2 Thực trạng áp dụng chương trình 5S tại Vinamilk 13

2.2.1 Công tác tổ chức sắp xếp chỗ môi trường làm việc theo 5S 13

2.2.2 Công tác cải tiến năng suất tại trang trại sữa bò theo 5S 16

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 19

3.1 Đánh giá thực trạng áp dụng chương trình 5S tại Vinamilk 19

3.1.1 Thành công đạt được trong chương trình 5S 19

3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong chương trình 5S 21

3.2 Đề xuất giải pháp cải thiện và nâng cao chương trình 5S tại Vinamilk 22

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHỤ LỤC 26

ii

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1 Cơ cấu quản trị của Vinamilk 13Hình 2 Các dòng sản phẩm của Vinamilk cung cấp 15Hình 3 Bảng thực hiện theo 5S 22

iii

MỞ ĐẦU

Phương pháp 5S, xuất phát từ Nhật Bản, đã được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới như một cách để quản lý và cải thiện chất lượng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Thời gian qua, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã thành công áp dụng 5S, biến 5S không chỉ đơn thuần là một công cụ mà trở thành văn hóa cải tiến của công ty Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình áp dụng 5S, một trong những lỗi điển hình là quá vội vàng triển khai, dẫn tới không có kết quả mà còn tốn nhiều chi phí

Tập đoàn Sữa Việt Nam Vinamilk là một trong những tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh sản phẩm sữa tại Việt Nam, đã áp dụng thành công chương trình 5S vào hoạt động sản xuất và quản lý nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng sản phẩm Với quy mô sản xuất lớn và hệ thống phân phối rộng khắp đất nước, Vinamilk đang đóng góp lớn trong việc đáp ứng nhu cầu sữa của người tiêu dùng Từ việc sản xuất sữa tươi, sữa công thức cho trẻ em, sữa chua, đến các sản phẩm sữa chua uống và đồ uống từ sữa, sản phẩm của Vinamilk được xuất khẩu sang nhiều quốc gia trên thế giới Sự cam kết của Vinamilk đối với chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo sự tin cậy và thành công của công ty Nhờ vậy, việc áp dụng và cải tiến 5S càng mang lại nhiều lợi ích cho Vinamilk, bao gồm tăng cường năng suất lao động, giảm lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong tổ chức sản xuất Ngoài ra, việc tạo môi trường làm việc an toàn và sáng tạo cũng là một yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng Dựa trên cơ sở đó, bài thảo luận tập trung tìm hiểu thực trạng, mức độ thực hiện trong quá trình áp dụng công cụ và kỹ thuật cải tiến chất lượng 5S tại Vinamilk Từ đó, tổng hợp, đánh giá những thành công và hạn chế mà Vinamilk gặp phải để đưa ra các giải pháp và khuyến nghị cho công ty giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Bài thảo luận gồm có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận

Chương 2 Thực trạng áp dụng công cụ và kỹ thuật cải tiến chất lượng 5s của vinamilk Chương 3 Đánh giá và đề xuất giải pháp

Trong quá trình thực hiện do hạn chế về nguồn lực, bài thảo luận nhóm tuy đã đề cập tới nhiều khía cạnh nhưng vẫn không thể tránh khỏi thiếu sót vì vậy nhóm rất mong nhận được sự nhận xét và góp ý từ cô và các bạn.

Xin chân thành cảm ơn!

1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan về cải tiến chất lượng

1.1.1 Khái quát về cải tiến chất lượng

Cải tiến chất lượng là một hoạt động cơ bản không thể thiếu trong quản trị chất lượng Tổ chức muốn phát triển, cạnh tranh được trên thương trường không thể không đầu tư cho hoạt động cải tiến, đặc biệt là cải tiến chất lượng

Theo Masaaki Imai: "Cải tiến chất lượng có nghĩa là nỗ lực không ngừng nhằm khôngnhững duy trì mà còn nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm" Theo TCVN ISO 9000:2015,tr35: "Cải tiến chất lượng là một phần của quản trị chất lượng tập trung vào việc nâng caokhả năng thực hiện các yêu cầu chất lượng"

Khái niệm về cải tiến chất lượng:

Cải tiến chất lượng là một phần của quản trị chất lượng, tập trung vào việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả sử dụng các nguồn lực để nâng cao giá trị sử dụng của sản phẩm hay dịch vụ và nâng cao năng suất các yếu tố tổng hợp và đạt hiệu quả tối ưu của tổ chức Như vậy, có thể nhận thấy phạm vi của cải tiến rất rộng, cải tiến không chỉ nhằm mục đích để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn cải tiến để nâng cao hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động và các quá trình

1.1.2 Sự cần thiết vY ý nghĩa của hoạt đô ang cải tiến chất lượng

*Sự cần thiết của hoạt động cải tiến chất lượng: Trước những tác động, sức ép của

các yếu tố bên ngoài môi trường kinh doanh từ môi trường vĩ mô (chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội) đến môi trường ngành (Nhà phân phối, Tổ chức tín dụng, Công đoàn, Công chúng, Nhóm quan tâm đặc biệt, Đối thủ cạnh tranh, Cổ Đông, Khách hàng, Nhà cung ứng) đòi hỏi doanh nghiệp phải cải tiến chất lượng Điều này được thể hiện ở các mặt như chất lượng sản phẩm, khả năng cạnh tranh, độ tin cậy từ khách hàng, hiệu suất tổ chức hay tư duy đổi mới sáng tạo…

*Ý nghĩa của hoạt động cải tiến chất lượng:

Thứ nhất, Cải tiến chất lượng là cơ sở giúp tổ chức có khả năng hoàn thiện và nâng

cao chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng các quá trình.

