Trình bày khái niệm, các thành phần, các phân hệ, vai trò, tình hình ứng dụng các hệ thống quản trị bán hàng sales system management tại việt nam liên hệ với nhà cung cấp hệ thống sapo

Cũng chính vì thế mà hệ thống quản lý bán hàng không thể không xuất hiện trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp được.Hệ thống quản trị bán hàng gồm các tính năng sau: Theo dõi toàn bộ

ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ

BÁO CÁO THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài:

TRÌNH BÀY KHÁI NIỆM, CÁC THÀNH PHẦN, CÁC PHÂN HỆ, VAITRÒ, TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ BÁNHÀNG SALES SYSTEM MANAGEMENT TẠI VIỆT NAM LIÊN HỆ

VỚI NHÀ CUNG CẤP HỆ THỐNG SAPO

Giảng viên hướng dẫn: T.s Nguyễn Thị Hội Lớp học phần:231_ECIT0311_01

Nhóm thực hiện: Nhóm 8

Hà Nội, 2023

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

1.1 Khái ni m h thốống qu n lý bán hàng Sale System:ệệả 5

1.2 Mố t h thốống qu n lý bán hàng Sale System:ả ệả 5

1.3 Các thành phầần, phần h c a h thốống qu n lý bán hàngệ ủ ệả 6

1.4 Vai trò c a h thốống qu n lý bán hàngủ ệả 9

1.5 Tình hình c a ng d ng các h thốống Qu n tr bán hàng Sales System t i Vi t Namủ ứụệảịạệ 10

CHƯƠNG 2: LIÊN HỆ THỰC TẾ TỚI NHÀ CUNG CẤP SAPO 14

2.1 Gi i thi u nhà cung cầốp sapo và s hình thành, phát tri n c a ng d ng Sapo.ớệựể ủ ứụ 14

Lời đầu tiên, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên T.s Nguyễn Thị Hội - người cô đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý giá về bộ môn Hệ thống thông tin quản lý cho chúng em Qua thời gian tham gia lớp học của cô, chúng em đã được tiếp cận với nhiều kiến thức bổ ích về công nghệ thông tin, máy tính và các hệ thống quản trị thực tế trong doanh nghiệp cũng như trong cuộc sống Trong quá trình thực hiện để tài thảo luận, chúng em đã nhận

được rất nhiều sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của cô Tuy nhiên, do còn nhiều hạn chế về kiến thức, bài thảo luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong cô xem xét và góp ý giúp bài thảo luận của chúng em được hoàn thiện hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

Bán hàng là quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng bán cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, là khâu quan trọng nhất của quy trình kinh doanh Để có thể phát triển quá trình bán hàng để thu lại lợi nhuận cao thì trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiềua và nhanh chóng vì thế phải đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý.

Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý nói chung, quản lý bán hàng nói riêng là rất cần thiết Xét về thực tế trong việc bán hàng của công ty Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý bán hàng trong doanh nghiệp,

nhóm chúng em đã chọn đề tài: “Trình bày khái niệm, các thành phần, các phân hệ,vai trò, tình hình ứng dụng các hệ thống quản trị bán hàng sales system managementtại việt nam Liên hệ với nhà cung cấp hệ thống Sapo”

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Khái niệm hệ thống quản lý bán hàng Sale System:

Hệ thống quản lý bán hàng là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát, quản lý được hàng hóa một cách chặt chẽ hơn Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,

1.2 Mô tả hệ thống quản lý bán hàng Sale System:

Hệ thống quản lý bán hàng là hàng loạt những công việc được người phụ trách mảng này làm đi làm lại trong suốt khoảng thời gian dài Cũng chính vì thế mà hệ thống quản lý bán hàng không thể không xuất hiện trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp được.

