Trình bày khái niệm, các thành phần, các phân hệ, vai trò, tình hình ứng dụng các hệ thống quản trị bán hàng sales system management tại việt nam liên hệ với nhà cung cấp hệ thống sapo

Cũng chính vì thế mà hệ thống quản lý bán hàng không thể không xuất hiện trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp được.Hệ thống quản trị bán hàng gồm các tính năng sau: Theo dõi toàn bộ

ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ

BÁO CÁO THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài:

TRÌNH BÀY KHÁI NIỆM, CÁC THÀNH PHẦN, CÁC PHÂN HỆ, VAI TRÒ, TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ BÁN HÀNG SALES SYSTEM MANAGEMENT TẠI VIỆT NAM LIÊN HỆ

VỚI NHÀ CUNG CẤP HỆ THỐNG SAPO

Giảng viên hướng dẫn: T.s Nguyễn Thị Hội

Lớp học phần: 231_ECIT0311_01

Nhóm thực hiện: Nhóm 8

Hà Nội, 2023

Đàm Thị Nguyệt 20D16024

5

Nhóm trưởng, chỉnhsửa word

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

1.1 Khái ni m h thốống qu n lý bán hàng Sale System:ệ ệ ả 5

1.2 Mố t h thốống qu n lý bán hàng Sale System:ả ệ ả 5

1.3 Các thành phầần, phần h c a h thốống qu n lý bán hàngệ ủ ệ ả 6

1.4 Vai trò c a h thốống qu n lý bán hàngủ ệ ả 9

1.5 Tình hình c a ng d ng các h thốống Qu n tr bán hàng Sales System t i Vi t Namủ ứ ụ ệ ả ị ạ ệ 10

CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TẾ TỚI NHÀ CUNG CẤP SAPO 14

2.1 Gi i thi u nhà cung cầốp sapo và s hình thành, phát tri n c a ng d ng Sapo.ớ ệ ự ể ủ ứ ụ 14

2.2 Mố t h thốống thống tin c a ng d ng Sapoả ệ ủ ứ ụ 17

2.3 S ho t đ ng vềầ h thốống qu n tr bán hàng c a Sapoự ạ ộ ệ ả ị ủ 21

2.4 u và nhƯ ược đi m c a h thốống Sapoể ủ ệ 24

2.5 Đềầ xuầốt m t sốố gi i pháp khắốc ph cộ ả ụ 27

KẾT LUẬN 29

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên T.s Nguyễn Thị Hội - người cô đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý giá về bộ môn Hệ thống thông tin quản lý cho chúng em Qua thời gian tham gia lớp học của cô, chúng em đã được tiếp cận với nhiều kiến thức bổ ích về công nghệ thông tin, máy tính và các hệ thống quản trị thực tế trong doanh nghiệp cũng như trong cuộc sống Trong quá trình thực hiện để tài thảo luận, chúng em đã nhận

được rất nhiều sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của cô Tuy nhiên, docòn nhiều hạn chế về kiến thức, bài thảo luận không thể tránh khỏinhững thiếu sót Kính mong cô xem xét và góp ý giúp bài thảo luận củachúng em được hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

Bán hàng là quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng bán cho bênmua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua Trong doanh nghiệpthương mại bán hàng là khâu cuối cùng, là khâu quan trọng nhất của quy trình kinhdoanh Để có thể phát triển quá trình bán hàng để thu lại lợi nhuận cao thì trong xu thếthương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiềua

và nhanh chóng vì thế phải đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quảnlý

Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý nóichung, quản lý bán hàng nói riêng là rất cần thiết Xét về thực tế trong việc bán hàng củacông ty Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thựchiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, tốn nhân lựcthời gian, chi phí cho việc thực hiện

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý bán hàng trong doanh nghiệp,

nhóm chúng em đã chọn đề tài: “Trình bày khái niệm, các thành phần, các phân hệ, vai trò, tình hình ứng dụng các hệ thống quản trị bán hàng sales system management tại việt nam Liên hệ với nhà cung cấp hệ thống Sapo”

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm hệ thống quản lý bán hàng Sale System:

Hệ thống quản lý bán hàng là những phần mềm quản lý bánhàng, giúp cho người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát,quản lý được hàng hóa một cách chặt chẽ hơn Việc quản lý của hệthống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: nhập hàng, quản lý đơnhàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,

1.2 Mô tả hệ thống quản lý bán hàng Sale System:

Hệ thống quản lý bán hàng là hàng loạt những công việc đượcngười phụ trách mảng này làm đi làm lại trong suốt khoảng thời giandài Cũng chính vì thế mà hệ thống quản lý bán hàng không thể khôngxuất hiện trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp được