Thứ hai, Cải tiến chất lượng giúp cho các tổ chức có thể tiết kiệm được chi phí Cải

tiến chất lượng có thể đến từ cải tiến một công đoạn, một quy trình nhỏ trong cả dây chuyền sản xuất, thậm chí, cải tiến có thể đến từ những điều nhỏ nhất như nguyên vật liệu được sắp xếp sao cho công nhân có thể dễ dàng, thuận tiện lấy, thao tác, điều đó giúp tiết kiệm được thời gian

Thứ ba, Cải tiến chất lượng có thể tiết kiệm chi phí do rút ngắn được thời gian, các

thao tác, các hoạt động và các sản phẩm hư hỏng, khuyết tật,

Thứ tư, Cải tiến chất lượng cũng giúp các tổ chức nâng cao hiệu lực và hiệu quả của

các tác nghiệp, các quá trình trên cơ sở hợp lý hóa các hoạt động

Thứ năm, Nhờ đó giúp tổ chức nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường

nhờ sự đáp ứng kịp thời và luôn thoả mãn các yêu cầu của khách hàng

1.1.3 Các nguyên tcc của cải tiến chất lượng

Nguyên tắc 1, Cải tiến chất lượng phải luôn hướng tới sự thỏa mãn khách hàng và đem

lại hiệu quả cho tổ chức Cải tiến chất lượng phải luôn lấy việc thỏa mãn khách hàng làm mục tiêu cho cải tiến Khi ý tưởng cải tiến không đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng và lợi ích cho tổ chức thì ý tưởng cải tiến đó không đem lại hiệu quả và sẽ không có ý nghĩa gì.

Nguyên tắc 2, Cải tiến chất lượng đòi hỏi sự tham gia của mọi thành viên trong tổ

Nguyên tắc 3, Cần kết hợp cải tiến liên tục và đổi mới để nâng cao chất lượng và hiệu

quả hoạt động Có 2 phương pháp để nâng cao chất lượng và hiệu quả là cải tiến liên tục và đổi mới Mỗi phương pháp có những đặc trưng, ưu và nhược điểm riêng.

Nguyên tắc 4, Cần áp dụng vòng tròn quản lý Deming hay vòng tròn PDCA để cải tiến

liên tục hiệu quả

1.1.4 Chu trình cải tiến chất lượngBước 1: Xác định các vấn đề

+ Xác định các yếu tố cơ bản có ảnh hưởng tới chất lượng

+ Tổ chức cần xác định các vấn đề liên quan như đầu ra của quá trình là những gì, khách hàng tiếp theo của quá trình là ai, bộ phận nào sẽ tiếp nhận đầu ra của quá trình này, yêu cầu của khách hàng đó, bộ phận đó là gì, quá trình nào tạo nên đầu ra đó, ai là người quản lý chính.

Bước 2: Nhận dạng vY mô tả quá trình: Trong bước nYy, cần xác định rõ các hoạtđộng, các bước tiến hYnh trong mỗi quá trình

+ Quá trình gồm có mấy bước, là những bước nào?

+ Trong mỗi bước cần tiến hành những hoạt động gì? + Ai, bộ phận nào có liên quan trong từng bước?

Bước 3: Đo lường khả năng hoạt động của quá trình:

Đây là bước rất quan trọng nhằm nhận biết thực trạng hoạt động của quá trình, khả năng của quá trình trong việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong giai đoạn kế tiếp Vì vậy, mọi hoạt động của quá trình đều cần được lượng hóa một cách chi tiết và đầy đủ

Tập trung vào 3 yếu tố: + Đo lường đầu ra của quá trình;

+ Đo lường kết quả của quá trình (đầu ra - đầu vào);

3

+ Đo lường khả năng vận hành của quá trình.

Bước 4: Xác định nguyên nhân

Trên cơ sở đo lường, đánh giá kết quả thực hiện hoặc các giá trị hiện tại, tiến hành so sánh với yêu cầu, tiêu chuẩn để từ đó tìm ra những vấn đề và nguyên nhân của chúng Điều quan trọng là phải tìm ra nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề để tìm cách khắc phục, loại bỏ nguyên nhân Công cụ thường được sử dụng trong bước này là sơ đồ nhân quả

Bước 5: Phát triển các ý tưởng mới

Từ những nguyên nhân đã tìm ra ở bước 4, đề xuất ý tưởng để xử lý, khắc phục nhằm cải tiến hoạt động, cải tiến quá trình Muốn có nhiều ý tưởng cải tiến tốt thì cần thu hút sự tham gia của càng nhiều người và từ đó chọn lọc ra một hoặc một vài ý tưởng tốt nhất Các ý tưởng mới cần được thiết kế và thử nghiệm trước khi đưa vào sử dụng chính thức để xác nhận chắc chắn về hiệu quả mà chúng đem lại.