Hệ thống quản trị bán hàng gồm các tính năng sau: Theo dõi toàn bộ quá trình bán hàng: Sử dụng hệ thống bán hàng để giám sát mọi hoạt động trong chu trình bán hàng, từ việc xác định khách hàng tiềm năng đến quản lý phản đối và chốt giao dịch.

Thực hiện theo dõi và lưu trữ giao dịch của khách hàng: Khi khách

hàng thực hiện giao dịch mua bán thì các thông tin cá nhân của hàng hóa và đơn hàng sẽ được lưu trữ để làm dữ liệu cho việc báo cáo, đánh giá những doanh thu đạt được và dự báo khả năng mua của khách hàng trong tương lai.

Tự động hóa các công việc hàng ngày: Lên lịch các cuộc họp và hoạt động, tự động hóa email và tự động cập nhật tiến trình giao dịch Hệ thống bán hàng loại bỏ việc nhập dữ liệu và cập nhật hồ sơ khách hàng.

Xây dựng dự báo chính xác: Chạy các con số và đưa dữ liệu thực tế vào để dự báo hiệu suất bán hàng chính xác, giúp doanh nghiệp loại bỏ tắc nghẽn để phát huy hết tiềm năng của mình.

Hoàn thành tùy chỉnh: Tích hợp các công cụ doanh nghiệp đã sử dụng và tận dụng hàng trăm tiện ích tích hợp khác để tận dụng tối đa quy trình bán hàng.

Trực quan hóa đường ống: Nhanh chóng đánh giá tiến triển của các giao dịch bán hàng và truy cập số liệu doanh thu chính xác bằng bảng thông tin và quy trình trực quan.

Quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch: Sắp xếp lại quy trình

đặt hàng Hộp thư đến khách hàng tiềm năng có tổ chức Thu thập tất cả khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp ở một nơi và gắn thẻ họ bằng nhãn tùy chỉnh để nhân viên bán hàng có thể điều chỉnh chiến lược của họ.

1.3 Các thành phần, phân hệ của hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý hóa đơn: Quản lý hóa đơn bao gồm việc đăng ký, thu thập, sao lưu, bảo quản hóa đơn trên hệ thống lưu trữ Đối với người bán, quy trình này bao gồm tạo, lập hóa đơn và xử lý các khoản thanh toán cho mục đích quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp Thông qua quản lý và đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, so sánh và trích xuất thông tin chi tiết về các giao dịch tài chính đã thực hiện Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt được tình hình tài chính nội bộ một cách toàn diện và chính xác hơn.

Quản lý nhân viên: Quản lý nhân sự là nền tảng để doanh nghiệp khai thác nguồn lực hiệu quả, tăng năng lực nhân sự, tạo sự gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Quản trị nguồn nhân lực gồm nhiều hoạt động khác nhau.

Với sự hỗ trợ của phần mềm, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo mọi hoạt động thực hiện đầy đủ, hiệu quả cao, đem lại lợi ích và giá trị như mong đợi Nhân sự đóng vai trò nòng cốt trong doanh nghiệp Đội ngũ này có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển mạnh mẽ cho tổ chức Quản trị nhân sự là cách để doanh nghiệp duy trì tổ chức ổn định, bền vững và phát triển lên tầm cao mới Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, nhân sự càng có năng lực tốt, làm việc phù hợp với khả năng sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, sáng tạo, khác biệt trong thời gian tối ưu Nhanh hơn, tốt hơn, sáng tạo và khác biệt hơn sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh và đứng vững trên thị trường.