Hệ thống quản trị bán hàng gồm các tính năng sau:

Theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng: Sử dụng hệ thống bán hàng

để giám sát mọi hoạt động trong chu trình bán hàng, từ việc xác địnhkhách hàng tiềm năng đến quản lý phản đối và chốt giao dịch

Thực hiện theo dõi và lưu trữ giao dịch của khách hàng: Khi khách

hàng thực hiện giao dịch mua bán thì các thông tin cá nhân của hànghóa và đơn hàng sẽ được lưu trữ để làm dữ liệu cho việc báo cáo, đánhgiá những doanh thu đạt được và dự báo khả năng mua của kháchhàng trong tương lai

Tự động hóa các công việc hàng ngày: Lên lịch các cuộc họp vàhoạt động, tự động hóa email và tự động cập nhật tiến trình giao dịch

Hệ thống bán hàng loại bỏ việc nhập dữ liệu và cập nhật hồ sơ kháchhàng

Xây dựng dự báo chính xác: Chạy các con số và đưa dữ liệu thực

tế vào để dự báo hiệu suất bán hàng chính xác, giúp doanh nghiệp loại

bỏ tắc nghẽn để phát huy hết tiềm năng của mình

Hoàn thành tùy chỉnh: Tích hợp các công cụ doanh nghiệp đã sửdụng và tận dụng hàng trăm tiện ích tích hợp khác để tận dụng tối đaquy trình bán hàng

Trực quan hóa đường ống: Nhanh chóng đánh giá tiến triển củacác giao dịch bán hàng và truy cập số liệu doanh thu chính xác bằngbảng thông tin và quy trình trực quan

Quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch: Sắp xếp lại quy trình

đặt hàng Hộp thư đến khách hàng tiềm năng có tổ chức Thu thập tất

cả khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp ở một nơi và gắn thẻ họbằng nhãn tùy chỉnh để nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh chiếnlược của họ

1.3 Các thành phần, phân hệ của hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý hóa đơn: Quản lý hóa đơn bao gồm việc đăng ký, thuthập, sao lưu, bảo quản hóa đơn trên hệ thống lưu trữ Đối với ngườibán, quy trình này bao gồm tạo, lập hóa đơn và xử lý các khoản thanhtoán cho mục đích quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp.Thông qua quản lý và đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp có thể dễ dàngtra cứu, so sánh và trích xuất thông tin chi tiết về các giao dịch tàichính đã thực hiện Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt đượctình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn.Quản lý nhân viên: Quản lý nhân sự là nền tảng để doanhnghiệp khai thác nguồn lực hiệu quả, tăng năng lực nhân sự, tạo sựgắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu chungcủa tổ chức Quản trị nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt động khác nhau

Với sự hỗ trợ của phần mềm, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạtđộng thực hiện đầy đủ, hiệu quả cao, đem lại lợi ích và giá trị nhưmong đợi Nhân sự đóng vai trò nòng cốt trong doanh nghiệp Đội ngũnày có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển mạnh mẽ cho tổchức Quản trị nhân sự là cách để doanh nghiệp duy trì tổ chức ổn định,bền vững và phát triển lên tầm cao mới Trong môi trường cạnh tranhgay gắt, nhân sự càng có năng lực tốt, làm việc phù hợp với khả năng

sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, sáng tạo, khác biệttrong thời gian tối ưu Nhanh hơn, tốt hơn, sáng tạo và khác biệt hơn sẽ

là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh và đứng vững trên thị trường.Quản lý khách hàng: Mối quan hệ khách hàng tốt đẹp xuấtphát từ trải nghiệm nhất quán và tùy biến do tổ chức của bạn mangđến, bất kể khách hàng đang ở vị trí nào trong chu kỳ bán hàng củabạn Điều này có nghĩa là mọi đội ngũ trong tổ chức của bạn, từ Tiếpthị, Kinh doanh đến Hỗ trợ đều phải mang đến trải nghiệm nhất quánkhi tương tác với khách hàng Khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động,phải quản lý tất cả thông tin khách hàng trên bảng tính Điều này cóthể khả thi, nhưng không được khuyên dùng Tốt hơn là nên sử dụngthời gian để thu hút khách hàng và chốt giao dịch thay vì lãng phí vàoviệc nhập dữ liệu Bởi lẽ việc này sẽ trở nên phức tạp hơn theo cấp sốnhân khi phát triển doanh nghiệp và mở rộng cơ sở khách hàng củadoanh nghiệp Chính vì vậy mà phần mềm quản lý khách hàng trong

hệ thống quản lý bán hàng phát huy tác dụng

Quản lý tài chính: là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà lãnh đạoquản lý và kiểm soát bức tranh tài chính của doanh nghiệp hiệu quả,chuyên nghiệp Thông qua phần mềm, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổngquan về tình hình tài chính của doanh nghiệp và kịp thời đưa ra nhữngquyết định đúng đắn và phù hợp

Khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị tài chính, doanh nghiệp

sẽ nhận được một số lợi ích nổi bật như: Xây dựng và phát triển hệthống quản trị tài chính chuyên nghiệp và toàn diện; Hỗ trợ doanhnghiệp tìm được những kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất; Đảm bảotính hiệu quả cao của việc quản lý cách thức lưu động dòng tiền cũngnhư phân phối, quản lý nguồn thu chi; Mọi khía cạnh của tài chính đềuđược thể hiện rõ ràng và phân tích cụ thể; Nhạy bén trước mọi biếnđộng của thị trường, từ đó nắm bắt được nhiều cơ hội kinh doanh độtphá

Phần mềm quản lý tài chính hỗ trợ doanh nghiệp hướng tới và đạtđược 7 nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp, bao gồm:

- Quản trị tài chính doanh nghiệp một cách có logic theo hệ thống

rõ ràng

- Quản trị tài chính qua việc cân bằng thu chi hợp lý

- Dùng tiền để có thể tiếp tục tạo ra tiền

- Hạn chế việc xảy ra nợ đối với các tài sản đang giúp tạo ra nguồn

thu nhập cho tổ chức

- Quản trị mọi vấn đề tài chính bằng nhiều biện pháp dễ dàng để

cân bằng giữa rủi ro gặp phải và tỷ suất sinh lợi có thể đạt được Những dự báo về phương án và kế hoạch trong tương lai có thể hỗtrợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả

Quản lý nhà cung cấp: là công việc vô cùng cần thiết và quantrọng Là hành động mà các doanh nghiệp sẽ kiểm soát, phân loại,theo dõi thông tin của từng đơn vị cung cấp để xây dựng mối quan hệtốt giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng Từ đó, doanh nghiệp sẽ cóhướng phát triển đúng đắn và tiến hành hoạt động kinh doanh đảm

bảo được thuận lợi và ổn định Nhà cung ứng chính là yếu tố ảnh hưởngtrực tiếp đến quá trình kinh doanh và tăng trưởng của doanh nghiệp.Không chỉ cung cấp những sản phẩm, nguyên vật liệu chất lượng vớichi phí hợp lý, mà còn giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh mạnh

mẽ trên thị trường

Quản lý cửa hàng: là một hệ thống tích hợp các tính năng kiểmsoát, phân tích, đánh giá các hoạt động diễn ra trong quản lý doanhnghiệp nhằm giúp các nhà quản trị dễ dàng đẩy nhanh quy trình raquyết định của mình từ những báo cáo, những số liệu trực quan và dễdàng kiểm soát được quy trình làm việc, giảm thiểu các lỗi trong hoạtđộng kinh doanh Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay đang được

sử dụng phổ biến nhất là phần mềm ERP và phần mềm quản lý CRMQuản lý kho hàng: là công cụ hữu ích giúp các tổ chức kiểmsoát những hoạt động hàng ngày của kho Phần mềm quản lý kho giúpkiểm kê vật tư đã xuất – nhập vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm nào

đã chuyển kho,… hiệu quả Với phần mềm này, công tác quản lý sốlượng hàng, vị trí sắp xếp của từng sản phẩm, tình trạng hàng hóa đềuđược kiểm soát chi tiết giúp cho quá trình bán hàng được liên tục,không bị gián đoạn Các phần mềm quản lý kho được biết đến như mộtgiải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, vậnchuyển, nhân sự và tránh thất thoát hàng hóa Hiện nay, các phươngpháp quản lý kho truyền thống bằng giấy tờ, sổ sách gần như khôngcòn hữu dụng bởi tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro trong quá trình quản

lý Thay vào đó, những phần mềm quản lý kho lại đang lên ngôi vàđược đánh giá là giải pháp tốt nhất giúp các đơn vị kinh doanh onlinequản lý hàng hóa chuyên nghiệp hiệu quả

Báo cáo, phân tích và thống kê (Reporting and Analytics):

Phân hệ này cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo để

Hình 1: Biểu đồ thể hiện mức độ hiệu quả các kênh bán hàng củaSapo trên các nền tảng mạng internet năm 2022