Bước 6: Áp dụng các giải pháp cải tiến

Để các giải pháp (ý tưởng) cải tiến đã lựa chọn được áp dụng một cách có hiệu lực và đem lại hiệu quả, cần có sự quan tâm chỉ đạo và hỗ trợ từ cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức, sự điều hành từ các cấp quản lý và sự tham gia tích cực của mọi thành viên trong tổ chức dựa trên nền tảng giáo dục, huấn luyện, đào tạo rộng rãi về cải tiến chất lượng Một trong những việc quan trọng cần tiến hành là việc đánh giá, đo lường kết quả của giải pháp đã được cải tiến Việc đo lường kết quả cải tiến chính là cơ sở để tìm kiếm những vấn đề mới cần cải tiến trong quá trình tiếp theo, giúp cho quá trình cải tiến được tiếp diễn theo vòng lặp của các chu kỳ, nhờ đó mà cải tiến diễn ra liên tục và bền bỉ, tạo điều kiện phát triển bền vững của tổ chức

1.2 Tổng quan về chương trình 5S1.2.1 Khái niệm

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức công việc xuất phát từ Nhật Bản, được phát triển vào khoảng đầu và giữa thế kỷ XX Phương pháp này nhận được hưởng ứng, đón nhận tích cực từ nhiều công ty trong nước Toyota – một hãng xe nổi tiếng trên toàn cầu là đơn vị đầu tiên xây dựng và áp dụng 5S vào quy trình sản xuất.

5S là tên của một phương pháp tổ chức nơi làm việc mà được sử dụng một dãy gồm 5 từ tiếng Nhật là: seiri, seiton, seiso, seiketsu and shitsuke Khi chuyển nghĩa sang tiếng Anh chúng cũng được dùng với các từ đều bắt đầu bằng chữ S Dãy từ mô tả cách thức tổ chức nơi làm việc một cách hiệu quả bằng việc phân loại và giữ lại những dụng cụ cần thiết tại nơi làm việc; sắp xếp và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc cũng như các dụng cụ và sẵn sàng ứng đối phó với những vấn đề phát sinh Quá trình ra quyết định thường xuất phát từ danh mục các tiêu chuẩn hóa được xây dựng một cách hiểu rõ ràng trong các nhân viên về việc làm thế nào để hoàn thành công việc Điều đó ảnh hưởng đến công việc của tất cả nhân viên trong công ty.

1.2.2 Đặc điểm của chương trình 5S

Công cụ 5S là một hệ thống quản lý quan trọng trong quá trình tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất làm việc, được thể hiện qua năm từ khóa chính: "Phân loại" (Sorting), "Sắp xếp" (Straightening), "Giữ gìn vệ sinh" (Systematic Cleaning), "Chuẩn hóa" (Standardizing), và "Duy trì hoạt động" (Sustaining) Ngoài ra, để đảm bảo môi trường làm việc an toàn, bảo mật và đáp ứng sự hài lòng, có thể bổ sung ba yếu tố quan trọng khác: "An toàn" (Safety), "An ninh" (Security), và "Hài lòng" (Satisfaction).

Phân loại - Sorting (Seiri)

Loại bỏ tất cả các công cụ, bộ phận, và thiết bị không cần thiết Chỉ giữ lại những loại dụng cụ và vật dụng cần thiết và loại bỏ những gì không cần thiết, ưu tiên những thứ cần nhất và sắp xếp chúng tại nơi dễ thao tác Các thứ còn lại được tồn kho hoặc loại bỏ.

Sắp xếp - Stabilizing or Straightening Out (Seiton)

Cần phải có chỗ để cho mọi thứ và mọi đồ vật phải để đúng vị trí của chúng Chỗ để của mỗi đồ dùng phải có nhãn dán hoặc phân ranh giới rõ ràng Các loại vật dụng phải được sắp xếp theo một trật tự sao có thể tăng cường hiệu quả của quy trình làm việc, với các dụng cụ thường sử dụng nhất để nơi gần nhất người công nhân không cần phải nhoài người để lấy nguyên liệu Mỗi công cụ, linh kiện, chi tiết, hoặc một phần của dụng cụ phải được để gần nơi chúng sẽ được sử dụng, hay nói cách khác, xếp ngay ngắn dòng bộ phận/linh kiện Seiton là một trong những đặc trưng phân biệt 5S với "standardized cleanup" Từ này cũng có thể coi là sự đơn giản hóa (Simplifying).