Quản lý khách hàng: Mối quan hệ khách hàng tốt đẹp xuất phát từ trải nghiệm nhất quán và tùy biến do tổ chức của bạn mang đến, bất kể khách hàng đang ở vị trí nào trong chu kỳ bán hàng của bạn Điều này có nghĩa là mọi đội ngũ trong tổ chức của bạn, từ Tiếp thị, Kinh doanh đến Hỗ trợ đều phải mang đến trải nghiệm nhất quán khi tương tác với khách hàng Khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, phải quản lý tất cả thông tin khách hàng trên bảng tính Điều này có thể khả thi, nhưng không được khuyên dùng Tốt hơn là nên sử dụng thời gian để thu hút khách hàng và chốt giao dịch thay vì lãng phí vào việc nhập dữ liệu Bởi lẽ việc này sẽ trở nên phức tạp hơn theo cấp số nhân khi phát triển doanh nghiệp và mở rộng cơ sở khách hàng của doanh nghiệp Chính vì vậy mà phần mềm quản lý khách hàng trong hệ thống quản lý bán hàng phát huy tác dụng.

Quản lý tài chính: là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý và kiểm soát bức tranh tài chính của doanh nghiệp hiệu quả, chuyên nghiệp Thông qua phần mềm, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp và kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn và phù hợp.

Khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị tài chính, doanh nghiệp sẽ nhận được một số lợi ích nổi bật như: Xây dựng và phát triển hệ thống quản trị tài chính chuyên nghiệp và toàn diện; Hỗ trợ doanh nghiệp tìm được những kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất; Đảm bảo tính hiệu quả cao của việc quản lý cách thức lưu động dòng tiền cũng như phân phối, quản lý nguồn thu chi; Mọi khía cạnh của tài chính đều được thể hiện rõ ràng và phân tích cụ thể; Nhạy bén trước mọi biến động của thị trường, từ đó nắm bắt được nhiều cơ hội kinh doanh đột phá.

Phần mềm quản lý tài chính hỗ trợ doanh nghiệp hướng tới và đạt được 7 nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp, bao gồm:

- Quản trị tài chính doanh nghiệp một cách có logic theo hệ thống

rõ ràng

- Quản trị tài chính qua việc cân bằng thu chi hợp lý - Dùng tiền để có thể tiếp tục tạo ra tiền

- Hạn chế việc xảy ra nợ đối với các tài sản đang giúp tạo ra nguồn

thu nhập cho tổ chức

- Quản trị mọi vấn đề tài chính bằng nhiều biện pháp dễ dàng để

cân bằng giữa rủi ro gặp phải và tỷ suất sinh lợi có thể đạt được Những dự báo về phương án và kế hoạch trong tương lai có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.

Quản lý nhà cung cấp: là công việc vô cùng cần thiết và quan trọng Là hành động mà các doanh nghiệp sẽ kiểm soát, phân loại, theo dõi thông tin của từng đơn vị cung cấp để xây dựng mối quan hệ tốt giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng Từ đó, doanh nghiệp sẽ có hướng phát triển đúng đắn và tiến hành hoạt động kinh doanh đảm

bảo được thuận lợi và ổn định Nhà cung ứng chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh và tăng trưởng của doanh nghiệp Không chỉ cung cấp những sản phẩm, nguyên vật liệu chất lượng với chi phí hợp lý, mà còn giúp doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Quản lý cửa hàng: là một hệ thống tích hợp các tính năng kiểm soát, phân tích, đánh giá các hoạt động diễn ra trong quản lý doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản trị dễ dàng đẩy nhanh quy trình ra quyết định của mình từ những báo cáo, những số liệu trực quan và dễ dàng kiểm soát được quy trình làm việc, giảm thiểu các lỗi trong hoạt động kinh doanh Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện nay đang được sử dụng phổ biến nhất là phần mềm ERP và phần mềm quản lý CRM

Quản lý kho hàng: là công cụ hữu ích giúp các tổ chức kiểm soát những hoạt động hàng ngày của kho Phần mềm quản lý kho giúp kiểm kê vật tư đã xuất – nhập vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm nào đã chuyển kho,… hiệu quả Với phần mềm này, công tác quản lý số lượng hàng, vị trí sắp xếp của từng sản phẩm, tình trạng hàng hóa đều được kiểm soát chi tiết giúp cho quá trình bán hàng được liên tục, không bị gián đoạn Các phần mềm quản lý kho được biết đến như một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, vận chuyển, nhân sự và tránh thất thoát hàng hóa Hiện nay, các phương pháp quản lý kho truyền thống bằng giấy tờ, sổ sách gần như không còn hữu dụng bởi tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro trong quá trình quản lý Thay vào đó, những phần mềm quản lý kho lại đang lên ngôi và được đánh giá là giải pháp tốt nhất giúp các đơn vị kinh doanh online quản lý hàng hóa chuyên nghiệp hiệu quả.