Nhìn vào biểu đồ về mức độ hiệu quả các kênh bán hàng củaSapo trên các nền tảng năm 2022 có thể thấy rằng: phần mềm quản lý

hệ thống bán hàng đang được sử dụng hiệu quả khi bán tại cửa hàngvới mức độ hiệu quả tốt chiếm 43.4%- cao nhất trong các nền tảng nhưFacebook, Sàn TMĐT hay các trang mạng với độ truyền thông nổi tiếngnhư Tiiktok, Instagram, Zalo hay Website Mức độ hiệu quả sử dụnggiảm dần như trong biểu đồ và và chỉ còn 9.5% khi áp dụng đối với bánhàng qua Website Mức độ hiệu quả Trung bình thuộc về phương ánbán hàng tại cửa hàng chiểm 38.5% Trong khi mức độ hiệu quả sửdụng yếu của hệ thống Sapo được phản ánh thông qua nền tảng xã hộiFacebook với 19.8% Có thể nói Facebook được coi là một nền tảng bánhàng hiệu quả nhưng Sapo chưa khai thác được các doanh nghiệp, nhàbán hàng và khách hàng thông qua nền tảng này Đặc biệt với hệthống bán hàng của Sapo không được sử dụng nhiều nhất tại nền tảngWebsite chiếm 46% Trong khi đó, việc không sử dụng kênh bán hàngcủa Sapo tại các cửa hàng lại chỉ chiếm 5.7%, như vậy các cửa hàng ưutiên việc sử dụng phần mềm bán hàng nhiều hơn là các nền tảngtruyền thông

2.2 Mô tả các thành phần hệ thống thông tin của ứng dụng Sapo

Ứng dụng quản lý bán hàng Sapo không chỉ là ứng dụng mạnh

mẽ với đầy đủ các tính năng phục vụ cho việc bán hàng mà còn là mộtứng dụng sử dụng mượt mà, được tối ưu về giao diện, đem đến chobạn trải nghiệm thân thiện khi sử dụng So với ngày đầu mới ra mắt,các menu và bố cục trên app được sắp xếp lại hợp lý hơn, tinh giảnhơn, dễ dàng theo dõi và thao tác ngay cả với những chủ kinh doanh

lần đầu sử dụng Ngoài ra, giao diện trang chi tiết đơn hàng và trangchi tiết đơn giao hàng hoàn toàn mới, các thông tin quan trọng nhấtđược đưa ngay lên đầu trang giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình trạngđơn hàng Các trường thông tin như khách hàng, thông tin giao hàng,chi tiết sản phẩm, số tiền, được bố cục hợp lý, giúp bạn quản lý cũngnhư thao tác xử lý đơn hàng nhanh nhất Nền tảng quản lý Sapo đượcthiết kế đa dạng các hoạt động quản trị phù hợp với nhu cầu của kháchhàng.

Trong đó hệ thống quản trị bán hàng của Sapo bao gồm cácthành phần:

Quản lý kho hàng: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượnghàng hóa trong kho giúp dễ dàng kiểm soát, lên kế hoạch kinh doanhhợp lý Dễ dàng biết được mặt hàng nào sắp hết hay tồn kho quá lâu đểbạn có kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời Khi có bất kỳ giaodịch nào phát sinh như hàng nhập kho, hàng xuất kho, hàng đã bán,…phần mềm Sapo sẽ tự động cộng trừ chính xác Tự động cập nhật sảnphẩm trên phần mềm quản lý kho, giúp kiểm soát chính xác hàng hóatrong kho

Quản lý giao hàng: Giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết vấn đềvận chuyển và xem tình trạng đơn hàng trực tiếp trên phần mềm.Quản lý sổ quỹ, công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, dòng tiềnvào ra chính xác trên phần mềm quản lý cửa hàng

Quản lý đơn vị và đối tác vận chuyển: Sapo POS kết nối các đối tácvận chuyển giúp bạn dễ dàng so sánh phí ship và đẩy đơn nhanhchóng Trạng thái của tất cả đơn hàng sẽ được tự động cập nhất trênphần mềm Đối soát COD, phí ship với đối tác vận chuyển nhanh gọn,minh bạch Thông tin đối soát được tự động đồng bộ vào báo cáo côngnợ

Quản lý đơn hàng: Đơn hàng từ tất cả các kênh như tại cửa hàng,facebook, các trang thương mại điện tử đều được quản lý tập trung vềphần mềm quản lý đơn hàng Quy trình từ tạo đơn đến xử lý đơn hàngkhép kín và có thể dễ dàng tùy chỉnh tùy theo quy mô quán Phầnmềm có thể hoạt động bình thường kể cả mất mạng nên doanh nghiệpvẫn có thể bán hàng như bình thường Sau khi có internet trở lại, mọithông tin đơn hàng sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống Tínhnăng quản lý đơn trả hàng giúp cửa hàng kiểm soát được chính xác cácđơn hàng hoàn và lý do hủy/ trả hàng