Giữ gìn về sinh - Sweeping or Shining (Seiso)

Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc và tất cả các dụng cụ đồng thời luôn giữ gìn vệ sinh, gọn gàng ngăn nắp Cuối mỗi ca sản xuất, dọn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc và đảm bảo chắc chắn rằng mọi thứ được giữ nguyên vị trí của chúng Điều đó để có thể biết cái gì đi đâu và chắc chắn rằng mọi thứ ở đúng vị trí của nó Những vết loang, chỗ gồ ghề, lồi lõm và những sự hỗn độn (bừa bãi, tắc nghẽn) khác khi đó trở thành dấu hiệu dễ thấy đối với các vật dụng và các bước của quá trình cần được chú ý Điểm mấu chốt là sự duy trì vệ sinh cần phải là phần công việc hàng ngày, không phải chỉ tổ chức khi nào thấy mọi thứ quá lộn xộn.

Chuẩn hóa - Standardizing (Seiketsu)

Thực hành 5S cần phải được tiến hành thường xuyên và phải được chuẩn hóa Cần xác định vị trí cho từng công việc cụ thể Các nhân viên có cùng chức năng nhiệm vụ có thể làm việc ở bất kỳ bộ phận nào trong tổ chức với cùng điều kiện và phương tiện như nhau Mọi người cần phải biết chính xác về trách nhiệm của mình trong công việc của 3S trên đây.

Duy trì hoạt động - Sustaining (Shitsuke)

5

Duy trì và rà soát các tiêu chuẩn Khi việc xem xét 4S đã được thiết lập, chúng trở thành cách thức thao tác mới Việc duy trì tập trung vào cách thức mới này và không cho phép duy trì theo thói quen cũ Khi mọi người suy nghĩ về cách thức mới, cũng suy nghĩ về những cách thức chưa tốt Khi một vấn đề xuất hiện, chẳng hạn sự cải tiến được đề xuất thì cũng yêu cầu một phương thức làm việc mới, phương tiện mới hoặc một đầu ra mới Sự xem xét lại 4S và một sự thay đổi tương ứng.

Ngoài ra để đảm bảo môi trường làm việc an toàn, bảo mật và đáp ứng sự hài lòng, công cụ 5S có thể bổ sung ba yếu tố quan trọng khác:

An toàn - Safety

Nghĩa là việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và tidy Điều này không chỉ bao gồm việc giữ cho không gian làm việc không có rác rưởi, mà còn bảo gồm việc làm sạch và bảo dưỡng thiết bị và máy móc, đảm bảo rằng tất cả đều hoạt động an toàn và hiệu quả.

Bảo mật - Security

Trong khi 5S không tập trung trực tiếp vào khía cạnh bảo mật, nhưng việc duy trì một môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp sẽ giảm nguy cơ mất mát hoặc tiếp xúc với thông tin nhạy cảm do sự lạc lõng hoặc lộn xộn.

Hài lòng của khách hàng - Satisfaction

Quy trình 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và năng suất cao, điều này trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ mà một tổ chức cung cấp Khi chất lượng tốt, sự hài lòng của khách hàng sẽ cải thiện, thúc đẩy lợi ích và thành công cho doanh nghiệp.

1.2.3 Vai trò của chương trình 5S

Chương trình 5S giữ vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng một tổ chức hoặc môi trường làm việc, cụ thể:

Thứ nhất, tăng năng suất và hiệu quả làm việc 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc

gọn gàng, có trật tự và sạch sẽ Điều này giúp cải thiện sự tập trung của nhân viên trong công việc hàng ngày Khi mọi thứ được sắp xếp hợp lý và có thứ tự, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập các công cụ, thiết bị, tài liệu cần thiết cho công việc của họ Thay vì phải tốn thời gian tìm kiếm, họ có thể tập trung vào công việc cốt lõi, tăng năng suất và hiệu quả công việc Việc này có thể dẫn đến việc hoàn thành công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng hoàn thành các dự án theo kế hoạch.

Thứ hai, giảm lãng phí và thất thoát 5S giúp loại bỏ các hoạt động và yếu tố không cần

thiết trong quá trình sản xuất và quản lý Các nguyên tắc Seiri (Tách biệt/Triệt hạ) và Seiton (Sắp xếp) đặc biệt giúp xác định và loại bỏ lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên Quá trình sản xuất và vận hành được tối ưu hóa, giảm thiểu sự mất mát và lãng phí nguyên liệu,

giúp tăng khả năng cạnh tranh và cải thiện lợi nhuận Các công cụ, thiết bị, và nguyên liệu được tổ chức sao cho chúng dễ dàng tiếp cận, giảm nguy cơ lãng phí Khi mọi thứ được sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền và tài nguyên.

Thứ ba, tăng sự an toàn và tránh tai nạn 5S thúc đẩy việc duy trì môi trường làm việc

an toàn Nguyên tắc Seiton (Sắp xếp) đảm bảo rằng công cụ, thiết bị và vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý để giảm nguy cơ tai nạn và chấn thương Ví dụ, việc sắp xếp máy móc sao cho không có sự gây cản trở hoặc nguy cơ va chạm giữa chúng có thể giảm bớt tai nạn Ngoài ra, việc giữ gìn vệ sinh và sạch sẽ giúp ngăn chặn sự lây lan của vi khuẩn và bảo vệ sức khỏe của nhân viên Sự an toàn là một ưu tiên quan trọng trong môi trường làm việc, và 5S đóng góp vào việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh.