Báo cáo, phân tích và thống kê (Reporting and Analytics):

Phân hệ này cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo để

Hình 1: Biểu đồ thể hiện mức độ hiệu quả các kênh bán hàng của Sapo trên các nền tảng mạng internet năm 2022

Nhìn vào biểu đồ về mức độ hiệu quả các kênh bán hàng của Sapo trên các nền tảng năm 2022 có thể thấy rằng: phần mềm quản lý hệ thống bán hàng đang được sử dụng hiệu quả khi bán tại cửa hàng với mức độ hiệu quả tốt chiếm 43.4%- cao nhất trong các nền tảng như Facebook, Sàn TMĐT hay các trang mạng với độ truyền thông nổi tiếng như Tiiktok, Instagram, Zalo hay Website Mức độ hiệu quả sử dụng giảm dần như trong biểu đồ và và chỉ còn 9.5% khi áp dụng đối với bán hàng qua Website Mức độ hiệu quả Trung bình thuộc về phương án bán hàng tại cửa hàng chiểm 38.5% Trong khi mức độ hiệu quả sử dụng yếu của hệ thống Sapo được phản ánh thông qua nền tảng xã hội Facebook với 19.8% Có thể nói Facebook được coi là một nền tảng bán hàng hiệu quả nhưng Sapo chưa khai thác được các doanh nghiệp, nhà bán hàng và khách hàng thông qua nền tảng này Đặc biệt với hệ thống bán hàng của Sapo không được sử dụng nhiều nhất tại nền tảng Website chiếm 46% Trong khi đó, việc không sử dụng kênh bán hàng của Sapo tại các cửa hàng lại chỉ chiếm 5.7%, như vậy các cửa hàng ưu tiên việc sử dụng phần mềm bán hàng nhiều hơn là các nền tảng truyền thông.

2.2 Mô tả các thành phần hệ thống thông tin của ứng dụng Sapo

Ứng dụng quản lý bán hàng Sapo không chỉ là ứng dụng mạnh mẽ với đầy đủ các tính năng phục vụ cho việc bán hàng mà còn là một ứng dụng sử dụng mượt mà, được tối ưu về giao diện, đem đến cho bạn trải nghiệm thân thiện khi sử dụng So với ngày đầu mới ra mắt, các menu và bố cục trên app được sắp xếp lại hợp lý hơn, tinh giản hơn, dễ dàng theo dõi và thao tác ngay cả với những chủ kinh doanh

lần đầu sử dụng Ngoài ra, giao diện trang chi tiết đơn hàng và trang chi tiết đơn giao hàng hoàn toàn mới, các thông tin quan trọng nhất được đưa ngay lên đầu trang giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tình trạng đơn hàng Các trường thông tin như khách hàng, thông tin giao hàng, chi tiết sản phẩm, số tiền, được bố cục hợp lý, giúp bạn quản lý cũng như thao tác xử lý đơn hàng nhanh nhất Nền tảng quản lý Sapo được thiết kế đa dạng các hoạt động quản trị phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Trong đó hệ thống quản trị bán hàng của Sapo bao gồm các thành phần:

Quản lý kho hàng: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa trong kho giúp dễ dàng kiểm soát, lên kế hoạch kinh doanh hợp lý Dễ dàng biết được mặt hàng nào sắp hết hay tồn kho quá lâu để bạn có kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời Khi có bất kỳ giao dịch nào phát sinh như hàng nhập kho, hàng xuất kho, hàng đã bán,… phần mềm Sapo sẽ tự động cộng trừ chính xác Tự động cập nhật sản phẩm trên phần mềm quản lý kho, giúp kiểm soát chính xác hàng hóa trong kho

Quản lý giao hàng: Giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết vấn đề vận chuyển và xem tình trạng đơn hàng trực tiếp trên phần mềm.