Thứ tư, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ Môi trường làm việc gọn gàng và có

trật tự từ 5S giúp giảm khả năng xảy ra sai sót và lỗi trong quá trình sản xuất Nguyên tắc Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa) tạo ra quy trình làm việc đồng nhất, chuẩn mực, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng Việc này có thể giảm thiểu sự trả lại sản phẩm, giảm chi phí sửa chữa và đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao Sự tăng cường chất lượng giúp củng cố uy tín của doanh nghiệp và tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng.

Thứ năm, tăng sự tổ chức và quản lý hiệu quả 5S đóng vai trò quan trọng trong việc

phát triển các quy trình và quy định công việc Nguyên tắc Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa) đảm bảo tính đồng nhất và chuẩn mực trong cách thực hiện công việc Điều này tạo ra một cấu trúc tổ chức rõ ràng, giúp cải thiện quản lý hoạt động hiệu quả Khi mọi người trong tổ chức đều tuân thủ quy trình và quy định, quản lý trở nên dễ dàng hơn Tính tổ chức và quản lý hiệu quả giúp tối ưu hóa sản xuất, giảm chi phí, và tăng lợi nhuận.

Thứ sáu, tăng sự hài lòng của khách hàng: 5S giúp cải thiện tổ chức và quản lý, đảm

bảo tính đồng nhất và chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Sự tăng cường chất lượng và sự nhất quán trong cách làm việc giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp giúp tạo sự tin tưởng và hài lòng cho khách hàng Khách hàng thường muốn nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao, được giao đúng thời gian và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu Sự tổ chức và quản lý hiệu quả từ 5S giúp đảm bảo điều này, có thể dẫn đến sự tăng trưởng doanh số và sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Thứ bảy, tạo môi trường làm việc tích cực 5S không chỉ tạo ra môi trường làm việc gọn

gàng, mà còn thúc đẩy tinh thần tự giác và sự tự quản lý Việc sắp xếp, làm sạch và duy trì môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp giúp tạo nên một tinh thần làm việc tích cực Nhân viên thường cảm thấy tự hào khi làm việc trong môi trường sạch sẽ và chuyên nghiệp, và điều này có thể tạo động lực để làm việc chăm chỉ và sáng tạo Một môi trường làm việc

7

tích cực có thể thúc đẩy sự hài lòng và sự cam kết của nhân viên, làm tăng khả năng giữ chân họ lại trong tổ chức.

Thứ tám, xây dựng tinh thần tổ đội và cải thiện giao tiếp Việc thực hiện 5S yêu cầu sự

hợp tác và sự tương tác giữa các thành viên trong tổ chức Quá trình này tạo ra một tinh thần tổ đội, khuyến khích sự giao tiếp, trao đổi thông tin hiệu quả giữa các bộ phận và cá nhân Nhân viên học cách làm việc cùng nhau để duy trì môi trường 5S, và điều này có thể tạo ra sự hiểu biết tốt hơn giữa họ Sự hợp tác và giao tiếp tốt có thể tạo điều kiện cho sự hiệu quả trong công việc, giúp giải quyết các vấn đề và thách thức một cách hiệu quả Điều này cũng có thể cải thiện tinh thần tổ đội và làm cho nhóm làm việc cùng nhau mạnh mẽ hơn.

Thứ chín, tạo lòng tin và uy tín Áp dụng 5S cho thấy sự cam kết của doanh nghiệp đối

với chất lượng, sự tổ chức và sự chuyên nghiệp Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tuân thủ tiêu chuẩn đồng nhất là biểu hiện của sự quan tâm đến chi tiết và chất lượng Khách hàng, đối tác, và các bên liên quan thấy rằng doanh nghiệp đang làm việc để đảm bảo sự đáng tin cậy và chất lượng Sự tin tưởng và uy tín từ phía khách hàng và đối tác có thể là yếu tố quyết định trong việc duy trì và mở rộng mối quan hệ kinh doanh Uy tín này có thể giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng mới và duy trì sự hỗ trợ từ khách hàng hiện tại.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬTCẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG 5S CỦA VINAMILK

2.1 Tổng quan về Vinamilk

2.1.1 Lịch sử hình thYnh vY phát triển

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hiệp Quốc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007.

- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

- Tên tiếng Anh: Vietnam Dairy Products Joint Stock Company - Tên viết tắt: Vinamilk

- Trụ sở: 36 -38 Ngô Đức Kế, Quận 1 TP HCM

- Văn phòng giao dịch: 184-186-188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP.HCM - Trang web chính thức: https://www.vinamilk.com.vn/vi

- Điện thoại: (08) 9300 358 - Fax: (08) 9305 206

Tầm nhìn của Vinamilk đó là “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người Cùng với đó là sứ mệnh mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng và chất lượng cao cấp hàng đầu bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội Sự phát triển bền bỉ trong gần 5 thập kỷ đã giúp Vinamilk hiện là doanh nghiệp sữa duy nhất của Đông Nam Á trong Top 40 thế giới về doanh thu, là thương hiệu sữa có giá trị nhất Việt Nam và đứng thứ 6 trong bảng xếp hạng toàn cầu của tổ chức Brand Finance.

*Quá trình hình thYnh vY phát triểnGiai đoạn từ năm 1976 - 1985

Ngày 20/08/1976, Vinamilk được thành lập dựa trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy sữa do chế độ cũ để lại khởi đầu là doanh nghiệp nhà nước, gồm:

- Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost) - Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina).

- Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle') ( Thụy Sĩ).

- Năm 1985: Vinamilk vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Ba.

Giai đoạn từ năm 1986 - 2003

- Năm 1991: Vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhì - Năm 1992: Xí nghiệp Liên hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo chính thức đổi tên thành

9

Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk).

- Năm 1995: Vinamilk đã xây dựng thêm một nhà máy sữa ở Hà Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc, nâng tổng số nhà máy trực thuộc lên 4 nhà máy.

- Năm 1996: Vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Nhất - Năm 2000: Vinamilk được nhà nước phong tặng Danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ

đổi mới.

- Năm 2001: Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Cần Thơ.

- Năm 2003: Vinamilk khánh thành Nhà máy sữa Bình Định và Nhà máy sữa Sài Gòn.

Giai đoạn từ năm 2004 - 2021

- Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn điều lệ của Công ty lên 1.590 tỷ

đồng. Tháng 06/2005: Công ty mua lại phần vốn góp của đối tác trong Công ty Sữa Bình Định và sáp nhập vào Vinamilk.

- Cổ phiếu của công ty chính thức giao dịch trên trung tâm giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 19/01/2006 với khối lượng niêm yết là 159 triệu cổ phiếu - Năm 2012, công ty Vinamilk kỷ niệm 45 năm thành lập đã nộp cho ngân sách Nhà nước

hơn 1000 tỷ đồng Đây là một dấu hiệu tích cực vì năm 2012 là năm mà nền kinh tế VN gặp nhiều khó khăn nhất

- Năm 2020: Mộc Châu Milk chính thức trở thành công ty thành viên của Vinamilk - Năm 2021: Đánh dấu cột mốc 45 năm thành lập

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức Vinamilk, các cấp trong công ty được phân tầng như hình sau:

Hình 1 Cơ cấu quản trị của Vinamilk (Nguồn: Vinamilk.com.vn)

Đại hội đồng cổ đông của cơ cấu tổ chức Vinamilk là cơ quan có thẩm quyền cao nhất

của Công ty bao gồm tất cả cổ đông – những người có quyền biểu quyết từ cổ đông phổ thông đến cổ đông ưu đãi biểu quyết

Hội đồng quản trị chính là cơ quan quản lý cao nhất trong cơ cấu tổ chức Vinamilk Vị trí này có toàn quyền nhân danh doanh nghiệp quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến mục tiêu, quyền lợi công ty, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp đại hội đồng cổ đông Từ năm 2015, chức vụ cao nhất của Vinamilk do bà Lê Thị Băng Tâm nắm giữ, tuy nhiên, tháng 4 năm 2022 vừa qua, ông Nguyễn Hạnh Phúc đã chính thức trở thành Chủ tịch hội đồng quản trị mới của nhiệm kỳ năm 2022 đến năm 2026 thay cho bà Lê Thị Băng Tâm

Giám đốc hay Tổng giám đốc công ty trong cơ cấu tổ chức Vinamilk là người điều hành các công việc kinh doanh của công ty Vị trí này sẽ do hội đồng quản trị chịu trách nhiệm bổ nhiệm một người trong số hội đồng hoặc tuyển dụng nhân sự mới.

Ban kiểm soát có chức năng và nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực, mức độ cẩn trọng trong quá trình quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh Các hoạt động kiểm tra, giám sát bao gồm công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích của các cổ đông một cách hợp pháp Đơn vị này sẽ hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban giám đốc.

Cơ cấu tổ chức của công ty Vinamilk thuộc kiểu cơ cấu hỗn hợp gồm cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.

Đối với cơ cấu trực tuyến: ở mỗi cấp trong sơ đồ chỉ có duy nhất một cấp trên trực tiếp.

Ví dụ Tổng giám đốc chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Ngoài ra, các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn được chỉ đạo và giám sát bởi tổng giám đốc.

Đối với cơ cấu chức năng: các phòng ban ở công ty Vinamilk được chia theo từng chức

năng riêng biệt, chẳng hạn như phòng hoạch định chiến lược hay phòng công nghệ thông tin Cấu trúc tổ chức của Vinamilk rõ ràng và chặt chẽ, cho thấy sự chuyên nghiệp trong quản lý và sắp xếp các bộ phận Sự phân cấp và phân bổ trách nhiệm được tiến hành một cách khoa học và hợp lý, đặt ra những tiêu chuẩn cụ thể cho từng thành viên và phòng ban trong tổ chức Điều này giúp Vinamilk hoạt động một cách hiệu quả nhất, tạo điều kiện cho sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban Mỗi thành viên và bộ phận đều có trách nhiệm cụ thể, từ đó tạo nên một môi trường làm việc tích cực và đồng đội Sự chia sẻ trách nhiệm này giúp Vinamilk phát triển vững mạnh và đặt nền móng cho sự thành công trong tương lai.