Quản lý sổ quỹ, công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, dòng tiền vào ra chính xác trên phần mềm quản lý cửa hàng.

Quản lý đơn vị và đối tác vận chuyển: Sapo POS kết nối các đối tác vận chuyển giúp bạn dễ dàng so sánh phí ship và đẩy đơn nhanh chóng Trạng thái của tất cả đơn hàng sẽ được tự động cập nhất trên phần mềm Đối soát COD, phí ship với đối tác vận chuyển nhanh gọn, minh bạch Thông tin đối soát được tự động đồng bộ vào báo cáo công nợ

Quản lý đơn hàng: Đơn hàng từ tất cả các kênh như tại cửa hàng, facebook, các trang thương mại điện tử đều được quản lý tập trung về phần mềm quản lý đơn hàng Quy trình từ tạo đơn đến xử lý đơn hàng khép kín và có thể dễ dàng tùy chỉnh tùy theo quy mô quán Phần mềm có thể hoạt động bình thường kể cả mất mạng nên doanh nghiệp vẫn có thể bán hàng như bình thường Sau khi có internet trở lại, mọi thông tin đơn hàng sẽ được cập nhật và đồng bộ trên hệ thống Tính năng quản lý đơn trả hàng giúp cửa hàng kiểm soát được chính xác các đơn hàng hoàn và lý do hủy/ trả hàng

Báo cáo bán hàng: Phần mềm theo dõi báo cáo doanh thu, lãi lỗ chi tiết mọi lúc mọi nơi, dễ dàng đọc hiểu, phân tích và cho ra giải pháp bán hàng phù hợp nhất Báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan dễ hiểu giúp doanh nghiệp dễ dàng đọc hiểu và xem các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, mặt hàng bán hàng,…So sánh tình hình kinh doanh hàng tháng hàng tuần đơn giản theo năm, kênh bán, mặt hàng từ đó lên kế hoạch kinh doanh chi tiết trong thời gian tới.

* Các nghiệp vụ của hệ thống Sapo

Tạo và hoàn tất đơn hàng online: Giao diện màn hình tạo đơn hàng online trên ứng dụng Sapo được tối ưu thân thiện với người dùng, tốc độ được cải tiến vượt trội, lần nâng cấp này chắc chắn sẽ khiến các chủ shop ưng ý với những tùy chọn mới vô cùng hữu ích như:

- Hỗ trợ chọn nhiều sản phẩm cùng lúc trên màn hình: Nếu cửa hàng có ít mặt hàng, có thể sử dụng tính năng chọn nhiều sản phẩm cùng 1 lúc để thuận tiện hơn cho việc tạo đơn hàng mà không cần phải mất thời gian gõ mã sản phẩm và tìm kiếm Đây sẽ là tin vui cho các chủ shop tạp hóa, thời trang… bởi thay vì thêm từng sản phẩm thủ công thì giờ bạn có thể chọn hàng loạt sản phẩm cùng lúc đưa vào giỏ hàng, rút ngắn tối đa thời gian bán hàng.

- Hỗ trợ tăng giảm số lượng sản phẩm ngay màn hình giỏ hàng giúp tiết kiệm tối đa thời gian thao tác.

- Thay đổi hình thức đặt hàng nhanh chóng giúp người dùng có thể linh hoạt tạo đơn hàng cho khách mà không cần phải mất quá nhiều thời gian.

- Cảnh báo thiếu hàng ngay trên giao diện giỏ hàng giúp nhân viên phát hiện nhanh chóng thông tin sản phẩm trong đơn để chủ động