2.1.3 Lĩnh vực hoạt động vY sản phẩm kinh doanh*Lĩnh vực hoạt động

Theo báo cáo tài chính quý II năm 2023 các lĩnh vực hoạt động của Vinamilk gồm: - Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành, nước giải khát, sữa hộp, sữa bột, bột dinh

11

dưỡng và các sản phẩm từ sữa khác;

- Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất và nguyên liệu; - Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi

thuê (theo quy định tại điều 11.3 Luật Kinh doanh Bất động sản năm 2014); - Kinh doanh kho, bến bãi, vận tải;

- Vận tải hàng hóa nội bộ bằng ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty;

- Sản xuất, mua bán rượu, bia, đồ uống không cồn, nước khoáng, thực phẩm chế biến, chè uống và cà phê rang-xay-phin-hòa tan (không sản xuất chế biến tại trụ sở);

- Sản xuất và mua bán bao bì, sản phẩm nhựa (không hoạt động tại trụ sở); - Phòng khám đa khoa (không hoạt động tại trụ sở);

- Chăn nuôi, trồng trọt;

- Bán lẻ đường, sữa và các sản phẩm sữa, bánh, mứt, kẹo và các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột và thực phẩm khác;

- Bản lẻ đồ uống có cồn, đồ uống không chứa cồn (các loại đồ uống nhẹ, có chất ngọt, có hoặc không có ga), nước khoáng thiên nhiên, rượu vang và bia cồn ở nồng độ thấp hoặc không chứa cồn;

- Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng từ trà và rượu vang;

- Sản xuất, chăn nuôi, chế biến và kinh doanh các sản phẩm chăn nuôi và hỗn hợp bột phục vụ hoạt động chăn nuôi

* Sản phẩm kinh doanh của Vinamilk

Vinamilk hiện tại có hơn 250 sản phẩm thuộc các phân khúc khác nhau từ bình dân đến cao cấp:

Hình 2 Các dòng sản phẩm của Vinamilk cung cấp (Nguồn: Vinamilk.com.vn)

Các ngành hàng mà vinamilk cung cấp bao gồm sữa tươi và sữa dinh dưỡng, sữa cho mẹ mang thai và bé, thực phẩm ăn dặm, sữa cho người cao tuổi, sữa chua ăn, sữa chua uống và sữa trái cây, sữa đặc, sữa thực vật, nước giải khát, kem, đường, phomai.

Vinamilk luôn mang đến cho bạn những giải pháp dinh dưỡng chất lượng quốc tế, đáp ứng nhu cầu cho mọi đối tượng tiêu dùng với các sản phẩm thơm ngon, bổ dưỡng, tốt cho sức khỏe gắn liền với các nhãn hiệu dẫn đầu thị trường nhằm đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng

2.2 Thực trạng áp dụng chương trình 5S tại Vinamilk2.2.1 Công tác tổ chức scp xếp chỗ môi trường lYm việc theo 5S

Vinamilk, một trong những doanh nghiệp nổi tiếng trong lĩnh vực sản xuất sữa và thực phẩm tại Việt Nam, đã xác lập một tiêu chuẩn cao về chất lượng sản phẩm và quản lý môi trường làm việc Một môi trường làm việc lý tưởng sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những quyết định, phương án chiến lược đúng đắn Vì vậy, việc tổ chức môi trường làm việc cần được áp dụng mô hình phù hợp, thỏa mãn một số yêu cầu và nguyên tắc của mô hình đó Đó là đáp ứng được nhu cầu sử dụng, phù hợp với môi tương quan giữa các công việc, đối tượng, thiết bị và cơ sở vật chất.

Một phần không thể thiếu trong câu chuyện thành công của Vinamilk là việc họ đặt môi trường làm việc của mình trong việc thực hiện chương trình 5S, một phương pháp quản lý từ

13

Nhật Bản, mà họ đã tích cực áp dụng trong tất cả các khía cạnh của hoạt động sản xuất và quản lý Nguyên tắc 5S bao gồm Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke Điều này không chỉ là một cách để tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và sắp xếp mà còn là một cơ hội để nâng cao năng suất và tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty Vinamilk xác định yếu tố con người là nhân tố then chốt quyết định đến thành công của doanh nghiệp, vì thế Vinamilk luôn tạo cho người lao động một môi trường làm việc tốt nhất, thoải mái nhất để họ có thể cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty Vinamilk đã thực hiện bước đầu tiên quan trọng “Seri” nhằm loại bỏ những thứ không cần thiết và kiến tạo một môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng.

Seri - SYng lọc lY bước đầu tiên trong hệ thống 5S - liên quan đến việc loại bỏnhững thứ không cần thiết trong môi trường lYm việc.

Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ Seri nhấn mạnh việc tập trung vào việc giữ lại và duy trì những thứ thực sự cần thiết và loại bỏ mọi thứ không cần thiết, vì thế Vinamilk thường tạo ra các quy tắc hoặc hướng dẫn cho nhân viên để giúp họ xác định những thứ không cần thiết trong môi trường làm việc của họ Vinamilk vận dụng 5S để phân biệt những thứ thiết yếu và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn gàng hơn Đầu tiên, Vinamilk xem xét lại toàn bộ môi trường làm việc và xác định những vật phẩm, công cụ, tài liệu và các đồ dùng không được sử dụng thường xuyên Từ loại tài liệu lỗi thời, công cụ, vật dụng hỏng, cho đến hàng tồn kho không còn sử dụng và nhiều thứ khác Sau đó, quyết định liệu chúng nên loại bỏ hoặc sắp xếp lại Nếu có thể sửa chữa hoặc tái sử dụng, nhân sự sẽ thực hiện các công tác đó Nếu không, các đồ không thể tái sử dụng sẽ được loại bỏ theo cách an toàn và phù hợp nhất Với Vinamilk, Seri là bước quan trọng để hạn chế sự lãng phí và tối ưu hóa môi trường làm việc.

Seiton - Scp xếp lY hoạt động đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng.

Sắp xếp là làm cho nơi làm việc được vệ sinh, ngăn nắp, đảm bảo tiêu chuẩn quy định ở một mức độ nhằm lưu giữ đồ dùng tài liệu Sau khi sàng lọc xong, nhân viên thực hiện chuyển sang bước sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng Nhân viên sẽ trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp, từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng, những vật ít dùng thì để xa hơn Những đồ nặng để dưới và nhẹ để trên Ngoài ra, Vinamilk còn trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên Các thiết bị cá nhân đều được sắp xếp gọn gàng, hỗ trợ cho quá trình làm việc một cách tốt nhất Văn phòng có đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy in laser, máy in màu, máy photocopy, được sắp xếp theo đúng trật tự

và đảm bảo điều kiện an toàn và chất lượng Bên cạnh đó, tài liệu hồ sơ cũng được bố trí, sắp xếp một cách gọn gàng ngăn nắp, nhanh chóng và thuận tiện cho việc tìm kiếm

Seiso - Sạch sẽ lY hoạt động vệ sinh sạch sẽ nơi lYm việc.

Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn được vệ sinh kỹ càng Với môi trường làm việc tại Vinamilk, một khi mọi thứ đã xếp đặt theo đúng trật tự thì cần phải duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ Nơi làm việc tại đây sẽ luôn được quét dọn rác, bụi bặm, lau sàn và máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng thái hoạt động của chúng, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường nhằm đảm bảo an toàn máy móc, cũng như tổn thất thiệt hại liên quan Việc vệ sinh tại Vinamilk được thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục Các nhân viên thường dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn, tự dọn dẹp nơi làm việc của mình Việc vệ sinh thường xuyên này còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc Một môi trường làm việc sạch sẽ giúp ngăn ngừa bệnh tật, không bị nhiễm khuẩn hoặc bị thương tích do trượt ngã hoặc té, bên cạnh đó còn đảm bảo nâng cao chất lượng và độ chính xác của công việc, không bị xao lạn bởi lớp bụi, rác thải hoặc môi trường lộn xộn Với Vinamilk, môi trường làm việc sạch sẽ có thể giúp tạo dựng hình ảnh tích cực về công ty, thu hút nhân viên tài năng và đối tác kinh doanh, vì thế seiso được thực hiện hằng ngày đôi khi là trong suốt cả ngày Mỗi nhân viên của Vinamilk đều phải có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc, những lợi ích do seiso mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra

Seiketsu - Săn sóc lY duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao.

Seiketsu tập trung vào việc duy trì và đảm bảo rằng các tiêu chuẩn về vệ sinh và tổ chức sẽ luôn được thực hiện một cách liên tục trong môi trường làm việc Vinamilk xây dựng các tiêu chuẩn rõ ràng và thực hiện quy tắc về cách tổ chức và bảo quản công cụ, trang thiết bị và tài sản để đảm bảo chúng luôn sạch sẽ và sẵn sàng sử dụng Vinamilk thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định, thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí Ngoài ra, công ty còn đào tạo và tạo ý thức cho nhân viên về sự quan trọng của duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và đảm bảo rằng họ thực hiện các quy định về vệ sinh và sự tổ chức để không lãng phí nỗ lực đã bỏ ra, không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được 3S nói trên Liên tục theo dõi và đánh giá môi trường làm việc để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn về Seiketsu luôn được tuân thủ và nâng cấp nếu cần thiết Mỗi nhân viên ở Vinamilk đều được phụ trách chịu trách nhiệm nơi làm việc hay máy móc Với Vinamilk, họ chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thưởng động viên thay vì chỉ tìm chỗ chưa tốt để phê bình.

Shiketsuke - Sẵn sYng lY thực hiện các S trên một cách tự giác mY không cần phảicó ai đó nhcc nhở hay ra lệnh.

15